MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Actividad No. 2

JOHN JAIRO RIVERA PEÑARANDA

ID: 590816

Asignatura
COMPRAS Y SUMINISTROS

TUTOR: CRISTIAN CAMILO PARADA ZULUAGA

BOGOTÁ, COLOMBIA, 03/04/2018

 TABLA DE CONTENIDO

OBJETIVO Y ALCANCE ............................................................................................... 1

ALCANCE DEL MANUAL ............................................................................................ 1

1. PROCEDIMIENTO DE COMPRAS Y SUMINISTROS. .............................................. 1

1.1 APROBACIONES DE GASTO. ............................................................................. 1

1.2 GESTIÓN DE COMPRAS PARA LA ADQUISICIÓN DE BIENES O SERVICIOS ... 1

1.2.1 PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN DE COMPRAS. .................................. 1

1.2.1.1 DESARROLLO DE ACTIVIDADES ......................................................... 2

1.2.1.2 MATERIAL MILITAR ............................................................................. 2

ORGANIGRAMA .......................................................................................................... 5

FLUJOGRAMA .................................................................................................. 6

1.2.1.3 ALIMENTACIÓN Y RECREACIÓN ......................................................... 7

NOTAS ACLARATORIAS… .............................................................................. 9

FLUJOGRAMA ................................................................................................ 10

1.3 DEFINICIONES ................................................................................................. 11

1.4 CONTROL DE CAMBIOS .................................................................................. 11

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

OBJETIVO Y ALCANCE

Definir los procedimientos que realiza el departamento de compras de la empresa

comercializadora de material de intendencia, armamento, y alimentación para el sector
militar.

ALCANCE DEL MANUAL

Aplica a los procedimientos para la adquisición de armamento, material intendencia,

recreación y alimentación para el sector militar en zona rural de difícil acceso.

1. PROCEDIMIENTO DE COMPRAS Y SUMINISTROS: A continuación, se

hace una descripción de los procesos y procedimientos que se tienen dentro de la
gestión de compras, sus actores involucrados y los pasos a seguir para garantizar
total eficiencia.

1.1 APROBACIONES DE GASTO: Toda compra y transporte de armamento,

materiales y alimentación será autorizado por el área administrativa de la empresa
previo pedido del sector militar.

1.2 GESTIÓN DE COMPRAS PARA LA ADQUISICIÓN DE BIENES O

SERVICIOS: Su objetivo es establecer los procesos que se llevan a cabo en la
adquisición de un tipo especial de armamento o material de intendencia como también
la alimentación del sector militar.

1.2.1 PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN DE COMPRAS: Este

procedimiento aplica para todas las compras relacionadas con el abastecimiento del
sector militar.

1
 1.2.1.1 DESARROLLO DE ACTIVIDADES: A continuación, se describe el
responsable y la descripción de la actividad periódica de logística que se
realiza cada 3 meses:
1.2.1.2 MATERIAL MILITAR
NUMERO RESPONSABLE DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
1 SOLICITUD A El área militar realiza una solicitud interna a la
PROVEEDORES sede principal para autorización de compras de
material requerido como armamento e
intendencia.
La empresa de apoyo logístico recibe una
notificación de esta solicitud para registrar su
seguimiento en tiempo y espacio para su
transporte (armas, vehículos
blindados, alimentación.)
2 PERSONAL DE La empresa de logística mediante su personal
de compras y suministros está pendientes de la
COMPRAS Y
autorización de la compra de los equipos
SUMINISTROS requeridos para conocer la fecha de entrega de
los equipos, cantidades y forma de entrega para
organizar su transporte y seguridad ya que esto
debe ser totalmente reservado.

3 PROVEEDOR Por ser una empresa de apoyo logístico, el

proveedor se identifica el batallón general más
cercano, el cual dispone de los recursos
necesarios excepto la alimentación, para esta el
batallón contrata con la empresa logística la
cantidad de raciones requeridas, logrando

2
 así disponer de sitios estratégicos para su
transporte.
1. Verificación del personal de apoyo
logístico el tipo de pedido (armas e
intendencia).
2. Recibo de autorización para transporte
de material militar.
3. Firma de promesas de pago posterior
entrega de los equipos y/o materiales.

4 PERSONAL DE Se debe realizar una verificación de los equipos

COMPRAS Y y material solicitado con el material entregado,
SUMINISTROS se debe realizar una organización adecuada del
Y PERSONAL DE material explosivo de las armas y mantener bajo
TRANSPORTE una temperatura adecuada, siempre
garantizando la seguridad del personal, de los
equipos y del medio ambiente.
Se emite una acta de despacho de todo
debidamente aforado la cual se debe enviar vía
e-mail al jefe de compras.

5 PERSONAL DE Le corresponde llevar el material de transporte

hasta el lugar destino, 12 horas desde el pueblo
TRANSPORTE
más cercano y 5 horas en avioneta a la ciudad
más cercana, en el caso del armamento por ser
un material peligroso y de absoluta reserva se
realiza en avioneta.

3
6. SUPERVISOR DE Se encarga de recibir los equipos y materiales
solicitados para coordinar la
RECEPCIÓN
entrega inmediata con el jefe del grupo militar.

7. SUPERVISOR DE Debe firmar el acta de entrega al sargento o

persona encargada del grupo militar en donde
RECEPCIÓN
conste que está completo, en buen estado y en
el tiempo establecido para la entrega, este
documento debe ser enviado vía e-mail al jefe
de compras para garantizar la terminación del
proceso de entrega.

8 JEFE DE Es el responsable de gestionar ante el batallón

el respectivo pago por el servicio prestado.
COMPRAS

4
ORGANIGRAMA

5
FLUJOGRAMA

6
1.2.1.3 ALIMENTACIÓN Y RECREACIÓN
NUMERO RESPONSABLE DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
1 SOLICITUD A El grupo militar hace la solicitud formal al
batallón central para la autorización de las
PROVEEDORES
raciones de alimentación.

2 PERSONAL DE Están pendientes de la autorización de la orden

COMPRAS Y para evidenciar la cantidad y prioridad de la
SUMINISTROS solicitud.
Se debe recibir acta de autorización de compra.

3 JEFE DE Recibe acta de autorización y emite un cupo en

presupuesto para la compra de lo solicitado
COMPRAS
alimentación y/o elementos de recreación.

4 PERSONAL DE Reciben la autorización de compra y analizan

COMPRAS Y si se pueden comprar los elementos solicitados
SUMINISTROS en el pueblo, lo cual disminuye los costos de
operación. En casos extraordinarios que no
haya dicha cobertura se debe realizar vía aérea
desde la ciudad más cercana, pero en la
mayoría de los casos se hace vía lancha.
NOTA: cuando se hace vía aérea se deja acta y
copia de tiquete de vuelo para soportar un gasto
adicional de reembolso, el cual debe ser
autorizado y realimentado a la empresa por
parte del batallón central.

7
5 PERSONAL DE Realizan la compra de los productos
COMPRAS Y solicitados y los aforan para su despacho.
SUMINISTROS
6. PERSONAL DE Verifican en conjunto que la cantidad solicitada
COMPRAS Y en la cantidad despachada y las condiciones
óptimas de los mismos. Se emite acta de
SUMINISTROS despacho la cual es enviada vía e-mail al jefe
Y PERSONAL DE de compras.
TRANSPORTE
7. PERSONAL DE Realiza el transporte vía acuática de los
elementos solicitados, cuidando su estado y
TRANSPORTE
calidad.

8 SUPERVISOR DE Se encarga de recibir la alimentación y

elementos de recreación solicitados para
RECEPCIÓN
coordinar la entrega inmediata con el jefe del
grupo militar.

9 SUPERVISOR DE Debe firmar el acta de entrega al sargento o

persona encargada del grupo militar en donde
RECEPCIÓN
conste que está completo, en buen estado y en
el tiempo establecido para la entrega, este
documento debe ser enviado vía e-mail al jefe
de compras para garantizar la terminación del
proceso de entrega.

10 JEFE DE Es el responsable de gestionar ante el batallón

el respectivo pago por el servicio prestado.
COMPRAS

8
NOTAS ACLARATORIAS:
- El batallón dispone de los recursos necesarios para la compra de la alimentación
en el pueblo más cercano.
- El servicio logístico de transporte siempre será cancelado al terminar el proceso
de entrega.

9
FLUJOGRAMA

10
1.3 DEFINICIONES

- USUARIO AUTORIZADO: Grupo militar al cual la empresa le presta el

servicio de logística en transporte de material militar como armamento, vehículos
materiales de intendencia, alimentación, papelería, recreación.
- PROVEEDOR: En el caso del armamento este se considera como único
proveedor el batallón.
- PUEBLO: Es el lugar más cercano al que se puede comprar los elementos para
alimentación y recreación.
- CIUDAD: Es la ciudad principal donde se encuentra el batallón en el cual se
distribuye el material militar.
- TRANSPORTE AEREO: Se presenta cuando se envía mercancía desde la
ciudad, pues es muy retirado del lugar del grupo militar.
- TRANSPORTE ACUATICO: Se refiere a las 12 horas en lancha que se gasta
en llevar la mercancía desde el pueblo al lugar de ubicación del equipo militar.

1.4 CONTROL DE CAMBIOS

NO REVISIÓN FECHA DESCRIPCIÓN
28-03-18 EMISION INICIAL

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