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Los archivos son importantes para las entidades, porque los documentos que los
conforman son indispensables para la toma de decisiones, debido a que la
información contenida sirve de testimonio para los trámites que pueda requerir la
empresa, De igual forma, son herramientas para poder asegurar una organización
que en dado caso de complicaciones legales en un futuro pueda tener problemas.
Un archivo tiene que permitir al menos dos funciones: almacenar y recuperar de
inmediato.