República de Colombia

MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL

Proyecto de Modernización de Secretarías de Educación

SECRETARÍA DE EDUCACIÓN DE XXXXXX

DISEÑO DETALLADO DEL SUBPROCESO

“J02.04 ADMINISTRAR INVERSIONES”

PERTENECIENTE AL MACROPROCESO
“J. GESTIÓN FINANCIERA”
Y PROCESO
“J02. TESORERÍA”

Enero de 2010
INFORMACIÓN DEL DOCUMENTO

Versión Fecha Elaborado por: Razón de la actualización

[dd/mm/yy]

1.0 10/03/05 Edwin Linares – Luis Elaboración del Entregable

Eduardo Melo B.

2.0 12/01/10 Ana Lucía Castro Líder  Se agrega descripción de la

funcional SGCF – Andrés actividad del SGCF en el numeral
Ortega Profesional de 4.17
Apoyo Proyecto de
 Se actualiza el modo de
Modernización de SE –
conservación de los reportes de
MEN
inversión
 Se actualiza portada y pie de página

Revisado por:

Nombre:
Cargo:
Fecha: ___________
[dd/mm/yy]

2
 CONTENIDO

1. INTRODUCCIÓN............................................................................4
2. OBJETIVO........................................................................................5
3. ALCANCE........................................................................................5
4. EXPLICACIÓN DETALLADA DEL SUBPROCESO J02.04
ADMINISTRAR INVERSIONES...................................................6
5. ÁREAS INVOLUCRADAS EN SU EJECUCIÓN Y ROLES DE
CADA UNA.....................................................................................10
5.1. ÁREA / DEPENDENCIAS INTERNAS.......................................................................10
5.2. ENTES EXTERNOS (EN CASO QUE APLIQUE).........................................................10
6. REGISTROS...................................................................................10
7. DOCUMENTOS EXTERNOS......................................................11
8. ANEXO (DIAGRAMA DE FLUJO)................................................11

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 1. INTRODUCCIÓN
El presente documento describe el subproceso J02.04 Administrar inversiones, indicando su
objetivo, alcance, explicación detallada de cada una de las actividades que lo conforman,
las áreas involucradas en el mismo, los entes externos con los cuales tiene relación en caso
de aplicar, los registros que proporcionan evidencia de las actividades desempeñadas y los
documentos de origen externo que pueden afectar o rigen dicho subproceso.
Este diseño detallado se complementa con un flujograma, que describe gráficamente las
actividades que conforman el subproceso.

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2. OBJETIVO
Definir los pasos a seguir para la administración de los títulos del portafolio activo de la
Secretaría de Educación mediante la disponibilidad de fondos para invertir, de tal forma que
se asegure la mejor inversión (seguridad, liquidez, plazo y tasas de interés), cumpliendo con
las normativas del Ente Territorial y los lineamientos emitidos por las Entidades de Control.

3. ALCANCE
Este subproceso inicia con la verificación de los saldos bancarios una vez recibida la
planeación del flujo de caja, contiene actividades de solicitud y análisis de cotizaciones de
inversiones, aprobación de compra, venta o redención de inversiones y finaliza con la
generación del reporte de inversión, o cuando la Entidad financiera realiza la consignación
de los papeles negociados los cuales se registran en el subproceso J02.02 Elaborar flujo de
Caja.

4. EXPLICACIÓN DETALLADA DEL SUBPROCESO J02.04

ADMINISTRAR INVERSIONES

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1. Verificar saldos bancarios: El Funcionario designado del ET y el Funcionario de
Gestión Administrativa y Financiera de la SE verifican los saldos con excedentes no
exigibles en forma inmediata o en corto plazo y verifica las cuentas bancarias con saldo
disponible no comprometido.
Con la información generada en el subproceso J02.02 Elaborar flujo de caja se identifica un
excedente de liquidez que permite definir el monto de la inversión a realizarse o por el
contrario se identifica la necesidad de recursos. De esta manera el Funcionario designado
del Ente Territorial decide si se requiere invertir o no. En caso que se requieran realizar
inversiones sigue a la actividad 10, de lo contrario se continúa con la actividad 2.
2. Verificar el portafolio de inversiones de la SE: El Funcionario designado del ET
identifica dentro de las inversiones constituidas por la Secretaría de Educación, las cuales
se encuentran registradas en el reporte generado cada vez que se realiza una inversión, las
cuentas bancarias, CDT o los papeles que serán objeto de venta o cancelación. Se debe
verificar si se requieren cancelar inversiones, de ser así se continua con la actividad 3, en el
caso en que no se requieran cancelar inversiones, se verifica si se requieren vender o
redimir inversiones, si se requieren vender o redimir inversiones se realiza la actividad 4, en
el caso contrario el subproceso finaliza.
3. Elaborar oficio de cancelación de inversiones: El Funcionario designado del ET y el
Funcionario de Gestión Administrativa y Financiera de la SE, en los casos en que la
inversión se requiera cancelar por vencimiento del título, realiza mediante el formato carta
u oficio, ver anexo instructivo M03.01.F03 Acto administrativo o comunicación escrita,
solicitud formal de cancelación del título informando el número de cuenta en la cual la
entidad financiera tiene que consignar el valor de la inversión, este debe ir firmado en señal
de aprobación por el Funcionario designado del ET y el Funcionario de Gestión
Administrativa y Financiera de la SE, de igual forma el Funcionario designado del ET
verifica si los títulos se encuentran en custodia por el Ente Territorial, de ser así continua
con la actividad 7, en el caso contrario continúa con la actividad 8.
4. Presentar alternativas de venta o redención de inversiones: El Funcionario
designado del ET, en los casos en que se requieran vender inversiones, debe realizar un
estudio de mercados buscando la mejor opción para la venta o redención de los títulos del
portafolio de la SE, esta información debe ser presentada para su análisis a los responsables
del Ente Territorial para su aprobación.
5. Aprobar venta o redención anticipada: El Funcionario designado del ET y el
Funcionario de Gestión Administrativa y Financiera de la SE, de acuerdo a las opciones
presentadas por el Funcionario designado del ET y dependiendo de la rentabilidad que
genere la venta o redención del título aprueba o no su venta, consignando las decisiones
tomadas en el formato de acta de reunión, ver instructivo formato B02.03.F01 acta de
reunión, y escoge la mejor alternativa, dado el caso en que no se apruebe la venta o
redención se debe enviar la información de venta o redención de títulos y realizar el
subproceso J02.02 Elaborar flujo de caja para poder realizar la reprogramación de pagos, en
el caso contrario se debe continuar con la actividad 6.
6. Elaborar oficio de venta o redención de inversiones: El Funcionario designado del
ET elabora la carta u oficio de redención o venta de inversión mediante el formato carta u

6
oficio, ver anexo instructivo M03.01.F03 Acto administrativo o comunicación escrita,
dirigida a la Entidad respectiva, el cual es firmado por los responsables del Ente Territorial,
de igual forma se debe verificar si los títulos se encuentran en custodia, de ser así continua
con la actividad 7, en el caso contrario continúa con la actividad 8.
7. Solicitar devolución de los títulos valores: El Funcionario designado del ET solicita
mediante el formato carta u oficio, ver anexo instructivo M03.01.F03 Acto administrativo o
comunicación escrita, la devolución del título dirigido a la persona o funcionario designado
de realizar la entrega del título, con el fin de que sea entregado para su cancelación, venta o
redención de la inversión.
8. Realizar cancelación de la inversión a la entidad financiera: El Funcionario
designado del ET y el designado de Financiera de la SE deben solicitar con el oficio de
cancelación de inversiones o de venta o redención de inversiones y el título ya sea físico o
desmaterializado la cancelación de este en la entidad financiera, de igual forma debe
informar el número de cuenta en la cual debe ser consignado el valor de la inversión.
9. Realizar seguimiento a consignación de títulos valores cancelado: El Funcionario
designado del ET, una vez realizada la cancelación, venta o redención de la inversión en la
entidad financiera, debe realizar seguimiento a la consignación del valor en la cuenta que la
SE informó para este fin, esta revisión se puede realizar por Internet cuando se cuente con
esta herramienta o vía telefónica directamente con la entidad financiera. Cuando se realice
la consignación de las inversiones se debe registrar en el sistema identificando el capital y
los rendimientos generados, en el caso de no contar con sistema, el Funcionario designado
del ET envía los soportes a Contabilidad con el fin de realizar el registro en esta
dependencia y generar reporte de inversiones de acuerdo a la actividad 17.
10. Solicitar cotizaciones al mercado: El Funcionario designado del ET, para la
constitución de inversiones, solicita un mínimo de tres cotizaciones (cuentas bancarias,
CDT o papeles, según el análisis del monto a invertir y la mejor tasa de rentabilidad) a los
emisores e intermediarios que cumplan las exigencias de la Entidad Territorial y que tengan
la autorización respectiva emitida del Funcionario designado del ente territorial. De igual
forma se debe calcular la TIR (Tasa Interna de Retorno), la tasa de negociación, los plazos y
los vencimientos y la tasa final del papel. Adicionalmente, calcula la duración y la
convexidad de los papeles y del portafolio, con base en la formulación definida por la
Superintendencia Bancaria de las cotizaciones recibidas, para que con base en esta
información se analice la mejor alternativa.
11. Analizar rentabilidad y conveniencia: El Funcionario designado del ET y el
Funcionario de Gestión Administrativa y Financiera de la SE, debe verificar y analizar las
opciones presentadas por el Funcionario designado del ET con el fin de establecer la que
mejor rentabilidad presenta y la conveniencia de invertir con alguna de las opciones
presentadas, para estos casos se debe tener en cuenta seguridad de la inversión, como
principal factor a tener en cuenta para realizar la inversión, solidez del ente, rentabilidad,
transparencia durante el proceso de selección y los lineamientos dados por el Ente
Territorial, de ésta reunión se debe decidir si se aprueba la inversión, de ser así se realiza la
actividad 12, en el caso contrario finaliza el subproceso.

7
12. Generar oficio solicitando transferencia o cheque para realizar la inversión: El
Funcionario designado del ET debe consignar las decisiones tomadas en el formato de acta
de reunión, ver instructivo formato B02.03.F01 acta de reunión, y elaborar en el formato
carta u oficio, ver anexo instructivo M03.01.F03 Acto administrativo o comunicación
escrita, con el fin de solicitar la inversión de acuerdo al portafolio que se haya
seleccionado, de igual forma se debe indicar el monto y debe ir firmada en señal de
aprobación por los Funcionarios designados del Ente Territorial, para el caso de títulos
desmaterializados, se debe solicitar soporte de la inversión a la entidad con la que se está
negociando. Ésta información de pago de inversiones es insumo para el subproceso J02.03
Efectuar pagos, con el fin de realizar el pago respectivo de la inversión.
13. Verificar título físico o desmaterializado contra oficio de solicitud de inversión: El
Funcionario designado del ET y el Funcionario de Gestión Administrativa y Financiera de
la SE, una vez realizado el pago de la inversión, deben verificar que los montos, plazos y
tipo de portafolio correspondan a los aprobados en el oficio de solicitud de la inversión por
los Funcionarios designados del Ente Territorial. De igual forma se debe verificar si los
títulos deben ser entregados al Ente Territorial para su custodia, de ser así se realiza la
actividad 15, en el caso contrario se realiza la actividad 14.
14. Guardar los títulos valores en caja de seguridad: El Funcionario designado del ET y
el Funcionario de Gestión Administrativa y Financiera de la SE, si los títulos no deben ser
entregados al Ente Territorial, deben guardarlos en la caja de seguridad, asegurando el
resguardo de los mismos. De igual forma se deben guardar los cheques provenientes del
subproceso J02.03 Efectuar pagos.
15. Entregar títulos valores en custodia al ET: El Funcionario designado del ET, si los
títulos deben ser entregados al Ente Territorial, mediante el formato carta u oficio, ver
anexo instructivo M03.01.F03 Acto administrativo o comunicación escrita, debe enviar los
títulos físicos o desmaterializados al ET para que estos los guarden en el lugar establecido
para este fin, asegurando el resguardo de los mismos.
16. Realizar arqueo físico de títulos valores: El Funcionario designado del ET debe
realizar el arqueo físico de los títulos físicos o desmaterializados de la Secretaría de
Educación, verificando cantidad, monto y tipo de inversión realizada.
17. Generar reporte de inversión: El Funcionario designado del ET genera el reporte del
portafolio de inversiones tanto física como desmaterializadas y entrega copia del mismo al
Funcionario de Despacho de la SE, por medio del cual se conocen los rendimientos
financieros que se generan con los recursos invertidos y los rendimientos obtenidos por
venta o redención de inversiones y el flujo del subproceso termina.
El Funcionario de Gestión Administrativa y Financiera de la SE consultará el menú
“Carpetas Publicas”, submenú “Consultas y reportes de la solución SGCF”, carpeta
“Tesorería”, consultando los reportes “Informe comparativo de los recursos disponibles,
Informe de disponibilidad de recursos e inversiones financieras”, para decidir sobre el
manejo del portafolio de inversiones financieras.

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5. ÁREAS INVOLUCRADAS EN SU EJECUCIÓN Y ROLES
DE CADA UNA

5.1. Área / dependencias internas

Área / Dependencia Rol

Gestión Administrativa y Participar en le ejecución de las actividades de verificar

Financiera saldos de cuentas bancarias, analizar cotizaciones del
mercado, emitir concepto sobre mejor alternativa según

9
 cotizaciones recibidas, constituir inversiones con entidad
financiera.
Verificar Portafolio de inversiones de la SE, analizar
rentabilidad y conveniencia, generar oficios solicitando
transferencia o cheque para realizar inversión, aprobar
venta o redención anticipada.

5.2. Entes externos (en caso que aplique)

Nombre del ente externo Rol

Ente Territorial Participar en la ejecución de las actividades de verificar

saldos de cuentas bancarias, analizar cotizaciones del
mercado, emitir concepto sobre mejor alternativa según
cotizaciones recibidas, constituir inversiones con entidad
financiera.
Verificar Portafolio de inversiones de la SE, analizar
rentabilidad y conveniencia, generar oficios solicitando
transferencia o cheque para realizar inversión, aprobar
venta o redención anticipada.

6. REGISTROS

Registro Responsable Como Donde Tiempo de Que se hace

conservarlo conservarlo conservación después

Reporte de Profesional Medio físico en Archivo de Según tabla de Archivo central

Inversión (1) Universitario carpeta de gestión de retención
de Financiera reportes de Financiera documental del
inversión ET
generados por
el ET Plataforma
SGCF Permanente
Medio virtual
de reportes

M03.01.F03
Acto
Las disposiciones frente a este registro, se definen en el documento: detalle del subproceso:
administrativo
M03.01 Revisar actos administrativos
o comunicación
escrita (1)

B02.03.F01 Las disposiciones frente a este registro, se definen en el documento: detalle del subproceso
Acta de reunión B02.03 Control y seguimiento a la ejecución de programas y proyectos

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(1) Reporte generado por el Sistema de Información del Ente Territorial.

7. DOCUMENTOS EXTERNOS

Documentos externos Fuente de los datos Versión o fecha de emisión

según aplique

LEYES

Ley 819. Normas orgánicas en Congreso de Colombia 8 de julio de 2003

materia de presupuesto,
responsabilidad y transparencia
fiscal.

Circular Externa 033. Por la cual se Superintendencia Bancaria de 2 de agosto del 2.002
definen la práctica de valoración de Colombia
los portafolios de inversiones.
Emitida por la Superintendencia de
valores.

El Ente Territorial no provee información para este subproceso

8. ANEXO (DIAGRAMA DE FLUJO)

Ver Anexo Diagrama de Flujo J02.04 Administrar inversiones.
Este anexo se compone de 2 páginas.

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