DOCUMENTOS ARCHIVO ELECTRÓNICO Sus contenidos están Toda información generada escritos en papel. enviada, recibida o almacenada en algún medio Es necesario elaborar electrónico. índices y disponer de grandes y cuidados lugares Elimina el extravío de de almacenaje. documentos. Es necesario depurar los Permite un rápido y fácil archivos frecuentemente, acceso a la información. con la consecuente pérdida Resguarda la información de tiempo que eso genera. en múltiples formatos Desgaste y riesgos de electrónicos rotura o pérdida por la Controla el acceso a la manipulación. información por niveles de Pérdida de tiempo en la seguridad. búsqueda de documentos, Firmas digitales. Retraso en firmas y Mejora los tiempos de autorizaciones, acceso para la búsqueda de Muchas veces el trabajo se documentos mediante tiene que hacer por búsqueda entre los DIFERENCIAS duplicado, en caso de archivos. necesitar más de una copia Índices de búsqueda de la de cada documento, con lo información. cual se genera una enorme Permite almacenar todo tipo pérdida de tiempo. de documentos (tamaño, Falta de seguridad y formato, color, etc.). confiabilidad; el acceso de Resguarda la muchas personas a los documentación. archivos permite que se Optimiza el espacio físico hagan cambios sin permiso convirtiendo pilas de papel o que los datos guardados en un simple CD-ROM o sean alterados. almacenado en una máquina. Protege la información teniendo varios respaldos de la información. Agiliza y hace más eficiente el servicio a clientes. Ordena de manera lógica los expedientes. Permite una fácil distribución de documentos vía Internet o intranet. Protege los documentos contra la acción de agentes externos y deterioro de los mismos. Reduce costos de operación. Incrementa la productividad. Permite simultaneidad de usuarios para el mismo documento. Diferentes sistemas operativos pueden tener acceso a los archivos digitales.
Esta clase de documentos Empresas y particulares,
son los que más se utilizan instituciones educativas, de en las empresas, algunos salud, bibliotecas, entre ejemplos de ellos son los otros, están transformando manuscritos como; sus recursos impresos o memorandos, circulares, grabados en documentos cartas, informes. electrónicos.
USOS Sirven como prueba o De esta forma, los protegen
testimonio como lo son los del paso del tiempo, los contratos. comparten con mayor cantidad de personas y disponen de ellos de una forma mucho más cómoda. Hoy en día, los documentos electrónicos se han transformado, más que en una moda, en una necesidad.