Resumen de Alfresco

Alfresco es un sistema de gestión de contenido empresarial (ECM) de código abierto que gestiona todo el contenido dentro de una
empresa y ofrece los servicios y controles necesarios.

El núcleo del sistema Alfresco es un repositorio en un servidor que mantiene contenido, metadatos, asociaciones e índices de texto
completo. Las interfaces de programación soportan múltiples lenguajes y protocolos con los cuales los desarrolladores pueden crear
soluciones y aplicaciones personalizadas. Las aplicaciones pre configuradas ofrecen soluciones estándar como gestión documental y
gestión de contenidos Web.

Como es una aplicación totalmente Java, Alfresco funciona en prácticamente cualquier sistema que pueda ejecutar Java Enterprise
Edition. El núcleo es la plataforma Spring, que proporciona la capacidad de modularizar funciones, como control de versiones, seguridad
y reglas. Alfresco utiliza secuencias de comandos para simplificar la adición de nuevas funcionalidades y desarrollo de nuevas interfaces
de programación. Esta parte de la arquitectura se conoce como Web scripts y puede ser utilizada para servicios de datos y presentación.
La arquitectura ligera es fácil de descargar, instalar e implementar.

Convenciones de Rutas de Sistema

Cuando utilice la documentación de Alfresco Comunitario, hay una serie de convenciones para las rutas comunes de sistema.

 Las rutas explícitas de Linux utilizan barras diagonales: /srv/adirectory.

 Las rutas explícitas de Windows utilizan barras invertidas: C:\Adirectory.
 Donde vea diagonales, puede aplicar el mismo camino en entornos Linux o Windows: /adirectory/.

Ubicación de la instalación de Alfresco Comunitario.

El directorio de instalación es referenciado en esta guía como <installLocation>.

Directorio <classpathRoot> (Linux)

El <classpathRoot> es un directorio cuyo contenido se agrega automáticamente al inicio del classpath de su servidor de aplicación. La
ubicación de esta carpeta varía dependiendo de su servidor de aplicaciones. Por ejemplo:

 (Tomcat) tomcat/shared/classes/

Directorio <classpathRoot> (Windows)

El <classpathRoot> es un directorio cuyo contenido se agrega automáticamente al inicio del classpath de su servidor de aplicación. La
ubicación de esta carpeta varía dependiendo de su servidor de aplicaciones. Por ejemplo:

 (Tomcat) C:\Alfresco\tomcat\shared\classes
Archivo alfresco-global.properties

El archivo alfresco-global.properties es donde se guardan todos los ajustes de configuración para su entorno. El archivo está en formato
de propiedades Java, así que las barras diagonales inversas deben ser escapadas. Debe colocar el archivo en <classpathRoot>. Al
instalar utilizando al asistente de configuración, se crea un archivo alfresco-global.properties que contiene la configuración que especificó
en dicho asistente. Un archivo alfresco-global.properties.sample se suministra con el asistente de configuración y también con el archivo
WAR ZIP. Este archivo contiene ejemplos de configuración comunes que se pueden copiar en el archivo alfresco-global.properties.

Directorio <extension>

El directorio <extension> es donde se guardan archivos de configuración de Spring que extienden y anulan la configuración del sistema.
Este directorio se puede encontrar en <classpathRoot>/alfresco/extensión.

<web-extension>

El directorio <web-extension> es donde se guardan configuraciones de Spring que extienden y anulan la configuración del sistema Share.
Este directorio se puede encontrar en <classpathRoot>/alfresco/web-extension.

<solrRootDir>

El directorio <solrRootDir> es el directorio principal de Solr que contiene los directorios y archivos de configuración del núcleo de Solr.
Este directorio se puede encontrar en <ALFRESCO_HOME>/solr4.

<configRoot>

El directorio <configRoot> contiene la configuración predeterminada de la aplicación. Por ejemplo, para Tomcat, <configRoot> es
<TOMCAT_HOME>/webapps/alfresco/WEB-INF.

<configRootShare>

El directorio <configRootShare> contiene la configuración predeterminada de Share. Por ejemplo, para Tomcat, <configRootShare> es
<TOMCAT_HOME>/webapps/share/WEB-INF.

Resumen de la Arquitectura de Alfresco Comunitario

El núcleo del sistema de Alfresco Comunitario es un repositorio en un servidor que mantiene contenido, metadatos, asociaciones e
índices de texto completo. Admite interfaces de programación de apoyo múltiples lenguajes y protocolos con los cuales los
desarrolladores pueden crear soluciones y aplicaciones personalizadas. Las aplicaciones pre configuradas ofrecen soluciones estándar
como gestión documental y administración de registros.

Como es una aplicación Java, Alfresco funciona en prácticamente cualquier sistema que pueda ejecutar Java Enterprise Edition. El
núcleo es la plataforma Spring, que proporciona la capacidad de modularizar funciones, como control de versiones, seguridad y reglas.
Alfresco utiliza secuencias de comandos para simplificar la adición de nuevas funcionalidades y desarrollo de nuevas interfaces de
programación. Esta parte de la arquitectura se conoce como Web scripts y puede ser utilizada para servicios de datos y presentación. La
arquitectura ligera es fácil de descargar, instalar e implementar.

Hay muchas maneras de implementar, sin embargo la mayoría de las implementaciones siguen un patrón general. En última instancia,
Alfresco Comunitario se utiliza para implementar soluciones de ECM, gestión documental y administración de registros. También se
pueden tener elementos de colaboración y búsqueda a través de estas soluciones.

Las soluciones normalmente se dividen entre clientes y servidor, donde clientes ofrecen a los usuarios una interfaz para la solución y el
servidor proporciona servicios de gestión de contenidos y almacenamiento. Las soluciones comúnmente ofrecen a varios clientes contra
un servidor compartido, donde cada cliente se adapta al ambiente en el que es utilizado.
Clientes
Alfresco Comunitario ofrece un cliente basado en Web llamado Alfresco Share, construido enteramente con la tecnología Web script.
Share ofrece capacidades de administración de contenido con interfaces de usuario simples, herramientas para buscar y examinar el
repositorio, vista de contenido en miniatura y sus metadatos asociados, vistas previas y un conjunto de herramientas de colaboración
tales como wikis y discusiones. Share está organizado como un conjunto de sitios que puede ser utilizado como un lugar de encuentro
para la colaboración. Es una aplicación basada en Web que puede ejecutar en un servidor distinto al servidor que ejecuta el repositorio,
proporcionando oportunidades para aumentar el rendimiento y escalabilidad.

Share se puede implementar en su propia capa separada del servidor de aplicaciones de contenido. Se centra en los aspectos de
colaboración de gestión de contenidos y la racionalización de la experiencia del usuario. Se implementa usando Surf y puede ser
modificado para requisitos particulares sin conocimientos de JSF.

Existen también clientes para portales (mediante el uso de portlets JSR-168), plataformas móviles, Microsoft Office y escritorio. Además,
utilizando la unidad de la carpeta del sistema operativo, los usuarios pueden compartir documentos a través de una unidad de red.
Usando tecnología JLAN, Alfresco puede parecer y actuar como una unidad de carpetas. JLAN es la única implementación de servidor de
Java del protocolo CIFS que permite a los usuarios interactuar con Alfresco Comunitario como cualquier otra unidad de archivo normal
excepto el contenido ya almacenado y gestionado en el servidor de aplicaciones de contenido.

Servidor
El servidor de aplicaciones de contenido incluye un repositorio de contenido y servicios de valor agregado para la construcción de
soluciones.

El servidor de aplicaciones de contenido proporciona las siguientes categorías de servicios basados en el repositorio de contenido:

 Servicios de contenido (transformación, etiquetado, extracción de metadatos).

 Servicios de control (flujo de trabajo, administración de registros, controles de cambio).
 Servicios de colaboración (gráfica social, actividades, wiki).

Los clientes se comunican con el servidor de aplicaciones de contenido y sus servicios a través de numerosos protocolos soportados.
HTTP y SOAP ofrecen acceso programático y protocolos donde CIFS, FTP, WebDAV, IMAP y Microsoft SharePoint ofrecen acceso a la
aplicación. El programa de instalación de Alfresco Comunitario proporciona una implementación preestablecida donde son desplegados
el servidor de aplicaciones de contenido y Share como aplicaciones Web distintas dentro de Apache Tomcat.

Guía de Principios de Diseño

La arquitectura de Alfresco Comunitario es compatible con los requisitos de aplicaciones de Gestión de Contenido Empresarial (ECM),
tales como Gestión de Documentos (DM), Administración de Contenido Web (WCM), Gestión de Registros (RM), Gestión de Activos
Digitales (DAM) y búsquedas.

 Requerimientos de Soporte ECM: Cada una de estas disciplinas tiene características únicas y superpuestas para que el
diseño de cada capacidad no se realice aisladamente, sino en el contexto de todo el sistema.

 Simple, Simple, Simple: Alfresco Comunitario aspira a ser tan simple como sea posible de desarrollar, personalizar,
implementar y usar. La solución de ECM más simple y probablemente más ampliamente implementada es la unidad de
documento compartido: la arquitectura es impulsada por el objetivo de ser tan simple como una unidad compartida.

 Escalamiento a la empresa: Cada servicio y función está diseñado para escalar respecto al tamaño del conjunto de datos,
potencia de procesamiento y número de usuarios.
  Enfoque modular: La arquitectura de Alfresco Comunitario toma un enfoque modular en el que las capacidades están incluidas
en módulos, cuya implementación puede ser sustituida si requiere o no incluirlos todos. Las técnicas de programación orientada
a aspectos (AOP) permiten la puesta a punto y optimización de una solución de ECM.

 Incorporación de las mejores librerías: Siempre que sea posible, Alfresco Comunitario incorpora las mejores librerías de
terceros. La naturaleza de código abierto se presta a la integración con la riqueza de las librerías de código abierto disponibles.
Esto se hace siempre que sea más rentable integrar que construir, o cada vez que la experiencia sea mejor provista de otro
proyecto en lugar de un desarrollo en casa.

 Independencia del ambiente: Alfresco Comunitario no dicta el ambiente del cual depende, lo que permite opciones de sistema
operativo, base de datos, servidor de aplicaciones, navegador y sistema de autenticación para utilizar al implementar. ECM es
menos acerca de la aplicación y más acerca de los servicios integrados en una aplicación. Usted puede elegir cómo desea
empaquetar Alfresco Comunitario — por ejemplo, como una aplicación Web, librería embebida o portlet.

 Núcleo sólido: El corazón de Alfresco Comunitario está implementado en Java. Esta decisión fue impulsada por la riqueza de
las librerías de Java disponibles, herramientas de seguimiento e integraciones empresariales. Java es también un ejecutable
confiable para muchas empresas que desean implementar aplicaciones en sus centros de datos. Cada capacidad se implementa
como un servicio de caja negra de Java probada independientemente y ajustada adecuadamente.

 Extensiones de secuencias de comandos: Siempre tendrán que ser creadas extensiones para soluciones personalizadas y
hay muchas soluciones de este tipo frente al núcleo sencillo de Alfresco Comunitario. Por lo tanto, los puntos de extensión se
desarrollan mediante lenguajes de script basados en JVM, permitiendo a un grupo mucho más amplio de desarrolladores
construir extensiones versus aquellos que pueden contribuir al núcleo. Las extensiones son entidades empaquetadas, lo que
permite el crecimiento de una librería de extensiones de terceros reutilizables.

 Enfoque basado en estándares: La arquitectura siempre cumple con los estándares donde sean aplicables y ventajosos. Las
principales preocupaciones están en reducir bloqueos, mejorar las posibilidades de integración y enganche en los ecosistemas
en torno a las normas escogidas.

 Arquitectura de participación: La arquitectura promueve un sistema diseñado para la participación de la comunidad. En

particular, los principios de la arquitectura de una base sólida, modularidad, cumplimiento de los estándares, sencillez de
desarrollo y extensiones de scripts fomentan la contribución de plugins y soluciones ECM. La participación complementa el
enfoque de código abierto para el desarrollo de Alfresco Comunitario y fomenta el crecimiento de su comunidad. Cuando la
comunidad crece, mejora la calidad de auto servicio, así como la calidad de la retroalimentación. Esto, alternadamente, realza a
Alfresco Comunitario y crea el lazo final de retroalimentación.

Nivel Web y Plataforma Surf

Alfresco Comunitario proporciona capacidades ECM como servicios de datos, interfaces y aplicaciones de usuario. Las capacidades de la
interfaz de usuario son proporcionados por aplicaciones y componentes utilizando el nivel Web de Alfresco Comunitario. La plataforma
Surf fue creada originalmente como una manera más rápida para desarrollar contenido con secuencias de comandos de aplicaciones y
arquitectura REST.

El desarrollo de Web scripts permite la creación de una API basada en REST. Los Web scripts pueden ser ejecutados sin compilación y
proporcionan una manera fácil y rápida de ampliar y mejorar los servicios estándar de Alfresco Comunitario.

La infraestructura de Web scripts adecúa fácilmente JavaScript beans de Java. Los Web scripts añaden poca sobrecarga pero
proporcionan una gran flexibilidad y desarrollo de la productividad. Los Web scripts en el nivel Web le permiten rápidamente construir
componentes de interfaz de usuario con Surf o con simple HTML y desplegar como componentes de Alfresco Share, portlets u otras
plataformas Web como Google Gadgets.
Aplicación Cliente de Alfresco Share
La aplicación cliente de Alfresco Comunitario proporciona una manera para acceder al repositorio. Alfresco Comunitario proporciona
Alfresco Share, que es una aplicación cliente basada en Web, cuya interfaz permite al usuario crear, cargar y administrar contenido.

La interfaz de usuario está construida íntegramente con la tecnología Web script de Alfresco, que se puede usar para extender la
aplicación. Share proporciona capacidades de administración de contenido con interfaces de usuario simples, herramientas para buscar y
explorar el repositorio, vista de contenido en miniatura y metadatos asociados, interpretaciones de contenido y un conjunto de
herramientas de colaboración como wikis, discusiones y blogs. Alfresco Share está organizado como un conjunto de sitios que se pueden
usar como un lugar de encuentro para la colaboración. Alfresco Share es una aplicación basada en Web que se puede ejecutar en un
servidor diferente al servidor que ejecuta el repositorio, brindando oportunidades para escalar y mejorar el rendimiento.

Servidor de Aplicaciones
En el corazón de Alfresco Comunitario está el servidor de aplicaciones, que gestiona y mantiene el repositorio. La responsabilidad
principal del servidor es proporcionar servicios para su uso en la construcción de soluciones de ECM. Todas las aplicaciones de la suite
de Alfresco Comunitario son construidas y ejecutadas por el servidor de aplicaciones.

El servidor de aplicaciones expone un conjunto de interfaces públicas remotas para permitir que un cliente se comunique con él. Las
interfaces públicas remotas son la única parte del servidor visible para el cliente. Hay dos tipos:

 API remotas: Para interactuar con los servicios del servidor mediante programación.
 Enlaces de protocolos: Para servicios de mapeo para uso de un cliente compatible con el protocolo.

Internamente, el servidor comprende varias capas. La base incluye asuntos de infraestructura como configuración, autenticación,
permisos y transacciones que afectan a todas las capacidades. La infraestructura también protege al servidor de estar vinculado a
cualquier implementación ambiental específica, como los gestores de transacciones o los mecanismos de almacenamiento en caché.

El repositorio se basa en esta infraestructura, que a su vez es la base de los servicios de contenido, control y colaboración. Cada
capacidad del repositorio y servicios de contenido se integran individualmente como un módulo con su propia interfaz e implementación
en-proceso. Los módulos están unidos por la infraestructura a través de sus interfaces.

Puede implementar extensiones en el servidor de aplicaciones de contenido para extender o anular sus capacidades. Su implementación
podría usar las interfaces en-proceso ofrecidas por el repositorio y los servicios de contenido.
Repositorio
El repositorio es comparable a una base de datos, excepto que contiene más que datos. Las secuencias binarias de contenido se
almacenan en el repositorio y los índices de texto completo se mantienen mediante los índices de SOLR.

Las secuencias binarias reales del contenido se almacenan en archivos gestionados en el repositorio, aunque estos archivos son
solamente para uso interno y no reflejan lo que usted podría ver a través de las interfaces de disco compartido. El repositorio también
contiene las asociaciones entre elementos de contenido, clasificaciones y la estructura de carpetas / archivos. La estructura de carpetas /
archivos se mantiene en la base de datos y no se refleja en la estructura de almacenamiento de archivos internos.

El repositorio implementa servicios que incluyen:

 Definición de la estructura de contenido (modelado).

 Creación, modificación y eliminación de contenido, metadatos asociados y relaciones.
 Consulta de contenido.
 Control de acceso en el contenido (permisos).
 Versionado de contenido.
 Interpretaciones de contenido.
 Bloqueo.
 Eventos.
 Auditorias.
 Importación y exportación.
 Soporte de lenguaje.
 Reglas / acciones.

El repositorio implementa y expone estos servicios a través de una API, enlaces de protocolo CMIS y la API Java JSR-170. El motor de
almacenamiento del repositorio almacena y recupera el contenido, los metadatos y las relaciones y opera en las siguientes
construcciones:

 Nodos: proporcionan metadatos y estructura al contenido. Un nodo puede admitir propiedades, como autor, y relacionarse con otros
nodos, como la jerarquía de carpetas y anotaciones. Las relaciones entre padres e hijos se tratan especialmente.
 Contenido: el contenido para registrar, como un documento de Microsoft Word o un fragmento de XML.

Los modelos de contenido se registran en el repositorio para restringir la estructura de los nodos y las relaciones entre ellos, y para
restringir los valores de las propiedades.
El motor de almacenamiento también expone las capacidades de consulta proporcionadas por un motor de consulta personalizado
basado en Apache Lucene que admite las siguientes construcciones de búsqueda:

 Filtrado de metadatos.
 Coincidencias de ruta.
 Búsquedas de texto completo.
 Cualquier combinación de estos constructos de búsqueda.

El motor de consulta y los motores de almacenamiento se enganchan a la transacción y al soporte de permisos de infraestructura,
ofreciendo vistas consistentes y permisos de acceso. Se exponen varios lenguajes de consulta, incluidos los nativos Lucene, XPath,
Alfresco FTS (búsqueda de texto completo) y Lenguaje de Consultas CMIS (con Alfresco FTS incorporado).

Por defecto, los nodos se almacenan en un Administrador de Bases de Datos Relacional, mientras el contenido se almacena en el
sistema de archivos. El uso de una base de datos proporciona capacidades de soporte, escalamiento y administración de transacciones.
Se utiliza una capa de abstracción de base de datos para interactuar con la base de datos, que aísla el motor de almacenamiento de las
variaciones en el dialecto SQL. Esto facilita el esfuerzo de portabilidad de la base de datos, permitiendo la certificación contra todas las
implementaciones prominentes de RDBMS. El sistema de archivos almacena contenido para permitir contenido muy amplio, acceso
aleatorio, transmisión y opciones para diferentes dispositivos de almacenamiento. Las actualizaciones de contenido siempre se traducen
para anexar operaciones en el sistema de archivos, lo que permite la coherencia de las transacciones entre la base de datos y el sistema
de archivos.

Usted puede agrupar e implementar el repositorio de forma independiente o como parte de un paquete mayor, como el servidor de
aplicaciones.

Servicios de Contenido
Los servicios abordan los principales casos de uso para las aplicaciones de gestión de contenido, incluida la organización lógica de
contenido, gestión de archivos, control de versiones y seguridad. Los servicios también admiten el control de contenido a través de flujos
de trabajo y gestión de procesos, y las aplicaciones sociales y colaborativas.

Alfresco Comunitario expone los servicios en varios niveles, incluidos:

 Java.
 Scripting.
 REST.
 Servicios Web.
 Interfaces de cliente, como Alfresco Share.
Algunos servicios se consideran internos; otros son públicos. Por ejemplo, los servicios de nivel de Java son internos. Se puede acceder
a la mayoría de ellos a través de otras interfaces públicas, incluidas las API públicas, las aplicaciones cliente y CMIS.

Los servicios se dividen en dos categorías principales; servicios de aplicaciones y servicios de repositorio.

Modelos de Programación
Hay una serie de modelos de programación disponibles para construir una aplicación usando el servidor de aplicaciones de contenido.

 El modelo más simple para los no-programadores es usar componentes preparados de Alfresco Share y el modelo de Reglas y
Acciones, un conjunto de condiciones y acciones para tomar el contenido basado en esas condiciones. Puede definir reglas y
acciones utilizando un asistente y realizar acciones como convertir contenido, moverlo o ejecutar un fragmento simple de JavaScript.

 Los Web scripts le permiten realizar un procesamiento más sofisticado sin una programación compleja. La implementación de
Servicios de Interoperabilidad de Gestión de Contenidos (CMIS) se desarrolló utilizando Web scripts. Al usar JavaScript para crear
estos servicios de datos es fácil crear nuevos servicios. Para crear nuevas interfaces de usuario o extensiones de Share, también
puede usar Web scripts utilizando un lenguaje de plantillas Web como FreeMarker. La mayor parte de Share se construyó utilizando
Web scripts.

 Para usar Java para compilar aplicaciones o extender Share, puede usar las muchas herramientas asociadas con Java que se
utilizaron para construir el sistema. Surf, el Framework Web en tiempo de ejecución, le permite extender Share y crear aplicaciones
Web. Debido a que Share se creó con Surf, puede crear sus propias extensiones como una combinación de programación Java y
Web scripts, o solo con Java. También puede usar Java para acceder o incluso reemplazar piezas enteras de Alfresco Comunitario, el
servidor de aplicaciones de contenido o Share al usar la plataforma Spring. Puede usar el código fuente como un ejemplo para
reescribir piezas y usar beans y configuración de Spring para ampliar o reemplazar la funcionalidad en Alfresco Comunitario.

 Para escribir aplicaciones que usan Alfresco Comunitario pero que son portables para otros sistemas de ECM, puede utilizar Servicios
de Interoperabilidad de Administración de Contenido (CMIS), el estándar OASIS para acceder a los repositorios de contenido.

APIs
Para acceder y extender los servicios preparados, el servidor de aplicaciones de contenido expone dos sabores de API, cada uno
diseñado para un tipo específico de cliente.

Las dos categorías principales de API son: API incrustadas y remotas.

APIs Incrustadas

Las API incrustadas se usan para desarrollar extensiones al servidor de aplicaciones. Las extensiones desplegadas en el servidor a
menudo dependen de los servicios existentes proporcionados por el servidor. Por lo tanto, los desarrolladores de extensiones usan las
API incrustadas para obtener acceso a esos servicios.

Las API incrustadas vienen en varias formas, donde cada formulario está estructurado para una necesidad particular o tipo de extensión:

 API Pública de Java de Alfresco: un conjunto de interfaces Java públicas expuestas por los servicios integrados en el servidor de
aplicaciones de contenido.
 API de JavaScript: una vista orientada a objetos de la API de Java Foundation diseñada específicamente para su uso en JavaScript.
Hay una API de JavaScript para el nivel de repositorio y una API de JavaScript para el nivel de Share.
 API de FreeMarker: una vista orientada a objetos de la API de Java Foundation diseñada específicamente para su uso en plantillas de
FreeMarker.
 Definición de Contenido: una API para crear y editar modelos de contenido.
 Definición de Flujo de Trabajo: una API para definir procesos de negocio.
Las API y plantillas de JavaScript son los bloques de componentes clave para que los Web scripts desarrollen las API de RESTful.

Los Web scripts son una extensión popular para el servidor de aplicaciones de contenido. Le permiten definir su propia API remota para
que los clientes interactúen con el servidor de aplicaciones de contenido. Una implementación de Web script puede usar cualquiera de las
API incrustadas, como la API pública de Java, JavaScript y FreeMarker para su implementación. Desarrollar su propia API remota es muy
útil para los siguientes escenarios:

 Exponer nuevos servicios de extensión desplegados en el servidor de aplicaciones para clientes remotos.
 Proporcionar un lote alterno o demarcación de transacciones de los servicios existentes.
 Crear una fachada para la integración con una herramienta de terceros, como un motor de formularios.

Hay otro caso de uso para la API incrustada. Una aplicación o cliente también puede integrar directamente el servidor de aplicaciones de
contenido para heredar su conjunto de servicios de contenido.
La infraestructura del servidor significa que puede implementarse en varios entornos, no solo como una aplicación Web. Básicamente, el
servidor de aplicaciones de contenido se trata como una biblioteca, donde cualquiera de sus servicios, incluido el repositorio de
contenido, se puede elegir de forma independiente o mezclar para proporcionar una solución personalizada. El servidor puede escalar
tanto abajo como arriba.

APIs Remotas

Las API remotas se utilizan principalmente para crear soluciones de ECM contra el servidor de aplicaciones de contenido.

Hay tres API remotas principales:

 API de Alfresco Comunitario.

 API de CMIS.
 API de Repositorio REST (obsoleto).

La API de Alfresco Comunitario se presentó con la versión 4.x, y también está presente en los Servicios de Contenido de Alfresco en la
nube. Proporciona la API remota principal, y es la API recomendada para desarrollar aplicaciones cliente remotas para trabajar en la
nube, en las instalaciones y en implementaciones híbridas. Comprende dos sub APIs, la API REST de Alfresco Comunitario para obtener
acceso a la funcionalidad específica de éste, como los sitios, y una API CMIS estándar para la manipulación y gestión de repositorios.
Los SDK, como el SDK móvil para Android y el SDK móvil para iOS, utilizan los servicios de la API de Alfresco Comunitario.

CMIS proporciona un conjunto estandarizado de servicios comunes para trabajar con repositorios de contenido. CMIS no es un lenguaje
específico, no dicta cómo funciona un repositorio, y no busca incorporar todas las características de cada repositorio. Alfresco
Comunitario proporciona una implementación del Servicio Web CMIS y los enlaces RESTful, así como una API de cliente CMIS para su
uso en Surf y otros entornos.

La API REST del repositorio proporciona acceso a la funcionalidad del repositorio central mediante un enfoque RESTful. Esto es útil
cuando el desarrollador no desea, o no tiene la necesidad de escribir Web scripts personalizados, y está desarrollando una aplicación del
lado del cliente. Esta API se puede considerar como una colección de Web scripts listos para usar, que se puede invocar desde cualquier
cliente capaz de realizar solicitudes REST y recibir las respuestas asociadas.

Para obtener más información sobre las API y su estado de soporte, consulte: http://docs.alfresco.com/community/concepts/dev-api-
overview.html.

Modelado de Contenido
El modelado de contenido es un componente básico del repositorio que proporciona una base para estructurar y trabajar con el
contenido.

Nota: Para obtener más información sobre cómo trabajar con modelos de metadatos personalizados (aspectos, tipos y formularios),
organización de contenido flexible y acciones en el Administrador de modelos, consulte: http://docs.alfresco.com/community/concepts/admintools-
cmm-intro.html.

El modelado de contenido especifica cómo los nodos almacenados en el repositorio están restringidos, imponiendo una estructura formal
que una aplicación pueda comprender y hacer cumplir. Los nodos pueden representar cualquier cosa almacenada en el repositorio, como
carpetas, documentos, fragmentos de XML, interpretaciones, sitios de colaboración y personas. Cada nodo tiene una identificación única
y es un contenedor para cualquier número de propiedades con nombre, donde los valores de una propiedad pueden ser de cualquier tipo
de datos, de un solo valor o de varios valores.

Los nodos se vinculan entre sí a través de relaciones. Una relación padre / hijo representa una jerarquía de nodos donde los nodos
secundarios no pueden sobrevivir a su padre. También puede crear relaciones arbitrarias entre nodos y definir diferentes tipos de nodos y
relaciones.

Un modelo de contenido define la forma en la cual está restringido un nodo en el repositorio. Cada modelo define uno o más tipos, donde
un tipo enumera las propiedades y las relaciones que puede admitir un nodo de ese tipo. A menudo, los conceptos que cruzan múltiples
tipos de nodos deben ser modelados, lo que el repositorio admite a través de aspectos. Aunque un nodo solo puede ser de un solo tipo,
puede aplicar a un nodo una cantidad de aspectos. Un aspecto puede encapsular datos y procesos, proporcionando una herramienta
flexible para modelar contenido.

El modelado de contenido coloca las siguientes restricciones en la estructura de datos:

 Un nodo debe ser de un tipo determinado.

 Un nodo debe tener un conjunto de propiedades enumeradas.
 Una propiedad debe ser de un tipo de datos dado.
 Un valor debe estar dentro de un conjunto definido de valores.
 Un nodo debe estar relacionado con otros nodos de una manera particular.

Estas restricciones permiten la definición (o el modelado) de entidades dentro del dominio. Por ejemplo, hay muchas aplicaciones que se
basan en la noción de carpetas y documentos. Es el modelado de contenido lo que agrega significado a la estructura de datos del nodo.

El repositorio proporciona servicios para leer, consultar y mantener nodos. Los eventos se activan en los cambios, lo que permite que se
activen los procesos. En particular, el repositorio proporciona las siguientes capacidades basadas en eventos:

 Políticas: controladores de eventos registrados para tipos específicos de eventos de nodo para todos los nodos, o nodos de un tipo
específico.
 Reglas: definición declarativa de procesos basada en la adición, actualización o eliminación de nodos (por ejemplo, el equivalente de
reglas de correo electrónico).

Los modelos también definen tipos de relaciones, tipos de datos de propiedades y restricciones de valores. Un tipo de datos especial
llamado “contenido” permite que una propiedad mantenga datos binarios de longitud arbitraria. Alfresco Comunitario viene pre
empaquetado con varios modelos de contenido. Puede definir nuevos modelos para casos de uso específicos desde cero, o heredando
definiciones de modelos existentes.

Protocolos
El servidor de aplicaciones de contenido admite muchos protocolos basados en carpetas y documentos para acceder y administrar el
contenido almacenado en el repositorio, utilizando herramientas de cliente conocidas.

Todos los enlaces de protocolo exponen carpetas y documentos almacenados en el repositorio. Esto significa que una herramienta de
cliente que accede al repositorio usando el protocolo puede navegar a través de carpetas, examinar propiedades y leer contenido. La
mayoría de los protocolos también permiten actualizaciones, lo que permite que una herramienta cliente modifique la estructura de la
carpeta, cree y actualice documentos y escriba contenido. Algunos protocolos también permiten la interacción con capacidades tales
como historiales de versiones, búsqueda y tareas.
Internamente, los enlaces de protocolo interactúan con los servicios de repositorio, que encapsulan el comportamiento de trabajar con
carpetas y archivos. Esto garantiza una vista coherente y un enfoque de actualización en todas las herramientas de cliente que
interactúan con el servidor de aplicaciones de contenido.

Un subsistema para servidores de archivos permite la configuración y la administración del ciclo de vida de cada uno de los protocolos, ya
sea a través de archivos de propiedad o JMX.

Los protocolos admitidos incluyen:

 CIFS (Common Internet File System): CIFS permite la proyección de Alfresco Comunitario como un disco de archivos compartido
nativo. Cualquier cliente que pueda leer y escribir en unidades de archivos puede leer y escribir en Alfresco Comunitario, permitiendo
que la unidad de archivos compartidos comúnmente utilizada sea reemplazada por un sistema ECM sin que los usuarios lo sepan.

 WebDAV (Web-based Distributed Authoring and Versioning): WebDAV proporciona un conjunto de extensiones a HTTP para
administrar archivos en colaboración en servidores Web. Tiene un fuerte soporte para crear escenarios como el bloqueo, metadatos y
control de versiones. Muchas herramientas de producción de contenido, como la suite de Microsoft Office, son compatibles con
WebDAV. Además, hay herramientas para montar un servidor WebDAV como una unidad de red.

 FTP (File Transfer Protocol): FTP es un protocolo de red estándar para intercambiar y manipular archivos en una red. Este protocolo
es particularmente útil para carga masiva de carpetas y archivos en el repositorio.

 IMAP (Internet Message Access Protocol): IMAP es un estándar frecuente para permitir el acceso de correo electrónico en un
servidor de correo remoto. Alfresco se presenta como un servidor de correo electrónico, lo que permite a clientes como Microsoft
Outlook, AppleMail y Thunderbird conectarse e interactuar con carpetas y archivos almacenados en el repositorio. IMAP admite tres
modos de operación:

1. Archivo: permite el almacenamiento de correo electrónico en el repositorio mediante el uso de arrastrar/soltar y copiar/pegar desde
el cliente IMAP.
2. Virtual: las carpetas y archivos almacenados en el repositorio se exponen como correos electrónicos dentro del cliente IMAP con
la capacidad de ver metadatos y activar acciones mediante enlaces incrustados en el cuerpo del correo electrónico.
3. Mixto: una combinación de ambos, el archivo y el virtual.

 Protocolos de Microsoft SharePoint: Los Servicios de Oficina de Alfresco son compatibles con los protocolos de Microsoft
SharePoint. Esto permite que Alfresco Comunitario actúe como un servidor de SharePoint, creando una estrecha integración con el
conjunto de aplicaciones de Microsoft Office. Un usuario que esté familiarizado con el panel de tareas de Microsoft puede ver y actuar
sobre los documentos almacenados en el repositorio. Las características colaborativas de Microsoft SharePoint se asignan a las
capacidades del sitio de Alfresco Share.
Modularidad
El sistema Alfresco Comunitario es modular. Cada parte móvil se encapsula como un servicio, donde cada servicio proporciona una cara
externa en una interfaz definida formalmente y tiene una o más implementaciones de caja negra.

El sistema está diseñado de esta manera para permitir:

 Selección y mezcla de servicios para construir una solución ECM.

 Reimplementación de servicios individuales.
 Múltiples implementaciones de un servicio, donde se elige la implementación adecuada en función del contexto dentro del cual se
ejecuta la solución.
 Un patrón para extender Alfresco Comunitario (en tiempo de diseño y ejecución).
 Pruebas de servicios más fáciles.

Para respaldar este enfoque, Alfresco Comunitario usó el Framework Spring para sus capacidades de fábrica, inyección de dependencia
y Programación Orientada a Aspectos (AOP). Los servicios están vinculados entre sí a través de sus interfaces y configurados utilizando
la inyección de dependencia declarativa de Spring.

Una interfaz de servicio se define como una interfaz de Java. Para los servicios que forman la API interna integrada para extensiones, los
asuntos transversales tales como la demarcación de transacciones, control de acceso, auditoría, registro y tenencia múltiple se conectan
a través de Spring AOP detrás de la interfaz de servicio. Esto significa que las implementaciones de servicios no están contaminadas con
estos asuntos. También significa que los asuntos transversales pueden configurarse de forma independiente o incluso desconectarse en
el servidor si, por ejemplo, el rendimiento es el principal requisito y la característica no es necesaria.

Múltiples servicios se agregan a un subsistema Alfresco Comunitario, donde un subsistema representa una capacidad coherente
completa del servidor de Alfresco Comunitario, como autenticación, transformación y protocolos. Como unidad, los subsistemas tienen su
propio ciclo de vida donde pueden cerrarse y reiniciarse mientras el servidor se está ejecutando. Esto es útil para deshabilitar aspectos
del servidor o reconfigurar partes de él, como la asignación de la sincronización LDAP. Cada subsistema admite su propia interfaz de
administración a la que se puede acceder a través de archivos de propiedad o JMX.

Framework de Aplicaciones Web

Alfresco Share y todas las nuevas aplicaciones Web están basadas en Surf. Este Framework de aplicación Web proporciona las
características típicas de este tipo de marco de trabajo y admite las necesidades de gestión de contenido Web.

En el corazón de Surf se encuentra un marco de ensamblaje que incluye un sitio completo de construcción de modelo de objetos y un
juego de herramientas para construir sitios Web y aplicaciones.

Sus características incluyen:

 Un Site Dispatcher para crear páginas fácilmente, vincularlas a la navegación general de un sitio Web y crear páginas de una manera
que promuevan la reutilización.
 Plantillas para definir un diseño de página una vez y luego reutilizarlo en un gran conjunto de páginas. Puede desarrollar páginas
usando FreeMarker, JSP, HTML o Java.
 Una biblioteca de interfaz de usuario que contiene componentes reutilizables que comprenden una lógica de aplicaciones back-end y
un código de presentación front-end que se pueden vincular a regiones (o ranuras) dentro de una página o plantilla.
 Páginas que puede renderizar en múltiples formatos, como impresión, PDF o dispositivo móvil.
 Soporte AJAX para la integración con la Biblioteca de Interfaz de Usuario Yahoo! (YUI).
 Formularios en un motor enriquecido para procesar y recopilar datos.

Surf incorpora Spring Web scripts, lo que permite a los desarrolladores utilizar las mismas técnicas que se utilizaron al crear API RESTful
de servidor de aplicaciones de contenido. A menudo, un sitio Web de Surf requiere acceso y administración del contenido incorporado en
el servidor de contenido de la aplicación, como para soportar contenido generado por el usuario, artefactos dinámicos del sitio,
presentación personalizada y etiquetado. Para respaldar esto, Surf proporciona los siguientes servicios de integración:

 Remoto: encapsula cualquier cantidad de fuentes de datos con soporte listo para usar para el servidor de aplicaciones de contenido.
 Credenciales: administra la autenticación del usuario con compatibilidad inmediata para el servidor de aplicaciones de contenido.

Con la API del cliente CMIS, Surf proporciona una pila abierta para implementar aplicaciones basadas en Web y con contenido.

Alfresco Community Edition 5.2 incluye el Framework de interfaz de usuario construido en Surf, Aikau. Aikau proporciona un enfoque
moderno de alto nivel para desarrollar aplicaciones personalizadas de interfaz de usuario, y presenta un método simplificado para crear
páginas y widgets. Se pueden crear páginas nuevas con widgets estándar a través del código JSON, y luego se pueden extender según
sea necesario usando JavaScript.

Opciones de despliegue
Puede implementar Alfresco Comunitario en muchas formas y topologías diferentes. Debido a que su base de infraestructura protege a
Alfresco Comunitario del entorno en el que se ejecuta, puede elegir componentes como el sistema operativo, la base de datos, el servidor
de aplicaciones, el navegador Web y el sistema de autenticación. Está diseñado para escalar tanto hacia abajo como hacia arriba.

Alfresco Comunitario Incrustado

Se incluye directamente un Alfresco Comunitario incrustado en un host donde el host se comunica con aquel a través de su API
incorporada, lo que significa que el host y Alfresco Comunitario residen en el mismo proceso. Los hosts típicos incluyen aplicaciones
cliente ricas en contenido que requieren almacenamiento, recuperación y servicios orientados al contenido, pero también pueden incluir
hosts como arneses de prueba y ejemplos. Un cliente puede elegir integrar el marco de aplicación Web o el servidor de aplicaciones de
contenido, o ambos, tratando Alfresco Comunitario como una biblioteca de terceros. En cualquier caso, el cliente puede elegir y mezclar
los servicios para insertar, lo que permite versiones muy pequeñas. El host es responsable del inicio y el cierre de Alfresco Comunitario.
Servidor de Aplicaciones de Contenido

Un servidor de aplicaciones de contenido es un servidor independiente capaz de atender solicitudes sobre protocolos remotos. Un solo
servidor puede admitir cualquier cantidad de aplicaciones y clientes diferentes en los que se pueden agregar nuevas aplicaciones de
forma arbitraria. Los clientes se comunican a través de su API remota y los enlaces de protocolo, aunque puede configurar un servidor
para omitir o prohibir puntos de acceso específicos. Este tipo de implementación aprovecha un servidor de aplicaciones donde Alfresco
Comunitario se incluye como una aplicación Web. Las funciones del servidor de aplicaciones, como la gestión de transacciones y la
agrupación de recursos, se inyectan en la infraestructura básica, lo que permite que Alfresco Comunitario las aproveche.

Por ejemplo, puede integrar el servidor de aplicaciones de contenido dentro de Apache Tomcat para el despliegue de menor peso, así
como dentro de los servidores de aplicaciones compatibles con Java Enterprise Edition de JBoss, Oracle o IBM para aprovechar las
capacidades avanzadas, como las transacciones distribuidas.

Tenencia Múltiple

La tenencia múltiple permite que un único servidor de aplicaciones de contenido (agrupado o no) admita múltiples inquilinos, donde un
inquilino, como un cliente, una empresa u organización, cree que son el único usuario del servidor cuando se conectan a una partición
lógica. Físicamente, todos los inquilinos comparten la misma infraestructura, como los nodos desplegados en un clúster y el contenido, el
almacenamiento del repositorio. Sin embargo, los datos mantenidos por un inquilino no pueden ser leídos ni manipulados por otro
inquilino. Un despliegue de este tipo facilita la administración y reduce el costo asociado con el mantenimiento de muchas aplicaciones y
bases de usuarios diferentes, en particular cuando se actualizan los servicios básicos o se realizan copias de seguridad, ya que esto solo
debe hacerse una vez para todos los inquilinos.

Alfresco Comunitario proporciona herramientas de administración para gestionar inquilinos, incluida la creación de inquilinos en tiempo de
ejecución. Junto con la agrupación en clúster, la tenencia múltiple ofrece una opción de despliegue ideal para la nube.

Video Tutoriales
Mira estos videos para ver lo que puedes hacer con Alfresco Comunitario. (Nota: Los videos de configuración de correo electrónico y
LDAP son para Alfresco Comunitario 4.x y se incluyen aquí como referencia. Las versiones actuales estarán disponibles en breve).

1- Para encontrar tu camino en Alfresco Share: http://docs.alfresco.com/community/concepts/alfresco-tutorial-02.html.

2- Personalizar su panel de control personal en Alfresco Share: http://docs.alfresco.com/community/concepts/alfresco-tutorial-01.html

3- Editar su perfil personal en Alfresco Share: http://docs.alfresco.com/community/concepts/alfresco-tutorial-05.html.

4- Configurar tu página de inicio en Alfresco Share: http://docs.alfresco.com/community/concepts/alfresco-tutorial-26.html.

5- Crear un sitio en Alfresco Share: http://docs.alfresco.com/community/concepts/alfresco-tutorial-03.html.

6- Unirte o salir de un sitio en Alfresco Share: http://docs.alfresco.com/community/concepts/alfresco-tutorial-18.html.

7- Personalizar un panel de sitio: http://docs.alfresco.com/community/concepts/alfresco-tutorial-06.html.

8- Agregar características a un sitio: http://docs.alfresco.com/community/concepts/alfresco-tutorial-07.html.

9- Eliminar el panel del sitio y haga que otras características del sitio sean la página principal:
http://docs.alfresco.com/community/concepts/alfresco-tutorial-27.html.

10- Agregar contenido a Alfresco Share: http://docs.alfresco.com/community/concepts/alfresco-tutorial-04.html.

11- Crear contenido en Alfresco Share: http://docs.alfresco.com/community/concepts/alfresco-tutorial-09.html.

12- Editar archivos en Alfresco Share: http://docs.alfresco.com/community/concepts/alfresco-tutorial-13.html.

13- Arrastrar y soltar carpetas: http://docs.alfresco.com/community/concepts/alfresco-tutorial-28.html.

14- Actualizar los archivos de Alfresco Share sin conexión: http://docs.alfresco.com/community/concepts/alfresco-tutorial-08.html.

15- Encontrar archivos en Alfresco Share: http://docs.alfresco.com/community/concepts/alfresco-tutorial-14.html.

16- Información para pre visualizar archivos en Alfresco Share: http://docs.alfresco.com/community/concepts/alfresco-tutorial-19.html.

17- Cómo usar los archivos de versión en Alfresco Share: http://docs.alfresco.com/community/concepts/alfresco-tutorial-23.html.

18- Cómo agregar usuarios a su sitio en Alfresco Share: http://docs.alfresco.com/community/concepts/alfresco-tutorial-12.html.

19- Crear tareas en Alfresco Share: http://docs.alfresco.com/community/concepts/alfresco-tutorial-17.html.

20- Configurar reglas en Alfresco Share: http://docs.alfresco.com/community/concepts/alfresco-tutorial-10.html.

21- Crear usuarios en Alfresco Share: http://docs.alfresco.com/community/concepts/alfresco-tutorial-21.html.

22- Crear grupos de usuarios en Alfresco Share: http://docs.alfresco.com/community/concepts/alfresco-tutorial-22.html.

23- Usar el Administrador de Sitios en Alfresco Share: http://docs.alfresco.com/community/concepts/alfresco-tutorial-11.html.

24- Usar el Administrador de búsqueda en Alfresco Share: http://docs.alfresco.com/community/concepts/alfresco-tutorial-20.html.

25- Crear modelos, tipos personalizados y aspectos: http://docs.alfresco.com/community/concepts/alfresco-tutorial-24.html.

26- Usar modelos en Alfresco Share: http://docs.alfresco.com/community/concepts/alfresco-tutorial-25.html.

27- Lo que se puede hacer con Smart Folders: http://docs.alfresco.com/community/topics/smart-video-tutorials.html.

28- Configurar correo electrónico entrante: http://docs.alfresco.com/community/concepts/community-videos-12.html.

29- Configurar correo electrónico saliente: http://docs.alfresco.com/community/concepts/community-videos-13.html.

Uso de Alfresco Share

Utilice esta guía para aprender rápidamente los conceptos básicos y encontrar información detallada.

Primeros pasos con Alfresco Share

Para la mayoría de nosotros, el entorno laboral actual significa que pasamos gran parte de nuestro tiempo trabajando en equipos que
pueden extenderse más allá de nuestro lugar de trabajo, e incluso nuestra empresa, para incluir socios, consultores, agencias externas y
clientes.

Con Alfresco Share es fácil compartir información, ejecutar proyectos y colaborar de manera efectiva.

Esta guía le brinda una introducción a algunas de las características de Alfresco Share:
 Personalizar Alfresco Share con su propio panel de control y perfil de usuario.
 Crear un sitio para tu equipo de trabajo.
 Trabajar con contenido y agregarlo al sitio.
 Agregar usuarios al sitio, configurar reuniones y usar las funciones de redes sociales.
 Compartir contenido en la nube fuera de la organización.

También se le mostrarán otros pequeños trucos y consejos para ayudarlo a obtener más de Alfresco Share, para que pueda trabajar y
colaborar de manera eficiente y efectiva.

Este video muestra una descripción general de las funciones de Alfresco Share: https://youtu.be/a-X15H85rWQ.

Iniciando sesión
Para comenzar con la guía de inicio, debe iniciar sesión en Alfresco Share.

1- Ingrese lo siguiente en la pantalla de inicio de sesión:

a- Nombre de usuario: su nombre de usuario.
b- Contraseña: su contraseña.

Nota: Puede obtener del equipo de Tecnología la dirección de la URL. Si ha descargado Alfresco Share directamente a su
computadora, la URL predeterminada es: 127.0.0.1:8080/share.

2- Haga clic en Iniciar sesión.

Esto abre su panel personal. Ahora puede configurar el panel para que muestre la información más importante para usted.
Personalizar Alfresco Share
Al instalar Alfresco Share e iniciar sesión, lo primero que puede hacer es personalizar Alfresco Share a sus propios gustos y necesidades.

Ahora va a actualizar su panel de instrumentos y su perfil.

Su panel de inicio está formado por dashlets: cada sub panel muestra información resumida sobre diferentes partes de Alfresco Share,
como sus últimas actualizaciones, sus tareas o sus sitios. Hay dos conjuntos diferentes de dashlets disponibles: un conjunto para su
panel personal de Alfresco Share y un conjunto que se usa para personalizar los sitios individuales que configuró.

Además de agregar y quitar dashlets, también puede personalizar el diseño de su panel.

La gestión de su perfil significa que puede crear una personalidad que sea visible para otros usuarios de Alfresco Share.

Configurando su panel de control

Puede personalizar su panel para que solo vea la información que le interesa. Para personalizar la apariencia y el contenido del panel:

1. Haga clic en para mostrar la página Personalizar Panel de Inicio.

2. Haga clic en para mostrar los diseños disponibles.
3. Haga clic en para la opción de tres columnas.
4. Haga clic en para mostrar todos los dashlets disponibles.

5. Arrastre y suelte y luego a la columna 3.

6. Seleccione para el Panel de Introducción.

7. Haga clic en .

Si mira su panel, puede ver que se ha actualizado con sus elecciones dashlet.

Sugerencia: También puede cambiar el tamaño de los dashlet para alinearlos bien, simplemente haga clic en la parte inferior de un
dashlet y, a continuación, arrástrelo hacia arriba y hacia abajo para cambiar el tamaño.
Su panel ahora está personalizado exactamente como lo configuró, aunque esto no es fijo, puede cambiar el panel cuando lo desee.
Puede hacer clic en desde cualquier lugar en Alfresco Share para echar un vistazo a su panel.

Este video muestra los pasos en el tutorial: https://youtu.be/zN025Xcf9Y0.

Actualizando su perfil
Los perfiles de usuario de Alfresco Share le ayudan a identificar quién es un usuario y qué hace en la organización. Su nombre se
muestra en la parte superior de la pantalla. Cuando hace clic en el nombre, se abre un menú donde puede actualizar los detalles del
perfil, cambiar su contraseña, buscar la ayuda y cerrar sesión.

Para actualizar su perfil:

1. Haga clic en su nombre y seleccione , luego haga clic en . Sugerencia: También puede seleccionar
en el dashlet Mi perfil.
2. Ingrese todos los detalles que desee mostrar en su perfil, incluida una imagen si lo desea, luego haga clic en .
3. Haga clic en y puede ver los detalles actualizados en el dashlet Mi Perfil.

Cuando sus colegas vean el perfil, verán todos los detalles ingresados:

Este video muestra los pasos en el tutorial: https://youtu.be/P7H9YIE4H84.

Construyendo un sitio
Ahora que ha personalizado su propio panel y perfil, está listo para configurar un sitio. La colaboración en Alfresco Share se basa en el
concepto de crear sitios en los que los equipos puedan compartir contenido, pero un sitio de Alfresco Share es más que un lugar para
compartir y administrar contenido. Puede programar y administrar reuniones y calendarios, publicar blogs y configurar foros donde pueda
tener discusiones en equipo, e incluso escribir contenido en línea y publicarlo en un wiki.

Crear un nuevo sitio

Lo primero que necesita hacer es crear un sitio y elegir su configuración.

1. Haga clic en del panel Mis sitios, o haga clic en el menú en la parte superior de la pantalla y seleccione
. Cualquiera que sea el método que elija, abrirá el cuadro de diálogo Crear sitio.
2. Ahora ingrese los detalles del sitio como se muestra. Notará que el nombre de la URL se crea automáticamente.
 Nombre: Coloque el nombre que le dará al sitio.
 Descripción: Coloque una descripción para el sitio.
 Visibilidad: seleccione .
 Nota: configurando el sitio como Público todos los usuarios de su organización pueden ver y unirse al sitio. Seleccionar Moderado
significa que todos pueden verlo, pero un administrador del sitio debe aprobar las solicitudes para unirse. Si configura la visibilidad del
sitio en Privado, solo los usuarios que usted o el Administrador del sitio agreguen al mismo podrán verlo y unirse. La configuración de
visibilidad que seleccione se muestra junto al nombre del sitio cuando un usuario está en el sitio. Vea:
http://docs.alfresco.com/community/concepts/sites-intro.html para obtener más información sobre la configuración de visibilidad del
sitio.

3. Si tiene módulos tales como Administración de Registros instalados, entonces habrá una opción de tipo adicional. Seleccione
para crear un sitio estándar.
4. Haga clic en y ahora se muestra el panel del nuevo sitio.

Ahora que ha creado un sitio, puede comenzar a personalizarlo, de manera muy similar a como lo hizo con su panel personal.

Este video muestra los pasos en el tutorial: https://youtu.be/YhtMv86LP10.

Personalizar el panel del sitio

Un panel muestra toda la información y actividades asociadas con el sitio. Puede personalizar el panel tal como lo hizo con su panel
personal.

1. Haga clic en y a continuación .

2. Deje el diseño actual tal cual y haga clic en .

Nota: Observe cómo los dashlets difieren de los disponibles para su panel personal. Los dashlets personales lo ayudan a configurar lo
que desea ver, como la actividad en los sitios de los que es miembro, mientras que los dashlets del sitio están diseñados para ayudar con
la colaboración en equipo.

3. Arrastre el dashlet Wiki a la Columna 1 y haga clic en .

Puede cambiar el tamaño de los dashlets en el panel del sitio según sea necesario. Ahora está casi listo para agregar contenido a su
sitio, necesita solo un paso más para personalizar más el sitio.
Este video muestra los pasos en el tutorial: https://youtu.be/dRDZ5OyNhrI.

Agregar características a un sitio

Puede agregar características a su sitio, como un foro de discusión, una wiki o un blog. En la parte superior del panel de su sitio hay
pestañas para las áreas de su sitio. De forma predeterminada, tiene: Inicio, Biblioteca de Documentos y Miembros del Sitio. Puede
agregar características adicionales según sea necesario para un sitio y elegir una página de inicio del sitio. Si mira el dashlet Wiki que
agregó anteriormente, verá que dice que no hay ninguna página configurada. Ahora va a configurar una wiki para el sitio.

1. Haga clic en y luego en .

2. Arrastre los íconos Wiki y Calendario hacia abajo en el área Páginas actuales del sitio y haga clic en .

Nota: Eche un vistazo a: https://youtu.be/CFXg_kFD1DI para obtener más detalles sobre estas características.

De vuelta en el panel del sitio, puede ver que se han agregado la wiki y el calendario. ¡Ahora tiene un sitio configurado! Es hora de
comenzar a agregar algo de contenido...

Este video muestra los pasos en el tutorial: https://youtu.be/CFXg_kFD1DI.

Trabajando con contenido

Antes de comenzar a trabajar con el contenido, veremos los dos conceptos diferentes de contenido que hay en Alfresco Share.

 El primero es el contenido que en realidad es parte de las características de Alfresco Share, como las actualizaciones de un wiki, una
nueva publicación de blog o discusiones en el foro.
 El segundo es elementos de contenido como documentos, hojas de cálculo o imágenes que se almacenan en la biblioteca de
documentos. Estos se pueden cargar o crear directamente desde Alfresco Share.

Entonces, ahora que conoce las diferencias en los tipos de contenido, es hora de comenzar a agregar contenido a su sitio.

Agregar contenido

Primero, verá agregar elementos de contenido como documentos, hojas de cálculo, presentaciones e imágenes a un sitio.

Y agregará dos documentos que creó anteriormente a su sitio. Nota: para ayudarlo a seguir este ejemplo, necesitará tener dos
documentos disponibles en su computadora que pueda agregar al sitio.

1. Haga clic en para mostrar la biblioteca de documentos. Alfresco Share le ofrece muchas opciones para que el contenido
llegue a la biblioteca. Puede cargar archivos, crear carpetas, arrastrar y soltar archivos e incluso crear contenido directamente desde
Alfresco Share.
2. Arrastre y suelte el contenido: vaya a la ubicación donde guardó sus dos archivos, selecciónelos y arrástrelos y suéltelos directamente
en el área de arrastrar y colocar en la biblioteca de documentos.
Es tan simple como eso. Sus documentos ahora se cargan en la biblioteca del sitio.

Este video muestra los pasos en el tutorial: https://youtu.be/kunHUpLiQSA.

Edición de contenido

Actualizar su contenido en Alfresco Share es fácil de hacer e incluso puede seleccionar si desea editarlo en Microsoft Office, fuera de
línea o en Google Docs.

1. En la lista de elementos de la Biblioteca de documentos, desplace el cursor sobre uno de los archivos. Esto resalta el elemento y
muestra las acciones disponibles para ese elemento.
2. Haga clic en y luego seleccione . Alfresco Share ahora muestra una notificación de que el
documento está bloqueado: Dependiendo de su navegador, el contenido se descargará
automáticamente o tendrá que elegir una ubicación para guardarlo. El documento se guarda en esta ubicación con (Copia de trabajo)
agregado al título.
3. Ahora abra el documento desde esta ubicación utilizando su software preferido y edítelo.
4. Cuando haya hecho eso, guárdelo y ciérrelo.
5. De vuelta en Alfresco Share, desplace el cursor sobre el documento, haga clic en y luego en .

6. En la página Actualizar fichero, haga clic en el ícono de búsqueda y busque y seleccione el documento "Copia de trabajo".

Nota: Si selecciona un archivo con un nombre o tipo de archivo diferente, esto se mostrará. Puede continuar como en el siguiente
paso, cancelar o seleccionar un archivo diferente para cargar. Si continúa, se usará el nombre de archivo o el tipo de archivo
cargados.
7. Deje la versión en cambios menores y haga clic en .
8. Cuando finalice la carga, se mostrará una actualización de modificación en pantalla.
9. Haga clic en y verá las notificaciones de actualización en los dashboard.

Este video muestra los pasos en el tutorial: https://youtu.be/H3r1MqucwX0.

Creación de contenido

Además de cargar contenido, también puede crear contenido directamente en Alfresco Share.

1. Seleccione la carpeta en la biblioteca del sitio donde desea agregar el contenido.

2. Haga clic en . Puede ver una cantidad de diferentes tipos de archivos que puede crear.
3. Seleccione el tipo de archivo de Google Docs que desea crear.

Importante: la primera vez que acceda a Google Docs, debe autorizar Alfresco Share para usar su cuenta. Después de responder a
las indicaciones, un mensaje le informa que la autorización fue exitosa. Alfresco Share almacena la información de su cuenta de
Google Docs. Deberá autorizar esto en cada sesión, pero no tendrá que volver a ingresar sus credenciales cada vez.
 Si su navegador le pide que permita ventanas emergentes para Google Docs, continúe y hágalo. Si está utilizando Safari, no podrá
utilizar Google Docs hasta que active todas las ventanas emergentes en la Configuración, por lo que, por razones de seguridad,
puede preferir utilizar un navegador diferente.

Google Docs se abre con la funcionalidad estándar de Google Docs, que incluye el menú, la barra de herramientas y las funciones
para agregar comentarios y compartir.

4. Ingrese algo de contenido en el área de texto. Nota: El archivo se guarda en Google Docs y se bloquea en Alfresco Share hasta que
lo compruebe.
5. Cuando haya terminado, cierre la pestaña del navegador Google Docs. En Alfresco Share, verá que el archivo muestra el Icono de
metadatos de geolocalización para mostrar que está abierto en Google Docs.
6. En Alfresco Share, haga clic en y luego .
7. Ahora desplace el cursor sobre el elemento nuevo, haga clic en y escriba un nuevo nombre para el elemento y
luego presione .

Este video muestra los pasos en el tutorial: https://youtu.be/mIYaQ9PtX9M.

Socializando
Ha creado un sitio y agregado algo de contenido. Lo siguiente que debe hacer es conseguir a otros usuarios en el sitio, compartiendo y
creando su propio contenido.

En Alfresco Share puede programar eventos sociales mediante el calendario del sitio compartido y agregar usuarios internos y externos al
sitio. También puede decidir cuánto poder tienen en el sitio, como poder agregar contenido o editar contenido activamente creado por
otros usuarios. También hay una amplia gama de características sociales como votar por el contenido y el seguimiento a los usuarios
favoritos.

Programación de eventos

Habiendo agregado previamente un calendario a su sitio, ahora puede usarlo para programar eventos para su equipo. Puede programar
una reunión en línea para recibir a nuevos usuarios y discutir el propósito del sitio.

1. Haga clic en Más y luego en Calendario para abrir el calendario.

2. Pase el ratón sobre una fecha en el calendario y haga clic en el ícono Agregar evento ( ).
3. Agregue un título de evento como el Qué; porque está celebrando la reunión en línea, no necesita ingresar a Dónde, pero puede
ingresar una descripción si lo desea. La fecha que elija es preseleccionada, con la hora establecida a partir de las 12:00 P.M hasta la
1:00 P.M. Eso suena bien, así que déjelo y haga clic en . Puede ver que el evento se ha creado y programado en el
calendario. Si desea aumentar la visibilidad de los eventos que programa, siempre puede agregar un dashlet de calendario al panel.
4. Haga clic en y verá la reunión en el dashlet de Actividades del sitio.
Adición de usuarios a su sitio

Ahora que ha creado un sitio y agregó contenido, el siguiente paso es invitar a otros usuarios de Alfresco Share al sitio.

1. Haga clic en el ícono Agregar usuario ( ) en la parte superior del panel para abrir la página Agregar usuarios. Consejo: No
necesita estar en el panel de su sitio para hacer esto; la opción Agregar usuarios está disponible desde cualquier lugar de su sitio.
2. Escriba el nombre completo o parcial del usuario que desea invitar y haga clic en . Importante: un usuario interno es alguien
de su organización. Este tutorial agregará al usuario de prueba, Alice Beecher, pero si su administrador de Alfresco Comunitario ya ha
configurado usuarios, puede agregar usuarios reales si lo prefiere.
3. Haga clic en para agregar el usuario a la lista .
4. Haga clic en y seleccione Colaborador. Nota: puede establecer diferentes roles para diferentes usuarios. Para obtener
más detalles revise: http://docs.alfresco.com/community/references/permissions_share.html.
5. Haga clic en . Se envía una notificación por correo electrónico a cada persona que invitó y pueden comenzar a usar el
sitio de inmediato.

Este video muestra los pasos en el tutorial: https://youtu.be/TIj0D-_hjOs.

Uso de las características sociales

Cuando mira el panel del sitio, puede ver la actividad del sitio y los detalles del contenido que se ha agregado o editado.

1. Si aún no lo está, haga clic en . Puede ver en los dashlet de contenido del sitio y actividades del sitio los detalles de la actividad
en el sitio, como agregar documentos y crear eventos del calendario.
2. En el panel de contenido del sitio, haga clic en el menú de clasificación. De manera predeterminada, muestra el contenido que he
modificado recientemente.
3. Seleccione Mis favoritos en el menú de clasificación.

No ha marcado ningún documento como favorito aún, por lo que el panel de contenido del sitio no tiene nada que mostrar. Marcar los
artículos como favoritos es una excelente manera de hacer un seguimiento de los artículos que realmente te interesan, por lo que
ahora va a seleccionar un elemento como favorito.

4. Vuelva a hacer clic en el menú de clasificación y seleccione He modificado recientemente, para mostrar el contenido modificado.
Ingrese en un documento. Una vez hecho esto, puede ver que hay opciones Favorito, Me gusta y Comentario en la parte superior.

5. Ahora haga clic en la opción Favorito para uno de los documentos. Una estrella de oro ahora indica que este documento es el
favorito.
6. Haga clic en Me gusta también para mostrar que aprueba el documento.
7. Haga clic en Comentario. Alfresco Share cambia al campo Comentarios en la vista previa del documento.
8. Escriba su comentario y haga clic en . Su comentario se muestra debajo del documento: puede usar la función de
comentario para tener discusiones con otros usuarios sobre los elementos de contenido.
9. Ahora haga clic en y en él, seleccione Mis favoritos en el menú de visualización, y ahora solo se muestra el documento que
creó.

Siguiendo usuarios

Puede haber muchos usuarios de un sistema, por lo que es probable que haya algunos usuarios cuyas actividades serán más
importantes para usted. Puede optar por seguir a estos usuarios para que pueda realizar un seguimiento de lo que han estado haciendo.

1. Haga clic en .
2. Haga clic en el menú de clasificación en el dashlet de Actividades del sitio. De forma predeterminada, muestra las Actividades de
Todos, pero puede ver que hay otras opciones disponibles, incluidas solo mostrar la actividad de las personas que Estoy Siguiendo
A y mostrar Mis Actividades.

Para seguir a otro usuario, solo tienes que visitar su perfil. Puede hacer esto haciendo clic en su nombre en el dashlet de Actividades
del Sitio o buscando en el área de del sitio.

3. Haga clic sobre en la parte superior del panel del sitio. Esto abre el Buscador de personas donde puede buscar otros
miembros del sitio.
4. Escriba "a" en el campo de búsqueda y haga clic en . Se muestran todos los usuarios que contienen la letra "a" en su nombre.
5. Haga clic en el botón al lado de un usuario y ahora está siguiendo al usuario.
6. Haga clic en su nombre en el menú superior de la pantalla, luego en Mi perfil.

Verá que la parte superior de la página se muestra a cuántas personas está siguiendo:

Compartir contenido en la nube (sólo versión Enterprise)

Después de configurar su sitio y agregarle contenido, ahora puede usar la función Cloud Sync para colaborar con sus socios externos.

Puede sincronizar su contenido con la nube. Sus asesores de marketing podrán editarlo sin tener acceso a su red local, y puede
mantener visibilidad de sus ediciones. Cuando se completen las actualizaciones, desincronizará el contenido actualizado de la nube.

También puede crear una tarea que debe completar un usuario de la nube.

Más recursos
Este es el final de la guía de inicio de Alfresco Share, y ahora puede usar Alfresco Share de maneras que mejoren su forma de trabajar
día a día.

En este tutorial, ha aprendido cómo:

 Personalizar su propio panel y su perfil de usuario.

 Crear un sitio donde su equipo pueda compartir contenido y colaborar.
 Trabajar con diferentes tipos de contenido y agregarlos al sitio.
 Agregar usuarios al sitio, configurar reuniones y usar características de estilo de redes sociales.
 Ver y comprender las actividades del sitio.

Este es solo el comienzo de lo que puede lograr con Alfresco Share; le recomendamos que tome un tiempo para ver nuestros otros
recursos de aprendizaje y probar otras características que le ayudarán a hacer un gran trabajo:

 Lea la documentación: http://docs.alfresco.com/community/concepts/master-using-intro.html en otras funciones.

 Mire los videos de 'Cómo hacer' de Alfresco: http://docs.alfresco.com/community/topics/alfresco-video-tutorials.html.
 Explore Alfresco Share en la nube: http://docs.alfresco.com/cloud/topic/com.alfresco.cloud.doc/concepts/welcome-infocenter-
cloud.html.
 Use otros componentes del sitio como foros de discusión (http://docs.alfresco.com/community/concepts/discussions-intro.html), blogs
(http://docs.alfresco.com/community/concepts/blog-intro.html) y listas de datos (http://docs.alfresco.com/community/concepts/datalists-
intro.html).

Uso de Alfresco Share

Encuentre aquí todo lo que necesita saber para usar Alfresco Share diariamente.
Encontrar el camino

El contenido de Alfresco Share se almacena en sitios, y cada sitio individual tiene su propio panel formado por dashlets. También tiene su
propio panel de usuario que le brinda una visión general de lo que está sucediendo en Alfresco Share, y un perfil de usuario que puede
usar para hacerle saber a los demás lo que está haciendo.

Barra de herramientas de Alfresco Share

La barra de herramientas está diseñada para ayudarlo a navegar en Alfresco Share y para encontrar, crear y compartir contenido
rápidamente. Siempre está disponible en la parte superior de la página, donde sea que esté en Share.

 Inicio: Abre el panel de usuario (o cualquier pantalla que haya seleccionado para ser su página de inicio).
 Mis ficheros: Abre el área Mis ficheros donde puede almacenar su propio contenido personal.
 Ficheros compartidos: Abre el área Ficheros compartidos donde puede compartir contenido rápidamente con otros usuarios sin
agregarlo a un sitio.
 Sitios: Opciones para abrir un sitio reciente o favorito, crear un sitio, ver todos los sitios de los que es miembro o abrir la página del
Buscador del sitio donde puede buscar sitios y administrar la membresía del sitio.
 Tareas: Opciones para abrir la página Mis tareas donde puede administrar sus tareas o ver los flujos de trabajo que ha iniciado.
 Personas: Abre la página Buscador de personas donde busca otros usuarios.
 Repositorio: Abre el repositorio que muestra todo el contenido almacenado en Alfresco Comunitario.
 Herramientas de administración: Los administradores del sistema solo tienen esta opción que abre las herramientas de
administración.
 Administrador de sitios: Solo los administradores de Alfresco y los administradores del sitio tienen esta opción que abre el
Administrador de sitios. Si es un administrador de Alfresco, puede acceder al Administrador del sitio a través de las Herramientas de
administración en la barra de herramientas. Si usted es administrador del sitio, tendrá una opción de administrador de sitios adicional
en la barra de herramientas.
 Menú de usuario: Haga clic en su nombre para abrir el menú del usuario. Puede acceder a su perfil de usuario, cambiar su
contraseña, abrir la ayuda del usuario y cerrar sesión.
 Buscar: Use el cuadro de búsqueda para buscar archivos, sitios y personas.

Panel de usuario

Donde sea que se encuentre en Alfresco Share, puede hacer clic en Inicio o Panel de usuario en su menú de usuario para ir a su panel
de control. Los dashlets en esta página le ofrecen una descripción simple y actualizada de lo que ha estado sucediendo en los sitios de
los que es miembro.

Importante: si configuró su página de inicio, al hacer clic en Inicio se abrirá esa página.

Puede personalizar su panel para mostrar la información que le interesa. Cada dashlet que seleccione se muestra en el panel de
controles. Los dashlets disponibles son:

 Mis sitios: Muestra los sitios a los que pertenece

 Mis actividades: Rastrea las actividades más recientes en sus sitios.
 Mis tareas: Muestra sus tareas
 Mis documentos: Rastree su contenido en todas las bibliotecas del sitio.
 Mi perfil: Muestra un resumen de sus datos personales.
 Mi calendario: Muestra los próximos eventos programados para sus sitios.
 Contenido que estoy editando: Muestra los últimos tres elementos de la biblioteca, publicaciones de blogs (borradores,
publicaciones no publicadas), páginas wiki y publicaciones de foros de discusión que usted editó.
 Vista Web: Muestra un sitio Web que selecciona al pasar el panel por encima del panel de control.
 Fuente RSS: Pase el mouse sobre el dashlet en su panel para seleccionar una fuente RSS (muestra la fuente del sitio Alfresco de
manera predeterminada)
 Fuente RSS de Complementos de Alfresco: Muestra las últimas novedades del sitio Web de complementos de Alfresco de forma
predeterminada.
 Mis discusiones: Muestra los temas más recientes creados en los foros de discusión de todos los sitios a los que pertenece.
 Búsqueda de sitio: Le permite buscar rápidamente todos los sitios a los que pertenece.
 Búsqueda guardada: Muestra los resultados de una búsqueda específica que configura.
 Mis espacios de trabajo para documentos: Muestra todos los sitios de espacio de trabajo de documentos a los que pertenece
(espacios de trabajo de documentos se crean en Microsoft Word).
 Mis espacios de trabajo para reuniones: Muestra todos los sitios del área de trabajo de la reunión a los que pertenece (las áreas de
trabajo de la reunión se crean en Microsoft Outlook).

Puedes cambiar el tamaño de la mayoría de los dashlets.

Para cambiar el tamaño de un dashlet, haga clic y arrastre en el borde inferior del dashlet hasta que sea la altura que desee. Esto se
guarda entre sesiones.

Sugerencia: Si desplaza el mouse sobre un encabezado de dashlet, aparece un icono. Haga clic para obtener una explicación de lo que
hace el dashlet. Esto permanece abierto hasta que lo cierre o se aleje del panel.

¿Qué puedo hacer con mis dashlets?

Además de darle una visión general de la actividad y la información en Alfresco Share, los dashlets también le proporcionan enlaces a
diversas áreas de Share y le permiten llevar a cabo una serie de acciones.

Sugerencia: cuando un nombre de usuario, nombre de sitio o elemento aparece como un enlace, puede hacer clic en él para navegar a la
página relacionada.

Cada dashlet tiene una función única:

 Mis sitios: enumera los sitios a los que pertenece.

 Haga clic en Crear sitio para iniciar un nuevo sitio.
 Haga clic en el nombre de un sitio para ir a ese sitio.
 Use el filtro para mostrar todos los sitios, sitios recientes o solo sus sitios favoritos.
 Marca un sitio como favorito o revoca su estado de "sitio favorito".
 Haga clic en el icono Eliminar para eliminar el sitio y su contenido. (Solo administradores).

 Mis actividades: rastrea las actividades más recientes en sus sitios.

 Use los filtros para especificar las actividades que desea ver y para qué período de tiempo.
 Suscríbase a la fuente RSS para recibir automáticamente las actualizaciones de actividad.

 Mis tareas: muestra sus tareas.

 Haga clic en Iniciar flujo de trabajo para iniciar un flujo de trabajo para usted u otro usuario.
 Haga clic en Tareas activas o Tareas completadas para ver esas tareas.
 Haga clic en el icono Ver tarea para ver los detalles de una tarea específica.
 Haga clic en el ícono Editar tarea o el nombre de la tarea para administrar una tarea.

 Mis documentos: rastree su contenido en todas las bibliotecas de sitios.

 Use el filtro para elegir la información que desea ver.
 Seleccione una opción de vista: simple o detallada.
 Marca un elemento como favorito o revoca su estado "favorito". (Solo en vista detallada).
 Votar su gusto sobre un artículo. (Solo en vista detallada).
 Haga clic en Comentario para proporcionar comentarios. (Solo en vista detallada).
 Mi perfil: muestra un resumen de sus datos personales.
 Haga clic en Ver perfil completo (o su nombre) para ir a su perfil de usuario.

 Vista Web: muestra el sitio Web de su elección.

 Haga clic en para especificar el sitio Web.
 Haga clic en el título del dashlet para abrir el sitio Web en una ventana separada.

 Fuente RSS: muestra la fuente del sitio Web de Alfresco de forma predeterminada.
 Haga clic en para cambiar la fuente RSS.

 Fuente RSS de complementos de Alfresco: muestra la fuente de complementos más recientes del sitio Web de complementos de
Alfresco de forma predeterminada.
 Haga clic en para cambiar la fuente RSS.

 Mis discusiones: muestra los temas más recientes creados en los foros de discusión de sus sitios.
 Use el filtro para elegir la información que desea ver.

 Búsqueda de sitio: te permite buscar en todos los sitios a los que perteneces.
 Ingrese los criterios de búsqueda y haga clic en Buscar (o presione ENTRAR).
 Selecciona el número máximo de resultados que deseas mostrar.

 Búsqueda guardada: Muestra los resultados de una búsqueda pre configurada.

 Haga clic en para definir la búsqueda.

 Mis espacios de trabajo para documentos: muestra todos los sitios de espacio de trabajo de documentos a los que pertenece
(espacios de trabajo de documentos se crean en Microsoft Word).
 Elimine un espacio de trabajo si tiene los permisos correctos.

 Mis espacios de trabajo para reuniones: muestra todos los sitios del área de trabajo de la reunión a los que pertenece (las áreas de
trabajo de la reunión se crean en Microsoft Outlook).
 Elimine un espacio de trabajo si tiene los permisos correctos.

Consejo: Cada dashlet incluye texto de ayuda. Coloque el cursor en el encabezado del panel para mostrar el botón de ayuda, luego haga
clic en él para mostrar el texto relacionado. La ayuda permanece abierta hasta que la cierre o se aleje del panel.

Configuración de las fuentes RSS

Hay dos dashlets de fuentes RSS que puede incluir en sus paneles personales y del sitio: fuentes RSS y Fuentes RSS de Complementos
de Alfresco. En ambos dashlets puede editar la URL predeterminada para mostrar cualquier fuente RSS.

1. Haga clic en el ícono Configurar en el título del panel.

2. Especifique la fuente a la que desea suscribirse.
3. Seleccione el número de elementos fuente que desea visualizar.
4. Seleccione Abrir enlaces en una nueva ventana para mostrar la historia de destino en una nueva ventana.
5. Haga clic en .

Configuración del dashlet de vista Web

Configura el dashlet de la vista Web para mostrar sitios Web. Nota: Algunos sitios Web tienen restricciones que impiden que se muestren.

El panel debe personalizarse para mostrar el dashlet de la vista Web.

1. En el dashlet Vista Web, haga clic en el icono Configurar.
2. En el campo Título de enlace, escriba el texto que desea que aparezca en el encabezado del dashlet. Si no especifica un título, el
encabezado dashlet muestra la URL del sitio Web que especifique.
3. En el campo URL, escriba la dirección del sitio Web.

Importante: asegúrese de que la URL ingresada no contenga el código JavaScript if (self.parent.frames.length! = 0)

self.parent.location = document.location;. Este código (o el código similar) hace que el sitio Web referenciado se abra directamente en
el navegador en lugar de en el dashlet Vista Web. Esto generará problemas para ver el panel actual (personal o de sitio).

4. Haga clic en .

Configuración del dashlet de búsqueda guardada

Configure el panel de búsqueda guardada para ejecutar una búsqueda específica cada vez que se cargue el panel. En el dashlet del sitio,
solo un administrador del sitio puede configurar el dashlet de búsqueda guardada.

1. Vaya a su panel personal o ingrese a un sitio.

2. En el dashlet Búsqueda guardada, haga clic en . Se abre el cuadro de diálogo Ingresar término de búsqueda.
3. Escriba los criterios de búsqueda. Nota: Ingresar ban solo buscará la palabra ban; no devolverá los resultados para banana. Para
devolver coincidencias para una palabra parcial, use un comodín en sus criterios de búsqueda (ejemplo:) ban*.
4. Ingrese un título para el panel que representa los resultados que se devolverán.
5. Seleccione la cantidad de resultados que desee mostrar.
6. Haga clic en .

Viendo su perfil de usuario

Su perfil de usuario incluye más información que solo sus datos de contacto. Aquí puede ver a simple vista a quién está siguiendo, quién
lo está siguiendo, los sitios a los que pertenece y el contenido que ha agregado y modificado recientemente.

1. Abra el menú del usuario en la barra de herramientas.

2. Haga clic en Mi perfil. Consejo: también puede acceder a su perfil de usuario desde el dashlet Mi perfil: haga clic en Ver perfil
completo.
3. Navegue por las páginas de su perfil para ver y administrar su información:

 Información: Muestra sus datos personales, incluyendo información de contacto, detalles de la compañía y una foto.
 Sitios: Muestra una lista de los sitios de los que es miembro y le permite deshabilitar y habilitar las fuentes de actividad de esos
sitios.
 Contenido: Muestra dos listas que detallan sus actividades recientes: Agregados recientemente (los últimos 5 elementos de
contenido que agregó), Recientemente modificados (los últimos 5 elementos de contenido que editó).
 Sigo a: Enumera las personas a las que está siguiendo.
 Me siguen: Enumera las personas que le siguen.
 Cambiar contraseña: Le permite cambiar su contraseña.
 Notificaciones: Le permite especificar si desea o no recibir notificaciones por correo electrónico.
 Papelera: Le permite buscar y recuperar contenido eliminado.

¿Qué versión de Alfresco Share estoy usando?

Es fácil comprobar qué versión de Alfresco Share está utilizando. Haga clic en el logotipo de Alfresco en la parte inferior de Alfresco
Share. Se abre un cuadro que muestra qué versión de Share está trabajando.
Suscribirse a una fuente RSS

Hay varios lugares en Alfresco Share donde puede suscribirse a canales RSS. Estas fuentes le permiten recibir automáticamente
actualizaciones periódicas sobre diversas actividades.

Puede suscribirse a una fuente RSS en los siguientes lugares:

 Wiki.
 Blog.
 Biblioteca de documentos.
 Enlaces.
 Foro de debates.
 Mi dashlet de Actividades en tu tablero personal.
 Barra de herramientas del sitio en el tablero del sitio.

Un botón o ícono de RSS le muestra dónde están disponibles las fuentes.

1. Haga clic en el botón o icono de Fuente RSS al lado de una fuente al que desea suscribirse. Esto inicia el proceso de suscripción. Lo
que ve a continuación depende del navegador que esté usando.
2. Elija suscribirse a la fuente.
3. Seleccione dónde desea almacenar la fuente, luego suscríbase.

Consejo: las credenciales de las fuentes RSS son almacenadas por el navegador que está utilizando y no por Share. Como tal, se
recomienda que cierre su navegador después de finalizar la sesión en Share y / o bloquear el equipo mientras está fuera de ella.

Su perfil y panel de control

Puede personalizar su perfil de usuario y el panel de control, sin importar lo que quiera, sin afectar a ninguna otra persona; es la única
persona que ve su tablero.

Algunos de los detalles de su perfil de usuario son visibles para sus colegas, por lo que es bueno mantener estos detalles actualizados.

Personalizar su panel de control

Puede cambiar el diseño de su panel y elegir entre una serie de paneles para mostrar la información que desea ver. Si lo desea, agregue
varias copias de cada dashlet y luego configure los filtros para que cada uno muestre información diferente.

Nota: el panel de inicio se vincula a la ayuda de Alfresco Share, donde puede ver videos de ayuda. Siempre puede ocultarlo y mostrarlo
nuevamente más tarde.

1. Haga clic en para comenzar a personalizar su panel de control.

2. Cambie el diseño del panel:
a. Haga clic en Cambiar diseño.
b. Seleccione un diseño.
3. Para seleccionar sus dashlets:
a. Haga clic en Agregar Dashlets.
b. Arrastre y suelte dashlets desde la sección Agregar Dashlets a las columnas ubicadas debajo.

Nota: puede arrastrar y soltar dashlets alrededor de las columnas para cambiar el orden de visualización, o al bote de basura (o
presione SUPR) para eliminarlos. Vea la sección: “¿Qué puedo hacer con mis dashlets? (página 27) para mayores detalles.

4. Seleccione en las opciones ubicadas al final si desea mostrar u ocultar el panel de inicio.
5. Haga clic en para guardar la configuración del panel.
Consejo: en su panel puede cambiar el tamaño de la mayoría de los dashlet, simplemente haga clic en la parte inferior de un dashlet y, a
continuación, arrástrelo hacia arriba y hacia abajo para cambiar el tamaño.

Este video muestra cómo personalizar su panel: https://youtu.be/zN025Xcf9Y0.

Configuración de su página de inicio

Su página de inicio por defecto en Alfresco Share es su panel de usuario, pero puede establecer que sea cualquier página de Share al
que tenga acceso.

Esto puede ahorrarle tiempo si la mayor parte de su trabajo se realiza desde una ubicación de Share específica, llevándolo directamente
a esa pantalla cada vez que inicia una sesión.

1. Vaya a la página que quiere que sea su página de inicio.

2. Haga clic en su nombre de usuario y seleccione Usar página actual.

Eso es todo. Ahora, cada vez que inicie sesión en Share se abrirá en esta página. Puede cambiar esto cuando lo desee, o seleccione
Usar mi panel para configurar su página de inicio en su panel.

Sugerencia: la opción Inicio en la barra de herramientas también lo llevará a la página que configuró como su página de inicio.

Aún puede hacer clic en su nombre y luego en Panel de control del usuario para ir a su panel.

Nota: a veces, la página de inicio que seleccionó podría no estar disponible, por ejemplo, si selecciona un panel de sitio como su página
de inicio y luego se elimina el sitio. Si esto sucede, Share notificará que debe seleccionar una nueva página de inicio.

Este video muestra cómo configurar su página de inicio: https://youtu.be/o5ZsKxCzNGo.

Actualizando el perfil

Los perfiles de usuario le ayudan a identificar las funciones y responsabilidades de un usuario, o incluso a saber quién es quién en su
organización al revisar las imágenes del perfil.

Cuando hace clic en su nombre en la parte superior de la pantalla, se abre un menú donde puede actualizar los detalles del perfil,
cambiar la contraseña, buscar la ayuda y cerrar sesión.

1. Haga clic en su nombre de usuario y seleccione Mi perfil, luego Editar perfil. Nota: También puede seleccionar Ver mi perfil en el
dashlet Mi perfil.
2. Ingrese todos los detalles que desea mostrar en su perfil, incluida una imagen si lo desea, luego haga clic en Guardar cambios. Nota:
Si ya tenía una foto de perfil, la carga de una nueva la sobrescribe. Si ingresa un nombre de usuario de Google, se usará como la
cuenta predeterminada cuando edite o cree Google Docs.
3. Haga clic en Inicio y puede ver los detalles actualizados en el dashlet Mi Perfil.

Cuando sus colegas vean el perfil, verán todos los detalles ingresados y sabrá exactamente en qué está trabajando.

Este video le muestra cómo editar su perfil de usuario: https://youtu.be/o5ZsKxCzNGo.

Siguiendo personas

Puede seguir a los usuarios que le interesan para que pueda realizar fácilmente un seguimiento de lo que han estado trabajando.

1. Haga clic en Personas y busque un usuario. También puede seguir a los usuarios haciendo clic en el nombre de un usuario donde lo
vea para mostrar su página de perfil.
2. Haga clic en Seguir. Se envía un correo electrónico indicando al usuario que los está siguiendo. No puede seguir a un usuario sin que
lo sepa.
3. Abra la página Estoy Siguiendo a de su perfil de usuario. Verá una lista de los usuarios que está siguiendo.
4. Puede seleccionar la casilla de verificación Privado para ocultar su página de Estoy Siguiendo a de otros usuarios. Nota: Incluso
cuando su lista sea privada, las notificaciones por correo electrónico se enviarán a las personas que elija seguir. Cuando su lista es
privada, la página Estoy Siguiendo a no aparece para las personas que visualizan su perfil.
5. Haz clic en Dejar de seguir para dejar de seguir a alguien.

Controlar las notificaciones por correo electrónico

Elija si desea o no recibir notificaciones por correo electrónico. Los correos electrónicos lo mantienen actualizado sobre eventos tales
como las actividades recientes del sitio.

Nota: Si desea cambiar la frecuencia de sus notificaciones por correo electrónico, comuníquese con su administrador de Alfresco.

1. Haga clic en su nombre de usuario en la barra de herramientas y haga clic en Mi perfil.

2. Seleccione la página de notificaciones.
3. Habilite o deshabilite la opción de fuente de notificación por correo electrónico.
4. Haga clic en .

Nota: también puede habilitar y deshabilitar las notificaciones de sitios específicos en la página Mis sitios de perfil.

Deshabilitar las notificaciones de actividad del sitio

Puede desactivar las fuentes de la actividad del sitio para que las actualizaciones de sitios específicos no estén incluidas en sus
notificaciones por correo electrónico o en el dashlet Mis actividades en su panel de control.

1. Haga clic en su nombre de usuario en la barra de herramientas y haga clic en Mi perfil.

2. Seleccione la página Sitios. Sugerencia: también puede acceder a esta página haciendo clic en Sitios y luego Mis sitios en la barra
de herramientas.
3. Haga clic en Desactivar fuentes de actividad para deshabilitar las actualizaciones de un sitio.

Puede hacer esto para tantos sitios como desee, y puede hacer clic en Habilitar fuentes de actividad para volver a activar las fuentes.

Nota: El tablero de Mis documentos todavía mostrará detalles del contenido de los sitios para los que ha desactivado las fuentes.

Cambiando la contraseña

Esta opción cambia la contraseña para una mayor seguridad.

1. Haga clic en su nombre de usuario en la barra de herramientas y haga clic en Cambiar contraseña. Nota: esta opción podría no estar
disponible si las contraseñas de su empresa se mantienen en un sistema externo de administración de contraseñas.
2. Escriba su contraseña actual en el campo Ingresar contraseña antigua.
3. Escriba su nueva contraseña en los campos Ingresar nueva contraseña y Confirmar nueva contraseña. Su contraseña debe tener
al menos diez caracteres y usar una combinación de letras mayúsculas, minúsculas, números y símbolos.
4. Haga clic en .

Sitios

Un sitio es un área donde puede compartir contenido y colaborar con otros miembros del sitio. Cualquier usuario puede crear un sitio. El
creador del sitio se convierte en el Administrador del Sitio de forma predeterminada, aunque se pueden agregar administradores
adicionales o alternativos después de esto.

Cada sitio tiene una configuración de visibilidad que marca el sitio como público, moderado o privado. Esta configuración controla quién
puede ver el sitio y cómo los usuarios se convierten en miembros del sitio.

 Sitio público: Todos los usuarios pueden ver el contenido, pero solo los miembros del sitio pueden trabajar con el contenido. Cualquier
usuario puede unirse al sitio.
 Sitio moderado: Todos los usuarios pueden acceder al sitio, pero solo los miembros del sitio pueden ver y trabajar con el contenido.
Los usuarios deben solicitar unirse al sitio.
 Sitio privado: Solo los miembros del sitio pueden acceder al sitio. Los usuarios deben ser agregados al sitio por un Administrador de
sitio.

El Administrador de cualquier sitio, ya sea público o privado, puede agregar usuarios.

Nota: La configuración de visibilidad de un sitio se muestra junto al nombre del sitio cuando estás en el sitio.

Puede eliminarse de un sitio en cualquier momento haciendo clic en y seleccionando Dejar sitio.

Accediendo a sitios existentes

Acceder a un sitio existente es fácil. Puede buscar sitios usando el Buscador de sitios, el cuadro de búsqueda en la barra de
herramientas o puede recibir una notificación por correo electrónico de que lo han agregado a un sitio.

Si ve un enlace a un sitio en cualquier parte de Alfresco Share, simplemente haga clic en el enlace para echar un vistazo. Puede ver
todos los sitios a los que pertenece haciendo clic en Sitios y luego en Mis sitios en la barra de herramientas de Alfresco.

Unirse a un sitio

Cuando se une a sitios, obtiene acceso al contenido que está almacenado en ellos.

Nota: Puede ver todos los sitios de los que es miembro en el dashlet de Mis sitios o al hacer clic en Sitios y luego en Mis sitios en la
barra de herramientas.

1. Haga clic en Sitios para ver sus Sitios recientes y las herramientas del sitio disponibles.
2. Haga clic en Buscador de sitios.
3. Ingrese un término de búsqueda y haga clic en Buscar. Nota: puede dejar el campo de búsqueda vacío para buscar todos los sitios
disponibles.

Todos los sitios que cumplen con sus criterios de búsqueda ahora se muestran. Usted tiene opciones para:

 Unirse a un sitio público.

 Solicitar unirse a un sitio público moderado.
 Dejar un sitio del que es miembro.
 Eliminar un sitio del que es administrador.

4. Haga clic en un sitio para ir directamente al panel del sitio. Consejo: haga clic en para salir o unirse a un sitio, dependiendo de si
ya es miembro o no. Si solicita unirse a un sitio moderado, los administradores del sitio recibirán una notificación y deberá esperar
hasta que le den acceso.
5. Haga clic en Sitios y puede agregar o eliminar el sitio actual de su lista de sitios favoritos.

Sugerencia: cuando elige un sitio favorito, puede acceder rápidamente desde el menú Sitios.

Saliendo de un sitio

Es rápido y fácil abandonar un sitio cuando ya no desea ser miembro.

1. En el panel del sitio que desea salir, haga clic en ya continuación, salir del sitio.
2. Haga clic en para confirmar que desea abandonar el sitio.

Restricción: Todos los sitios requieren un Administrador de sitio, por lo que si usted es el único Administrador de un sitio, no puede
abandonarlo.
Consejo: También puede salir de un sitio haciendo clic en Dejar en el Buscador de sitios.

Entrar en un sitio

Puede acceder a un sitio desde varios lugares en Alfresco Share.

Es fácil acceder a los sitios de los que es miembro desde el dashlet de Mis sitios o al hacer clic en Sitios y luego en Mis sitios en la
barra de herramientas. Si el sitio al que desea acceder no está allí, puede buscarlo en la página del buscador del sitio o en el cuadro de
búsqueda en la barra de herramientas.

1. Haga clic en Inicio.

2. En el dashlet de Mis sitios, haga clic en el nombre del sitio al que desea acceder.

Consejo: Puede acceder a sus sitios favoritos o sitios recientes que ha visitado seleccionándolos en el menú Sitios. No hay necesidad de
regresar a su tablero de instrumentos.

Aparece el tablero para el sitio seleccionado.

Moverse por un sitio

Las áreas predeterminadas disponibles en un sitio son las áreas del tablero del sitio, la biblioteca de documentos y los miembros del sitio.
Si un sitio tiene características adicionales del sitio, también verá un menú Más.

El administrador del sitio puede configurar funciones adicionales cuando personaliza un sitio.

En un sitio, haga clic en Biblioteca de documentos, Miembros del sitio o Más y seleccione una opción en el menú Más. La
característica del sitio que ha seleccionado se abrirá; vea los enlaces para más detalles sobre cada uno de estos.

Consejo: puede hacer clic en Panel del sitio en cualquier momento para volver al panel del sitio.

Tablero del sitio

El panel del sitio contiene información específica del sitio actual y, al igual que su panel de control del usuario, la información del sitio se
organiza y se muestra en dashlets.

El nombre del sitio se muestra en la parte superior de la pantalla. El Administrador del sitio tiene opciones adicionales en el menú de
herramientas y un botón agrega usuarios adicionales para configurar y administrar el sitio y sus miembros.

Los sitios se componen de diferentes características o páginas, que puede encontrar en el menú Más. Cada nuevo sitio incluye solo una
biblioteca, pero un Administrador del sitio puede personalizar el sitio para incluir cualquier combinación de páginas, incluyendo una wiki,
un blog, un calendario, un foro de discusión, enlaces Web y listas de datos.

Nota: Los Administradores del sitio pueden elegir una página principal del sitio que no sea el panel, o eliminar el panel por completo.

Hay un enlace Miembros del sitio para administrar la membresía del sitio. Nota: Cuando se agregan más funciones a un sitio, puede
encontrar esta opción en el menú Más.

Un Administrador del sitio puede cambiar el tamaño de la mayoría de los dashlets haciendo clic y arrastrando en el borde inferior del
dashlet hasta que tenga la altura que desee. Esto se guarda entre sesiones.

Sugerencia: Si desplaza el mouse sobre un encabezado de dashlet, aparece un icono . Haga clic para obtener una explicación de lo
que hace el dashlet. Esto permanece abierto hasta que lo cierre o se aleje del panel.

Elegir una página de inicio del sitio

Los paneles del sitio son la página de inicio predeterminada en todos los sitios de Alfresco Share.
Los Administradores del sitio tienen la opción de eliminar el panel del sitio para sitios individuales. Cualquiera que sea la página que
aparece primero en las páginas del sitio actual, se convertirá en la página de inicio predeterminada para el sitio. También puede mantener
el panel, pero vuelva a ordenar las páginas para que una página diferente sea la página de inicio.

1. Ingresa un sitio.
2. Haga clic en , para personalizar del sitio. El panel del sitio se muestra de manera predeterminada como una de sus páginas del sitio
actual.
3. Haga clic en Eliminar para eliminarlo del sitio. Alternativamente, cambie el orden de las páginas actuales del sitio para que una
página diferente sea la primera (de izquierda a derecha). Esta página se convertirá en la página principal del sitio.
4. Haga clic en para guardar sus cambios.

El sitio se muestra con su nueva página de inicio. Siempre puede volver a agregar el panel del sitio más tarde.

¿Qué puedo hacer con los dashlets del sitio?

Además de brindarle una descripción general de la actividad y la información sobre Alfresco Share, los dashlets también le brindan
enlaces a varias áreas de Share y le permiten llevar a cabo una serie de acciones.

Consejo: Cuando un nombre de usuario, nombre de sitio o artículo aparece como un enlace, puede hacer clic para navegar a la página
relacionada. Cuando pasa el mouse sobre algunos dashlets, se muestran opciones adicionales.

Nota: Los dashlets Fuente RSS, las fuentes RSS de Complementos Alfresco y los dashlets del sitio vista Web en el panel del sitio son
idénticos a los de su panel de control personal.

Los foros Mis discusiones, Búsqueda en el sitio y Búsqueda guardada son idénticos a los del panel de control del usuario, pero en el
panel del sitio, los resultados que se muestran son específicos del sitio actual.

Cualquier combinación de los dashlets del sitio puede aparecer en el panel:

 Miembros del sitio: Muestra los miembros actuales de este sitio (hasta un máximo de 100 miembros) y sus roles asignados.
 Haga clic en el nombre de un miembro para ver su perfil de usuario.
 Haga clic en Todos los miembros para mostrar todos los miembros del sitio.
 Haga clic en Agregar usuarios para agregar usuarios a este sitio. Esto está disponible solo si usted es un Administrador del
sitio.

 Contenido del sitio: Enumera el contenido que se ha agregado o editado en la biblioteca en los últimos siete días.
 Haga clic en el nombre o la miniatura de un elemento de contenido para obtener una vista previa o trabajar con ese elemento
en la biblioteca.
 Seleccione una opción de vista: simple o detallada.
 Marque un artículo como favorito o elimínelo de la lista de Favoritos (en la vista detallada solamente).
 Marque un elemento como “me gusta” o no (en la vista detallada solamente).
 Haga clic en el enlace Comentario para agregar un comentario sobre un elemento (en la vista detallada solamente).

 Actividades del sitio: Realiza un seguimiento de las actividades más recientes realizadas en este sitio, como adiciones de
contenido, ediciones y eliminaciones, así como cambios en la membresía del sitio.
 Use el filtro para mostrar las actividades por propiedad, tipo y período de tiempo. Puede visualizar solo sus actividades, solo
las actividades de otros usuarios o todas las actividades. También puede ver solo un tipo específico de actividad, como
cambios en la membresía o actualizaciones de estado.
 Haga clic en el ícono de fuente RSS para suscribirse a la fuente y recibir automáticamente las actualizaciones de la actividad.
Nota: Los únicos usuarios a quienes se les notificaron eliminaciones son el usuario que realizó la eliminación y el
Administrador de Alfresco.

 Perfil del sitio: Muestra un resumen de los detalles del sitio.

 Calendario del sitio: Enumera los próximos eventos programados en el calendario de este sitio.

 Wiki: Muestra una página seleccionada de la wiki del sitio.

 Haga clic en el nombre de la página wiki en el encabezado del dashlet para navegar a la wiki.
 Haga clic en el ícono de configuración para seleccionar una página wiki diferente para mostrar en el dashlet. Esto está
disponible solo si usted es un Administrador del sitio.

 Enlaces del sitio: Muestra los enlaces Web compilados por los usuarios del sitio.
 Haga clic en un enlace para abrir el sitio Web relacionado.
 Haga clic en el icono de detalles del enlace para ver el enlace completo y los comentarios relacionados.

 Vista previa de la imagen: Muestra una miniatura de todas las imágenes almacenadas en la biblioteca del sitio.
 Haga clic en una miniatura para abrir la imagen en la ventana actual.
 Haga clic en el icono Ver detalles para obtener una vista previa o trabajar con la imagen en la biblioteca.
 Haga clic en el icono Descargar para descargar una copia de la imagen a su computadora.
 Haga clic en el ícono de configuración para especificar una carpeta. El dashlet mostrará las imágenes en esa carpeta.

 Tipo de archivo del sitio: Muestra un desglose detallado de todos los archivos almacenados en la biblioteca del sitio.
 Desplácese sobre una sección del gráfico de desglose para ver más detalles.

 Desglose del colaborador del sitio: Muestra un desglose de todos los miembros del sitio que aportan contenido a la biblioteca
del sitio.
 Seleccione un período de tiempo para ver las contribuciones.
 Desplácese sobre una sección del gráfico de desglose para ver más detalles sobre un colaborador específico.
 Haga clic en una sección de la tabla para abrir ese perfil de usuario.

 Vista Web: Muestra un sitio web configurado por un administrador de sitio.

 Haga clic en el ícono de configuración para seleccionar un sitio web para mostrar.

 Aviso del sitio: Muestra un mensaje personalizado publicado por un administrador del sitio
 Haga clic en el ícono de configuración para editar o cambiar el mensaje. Esto está disponible solo si usted es un
administrador del sitio. Consejo: Este título de dashlet se puede personalizar, por lo que el dashlet probablemente tendrá una
etiqueta que no sea “Aviso del Sitio”.

 Fuente RSS: Muestra la fuente del sitio Web de Alfresco por defecto.
 Haga clic en el icono de configuración para cambiar la fuente RSS.

 Fuente RSS de Complementos Alfresco: Muestra la fuente de complementos más nuevos del sitio Web de Complementos de
Alfresco de forma predeterminada.
 Haga clic en el icono de configuración para cambiar la fuente RSS.

 Listas de datos del sitio: Enumera las listas de datos de este sitio.
 Haga clic en una lista para abrirlo.
 Haga clic en Crear lista de datos para crear una nueva lista para este sitio. Esta acción no está disponible para usuarios con
el rol de Consumidor.

 Mis discusiones: Muestra los temas más recientes creados en el foro de discusión del sitio.
 Use el filtro para elegir la información que desea ver.
  Búsqueda de sitio: Le permite buscar en el sitio actual.
 Ingrese los criterios de búsqueda y haga clic en Buscar (o presione ENTER).
 Selecciona el número máximo de resultados que desea mostrar.

 Búsqueda guardada: Muestra los resultados de una búsqueda pre configurada.

 Haga clic en el ícono de configuración para definir la búsqueda.

Configuración de las fuentes RSS

Hay dos dashlets de fuentes RSS que puede incluir en sus paneles de control personal y del sitio: Fuentes RSS y Fuentes RSS de
Complementos de Alfresco. En ambos dashlets puedes editar la URL predeterminada para mostrar cualquier fuente RSS.

1. Haga clic en el ícono Configurar en el título del tablero.

2. Especifique la fuente a la que desea suscribirse.
3. Seleccione el número de elementos de alimentación que desea visualizar.
4. Seleccione Abrir enlaces en una nueva ventana para mostrar la historia de destino en una nueva ventana.
5. Haga clic en .

Configurando el dashlet Wiki

Configure el dashlet de sitio Wiki para mostrar el contenido de una página wiki específica. Para realizar esta tarea, la wiki debe tener al
menos una página. Solo un Administrador de sitio puede configurar este dashlet.

1. Ingresa un sitio.
2. En el dashlet Wiki, haga clic en Configurar.
3. El cuadro de diálogo Seleccionar página Wiki muestra todas las páginas en la wiki de este sitio.
4. Seleccione la página que desea mostrar en el dashlet.
5. Haga clic en .

Configuración del dashlet de Aviso de Sitio

Configure el dashlet Aviso de Sitio para mostrar un mensaje para los usuarios del sitio. Solo un Administrador del sitio puede configurar
este dashlet.

1. Ingresa un sitio.
2. En el dashlet Aviso del sitio, haga clic en el icono Configurar. Se abre el cuadro de diálogo Configurar aviso del sitio. Nota: Si
este dashlet se ha editado anteriormente, probablemente tenga un título que no es “Aviso del Sitio”.
3. En el campo Título, escriba el texto que desea que aparezca en el encabezado del dashlet.
4. En el cuadro de texto, edite el mensaje actual o escriba uno nuevo.
5. Use las funciones proporcionadas para formatear el texto; insertar listas numeradas y con viñetas; insertar enlaces e imágenes; y
ayuda con la edición.
6. Haga clic en .

Administrar un sitio

Crear un sitio es rápido y simple. Luego puede personalizarlo para construir un sitio de proyecto completamente funcional. Cuando crea
un nuevo sitio, automáticamente se convierte en su administrador. Esto le da acceso completo a las características del sitio.

Crear un sitio

Puede crear un sitio desde cualquier lugar en Alfresco Share, y esto lo convierte automáticamente en el Administrador del sitio que crea.
Sugerencia: un sitio puede tener varios administradores.
1. Abra el menú Sitios en la barra de herramientas y haga clic en Crear sitio. Consejo: También puede crear un sitio desde su dashlet
Mis sitios: haga clic en Crear sitio.
2. Ingrese los detalles del sitio:
 Nombre: El título del sitio.
 Nombre de URL: notará que el nombre de URL se crea automáticamente, pero puede editarlo si lo desea.
 Descripción: ingrese una descripción que ayudará a los usuarios a saber para qué es el sitio.
3. Si tiene módulos tales como Administración de registros instalados, entonces habrá una opción de tipo adicional. Seleccione
Colaboración para crear un sitio estándar.
4. Seleccione la visibilidad del sitio:
 Público: todos los usuarios pueden ver un sitio público en su propia organización, se hayan unido o no al sitio. Los usuarios que
se unen al sitio se enumeran como miembros del sitio y pueden trabajar con el contenido del sitio, según sus roles asignados.
 Moderado: lo mismo que un sitio público, pero el Administrador del sitio debe aprobar la solicitud de un usuario para unirse.
 Privado: solo disponible para el Administrador del sitio y cualquier usuario agregado al sitio.

Nota: La configuración de visibilidad que selecciona se muestra junto al nombre del sitio cuando un usuario está en el sitio.
Consulte http://docs.alfresco.com/community/concepts/sites-intro.html para obtener más información sobre la configuración de
visibilidad del sitio.

5. Haga clic en Guardar.

Verá el panel del nuevo sitio que ahora puede personalizar. Los sitios que usted crea se agregan automáticamente a su lista de
Favoritos.

Este video muestra cómo crear un sitio: https://youtu.be/YhtMv86LP10.

Personalizar un sitio

Una vez que haya creado un sitio, puede personalizarlo para agregar características adicionales.

Cada sitio nuevo contiene una biblioteca y el Administrador del sitio puede agregar otras funciones, como una wiki, un blog y un
calendario. Estas funciones se pueden personalizar aún más mediante el cambio de nombre y la creación de un tema o combinación de
colores. También puede elegir una página de inicio del sitio.

1. Ingrese en un sitio.
2. Haga clic en y a continuación, Configurar el sitio.
3. Elija un tema del sitio.
4. Arrastre y suelte las páginas de las Páginas del sitio disponibles a las Páginas del sitio actual para agregarlas al sitio.

Tiene que mover las páginas una por vez. Puede arrastrar las páginas para reordenarlas de la manera que desee verlas en el sitio. La
página de la izquierda se convertirá en la página de inicio del sitio.

Nota: puede Renombrar las páginas o Eliminar de un sitio; cada una de las páginas actuales del sitio muestra la opción para hacerlo.

5. Haga clic en para guardar sus cambios.

El panel del sitio muestra el nuevo tema, si se seleccionó uno. Puede seleccionar las páginas nuevas haciendo clic en Más en el tablero.

Con el sitio personalizado, ahora puede personalizar el panel del sitio para mostrar información relevante para el sitio.

Este video muestra cómo personalizar un sitio: https://youtu.be/CFXg_kFD1DI.

Personalizar el panel del sitio

Al igual que su panel de control del usuario, la información del sitio se organiza y se muestra en dashlets. Como Administrador del sitio
puede cambiar el diseño del sitio, elegir dashlets y configurar el orden de visualización.
Consejo: los filtros en el dashlet de Actividades del sitio le permiten personalizar las actividades que muestra. Puede agregar varias
copias de este dashlet y luego establecer los filtros para que cada uno muestre información diferente.

1. Ingrese en un sitio.
2. Haga clic en y a continuación, Personalizar el panel de control. La página Personalizar panel de control muestra el diseño y la
configuración actual de su tablero.
3. Cambie el diseño del tablero del sitio:
 Haga clic en Cambiar diseño.
 Haga clic en el diseño que desea usar. Puede hacer clic en la imagen o en el botón Seleccionar al lado.
4. Seleccione los dashlets del sitio:
 Haga clic en Agregar Dashlets.
 Arrastre y suelte dashlets desde la sección Agregar Dashlets a las columnas debajo. Consejo: Algunos dashlets tratan sobre
características específicas del sitio, por ejemplo, el dashlet Wiki muestra una página del wiki del sitio. Si no ha agregado una wiki
al sitio, entonces el dashlet Wiki no tendrá nada que mostrar.
 Arrastre y suelte un dashlet en el cubo de basura para eliminarlo (o presione SUPRIMIR).
5. Arrastre los dashlets dentro y entre las columnas para organizar el orden de visualización.
6. Haga clic en para guardar la configuración del panel.

Puedes cambiar el tamaño de la mayoría de los dashlets. Arrastre el borde inferior del dashlet hasta que tenga la altura que desea.

Este video muestra cómo personalizar el panel de un sitio: https://youtu.be/dRDZ5OyNhrI.

Edición de detalles del sitio

Puede cambiar el nombre, la descripción y la visibilidad de un sitio una vez que haya sido creado. Solo un Administrador del sitio puede
editar los detalles del sitio.

1. Ingrese en un sitio.
2. Haga clic en el icono de configuración y a continuación, en Editar detalles del sitio.
3. Cambie los detalles del sitio según sea necesario. No puede cambiar el nombre de la URL del sitio.
4. Haga clic en .

Favoritos de un sitio

Puede marcar un sitio como favorito para agregarlo a la lista de Favoritos en el menú Sitios. Esto le permite acceder rápidamente al sitio
desde cualquier lugar en Alfresco Share. Puede marcar cualquier cantidad de sitios de esta manera.

Mientras esté en un sitio, abra el menú Sitios en la barra de herramientas y haga clic en Agregar sitio actual a Favoritos.

Nota: Si un sitio ya es un favorito, en su lugar tiene la opción de Eliminar el sitio actual de Favoritos.

El sitio actual ahora aparece en la lista Favoritos en el menú Sitios y en el dashlet Mis sitios.

Analizando un sitio

Alfresco Share tiene dos dashlets de sitios que le brindan una gran visibilidad sobre quién usa su sitio y qué contenido está agregando.

Estos dos dashlets, el Desglose de tipo de archivo de sitio y Desglose de colaborador de sitio son fáciles de agregar a un sitio
cuando personaliza el panel del sitio.

Estos dashlets son interactivos, por lo que todos los miembros del sitio no solo pueden ver los dashlets, sino que pueden pasar el cursor
sobre ellos para ver más detalles, así como cambiar el intervalo de fechas en el dashlet de Desglose de colaborador de sitio.

Desglose de Tipo de Archivo del Sitio

Muestra un desglose detallado de todos los archivos almacenados en la biblioteca del sitio. Desplácese sobre una sección del gráfico de
desglose para ver más detalles.

Desglose de Colaborador del Sitio

Muestra un desglose de todos los miembros del sitio que aportan contenido a la biblioteca del sitio.

 Seleccione un período de tiempo para ver las contribuciones.

 Desplácese sobre una sección del gráfico de desglose para ver más detalles sobre un colaborador específico.
 Haga clic en una sección de la tabla para abrir ese perfil de usuario.

Hay más dashlets analíticos disponibles con el módulo Alfresco Analytics.

Eliminar un sitio

Elimine un sitio para moverlo y todo su contenido a su Papelera. Solo un Administrador del sitio puede eliminar un sitio.
1. Ingrese en un sitio.
2. Haga clic en el icono de configuración y a continuación, en Eliminar sitio.
3. Haga clic en para confirmar la eliminación.

El sitio seleccionado y todo su contenido se eliminan. Las funciones de miembro del sitio se almacenan en caso de que desee restaurar el
sitio. Cuando vacíe su Papelera, todos los detalles del sitio y el contenido, incluidos los roles de los miembros del sitio, se eliminan
permanentemente.

Nota: También puede eliminar sitios en el Buscador de sitios.

Administrar miembros del sitio

Los usuarios del sitio pueden ver fácilmente quién más es miembro del sitio, y los Administradores del sitio pueden editar las funciones de
los usuarios y eliminar un usuario del sitio.

Ingrese a un sitio y haga clic en Miembros del sitio para ver o buscar miembros del sitio.

 Usuarios: Utilice esta página para buscar un miembro del sitio o ver una lista de todos los miembros. Un Administrador de sitio puede
agregar usuarios, editar roles de usuario y eliminar miembros del sitio desde aquí.
 Grupos: Utilice esta página para buscar un grupo de sitios o ver una lista de todos los grupos. Un Administrador de sitio puede
agregar grupos al sitio, cambiar la función de un grupo y eliminar un grupo de sitios desde aquí.
 Pendiente: Utilice esta página para ver a los usuarios a quienes se les ha invitado o solicitado unirse al sitio. Puede cancelar
invitaciones aquí. Solo los Administradores de sitios ven la página Pendiente.

Nota: desde Alfresco Share versión 5.1 o posterior, las invitaciones solo se envían si su Administrador de Alfresco ha configurado
específicamente esta opción. A menos que lo tengan, los usuarios pueden acceder a un sitio tan pronto como los agregue un
Administrador del sitio.

Agregar usuarios a un sitio

Los Administradores del sitio pueden agregar usuarios rápidamente a un sitio. Puede agregar cualquier usuario, ya sea interno para su
organización o un usuario externo.

Nota: Los usuarios externos solo se pueden agregar si su Administrador de Alfresco ha habilitado el panel de usuarios externos. Ver:
http://docs.alfresco.com/community/tasks/share-enable-external-user.html.

1. Haga clic en el icono en el sitio al que desee agregar usuarios o haga clic en Agregar usuarios en el dashlet Miembros del sitio.

Consejo: También puede abrir la página Agregar usuarios directamente desde la página Miembros del sitio.

Importante: debe ser un Administrador de sitio para agregar un usuario.

2. Ingrese un término de búsqueda como un nombre de usuario y haga clic en Buscar.

Sugerencia: debe ingresar al menos un carácter. La búsqueda no es sensible a mayúsculas y minúsculas.

Nota: Si no ve ningún usuario, pruebe con un término de búsqueda diferente y verifique que su Administrador de Alfresco haya creado
usuarios.

3. Haga clic en Seleccionar para cada usuario que desee agregar.

4. Establezca la función de sitio para cada usuario o use Establecer todas las funciones para asignar la misma función a todos los
usuarios. Esto controla lo que el usuario puede hacer en el sitio.

Consejo: Consulte: http://docs.alfresco.com/community/references/permissions_share.html para obtener más información sobre los

roles del sitio.
5. Una vez que haya seleccionado las funciones de sitio para todos los usuarios que ha seleccionado, se activará el botón Agregar
usuarios.

6. Haga clic en Agregar usuarios, y aparece un mensaje que muestra la cantidad de usuarios que ha agregado. Todos estos usuarios
reciben una notificación por correo electrónico y ahora pueden usar el sitio. Puede continuar agregando más usuarios según sea
necesario.

Nota: Esta característica está deshabilitada si su instalación no es compatible con la invitación a nuevos usuarios. Hable con el
Administrador de su sistema para habilitar esta función con la propiedad notification.email.siteinvite. Consulte
http://docs.alfresco.com/community/concepts/email-outboundsmtp-props.html para obtener más información.

Aprobar usuarios para unirse a un sitio moderado

Cuando un usuario solicita unirse a un sitio moderado, la solicitud debe ser aprobada por un Administrador del sitio. Todos los
Administradores de un sitio recibirán un correo electrónico y se les otorgará una nueva tarea de aprobación cuando se realice una
solicitud para unirse al sitio. Cualquiera de los Administradores puede completar esta tarea.

1. Haga clic en Miembros del sitio y luego en Pendiente. Verá una lista de solicitudes pendientes para unirse al sitio.

Consejo: También puede hacer clic en Tareas y luego en Mis tareas para ir a la tarea de aprobación o acceder directamente desde el
correo electrónico de notificación que se envió.

Nota: También verá las invitaciones pendientes. Desde Alfresco One versión 5.1 o posterior, los usuarios se agregan a los sitios y las
invitaciones solo se envían si su Administrador de Alfresco ha configurado específicamente esta opción.

2. Haga clic en Aprobar, o haga clic en Ver para ver la tarea de aprobación en la que puede aprobar, rechazar y comentar la solicitud
para unirse. La tarea se borra de su lista de tareas y el usuario se agrega al sitio.

Agregar grupos a un sitio

Invitar a los usuarios de uno en uno a unirse a su sitio puede llevar mucho tiempo. Para ahorrar tiempo, puede agregar grupos de
usuarios completos.

1. Haga clic en el icono en el sitio al que desee agregar grupos o haga clic en Agregar usuarios en el dashlet Miembros del sitio.

Consejo: Puede abrir la página Agregar usuarios directamente desde la página Miembros del sitio.

Importante: debe ser un Administrador de sitio para agregar grupos.

2. Haga clic en Grupos y luego en Agregar grupos.

3. Ingrese un término de búsqueda como un nombre de grupo y haga clic en Buscar.

Sugerencia: debe ingresar al menos un carácter. La búsqueda no es sensible a mayúsculas y minúsculas.

4. Haga clic en Agregar para cada grupo que quiera agregar.

5. Establezca la función de sitio para cada grupo o use Establecer todas las funciones para asignar la misma función a todos los
grupos. Esto controla lo que los usuarios de los grupos pueden hacer en el sitio.

Consejo: Consulte http://docs.alfresco.com/community/references/permissions_share.html para obtener más información sobre los

roles del sitio.

Una vez que haya seleccionado las funciones de sitio para todos los grupos que ha seleccionado, se activará el botón Agregar
grupos.
6. Haga clic en Agregar grupos para agregar los grupos enumerados.

Aparece un mensaje que muestra la cantidad de grupos que ha agregado. Todos estos grupos ahora pueden usar el sitio. Puede
continuar agregando más grupos según sea necesario.

Nota: Puede hacer clic en Regresar a grupos de sitios para volver a la página Buscar grupos de sitios sin agregar ningún grupo.

Revisando los miembros del sitio

Use la función de búsqueda para encontrar un miembro del sitio en particular. También puede listar todos los miembros del sitio.

1. En un sitio, haga clic en Miembros del sitio, o Más y a continuación, Miembros del sitio si el sitio tiene características adicionales.

Consejo: También puede hacer clic en Grupos para ver grupos que son miembros del sitio.

2. Escriba el nombre completo o parcial de un usuario.

Consejo: deje el cuadro de búsqueda vacío para mostrar todos los miembros del sitio.

3. Haga clic en Buscar.

Revisión de grupos de sitios

Use la función de búsqueda para encontrar un miembro del sitio en particular. También puede listar todos los miembros del sitio.

1. En un sitio, haga clic en Miembros del sitio, o en Más y a continuación, Miembros del sitio si el sitio tiene características
adicionales.

2. Haga clic en Grupos.

3. Escriba el nombre completo o parcial de un grupo de sitios.

Consejo: deje el cuadro de búsqueda vacío para mostrar todos los miembros del sitio.

4. Haga clic en Buscar.

Cambiar un rol de sitio

Un Administrador de sitio puede modificar un rol de miembro o grupo para cambiar lo que puede hacer en un sitio.

1. En un sitio, haga clic en Miembros del sitio, o en Más y a continuación, Miembros del sitio si el sitio tiene características
adicionales.
2. Seleccione Usuarios o Grupos en el componente Miembros.
3. Busque el miembro o grupo de sitio cuya función desea cambiar.
4. Escriba un nombre completo o parcial, o deje el cuadro de búsqueda vacío para mostrar todos los miembros o grupos. La lista de
resultados incluye el rol asignado.
5. Haga clic en la función actual y seleccione una nueva función de la lista.

Convertirse en un Administrador del sitio

Si su cuenta es una cuenta de Administrador, puede hacerse un Administrador de sitio de cualquier sitio del que sea miembro.

Nota: Los usuarios que no son Administradores de Alfresco no tienen esta opción. Necesitan solicitar un cambio de rol de un
Administrador de sitio existente.

En un sitio, haga clic en y a continuación, Convertirse en Administrador del Sitio.

Ahora es un Administrador del sitio. Verá que tiene opciones adicionales disponibles cuando hace clic en .

Eliminar un miembro del sitio o grupo de sitio

Cuando elimina miembros o grupos de un sitio, ya no pueden acceder a él, pero si el sitio es público, pueden volver a unirse.

Nota: solo un Administrador de sitio puede eliminar miembros de un sitio.

1. En un sitio, haga clic en Miembros del sitio, o en Más y a continuación, Miembros del sitio si el sitio tiene características
adicionales.
2. Seleccione Usuarios o Grupos.
3. Busque el miembro o grupo del sitio que desea eliminar.
4. Escriba un nombre completo o parcial, o deje el cuadro de búsqueda vacío para mostrar todos los miembros o grupos.
5. Haga clic en Eliminar.

Administrar invitaciones pendientes

Un Administrador del sitio puede ver las invitaciones pendientes. Puede revocar una invitación hasta que el destinatario la acepte o la
rechace.

Nota: Si está utilizando Alfresco Share versión 5.1 o posterior, cuando un usuario se agrega a un sitio, puede usar el sitio inmediatamente
y no se envía ninguna invitación. En versiones anteriores de Share, los usuarios no se agregan a un sitio hasta que no aceptan la
invitación que se envía cuando se los invita a unirse al sitio.

Si recientemente ha actualizado a Alfresco Share 5.1 o posterior, aún puede administrar las invitaciones pendientes enviadas antes de la
actualización.

1. En un sitio, haga clic en Miembros del sitio, o en Más y a continuación, Miembros del sitio si el sitio tiene características
adicionales.
2. Haga clic en Pendiente.
3. Esta página enumera los usuarios que no respondieron a su invitación al sitio, así como a los usuarios que solicitaron unirse al sitio.
4. Use la función de búsqueda si necesita filtrar la lista.
5. Administre las invitaciones del sitio usando los botones a la derecha de cada usuario.
6. Puede hacer clic en Cancelar para revocar la invitación del usuario a este sitio.

Contenido

Una biblioteca de documentos del sitio es donde almacena y se administra el contenido, como documentos, imágenes y videos.

Puede cargar contenido para compartir y trabajar con otros miembros del sitio. Los usuarios pueden ver y trabajar en este contenido,
dependiendo de su configuración de permisos.

Las actividades de la biblioteca de documentos aparecen en el dashlet Contenido del sitio para que pueda ver de un vistazo el
contenido que se ha agregado y actualizado.

También puede almacenar contenido en las áreas Mis archivos y Archivos compartidos y en el Repositorio. Consulte
http://docs.alfresco.com/community/concepts/library-external.html para obtener más información.

La biblioteca de documentos

Acceda al sitio Biblioteca de documentos para ver y trabajar con el contenido en el sitio actual.

1. En un sitio, haga clic en Biblioteca de documentos para acceder a la biblioteca.

Nota: en cada sitio, los nombres de los componentes se pueden personalizar. Si el Administrador del sitio ha hecho esto, el enlace en
la barra de navegación podría tener una etiqueta que no sea Biblioteca de documentos.
 La lista de elementos ocupa la mayor parte de la página principal de la biblioteca. Puede filtrar la lista de elementos y navegar por la
biblioteca utilizando el panel del explorador en el lado izquierdo de la página.

2. Por defecto, los elementos se muestran en la Vista detallada. Haga clic en Opciones para seleccionar una vista diferente. Veala
sección: Opciones de Vista de Biblioteca para más detalles.

Nota: En el menú Opciones, también puede mostrar y ocultar carpetas, cambiar a vista de pantalla completa y configurar una fuente
RSS.

3. Utilice el menú de ordenación en la parte superior de la lista para cambiar los criterios utilizados para ordenar los elementos y haga
clic en el Ícono para alternar entre el orden de clasificación ascendente y descendente.

Nota: Las opciones de vista que seleccione (vista de biblioteca, orden de clasificación, selección de carpeta de ocultar / mostrar) son
específicas de su cuenta de usuario. Estas configuraciones se transfieren desde el sitio actual a todos los demás sitios que ve. Se
guardan entre sesiones y siguen siendo la vista preferida hasta que la modifique.

4. En las vistas de lista, coloque el cursor sobre un elemento de contenido para mostrar las acciones disponibles. Esto también muestra
el número de versión, que se establece en 1.0 cuando se carga un nuevo elemento a la biblioteca.

Nota: Si está usando Mac, puede parecer que no todas las acciones están disponibles. Esto se debe a que con Mac a veces las
barras de desplazamiento están ocultas. Para mostrar las barras de desplazamiento, vaya a Preferencias del Sistema > General y
seleccione “Mostrar siempre las barras de desplazamiento”.

En las otras vistas, haga clic en botón de información de un elemento para mostrar los detalles del elemento, la versión, las
acciones y las características sociales.

Explorando la biblioteca

Puede filtrar los elementos que ve en la biblioteca utilizando el panel del explorador en el lado izquierdo de la biblioteca. Esto puede
ayudarlo a ubicar elementos específicos en la biblioteca.

La lista de Documentos en el panel del explorador proporciona las siguientes vistas:

 Todos los documentos: Muestra todos los archivos en la biblioteca.

 Estoy editando: Muestra los archivos que actualmente ha desprotegido.
 Otros están editando: Muestra los archivos extraídos por otros miembros del sitio.
 Recientemente modificado: Muestra archivos modificados en los últimos siete días.
 Recientemente añadido: Muestra los archivos agregados a la biblioteca en los últimos siete días.
 Mis favoritos: Muestra los archivos que ha marcado como favoritos.

La sección Biblioteca muestra la estructura de la carpeta en una vista de árbol. El símbolo indica que una carpeta de biblioteca
contiene subcarpetas. Haga clic en una carpeta para expandirla o contraerla.

El árbol Categorías le permite filtrar los contenidos de la biblioteca por categoría. Haga clic en una categoría para expandir la rama; haga
clic de nuevo para colapsarla.

La lista de Etiquetas muestra las etiquetas actualmente asociadas con uno o más archivos. El número que sigue a la etiqueta le dice
cuántos archivos tienen esa etiqueta.

Consejo: Cuando filtre contenido usando la vista Etiquetas, los elementos tienen acciones adicionales: Buscar archivo y Ubicar carpeta
para mostrar la ubicación real del contenido en el árbol de la biblioteca.

La ruta de navegación sobre la lista de archivos muestra su posición actual en el árbol. Cada elemento de ruta de navegación es un
enlace para que pueda regresar fácilmente a cualquier parte de la ruta de navegación actual. Usted puede:
  Hacer clic en un enlace para regresar a la carpeta correspondiente.
 Hacer clic en para mostrar el contenido de la carpeta en un nivel más alto.
 Hacer clic en Opciones, luego Ocultar ruta de navegación / Mostrar ruta de navegación para ocultar / mostrar la ruta de
navegación.

Para cada contenido (carpetas y archivos) que ve en la Biblioteca de documentos, puede:

 Hacer clic en el nombre de un archivo para mostrar la pantalla de vista previa del archivo para esos archivos.
 Hacer clic en el nombre de una carpeta para ver su contenido. Puede ver su ubicación actual en la ruta de navegación.

Todos los archivos y carpetas tienen múltiples opciones que se muestran al pasar el cursor sobre ellos.

Opciones de vista de biblioteca

El menú Opciones en la Biblioteca de documentos le permite personalizar la forma de ver el contenido.

La vista predeterminada para la biblioteca es Vista detallada. Esta vista muestra los detalles básicos de cada archivo o carpeta, así
como una miniatura, descripción, etiquetas y funciones sociales (Favorito, Me gusta, Comentar y Compartir). La vista simple solo muestra
los detalles básicos.

Puede usar las otras opciones de visualización para obtener una representación más visual del contenido del sitio, o para ver el contenido
en un formato de tabla más básico.

En la parte inferior del menú Opciones, puede hacer clic para Establecer o Eliminar la vista actual como la vista predeterminada para
la carpeta en la que se encuentra.

En todas las opciones de visualización, simplemente haga clic en un nombre de archivo para abrir la pantalla de vista previa del archivo.
Haga clic en el nombre de una carpeta para abrir esa carpeta y ver sus contenidos.

Con Vista de medios y Vista de audio, verá información adicional sobre el archivo.

Si selecciona una de las vistas más ricas visualmente, la forma en que interactúa con el contenido cambia ligeramente. Aquí hay algunas
características útiles que encontrará en estas vistas.

 Cambiar el tamaño de las miniaturas: Use la barra de cambio de tamaño para agrandar y reducir las miniaturas.
Esto le permite elegir la cantidad de detalles que verá en la vista principal para que pueda escanear rápidamente muchas imágenes
más pequeñas o pre visualizar las más grandes sin necesidad de ver la página de detalles.
 Mostrar el panel de información: Haga clic en para mostrar los detalles del contenido y las acciones disponibles.
 Seleccionar contenido: Haga clic en la casilla de verificación de un elemento o carpeta para seleccionarlo. En la Vista de galería,
puede seleccionar varios elementos, en una sola tira de diapositivas.

En el menú Opciones también puede mostrar y ocultar carpetas o el rastro de navegación, cambiar a pantalla completa o vista de
ventana completa

Incluso puede configurar una fuente RSS para la carpeta. Consulte la sección: Suscribirse a una fuente RSS.

Agregar contenido

Usted crea el contenido del sitio al crear una estructura de carpetas organizadas y luego agregarle contenido. Hay dos formas de agregar
contenido a Alfresco Share: crear contenido nuevo o cargar contenido existente desde su computadora. Hay diferentes opciones
disponibles dependiendo de si está agregando archivos o agregando carpetas.
Agregar carpetas

Puede agregar carpetas desde fuera de Alfresco Share y crear nuevas carpetas dentro de un sitio. Hay tres formas de agregar carpetas:
crear carpetas, arrastrar y soltar carpetas, crear carpetas a partir de una plantilla.

Crear carpetas

La sección Biblioteca del panel del explorador muestra la estructura de carpetas para el sitio actual. Un nuevo sitio contiene solo una
carpeta llamada Documentos. Agregue nuevas carpetas aquí.

1. Elija dónde desea agregar una carpeta, ya sea utilizando el panel del explorador o haciendo clic en las carpetas de la lista de
archivos.
2. Haga clic en Crear y luego en Carpeta.
3. Ingrese un nombre para la carpeta. El nombre de la carpeta no admite los siguientes caracteres especiales: * " < > \ / . ? :y |. Cuando
el nombre contiene un carácter no permitido, el botón Guardar está desactivado. Nota: El nombre de la carpeta puede incluir un
período siempre que no sea el último carácter.
4. Agregue un título y una descripción para la carpeta.
5. Haga clic en Guardar.

Verá la nueva carpeta en el panel del explorador.

Arrastrar y soltar carpetas

Puede arrastrar y soltar carpetas directamente desde su computadora en Alfresco Share. Nota: Arrastrar y soltar no está disponible en
todos los navegadores, recomendamos usarlo con Google Chrome o Firefox.

Cuando suelta una carpeta, también se agregarán las subcarpetas o los archivos en la carpeta eliminada. Esto significa que puede
agregar conjuntos completos de archivos y carpetas y mantener su estructura.

Si existen carpetas vacías en la estructura de carpetas que carga, también se crearán. Nota: Los archivos Thumbs.db, desktop.ini y
DS_Store no se cargan, incluso si existen dentro de una carpeta que arrastra y suelta.

1. Elija dónde desea agregar una carpeta, ya sea utilizando el panel del explorador o haciendo clic en las carpetas de la lista de
archivos.
2. Haga clic en la carpeta en Windows Explorer, Apple Finder o en su escritorio. Mantenga presionado el botón del mouse mientras
arrastra la carpeta y luego déjelo ir para soltar la carpeta.

Consejo: Puede arrastrar y soltar carpetas en el nivel actual o directamente en otra carpeta. Se mostrará una flecha cuando los archivos
se coloquen correctamente sobre una carpeta para soltar. No puede arrastrar y soltar contenido directamente en las carpetas de Table,
Audio o Media views.

No puede cargar carpetas cuyos nombres contengan los siguientes caracteres especiales: * " < > \ / . ? :y |. Nota: El nombre de la carpeta
puede incluir un período siempre que no sea el último carácter.

Si suelta archivos o carpetas en una ubicación donde ya hay un archivo o una carpeta con ese nombre, se agregarán como otro archivo
con "-1" agregado a su nombre de archivo.

Crear carpetas a partir de una plantilla

Además de crear carpetas desde cero, también puede crear carpetas a partir de plantillas. Nota: Las plantillas solo están disponibles si su
administrador de Alfresco ha configurado algunas para usted.

1. Elija dónde desea agregar la carpeta. La lista de elementos muestra el contenido actual de la carpeta seleccionada. La carpeta que
cree se agregará aquí.
2. Haga clic en Crear y luego Crear carpeta de plantilla. Se mostrará una lista de plantillas disponibles.
3. Seleccione la plantilla.
Se agrega una nueva carpeta basada en la plantilla a la biblioteca de documentos. Si la plantilla contiene contenido y subcarpetas, estos
también se replicarán en la nueva carpeta.

Agregar archivos

Puede agregar ambos archivos existentes desde fuera de Alfresco Share y crear nuevos archivos dentro de un sitio.

Use la opción Cargar para cargar archivos existentes desde su computadora a la biblioteca. También puede arrastrar y soltar uno o más
archivos a la vista de la biblioteca, incluso a una carpeta en particular.

Consejo: en Vista detallada, puede arrastrar y soltar archivos en el nivel de biblioteca actual o directamente en una carpeta. Aparecerá
una flecha cuando los archivos estén ubicados correctamente sobre la carpeta que se va a colocar. En todas las demás vistas, solo
puede colocar los archivos en el nivel de biblioteca actual. Entonces, si desea colocarlos en una carpeta específica, esa carpeta debe
estar abierta en la vista de la biblioteca.

El menú Crear proporciona opciones para crear diferentes tipos de contenido directamente en la biblioteca: documentos de texto plano,
HTML y XML, así como tres tipos de contenido de Google Docs (documentos, hojas de cálculo, presentaciones). También puedes crear
contenido a partir de una plantilla.

Subir archivos

Agregar archivos de su computadora a Alfresco Share es simple. Puede cargar un solo archivo o varios archivos a la vez. Puede cargar
archivos de dos maneras: arrastre y suelte archivos desde su computadora directamente en la biblioteca o haga clic en . Cuando
arrastra y suelta, un contorno azul resalta el punto de caída seleccionado.

Consejo: Puede arrastrar y soltar archivos en el nivel de biblioteca actual o directamente en una carpeta. Aparecerá una flecha cuando
los archivos estén ubicados correctamente sobre la carpeta en la que se va a colocar. No puede arrastrar y soltar contenido directamente
en las carpetas Table, Audio o Media views.

Nota: Internet Explorer 8 y 9 no admiten la funcionalidad de arrastrar y soltar. Si está utilizando uno de estos navegadores, debe hacer
clic en Cargar para agregar contenido.

1. Seleccione la carpeta en la biblioteca de documentos donde desea agregar su contenido. Cuando selecciona una carpeta en el panel
del explorador, la lista de elementos muestra el contenido actual de esa carpeta. Al usar la acción Cargar, los archivos que seleccione
se agregarán aquí.
2. Haga clic en .
3. Haga clic en Seleccionar archivos para cargar en el cuadro de diálogo Cargar archivos.
4. Busque y seleccione los archivos que desea cargar desde su computadora.

La biblioteca de documentos muestra el contenido cargado.

Este video muestra cómo agregar contenido. https://youtu.be/kunHUpLiQSA.

Crear archivos

Con la función Crear puede crear archivos de texto plano, HTML y XML directamente en Alfresco Share. También puede crear contenido
de Google Docs y crear contenido a partir de plantillas.

1. Seleccione la carpeta donde desea agregar el contenido. La lista de archivos muestra el contenido actual de la carpeta seleccionada.
El contenido que cree se agregará aquí.
2. Haga clic en Crear y luego seleccione el tipo de archivo que desea crear. Nota: Para crear contenido a partir de una plantilla, haga clic
en Crear documento a partir de plantilla y seleccione de la lista de plantillas puestas a disposición por su administrador. Se crea un
nuevo archivo con el mismo nombre que la plantilla. Puede cambiar el nombre del nuevo archivo y editar el contenido predeterminado.
No se requieren otros pasos en esta tarea.
3. Ingrese un nombre para el contenido. El nombre no admite los siguientes caracteres especiales: * " < > \ / . ? :y |. Cuando el nombre
contiene un carácter no permitido, el botón Crear está desactivado. Nota: El nombre puede incluir un período siempre que no sea el
último carácter. Esto le permite añadir una extensión (por ejemplo, .txt, .html, o .xml) si lo desea, aunque no es necesario.
4. Agregue un título y una descripción para el archivo.
5. Agregue el contenido del archivo en el cuadro Contenido. Para los documentos HTML puede usar las opciones de formato
adicionales, y para los documentos XML puede incluir cualquier etiquetado XML requerido. Para los documentos HTML, también
puede arrastrar la esquina inferior derecha para cambiar el tamaño del editor de texto.
6. Haga clic en Crear.

El archivo se guarda en Alfresco Share y se muestra en la pantalla de vista previa del archivo.

Crear archivos de Google Docs

Puede crear fácilmente documentos, hojas de cálculo y presentaciones de Google Docs desde Alfresco Share. Los archivos que edita se
almacenan temporalmente en Google Docs, luego se eliminan de Google Docs una vez que se han vuelto a marcar en Compartir.

1. Seleccione la carpeta donde desea agregar el contenido. La lista de archivos muestra el contenido actual de la carpeta seleccionada.
El contenido que cree se agregará aquí. Puede crear nuevas carpetas según sea necesario.
2. Haga clic en Crear y seleccione el tipo de archivo de Google Docs que desea crear. Importante: la primera vez que accede a Google
Docs debe autorizar que Share use su cuenta. Si tiene un nombre de usuario de Google en su perfil de Alfresco Share, se usará como
la cuenta predeterminada. Después de responder a las solicitudes, un mensaje le informa que la autorización fue exitosa.
Compartir almacena su información de cuenta de Google Docs. Tendrá que autorizar Compartir cada sesión, pero no tendrá que
volver a ingresar sus credenciales cada vez.
Si su navegador le pide que permita ventanas emergentes para Google Docs, siga adelante y hágalo. Si está utilizando Safari, no
podrá usar Google Docs hasta que active todas las ventanas emergentes en la configuración, por lo que, por razones de seguridad,
es posible que prefiera utilizar un navegador diferente.
Google Docs se abre con la funcionalidad estándar de Google Docs disponible, que incluye el menú, la barra de herramientas y las
funciones para agregar comentarios y compartir.
3. Haga clic en el título predeterminado para cambiar el nombre del archivo. En el cuadro de diálogo Cambiar nombre de documento,
ingrese un nombre y haga clic en Aceptar. Nota: También puede cambiar el nombre del archivo en Compartir.
4. Cree su contenido. El archivo se guarda en Google Docs y se bloquea en Alfresco hasta que lo hayas registrado.
5. Cuando termine, cierre la pestaña del navegador de Google Docs. En Compartir, verá que el archivo muestra el Ícono de metadatos
de geolocalización para mostrar que está abierto en Google Docs.
6. En Compartir, haga clic en Más y luego en Buscar en Google Doc.

Este video muestra cómo crear contenido: https://youtu.be/mIYaQ9PtX9M.

Crear archivos a partir de una plantilla

Además de crear archivos desde cero, también puede crear archivos a partir de plantillas. Nota: Las plantillas solo están disponibles si su
Administrador de Alfresco ha configurado algunas para usted.

1. Seleccione la carpeta donde desea agregar el contenido. La lista de archivos muestra el contenido actual de la carpeta seleccionada.
Los archivos que cree se agregarán aquí.
2. Haga clic en Crear y luego Crear documento desde plantilla. Se mostrará una lista de plantillas disponibles.
3. Seleccione la plantilla.

Se agrega un nuevo archivo basado en la plantilla a la biblioteca de documentos.

Ver contenido

Para ver más de cerca un archivo o carpeta sin descargarlo, puede verlo en la pantalla de vista previa del archivo. Esto le brinda más
detalles, una vista previa y acceso a funciones sociales, acciones y el historial de versiones.
Ver detalles de la carpeta

Vea la página de detalles de una carpeta para ver cómodamente toda la información y las acciones en un solo lugar.

1. Desplácese sobre una carpeta en la lista de archivos en la biblioteca de documentos. Importante: asegúrese de no haber
seleccionado Ocultar carpetas en el menú Opciones.
2. Haga clic en Ver detalles .

La página Detalles de la carpeta muestra toda la información de la carpeta, incluidas las propiedades y permisos. Esta página incluye
funciones sociales y acciones de carpetas.

Haga clic en la carpeta en el rastro de navegación en la parte superior de la pantalla para regresar a la lista de elementos para esa
carpeta.

Ver un archivo

Puede obtener una vista previa de los archivos haciendo clic en la miniatura o el nombre en la biblioteca de documentos. Todos los
detalles del archivo y las acciones están disponibles en esta pantalla. La pantalla de vista previa se divide en cuatro secciones:

 Información y opciones: La información incluye la ubicación y el nombre del archivo, el número de versión, el usuario que modificó por
última vez el archivo y la fecha / hora de la modificación. Un icono a la izquierda de estos muestra el tipo de archivo. Sobre esta
información hay un enlace para regresar a la biblioteca de documentos. Con las opciones puede:

 Hacer clic en para descargar el archivo.

 Hacer clic en para dejar constancia del gusto por un archivo. Puede hacer clic de nuevo para desmarcarlo.
 Hacer clic en para hacer un archivo preferido. Puede hacer clic de nuevo para desmarcarlo.
 Hacer clic en para comentar un archivo. Cuando haya ingresado su comentario, haga clic en Agregar comentario.
 Hacer clic en para compartir un archivo. Puede copiar un enlace o compartirlo directamente en las redes sociales.

 Avance: Las opciones de vista previa dependen del tipo de archivo que previsualiza. Una vista previa de video tiene controles de
reproducción de video estándar. Cuando obtiene una vista previa de Microsoft Office, PDF u otro tipo de archivo basado en texto (no
una imagen o video), puede acercar y alejar, hacer clic en Maximizar para ver una vista previa más grande y desplazarse entre
páginas de archivos de varias páginas.

Consejo: El nivel de zoom y el número de página actual se guardan para la próxima vez que obtenga una vista previa de este
elemento. También puede:

 Descargar el archivo en su formato original o como PDF.

 Haga clic en para compartir un enlace al archivo, e incluso seleccione para vincular a la página actual.
 Haga clic en para buscar texto dentro del archivo.

 Comentarios: Los comentarios están debajo de la vista previa. Aquí puede agregar un comentario, así como editar y eliminar
comentarios que haya agregado. Nota: No puede agregar un comentario si tiene niveles de permiso de Consumidor para el sitio. La
lista de comentarios muestra los 10 comentarios más recientes. Haga clic en anterior (<<) y siguiente (>>) para ver más
comentarios.

 Lista de acciones y detalles: Las acciones y los detalles se agrupan en secciones que se pueden expandir y contraer. Consejo: Las
opciones de visualización se guardan para la próxima vez que obtenga una vista previa de este archivo.

 Acciones de documento: todas las acciones disponibles para el archivo.

  Etiquetas - Etiquetas asociadas con el artículo. Haga clic en para mostrar la página Editar propiedades. En esta página,
haga clic en Seleccionar debajo de la etiqueta Etiquetas para editar las etiquetas. Puede agregar y eliminar etiquetas
existentes, y crear nuevas etiquetas.
 Compartir: seleccione y copie este enlace para compartirlo con otros.
 Propiedades: haga clic en para editar las propiedades del archivo.
 Permisos: haga clic en para editar los permisos para este archivo.
 Flujos de trabajo: muestra las tareas en las que se incluye este archivo. Se muestra la imagen de perfil del usuario que inició la
tarea y el tipo de tarea. Haga clic en para comenzar una nueva tarea para este archivo y haga clic en una descripción de la
tarea para ver la tarea.
 Historial de versiones: muestra versiones anteriores. Haga clic en para cargar una nueva versión, en para reemplazar la
versión actual con una versión anterior, en para descargar una versión anterior o en para ver las propiedades de la
versión anterior.

Este video muestra cómo ver un archivo: https://youtu.be/rDi5onxd4Ec.

Ver un archivo en un navegador

Si bien la función de vista previa le permite ver un archivo en Alfresco Share, también tiene la opción de verlo en su navegador
predeterminado.

1. Desplácese sobre un archivo en la Biblioteca de documentos.

2. Haga clic en Ver en el navegador.

Se abre una nueva ventana del navegador que muestra el archivo seleccionado. Para algunos tipos de archivos, como los documentos
de Microsoft Office, Share inicia el archivo en su programa asociado.

Ver un archivo en Google Maps

Cuando un archivo tiene datos de geolocalización adjuntos, puede ver la ubicación del archivo en Google Maps directamente desde
Alfresco Share.

1. Desplácese sobre un archivo que tenga el icono de metadatos de geolocalización disponible .

2. Haga clic en Más y luego en Ver en Google Maps.

La ubicación adjunta al archivo se muestra en Google Maps, junto con una vista previa del archivo y un resumen de los datos de
geolocalización.

Trabajar con archivos y carpetas

Una vez que los archivos se agregan a un sitio, los miembros del sitio pueden acceder y trabajar con ellos. Además de agregar más
archivos, los miembros pueden ver, descargar, editar y eliminar archivos.

Editar archivos

Hay varias formas de editar contenido. Estas opciones están disponibles siempre que sea adecuado para un tipo de archivo.

 Editar archivos sin conexión: Cuando edita un archivo fuera de línea, se descarga a su computadora y se bloquea en la biblioteca,
para que otros usuarios no puedan sobrescribirlo mientras realiza los cambios sin conexión.

1. Desplácese sobre un archivo y haga clic en Más y luego en Sin conexión. Las indicaciones que siguen varían entre los
navegadores.
2. Siga las indicaciones. Cuando se le pida que abra o guarde el archivo, guárdelo en su computadora. Nota: Dependiendo de la
configuración de su navegador, el archivo puede guardarse automáticamente en una ubicación predeterminada en su
computadora. El archivo se agrega a la vista Estoy editando (en el lado izquierdo de la biblioteca). El archivo original aún se
 encuentra en su ubicación original en la biblioteca. Un icono indica a los usuarios que el archivo está bloqueado por usted para
editarlo.
3. Ahora puede abrir y editar la versión que ha descargado.
4. Cuando haya terminado, haga clic en Cargar nueva versión para cargar la versión editada en Alfresco Share.
5. Puede hacer clic en Cancelar edición para desbloquear el archivo sin realizar cambios.

 Editar archivos en Alfresco Share: Puede editar archivos de texto plano, HTML y XML directamente en Alfresco Share. Nota: Esta
acción también está disponible para archivos configurados con el aspecto Editable en línea.

1. Desplácese sobre un archivo y haga clic en Más y luego en Editar en Alfresco Share. Aparece la página Editar contenido.
2. Edite los detalles del archivo y el contenido según sea necesario. El nombre no admite los siguientes caracteres especiales: * " <
> \ / . ? :y |. Cuando el nombre contiene un carácter no permitido, el botón Guardar está desactivado. Nota: El nombre de la
carpeta puede incluir un período siempre que no sea el último carácter. Esto le permite agregar una extensión (por ejemplo, .txt,
.html, o .xml).
3. Haga clic en Guardar.

 Edición de archivos en Microsoft Office: Puede editar archivos de Microsoft Office directamente desde Alfresco Share. Cuando edite
un archivo, se bloqueará en Share hasta que termine de editarlo. Importante: si está trabajando en Mac, asegúrese de haber
actualizado la última versión de Microsoft Office. Si tiene una versión anterior instalada, puede tener problemas para abrir
documentos.

1. Pase el ratón sobre un archivo y haga clic en Más y luego en Editar en Microsoft Office. Un mensaje le pide que se asegure de
que puede confiar en el contenido. El archivo se abre en una ventana separada. En Share, el archivo se mostrará como
bloqueado. Nota: Puede obtener otra solicitud para ingresar sus detalles de inicio de sesión de Share y Habilitar edición.
2. Ahora puede editar el archivo. El número de versión menor en Share se actualiza cada vez que guarda el archivo. Todas las
funciones estándar de Microsoft Office están disponibles.
3. Cuando termine, guarde y cierre el archivo.

Si Editar en Microsoft Office no está disponible, verifique que:

 Usted tiene el permiso del sitio para editar el archivo. Los consumidores solo pueden ver un archivo.
 Estás usando Plataformas Compatibles (http://docs.alfresco.com/community/concepts/supported-platforms-ACS.html).

 Edición de archivos en Google Docs: La acción Editar en Google Docs está disponible para cualquier archivo que se pueda editar en
Google Docs. Se admiten formatos comunes de documentos, presentaciones y hojas de cálculo. Los archivos que edita se almacenan
temporalmente en Google Docs, luego se eliminan de Google Docs una vez que se han vuelto a incorporar a Alfresco Share.

1. Pase el ratón sobre el archivo y haga clic en Más y luego en Editar en Google Docs. Si se le solicita, autorice a Share para
acceder a su cuenta de Google Docs. Si tiene un nombre de usuario de Google en su perfil de Alfresco Share, se usará como la
cuenta predeterminada. Consejo: Si su navegador le pide que permita ventanas emergentes para Google Docs, siga adelante y
hágalo. Si está utilizando Safari, no podrá usar Google Docs hasta que active todas las ventanas emergentes en la
configuración, por lo que, por razones de seguridad, es posible que prefiera utilizar un navegador diferente. Nota: Si
anteriormente bloqueó el archivo para editarlo y está volviendo a él, tendrá la acción Reanudar edición en Google Docs.
2. El archivo se abre en Google Docs en una nueva pestaña del navegador. Está bloqueado en Share para que otros usuarios no
puedan editarlo mientras trabajas en él. El archivo permanece bloqueado hasta que descarte o guarde sus cambios.
3. Edita el contenido.
4. Cuando termine, cierre la pestaña del navegador de Google Docs. En Alfresco Share verá que el archivo muestra el Ícono de
metadatos de geolocalización para mostrar que está abierto en Google Docs.
5. En Alfresco Share, haga clic en Más y luego en Buscar en Google Doc. También puede seleccionar Reanudar edición en
Google Docs para continuar con la edición y Cancelar edición en Google Docs para descartar la sesión de edición y cualquier
cambio realizado.
 6. En el cuadro de diálogo Información de la versión, indique si la revisión es mayor o menor, luego agregue cualquier
información que pueda ser relevante para las actualizaciones que haya realizado.
7. Haga clic en Aceptar. Esto guarda el archivo en Alfresco Share y desbloquea el archivo.

Consejo: Consulte las preguntas frecuentes de Google Docs para obtener más información sobre cómo trabajar con Google
Docs. Este video muestra cómo editar archivos en Google Docs: https://youtu.be/H3r1MqucwX0.

 Compartir archivos de Google Docs: Puede compartir archivos de Google Docs mientras los está editando para que varios usuarios
puedan trabajar con un documento al mismo tiempo.

1. Pase el ratón sobre un archivo y haga clic en Más y luego en Editar en Google Docs, o seleccione esta opción en la pantalla de
vista previa de archivos. Si se le solicita, autorice a Alfresco Share para que acceda a su cuenta de Google Docs. Nota: Si
anteriormente bloqueó este archivo para editarlo y está regresando a él, haga clic en la acción Reanudar edición en Google
Docs.
2. El archivo se abre en Google Docs. Se bloqueará en Share para que otros usuarios no puedan editarlo mientras trabaja en él. El
archivo permanece bloqueado hasta que descarte o guarde sus cambios.
3. Haga clic en Compartir.
4. Escriba las direcciones de correo electrónico de las personas con las que desea compartir en el cuadro de texto debajo de
"Agregar personas". Puede agregar una sola persona, una lista de correo o elegir entre sus contactos.
5. Elija el nivel de acceso desde el menú al lado de cada colaborador: puede ver, puede comentar o puede editar.
6. Haga clic en Listo. Todos los usuarios con los que haya compartido el documento recibirán un correo electrónico con un enlace
al archivo. Cuando hagan clic en el enlace, podrán ver y editar el archivo mientras estás en la sesión de edición. Cuando guarde
el archivo nuevamente en Share o descarte los cambios, no podrán editarlo más hasta que repita los pasos anteriores.
7. Cuando haya terminado de editar, cierre las pestañas de Google Drive y, en su sesión de edición de Share, haga clic en
Guardar.

Si tiene problemas para trabajar con archivos en Google Docs, eche un vistazo a la lista para ver si hay alguna forma de resolver el
problema:

o Se muestra un error al usar Google Docs en Internet Explorer (IE): Google Drive / Google Editor solo son compatibles con las
dos versiones más recientes de IE (11 y 10). Todas las demás versiones verán un mensaje que indica que su navegador está
desactualizado. (Lo mismo se aplica a Safari (no compatible con Windows), Firefox y Google Chrome: solo se admiten las
dos últimas versiones).
o ¿El botón Compartir ya está disponible en Google Docs? El botón Compartir es completamente funcional.
o Se muestra una pantalla en blanco o una advertencia de que necesita permiso para acceder a un elemento: Puede haber un
conflicto entre las credenciales de Google OAuth establecidas en su cuenta de Alfresco Share y aquellas con las que intentó
abrir el documento o con las que actualmente inició sesión en Google. Salga de su cuenta de Google y vuelva a iniciar sesión
en la cuenta original utilizada para editar el documento.
o Su documento será "degradado": Cuando intenta editar un documento que se puede importar a Google Docs, pero Google
no le permite exportarlo en el mismo formato, aparece un mensaje que indica que su documento se degradará. Esto debería
decir "actualizado" en lugar de “degradado”.
o Los documentos descartados o guardados en Alfresco Share siguen visibles en Google Drive: Google ha realizado mejoras
para que esto ya no sea un problema.
o La opción Editar en Google Docs no está disponible: En algunas circunstancias, la opción Editar en Google Docs no está
disponible. Por ejemplo, cuando intente editar documentos u hojas de cálculo de más de 2 MB y presentaciones de más de
50 MB, o el tipo de archivo no se admite para la edición. No verá la opción cuando no tenga permiso de escritura para el
documento. La opción Editar en Google Docs tampoco está disponible cuando se usa IE8.
o Las hojas de cálculo de Google Docs parecen estar truncadas: Al crear una hoja de cálculo en Google Docs y luego
guardarla en Alfresco Share, al editarla nuevamente en Google, las filas y columnas pueden aparecer truncadas. La hoja de
cálculo sigue siendo completamente funcional y puede agregar nuevas filas y columnas en Google Docs. Si abre el
documento en Excel, verá que no hay problemas de truncamiento. El problema se debe a que Google optimizó los elementos
internos del archivo al mínimo para que se pueda transferir como un tamaño de archivo más pequeño.
 o ¿Por qué no se actualizó el título del documento después de revisar el documento? Existe un desfase entre el tiempo de
guardado del título y cuando está disponible a través de la API de Google. Por lo tanto, si guarda rápidamente el documento
después de cambiar el título, esto puede hacer que el título no se actualice en Alfresco Share cuando vuelva a verificar el
documento.
o Mensajes que dicen "algo salió mal... vuelva a cargar" y "lo siento, el archivo no existe": Cuando edita o visualiza un
documento de Google Docs de Alfresco Share, se almacena temporalmente en Google Docs. Si está registrado o la edición
se cancela en Share, esta versión temporal se elimina de Google Drive y ya no está disponible. Se puede acceder al archivo
desde Share.

 Edición de propiedades de archivos y carpetas: Edite los detalles básicos de una carpeta o archivo para cambiar su nombre,
descripción y etiquetas. Nota: Si la carpeta o archivo seleccionado tiene aplicado el aspecto Clasificable, habrá una opción adicional
de Categorías disponible.

1. Desplácese sobre un archivo o carpeta y haga clic en Editar propiedades. El cuadro de diálogo Editar propiedades muestra
los metadatos básicos para el elemento. El enlace Todas las propiedades en la esquina superior derecha mostrará el conjunto
completo de propiedades disponibles para el elemento.
2. Edite los detalles. El nombre no admite los siguientes caracteres especiales: * " < > \ / ? :y |. Nota: El nombre puede incluir un
período siempre que no sea el último carácter.
3. Haga clic en Seleccionar debajo de la etiqueta Etiquetas para editar las asociaciones de etiquetas. Puede agregar y eliminar
etiquetas existentes, y crear nuevas etiquetas. En la página Seleccionar, la columna de la izquierda muestra las etiquetas que
se usan en esta red. La columna de la derecha muestra las etiquetas ya asociadas a la carpeta o elemento.
3.1 Cree una nueva etiqueta: escriba el nombre de la etiqueta y haga clic en (o presione ENTER). Crea una etiqueta a la
vez. La etiqueta puede ser una sola palabra o una cadena de palabras.
3.2 Agregue una etiqueta existente: busque una etiqueta en la columna izquierda y haga clic en para asociarla con la
carpeta o artículo actual.
3.3 Elimine una etiqueta existente: encuentre una etiqueta en la columna derecha y haga clic en .
4. Haga clic en Aceptar para guardar los cambios. Consejo: Puede agregar, editar y eliminar etiquetas colocando el cursor sobre
las etiquetas existentes o la descripción Sin etiquetas en la biblioteca de documentos.
5. Haga clic en Guardar.

 Subiendo nuevas versiones: Puede cargar contenido desde su computadora para actualizar un archivo. Hacer esto en un archivo que
ha bloqueado actualiza el contenido y elimina el bloqueo al mismo tiempo. También puede hacer esto en un archivo desbloqueado
para actualizarlo sin descargarlo primero en su computadora.

1. Encuentre el archivo que desee actualizar. Nota: La vista Estoy editando muestra los archivos bloqueados por usted para
editarlos.
2. Desplácese sobre el archivo y haga clic en Más y luego en Subir nueva versión.
3. Haga clic en Seleccionar archivos para cargar en el cuadro de diálogo Actualizar archivo.
4. Busque y seleccione el archivo que desea cargar desde su computadora.
5. Indique si la revisión es menor o mayor.
6. En el cuadro Comentarios, agregue cualquier información relevante para la actualización.
7. Haga clic en Cargar.
8. Cuando la barra de progreso muestra que la carga está completa, haga clic en Aceptar.

La actualización de un archivo bloqueado lo desbloquea y lo elimina de la vista Estoy editando.

Descargar archivos

Puede descargar rápidamente archivos de Alfresco Share para tener una copia local. Importante: cuando selecciona un archivo
bloqueado, en realidad está descargando la última versión que se agregó a Share, que podría estar desactualizada. El usuario que lo
bloqueó para editar podría tener una versión más reciente fuera de Share.
 1. Desplácese sobre un archivo / carpeta y haga clic en Descargar / Descargar como Zip. Esto solicita que abra o guarde el
archivo. Según la configuración de su navegador, el archivo puede guardarse automáticamente en una ubicación
predeterminada en su computadora.
2. Guarde el archivo en su computadora. Consejo: También puede seleccionar múltiples archivos y / o carpetas y descargar como
Zip desde el menú de Elementos seleccionados. Si un tipo de archivo es Microsoft Office, PDF u otro basado en texto (no una
imagen o video), entonces también puede descargarlo en su formato original o como PDF en la pantalla de vista previa del
archivo.

Compartir archivos

Puede compartir fácilmente un archivo, incluso con personas que no tienen una cuenta de Alfresco Share. Al hacer clic en la acción
Compartir, se genera una URL que puede enviar por correo electrónico o publicar utilizando los sitios Web de redes sociales.

Las personas con acceso a la URL pueden ver el archivo. Aquellos con una cuenta de Share tienen la opción de iniciar sesión; aquellos
sin una cuenta pueden crear uno.

Esta opción está disponible en la vista detallada de la biblioteca de documentos y en la pantalla de vista previa del archivo. En las vistas
gráficas de la Biblioteca de documentos, haga clic en para ver la opción.

1. En la Biblioteca de documentos, encuentre el archivo que desea compartir. Solo se puede compartir archivos, no carpetas.
2. Haga clic en . Aparece una ventana que muestra la URL de este archivo. Consejo: La acción Ver le permite obtener una vista previa
del archivo para asegurarse de que sea el contenido que desea compartir.
3. Haga clic en el icono que representa la forma en que desea compartir el enlace. Nota: También puede copiar el enlace y pegarlo
donde desee, como un correo electrónico o documento. Cuando selecciona una opción para compartir, aparece una página para su
selección.
4. Complete los detalles en la página provista y comparta el enlace:
4.1 Correo electrónico: el asunto del correo electrónico y el cuerpo están pre-poblados para usted. Agregue un destinatario y edite el
mensaje según sea necesario, luego envíelo.
4.2 Facebook: escriba un comentario para publicar con el enlace y seleccione cómo desea compartirlo. Haz clic en Compartir
enlace.
4.3 Twitter: edite el mensaje según sea necesario y haga clic en Tweet.
4.4 Google+: escriba un comentario para publicar con el enlace y especifique con quién desea compartirlo. Haga clic en Compartir.

Consejo: si un tipo de archivo es Microsoft Office, PDF u otro basado en texto (no una imagen o video), también puede hacer clic sobre
en la vista previa del archivo para compartir un enlace al elemento, e incluso seleccionar para vincular a la página actual.

Cancelar un enlace compartido

Cuando ya no desee que su archivo compartido públicamente esté disponible, puede romper el enlace. Una vez que hace que el enlace
no sea válido, cualquiera que intente acceder a él no podrá acceder a la página pública.

1. Encuentra el archivo que compartiste previamente.

2. Haga clic en Compartido. Aparece la ventana que muestra la URL del elemento.
3. Haz clic en Dejar de compartir.

Aplicar aspectos

Puede usar aspectos para agregar funcionalidades, propiedades u opciones extra a los archivos. Alfresco Share le proporciona una lista
de aspectos predeterminados. Para obtener una lista detallada de los aspectos disponibles y lo que hacen, consulte:
http://docs.alfresco.com/community/concepts/aspect-about.html.

1. Seleccione un archivo para verlo en la pantalla de vista previa del archivo.

2. En la lista Acciones del documento, haga clic en Administrar aspectos. La página Aspectos se abre.
3. En la lista Disponible para agregar, haga clic en a los aspectos que desea agregar al archivo. Haga clic en para eliminar
cualquier aspecto existente de la lista Seleccionado actualmente.
4. Haga clic en Aplicar cambios.

Los aspectos seleccionados se aplican al archivo. Las propiedades adicionales agregadas al archivo se muestran en la pantalla de vista
previa del archivo. Puede editar estas propiedades usando Editar propiedades en Acciones de documento.

Administrar permisos de archivos y carpetas

Puede anular los permisos de sitio predeterminados para cualquier contenido que agregue a la biblioteca de documentos. Esto le permite
controlar lo que los miembros del sitio pueden ver y hacer con su contenido.

Cada usuario tiene una función asignada en el sitio - Administrador, Colaborador, Colaborador o Consumidor - y cada función tiene un
conjunto predeterminado de permisos. Esto controla las acciones que pueden realizar los miembros del sitio.

La función Administrar permisos va más allá de los permisos del sitio. Le permite anular la función del sitio de un usuario para un
elemento o carpeta de contenido en particular. Esto significa que puede otorgarle a un miembro del sitio más o menos acceso a contenido
específico en comparación con lo que puede hacer con otro contenido de la biblioteca.

Esto puede ser realmente útil para ocultar y restringir el contenido solo a un grupo de miembros del sitio.

Nota: recuerde mantener su contenido seguro. Si le da acceso a alguien a un archivo o carpeta, verá la ruta de acceso al mismo, incluso
cuando no tengan acceso a su carpeta principal.

Precaución: No otorgue permisos a usuarios que no sean miembros del sitio, ya que esto puede causar problemas con la biblioteca de
documentos.

1. Desplácese sobre un archivo / carpeta en la biblioteca y haga clic en Más y luego en Administrar permisos.
2. Administre los permisos heredados.
2.1 En se muestra que los permisos se heredan de la carpeta principal. Haga clic en este botón para ignorar los permisos
heredados.
2.2 En se muestra que los permisos no se heredan de la carpeta principal. Haga clic en este botón para heredar los permisos.
3. Administre los permisos locales:
3.1 Haga clic en Añadir usuario/grupo.
3.2 Busque el usuario para el que desea definir los permisos.
3.3 Haga clic en Buscar o presione ENTRAR. La búsqueda devuelve una lista de usuarios.
3.4 Haga clic en Agregar para colocar un usuario en la tabla Permisos establecidos localmente. Al usuario se le asigna el rol de
Consumidor.
3.5 Cambie el rol según sea necesario. Repita este paso para agregar más usuarios y establecer sus permisos para el mismo
contenido. Nota: Para revocar los permisos de un usuario, haga clic en Eliminar en la columna Acciones.
4. Haga clic en Guardar.

Convertirse en propietario del contenido

Puede apropiarse de los archivos y carpetas de otros usuarios.

Es posible que deba hacer esto si alguien que posee un archivo o una carpeta se ha ido de la empresa y debe asumir la responsabilidad
de ello.
Nota: debe ser un Administrador del sitio o tener permiso para eliminar un archivo o carpeta para convertirse en su propietario. Consulte:
http://docs.alfresco.com/community/references/permissions_share.html.

1. Haga clic en un archivo para abrir la vista previa del archivo. Consejo: Si se apropia de una carpeta que necesita pasar el puntero
sobre ella, seleccione Ver detalles.
2. Haga clic en Convertirse en propietario y seleccione Aceptar.

Ahora tiene todos los derechos de propiedad del archivo / carpeta.

Cambiar el tipo de contenido

Puede cambiar el tipo de contenido de un archivo de su valor predeterminado a uno más específico. Solo puede cambiar el tipo de
contenido si su Administrador de Alfresco ha configurado las propiedades de tipo de contenido para que pueda mejorar un archivo
dándole un tipo (por ejemplo, cambiar un documento estándar por un documento de política).

1. Haga clic en un archivo para verlo en la pantalla de vista previa del archivo.
2. En la lista Acciones del documento, haga clic en Cambiar tipo. Aparece el cuadro de diálogo Cambiar tipo.
3. Seleccione el tipo requerido. Nota: La lista Nuevo tipo está vacía hasta que los tipos sean definidos por un Administrador de Alfresco.
4. Haga clic en Aceptar.

Cuando le da a un archivo una propiedad de tipo, se muestra tanto en la pantalla de vista previa del archivo como en la pantalla Editar
propiedades del archivo.

Aplicando reglas a las carpetas

En la biblioteca, puede definir reglas de carpeta para administrar su contenido automáticamente. Puede encontrar muchas soluciones
creativas para asegurarse de que los procesos de contenido específicos estén automatizados, todo sin que tenga que hacer el trabajo
usted mismo.

Las reglas dictan cómo se administra el contenido que ingresa, sale o reside actualmente en una carpeta.

Hay tres partes en una regla de contenido:

o El evento que desencadena la regla.

o Las condiciones que el contenido tiene que cumplir.
o La acción realizada en el contenido.

Los eventos que pueden desencadenar una regla son:

o Un elemento de contenido llega a la carpeta.

o Un elemento de contenido sale de la carpeta (se mueve o elimina).
o Un elemento de contenido en la carpeta se modifica.

Aquí hay algunos ejemplos de cómo puede usar reglas para automatizar tareas repetitivas:

o Todos los archivos colocados en la carpeta Borradores están versionados.

o Todos los archivos colocados en la carpeta Borradores se vuelven parte de un flujo de trabajo simple.
o Todos los archivos colocados en la carpeta Completado que tienen la etiqueta final se moverán a la carpeta Archivado.
o Todos los archivos GIF colocados en la carpeta Imágenes se transformarán en archivos PNG.
o Todos los documentos de presentación colocados en la carpeta Publicada se transformarán en Flash y se copiarán en la
carpeta Activos.

Vea el siguiente video: https://youtu.be/lqvuGXsprq0.

Definir reglas para una carpeta

Use reglas de carpeta para administrar tus archivos automáticamente. Hay dos formas de definir reglas: crear sus propias reglas o
vincularlas con reglas ya creadas para una carpeta diferente.

Cuando define una regla, solo se aplica al nuevo contenido agregado a la carpeta. No se ven afectados los archivos que estaban en la
carpeta antes de que se definiera la regla. Puede aplicar manualmente las reglas de carpeta con la acción Ejecutar reglas.

Nota: incluso si la carpeta no tiene sus propias reglas, podría haber heredado reglas de una carpeta principal. Un mensaje en la página
Reglas le permite saber si este es el caso.

 Crear una regla: Puede crear reglas para una carpeta, de la misma manera que puede aplicar reglas a sus correos electrónicos.
Nota: Si una carpeta ya tiene reglas aplicadas (indicadas por el ícono), puede agregarle nuevas reglas agregando un conjunto de
reglas.

1. Desplácese sobre una carpeta sin reglas aplicadas y haga clic en Más y luego en Gestionar reglas.
2. Haga clic en Nueva regla.
3. Ingrese un nombre y una descripción (opcional) para la regla.
4. Seleccione cuándo se activará la regla:
o Se crean o entran elementos a esta carpeta: la regla se aplicará al contenido que se agrega a esta carpeta. Esto incluye
cualquier elemento que se copia, crea o carga en la carpeta.
o Se actualizan elementos: cuando se modifica un elemento de esta carpeta, se aplicará la regla.
o Se eliminan o salen elementos de esta carpeta: la regla se aplicará al contenido que se eliminó de la carpeta.
o Nota: Una regla puede tener más de un evento, condición y acción. Haga clic en + o - para agregar o eliminar filas.
5. Seleccione si la nueva regla se aplicará cuando se cumplan todos los criterios, a menos que se cumplan todos los criterios,
o ambos. Aquí hay 3 ejemplos de condiciones que puede aplicar para activar una regla:
o La regla se aplica si el título del elemento contiene la palabra 'urgente' (si se cumplen todos los criterios).
o La regla se aplica si el título del elemento no contiene la palabra 'urgente' (a menos que se cumplan todos los criterios).
o La regla se aplica si el título del elemento contiene la palabra 'urgente', a menos que el elemento se haya creado antes
de una fecha especificada (si se cumplen todos los criterios y a menos que se cumplan todos los criterios).
6. Seleccione los criterios para qué contenido se aplicará la regla, y recuerde que puede usar los íconos + y - para agregar y
eliminar criterios adicionales. Nota: Seleccionar Mostrar más en el menú de criterios le brinda propiedades adicionales para
elegir. Utilice las carpetas en la página Seleccionar propiedad para buscar propiedades, luego seleccione una propiedad a
la derecha de la página. Seleccionar Todos en el menú muestra las propiedades en todas las listas para la regla actual.
7. Seleccione la acción de regla que desea realizar cuando se cumplan las condiciones. Cuando haya seleccionado una
acción, deberá seleccionar otras opciones; por ejemplo, si selecciona copiar o mover elementos, haga clic en Seleccionar
para especificar dónde se copiarán o moverán los contenidos.
o Consejo: La opción Copiar solo copia los elementos en la carpeta, no los contenidos de las subcarpetas. Seleccione la
opción de Copia profunda si también desea copiar subcarpetas y sus contenidos.
o Nota: El ícono indica dónde falta la información requerida de su condición o acción.
8. Seleccione opciones adicionales:
o Deshabilitar regla: desactivar la regla.
o La regla se aplica a las subcarpetas: aplique la regla a esta carpeta y a todas sus subcarpetas.
o Regla de ejecución en segundo plano: Le permite continuar trabajando mientras se ejecuta la regla. También puede
seleccionar una acción para ejecutar si ocurre un error con la regla. Estas acciones son establecidas por su
Administrador de Alfresco.
9. Haga clic en Crear o en Crear y crear otra para guardar esta regla y comenzar a crear otra.

Este video muestra cómo crear una regla: https://youtu.be/lqvuGXsprq0.

 Acciones de regla: Cuando configura una regla en Alfresco Share, hay muchas acciones predeterminadas disponibles. Las acciones
seleccionadas se realizan en archivos que cumplen los criterios del evento y las condiciones que ha seleccionado. Las acciones no
se aplican a los archivos en las subcarpetas, a menos que la regla se aplica a la opción de subcarpetas se selecciona antes de que
se cree una regla.

Nota: Las acciones de reglas adicionales están disponibles con módulos como Alfresco Records Management, o si han sido
configurados por su Administrador de Alfresco.

Acción Qué hace la acción

Ejecutar script Ejecuta un script JavaScript personalizado desde la carpeta Diccionario de datos / Scripts. Hay varios
scripts de muestra disponibles. La lista puede variar según la configuración de Alfresco Comunitario para
su organización.
Copiar Crea copias de archivos en la ubicación que elijas. Seleccione la opción adicional de Copia Profunda si
desea también copiar subcarpetas y sus contenidos.
Mover Mueve todos los archivos y subcarpetas a la ubicación de su elección.
Registrarse Los archivos que están actualmente desprotegidos se registrarán. Por ejemplo, se registrarán antes de
ser movidos a otra carpeta. Seleccione Opciones para elegir si se registrarán como versiones menores o
principales.
Revisa Comprueba los archivos automáticamente, con una copia de trabajo creada en la ubicación que prefiera.
Enlace a categoría Vincula archivos o carpetas a una categoría de su elección, como una región o
clasificación. Consulte Etiquetado y categorización de contenido para obtener más información.
Añadir aspecto Agrega un aspecto de propiedad a los archivos, para otorgarle comportamientos o propiedades
adicionales. Consulte Acerca de los aspectos para obtener más información.
Quitar aspecto Elimina un aspecto de propiedad de los archivos para eliminar la funcionalidad o las
propiedades. Consulte Acerca de los aspectos para obtener más información.
Añadir flujo de trabajo sencillo Agrega archivos a un flujo de trabajo. Por defecto hay una tarea de aprobación.
También puede hacer clic para agregar una tarea de rechazo.
Nota: Puede hacer clic en Aprobar y Rechazar para cambiar el nombre de los pasos y seleccionar
una ubicación para copiar y mover los archivos aprobados / rechazados a ella.
Ver Tareas y flujos de trabajo para más.
Enviar email Cuando se agregan archivos y subcarpetas, puede seleccionar enviar notificaciones por correo
electrónico. Haga clic en Mensaje para seleccionar destinatarios y agregue el mensaje de su elección.
Transformar y copiar contenidos Cuando corresponda, agregue copias de archivos, en el formato de su elección, a otra ubicación. Por
ejemplo, puede generar una copia de un documento de Word en formato PDF en una carpeta diferente.
Transformar y copiar imagen Cuando corresponda, agregue copias de archivos de imagen, en el formato de su elección, a otra
ubicación. Por ejemplo, puede generar una copia de un archivo GIF en formato PNG en una carpeta
diferente.
Extrae campos de metadatos Los metadatos incrustados se extraen de los archivos y se agregan a las propiedades del archivo. Se
comunes admiten las propiedades de documentos de Microsoft Office, Libre Office y una cantidad de otros
formatos.
Importar Los archivos ZIP y ACP se desempaquetan automáticamente. Seleccione una ubicación donde se
colocarán los archivos desempaquetados.
Especializar tipo Cuando corresponda, cambia el tipo de contenido de un archivo. Por ejemplo, cambia un archivo estándar
en un documento de política y agrega los metadatos apropiados para ese tipo de
contenido. Consulte Cambiar el tipo de contenido para obtener más información.
Incrementar el contador Incrementa automáticamente el valor de una propiedad de número (entero). Esto generalmente solo será
utilizado por los administradores de Alfresco.
Establecer el valor de la propiedad Seleccione una propiedad y luego ingrese un valor predeterminado. Los archivos con esa propiedad lo
cambiarán al valor ingresado.
Incrustar propiedades como Incrusta propiedades de archivo directamente en el archivo binario como metadatos. La información
metadatos en el contenido contenida en esos archivos puede ayudar en la búsqueda y flujos de trabajo.

 Vincular a un conjunto de reglas existente: La opción Enlace a conjunto de reglas le permite reutilizar un conjunto de reglas
existente que ya está definido para otra carpeta. Nota: Si una carpeta ya tiene aplicadas reglas vinculadas (el icono indica las
reglas), puede vincularlas a reglas nuevas al vincularlas a un conjunto de reglas diferente.

1. Desplácese sobre una carpeta sin reglas aplicadas y haga clic en Más y luego en Administrar reglas.
2. Haga clic en Enlace al conjunto de reglas.
3. Encuentre la carpeta que quiere usar. Seleccione el sitio y luego seleccione una carpeta. Verifique las reglas enumeradas para
asegurarse de que está enlazando a la carpeta correcta. Nota: las ubicaciones para las que no tiene permiso de acceso están
deshabilitadas.
 4. Haga clic en Enlace. Nota: Puede hacer clic en Ver conjunto de reglas para ver los detalles de la regla o Cambiar para
seleccionar una regla diferente a la que enlazar.
5. Haga clic en Listo.

 Crear un flujo de trabajo simple: Puede configurar reglas para activar un flujo de trabajo simple que se compone de pasos de revisión
y aprobación. Cuando un elemento ingresa en una carpeta con este tipo de regla aplicada, tendrá acciones adicionales disponibles.

Configure la regla para especificar las acciones del usuario y el flujo del contenido entre las carpetas. También puede agregar
complejidad a un flujo de trabajo simple creando reglas para otras carpetas y pasando contenido de una ubicación a otra.

Por ejemplo, puede configurar reglas para crear un flujo de trabajo simple que administre el contenido de la siguiente manera:

o Los usuarios pueden aprobar el contenido agregado a la carpeta Borradores.

o En la aprobación, el contenido se mueve a una carpeta de Aprobación Pendiente.
o Los Gerentes pueden aprobar el contenido en esta carpeta.
o En la aprobación, el contenido se mueve a la carpeta Publicado. Si se rechaza el contenido, se vuelve a mover a Borradores.

Nota: Cuando crea una regla para una carpeta, se aplica a todos los elementos de contenido que se agregan a esa carpeta después
de la creación de la regla. Los elementos de contenido que residen en la carpeta antes de que se cree la regla no se ven afectados
por la regla. Sin embargo, puede usar las acciones Ejecutar reglas para garantizar que las nuevas reglas se apliquen al contenido
existente.

1. Desplácese sobre una carpeta sin reglas aplicadas y haga clic en Más y luego en Gestionar reglas.
2. Haga clic en Crear reglas.
3. Ingrese un nombre y una descripción (opcional) para la regla.
4. Seleccione cuándo se activará la regla:
o Se crean o entran elementos a esta carpeta: la regla se aplicará al contenido que se agrega a esta carpeta. Esto incluye
cualquier elemento que se copia, crea o carga en la carpeta.
o Se actualizan elementos: cuando se modifica un elemento de esta carpeta, se aplicará la regla.
o Se eliminan o salen elementos de esta carpeta: la regla se aplicará al contenido que se eliminó de la carpeta o se
eliminó.
o Nota: Una regla puede tener más de un evento, condición y acción. Haga clic en + o - para agregar o eliminar filas.
5. Seleccione si la regla se aplicará si se cumplen todos los criterios, a menos que se cumplan todos los criterios, o ambos. Aquí
hay 3 ejemplos de condiciones que puede aplicar para activar una regla:
o La regla se aplica si el título del elemento contiene la palabra 'urgente' (si se cumplen todos los criterios).
o La regla se aplica si el título del elemento no contiene la palabra 'urgente' (a menos que se cumplan todos los criterios).
o La regla se aplica si el título del elemento contiene la palabra 'urgente', a menos que el elemento se haya creado antes de
una fecha especificada (si se cumplen todos los criterios y a menos que se cumplan todos los criterios).
6. Seleccione los criterios para qué contenido se aplicará la regla, y recuerde que puede usar los íconos + y - para agregar y
eliminar criterios adicionales. Nota: Seleccionar Mostrar más en el menú de criterios le brinda propiedades adicionales para
elegir. Utilice las carpetas en la página Seleccionar propiedad para buscar propiedades, luego seleccione una propiedad a la
derecha de la página. Seleccionar Todo en el menú muestra las propiedades de todas las listas para la regla actual.
7. Seleccione Añadir flujo de trabajo sencillo como la acción.
8. Para incluir un paso de aprobación en el flujo de trabajo, haga clic en Aprobar y proporcione detalles.
o Ingrese una etiqueta de acción. Esto se mostrará como una nueva opción adicional disponible para contenido relevante. Si
no cambia la etiqueta, una nueva opción de Aprobar estará disponible para los artículos relevantes en esta carpeta.
o Seleccione entre copiar o mover el contenido aprobado y haga clic en Seleccionar para establecer dónde se va a copiar o
mover.
o Haga clic en Aceptar.
9. Para incluir un paso de rechazo en el flujo de trabajo, seleccione la casilla de verificación y haga clic en Rechazar, luego
proporcione detalles.
 o Ingrese una etiqueta de acción. Esto se mostrará como una nueva opción adicional disponible para contenido relevante. Si
no cambia la etiqueta, una nueva opción de Rechazo estará disponible para los artículos relevantes en esta carpeta.
o Seleccione entre copiar o mover el contenido rechazado y haga clic en Seleccionar para establecer dónde se va a copiar o
mover.
o Haga clic en Aceptar.
10. Seleccione opciones adicionales:
o Deshabilitar regla: desactivar la regla.
o Regla que se aplica a las subcarpetas: aplique la regla a esta carpeta y a todas sus subcarpetas.
o Ejecutar regla en segundo plano: Le permite continuar trabajando mientras se ejecuta la regla. También puede
seleccionar una acción para ejecutar si ocurre un error ejecutando la regla. Estas acciones son establecidas por su
Administrador de Alfresco.
11. Haga clic en Crear o en Crear y crear otra para guardar esta regla y comenzar a crear otra.

En la Biblioteca de documentos, el símbolo a la izquierda de un elemento indica que se le ha aplicado un flujo de trabajo simple.
Las acciones de aprobación y rechazo (con sus etiquetas definidas) aparecen en la lista de acciones para estos elementos.

Trabajar con un conjunto de reglas

Puede ver y mantener fácilmente las reglas individuales que conforman el conjunto de reglas. Puede agregar, editar y eliminar reglas,
desactivar una regla y cambiar el orden de ejecución. También puede ejecutar reglas manualmente.

Puede crear muchas reglas para formar un conjunto completo de reglas y luego aplicar múltiples reglas a las carpetas.

Cuando selecciona la acción Administrar reglas para una carpeta con reglas definidas, la página Reglas se divide en dos.

El lado izquierdo de la página enumera las reglas que componen el conjunto de reglas. Si la carpeta hereda reglas de una carpeta
principal, esas reglas aparecen aquí también. Las reglas se ejecutan en el orden en que aparecen en la lista. Las reglas heredadas
siempre se ejecutan primero.

Una marca de verificación a la izquierda de la regla significa que está activa.

Seleccionar una regla individual en esta lista muestra sus detalles en el lado derecho de la página.

Consulte: http://docs.alfresco.com/community/concepts/troubleshooting-type.html para obtener información sobre cómo resolver

problemas con las reglas.

 Agregar un conjunto de reglas: Un conjunto de reglas puede incluir cualquier número de reglas individuales, y puede agregar nuevas
reglas a una carpeta cuando lo necesite.

1. Desplácese sobre una carpeta con las reglas aplicadas (indicadas por el ícono ) y haga clic en Más y luego en Gestionar
reglas.
2. Haga clic en Nueva regla. En la página Nueva regla, puede agregar una nueva regla a un conjunto de reglas exactamente de
la misma manera que la primera vez que creó una regla, consulte la creación de una regla.

Después de crear la última regla, regrese a la página Reglas. Cualquier nueva regla creada se agrega al final del conjunto de reglas.

 Edición de una regla: Es posible que tenga que revisar sus reglas de vez en cuando y hacer algunos cambios para mantenerlas al
día. Si ya no quiere usar una regla específica, pero cree que podría necesitarla de nuevo en el futuro, puede desactivarla.

1. Desplácese sobre una carpeta con las reglas aplicadas (indicadas por el ícono ) y haga clic en Más y luego en Gestionar
reglas .
2. En el lado izquierdo de la página, haga clic en la regla que quiera editar. Nota: Esto se mostrará en el resumen de la regla en el
lado derecho de la página. No puede editar reglas enlazadas o heredadas aquí; eso tiene que hacerse en la carpeta donde
fueron creados.
 3. Haga clic en Editar.
4. Haga sus cambios. Puede editar cualquiera de los detalles de la regla: nombre, descripción, definición de regla y opciones.
5. Haga clic en Guardar.

 Eliminar una regla: Cuando una carpeta tiene aplicada una regla que ya no necesita, puede eliminar la regla individual.

1. Desplácese sobre una carpeta con las reglas aplicadas (indicadas por el ícono ) y haga clic en Más y luego en Gestionar
reglas.
2. En el lado izquierdo de la página, haz clic en la regla que desee eliminar.
3. Si desea usar la regla nuevamente, considere desactivarla en su lugar. Edite la regla para hacer eso. Nota: Aquí no puede
eliminar reglas enlazadas o heredadas; eso tiene que hacerse en la carpeta donde fueron creados.
4. Haga clic en Eliminar. Cuando se le pida que confirme la eliminación, haga clic en Eliminar.

 Reordenar las reglas en el conjunto de reglas: Como parte de la administración de su conjunto de reglas, puede elegir el orden en
que se ejecutan las reglas. Si su carpeta tiene reglas heredadas, esas siempre se ejecutan primero en el orden en que aparecen en
la lista. Cualquier regla marcada como inactiva simplemente se salta.

1. Desplácese sobre una carpeta con las reglas aplicadas (indicadas por el ícono ) y haga clic en Más y luego en Gestionar
reglas.
2. En el lado izquierdo de la página, arrastre y suelte las reglas al lugar deseado en la lista. Nota: Aquí no puede reordenar las
reglas vinculadas o heredadas; eso tiene que hacerse en la carpeta donde fueron creadas. Haga clic en Restablecer para
devolver el conjunto de reglas a su última orden guardada.
3. Haga clic en Guardar.

 Desactivar reglas heredadas: Si una carpeta hereda reglas de una carpeta principal, puede activarlas y desactivarlas fácilmente
según sea necesario. El encendido y apagado de reglas heredadas funciona en un nivel de carpeta individual, y no afectará a
ninguna otra carpeta.

1. Desplácese sobre una carpeta con las reglas aplicadas (indicadas por el ícono ) y haga clic en Más y luego en Gestionar
reglas.
2. Si una carpeta tiene reglas heredadas, estas se muestran en el lado izquierdo de la página.
3. Haga clic en Heredar reglas.

Se desactivan todas las reglas heredadas para la carpeta y se muestra Sin reglas heredadas. Puede hacer clic en No heredar
reglas para volver a activar las reglas heredadas para la carpeta.

 Reglas de ejecución manual: Cuando crea o edita un conjunto de reglas, las reglas no se aplican automáticamente a los elementos
de carpeta existentes. Puede ejecutar las reglas manualmente en cualquier momento para aplicarlas a todo el contenido. Solo los
artículos que cumplen con las condiciones se verán afectados.

1. Desplácese sobre una carpeta con las reglas aplicadas (indicadas por el ícono ) y haga clic en Más y luego en Administrar
reglas.
2. Haga clic en Ejecutar reglas.
3. Elija cómo desea ejecutar las reglas:
a. Ejecutar reglas para esta carpeta.
b. Ejecutar reglas para esta carpeta y sus subcarpetas.

Un mensaje le informa cuándo se han ejecutado las reglas.

Trabajar con reglas vinculadas

Cuando una carpeta tiene reglas vinculadas, hay menos opciones de edición que cuando tiene su propio conjunto de reglas. Puede
vincular a un conjunto de reglas diferente o puede romper el enlace por completo.

Cuando selecciona la acción Gestionar reglas para una carpeta con reglas vinculadas, la página Reglas muestra el nombre y la ruta de
la carpeta cuyo conjunto de reglas se referencia.

Nota: La carpeta también puede heredar reglas de una carpeta principal. Un mensaje te permite saber si este es el caso.

Los cambios al conjunto de reglas deben hacerse en la carpeta donde las reglas fueron definidas originalmente. Es fácil acceder a la
página de Reglas para la carpeta de origen: simplemente haga clic en Ver conjunto de reglas.

 Vinculación a un conjunto de reglas diferente: Si desea cambiar las reglas a las que está vinculado, puede vincular fácilmente a un
conjunto de reglas diferente.

1. Desplácese sobre una carpeta con las reglas aplicadas (indicadas por el ícono ) y haga clic en Más y luego en Gestionar
reglas.
2. Haga clic en Cambiar. Nota: Esta opción solo muestra si la carpeta tiene reglas vinculadas.
3. Seleccione el sitio y luego seleccione una carpeta.
4. Solo puede seleccionar ubicaciones para las que tiene permiso de acceso.
5. Haga clic en Enlace. Esto rompe el enlace al conjunto de reglas original y lo vincula con el nuevo.
6. Haga clic en Listo.

 Romper el enlace a un conjunto de reglas: Si ya no necesita sus reglas, romper el enlace está a solo un clic de distancia. Esto deja la
carpeta sin reglas.

1. Desplácese sobre una carpeta con las reglas aplicadas (indicadas por el ícono ) y haga clic en Más y luego en Gestionar
reglas.
2. Haga clic en Desvincular. Nota: Esta opción solo muestra si la carpeta tiene reglas vinculadas.

El enlace entre la carpeta actual y las reglas vinculadas ahora está roto.

Organizar contenido

Debe desear mantenerse al tanto de los cambios en la librería con diferentes personas creando carpetas y agregando archivos. Alfresco
Share tiene múltiples funciones disponibles para ayudarlo a mantener el contenido correctamente etiquetado, organizado y archivado.

Arrastrar y soltar contenido

La funcionalidad de arrastrar y soltar le permite mover contenido fácilmente por la biblioteca. Nota: No puede arrastrar y soltar contenido
en tablas, audio o vistas de medios.

1. En la biblioteca, haga clic en la miniatura del archivo o carpeta que desea mover. No suelte el botón del mouse. Cuando mueve una
carpeta, todo su contenido se mueve con ella.
2. Arrastre el contenido a su nueva ubicación. Puede ser una carpeta en el panel del explorador o en la ruta de navegación, o en otra
carpeta en la biblioteca. Nota: La carpeta de destino debe estar visible antes de realizar el movimiento. Cuando está posicionado
sobre la carpeta, ésta se resalta.
3. Suelte el botón del mouse para mover el contenido. Importante: Para mover varios archivos o carpetas a la vez, o para mover el
contenido a otra biblioteca del sitio, use la opción Elementos seleccionados y luego Mover a.

Para cargar una nueva versión de un archivo existente, necesita usar la opción Cargar nueva versión. Si arrastra y suelta un archivo
que tiene el mismo nombre que un archivo que ya está en la ubicación de colocación, se agregará como un nuevo archivo con "-1"
adjunto al nombre del archivo.
Mover contenido

Puede mover el contenido para reubicarlo en otra ubicación dentro de la biblioteca actual o en una biblioteca en un sitio diferente.

1. Desplácese sobre un archivo / carpeta en la biblioteca y haga clic en Más y luego en Mover a. Cuando mueve una carpeta, todo su
contenido se mueve con ella.
2. Desplácese sobre un archivo / carpeta y haga clic en Más y luego en Mover a. Cuando mueve una carpeta, todo su contenido se
mueve con ella. Sugerencia: en algunas vistas, deberá hacer clic en .
3. Elija el sitio y la carpeta donde desea colocar el contenido. Nota: solo puede mover contenido a sitios a los que tenga permiso de
acceso.
4. Haga clic en Mover.

Puede mover múltiples archivos / carpetas a la vez seleccionándolos y usando la opción Mover a en el menú de Elementos
seleccionados.

Copia de contenido

Puede copiar contenido entre ubicaciones, dentro de un sitio o en diferentes sitios.

1. Encuentra el archivo o la carpeta que deseas copiar. Cuando copia una carpeta, también copia sus contenidos.
2. Desplácese sobre un archivo / carpeta, haga clic en Más y haga clic en Copiar a. Sugerencia: en algunas vistas, deberá hacer clic en
. Nota: está copiando solo la versión actual. El historial de versiones y los comentarios no se trasladan con el contenido.
3. Elija el sitio y la carpeta donde desea colocar una copia del contenido. Nota: solo puede copiar contenido en sitios a los que tenga
permiso de acceso.
4. Haga clic en Copiar. Se crea una copia del contenido. Esto se considera un nuevo archivo, por lo que aparece como la versión 1.0,
con usted como creador.

Puede mover varios elementos a la vez seleccionándolos y usando la opción Mover a en el menú de Elementos seleccionados.

Crear enlaces a contenido

Puede crear enlaces a contenido entre ubicaciones de Alfresco, dentro de un sitio o en diferentes sitios. Esto es similar a copiar
contenido, pero en lugar de crear una copia nueva, crea un enlace al archivo existente.

1. Encuentre el archivo o la carpeta a la que desee crear un enlace.

2. Desplácese sobre un archivo / carpeta, haga clic en Más y haga clic en Copiar a. Sugerencia: en algunas vistas, deberá hacer clic en
.
3. Elija el sitio y la carpeta donde desea crear un enlace al contenido. Nota: solo puede crear enlaces en sitios a los que tenga permiso
de acceso.
4. Haga clic en Crear enlace.
5. Se crea un enlace al contenido. Los enlaces a otro contenido tienen "Enlace a" agregado a su nombre y están representados por los
íconos y . Cuando hace clic en un archivo o carpeta vinculada, o selecciona Localizar elemento vinculado, el archivo o
carpeta original se mostrará en su sitio original. Nota: puede colocar el cursor sobre un enlace y seleccionar Eliminar enlace para
eliminarlo

Precaución: Si está utilizando otra aplicación que no sea Alfresco Share para acceder al contenido, por ejemplo, Alfresco Desktop Sync,
es posible que los archivos vinculados no estén visibles.

Descomprimir contenido

Puede descomprimir archivos .ZIP y .ACP para agregar sus contenidos a una carpeta en Alfresco Share. Esto significa que no necesita
descargar un archivo ZIP para ver su contenido. Puede cargar rápidamente varios archivos al mismo tiempo en un archivo ZIP y luego
descomprimirlos en su ubicación preferida.

1. Haga clic en un archivo ZIP o ACP para abrir la vista previa del archivo.
2. Haga clic en Descomprimir en.
3. Elija el sitio y la carpeta donde desea descomprimir los archivos. Nota: solo puede descomprimir archivos en sitios a los que tenga
permiso de acceso.
4. Haga clic en Descomprimir. Los archivos se descomprimen y puede acceder a ellos en la carpeta que eligió para colocarlos. El
archivo ZIP todavía está disponible en su ubicación original. Nota: Si tiene un archivo comprimido que contiene varios miles de
archivos, puede llevar más de 10 segundos completarlo. Si este es el caso, es posible que vea un mensaje que dice que la operación
de descompresión no se pudo completar. Este mensaje se emite porque Share no ha recibido confirmación de que la operación de
descompresión se haya completado en 10 segundos. Compruebe la carpeta donde desea descomprimir los archivos, para ver si la
operación de descompresión se completó correctamente.

Consejo: Los administradores de Alfresco también pueden usar la herramienta de importación masiva para importar múltiples archivos.

Renombrar contenido

Puede cambiar rápidamente el nombre de archivos y carpetas.

1. Encuentre el archivo / carpeta al que desee cambiar de nombre.

2. Desplace el cursor sobre el nombre del contenido para mostrar el icono . Sugerencia: en algunas vistas, deberá hacer clic en el
icono .
3. Haga clic en este ícono para ingresar al modo de edición.
4. Cambie el nombre y haga clic en Guardar (o presione ENTRAR). Importante: No cambie ni elimine la extensión del nombre de
archivo.
5. El nombre actualizado se muestra en la lista de archivos.

Nota: También puede cambiar el nombre de un archivo o carpeta editando sus propiedades.

Etiquetado y categorización de contenido

Puede etiquetar y categorizar contenido similar o relacionado para que sea más fácil encontrar el contenido nuevamente.

Al hacer clic en una categoría o etiqueta en el panel del explorador, se muestra todo el contenido asociado con esa etiqueta o categoría.

Las etiquetas no están estructuradas y son útiles para las búsquedas, mientras que las categorías realmente te ayudan a estructurar la
organización de tu contenido.

Las etiquetas y las categorías son una forma de indexación social, y cuando se crea una etiqueta y una categoría, está disponible en
todos sus sitios y puede ser reutilizada por todos los usuarios.

Etiquetas

Cualquiera puede crear etiquetas y luego etiquetar el contenido con ellas. Puede etiquetar:

 Archivos y carpetas.
 Páginas Wiki.
 Publicaciones de blog.
 Temas de discusión.
 Eventos de calendario.
 Enlaces al sitio.

El etiquetado puede hacerse al crear contenido, o puede editar contenido existente para agregar o eliminar etiquetas. Puede crear sus
propias etiquetas o seleccionarlas a partir de una lista de etiquetas ya utilizadas en el sitio actual.

En la Biblioteca de documentos puede administrar etiquetas en la lista de elementos o editando las propiedades del contenido. En
todas las demás características del sitio, como las páginas wiki y los blogs, usted administra las etiquetas en la sección Etiquetas al
crear o editar contenido, de la siguiente manera:
  Agregar una nueva etiqueta: Escriba una etiqueta en el campo proporcionado y luego haga clic en Agregar. Para crear varias
etiquetas a la vez, separe cada etiqueta con un espacio. Para agregar una etiqueta de varias palabras, colóquela entre comillas
(por ejemplo, "material de borrador").

 Agregar una etiqueta existente: Haga clic en Elegir entre las etiquetas populares en este sitio para mostrar las etiquetas ya
utilizadas en el sitio actual, luego haga clic en la etiqueta que desea usar.

 Eliminar una etiqueta: En la lista de etiquetas asociadas, haga clic en para eliminar una etiqueta existente. Nota: Las listas de
datos no admiten el etiquetado. También puede buscar contenido usando etiquetas como el término de búsqueda.

Categorías

A diferencia de las etiquetas, que no están en una jerarquía y que cualquier persona puede crear, las categorías deben ser
administradas.

Un ejemplo de categorías sería tener Regiones como una categoría de nivel superior, luego subcategorías de África, Asia, Europa,
América Latina, América del Norte y Oceanía, luego otras subcategorías de cada uno de sus países.

Las categorías solo se pueden asociar con elementos y carpetas de la biblioteca. El contenido debe estar habilitado para la
categorización antes de que pueda agregarlo a una categoría. Consulte http://docs.alfresco.com/community/tasks/library-item-manage-
aspects.html.

Etiquetar contenido

Para facilitar la búsqueda de contenido, puede crear y administrar etiquetas para archivos y carpetas en la biblioteca de documentos.

1. En la biblioteca, encuentre el contenido que desea etiquetar.

2. Desplace el cursor sobre una etiqueta para mostrar el icono de etiqueta o, si el contenido no tiene ninguna etiqueta, desplace el
cursor sobre la etiqueta Sin etiquetas. Sugerencia: en algunas vistas, esta opción no está disponible o deberá hacer clic en .
3. Haga clic en .
4. Cree y administre las etiquetas:
4.1 Nueva etiqueta: escribe el nombre de la etiqueta; puede ser una o más palabras. Presione ENTER. Sugerencia: una lista de
posibles coincidencias podría aparecer a medida que escribe. Estas son etiquetas ya utilizadas en este sitio. Puede seleccionar
una etiqueta de esta lista para agregarla.
4.2 Editar una etiqueta existente: haga clic en una etiqueta para ingresar al modo de edición. Cambie el nombre de la etiqueta y
presione ENTER.
4.3 Eliminar una etiqueta: haga clic en la X a la derecha de una etiqueta para eliminarla.
5. Haga clic en Guardar.

Cuando hace clic en una etiqueta, ya sea junto al contenido en la biblioteca de documentos o en el panel del explorador, todo el
contenido con esa etiqueta se muestra en la Biblioteca de documentos.

También puede buscar contenido usando etiquetas como el término de búsqueda.

Categorizar contenido

Puede categorizar archivos y carpetas para agrupar contenido similar en categorías predefinidas.

1. Desplácese sobre el contenido que desea categorizar. Nota: solo puede categorizar el contenido que tiene la etiqueta Sin
Categorías o muestre las categorías existentes. Consulte http://docs.alfresco.com/community/tasks/library-item-manage-
aspects.html para obtener más detalles sobre cómo habilitar el contenido para que sea categorizable con el aspecto clasificable.
2. Haga clic en Editar propiedades.
3. Haga clic en la opción Seleccionar categorías. Las categorías disponibles se muestran. Puede hacer clic en una categoría para
mostrar cualquier subcategoría. Las categorías están disponibles para su uso en todos los sitios y por todos los usuarios.
4. Haga clic en el símbolo + junto a cada categoría que desee agregar. Puede categorizar archivos usando categorías principales y sus
subcategorías.
5. Haga clic en Aceptar.
6. Haga clic en Guardar.

Cuando hace clic en una categoría, ya sea junto al contenido de la biblioteca de documentos o en el panel del explorador, todo el
contenido de esa categoría se muestra en la biblioteca de documentos.

Marcar su contenido favorito

Use la acción Favorito para marcar el contenido de la biblioteca a la que accede con frecuencia. Esto agrega el archivo o la carpeta a la
vista Mis Favoritos en el panel del explorador donde puede encontrarlo fácilmente.

Puede marcar tanto archivos como carpetas. Sugerencia: en algunas vistas, esta opción no está disponible o deberá hacer clic en .

1. En la biblioteca, encuentre el contenido que desea marcar como favorito.

2. Haga clic en .

Verás que el ícono cambia. Nota: haga clic en el ícono Favorito nuevamente si desea eliminar el contenido de su lista de favoritos.

Ubicar artículos y carpetas

Cuando filtra el contenido de la biblioteca utilizando una de las vistas del Explorador de Documentos o Etiquetas, no es posible decir
dónde se encuentra un archivo o carpeta dentro de la estructura de carpetas de la biblioteca. Las acciones Buscar archivo y Buscar
carpeta revelan la ubicación real de un archivo o carpeta en la biblioteca.

Esta opción solo está disponible si hay una vista de Documentos (Todos los documentos, Estoy editando, Otros están editando,
Recientemente modificados, Recientemente agregados o Mis favoritos), o la vista Etiqueta está seleccionada en el panel del explorador.

1. Desplace el cursor sobre un archivo o carpeta para mostrar las acciones disponibles. Sugerencia: en algunas vistas, deberá hacer
clic en .
2. Dependiendo del tipo de contenido que haya seleccionado, haga clic en Buscar archivo o Ubicar carpeta.

La vista se actualiza para mostrar el archivo / carpeta en su ubicación de biblioteca.

Contenido de selección múltiple

Puede realizar una sola acción en varios fragmentos de contenido a la vez. Puede seleccionar cualquier cantidad de archivos y carpetas
en la misma vista.

1. Seleccione contenido en la Biblioteca de documentos. Puede hacer esto de dos maneras:

1.1 Haga clic en la casilla de verificación de cada archivo y carpeta que desee seleccionar.
1.2 Abra el menú Seleccionar y haga clic en una opción: Documentos, Carpetas o Todo.
2. En el menú Seleccionar, haga clic en Ninguno para borrar sus selecciones; haga clic en Invertir selección para alternar las
casillas de verificación a su estado opuesto.
3. Abra el menú de Elementos seleccionados y haga clic en la acción que desea realizar

Eliminar contenido

Elimine contenido para descartarlo de una biblioteca de sitio.

1. Desplácese sobre un archivo / carpeta en la biblioteca y haga clic en Más, luego en Eliminar documento o Eliminar carpeta.
Cuando elimina una carpeta, también elimina todos sus contenidos. Esto incluye cualquier contenido creado por otros usuarios,
incluso si no tiene permisos para eliminarlos directamente. Sugerencia: en algunas vistas, deberá hacer clic en el icono .
2. Un mensaje le pide que confirme la eliminación.
3. Haga clic en Eliminar. El contenido se mueve a su papelera. Desde allí puede recuperarlo o eliminarlo permanentemente.
Nota: Si el archivo ha sido declarado como un registro, entonces el registro aún está disponible en el sitio de Administración de
registros.

Recuperar contenido eliminado

Si necesita recuperar el contenido que ha eliminado, entonces es fácil recuperarlo de la papelera.

1. Abra el menú de usuario en la barra de herramientas y haga clic en Mi perfil y luego en la pestaña Papelera. Sugerencia: todo el
contenido que ha eliminado se detalla aquí. Puede ingresar un nombre de contenido en el campo de búsqueda y hacer clic en
Buscar para buscar contenido específico.
2. Haga clic en Recuperar al lado de un elemento para restaurarlo.

El contenido seleccionado se restaura a la ubicación desde la que lo eliminó. También puede recuperar varios elementos
seleccionándolos y haciendo clic en Elementos seleccionados y luego en Recuperar.

Vaciar la papelera

Cuando elimina contenido, se mueve a su papelera. Al vaciar su papelera, puede eliminar el contenido de forma permanente.
Importante: después de vaciar la papelera o eliminar el contenido de la misma, el contenido desaparece permanentemente; no puedes
recuperarlo de nuevo

1. Abra el menú de usuario en la barra de herramientas y haga clic en Mi perfil y luego en la pestaña Papelera. Sugerencia: todo el
contenido que ha eliminado se detalla aquí. Puede ingresar un nombre de contenido en el campo de búsqueda y hacer clic en
Buscar para buscar contenido específico.
2. Haga clic en Vaciar y luego en Aceptar. De forma predeterminada, solo se eliminan 1000 elementos a la vez.

El contenido se elimina permanentemente. También puede eliminar elementos específicos permanentemente haciendo clic en Eliminar
al lado de ellos, o eliminar varios elementos seleccionándolos y haciendo clic en Elementos seleccionados y luego Eliminar.

Usar funciones sociales

En Alfresco puede usar las características sociales para agradar, preferir y comentar en archivos y carpetas. Estas funciones sociales
están disponibles en la pantalla de vista previa del archivo, en el dashlet Contenido del sitio y en varias de las vistas de la Biblioteca de
documentos. Puede seleccionar ver solo los archivos favoritos en varios de sus dashlets de usuario y sitio.

1. Haga clic en cuando le guste un archivo / carpeta. Puede hacer clic de nuevo para diferenciarlo.
2. Haga clic en sobre un archivo / carpeta. Puede hacer clic de nuevo para desfavorecerlo.
3. Haga clic en para comentar en un archivo / carpeta. Cuando haya ingresado su comentario, haga clic en Agregar.

Nota: No puede agregar comentarios si su nivel de permisos en el sitio está establecido en Consumidor. Hable con su Administrador
de Alfresco si necesita cambiar su nivel de permiso.

Administrar comentarios

Agregar comentarios al contenido es una forma conveniente de hacerle observaciones. Puede editar y eliminar cualquier comentario
que haya agregado. No puede agregar comentarios si su nivel de permisos en el sitio está establecido en Consumidor. Hable con su
Administrador de Alfresco si necesita cambiar su nivel de permiso.

Solo los Administradores de sitios pueden editar y eliminar los comentarios de otros usuarios.

 Agregar un comentario: Puede agregar comentarios a carpetas y archivos individuales para dar información o notas a otros usuarios.
Puede comentar tanto en archivos como en carpetas. Esta función está disponible en una pantalla de vista previa de archivo, en el
dashlet Contenido del sitio y en varias de las vistas de la Biblioteca de documentos.
 Nota: No puede agregar comentarios si su nivel de permisos en el sitio está establecido en Consumidor. Hable con su Administrador
si necesita cambiar su nivel de permiso.

1. Encuentre el contenido (archivo o carpeta) sobre el que desea formular comentarios.

2. Haga clic en Comentario. Se abre el cuadro de comentarios en la pantalla de vista previa del archivo.
3. Ingrese su comentario. El cuadro de texto incluye funciones para formatear el texto; insertar listas numeradas y con viñetas;
cambiar el color de la fuente; y ayuda con la edición.
4. Haga clic en Agregar comentario.

Su comentario aparece en la parte superior de la lista. Tiene la opción de editar los comentarios que ha realizado y los
Administradores del sitio pueden editar cualquier comentario.

 Editar un comentario: Puede editar un comentario para cambiar lo que dijo.

1. Busque el contenido (archivo o carpeta) que comentó y haga clic en él para abrirlo en la pantalla de vista previa del archivo.
2. Haga clic en para el comentario que desea editar. Este icono está disponible solo para el usuario que creó el comentario y
los Administradores del sitio. La lista de comentarios muestra los últimos diez comentarios agregados.
3. Edite el comentario.
4. Haga clic en Guardar.

El nombre de usuario y la imagen de perfil junto al comentario indican quién lo agregó. Estos detalles no se reemplazan con los
suyos si está editando el comentario de otro usuario.

 Eliminar un comentario: Puede eliminar un comentario que haya creado y los Administradores del sitio pueden eliminar cualquier
comentario.

1. Busque el contenido (archivo o carpeta) que comentó y haga clic en él para abrirlo en la pantalla de vista previa del archivo.
2. Haga clic en para el comentario que desea eliminar. Este icono está disponible solo para el usuario que creó el comentario y
los Administradores del sitio. La lista de comentarios muestra los últimos diez comentarios agregados.
3. Un mensaje le solicita que confirme la eliminación del comentario seleccionado.
4. Haga clic en Eliminar.

Trabajar con archivos fuera de la biblioteca

Si bien la Biblioteca de documentos es el punto focal para trabajar con contenido en Alfresco Share, también hay algunas otras áreas
disponibles para usted.

Se puede acceder a cada una de estas áreas donde quiera que estés en Share, desde los enlaces en la parte superior de la pantalla.

Las áreas Mis archivos y Archivos compartidos son ubicaciones de Share, mientras que el Repositorio es una descripción general de
todo en su sistema Alfresco Comunitario.

 Mis archivos: esta es un área a la que solo usted puede acceder. Nadie más puede ver los archivos aquí y cada usuario tiene su
propia área exclusiva de Mis archivos. Es ideal para guardar borradores de contenido y eliminar la necesidad de tratar de recordar
dónde lo guardó en su computadora portátil, o si lo guardó en su dispositivo móvil.

Puede acceder al área Mis archivos desde cualquier lugar de Share haciendo clic en Mis archivos en la parte superior de la
pantalla.

La funcionalidad disponible en el área Mis archivos es idéntica a la que se encuentra en la Biblioteca de documentos, consulte
http://docs.alfresco.com/community/concepts/library-intro.html para obtener más información.
 Archivos compartidos: todos los miembros de su organización pueden acceder a esta área. Es una excelente manera de compartir
archivos rápidamente con otros usuarios que todavía no están listos para cargarse en un sitio.

Cualquier contenido que cree o añada a Archivos compartidos es visible para todos los demás usuarios de su organización. En
realidad, es una unidad compartida, por lo que puede compartir contenido rápidamente con sus colegas sin cargarlo en un sitio,
enviarlo por correo electrónico o necesitar un pen drive.

Puede acceder al área Archivos compartidos desde cualquier lugar de Share haciendo clic en Archivos compartidos en la parte
superior de la pantalla.

La funcionalidad disponible en el área Archivos compartidos es idéntica a la que se encuentra en la Biblioteca de documentos,
consulte http://docs.alfresco.com/community/concepts/library-intro.html para obtener más información.

 Repositorio: área que le permite ver todo el contenido de Alfresco Comunitario al que tiene acceso: todos los sitios, todos los
archivos del sistema, todo está disponible aquí. Puede trabajar como lo haría en una biblioteca de documentos de sitio, pero aquí
tiene una vista más alta de todo lo que está disponible. También es muy útil para los Administradores de Alfresco que desean
trabajar con archivos de sistema.

Si el Repositorio no está disponible en la barra de herramientas, comuníquese con el Administrador del sistema.

El Repositorio incluye todas las funciones habituales de la Biblioteca de documentos, a excepción de la acción Editar sin
conexión y la capacidad de crear contenido de Google Docs.

Al igual que en una biblioteca de documentos, el panel del explorador incluye opciones de navegación y filtrado. Esto le permite filtrar
los contenidos del repositorio por categoría o etiqueta, o puede explorar la estructura del archivo del repositorio. También puede
optar por ver los elementos de contenido que están actualmente desprotegidos (Estoy editando la vista) o aquellos que ha marcado
específicamente como favoritos (vista Mis Favoritos).

La funcionalidad disponible en la biblioteca del repositorio es idéntica a la que se encuentra en una biblioteca del sitio. Consulte
http://docs.alfresco.com/community/concepts/library-intro.html para obtener detalles sobre cómo realizar acciones específicas dentro
del Repositorio.

Trabajar con contenido replicado

Los administradores de Alfresco Comunitario pueden configurar los sistemas Alfresco Comunitario para que el contenido se replique en
varios repositorios. Los archivos y las carpetas creados como resultado de un trabajo de replicación muestran el icono Transferido de
otro repositorio en la lista de archivos.

Este icono indica que se trata de contenido replicado, no original. Dependiendo de la configuración de transferencia, el contenido puede
ser de solo lectura.

El contenido marcado con este ícono también muestra la vista de acción en el Repositorio de origen. Seleccione esta acción para mostrar
la pantalla de vista previa de archivo para el archivo o carpeta de contenido original relacionado.

Tareas y flujos de trabajo

Las tareas y los flujos de trabajo lo ayudan a realizar un seguimiento de las cosas que usted y otros usuarios deben hacer. Puede crear
una tarea o flujo de trabajo independiente, o puede adjuntarle un archivo.

Un flujo de trabajo es un proceso que controla una tarea específica, como una revisión de documentos. Cada tarea se puede asignar a
una o más personas cuando se crea un flujo de trabajo. Los creadores de flujo de trabajo pueden seleccionar enviar automáticamente un
correo electrónico de notificación a los usuarios a los que se les asignó una tarea como parte del flujo de trabajo. Ya sea que se envíe un
correo electrónico o no, la tarea estará visible en el dashlet de los usuarios Mis tareas.

Una vez que todas las acciones de tarea requeridas por un flujo de trabajo hayan finalizado, el flujo de trabajo pasará del estado activo al
estado completado. En este punto, puedes borrar el flujo de trabajo.

Los usuarios individuales administran sus propias tareas y la persona que creó un flujo de trabajo administra el flujo de trabajo.

Puede iniciar flujos de trabajo desde varios lugares:

 Desplácese sobre un archivo en la biblioteca y haga clic en Más y luego en Iniciar flujo de trabajo.
 Haga clic en Tareas en la barra de herramientas, seleccione cualquier opción y luego haga clic en Iniciar flujo de trabajo.
 Haga clic en Iniciar flujo de trabajo en el dashlet Mis tareas.

Vea el video: https://youtu.be/8R1FCoWm0xY para más información.

Comenzando un flujo de trabajo

Puede adjuntar un flujo de trabajo directamente a uno o más archivos. Iniciar un flujo de trabajo genera una tarea de flujo de trabajo,
como una revisión.

1. Desplácese sobre un archivo y haga clic en Más y luego en Iniciar flujo de trabajo. Nota: Puede iniciar un flujo de trabajo para varios
archivos en la biblioteca seleccionándolos y seleccionando Iniciar flujo de trabajo en el menú Elementos seleccionados. También
puede iniciar un flujo de trabajo haciendo clic en Tareas en la barra de herramientas, seleccionando cualquier opción y luego
haciendo clic en Iniciar flujo de trabajo. Iniciar flujo de trabajo también está disponible en el dashlet personal de Mis Tareas.
Luego de esto, se abre la página Iniciar flujo de trabajo.
2. Seleccione un flujo de trabajo de la lista Flujos de trabajo. Los siguientes flujos de trabajo pre configurados están disponibles:
2.1 Nueva tarea: Asignar una nueva tarea a usted u otro usuario.
2.2 Nueva tarea o revisión en la nube: Asigna una nueva tarea, revisa a Usted mismo o a otro usuario. Esta opción solo está
disponible si su Administrador de Alfresco ha habilitado la sincronización en la nube y las opciones de flujo de trabajo híbrido.
2.3 Revisar y aprobar (revisión grupal): Configure la revisión y aprobación del contenido, asignando la tarea de flujo de trabajo a un
solo grupo.
2.4 Revisar y aprobar (revisión combinada): Configure la revisión y la aprobación del contenido, asignando la tarea del flujo de
trabajo a múltiples usuarios. Un usuario puede hacerse cargo de la tarea a la vez, completarla o devolverla al grupo para ser
reclamada por otro usuario asociado con la tarea.
2.5 Revisar y aprobar (un solo revisor): Configure la revisión y la aprobación del contenido, asignando la tarea de flujo de trabajo a
un solo usuario.
3. El formulario de flujo de trabajo seleccionado muestra dónde ingresa los detalles de la tarea de flujo de trabajo que se inicia. Los
campos obligatorios están marcados con un asterisco (*). Nota: Su Administrador de Alfresco podría haber configurado flujos de
trabajo adicionales para que usted elija.
4. Ingrese los detalles para el flujo de trabajo en la sección General.
4.1 En el campo Mensaje, describa los requisitos de la tarea, como Por favor revise el contenido adjunto. Esto debería explicar
claramente al usuario lo que se espera que haga. Este texto se muestra en el dashlet Mis tareas para la tarea del flujo de
trabajo.
4.2 Seleccionar una fecha Prevista para cumplir la tarea.
4.3 Seleccione una configuración de Prioridad para la tarea.
5. Seleccione el usuario o grupo para asignar la tarea generada por el flujo de trabajo. Usted asigna la tarea a un usuario o grupo de
usuarios dependiendo del tipo de flujo de trabajo seleccionado.
5.1 En la sección Asignatario, haga clic en Seleccionar y escriba el nombre completo o parcial de un usuario.
5.2 Haga clic en Buscar.
5.3 Haga clic en el ícono + para seleccionar un usuario. Nota: Puede seleccionar varios usuarios para la tarea Enviar documento
(s) para revisión.
5.4 Haga clic en Aceptar.
 5.5 Si su tarea está asignada a más de una persona, complete el campo Porcentaje de aprobación requerido. Ingrese el
porcentaje de revisores que deben aprobar la tarea antes de que se pueda marcar como completa.
6. Si ha creado la tarea desde una lista de acción de archivo, entonces ya está asociada con ese elemento. Puede agregar más
archivos. Nota: Puede vincular una tarea al contenido de cualquier sitio de la red actual para el que tenga permiso de acceso.
6.1 Haga clic en Agregar, luego seleccione un sitio y luego navegue hasta los archivos que desea agregar. El botón en la parte
superior de la lista indica su ubicación actual. Haga clic aquí para mostrar la ruta completa; haga clic en una entrada para
regresar a ese punto en la ruta. Haga clic en la flecha hacia arriba para volver al nivel anterior.
6.2 Haga clic en el ícono + Agregar para agregar un archivo a la tarea.
6.3 Haga clic en Aceptar cuando haya terminado. El archivo o los archivos se agregan a la tarea. Puede hacer clic en:
6.3.1 Ver más acciones a la derecha de un archivo en esta lista para mostrarlo en la pantalla de vista previa del archivo. Esto
cancelará la tarea y deberá comenzar de nuevo.
6.3.2 Eliminar para eliminar un archivo de la tarea.
6.3.3 Eliminar todo para eliminar todos los archivos de la tarea.
7. Puede seleccionar la casilla de verificación Enviar notificaciones por correo electrónico para enviar automáticamente un correo
electrónico a los usuarios cada vez que se les asigna una tarea. Las tareas seguirán apareciendo en el dashlet Mis Tareas de los
usuarios. El correo electrónico se envía a la dirección de correo electrónico que figura en el perfil del usuario. Si no se proporciona
una dirección, no se enviará ningún correo electrónico. Nota: Para tareas agrupadas y agrupadas, cada miembro del grupo
seleccionado recibirá la notificación por correo electrónico.
8. Haga clic en Iniciar flujo de trabajo.

La tarea de flujo de trabajo se crea. En la lista de archivos, un icono a la izquierda de los archivos seleccionados indica que son parte de
un flujo de trabajo activo.

Ver los flujos de trabajo que inició

Puede ver todos los detalles de todos los flujos de trabajo que ha iniciado.

1. Haga clic en Tareas y luego en Flujos de trabajo que inicié. La página Flujos de trabajo que inicié muestra los flujos de trabajo
que ha creado. Puede usar los filtros en el panel de exploración para ver un conjunto específico de flujos de trabajo.
2. Desplácese sobre el flujo de trabajo que desea ver y haga clic en Ver historial. Consejo: también puede hacer clic en el título del flujo
de trabajo.
3. La página Detalles muestra toda la información relacionada con este flujo de trabajo.
3.1 Haga clic en Ver tareas actuales en la parte superior de la página para ir a la sección Tareas actuales, que muestra las tareas
generadas desde el flujo de trabajo seleccionado. Desde aquí puede ver o editar una tarea.
3.2 Haga clic en el enlace de la sección Tarea completada más recientemente para ver detalles sobre la última tarea completada
como parte de este flujo de trabajo. Esta tarea también aparece en la sección de Historial.
3.3 Mira las tareas completadas en la sección Historial. Haga clic en una tarea para ver sus detalles.
3.4 Haga clic en un elemento en la lista de elementos para verlo en la pantalla de vista previa del archivo. Haga clic en el botón
Atrás de su navegador para regresar a la página Detalles del flujo de trabajo.
3.5 Si comenzó el flujo de trabajo, puede hacer clic en Cancelar flujo de trabajo para cancelar un flujo de trabajo activo, o en
Eliminar flujo de trabajo para eliminar un flujo de trabajo completado.
4. Haga clic en Flujos de trabajo que he iniciado para regresar a la lista del flujo de trabajo.

Cancelando un flujo de trabajo activo

Puede cancelar un flujo de trabajo activo si encuentra que ya no lo necesita. Esto elimina todas las tareas relacionadas con el flujo de
trabajo.

1. En la página Flujos de trabajo que he iniciado, asegúrese de haber seleccionado la vista Activo en el panel del explorador.
2. Desplácese sobre el flujo de trabajo que desea cancelar y haga clic en Cancelar flujo de trabajo. Un mensaje le pide que confirme la
acción.
3. Haga clic en Sí.
El flujo de trabajo seleccionado se cancela y elimina de la lista de flujo de trabajo. Se eliminan todas las tareas relacionadas con el flujo
de trabajo, que las elimina de la vista Activo en la página Mis tareas. También se eliminan del dashlet Mis tareas.

Eliminar un flujo de trabajo completado

Una vez que haya terminado con un flujo de trabajo, puede eliminarlo para borrarlo de la lista de flujo de trabajo. Esto también elimina
todas las tareas asociadas con el flujo de trabajo.

1. En la página Flujos de trabajo que he iniciado, seleccione la vista Completado en el panel del explorador.
2. Desplácese sobre un flujo de trabajo y haga clic en Eliminar flujo de trabajo. Un mensaje le pide que confirme la eliminación.
3. Haga clic en Sí.

El flujo de trabajo se elimina y se elimina de la lista de flujo de trabajo. Las tareas relacionadas con el flujo de trabajo se eliminan, lo que
las elimina de la vista Completado en la página Mis tareas. También se eliminan del dashlet Mis tareas.

Visualización de tareas y flujos de trabajo

Puede ver los detalles de una tarea individual o del flujo de trabajo que inició una tarea.

1. Haga clic en Tareas y luego en Flujos de trabajo que he iniciado. Consejo: También puede ver y editar tareas desde el dashlet Mis
tareas.
2. En la página Mis tareas, desplace el cursor sobre una tarea y haga clic en una acción:
2.1 Ver tarea: muestra los detalles de la tarea
2.2 Ver flujo de trabajo: muestra los detalles del flujo de trabajo Nota: Un icono ( ) indica una tarea agrupada. Las tareas
agrupadas que se pueden reclamar se marcan como No asignadas.
3. Haga clic en las opciones Detalles de tareas y Detalles de flujo de trabajo para moverse entre las dos vistas de página.
3.1 La página Detalles de la tarea muestra toda la información relacionada con esta tarea:
3.1.1 En la lista Elementos, haga clic en un elemento para obtener una vista previa en la biblioteca. Haga clic en el botón
Atrás de su navegador para regresar a la página Detalles de la tarea.
3.1.2 Haga clic en Editar para editar la tarea.
3.2 La página Detalles del flujo de trabajo muestra la información del flujo de trabajo que generó esta tarea:
3.2.1 Haga clic en Ver diagrama de proceso para visualizar una representación gráfica del flujo de trabajo. Un borde rojo
resalta la etapa actual del flujo de trabajo. Haga clic en cualquier parte del gráfico para cerrarlo.
3.2.2 Haga clic en Ver tareas actuales en la parte superior de la página para ir a la sección Tareas actuales, que muestra las
tareas generadas desde el flujo de trabajo seleccionado. Desde aquí puede ver o editar una tarea.
3.2.3 Haga clic en el enlace de la sección Tarea completada más recientemente para ver detalles sobre la última tarea
completada como parte de este flujo de trabajo. Esta tarea también aparece en la sección Historial.
3.2.4 Mira las tareas completadas en la sección Historial. Haga clic en una tarea para ver sus detalles.
3.2.5 Haga clic en un elemento en la lista de elementos para verlo en la pantalla de vista previa del archivo. Haga clic en el botón
Atrás de su navegador para regresar a la página Detalles del flujo de trabajo.
3.2.6 Si comenzó el flujo de trabajo, puede hacer clic en Cancelar flujo de trabajo para cancelar un flujo de trabajo activo.

Administrar tareas

Las tareas asignadas aparecen en dos lugares: el dashlet personal Mis tareas y la página Mis tareas. Cada tarea permanece asignada
hasta que la completa o la reasigna.

1. Haga clic en Tareas y luego en Mis tareas.

2. Desplácese sobre una tarea y haga clic en Editar tarea. La página Editar tarea aparece mostrando los detalles de la tarea. Las
acciones disponibles en esta página dependen del tipo de tarea. Consejo: También puede acceder a esta página desde el dashlet Mis
tareas: haga clic en el icono Editar tarea.
3. Administre la tarea seleccionada en una o más de las siguientes formas:
3.1 Actualización: si la tarea está en progreso pero aún no está completa, puede cambiar el estado de la tarea y agregar un
comentario que indique su progreso. Recuerde hacer clic en Guardar y cerrar. La tarea permanece asignada a Ud.
 3.2 Reasignar: haga clic en Reasignar y use el campo de búsqueda proporcionado para encontrar un usuario. Haga clic en
Seleccionar a la derecha de un usuario para reasignar la tarea a esa persona.
3.3 Aprobar o Rechazar: cuando haya terminado con una tarea, puede actualizar el estado de la tarea, agregar un comentario que
indique el trabajo realizado y luego hacer clic en Aprobar o Rechazar. La tarea vuelve al usuario que inició el flujo de trabajo y
ya no aparece en su lista de tareas.
3.4 Reclamo: haga clic en Reclamar para responsabilizarse de una tarea combinada. Esta acción está disponible solo para tareas
agrupadas que no están asignadas.
3.5 Liberar al grupo: haga clic en Liberar al grupo para volver a colocar una tarea en el grupo. La tarea aparecerá en la lista de
tareas como No asignada y puede ser reclamada por otro usuario. Esta acción solo está disponible para las tareas agrupadas
que actualmente posee.
3.6 Agregar: haga clic en Agregar debajo de la lista de archivos para buscar y seleccionar archivos para agregar a la tarea. Esta
acción está disponible solo para tareas Adhoc.
3.7 Tarea finalizada: cuando completa una tarea, regresa al usuario que inició el flujo de trabajo asociado. Haga clic en Tarea hecha
para finalizar una tarea. Esto lo elimina de su lista de tareas.

Cuando se completa la acción seleccionada, se le redirige a una pantalla apropiada.

Características del sitio

Además del área Biblioteca de documentos y Miembros del sitio, hay muchas características que se pueden incluir en un sitio. Los
administradores de sitios pueden agregar y eliminar funciones fácilmente mediante la personalización de un sitio
(http://docs.alfresco.com/community/tasks/site-customize.html).

Vea el siguiente video para más información: https://youtu.be/CFXg_kFD1DI.

El calendario

El calendario del sitio le permite programar y rastrear eventos relacionados con el sitio actual. Los miembros del sitio pueden crear
eventos que aparecen en el calendario para que los vean todos los usuarios del sitio. Estos eventos también se muestran en el dashlet
Calendario del sitio. Puede ver el calendario por día, semana o mes. La vista de Agenda muestra los próximos eventos.

Nota: Consulte http://docs.alfresco.com/community/tasks/site-customize.html para saber cómo activar y desactivar el calendario de un

sitio.

 Acceder al calendario: Acceda al calendario para ver los próximos eventos del sitio actual. Dentro del calendario puede crear
eventos, así como editar y eliminar cualquier evento que haya creado. En un sitio, haga clic en Más y luego Calendario. En cada
sitio, los nombres de las características se pueden personalizar. Si el Administrador del sitio ha hecho esto, el enlace puede tener un
nombre que no sea Calendario. Esto abre el calendario que por defecto es la vista Mes. Cualquier evento programado en el mes
actual se muestra en el calendario.

 Explorar el calendario: La vista principal se establece de manera predeterminada en un calendario, que muestra el mes actual. El
panel del explorador a la izquierda proporciona otro calendario para navegar los meses sin afectar la vista principal.

1. En el calendario, use los botones de navegación para cambiar la vista principal del calendario:
o Use los botones Día, Semana y Mes para cambiar la pantalla principal a una vista diaria, semanal o mensual.
o Use los botones Anterior y Siguiente para avanzar y retroceder en el calendario, ya sea día, semana o mes a la vez,
según la vista actual.
o Haga clic en Agenda para ver una lista de los próximos eventos programados para este sitio.
o Haga clic en Hoy para mostrar la fecha actual. Por defecto, las vistas Día y Semana solo muestran las horas de trabajo.
Haga clic en para mostrar todas las horas para mostrar el día completo.
2. Use el calendario en el panel de exploración para navegar por los meses sin afectar la vista principal.
o Haga clic en para mostrar el mes anterior.
 o Haga clic en para mostrar el próximo mes.
o Haga clic en este mes debajo del calendario para restablecerlo al mes actual. El día actual y cualquier fecha con eventos
programados están resaltados.
3. Haga clic en una fecha en el calendario del panel de exploración para cargar la fecha seleccionada en el calendario en la vista
principal.
4. Haga clic en una etiqueta en la lista de Etiquetas para mostrar solo los eventos asociados con esa etiqueta.
5. Haga clic en Mostrar todos los elementos para visualizar todos los eventos.
6. Haga clic en un evento en el calendario para ver todos sus detalles.
7. Haga clic en Fuente iCal en el encabezado para usar el intercambio de datos del calendario.

 Visualización de un evento: El calendario muestra solo el nombre y la hora del evento, por lo que para ver todos los detalles debe
abrir el evento. Una vez abierto, puede editar o eliminar el evento.
1. En el calendario, encuentre el evento que desea ver de una de las siguientes maneras:
o Navegue por el calendario en la vista principal.
o Navegue por el calendario en el panel del explorador y seleccione una fecha para actualizar el calendario de la vista
principal.
o Haga clic en Agenda para mostrar los próximos eventos.
2. En la vista principal, haga clic en el evento que le interese. Puede hacerlo en cualquier vista: día, semana, mes o agenda.
3. El cuadro de diálogo Información del evento muestra todos los detalles del evento seleccionado. La sección Contenido
relacionado muestra dónde puede encontrar el material asociado con el evento si se ha proporcionado una ubicación. Haga clic
en el enlace para ir a esa carpeta en la biblioteca. Si tiene los permisos correctos, puede editar y eliminar el evento desde aquí.
4. Haga clic en Cerrar para regresar al calendario.

 Agregar un evento: Cualquier miembro del sitio puede programar un evento en el calendario del sitio. El evento aparece en el
calendario y en el dashlet Calendario del sitio.

1. En el calendario, inicie la creación del evento de una de las siguientes maneras:

o Haga clic en Agregar evento.
o Haga clic en la fecha del evento en el calendario del panel del explorador y luego haga clic en Agregar evento.
o Navegue por el calendario en la vista principal y haga clic en la fecha del evento. Nota: Para crear un evento en la vista
Agenda, debe usar el botón Agregar evento en el encabezado.
o Hacer clic en Agregar evento ocasiona que las fechas de inicio y final sean predeterminadas a la fecha actual. Especificar
una fecha primero, como en los otros dos métodos, hace que las fechas de inicio y final sean predeterminadas a la fecha
seleccionada.
o Se abre el cuadro de diálogo Agregar evento. Los campos marcados con un asterisco son obligatorios.
2. Escriba un nombre para el evento en el cuadro Qué.
3. Escriba la ubicación del evento en el cuadro Donde.
4. Ingrese la Descripción del evento. Nota: Los detalles que ingrese en estos tres primeros campos aparecen en la vista Agenda
para que los vean todos los usuarios. En las otras vistas solo se muestra el nombre del evento.
5. Seleccione las fechas de inicio y finalización del evento. Las fechas de inicio y final son predeterminadas al mismo día, pero los
eventos pueden abarcar varios días. Haga clic en el ícono a la derecha del campo de fecha para mostrar un calendario, luego
navegue hasta el mes requerido y haga clic en una fecha para seleccionarlo.
6. Especifique la duración del evento: Seleccione Todo el día para programar un evento de día completo. Los horarios de inicio y
final no son aplicables cuando planifica un evento de todo el día. Todos los horarios están en el reloj de 24 horas.
7. Agregue etiquetas existentes o cree nuevas para el evento según sea necesario.
8. Opcionalmente, seleccione una carpeta para indicar a los usuarios dónde se encuentra el material relacionado con el evento.
Nota: la sección Contenido relacionado no está visible de manera predeterminada. Póngase en contacto con el Administrador del
Sistema para actualizar el archivo de configuración: <configRootShare> /classes/alfresco/site-
webscripts/org/alfresco/modules/create-event.get.properties y <configRootShare> /
 classes / alfresco / site-webscripts / org / alfresco / components / calendar /
info.get.properties si no puede ver esta característica.
o En la sección Contenido relacionado, haga clic en Examinar.
o En el cuadro de diálogo Buscar carpetas, navegue por la estructura de carpetas de la biblioteca y seleccione la carpeta
adecuada.
o Haga clic en Aceptar. La ruta seleccionada se muestra en la página Agregar evento.
9. Haga clic en Aceptar. El cuadro de diálogo se cierra y el calendario muestra el nuevo evento según lo programado.

 Edición de detalles del evento: Edite un evento programado para cambiar cualquiera de los detalles, incluida la ubicación, la fecha y
la hora. También puede agregar y eliminar etiquetas, y cambiar la carpeta de la biblioteca asociada con el evento.

1. En el calendario, busque y haga clic en el evento que desea editar.

2. Haga clic en Editar en el cuadro de diálogo Información del evento. El cuadro de diálogo Editar evento muestra los detalles del
evento seleccionado.
3. Realice los cambios necesarios en el evento y edite las etiquetas según sea necesario. Puede agregar y eliminar etiquetas
existentes, o crear nuevas etiquetas.
4. Agregue o cambie la carpeta de la biblioteca en la sección Contenido relacionado para indicar dónde se encuentra el material de
evento relacionado. Nota: la sección Contenido relacionado no está visible de manera predeterminada. Póngase en contacto con
el Administrador del Sistema para actualizar <configRootShare> /classes/alfresco/site-
webscripts/org/alfresco/modules/create-event.get.properties y <configRootShare> /
classes / alfresco / site-webscripts / org / alfresco / components / calendar /
info.get.properties si no puede ver esta característica.
5. Haga clic en Guardar. El cuadro de diálogo se cierra y el calendario muestra el evento actualizado. No se harán cambios en el
calendario a menos que haya cambiado el nombre o la hora del evento.

 Cambiar fecha y hora del evento: Puede cambiar fácilmente el día, la hora y la duración de un evento.

1. En el calendario, encuentre el evento que desea editar.

2. Seleccione la vista Día o Semana.
3. Edite el evento:
o Coloque el cursor en la barra de cambio de tamaño en la parte inferior del evento. Haga clic y arrastre la barra para ajustar
la duración del evento.
o Posiciona el cursor en cualquier lugar en el intervalo de eventos. Haga clic y arrastre todo el evento a un intervalo de tiempo
diferente.
o (Solo semana) Posicione el cursor en cualquier lugar del intervalo de eventos. Haga clic y arrastre el evento a un día y hora
diferentes.
 Eliminar un evento: Cuando se cancela un evento programado, puede eliminarlo fácilmente para eliminarlo del calendario. Esto
también lo elimina del dashlet Calendario del sitio.
o En el calendario, busque y haga clic en el evento que desea eliminar.
o El cuadro de diálogo Información del evento muestra todos los detalles del evento seleccionado.
o Haga clic en Eliminar. Un mensaje le pide que confirme la eliminación.
o Haga clic en Eliminar. El cuadro de diálogo se cierra y el calendario se elimina del evento del calendario.

El Wiki

El Wiki permite a los usuarios del sitio crear páginas para una Wiki colaborativa. Cuando ingresa al Wiki, la vista de página muestra la
página principal del Wiki. Haga clic en la Lista de páginas de Wiki para visualizar la lista de wiki.

La lista de páginas Wiki muestra un resumen de todas las páginas creadas para la Wiki del sitio actual. Seleccione una página en esta
lista para verla en la vista de página.
En ambas vistas (lista Wiki y vista de página) puede crear, eliminar, ver detalles y editar una página Wiki. Debe estar en la vista de página
para cambiar el nombre de una página Wiki.

Nota: Consulte http://docs.alfresco.com/community/tasks/site-customize.html para saber cómo activar y desactivar el Wiki para un sitio.

 Navegar por las páginas Wiki: La función de exploración en el Wiki le permite filtrar las páginas Wiki para que pueda ubicar
fácilmente el contenido específico. La lista de páginas Wiki muestra todas las páginas Wiki en el sitio actual organizado
cronológicamente. La página más reciente aparece en la parte superior de la lista. El panel de navegación en el lado izquierdo de la
página le permite visualizar un subconjunto del contenido del Wiki seleccionando una vista específica o una etiqueta. Ya sea que
esté navegando por vista o etiqueta, la lista Wiki muestra un resumen de las páginas que coinciden con la opción seleccionada. El
resumen incluye:

o El nombre de la página Wiki.

o El usuario que creó la página.
o La fecha y la hora en que se creó la página.
o El usuario que modificó por última vez la página.
o La fecha y la hora en que se modificó por última vez la página.
o Una muestra del contenido.
o Las etiquetas asociadas con la página.

La lista de páginas en el panel de exploración proporciona las siguientes vistas:

o Recientemente modificado: Muestra las páginas modificadas en los últimos siete días.
o Todas: Muestra todas las páginas creadas en la Wiki para el sitio actual.
o Recientemente añadido: Muestra las páginas creadas en los últimos siete días.
o Mis páginas: Muestra las páginas creadas por el usuario actualmente conectado.
o La lista de Etiquetas muestra las etiquetas actualmente asociadas con una o más páginas Wiki. El número que sigue a la
etiqueta le dice cuántas páginas Wiki están asociadas con la etiqueta.

Para navegar por las páginas de la Wiki:

1. Haga clic en la Lista de páginas de Wiki en la vista de página para navegar a la lista de Wiki si aún no se muestra.
2. Seleccione una opción en el panel de exploración:
o En la lista Páginas, haga clic en una vista para mostrar todas las páginas del sitio actual que corresponden a esa selección.
o En la lista Etiquetas, haga clic en la etiqueta que le interese para mostrar todas las páginas en el sitio actual asociado con esa
etiqueta.
3. En la lista Wiki, haga clic en el título de una página Wiki para mostrar esa página completa.La página Wiki seleccionada aparece
en la vista de página.

 Creación de la página principal de Wiki Cuando crea un sitio nuevo, el Wiki del sitio contiene una página principal, que está vacía. Es
probable que elija hacer de esta la página de introducción para la Wiki del sitio.

1. En la Wiki, haga clic en Página principal si la página principal aún no se muestra.

2. Haga clic en Editar página.
3. Escriba el contenido de la página principal en el cuadro Texto.
o Use las funciones proporcionadas para formatear el texto; insertar listas numeradas y con viñetas; cambiar el color de la
fuente; e inserte o edite enlaces, anclas e imágenes. Para ayudar con la edición, use las funciones deshacer, rehacer y
eliminar formato según sea necesario. La funcionalidad adicional incluye la capacidad de insertar y personalizar tablas; inserte
la fecha y hora actual; y ver el editor en modo de pantalla completa. El cuadro de texto incluye otras características que pueden
serle útiles; coloque el cursor sobre un icono para mostrar su función.
o La función Insertar imagen de biblioteca muestra una lista de imágenes en la biblioteca del sitio. Haga clic en una miniatura
de esta lista para insertar la imagen relacionada en la página Wiki en la posición actual del cursor.
 o La función Insertar enlace de documento le permite insertar un enlace a cualquier contenido en la biblioteca del sitio en el
que se encuentra. Navegue por la biblioteca para localizar el elemento que desea vincular y luego haga clic en Agregar.
Puede seleccionar cualquier cantidad de elementos. Haga clic en Aceptar para insertar enlaces a los elementos seleccionados
en la posición actual del cursor.
o Haga clic y arrastre la esquina inferior derecha para cambiar el tamaño del editor de texto.
4. Opcionalmente, agregue etiquetas existentes o cree nuevas para la página principal. Las etiquetas recién asociadas aparecen
debajo del cuadro de texto. Haga clic en una etiqueta para eliminarla.
5. Haga clic en Guardar. La vista de página muestra la página principal.

 Creación de una nueva página Wiki: Puede crear una nueva página Wiki tanto desde la lista Wiki como desde la vista de página.

1. En la Wiki, haga clic en Nueva página. Aparece la página Crear página Wiki.
2. Escriba un título para la página. El título no admite los siguientes caracteres especiales: \ / . ? #y |. Cuando el título contiene un
carácter no permitido, el botón Guardar está desactivado. Nota: El título puede incluir un período siempre que no sea el último
carácter.
3. Escriba el contenido de la página Wiki en el cuadro de texto.
o Use las funciones proporcionadas para formatear el texto; insertar listas numeradas y con viñetas; cambiar el color de la
fuente; e inserte o edite enlaces, anclas e imágenes. Para ayudar con la edición, use las funciones deshacer, rehacer y
eliminar formato según sea necesario. La funcionalidad adicional incluye la capacidad de insertar y personalizar tablas; inserte
la fecha y hora actual; y ver el editor en modo de pantalla completa. El cuadro de texto incluye otras características que pueden
serle útiles; coloque el cursor sobre un icono para mostrar su función.
o La función Insertar imagen de biblioteca muestra una lista de imágenes en la biblioteca del sitio. Haga clic en una miniatura
de esta lista para insertar la imagen relacionada en la página Wiki en la posición actual del cursor.
o La función Insertar enlace de documento le permite insertar un enlace a cualquier contenido en la biblioteca del sitio en el
que se encuentra. Navegue por la biblioteca para localizar el elemento que desea vincular y luego haga clic en Agregar.
Puede seleccionar cualquier cantidad de elementos. Haga clic en Aceptar para insertar enlaces a los elementos seleccionados
en la posición actual del cursor.
o Haga clic y arrastre la esquina inferior derecha para cambiar el tamaño del editor de texto.
o Para crear un enlace a otra página Wiki, escriba [[Nombre de la página]]. Si la página indicada no existe, se crea
automáticamente para usted. Tenga en cuenta que esto crea una página Wiki vacía. No aparecerá en la lista de la Wiki hasta
que proporcione contenido para ella.
4. Opcionalmente, agregue etiquetas existentes o crea nuevas para la página Wiki. Las etiquetas recién asociadas aparecen debajo
del cuadro de texto. Haga clic en una etiqueta para eliminarla.
5. Haga clic en Guardar. La nueva página Wiki aparece cuando los usuarios la verán.
6. Haga clic en la Lista de páginas Wiki para regresar a la lista de Wiki.

 Edición de una página Wiki: Edite una página Wiki para crear contenido nuevo, editar contenido existente y agregar etiquetas.

1. En la lista Wiki, encuentre la página Wiki que desea editar.

2. Haga clic en Editar para esa página. Si la página Wiki que desea editar ya está abierta en la vista de página, simplemente haga
clic en Editar página.
3. El contenido de la página Wiki seleccionada se muestra en un cuadro de edición.
4. Edite el contenido según sea necesario.
o Use las funciones proporcionadas para formatear el texto; insertar listas numeradas y con viñetas; cambiar el color de la
fuente; e inserte o edite enlaces, anclas e imágenes. Para ayudar con la edición, use las funciones deshacer, rehacer y
eliminar formato según sea necesario. La funcionalidad adicional incluye la capacidad de insertar y personalizar tablas; inserte
la fecha y hora actual; y ver el editor en modo de pantalla completa. El cuadro de texto incluye otras características que pueden
serle útiles; coloque el cursor sobre un icono para mostrar su función.
o La función Insertar imagen de biblioteca muestra una lista de imágenes en la biblioteca del sitio. Haga clic en una miniatura
de esta lista para insertar la imagen relacionada en la página Wiki en la posición actual del cursor.
 o La función Insertar enlace de documento le permite insertar un enlace a cualquier contenido en la biblioteca del sitio en el
que se encuentra. Navegue por la biblioteca para localizar el elemento que desea vincular y luego haga clic en Agregar.
Puede seleccionar cualquier cantidad de elementos. Haga clic en Aceptar para insertar enlaces a los elementos seleccionados
en la posición actual del cursor.
o Haga clic y arrastre la esquina inferior derecha para cambiar el tamaño del editor de texto.
o Para crear un enlace a otra página Wiki, escriba [[Nombre de la página]]. Si la página indicada no existe, se crea
automáticamente para usted. Tenga en cuenta que esto crea una página Wiki vacía. No aparecerá en la lista de la Wiki hasta
que proporciones contenido para ella.
5. Edite las etiquetas para esta página Wiki según sea necesario. Puede agregar y eliminar etiquetas existentes, o crear nuevas
etiquetas.
6. Haga clic en Guardar. La vista de página muestra la página Wiki actualizada.

 Cambio de nombre de una página Wiki: Cambia el nombre de una página Wiki en la vista de página.

1. En la lista Wiki, encuentre la página Wiki a la que desea cambiarle el nombre.

2. Haga clic en el título de esa página. La vista de página muestra la página Wiki seleccionada.
3. Haga clic en Cambiar nombre. Se abre la página Renombrar.
4. Escriba el nuevo nombre para la página Wiki. El título de la página Wiki no admite los siguientes caracteres especiales: \ / . ? #y |.
Cuando el título contiene un carácter no permitido, el botón Guardar está desactivado. Nota: El título puede incluir un período
siempre que no sea el último carácter.
5. Haga clic en Guardar. La vista de página refleja el cambio de nombre y esta página Wiki conserva el historial de la página original.
También se crea una página con el nombre original. Contiene un enlace a la página actualizada para que los usuarios no tengan
enlaces rotos al usar la Wiki.

 Eliminar una página Wiki: Elimine una página Wiki cuando ya no quiera que aparezca en la Wiki del sitio actual. Puede realizar esta
tarea desde la lista Wiki y la vista de página.

1. En la lista Wiki, ubique la página Wiki que desea eliminar.

2. Haga clic en Eliminar para esa página. Nota: Considere ver la página primero para asegurarse de que sea la que desea eliminar.
Luego puede seleccionar Eliminar en la vista de página.
3. Si la página Wiki que desea eliminar ya está abierta en la vista de página, simplemente haga clic en Eliminar en esa página.
4. Un mensaje le pide que confirme la eliminación.
5. Haga clic en Eliminar para eliminar la página Wiki actual.

 Ver los detalles de la página Wiki: Vea los detalles de la página Wiki para ver el historial de la versión, vea las etiquetas asociadas
con la página y enumere las páginas Wiki que enlazan con la página seleccionada. Puede ver los detalles de la página tanto de la
lista Wiki como de la vista de página. En esta página, puede ver versiones anteriores de la página e incluso volver a una versión
específica.

1. En la lista Wiki, ubique la página Wiki cuyos detalles desea ver.

2. Haga clic en Detalles para esa página. Si la página Wiki que desea ver ya está abierta en la vista de página, simplemente haga
clic en Detalles en esa página.
3. La vista de página muestra el contenido de la página Wiki en formato expandido para incluir el Historial de versiones, las
Etiquetas y las Páginas vinculadas. Desde aquí puede hacer clic en Editar página para hacer cambios.
4. Trabaje con el historial de versiones de la siguiente manera:
o Seleccione una versión anterior de la página del menú Ver versión para mostrar una versión anterior de la página
seleccionada.
o Revise la versión al principio de la lista debajo del cuadro de contenido para ver los detalles de las versiones anteriores.
Haga clic en el número de versión para mostrar y ocultar los detalles.
o Haga clic en Revertir para obtener una versión anterior y actualizar la página actual con el contenido de la versión
seleccionada.
 o Haga clic en Ver página para volver a la vista de página.
5. La página Wiki se muestra en la vista de página.

El foro de discusión

El foro de discusión le permite publicar contenido generado por el usuario relacionado con un sitio. Estos temas a menudo toman la forma
de preguntas o comentarios con discusiones cruzadas. Los miembros de un sitio pueden crear nuevos temas y también pueden
responder a una publicación para participar en un debate sobre un tema específico. Nota: Consulte el vínculo
http://docs.alfresco.com/community/tasks/site-customize.html para saber cómo activar y desactivar el foro de discusión para un sitio.

 Acceder al foro de discusión: Acceda al foro de discusión para ver los temas de discusión del sitio actual. Dentro de una discusión
puede crear nuevos temas, así como editar y eliminar temas que haya creado. También puede participar en una discusión
respondiendo a un tema.

1. En un sitio, haga clic en Más y luego discusiones. Nota: en cada sitio, los nombres de las características se pueden personalizar.
Si el Administrador del Sitio ha hecho esto, el enlace puede tener un nombre que no sea Discusiones.
2. Esto abre el foro de discusión. La página principal se establece de manera predeterminada en la vista Nueva para que vea una
lista de los temas creados en los últimos siete días. El resumen incluye:
a. El título del tema.
b. La fecha y la hora en que se creó el tema.
c. El usuario que creó el tema.
d. La cantidad de respuestas al tema.
e. Una muestra del contenido.
f. Las etiquetas asociadas con el tema.
3. Use los botones de navegación << y >> para moverse hacia adelante y hacia atrás a través de múltiples páginas de temas.
4. Haga clic en Vista simple para mostrar solo la información básica del tema: título, fecha / hora de creación y autor.
5. Haga clic en Vista detallada para visualizar la vista de resumen.

 Exploración de los temas de discusión: La función de exploración en el foro de discusiones le permite filtrar los temas de discusión
para que pueda navegar más fácilmente por el contenido. El panel del explorador en el lado izquierdo de la página le permite mostrar
un subconjunto de los temas de discusión al seleccionar una vista específica o una etiqueta. La lista Temas en el panel de
exploración proporciona las siguientes vistas:

o Nuevo: Muestra los temas creados o actualizados en los últimos siete días.
o Más activo: Muestra los temas con la mayoría de las respuestas.
o Todas: Muestra todos los temas.
o Mis temas: Muestra los temas creados por el usuario actual.
o La lista de Etiquetas muestra las etiquetas actualmente asociadas con uno o más temas de discusión. El número que sigue a la
etiqueta le dice cuántos temas de discusión están asociados con la etiqueta.

Para navegar por los temas de discusión:

1. En la función Discusiones, seleccione una opción en el panel del explorador:

1.1 En la lista Temas, haga clic en una vista para mostrar los temas de discusión en el sitio actual que corresponden a esa
selección.
1.2 En la lista Etiquetas, haga clic en la etiqueta que le interese para mostrar todos los temas en el sitio actual asociado con
esa etiqueta.
2. Haga clic en Vista simple para mostrar solo la información básica del tema: título, fecha / hora de creación y autor.
3. Haga clic en Vista detallada para visualizar la vista de resumen.
 Visualización de un tema: Los temas del foro de discusión se muestran en una vista de resumen o en una lista simple. Ver un tema le
permite ver el contenido completo de la discusión. Aunque puede realizar acciones sobre un tema desde la página principal, es
posible que desee ver el tema antes de editarlo, eliminarlo o responderlo para confirmar que ha seleccionado el correcto.

1 En la función Discusiones, explore los temas de discusión para encontrar el que desea ver.
2 Haga clic en el nombre del tema para abrirlo. Nota: Alternativamente, haga clic en Ver a la derecha del tema o haga clic en Leer
debajo del tema. Si la página principal muestra la vista simple, la acción Leer no está disponible.
3 La vista de tema muestra el tema seleccionado en su totalidad junto con las respuestas.
4 Haga clic en Lista de temas de debates para volver a la vista principal.

 Responder a una discusión: Responda a un tema para participar en la discusión. Puede responder al tema de discusión original o a
cualquier respuesta ya creada para ese tema. Cada respuesta está anidada para indicar visualmente el flujo de discusión.

1 En la función Discusiones, haga clic en el nombre de un tema para abrirlo. La vista de tema muestra el tema seleccionado en
su totalidad junto con las respuestas existentes.
2 Haz clic en Responder.
3 Escriba su contenido en el cuadro Agregar respuesta. Use las funciones proporcionadas para formatear el texto; insertar listas
numeradas y con viñetas; cambiar el color de la fuente; e inserte o edite enlaces, anclas e imágenes. Para ayudar con la edición,
use las funciones deshacer, rehacer y eliminar formato según sea necesario. Las características adicionales también se
proporcionan; coloque el cursor sobre un icono para mostrar su función.
4 Haga clic y arrastre la esquina inferior derecha para cambiar el tamaño del editor de texto.
5 Haga clic en Crear.
6 La respuesta aparece debajo y con sangría de su tema principal o respuesta. Puede editar una respuesta justo cuando edita un
tema de discusión.
6.1 En la lista de temas, busque y luego haga clic en un tema. La vista de tema muestra el tema seleccionado en su totalidad,
junto con sus respuestas.
6.2 Haga clic en Editar a la derecha de la respuesta que desea cambiar. La respuesta seleccionada aparece en su totalidad en
un cuadro de edición.
6.3 Realice los cambios en el título y el contenido del tema.
6.4 Haga clic en Actualizar.
6.5 La respuesta actualizada aparece cuando los usuarios lo verán. El texto (actualizado) parece indicar que ha sido editado.

 Crear un nuevo tema: Crea un nuevo tema para iniciar una discusión relevante para el sitio actual. Todos los miembros del sitio
tendrán acceso a este contenido.

1 En la función de Discusión, haga clic en Nuevo tema. El nuevo tema aparece la página.
2 Escriba un título para el tema.
3 Escriba el contenido del tema en el cuadro de texto.
4 Use las funciones proporcionadas para formatear el texto; insertar listas numeradas y con viñetas; cambiar el color de la fuente;
e inserte o edite enlaces, anclas e imágenes. Para ayudar con la edición, use las funciones deshacer, rehacer y eliminar formato
según sea necesario. Las características adicionales también se proporcionan; coloque el cursor sobre un icono para mostrar su
función.
5 Haga clic y arrastre la esquina inferior derecha para cambiar el tamaño del editor de texto.
6 Opcionalmente, agregue etiquetas existentes o cree nuevas para el tema de discusión. Las etiquetas recién asociadas aparecen
debajo del cuadro de texto. Haga clic en una etiqueta para eliminarla.
7 Haga clic en Guardar. El nuevo tema aparece cuando los usuarios lo verán.
8 Haga clic en Lista de temas de debates para volver a la vista principal.
 Edición de un tema: Edite un tema de discusión existente para modificarlo o agregarlo al contenido. Solo un Administrador del Sitio,
un Colaborador del sitio y el usuario que creó el tema pueden editarlo.

1 En la función Discusiones, haga clic en Editar a la derecha del tema que desea editar. Nota: Considere ver el tema primero
para asegurarse de que sea el que desea editar. Luego puede seleccionar Editar en la página de temas.
2 La página Editar Tema aparece mostrando el tema seleccionado.
3 Realice los cambios necesarios en el título y el contenido del tema. Use las funciones proporcionadas para formatear el texto;
insertar listas numeradas y con viñetas; cambiar el color de la fuente; e inserte o edite enlaces, anclas e imágenes. Para ayudar
con la edición, use las funciones deshacer, rehacer y eliminar formato según sea necesario. Las características adicionales
también se proporcionan; coloque el cursor sobre un icono para mostrar su función.
4 Haga clic y arrastre la esquina inferior derecha para cambiar el tamaño del editor de texto.
5 Edite las etiquetas para este tema según sea necesario. Puede agregar y eliminar etiquetas existentes, o crear nuevas etiquetas.
6 Haga clic en Guardar.
7 El tema actualizado aparece cuando los usuarios lo verán. El texto (actualizado) aparece después del título.
8 Haga clic en Lista de temas de debates para volver a la vista principal.

 Eliminar un tema: Eliminar un tema para eliminarlo permanentemente del foro de debates. Esta acción también elimina todas las
respuestas a ese tema. Solo el Administrador del Sitio y el usuario que creó el tema pueden eliminarlo.

1 En la función Discusiones, haga clic en Eliminar a la derecha del tema que desea eliminar. Nota: Considere ver el tema
primero para asegurarse de que sea el que desea eliminar. Luego puede seleccionar Eliminar en la página de temas.
2 Un mensaje le pide que confirme la eliminación.
3 Haga clic en Eliminar.
4 Un mensaje indica que el tema seleccionado ha sido eliminado.

El blog

El blog del sitio le permite agregar comentarios, descripciones de eventos y otro material relacionado con su sitio. Los miembros del sitio
pueden crear, editar y agregar comentarios a las publicaciones de blogs. Las publicaciones se pueden guardar como borradores y luego,
cuando estén listos, se publicarán en el blog interno. Nota: Consulte http://docs.alfresco.com/community/tasks/site-customize.html para
saber cómo activar y desactivar el blog para un sitio.

 Acceder al blog: Acceda al blog para ver todas las publicaciones de blog publicadas para el sitio actual. También puede ver sus
propias publicaciones no publicadas (borrador). En el blog puede escribir nuevas publicaciones y puede editar, publicar y eliminar
publicaciones que creó previamente. También puede agregar comentarios a las publicaciones de blog de otros miembros.

1 En un sitio, haga clic en Más y luego en Blog. Nota: en cada sitio, los nombres de las características se pueden personalizar. Si
el administrador del sitio ha hecho esto, el enlace puede tener un nombre que no sea Blog.
2 Esto abre el blog. La página principal se establece de manera predeterminada en la vista Última para que vea una lista de las
publicaciones publicadas internamente que se han creado o editado en los últimos siete días. El resumen incluye los siguientes
detalles (cuando corresponda):
2.1 El título del post seguido de indicadores de estado relacionados.
2.2 La fecha y la hora en que se publicó la publicación.
2.3 El usuario que creó la publicación.
2.4 Un enlace a la publicación externa.
2.5 Una muestra del contenido.
2.6 La cantidad de respuestas a la publicación.
2.7 Las etiquetas asociadas con la publicación.
3 Cuando la lista contiene más publicaciones de las que se pueden mostrar en una sola página, los enlaces de navegación se
habilitan en la parte superior e inferior de la lista de elementos. El número en negrita indica su página actual. Haga clic en un
número de página para mostrar una página específica. Utilice los enlaces anterior (<<) y siguiente (>>) para avanzar y retroceder
en varias páginas de publicaciones.
 4 Haga clic en Vista simple para mostrar solo la información básica de la publicación de blog: título, fecha / hora de publicación y
autor.
5 Haga clic en Vista detallada para visualizar la vista de resumen.

 Buscar publicaciones en blogs: La función de exploración en el blog le permite filtrar las publicaciones para que pueda navegar
fácilmente por el contenido del blog. El panel del explorador en el lado izquierdo del blog le permite mostrar un subconjunto de las
publicaciones del blog seleccionando una vista específica, un período de tiempo (mes) o una etiqueta. La lista Publicaciones en el
panel de exploración proporciona las siguientes vistas:

o Todas: Muestra todas las publicaciones en el blog.

o Último: Muestra las publicaciones publicadas internamente creadas o editadas en los últimos siete días.
o Mis borradores: Muestra las publicaciones creadas por el usuario actual que se guardan como borradores (aún no publicados).
o Mi publicación: Muestra las publicaciones creadas y publicadas internamente por el usuario actual.
o La lista de Archivos organiza publicaciones por mes y año.
o La lista de Etiquetas muestra todas las etiquetas actualmente asociadas con una o más publicaciones de blog. El número que
sigue a la etiqueta le indica cuántas publicaciones de blog están asociadas a la etiqueta.

Para navegar por las publicaciones del blog:

1. En el Blog, seleccione una opción en el panel del explorador:

1.1 En la lista Publicaciones, haga clic en una vista para mostrar las publicaciones del blog en el sitio actual que corresponden
a esa selección.
1.2 En la lista Archivos, haga clic en una fecha para mostrar las publicaciones del blog en el sitio actual publicado durante el
mes y año seleccionado.
1.3 En la lista Etiquetas, haga clic en la etiqueta que le interese para mostrar todas las publicaciones en el sitio actual
asociado con esa etiqueta.
2. Haga clic en Vista simple para mostrar solo la información básica de la publicación de blog: título, fecha / hora de publicación y
autor.
3. Haga clic en Vista detallada para visualizar la vista de resumen.

 Visualización de una publicación de blog: Al navegar por el blog, se muestran las publicaciones existentes en la vista principal. Estas
publicaciones se muestran en una vista de resumen o en una lista simple. Ver una publicación le permite ver el contenido completo
de la publicación. Aunque puede realizar acciones en una publicación desde la página principal, ver una publicación le permite
confirmar que ha seleccionado la publicación correcta antes de realizar una acción irreversible, como eliminar la publicación. Si bien
tanto la vista simple como la vista detallada muestran todas las acciones disponibles, debe ver una publicación para agregarle un
comentario.

1. Explore las publicaciones del blog para ubicar la publicación que desea ver.
2. Haga clic en el título de la publicación o haga clic en Leer debajo de la publicación. Nota: Si la página principal muestra la vista
simple, debe hacer clic en el título de la publicación.
3. La vista de publicación muestra la publicación de blog seleccionada en su totalidad junto con los comentarios relacionados.
4. Haga clic en Lista de publicaciones del blog para volver a la vista principal.

 Crear una publicación de blog: Cree una nueva publicación de blog para agregar información o comentarios relacionados con el sitio
actual. Cuando crea una nueva publicación, puede guardarla como borrador sin publicarla o puede publicarla inmediatamente en el
blog del sitio actual. Esto lo hace disponible para que otros usuarios del sitio puedan verlo y comentarlo.

1. Haga clic en Nueva publicación.

2. Aparece la página Cree un blog.
3. Escriba un título para la publicación.
 4. Escriba su contenido en el cuadro de texto. Use las funciones proporcionadas para formatear el texto; insertar listas numeradas
y con viñetas; cambiar el color de la fuente; e inserte o edite enlaces, anclas e imágenes. Para ayudar con la edición, use las
funciones deshacer, rehacer y eliminar formato según sea necesario. Las características adicionales también se proporcionan;
coloque el cursor sobre un icono para mostrar su función.
5. Haga clic y arrastre la esquina inferior derecha para cambiar el tamaño del editor de texto.
6. Opcionalmente, agregue etiquetas existentes o cree nuevas para la publicación del blog. Las etiquetas recién asociadas
aparecen debajo del editor de texto. Haga clic en una etiqueta para eliminarla.
7. Guarde o publique la nueva publicación de blog:
7.1 Haga clic en Guardar como borrador para guardar la publicación sin publicarla. La publicación no aparecerá en la lista de
publicaciones.
7.2 Haga clic en Publicar internamente para publicar la publicación en el blog interno, dejándolo disponible para otros
usuarios de este sitio.
8. La nueva publicación aparece cuando los usuarios la verán. El texto (Borrador) aparece después del título si la publicación
permanece sin publicar. El texto (Publicado) aparece después del título una vez que la publicación se ha publicado
externamente.
9. Haga clic en Lista de publicaciones del blog para volver a la vista principal.

 Edición de una publicación de blog: Edite una publicación de blog existente para modificar o agregar a su contenido. Solo un
Administrador del Sitio, un Colaborador del sitio y el usuario que creó la publicación del blog pueden editarlo.

1. En el Blog, haga clic en Editar a la derecha de la publicación que desea editar. Nota: Puede ver la publicación primero para
asegurarse de que sea la que desea editar, luego seleccione Editar en la página de visualización de publicaciones.
2. La página Editar publicación de blog aparece mostrando la publicación seleccionada.
3. Realice los cambios necesarios en el título y el contenido de la publicación. Use las funciones proporcionadas para formatear el
texto; insertar listas numeradas y con viñetas; cambiar el color de la fuente; e inserte o edite enlaces, anclas e imágenes. Para
ayudar con la edición, use las funciones deshacer, rehacer y eliminar formato según sea necesario. Las características
adicionales también se proporcionan; coloque el cursor sobre un icono para mostrar su función. Haga clic y arrastre la esquina
inferior derecha para cambiar el tamaño del editor de texto.
4. Edite las etiquetas para esta publicación según sea necesario.
5. Puede agregar y eliminar etiquetas existentes, o crear nuevas etiquetas.
6. Haga clic en Actualizar para guardar los cambios. Nota: Cuando elige esta opción para una publicación que se publicó
previamente de forma externa, el texto Fuera de sincronización aparece después del título para indicar que la versión en el
blog interno no coincide con la versión en el blog externo.
7. La publicación actualizada aparece cuando los usuarios lo verán. El texto Actualizado aparece después del título.
8. Haga clic en Lista de publicaciones del blog para volver a la vista principal.

 Eliminar una publicación de blog: Eliminar una publicación de blog para eliminarla permanentemente del blog del sitio actual. Al
eliminar una publicación, también se eliminan todos sus comentarios. Solo un Administrador del Sitio y el usuario que creó la
publicación del blog pueden eliminarlo.

1. En la lista de publicaciones del blog, encuentre la publicación del blog que desea eliminar.
2. Haga clic en Eliminar. Nota: Puede ver la publicación primero para asegurarse de que sea la que desea eliminar, luego
seleccione Eliminar en la página de visualización de publicaciones.
3. Un mensaje le pide que confirme la eliminación.
4. Haga clic en Eliminar. Un mensaje indica que la publicación de blog seleccionada se ha eliminado.

 Trabajar con comentarios: Agregar comentarios a una publicación de blog ayuda a que el blog del sitio sea interactivo. Si bien todos
los usuarios con acceso al sitio pueden ver las conversaciones de blog, solo los miembros del sitio pueden agregar comentarios. El
número de respuestas agregadas a una publicación se registra y se muestra para cada publicación. Debe ver una publicación para
agregar, ver y administrar los comentarios relacionados.
 o Agregar un comentario a una publicación: En el blog, puede agregar un comentario para responder a cualquier publicación de
blog publicada.

1. En el Blog, navega por las publicaciones para encontrar la que deseas comentar.
2. Haga clic en el título de la publicación para ver la publicación. La vista de publicación muestra la publicación de blog
seleccionada en su totalidad junto con los comentarios relacionados.
3. Haga clic en Agregar comentario.
4. Ingrese su comentario en el cuadro provisto. Use las funciones proporcionadas para formatear el texto; insertar listas
numeradas y con viñetas; y cambia el color de la fuente. Para ayudar con la edición, use las funciones deshacer, rehacer y
eliminar formato según sea necesario.
5. Haga clic en Agregar comentario. El comentario se muestra debajo de la publicación.
6. Haga clic en Lista de publicaciones del blog para volver a la vista principal.

o Edición de un comentario: Edite un comentario de blog para modificarlo o agregarlo a su contenido. Solo un Administrador del
sitio, un Colaborador del sitio y el usuario que creó el comentario pueden editarlo.

1. En Blog, explore las publicaciones para encontrar la que desea editar.

2. Haga clic en el título de la publicación para ver la publicación. La vista de publicación muestra la publicación de blog
seleccionada y los comentarios relacionados.
3. Coloque el cursor sobre el comentario que desea editar para mostrar las acciones disponibles y luego haga clic en . Esta
acción solo está disponible cuando el usuario que inició sesión actualmente tiene permiso para editar el comentario.
4. El cuadro Editar comentario aparece mostrando el comentario seleccionado.
5. Haga cambios al comentario. Use las funciones proporcionadas para formatear el texto; insertar listas numeradas y con
viñetas; y cambia el color de la fuente. Para ayudar con la edición, use las funciones deshacer, rehacer y eliminar formato
según sea necesario.
6. Haga clic en Guardar. El comentario actualizado se muestra debajo de la publicación.
7. Haga clic en Lista de publicaciones del blog para volver a la vista principal.

o Eliminar un comentario: Eliminar un comentario para eliminarlo permanentemente de una publicación de blog. Solo un
Administrador del sitio, un Colaborador del sitio y el usuario que creó el comentario pueden eliminarlo.

1. En Blog, navegue por las publicaciones para encontrar la que desea eliminar.
2. Haga clic en el título de la publicación para ver la publicación. La vista de publicación muestra la publicación de blog
seleccionada y los comentarios relacionados.
3. Coloque el cursor sobre el comentario que desea eliminar para mostrar las acciones disponibles y luego haga clic en . Esta
acción solo está disponible cuando el usuario que inició sesión actualmente tiene permiso para eliminar el comentario.
4. Un mensaje le pide que confirme la eliminación.
5. Haga clic en Eliminar. El comentario se elimina de la página.
6. Haga clic en Lista de publicaciones del blog para volver a la vista principal.

Enlaces al sitio

El componente de enlaces permite a los miembros del sitio compilar una lista de enlaces web que están relacionados con el sitio o que
pueden ser de interés para los usuarios del sitio. Estos pueden ser enlaces internos que apuntan a páginas del sitio o enlaces externos
que apuntan a cualquier dirección web. La función de comentarios permite a los miembros del sitio agregar y administrar comentarios en
los enlaces del sitio. Nota: Consulte http://docs.alfresco.com/community/tasks/site-customize.html para saber cómo activar y desactivar
enlaces para un sitio.

 Acceder a los enlaces del sitio: Acceda al componente de enlaces del sitio para ver los enlaces Web compilados para el sitio actual.
En este componente puede crear nuevos enlaces, así como editar y eliminar los enlaces que ha creado. Puede agregar un
comentario a cualquier enlace de la lista.
 1. En un sitio, haga clic en Más y luego en Enlaces. Nota: en cada sitio, los nombres de las características se pueden personalizar.
Si el Administrador del Sitio ha hecho esto, el enlace puede tener un nombre distinto a los Enlaces.
2. Esto abre el componente. La vista principal está predeterminada en la vista Todos los enlaces, por lo que está viendo una lista
de todos los enlaces Web creados para el sitio. El resumen incluye:
1.1 El título del enlace.
1.2 El enlace URL.
1.3 La fecha y hora en que se creó el enlace.
1.4 El usuario que creó el enlace.
1.5 Una descripción del enlace.
1.6 Las etiquetas asociadas con el enlace.
3. Use los botones de navegación << y >> para moverse hacia adelante y hacia atrás a través de múltiples páginas de enlaces.
4. Haga clic en Vista simple para mostrar solo los detalles básicos del enlace: título y URL.
5. Haga clic en Vista detallada para visualizar la vista de resumen.

 Navegar por los enlaces del sitio: El panel del explorador en la vista principal le permite filtrar los enlaces para una navegación más
fácil. El panel del explorador en el lado izquierdo de la página le permite mostrar un subconjunto de los enlaces al seleccionar una
vista específica o una etiqueta. La lista de enlaces en el panel de exploración ofrece las siguientes opciones para explorar enlaces:

o Todos los enlaces: Muestra todos los enlaces

o Mis enlaces: Muestra los enlaces creados por el usuario actual
o Recientemente añadido: Muestra los enlaces creados en los últimos siete días
o La lista de Etiquetas muestra todas las etiquetas actualmente asociadas con uno o más enlaces.

Para navegar por los enlaces:

1. En la función Vínculos, seleccione una opción en el panel del explorador:

1.1 En la lista Vínculos, haga clic en una vista para mostrar los enlaces en el sitio actual que corresponden a esa selección.
1.2 En la lista Etiquetas, haga clic en la etiqueta que le interese para mostrar todos los enlaces en el sitio actual asociado con
esa etiqueta.
2. Haga clic en Vista simple para mostrar solo los detalles básicos del enlace: título y URL.
3. Haga clic en Vista detallada para visualizar la vista de resumen.
4. Coloque el cursor sobre un elemento en esta lista para mostrar sus acciones disponibles.

 Ver un enlace: La vista principal de la función Vínculos muestra los enlaces existentes para este sitio. Puede elegir una vista de
resumen o una lista simple. La visualización de un enlace le permite ver los detalles completos del enlace y cualquier comentario que
se haya agregado. Aunque puede realizar acciones en un enlace desde la página principal, es posible que desee ver el enlace antes
de editarlo o eliminarlo para confirmar que ha seleccionado el correcto.

1 En la función Vínculos, busque los enlaces para encontrar el que desea ver.
2 Haga clic en el título del enlace para ver todos los detalles.
3 La vista de enlace muestra el enlace seleccionado en su totalidad, junto con los comentarios que se han agregado.
4 Haga clic en Lista de enlaces para regresar a la vista principal.

 Creación de un nuevo enlace: Cree un nuevo enlace de sitio para proporcionar un acceso fácil a la información que podría ser de
interés o uso para los miembros del sitio. Puede agregar cualquier dirección Web interna o externa.

1. En la función Vínculos, haga clic en Nuevo enlace.

2. Aparece la página Crear enlace.
3. Escriba un Título y una Descripción para el enlace.
4. En el cuadro URL, escriba la dirección web del enlace que está creando.
 5. Para que el enlace se abra en la misma ventana del navegador, seleccione Internal. Deje esta opción en blanco para que el
enlace se abra en una nueva ventana o pestaña del navegador.
6. Opcionalmente, agregue etiquetas existentes o cree nuevas para el enlace. Aparecen las etiquetas recién asociadas. Haga clic
en una etiqueta para eliminarla.
7. Haga clic en Guardar. El nuevo enlace aparece.
8. Haga clic en Lista de enlaces para regresar a la vista principal.

 Editar un enlace: Edite un enlace existente para modificarlo. Solo un Administrador del Sitio, un Colaborador del sitio y el usuario que
creó el enlace pueden editarlo.

1. En la función Vínculos, busque los enlaces para encontrar el que desea editar.
2. Coloque el cursor sobre el enlace para mostrar las acciones disponibles y luego haga clic en Editar. Nota: Primero puede ver el
enlace para asegurarse de que sea el que desea editar, luego seleccione Editar en la página de visualización del enlace.
3. La página Editar enlace aparece mostrando el enlace seleccionado.
4. Realice los cambios en los detalles del enlace.
5. Edite las etiquetas para este enlace según sea necesario. Puede agregar y eliminar etiquetas existentes, o crear nuevas
etiquetas.
6. Haga clic en Actualizar. La vista de enlace muestra los detalles actualizados.
7. Haga clic en Lista de enlaces para regresar a la vista principal.

 Eliminar un enlace: Eliminar un enlace para eliminarlo permanentemente del sitio actual. Esta acción también elimina cualquier
comentario en el enlace. Solo el Administrador del Sitio y el usuario que creó el enlace pueden eliminarlo.

1 En la función Vínculos, busque los enlaces para encontrar el que desea eliminar. Al eliminar más de un enlace, puede usar la
función de selección múltiple provista.
2 Coloque el cursor sobre el enlace para mostrar las acciones disponibles y luego haga clic en Eliminar. Nota: Considere ver el
enlace primero para asegurarse de que sea el que desea eliminar. A continuación, puede seleccionar Eliminar en la página de
visualización del enlace.
3 Un mensaje le pide que confirme la eliminación.
4 Haga clic en Eliminar.
5 Un mensaje indica que el enlace seleccionado ha sido eliminado.

 Eliminar múltiples enlaces: En la lista de enlaces, puede eliminar rápidamente varios enlaces en lugar de eliminarlos de a uno por
vez.

1. En la función Vínculos, busque los enlaces para encontrar los que desea eliminar.
2. En la lista de enlaces, seleccione los enlaces que desea eliminar:
2.1 Haga clic en la casilla de verificación a la izquierda de cada enlace que desea eliminar.
2.2 Haga clic en Seleccionar en la parte superior de la lista y haga clic en Todos para seleccionar todos los enlaces en la vista
actual.
2.3 Haga clic en Ninguno para borrar las selecciones de la lista.
2.4 Haga clic en Invertir selección para alternar las casillas de verificación a su estado opuesto. Las casillas de verificación
apropiadas aparecen seleccionadas en la lista de enlaces.
3. En el encabezado, haga clic en Elementos seleccionados y luego en Eliminar. Nota: Haga clic en Deseleccionar todo para
borrar las casillas de verificación seleccionadas. Un mensaje le pide que confirme la eliminación.
4. Haga clic en Eliminar. Un mensaje indica que los enlaces seleccionados han sido eliminados.

 Agregar un comentario a un enlace: En la función de enlaces, puede agregar un comentario a un enlace.

1. En la función Vínculos, busque y haga clic en el enlace que desea comentar. La vista de detalles muestra el enlace
seleccionado junto con los comentarios relacionados.
 2. Haga clic en Agregar comentario.
3. Ingrese su comentario en el cuadro provisto. Use las funciones proporcionadas para formatear el texto; insertar listas numeradas
y con viñetas; y cambia el color de la fuente. Para ayudar con la edición, use las funciones deshacer, rehacer y eliminar formato
según sea necesario.
4. Haga clic en Agregar comentario. El comentario se muestra debajo del enlace.
5. Haga clic en Lista de enlaces para regresar a la vista principal.

 Editar un comentario de enlace: Puede editar un comentario en un enlace para modificarlo o agregarlo a su contenido. Solo un
Administrador del Sitio, un Colaborador del sitio y el usuario que creó el comentario pueden editarlo.

1. En la función Vínculos, busque y haga clic en el enlace que contiene el comentario que desea editar.
2. La vista de detalles muestra el enlace seleccionado junto con los comentarios relacionados.
3. Coloque el cursor sobre el comentario que desea editar para mostrar las acciones disponibles y luego haga clic en . Esta
acción solo está disponible cuando el usuario que inició sesión actualmente tiene permiso para editar el comentario. El cuadro
Editar comentario aparece mostrando el comentario seleccionado.
4. Haz los cambios en el comentario. Use las funciones proporcionadas para formatear el texto; insertar listas numeradas y con
viñetas; y cambia el color de la fuente. Para ayudar con la edición, use las funciones deshacer, rehacer y eliminar formato según
sea necesario.
5. Haga clic en Guardar. Se muestra el comentario actualizado.
6. Haga clic en Lista de enlaces para regresar a la vista principal.

 Eliminar un comentario de enlace: Eliminar un comentario para eliminarlo permanentemente de un enlace. Solo un Administrador del
sitio y el usuario que creó el comentario pueden eliminarlo.

1. En la función Vínculos, busque y haga clic en el enlace que contiene el comentario que desea eliminar. La vista de detalles
muestra el enlace seleccionado junto con los comentarios relacionados.
2. Coloque el cursor sobre el comentario que desea eliminar para mostrar las acciones disponibles y luego haga clic en . Esta
acción solo está disponible cuando el usuario que inició sesión actualmente tiene permiso para eliminar el comentario. Un
mensaje le pide que confirme la eliminación.
3. Haga clic en Eliminar. El comentario se elimina de la página.
4. Haga clic en Lista de enlaces para regresar a la vista principal.

Listas de datos

El componente de listas de datos permite a los miembros del sitio crear y administrar listas de datos relevantes para el sitio. Los usuarios
pueden trabajar con sus propias listas y también pueden contribuir a listas creadas por otros miembros del sitio. Nota: Consulte
http://docs.alfresco.com/community/tasks/site-customize.html para saber cómo activar y desactivar las listas de datos para un sitio.

 Acceso al componente Listas de datos: Acceda al componente de listas de datos para ver las listas creadas para el sitio actual. En
este componente puede crear nuevas listas, así como editar y eliminar cualquier lista que haya creado.

1. En un sitio, haga clic en Más y luego Listas de Datos. Nota: en cada sitio, los nombres de las características se pueden
personalizar. Si el Administrador del Sitio ha hecho esto, el enlace podría tener un nombre diferente a Listas de datos.
2. Esto abre la característica. El panel de exploración muestra una lista de todas las listas de datos existentes para el sitio actual.

 Visualización de una lista: La sección Listas del panel del explorador muestra las listas de datos para el sitio actual. Una vez que
seleccione una lista para ver, puede aplicar filtros para mostrar elementos de lista específicos dentro de esa lista. La lista de
elementos en el panel del explorador proporciona las siguientes opciones para filtrar las filas que se muestran en la lista actual:

o Todas: Muestra todos los elementos de la lista

o Recientemente añadido: Muestra los elementos de la lista creados en los últimos siete días
 o Recientemente modificado: Muestra los elementos de la lista modificados en los últimos siete días
o Creado por mí: Muestra los elementos de la lista creados por el usuario actual

1. En el panel del explorador de listas de datos, haga clic en la lista que desea ver. La vista principal muestra la lista seleccionada
en su totalidad. Cuando la lista contiene más elementos de los que se pueden mostrar en una sola página, los enlaces de
navegación se habilitan en la parte superior e inferior de la lista. El número en negrita indica su página actual. Haga clic en un
número de página para mostrar una página específica. Utilice los enlaces anterior (<<) y siguiente (>>) para avanzar y retroceder
en varias páginas de elementos.
2. En la lista Elementos, haga clic en la vista que representa los elementos de la lista que desea mostrar. La lista actual muestra
solo los elementos de la lista que corresponden a la selección.
3. En la tabla, haga clic en los títulos de una columna para ordenar los resultados por esa columna.

 Crear una lista nueva: Crea una nueva lista para el sitio actual.

1. En la función Listas de datos, haga clic en Nueva lista. Aparece el cuadro de diálogo Nueva lista.
2. Seleccione el tipo de lista que desea crear.
3. Escriba un Título (obligatorio) y una Descripción (opcional) para la lista. Precaución: No se le avisará si crea listas con títulos
duplicados. Revise las listas existentes para asegurarse de que el nombre de su lista sea único.
4. Haga clic en Guardar. El nombre de la nueva lista aparece en la sección Listas del panel de exploración.
5. Haga clic en el nombre de la lista para mostrar la lista en la vista principal. Una nueva lista no contiene elementos de lista.

 Edición de los detalles de la lista: Edite una lista existente para modificar su título y descripción. Solo un Administrador del Sitio, un
Colaborador del sitio y el usuario que creó la lista pueden editarlo.

1. En el panel del explorador de listas de datos, coloque el cursor sobre la lista que desea editar para mostrar las acciones
disponibles.
2. Haga clic en . El cuadro de diálogo Editar lista de detalles muestra los detalles actuales de la lista.
3. Realice los cambios en el título y la descripción. Precaución: No se le avisará si crea listas con títulos duplicados. Revise las
listas existentes para asegurarse de que el nombre de su lista sea único.
4. Haga clic en Guardar.

 Eliminar una lista: Elimine una lista para eliminarla permanentemente del sitio. Solo el Administrador del Sitio y el usuario que creó la
lista pueden eliminarlo.

1. En el panel del explorador de listas de datos, coloque el cursor sobre la lista que desea eliminar para mostrar las acciones
disponibles.
2. Haga clic en . Un mensaje le solicita que confirme la eliminación de la lista seleccionada.
3. Haga clic en Eliminar. Un mensaje indica que la lista seleccionada ha sido eliminada.

 Trabajar con elementos de la lista: Una vez que crea una lista, puede llenarla con elementos de la lista. Puede agregar elementos a
sus propias listas y listas creadas por otros miembros del sitio. Haga esto creando nuevos elementos o duplicando elementos de lista
existentes. Para mantener sus listas, también puede editar y eliminar elementos.

o Crear un elemento de lista: Crea elementos de lista en una lista de datos existente.

1. Haga clic en una lista de datos en el panel del explorador de listas de datos.
2. Haga clic en Nuevo elemento en el encabezado. El artículo Crear nuevo aparece el cuadro de diálogo. Los campos que se
muestran en esta página varían según el tipo de lista actualmente seleccionada.
 3. Complete la información según sea necesario. Se requieren campos marcados con un asterisco. Además de los cuadros de
texto y las listas, la página puede incluir los siguientes botones:
3.1 Icono de calendario: haga clic en el ícono para mostrar un calendario y luego seleccione la fecha.
3.2 Seleccione el botón (Asignado a y cesionario): Haga clic en Seleccionar y luego busque y agregue el usuario (s).
3.3 Seleccionar botón (Archivos adjuntos): haga clic en Seleccionar y luego explore la estructura de la biblioteca para
localizar y agregar los elementos de contenido.
4. Haga clic en Guardar. El nuevo elemento aparece en la lista.

o Editar un elemento de lista: Edite un elemento de lista existente para modificarlo. Solo un Administrador del Sitio, un Colaborador
del sitio y el usuario que creó el elemento pueden editarlo.

1. Haga clic en una lista de datos en el panel del explorador de listas de datos.
2. Coloque el cursor sobre el elemento de la lista que desea editar para mostrar las acciones disponibles.
3. Haga clic en . El cuadro de diálogo Editar elemento de datos aparece mostrando los detalles del elemento seleccionado.
4. Realice los cambios necesarios en los detalles del artículo.
5. Haga clic en Guardar. El elemento actualizado aparece en la lista.

o Duplicar un elemento de lista: Cree rápida y fácilmente un nuevo elemento de lista duplicando un elemento existente en la
misma lista. Esta es una acción particularmente útil si los dos elementos tienen detalles similares.

1. Haga clic en una lista de datos en el panel del explorador de listas de datos.
2. Coloque el cursor sobre el elemento de la lista que desea duplicar para mostrar las acciones disponibles.
3. Haga clic en . El nuevo artículo es creado. Sus detalles son idénticos al elemento de la lista seleccionada.
4. Edite el nuevo elemento de la lista según sea necesario.

o Eliminar un elemento de la lista: Elimine un elemento de la lista para eliminarlo permanentemente de la lista de datos actual.
Solo el Administrador del Sitio y el usuario que creó el elemento pueden eliminarlo.

1. Haga clic en una lista de datos en el panel del explorador de listas de datos.
2. Coloque el cursor sobre el elemento de la lista que desea eliminar para mostrar las acciones disponibles.
3. Haga clic en . Un mensaje le pide que confirme la eliminación.
4. Haga clic en Eliminar. Un mensaje indica que el elemento de la lista seleccionada ha sido eliminado.

 Trabajo con múltiples elementos de lista: En el componente de listas de datos, puede seleccionar múltiples elementos de lista para
realizar rápida y fácilmente una única tarea en los elementos seleccionados.

o Selección de múltiples elementos de la lista: Hay dos métodos para seleccionar múltiples elementos de la lista en la lista de
datos actual. Puede seleccionar cualquier cantidad de elementos. En una lista de datos, seleccione una lista de elementos de
una de las siguientes maneras:

1. Haga clic en una casilla de verificación para seleccionar el elemento de la lista asociada.
2. Haga clic en Seleccionar en la parte superior de la lista de datos y haga clic en Todo.
3. Haga clic en Ninguno para borrar las selecciones de la lista. Haga clic en Invertir selección para alternar las casillas de
verificación a su estado opuesto.

Las casillas de verificación apropiadas aparecen seleccionadas en la lista de datos.

o Realizar acciones en múltiples elementos de la lista: Una vez que seleccione los elementos de la lista con los que desea
trabajar, puede seleccionar una acción para realizar. La lista de Elementos seleccionados muestra las acciones que puede
realizar en varios elementos. Son:
  Duplicar: Copia los elementos de la lista seleccionados y los agrega a la lista actual.
 Borrar: Elimina los elementos de la lista seleccionada.
 Deseleccionar todo: Borra las casillas de verificación de los elementos de la lista seleccionada actualmente.

Cuando una lista de datos es más larga que una página, puede seleccionar elementos en varias páginas. Sin embargo, la acción
seleccionada se realiza solo en los elementos en la página que se muestra actualmente.

1. Haga clic en una lista de datos en el panel del explorador de listas de datos.
2. Seleccione elementos haciendo clic en la casilla de verificación junto a ellos.
3. Haga clic en los elementos seleccionados. Una lista muestra las acciones disponibles.
4. Haga clic en la acción requerida.
5. Haga clic en Deseleccionar todo para borrar los elementos seleccionados. Cuando selecciona esta opción, no puede
realizar otra acción hasta que vuelva a seleccionar los elementos de la lista.

Buscar contenido

Puede usar el cuadro de búsqueda en la barra de herramientas para buscar archivos, sitios y personas. Escriba su búsqueda en el
cuadro de búsqueda y se mostrará una lista de archivos, sitios y personas que coincidan a medida que escribe.

Si se encuentra en un sitio, puede hacer clic en Buscar todo el contenido o Buscar en [nombre del sitio] para buscar en todos los sitios
o solo en el sitio en el que se encuentra. Los sitios privados de los que no es miembro y sus archivos no son mostrados.

Hay muchos consejos de búsqueda disponibles, que incluyen:

 Escriba * para completar una palabra si no conoce la palabra completa que está buscando. Por ejemplo, tanto " * resco " como " alf *
" mostrarán resultados para Alfresco.
 Para buscar elementos que contengan solo una o varias palabras, use OR y enmarque su búsqueda con paréntesis, por ejemplo,
(grande OR rojo). Si no usa paréntesis, se devuelven los resultados de búsqueda que contienen tanto grande como rojo.

Se muestran los cinco archivos, sitios y personas más relevantes, pero puede hacer clic en Más para ver más resultados.

También puede:

 Hacer clic en uno de los resultados para ir directamente a él, o

 Presionar Entrar (con el cursor en el cuadro de búsqueda) para ver todos los resultados de búsqueda de todos los archivos
encontrados por su búsqueda.

Nota: las páginas de Wiki y las publicaciones de blogs se muestran junto con otros archivos. Las vistas previas no se muestran para
eventos de calendario, enlaces Web relacionados con el sitio, temas de discusión o listas de datos y elementos de la lista. Debe presionar
Entrar para buscarlos.

Resultados de la búsqueda

Si presiona Enter en el cuadro de búsqueda, se muestran todos los archivos y carpetas encontrados por su búsqueda. Puede ahora:

 Hacer clic en la miniatura de un resultado para obtener una vista previa.

 Hacer clic en el nombre de un resultado para abrirlo.
 Hacer clic en una o más de las opciones de filtro para activarlas y desactivarlas y reducir los resultados de búsqueda.
 Desplazarse sobre un resultado, hacer clic en Acciones y seleccionar una opción del menú.
 Seleccionar varios resultados y hacer clic en Elementos seleccionados para seleccionar una opción de acción.
Consejo: Las acciones del archivo principal están disponibles aquí, pero puede encontrar más opciones disponibles cuando obtiene una
vista previa del archivo. Puede eliminar un archivo de esta manera, pero los resultados de búsqueda no se actualizarán hasta que ejecute
una nueva búsqueda.

Nota: haga clic en el menú Buscar en para buscar en todos los sitios o solo en el sitio en el que se encuentra.

Si es un súper usuario del Gestor de Búsquedas, tendrá una opción adicional allí, y puede hacer clic donde puede crear nuevos filtros
de búsqueda.

Además del cuadro de búsqueda en la barra de herramientas, también hay características adicionales de búsqueda avanzada para
encontrar personas, sitios y contenido.

Consejo: Si un archivo es un Microsoft Office, PDF u otro tipo de archivo basado en texto (no una imagen o video), también puede hacer
clic sobre en la vista previa del archivo para buscar texto en el archivo.

Consejos de búsqueda

Existen múltiples opciones que puede usar para hacer su búsqueda más específica.

Nota: Los nombres de archivos y carpetas tienen soporte de búsqueda adicional para nombres de productos, códigos de productos,
CamelCase, convenciones generales de nombres de archivos y más.

Ingrese los criterios de

Para buscar... búsqueda ... Esto busca ...

Cambur Nombres, títulos, descripciones y contenido

=cambur
La palabra cambur en cualquier lugar donde
exista

La frase exacta de cáscara de cambur donde "cáscara de cambur" Nombres, títulos, descripciones y contenido
sea que exista

Las palabras cambur , cáscara y resbaladizo cambur cáscara resbaladizo Nombres, títulos, descripciones y contenido
donde aparezcan juntas en cualquier orden o cambur AND cáscara AND resbaladizo
posición

Contenido que incluya cualquiera de las cambur OR cáscara OR resbaladizo Nombres, títulos, descripciones y contenido
palabras cambur , cáscara y resbaladizo

La palabra cambur cuando se use en un título title:cambur Títulos

La palabra cambur cuando se use en un name:cambur Nombres de carpetas y elementos de contenido en la biblioteca; títulos de
nombre páginas wiki

La palabra cambur cuando se use en la description:cambur Descripciones de carpetas y elementos de contenido en la

descripción biblioteca; descripciones de listas de datos

La palabra cambur cuando se use en el TEXT:cambur Páginas wiki, publicaciones en blogs, elementos de contenido y elementos
contenido del sitio de discusión y respuestas
 Ingrese los criterios de
Buscar... búsqueda ... Esto busca ...

Contenido creado el 26 de septiembre de created:"2011-09-26" Páginas wiki, publicaciones en blogs, carpetas de bibliotecas, elementos
2011 de contenido, eventos, enlaces, temas de discusión y listas de
datos. Puede buscar por año o bajar a nivel de mes y día.

Contenido creado entre el 26 de septiembre y created:["2011-09-26" to "2011-09-30"] Páginas wiki, publicaciones en blogs, carpetas de bibliotecas, elementos
el 30 de septiembre de 2011 de contenido, eventos, enlaces, temas de discusión y listas de
datos. Puede buscar por año o bajar a nivel de mes y día.

Cualquier contenido modificado el 26 de modified:"2011-09-26" Páginas wiki, publicaciones en blogs, carpetas de bibliotecas, elementos
septiembre de 2011 de contenido, eventos, enlaces, temas de discusión y listas de
datos. Puede buscar por año o bajar a nivel de mes y día.

Cualquier contenido modificado entre el 26 de modified:["2011-09-26" to "2011-09-30"] Páginas wiki, publicaciones en blogs, carpetas de bibliotecas, elementos
septiembre y el 30 de septiembre de 2011 de contenido, eventos, enlaces, temas de discusión y listas de
datos. Puede buscar por año o bajar a nivel de mes y día.

Cualquier contenido creado por un usuario creator:username Páginas wiki, publicaciones en blogs, carpetas de bibliotecas, elementos
específico de contenido, eventos, enlaces, temas de discusión y listas de datos.
Nota: Reemplace nombre de usuario con el
nombre de usuario apropiado.

Cualquier contenido modificado por un usuario modifier:nombredeusuario Páginas wiki, publicaciones en blogs, carpetas de bibliotecas, elementos
específico de contenido, eventos, enlaces, temas de discusión y listas de datos.
Nota: Reemplace nombredeusuario con el
nombre de usuario apropiado.

Cualquier contenido que contenga TEXT:*uso* Páginas wiki, publicaciones en blogs, carpetas de bibliotecas, elementos
la secuencia de letras “uso” de contenido y temas de discusión.

Los resultados devueltos incluirán referencias

de uso, huso, iluso, etc.

Usar el buscador del sitio

Puede buscar sitios usando el cuadro de búsqueda en la barra de herramientas o puede usar el Buscador de sitios para obtener
información más detallada del sitio. A partir de los resultados de búsqueda puede navegar a un sitio, unirse o abandonar sitios y eliminar
un sitio (solo Administradores).

1. Abra el menú Sitios y haga clic en Buscador de sitios.

2. Escriba un nombre de sitio completo o parcial en el cuadro de búsqueda. Consejo: Deje el cuadro de búsqueda vacío para mostrar
todos los sitios a los que tiene permiso de acceso. La búsqueda busca sitios que comiencen con sus criterios de búsqueda, por lo
tanto, al ingresar los criterios de búsqueda imp, no encontrará el sitio Proyectos Importantes. Si agrega *, entonces su criterio de
búsqueda será *imp, y encontrará el sitio.
3. Haga clic en Buscar.

Se muestra una lista de sitios que coinciden con sus criterios. Esta lista incluye sitios públicos, sitios públicos moderados, sitios que usted
creó y sitios privados a los que pertenece. A la derecha de un sitio, las acciones Unirse y Solicitar unirse indican que usted no es un
miembro del sitio; la acción Salir indica que es un miembro del sitio.
Usar el buscador de personas

Puede buscar personas usando el cuadro de búsqueda en la barra de herramientas o puede usar el Buscador de personas para obtener
información más detallada del usuario. Cuando encuentre al usuario que está buscando, puede usar la opción Seguir / Dejar de seguir.
También puede ver su perfil de usuario.

1. Haga clic en Personas en la barra de herramientas.

2. Escriba un nombre completo o parcial en el cuadro de búsqueda. Debe ingresar al menos una letra. La búsqueda no es sensible a
mayúsculas y minúsculas. La búsqueda examina nombres de usuarios que comiencen con sus criterios de búsqueda, por lo que al
ingresar los criterios de búsqueda 1 no encontrará al usuario Usuario1. Si agrega *, entonces su criterio de búsqueda es *1, entonces
encontrará al usuario. Nota: Consulte los consejos de búsqueda provistos en la página Buscador de personas para realizar
búsquedas más complejas.
3. Haga clic en Buscar.

Revisar un perfil de usuario

Cuando busca un usuario, puede ver los detalles de su perfil. Los detalles del perfil están organizados en varias páginas:

 Información: Muestra los detalles personales del usuario, incluida la información de contacto, detalles de la empresa y una foto.
 Sitios: Enumera los sitios a los que pertenece el usuario.
 Contenido: Muestra dos listas que detallan las actividades recientes del sitio del usuario.
 Lista Agregados recientemente: muestra los últimos tres elementos de contenido que el usuario agregó a cualquier sitio. Esto
incluye páginas wiki, publicaciones en blogs, contenido de la biblioteca y elementos de discusión. La lista Modificado recientemente
muestra los últimos tres elementos de contenido editados por el usuario.
 Siguiendo (#): Muestra una lista de personas que el usuario está siguiendo. El número a la derecha de la etiqueta de la página indica
cuántas personas están siendo seguidas por este usuario. Si el usuario ha marcado su lista como privada, esta página no aparecerá
en el perfil.

Nota: cuando visualiza el perfil de un usuario, estas páginas solo muestran los sitios y el contenido que tiene permiso para ver.

Usar la búsqueda avanzada

1. Use el cuadro de búsqueda en la barra de herramientas para acceder a la búsqueda avanzada.

2. Haga clic sobre en el cuadro de búsqueda y luego haga clic en Búsqueda avanzada. Se muestra la pantalla Búsqueda
avanzada.
3. Elija un tipo de búsqueda:
3.1 Contenido: busca todo tipo de contenido
3.2 Carpetas: busca todas las carpetas y contenedores, como carpetas de bibliotecas y listas de datos
4. Ingrese sus criterios de búsqueda.
4.1 Para buscar por fecha de modificación, haga clic en el ícono de calendario para seleccionar una fecha de un calendario.
4.2 Para buscar por el usuario que modificó por última vez el contenido, ingrese el nombre de usuario apropiado en el campo
Modificador.
4.3 Puede escribir * para completar una palabra si no conoce la palabra completa que está buscando. Por ejemplo, tanto * resco
como Alf * mostrarán resultados para Alfresco.
5. Haga clic en Buscar. Se muestran todos los archivos y carpetas encontrados por su búsqueda. Puede ahora:
5.1 Hacer clic en un resultado para abrirlo.
5.2 Hacer clic en una o más de las opciones de filtro para activarlas y desactivarlas y reducir los resultados de búsqueda.
5.3 Desplazarse sobre un resultado y haga clic en Acciones y seleccione una opción del menú.

Consejo: Puede eliminar un archivo de esta manera, pero los resultados de búsqueda no se actualizarán hasta que ejecute una nueva
búsqueda.
Uso de carpetas inteligentes

Una carpeta inteligente es una forma de agrupar archivos de diferentes ubicaciones en Alfresco Share en una única carpeta, para que
pueda encontrar rápidamente archivos similares.

Se ejecuta una búsqueda cuando abre los contenidos de la carpeta inteligente y se muestran los resultados. Es "inteligente”, porque no
hay una carpeta física para representarlo en el repositorio.

Por ejemplo, se podría crear una carpeta inteligente llamada Mis archivos de video para que contenga todos los archivos creados que
tienen un formato de video. Cada vez que abra la carpeta Mis archivos de video, la búsqueda se ejecuta y todos sus archivos de video
están disponibles en esa carpeta, en cualquier lugar del repositorio que los haya creado.

Es posible que ni siquiera sepa que está utilizando carpetas inteligentes. Si ve este icono entonces la carpeta es inteligente. Los
archivos también se clasifican automáticamente cuando se cargan en estas carpetas.

El diagrama muestra un sistema de archivos físicos y cómo se crea una estructura de carpeta inteligente para contener archivos
relevantes para un cliente en particular:

Las carpetas inteligentes tienen un conjunto limitado de acciones:

 Agregar / Crear: puede agregar archivos a una carpeta inteligente. El archivo se coloca en una carpeta física, según lo especificado
por la regla de presentación.
 Actualización: puede actualizar archivos en una carpeta inteligente. La actualización de una propiedad puede provocar que se elimine
un archivo de la carpeta inteligente actual (porque ya no cumple con los criterios de consulta).
 No se admiten las acciones Eliminar, Editar propiedades, Descomprimir a, Sincronizar, Localizar a, Mover y Copiar archivos.

La carpeta Inteligente en sí misma no puede editarse en Alfresco Comunitario, excepto a través de la Plantilla de Carpeta Inteligente.
Para obtener más información sobre las plantillas de carpetas inteligentes, consulte la sección: Aplicar una Plantilla de Carpeta
Inteligente.
El Administrador del Sistema crea plantillas que puede cargar para diferentes propósitos, por ejemplo; una estructura para un reclamo, o
para archivar archivos PDF por separado de archivos de video o audio, o simplemente para personalizar la estructura de carpetas por
usuario.

Eche un vistazo a estos videos para obtener más información: http://docs.alfresco.com/community/topics/smart-video-tutorials.html.

Los Administradores del Sistema y los Analistas pueden encontrar más información aquí: http://docs.alfresco.com/community/concepts/sf-
intro.html y en el tutorial: http://docs.alfresco.com/community/tasks/sf-tutorial.html.

Aplicar una Plantilla de Carpeta Inteligente

Puede aplicar una estructura de carpeta inteligente a una carpeta física mediante el uso de aspectos.

1. En un sitio, seleccione Biblioteca de documentos.

2. Haga clic en Crear, luego en Carpeta para crear una nueva carpeta. Ingrese el nombre de la carpeta y presione Guardar. También
puede seleccionar una carpeta física existente. Una carpeta física es una que ha creado:
3. Desplácese sobre la carpeta y desde el menú, seleccione Más y luego Gestionar aspectos.
4. En la ventana Seleccionar aspectos, agregue uno o más de los aspectos predefinidos de carpeta inteligente (Carpeta inteligente
del sistema o Carpeta inteligente personalizada dependiendo de las plantillas agregadas por su organización) y presione Guardar.
Pregúntele a su Analista de Negocios o Administrador de Sistema si el sistema o las carpetas inteligentes personalizadas están
configurados para la organización.
5. Desplácese nuevamente sobre la nueva carpeta y desde el menú, seleccione Editar propiedades y Todas las propiedades.
Seleccione la plantilla de carpeta inteligente que desee y guarde.
6. Si el Administrador del Sistema ha creado plantillas para su organización, puede encontrarlas al ingresar en Diccionario de datos /
Plantillas de carpetas inteligentes. Los Administradores del Sistema pueden encontrar más información sobre las plantillas aquí:
http://docs.alfresco.com/community/tasks/sf-config-examples.html.
7. La carpeta física que seleccionó ahora tiene una estructura de Carpeta inteligente debajo de ella, que contiene archivos que se
aplican a los criterios de búsqueda en la Plantilla de Carpetas inteligentes. Por ejemplo, si aplica la plantilla estándar
smartFoldersExample.json , tiene varias carpetas:
 Mi contenido: cada archivo en el repositorio contiene.
 Todo el contenido del sitio (documentos y archivos multimedia, archivados según el tipo).
 El contenido de esta carpeta (documentos y archivos multimedia, archivados según el tipo).
 Contribuciones.
 Mi contenido modificado por otros usuarios.
 Usuario en casa.
 Etiquetados 'Confidencial'.

Las carpetas contienen archivos según los archivos que tiene en su sitio. Por ejemplo, si ha creado archivos de audio en el sitio, los verá
si explora Todo el contenido del sitio / Archivos multimedia / Contenido de audio y cualquier contenido específico de esta carpeta física en
Contenido de esta carpeta / Archivos multimedia / Contenido de audio. Cualquiera de sus archivos que estén marcados como
Confidencial en los metadatos aparece en la carpeta Etiquetados ‘Confidencial’.

Preguntas frecuentes sobre Carpetas Inteligentes

 ¿Cuáles son las principales características de Carpetas Inteligentes?

Con Smart Folders puede:

o Encontrar contenido por lo que es, no donde está almacenado.

o Definir búsquedas almacenadas en una plantilla y mostrarlas en un árbol de carpetas jerárquicas.
o Ejecutar una búsqueda cuando abra una carpeta y los resultados se muestran como el "contenido de la carpeta".
o Federar el contenido que se distribuye en el repositorio en una sola vista o Carpeta inteligente
 o Proporcionar una o más taxonomías basadas en metadatos para compilar un árbol de carpetas, de modo que cualquier carpeta
o archivo pueda mostrarse en varias carpetas, de acuerdo con el contexto empresarial, sin necesidad de archivar.
o Clasificar automáticamente nuevos archivos y heredar o correlacionar los metadatos con el archivo.
o Replicar fácilmente las estructuras de carpetas inteligentes
o Aplicar al contenido existente sin la necesidad de reiniciar Alfresco Comunitario.

 ¿Se puede eliminar un archivo de una carpeta inteligente?

No, no se puede. Esta opción no está disponible. Debe eliminar el archivo de su ubicación física o editar las propiedades para que no
cumpla con los criterios de presentación para la Carpeta inteligente.

 ¿Se puede crear una nueva carpeta o archivo dentro de una carpeta inteligente?

Puede crear un archivo nuevo, pero no una carpeta. El archivo se almacena en una carpeta física, según lo especificado por la regla
de presentación.

 ¿Se puede actualizar un archivo en una carpeta inteligente?

Sí, se puede, pero si cambia las propiedades del archivo, podría hacer que el archivo se salga de la carpeta inteligente.

 ¿Se puede mover o copiar un archivo de una carpeta inteligente?

No, no se puede. El archivo no vive físicamente en esa carpeta, por lo que no se puede mover ni copiar.

 ¿Por qué no puedo ejecutar “Me gusta” o “Favorito” en una carpeta inteligente?

No puede realizar ciertas acciones de carpeta con carpetas inteligentes; por ejemplo, las opciones Favorito, Me gusta y Comentario
no están disponibles (porque la carpeta no existe físicamente).

Otras acciones que no están disponibles incluyen Eliminar, Mover a, Copiar a, Cargar y Crear.

 ¿Por qué un nuevo archivo no se muestra en una carpeta inteligente?

Pueden pasar unos segundos hasta que aparezca un nuevo archivo en la Carpeta inteligente. Esto sucede a menudo si el índice no
está actualizado. Consulte con el Administrador del Sistema si tiene problemas.

Usuarios avanzados

Los usuarios avanzados de Alfresco Share tienen opciones adicionales que no están disponibles para los usuarios estándar. Estas
opciones están disponibles cuando su administrador de Alfresco le otorga permisos avanzados al iniciar sesión en un grupo de usuarios
avanzados.

Las opciones adicionales actuales disponibles son:

 Administrador de sitios.
 Administrador de búsqueda.

Si tiene los siguientes permisos, puede acceder al Administrador del Sitio a través de un enlace adicional en la barra de herramientas y al
Administrador de búsqueda desde la pantalla Resultados de la búsqueda.

 El Administrador de sitios está disponible para los usuarios en los grupos de permisos ALFRESCO_ADMINISTRATORS y
SITES_ADMINISTRATORS.
 Search Manager está disponible para los usuarios en los grupos de permisos ALFRESCO_ADMINISTRATORS y
SITES_ADMINISTRATORS.
Administrador de sitios

El Administrador de sitios se usa para mantener sitios. Usted tiene el control sobre la visibilidad de todos los sitios, así como la
eliminación de sitios o la creación de un administrador del sitio.

Nota: El Administrador de sitios está disponible para los usuarios en los grupos de permisos. ALFRESCO_ADMINISTRATORS y
SITES_ADMINISTRATORS. Si está en el grupo ALFRESCO_ADMINISTRATORS, puede acceder al Administrador del sitio a través de
las Herramientas de administración en la barra de herramientas. Si es miembro del grupo SITES_ADMINISTRATORS, tendrá una
opción adicional Administrador de sitios en la barra de herramientas.

El Administrador de sitios muestra los nombres y el estado de los sitios creados, independientemente de su configuración de visibilidad.
Puede usar el menú Visibilidad para cambiar la visibilidad de cualquier sitio, por ejemplo, cambiar la visibilidad del sitio a Público,
Moderado o Privado. Cualquier cambio de visibilidad que realice en un sitio se realiza de inmediato.

Con el menú Acciones, hay dos opciones:

 Eliminar sitio.
 Conviértase en Administrador.

Puede eliminar cualquiera de los sitios en la lista Administrador del sitio seleccionando Eliminar sitio en el menú Acciones. Esta
acción borra todos los detalles y el contenido del sitio.

La columna Soy Administrador del Sitio muestra los sitios donde tiene el permiso del Administrador del sitio. Si aún no es Administrador
de un sitio, seleccione Conviértase en Administrador del sitio en el menú Acciones.

Para mayor información, vea el video: https://youtu.be/YIzuexBhHcU.

Gestor de búsquedas

Con el Gestor de búsquedas puede ver detalles de los filtros de búsqueda existentes y crear nuevos filtros.

Nota: Gestor de búsquedas está disponible para los usuarios en los grupos de permisos ALFRESCO_ADMINISTRATORS y
ALFRESCO_SEARCH_ADMINISTRATORS.

Se accede al Gestor de búsquedas desde la pantalla de resultados de búsqueda. Simplemente escriba una búsqueda en el cuadro de
búsqueda y presione Entrar, luego en la pantalla de resultados de búsqueda, haga clic en Gestor de Búsquedas.

Nota: Los resultados de búsqueda filtrados se pueden marcar para un acceso rápido y fácil.

Todos los filtros existentes (incluidos los filtros predeterminados) se muestran junto con sus detalles, en el orden en que se muestran en
la pantalla de resultados de búsqueda. Puede cambiar el orden usando los botones para mover los filtros hacia arriba o hacia abajo .

Haga clic en Crear nuevo filtro para crear nuevos filtros de búsqueda.

La mayoría de los detalles del filtro se pueden editar pasando el cursor sobre ellos y haciendo clic en .

 ID de filtro: La identificación del filtro único. Haga clic en esto para editar cualquier detalle.
 Nombre del filtro: El nombre del filtro que se muestra en la pantalla de resultados de búsqueda. Los filtros predeterminados muestran
la clave de mensaje internacionalizada en lugar del nombre del filtro que se muestra en la pantalla de resultados de búsqueda.
 Propiedad del filtro: La propiedad o el campo en el que se basa el filtro.
 Tipo de filtro: Cómo se muestra el filtro en la pantalla de resultados de búsqueda. La opción predeterminada es filtro simple.
 Mostrar con resultados de búsqueda: Especifica si el filtro se muestra en la pantalla de resultados de búsqueda. Los filtros con este
apagado no se muestran. Los filtros predeterminados no pueden eliminarse y deben estar apagados para ocultarlos.
 Filtro predeterminado: Especifica si el filtro es un filtro predeterminado o personalizado. Los filtros predeterminados están predefinidos
y no se pueden eliminar. Puede ocultarlos desactivando Mostrar con resultados de búsqueda.
 Disponibilidad del filtro: El (los) sitio (s) donde el filtro está disponible.

Para mayor información, vea el video: https://youtu.be/4STs49rfkP0.

Crear nuevos filtros de búsqueda

En Gestor de búsquedas puede crear rápidamente sus propios filtros personalizados con una amplia gama de opciones disponibles.

1. En Gestor de búsquedas, al que se accede desde la pantalla de resultados de búsqueda, haga clic en Crear nuevo filtro. También
puede hacer clic en un ID de filtro existente para editarlo.
2. Ingrese un identificador único de filtro (ID) para el nuevo filtro de búsqueda.
3. Ingrese un nombre de filtro. Este es el nombre del filtro que se muestra en la pantalla de resultados de búsqueda. Para los filtros
predeterminados, lo que se muestra aquí no representa lo que se muestra en la pantalla de resultados de búsqueda. Nota: No puede
seleccionar un filtro personalizado para ser un filtro predeterminado.
4. La opción Mostrar con resultados de búsqueda está seleccionada de manera predeterminada. Anule la selección si no desea que
se muestre el filtro en la pantalla de resultados de búsqueda.
5. Seleccione una propiedad para filtrar desde la lista desplegable de Propiedades de filtro.
6. Seleccionar un tipo de filtro. Así es como se muestra el filtro en la pantalla de resultados de búsqueda. La opción predeterminada es
Filtro simple, que es una casilla de verificación.
7. Seleccione el orden Ordenar por el cual los resultados del filtro se muestran en la página de resultados de búsqueda.
8. Seleccione la cantidad de filtros que se muestran por defecto en la pantalla de resultados de búsqueda.
9. Seleccione la longitud mínima del filtro. Esto le ayuda a excluir palabras cortas como "y" y "a" de los resultados del filtro.
10. Seleccione los Resultados mínimos obligatorios, que es el número mínimo de coincidencias que debe tener un resultado de filtro
para mostrarse en la pantalla de resultados de búsqueda.
11. Seleccione la disponibilidad del filtro:
11.1 En todas partes: se muestra en todos los sitios
11.2 Seleccionado: solo se muestra en los sitios seleccionados. Haga clic en para agregar un sitio, luego selecciónelo de la lista
y haga clic en para confirmar. Haga clic en para agregar más sitios si es necesario.
12. Haga clic en Guardar.