Bµi gi¶ng: Qu¶n trÞ häc

Ch−¬ng 5 Chøc n¨ng kiÓm tra

Môc ®Ých: Sau khi nghiªn cøu vµ häc tËp xong ch−¬ng nµy, c¸c em Sinh viªn
cã thÓ:

N¾m ®−îc quan ®iÓm vµ ý nghÜa cña c«ng t¸c kiÓm tra trong doanh nghiÖp

N¾m ®−îc néi dung cÇn kiÓm tra vµ c¸c ph−¬ng ph¸p thÝch hîp ®Ó kiÓm tra

HiÓu vµ biÕt c¸ch vËn dông c«ng t¸c kiÓm tra trong thùc tÕ ®Ó c¸c ho¹t ®éng theo
kÕ ho¹ch ®−îc thùc hiÖn mét c¸ch cã hiÖu qu¶.

Trªn c¬ së nh÷ng nhËn thøc trªn, Sinh viªn cã thÓ phÊn ®Êu rÌn luyÖn ®Ó trë
thµnh nh÷ng nhµ qu¶n trÞ giái trong t−¬ng lai.
5.1. C¸c kh¸i niÖm c¬ b¶n vÒ kiÓm tra
5.1.1. Kh¸i niÖm
Theo H.Fayol “trong kinh doanh, kiÓm tra lµ viÖc kiÓm chøng xem mäi viÖc cã
thùc hiÖn theo kÕ ho¹ch ®· ®−îc v¹ch ra vµ theo nh÷ng chØ thÞ, nh÷ng nguyªn t¾c ®·
®−îc Ên ®Þnh hay kh«ng. Nã cã nhiÖm vô v¹ch ra nh÷ng khuyÕt ®iÓm vµ sai lÇm ®Ó
söa ch÷a, ng¨n ngõa sù vi ph¹m. Nã ®èi phã víi mäi sù , bao gåm sù vËt, con ng−êi
vµ hµnh ®éng”.
Víi t− c¸ch mét chøc n¨ng qu¶n trÞ, kiÓm tra ®−îc hiÓu lµ: “qu¸ tr×nh x¸c ®Þnh
thµnh qu¶ ®¹t ®−îc trªn thùc tÕ, so s¸nh nã víi nh÷ng tiªu chuÈn ®· x©y dùng; trªn
c¬ së ®ã ph¸t hiÖn ra sù sai lÖch vµ nguyªn nh©n cña sù sai lÖch ®ã; ®ång thêi ®Ò ra
c¸c gi¶i ph¸p cho mét ch−¬ng tr×nh hµnh ®éng nh»m kh¾c phôc sù sai lÖch ®Ó ®¶m
b¶o cho doanh nghiÖp ®¹t ®−îc c¸c môc tiªu ®· ®Þnh”.
5.1.2. B¶n chÊt cña kiÓm tra
- HÖ thèng ph¶n håi vÒ kÕt qu¶ cña c¸c ho¹t ®éng: Th«ng th−êng, c¬ chÕ kiÓm
tra trong qu¶n trÞ ®−îc x©y dùng theo nguyªn t¾c cña hÖ thèng ph¶n håi. Theo hÖ
thèng nµy, c¸c nhµ qu¶n trÞ tiÕn hµnh ®o l−êng kÕt qu¶ thùc tÕ, so s¸nh c¸c kÕt qu¶
nµy víi c¸c tiªu chuÈn, x¸c ®Þnh vµ ph©n tÝch c¸c sai lÖch. Sau ®ã, ®Ó thùc hiÖn
nh÷ng ®iÒu chØnh cÇn thiÕt, hä ph¶i ®−a ra mét ch−¬ng tr×nh cho ho¹t ®éng ®iÒu
chØnh vµ thùc hiÖn ch−¬ng tr×nh nh»m ®i tíi kÕt qu¶ mong muèn.

Môc tiªu §o l−êng ◘So s¸nh

§iÒu §Ò ra biÖn ph¸p T×m lý do X¸c ®Þnh

chØnh ®iÒu chØnh chªnh lÖch chªnh lÖch

S¬ ®å 5.1: Vßng liªn hÖ ng−îc cña kiÓm tra

- KiÓm tra lµ hÖ thèng ph¶n håi dù b¸o: Ng−îc l¹i víi hÖ thèng ph¶n håi vÒ kÕt
qu¶ cña c¸c ho¹t ®éng, hÖ thèng kiÓm tra dù b¸o sÏ gi¸m s¸t ngay ®Çu vµo cña hÖ
thèng vµ qu¸ tr×nh thùc hiÖn ®Ó kh¼ng ®Þnh xem nh÷ng ®Çu vµo vµ c¶ qu¸ tr×nh ®ã cã

107
 Bµi gi¶ng: Qu¶n trÞ häc
®¶m b¶o cho hÖ thèng thùc hiÖn kÕ ho¹ch hay kh«ng. NÕu kh«ng th× nh÷ng ®Çu vµo
hoÆc qu¸ tr×nh trong hÖ thèng sÏ ®−îc thay ®æi ®Ó thu ®−îc kÕt qu¶ mong muèn.

§Çu vµo Qu¸ tr×nh §Çu ra

thùc hiÖn

HÖ thèng
kiÓm tra

S¬ ®å 5.2: HÖ thèng kiÓm tra dù b¸o

5.1.3 Vai trß cña kiÓm tra
KiÓm tra lµ nhu cÇu c¬ b¶n nh»m hoµn thiÖn c¸c quyÕt ®Þnh trong qu¶n trÞ.
KiÓm tra thÈm ®Þnh tÝnh ®óng sai cña ®−êng lèi, chiÕn l−îc, kÕ ho¹ch, ch−¬ng tr×nh vµ
dù ¸n; tÝnh tèi −u cña c¬ cÊu tæ chøc qu¶n trÞ; tÝnh phï hîp cña c¸c ph−¬ng ph¸p mµ
c¸n bé qu¶n trÞ ®· vµ ®ang sö dông ®Ó ®−a doanh nghiÖp tiÕn tíi môc tiªu cña m×nh.
Nh− vËy:
- KiÓm tra nh»m ®¶m b¶o cho c¸c kÕ ho¹ch ®−îc thùc hiÖn víi hiÖu qu¶ cao
nhê viÖc chñ ®éng ph¸t hiÖn kÞp thêi nh÷ng sai lÇm tr−íc khi chóng trë nªn nghiªm
träng.
- KiÓm tra nh»m ®¶m b¶o thùc thi quyÒn lùc qu¶n trÞ cña nh÷ng ng−êi l·nh ®¹o
doanh nghiÖp. Nhê kiÓm tra, c¸c nhµ qu¶n trÞ cã thÓ kiÓm so¸t ®−îc nh÷ng yÕu tè sÏ
¶nh h−ëng ®Õn sù thµnh c«ng cña doanh nghiÖp
- KiÓm tra gióp doanh nghiÖp theo s¸t vµ ®èi phã víi sù thay ®æi cña m«i
tr−êng. Thay ®æi lµ thuéc tÝnh tÊt yÕu cña m«i tr−êng. Nhê kiÓm tra c¸c nhµ qu¶n trÞ
sÏ n¾m ®−îc bøc tranh toµn c¶nh vÒ m«i tr−êng vµ cã nh÷ng ph¶n øng thÝch hîp
tr−íc c¸c vÊn ®Ò vµ c¬ héi th«ng qua viÖc ph¸t hiÖn kÞp thêi nh÷ng thay ®æi ®ang vµ
sÏ ¶nh h−ëng ®Õn s¶n phÈm vµ dÞch vô cña doanh nghiÖp.
- KiÓm tra t¹o tiÒn ®Ò cho qu¸ tr×nh hoµn thiÖn vµ ®æi míi. Víi viÖc ®¸nh gi¸
c¸c ho¹t ®éng, kiÓm tra kh¼ng ®Þnh nh÷ng gi¸ trÞ nµo sÏ quyÕt ®Þnh sù thµnh c«ng
cña doanh nghiÖp trong s¶n xuÊt kinh doanh. Nh÷ng gi¸ trÞ ®ã sÏ ®−îc tiªu chuÈn
ho¸ ®Ó trë thµnh môc ®Ých, môc tiªu, quy t¾c, chuÈn mùc cho hµnh vi cña c¸c nh©n
viªn trong doanh nghiÖp. §ång thêi, kiÓm tra gióp cho c¸c nhµ qu¶n trÞ b¾t ®Çu l¹i
chu tr×nh c¶i tiÕn mäi ho¹t ®éng cña doanh nghiÖp th«ng qua viÖc x¸c ®Þnh nh÷ng
vÊn ®Ò vµ c¬ héi cho doanh nghiÖp
- T¹o ®iÒu kiÖn ®Ó thùc hiÖn mét c¸ch thuËn lîi c¸c chøc n¨ng uû quyÒn, chØ
huy vµ thùc hiÖn chÕ ®é tr¸ch nhiÖm c¸ nh©n
5.1.4 Néi dung vµ møc ®é kiÓm tra

108
 Bµi gi¶ng: Qu¶n trÞ häc
5.1.4.1. Néi dung kiÓm tra
NhiÖm vô chung cña kiÓm tra trong doanh nghiÖp lµ th«ng qua kiÓm tra ph¶i
ph¸t hiÖn ra nh÷ng sai lÖch cña thùc tÕ so víi môc tiªu, tõ ®ã ®Ò ra c¸c biÖn ph¸p
thÝch hîp vµ kÞp thêi ®Ó c¶i tiÕn, hoµn thiÖn qu¸ tr×nh x©y dùng kÕ ho¹ch còng nh− tæ
chøc thùc hiÖn kÕ ho¹ch. VÒ mÆt cô thÓ, c«ng t¸c kiÓm tra ph¶i ®¹t ®−îc nh÷ng môc
®Ých c¬ b¶n sau:
- B¶o ®¶m kÕt qu¶ ®¹t ®−îc phï hîp víi môc tiªu cña tæ chøc.
- B¶o ®¶m c¸c nguån lùc cña tæ chøc ®−îc sö dông mét c¸ch h÷u hiÖu.
- Lµm s¸ng tá vµ ®Ò ra nh÷ng kÕt qu¶ mong muèn chÝnh x¸c h¬n theo thø tù
quan träng
- X¸c ®Þnh vµ dù ®o¸n nh÷ng chiÒu h−íng chÝnh vµ nh÷ng thay ®æi cÇn thiÕt
trong c¸c vÊn ®Ò nh−: ThÞ tr−êng, s¶n phÈm, tµi nguyªn, tiÖn nghi, c¬ së vËt chÊt...
- Ph¸t hiÖn kÞp thêi nh÷ng vÊn ®Ò vµ nh÷ng ®¬n vÞ bé phËn chÞu tr¸ch nhiÖm
®Ó söa sai.
- Lµm ®¬n gi¶n ho¸ c¸c vÊn ®Ò uû quyÒn, chØ huy, quyÒn hµnh vµ tr¸ch nhiÖm
- Ph¸c th¶o c¸c tiªu chuÈn t−êng tr×nh b¸o c¸o ®Ó lo¹i bít nh÷ng g× Ýt quan
träng hay kh«ng cÇn thiÕt.
- Phæ biÕn nh÷ng chØ dÉn cÇn thiÕt mét c¸ch liªn tôc ®Ó c¶i tiÕn sù hoµn tÊt
c«ng t¸c tiÕt kiÖm thêi gian, c«ng søc cña mäi ng−êi ®Ó gia t¨ng n¨ng suÊt vµ ®em l¹i
lîi nhuËn cao.
Muèn thùc hiÖn ®−îc nh÷ng nhiÖm vô trªn cÇn ph¶i x¸c ®Þnh râ néi dung kiÓm
tra, møc ®é kiÓm tra. Trªn thùc tÕ, mçi mét sai lÇm cã thÓ ph¸t sinh tõ nhiÒu kh©u, cã
liªn quan tíi nhiÒu bé phËn vµ c¸ nh©n kh¸c nhau. V× vËy, ®Ó x¸c ®Þnh ®Çy ®ñ nhÊt
vÒ nguyªn nh©n còng nh− hËu qu¶ cña nh÷ng sai lÇm ®ã cÇn ph¶i tæ chøc kiÓm tra
mét c¸ch toµn diÖn. Tuy nhiªn, ®iÒu nµy kh«ng ph¶i khi nµo còng thùc hiÖn ®−îc vµ
kh«ng ph¶i khi nµo còng cÇn thiÕt ph¶i thùc hiÖn nh− thÕ míi cã thÓ ®¹t ®−îc môc
tiªu ®Ò ra. C¸ch kiÓm tra hiÖu qu¶ nhÊt ®Ó thu hót ®−îc sù ñng hé cña ®«ng ®¶o mäi
ng−êi trong tæ chøc lµ thùc hiÖn mét c¸ch khoa häc, cã kÕ ho¹ch, cã tæ chøc chÆt
chÏ, cã ph−¬ng ph¸p ®óng ®Ó sao cho chØ cÇn tiªu tèn søc lùc, thêi gian, tµi chÝnh
mét c¸ch Ýt nhÊt nh−ng vÉn ®¹t ®−îc môc tiªu ®Ò ra. §Ó ®¹t ®−îc ®iÒu nµy, c«ng t¸c
kiÓm tra cÇn tËp trung vµo nh÷ng khu vùc, nh÷ng ho¹t ®éng, nh÷ng con ng−êi cã kh¶
n¨ng ¶nh h−ëng lín tíi sù tån t¹i vµ ph¸t triÓn cña doanh nghiÖp. §ã chÝnh lµ c¸c
khu vùc träng t©m vµ nh÷ng ®iÓm kiÓm tra thiÕt yÕu:
- C¸c khu vùc ho¹t ®éng thiÕt yÕu lµ nh÷ng lÜnh vùc, khÝa c¹nh, yÕu tè cña
doanh nghiÖp cÇn ph¶i ho¹t ®éng cã hiÖu qu¶ cao ®Ó ®¶m b¶o cho toµn bé mäi ho¹t
®éng cña doanh nghiÖp ®Òu dÉn ®Õn thµnh c«ng nh− mong ®îi.
- C¸c ®iÓm kiÓm tra thiÕt yÕu lµ nh÷ng ®iÓm th−êng x¶y ra thiÕu sãt, h¹n chÕ
vµ khi x¶y ra th× th−êng cã ¶nh h−ëng lín tíi kÕt qu¶ ho¹t ®éng cña doanh nghiÖp
§Ó thÊy râ ®iÒu nµy, chóng ta cã thÓ tham kh¶o mét sè ®iÓm kiÓm tra thiÕt yÕu
trong nh÷ng lÜnh vùc quan träng cña doanh nghiÖp nh− sau:

109
 Bµi gi¶ng: Qu¶n trÞ häc

S¶n xuÊt Marketing Qu¶n trÞ nh©n sù Tµi chÝnh kÕ to¸n

- Chñng lo¹i SP - Doanh thu tiªu - N¨ng suÊt lao - Tµi s¶n cña
- Sè l−îng SP thô ®éng doanh nghiÖp
- ChÊt l−îng SP - Mèi quan hÖ gi÷a - KÕt qu¶ s¶n xuÊt
- Chi phÝ b¸n hµng
- Chi phÝ SX - Chi phÝ qu¶ng c¸o nh÷ng ng−êi lao kinh doanh
®éng - Dù tr÷
- Møc ®é hoµn - Møc ®é hµi lßng
- Nh÷ng c¸ nh©n - L−u chuyÓn tiÒn
thµnh kÕ ho¹ch cña ng−êi tiªu dïng
SX - KÕt qu¶ b¸n hµng tËp thÓ ®iÓn h×nh tÖ
cña tõng nh©n viªn - Ph¸t triÓn lùc
l−îng qu¶n trÞ viªn
Trªn thùc tÕ, viÖc x¸c ®Þnh ®−îc nh÷ng ®iÓm thiÕt yÕu trong kiÓm tra kh«ng
ph¶i khi nµo còng dÔ dµng vµ thuËn lîi. §Ó t×m ®−îc nh÷ng néi dung kiÓm tra h÷u
hiÖu, chóng ta cÇn ph¶i tr¶ lêi ®−îc nh÷ng c©u hái c¬ b¶n nh− sau:
- Nh÷ng ®iÓm nµo ph¶n ¶nh râ nhÊt môc tiªu cña tæ chøc?
- Nh÷ng ®iÓm nµo ph¶n ¶nh râ nhÊt t×nh tr¹ng kh«ng ®¹t ®−îc môc tiªu?
- Nh÷ng ®iÓm nµo ®o l−êng tèt nhÊt sù sai lÖch?
- Nh÷ng ®iÓm nµo x¸c ®Þnh râ nhÊt tr¸ch nhiÖm cña c¸c c¸ nh©n, bé phËn cã
liªn quan
- Nh÷ng ®iÓm nµo thùc hiÖn mét c¸ch thuËn tiÖn nhÊt vµ Ýt tèn kÐm nhÊt
5.1.4.2. Møc ®é kiÓm tra
Trong thùc tÕ ®ang cßn tån t¹i hai quan ®iÓm tr¸i ng−îc nhau vÒ kiÓm tra. Cã
quan ®iÓm cho r»ng nªn kiÓm tra, hä thÝch ®−îc kiÓm tra v× th«ng qua kiÓm tra nhµ
qu¶n trÞ cã thÓ ®¸nh gi¸ ®−îc chÝnh x¸c c«ng tr¹ng vµ nh÷ng nç lùc cè g¾ng cña
nh÷ng ng−êi thùc hiÖn c«ng viÖc. Th«ng th−êng nh÷ng ng−êi thÝch ®−îc kiÓm tra lµ
nh÷ng ng−êi lµm tèt vµ cã nhiÒu cè g¾ng nªn ®¹t ®−îc nhiÒu thµnh tÝch trong c«ng
t¸c. Bªn c¹nh quan ®iÓm trªn cßn cã quan ®iÓm sî kiÓm tra nªn hä th−êng nÐ tr¸nh
vµ cã nh÷ng biÓu hiÖn thiÕu hîp t¸c ®èi víi c¸c c¸n bé kiÓm tra. Th«ng th−êng ®©y lµ
nh÷ng ng−êi thiÕu n¨ng lùc c«ng t¸c, thiÕu ý thøc tæ chøc kû luËt vµ hay ph¹m ph¶i
khuyÕt ®iÓm trong khi lµm viÖc. Bªn c¹nh c¶n trë nµy, viÖc kiÓm tra th¸i qu¸ cßn cã
thÓ g©y ra sù chèng ®èi, mÊt æn ®Þnh trong tæ chøc, dÔ g©y ra sù c¨ng th¼ng, mÊt
®oµn kÕt, ¶nh h−ëng ®Õn c¸c ho¹t ®éng trong doanh nghiÖp. ChÝnh v× vËy, cÇn ph¶i
x¸c ®Þnh møc ®é vµ ph¹m vi kiÓm tra mét c¸ch khoa häc ®Ó tr¸nh hai khuynh h−íng
kiÓm tra th¸i qu¸ hoÆc bu«ng láng kiÓm tra. Nãi c¸ch kh¸c, khi thiÕt lËp hÖ thèng
kiÓm tra cÇn ph¶i ®¶m b¶o sù c©n ®èi tèt nhÊt gi÷a kiÓm tra vµ quyÒn tù do c¸ nh©n;
gi÷a chi phÝ cho kiÓm tra vµ lîi Ých mµ kiÓm tra mang l¹i. MÆt kh¸c, c¸c yÕu tè ¶nh
h−ëng tíi qu¸ tr×nh kiÓm tra lu«n cã sù thay ®æi nªn qu¸ tr×nh kiÓm tra, ph−¬ng ph¸p
kiÓm tra còng ph¶i th−êng xuyªn ®æi míi cho phï hîp víi hoµn c¶nh vµ m«i tr−êng.
5.1.5. Nh÷ng yªu cÇu ®èi víi hÖ thèng kiÓm tra

110
 Bµi gi¶ng: Qu¶n trÞ häc
Trong qu¸ tr×nh x©y dùng c¸c hÖ thèng kiÓm tra vµ tiÕn hµnh c«ng t¸c kiÓm tra
cÇn tu©n theo c¸c yªu cÇu sau ®©y:
5.1.5.1. KiÓm tra ph¶i cã träng ®iÓm
Khi ®· x¸c ®Þnh râ môc ®Ých kiÓm tra, cÇn ph¶i x¸c ®Þnh nªn kiÓm tra ë ®©u ®Ó
tËp trung sù chó ý vµo c¸c khu vùc vµ c¸c ®iÓm kiÓm tra ®ã. Th«ng th−êng ®ã lµ c¸c
khu vùc ho¹t ®éng thiÕt yÕu hay x¶y ra sai sãt, tËp trung nhiÒu nguån lùc. Trªn thùc
tÕ c¸c nhµ qu¶n lý ph¶i lùa chän vµ x¸c ®Þnh ph¹m vi cÇn kiÓm tra. NÕu kh«ng x¸c
®Þnh ®−îc chÝnh x¸c khu vùc träng ®iÓm, nh− kiÓm tra trªn mét khu vùc qu¸ réng, sÏ
lµm tèn kÐm thêi gian, l·ng phÝ tiÒn b¹c, nguyªn vËt liÖu vµ viÖc kiÓm tra sÏ kÐm hiÖu
qu¶.
5.1.5.2. KiÓm tra t¹i n¬i x¶y ra ho¹t ®éng vµ cã kÕ ho¹ch râ rµng
Yªu cÇu nµy ®ßi hái viÖc kiÓm tra kh«ng chØ dùa vµo c¸c sè liÖu vµ b¸o c¸o
thèng kª mµ ph¶i ®−îc tiÕn hµnh ngay t¹i n¬i diÔn ra c¸c ho¹t ®éng vµ ph¶i ®−îc
thùc hiÖn theo mét kÕ ho¹ch cô thÓ, râ rµng.
5.1.5.3. KiÓm tra cÇn chó träng tíi sè l−îng nhá c¸c nguyªn nh©n
Yªu cÇu nµy nªu râ: Trong mét c¬ héi ngÉu nhiªn nhÊt ®Þnh, mét sè l−îng nhá
c¸c nguyªn nh©n còng cã thÓ g©y ra ®a sè c¸c kÕt qu¶. §©y lµ mét yªu cÇu rÊt quan
träng t¹o c¬ së khoa häc cho c¸c nhµ qu¶n trÞ khi hä cè g¾ng x¸c ®Þnh c¸c khu vùc
ho¹t ®éng thiÕt yÕu, c¸c ®iÓm kiÓm tra thiÕt yÕu. Yªu cÇu nµy còng ®ßi hái trong qu¸
tr×nh kiÓm tra ph¶i xem xÐt kü cµng mäi nguyªn nh©n g©y nªn nh÷ng sai lÖch cña
ho¹t ®éng so víi kÕ ho¹ch ®Ó cã thÓ ®Ò ra c¸c biÖn ph¸p ®iÒu chØnh cã hiÖu qu¶
5.1.5.4. B¶n th©n ng−êi thùc hiÖn ho¹t ®éng ph¶i tù kiÓm tra
Yªu cÇu nµy ®ßi hái mçi ng−êi, mçi bé phËn ph¶i tù kiÓm tra m×nh lµ tèt nhÊt.
Kh¶ n¨ng tù kiÓm tra ®Ó tù hoµn thiÖn thÓ hiÖn tr×nh ®é ph¸t triÓn cao cña mét hÖ
thèng.
5.1.5.5. KiÓm tra ph¶i ®−îc thiÕt kÕ c¨n cø trªn kÕ ho¹ch ho¹t ®éng cña
tæ chøc vµ c¨n cø theo cÊp bËc cña ®èi t−îng ®−îc kiÓm tra
C¬ së ®Ó tiÕn hµnh kiÓm tra th−êng lµ dùa vµo kÕ ho¹ch. Do vËy, nã ph¶i ®−îc
thiÕt kÕ theo kÕ ho¹ch ho¹t ®éng tæ chøc. MÆt kh¸c, kiÓm tra cßn cÇn ®−îc thiÕt kÕ
c¨n cø theo cÊp bËc cña ®èi t−îng ®−îc kiÓm tra
5.1.5.6. KiÓm tra ph¶i ®−îc thiÕt kÕ theo ®Æc ®iÓm c¸ nh©n c¸c nhµ qu¶n
trÞ
KiÓm tra nh»m gióp nhµ qu¶n lý n¾m ®−îc nh÷ng g× ®ang x¶y ra, cho nªn
nh÷ng th«ng tin thu thËp ®−îc trong qu¸ tr×nh kiÓm tra ph¶i ®−îc nhµ qu¶n lý th«ng
hiÓu. Nh÷ng th«ng tin hay c¸ch diÔn ®¹t th«ng tin kiÓm tra mµ nhµ qu¶n lý kh«ng
hiÓu ®−îc, th× hä sÏ kh«ng thÓ sö dông, vµ do ®ã sù kiÓm tra sÏ kh«ng cßn t¸c dông.
5.1.5.7. KiÓm tra ph¶i c«ng khai, kh¸ch quan, chÝnh x¸c
Qu¸ tr×nh qu¶n trÞ dÜ nhiªn lµ bao gåm nhiÒu yÕu tè chñ quan cña nhµ qu¶n trÞ,
nh−ng viÖc xem xÐt c¸c bé phËn cÊp d−íi cã lµm tèt c«ng viÖc hay kh«ng, kh«ng thÓ
lµ sù ph¸n ®o¸n chñ quan. NÕu nh− thùc hiÖn kiÓm tra víi nh÷ng ®Þnh kiÕn cã s½n sÏ
111
 Bµi gi¶ng: Qu¶n trÞ häc
kh«ng cho chóng ta cã ®−îc nh÷ng nhËn xÐt vµ ®¸nh gi¸ ®óng møc vÒ ®èi t−îng
®−îc kiÓm tra, kÕt qu¶ kiÓm tra sÏ bÞ sai lÖch vµ sÏ lµm cho tæ chøc gÆp ph¶i nh÷ng
tæn thÊt lín
5.1.5.8. HÖ thèng kiÓm tra ph¶i phï hîp víi nÒn v¨n ho¸ cña tæ chøc
§Ó viÖc kiÓm tra cã hiÖu qu¶ cao cÇn x©y dùng mét quy tr×nh vµ c¸c nguyªn
t¾c kiÓm tra phï hîp víi nÐt v¨n ho¸ cña doanh nghiÖp. NÕu nhµ qu¶n trÞ trong tæ
chøc cã phong c¸ch l·nh ®¹o d©n chñ, nh©n vien lµm viÖc tù gi¸c, lu«n s¸ng t¹o vµ
cã tinh thÇn tr¸ch nhiÖm th× viÖc kiÓm tra ho¹t ®éng cña cÊp d−íi vµ nh©n viªn kh«ng
nªn thùc hiÖn qu¸ th−êng xuyªn. Ng−îc l¹i, nÕu nh©n viªn cÊp d−íi quen lµm viÖc
víi c¸c nhµ qu¶n trÞ cã phong c¸ch ®éc ®o¸n, th−êng xuyªn chØ ®¹o chÆt chÏ, chi tiÕt
vµ nh©n viªn cã tÝnh û l¹i, kh«ng cã kh¶ n¨ng linh ho¹t th× kh«ng thÓ ¸p dông c¸ch
kiÓm tra, trong ®ã nhÊn m¹nh ®Õn sù tù gi¸c hay tù ®iÒu chØnh cña mçi ng−êi.
5.1.5.9. KiÓm tra ph¶i hiÖu qu¶, tiÕt kiÖm
C¸c kü thuËt vµ c¸ch tiÕp cËn kiÓm tra ®−îc coi lµ cã hiÖu qu¶ khi chóng cã
kh¶ n¨ng lµm s¸ng tá nguyªn nh©n vµ ®iÒu chØnh nh÷ng sai lÖch tiÒm tµng vµ thùc tÕ
so víi kÕ ho¹ch víi møc chi phÝ nhá nhÊt. Yªu cÇu nµy ®ßi hái lîi Ých cña kiÓm tra
ph¶i t−¬ng xøng víi chi phÝ cho nã. MÆc dï yªu cÇu nµy lµ ®¬n gi¶n nh−ng khã trong
thùc hµnh. Th«ng th−êng c¸c nhµ qu¶n trÞ ph¶i bá ra nhiÒu chi phÝ tèn kÐm cho c«ng
t¸c kiÓm tra nh−ng kÕt qu¶ thu ®−îc do kiÓm tra l¹i kh«ng t−¬ng xøng.
5.1.5.10. KiÓm tra ph¶i ®−a ®Õn hµnh ®éng
Dùa vµo kÕt qu¶ kiÓm tra nhµ qu¶n lý ph¶i hµnh ®éng. Cã thÓ ®ã lµ s¾p xÕp l¹i
tæ chøc, ®iÒu chØnh l¹i kÕ ho¹ch, c¾t gi¶m chi tiªu, ®µo t¹o l¹i nh©n viªn, thay ®æi
phong c¸ch l·nh ®¹o.
NÕu nhËn ra sai lÖch so víi kÕ ho¹ch ®Æt ra mµ kh«ng ®iÒu chØnh, th× viÖc kiÓm
tra mÊt t¸c dông, ý nghÜa.
5.1.5.11. KiÓm tra ph¶i ®ång bé, linh ho¹t ®a d¹ng
Muèn cho viÖc kiÓm tra ®em l¹i hiÖu qu¶ thiÕt thùc th× cÇn tiÕn hµnh ®ång bé ë
nhiÒu kh©u, kÕt hîp nhiÒu ph−¬ng ph¸p víi nhau. C¸c ph−¬ng ph¸p kiÓm tra, h×nh
thøc kiÓm tra còng ph¶i ®−îc ¸p dông linh ho¹t, uyÓn chuyÓn, phï hîp víi tõng ®èi
t−îng, quy m«, môc ®Ých cña kiÓm tra.
5.2. Qu¸ tr×nh kiÓm tra
Qu¸ tr×nh kiÓm tra ®−îc ph¶n ¸nh qua ®Þnh nghÜa cña Robert J.Mockless:
“KiÓm tra trong qu¶n trÞ lµ cè g¾ng mét c¸ch cã hÖ thèng ®Ó x¸c ®Þnh c¸c tiªu chuÈn
so víi môc tiªu kÕ ho¹ch, thiÕt kÕ hÖ thèng th«ng tin ph¶n håi, so s¸nh sù thùc hiÖn
víi c¸c tiªu chuÈn, x¸c ®Þnh vµ ®o l−êng møc ®é sai lÖch vµ thùc hiÖn viÖc ®iÒu chØnh
®Ó ®¶m b¶o r»ng mäi nguån lùc ®· sö dông mét c¸ch cã hiÖu qu¶ nhÊt trong viÖc
thùc hiÖn môc tiªu”.
Qua ®Þnh nghÜa trªn, ta thÊy qu¸ tr×nh kiÓm tra gåm 3 giai ®o¹n:
X¸c ®Þnh hÖ thèng tiªu chuÈn
vµ lùa chän ph−¬ng ph¸p
kiÓm tra
112

§o l−êng vµ ®èi chiÕu víi tiªu

 Bµi gi¶ng: Qu¶n trÞ häc

Cã

Kh«ng

S¬ ®å 5.3: TiÕn tr×nh kiÓm tra

5.2.1. X©y dùng hÖ thèng c¸c tiªu chuÈn vµ ph−¬ng ph¸p kiÓm tra
 Kh¸i niÖm tiªu chuÈn kiÓm tra:
Tiªu chuÈn kiÓm tra lµ nh÷ng chuÈn mùc mµ c¸c c¸ nh©n, tËp thÓ vµ doanh
nghiÖp ph¶i thùc hiÖn ®Ó ®¶m b¶o cho toµn bé doanh nghiÖp ho¹t ®éng cã hiÖu qu¶.
C¸c tiªu chuÈn cña kiÓm tra rÊt phong phó do tÝnh chÊt ®Æc thï cña doanh
nghiÖp, c¸c bé phËn vµ con ng−êi; do sù ®a d¹ng cña c¸c s¶n phÈm vµ dÞch vô ®−îc
t¹o ra vµ do cã v« vµn c¸c kÕ ho¹ch, ch−¬ng tr×nh ®−îc x©y dùng. ChÝnh v× vËy, ®Ó
t¹o ra hiÖu qu¶ cho kiÓm tra th× c¸c tiªu chuÈn ®Ò ra ph¶i hîp lý vµ cã kh¶ n¨ng thùc
hiÖn ®−îc trªn thùc tÕ. X©y dùng mét hÖ thèng tiªu chuÈn v−ît qu¸ kh¶ n¨ng thùc
hiÖn råi sau ®ã ph¶i ®iÒu chØnh h¹ thÊp bít c¸c tiªu chuÈn nµy lµ mét ®iÒu nªn tr¸nh
ngay tõ ®Çu.
NÕu nhµ qu¶n trÞ biÕt c¸ch x¸c ®Þnh tiªu chuÈn mét c¸ch thÝch hîp, ®ång thêi
n¾m v÷ng kü thuËt nhËn ®Þnh xem thùc sù cÊp d−íi ®ang lµm g×, ®ang ®øng ë chç
nµo th× viÖc ®¸nh gi¸ kÕt qu¶ thùc hiÖn c«ng viÖc t−¬ng ®èi dÔ dµng.
 C¸c d¹ng tiªu chuÈn cña kiÓm tra:
- C¸c tiªu chuÈn ®Þnh tÝnh (kh«ng thÓ hiÖn b»ng c¸c con sè cô thÓ) vµ ®Þnh
l−îng (cã thÓ biÓu diÔn b»ng con sè).
- C¸c môc tiªu cña doanh nghiÖp, lÜnh vùc, bé phËn vµ con ng−êi. Môc tiªu lµ
nh÷ng tiªu chuÈn kiÓm tra tèt nhÊt v× ®ã lµ th−íc ®o sù thµnh c«ng cña c¸c kÕ ho¹ch;
lµ c¨n cø ®¸nh gi¸ kÕt qu¶ ho¹t ®éng cña doanh nghiÖp vµ møc ®é hoµn thµnh nghÜa
vô ®−îc giao cña c¸c tËp thÓ, c¸c ph©n hÖ vµ c¸ nh©n. C¸c môc tiªu cÇn cè g¾ng
thÓ hiÖn d−íi d¹ng ®Þnh l−îng, b»ng nh÷ng chØ tiªu cô thÓ.
- C¸c tiªu chuÈn thùc hiÖn ch−¬ng tr×nh: §©y lµ c¬ së ®Ó ®¸nh gi¸ viÖc thùc
hiÖn c¸c ch−¬ng tr×nh môc tiªu nh− ch−¬ng tr×nh ph¸t triÓn s¶n phÈm míi, ch−¬ng
tr×nh c¶i tiÕn chÊt l−îng s¶n phÈm, ch−¬ng tr×nh thay ®æi nh·n hiÖu
- C¸c chØ tiªu chÊt l−îng ®èi víi s¶n phÈm vµ dÞch vô

113
 Bµi gi¶ng: Qu¶n trÞ häc
- C¸c ®Þnh møc kinh tÕ - kü thuËt ®èi víi qu¸ tr×nh s¶n xuÊt vµ ph©n phèi s¶n
phÈm
- C¸c tiªu chuÈn vÒ vèn: §©y lµ nh÷ng chØ tiªu ®o l−êng sù thùc hiÖn vèn ®Çu
t− trong c¸c doanh nghiÖp nh− kho¶n thu håi trªn vèn ®Çu t−, tû lÖ gi÷a c¸c kho¶n nî
hiÖn cã víi tµi s¶n hiÖn cã◘
- C¸c tiªu chuÈn thu nhËp: Nh− kho¶n thu nhËp trªn mét km xe kh¸ch chë
kh¸ch, sè tiÒn thu ®−îc trªn mét tÊn hµng b¸n ®−îc◘
Trong qu¸ tr×nh x©y dùng c¸c tiªu chuÈn kiÓm tra cÇn chó ý tíi mét sè yªu
cÇu:
- CÇn cè g¾ng l−îng ho¸ c¸c tiªu chuÈn kiÓm tra
- Sè l−îng tiªu chuÈn kiÓm tra cÇn cã giíi h¹n trong møc cÇn thiÕt
- Cã sù tham gia réng r·i cña nh÷ng ng−êi thùc hiÖn trong qu¸ tr×nh x©y dùng
c¸c tiªu chuÈn kiÓm tra cho ho¹t ®éng cña chÝnh hä
- C¸c tiªu chuÈn cÇn ph¶i linh ho¹t phï hîp víi ®Æc ®iÓm cña tõng doanh
nghiÖp, tõng bé phËn, con ng−êi trong doanh nghiÖp.
 Lùa chän ph−¬ng ph¸p kiÓm tra:
Trªn thùc tÕ cã nhiÒu ph−¬ng ph¸p kiÓm tra kh¸c nhau nh−: KiÓm tra toµn bé,
kiÓm tra chän mÉu, kiÓm tra b»ng thiÕt bÞ, kiÓm tra b»ng trùc quan... Mçi ph−¬ng
ph¸p kiÓm tra ®Òu cã tÝnh hai mÆt, bªn c¹nh nh÷ng −u ®iÓm, cßn cã nh÷ng nh−îc
®iÓm. ChÝnh v× vËy, cÇn ph¶i lùa chän ph−¬ng ph¸p kiÓm tra mét c¸ch chÝnh x¸c vµ
phï hîp víi ®iÒu kiÖn cña doanh nghiÖp trong tõng thêi kú cô thÓ
5.2.2. §o l−êng vµ ®èi chiÕu víi tiªu chuÈn
NÕu c¸c tiªu chuÈn ®−îc v¹ch ra mét c¸ch thÝch hîp vµ nÕu cã c¸c ph−¬ng
tiÖn ®Ó x¸c ®Þnh mét c¸ch chÝnh x¸c r»ng cÊp d−íi ®ang lµm g×, c¸c nhµ qu¶n trÞ cã
thÓ ®¸nh gi¸ thµnh qu¶ thùc tÕ cña nh÷ng nh©n viªn d−íi quyÒn cña hä. Tuy nhiªn,
viÖc ®¸nh gi¸ ®ã kh«ng ph¶i bao giê còng thùc hiÖn ®−îc. Cã nhiÒu ho¹t ®éng khã cã
thÓ ®−a ra c¸c tiªu chuÈn chÝnh x¸c vµ cã nhiÒu ho¹t ®éng khã cho sù ®o l−êng
 §o l−êng sù thùc hiÖn:
ViÖc ®o l−êng kÕt qu¶ thùc hiÖn kÕ ho¹ch trªn thùc tÕ cÇn ph¶i ®¶m b¶o c¸c
yªu cÇu c¬ b¶n sau:
- Ph¶i c¨n cø vµo nh÷ng tiªu chuÈn ®Æt ra ®Ó ®¸nh gi¸ kÕt qu¶
- ViÖc ®o l−êng ®−îc tiÕn hµnh t¹i c¸c khu vùc ho¹t ®éng thiÕt yÕu vµ c¸c ®iÓm
kiÓm tra thiÕt yÕu trªn c¬ së néi dung ®· ®−îc x¸c ®Þnh
- Ph¶i ®¶m b¶o tÝnh kh¸ch quan trong ®o l−êng. Muçn vËy, ph¶i x¸c ®Þnh râ
tr¸ch nhiÖm, th¸i ®é cña c¸c cÊp qu¶n trÞ, kh«ng ®−îc thµnh kiÕn, ®éc ®o¸n, tr¸nh
buéc téi, bÊt c«ng, tr¸nh nhËn ®Þnh chñ quan khi ch−a cã ®ñ c¬ së
- §¶m b¶o võa cã lîi cho doanh nghiÖp, võa cã lîi cho c¸ nh©n, bé phËn.
Th«ng qua kiÓm tra, qu¶n trÞ viªn cÊp cao ®¸nh gi¸ ®−îc n¨ng lùc cña cÊp qu¶n trÞ
viªn cÊp d−íi. §ång thêi, ®èi víi cÊp qu¶n trÞ viªn cÊp d−íi cã thÓ qua ®o l−êng

114
 Bµi gi¶ng: Qu¶n trÞ häc
kh¼ng ®Þnh ®−îc vÞ trÝ cña m×nh, nhËn thøc ®−îc nh÷ng thiÕu sãt, h¹n chÕ ®Ó cã biÖn
ph¸p kh¾c phôc kÞp thêi.
ViÖc ®o l−êng chÝnh x¸c kÕt qu¶ thùc tÕ sÏ mang l¹i nh÷ng lîi Ých rÊt lín ®ã lµ:
- §Ó dù b¸o ®−îc nh÷ng sai lÖch tr−íc khi chóng trë nªn trÇm träng, ngoµi kÕt
qu¶ cuèi cïng cña ho¹t ®éng, viÖc ®o l−êng nhiÒu khi ph¶i ®−îc thùc hiÖn ®èi víi ®Çu
vµo cña ho¹t ®éng, kÕt qu¶ cña tõng giai ®o¹n ho¹t ®éng, nh÷ng dÊu hiÖu vµ thay
®æi cã thÓ ¶nh h−ëng ®Õn kÕt qu¶ ho¹t ®éng nh»m cã t¸c ®éng ®iÒu chØnh kÞp thêi
- §Ó rót ra ®−îc nh÷ng kÕt luËn ®óng ®¾n vÒ ho¹t ®éng vµ kÕt qu¶ thùc hiÖn
còng nh− nguyªn nh©n cña nh÷ng sai lÖch, viÖc ®o l−êng ®−îc lÆp ®i lÆp l¹i b»ng
nh÷ng c«ng cô hîp lý.
- V× ng−êi tiÕn hµnh gi¸m s¸t, ®o l−êng sù thùc hiÖn víi ng−êi ®¸nh gi¸ vµ ra
quyÕt ®Þnh ®iÒu chØnh cã thÓ kh¸c nhau nªn ph¶i x©y dùng ®−îc mèi quan hÖ truyÒn
thèng hîp lý gi÷a hä
 §¸nh gi¸, ®èi chiÕu víi tiªu chuÈn:
§¸nh gi¸ lµ sù xem xÐt sù phï hîp gi÷a kÕt qu¶ ®o l−êng so víi tiªu chuÈn.
NÕu sù thùc hiÖn phï hîp víi c¸c tiªu chuÈn, nhµ qu¶n trÞ cã thÓ kÕt luËn mäi viÖc
vÉn diÔn ra theo ®óng kÕ ho¹ch vµ kh«ng cÇn sù ®iÒu chØnh. Ng−îc l¹i, nÕu kÕt qu¶
thùc hiÖn kh«ng phï hîp víi tiªu chuÈn th× cÇn ®iÒu chØnh. Khi ®ã, ng−êi ta tiÕn hµnh
ph©n tÝch nguyªn nh©n cña sù sai lÖch vµ nh÷ng hËu qu¶ cña nã ®èi víi ho¹t ®éng
cña doanh nghiÖp ®Ó ®i tíi kÕt luËn cã cÇn tiÕn hµnh ®iÒu chØnh hay kh«ng vµ nÕu
cÇn th× x©y dùng ®−îc mét ch−¬ng tr×nh ®iÒu chØnh cã hiÖu qu¶.
NÕu c¸c tiªu chuÈn ®−îc v¹ch ra mét c¸ch thÝch hîp vµ nÕu c¸c ph−¬ng tiÖn
®o l−êng cã kh¶ n¨ng x¸c ®Þnh mét c¸ch chÝnh x¸c kÕt qu¶ ho¹t ®éng th× viÖc ®¸nh
gi¸ sù thùc hiÖn thùc tÕ hoÆc t−¬ng lai lµ c«ng viÖc t−¬ng ®èi dÔ dµng. Tuy nhiªn, cã
nhiÒu ho¹t ®éng khã x¸c ®Þnh ®−îc tiªu chuÈn chÝnh x¸c vµ còng khã ®o l−êng, dù
b¸o sù thùc hiÖn
5.2.3. TiÕn hµnh ®iÒu chØnh c¸c sai lÖch hoÆc c¸c tiªu chuÈn
§iÒu chØnh lµ nh÷ng t¸c ®éng bæ sung trong qu¸ tr×nh qu¶n trÞ ®Ó kh¾c phôc
nh÷ng sai lÖch gi÷a viÖc thùc hiÖn ho¹t ®éng trªn thùc tÕ so víi môc tiªu, kÕ ho¹ch
®· ®Ò ra nh»m kh«ng ngõng c¶i tiÕn chÊt l−îng ho¹t ®éng
Th«ng qua viÖc ®o l−êng vµ ®¸nh gi¸ kÕt qu¶ ë b−íc trªn, chóng ta sÏ x¸c
®Þnh ®−îc cÇn ph¶i ¸p dông nh÷ng biÖn ph¸p g×, ë ®©u, lµm nh− thÕ nµo ®Ó ®¶m b¶o
cho viÖc thùc hiÖn c¸c ho¹t ®éng ngµy cµng ®em l¹i kÕt qu¶ cao h¬n.
ViÖc ®iÒu chØnh c¸c sai lÖch trong thùc tÕ cã thÓ tiÕn hµnh theo c¸c h−íng:
§iÒu chØnh kÕ ho¹ch, thay ®æi môc tiªu, söa ®æi c«ng t¸c tæ chøc, t¨ng c−êng nh©n
viªn, lùa chän bè trÝ l¹i nh©n sù, t¨ng c−êng huÊn luyÖn, båi d−ìng nh©n viªn, ®×nh
chØ, c¸ch thøc◘
§iÒu chØnh lµ cÇn thiÕt nh−ng cÇn ph¶i ®¶m b¶o c¸c yªu cÇu:
- ChØ ®iÒu chØnh khi thùc sù cÇn
- §iÒu chØnh ®óng møc ®é, tr¸nh g©y t¸c dông xÊu
115
 Bµi gi¶ng: Qu¶n trÞ häc
- Ph¶i tÝnh tíi hËu qu¶ sau khi ®iÒu chØnh
- Tr¸nh ®Ó lì thêi c¬, tr¸nh b¶o thñ
- Tuú ®iÒu kiÖn mµ sö dông ph−¬ng ph¸p ®iÒu chØnh cho hîp lý
Mét c¸ch thÓ hiÖn kh¸c, qu¸ tr×nh kiÓm tra ®−îc ph©n chia thµnh 6 b−íc víi
“®Çu vµo” lµ kÕt qu¶ thùc tÕ ®· ®¹t vµ “®Çu ra” lµ kÕt qu¶ mong muèn sau khi ®iÒu
chØnh.

KÕt qu¶ thùc tÕ §o l−êng kÕt So s¸nh thùc tÕ

(®Çu vµo) qu¶ thùc tÕ víi tiªu chuÈn
(1) (2)

KÕt qu¶ mong X¸c ®Þnh c¸c

muèn (®Çu ra) sai lÖch
(3)

Thùc hiÖn c¸c Ch−¬ng tr×nh Ph©n tÝch lý do

®iÒu chØnh ®iÒu hµnh sai lÖch
(6) (5) (4)
S¬ ®å 5.4. C¸c b−íc kiÓm tra
XÐt tæng qu¸t h¬n, kiÓm tra kh«ng ®¬n thuÇn chØ lµ viÖc kiÓm chøng kÕt qu¶
sau khi ®· thùc hiÖn; mµ lµ qu¸ tr×nh chñ ®éng kiÓm tra tõ tr−íc khi thùc hiÖn (kiÓm
tra ®Çu vµo), kiÓm tra trong khi ®ang thùc hiÖn (kiÓm tra hiÖn hµnh) vµ kiÓm tra sau
khi thùc hiÖn (kiÓm tra ®Çu ra, kiÓm tra kÕt qu¶). KiÓm tra tr−íc khi thùc hiÖn nh»m
tr¸nh sai lÇm ngay tõ ®Çu, dùa vµo c¸c th«ng tin míi nhÊt vÒ c¸c yÕu tè cña m«i
tr−êng kinh doanh (bªn ngoµi vµ bªn trong doanh nghiÖp) ®Ó ®èi chiÕu víi kÕ ho¹ch
®· lËp; qua ®ã kÞp thêi ®iÒu chØnh cho phï hîp. KiÓm tra trong khi thùc hiÖn nh»m
th¸o gì nh÷ng trë ng¹i, v−íng m¾c n¶y sinh, qua theo dâi trùc tiÕp nh÷ng diÔn biÕn
trong qu¸ tr×nh thùc hiÖn.

LËp kÕ ho¹ch Thùc hiÖn KÕt qu¶

KT KT

S¬ ®å 5.5: Chu tr×nh kiÓm tra

Trong qu¸ tr×nh kiÓm tra, cÇn l−u ý thªm c¸c vÊn ®Ò:
- uû quyÒn trong kiÓm tra: Trong tr−êng hîp ng−êi qu¶n trÞ kh«ng thÓ trùc tiÕp
thùc hiÖn viÖc kiÓm tra, cÇn uû quyÒn cho ng−êi kh¸c trªn nguyªn t¾c ®¶m b¶o t−¬ng
xøng gi÷a tr¸ch nhiÖm víi quyÒn h¹n ®−îc giao.
- Thêi ®iÓm vµ thêi h¹n kiÓm tra: Chän thêi ®iÓm kiÓm tra thÝch hîp sÏ gióp
ph¸t hiÖn kÞp thêi c¸c sai lÖch, gi¶m tæn thÊt. X¸c ®Þnh thêi h¹n kiÓm tra hîp lý sÏ t¹o
m«i tr−êng æn ®Þnh cho ho¹t ®éng cña doanh nghiÖp; tr¸nh lµm s¬ sµi hoÆc qu¸ kÐo
dµi.

116
 Bµi gi¶ng: Qu¶n trÞ häc
- Quy ®Þnh ng−êi cã tr¸ch nhiÖm kiÓm tra vµ ng−êi cã tr¸ch nhiÖm xö lý c¸c kÕt
qu¶ kiÓm tra (qua ®ã cã ch−¬ng tr×nh ®iÒu chØnh).
5.3. C¸c h×nh thøc vµ kü thuËt kiÓm tra
5.3.1. C¸c h×nh thøc kiÓm tra
C¸c h×nh thøc kiÓm tra rÊt ®a d¹ng vµ cã thÓ ®−îc ph©n lo¹i theo nhiÒu tiªu
chÝ kh¸c nhau nh− qu¸ tr×nh hµnh ®éng, theo møc ®é tæng qu¸t cña néi dung kiÓm
tra, theo tÇn suÊt cña c¸c cuéc kiÓm tra, theo chñ thÓ tiÕn hµnh kiÓm tra.
 C¸c h×nh thøc kiÓm tra xem xÐt theo qu¸ tr×nh ho¹t ®éng:
Theo tiªu chÝ nµy, kiÓm tra bao gåm nh÷ng d¹ng c¬ b¶n ®ã lµ:
- KiÓm tra tr−íc ho¹t ®éng: H×nh thøc kiÓm tra nµy dïng ®Ó ®¶m b¶o nguån lùc
cÇn thiÕt cho mét ho¹t ®éng nµo ®ã ®· ®−îc ghi vµo ng©n s¸ch vµ ®−îc chuÈn bÞ ®Çy
®ñ c¶ vÒ sè l−îng, chñng lo¹i, chÊt l−îng vµ ®Õn n¬i quy ®Þnh.
- KiÓm tra trong ho¹t ®éng: Lµ theo dâi c¸c ho¹t ®éng ®ang diÔn ra ®Ó ®¶m
b¶o ch¾c ch¾n r»ng mäi c¸i ®Òu h−íng ®Õn c¸c môc tiªu. Nh÷ng tiªu chuÈn chØ ®¹o
ho¹t ®éng ®ang diÔn ra ®−îc rót ra tõ nh÷ng phÇn m« t¶ c«ng viÖc vµ tõ nh÷ng chÝnh
s¸ch ®−îc h×nh thµnh tõ chøc n¨ng lËp kÕ ho¹ch. ViÖc kiÓm tra trong ho¹t ®éng ®−îc
thùc hiÖn chñ yÕu b»ng nh÷ng ho¹t ®éng gi¸m s¸t cña nh÷ng nhµ qu¶n trÞ.
- KiÓm tra sau ho¹t ®éng: Lµ h×nh thøc kiÓm tra, ®o l−êng kÕt qu¶ cuèi cïng
cña ho¹t ®éng
 Theo møc ®é tæng qu¸t cña néi dung kiÓm tra:
Theo c¸ch ph©n lo¹i nµy, cã c¸c h×nh thøc kiÓm tra c¬ b¶n ®ã lµ:
- KiÓm tra toµn bé: Nh»m ®¸nh gi¸ viÖc thùc hiÖn môc tiªu, kÕ ho¹ch cña
doanh nghiÖp mét c¸ch tæng thÓ
- KiÓm tra bé phËn: Lµ kiÓm tra ®èi víi tõng lÜnh vùc, bé phËn, ph©n hÖ cô thÓ
cña doanh nghiÖp
- KiÓm tra c¸ nh©n: KiÓm tra ®èi víi nh÷ng con ng−êi cô thÓ trong doanh
nghiÖp
 Theo tÇn suÊt cña c¸c cuéc kiÓm tra:
Víi c¸ch ph©n lo¹i nµy, chóng ta cã c¸c lo¹i kiÓm tra ®ã lµ:
- KiÓm tra ®ét xuÊt: Lµ kiÓm tra kh«ng theo ®Þnh kú ®Þnh s½n
- KiÓm tra ®Þnh kú: Lµ kiÓm tra ®−îc thùc hiÖn theo kÕ ho¹ch ®· ®Þnh trong
tõng thêi gian vµ tËp trung vµo mét sè chøc n¨ng qu¶n trÞ
- KiÓm tra liªn tôc: Lµ gi¸m s¸t th−êng xuyªn trong mäi thêi ®iÓm, víi mäi cÊp,
mäi ®èi t−îng, mäi kh©u vµ mäi néi dung kiÓm tra
 Theo mèi quan hÖ gi÷a chñ thÓ vµ ®èi t−îng kiÓm tra:
- KiÓm tra lµ ho¹t ®éng kiÓm tra cña l·nh ®¹o doanh nghiÖp vµ c¸n bé chuyªn
nghiÖp ®èi víi ®èi t−îng qu¶n lý

117
 Bµi gi¶ng: Qu¶n trÞ häc
- Tù kiÓm tra lµ viÖc ph¸t triÓn nh÷ng nhµ qu¶n trÞ vµ nh©n viªn cã n¨ng lùc vµ
ý thøc kû luËt cao; cã kh¶ n¨ng gi¸m s¸t b¶n th©n vµ ¸p dông thµnh th¹o kiÕn thøc,
kü n¨ng, kü x¶o ®Ó hoµn thµnh c¸c môc tiªu, kÕ ho¹ch víi hiÖu qu¶ cao.
5.3.2. C¸c kü thuËt kiÓm tra
C¸c kü thuËt kiÓm tra lµ nh÷ng c«ng cô, ph−¬ng tiÖn ®Ó tiÕn hµnh c«ng t¸c
kiÓm tra. Theo thêi gian, víi sù tiÕn bé cña khoa häc qu¶n trÞ vµ c«ng nghÖ tin häc,
hµng lo¹t c¸c c«ng cô, ph−¬ng tiÖn hiÖn ®¹i ®· ra ®êi ®¸p øng yªu cÇu n©ng cao hiÖu
qu¶ cña kiÓm tra trong qu¶n trÞ kinh doanh.
5.3.2.1. C¸c c«ng cô kiÓm tra truyÒn thèng
 C¸c d÷ liÖu thèng kª
C¸c d÷ liÖu thèng kª dï mang tÝnh lÞch sö hay dù ®o¸n ®Òu rÊt quan träng ®èi
víi c«ng t¸c kiÓm tra. Chóng ph¶n ¸nh râ rµng kÕt qu¶ thùc hiÖn kÕ ho¹ch trong tõng
lÜnh vùc hay toµn bé ho¹t ®éng cña doanh nghiÖp (lç, l·i, doanh sè, gi¸ cao, chi phÝ,
kh¶ n¨ng thu håi vèn ®Çu t−, n¨ng suÊt,t×nh h×nh s¶n xuÊt s¶n phÈm v.v...). H¬n thÕ
n÷a, c¸c d÷ liÖu thèng kª qua ph©n tÝch sÏ cho thÊy xu thÕ vËn ®éng cña c¸c sù vËt,
hiÖn t−îng vµ do ®ã lµ c«ng cô h÷u hiÖu cho kiÓm tra dù b¸o.
C¸c d÷ liÖu thèng kª cã thÓ ®−îc thÓ hiÖn d−íi nhiÒu d¹ng (nh− biÓu, b¶ng).
Muèn cho c¸c d÷ liÖu trë nªn cã ý nghÜa, ngay c¶ khi chóng ®−îc thÓ hiÖn trªn c¸c
biÓu ®å còng cÇn s¸ng tá ®−îc nh÷ng vÊn ®Ò nhÊt ®Þnh. Ch¼ng h¹n viÖc t¨ng hoÆc
gi¶m3% hay 5% chi phÝ so víi kÕ ho¹ch cã ý nghÜa g× ? Sù sai lÖch ®ã nghiªm träng
tíi møc nµo? §iÒu g× cã thÓ x¶y ra trong thêi gian tíi? Ai chÞu tr¸ch nhiÖm? v.v...
Cã b¶y d¹ng biÓu ®å ®−îc sö dông réng r·i trong kiÓm tra:
- BiÓu ®å nh©n qu¶: Th−êng ®−îc dïng ®Ó minh ho¹ c¸c nguyªn nh©n cña
mét vÊn ®Ò nhÊt ®Þnh vµ nhãm chóng l¹i theo cÊp lo¹i.
- L−u ®å (hay biÓu ®å dßng qu¸ tr×nh): Lµ sù tr×nh bµy b»ng h×nh ¶nh c¸c b−íc
trong mét qu¸ tr×nh.
- BiÓu ®å Pareto: §−îc sö dông theo tËp hîp d÷ liÖu ®Ó ph©n cÊp c¸c nguyªn
nh©n sao cho cã thÓ chØ ra ®−îc c¸c møc ®é −u tiªn. øng dông cña chóng t¹o ra quy
t¾c 80 - 20, trong ®ã chØ ra r»ng 80% vÊn ®Ò xuÊt ph¸t tõ 20% c¸c nguyªn nh©n.
- BiÓu ®å khuynh h−íng: Cho thÊy sù biÕn thiªn cña kÕt qu¶ ho¹t ®éng trong
mét giai ®o¹n.
- BiÓu ®å ph©n bè: Dïng ®Ó ®o tÇn sè xuÊt hiÖn mét vÊn ®Ò nµo ®ã, vÝ dô nh−
mét ®oµn tµu ho¶ khëi hµnh trÔ m−êi phót bao nhiªu lÇn so víi trÔ n¨m phót, hay s¸u
phót.
- BiÓu ®å ph©n t¸n: Minh ho¹ mèi quan hÖ gi÷a hai biÕn sè, nh− chiÒu cao vµ
träng l−îng. Khi mét biÕn gia t¨ng th× biÕn kia sÏ bÞ ¶nh h−ëng ra sao.
- BiÓu ®å kiÓm tra: Lµ c«ng cô tiªn tiÕn nhÊt trong b¶y lo¹i, ®−îc dïng ®Ó ph¶n
¸nh sù biÕn ®æi trong hÖ thèng. Chóng lµ c¸c biÓu ®å khuynh h−íng víi c¸c giíi h¹n
trªn vµ d−íi ®−îc x¸c ®Þnh theo thèng kª. Chõng nµo c¸c biÕn sè cña qu¸ tr×nh r¬i
vµo bªn trong giíi h¹n, hÖ thèng ®−îc coi lµ “n»m” trong tÇm kiÓm so¸t.
118
 Bµi gi¶ng: Qu¶n trÞ häc
Trong doanh nghiÖp cã rÊt nhiÒu lo¹i d÷ liÖu thèng kª, nh−ng mét trong nh÷ng
d÷ liÖu thèng kª quan träng nhÊt ®−îc cung cÊp th«ng qua c¸c b¸o c¸o kÕ to¸n tµi
chÝnh.
 C¸c b¶n b¸o c¸o kÕ to¸n tµi chÝnh
B¸o c¸o tµi chÝnh lµ nh÷ng b¶n ph©n tÝch tæng hîp nhÊt vÒ t×nh h×nh tµi chÝnh
nh− tµi s¶n, c«ng nî còng nh− kÕt qu¶ kinh doanh trong kú cña doanh nghiÖp.
C¸c b¸o c¸o tµi chÝnh ®−îc sö dông ®Ó theo dâi gi¸ trÞ tiÒn tÖ cña c¸c s¶n
phÈm vµ dÞch vô vµo vµ ra khái doanh nghiÖp, nã lµ c«ng cô ®Ó gi¸m s¸t ba ®iÒu kiÖn
tµi chÝnh chñ yÕu cña doanh nghiÖp lµ:
- Kh¶ n¨ng thanh to¸n cña doanh nghiÖp
- §iÒu kiÖn tµi chÝnh chung cña doanh nghiÖp (c©n b»ng gi÷a c¸c kho¶n nî vµ
cã)
- Kh¶ n¨ng sinh lîi cña doanh nghiÖp
Tuú thuéc vµo tõng doanh nghiÖp, c¸c b¸o c¸o tµi chÝnh cã thÓ ®−îc lËp cho
hµng n¨m, hµng quý, hµng th¸ng.
 Ng©n quü
Ng©n quü lµ mét trong nh÷ng c«ng cô kiÓm tra l©u ®êi nhÊt vµ ®−îc sö dông
réng r·i nhÊt.
Nh÷ng ®iÒu kiÖn ®Ó kiÓm tra ng©n quü cã hiÖu qu¶ lµ:
- ViÖc lËp vµ qu¶n lý ng©n quü ph¶i thu hót ®−îc sù quan t©m ®Æc biÖt cña c¶
nh÷ng nhµ l·nh ®¹o doanh nghiÖp vµ nh÷ng qu¶n trÞ viªn cÊp d−íi.
- Ph¶i x¸c ®Þnh ®−îc nh÷ng tiªu chuÈn hîp lý ®Ó dùa vµo ®ã, c¸c ch−¬ng tr×nh
vµ c«ng viÖc cã thÓ chuyÓn thµnh nhu cÇu vÒ lao ®éng, chi phÝ ho¹t ®éng, chi phÝ vÒ
vèn, vÒ thêi gian, kh«ng gian vµ c¸c nguån lùc kh¸c.
- Cã ®−îc mét hÖ thèng th«ng tin ph¶n håi cã hiÖu qu¶ ®Ó biÕt ®−îc c¸c ng©n
quü ®ang vµ sÏ ®−îc thùc hiÖn nh− thÕ nµo.
 C¸c b¸o c¸o vµ ph©n tÝch chuyªn m«n
C¸c b¶n b¸o c¸o vµ ph©n tÝch chuyªn m«n th−êng ®−îc sö dông trong ph¹m
vi c¸c vÊn ®Ò riªng lÎ cã tÇm quan träng ®Æc biÖt ®èi víi doanh nghiÖp. Nhê c¸c b¶n
b¸o c¸o vµ ph©n tÝch chuyªn m«n mµ c¸c nhµ qu¶n trÞ cã thÓ ph¸t hiÖn ®−îc nguyªn
nh©n s©u xa cña nh÷ng sai lÖch mµ kh«ng mét b¶n b¸o c¸o thèng kª nµo cã thÓ
ph¶n ¸nh ®Çy ®ñ, vµ dù b¸o ®−îc nh÷ng vÊn ®Ò cÇn gi¶i quyÕt, nh÷ng c¬ héi cÇn
ph¶i tËn dông.
5.3.2.2. C¸c c«ng cô kiÓm tra hiÖn ®¹i
 Ph−¬ng ph¸p ®¸nh gi¸ vµ kiÓm tra ch−¬ng tr×nh (Program Evaluation and
Review Technique - PERT)
D¹ng ®Çu tiªn cña ph−¬ng ph¸p nµy lµ c¸c hÖ thèng biÓu ®å ®−îc ®−a ra bëi
Herry Gantt tõ ®Çu thÕ kû XX vµ ®−îc coi lµ mét cuéc c¸ch m¹ng trong qu¶n lý.
Ngµy nay PERT kh«ng cßn chØ ¸p dông trong v¨n phßng cña c¸c dù ¸n chuyªn m«n

119
 Bµi gi¶ng: Qu¶n trÞ häc
cña H¶i qu©n Mü mµ ®· trë thµnh c«ng cô chÝnh trong viÖc lËp kÕ ho¹ch vµ kiÓm tra
trong mäi hÖ thèng tõ c¸c doanh nghiÖp ®Õn c¸c c¬ quan qu¶n lý nhµ n−íc. Theo
ph−¬ng ph¸p nµy mçi c«ng viÖc cÇn mét nót vµ ®−îc tr×nh bµy d−íi d¹ng mét biÓu ®å
thÓ hiÖn tÝnh liªn tôc c¸c mèi liªn hÖ cña nh÷ng c«ng viÖc vµ nh÷ng ®iÒu kiÖn ®Ó
hoµn thµnh mét c«ng viÖc ®ã.
 LËp ng©n quü theo ch−¬ng tr×nh môc tiªu (Program planning and budgeting
- PPB)
§©y lµ mét ph−¬ng ph¸p tiÕp cËn míi ®èi víi viÖc lËp ng©n quü. Ban ®Çu
ph−¬ng ph¸p nµy ®−îc dïng trong ho¹t ®éng lËp kÕ ho¹ch vµ kiÓm tra cña c¸c c¬
quan qu¶n lý nhµ n−íc nh−ng hiÖn nay ®· phæ cËp réng r·i trong mäi tæ chøc. Theo
ph−¬ng ph¸p nµy, ng−êi ta g¾n viÖc lËp ng©n quü víi viÖc hoµn thµnh mét ch−¬ng
tr×nh môc tiªu nµo ®ã
 C¸c c«ng cô vµ ph−¬ng tiÖn kiÓm tra
- §iÖn tho¹i, m¸y fax, m¸y vi tÝnh, hÖ thèng v« tuyÕn ®iÖn
- C¸c thiÕt bÞ dông cô theo dâi ®o l−êng chÝnh x¸c, c¸c thiÕt bÞ kiÓm tra t©m
lý,...

Tãm t¾t lý thuyÕt

Trong ch−¬ng nµy, chóng ta ®· nghiªn cøu nh÷ng vÊn ®Ò rÊt kh¸i qu¸t vÒ c«ng t¸c
kiÓm tra trong doanh nghiÖp. Nh÷ng néi dung chñ yÕu cÇn chó ý ®ã lµ:
 KiÓm tra lµ chøc n¨ng cuèi cïng cña qu¶n lý, song kh«ng ph¶i lµ c«ng ®o¹n cuèi
cïng, nã ®−îc thùc hiÖn trong suèt qu¸ tr×nh kinh doanh (®èi víi tõng viÖc, tõng c«ng ®o¹n
s¶n xuÊt - dÞch vô vµ kÕt qu¶ cuèi cïng cña c¶ chu kú kinh doanh). §©y lµ kh©u then chèt
cña qu¸ tr×nh tæ chøc thùc hiÖn c¸c quyÕt ®Þnh qu¶n lý vµ lµ c¬ së ®Ó ®¸nh gi¸ kÕt qu¶, hiÖu
qu¶ kinh doanh; lµ c¬ së ®Ó nh×n nhËn l¹i, tæng kÕt kinh nghiÖm, hoµn thiÖn c«ng viÖc thuéc
c¸c chøc n¨ng qu¶n trÞ.
 KiÓm tra gåm cã 4 néi dung chÝnh:
o X©y dùng c¸c tiªu chuÈn hoÆc c¸c chØ tiªu ho¹t ®éng
o §o c¸c kÕt qu¶ thùc tÕ x¶y ra
o So s¸nh kÕt qu¶ thùc tÕ víi tiªu chuÈn hoÆc víi c¸c chØ tiªu
o §iÒu chØnh c¸c ho¹t ®éng nÕu ph¸t hiÖn ra nh÷ng sai lÖch
 Cã c¸c d¹ng kiÓm tra:
o KiÓm tra ®Çu vµo, kiÓm tra trong qu¸ tr×nh ho¹t ®éng, kiÓm tra kÕt qu¶ ®Çu ra;
o KiÓm tra chñ ®éng
o KiÓm tra toµn bé c¸c c«ng viÖc hoÆc toµn bé l« s¶n phÈm s¶n xuÊt vµ kiÓm tra
x¸c suÊt
o KiÓm tra vÒ tµi chÝnh
o KiÓm tra th−êng xuyªn ®Þnh kú theo kÕ ho¹ch vµ kiÓm tra ®ét xuÊt
o KiÓm tra ph−¬ng ph¸p vµ kiÓm tra kÕt qu¶
o KiÓm tra trùc tiÕp

120
 Bµi gi¶ng: Qu¶n trÞ häc
C©u hái «n tËp
1. Kh¸i niÖm vµ vai trß cña kiÓm tra trong qu¶n trÞ kinh doanh?
2. B¶n chÊt cña kiÓm tra? Nh÷ng yªu cÇu, nguyªn t¾c c¬ b¶n cña kiÓm tra?
3. Qu¸ tr×nh kiÓm tra? H·y nªu mét tËp hîp tiªu chuÈn kiÓm tra cho mét lÜnh vùc
mµ b¹n quan t©m?
4. H·y nªu nh÷ng ph−¬ng ph¸p cÇn ph¶i sö dông ®Ó kiÓm tra sù th¨ng tiÕn cña
b¹n trong qu¸ tr×nh c«ng t¸c cña m×nh.
5. C¸c c«ng cô kiÓm tra c¬ b¶n trong qu¶n trÞ kinh doanh?
6. T¹i sao l¹i cã nhiÒu chñ thÓ thùc hiÖn kiÓm tra ho¹t ®éng cña doanh nghiÖp?
§iÒu ®ã cã thÓ g©y khã kh¨n cho doanh nghiÖp hay kh«ng?
Nghiªn cøu t×nh huèng
T×nh huèng 1: m−êi c¸ch kiÓm so¸t liªn doanh cña c«ng ty mü
KiÓm so¸t lµ mét vÊn ®Ò mµ ng−êi qu¶n lý kh«ng thÓ l¬i láng, nhÊt lµ kiÓm
so¸t c¸c liªn doanh. Mü ®−a ra 10 c¸ch kiÓm so¸t ®èi víi tr−êng hîp liªn doanh 50 /
50 nh− sau:
1. Ph¸t hµnh hai lo¹i vèn cæ phÇn: ®−îc bÇu vµ kh«ng ®−îc bÇu - tuy chia lîi
nhuËn b»ng nhau, nh−ng sao cho sè phiÕu chiÕm ®a sè thuéc vÒ phÝa Mü.
2. S¾p xÕp mét tho¶ thuËn 49 - 49, cßn 2% ®Æt trong tay cña mét bªn thø ba lµ
bªn th©n víi Mü.
3. Quy ®Þnh trong ®iÒu lÖ phô thuéc, phÝa Mü sÏ cã ®a sè c¸c gi¸m ®èc trong
ban l·nh ®¹o.
4. Cã quy ®Þnh phô hoÆc ®iÒu lÖ quy ®Þnh r»ng, c¸c gi¸m ®èc Mü (cho dï b»ng
nhau vÒ sè l−îng víi bªn cïng liªn doanh) sÏ bæ nhiÖm c¸c thµnh viªn cña ban gi¸m
®èc.
5. Cã quy ®Þnh phô quy ®Þnh r»ng, nÕu cÇn ph¶i bÇu l¹i xem ai th¾ng khi hai
bªn b»ng nhau, th× lóc ®ã vÞ thÕ cña Mü sÏ tréi h¬n.
6. S¾p xÕp mét tho¶ thuËn 50 -50 nh−ng kÌm theo mét hîp ®ång qu¶n lý mµ
phÇn quyÕt ®Þnh nghiªng vÒ phÝa ng−êi ®Çu t− Mü.
7. S¾p xÕp mét ho¹t ®éng ®Ó cho toµn bé s¶n l−îng cña xÝ nghiÖp liªn doanh
s¶n xuÊt ra, ®−îc b¸n cho mét c«ng ty marketing do phÝa Mü ®iÒu khiÓn. C«ng ty
marketing nµy cã thÓ nhËn ®−îc nh÷ng g× mµ nã muèn tõ c«ng ty s¶n xuÊt.
8. Mét söa ®æi cña môc 7: dµnh 51% c«ng ty s¶n xuÊt cho bªn ®Þa ph−¬ng ®Ó
®æi lÊy 51% c«ng ty b¸n hµng.
9. Tho¶ m·n søc Ðp 50% quyÒn së h÷u cña ®Þa ph−¬ng, b»ng c¸ch dïng ®óng
50% nh−ng ®−a vµo tay cña mét c«ng ty b¶o hiÓm ®Þa ph−¬ng kh«ng cã quyÒn lîi g×
trong ban gi¸m ®èc.
10. Tuy nhiªn, tèt h¬n c¶ lµ tr¶i réng 50% cña ®Þa ph−¬ng qua mét sè l−îng
lín c¸c cæ ®«ng. Kinh nghiÖm nh− C«ng ty Union Carbide ë ¢n §é vµ Kaiser ë Brazil,
cã hµng ngh×n c¸c cæ ®«ng nh− ®Þa ph−¬ng.
121
 Bµi gi¶ng: Qu¶n trÞ häc
C©u hái th¶o luËn:
1. Sù kiÓm so¸t trªn ®©y ®· thùc sù c«ng b»ng 50 / 50 ch−a?
2. V× sao Mü ®Ò ra c¸ch kiÓm so¸t nh− vËy?
3. C¸ch kiÓm so¸t nh− vËy cã gióp cho viÖc t¨ng c−êng hîp t¸c gi÷a c¸c ®èi
t¸c kh«ng? V× sao?
T×nh huèng 2:
¤ng Bill Blance võa míi ®−îc bæ nhiÖm lµm gi¸m ®èc mét nhµ m¸y lín nhÊt
cña tËp ®oµn m¸y ph¸t gas. Nhµ m¸y nµy ë Carbondale illnois. S¶n phÈm cña nhµ
m¸y lµ c¸c m¸y ph¸t gas vµ nã nh− lµ nguån n¨ng l−îng cho c¸c hÖ thèng chØ dÉn
cho c¸c tªn löa cña Mü. Sau khi chuyÓn gia ®×nh tõ California tíi Carbondale, «ng
Bill Blance tæ chøc cuéc häp víi toµn nhµ m¸y. ¤ng nhËn ®−îc mét tin kh«ng hay,
mét l« hµng cña nhµ m¸y ®· bÞ mét kh¸ch hµng quen tr¶ l¹i. ThËt l¹ lµ toµn bé c¸n
bé, c«ng nh©n cña nhµ m¸y ®Òu bµng quan víi tin ®ã. Theo hä “®©y lµ chuyÖn cña
qu¸ khø”.
¤ng Bill triÖu tËp cuéc häp víi c¸c nh©n viªn phßng kü thuËt tr−íc khi cho kÕt
qu¶ kiÓm tra kh¸ch hµng. ¤ng ®· nªu ra rÊt nhiÒu c©u hái ë trong cuéc häp “ nguyªn
nh©n s©u xa cña vÊn ®Ò nµy lµ g×? T¹i sao nh÷ng s¶n phÈm kh«ng ®¹t tiªu chuÈn l¹i
®−îc ®−a ®i tiªu thô? Nh÷ng g× chóng ta ®· ph¶i lµm kh¸c ®i quy tr×nh s¶n xuÊt ®Ó
tr¸nh vÊn ®Ò nµy? ¶nh h−ëng cña vÊn ®Ò nµy tíi t×nh h×nh s¶n xuÊt kinh doanh cña
nhµ m¸y nh− thÕ nµo? Nh©n viªn phßng kü thuËt cho r»ng nguyªn nh©n s©u xa cña
vÊn ®Ò lµ s¶n phÈm ®· thùc hiÖn tèt ë trong tÊt c¶ c¸c kh©u trõ kh©u lµm l¹nh. Cßn
víi nh÷ng c©u hái kh¸c hä ®Òu tr¶ lêi nh− nhau “chóng t«i kh«ng biÕt”. ¤ng Bill gi¶i
t¸n cuéc häp vµ gäi ®iÖn th«ng b¸o cho chñ tÞch tËp ®oµn, «ng Don Billiga, r»ng «ng
nhËn thÊy cã mét vÊn ®Ò rÊt lín trong toµn bé hÖ thèng nhµ m¸y «ng. Vµ «ng muèn
®−îc th−êng xuyªn th«ng tin vµ nhËn sù chØ ®¹o gióp ®ì tõ tËp ®oµn trong tiÕn tr×nh
®iÒu tra ph¸t hiÖn sù viÖc.
H«m sau «ng l¹i cho triÖu tËp cuéc häp víi toµn bé nhµ m¸y ®Ó th¶o luËn vÒ
vÊn ®Ò nµy. Nh÷ng th«ng tin mµ «ng nhËn ®−îc tõ cuéc häp l¹i tåi tÖ h¬n rÊt nhiÒu so
víi nh÷ng g× «ng chuÈn ®o¸n. Toµn bé thµnh phÈm vµ b¸n thµnh phÈm l−u kho ®·
gÇn nh− kh«ng ®¹t tiªu chuÈn vµ ph¶i lµm l¹i tõ kh©u trén cña qu¸ tr×nh s¶n xuÊt.
Nh−ng ®Ó cho ra ®−îc mét l« hµng míi tõ kh©u trén - s¶n xuÊt vµ tiªu thô ph¶i mÊt Ýt
nhÊt 3 th¸ng. V× vËy, nhµ m¸y ph¶i ®èi mÆt víi mét thùc tÕ lµ ph¶i chê ba th¸ng liÒn
cho ®Çy c¸c èng nhiªn liÖu vµ kh«ng thu ®−îc mét ®ång doanh thu nµo trong vßng
ba th¸ng nµy. Sau khi phª b×nh nh©n viªn, «ng Bill gäi ®iÖn th«ng b¸o cho ngµi
Billigan “chóng t«i kh«ng thÓ cã mét s¶n phÈm nµo ®Ó giao hµng trong vßng Ýt nhÊt
90 ngµy. Nh− vËy, chóng t«i mÊt kho¶ng 500.000 USD tr−íc thuÕ trong vßng ba
th¸ng tíi. Vµ chóng t«i còng ph¶i tõ chèi c¸c ®¬n ®Æt hµng. Nghiªm träng h¬n, chóng
t«i l¹i kh«ng biÕt râ vÒ nguyªn nh©n cña vÊn ®Ò vµ cÇn ph¶i lµm g× ®Ó gi¶i quyÕt nã
nh−ng chóng t«i ®ang tiÕp tôc ®iÒu tra t×m hiÓu. ¤ng Blance ®· b¾t ®Çu víi giai ®o¹n
trén vµ kiÓm tra c¸c giai ®o¹n tiÕp theo cña qu¸ tr×nh s¶n xuÊt, theo dâi xem c«ng
nh©n cã lµm theo quy tr×nh chuÈn hay kh«ng. Mçi mét c«ng viÖc trong qu¸ tr×nh lµm

122
 Bµi gi¶ng: Qu¶n trÞ häc
®Òu cã hai ng−êi quan s¸t viªn theo dâi tiÕn tr×nh thùc hiÖn theo quy tr×nh chuÈn. ChØ
mét tuÇn sau «ng ®· cã ®Çy ®ñ th«ng tin ®Ó ph¸t hiÖn ra r»ng c«ng nh©n ë bé phËn
trén ®· kh«ng lµm theo quy tr×nh chuÈn. Mét tuÇn sau n÷a «ng t×m ra r»ng mét khi mµ
quy tr×nh ®−îc thùc hiÖn mét c¸ch cÈn träng th× nguyªn vËt liÖu trong qu¸ tr×nh kiÓm
tra, kiÓm so¸t ®¹t tiªu chuÈn chÊt l−îng mét c¸ch hoµn h¶o.
C©u hái th¶o luËn:
1. ChØ ra c¸c nguyªn nh©n trong viÖc kiÓm tra, kiÓm so¸t chÊt l−îng cña nhµ
m¸y ph¸t gas.
2. T¹i sao l¹i kh«ng tiÕn hµnh kiÓm tra chÊt l−îng s¶n phÈm tr−íc khi chuyÓn
cho kh¸ch hµng? LiÖu ®ã cã thÓ lµ mét nguyªn nh©n? Lµm sao ®Ó gi¶i quyÕt vÊn ®Ò
ph¸t sinh nµy?
3. ChØ ra nh÷ng ph−¬ng ph¸p kh¸c mµ «ng Blance cã thÓ sö dông ®Ó ph¸t
hiÖn vÊn ®Ò chÊt l−îng trong nhµ m¸y. ¤ng ph¶i lµm g× ®Ó c¶i thiÖn t×nh h×nh nµy?
4. Ch−¬ng tr×nh kiÓm tra, kiÓm so¸t chÊt l−îng nªn ®−îc thùc hiÖn nh− thÕ nµo
®Ó tr¸nh ®−îc mäi vÊn ®Ò ph¸t sinh trong toµn nhµ m¸y?
T×nh huèng 3:
C«ng ty TNHH Q & T kinh doanh thiÕt bÞ ®iÖn. Hai s¸ng lËp viªn cña c«ng ty
®Òu lµ ng−êi trong gia ®×nh. Trong vµi n¨m ®Çu, ho¹t ®éng chñ yÕu cña c«ng ty lµ
kinh doanh th−¬ng m¹i, sau ®ã c«ng ty tiÕp tôc më réng sang lÜnh vùc thiÕt bÞ ®iÖn vµ
dù kiÕn tiÕp tôc më réng sang lÜnh vùc x©y l¾p ®iÖn. Tuy nhiªn, kÕt qu¶ kinh doanh
cña c«ng ty kh«ng ph¶i lóc nµo còng tèt vµ thËm chÝ trong hai n¨m võa qua ®· bÞ
thua lç do doanh thu qu¸ thÊp.
C¬ cÊu tæ chøc hiÖn nay cña c«ng ty gåm 4 bé phËn: KÕ to¸n, kinh doanh,
hµnh chÝnh vµ mét xÝ nghiÖp s¶n xuÊt thiÕt bÞ ®iÖn. Ban gi¸m ®èc vµ c¸c tr−ëng
phßng ®Òu do c¸c thµnh viªn trong gia ®×nh n¾m gi÷. Tuy nhiªn, trong ban gi¸m ®èc
kh«ng cã ai tèt nghiÖp ®¹i häc ngµnh qu¶n trÞ kinh doanh. Yªu cÇu ®èi víi c¸c nh©n
viªn lµ ph¶i lµm viÖc ®−îc ngay v× c«ng ty kh«ng thÓ tæ chøc c¸c líp ®µo t¹o. Khi ®·
tuyÓn vµo c«ng ty, chØ cã mét sè nh©n viªn qu¶n trÞ vµ v¨n phßng míi ®−îc ký hîp
®ång dµi h¹n (1 n¨m trë lªn), cßn l¹i ®Òu ký hîp ®ång 6 th¸ng vµ 3 th¸ng. Trõ c«ng
nh©n lµm viÖc trong xÝ nghiÖp s¶n xuÊt, c«ng viÖc trong c¸c bé phËn cßn l¹i kh«ng cã
sù ph©n biÖt râ rµng, mét nh©n viªn kÕ to¸n ph¶i thùc hiÖn c«ng viÖc cña c¶ bé phËn
kinh doanh vµ hµnh chÝnh.
HÖ thèng tr¶ l−¬ng cña c«ng ty chØ cã sù ph©n biÖt gi÷a bé phËn s¶n xuÊt vµ
bé phËn v¨n phßng (bao gåm kinh doanh, kÕ to¸n vµ hµnh chÝnh). §èi víi c«ng nh©n
lµm viÖc trong xÝ nghiÖp s¶n xuÊt, tiÒn l−¬ng ®−îc tr¶ theo s¶n phÈm [tiÒn l−¬ng thùc
tÕ = (l−¬ng c¬ b¶n / ®Þnh møc s¶n l−îng) x s¶n l−îng thùc tÕ]. §èi víi nh©n viªn v¨n
phßng, hä ®Òu ®−îc h−ëng møc l−¬ng nh− nhau, tiÒn l−¬ng hµng th¸ng ®−îc tÝnh dùa
trªn sè ngµy lµm viÖc thùc tÕ vµ møc l−¬ng c¬ b¶n. C«ng ty kh«ng cã chÕ ®é tr¶
l−¬ng lµm viÖc ngoµi giê cho nh©n viªn hµnh chÝnh khi ®−îc huy ®éng lµm viÖc kh¸c.
C«ng ty còng kh«ng ®Æt ra hÖ thèng bËc l−¬ng ®Ó tr¶ cho c¸c c«ng viÖc kh¸c nhau
vµ th©m niªn lµm viÖc kh¸c nhau. Trªn thùc tÕ, viÖc t¨ng l−¬ng cho nh©n viªn ®−îc
123
 Bµi gi¶ng: Qu¶n trÞ häc
xem xÐt hai n¨m mét lÇn do gi¸m ®èc quyÕt ®Þnh sau khi ®· tham kh¶o ý kiÕn cña
c¸c tr−ëng phßng. Tuy nhiªn, còng rÊt Ýt ng−êi ®−îc t¨ng l−¬ng v× hÇu hÕt nh©n viªn
chØ lµm viÖc ®−îc kho¶ng 1 n¨m lµ hä chuyÓn c«ng ty kh¸c. Trong tr−êng hîp ph¶i
t¨ng l−¬ng cho nh©n viªn th× gi¸m ®èc quyÕt ®Þnh mét møc l−¬ng mµ «ng cho lµ hîp
lý. Ngoµi tiÒn l−¬ng, ng−êi lao ®éng cßn ®−îc nhËn tiÒn th−ëng vµo cuèi n¨m vµ tiÒn
tr¶ thªm vµo ngµy 2/ 9 vµ tÕt nguyªn ®¸n. TiÒn th−ëng ®−îc x¸c ®Þnh dùa trªn kÕt
qu¶ kinh doanh cña c¶ n¨m vµ ®−îc chia b×nh qu©n cho tÊt c¶ nh©n viªn. NÕu nh©n
viªn nµo vi ph¹m kû luËt hoÆc kh«ng hoµn thµnh c«ng viÖc ®−îc giao th× kh«ng ®−îc
nhËn tiÒn th−ëng hoÆc Ýt h¬n tuú theo møc ®é vi ph¹m. NÕu trong n¨m mµ c«ng ty
ho¹t ®éng kh«ng cã l·i th× nh©n viªn kh«ng cã tiÒn th−ëng.
Phã phßng kinh doanh ®· xin nghØ viÖc sau mét n¨m lµm viÖc ë Q & T cho
biÕt: “t«i kh«ng cã c¬ héi ®Ó lµm viÖc hÕt kh¶ n¨ng cña m×nh. TÊt c¶ mäi viÖc ®Òu do
gi¸m ®èc vµ tr−ëng phßng quyÕt ®Þnh◘t«i kh«ng nh×n thÊy t−¬ng lai nghÒ nghiÖp ë Q
& T. T«i kh«ng thÓ biÕt ®−îc tiÒn l−¬ng còng nh− c«ng viÖc cña t«i ë Q & T trong n¨m
tíi sÏ nh− thÕ nµo”. Nh÷ng nh©n viªn ®ang lµm viÖc th× than phiÒn r»ng hä ph¶i thùc
hiÖn nhiÒu c«ng viÖc kh«ng liªn quan ®Õn c«ng viÖc chÝnh vµ tiÒn l−¬ng tr¶ cho hä
qu¸ thÊp vµ kh«ng c«ng b»ng.
Tr−íc khi më réng sang lÜnh vùc kinh doanh míi, ban gi¸m ®èc c«ng ty ®·
®¸nh gi¸ l¹i ho¹t ®éng cña c«ng ty vµ ®· quyÕt ®Þnh mêi chuyªn gia t− vÊn ®Õn gióp
®ì. Gi¸m ®èc yªu cÇu chuyªn gia t− vÊn thùc hiÖn mét sè c«ng viÖc sau:
1. LËp mét b¸o c¸o ®¸nh gi¸ vÒ ho¹t ®éng qu¶n lý nh©n sù hiÖn t¹i cña c«ng
ty TNHH Q & T.
2. §−a ra nh÷ng ph−¬ng ¸n ®Ó gióp ban gi¸m ®èc c«ng ty cã thÓ duy tr× vµ
khuyÕn khÝch ®éng viªn ®éi ngò nh©n viªn lµm viÖc tèt h¬n.
NÕu b¹n lµ chuyªn gia t− vÊn ®−îc mêi ®Õn Q & T b¹n sÏ thùc hiÖn yªu cÇu
cña ban gi¸m ®èc nh− thÕ nµo?

Tµi liÖu tham kh¶o

1. Nh÷ng vÊn ®Ò cèt yÕu cña qu¶n lý. NXB Khoa häc vµ kü thuËt, Hµ néi, 1993
2. Nh÷ng vÊn ®Ò qu¶n lý kinh tÕ ë ViÖt nam. Häc viÖn chÝnh trÞ quèc gia Hµ néi, 1993
3. T©m lý häc x· héi víi qu¶n lý doanh nghiÖp. §ç Long - Vò Dòng. Nhµ xuÊt b¶n
khoa häc x· héi, Hµ néi, 1995.
4. NguyÔn H¶i S¶n: Qu¶n trÞ häc. NXB Thèng kª, 1998
5. Lª §×nh ViÖn (dÞch vµ biªn so¹n): Qu¶n trÞ xÝ nghiÖp hiÖn ®¹i, NXB trÎ 1994

124
Bµi gi¶ng: Qu¶n trÞ häc

125