PRESUPUESTO

Es la herramienta principal que una empresa tiene que utilizar para transformarse en
una organización competitiva. La palabra presupuestos tiene raíces latinas, que se
compone de dos palabras: Pre (antes de o después de) y supuesto (hacer).

Existen muchas definiciones sobre presupuesto y todas coinciden en que se trata de

procesos donde se utilizan técnicas, métodos y procedimientos que permiten la
proyección de cifras de una manera confiable, acercándose con mucha precisión a la
realidad. A continuación, se enuncian varias de ellas con el fin de que el estudiante
pueda obtener un conocimiento claro del tema a tratar:

"Estimación programada, de manera sistemática, de las condiciones de operación y

de los resultados a obtener por un organismo en un periodo determinado.”[1]

“Presupuesto es un análisis sistemático que analiza el futuro y presente de un proceso

productivo y financiero de una empresa, calculando las entradas y salidas de los
recursos, dinero, tiempo, materiales, uso de maquinaria y espacio, entre otros. El
presupuesto debe entregar como resultado indicadores financieros sobre la cantidad
y el costo de los recursos requeridos para desarrollar el producto, incluyendo el
proceso productivo, así como datos concretos sobre su rentabilidad, la utilidad
esperada, el flujo de efectivo y los indicadores financieros”[2]

Conjunto coordinado de previsiones realizadas por un equipo que se compromete con

unos objetivos trazados de manera conjunta y que permiten conocer con anticipación
los resultados de un periodo.

Formulación de planes en un documento formal y estructurado, escrito y expresado

en forma cuantitativa, de lo que se quiere realizar en el futuro

Expresión formal, cuantitativa de los planes del negocio.

“Método sistemático y formalizado para lograr las responsabilidades directivas de

planificación, coordinación y control. En particular comprende el desarrollo y la
aplicación de:

Objetivos empresariales generales a largo plazo

Especificación de las metas de una empresa
Desarrollo de un plan general de utilidades a largo plazo

Un plan de utilidades a corto plazo detallado por responsabilidades particulares

(divisiones, productos, proyectos)
Un sistema de informes periódicos de resultados detallados por responsabilidades
asignadas.
Procedimientos de seguimiento”[3]
“Expresión cuantitativa formal de los objetivos que se propone alcanzar la
administración de la empresa en un periodo, con la adopción de las estrategias
necesarias para lograrlos

Es expresión cuantitativa porque los objetivos deben ser mensurables y su alcance

requiere la destinación de recursos durante el periodo fijado como horizonte de
planeamiento; es formal porque exige la aceptación de quienes están al frente de la
organización (gerencia, presidencia, juntas directivas); además es el fruto de las
estrategias adoptadas porque estas permiten responder al cómo se implementaran e
integraran las diferentes actividades de la empresa de modo que converjan al logro
de los objetivos previstos; deberá organizar y asignar personas y recursos; ejecutar y
controlar para que los planes no se queden tan solo en la mente de sus proponentes
y, por ultimo desarrollar procedimientos de oficina y técnicas especiales para formular
y controlar el presupuesto.

Los directivos y los asesores deberán participar en el bosquejo de las actividades

futuras de la empresa para lograr los objetivos mercantiles, sociales, fabriles y
financieros planeados, minimizar sus costos sin sacrificar las calidades y maximizar la
productividad, teniendo en cuenta que el bienestar colectivo debe primar sobre el
bienestar personal. Una vez aprobado el presupuesto, toda la organización debe
comprometerse con su cumplimiento, lo cual verifica mediante mecanismos de control
y seguimiento a la ejecución del presupuesto”[4]

[1] Cristóbal Del Rio González. Técnica Presupuestal

[2] Carlos Augusto Rincón Soto. Presupuestos Empresariales
[3] Welsch Glen. Presupuesto, planificación y control de utilidades
[4] Burbano Antonio. Presupuestos
 PRESUPUESTO MAESTRO

“Un presupuesto maestro es, en esencia, un análisis más extenso del primer año de
un plan a largo plazo. Este presupuesto resume las actividades planeadas de todas
las subunidades de una organización: ventas, producción, distribución y finanzas. El
presupuesto maestro cuantifica los objetivos de ventas, la actividad de los factores de
costos, las compras, la producción, la utilidad neta, la posición financiera y cualquier
otro objetivo que especifique la administración. Por tanto, el presupuesto maestro es
un plan de negocios periódico que incluye un conjunto coordinado de programas de
operación y estados financieros detallados. Este incluye proyecciones de ventas,
costos, gastos, ingresos y desembolsos de efectivo y balances generales. Algunas
veces los presupuestos maestros también se llaman estados proforma, un sinónimo
de estados financieros proyectados. La administración puede preparar presupuestos
mensuales para el año o tal vez, presupuestos mensuales solo para el primer trimestre
y presupuestos trimestrales para los tres trimestres restantes. El presupuesto maestro
es el presupuesto más detallado que se coordina a lo largo de toda la organización.

Los presupuestos continuos o presupuestos rodantes son una forma muy común del
presupuesto maestro en donde se agrega un mes en el futuro cuando el mes que
acaba de terminar se elimina. Los presupuestos continuos obligan a los
administradores a pensar de manera particular en los próximos doce meses y, en
consecuencia, a mantener un horizonte de planeación estable. Conforme agregan un
nuevo decimosegundo mes al presupuesto continuo, los administradores también
pueden actualizar los once meses restantes. Así pueden comparar los resultados
mensuales reales contra el plan original y contra el plan revisado mas reciente.”[1]

Componentes del presupuesto maestro:

El presupuesto maestro usual de una compañía no productora tiene los siguientes

componentes:

Presupuesto de Operación

- Presupuesto de ventas
- Presupuesto de cobros
- Presupuesto de compras
- Desembolsos por compras

- Presupuesto de gastos de operación

- Desembolsos por gastos de operación
- Estado de resultados presupuestado

Presupuesto Financiero

- Presupuesto de capital
- Presupuesto de efectivo o flujo de caja
- Balance general presupuestado

Las empresas industriales elaboran presupuestos adicionales de materiales, mano de

obra y costos indirectos de fabricación.

PRESUPUESTO DE VENTAS. Este presupuesto es la base para los demás cálculos

presupuestales. Existen varios métodos para el cálculo del presupuesto de ventas:
promedio de años anteriores, incrementos porcentuales, cálculos según la inflación
esperada, estudios de mercado, patrones de acuerdo a las ventas de años anteriores,
estimaciones realizadas por vendedores de la empresa, planes de publicidad y
promoción, análisis estadísticos, etc.

El presupuesto de ventas es el punto de partida del presupuesto porque los niveles

de inventario, las compras y gastos de operación dependen de las ventas.
PRESUPUESTO DE COBROS. Este presupuesto resume los ingresos de dinero en
cada mes. Incluye las ventas en efectivo del mes en curso más las ventas a crédito
de meses anteriores.

PRESUPUESTO DE COMPRAS. Muestra el cálculo de los valores a comprar de

acuerdo con las proyecciones de ventas y los inventarios finales necesarios para
atender la demanda.

DESEMBOLSOS POR COMPRAS. Se basa en el presupuesto de compras de

acuerdo con las políticas de crédito aceptadas por la empresa.

PRESUPUESTO DE GASTOS DE OPERACIÓN. Este presupuesto depende de las

fluctuaciones en el volumen de ventas tales como las comisiones por ventas y los
costos de envío, igualmente, otros factores de costos tienen influencia directa sobre
muchos gastos de operación. Los gastos de operación incluyen los gastos de
administración y mercadeo o ventas y en estos se encuentran los gastos de personal
y los demás gastos fijos y variables.

DESEMBOLSOS POR GASTOS DE OPERACIÓN. Se basan en el presupuesto de

gastos de operación y tiene en cuenta las políticas o formas de pago que utilice la
compañía. También es necesario tener en cuenta aquellos valores que se registran
como gastos de operación por los cuales no se realizan desembolsos tales como la
depreciación, las provisiones y los diferidos.

ESTADO DE RESULTADOS PRESUPUESTADO. Los presupuestos anteriores

proporcionan suficiente información para la elaboración del estado de resultados. Los
valores arrojados por estos conforman las operaciones realizadas por la empresa. Es
necesario tener en cuenta que cuando en el presupuesto de efectivo se requiere de
préstamos, el valor de los intereses debe trasladarse al estado de resultados como
gastos no operacionales y así obtener la utilidad.

PRESUPUESTO DE EFECTIVO. Es un estado de ingresos y egresos de dinero,

prácticamente se elabora con los presupuestos de cobros y desembolsos realizados
anteriormente e incluye los desembolsos necesarios por los compromisos adquiridos
en las compras de propiedad, planta y equipo, denominado también presupuesto de
capital. La administración determina el saldo mínimo de efectivo dependiendo de la
naturaleza del negocio y los acuerdos de crédito.

Los presupuestos de efectivo ayudan a que los administradores eviten tener efectivo
innecesariamente ocioso y anticipan las necesidades de crédito.

BALANCE GENERAL PRESUPUESTADO. Es el paso final en la elaboración del

presupuesto maestro. Este proyecta cada partida del balance general de acuerdo al
plan de negocios.

La formulación inicial del presupuesto maestro permite a la administración considerar

cambios, impulsar nuevas estrategias de ventas, realizar ajustes en la distribución de
los ingresos y egresos, realizar cambios en las políticas de financiación de ventas,
compras y pagos de otros gastos, que permitan por ejemplo evitar costos de
financiación. El primer borrador del presupuesto es rara vez el presupuesto final.

CLASIFICACION DE LOS PRESUPUESTOS

1. Según su flexibilidad
− Rígidos, estáticos, fijos o asignados
− Flexibles o variables

2. Según el periodo de tiempo que cubran

− Corto plazo
− Largo plazo

3. Según el campo de aplicabilidad en la empresa

− De operación o económicos
− Financieros (Tesorería y capital)

4. Según el sector en que se utilicen

− Publico
− Privado

Presupuestos Rígidos. No permiten realizar ajustes así cambien las condiciones del
entorno en que inicialmente se realizaron
Presupuestos Flexibles. Permiten ajustes o cambios de acuerdo a las condiciones del
entorno empresarial (económico, político, jurídico)

Corto Plazo. Se realizan para un periodo de un año. Se elaboran de manera detallada.

Largo plazo. Se realizan para periodos superiores al año. Generalmente manejan

cifras globales. En el sector privado se utilizan cuando las empresas realizan
proyectos de inversión, apertura de sedes, ampliaciones de planta o estudios de
prefactibilidad. En el Estado se realizan para plasmar los planes de desarrollo de los
gobernantes.

De Operación o Económicos. Se relacionan con la parte operativa del negocio, es

decir, se resumen en el estado de resultados e incluyen las ventas o ingresos
operacionales, producción, compras, uso de materiales, mano de obra, gastos de
administración y gastos de ventas.

Financieros. Se relacionan con el presupuesto de las partidas del balance general e

incluye el presupuesto de tesorería y el presupuesto de capital.

El presupuesto de tesorería, denominado también presupuesto de caja o de efectivo

consolida las transacciones relacionadas con el ingreso de dinero (ventas al contado,
recuperación de cartera, ingresos financieros, dividendos, venta de inversiones) y las
salidas de dinero (amortización de créditos, pagos a proveedores, nomina, impuestos
y dividendos.

Cuando las disponibilidades no alcancen para cubrir los pagos se debe acudir a
créditos o a la venta de activos. Si la situación es contraria deben buscarse
posibilidades de inversión.

El presupuesto de capital incluye las inversiones en propiedad, planta y equipo.

Publico. Son los presupuestos que desarrolla el Estado. Cuantifican los desembolsos
requeridos por gastos de funcionamiento, inversión y servicio de la deuda. El
presupuesto de gastos debe ser igual al presupuesto de ingresos.

Privados. Son los presupuestos desarrollados por empresas privadas.

ORIENTACIONES PARA LA ELABORACION DEL PRESUPUESTO

- Labor de concientización al personal sobre la conveniencia de los presupuestos

- Elaborar presupuestos flexibles
- Características de la empresa (Actividad, prestigio, canales de distribución,
productividad, metas presupuestales)
- Estudio del entorno económico, tecnológico y competitivo
- Concretar áreas de responsabilidad de los encargados de la labor presupuestal
- Definir etapas y tiempo que demanda cada una
- Diseño de formas o cedulas para la recolección de información
- Definir medios utilizados para los cálculos matemáticos
- Procedimientos empleados para la determinación de los tres elementos del costo
- Métodos usados para la realización de cálculos

ETAPAS DE LA PREPARACION DEL PRESUPUESTO

Primera etapa. Pre Iniciación. Evaluación de los resultados obtenidos en periodos

anteriores. Análisis de tendencias de indicadores (ventas, costos, márgenes de
utilidad, valor de acciones en el mercado, rentabilidad, participación en el mercado.

Objetivos generales

- Colocar productos en los canales de comercialización previstos que posean

calidades competitivas y precios apropiados para el consumidor y tengan
márgenes de utilidad atractivos
- Incrementar la cobertura geográfica de los mercados mediante el aumento de las
zonas de distribución de los productos
- Proporcionar al accionista una tasa de rendimiento atractiva mediante la
integración de la valorización y el dividendo
- Consolidar la participación en el mercado con buenos productos, campañas
promocionales agresivas y una fuerza de ventas adecuadamente capacitada
- Crear y mantener un clima organizacional que conjugue las metas empresariales
y los objetivos de quienes laboran en la empresa

Objetivos específicos

- Alcanzar un crecimiento del Z% en el volumen anual de ventas, expresado en un

porcentaje por variación de precios y un porcentaje por captación de mercados
- Obtener un rendimiento sobre la inversión promedio anual de X% antes de
impuestos
- Las operaciones normales de la empresa deben financiarse con los fondos
monetarios generados por el giro interno de los negocios (ventas de contado,
recuperación de cartera y rendimiento de inversiones)

Segunda etapa. Elaboración del presupuesto

- El valor de las ventas depende de los volúmenes y precios previstos

- En el departamento de producción se programarán las cantidades a fabricar según
los estimativos de ventas y las políticas de inventarios
- Con base en lo anterior se calculan las compras en términos de unidades y valores
- Con base en los requerimientos de personal de cada departamento y de acuerdo
con las escalas salariales y las normas gubernamentales se prepara el
presupuesto de nomina administrativa y operativa
- Los proyectos de inversión requieren un tratamiento especial en relación a la
cuantificación y consecución de los recursos
- Los encargados de la función presupuestal recopilan la información y el
presupuesto consolidado se envía a la gerencia para que con sus comentarios y
recomendaciones sea presentado a la junta directiva, se ajuste, se apruebe y se
difunda

Tercera etapa. Ejecución

Es la puesta en marcha de los planes debidamente cuantificados, con el fin de

alcanzar los objetivos trazados y el cumplimiento de las metas propuestas. Las
jefaturas deben presentar informes periódicos de la ejecución presupuestal.

Cuarta etapa. Control y seguimiento

Consiste en enfrentar el presupuesto con lo ejecutado, es decir, los pronósticos con

la realidad. En esta parte se preparan informes de ejecución parcial que incorporen
comparaciones numéricas y porcentuales de lo real y lo presupuestado. En el caso de
proyectos de inversión además de los valores monetarios debe incluirse el porcentaje
de avance de obras, el tiempo y los contratos suscritos.

Se deben analizar y explicar las desviaciones importantes ocurridas

Se deben implementar correctivos o modificar el presupuesto cuando sea necesario,

por ejemplo, tasa de cambio, tasas de interés que afectan las proyecciones

Quinta etapa. Evaluación

Al culminar el periodo para el cual se elaboro el presupuesto, se prepara un informe

crítico de los resultados obtenidos, con las variaciones y el comportamiento de las
actividades empresariales.

IMPORTANCIA DEL PRESUPUESTO

Un presupuesto debidamente estructurado permite:

- Anticipar circunstancias inciertas

- Otorga a la administración y los trabajadores un rumbo definido
- Permite la planeación de metas razonables
- Permite planear las utilidades
- Anticipa los periodos de liquidez e iliquidez, lo que permite la realización de
inversiones o la solicitud de créditos
- Anticipa las necesidades de inversión de bienes de capital.
PLANEACION Y PRESUPUESTOS

La planeación es la clave para una buena administración. Esto es cierto para las
personas físicas, los negocios familiares, las grandes sociedades, los organismos
gubernamentales y las organizaciones no lucrativas. Por ejemplo, la mayoría de los
estudiantes exitosos que obtiene buenas calificaciones, se financian su educación y
obtienen sus títulos debido a que planean su tiempo, su trabajo y su recreación. Estos
estudiantes están presupuestando sus escasos recursos para hacer el mejor uso del
tiempo, dinero y energía. Asimismo, los dueños y administradores de pequeñas y
grandes compañías, sobreviven y crecen aun durante tiempos económicamente
difíciles, porque planean y presupuestan sus operaciones y la expansión de sus
instalaciones.[1]

Las empresas utilizan los presupuestos para enfrentar con anticipación los problemas
operativos o financieros, de manera que los administradores puedan tomar pasos para
evitar o solucionar sus problemas (liquidez, ingresos, costos, gastos). El presupuesto
es una herramienta que ayuda a los administradores a planear y controlar las
operaciones. Son procedimientos formales que resultan en planes de operación y
financieros completos para periodos futuros.

Los modelos de planeación estratégica son fases importantes del proceso de

planeación, la definición de la misión y visión de la organización, el diagnostico del
entorno y de las condiciones internas para identificar las fortalezas, debilidades,
amenazas y oportunidades, permiten establecer los objetivos de la organización y a
partir de este marco de planeación estratégica, hacer la definición de metas y planes
detallados, presupuestación, para luego organizar sistemas de información periódica
y de seguimiento del desempeño de las responsabilidades asignadas.

“El proceso de desarrollo de la planeación estratégica de largo plazo y todo el

conjunto de programación y planes que de ella se derivan hasta el detalle de corto
plazo, deben realizarse con el liderazgo de la alta dirección pero con la participación
de todas las instancias de la organización. Con excepción de las organizaciones muy
pequeñas, es casi imposible que la administración del más alto nivel conozca con
suficiencia todos los aspectos determinantes que inciden en las diferentes fases de
un negocio. Así mismo, la gerencia de bajo nivel y los trabajadores que tienen a su
cargo la ejecutoria operacional carecen de la visión necesaria para determinar las
directrices del accionar de la organización como un todo. Además, como el éxito en la
ejecución de los planes depende de la integración e identificación de todos los
constituyentes de la organización alrededor de estas intenciones, ese compromiso se
podrá alcanzar más fácilmente en la medida en que cada uno de ellos sienta que ha
tenido participación y opinión en ese acuerdo de voluntades.

La planificación requerirá un compromiso de la alta dirección de promover la

participación de todos los niveles, un proceso administrativo que organice, provea,
aplique y controle los recursos, una estructura de la organización que identifique
funciones y responsabilidades, un proceso de control y coordinación de las funciones
y, de manera permanente, una retroalimentación que permite el seguimiento y la
replanificación en sentido ascendente y descendente.”[2]

PLANEACION ESTRATEGICA

1. Definición de la misión y visión de la organización

2. Especificación de los objetivos generales de la empresa
3. Elaboración de programas y proyectos
4. Definición de objetivos específicos
5. Materialización de planes y proyectos en actividades que indiquen metas
especificas de cada una de la áreas, equipos y personas
6. Presupuestos detallados
7. Estrategias para el logro de los objetivos trazados

EJERCICIOS DE APLICACIÓN:

Ejercicio 1
Ejercicio 2

TRABAJO ENCARGADO:
Desarrollar los ejercicios siguientes:

Ejercicio 3
Ejercicio 4

Ejercicio 5

Ejercicio 6
Ejercicio 7

Ejercicio 8

Ejercicio 9

Ejercicio 10