Valoración documental y disposición final de los documentos. El aprendiz
debe explicar mediante seis ejemplos de tipo documentales la valoración de los mismos determinar su disposición final: OBJECTIVO: Hacer la valoración documental una función archivística de suma importancia dentro de la gestión de documentos y la administración de archivo con el fin de reducir y racionalizar la mesa documental que se produce de manera explosiva diferenciando los usos de gestión de los propiamente históricos. ALCANCE: Aplica a todos los documentos que son producidos por funcionarios en cumplimiento con una función legalmente asignada con el fin de valorar y designar su tiempo de retención y disposición final durante su siclo
Tipos documentales:
Valoración documental Disposición final
Convenios: documentos que se Su disposición final es de 20 años manifiestan como contractos cumpliendo el tiempo de retención realizados por la entidad en ejercicio que se pueden eliminar de sus funciones poseen valor legal, fiscal, contable, y administrativo. Licitaciones :documento que refleja Mandato es de 20 años cumpliendo los contratos realizado por la el tiempo de retención se pueden entidad en ejercicio de sus eliminar. funciones poseen valor legal, fiscal, contable, administrativo Obligación hipotecarias: estos Se convierte por el tiempo que dure documentos donde carácter el compromiso que respaldan. contable, legal, y jurídico. Previniendo y sin poner el riesgo o Establecida la obligación deben ser peligro el archivo central después de registradas en las escrituras y en el este tiempo se pueden eliminar. certificado de libertad Acta de comité de gerencia: son Conservación total. Al cumplir su documentos que reflejan decisiones tiempo de retención. Se microfilman de carácter administrativo legal, para consulta y conservación del fiscal, forman parte de la original. remembranza institucional. Actas de juntas directivas. Son Conservación total al cumplir su documentos que reflejan decisiones tiempo de retención se microfilman de carácter para consultas y conservación del administrativo.legal.fiscal. Forman original parte de la memoria institucional. Informes a entes de control: estos Valor histórico se conservaran. documentos reflejan el seguimiento Como parte de la memoria y la evaluación de la gestión de la institucional. entidad por parte de los organismos de control son considerados de carácter misional.