1.

ESTUDIO DE CASO

La empresa Confecciones S.A., dedicada al diseño y manufactura de prendas de

vestir, ya determinó el mapa de procesos de su actividad económica, siendo estos:

1. PROCESOS ESTRATÉGICOS

 Gestión Gerencial
 Gestión de la Calidad

2. PROCESOS MISIONALES

 Diseño y patronaje
 Extendido, marcado y corte
 Confección, revisado y etiquetado
 Acabados

3. PROCESOS DE APOYO

 Clientes
 Compras
 Mantenimiento
 Talento humano

Cada uno de los procesos cuenta con un líder, quien será el encargado de revisar
y aprobar la documentación. Sin embargo, en ausencia del mismo, los
coordinadores de área tienen la misma autoridad.

El encargado del Sistema de Gestión de la Calidad, fue designado para determinar

la codificación unívoca y las versiones a los documentos, por lo tanto la fecha de
emisión también estará a su cargo.

Dando continuidad al avance en la planificación del Sistema de Gestión de la

Calidad, es necesario documentar el procedimiento de control de la información
documentada, pues ya se cuenta con instrucciones de trabajo y algunos formatos
que no han sido formalizados para el sistema de gestión.

1. Si usted es el asesor de calidad, qué haría primero. ¿Diseñar el

procedimiento de control de la información documentada ó montar los
procedimientos operativos?

Lo primero que haría sería diseñar el procedimiento de control de la información

2. Defina a qué proceso correspondería el Procedimiento de Control de la

Información Documentada y justifique su respuesta.

Corresponde al proceso estratégico más específicamente a la gestión de la

calidad ya que la norma ISO 9001 nos pide llevar este control

3. Diseñe un procedimiento sencillo para el control de la información documentada

de la empresa Confecciones S.A., que cumpla con los requisitos de la Norma NTC
ISO 9001 en cuanto a la identificación y formato, y a su vez que incluya la
descripción de las siguientes actividades:

a. Creación
b. Revisión y aprobación
c. Identificación
d. Divulgación
e. Control de cambios

1) Administrador del Sistema de Gestión de Calidad

 Asignación de los códigos a los documentos del Sistema.

 Mantener actualizado el “Listado maestro de documentos Sistema de
Gestión de Calidad (SGC) ISODOC.
  Asegurarse de que la versión vigente de los documentos esté disponible
en los puntos de uso.
 Comunicarle al responsable del archivo los cambios que se presenten
en los documentos con el fin de mantener actualizadas las tablas de
retención documental – TDR

2) Realizar la revisión de los documentos en cuanto a estructura y forma

3) Los líderes de proceso son los responsables directos de la validación y

apropiación

4) Los cambios o modificaciones menores realizados a los documentos no

generan cambio de versión debido a que no afectan el buen funcionamiento
del Sistema de Gestión, sin embargo el registro de la fecha, el responsable
de su aprobación y el detalle de la mejora realizada, siempre deberán
registrarse en el control de cambios del documento (punto 6.). Los cambios
menores son:

 Cambios en ortografía.
 Adecuación de contenido que facilite la visualización y uso.
 Mejoramiento en la redacción de párrafos.
 Re direccionamiento de Hipervínculos.
 Cambio en el nombre de un cargo.

NO será válido copiar y pegar información del ejemplo anexo a éste módulo.

Utilice gráficos, tablas o ilustraciones que permitan brindar mayor claridad al

procedimiento mencionado en el punto anterior.
INFORME

Con el propósito de aplicar y transferir el aprendizaje desarrollado, realice un

informe luego de investigar sobre las actividades de diseño y patronaje, que día a
día realizan las empresas de Confecciones. Una vez realizada la investigación y
utilizando lineamientos establecidos por usted mismo en el Caso de Estudio para
documentar el Procedimiento de “Diseño y patronaje”.

Recuerde que éste va dirigido a personal con nivel de estudios técnicos, por lo
tanto, debe ser claro, conciso y muy bien organizado. Evite incurrir en un
paradigma de la documentación.

1. OBJETIVO

Este procedimiento se establece para efectuar el control, la elaboración,

modificación e identificación de los documentos y registros La empresa
Confecciones S.A., dedicada al diseño y manufactura de prendas de vestir con el
fin de tener la documentación actualizada y disponible para su uso por parte de
todos los usuarios

2. ALCANCE

Aplica para todos los documentos (manuales, procedimientos, instructivos,

formatos, guías, registros, entre otros.) los documentos de origen externo que son
requeridos para el adecuado desarrollo de los procesos. El procedimiento inicia con
la identificación de la necesidad de crear o modificar un documento y finaliza con la
divulgación del documento por parte del responsable del proceso.
3. RESPONSABILIDAD

El responsable de la adecuada aplicación de este procedimiento es el Coordinador

de Trabajo y los líderes de Procesos de Gestión.

3.1 Coordinador Trabajo

Asesora a los líderes de los procesos para la gestión, control y administración de la

documentación del SGC en forma coherente, congruente y consistente de acuerdo
con la naturaleza del servicio.

Revisa los documentos producidos en los procesos y cuando el caso lo amerite

define si la revisión incluirá el concepto de un experto que retroalimente el
documento. Establecidos los acuerdos con el líder del proceso e incorporados los
ajustes finales del documento, presenta para aprobación a la Directora de Recursos
Humanos, Representante de la dirección.

3.2 Asistente – Practicante Profesional.

El Asistente del Área - practicante profesional, específicamente interviene en la

adecuación de la presentación de documentos antes de la revisión para su
aprobación.

Apoya a los líderes de los procesos para garantizar que:

- Se revisen y actualicen los documentos cuando sea necesario y se aprueben

nuevamente.

- Se identifiquen los cambios y el estado de revisión actual de los documentos

- Las versiones pertinentes de los documentos aplicables se encuentren disponibles

en la Intranet.
- Los documentos permanezcan legibles y fácilmente identificables.

- Se socialicen los documentos.

- Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos.

- El control de los documentos en medio magnético, con el fin de preservar y

proteger la información

- Mantener una codificación única, según las directrices que se dan en este
documento.

- Se mantenga actualizados los listados maestros.

3.3 Líderes de procesos

-Todos los líderes de procesos son los responsables de cumplir el procedimiento

establecido sobre la creación, actualización o anulación de los documentos.
4. PRECISIONES

4.1 ESTRUCTURA DOCUMENTAL

La estructura documental del SGC de la empresa Confecciones S.A., dedicada

al diseño y manufactura de prendas de vestir se presenta en la siguiente figura,
en donde los documentos de nivel superior tienen mayor cobertura y alcance,
pero menor profundidad y detalle.

DOCUMENTO
ASOCIADO
4.2 DISPOSICIONES SOBRE REPRODUCCIÓN DE FORMATOS

En todo caso se privilegia la presentación y diligenciamiento digital de formatos

salvo casos que requieran estrictamente su aplicación impresa. Para estos casos,
una vez aprobados el líder del proceso envía una copia en medio digital al proceso
de Gestión de Publicaciones, para su correspondiente reproducción.

Aunque la emisión de los documentos se realiza luego de su aprobación la empresa

empleará los inventarios de formatos impresos hasta agotar existencias.

4.3REGISTROS

Los registros son documentos que proporcionan evidencias objetivas de actividades

realizadas o resultados obtenidos se caracterizan por:

 Son consecuencia inmediata de ejecutar un procedimiento y documentar sus

resultados.
 Proporciona la evidencia necesaria para establecer si la actividad o la tarea se
adecuó al proceso correspondiente.
 No están sujetos a actualizaciones porque no deben ser modificado (salvo en
casos especiales) y dejado constancia de todas las circunstancias de cambio,
siguiendo el procedimiento al respecto.

Los registros pueden realizarse en medios impresos o electrónicos, y estar en forma

digital. Son registros impresos todo lo plasmado en un papel, como un material
fotográfico o similar. Son registros electrónicos los obtenidos y guardados en estos
medios.
La Empresa debe garantizar que los registros no pueden ser modificados o que, si
lo son, que constancia de ello y de quién y cuándo lo hizo, especialmente cuando
sea más susceptible a las modificaciones, como es el caso de los registros
guardados de forma digital.

Los registros deben estar firmados y fechados por el personal encargado, en el caso
de los registros impresos y en los registros digitales deben quedar constancia de
quien y cuando lo hizo.

Todos los registros deben estar supervisados por la persona encargada de esto,
garantizando que se respeten los procedimientos y queden archivados de forma
segura y de fácil identificación. Por otra parte la universidad debe garantizar la
confiabilidad de los registros que así lo requieran (historias clínicas, Exámenes
ocupacionales, etc.).

4.3.1LOS REGISTROS DEBEN GARANTIZAR

Los registros apropiados deben garantizar que sean:

 Veraces: debe describir lo que realmente sucedió, pasó u ocurrió.

 Exactos: debe ser verificado.
 Permanentes: se debe diligenciar con elementos de difícil borrado, no usar
lápiz o tinta lavable.
 Oportunos: se realiza en tiempo real, para evitar perdida de información por el
paso del tiempo.
 Claros: debe ser entendible para todos.
 Coherentes: en lo que respecta fechas, temperaturas, tiempo, etc.
 Legible.
 No alterable: no debe tener tachones, enmendaduras, uso de correctores, etc.
 Completo: no deben tener espacios en blanco, debe cruzar con una raya lo que
no se llena

4.3.2USO DE LOS REGISTROS

Los registros pueden utilizarse para documentar y monitorear las actividades o

los resultados de los procedimientos.

Algunos ejemplos de sus usos son:

 Toma de muestras
 Procesamiento y análisis de información
 Almacenamiento y distribución
 Exámenes realizados
 Calibración de equipos
 Abastecimiento y vigencia de los insumos
 Control de calidad
 No conformidades
 Acciones correctivas
 5. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

5.1 FLUJOGRAMA PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS

No ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES

INICIO

Elaborar borrador del documento y

Identifica necesidad de enviar por correo a la Directora del
1 creación o mejora de
Líder del proceso Departamento de Biblioteca con copia al
documento
Profesional de Apoyo de corrección de
estilo para su respectiva revisión.
Las correcciones de ortografía y sintaxis
se hacen de manera directa en la
documentación en los casos donde la
Revisa la adecuación de la mejora sea evidente. Sin embargo, en
documentación
los casos problemáticos para la
interpretación del sentido el corrector

2 enviará sugerencias y comentarios al

Corrector de Estilo
líder del proceso para que intervenga en
el texto antes de su envío como versión
final al Sistema de Gestión de la Calidad.

De cualquier manera el corrector hará

llegar al líder del proceso la
documentación revisada.

En caso de requerir ajustes en partes

SI Modifica y envía problemáticas para la interpretación el
La
documentaci nuevamente al líder del proceso hará las modificaciones
3 Líder del proceso
ón requiere corrector
en las partes indicadas por el corrector y
ajustes?
le enviará nuevamente el documento

NO modificado al corrector de estilo.

No ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES

Solicita y justifica creación, F-SO-OH-12

mejora o anulación de Solicitud de Enviar por correo al Coordinador de
documento creación, mejora Salud, Seguridad e Higiene en el trabajo
o anulación de
documentos con copia a la Profesional de Apoyo del
SG-QHSE el formato Solicitud de
4 Líder del proceso Creación, Mejora o Anulación de
Documento F-SO-OH-12 junto con el
documento sometido a consideración
(Resultado de la revisión del corrector de
1 estilo)

1
Profesional de Apoyo SG- Revisar la solicitud y evaluar la
QHSE necesidad de crear, modificar o anular el
Revisa solicitud y verifica
5 necesidad documento.
Auxiliar del
SG-QHSE

Si es una solicitud de anulación, se

registra y el proceso termina
NO Informa al Coordinador del Área de
Aprobada líder del
Salud, Seguridad e
la proceso
Solicitud? Higiene en el Trabajo
Cuando se considere necesario define la

SI intervención de un experto a fin de

3
6 retroalimentar el documento antes de su
aprobación final.

Según corresponda se presenta al

Consejo Directivo para que autorice la
creación, mejora o anulación.

Se diligencia la Parte 2 del registro

Registra aprobación en la Solicitud de Creación, Mejora o
Solicitud de creación,
Mejora o Anulación de Anulación de Documento F-SO-OH-12,
7
Documentos Auxiliar del marcando la casilla de aprobado,
SG-QHSE diligenciando la fecha de implementación
del cambio.
No ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES

Profesional de Apoyo SG-

Codifica y/o actualiza la QHSE Para el caso de creación de documentos

8 versión se realiza la respectiva codificación y
Auxiliar del para mejora se actualiza la versión.
SG-QHSE

Al editar los documentos se deben

Coordinador del Área de registrar las firmas de elaboró, revisó y
Emite y Aprueba Salud, Seguridad e aprobó, si aplica. El coordinador del Área
Documento
Higiene en el Trabajo de Salud Ocupacional informa al líder
sobre la aprobación del documento.
9
Profesional de Apoyo Una vez firmados los documentos se
SG-QHSE identifican con Copia No Controlada, se
graban en PDF (No Aplica para formatos)
Auxiliar SG-QHSE y se adaptan en el aplicativo disponible.

Se publican los nuevos documentos en

la intranet
Retira de Intranet los
documentos obsoletos
Profesional de Apoyo SG-
10 Al documento físico se le coloca el sello
QHSE
de original, se archiva en la carpeta del
proceso que corresponda y se destruye
la versión anterior.

Profesional de Apoyo SG-

QHSE
Actualiza Listado Maestro Listado Maestro de Actualizar Listado Maestro Control de
11 Control de Documentos Control de
Auxiliar del Documentos F-SO-OH-013
Documentos

F-SO-OH-013 SG-QHSE

2
No ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES

2
Coordinador del Área de
Se comunica al líder que el documento
Salud, Seguridad e
12 se encuentra liberado y se autoriza su
Socializa con el líder del Higiene en el Trabajo
proceso y/o funcionario uso.
que realizó solicitud

Libera Documento
Informar los cambios de la
Aplica documento en el documentación a los participantes del
proceso correspondiente Líder del proceso
13 proceso.
3

Socializa el contenido de los documentos

FIN a fin de garantizar su debida aplicación.
 5.2. FLUJO GRAMA PARA EL CONTROL DE REGISTROS

No ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES

1 INICIO

Identificar los registros a

Coordinador de Gestión Los líderes de proceso con apoyo del
controlar
en Salud, Seguridad e coordinador del Área de salud, seguridad
Higiene en el Trabajo e Higiene en el trabajo identifican los
2
registros incorporados en el sistema de
gestión en salud, seguridad e Higiene en
Líderes de procesos el trabajo

Enviar por correo al Coordinador de

NO Gestion en Salud, Seguridad e Higiene
Hay solicitud
o 1 en el Trabajo con copia a la Profesional
necesidades de Apoyo del SG-QHSE el formato
3 de registros Líderes de procesos
SI Solicitud de Creación, Mejora o
Anulación de Documento F-SO-
OH-12 junto con el documento sometido
a consideración

Coordinador de Gestión Revisar la solicitud y evaluar la

Revisar solicitudes o
4 en Salud, Seguridad e necesidad de crear, modificar o anular el
necesidades de registros
Higiene en el Trabajo documento.

Si es una solicitud de anulación, se

registra y el proceso termina.
NO Informa al
Aprobación de solicitud líder del Cuando se considere necesario define la
o necesidad de proceso
Coordinador de Gestión intervención de un experto a fin de
registros
5 en Salud, Seguridad e retroalimentar el documento antes de su
SI Higiene en el Trabajo aprobación final.

Según corresponda se presenta al

Consejo Directivo para que autorice la
creación, mejora o anulación.

Coordinador de Gestión El Coordinador de Gestión en Salud,

6 en Salud, Seguridad e Seguridad e Higiene en el Trabajo
Higiene en el Trabajo actualiza los registros que se generaron
Se autoriza y controla los
registros cambios y controla los cambios o nuevos
No ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES

documentos relacionados con la

estructura de los documentos del SG-
QHSE

Establecer criterios de
control de registros El Coordinador de Gestión en Salud,
Coordinador de Gestión
Seguridad e Higiene en el Trabajo
7 en Salud, Seguridad e
establece criterios de control sobre los
Higiene en el Trabajo
registros del SG-QHSE

Listado Maestro
Actualización del listado de Control de
maestro Documentos Actualizar Listado Maestro Control de
8
Coordinador de Gestión Documentos F-SO-OH-013
en Salud, Seguridad e
Higiene en el Trabajo

Socializa con el líder del

proceso y/o funcionario
que realizó solicitud

Se comunica al líder que el documento

Libera Documento
9 Coordinador de Gestión se encuentra liberado y se autoriza su
en Salud, Seguridad e uso.
Higiene en el Trabajo
1

1
Informar los cambios de la
documentación a los participantes del
Líder del proceso
13 proceso.

Socializa el contenido de los documentos

Aplica documento en el
proceso correspondiente a fin de garantizar su debida aplicación.
No ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES

FIN

6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

RESPONSABLE
CODIGO NOMBRE DISPONIBLE
DILIGENCIARLO

SOLICITUD DE Coordinador de Gestión en

Intranet /Proceso Gestión en Salud,
CREACIÓN, MEJORA O Salud, Seguridad e
F-SO-OH-012 Seguridad e Higiene en el Trabajo
ANULACION DE Higiene en el Trabajo/
y/o Aplicativo del Sistema
DOCUMENTOS Líder del Proceso

Coordinador de Gestión en Intranet / Proceso Gestión en Salud,

LISTADO MAESTRO
Salud, Seguridad e Seguridad e Higiene en el Trabajo
F-SO-OH-013 CONTROL DE
Higiene en el Trabajo/ y/o Aplicativo del Sistema
DOCUMENTOS
Profesional de Apoyo
7. GLOSARIO

 Aprobación: Es la actividad donde se autoriza la aplicación del documento en la

operación de la universidad y se convierte en un documento controlado del SG-
QHSE.
 Caracterización de Procesos: Documento que permite identificar aspectos de un
proceso tales como: Objetivo, Quien Suministra/Referente,
Insumos/Requerimientos, Actividades, Resultados, Quien Recibe/Beneficiario,
Recursos, Requisitos, Documentación asociada, indicadores y el ciclo PHVA de
las actividades funcionales del proceso.
 Copia controlada: Es el duplicado del documento, que se encuentra debidamente
identificado, reconocido dentro del Sistema de Gestión de la Calidad, se conocen
sus portadores y está autorizado para su circulación.
 Documento: Información y su medio de soporte. Ejemplo: registros,
especificaciones, procedimientos, dibujo, informe, norma etc. (NTC-ISO-9000).
 Documentos externos: Son documentos generados por entidades externas a la
Universidad para ser aplicados en los procedimientos de la misma.
 Edición: Producción o emisión impresa o grabada de un documento.
 Estatutos: Conformados por las normas que enmarcan el desarrollo del objeto
social de la Universidad. Ej.: Estatuto Orgánico.
 Formatos: Documento tipo registro que captura información de una actividad
específica o Plantilla prediseñada que facilita la recolección de datos.
 Guía: Documentos que plantea un esquema a seguir para el desarrollo de un
propósito particular.
 Instructivo: Documento que contempla en detalle aspectos técnicos del trabajo
 Liberación de documentos: Consiste en la aprobación, entrega y divulgación
formal de los documentos del SG-.QHSE
 LMCD: Listado Maestro Control de Documentos internos. Cada proceso cuenta
con un Listado Maestro Control de Documentos.
 LMCR: Listado Maestro Control de Registros
 Manual: Documento que describe de manera general un Sistema, un área o
función de cobertura amplia de la institución que sirve de orientación para todas
las personas involucradas.
 Manual de Calidad: Es el documento que orienta, describe el SGC y enuncia la
Política de Calidad.
 Política: Lineamiento establecido por la organización, que permite la
operacionalidad de ésta.
 Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso
(NTC-ISO-9000)
 Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las
cuales transforman elementos de entrada en resultados. (NTC-ISO-9000)
 Registros: Documento que suministra evidencia objetiva de las actividades
desarrolladas o de resultados obtenidos
 Reglamentos: Constituido por las normas que regulan actividades específicas de
la Universidad. Ej.: Reglamento Estudiantil.
 Revisión: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, la adecuación y la
eficacia del tema sujeto a revisión, para alcanzar los objetivos establecidos.
 SG-QHSE: Sistema de Gestión de la Calidad en Salud Ocupacional, Seguridad
Industrial e Higiene Ambiental
 Sintaxis: Parte de la gramática dedicada a los fenómenos de orden y posición
de la palabras en una oración
 Partes problemáticas para la interpretación: Apartados en un documento que
presentan problemas en términos de precisión o claridad en su redacción.