Manual Apollo v1.3 PDF

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T: 942-767-940
MANUAL DE ADMINISTRACIÓN DE APOLLO
Versión: 2018.0.1.5
Manual de Usuario
Versión: 2018.11.19
Índice
1. INTRODUCCIÓN ....................................................................................................................... 4
2. OBJETIVOS ............................................................................................................................... 4
3. ÁMBITO DE ACCIÓN ................................................................................................................ 4
4. FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA ........................................................................................... 4
4.1. INICIO DEL SISTEMA ........................................................................................................ 4
4.2. STUDENTS........................................................................................................................ 6
4.2.1. New student ............................................................................................................ 6
4.2.2. Student consultation ............................................................................................. 11
4.2.3. Enrollment ............................................................................................................. 14
4.2.3.1. Enroll student ................................................................................................ 14
4.2.3.2. Query enroll................................................................................................... 15
4.2.4. Payments ............................................................................................................... 17
4.3. ACADEMIC AREA ........................................................................................................... 20
4.3.1. Services.................................................................................................................. 20
4.3.2. Periods ................................................................................................................... 22
4.3.3. Courses .................................................................................................................. 24
4.3.3.1. New course .................................................................................................... 24
4.3.3.2. Open course .................................................................................................. 26
4.3.3.3. Opened courses............................................................................................. 28
4.3.4. Levels ..................................................................................................................... 31
4.3.5. Cycles ..................................................................................................................... 33
4.3.6. Programs ............................................................................................................... 35
4.3.7. Syllabus .................................................................................................................. 37
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Versión: 2018.0.1.5
4.4. ADMINISTRATIVE AREA ................................................................................................. 39

4.4.1. Payment items....................................................................................................... 39
4.4.2. Register classroom ................................................................................................ 41
4.5. EMPLOYEES ................................................................................................................... 43
4.5.1. Register employee................................................................................................. 43
4.5.2. Query employee .................................................................................................... 45
4.5.3. Teachers ................................................................................................................ 46
4.5.3.1. Generate course list ...................................................................................... 46
4.5.3.2. Query marks .................................................................................................. 47
4.6. REPORTS ........................................................................................................................ 48
4.6.1. Debts ..................................................................................................................... 48
4.7. UTILITIES ........................................................................................................................ 49
4.7.1. Company ............................................................................................................... 49
4.7.2. Parameters ............................................................................................................ 50
4.7.3. Default parameters ............................................................................................... 52
4.7.4. User administration............................................................................................... 53
4.7.4.1. Account levels ............................................................................................... 53
4.7.4.2. Create user .................................................................................................... 54
4.7.5. Additional tables ................................................................................................... 55
4.7.5.1. Gender ........................................................................................................... 55
4.7.5.2. Document type .............................................................................................. 57
4.7.5.3. Series invoice ................................................................................................. 59
4.7.5.4. Class Schedule ............................................................................................... 60
4.7.5.5. Grading type .................................................................................................. 62
4.7.5.6. Qualification .................................................................................................. 64
4.7.5.7. Sender email.................................................................................................. 66
4.7.6. Data base ............................................................................................................... 67
4.7.6.1. Generate backup ........................................................................................... 67
4.7.6.2. Change database configuration .................................................................... 68
4.7.6.3. Report Route ................................................................................................. 68
Versión: 2018.0.1.5
1. INTRODUCCIÓN
Actualmente el uso de la tecnología de la información es indispensable para las empresas,
tanto privadas como gubernamentales. Pues resulta de gran utilidad los productos tanto
de hardware como de software que diariamente salen al mercado.
Este manual fue elaborado para describir cada una de las funciones con las que cuenta el
sistema para que se facilite su uso. Incluye para lecciones detalladas para enseñarle los
aspectos básicos del funcionamiento del sistema. Cada lección se centra en un tema
específico.
2. OBJETIVOS
• Sistematización y automatización de los procedimientos administrativos.
• Requerimientos de pago
• Control y aumento de ingresos
• Simplificación de ingresos.
• Consulta de operación en Red.
• Optimización de tiempo y recursos humanos.
• Operaciones contables y estadísticas.
3. ÁMBITO DE ACCIÓN
Es un software de aplicación creado a partir de las necesidades de una entidad para el
control de cobro de agua potable y alcantarillado del mismo. Además, el sistema les
proporciona elementos para conocer la situación de la entidad en cuanto a ingresos por
estos conceptos se refiere, para que puedan tomar medidas al respecto. También le
proporciona un control de los contribuyentes inscritos en el patrón de la entidad.
4. FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA
4.1. INICIO DEL SISTEMA

Para acceder al sistema debe contar con un usuario y contraseña de acceso.
Para acceder se siguen los siguientes pasos:
Versión: 2018.0.1.5
1. Ingresar el usuario y contraseña correspondiente 2.

Hacer Click en “Ingresar”
Figura 1: Pantalla de Acceso al Sistema
Al acceder, se muestra la pantalla inicial del sistema.
Figura 2: Pantalla de Acceso al Sistema
En esta pantalla inicial se observa 7 menús principales que nos llevan a las diversas opciones
del sistema.
Versión: 2018.0.1.5
4.2. STUDENTS
En esta sección se podrá agregar un nuevo alumno, hacer consultas sobre los
alumnos, inscribir alumnos, hacer consultas sobre las inscripciones y administrar los
pagos.
4.2.1. New student
Para ingresar un nuevo alumno se siguen los siguientes pasos:
1. Personal information, en este grupo de datos se podrá registrar los

datos más importantes y obligatorios del alumno. En este grupo se
encuentran los siguientes campos:
1.1. Type document, Muestra los tipos de documento.
1.2. Document number, se ingresa el número de documento del

alumno.
1.3. Given name, se ingresa el nombre del alumno.
1.4. Last name 1, se ingresa el primer apellido del alumno.
1.5. Last name 2, se ingresa el segundo apellido del alumno.
1.6. Birth date, en esta casilla se podrá seleccionar el cumpleaños del

alumno, este campo es opcional.
1.7. Gender, “Masculino”, “Femenino”.
1.8. Department, muestra los departamentos del Perú, en el cual se

podrá escoger el lugar en donde el alumno nació o vive actualmente.
1.9. Province, muestra las provincias del departamento seleccionado,

en el cual se podrá escoger el lugar en donde el alumno nació o vive
actualmente.
Versión: 2018.0.1.5
1.10. District, muestra los distritos de la provincia seleccionada, en el

cual se podrá escoger el lugar en donde el alumno nació o vive
actualmente.
1.11. Address, se ingresa la dirección del alumno.
1.12. Bank code, se ingresa el código bancario.
2. Con los campos anteriores ingresados ya sería suficiente para poder

agregar un nuevo alumno, pero aún quedan algunos campos no
obligatorios que se pueden llenar en un futuro modificando el registro,
los cuales son los siguientes:
2.1. Phone/Email, en este grupo se podrá ingresar los datos
relacionados con el contacto telefónico y de correo, mediante los
siguientes campos:
2.1.1. Type phone, se podrá escoger el tipo de teléfono.

2.1.2. Phone number, se ingresa el número telefónico del
alumno.
2.1.3. Email, se ingresa el correo electrónico del alumno.
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2.2. School & Degree, en este grupo se podrá escoger la escuela y

universidad en la cual ha terminado o sigue sus estudios, mediante los
siguientes campos:
2.2.1. Select school, aquí se podrá escoger la escuela en la
cual el alumno está estudiando o ha terminado su
formación escolar.
2.2.2. Finished, solo se active esta casilla si el alumno ha
terminado sus estudios escolares.
2.2.3. Select career, aquí se podrá escoger la carrera
profesional que el alumno este estudiando o haya finalizado.
2.2.4. Years, aquí se ingresa la cantidad de años en la cual el
alumno a estudiado o sigue estudiando su carrera profesional.
2.2.5. Finished, solo se activa esta casilla si el alumno ha
terminado sus estudios profesionales.
2.3. English studies, en este grupo se podrá ingresar los

estudios de inglés con los que cuenta el alumno, mediante los
siguientes campos:
2.3.1. Source english institute, aquí se podrá escoger el
instituto en el cual el alumno tuvo sus clases de inglés.
2.3.2. Level achieved, en este campo se podrá seleccionar el
nivel alcanzado por el alumno en sus estudios de inglés.
2.3.3. Course achieved, aquí se podrá escoger el curso
logrado por el alumno.
2.3.4. Departure date, aquí se podrá escoger la fecha de
salida.
2.3.5. Tentative EnglishNow program, en este campo se
podrá seleccionar el programa de estudios de “EnglishNow”
que podría interesarle al alumno.
2.4. Parents, en este grupo se podrá ingresar los datos de los padres
del alumno, mediante los siguientes campos:
2.4.1. Given name, se ingresa el nombre del padre o madre.
2.4.2. Last name 1, se ingresa el primer apellido.
2.4.3. Last name 2, se ingresa el segundo apellido.
2.4.4. Gender, “Masculino”, “Femenino”.
2.4.5. Type document, muestra los tipos de documento.
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2.4.6. Document number, se ingresa el número de

documento del pariente.
2.4.7. Birth date, aquí se podrá ingresar la fecha de
cumpleaños del pariente.
2.4.8. Address, se ingresa la dirección del pariente.
2.4.9. Relation ship, aquí se podrá escoger la relación que
tiene el pariente con el alumno.
2.5. Assign discount, en este grupo se podrá ingresar un

descuento al alumno si es necesario, para ello se tendrá que hacer lo
siguiente:
2.5.1. Service, aquí se asigna el servicio en el cual se hará el
descuento.
2.5.2. Payment concept, en este campo se seleccionará el
concepto de pago del descuento.
2.5.3. Discount, aquí se ingresará la cantidad del descuento.
2.6. Syllabus, en este grupo podrá seleccionar el Syllabus.
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Luego de todo esto para poder guardar el registro del nuevo alumno solamente
tendremos que darle click a “Grabar”.
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4.2.2. Student consultation

En esta sección se podrá consultar los datos de un alumno registrado, como también se
podrá modificar sus datos e ingresar la inscripción a los cursos junto a sus pagos
correspondientes.
1. Buscar alumno, en este grupo se podrá buscar un determinado alumno, mediante los
siguientes filtros:
1.1. Document type, muestra los tipos de documento.
1.2. Document number, se ingresa el número de documento del alumno.
1.3. Name, se ingresa el nombre del alumno.
2. Modificar, para poder modificar el registro del nuevo alumno, tendrá que darle click al
icono de una “Hoja con un lápiz”, que se encuentra al lado derecho del registro del alumno.
El sistema muestra los datos seleccionados para proceder con la edición del
registro.
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3. Inscripción, para poder inscribir a un alumno tendrá que seleccionarlo y dar click en el
botón “Enrollment”.
3.1. Al darle click el sistema nos mostrará un formulario, el cual nos permitirá escoger
el servicio y los datos de la inscripción.
3.2. Al seleccionar alguno de estos registros y luego dar click en “Grabar”, se nos abrirá
automáticamente el formulario de registro de pagos, el cual para completarlo tendremos
que hacer lo siguiente:
3.2.1. Service, aquí se podrá escoger cual es el servicio que desea.
3.2.2. Payment concept, aquí se podría escoger el concepto de pago.
3.2.3. Amount, se ingresa la cantidad del pago.
3.2.4. Doc Sunat, aquí se podría escoger el tipo de documento

mercantil.
3.2.5. Serie, aquí se escoge la serie.
3.2.6. Correlative, al escoger la serie se generará un correlativo.
3.2.7. Date, aquí se selecciona la fecha en la que fue efectuada el pago.
3.3. Al final de llenar todos los campos obligatorios podremos guardar el pago junto con
la inscripción dando clic al botón “Save payment”.
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Después de registrar una inscripción usted podrá visualizarla dando doble click en el registro
del alumno.
También se puede ver los detalles de los pagos de la inscripción dando doble click sobre el
registro de la inscripción.
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4.2.3. Enrollment
En esta sección usted podrá añadir nuevas inscripciones y también podrá manejar las
consultas de las inscripciones.
4.2.3.1. Enroll student
En este formulario usted podrá añadir nuevas inscripciones a diferentes cursos, para
ello tiene que seguir los siguientes pasos:
1. Buscar alumno, si requiere encontrar a un determinado alumno, podrá utilizar

los siguientes filtros:
1.1.Document type, muestra los tipos de documento.
1.3.Name, se ingresa el nombre del alumno.
2. Seleccionarlo y seguir los pasos de la pag10 sección “inscripción”.

3. Además, puede visualizar los cursos del alumno dando doble click sobre el
registro.
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4.2.3.2. Query enroll

En esta sección usted podrá consultar los registros y a su vez podrá eliminarlos si es
necesario, para ello tendrá que seguir los siguientes pasos:
1. Search by, en este grupo de datos usted podrá encontrar a un alumno en específico,
mediante los siguientes filtros:
1.1. Services, muestra los servicios.
1.2. Tipo documento, muestra los tipos de documento.
1.3. Document number, se ingresa el número de documento.
1.4. Name, se ingresa el nombre.
1.5. Start year, se ingresa el inicio del año.
1.6. End year, se ingresa el final del año.
1.7. Period, muestra los periodos.
2. Para poder visualizar el registro de la inscripción simplemente debemos darle doble click
al alumno, esto abrirá una lista de inscripciones para poder seleccionarlas dando doble
click.
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3. Para poder eliminar una inscripción, tendrá que seguir los siguientes pasos:
3.1. Seleccionar una inscripción.

3.2. Verificar que esta inscripción no esté totalmente pagada, este tipo de
inscripciones con el pago incompleto puede generarse mediante el método de
la siguiente página, Payments.
3.3. Dar click en el botón “Delete”.
3.4. Esto mostrará un mensaje de confirmación del cual procederá a eliminar el

registro.
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4.2.4. Payments
En esta sección se podrá administrar los pagos de las inscripciones, para ello se tendrá
que seguir los siguientes pasos:
1. Search by student, en este grupo podrá buscar un alumno en específico, mediante

los siguientes filtros:
1.2. Document number, se ingresa el número de documento.
2. Search by parents, en este grupo se podrá buscar un alumno en específico,

mediante los datos de sus padres:
2.1. Tipo documento, muestra los tipos de documento.
2.2. Numero de documento, se ingresa el número de documento.
3. Añadir un pago, luego de filtrar el alumno seguiremos a ingresar el pago de sus

deudas.
3.1. para ello tenemos que seleccionar a un alumno con un registro de
inscripción sin pagar y darle doble click.
3.2. Luego de hacer eso aparecerá una lista de registros en “Select registration”,
la cual se encuentra en la esquina inferior izquierda, para poder añadir un
pago a este registro tendrá que darle doble click.
3.3. Esta acción generara los siguientes datos del registro (Student, Service,
Payment concept, Registration).
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4. En este formulario usted podrá añadir pagos en partes, no como en los anteriores
formularios (Student consultation, Enroll student). En el cual tenía que ingresar el
pago completo, ya que sino no guardaba la inscripción correctamente.
5. Al final para poder guardar el pago, tendrá que terminar de llenar los siguientes
campos obligatorios:
5.1. Document SUNAT, muestra los documentos mercantiles de SUNAT.

5.2. Series, se escoge la serie del documento.
5.3. Correlative, Al escoger la serie se añadirá un correlativo.
5.4. Date, se selecciona la fecha del pago.
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6. El formulario tiene que acabar de la siguiente forma para poder guardar el pago
correspondiente dando click en “Save payment”.
7. También se puede eliminar un pago antes de ser guardado, para ello seleccionamos
el pago ingresado y damos click en “Delete” o presionamos el botón “Supr” en el
teclado. OJO: Este proceso solo se puede hacer sin que antes haya guardado el
pago con “Save payment”.
8. Other payment concepts, Al dar click en este botón se abrirá un formulario en el

cual podrá hacerse el pago de diferentes conceptos como, por ejemplo: el
certificado. Para ello tendrá que seguir los siguientes pasos:
8.1. Document SUNAT, muestra los documentos mercantiles de SUNAT.

8.2. Series, se escoge la serie del documento.
8.3. Correlative, Al escoger la serie se añadirá un correlativo.
8.4. Date, se selecciona la fecha del pago.
8.5. Payment concept, aquí se muestra los conceptos de pago, del cual podrá
escogerlos dando click.
8.6. Amount, se ingresa el pago.
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4.3. ACADEMIC AREA

En esta sección podrá hacer el mantenimiento de las siguientes áreas (Services, Periods,
Courses, Levels, Cycles, Programs), así como también administrar los cursos del
sistema.
4.3.1. Services
En este formulario podrá agregar, actualizar y eliminar los servicios del sistema APOLLO.
Para ello tendrá que seguir los siguientes pasos:
1. New, al presionar este botón se limpiará los campos y se podrá añadir un nuevo
registro dando click en el botón “Update”.
2. Update, para poder actualizar un registro tendrá que seguir los siguientes pasos:
2.1. Dar click en el botón “Cancel”, ya que podría estar activo la acción de “new”, lo
cual no permitiría que pudiera seleccionar los datos del registro.
2.2. Seleccionar el servicio, al hacer esta acción se llenarán automáticamente los
datos ya registrados.
2.3. Cambiar los datos que piden los campos si es necesario sino solo presione
“Cancel”, para poder cancelar la actualización.
2.4. Al final si desea actualizar los datos solo debe darle click a “Update”.
Versión: 2018.0.1.5
3. Delete, ahora para poder eliminar un registro, tendrá que seguir los siguientes
pasos:
3.2. Seleccionar el servicio, al hacer esta acción se llenarán automáticamente los
3.4. Esto mostrará una pregunta de confirmación del cual se procederá la eliminación
del registro.
Versión: 2018.0.1.5
4.3.2. Periods
En este formulario podrá agregar, actualizar y eliminar los periodos del sistema APOLLO.
registro dando click en el botón “Save”.
2.2. Seleccionar el periodo, al hacer esta acción se llenarán automáticamente los
Versión: 2018.0.1.5
pasos:
3.2. Seleccionar el periodo, al hacer esta acción se llenarán automáticamente los
del registro.
Versión: 2018.0.1.5
4.3.3. Courses
En esta sección se podrá agregar nuevos cursos, así como gestionar la apertura de los
cursos y los cursos ya abiertos.
4.3.3.1. New course

En este formulario se podrá agregar, actualizar y eliminar los cursos del sistema
APOLLO.
1. New, al presionar este botón se limpiará los campos y se podrá añadir un nuevo registro
dando click en el botón “Save”.
2.1. Dar click en el botón “Cancel”, ya que podría estar activo la acción de “new”, lo cual no
2.2. permitiría que pudiera seleccionar los datos del registro.
2.3. Seleccionar el curso, al hacer esta acción se llenarán automáticamente los datos ya
registrados.
2.4. Cambiar los datos que piden los campos si es necesario sino solo presione “Cancel”,
para poder cancelar la actualización.
Versión: 2018.0.1.5
3. Delete, ahora para poder eliminar un registro, tendrá que seguir los siguientes pasos:
permitiría que pudiera seleccionar los datos del registro.
3.2. Seleccionar el curso, al hacer esta acción se llenarán automáticamente los datos ya
registrados.
3.4. Esto mostrará una pregunta de confirmación del cual se procederá la eliminación del
registro.
Versión: 2018.0.1.5
4.3.3.2. Open course

En esta sección se podrá ingresar la apertura del curso, para ello tendrá que seguir los
siguientes pasos:
1. Active servicios, en este grupo aparece los servicios que tenemos activos, del cual
tendremos que seleccionar.
2. Opened services, al seleccionar el servicio aparecerá los periodos activos que este
contiene.
3. Opening details, al seleccionar el periodo, seguiremos a añadir los siguientes

campos:
3.1. Period, este campo se llena automáticamente luego de seleccionar el curso en
“Course”.
3.2. Course, muestra los cursos.
3.3. Teacher, muestra los profesores.
3.4. Frequency, muestra los días en el que se llevaran los cursos.
3.5. Classroom, muestra los salones en el que se llevara el curso.
3.6. Start time, se ingresa la hora de inicio del curso.
3.7. End time, se ingresa la hora en la que finaliza el curso.
Versión: 2018.0.1.5
4. Payment ítem, ya para poder guardar los datos de la apertura, tendremos que
seleccionar también los ítems de pago y luego de todo lo anterior ya completado
debe dar click en el botón “Update”.
Versión: 2018.0.1.5
4.3.3.3. Opened courses

En esta sección podrá visualizar los cursos abiertos, modificarlos, podrá añadir los
alumnos que estudiaran en el curso y sacar reportes de ello.
1. Filtro de búsqueda, en es grupo podrá buscar el registro de “Open course” que

desee, para eso tendrá que llenar los siguientes campos:
1.1. Services, se selecciona el servicio utilizado en el “Open course”.
1.2. Year, se selecciona el año en el que se hizo el “Open course”.
1.3. Period, se selecciona el periodo en el que se hizo el “Open course”.
1.4. Status, se selecciona el estado en el que se encuentra el “Open course”:
“All, Cancelled, Annulled”.
2. Activo / Inactivo /Payment, al encontrar el registro que deseamos este mostrara

los datos ya ingresados en “Open course” tales como el ítem de pago y también
podremos modificarlo del modo en el que este “Active” o “Inactive”, al modificar
este formulario en “Inactive”, este registro ya no se mostrara en los otros
formularios caso contrario al seleccionar “Active”.
3. Además de modificar el registro con “Active” o “Inactive”, también podemos agregar

alumnos al curso abierto, mediante el siguiente método:
Versión: 2018.0.1.5
3.1. Seleccionamos el registro.

3.2. Damos click en el botón “Add students to the course”.
3.3. Filtramos el alumno mediante los siguientes pasos:
3.3.1. Tipo persona, muestra los tipos de persona.
3.3.2. Tipo documento, muestra los tipos de documento.
3.3.3. Número documento, se ingresa el número de documento.
3.3.4. Nombre, se ingresa el nombre del alumno.
3.4. Seleccionamos el alumno y le damos doble click.
4. Data, si requiere actualizar el curso abierto, tendrá que seguir los siguientes pasos:
4.1. Seleccionar el registro.
4.2. Dar click en el botón “Data”, el cual se encuentra en la posición inferior del
formulario al lado del botón “Students”.
4.3. Cambiar los datos generados automáticamente luego de seleccionar el
registro si es necesario dando click en “Save changes”.
Versión: 2018.0.1.5
5. Print, si desea conseguir un reporte del registro, simplemente debe darle click al
botón “Print”.
Versión: 2018.0.1.5
4.3.4. Levels
En este formulario podrá agregar, actualizar y eliminar los niveles del sistema APOLLO.
2.2. Seleccionar el nivel, al hacer esta acción se llenarán automáticamente los datos ya
registrados.
Versión: 2018.0.1.5
3.1.1. Dar click en el botón “Cancel”, ya que podría estar activo la acción de “new”, lo
3.1.2. Seleccionar el nivel, al hacer esta acción se llenarán automáticamente los datos
ya registrados.
3.1.3. Dar click en el botón “Delete”.
3.1.4. Esto mostrará una pregunta de confirmación del cual se procederá la eliminación
del registro.
Versión: 2018.0.1.5
4.3.5. Cycles
En este formulario podrá agregar, actualizar y eliminar los ciclos del sistema APOLLO.
2.1.2. Seleccionar el ciclo, al hacer esta acción se llenarán automáticamente los datos
ya registrados.
2.1.3. Cambiar los datos que piden los campos si es necesario sino solo presione
2.1.4. Al final si desea actualizar los datos solo debe darle click a “Update”.
Versión: 2018.0.1.5
ya registrados.
del registro.
Versión: 2018.0.1.5
4.3.6. Programs
En este formulario podrá agregar, actualizar y eliminar los programas del sistema
APOLLO.
2.2. Seleccionar el programa, al hacer esta acción se llenarán automáticamente los datos
ya registrados.
Versión: 2018.0.1.5
3.2. Seleccionar el programa, al hacer esta acción se llenarán automáticamente los datos
ya registrados.
3.4. Esto mostrará una pregunta de confirmación del cual se procederá la eliminación del
registro.
Versión: 2018.0.1.5
4.3.7. Syllabus
En este formulario podrá agregar, actualizar y eliminar las silabas APOLLO.
1. Nuevo, al presionar este botón se limpiará los campos y se podrá añadir un nuevo registro
ya registrados.
2.1.4. Al final si desea actualizar los datos solo debe darle click a “Save”.
ya registrados.
del registro.
Versión: 2018.0.1.5
4. Ademas se puede asignar los cursos que llevara el Syllabus, seleccionandolos en el panel
inferior derecho y dando click en el botón “Update”.
Versión: 2018.0.1.5
4.4. ADMINISTRATIVE AREA

En esta sección se podrá manejar los siguientes formularios.
4.4.1. Payment items

En este formulario podrá agregar, actualizar y eliminar los ítems de pago del sistema
APOLLO.
2.2. Seleccionar el ítem de pago, al hacer esta acción se llenarán automáticamente
los datos ya registrados.
Versión: 2018.0.1.5
pasos:
del registro.
Versión: 2018.0.1.5
4.4.2. Register classroom

En este formulario podrá agregar, actualizar y eliminar los salones de clases del sistema
APOLLO.
5.2. Seleccionar el salón de clases, al hacer esta acción se llenarán automáticamente
Versión: 2018.0.1.5
pasos:
del registro.
Versión: 2018.0.1.5
4.5. EMPLOYEES
En esta área del sistema se podrá agregar, actualizar y consultar ciertos aspectos de los
empleados.
4.5.1. Register employee

Para ingresar un nuevo empleado, se siguen los siguientes pasos:
1. Personal information, en este grupo de datos se podrá registrar los datos más
importantes y obligatorios del empleado. En este grupo se encuentran los siguientes
campos:
1.1. Type document, Muestra los tipos de documento.
1.2. Document number, se ingresa el número de documento del empleado.
1.3. Given name, se ingresa el nombre del empleado.
1.4. Last name 1, se ingresa el primer apellido del empleado.
1.5. Last name 2, se ingresa el segundo apellido del empleado.
1.6. Birth date, en esta casilla se podrá seleccionar su fecha de nacimiento.
1.7. Gender, “Masculino”, “Femenino”.
1.8. Department, muestra los departamentos del Perú.
1.9. Province, muestra las provincias del departamento seleccionado.
1.10. District, muestra los distritos de la provincia seleccionada.
1.11. Address, se ingresa la dirección del empleado.
1.12. Bank code, se ingresa el codigo bancario.
2. Con los campos anteriores ingresados ya sería suficiente para poder agregar un nuevo
empleado, pero aún quedan algunos campos no obligatorios que se pueden llenar en un
futuro modificando el registro, los cuales son los siguientes:
2.1.1. Phone/Email, en este grupo se podrá ingresar los datos relacionados con el
contacto telefónico y de correo, mediante los siguientes campos:
2.1.1.1. Type phone, se podrá escoger el tipo de teléfono.
2.1.1.2. Phone number, se ingresa el número telefónico del
empleado.
2.1.1.3. Email, se ingresa el correo electrónico del empleado.
Versión: 2018.0.1.5
2.1.2. School & Degree, en este grupo se podrá escoger los estudios universitarios
del empleado.
2.1.2.1. Select career, aquí se podrá escoger la carrera profesional que el
empleado haya finalizado.
2.1.2.2. Years, aquí se ingresa la cantidad de años en la cual el alumno a
estudiado su carrera profesional.
2.1.2.3. Finished, solo se activa esta casilla si el empleado ha terminado sus
estudios profesionales.
2.1.3. English studies, en este grupo se podrá ingresar los estudios de inglés con
los que cuenta el empleado, mediante los siguientes campos:
2.1.3.1. Source english institute, aquí se podrá escoger el instituto en el cual
el empleado tuvo sus clases de inglés.
2.1.3.2. Level achieved, en este campo se podrá seleccionar el nivel
alcanzado por el empleado en sus estudios de inglés.
2.1.3.3. Course achieved, aquí se podrá escoger el curso logrado por él
empleado.
2.1.3.4. Departure date, aquí se podrá escoger la fecha de salida.
Versión: 2018.0.1.5
4.5.2. Query employee

En este formulario se podrá consultar la información de los empleados, actualizar sus datos y
eliminar su registro. Para ello se tendrá que seguir los siguientes pasos:
1. Consultar, para poder hacer una consulta del empleado simplemente tendrá que digitar los
datos necesarios que pide la búsqueda y luego seleccionar el registro filtrado.
2.- Actualizar, luego de seleccionar el registro este llenara automáticamente los campos
superiores, los cuales le permitirán modificar sus datos, después de haber cambiado la
información del registro debe dar click en “Save” para poder guardar los cambios.
3. Eliminar, si desea eliminar simplemente debe seleccionar el registro y dar click en “Delete”,
esto mostrará un mensaje de confirmación del cual se procederá la eliminación del registro.
Versión: 2018.0.1.5
4.5.3. Teachers
En esta área los profesores podrán administrar los siguientes campos.
4.5.3.1. Generate course list
En este formulario podrá generar listas en Excel de los cursos activos. Para ello tendrá que
seguir los siguientes pasos:
1. Buscar curso, para poder buscar el curso simplemente tendrá que seguir los siguientes
pasos:
1.1. Service, muestra los servicios.
1.2. Opened periods, muestra los periodos abiertos.
2. Generar lista, para poder generar una lista en Excel, simplemente tendrá que seleccionar
el registro y dar click en “Generate list”.
Versión: 2018.0.1.5
4.5.3.2. Query marks

En este formulario se podrá consultar las notas de los alumnos. Para ello tendrá que seguir los
siguientes pasos:
1. Buscar alumno, para poder buscar un alumno tendrá que utilizar los siguientes campos:
2. Mostrar notas, para poder visualizar las notas del alumno, tendrá que darle doble click
en el registro.
Versión: 2018.0.1.5
4.6. REPORTS
En esta área podrá obtener reportes de los siguientes campos.
4.6.1. Debts
En este formulario podrá conseguir los reportes de las deudas de los alumnos. Para ello tendrá
que seguir los siguientes pasos:
1. All, si desea sacar un reporte de todas las deudas en general, tendrá que utilizar los
siguientes campos:
1.1. Service, muestra los servicios.
1.2. Year, muestra los años.
1.3. Periods, muestra los periodos.
1.4. Al final simplemente tendrá que dar click en “Print” para poder visualizar el reporte.
2. Student, si marca esta casilla podrá buscar las deudas de un determinado alumno,
escribiendo su nombre en la casilla, seleccionando su registro y luego dando click en “Print”.
Versión: 2018.0.1.5
4.7. UTILITIES
En esta área se podrá administrar las utilidades de la empresa, mediante los siguientes campos.
4.7.1. Company
En este formulario podrá visualizar los datos de la compañía, así como también podrá
actualizarlos dando click en “Actualizar entidad”.
Versión: 2018.0.1.5
4.7.2. Parameters
En este formulario podrá agregar, actualizar y eliminar los parámetros del sistema
APOLLO.
1. Nuevo, al presionar este botón se limpiará los campos y se podrá añadir un nuevo registro
2.1.2. Seleccionar el parámetro, al hacer esta acción se llenarán automáticamente los
2.1.4. Al final si desea actualizar los datos solo debe darle click a “Update”.
Versión: 2018.0.1.5
ya registrados.
del registro.
Versión: 2018.0.1.5
4.7.3. Default parameters

En este formulario podrá asignar los parámetros por defecto. Para ello tendrá que seguir utilizar
los siguientes campos:
1. Ubigeo, en este grupo podrá administrar las ubicaciones, mediante los siguientes campos:
1.1. Department, muestra los departamentos del Perú.
1.2. Province, muestra las provincias.
1.3. District, muestra los distritos.
2. Persons, en este grupo podrá manejar los tipos de persona jurídica. Mediante el siguiente
campo:
2.1. Type document, muestra los tipos de documento.
3. Others, en este grupo encontrara otros tipos de datos relevantes para el parámetro, los
cuales son los siguientes:
3.1. Document Sunat, muestra los documentos mercantiles de la Sunat.
3.2. Type printer, muestra los tipos de impresora.
3.3. Printer, muestra la marca de la impresora.
3.4. Electronic transmitter? se selecciona si se requiere un transmisor electrónico.
3.5. Confirm discount? se selecciona si se requiere un descuento.
3.6. Confirm ticket print? se selecciona si necesita confirmar una impresión de ticket.
3.7. Validation of payment by parents, se selecciona si se requiere la validación de
pagos de los padres.
Versión: 2018.0.1.5
4.7.4. User administration

En esta sección podrá gestionar los usuarios de ingreso del sistema APOLLO.
4.7.4.1. Account levels

En este formulario podrá administrar los permisos de la cuenta del administrador. Lo cual
permitirá administrar el acceso a las diferentes secciones del programa. Para ello tendrá que
seguir los siguientes pasos:
1. Escoger registro, en primer lugar, tendrá que escoger el registro del administrador en el
panel izquierdo.
2. Permissions, luego tendrá que dar click en “Permissions”, lo cual mostrara un menú con
los campos del sistema, del cual podrá escoger si el usuario tendrá acceso a estas o no.
3. Seleccionar acceso, lo único que queda es seleccionar los campos que tendrá acceso el
registro y luego guardar dando click en el botón “Save changes”.
Versión: 2018.0.1.5
4.7.4.2. Create user

En este formulario podrá crear nuevos usuarios, los cuales tendrán acceso al sistema mediante
a un nombre y contraseña. Para ello tendrá que llenar los siguientes campos:
1. Full name, se ingresa el nombre completo del nuevo usuario.

2. User name, se ingresa el nuevo nombre de usuario.
3. Password, se ingresa la nueva contraseña.
4. Confirm password, se ingresa nuevamente la contraseña para confirmar si es la misma
que la anterior.
5. Nivel, se selecciona el nivel de administración que poseerá en el sistema.
Luego de ingresar los datos ya solo nos queda dar click en el botón “Ingresar” para registrar el
nuevo usuario.
Versión: 2018.0.1.5
4.7.5. Additional tables

En esta área se podrá dar mantenimiento a los siguientes campos:
4.7.5.1. Gender
En este formulario podrá agregar, actualizar y eliminar los géneros del sistema APOLLO.
2.2. Seleccionar el género, al hacer esta acción se llenarán automáticamente los datos ya
registrados.
Versión: 2018.0.1.5
3.1.2. Seleccionar el género, al hacer esta acción se llenarán automáticamente los
del registro.
Versión: 2018.0.1.5
4.7.5.2. Document type

En este formulario podrá agregar, actualizar y eliminar los tipos de documento del
sistema APOLLO.
2.2. Seleccionar el tipo de documento, al hacer esta acción se llenarán automáticamente
Versión: 2018.0.1.5
3.1.2. Seleccionar el tipo de documento, al hacer esta acción se llenarán
automáticamente los datos ya registrados.
del registro.
Versión: 2018.0.1.5
4.7.5.3. Series invoice

En este formulario se podrá agregar las series de las facturas. Para ello tendrá que seguir los
siguientes pasos:
1. Escoger la factura, el primer paso será escoger la factura para luego agregarle la serie.
2. New, luego de escoger la factura tendremos que dar click en el botón “New”, esto hará
que podamos añadir la serie mediante una casilla que será revelada.
3. Update, luego de ingresar la nueva serie solo queda dar click en el botón “update”.
4. Delete, si ahora requiere eliminar una serie simplemente debe seleccionarla y presionar
“Supr” o dar click en “Delete”.
Versión: 2018.0.1.5
4.7.5.4. Class Schedule

En este formulario podrá agregar, actualizar y eliminar los horarios de clases del sistema
APOLLO.
2.2. Seleccionar el horario de clase, al hacer esta acción se llenarán automáticamente los
Versión: 2018.0.1.5
3.1.2. Seleccionar el horario de clase, al hacer esta acción se llenarán
automáticamente los datos ya registrados.
del registro.
Versión: 2018.0.1.5
4.7.5.5. Grading type

En este formulario podrá agregar, actualizar y eliminar los tipos de grado del sistema
APOLLO.
2.2. Seleccionar el tipo de grado, al hacer esta acción se llenarán automáticamente los
Versión: 2018.0.1.5
3.1.2. Seleccionar el tipo de grado, al hacer esta acción se llenarán automáticamente
del registro.
Versión: 2018.0.1.5
4.7.5.6. Qualification
En este formulario podrá agregar, actualizar y eliminar las calificaciones del sistema
APOLLO.
2.2. Seleccionar la calificación, al hacer esta acción se llenarán automáticamente los datos
ya registrados.
Versión: 2018.0.1.5
3.1.2. Seleccionar la calificación, al hacer esta acción se llenarán automáticamente los
del registro.
Versión: 2018.0.1.5
4.7.5.7. Sender email

Muestra los datos necesarios para enviar un email y así también podrá modificar sus campos:
Versión: 2018.0.1.5
4.7.6. Data base

En esta sección podrá administrar la base de datos del sistema.
4.7.6.1. Generate backup

En este formulario usted podrá crear un backup o copia de seguridad de su base de datos. Para
ello tendrá que utilizar los siguientes campos:
1. Directorio, aquí se selecciona la ubicación en la que se generara el backup.

2. Nombre backup, aquí se ingresa el nombre que le dará al backup.
3. Observaciones, podrá añadir observaciones del backup.
4. Generar backup, luego de llenar los campos tendrá que dar click en “Generar backup”.
Versión: 2018.0.1.5
4.7.6.2. Change database configuration

En este formulario podrá cambiar la configuración de su base de datos. Para ello debe seguir
los siguientes pasos:
1. Servidor, se ingresa el nombre del servidor.

2. Base de datos, se ingresa el nombre de la base de datos.
3. Usuario, se ingresa el nombre del usuario.
4. Password, se ingresa la contraseña de acceso de la base de datos.
4.7.6.3. Report Route

En este formulario podrá seleccionar la ubicación de los reportes.

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ATENEA CONSULTORA & SISTEMAS E.I.R.L.

Calle Enrrique Openheimer #735 – S.J.M.

4.4. ADMINISTRATIVE AREA ................................................................................................. 39

4. FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA

4.1. INICIO DEL SISTEMA

Para acceder se siguen los siguientes pasos:

1. Ingresar el usuario y contraseña correspondiente 2.

Figura 1: Pantalla de Acceso al Sistema

Al acceder, se muestra la pantalla inicial del sistema.

Figura 2: Pantalla de Acceso al Sistema

4.2.1. New student

Para ingresar un nuevo alumno se siguen los siguientes pasos:

1. Personal information, en este grupo de datos se podrá registrar los

1.1. Type document, Muestra los tipos de documento.

1.2. Document number, se ingresa el número de documento del

1.3. Given name, se ingresa el nombre del alumno.

1.4. Last name 1, se ingresa el primer apellido del alumno.

1.5. Last name 2, se ingresa el segundo apellido del alumno.

1.6. Birth date, en esta casilla se podrá seleccionar el cumpleaños del

1.7. Gender, “Masculino”, “Femenino”.

1.8. Department, muestra los departamentos del Perú, en el cual se

1.9. Province, muestra las provincias del departamento seleccionado,

1.10. District, muestra los distritos de la provincia seleccionada, en el

1.11. Address, se ingresa la dirección del alumno.

1.12. Bank code, se ingresa el código bancario.

2. Con los campos anteriores ingresados ya sería suficiente para poder

2.1.1. Type phone, se podrá escoger el tipo de teléfono.

2.2. School & Degree, en este grupo se podrá escoger la escuela y

2.3. English studies, en este grupo se podrá ingresar los

2.4.6. Document number, se ingresa el número de

2.5. Assign discount, en este grupo se podrá ingresar un

2.6. Syllabus, en este grupo podrá seleccionar el Syllabus.

4.2.2. Student consultation

3.2.1. Service, aquí se podrá escoger cual es el servicio que desea.

3.2.2. Payment concept, aquí se podría escoger el concepto de pago.

3.2.3. Amount, se ingresa la cantidad del pago.

3.2.4. Doc Sunat, aquí se podría escoger el tipo de documento

3.2.5. Serie, aquí se escoge la serie.

3.2.6. Correlative, al escoger la serie se generará un correlativo.

3.2.7. Date, aquí se selecciona la fecha en la que fue efectuada el pago.

1. Buscar alumno, si requiere encontrar a un determinado alumno, podrá utilizar

2. Seleccionarlo y seguir los pasos de la pag10 sección “inscripción”.

4.2.3.2. Query enroll

3.1. Seleccionar una inscripción.

3.4. Esto mostrará un mensaje de confirmación del cual procederá a eliminar el

1. Search by student, en este grupo podrá buscar un alumno en específico, mediante

2. Search by parents, en este grupo se podrá buscar un alumno en específico,

3. Añadir un pago, luego de filtrar el alumno seguiremos a ingresar el pago de sus

5.1. Document SUNAT, muestra los documentos mercantiles de SUNAT.

8. Other payment concepts, Al dar click en este botón se abrirá un formulario en el

8.1. Document SUNAT, muestra los documentos mercantiles de SUNAT.

4.3. ACADEMIC AREA

Para ello tendrá que seguir los siguientes pasos:

Para ello tendrá que seguir los siguientes pasos:

4.3.3.1. New course

Para ello tendrá que seguir los siguientes pasos:

4.3.3.2. Open course

3. Opening details, al seleccionar el periodo, seguiremos a añadir los siguientes

4.3.3.3. Opened courses

Para ello tendrá que seguir los siguientes pasos:

1. Filtro de búsqueda, en es grupo podrá buscar el registro de “Open course” que

2. Activo / Inactivo /Payment, al encontrar el registro que deseamos este mostrara

3. Además de modificar el registro con “Active” o “Inactive”, también podemos agregar