EVIDENCIA 3. Documento “Paralelo Clases de Documentos”.
Entregar un paralelo, colocando
las clases de documentos, su diferencia con respecto al otro, y explicar el uso de cada documento.
MARIA PATRICIA HURTADO ALMARIO
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL NEIVA 2019 DOCUMENTOS DOCUMENTO ELECTRONICO SIMILITUD DIFERENCIA DE ARCHIVO Archivos de documentos En la organización los documentos. En el documento de archivo: Define como el electrónicos. Conjunto Tienen el mismo objetivo el de El registro se encuentra en un medio testimonio de documentos producidos, mantener la información organizada cuya información es accesible a través material de un recibidos o reunidos por una y protegida, a fin de que sea fácil su de la escritura manual y se hecho o acto persona física o jurídica de modo localización en el momento de que mantiene en papel. El contenido no se realizado en el involuntario, natural y espontáneo sea requerida la información. puede separar de su soporte, por lo cual ejercicio de sus en el transcurso, y como apoyo, Se debe disponer de los elementos se garantiza la integridad de la funciones por de su actividad de la que es necesarios de equipo, información en el documento. El valor personas físicas o testimonio, haciendo uso de espacio y personal para el documental se puede determinar por su jurídicas, públicas la electrónica, que se conservan y desarrollo de la función autenticidad, entre ellas por la firma. o privadas, de transmiten también mediante archivística. Igualmente se deben Los documentos se mantienen en acuerdo con unas medios electrónicos en depósitos crear archivos para clasificar la carpetas según el uso que se dé, y que características de de conservación permanente, tras información, tanto la que reproduce se archivan en archivadores. tipo material y efectuar una selección a partir de como la que se Recepciones realizar En el documento electrónico: formal. la identificación y valoración de la misma clasificación documental La información se obtiene de forma las series, con medidas de electrónica (medio computador) se autentificación y de preservación utiliza los documentos en carpetas de adecuadas y con una organización acuerdo al programa que se utilice respetuosa con su modo de (work, Excel, power point, project, producción, con el fin de autocad etc). El contenido de Los garantizar su valor informativo, documentos se archiva en carpetas legal y cultural así como de electrónicas o virtuales y se conservan permitir su acceso y uso también en formatos digitales. La autenticidad mediante las tecnologías de del documento depende del programa la información. en el cual se haya creado. SEGÚN SU SEGÚN SU USO: USO: -Permite fácil acceso a la - Es una información. constatación que permite -Controla el acceso a la comprobar el información por medio de desarrollo de una sistemas de seguridad electrónico actuación y su conservación a largo plazo. administrativa.
-Nos permite comunicación, a otros órganos o unidades de la administración o a terceros interesados, ya sea personas jurídicas públicas y privadas personas jurídicas naturales.