Professional Documents
Culture Documents
BỘ CÔNG THƯƠNG
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI
KHOA CNTT
..........................................................................................................
..........................................................................................................
..........................................................................................................
..........................................................................................................
..........................................................................................................
..........................................................................................................
..........................................................................................................
..........................................................................................................
..........................................................................................................
..........................................................................................................
..........................................................................................................
..........................................................................................................
..........................................................................................................
Giáo viên
Ngày nay dưới sự phát triển của khoa học kỹ thuật đã hỗ trợ rất nhiều trong
cuộc sống, công việc và nghiên cứu nhân loại. Sự phát triển của vi tính không
chỉ đem lại những thuận tiện trong việc tính toán, giải đáp các bài toán riêng rẽ,
đơn lẻ trên từng máy mà giờ đây các ứng dụng đã phát triển chủ yếu là các ứng
dụng trong quản lý hệ thống.
Một dự án phần mềm được xây dựng qua nhiều giai đoạn và có sự góp mặt của
nhiều người liên quan đến dự án đó để tạo nên một dự án thành công nhất. Xác
định dự án phần mềm là một khâu rất quan trọng trong việc xây dựng dự án
phần mềm, điều này giúp cho dự án thêm phần chính xác nhất tránh khỏi thất
bại đỗ vỡ mà dự án hay gặp phải nhất, việc xác định rõ dự án bao gồm việc xác
định mục đích, mục tiêu, phác thảo dự án và việc xác định vai trò của từng
người liên quan đến dự án đó. Nhận định được sự quan trọng mà việc xác định
dự án quan trọng như vậy, nhóm chúng em xin đưa ra bài tập lớn về việc nghiên
cứu và phân tích vai trò, chức năng của công đoạn xác định dự án cho mọi người
cùng tham khảo để đi đến việc xây dựng dự án thành công nhất. Với trình độ
hiểu biết và thời gian nghiên cứu có hạn, đề tài không tránh khỏi sai xót và hạn
chế nhất định, chúng tôi rất mong nhận được sự góp ý của các thầy cô giáo, các
sinh viên để giúp chúng tôi hoàn thành tốt hơn về đề tài này
Trong thời gian thực hiện đề tài nhóm chúng em xin chân thành cảm ơn tới các
thầy cô giáo trong tổ bộ môn quản lý dự án phần mềm trường ĐHCN Hà
Nội.Những người đã tận tình giảng dạy và truyền đạt những kiến thức quý báu
để chúng tôi có thể tiếp cận và nghiên cứu những công nghệ mới đồng thời có
những bài học quý báu về việc kiểm thử nói riêng và xây dựng một phầm mềm
nói chung, có những kinh nghiệm về việc học tập nhóm và làm việc theo nhóm
và đặc biệt qua đây, chúng em xin chân thành cảm ơn thầy giáo Nguyễn Đức
Lưu đã hướng dẫn và giúp đỡ chúng tôi trong quá trình nghiên cứu và hoàn
thành bài tập lớn của mình.
MỤC LỤC
3
-Mục đích là những mô tả dự án sẽ đạt tới cái gì. Mục đích nói chung
không đo được.
-Mục đích có thể hiểu được tính chỉnh thể của dự án thông qua công tác lập
kế hoạch, từ đó thấy được tầm quan trọng của việc xác định mục tiêu của dự án
có ảnh hưởng sâu sắc đến tính chỉnh thể, hệ thống của dự án. Mục đích sẽ nhìn
nhận toàn bộ dự án từ kế hoạch tổng thể đến từng kế hoạch bộ phận và hiểu
được cách thức lập kế hoạch dự án.
Mục tiêu
-Mục tiêu là thực hiện một nghiên cứu phân tích tình huống một cách chi tiết
và hoàn chỉnh đối với dự án, là các tập hợp con (có thể đo được) của mục đích.
Việc đạt tới một mục tiêu sẽ nói lên rằng việc đạt tới các mục đích tổng thể của
dự án đã đi đến mức nào.
-Mục tiêu cơ bản của quản lý dự án nói chung là hoàn thành các công việc dự
án theo đúng yêu cầu kỹ thuật và chất lượng, trong phạm vi ngân sách được
duyệt và theo đúng tiến độ thời gian cho phép.
-Quản lý rủi ro
Bốn yếu tố quan trọng: thời gian, chất lượng và phạm vi,tài chính có quan
5
hệ chặt chẽ với nhau. Tầm quan trọng của từng mục tiêu có thể khác nhau giữa
các dự án,giữa các thời kỳ đối với từng dự án, đạt được tốt đối với mục tiêu này
thường phải “hy sinh”, một trong hai mục tiêu kia. Cụ thể, trong quá trình quản
lý dự án thường diễn ra các hoạt động đánh đổi mục tiêu. Đánh đổi mục tiêu dự
án là việc hy sinh một mục tiêu nào đó để thực hiện tốt hơn các mục tiêu kia
trong ràng buộc không gian và thời gian. Nếu công việc dự án diễn ra theo đúng
kế hoạch thì không phải đánh đổi mục tiêu. Tuy nhiên, do nhiều nguyên nhân
khách quan, cũng như chủ quan công việc dự án thường có nhiều thay đổi nên
đánh đổi là một kỹ năng quan trọng của nhà quản lý dự án.
=>Do đó người quản lý dự án phải luôn chủ động giám sát dự án:
-Vạch ra chiến lược duy trì và giám sát sự hỗ trợ của các cổ đông và nhà tài trợ
để đảm bảo rằng nhà tài trợ và các cổ đông vẫn đang chia sẻ trách nhiệm của dự
án.
-Đảm bảo rằng việc liên lạc với các nhà tài trợ đang diễn ra như kế hoạch truyền
thông của dự án. Sử dụng các kênh truyền thông chính thức và không chính thức
để đảm bảo rằng dự án vẫn đang duy trì được sự hỗ trợ của họ.Nếu có mối lo
ngại rằng sự ủng hộ của nhà tài trợ đang bị lung lay, hay xác định nguồn gốc của
mối lo ngại đó, sử dụng các kỹ năng giao tiếp để cố gắng lôi kéo lại sự ủng hộ
đó, xác định được các nhân tố liên quan và ảnh hưởng, và cố gắng cân bằng tác
động tiêu cự mà nhà tài trợ đang chú ý.
-Vạch ra chiến lược duy trì và giám sát các quy trình kiểm soát để đảm bảo
phạm vi dự án không bị mở rộng so với lịch trình, cũng như kinh phí không tăng
quá dự nhiều so với vốn đầu tư.
-Vạch ra chiến lược duy trì và giám sát các phương pháp và tiêu chuẩn đưa ra
trong kế hoạch chất lượng của dự án để đảm bảo rằng dự án vẫn đang tuân thủ
các phương pháp và tiêu chuẩn đặt ra. Phân công cho các thành viên dự án chịu
trách nhiệm về từng phương pháp và tiêu chuẩn, sau đó kiểm tra sự tuân thủ các
phương pháp và tiêu chuẩn đó.
-Vạch ra chiến lược duy trì và giám sát việc tuân thủ các nguyên tắc và tiêu
chuẩn của ngành. Nếu cần thiết, hay nhờ sự trợ giúp của ban pháp luật. Các
nhóm chuyên môn thường đưa ra nguồn thông tin khác về các tiêu chuẩn của
ngành.
-Xác lập và phát triển một hệ thống thông tin nhằm theo dõi lịch trình, chi phí,
rủi ro và các chỉ tiêu đánh giá chất lượng. Hay sử dụng hệ thống thông tin quản
lý dự án (PMIS) nếu bạn có quyền truy cập. Nếu không, cần phải sử dụng kết
hợp giữa bảng tính và các phần mềm cơ sở dữ liệu (CSDL). Xem xét việc sử
dụng mạng nội bộ để trợ giúp việc truy cập và phổ biến cơ sở dữ liệu.
-Xác định các dấu hiệu rủi ro cho các thành phần chính của dự án, và giữ cho
các thành phần đó luôn nằm trên hoặc gần với ngưỡng giới hạn đặt ra.
Đàm phán thoả hiệp
- Làm cân bằng giữa tăng hiệu
quả, sử dụng nguồn lực khan
hiếm, thêm các chi phí phụ và
tính năng sản phẩm luôn luôn là
một thách thức. Chìa khoá để
duy trì sự cân bằng là phát hiện
ra biến động sớm. Điều này có
thể giúp giám đốc dự án phân
tích những lựa chọn và xác định
xem sự thoả hiệp nào sẽ dẫn đến
tối ưu hiệu suất tổng thể. Quan
trọng là truyền đạt với khách
hàng và các nhà tài trợ để đảm
bảo rằng có hợp đồng ưu tiên dự
án khi thực hiện những thoả hiệp
này.
-Quản lý phạm vi xác định công việc nào thuộc về dự án và cần phải thực hiện
-Quản lý thời gian chỉ rõ mỗi công việc phải kéo dài bao lâu, khi nào thì bắt đầu, khi nào thì kết
thúc
-Quản lý chi phí dự toán kinh phí, giám sát thực hiện chi phí theo tiến độ cho từng công việc
và toàn bộ dự án
-Quản lý chất lượng đảm bảo chất lượng kết quả của dự án phải đáp ứng mong muốn của nhà tài
trợ (chủ đầu tư).
-Quản lý nhân lực phối hợp những nỗ lực của mọi thành viên tham gia dự án vào việc hoàn
thành mục tiêu của dự án.
-Quản lý thông tin ai cần thông tin về dự án? mức độ chi tiết? các nhà quản lý dự án cần báo
cáo cho họ bằng cách nào?
-Quản lý rủi ro xác đinh tính chất, mức độ rủi ro và có kế hoạch đối phó cũng như quản lý
từng loại rủi ro
-Quản lý hợp đồng và quản lý các hợp đồng và điều hành việc mua bán nguyên vật liệu, trang thiết
các hoạt động mua sắm bị, dịch vụ nhằm giải quyết cácvấn đề: bằng cách nào cung cấp các hàng
hoá, vật liệu cần thiết cho dự án? tiến độ cung cấp, chất lượng cung cấp đến
đâu?
Trong một dự án có thể có nhiều mục tiêu khác nhau, nhưng tất cả các mục
tiêu đều đi đến một mục đích chung của dự án. Mục tiêu phải là chi tiết cụ thể
của mục đích, phụ hoạ và nhất quán cho mục đích và khi tất cả các mục tiêu đạt
được thì mục đích của dự án cũng đạt được. Nhưng ta cần xác định mục đích
chung trước rồi sau đó mới xác định được những mục tiêu cụ thể.
-Mục đích của dự án là: Xây dựng đường vành đai 3 với thời gian và kinh phí
cho phép.
-Mục tiêu của dự án là: Đường gồm có 3 làn đường, tất cả các loại xe đều đi
được, chiều rộng là 50m, chiều dài là 4km, ...
Đảm bảo rằng các phần có thể chuyển giao và ranh giới dự án được xác
định rõ:
-Tài liệu có xác định rõ cái sẽ được hoàn thành và không được hoàn thành
như một phần của dự án hay không?
-Các yêu cầu bắt buộc và không bắt buộc có xác định rõ hay không? Các tiêu
chí chấp thuận cho các kết quả chuyển giao đã được phác thảo chưa?
-Tài liệu có xác định rõ mỗi phần có thể chuyển giao nào sẽ bằng ngôn ngữ
không biệt ngữ hay không?
-Bạn có biết khi nào dự án hoàn tất không?
-Tính đến ngày tháng bắt đầu và ngày tháng hoàn tất theo mục tiêu trong đó
có thời đoạn tương đối với ngày tháng bắt đầu theo lý thuyết và / hoặc ngày
tháng bắt đầu /kết thúc.
-Tính đến hậu quả của những ngày tháng bị trễ hạn theo toàn bộ dự án cũng
như các mốc quan trọng cụ thể.
10
-Có một số quy định hay chuẩn của ngành ảnh hưởng tới các phần có thể
chuyển giao hay không? Giao cho ai đó nghiên cứu và chịu trách nhiệm về các
phạm vi này.
-Cái nào là ưu tiên giữa chi phi, lịch trình và chất lượng?
-Tính năng, lịch trình hay kinh phí có thể thương lượng lại được để giữ cho
dự án theo đúng lịch trình hay đúng kinh phí nếu cần thiết?.
-Bản đồ nguồn lực có ý nghĩa không? Các phần có thể chuyển giao có thể
thực hiện được hay không?
-Các mốc quan trọng đề ra có ý nghĩa không?
-Ước tính chi phí đề ra có ý nghĩa không?
-Đảm bảo rằng quy định phạm vi phác thảo rõ rủi ro liên quan tới dự án:
-Cẩn thận các rủi ro nghiệp vụ đó như các điều kiện thị trường xấu không
trở thành bộ phận của quy định rủi ro cho dự án.
-Cân nhắc việc sử dụng ma trận rủi ro để tránh hàng loạt những điều xấu có
thể xảy ra.
Việc đề ra các giải pháp trong dự án là rất cần thiết, xong những giải pháp đó
không nên mô tả nó, mà phải cần thực hiện nó.
Các mục tiêu bao gồm tất cả các khía cạnh trong phạm vi dự án? (phạm
vi, chất lượng, thời gian, đầu tư)
- Phạm vi: Là việc xác định phạm vi, giám sát việc thực hiện mục đích,
mục tiêu của dự án, xác định công việc nào thuộc về dự án và cần phải thực
hiện, công việc nào nằm ngoài phạm vi của dự án.
-Thời gian: Là việc lập kế hoạch, phân phối và giám sát tiến độ thời gian
nhằm đảm bảo thời hạn hoàn thành dự án. Nó chỉ rõ mỗi công việc phải kéo dài
bao lâu, khi nào thì bắt đầu, khi nào thì kết thúc và toàn bộ dự án kéo dài bao
lâu, phải hoàn thành khi nào.
-Chi phí: Là quá trình dự toán kinh phí, giám sát thực hiện chi phí theo tiến
độ cho từng công việc và toàn bộ dự án. Cụ thể là tổ chức, phân tích số liệu, báo
11
Có phải bao gồm tất cả các mục tiêu - thậm chí cả các mục tiêu
hiển nhiên mà tất cả mọi người đều công nhận?
Trong việc xây dựng một dự án, người quản lý không thể coi thường bất kỳ
một mục tiêu nào kể cả những mục tiêu hiển nhiên mà tất cả mọi người đều
công nhận. Đôi khi những mục tiêu đó quyết định thành công của dự án, và
nó là tiêu chuẩn đánh giá nội dung dự án, ảnh hưởng tới quyết định của nhà
đầu tư
Ví dụ: Dự án xây dựng cầu bắc qua Sông Hồng thì mục tiêu hiển nhiên là cây
cầu phải có tuổi thọ cao nhưng chưa được một năm mà cầu đã sập thì dự án
đó là thất bại
Có phải mỗi mục tiêu đều kèm theo phương tiện đo lường những kết
quả đạt được?
Bất kỳ một mục tiêu nào của dự án, dù là mục tiêu nhỏ nhất thì đều phải có
những kết quả đạt được
Có phải các mức độ yêu cầu của thành tựu đạt được đưa ra một phạm vi
chấp nhận được, bao gồm mức chấp nhận tối thiểu (trường hợp xấu
nhất)?
Khi một dự án được triển khai thì nhà đầu tư phải đưa ra mức chấp nhận tối
thiểu cho dự án, và đội quản lý dựa vào đó để tránh đi đến một dự án thất bại.
Mức chấp nhận tối thiểu được coi là ngưỡng thất bại hay thành công của dự
-Không có ngôn từ nhập nhằng: Bản xác định dự án sau khi được nhà
quản lý xác định, sẽ được thông qua khách hàng và nhà đầu tư. Chính vì vậy bản
xác định dự án phải rõ ràng, ngôn từ phải chính xác, không mập mờ để nhà đầu
12
Ngắn gọn
-25 từ hoặc ít hơn. Nếu một bản xác định dự án mà quá dài thì dễn gây sự
nhàm chán cho người đọc, nhất là những người không có khả năng chuyên môn
-Nên “là gì” chứ không phải “như thế nào”.Bản xác định dự án cần tránh
việc mô tả dự án. Việc giải thích dự án sẽ như thế nào đối với nhà tài trợ,hoặc
người sử dụng là tương đói khó khăn và không cần thiết
Đầy đủ
-Nhà quản lý phải trình bày rõ phạm vi, lịch trình và nguồn lực của dự án.
- Sử dụng các động từ hành động
13
thay đổi, nhưng không ai để ý. Không nên coi rằng những thay đổi đó
được các bên nhất trí. Có nghĩa là bất kỳ một sự thay đổi sai khác nào
khi thực hiện dự án so với bản phác thảo dự án đã được các bên ký vào
thì nhà quản lý nên tham khảo ý kiến từ khách hàng và nhà đầu tư để đi
đén thống nhất chung.
Là cơ sở để thống nhất ý kiến trong số những bên tham gia dự án. Khi
thống nhất về nội dung SOW, khách hàng, người tài trợ dự án và
người quản lí dự án coi như đã nhất trí:
– Về các mục đích và mục tiêu của dự án.
– Ai chịu trách nhiệm làm việc gì
14
-Lập kế hoạch: Sàng lọc các mục tiêu của dự án và lựa chọn phương án
hành động tốt nhất để đạt được các mục tiêu đó
-Thực thi kế hoạch: Quản lý, phân bổ các nguồn lực để thực hiện kế hoạch
-Kiểm soát: là giám sát và xem xét mức độ tiến hành nhằm xác định những
điểm khác biệt của kế hoạch đã đề ra so với các hoạt động cần thiết để thực hiện
hiệu chỉnh, đảm bảo dự án đang đi đúng hướng, đáp ứng các mục tiêu của dự án
ban đầu.
-Kết thúc: Đạt được ký kết hoàn tất từ nhà tài trợ
Các bên liên quan:Xác định vai trò và trách nhiệm của giám đốc dự án,
nhà tài trợ, các đối tượng liên quan dự án.
15
-Đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan hiểu vai trò và trách nhiệm của họ
trong dự án.
-Có một số quy định hay chuẩn của ngành ảnh hưởng tới các phần có thể
chuyển giao hay không? Giao cho ai đó nghiên cứu và chịu trách nhiệm về các
phạm vi này.
Đảm bảo rằng các phần có thể chuyển giao và ranh giới dự án được xác
định rõ:
-Tài liệu có xác định rõ cái sẽ được hoàn thành và không được hoàn thành như
một phần của dự án hay không?
-Các yêu cầu bắt buộc và không bắt buộc có xác định rõ hay không? Các tiêu
chí chấp thuận cho các kết quả chuyển giao đã được phác thảo chưa?
-Tài liệu có xác định rõ mỗi phần có thể chuyển giao nào sẽ bằng ngôn ngữ
không biệt ngữ hay không?
-Tính đến ngày tháng bắt đầu và ngày tháng hoàn tất theo mục tiêu trong đó có
thời đoạn tương đối với ngày tháng bắt đầu theo lý thuyết và / hoặc ngày tháng
bắt đầu /kết thúc.
-Tính đến hậu quả của những ngày tháng bị trễ hạn theo toàn bộ dự án cũng
như các mốc quan trọng cụ thể.
Phân bổ tài nguyên:Xác định các nguồn lực được dùng trong suốt dự án,
trong đó có con người, cơ sở vật chất và các giả định về tính giá trị của
các nguồn lực đó.
Ví dụ:Các dự án đều tiêu thụ tài nguyên như con người, đồ cung cấp, vật tư,
trang thiết bị và không gian làm việc. Người quản lý dự án phải phân bố tài
16
nguyên cho các nhiệm vụ để hoàn thành chúng. Sau khi dùng các tài nguyên,
người quản lý dự án có thể xác định liệu tài nguyên có đủ để hoàn thành việc
chuyển giao sản phẩm hay không?
Tính chi phí: Sau khi tạo ra cấu trúc phân việc, xác định các ước lượng
thời gian; Xây dựng lịch biểu; Và cấp phát tài nguyên, người quản lý dự
án có thể tính toán chi phí để thực hiện từng nhiệm vụ và cho toàn bộ dự
án. Chi phí được ước lượng cuối cùng trở thành ngân sách.Trong khi thực
hiện dự án, người quản lý theo dõi hiệu năng chi phí so với ngân sách.
Kiểm soát rủi ro: Không dự án nào hoạt động độc lập, mà phải nằm trong
một môi trường có tổ chức. Mỗi chướng ngại là mối đe dọa, ảnh hưởng
tới sự thực hiện và sự thành công của dự án. Người quản lý dự án hiệu
quả định xác định những đe dọa đó và xây dựng một kế hoạch hiện thực
để giảm thiểu tác động. Người quản lý dự án, khi biết tới các đe dọa, có
thể phát triển những kế hoạch để làm giảm thiểu sự xuất hiện của chúng
hay làm nhẹ bớt tác động của chúng lên dự án.
Đảm bảo rằng quy định phạm vi phác thảo rõ rủi ro liên quan tới dự án:
-Cẩn thận các rủi ro nghiệp vụ đó như các điều kiện thị trường xấu không
trở thành bộ phận của quy định rủi ro cho dự án.
-Cân nhắc việc sử dụng ma trận rủi ro để tránh hàng loạt những điều xấu
có thể xảy ra.
-Cập nhật kế hoạch dự án: đảm bảo rằng kế hoạch dự án phản ánh những
mục tiêu mới, những thông số mới, những cơ sở lịch trình và chi phí mới, chúng
là một phần quan trọng của quy trình kiểm soát thay đổi tổng thể. Nếu không có
sự cập nhật kịp thời và chính xác, các thành viên của đội dự án không thể cung
cấp đánh giá hiện trạng hiệu suất của dự án. Việc cập nhật kế hoạch dự án phải
được truyền đạt rõ ràng cho nhà tài trợ, khách hàngcũng như những đối tượng
liên quan đến dự án.
-Theo dõi chặt chẽ, bảo đảm các hành động hiệu chỉnh và những thay đổi
17
đối với kế hoạch của dự án được phản hồi trong suốt các quy trình hoạch định,
thực hiện và các thay đổi đều mang lại lợi ích và hiệu quả.
-Công tác kiểm soát các thay đổi tổng thể chính là kiểm soát các quy trình
nhằm lập ra bảng báo cáo công việc, Phiếu yêu cầu thay đổi, Hồ sơ dự án, Các
cải tiến về chất lượng và các đề xuất và hợp đồng.
-Thu tập và truyền đạt thông tin liên quan đến hiện trạng tiến độ dự án,
cũng như những dự đoán về tiến độ theo thời gian. Báo cáo hiệu suất cho Giám
đốc dự án và các thành viên của đội dự án cái nhìn tổng thể về tiến độ dự án liên
quan đến tiến độ đã hoạch định.
-Hoạt động hiệu chỉnh: hoạt động đưa dự án trở lại đúng kế hoạch dự án.
Ví dụ 1 :
Mục đích: Di chuyển toàn bộ dân cư tại xóm liều Thanh Nhàn rời đi nơi khác,
giải phóng mặt bằng.
Mục tiêu: - Di chuyển 5000 dân thuộc 800 hộ dân cư trong các cụm dân cư C1,
C2,... phường PPP, Quận QQQ
- Thời hạn di chuyển: phải xong trước ngày 01 tháng 6 năm 2010
- Nơi định cư mới: Các Khu Tập thể Linh Đàm, Pháp Vân, Trung
Hoà,...
18
Phạm vi dự án:
Lập kế hoạch di dân, lựa chọn các đơn vị, công ty để hỗ trợ và phối hợp và thực
hiện di chuyển. Những dân cư thuộc các diện sau là nằm trong phạm vi của dự
án
- Những dân cư sinh sống trong phạm vi giải toả nhưng không thuộc diện
đền bù
- .....
Ví dụ 2:
20
THỜI ĐOẠN/ CHI PHÍ VÀ NỖ LỰC THEO ƯỚC TÍNH CỦA DỰ ÁN:
CHI PHÍ DUY NHẤT SẼ LÀ GIỜ YÊU CẦU ĐỂ HOÀN TẤT DỰ ÁN. ……………………
TẤT CẢ BẢN SAO CẦN THIẾT CỦA PROJECT 2010, IIS & SQL ĐANG ……………….
RỦI RO DỰ ÁN ………………………………………………………………………………..
TỔ CHỨC DỰ ÁN:…………………………………………………………………………….
II.2.1 Các bước tiến hành khi làm tài liệu phác thảo dự án
21
Viết dự thảo
Tổ chức họp
xét duyệt
Sửa
Có
Không
Có cần sửa không? Các bên kí
Các bước tiến hành khi làm tài liệu phác thảo dự án
II.2.2 Đánh giá phác thảo dự án
Phân tích biến động của lịch trình, chi phí và hiệu suất
22
-Chịu trách nhiệm cuối cùng đối với sự thành công của dự án. Nhà tài trợ có
trách nhiệm ký kết hoàn tất các tài liệu lập kế hoạch và các yêu cầu thay đổi.
-Đồng thời cho phép nhóm quản lý dự án sử dụng các nguồn lực, bảo vệ và cố
vấn cho nhóm quản lý dự án.
-Trong quá trình thực hiện dự án, nhà tài trợ có thêm các trách nhiệm xem xét lại
các tiến trình và chất lượng, cắt băng khai trương, khánh thành, ký và công bố
tôn chỉ dự án.
-Làm việc với các đối tượng liên quan để định nghĩa dự án
23
-Giám sát hiệu quả hoạt động và thực hiện các hoạt động hiệu chỉnh.
-Thường xuyên thông báo cho nhà tài trợ và các đối tượng liên quan dự án: đưa
ra yêu cầu và trình bày những thay đổi về phạm vi
-Đóng vai trò là người trung gian giữa nhóm dự án và các đối tượng liên quan
Nhà quản lý chức năng: Các nhà quản lý này chịu ảnh hưởng bởi các
hoạt động hay kết quả của dự án.
-Kiểm soát và đóng góp nguồn lực cho dự án (con người, trang thiết bị …)
-Có thể có những yêu cầu trái ngược với kết quả dự án
Khách hàng: Trong trường hợp nhà tài trợ không phải là đơn vị triển
khai sản phẩm của dự án thì nhà tài trợ chính là khách hàng. Đối tượng
này có nhiệm vụ như sau:
-Xác định nhu cầu đối với kết quả sản phẩm đầu ra dự án
24
-Xác định được cơ cấu đội dự án phù hợp với tổ chức và các phương pháp để tập
hợp được các thành viên dự án như mong muốn.
-Đánh giá được năng lực kỹ thuật và kỹ năng làm việc theo nhóm của các thành
viên nòng cốt của đội dự án,cũng như các thành viên cấp ủy nhiệm.
-Giải quyết các vấn đề và sự thiếu hụt về nguồn nhân lực có kỹ năng cần thiết
bằng cách đàm phán để có được nguồn nhân lực khan hiếm, dựa vào tình huống
nghiệp vụ và ưu tiên chiến lược của dự án:
-Xem nguồn nhân lực mà dự án yêu cầu có ảnh hưởng đến đường tới hạn
( đường găng ) hay không?
-Đàm phán với các đơn vị chức năng hoặc các Giám đốc dự án khác để có được
nguồn lực cần thiết.
-Chuẩn bị tinh thần để hủy dự án nếu không tìm được hoặc không đạt được thỏa
thuận để đảm bảo chi trả được cho các nguồn nhân lực có kỹ năng cần thiết.
-Điều hòa giữa việc phân bổ nguồn lực với ngân sách và lịch trình dự án, đồng
thời phải phát hiện được tất cả những sự không nhất quán trong dự án.
Tổ dự án:
-Hỗ trợ cho PM để thực hiện thành công dự án. Bao gồm những người vừa có kỹ
năng (skill) và năng lực (talent)
-Cung cấp thông tin để lập kế hoạch thực hiện dự án, các công việc phải làm,
các sản phẩm chuyển giao, và các ước lượng
-Hoàn thành các công việc như được xác định trong bản kế hoạch dự án
-Báo cáo hiện trạng cho người quản lí dự án
-Xác định những thay đổi ngay khi xuất hiện
25
26
27
-Con người quyết định sự thành công hay thất bại của tổ chức hay dự án.Các con
số thống kê gần đây về nhu cầu lực lượng lao động làm việc trong lĩnh vực phát
triển và ứng dụng công nghệ thông tin tăng nhanh, ví dụ dưới đây cho thấy rõ
điều đó:
-Ở Mỹ: 12/2009 có hơn 10,1 triệu kỹ sư CNTT, tăng từ 9,9 triêu từ tháng
1/2002.
-Các nhà quản lý CNTT dự đoán trong tương lai gần họ sẽ cần thêm 1,2 triệu
kỹ sư.
-Các công ty không thuộc lĩnh vực CNTT thuê kỹ sư nhiều hơn các công ty
CNTT theo tỉ lệ là 12:1
28
-Các dạng tổ chức là các cấu trúc mà thông qua đó một công ty tổ chức các hoạt
động hàng ngày để tối ưu hoá hiệu quả. Có ba dạng tổ chức chính là theo chức
năng, ma trận và theo dự án.
− Mỗi bộ phận chịu trách nhiệm thực hiện một tập hợp hoạt động
cụ thể, thường xuyên, và tương đối ổn định.
Chức năng − Nhiều người cùng thực hiện một dạng hoạt động.
− Báo cáo theo thứ bậc, báo cáo của từng cá nhân với một nhà
quản lý riêng.
− Chức năng của giám đốc dự án tương đối thấp so với chức năng
của các giám đốc chức năng.
− Các cá nhân vẫn báo cáo lên trên theo thứ bậc về chức năng,
nhưng họ cũng báo cáo theo chiều rộng với từ một giám đốc dự án
Ma trận trở lên
− Trong một số tổ chức, sơ đồ báo cáo theo ma trận này có thể là
hình thức tồn tại lâu dài.
− Trong một dự án có cấu trúc ma trận thì ma trận chỉ là tạm thời
− Cấu trúc ma trận có thể được mô tả như hội tụ yếu, cân bằng hay
hội tụ mạnh phụ thuộc vào chức năng tương đối của giám đốc dự án
so với giám đốc chức năng.
− Giám đốc dự án và đội dự án nòng cốt hoạt động như một đơn vị
Theo dự án tổ chức hoàn toàn độc lập với tổ chức mẹ
− Trong một số tổ chức, cấu trúc dự án thuần tuý có thể bao gồm
những hệ thống tự hỗ trợ, chẳng hạn như một phòng nhân sự hay
phòng thu mua riêng. Trong các tổ chức khác,cấu trúc dự án thuần
tuý lại chia sẻ hệ thống hỗ trợ này với tổ chức mẹ.
29
Ví dụ mô tả công việc
30
31
-Phạm vi của dự án
-Phương pháp luận được sử dụng
-Thành phần của đội dự án
-Ước tính kỹ lưỡng về thời gian và chi phí
-Quy trình đối với việc quản lý dự án
KẾT LUẬN
Định hướng là điều sống còn cho hoàn thành mọi công việc. Cách tốt nhất
là bắt đầu dự án bằng: Mục đích, Mục tiêu
Quản lý dự án cần chính thức hoá chúng bằng văn bản gọi là SOW
Cũng cần công bố dự án và công bố tài liệu trên rộng rãi cho mọi người
liên quan dự án
32