Foro Temático Unidad 3 “Realizar el despacho de documentos generados

por la compañía”

En la empresa “Los Guaduales” el gerente general no ha permitido elaborar el Programa de

Gestión Documental (PDG). Al responsable del archivo de la empresa, se le ha pedido que
explique al Gerente las razones por las cuales se debe permitir la realización de este
programa.

Al Aprendiz se le solicita la argumentación como mínimo de cinco razones. Adicionalmente,

que busque y socialice el enlace de un sitio en Internet donde se expongan las pautas para la
elaboración del Programa de Gestión Documental (PDG).

Razones

1. Inmediatez en la información:
Cuando implemente gestión documental puede hacer llegar la información a quién la
necesita, dirigiendo los documentos a través de flujos de trabajo o enviado la
información extraída de documentos a sistemas externos.

2. Mejor servicio al cliente:

Con gestión documental obtendrá un mayor control de todos sus documentos, los cual
le permitirá saber su estado, ubicación y la persona a cargo, mejorando
significativamente el servicio con los clientes. Así mismo si automatiza este proceso,
garantiza la entrega oportuna de información y ahorra tiempos de ejecución.

3. Aumento de la eficacia:
El rendimiento de los empleados mejora notablemente porque muchas de las tareas que
antes eran manuales pasan a ser automáticas. Además, permite realizar un fácil
almacenamiento y una búsqueda rápida de documentos de forma eficiente. Lo anterior,
permite hacer más en el mismo tiempo y disminuir el margen de error.

4. Aumento de la productividad:
Incrementa la productividad porque centraliza la información y utiliza documentos
electrónicos que hacen fluir la información rápidamente.

5. Ahorro de espacio:
Con gestión documental los espacios destinados para archivar los documentos se
reducen notablemente gracias a la digitalización de la información y el almacenamiento
óptimo del archivo físico.

6. Ahorro de costos:
Reduce la producción de documentos en medio físico, los costos de almacenamiento y
administración de archivos. Por otro lado, incrementa el ahorro porque reduce
drásticamente los costos asociados al uso de papel y a los materiales de impresión.
Obteniendo como resultado:
Reducción del 75% del tiempo dedicado a la búsqueda de documentos.
Reducción del 75% del tiempo dedicado a archivar documentos.
Reducción del 50% en los costos de copiado.
Incremento de más del 40% en la capacidad de dar respuestas apropiadas a los clientes.

7. Acceso rápido a la información:

El uso e implementación de un Sistema de Gestión Documental para manejar y organizar
el archivo de documentos reduce notoriamente el tiempo que se solía invertir para
consultar datos escritos en papel, y ha supuesto la supresión de ciertas tareas manuales.

8. Ahorro de papel:
Con Gestión Documental el uso de papel disminuye drásticamente puesto que toda la
información queda almacenada de forma digital en la nube, de esta forma, no sólo se
ahorran los costos de la administración del papel, sino que se adoptan buenas prácticas
que permiten el uso eficiente de los recursos minimizando el impacto ambiental y
maximizando su viabilidad económica.

10. Control de la información:

Se mantiene segura la información, puesto que no todos en la empresa tienen acceso a
los documentos importantes o los que se necesiten proteger.

Los beneficios anteriores son sólo algunos de tantos que conlleva un Sistema de Gestión
Documental y se logran con un adecuado manejo en la implementación con personal
altamente calificado en conocimiento y experiencia.

Enlaces de internet pautas para la elaboración del Programa de Gestión Documental (PDG):
http://www.secretariatransparencia.gov.co/prensa/2016/Documents/ABC-para-la-
implementacion-de-un-programa-de-gestion-documental-PDG_web.pdf

http://eprints.rclis.org/11336/1/Directrices_para_Estructurar_un_Programa_de_Gestion_de_Doc
umentos_en_las_Organizaciones.pdf