TÉCNICAS DE ELABORACIÓN, CORRESPONDENCIA CON LOS INDICADORES DEL PROCESO Y

NORMAS TÉCNICAS

SERVICIO DE RECOGIDA DE LA DOCUMENTACIÓN

Primero se hace la recolección de la documentación de las instalaciones del cliente y su
traslado a los Sedes de Custodia. Se comprueban los fondos documentales a los que
se van a trasladar, los contenedores y su identificación y codificación.
El traslado se lleva a cabo por equipo técnico, se ubica en las instalaciones, y se
transfieren los datos a una aplicación informática. En último lugar, se provee al cliente
una base de datos con el inventario de los fondos documentales custodiados. Se le da
a conocer al cliente los distintos formatos de contenedores de archivo de calidad,
durabilidad y seguridad para la conservación de la documentación.
SERVICIO DE CUSTODIA
Consiste en el depósito y custodia de los archivos del cliente en Sedes de Custodia,
proporcionando óptimas condiciones de conservación, seguridad y confidencialidad
mediante la aplicación de la tecnología y los recursos más avanzados. Las Sedes de
Custodia, se dedican en exclusiva a la custodia de documentación. El acceso a los
mismos se encuentra limitado al personal autorizado.
SERVICIO DE CONSULTAS
El cliente puede solicitar en cualquier momento consultas de la documentación que se
ha depositado en las Sedes de Custodia. Habitualmente se proporciona al cliente un
informe detallado de las consultas realizadas y la documentación pendiente de devolver.
Solo el personal autorizado por el cliente puede efectuar peticiones de consulta.
SERVICIO DE EXPURGO Y DESTRUCCIÓN CONFIDENCIAL
Consiste en seleccionar y retirar los fondos documentales que han perdido su vigencia
según los criterios fijados por el cliente, para proceder a su destrucción confidencial con
máquinas destructoras y cumpliendo la normatividad vigente. Una vez destruida la
documentación se envía el correspondiente Certificado de Destrucción.
ORGANIZACIÓN
Para la organización de la documentación partimos de un cuadro de clasificación
apropiado al organismo en cuestión siguiendo su estructura orgánica y funcional. La
ordenación de los expedientes puede ser cronológica, alfabética o numérica según el
criterio más apropiado para cada tipo de expediente.
CONSERVACIÓN
En primer lugar se siguen medidas de carácter preventivo para evitar en mayor medida
los procesos degrada torios a los que están sometidos los documentos. Posteriormente
se dotan los depósitos con el mobiliario adecuado: estanterías metálicas, planeros, etc,
y medidas de seguridad.
Procesos para la generación de servicios
Esta es una forma de gestionar toda la organización, basándose en los procesos
entiendo estos como una serie de actividades orientadas a generar un valor añadido
sobre una entrada para conseguir un resultado deseado.

 Toda la información que describa el producto o servicio

 El conocimiento y la tecnología
 Las herramientas adecuadas, maquinas, equipos, dispositivos
 Indicadores, o equipos de medición adecuados y calibrados
 Los criterios para la revisión y mejora del proceso
 Procedimientos o instrucciones de trabajo (si es necesario)
 Disposiciones para la entrega del producto y servicio, y el servicio postventa.
 Definidas las responsabilidades y autoridades

INDICADORES

Un indicador es una comparación entre dos o más tipos de datos que sirve para elaborar una
medida cuantitativa o una observación cualitativa. Esta comparación arroja un valor, una
magnitud o un criterio, que tiene significado para quien lo analiza.

Indicadores de gestión

Se utilizan para realizar el monitoreo de los procesos, de los insumos y de las actividades que se
ejecutan con el fin de lograr los productos específicos de una política o programa.

Indicadores de resultado o producto

Relacionan los bienes y servicios generados por la acción de formación; resultan de las
actividades de transformación de los insumos y generan un incremento en los productos
aplicables a la formación.

Indicadores de efecto

Se refieren a las consecuencias inmediatas de la formación y desarrollo de competencias sobre

las personas, las empresas o la sociedad. Representan el encuentro de las acciones formativas,
con la demanda de los participantes.

Indicadores de impacto

Representan el cambio esperado en la situación de los participantes una vez que la formación
se lleva a cabo. Usualmente se pueden medir en períodos de mediano o largo plazo debido a
que se requiere un lapso, para que se puedan medir el mejoramiento de los ingresos, las
condiciones de trabajo, la empleabilidad y otros.

UTILIDAD DE TECNOLOGÍAS

Actualmente el archivero moderno utiliza las tecnologías de la información como medios para
agilizar los procesos archivísticos. De tal manera, que los documentos primarios de valor
temporal y permanente los organiza, describe, conserva y los pone al uso del productor del
documento y al usuario externo.
Todos estos procedimientos, están estrechamente ligados a los principios de la archivística los
cuales rigen desde el siglo XIX. Estos son el de procedencia y el de respeto al orden original, Son
fundamentales para la práctica archivística, pues ellos –me refiero a los principios– permiten el
mantenimiento de la unidad del fondo de archivo, que no es otra cosa que el conjunto
de la documentación producida o recibida por personas físicas o jurídicas, organismos e
instituciones públicas o privadas en el libre ejercicio de sus funciones y competencias.

La implementación de un sistema de información de gestión documental y contenidos

empresariales implica involucrar información, personas, software y hardware, de tal forma que
se pueda transformar en una entidad más eficiente con cero papel y con un modelo que sea
replicable en otras entidades. El sistema de información que se implemente debe cubrir
integralmente los procesos actuales y los nuevos procesos según la evolución y
mejoramiento.

ALFANET de la empresa Archivar Ltda., para registrar, radicar y apoyar el seguimiento y

control del proceso de gestión documental por medio de reportes que permiten analizar dicho
proceso. Más que un software es una solución integral y única que le permite automatizar todo
el proceso de gestión documental e integrar el proceso de PQR Peticiones, Quejas y Reclamos
de la Organización,(radicación, distribución, circularización, tramite, workflow, aplicación de
Tablas de Retención Documental) digitalización archivos activos e inactivos, de acuerdo a
normas legales vigentes, sistema articularlo e integrarlo con otros sistemas de TI de la
Organización, maneja plantillas dinámicas y aplica la política de CERO PAPEL de acuerdo a la
Directiva Presidencial 04.

Indicadores de gestión

Un indicador de gestión es la expresión cuantitativa del comportamiento y desempeño de un

proceso, cuya magnitud, al ser comparada con algún nivel de referencia, puede estar señalando
una desviación sobre la cual se toman acciones correctivas o preventivas según el caso.

Indicador de utilización: Consciente entre la capacidad utilizada y la disponibilidad

Indicador de rendimiento: Consciente entre producción real y la esperada

Indicador de productividad: Consciente entre los valores reales de la producción y los esperados

Procedimiento

Indicadores deben ser sencillos, objetivos y de fácil manejo. Se deben adecuar a las necesidades
de la organización. Los indicadores deben estar ligados a la evaluación sistemática de
resultados.

Nombre, Procedimiento de cálculo, Unidad, Sentid, Fuente de información, Frecuencia de la

toma de datos, Valor de actualidad (capacidad), Valor de potencialidad, Meta, Frecuencia de
análisis Y Responsable del análisis

Reportes Estadísticos De La Gestión Documental

Los reportes e indicadores corresponden a datos que expresan la realidad de la gestión

documental vista por el Archivo General de la Nación en desarrollo de sus acciones sobre los
sujetos obligados a cumplir la normatividad archivística colombiana y que permite el análisis de
esta situación para la toma de decisiones y control de la gestión realizada.
Conservación

Conservación de documentos. Comprende las estrategias y técnicas específicas, relativas a la

protección de los materiales tanto impresos como digitales, custodiados en archivos,
bibliotecas, mediatecas, frente al deterioro, los daños y el abandono de los documentos. El
término conservación, en el ámbito de los archivos y bibliotecas, hace referencia a todas
aquellas medidas destinadas a proteger adecuadamente los documentos, con el fin de prolongar
su utilización en condiciones óptimas durante el mayor tiempo posible.

Existen dos corrientes diferentes sobre la disciplina de la Conservación. La anglosajona, que a su

vez se divide en otras dos disciplinas, la denominada Preservación, que determina las medidas
preventivas de permanencia y durabilidad de los documentos, y la Conservación, que determina
las medidas a tomar para la restauración de los documentos deteriorados. Y la latina, en la que
se contempla una única disciplina llamada Conservación, de la que forman parte la Preservación
y la Restauración. La primera, también denominada Conservación Preventiva, se ocupa de la
prevención del deterioro de los documentos y la segunda de la reparación y recuperación
funcional de los documentos deteriorados.

Metodología para la interpretación de resultados del análisis de la información

ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE LOS RESULTADOS: Es el proceso a través del cual ordenamos,

clasificamos y presentamos los resultados de la investigación en cuadros estadísticos, en graficas
elaboradas y sistematizadas a base de técnicas estadísticas con el propósito de hacerlos
comprensibles. El análisis de la información documental, debe estar orientada a probar la
hipótesis. En cambio, la Interpretación como proceso mental-sensorial da un significado más
general a los referentes empíricos investigados, relacionándolos con los conocimientos
considerados en el planteamiento del problema y en el marco teórico y conceptual de
referencia.

Procedimiento: Durante este proceso, se descomponen los elementos que forman las
estructuras del problema. La descomposición se realiza en función de los indicadores de cada
variable, “cuyos valores son susceptibles de aumento, diminución o modificación (varían)”,
luego, se realiza considerando las pautas que a continuación se indican: Conocer la estructura
de la hipótesis de trabajo, si éstas son muchas, cada una es considerada como punto de
referencia para el análisis e interpretación de los resultados; si es una sola y está bien formulada,
la labor es específica y en consecuencia, el análisis es simple y en cierta medida mecánico, el
cruzamiento de los datos son comprensibles y permiten verificarlos con más eficacia. El análisis
cualitativo – cuantitativo es más riguroso si se toma en consideración el planteamiento del
problema, los métodos, las técnicas y las estrategias utilizadas en la recopilación de la
información.

Procesos de mejora continua

Pretende mejorar los productos, servicios y procesos.

Postula que es una actitud general que debe ser la base para asegurar la estabilización del
proceso y la posibilidad de mejora. Cuando hay crecimiento y desarrollo en una organización o
comunidad, es necesaria la identificación de todos los procesos y el análisis mensurable de cada
paso llevado a cabo. Algunas de las herramientas utilizadas incluyen las acciones correctivas,
preventivas y el análisis de la satisfacción en los miembros o clientes. Se trata de la forma más
efectiva de mejora de la calidad y la eficiencia en las organizaciones. En el caso de empresas, los
sistemas de gestión de calidad, normas ISO y sistemas de evaluación ambiental, se utilizan para
conseguir calidad total.

Contrastación de los gráficos, razones y proporciones

El concepto de razón puede definirse como la comparación multiplicativa entre dos cantidades
o la comparación de dos cantidades mediante un cociente. La razón expresa la relación entre
dos cantidades aun cuando no informa acerca de las magnitudes originales de las cantidades.

Las razones finalmente son números racionales, son fracciones. Por lo tanto tienen sus
propiedades y estas estan sujetas a sus principios. Una cualidad de los números racionales es su
equivalencia