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Tabla 1 valoración y disposición final

Valoración documental y disposición final de los documentos. El aprendiz


debe explicar mediante seis ejemplos de tipo documentales la valoración de
los mismos determinar su disposición final:
OBJECTIVO:
Hacer la valoración documental una función archivística de suma
importancia dentro de la gestión de documentos y la administración de
archivo con el fin de reducir y racionalizar la mesa documental que se
produce de manera explosiva diferenciando los usos de gestión de los
propiamente históricos.
ALCANCE:
Aplica a todos los documentos que son producidos por funcionarios en
cumplimiento con una función legalmente asignada con el fin de valorar y
designar su tiempo de retención y disposición final durante su siclo

Tipos documentales:

Valoración documental Disposición final


Convenios: documentos que se Su disposición final es de 20 años
manifiestan como contractos cumpliendo el tiempo de retención
realizados por la entidad en ejercicio que se pueden eliminar
de sus funciones poseen valor legal,
fiscal, contable, y administrativo.
Licitaciones :documento que refleja Mandato es de 20 años cumpliendo
los contratos realizado por la el tiempo de retención se pueden
entidad en ejercicio de sus eliminar.
funciones poseen valor legal, fiscal,
contable, administrativo
Obligación hipotecarias: estos Se convierte por el tiempo que dure
documentos donde carácter el compromiso que respaldan.
contable, legal, y jurídico. Previniendo y sin poner el riesgo o
Establecida la obligación deben ser peligro el archivo central después de
registradas en las escrituras y en el este tiempo se pueden eliminar.
certificado de libertad
Acta de comité de gerencia: son Conservación total. Al cumplir su
documentos que reflejan decisiones tiempo de retención. Se microfilman
de carácter administrativo legal, para consulta y conservación del
fiscal, forman parte de la original.
remembranza institucional.
Actas de juntas directivas. Son Conservación total al cumplir su
documentos que reflejan decisiones tiempo de retención se microfilman
de carácter para consultas y conservación del
administrativo.legal.fiscal. Forman original
parte de la memoria institucional.
Informes a entes de control: estos Valor histórico se conservaran.
documentos reflejan el seguimiento Como parte de la memoria
y la evaluación de la gestión de la institucional.
entidad por parte de los organismos
de control son considerados de
carácter misional.

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