Professional Documents
Culture Documents
- Từ năm 1950: Quản trị dần tiến đến chuyên nghiệp, được đào tạo chính quy thành
một nghề có mặt trong tất cả tổ chức kinh tế, xã hội và con người có thể kiếm tiền bằng
nghề này.
1.1.2. Các chức năng quản trị.
Quá trình quản trị: thực hiện 4 chức năng riêng biệt song có mối liên hệ mật thiết, đó là:
hoạch định (phải làm gì), tổ chức (ai làm, làm cách nào), lãnh đạo (gây ảnh hưởng lên cách làm),
kiểm soát (đảm bảo thực hiện kế hoạch).
Quá trình này thực hiện sự phối hợp nguồn nhân lực, nguồn tài chính, thông tin để đạt mục
tiêu đã dự định.
- Các chức năng quản trị bao gồm những nhiệm vụ lớn, bao trùm trong các hoạt động quản
trị.
- Có nhiều tiếp cận về chức năng quản trị song phổ biến các nhà nghiên cứu cho rằng quản
trị có 4 chức năng trên.
- Các chức năng không tồn tại độc lập mà có mối quan hệ mật thiết.
a) Hoạch định (Planning):
- Là chức năng đầu tiên và mọi chức năng (nhiệm vụ) đều phụ thuộc vào nó.
- Hoạch định là quá trình xác định mục tiêu, những phương pháp (biện pháp) và phương
tiện để đạt được mục tiêu.
b) Tổ chức (Organizing):
- Là chức năng thiết kế cơ cấu bộ máy, tổ chức công việc và phân quyền.
- Những công việc của tổ chức bao gồm: xác định những việc phải làm, ai làm, phối hợp
hành động ra sao, bộ phận nào được hình thành, quan hệ giữa các bộ phận, hệ thống quyền hành
trong tổ chức.
c) Lãnh đạo (Leading):
- Là gây ảnh hưởng, thúc đẩy, hướng dẫn, động viên người thừa hành thực hiện nhiệm vụ
trên cơ sở hiểu rõ động cơ, hành vi của họ bằng phong cách lãnh đạo phù hợp để đạt mục tiêu.
d) Kiểm soát (Reviewing):
- Xác định thành quả (kết quả) đạt được so với mục tiêu đã đặt ra.
- Tìm nguyên nhân sai lệch và biện pháp để điều chỉnh, sửa sai.
1.2. Các lý thuyết quản trị
Lý thuyết quản trị là một hệ thống về các tư tưởng, quan niệm đúc kết, giải thích về các
hoạt động quản trị được thực hành trong thực tế.
- Quản trị ra đời từ 5000 năm trước Công nguyên với các công trình ở Irăc, 3000 năm kim
tự tháp.
- Ở châu Âu được áp dụng trong kinh doanh từ thế kỉ 16.
Quản trị hữu hiệu cần căn cứ vào nhu cầu của người dưới quyền.
* Doulas Mc Gregor: (Thuyết Y)
- Con người sẽ thích thú công việc nếu có được những thuận lợi và sẽ cống hiến nhiều cho
tổ chức.
- Thay vì nhấn mạnh kiểm tra thì nên coi trọng phối hợp hành động.
* Ưu điểm của quan điểm hành vi:
- Nhấn mạnh nhu cầu xã hội, tự thể hiện bổ sung cho lý thuyết cổ điển chỉ coi trọng yếu tố
kỹ thuật.
- Xác nhận mối quan hệ năng suất với tác phong, qua đó hiểu rõ hơn sự động viên đối với
người lao động và ảnh hưởng của tập thể đến tác phong người lao động.
* Nhược điểm:
- Quá chú ý đến yếu tố xã hội của con người nên dẫn đến thiên lệch “con người xã hội” chỉ
bổ sung cho “con người kinh tế”.
- Không phải con người nào thoả mãn nhu cầu cũng có năng suất cao.
- Coi con người là phần tử trong hệ thống khép kín là không thực tế.
c) Quan điểm định lượng trong quản trị:
Quan điểm định lượng với cơ sở là lý thuyết ra quyết định, áp dụng thống kê, toán kinh tế và máy
tính điện tử phục vụ cho ra quyết định.
3 áp dụng cơ bản:
+ Quản trị khoa học: (khác Taylor)
Trong quản trị sử dụng các mô hình toán kinh tế, thống kê, phân tích để ra quyết định.
+ Quản trị tác nghiệp (quản trị hoạt động)
Áp dụng phương pháp định lượng vào công tác tổ chức và kiểm soát các hoạt động (dự báo,
quy hoạch thị thường, lý thuyết hệ thống, mô hình dự trữ…)
+ Quản trị hệ thống thông tin:
Là chương trình tích hợp, thu thập, xử lý thông tin và ra quyết định dưới sự trợ giúp của
máy tính điện tử.
- Ưu điểm của quan điểm định lượng :
Được áp dụng rộng rãi trong các hoạt động quản trị trong các tổ chức lớn, hoạt động ngày
nay.
Đóng góp vào nâng cao trình độ hoạch định, tổ chức và kiểm soát các hoạt động.
- Nhược điểm:
Chưa giải quyết thoả đáng khía cạnh nhân bản và tác phong của con người trong doanh nghiệp.
d) Quan điểm hệ thống
- Coi doanh nghiệp là một hệ thống, hơn nữa là hệ thống mở vì có mối liên hệ với môi
trường bên ngoài
- Hệ thống trong doanh nghiệp bao gồm nhiều phân hệ (nhân sự, tài chính, tổ chức, quản
trị, v.v...) có mối quan hệ tương tác trong quá trình hoạt động để đạt tới mục tiêu.
e) Quan điểm tích hợp trong quản trị:
* Tiếp cận quản trị là một quá trình:
Thực chất đã được đề cập trong tư tưởng Fayol.
- Tư tưởng này cho rằng quản trị là một quá trình liên tục của các chức năng: hoạch định, tổ
chức, lãnh đạo và kiểm soát.
- Đây là các chức năng chung của quản trị.
* Tiếp cận tình huống: tiêu biểu là Fiedler
- Cho rằng quản trị hữu hiệu phải căn cứ vào tình huống cụ thể, điều kiện và hoàn cảnh cụ
1.2.2. Môi trường đặc thù (môi trường ngành) và tác động của nó tới quản trị
a) Khách hàng:
Khách hàng là người quyết định đầu ra, nuôi sống doanh nghiệp.
- Khả năng mua (sức mua) là cơ sở thông tin để ra quyết định trong
- Nhu cầu, thị hiếu của khách. ⇒ hoạch định chiến lược , chính sách, mục tiêu
- Sự tín nhiệm của khách hàng và tổ chức phục vụ .......
1.4.2. Tác động của môi trường toàn cầu đến quản trị tổ chức.
a) Hoạch định: Phải tính đến các yếu tố của môi trường trong nước và toàn cầu.
- Nhiều nền văn hoá khác, đa ngôn ngữ.
- Nghiên cứu hệ thống kinh tế.
- Nghiên cứu hệ thống chính trị.
- Nghiên cứu định chế và quy định pháp lý khác.
- Nghiên cứu thị thường tiền tệ, tài chính.
- Thị trường trong nước và quốc tế.
b) Tổ chức: Sử dụng các mô hình tổ chức thích hợp với tính linh hoạt cao.
3 loại mô hình tổ chức thường áp dụng:
- Mô hình tổ chức theo sản phẩm, ngành.
- Mô hình tổ chức theo địa lý.
- Mô hình tổ chức theo chức năng.
c) Lãnh đạo:
- Tính đến môi trường đa văn hoá, đa sắc tộc, phong tục, tập quán → có chính sách sử dụng
nhân viên phù hợp.
- Tăng cường các mối quan hệ cá nhân trong tổ chức không chính thức.
- Ứng dụng mạnh mẽ công nghệ thông tin.
- Xây dựng đội ngũ các nhà quản trị có tầm hoạt động quốc tế (nhà quản trị mặc áo đỏ)
- Lựa chọn phong cách lãnh đạo khác phù hợp trong mỗi quốc gia và nơi đặt chi nhánh.
d) Chức năng kiểm tra:
Bước 1: Xác định những tác nhân kích thích – lực lượng đòi hỏi sự thay đổi.
- Lực lượng bên ngoài:
+ Sự thay đổi thị trường:
Khách hàng
Nhà cung cấp
Đối thủ cạnh tranh
+ Thay đổi công nghệ.
+ Thay đổi môi trường khác.
- Lực lượng bên trong:
+ Các quá trình bên trong tổ chức:
Ra quyết định
Truyền đạt thông tin
Giao tiếp
+ Con người trong tổ chức.
- Phản ứng – thừa nhận nhu cầu cần thay đổi.
+ Thông tin giúp nhà quản trị hiểu rõ quy mô, thay đổi các lực lượng đòi hỏi thay đổi.
Bước 2: Chẩn đoán vấn đề.
- Phân tích triệu chứng của vấn đề để phát hiện vấn đề (thu thập thông tin từ báo cáo và nguồn
khác, điều tra thu thập bằng phiếu điều tra).
- Cần phải thay đổi cái gì để giải quyết vấn đề đó.
- Các mục tiêu của sự thay đổi và các chỉ tiêu đo lường mục tiêu.
Bước 3: Các phương án, thủ thuật quản trị sự thay đổi.
- Lựa chọn phương án, thủ thuật giải quyết vấn đề: phải căn cứ vào bản chất của vấn đề đã được
chuẩn đoán.
+ Trọng tâm của thủ thuật thay đổi:
Cơ cấu tổ chức
Con người
Công nghệ
* Thay đổi cơ cấu: Xác định các công việc, bộ phận, quy mô và quyền hạn nhà quản trị, cơ chế
truyền đạt thông tin và ra quyết định.
* Thay đổi con người:
Đào tạo, bồi dưỡng, huấn luyện.
Xây dựng tổ đội.
Phát triển quản trị.
* Thay đổi công nghệ:
Máy móc.
Tự động hoá
Robốt
⇒ ảnh hưởng đến cơ cấu và hành vi tổ chức.
- Nhận rõ những điều kiện hạn chế:
+ Lựa chọn phương án và thủ thuật giải quyết những vấn đề phải căn cứ vào điều kiện tại
thời điểm đó
* Không khí lãnh đạo
Phong cách lãnh đạo
Hệ thống hành chính của cấp trên
* Tổ chức chính thức phải phù hợp với thay đổi dự kiến.
* Văn hoá tổ chức.
CHƯƠNG II
NHÀ QUẢN TRỊ
Nhà quản trị là chủ thể trong hệ thống quản trị, là người đưa ra các tác động quản trị
2.1.2. Vai trò nhà quản trị:
2.1.2.1. Vai trò liên kết:
- Là người đại diện
- Là người lãnh đạo
- Là người tạo ra các mối quan hệ
2.1.2.2. Vai trò thông tin:
- Tiếp nhận
- Sử lý thông tin
- Truyền đạt thông tin
- Cung cấp thông tin
2.1.2.3. Vai trò ra quyết định:
- Là người phụ trách
- Là người loại bỏ các vi phạm
- Là người phân phối các nguồn lực
- Là người tiến hành các cuộc đàm phán
- Họ thường là người trực tiếp tham gia các hoạt động tác nghiệp như các nhân viên dưới
quyền họ, thậm chí có khả năng làm tốt nhất những công việc mà những người thừa hành
phải làm
- Đối với nhà quản trị cấp cơ sở cần có kiến thức chuyên môn, hiểu biết tốt về công việc, các
phương tiện vật chất kỹ thuật và các phương pháp trong những lĩnh vực cụ thể.
- Các chức danh của nhà quản trị cấp cơ sở thường là: đốc công, tổ trưởng, trưởng nhóm,
trưởng ca.
- Nhà quản trị phải có quan điểm tổng hợp, biết tư duy có hệ thống, biết phân tích mối liên
hệ giữa các cá nhân, bộ phận, các vấn đề, hiểu rõ mức độ phức tạp của môi trường, biết
giảm thiểu sự phức tạp đó xuống một mức độ có thể đối phó được
- Kỹ năng tư duy giúp cho nhà quản trị phát triển những năng lực cá nhân và nề nếp văn hoá
của tổ chức.
- Kỹ năng tư duy đặc biệt cần thiết khi các nhà quản trị hoạch định hay ra quyết định nói
chung
* Mối quan hệ giữa các kỹ năng quản trị và các cấp bậc quản trị:
Các nhà quản nhà quản trị phải có đầy đủ các kỹ năng trên, tuy nhiên tầm quan trọng của
mỗi kỹ năng phụ thuộc theo cấp bậc của nhà quản trị trong tổ chức. Thực tế cho thấy, các
nhà quản trị cấp cao cần có nhiều kỹ năng tư duy hơn, các nhà quản trị cấp cơ sở cần kỹ
năng kỹ năng chuyên môn nhiều hơn, kỹ năng nhân sự cần thiết cho mọi nhà quản trị ở tất
cả các cấp, vì ở cấp nào nhà quản trị cũng phải làm việc với con người
Kỹ năng
tư duy
Kỹ năng nhân sự
Nhà quản trị cấp Nhà quản trị Nhà quản trị
cơ sở cấp trung cấp cao
Nhà quản trị thường là người có tính quyết đoán cao và dứt khoát khi đưa ra các
quyết định quản trị. Điều này giúp cho họ giải quyết mọi vấn đề một cách nhanh
chóng và thường chớp được các cơ hội kinh doanh
Nhà quản trị thường là những người dám chịu trách nhiệm cá nhân về các quyết
định của mình, “dám làm, dám chịu”, và do vậy phát huy được đầy đủ các năng lực
và phẩm chất cá nhân tốt đẹp của bản thân
- Các nhược điểm chủ yếu của phong cách chuyên quyền:
Triệt tiêu tính sáng tạo của các thành viên trong tổ chức, không thừa nhận trí tuệ của
tập thể, của những người dưới quyền
Quyết định của các nhà quản trị chuyên quyền thuờng ít được cấp dưới chấp nhận,
đồng tình và làm theo, thậm chí còn dẫn đến sự chống đối của cấp dưới
Trong tổ chức thường có nhiều ý kiến bất đồng, một số người có tâm lý lo sợ, lệ
thuộc. Đây là nguyên nhân chính dẫn đến sự thất bại của các nhà quản trị chuyên
quyền
2.4.2. Phong cách dân chủ:
- Phong cách dân chủ là phong cách mà theo đó nhà quản trị chủ yếu sử dụng uy tín cá nhân
để đưa ra những tác động đến những người dưới quyền. Nói cách khác, họ rất ít sử dụng
quyền lực hay uy tín chức vụ để tác động đến những người dưới quyền
- Các đặc điểm cơ bản của phong cách dân chủ:
Thường sử dụng hình thức động viên khuyến khích
Không đòi hỏi cấp dưới sự phục tùng tuyệt đối
Thường thu thập ý kiến của những người dưới quyền, thu hút, lôi cuốn cả tập thể
vào việc ra quyết định, thực hiện quyết định
Nhà quản trị chú trọng đến hình thức tác động không chính thức, thông qua hệ
thống tổ chức không chính thức
- Các ưu điểm chủ yếu của phong cách dân chủ:
Phat huy được năng lực tập thể, trí tuệ của tập thể, phát huy được tính sáng tạo của
cấp dưới, tạo cho cấp dưới sự chủ động cần thiết để giải quyết công việc
Quyết định của các nhà quản trị dân chủ thuờng được cấp dưới chấp nhận, đồng
tình, ủng hộ và làm theo.
Thiết lập được mối quan hệ tốt đẹp giữa cấp trên và cấp dưới, tạo ra được ê kíp làm
việc trên cơ sở khai thác những ưu điểm của hệ thống tổ chức không chính thức
- Các nhược điểm chủ yếu của phong cách dân chủ:
Nếu thiếu sự quyết đoán cần thiết, nhà quản trị dễ trở thành người theo đuôi cấp
dưới, ba phải, vì vậy các quyết định thường đưa ra chậm chạp, bỏ lõ thời cơ
Nhà quản trị dân chủ nêu không có tài năng thực sự sẽ không dám chịu trách nhiệm
cá nhân về các quyết định của mình, từ đó sẽ làm giảm lòng tin của cấp dưới
Trên thực tế, có thể xảy ra tình trạng “dân chủ giả hiệu” để lấy lòng cấp dưới
2.4.3. Phong cách tự do
- Phong cách tự do là phong cách mà theo đó nhà quản trị rất ít sử dụng quyền lực để tác
động đến những người dưới quyền, thậm chí không có những tác động đến họ.
- Các đặc điểm cơ bản của phong cách tự do:
Nhà quản trị đóng vai trò là người cung cấp thông tin
Nhà quản trị thuờng không tham gia vào hoạt động tập thể và sử dụng rất ít quyền
lực của mình để tác động đến người dưới quyền
Phân tán quyền hạn cho cấp dưới, để cho cấp dưới sự độc lập cao và quyền tự do
hành động lớn
- Các ưu điểm chủ yếu của phong cách tự do:
Nhà quản trị cấp cao có điều kiện thời gian để tập trung sức lực vào vấn đề chiến
lược
Tôn trọng và phát huy tối đa quyền tự do và chủ động của cấp dưới, tạo điều kiện
để cấp dưới tham gia vào quá trình ra quyết định quản trị. Điều này cho phép khai
thác tài năng của những người dưới quyền
Quyết định của nhà quản trị dễ được cấp dưới chấp nhận, đồng tình, ủng hộ và làm
theo
- Các nhược điểm chủ yếu của phong cách tự do:
Nhà quản trị thường buông lơi quyền lực, thậm chí để cho những người dưới quyền
lấn át quyền lực, khi đó không phát huy được vai trò của nhà quản trị
Khó kiểm soát cấp dưới, lệ thuộc vào cấp dưới
Nếu kiểm soát không chặt chẽ, lỏng lẻo, thì mục tiêu của nhà quản trị dễ bị đổ vỡ
2.5. Trách nhiệm xã hội và đạo đức của nhà quản trị
2.5.1. Trách nhiệm xã hội
2.5.1.1. Các quan niệm về trách nhiệm xã hội:
- Quan niệm thứ nhất:
Chỉ có một trách nhiệm duy nhất, đó là giải quyết các vấn đề nguồn lực và năng lực
hoạt động của tổ chức để nâng cao hiệu quả hoạt động, hay là đạt được các mục tiêu
mà nhà quản trị mong muốn đạt được trong phạm vi giới hạn của pháp luật cho
phép
Lợi ích xã hội được đảm bảo một cách tốt nhất gián tiếp qua hoạt động kinh tế, cụ
thể là qua việc thu lợi ích và sử dụng (phân phối) lợi ích của tổ chức
- Quan niệm thứ hai:
Trách nhiệm xã hội được thực hiện không phải chỉ bằng kinh tế, mà phải bằng hàng
loạt các yếu tố ngoài kinh tế
Quan điểm này coi trách nhiệm xã hội là sự thừa nhận một nghĩa vụ xã hội nằm
ngoài phạm vi yêu cầu của luật pháp
Tổng hợp cả hai quan niệm trên, có thể rút ra kết luận sau đây:
- Các tổ chức hoạt động trong nền kinh tế thì phải cân bằng giữa lợi ích kinh tế và lợi ích xã
hội
- Các tổ chức phải thực hiện trách nhiệm xã hội trong các lĩnh vực như:
Bảo vệ môi trường sinh thái
Bảo vệ sức khỏe con người
An ninh, an toàn
Quyền công dân
Bảo vệ lợi ích người tiêu dùng
...
Như vậy, các nhà quản trị sẽ thực hiện trách nhiệm xã hội của bản thân mình và của
tổ chức theo đòi hỏi, yêu cầu của pháp luật, trách nhiệm công dân, theo các chuẩn mực của
đạo đức xã hội, theo tiếng gọi của lương tâm và theo truyền thống lịch sử văn hoá của dân
tộc
CHƯƠNG III
THÔNG TIN VÀ RA QUYẾT ĐỊNH QUẢN TRỊ
- Thông tin trực tiếp tác động đến việc thực hiện các chức năng quản trị:
Giúp cho tiến trình hoạch định có hiệu quả
Xây dựng cấu trúc tổ chức hợp lý
Lựa chọn phong cách lãnh đạo thích hợp
Giúp cho kiểm soát đạt tới mục tiêu
- Thông tin là sợi dây liên lạc giữa nhà quản trị với nhân viên, giữa các cá nhân với nhau,
giữa bộ phận này với bộ phận khác, đảm bảo sự phối hợp ăn khớp giữa các cá nhân, bộ
phận trong tổ chức nhằm thực hiện mục tiêu chung
Thông tin là nguồn tài nguyên vô giá của tổ chức!
3.1.3. Các nhân tố ảnh hưởng đến giá trị thông tin
3.1.3.1. Sự thích hợp của thông tin:
- Thông tin cần phải cung cấp theo đúng mục tiêu đã được xác định
- Thông tin được cung cấp phải là cơ sở khoa học để ra những quyết định quản trị đúng đắn
- Thông tin cần phản ánh đúng những dữ kiện có liên quan đến các vấn đề cần phải giải
quyết
- Thông tin cần tiện lợi cho người sử dụng
3.1.3.2. Chất lượng của thông tin:
- Thông tin có chất lượng là những thông tin:
Rõ ràng và đầy đủ
Chính xác và trung thực
Hệ thống và tổng hợp
Cô đọng và lôgic
- Thông tin có chất lượng có thể mang lại nhiều lợi ích:
Tiết kiệm được thời gian
Hỗ trợ ra quyết định được tốt hơn
Giúp nhà quản trị nhận thức đúng những thay đổi, những xu hướng và phát triển.
- Các yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng thông tin:
Tiến bộ khoa học kỹ thuật, công nghệ
Năng lực và khả năng nhận thức của con người
Phương thức thu thập và truyền đạt thông tin
3.1.3.3. Tính kịp thời của thông tin:
- Tính kịp thời của thông tin được quyết định bởi những điều kiện cụ thể, trong những tình
huống cụ thể và bởi độ chín muồi của vấn đề
- Thu thập và xử lý thông tin quá sớm sẽ không bao quát hết cả những thay đổi ở giai đoạn
sau, điều này sẽ làm giảm giá trị thông tin
- Thu thập và xử lý thông tin quá muộn dẫn đến ra quyết định không kịp thời, bỏ lỡ thời cơ
hoặc làm cho quyết định trở nên kém giá trị
3.1.3.4. Dung lượng thông tin:
- Bảo đảm cung cấp cho nhà quản trị những thông tin cần thiết và đủ để ra các quyết định
đúng đắn, chính xác
- Thừa hay thiếu thông tin đều làm giảm giá trị thông tin
Ra quyết định quản trị là việc lựa chọn một hay một số phương án hoạt động cho tổ chức
nói chung hay cho việc thực hiện một công việc nào đó nhằm đạt được những mục tiêu đã
định
- Ra quyết định quản trị là một quá trình lựa chọn hành động có lợi nhất. Nói cách khác, ra
quyết định là quá trình xác định vấn đề và lựa chọn một giải pháp hành động tối ưu để thực
hiện vấn đề đó trong quá trình quản trị
- Ra quyết định là nhiệm vụ quan trọng của nhà quản trị. Để có được những quyết định đúng,
đòi hỏi nhà quản trị phải có kinh nghiệm, kiến thức, có tư duy sáng tạo,
- Ra quyết định quản trị có tính hệ thống hơn nhiều so với quyết định trong đời sống thường
nhật của một các nhân, bởi vì quyết định quản trị không chỉ ảnh hưởng cho cá nhân người
ra quyết định, mà còn ảnh hưởng tới cả tổ chức và các thành viên trong tổ chức. Vì vậy,
trách nhiệm trong việc ra quyết định quản trị là rất lớn, nhất là đối với các nhà quản trị cấp
cao
- Ra quyết định quản trị gắn chặt với yếu tố thông tin, từ thu thập thông tin đến xử lý, phân
tích, truyền đạt thông tin quản trị. Thông tin là cơ sở khoa học để ra quyết định quản trị
- Ra quyết định quản trị vừa là khoa học, vừa là nghệ thuật. Tính khoa học của ra quyết định
thể hiện ở chỗ mọi quyết định đưa ra đều phải dựa trên cơ sở hiểu biết các quy luật vận
động khách quan trong quá trình hoạt động của tổ chức. Tính nghệ thuật của ra quyết định
thể hiện ở chỗ nó phụ thuộc khá lớn vào bản thân nhà quản trị, vào sự thay đổi thường
xuyên, khó nắm bắt của đối tượng quản trị, vào cơ may, vận rủi.
- Những lợi ích (những khoản thanh toán) ở đây được hiểu là những lợi ích bằng tiền thu
được từ việc thực hện một phương án cụ thế trong sự kết hợp với những điều kiện cụ thể
- Nếu các lợi ích được sắp xếp vào trong một bảng (ma trận) ta có ma trận lợi ích. Ma trận
lợi ích cho biết rằng kết quả (lợi ích thu được) của việc thực hiện một phương án nào đó
phụ thuộc vào những biến cố nhất định, mà những biến cố này là hiện thực
c) Phương pháp cây quyết định:
- Cây quyết định là phương pháp ra quyết định dựa vào sơ đồ thể hiện việc đánh giá các
phương án quyết định theo từng bước
- Cây quyết định cho phép nhà quản trị tính toán được các hướng hành động khác nhau, tính
toán các kết quả tài chính, điều chỉnh cho chúng phù hợp với khả năng dự kiến và so sánh
nó với các phương án so sánh khác
- Cây quyết định được mô tả như sau
Cách thức
1
Phương án
1
Cách thức
2
Vấn đề cần
ra quyết Cách thức
định 1
Phương án
2
Cách thức
2
3.2.5. Các nhân tố ảnh hưởng đến việc ra quyết định quản trị
3.2.5.1. Các nhân tố khách quan:
- Mức độ ổn định của môi trường ra quyết định
- Thời gian
- Thông tin
3.2.5.3. Các nhân tố chủ quan:
- Cá nhân nhà quản trị
- Sự ràng buộc về quyền hạn và trách nhiệm
- Các nhân tố bên trong của tổ chức: các nguồn lực, văn hoá tổ chức...
Ngang
Chéo Lên
Xuống
Khấu trừ:
1. Sự thiếu hụt và sự không chính xác 1. Tăng giá trị thông tin bằng
2. Thiếu tính hữu ích (các vấn đề về hình cách giảm sự không chính xác
thức, thời điểm và địa điểm) hoặc tăng tính hữu ích
hoặc
2. Giảm chi phí bằng cách
giảm độ chính xác hoặc giảm
So sánh giá trị và chi phí của TT tímh hữu ích
Giá trị
hiện tại của TT KT
lớn hơn chi phí
Không
3.3.2.2. Tổ chức
- Ngân hệdữ
hàng thống
liệu hỗ trợ tâm:
trung ra quyết định:
Ngân hàng dữ liệu trung tâm cho phép cung cấp thông tin trong một lĩnh vực này
của tổ chức cho những lĩnh vực khác của tổ chức đó
Ngân hàng dữ liệu trung tâm là cốt lõi của hệ thống hỗ trợ ra quyết định
- Trung tâm thông tin:
Trung tâm thông tin là người tư vấn, phối hợp và kiểm tra các chức năng của hệ
thống hỗ trợ ra quyết định
Trung tâm thông tin nhằm mục đích là để nâng cao hiệu quả công tác quản trị thông
qua việc cung cấp và sử dụng thông tin nhiều hơn, tốt hơn
3.3.3. Kiểm soát thông tin ra quyết định:
- Nội dung kiểm soát:
+ Nội dung thông tin
+ Chất lượng thông tin
+ Hình thức thông tin
+ Phương pháp truyền đạt thông tin
+ Các bước của quy trình thông tin
+...
- Hình thức kiểm soát:
+ Kiểm soát theo công việc
+ Kiểm soát theo chức năng
+ Kiểm soát theo thời gian
+ Kiểm soát theo đối tượng
- Phương pháp kiểm soát chủ yếu:
+ Phương pháp hành chính và phi hành chính
+ Phương pháp trực tiếp và gián tiếp
CHƯƠNG IV
CHỨC NĂNG HOẠCH ĐỊNH
Hoạch định là “đối phó sự bất định” bằng một bản kế hoạch chi tiết để đạt được mục tiêu
đã đặt ra. (R.Kreitner. Management.7th.ed.Boston Houghton mitthin 1998, page 160). Do đó
nó vừa có tính dự báo nhưng cũng vừa thể hiện ý chí, sự can thiệp của con người nhằm đạt
được mục tiêu với chương trình hoạt động cụ thể, những biện pháp cụ thể.
4.1.2 Tầm quan trọng của hoạch định:
- Tăng khả năng thành công của nhà quản trị nhờ phân tích và dự báo trước được những
thời cơ, thách thức, khó khăn, thuận lợi trong quá trình thực hiện mục tiêu. Từ đó chủ động có giải
pháp nắm bắt thời cơ, hạn chế rủi ro.
- Định hướng hoạt động của tổ chức, thống nhất suy nghĩ và hành động, tập trung vào
những mục tiêu và nhiệm vụ trọng yếu trong từng thời kỳ
- Là cơ sở cho việc phân quyền, nhiệm vụ, thực hiện sự phối hợp các yếu tố, bộ phận trong
tổ chức tạo sự chủ động sáng tạo trong thực thi nhiệm vụ, công việc cho các bộ phận và thành viên
trong tổ chức.
- Là cơ sở triển khai các hoạt động tác nghiệp.
- Là cơ sở cho kiểm tra và điều chỉnh (mục tiêu, hoạt động)
4.1.3 Các loại hoạch định:
Theo thời gian và phạm vi hoạch định được chia thành hoạch định chiến lược và hoạch
định tác nghiệp
a. Hoạch định chiến lược:
- Hoạch định chiến lược là tập hợp các hành động, quyết định của lãnh đạo hướng tới việc
soạn thảo các chiến lược chuyên biệt nhằm thực hịên mục tiêu của tổ chức.
- Hoạch định chiến lược do các nhà quản trị cấp cao thực hiện (Top managers)
- Thời hạn của hoạch định chiến lược từ 5 năm trở lên.
- Chiến lược được giao cho các nhà quản trị cấp trung gian cụ thể thành các kế hoạch chiến
thuật.
- Top manager : Chủ tịch, phó chủ tịch hội đồng quản trị, tổng giám đốc, giám đốc vùng.
b. Hoạch định chiến thuật (Tactical Planning)
- Là xác định các kế hoạch ngắn hạn hơn (từ 1-2 năm), phạm vi hẹp hơn hoạch định chiến
lược do các nhà quản trị cấp trung gian thực hiện (Middle managers functionel) nhằm xác định rõ
sự đóng góp của bộ phận do họ phụ trách vào tiến trình thực hiện chiến lược trên cơ sở nguồn lực
được phân bổ (sử dụng)
- Kế hoạch chiến thuật được giao cho các nhà quản trị cấp cơ sở cụ thể hoá thành kế hoạch
tác nghiệp
- Middle manager: Giám đốc bộ phận chức năng, giám đốc bộ phận, giám đốc sản phẩm
( Product-line)
c. Hoạch định tác nghiệp (operational planing)
- Hoạch định tác nghiệp là xác định các kế hoạch nhằm thực hiện kế hoạch chiến thuạt với
thời gian ngắn hơn và phạm vi hẹp hơn hoạch định chiến thuật. Hoạch định rõ các nhiệm vụ
chuyên biệt được hoàn thành như thế nào với nguồn lực hiện có
- Kế hoạch tác nghiệp do các nhà quản trị cấp cơ sở xây dựng và triển khai thực hiện.
- First-line-managers: Trưởng đơn vị cơ sở, lãnh đạo đội, giám sát đơn vị cơ sở
- Sơ đồ mối quan hệ giữa hoạch định chiến lược, hoạch định chiến thuật và hoạch định tác
nghiệp:
Hoạt động
Hoạch định chiến thuật Hoạch định tác
chiến lược (Middle nghiệp (First-
(top managers managers line-managers)
1-5 năm) functionel)
Sứ Các mục tiêu
Các mục tiêu Các mục tiêu
mạng
Các kế hoạch
Các kế hoạch Các kế hoạch hoạt động
hoạt động hoạt động
Sứ mạng tổ chức
Chiến lược
hiện mục tiêu nên mục tiêu là nền tảng của hoạch định.
- Mục tiêu có nhiều loại:
Mục tiêu chung, tổng thể; mục tiêu bộ phận
Mục tiêu định tính (không thể đo hoặc là rất khó); mục tiêu định lượng (có thể
lượng hoá)
Mục tiêu chiến lược, chiến thuật, tác nghiệp
Mục tiêu dài hạn, trung hạn và ngắn hạn.
Mục tiêu thay đổi tuỳ theo từng giai đoạn phát triển của tổ chức.
- Một số mục tiêu: Doanh số, lợi nhuận, thị phần, phát triển ổn định, nâng cao chất lượng
phục vụ...
- Những đặc trưng của mục tiêu:
Tính đo được và cụ thể
Tính định hướng
Tính thành quả, thành tựu (tiên tiến)
b. Xác định chiến lược
- Chiến lược được hình thành nhằm thực hiện mục tiêu và sứ mạng của tổ chức.
- Chiến lược là kế hoạch đồng bộ, toàn diện, chi tiết được soạn thảo nhằm đảm bảo thực
hiện sứ mạng và các mục tiêu của tổ chức.
- Chiến lược không chỉ ra một cách chính xác làm thế nào để đạt được mục tiêu mà tạo “bộ
khung” hướng dẫn tư duy và hoạt động vì chiến lược định ra mục tiêu và giải pháp lớn cơ bản
trong thời gian dài ( trong một tương lai bất định)
- Chiến lược được cụ thể hoá thành các kế hoạch chiến thuật, kế hoạch tác nghiệp để thực
hiện nó
- Kế hoạch này bao quát rộng hơn các mặt các hoạt động, các nguồn lực và định rõ tiến
trình thực hiện nên nó mang tính toàn diện.
- Một số chiến lược của tổ chức: xâm nhập thị trường, phát triển thị trường, đa dạng hoá.
- Quá trình xác định chiến lược
Xác định mục tiêu
Phân tích và đánh giá mỗi kỳ (bên ngoài, bên trong)
Đánh giá điểm mạnh, điểm yếu của tổ chức (ma trận Swot)
Phân tích và đánh giá các phương án chiến lược (tăng trưởng, cắt giảm, tổ hợp)
Lựa chọn chiến lược (tính đến các yếu tố: rủi ro khi chiến lược được áp dụng; nhận
thức về chiến lược cũ trước đó; phản ứng của người chỉ; yếu tố thời điểm ra quyết
định thực hiện chiến lược)
c. Các kế hoạch chiến thuật và kế hoạch tác nghiệp
Để thực hiện chiến lược người ta thường tổ chức soạn thảo các kế hoạch chiến thuật và
kế hoạch tác nghiệp.
- Thực chất các kế hoạch chiến thuật và kế hoạch tác nghiệp là những biện pháp tổ chức
thực hiện chiến lược trong từng giai đoạn cụ thể, từng hoàn cảnh và điều kiện cụ thể:
+ Mục tiêu của kế hoạch chiến thuật và kế hoạch tác nghiệp là nhằm tổ chức thực hiện
mục tiêu, chủ trương, phương châm chiến lược đã lựa chọn và phải chọn con đường ngắn
nhất, có hiệu quả nhất để thực hiện chúng.
+ Mục tiêu của kế hoạch chiến thuật phải cụ thể, phải được định lượng cụ thể.
+ Mục tiêu của kế hoạch tác nghiệp nhằm thực hiện mục tiêu kế hoạch chiến thuật được
xác định trên cơ sở mục tiêu của kế hoạch chiên thuật và nhằm thực hiện mục tiêu kế hoạch
chiến thuật, đồng thời phải cụ thể hơn và chi tiết hơn.
+ Nội dung của kế hoạch chiến thuật và tác nghiệp
Nội dung của kế hoạch chiến thuật và tác nghiệp là những biện pháp nhằm triển khai cụ
thể về những vấn đề sau:
o Những công việc, nhiệm vụ gì phải thực hiện?
o Ai (bộ phận nào) phải thực hịên?
o Làm (phối hợp) với ai (bộ phận nào)?
o Khi nào làm? Làm trong bao lâu?
o Làm ở đâu?
o Mục tiêu (kết quả) cần đạt được?
o Trách nhiệm và quyền hạn cụ thể?
o Những nguồn lực phải huy động, sử dụng?
Nội dung của các kế hoạch chiến lược và kế hoạch tác nghiệp thường được cụ thể hoá bằng
các chỉ tiêu định lượng rõ ràng hoặc đánh giá được.
Các bộ phận cấu thành của hoạch định là chính sách, thủ tục, quy tắc
+ Chính sách:
Chính sách là quyết sách cơ bản chỉ dẫn hoạt động.
Chính sách là hướng dẫn chung đối với hành động và ra quyết định nhằm đảm bảo thực
hiện mục tiêu của tổ chức.
Sau khi các kế hoạch đã được thiết lập thì lãnh đạo cần xây dựng chính sách để thực hiện
chúng.
- Chính sách được hình thành bởi những nhà quản trị cấp cao trong một thời gian dài
- Chính sách phản ánh mục tiêu cơ bản và quy định phương hướng hành động để nhằm đạt
được mục tiêu và nhiệm vụ đặt ra của tổ chức.
- Mô hình ra quyết định trang 98 (GS Luận)
- Các loại chính sách: xem GS Luận
o Chính sách cụ thể
o Chính sách tổng quát
- Phạm vi chính sách:
o Chính sách tồn tại ở tất cả các cấp quản trị
o Chính sách tồn tại trong tất cả các chức năng của quản trị
- Những đặc điểm của một chính sách hiệu quả:
o Tính linh hoạt:
Vừa linh hoạt tuỳ theo sự thay đổi của điều kiện hoàn thành và thực thi chính sách
Vừa phải ổn định để duy trì trật tự và sự định hướng.
o Tính toàn diện:
Chính sách phải toàn diện để bao quát mọi sự việc bất ngờ
Phạm vi chính sách phụ thuộc phạm vi của các đối tượng và hoạt động được điều
chỉnh bằng chính sách đó.
o Tính phối hợp:
Chính sách phải đảm bảo sự phối hợp các đơn vị khác nhau có những hoạt động và
quan hệ liên quan đến nhau nhằm đạt được mục tiêu chung của tổ chức hơn cả theo
đuổi các mục tiêu riêng.
o Đạo đức: Chính sách phải tuân theo các hành vi đạo đức được xã hội chấp
nhận
o Tính rõ ràng: Chính sách phải rõ ràng, lo gíc tránh những cách hiểu khác
nhau dẫn đến sự nhận thức và hoạt động sai lệnh.
+ Thủ tục
Thủ tục mô tả chuỗi những hành động cần thiết được thực hiện theo một trật tự thời gian
trong một tình huống cụ thể.
- Trong thực hành quản trị việc hướng dẫn các hoạt động quản trị bằng 1 chính sách là
chưa đầy đủ. Để có phương pháp hành động đúng nhà quản trị phải có những chỉ dẫn chuẩn mực
đó chính là thủ tục.
- Thủ tục cung cấp những hướng dẫn chi tiết để xử lý những sự việc thường xảy ra. Thủ tục
giúp người thực hiện nó biết cách hành động và hành động nhất quán trong mọi tình huống.
- Khi thực hiện các hoạt động này nhà quản trị ít được tự do lựa chọn hành động và
phương án hành động.
- Thủ tục tồn tại ở tất cả các cấp quản trị, trong toàn bộ tổ chức và các bộ phận trong tổ
chức.
- Thủ tục có thể liên quan đến nhiều bộ phận hoặc chỉ một bộ phận.
+ Quy tắc:
Quy tắc xác định chính xác những gì được làm hay không được làm trong một hoàn cảnh
nhất định.
- Quy tắc là quy định chung bắt buộc mọi người phải tuân theo không để cho người
thựuc hành làm theo ý riêng của họ
- Quy tắc hướng dẫn hoạt động nhưng khác với thủ tục là không ấn định trình tự thời
gian.
- Quy tắc khác thủ tục ở chỗ nó tính đến một vấn đề cụ thể trong một giới hạn nhất định,
còn thủ tục thì được tính đến trong một hoàn cảnh mà ở đó có một chuỗi các hoạt động
có mối liên hệ với nhau.
- Có thể coi thủ tục như dãy quy tắc song cũng có thể các quy tắc không phải là một phần
của thủ tục mà tồn tại độc lập.
+ Ngân sách
Ngân sách là phương pháp phân bổ các nguồn lực được huy động biểu thị dưới dạng tiền tệ
để đạt được các mục tiêu đã đặt ra.
Một trong những nhiệm vụ cơ bản của hoạt động là phân bổ nguồn lực một cách có hiệu
quả để đạt được mục tiêu. Các kế hoạch sắp đặt các hành động liên quan đến việc sử dụng
các nguồn lực để thực hiện mục tiêu.
- Ngân sách là bản tường trình về nguồn lực biểu thị dưới dạng tiền tệ để tiến hành một
CHƯƠNG V
CHỨC NĂNG TỔ CHỨC
5.1. Khái niệm và vai trò của tổ chức
5.1.1. Khái niệm:
- Tổ chức theo tiếng Hy lạp “Organon” nghĩa là “hài hoà”, đó là những hoạt động đem lại
bản chất thích nghi với sự sống
- Theo Harold Koontz (“Những vấn đề cốt yếu của quản lý”, năm 1993, trang 267)”: “Công
tác tổ chức là việc nhóm gộp các hoạt động cần thiết để đạt được các mục tiêu, là việc giao
phó mỗi nhóm cho một người quản lý với quyền hạn cần thiết để giám sát nó, và là việc tạo
điều kiện cho sự liên kết ngang và dọc trong cơ cấu của tổ chức”
- Từ các quan điểm khác nhau, có thể rút ra khái niệm chung nhất:
Tổ chức là quá trình xác định các công việc cần phải làm và những người làm các công
việc đó, định rõ chức trách, nhiệm vụ, quyền hạn của mỗi bộ phận và cá nhân cũng như mỗi liên hệ
giữa các bộ phận và cá nhân này trong khi tiến hành công việc, nhằm thiết lập một môi trường
thuận lợi cho hoạt động và đạt đến mục tiêu chung của tổ chức
Tổ chức là quy định các mối quan hệ chính thức giữa mọi thành viên và các nguồn lực
để đạt mục tiêu
Tổ chức là phân chia các nguồn lực ra thành các bộ phận và quy định các mối quan hệ
về nhiệm vụ, quyền hạn để đạt mục tiêu
- Tổ chức là một quá trình hai mặt: một là, phân chia tổ chức ra thành các bộ phận; và hai là,
xác lập các mối quan hệ về quyền hạn giữa các bộ phận
- Mục đích của chức năng tổ chức là tạo nên một môi trường nội bộ thuận lợi cho mỗi cá
nhân, mỗi bộ phận phát huy được năng lực và nhiệt tình của mình, đóng góp tốt nhất vào
việc hoàn thành mục tiêu chung của tổ chức, cụ thể là:
Làm rõ nhiệm vụ cần phải tiến hành để đạt được mục tiêu
Xây dụng bộ máy quản trị gọn nhẹ và có hiệu lực
Xác định vị trí, vai trò của từng cá nhân trong tổ chức
Xây dụng nề nếp văn hoá của tổ chức
Phát hiện và điều chỉnh kịp thời mọi hoạt động yếu kém trong tổ chức
Phát huy sức mạnh của các nguồn tài nguyên vốn có của tổ chức
Tạo thế và lực cho tổ chức thích ứng với sự thay đổi của môi trường
5.1.2. Vai trò của công tác tổ chức:
- Tạo “nền móng” cho hoạt động của tổ chức nói chung và cho hoạt động quản trị nói riêng
- Sử dụng có hiệu quả các nguồn lực của tổ chức, đặc biệt là nguồn nhân lực
- Tạo ra văn hoá tổ chức – nền tảng của sự hợp tác giữa các thành viên trong tổ chức để
nhằm đạt được mục tiêu chung của tổ chức.
- Ưu điểm:
Gọn nhẹ, linh hoạt
Chi phí quản lý ít
Kiểm soát và điều chỉnh dễ dàng
- Nhược điểm:
Mỗi nhà quản trị phải làm nhiều công việc khác nhau cùng một lúc
Tình trạng quá tải đối với cấp quản trị
5.2.4.2. Cấu trúc tổ chức chức năng:
- Đặc điểm:
Chia tổ chức thành các “tuyến” chức năng, mỗi tuyến là một bộ phận hay đơn vị đảm nhận
thực hiện một hay một số chức năng, nhiệm vụ nào đó của tổ chức
Các hoạt động giống nhau hoặc gần giống nhau được tập trung lại trong một tuyến chức
năng như hoạt động sản xuất, thương mại, nhân sự, tài chính, marketing...
Giám đốc chức năng A Giám đốc chức năng B Giám đốc chức năng C
- Ưu điểm:
Phản ánh logic chức năng
Tuân thủ nguyên tắc chuyên môn hoá công việc
Nêu bật vai trò của các chức năng chủ yếu
Đơn giản hoá việc đào tạo và huấn luyện nhân sự
Dễ kiểm soát
- Nhược điểm:
Chỉ có cấp quản trị cao nhất mới có trách nhiệm về lợi nhuận
Tầm nhìn bị hạn chế
Tính phối hợp kém giữa các bộ phận chức năng
Tính hệ thống bị suy giảm
Kém linh hoạt
5.2.4.3. Cấu trúc tổ chức theo sản phẩm:
- Đặc điểm:
Chia tổ chức thành các “nhánh”, mỗi nhánh đảm nhận toàn bộ hoạt động kinh doanh theo
các loại hoặc nhóm sản phẩm nhất định
Mỗi nhánh vẫn có thể sử dụng các bộ phận chức năng hoặc các chuyên gia chuyên môn tập
hợp xung quanh các giám đốc bộ phận để hỗ trợ hay giúp việc
- Ưu điểm:
Hướng sự chú ý và nỗ lực vào tuyến sản phẩm
Trách nhiệm lợi nhuận thuộc các nhà quản trị cấp dưới
Phối hợp tốt giữa các bộ phận
Rèn luyện kỹ năng tổng hợp cho các nhà quản trị
Linh hoạt trong việc đa dạng hoá
- Nhược điểm:
Cần nhiều nhà quản trị tổng hợp
Công việc có thể bị trùng lắp ở các bộ phận khác nhau
Khó kiểm soát
- Ưu điểm:
Các nhà quản trị cấp thấp thấy rõ trách nhiệmm của mình
Chú ý đến những đặc điểm của thị trường địa phương
Tận dụng tốt các lợi thế theo vùng
Quan hệ tốt với các đại diện địa phương
Tiết kiệm thời gian đi lại của nhân viên
- Nhược điểm:
Cần nhiều nhà quản trị tổng hợp
Công việc có thể bị trùng lặp ở các khu vực khác nhau
Phân tán nguồn lực
Khó kiểm soát
Giám đốc khách hàng Giám đốc khách hàng Giám đốc khách hàng
loại 1 loại 2 loại 2
Giám đốc kinh Giám đốc Giám đốc tài Giám đốc
doanh nhân sự chính tiếp thị
PCT
PCT PCT PCT tài chính PCT
sản xuất kỹ thuật marketing nhân sự
- Ưu điểm:
Giải quyết được những tình huống phức tạp
Cho phép chuyên môn hoá một số cấu trúc tổ chức
Rèn luyện kỹ năng tổng hợp cho các nhà quản trị
- Nhược điểm:
Cấu trúc tổ chức phức tạp
Quyền lực và trách nhiệm của các nhà quản trị có thể bị trùng lặp nhau, tạo ra sự xung đột
Khó kiểm soát
5.3. Phân quyền trong công tác tổ chức
5.3.1. Khái niệm và các hình thức phân quyền
5.3.1.1. Khái niệm
Phân quyền là quá trình chuyển giao nhiệm vụ và quyền hạn cho bộ phận hay cá nhân trong
tổ chức có trách nhiệm hoàn thành nhiệm vụ đó
Nhiệm vụ được hiểu là những công việc hay những phần công việc mà các thành viên trong
tổ chức phải thực hiện để đạt mục tiêu
Quyền hạn được hiểu là quyền được sử dụng các nguồn lực của tổ chức để thực hiện các
nhiệm vụ
Trách nhiệm được hiểu là nghĩa vụ phải hoàn thành nhiệm vụ và hoàn thành đúng với yêu
cầu của người giao
- Trong trường hợp quyền hạn không được giao phó, người ta nói đến tập quyền. Tập quyền
là quá trình thâu tóm quyền ra quyết định vào trong tay một người
- Trong mỗi tổ chức đều có sự phân quyền nào đó, nhưng không thể có sự phân quyền tuyệt
đối
- Quyền hạn được giao cho các chức vụ chứ không phải giao cho cá nhân, nhưng vì mỗi
chức vụ do một cá nhân cụ thể nắm giữ trong một thời gian nhất định, vì vậy quyền hạn
luôn gắn liền với cá nhân
- Nhà quản trị có thể và cần phải giao quyền hạn xuống cho nhân viên để họ có điều kiện
hoàn thành nhiệm vụ những vẫn phải gánh chịu trách nhiệm
5.3.1.2. Các hình thức phân quyền:
- Phân quyền theo chức năng:
Là hình thức phân quyền theo các chức năng, nhiệm vụ của tổ chức, chẳng hạn như sản
xuất, cung ứng, marketing, nhân sự, tài chính....
- Phân quyền theo chiến lược:
Là hình thức phân quyền cho các cấp bậc trung gian phía dưới để thực hiện các chiến lược,
chẳng hạn như xác định giá cả, chọn lựa đầu tư, đa dạng hoá sản phẩm...
5.3.1.3. Sự cần thiết của phân quyền trong tổ chức:
- Nhà quản trị cơ sở gắn trực tiếp với các tình huống thực tế hơn
- Việc trao quyền hạn tương đối lớn sẽ khuyến khich phát triển các nhà quản trị chuyên
nghiệp
- Khả năng thực hiện quyền tự quản nhiều hơn, vì vậy việc thực hiện công việc được nhanh
hơn
- Đào tạo cấp dưới, tạo điều kiện cho họ phát triển, từ đó động viên kích thích họ làm việc
tốt hơn
- Giảm áp lực về công việc đối với các nhà quản trị cấp trên, tạo điều kiện cho họ tập trung
vào các vấn đề chiến lược
* Một số vấn đề có thể nảy sinh khi phân quyền:
- Sự kiểm soát chặt chẽ của người lãnh đạo khiến người thực hiện không thấy thoải mái
- Phạm vi quyền hạn có thể không rõ ràng
- Người dưới quyền không đủ năng lực
- Quyền hạn không tương xứng với trách nhiệm
5.3.2. Các yêu cầu khi phân quyền
1. Phải biết rộng rãi với cấp dưới
2. Phải biết sẵn sàng trao cho cấp dưới những quyền hạn nhất định, kể cả quyền ra quyết định
3. Phải biết tin tưởng ở cấp dưới
4. Phải biết chấp nhận thất bại của cấp dưới
5. Phải biết cách tổ chức, kiểm tra theo dõi cấp dưới
5.3.3. Quá trình phân quyền
- Bước 1: Xác định mục tiêu phân quyền
- Bước 2: Tiến hành giao nhiệm vụ
- Bước 3: Tiền hành giao quyền hạn cho người được giao nhiệm vụ
- Bước 4: Tiến hành kiểm tra, theo dõi việc thực hiện nhiệm vụ
5.3.4. Tầm hạn quản trị
5.3.4.1. Khái niệm và phân loại tầm hạn quản trị:
a) Khái niệm:
Tầm hạn quản trị (hay còn gọi là tầm hạn kiểm soát) đó là khái niệm dùng để chỉ số lượng
cấp dưới mà một nhà quản trị có thể quản lý trực tiếp một cách có hiệu quả
- Theo kinh nghiệm thực tế, tầm hạn quản trị tốt nhất cho một nhà quản trị bình thường là từ
03 đến 10
- Tầm hạn quản trị có liên quan trực tiếp đến việc xây dựng bộ máy tổ chức, đến việc phân
quyền
b) Phân loại:
- Tầm hạn quản trị rộng:
Mỗi nhà quản trị phải quản lý trực tiếp nhiều bộ phận hay cá nhân nhân dưới quyền.
Với tầm hạn quản trị rộng, tổ chức sẽ có ít tầng nấc trung gian
- Tầm hạn quản trị hẹp:
Mỗi nhà quản trị phải quản lý trực tiếp một số ít bộ phận hay cá nhân dưới quyền
Với tầm hạn quản trị hẹp, tổ chức có nhiều tầng nấc trung gian
5.3.4.2. Các yếu tố xác định tầm hạn quản trị:
- Năng lực của nhà quản trị
- Trình độ cấp dưới
- Mức độ uỷ quyền của cấp trên cho cấp dưới
- Tính chất kế hoạch của công việc
- Mức độ ổn định của công việc
- Kỹ thuật và phương tiện truyền đạt thông tin
- Thông tin cần được truyền đạt nhanh chóng, chính xác và đầy đủ
- Hệ thống tổ chức chính thức và không chính chính thức có tác động qua lại, phụ thuộc, chi
phối lẫn nhau, bổ sung cho nhau:
Hệ thống tổ chức chính thức tạo ra nền móng cho hoạt động quản trị. Hệ thống tổ chức
không chính thức giúp ích cho hệ thống tổ chức chính thức trong việc đạt được mục tiêu
chung
Hệ thống tổ chức chính thức cần tạo điều kiện và hỗ trợ cho hệ thống tổ chức không chính
thức, nếu không nó rất dễ đi lệch hướng và chống đối lại hệ thống tổ chức chính thức
5.4.3. Những vấn đề cần lưu ý khi sử dụng hệ thống tổ chức không chính thức
- Thừa nhận sự tồn tại của hệ thống tổ chức không chính thức
- Cho phép hệ thống tổ chức không chính thức tham gia vào quá trình ra quyết định quản trị
- Thường xuyên thu thập thông tin từ phía hệ thống tổ chức không chính thức, đồng thời
cũng phải cung cấp những thông tin của hệ thống tổ chức chính thức cho chúng
- Cần có những biện pháp thích hợp để đối phó với những tác động tiêu cực từ phía hệ thống
tổ chức không chính thức
- Quan tâm tới việc xây dựng và hoàn thiện văn hoá tổ chức
- Thường xuyên kiểm tra, theo dõi những sự thay đổi từ phía hệ thống tổ chức không chính
thức
CHƯƠNG VI
CHỨC NĂNG LÃNH ĐẠO
6.1. Khái niệm và các nguyên tắc của lãnh đạo.
61.1. Khái niệm lãnh đạo.
- Lãnh đạo (Leadership) là năng lực gây ảnh hưởng đến nhân viên hay tổ chức để thúc đẩy
họ tự nguyện thực hiện mục tiêu của tổ chức. (1)
- Lãnh đạo (Leading) là tạo động lực, hướng dẫn và gây những ảnh hưởng khác tới con
người để họ tích cực làm việc nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức. (2)
o Là hoạt động nhằm tác động đến nhận thức của nhân viên qua đó điều chỉnh được
hành vi và hoạt động của họ nhằm đạt được mục đích của mình.
o Những tác động mà nhà quản trị sử dụng bao gồm: thuyết phục, động viên (tạo
động lực), chỉ dẫn, điều khiển, ra lệnh, uốn nắn, bằng thủ đoạn, bằng uy tín, gương
mẫu đi đầu,...
o Lãnh đạo là hoạt động cần thiết thực hiện chức trách của nhà quản trị nhằm gây ảnh
hưởng (thúc đẩy) đến nhân viên để họ tự nguyện, nhiệt tình thực hiện mục tiêu của
tổ chức.
6.1.2. Tầm quan trọng của lãnh đạo.
- Sản phẩm hoạch định và tổ chức có trở thành hiện thực hay không tùy thuộc vào hiệu quả
của lãnh đạo.
“Các hoạt động quản trị như lập kế hoạch, tổ chức và ra quyết định chỉ là những cái
kén nằm im cho đến khi người lãnh đạo khơi dậy một động lực trong con người và dẫn dắt
họ hướng đến mục tiêu”. (3)
- Lãnh đạo có hiệu quả giúp khái quát được các nguồn tiềm năng của mỗi cá nhân và tập thể
doanh nghiệp.
- Giúp nâng cao năng lực, phẩm chất của nhân viên và tạo ra bầu không khí lành mạnh, sức
mạnh tinh thần của doanh nghiệp.
.....
61.3. Các nguyên tắc lãnh đạo.
Lãnh đạo là hoạt động mang tính khoa học song do “tác động” trực tiếp đến con người nên
mang tính nghệ thuật nhiều hơn. Để lãnh đạo thành công nhà quản trị cần tuân thủ những
nguyên tắc lãnh đạo sau:
Nguyên tắc 1:
- Đảm bảo sự kết hợp hài hòa giữa các mục tiêu.
o Mỗi cá nhân, bộ phận trong tổ chức có mục tiêu nhất định, để lãnh đạo thành công
nhà quản trị phải tạo ra sự “giao thoa” hài hòa giữa các mục tiêu của mỗi cá nhân,
với bộ phận và toàn bộ tổ chức. Phải dung hòa được các lợi ích của cá nhân với
nhau và với tập thể, giữa các bộ phận với nhau và toàn bộ tổ chức.
o Sự thống nhất về mục tiêu, nguyện vọng, ước muốn là cơ sở bền vững cho sự thống
nhất về nhận thức và hành động, tạo sức mạnh của tổ chức để đạt được mục tiêu
chung của tổ chức và mục tiêu riêng của mỗi cá nhân, bộ phận.
Nguyên tắc 2: Nhà quản trị phải đóng vai trò là “phương tiện” để giúp nhân viên thỏa mãn
được nhu cầu và mong muốn của họ
- Cơ sở của nguyên tắc: Nhân viên thường có xu hướng phục tùng, đi theo, làm theo những
ai giúp họ thỏa mãn các nhu cầu của họ
- Hoạt động lãnh đạo của nhà quản trị là chỉ dẫn, tạo động lực cho nhân viên để họ hành
động thực hiện mục tiêu của tổ chức, qua đó đạt được mục tiêu riêng của mình. Để làm
điều đó nhà quản trị cần phải hiểu biết nhu cầu, động cơ và hành vi của nhân viên.
Nguyên tắc 3: Làm việc (lãnh đạo) phải theo chức trách và quyền hạn
- Mỗi nhà quản trị trong hệ thống tổ chức đều có quyền, trách nhiệm theo quy định và chỉ
được sử dụng quyền hạn trong phạm vi chức trách của mình để tác động (gây ảnh hưởng)
đền nhân viên dưới quyền.
- Tránh xu hướng lạm dụng hay né tránh quyền lực đều có thể dẫn đến hậu quả xấu trong
hành động lãnh đạo.
- Sử dụng quyền lực phải gắn với trách nhiệm.
Nguyên tắc 4: Uỷ nhiệm và ủy quyền
- Uỷ nhiệm và ủy quyền là giao nhiệm cụ và trao quyền để họ thay mình thực hiện (giải
quyết) nhiệm vụ nào đó.
- Cho người khác quá trình ủy quyền gồm:
o Xác định kết quả mong muốn
o Giao nhiệm vụ
o Giao quyền hạn để thực hiện nhiệm vụ, việc
- Uỷ quyền có thể bằng miệng hay văn bản
- Uỷ nhiệm, ủy quyền giúp nhà quản trị giảm nhẹ được công việc phải làm (vì một người
không thể làm tất cả mọi công việc của mình để hoàn thành mục tiêu) để tập trung vào
những khâu then chốt, vừa kích thích tính tự chủ, sáng tạo và tinh thần trách nhiệm cấp
dưới qua đó hoàn thành công việc (lãnh đạo) trong phạm vi chức trách tốt hơn.
- Hành vi của con người có liên quan chặt chẽ đến hành động của con người trong tổ chức.
- Hành vi tổ chức thể hiện dưới hai hình thức chủ yếu:
o Hành vi tổ chức chịu sự chi phối của hành vi cá nhân bao gồm: thái độ, nhân cách,
tri giác, lĩnh hội và động cơ.
o Hành vi cá nhân chịu sự chi phối của hành vi nhóm: chuẩn mực đạo đức, ứng xử,
tục lệ, vai trò và động thái của nhóm.
- Nghiên cứu hành vi cá nhân và nhóm giúp nhà quản trị nhận thức đúng đắn hành vi trong
hiện tại và dự báo hành vi trong tương lai để có quyết định và hành động thích hợp nhằm
điều khiển, kiểm soát hành vi, định hướng hành động của người dưới quyền hướng đến
thực hiện các mục tiêu đã dự định.
6.2.1. Hành vi cá nhân.
Hành vi tổ chức có liên quan chặt chẽ, không thể tách rời hành vi cá nhân, do đó muốn hiểu
hành vi tổ chức thì không thể không xem xét thái độ, nhân cách, tri giác và lĩnh hội của cá nhân
trong tổ chức.
6.2.1.1. Thái độ của cá nhân.
- Thái độ là cách người ta bày tỏ sự đánh giá (tán thành hay không tán thành) về mục tiêu,
đối tượng, con người hay sự kiện, kết quả nào đó trong quan hệ với công việc.
Thái độ phổ biến trong quan hệ với công việc gồm:
o Thỏa mãn công việc
o Mức độ liên quan đến công việc (quan tâm (thích) hay không quan tâm (thích) đến
công việc)
o Sự ràng buộc về tổ chức (gắn bó hay không gắn bó với tổ chức)
- Nhận thức đối với nhà quản trị:
Những nhân viên được thỏa mãn sẽ tận tậm, tận tụy, say sưa, gắn bó với tổ chức, giảm
thiểu mâu thuẫn, bất đồng.
6.2.1.2 Nhân cách (tính cách)
- Nhân cách là sự kết hợp những đặc điểm tâm lý của mỗi cá nhân phân biệt với cá nhân
khác trong tổ chức.
- Các đặc điểm của nhân cách ảnh hưởng đến hành vi: Trầm tĩnh hay năng động, xông xáo;
tham vọng, vị tha, nhân hậu, trung nghĩa, nóng tính hay dễ hòa đồng...
- Một số đặc tính nhân cách thể hiện trong sự kết nối giữa thuộc tính nhân cách với hành vi
tổ chức:
o Kiểm soát : Một số người tin họ kiểm soát được số ohận, hành vi của họ; một số
khác lại phó thác cho số phận.
o Tính độc đoán: Cứng nhắc trong tư duy, hành động, thích phán xử người khác, kính
trên, nạt dưới, chống lại sự thay đổi...
o Tính mánh khóe, xảo quyệt: Liên quan gần gũi với tính độc đoán, thường là người
thực dụng, có thể tốt trong 1 số công việc, tình huống, song lại không tốt trong công
việc, tình huống khác.
o Xu hướng mạo hiểm: Thường đưa ra quyết định nhanh, ít thông tin, mạo hiểm hơn.
Người có xu hướng mạo hiểm có thể thích hợp cho 1 số công việc nhất định.
Ý nghĩa đối với nhà quản trị: hiểu biết sự khác biệt nhân cách giúp nhà quản trị bố trí nhân
viên đảm nhận các công việc hợp lý.
6.2.1.3 Tri giác:
Là quá trình nhận thức (hiểu) sự việc hay hiện tượng trong tổ chức hay môi trường hoạt
động.
- Cùng sự việc, hiện tượng nhưng các cá nhân khác có thể có nhận thức khác.
- Tri giác (quá trình nhận thưc) phụ thuộc nhiều yếu tố: người nhận thức (thái độ, nhân cách,
động cơ, sở thích, kiến thức, kinh nghiệm...), đối tượng, mục tiêu nhận thức, khung cảnh,
phạm vi...
Ý nghĩa đối với nhà quản trị: cần phải làm mọi việc để nhân viên nắm được thực chất vấn
đề để tác động vào hành vi ( hành động) của họ.
6.2.1.4 Lĩnh hội
Là quá trình nhận thức môi trường để con người điều chỉnh (hành vi) thích ứng và làm chủ
môi trường dưới tác động của luật hiệu ứng (hành vi là hậu quả của nhận thức)
- Ví dụ: một phương pháp bán hàng được áp dụng nếu được cấp trên thường xuyên kiểm tra
thì người bán hàng thường thiét lập lại còn ngược lại thì người ta sẽ không áp dụng lặp lại.
Ý nghĩa đối với nhà quản trị: nhờ lĩnh hội mà nhà quản trị sẽ dùng các công cụ (thưởng hay
phạt) để tác động vào hành vi của nhân viên.
6.2.1.5 Mô hình hành vi cá nhân:
Mô hình các yếu tố ảnh hưởng đến hành vi cá nhân:
6.2.3. Những vấn đề (thuộc tính) cơ bản của nhóm và hiệu quả hoạt động của nhóm
a. Nhóm có vai trò (tác động) đối với hành vi cá nhân.
b. Trong mỗi nhóm đều tồn tại những chuẩn mực (buộc hành vi của các thành viên phải
tuân theo các chuẩn mực đó)
c. Trong mỗi nhóm đều tồn tại một hệ thống địa vị, thứ bậc: thứ bậc về vị trí, chức vụ, uy
tín, mức độ ảnh hưởng. Hệ thống này ảnh hưởng đến hành vi của mỗi cá nhân.
- Mục tiêu
- Kỳ vọng
- Các thành viên trong nhóm phải tuân thủ những chuẩn mực được quy định bởi nhóm.
6.4.2. Phân loại nhóm
Phần lớn các nhân viên đều thuộc nhóm nào đó trên cơ sở vị trí của họ trong tổ chức.
Có những nhóm do lãnh đạo thành lập ra để làm công việc của tổ chức đó (nhóm chính
thức). Song cũng có những nhóm là sự liên kết một cách tự nhiên trong lao động để thỏa
mãn nhu cầu nào đó hoặc mục tiêu mà họ theo đuổi.
a. Sự hình thành nhóm trong công việc.
Những lý do cơ bản đầu tiên dẫn đến hình thành nhóm trong công việc:
- Lý do vật thể, vật chất: do yêu cầu công việc phải làm việc gần nhau (trao đổi
thông tin, phối hợp làm việc,...)
- Lý do kinh tế: lợi ích kinh tế cao hơn nếu làm việc theo nhóm.
- Lý do tâm lý xã hội: do mong muốn thỏa mãn các nhu cầu xã hội: an toàn, xã
hội, sự quý trọng quan tâm, tự khẳng định mình.
b. Phân loại nhóm.
+ Theo nguồn gốc hình thành: Nhóm chính thức và phi chính thức.
Sự khác nhau giữa nhóm chính thức và phi chính thức.
Nhóm chính thức Nhóm phi chính thức
- Mục tiêu của Lợi nhuận, hiệu quả Sự hài lòng, thỏa mãn (nhu cầu)
nhóm mục tiêu của các thành viên tự
phát, tự nguyện.
- Nguồn gốc hình Theo kế hoạch của tổ chức Tính cách, tài năng
thành
- Ảnh hưởng đến Quyên lực của chức vụ, tiền Do nhóm suy tôn (thủ lĩnh)
thành viên thưởng.
- Thông tin liên lạc Các kênh thông tin chính thức của Tin đồn, truyền miệng, kênh khác.
tổ chức.
- Quan hệ các cá Thiết lập theo công việc và quy Tự nguyện, tự phát theo nhu cầu
nhân định của tổ chức. các thành viên.
- Kiểm tra Theo quy định của tổ chức Theo phán sử của xã hội, chuẩn
mực của nhóm.
Cả nhà quản trị lẫn nhân viên đều thuộc một số nhóm chủ yếu sau:
Nhóm chính thức và nhóm không chính thức. Và được thể hiện ở một số loại sau:
+ Nhóm điều khiển: được quy định trong tổ chức chính thức, bao gồm nhà quản trị và
nhân viên dưới quyền mà nhà quản trị trực tiếp quản lý họ (trưởng phòng và các thành viên
của phòng đó).
+ Nhóm theo nhiệm vụ, công việc: Được xác định trong tổ chức chính thức gồm những
người được phân công cùng làm việc với nhau để hoàn thành nhiệm vụ hay công việc nào
đó.
o Đặc thù của các nhóm này là được hình thành không hạn chế ranh giới tổ chức
chính thức và sự tham gia của các cấp quản lý. (Ví dụ: Nhóm làm nhiệm vụ thanh
tra đột xuất có thể là một phó giám đốc cùng kế toán trưởng, một số thành viên của
phòng kế toán cùng với thành viên công đoàn hay thanh niên,...).
o Nhóm điều khiển là nhóm theo nhiệm vụ, công việc song ngược lại có thể không
đúng.
+ Nhóm có cùng sở hữu hay lợi ích: được hình thành tự nguyện, liên kết với nhau để
đạt được mục tiêu cụ thể hoặc thỏa mãn nhu cầu nào đó.
+ Nhóm bạn bè (cùng học, làm việc, cùng quê,...) các thành viên thường có một hay
nhiều đặc tính chung, và liên minh này có thể mở rộng vượt ra khỏi tổ chức chính thức.
+ Nhóm đặc biệt (các ủy ban)
Các ủy ban được lập ra nhằm một số mục đích: Giải quyết mâu thuẫn kiến nghị
những biện pháp, đưa ra những ý tưởng và ra quyết định....
+ Tổ, nhóm tự quản: là nhóm (chính thức) các nhân viên được trao quyền chủ động
(và do đó chịu trách nhiệm) để hoàn thành các công việc hay nhiệm vụ nhất định.
Tổ, đội tự quản hoạt động hiệu quả trong trường hợp:
Mức độ phụ thuộc lẫn nhau giữa các thành viên cao
Công việc phức tạp
+ Nhóm đa văn hóa:
Nhóm các nhân viên có sự đa dạng về văn hóa.
Nhà quản trị phải nhận thức được văn hóa mỗi cá nhân, nhóm để tạo bầu không khí
và sự tôn trọng lẫn nhau => tạo hiệu quả hoạt động của nhóm, tổ chức.
6.3.4 Nội dung quản trị nhóm
a. Các giai đoạn phát triển của nhóm:
- Hiểu được các giai đoạn phát triển của nhóm là yếu tố quan trọng để thúc đẩy sự phát triển
của nhóm và phát huy vai trò của nó đối với việc hoàn thành các nhiệm vụ của tổ chức.
- Sự phát triển của nhóm thể hiện trên 2 khía cạnh:
+ Phát triển các mối quan hệ giữa các thành viên
+ Các hoạt động nhằm thực hiện nhiệm vụ của tổ chức
Các khía cạnh này thực hiện trong giai đoạn phát triển nhóm.
- 5 Giai đoạn phát triển của nhóm
+ Giai đoạn hình thành
Các thành viên thoả thuận và chấp nhận nhau trong một nhóm. Ở giai đoạn này nhà quản
trị tìm kiếm sự đồng thuận giữa các thành viên thông qua sự thống nhất, mục tiêu, nhiệm vụ,
cơ cấu tổ chức, quyền lực để các thành viên chấp nhận nhau trong một tổ chức.
+ Giai đoạn sóng gió:
Giai đoạn mẫu thuẫn trong nội bộ nhóm, các thành viên chấp nhận sự tồn tạo của nhóm
nhưng chống lại sự kiểm soát của nhóm đối với cá nhân. Cuối giai đoạn sẽ hình thành nên một
trật tự rõ ràng về các quan hệ lãnh đạo trong nội bộ nhóm. Ở giai đoạn này nhà quản trị phải
nhận dạng đứng đắn những mâu thuẫn tồn tại tăng cường trao đổi thông tin, tăng cường sự
hiểu biết lẫn nhau giữa các thành viên, áp dụng các phương pháp và thủ thuật khác nhau thích
hợp với từng tình huống để sớm đưa nhóm vào hoạt động ổn định.
+ Giai đoạn chuẩn hoá:
Là giai đoạn phát triển các mối quan hệ, nhóm thể hiện sự liên kết chặt chẽ bền vững. Kết
thúc giai đoạn chuẩn hoá cơ cấu nhóm trở nên vững chắc và nhóm được đồng hoá. Nhà quản
trị cần phải tạo điều kiện cho các thành viên giúp đỡ lẫn nhau, chia sẻ thông tin tăng cường sự
phối hợp, hợp tác giữa các thành viên.
+ Giai đoạn thực hiện:
Cấu trúc nhóm là cấu trúc chức năng đầy đủ và được thừa nhận nhóm từ chỗ hiểu biết lẫn
nhau đến bắt tay vào cùng nhau thực hiện nhiệm vụ. Đây là giai đoạn cuối cùng của sự phát
triển. Trên cơ sở nề nếp đã được tạo ra nhà quản trị cần phải tận dụng năng lực, kỹ năng
của mỗi thành viên để giải quyết nhiệm vụ đã đạt ra.
+ Giai đoạn ngừng lại (Nhóm ở trạng thái chuẩn bị giải tán):
Vì nhiệm vụ của nhóm đã được hoàn thành.
c. Nội dung quản trị nhóm:
* Mục tiêu của nhóm:
những gì có thể để phía bên kia chấp nhận quan điểm của mình trong việc giải quyết các vấn
đề liên quan đến lợi ích hay các giá trị xã hội.
- Ngay cả trong một tổ chức được quản trị tốt cũng có mâu thuẫn xung đột,
- Xung đột có thể gây hậu quả xấu, song cũng có thể có tác dụng tốt (phát hiện và giải quyết
mâu thuẫn, xung đột tạo ra sự phát triển).
b. Phân loại xung đột trong tổ chức
- Xung đột giữa các cá nhân: do khác nhau và cái nhìn, quan điểm, tính cách, lợi ích.
- Xung đột cá nhân với nhóm do quan điểm hay lợi ích của nhóm và cá nhân không phù hợp,
mâu thuẫn nhau.
- Xung đột giữa các nhóm: mâu thuẫn giữa các nhóm chính thức, không chính thức...(các bộ
phận, nhóm với nhau, chính quyền với công đoàn...)
- Xung đột bên trong cá nhân: đây là mâu thuẫn xung đột không thuộc loại đã nêu trong khái
niệm. Phổ biến là mâu thuẫn về vai trò và trọng trách của cá nhân trong tổ chức (nhà quản
trị giao những nhiệm vụ mâu thuẫn nhau cho nhân viên thực hiện) yêu cầu công việc mâu
thuẫn nhu cầu cá nhân...-> Nhà quản trị cần phải tránh để không dẫn đến hiệu quả thấp, hậu
quả xấu.
6.5.2 Các nguyên nhân của xung đột:
- Phân phối các nguồn lực không hợp lý, thiên vị cho các cá nhân, bộ phận
- Sự phụ thuộc giữa công việc và nhiệm vụ giữa cá nhân và nhóm trong quá trình hoạt động.
(người, nhóm này thực hiện hay hoàn thành công việc, nhiệm vụ lại phụ thuộc vào người
khác, nhóm khác)
- Sự khác về mục tiêu giữa các cá nhân, bộ phận.
- Sự khác trong quan niệm, nhận thức về các giá trị xã hội, đạo đức.
- Khác nhau trong cách ứng xử, kinh nghiệm sống
- Giao tiếp tồi.
6.5.3 Giải quyết xung đột
a. Các phương pháp xử lý xung đột
- Né tránh
- Xoa dịu
- Cưỡng bức
- Thỏa hiệp
6.6.2 Công nghệ thông tin với truyền đạt thông tin
Các công cụ được sử dụng trong truyền tin: Fax, điện thoại, thư, mạng
a. Internet
- Là hệ thống điện tử để truyền tin
- Internet như một nguồn thông tin
- Sử dụng trong hội thảo
- Để bàn luận & chuyện phiếm
b. Các công cụ khác: Fax, điện thoại, thư
6.6.3 Các dạng truyền đạt thông tin trong tổ chức
a. Truyền đạt thông tin trong tổ chức
- Truyền thông tin xuống dưới
- Truyền thông tin lên trên
- Truyền thông tin ngang
- Truyền thông tin chéo
b. Truyền đạt thông tin giữa các cá nhân:
Có 4 dạng cơ bản:
- Cả hai người truyền và nhận thông tin đều đã biết thông tin -> Các bên cần chia sẻ thông
tin, do đó thuận lợi trong truyền tin.
- Thông tin mình không biết nhưng người khác thì đã biết -> có thể bất lợi -> trao đổi thông
tin kém chất lượng.
- Bản thân đã biết rõ thông tin, còn người khác thì không -> bản thân có thể phải trao đổi
thông tin 1 cách hời hợt giả tạo -> nếu người dưới quyền biết mà nhà quản trị lại không biết
thông tin thì sẽ rất nguy hại
- Cả bản thân mình và người khác đều không biết thông tin -> trao đổi thông tin sẽ tồi tệ (ví
dụ nhân viên thuộc các chuyên môn khác nhau không hiểu chuyên môn của nhau
6.6.4 Cải thiện trao đổi thông tin trong tổ chức:
a. Có hai nhiệm vụ quan trọng để cải thiện trao đổi thông tin:
- Cải tiến thông điệp (để đối tượng nhận dễ hiểu và hiểu đúng)
- Cố gắng hiểu đối tượng nhận thông tin và làm cho họ hiểu mình
b. Những phương pháp cơ bản để cải thiện trao đổi thông tin trong tổ chức
- Bám sát đối tượng nhận tin
- Điều chỉnh luồng thông tin
- Sử dụng thông tin phản hồi
- Sự đồng cảm
- Đơn giản hóa ngôn ngữ, hình tượng (trong giao tiếp thông tin)
- Biết lắng nghe người khác
- Sử dụng hệ thống, kênh thông tin không chính thức
- Tăng cường sự thương lượng giữa các nhóm
CHƯƠNG VII
CHỨC NĂNG KIỂM SOÁT
7.1. Khái niệm và các nguyên tắc kiểm soát
7.1.1. Khái niệm kiểm soát:
Kiểm soát là quá trình đo lường kết quả thực hiện, so sánh với các tiêu chuẩn, phát hiện sai
lệch và nguyên nhân, tiến hành các điều chỉnh nhằm làm cho kết quả cuối cùng phù hợp với mục
tiêu đã được xác định
- Kiểm soát vừa là một quá trình kiểm tra các chỉ tiêu, vừa là việc theo dõi các ứng xử
của đối tượng
- Kiểm soát không chỉ dành cho những hoạt động đã xảy ra và đã kết thúc, mà còn là sự
kiểm soát đối với những hoạt động đang xảy ra và sắp xảy ra
- Trong quá trình kiểm soát, có hai yếu tố luôn tham gia vào kiểm soát và ảnh hưởng đến
hiệu quả của kiểm soát, đó là nhận thức và phản ứng của người kiểm soát và đối tượng
kiểm soát. Điều này thể hiện ở chỗ: trong quá trình kiểm soát, nhà quản trị phải trả lời
các câu hỏi sau đây:
+ Kiểm soát cái gì?
+ Kiểm soát khi nào?
+ Kiểm soát ở đâu?
+ Kiểm soát như thế nào?
+ Chờ đợi thấy cái gì ở kiểm soát?
+.......
- Kiểm soát thường hướng vào các mục đích sau đây:
Bảo đảm kết quả thực hiện phù hợp với mục tiêu đã được xác định
Xác định rõ những kết quả thực hiện theo các kế hoạch đã được xây dựng
Xác định và dự đoán những biến động trong hoạt động của tổ chức
Phát hiện những sai lệch, thiếu sót, tồn tại và nguyên nhân trong quá trình hoạt
động để kịp thời điều chỉnh
Phát hiện cơ hội, phòng ngừa rủi ro
Bảo đảm các nguồn lực trong tổ chức được sử dụng một cách hữu hiệu
7.1.2. Vai trò của kiểm soát:
- Kiểm soát giúp nhà quản trị nắm được tiến độ và chất lượng thực hiện công việc của
các cá nhân, bộ phận trong tổ chức
- Kiểm soát tạo ra chất lượng tốt hơn cho mọi hoạt động trong tổ chức
- Kiểm soát giúp nhà quản trị đối phó kịp thời với những thay đổi của môi trường
- Kiểm soát giúp cho các tổ chức thực hiện đúng các chương trình, kế hoạch với hiệu quả
cao
- Kiểm soát tạo thuận lợi thực hiện tốt việc phân quyền và cơ chế hợp tác trong tổ chức
Kiểm soát là một hệ thống phản hồi quan trọng đối với công tác quản trị. Chính nhờ hệ
thống phản hồi này mà các nhà quản trị biết rõ được thực trạng tổ chức mình, những vấn đề
trọng tâm cần phải giải quyết, từ đó chủ động tìm các biện pháp điều chỉnh kịp thời nhằm
đạt được mục tiêu đã xác định
7.1.3. Các nguyên tắc kiểm soát:
- Đảm bảo tính chiến lược và hiệu quả
- Đúng lúc, đúng đối tượng và công bằng
- Kiểm soát con người: là kiểm soát được thực hiện nhằm đánh giá con người trên các
mặt: năng lực, tính cách, kết quả thực hiện công việc, tinh thần trách nhiệm, sự thoã
mãn với công việc...
- Kiểm soát thông tin: là kiểm soát được thực hiện nhằm đánh giá chất lượng của thông
tin trong hoạt động của tổ chức
- Kiểm soát tài chính: là kiểm soát được thực hiện nhằm đánh giá tình hình tài chính của
tổ chức như đánh giá ngân sách, công nợ...
7.3. Quy trình kiểm soát
Quy trình kiểm soát trong tổ chức có thể minh họa bằng sơ đồ sau đây:
- Căn cứ vào những tiêu chuẩn đã được xác định trong bước 1, tiến hành đo (đối vói
những hoạt động đang xảy ra hoặc đã xảy ra và kết thúc), hoặc lường trước (đối với
những hoạt động sắp xảy ra) nhằm phát hiện sai lệch và nguy cơ sai lệch với những
mục tiêu đã được xác định
- Yêu cầu đối với đo lường kết quả :
Hữu ích
Có độ tin cậy cao
Không lạc hậu
Tiết kiệm
- Các phương pháp đo lường kết quả :
Quan sát các dữ kiện : Phương pháp này dựa vào các dữ kiện định lượng như số
liệu thống kê, tài chính, kế toán để đo lường kết quả thực hiện
Sử dụng các dấu hiệu báo trước : Phương pháp này được thực hiện dựa vào
những ‘triệu chứng’ báo hiệu những vấn đề liên quan đến kết quả thực hiện
công việc
Quan sát trực tiếp và tiếp xúc cá nhân : Phương pháp này được tiến hành thông
qua việc nắm bắt tình hình thực hiện công việc trực tiếp từ đối tượng kiểm soát
Dự báo : Phương pháp này được thực hiện dựa trên những nhận định, phán đoán
về kết quả thực hiện công việc
Điều tra : Phương pháp này được tiến hành bằng cách xây dựng các phiếu điều
tra để thăm dò ý kiến của các đối tượng có liên quan
7.3.3. So sánh với tiêu chuẩn kiểm soát
- Căn cứ vào kết quả đo lường, tiến hành so sánh kết quả hoạt động với tiêu chuẩn đã
được xác định, từ đó phát hiện ra sai lệch giữa kết quả với tiêu chuẩn, tìm nguyên nhân
của sự sai lệch đó
- Sau đó tiến hành thông báo :
+ Đối tượng thông báo:
Các nhà quản trị cấp trên có liên quan
Các bộ phận, cơ quan chức năng có liên quan
Đối tượng bị kiểm soát
+ Nội dung thông báo:
Kết quả kiểm soát bao gồm các số liệu, kết quả phân tích, tình hình thực hiện
công việc...
Chênh lệch giữa kết quả với tiêu chuẩn và nguyên nhân của chúng
Dự kiến các biện pháp điều chỉnh nếu có sự sai lệch giữa kết quả với tiêu chuẩn
+ Yêu cầu khi thông báo:
Phải kịp thời
Phải đầy đủ
Phải chính xác
Phải đúng đối tượng
7.3.4. Tiến hành điều chỉnh
- Các hoạt động điều chỉnh:
Điều chỉnh mục tiêu dự kiến
Điều chỉnh chương trình hành động
Tiến hành những hành động dự phòng
Không hành động gì cả
- Yêu cầu đối với hành động điều chỉnh:
Phải nhanh chóng, kịp thời
Điều chỉnh với “liều lượng” thích hợp
Điều chỉnh phải hướng tới kết quả