OFICINA DE GESTIÓN

DOCUMENTAL

TRD ARCHIVOS Y TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

 LOS ARCHIVOS

CONSTITUCIÓN NACIONAL:

 Articulo 8. Es obligación del Estado y de las personas proteger las riquezas culturales y naturales de la Nación.
 Articulo 15. Todas las personas tienen derecho … a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan
recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.
Para efectos tributarios o judiciales y para los casos de inspección, vigilancia e intervención del Estado podrá exigirse
la presentación de libros de contabilidad y demás documentos privados, en los términos que señale la ley.
 Articulo 20. Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su pensamiento y opiniones, la de
informar y recibir información veraz e imparcial…

 Articulo 23. Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de
interés general o particular y a obtener pronta resolución.
 Articulo 72. El patrimonio cultural de la Nación está bajo la protección del Estado. El patrimonio arqueológico y
otros bienes culturales que conforman la identidad nacional, pertenecen a la Nación y son inalienables, inembargables
e imprescriptibles.

 Articulo 74. Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca
la ley.
 LOS ARCHIVOS

CONSTITUCIÓN NACIONAL:
 Arts. 67, 68
DE LOS DERECHOS SOCIALES, ECONOMICOS Y CULTURALES (Titulo II Capitulo 2)

La educación es un derecho de la persona y un servicio público que tiene una

función social. Los particulares podrán fundar establecimientos educativos. La ley
establecerá las condiciones para su creación y gestión.
 Arts. 365 y 366
DE LA FINALIDAD SOCIAL DEL ESTADO Y DE LOS SERVICIOS PÚBLICOS (Titulo XII Capitulo 5)

……Será objetivo fundamental de su actividad la

solución de las necesidades insatisfechas de salud,
educación, saneamiento ambiental y agua potable.
 LOS ARCHIVOS

OTRAS DISPOSICIONES:

Acuerdo 07 de 1994 Reglamento General de Archivos

Ley 594 de 2000 Ley General de Archivos

Acuerdo 060 de 2001, Ventanilla Única o Unidades de Correspondencia

Acuerdo 038 de 2002, Responsabilidad de los funcionarios ante los documentos de

archivo

 Acuerdo 039 de 2002, Procedimiento para la elaboración y aplicación de las

Tablas de Retención Documental (TRD)

Acuerdo 042 de 2002, Organización de los archivos de gestión

 LOS ARCHIVOS

Ley 594 del 14 de Julio de 2000

Artículo 2 Ámbito de aplicación

…Las entidades privadas que cumplen funciones públicas…

Artículo 11
Obligatoriedad de crear, organizar, preservar, y controlar los archivos, teniendo en cuenta los
principios de procedencia, orden original, el ciclo vital de los documentos y la normativa archivística.

Artículo 13
Garantizar los espacios y las instalaciones necesarios para el funcionamiento de sus archivos, con
especificaciones técnicas.

Artículo 24
Elaborar y adoptar las Tablas de Retención Documental

Artículo 26 Elaborar inventarios de los documentos que produzcan en ejercicio de sus funciones, de manera que
asegure el control

Artículo 39 La junta Directiva del AGN, sin perjuicio del derecho de propiedad y siguiendo el procedimiento
que se establezca para tal efecto, podrá declarar de interés público los documentos privados de
carácter histórico. Estos formarán parte del patrimonio documental colombiano y en
consecuencia serán de libre acceso.
 LOS ARCHIVOS

TIPOLOGÍA DOCUMENTAL

Producida por la universidad Aportada por los usuarios

Resoluciones, actas, informes, circulares, Facturas, derechos de petición, solicitudes, etc.

comprobantes, cartas, solicitudes, etc.

¿Que documentos y por cuanto tiempo se conservarán?

Criterio:

Valor administrativo, legal y fiscal

 Valor contable
 Valor cultural, científico e histórico

Muchos documentos son transitorios o de apoyo y por lo tanto

se eliminan una vez hayan cumplido su tramite.
 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DEFINICIÓN: Listado de asuntos derivados de un proceso, que dan cuenta de las funciones asignadas a cada unidad
administrativa, a los cuales se les asigna un tiempo de permanencia en cada una de las etapas de su ciclo vital.

IMPORTANCIA: PASOS PARA SU ELABORACIÓN:

 Identifican y reflejan las funciones  Estructura orgánica

institucionales.
 Funciones
 Facilitan el manejo de la información.
 Se conforman:
 Sirven de apoyo para la
racionalización de los procesos  Series
administrativos.  Subseries y
 Tipos documentales
 Facilitan el control y acceso a los
documentos. Procesos técnicos:

 Facilitan la organización de los  Clasificación

documentos.  Valoración
 Selección
 Controla la producción y el trámite  Eliminación
documental.
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

RELACIÓN DE SERIES Y SUBSERIES CODIFICADAS

CODIGO SERIE CODIGO SUBSERIE DEFINICION
1.1 Resoluciones de rectoría
1 RESOLUCIONES
1.2 Resoluciones de grado Documento que resuelve o decide disposiciones institucionales.
2.1 Informes de gestión Documento que describe o da a conocer datos precisos sobre
alguna actividad, que tiene relación a un asunto concreto.
2.2 Informes estadísticos
2.3 Informes de control interno
2 INFORMES 2.4 Informes de estados financieros
2.5 Informes de cartera
2.6 Informes presupuestales
2.7 Informes a entes de control
Comunicación escrita de interés común, dirigida a nivel personal o
a un grupo de personas.
3.1 Comunicados institucionales
3 COMUNICADOS

3.2 Comunicados de medios masivos

4.1 Actas de consejo Documento escrito que contiene lo sucedido o tratado en una
reunión y/o evento.
4.2 Actas de comité
4 ACTAS
4.3 Actas de reunión
4.4 Actas de grado
Comunicación escrita de interés común, con el mismo contenido,
dirigida a un grupo de personas de manera interna o externa.
5.1 Circulares Informativas
5 CIRCULARES

5.2 Circulares Normativas

6.1 Procesos Autoevaluación Conjunto de fases sucesivas de un fenómeno natural o de una
operación, que tiene un fin determinado.
6.2 Procesos Elecciones
6 PROCESOS
6.3 Procesos Jurídicos
6.4 Procesos de Certificación

7 EVENTOS
Cualquier actividad de tipo académico y/o administrativo que
desarrolle directamente la unidad administrativa.
8.1 Plan Estratégico de Desarrollo Institucional
8 PLANES 8.2 Plan de acción Modelo sistemático de una actuación , que se elabora
8.3 Plan de mejoramiento anticipadamente para dirigirla y encauzarla.
9.1 Programa de Gestión Documental Conjunto de acciones que se desarrollan para el cumplimiento de
los objetivos y políticas institucionales.
9.2 Programas Académicos
9.3 Programas de Investigación
9 PROGRAMAS
9.4 Programas de Proyección Social
9.5 Programas de Bienestar Institucional
9.6 Programa de Salud Ocupacional
9.7 Programa de Egresados
 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL DE: Secretaría de seccional

 SERIE: Conjunto de tipos documentales de CÓDIGO

SERIE, SUBSERIE TIPOS Retención Disposición final
PROCEDIMIENTO
estructura y contenido homogéneo, DOCUMENTALES
M/
producidos por una oficina en cumplimiento AG AC CT S D E
de sus funciones. Ej. Resoluciones S.1 RESOLUCIONES Se procede a microfilmar y conservar
S.1.1 Resoluciones de Rectoría 2 10 X X totalmente ya que en este documento están
registradas decisiones importantes, formando
parte de la historia de la Universidad.

S.1.2 Resoluciones de grado de Rectoría 2 10 X X Este documento certifica la credibilidad del

grado como un acto público.
S.4 ACTAS 2 10 X X Se procede a microfilmar y conservar
totalmente ya que en este documento están
S.4.1 Actas de consejo
registradas decisiones importantes, formando
parte de la historia de la Universidad.
 SUBSERIE: Es una división de la serie. Ej.
S.4.3 Actas de grado 2 10 X X Se procede a microfilmar y conservar
Programa de Gestión Documental.
totalmente. Este documento acredita la
verificación de los grados otorgados.

S.5 CIRCULARES Cumpliendo con su proceso de análisis y

evaluación, pueden eliminarse.
S.5.1 Circulares informativas 3 X
S.16 INSTRUMENTOS DE CONTROL 2 5 X Se procede a eliminar, ya que dichos registros
ya han cumplido su propósito.
* Registro de entrega de actas de grado
 TIPO DOCUMENTAL: Son los
documentos en sí. Ej. un acta, un informe, un * Registro de entrega de duplicados
registro, una solicitud, etc. * Registro de entrega de aprobación del
programa
* Registros notariales
AG= Archivo de gestión AC= Archivo central CT= Conservación Total S= Selección M/D= Microfilmación y/o Digitalización E= Eliminación