Manual de Usuario

Manual de Usuario de BitFile
Contenido
Introducción ........................................................................................................................................ 5
Acceder a BitFile .............................................................................................................................. 7
Módulo de Seguridad ........................................................................................................................ 10
Acceder al módulo de seguridad ................................................................................................... 11
Agregar Usuarios ........................................................................................................................... 12
Crear Grupos ................................................................................................................................. 14
Asignar grupos a usuarios ............................................................................................................. 15
Asignar Menús a Grupos ............................................................................................................... 16
Usuario de Sistema........................................................................................................................ 18
Crear Usuario de Windows ....................................................................................................... 19
Asignar Permisos a Usuario de Windows .................................................................................. 23
Asignar Usuario de Windows a BitFile ...................................................................................... 26
Bitácora ......................................................................................................................................... 27
Módulo de Almacenamiento............................................................................................................. 29
Crear Archivos ............................................................................................................................... 31
Asignar Permisos a Archivos ..................................................................................................... 33
Cambiar nombre a Archivos ...................................................................................................... 35
Eliminar Archivos ...................................................................................................................... 36
Crear Gabinetes............................................................................................................................. 37
Asignar Permisos a Gabinetes ................................................................................................... 39
Cambiar Nombre a Gabinetes ................................................................................................... 41
Eliminar Gabinetes .................................................................................................................... 42
Crear Carpetas ............................................................................................................................... 43
Asignar Permisos a Carpetas ..................................................................................................... 45
Canella S.A. | Introducción 2

Cambiar Nombre a Carpetas ..................................................................................................... 47
Eliminar Carpetas ...................................................................................................................... 47
Crear Tipos de Expedientes ........................................................................................................... 49
Agregar Expedientes a Carpetas ................................................................................................... 54
Módulo de Plantillas.......................................................................................................................... 56
Crear Categorías ............................................................................................................................ 57
Borrar Categoría ........................................................................................................................ 61
Cambiar Nombre a Categoría .................................................................................................... 62
Crear Plantillas .............................................................................................................................. 63
Crear Llaves ............................................................................................................................... 69
Crear Zonas................................................................................................................................ 73
Propiedades y versiones de Plantilla ......................................................................................... 81
Plantillas con múltiples Imágenes base..................................................................................... 83
Propiedades del Visor de Imágenes .......................................................................................... 87
Propiedades del Visor de Imágenes .......................................................................................... 87
Editar Imágenes......................................................................................................................... 88
Módulo de Monitoreo de Carpetas .................................................................................................. 90
Agregar Carpetas para Monitorear ............................................................................................... 91
Arribo de Imágenes a Carpeta de Monitoreo ............................................................................... 93
Eliminar Carpeta de Monitoreo .................................................................................................... 96
Módulo de Búsqueda ........................................................................................................................ 97
Búsqueda Estándar........................................................................................................................ 97
Búsqueda Avanzada ...................................................................................................................... 99
Módulo de Gestión de Documentos ............................................................................................... 101
Configurar Creación de Documentos .......................................................................................... 101

Creación de Documentos con Plantilla ................................................................................... 102
Creación de Documentos Estándar ......................................................................................... 108
Edición de Documentos Procesados ....................................................................................... 113
Configuraciones............................................................................................................................... 116
Configuración de Correo Electrónico .......................................................................................... 116
Configuración de Base de Datos ................................................................................................. 118
Configuración de Escáner ............................................................................................................ 119
Licencias .......................................................................................................................................... 120
Licencia de BitFile ........................................................................................................................ 120
Licencia de OCR Profesional ........................................................................................................ 121

Introducción
BitFile es un sistema para digitalización, indexación, procesamiento, y gestión de

documentos diseñado y desarrollado por Canella S.A. BitFile está orientado al procesamiento de
altos volúmenes de documentos para la creación de bibliotecas digitales cuyas funciones, entre
otras, están la preservación de documentos, facilidad de búsqueda y almacenamiento de
documentos, seguridad y acceso de documentos, y escalabilidad de almacenamiento. El uso de
este sistema evita las constantes frustraciones de manejar grandes cantidades de documentos
físicos en papel además de la vulnerabilidad en materia de seguridad de los mismos. El siguiente
diagrama muestra un resumen del proceso de manejo de documentos desde BitFile:
BitFile cuenta con los siguientes módulos para soportar el almacenamiento escalable de
documentos:
Módulo de seguridad: Este módulo es el encargado de gestionar todos los permisos de usuarios y
grupos a documentos y menús. Además es el encargado de controlar la bitácora de actividades
que se realicen en el sistema.
Módulo de Escaneo: Este módulo administra todas las funcionalidades relacionadas a la

configuración del escáner y automatización de escaneo.

Módulo de Almacenamiento: Este módulo administra la forma que los documentos son
almacenados e indexados. También provee funcionalidades para la creación de plantillas y
búsqueda de documentos.
Módulo de Monitoreo: Este módulo es el encargado de monitorear carpetas en la red,

computadoras o servidores a la espera de imágenes que serán indexadas por BitFile
automáticamente.
Módulo de Plantillas: Módulo usado para la creación de plantillas o tipos de documentos para
aplicarlas a imágenes que han sido escaneadas o almacenadas en la computadora.
Módulo de Gestión de Documentos: Este módulo es el encargado de cargar, escanear, e indexar

documentos en las carpetas creadas por el usuario en el módulo de almacenamiento
Este manual explica el funcionamiento de todos los módulos de BitFile al mismo tiempo que
provee simples ejemplos de cómo configurar los módulos para realizar ciertas actividades.

Acceder a BitFile
1. Una vez instalado BitFile se podrá acceder yendo a Inicio->Todos los Programas-
>Canella->BitFile. Click en BitFile tal y como se muestra en la pantalla siguiente:

2. BitFile le preguntará por las credenciales para entrar al sistema. Si usted no es un

administrador de BitFile, estas credenciales le será provistas por el administrador. De
otra manera, si usted es administrador, estas credenciales serán las que asignó
durante el proceso de instalación. (Para más información ver “Instalación de BitFile”).
Provea su usuario y contraseña y luego click en “Aceptar”.
3. A continuación se muestra la pantalla de inicio de BitFile

4. Componentes de Pantalla de inicio de BitFile
x
Botón BitFile. Contiene
menús para funciones
administrativas como
módulo de seguridad.
Opciones de menus
Explorador de
almacenamiento de
documentos
Manejo de Expedientes
Listado de documentos
contenidos en la carpeta
seleccionada del
Explorador

Módulo de Seguridad
El módulo de seguridad de BitFile permite crear grupos, asignar usuarios a grupos,

restringir el acceso de documentos, y gestionar el control de usuarios a contenidos del sistema. El
concepto general del modulo de seguridad es asignar usuarios a grupos, y restringir a los grupos a
ciertos archivos, gabinetes o carpetas como se desee. A continuación se muestra una simple
ilustración del esquema de seguridad para la restricción de contenido en BitFile. Básicamente, se
asignan usuarios a grupos, y luego a grupos se les asigna permisos sobre contenidos.
Canella S.A. | Módulo de Seguridad 10

Acceder al módulo de seguridad
Para acceder al módulo de seguridad vaya al botón de BitFile->Seguridad tal y como se

muestra en la figura de a continuación. Desde aquí podrá crear usuarios, grupos, generar reportes
de actividades de los usuarios y asignar el usuario de Windows el cual BitFile usará para acceder a
carpetas de Windows.

Agregar Usuarios
Para crear un nuevo usuario en BitFile, vaya al botón de BitFile->Seguridad->Usuarios, como se

muestra en la pantalla siguiente.

Luego, la siguiente pantalla aparecerá, en la cual deberá proporcionar el Usuario y contraseña del
mismo, luego debe presionar “Aceptar.”
Una vez haya creado el usuario, el mismo aparecerá abajo en la lista de usuarios como se muestra
en la figura siguiente. Necesitará asignar grupos al usuario como se explica en la sección “Asignar
grupos a usuarios”, de otra manera el usuario no podrá utilizar el sistema correctamente.

Crear Grupos
Grupos son la forma que BitFile utiliza para manejar permisos a documentos y opciones de
menús dentro del sistema. Los usuarios que pertenezcan a un grupo serán restringidos a las
opciones de ese grupo. Sin embargo, si un usuario pertenece a otros grupos, BitFile permitirá
acceso a todas las opciones conjuntas de todos los grupos. Por ejemplo, si el grupo de Marketing
NO tiene acceso a las opciones de seguridad de BitFile, y el grupo de Contaduría sí tiene; entonces,
un usuario que pertenezca a ambos grupos sí tendrá acceso a las opciones de seguridad de BitFile.
Para crear un grupo debe seguir las siguientes instrucciones:
1. Ir al botón de BitFile->Seguridad->Grupos como se muestra en la imagen siguiente:
2. En la siguiente pantalla, escriba el nombre del grupo y luego presione “Agregar”

Asignar grupos a usuarios
Usuarios de BitFile pueden ser asignados a uno o más grupos dependiendo de las
necesidades del tipo de usuario. Por ejemplo, un usuario que necesite acceso a documentos del
departamento de marketing y también a los del departamento de Contaduría los podrá acceder si
se le asignan permisos a ambos grupos.
1. Para asignar usuarios a uno o más grupos, debe de ir al botón de BitFile->Seguridad-

>Usuarios.
2. La siguiente pantalla aparecerá y deberá seleccionar el usuario al que desea asignarle un

grupo(s).
3. Luego, seleccione el grupo o grupos que desea asignarle en la derecha. Asegúrese de que
el chequecito aparezca a la izquierda del nombre del grupo.
4. Presione “<<Asignar”.

Asignar Menús a Grupos
BitFile permite restringir los menús a los cuales los grupos tienen acceso. Es así como se
puede controlar de una mejor manera los usuarios que puedan realizar ciertas actividades dentro
del sistema. Por ejemplo, si el grupo de marketing no debe de tener acceso al módulo de
seguridad, entonces hay que asignarle todos los demás menús a excepción de los de seguridad.
BitFile contiene tres categorías de menús las cuales son:
1. Generales. Esta categoría incluye menús relacionados con la seguridad del sistema y
pueden ser encontrados en el botón de BitFile->Seguridad:
a. Usuarios
b. Grupos
c. Configuración de Usuario del sistema
d. Bitácora
e. Manual de Usuario
2. Individuales. Esta categoría incluye los siguiente menús:
a. Cambiar contraseña
3. Operativos
a. Tipos de documento
b. Tipos de Expediente
c. Configurar Carpetas de Monitoreo
d. Ver monitor de carpetas
e. Agregar Archivos
f. Agregar Gabinetes
g. Agregar Carpetas
h. Agregar Expedientes
i. Imprimir y Exportar
j. Configurar cuentas de correo y enviar correo

Para asignar menús a un grupo debe hacer lo siguiente:
1. Ir al botón de BitFile->Seguridad->Grupos.
2. En la siguiente pantalla, deberá de seleccionar el grupo al cual desea asignar menús.
3. Seleccionar los menús y opciones a las cuales el grupo tendrá acceso
4. Por último tendrá que presionar “Asignar Permisos”

Usuario de Sistema
Una de las principales ventajas de BitFile es que se puede asignar un usuario de Windows,
ya sea de un dominio o de la computadora, para acceder a las carpetas y documentos
almacenados y así mapear todos los usuarios de BitFile al usuario de Windows.
De esta manera se puede evitar que los usuarios de BitFile puedan acceder a los
documentos a través del explorador Windows y editar/modificar/borrar carpetas y documentos
gestionados a través de BitFile. Por eso la única manera de acceder a esos documentos es a través
de BitFile. Si un usuario de Windows no ha sido asignado, BitFile utilizará el usuario de Windows
con el que se ha entrado a la computadora.
Por ejemplo, si BitFile no tiene un Usuario de Sistema asignado y se crea una carpeta
llamada “Finanzas” desde BitFile en el directorio C:\, el usuario que está utilizando la computadora
actualmente(Usuario de Windows) puede ir a ese directorio y borrar la carpeta “Finanzas”. Esto
ocasionaría que BitFile ya no pueda almacenar ni leer lo que se encuentra en la carpeta
“Finanzas”. Además si otros usuarios almacenaron documentos desde BitFile a esa carpeta, esa
información se perdió debido a que la misma fue borrada por un usuario de Windows.

La solución a este problema es crear un usuario de Windows, asignarle permisos sólo a ese
usuario sobre la carpeta “Finanzas”, y luego asignarle ese usuario de Windows como el usuario del
sistema en BitFile.
Crear Usuario de Windows

1. Crear un usuario de Windows (en la computadora o en el dominio que está amarrada
la computadora). Por ejemplo, crear un usuario que se llame BitFileSysUser. Para ello
vaya a Start->Panel de Control->Cuentas de Usuario->Administrar Otra Cuenta. Verá la
pantalla a continuación, luego click en “Crear una nueva cuenta”

2. En la pantalla siguiente escriba “BitFileSysUser”, y luego presione “Crear Cuenta”

3. En la pantalla siguiente presione “BitFileSysUser”
4. Presione “Crear una contraseña”

5. En la pantalla siguiente asigne una contraseña y luego presione “Crear Contraseña”

Asignar Permisos a Usuario de Windows

1. Ir a la carpeta “C:\Finanzas” -> darle click derecho->Presionar “Propiedades” como se
muestra a continuación:

2. Luego ir a la tab de “”Seguridad” y click en “Editar”, luego agregar y escriba

“BitFileSysUser” y luego presione“Aceptar”como se muestra a continuación:
3. En la siguiente pantalla asegúrese de Chequear la opción de “Control Total” (o las

opciones que usted quiera dar a este usuario) y luego presione “Aplicar”

4. En la siguiente pantalla presione “Aceptar”

Asignar Usuario de Windows a BitFile
Para asignarle el usuario de Windows con el cual BitFile creará/accederá/modificará documentos y

carpetas en el sistema de archivos, debe de hacer lo siguiente:
1. Ir al botón de BitFile->Seguridad->Usuario de Sistema, como se muestra a continuación:
2. En la pantalla que aparece a continuación, introduzca el usuario y contraseña, y el nombre

la computadora o dominio como se muestra a continuación y presione “Aceptar”:

Bitácora
La bitácora es una herramienta de BitFile para generar reportes del historial de actividades
que los usuarios hayan realizado en el sistema. Las acciones que se auditan son: Agregar, Agregar
Grupo, Agregar Imagen, Agregar Usuario, Asignar Grupos a Usuario, Asignar Permisos a Grupo,
Asignar Permisos a Usuario, Borrar Bitácora, Cambiar configuración de SMTP, Cambio de
contraseña, Configurar Monitor, Configurar usuario de sistema, copiar, Eliminar, Eliminar Grupo,
Eliminar Imagen, Eliminar Usuario, Enviar correo, Escanear Imágenes, Exportar, Importar
Imágenes, Imprimir, Ingreso a BitFile, Modificar, Modificar Grupo, Modificar Imagen, Modificar
Usuario, Mover, Salida de BitFile, Ver Bitácora, Ver Manual de Usuario.
Para generar un reporte de actividades que un usuario ha realizado en BitFile para una
fecha específica debe de realizar lo siguiente:
1. Ir al botón de BitFile->Seguridad ->Bitácora como se muestra a continuación

2. En la pantalla siguiente seleccione el rango de fechas a auditar, los usuarios que desee
auditar, las actividades y por último las unidades de almacenamiento que desea auditar y
presione “Generar”
Rango de Fechas
Unidades de
Almacenamiento
Usuarios
Acciones
3. La siguiente pantalla aparecerá con los detalles sobre las actividades. Puede presionar
“Exportar a Excel”, para generar el archivo en Excel del reporte.

Módulo de Almacenamiento
El módulo de almacenamiento es utilizado por BitFile para crear una estructura de lógica y
física de la manera en la cual los documentos serán guardados. Este módulo permite gestionar
documentos de una manera eficiente y ordenada para localizar y buscar documentos fácilmente.
El módulo de almacenamiento cuenta con cuatro niveles para crear una estructura de
almacenamiento de documentos los cuales son:
Archivo:
Agrupa ubicaciones de almacenamiento. Un archivo sólo puede tener uno o más gabinetes
como hijos.
Gabinete
Indica una ubicación específica de almacenamiento en el HDD (Disco Duro). Un gabinete

sólo puede tener una o más carpetas como hijos. Un gabinete puede ser copiado/cortado y luego
pegado hacia otro archivo.
Carpeta
Lugar posible de destino para almacenar imágenes. Sin embargo una carpeta puede
contener múltiples carpetas hijas además de documentos. Una carpeta puede ser copiada/cortada
y luego pegada hacia otra carpeta o gabinete.
Expediente
Está contenido dentro de una carpeta y el mismo permite agrupar tipos de

documento y asignarle valores para diferenciación. En otras palabras, funciona como una
carpeta pero permite determinar los tipos de documentos que contiene y además permite
asociarlo con uno o muchos valores
Canella S.A. | Módulo de Almacenamiento 29

A continuación se presenta un ejemplo sobre la jerarquía de cada nivel.

Crear Archivos
1. Al momento de entrar a BitFile, vaya a la tab “Ventanas” y asegúrese que este chequeada
la opción “Explorador de unidades de almacenamiento” como se muestra a continuación:

2. Luego vaya a la tab de “Inicio” y presione en Archivo como se muestra a continuación:
También puede lograr lo mismo si va al explorador y presiona click DERECHO como se muestra a
continuación y presione

3. Luego le aparecerá el nuevo archivo el árbol, el cual deberá renombrar como usted quiera.
Nuevo archivo
creado el cual debe
de renombrar
Asignar Permisos a Archivos

Luego que haya creado el Archivo es importante asignar permisos de acceso a los grupos del
sistema. Esto hace de la siguiente manera:
1. Click derecho en el archivo, y luego presione “Propiedades” como se muestra a

continuación:

2. Luego vaya a la tab de “Seguridad” como se muestra a continuación.
a. Seleccione el grupo al que desea dar permisos y el tipo de permisos luego

presiones “Aceptar”
b. Recuerde lo siguiente
i. Lectura: Puede leer lo que está adentro del archivo, pero no puede
modificar nada.
ii. Escritura: Puedo agregar contenido al archivo
iii. Modificación: Puede modificar los contenidos dentro del archivo pero no
los puede eliminar
iv. Eliminación: Puede eliminar contenidos dentro del archivo.

Cambiar nombre a Archivos
Para cambiar nombre a un archivo debe seleccionarlo, luego darle click derecho como se muestra
a continuación y presionar “Cambiar Nombre”. También puede seleccionar el archivo y presionar
la tecla F2.
Luego el archivo será seleccionado y usted será capaz de cambiar el nombre del Archivo.

Eliminar Archivos
Para eliminar archivos debe seleccionarlo, luego click derecho y presionar “Eliminar” como se
La siguiente pantalla aparecerá confirmando si desea eliminar el archivo, y si lo desea

eliminar físicamente. Si NO selecciona “Borrar físicamente”, entonces el archivo y todos sus
contenidos simplemente no aparecerán en BitFile, pero un usuario de Windows con los permisos
adecuados puede ir a la ubicación de los gabinetes y la información se encontrará allí. Sin
embargo, seleccionar la opción “Borrar físicamente”, todos los contenidos del archivo no podrán
ser recuperados porque serán borrados de BitFile y del sistema de Archivos de Windows.

Crear Gabinetes
1. Para crear un gabinete primero debe de seleccionar el archivo en el cual desea crearlo.
Luego vaya a la tab “Inicio” y presione “”Gabinete” como se muestra a continuación:
También puede agregar un nuevo gabinete si da click derecho en el archivo y selecciona “Nuevo
Gabinete” como se muestra a continuación:

2. En la pantalla que aparece a continuación deberá proveer:
a. El nombre del gabinete
b. El espacio máximo que le asignará para almacenamiento de documentos. Si es 0,

el espacio será ilimitado.
c. La ubicación del gabinete. Esta ubicación puede ser un directorio en la

computadora o en la red. Sin embargo, el usuario de sistema de BitFile debe tener
acceso de lectura/Escritura/Modificación sobre ese directorio. Para más
información sobre el usuario de sistema, por favor vaya a la sección “Usuario de
Sistema”

Asignar Permisos a Gabinetes

1. Seleccione el gabinete al cual desea asignar permisos, y luego presione click derecho y
vaya a “Propiedades” como se muestra a continuación:

2. En la pantalla siguiente vaya a la tab de “Seguridad” y selecciones los grupos a los cuales
desea darles permisos

v. Lectura: Puede leer lo que está adentro del gabinete, pero no puede
modificar nada.
vi. Escritura: Puedo agregar contenido al gabinete
vii. Modificación: Puede modificar los contenidos dentro del gabinete pero no
los puede eliminar
viii. Eliminación: Puede eliminar contenidos dentro del gabinete.

Cambiar Nombre a Gabinetes
1. Para cambiar de nombre al gabinete puede seleccionar el gabinete que desea cambiarle
nombre, luego presione click derecho y selecciones “Cambiar Nombre” como se muestra a
continuación:
2. Escriba el nuevo nombre que desea.
El cambio de nombre de Gabinete también se puede hacer si se selecciona el Gabinete y se

presiona la tecla F2.

Eliminar Gabinetes
1. Seleccione el gabinete que desea eliminar, luego presione click derecho y “Eliminar” como
se muestra a continuación:
2. La siguiente pantalla aparecerá confirmando si desea eliminar el gabinete, y si lo desea

eliminar físicamente. Si NO selecciona “Borrar físicamente”, entonces el gabinete y todos
sus contenidos simplemente no aparecerán en BitFile, pero un usuario de Windows con los
permisos adecuados puede ir a la ubicación del gabinete y la información se encontrará
allí. Sin embargo, seleccionar la opción “Borrar físicamente”, todos los contenidos del
gabinete no podrán ser recuperados porque serán borrados de BitFile y del sistema de
Archivos de Windows.

Crear Carpetas
Carpetas son uno de los lugares donde las imágenes pueden residir además de los
expedientes. Las carpetas pueden estar dentro de gabinetes y otras carpetas; es decir, las
carpetas pueden contener a otras carpetas.
1. Para crear una carpeta primero debe de seleccionar el gabinete o carpeta en la cual desea
crearla. Luego vaya a la tab “Inicio” y presione “Carpeta” como se muestra a continuación:
También puede agregar una nueva carpeta si da click derecho en el gabinete o carpeta padre y
selecciona “Nuevo Carpeta” como se muestra a continuación:

2. Escriba el nombre de la carpeta como se muestra a continuación:

Asignar Permisos a Carpetas
1. Seleccionar la carpeta a la cual desea asignarle permisos, luego presione click derecho y
“Propiedades” como se muestra a continuación:

2. Luego vaya a la tab de “Seguridad” y seleccione los permisos adecuados.

c. Recuerde lo siguiente
ix. Lectura: Puede leer lo que está adentro de la carpeta, pero no puede
modificar nada.
x. Escritura: Puedo agregar contenido a la carpeta
xi. Modificación: Puede modificar los contenidos dentro de la carpeta pero

no los puede eliminar
xii. Eliminación: Puede eliminar contenidos dentro de la carpeta.

Cambiar Nombre a Carpetas
1. Seleccione la carpeta a la cual le desea cambiar nombre, luego presione click derecho y
“Cambiar Nombre” como se muestra a continuación:
2. Escriba el nuevo nombre de la carpeta como desee.
El cambio de nombre también se puedo lograr si selecciona la carpeta a renombrar y presiona la

tecla F2.
Eliminar Carpetas
1. Seleccionar la carpeta a eliminar, luego click derecho y presionar “Eliminar”

2. La siguiente pantalla aparecerá confirmando si desea eliminar la carpeta, y si lo desea

eliminar físicamente. Si NO selecciona “Borrar físicamente”, entonces la carpeta y todos
permisos adecuados puede ir a la ubicación de la carpeta y la información se encontrará
allí. Sin embargo, seleccionar la opción “Borrar físicamente”, todos los contenidos de la
carpeta no podrán ser recuperados porque serán borrados de BitFile y del sistema de
Archivos de Windows.

Crear Tipos de Expedientes
Expedientes son lugares donde residen imágenes solamente. Un expediente permite

agrupar varias imágenes, permite definirle propiedades como palabras clave y también los tipos de
documento que puede contener. Para definir la estructura de un expediente (tipo de expediente)
debe de seguir los siguientes pasos:
1. Para crear un tipo de expediente debe de ir a la tab “Herramientas” y presionar

“Administrador” como se muestra a continuación:
2. Presione el botón que se muestra a continuación para agregar un crear un nuevo

expediente:

3. Click en “Tipos de Documento” como se muestra a continuación. Debe de seleccionar las

opciones que desea con los chequecitos para controlar lo que el expediente contendrá
como se explican en los literales a y b.
Agregar plantillas
a. El chequecito “Permitir Inserción de Otros Tipos de Documento” permite que

imágenes que estén asociadas a otras plantillas que no estén listadas abajo puedan ser
insertadas en el expediente.
b. El chequecito “Permitir Inserción de Documentos Sin Tipo” permite insertar

imágenes que no estén asociadas a ninguna plantilla en absoluto; en otras palabras,
no están categorizadas con ningún tipo de documento.

4. Luego debe dar click en el botón “+” para agregar las plantillas que el expediente debe de
contener. La siguiente ventana aparecerá en la cual debe de seleccionar la plantilla y luego
presionar aceptar:
Plantillas disponibles.
Seleccionar la deseada
Imagen de plantilla
seleccionada
Llaves de plantilla
seleccionada
5. La plantilla seleccionada aparecerá listada como se muestra a continuación:
Tipos de documentos que

el expediente debe
contener

6. Luego debe definir las llaves que el expediente contendrá. Las llaves son palabras clave que
el expediente debe contener para que pueda ser diferenciado de otros.

7. En la pantalla siguiente presione el botón “+” para agregar una llave. Provea el nombre de la
llave y el tipo de valor que se guardará: numérico, fecha o texto como se muestra a
continuación:
Si desea eliminar una llave, selecciónela y luego presione el botón “-” para eliminarla.
8. Por último presione el botón de guardar como se muestra en la figura siguiente:
Canella S.A. | 53
Agregar Expedientes a Carpetas
1. Para agregar un expediente a una carpeta, primero debe de seleccionar la carpeta a la cual
desea agregar un expediente. Luego que seleccione la carpeta, debe de ir a la tab “Inicio” y
luego click en “Expediente” como se muestra a continuación:
2. En la siguiente pantalla debe de seleccionar el tipo de expediente que desea agregar y

luego presionar “Aceptar”
Tipos de documentos que el

Tipos de expedientes
expediente debe de contener
disponibles
Llaves del tipo de documento

seleccionado
Canella S.A. | 54
3. El expediente será mostrado en el panel a la derecha del explorador de BitFile como se

Nuevo expediente
agregado
Asignar valores a las

llaves del expediente
a. El expediente puede ser renombrado si se selecciona, luego presiona F2 y por

último provee el nuevo nombre
b. Las llaves del expediente se les debe de asignar el valor apropiado para su
distinción
4. Ahora el expediente está listo para que le sean agregadas imágenes
Canella S.A. | 55
Módulo de Plantillas
BitFile utiliza plantillas o tipos de documentos para aplicarlas a imágenes que han sido
escaneadas o almacenadas en la computadora. De esta forma, las imágenes se pueden indexar
apropiadamente. Por ejemplo, se puede crear una plantilla de una factura utilizando una imagen
de una factura como base e indicando los lugares de la imagen que se desea reconocer y luego
guardar. Luego se pueden escanear facturas y aplicarle a cada una de ellas la plantilla y así se
logrará indexar todas las facturas en BitFile. A continuación se muestra el proceso sobre cómo
utilizar las plantillas:
Canella S.A. | Módulo de Plantillas 56

Componentes de una plantilla

1. Imagen base que puede ser TIFF, PDF, o JPG. Esta imagen representa uno de los tipos de
documentos a aplicar cuando se escaneen/carguen imágenes que luego serán indexadas.
2. Zonas. Son áreas rectangulares dentro de la imagen base cuyo texto dentro de ellas será
reconocido por el OCR (optical character recognition). Si el texto dentro de estas zonas
debe de ser indexado, entonces las zonas deben de estar asociadas con llaves. (Ver
siguiente punto).
3. Llaves. Las llaves guardan los valores reconocidos por el OCR en la base de datos y lo
asocian a la instancia de la imagen. Esto es llamado indexación.
4. Propiedades del Escáner. Parte de la plantilla que guarda las preferencias para escanear
las imágenes a las cuales se les aplicará la plantilla. En otras palabras, si la imagen base fue
escaneada, entonces cuando se procesen documentos se les podrá aplicar las mismas
propiedades al escáner que fueron aplicadas a la imagen base.
Crear Categorías
Una categoría es similar a una carpeta en el explorador de BitFile; sin embargo, es usada para
almacenar plantillas para agruparlas apropiadamente
1. Debe de ir a la tab “Herramientas” y luego a “Administrador” en Tipos de documentos

como se muestra a continuación:
Click aquí

2. Luego en la pantalla a continuación deberá crear una nueva categoría o usar una existente.
Para crear una nueva categoría click en el botón que se muestra a continuación:
Click aquí para crear nueva

categoría

3. En la siguiente pantalla provea el nombre de la categoría y la ubicación de la misma.

Recuerde que si BitFile está corriendo bajo un usuario de sistema (Referirse a la sección
“Usuario de Sistema”), este usuario debe tener acceso a la ubicación de la categoría

4. Luego vaya a la tab de “Seguridad” y asigne permisos a los grupos para esta categoría.

xiii. Lectura: Puede leer lo que está adentro de la categoría, pero no puede
modificar nada.
xiv. Escritura: Puedo agregar contenido a la categoría
xv. Modificación: Puede modificar los contenidos dentro de la categoría pero

no los puede eliminar
xvi. Eliminación: Puede eliminar contenidos dentro de la categoría.

5. Una vez creada la categoría, se podrá ver aquí:
Borrar Categoría
1. Para borrar una categoría, debe de seleccionarla, y presionar el botón de a continuación:
Click aquí

2. La siguiente pantalla aparecerá confirmando si desea eliminar la carpeta, y si lo desea

eliminar físicamente. Si NO selecciona “Borrar físicamente”, entonces la categoría y todos
permisos adecuados puede ir a la ubicación de la categoría y la información se encontrará
allí. Sin embargo, seleccionar la opción “Borrar físicamente”, todos los contenidos de la
categoría no podrán ser recuperados porque serán borrados de BitFile y del sistema de
Archivos de Windows
Cambiar Nombre a Categoría
Para cambiar de nombre a la categoría, debe de seleccionarse y luego presionar la tecla F2. Luego
de debe de escribirse el nuevo nombre

Crear Plantillas
1. Para crear una plantilla en BitFile debe de ir a la tab “Herramientas” y luego a

“Administrador” en Tipos de documentos como se muestra a continuación:
Click aquí
2. En la siguiente pantalla, debe primero seleccionar la categoría donde desea guardar la

plantilla, luego click derecho y “Nuevo Tipo de Documento” como se muestra a
continuación:
También puede presionarse este

botón para crear un nuevo tipo de
documento (plantilla).

3. Escriba el nombre de la plantilla como se muestra a continuación:

4. Ahora debe de cargar la imagen base de la plantilla escaneándola o cargándola desde

algún archivo existente. Abajo se muestran los botones para cargar la imagen base ya sea
desde archivo o escaneándola:
Cargar imagen
base desde
archivo
Cargar imagen
base
escaneándola

5. Si selecciona cargar desde archivo, solo debe seleccionar la imagen que desea cargar como

6. La imagen se cargará en BitFile como se muestra a continuación:

7. Presione Guardar
Guardar Plantilla
8. Prosiga con la secciones de “Crear Llaves” y “Crear Zonas” para completar la plantilla.

Crear Llaves
Llaves guardarán los valores que se encuentren en las zonas definidas en la plantilla. Los
tipos de datos que se pueden guardar son Texto, Numérico y Fecha. Por ejemplo, si se desea
guardar el número de teléfono (Texto), No de Reporte (Numérico), y Nombre del cliente (Texto),
se debe de hacer lo siguiente:
1. Una vez haya cargado la imagen base, debe de dar click en “Llaves” como se muestra a
continuación:
Click aquí

2. En la siguiente pantalla, deberá de presionar el botón “+” para cada llave que necesite
crear como se muestra a continuación:

3. Escriba el nombre y el tipo de dato que desea almacenar. Además, BitFile permite asignar
un valor a la llave si no se encuentra nada en la zona, el cual lo puede asignar en la
columna “Valor Por Defecto”

4. Si desea eliminar una llave, solo debe de seleccionarla y luego presionar el botón “-” como
5. Presione Guardar
Guardar Plantilla

Crear Zonas
Las zonas del documento son áreas rectangulares de las cuales se leerá o extraerá su
contenido y será almacenado en una llave. Una vez haya se haya cargado la imagen y definido las
zonas de la plantilla, se podrá definir las zonas del documento a las cuales se quiera aplicar OCR y
luego indexar. Existen 4 tipos de zonas que BitFile soporta las cuales son:
1. Texto Impreso. Este tipo de zonas en la imagen son reconocidas como texto de
computadora.
2. Texto Manuscrito. Este tipo de zonas en la imagen son reconocidas como texto escrito a
mano.
3. Código de Barras. Este tipo de zonas contienen códigos de barras
4. MICR. Este tipo de zonas contienen texto de tipo MIRC que es la línea debajo de los
cheques bancarios.
En el visor de BitFile, estos tipos de zonas se pueden usar seleccionando los botones apropiados
como se muestra a continuación.
Texto Impreso
Texto manuscrito
Código de barras
MICR

Por ejemplo, si usamos la imagen a continuación como base, y nos interesa indexar 3
datos de esta imagen que son “No Teléfono”, “No Reporte”, y “Cliente” como se muestra a
continuación se puede notar que el “No Teléfono” y “No Reporte” se deben de crear como zonas
de texto impreso, mientras que “Cliente” se debe de crear como zona de texto manuscrito.
No Teléfono No Reporte
Cliente

Para crear zonas en BitFile se debe hacer lo siguiente:
1. Una vez se haya cargado la imagen base, debe de seleccionar el tipo de zona que va a
agregar, en este caso se agregará una zona de “Texto Impreso”.
Seleccionar el
tipo de zona

2. Luego se necesita dibujar el área que desea reconocer en la imagen como se muestra a
continuación; es decir, la zona desde donde desea extraer contenido. Para ello, ponga
el cursor sobre la imagen el cual se convertirá en “+” y podrá empezar a dibujar el área
de la imagen cuyo borde será rojo. Debe repetir los pasos del 2-5 para cada zona que
desee indexar. Recuerde que si el área es manuscrito, debe de escoger el tipo de zona
manuscrito, de igual forma si es código de barras o MICR.
Zona dibujada de tipo texto

impreso

3. Para indexar el texto dentro de la zona reconocido por el OCR, se deberá asociar la
zona con una llave creada anteriormente (Referirse a la sección “Crear Zonas”).
Primero debe seleccionar la zona en la imagen base dándole click, luego debe
seleccionar la llave con la cual debe asociarla en el menú mostrado a continuación:
Seleccione la llave
donde desea
almacenar el contenido
de la zona

4. Finalmente debe de configurar las propiedades de la zona que incluyen:
a. Longitud de caracteres: Define la cantidad mínima y máxima de caracteres

que debe de contener una zona.
i. Si la zona contiene más o menos caracteres de los permitidos

entonces BitFile lo ignorará
ii. Si la cantidad mínima es cero, entonces BitFile no chequeará por una

cantidad mínima de caracteres. De la misma forma, si la cantidad
máxima es cero, BitFile no chequeará por la cantidad máxima de
caracteres.
b. Tolerancia: Se refiere al porcentaje de incertidumbre que el usuario está

dispuesto a aceptar por parte del OCR de BitFile. El OCR de BitFile es capaz de
determinar el porcentaje de certidumbre sobre el reconocimiento de texto. Si
BitFile está seguro que reconoció sin ningún error un texto, entonces el
porcentaje de certidumbre es 100%; sin embargo, si BitFile cree que hubo
algún carácter(es) que no pudo reconocer puede decir 90% basado en la
cantidad de caracteres. De esta manera, una tolerancia de 5%, se refiere a
que el usuario espera que el nivel de certidumbre de un reconocimiento sea
del 95%. Si la tolerancia no se cumple, entonces BitFile generará un error.
Refiérase al numeral siguiente “Manejor de errores” para más información.
c. Manejo de errores: El manejo de errores indica la acción a tomar en caso que

la tolerancia no se cumpla. Las acciones que se pueden tomar son las
siguientes:
i. Ignorar: BitFile ignorará el valor de la zona y no guardará nada en la

llave asignada a esa zona. Luego continuará con la siguiente zona o
imagen.
ii. Aceptar: BitFile guardará el valor que el OCR reconoció sin importar el
nivel de tolerancia. Luego continuará con la siguiente zona o imagen.
iii. Truncar: BitFile abortará el procesamiento de zonas e imágenes.
iv. Preguntar: BitFile mostrará la imagen de la zona y el texto reconocido

al usuario para que éste haga las correcciones adecuadas. Luego
continuará con la siguiente zona o imagen.

d. Tipo de caracteres: El usuario puede restringir los caracteres que se

encuentran dentro de la zona. Si el contenido de la zona no cumple con el tipo
de carácter, el mismo será ignorado. Puede permitir los siguientes:
i. Todos: Permite cualquier tipo de carácter, desde alfanuméricos hasta

especiales como @, “, #$%&/(, etc.
ii. Alfanuméricos: Sólo permite caracteres que sea letras y números.
iii. Letras: Sólo permite letras como contenido de la zona.
iv. Números: Sólo permite números como contenido de la zona.
Longitud de caracteres
Tolerancia
En caso de falla:
1. Ignorar
2. Aceptar
3.Truncar
4. Preguntar
Tipo de caracteres

5. Presione Guardar
Guardar Plantilla

Propiedades y versiones de Plantilla
Las propiedades de una plantilla se refieren a la forma en la cual se guardarán los lotes de
documentos a los cuales se les aplique dicha plantilla. Además, BitFile permite manejar versiones
de plantillas para modificar la forma en que se guardarán los lotes de documentos a los cuales se
les aplicará dicha plantilla. Por ejemplo, si a un lote de documentos se desea aplicar una plantilla
para guardarlos en formato TIF, pero también se quiere usar la misma plantilla en otro lote de
documentos y guardarlos en formato PDF; entonces es necesario crear dos versiones de la misma
plantilla; una para cada formato. Para manejar versiones de la plantilla debe de ir a “Propiedades”
y en el panel derecho verá las propiedades de almacenamiento que se aplicarán a los lotes de
documentos:
Agregar versión
Eliminar versión
Propiedades
de una
plantilla
 Nombre: Nombre de la versión
 Tipo de Archivo: La extensión con la cual se guardarán los lotes de documentos que usen
esta versión. Las extensiones disponibles son: TIF, PDF, JPG, DOC, XLS, PPS, PPT.
 Modo de Guardar: Guardar los documentos como “Páginas Individuales” o “Archivo

multipágina”
 Modo de Color: Blanco y Negro, Escala de grises, o Color (24 bits)
 Resolución: 100, 150, 200, 300, 400, 600 DPI (Puntos por pulgada cuadrada)

 Generar Desde: Si tiene más de una versión, entonces esa versión aparecerá como opción
para generar ambas versiones al mismo tiempo. Por ejemplo si versión 1 es para guardar
en formato PDF y versión 2 para formato TIF, pero versión 2 tiene Generar Desde “versión
1”, entonces los lotes de documentos asignados a esta plantilla versión 2 serán guardados
dos veces: una con formato PDF (versión 1) y la otra con versión TIF (versión 2).
AGREGAR y ELIMINAR VERSIÓN
Para agregar una nueva plantilla click en el botón “+” y provea los valores adecuados. Para
eliminar una plantilla click en el botón “Eliminar” como se muestra en la figura anterior.
Recuerde presionar Guardar
Guardar Plantilla

Plantillas con múltiples Imágenes base
1. Si necesita crear una plantilla con múltiples imágenes base de diferentes archivos, debe
crear una plantilla (Refiérase a sección “Crear Plantillas”) como se ve a continuación.
Luego agregue otra imagen desde archivo o desde el escáner.
Agregar desde
archivo
Agregar desde
escáner

2. Una vez haya cargado la imagen ya sea desde un lugar en la computadora o desde el
escáner, la siguiente pantalla aparecerá en la cual debe de seleccionar la opción que
desee:
a. Insertar Al principio del Documento: Esta opción insertará la imagen como la

primera página del documento.
b. Insertar Después de la Página Seleccionada: Esta opción insertará la imagen justo

después de la imagen en miniatura que tiene seleccionada.
c. Insertar al Final del Documento: Esta opción insertará la imagen como la última
página del documento.

En este ejemplo se seleccionó la opción “Insertar Al Principio del Documento”, luego la nueva
imagen será cargada como se muestra a continuación y la plantilla tendrá ahora dos imágenes:
Nueva imagen
cargada al principio
del documento

Si la imagen se desea remover, debe dar click derecho en la imagen que desea remover y
seleccionar “Eliminar” como se muestra a continuación:

Propiedades del Visor de Imágenes
A continuación se muestran las diferentes funcionalidades del visor de imágenes del módulo de
plantillas
Cargar imágenes desde archivo
Cargar imágenes desde escáner
Exportar imagen
Imprimir imagen
Zoom
Rotación de imagen
Editar imagen
Definir zonas
Vistas en miniatura de la imagen

(Thumbnail)

Editar Imágenes
Para editar imágenes en el módulo de plantillas, debe seleccionar la imagen que desea modificar
en las vistas en miniatura, luego click derecho y presionar “Editar” como se muestra a
continuación:

La pantalla siguiente aparecerá con lo cual podrá realizar diferentes manipulaciones. Luego de
manipular la imagen debe presionar “Aceptar”
Selecciona una parte de

la imagen, la cual se
Rotación convertirá en la imagen
en sí
Zoom
Selecciona una parte de

la imagen, la cual se
eliminará.

Módulo de Monitoreo de Carpetas
Este módulo es el encargado de monitorear carpetas en la red, computadoras o servidores

a la espera de imágenes que serán indexadas por BitFile. Una vez imágenes arriben a las carpetas
monitoreadas, BitFile las tomará y las mostrará al usuario para que seleccione la carpeta en la cual
las desea guardar las imágenes que arribaron. A continuación se muestra el proceso del
monitoreo de carpetas:
Canella S.A. | Módulo de Monitoreo de Carpetas 90

Agregar Carpetas para Monitorear
1. Para configurara una nueva carpeta a monitorear, deberá de ir a la tab “Herramientas” y

presionar “Carpetas” como se muestra a continuación:
2. En la siguiente pantalla deberá presionar el botón “+” para agregar una nueva carpeta

3. Luego debe seleccionar la carpeta a monitorear como se muestra a continuación y luego

presionar “Aceptar”
4. Una vez haya agregado la carpeta, la misma aparecerá listada en la siguiente ventana.
Luego presione “Aceptar”.

Arribo de Imágenes a Carpeta de Monitoreo
1. Una vez hayan arribado imágenes a las carpetas que están siendo monitoreadas, BitFile
mostrará un ventana en la esquina inferior derecha indicando la cantidad de archivos que
ha arribado como se muestra a continuación:

2. Para acceder a las imágenes que fueron capturados por BitFile, debe de ir a la tab
“Herramientas” y luego click en “Documentos” bajo Monitor de Carpetas como se muestra
a continuación.
3. En la pantalla a continuación se mostrarán los documentos que han sido capturados por
BitFile de las carpetas que están siendo monitoreadas.
Lista de imágenes que

han arribado

4. Puede dar doble click en la imagen y verla como se muestra a continuación. Luego puedo
moverla a la carpeta que desee, eliminarlo o agregar comentarios como se muestra a
continuación:
Guarda los cambios
Mueve imagen a carpeta

seleccionada en el
explorador
Crea una nueva carpeta

en Gabinete seleccionado
en el explorador
Borra la imagen
Agrega comentarios a la
imagen

Eliminar Carpeta de Monitoreo
1. Para eliminar una nueva carpeta a monitorear, deberá de ir a la tab “Herramientas” y

presionar “Carpetas” como se muestra a continuación:
2. En la siguiente pantalla, debe de seleccionar la carpeta remover y luego presionar el botón

“-” para agregar una nueva carpeta

Módulo de Búsqueda
El módulo de búsqueda es el encargado de localizar imágenes indexadas en BitFile. Con

este módulo puede buscar imágenes a través de los valores asociados con las llaves de las
imágenes. Esta poderosa funcionalidad de búsqueda permite buscar texto contenido en todas las
imágenes almacenadas en BitFile, además permite refinar la búsqueda a ciertos archivos,
gabinetes, carpetas o incluso por fecha de creación de los documentos. BitFile cuenta con dos
tipos de búsqueda los cuales son búsqueda estándar y búsqueda avanzada.
Búsqueda Estándar
1. Para realizar una búsqueda sólo definiendo el texto contenido en las imágenes, entonces
debe de ir a la tab de “Búsqueda” como se muestra a continuación:
Escriba el texto a
buscar aquí
2. Debe de seleccionar si desea buscar Expedientes, Carpetas, documentos o todos lo que

contengan la palabra a localizar.
3. Escriba la palabra que desee buscar y luego presione “Buscar”.
Canella S.A. | Módulo de Búsqueda 97

4. Los resultados de la búsqueda se mostrarán a continuación:
Resultados de la búsqueda

Búsqueda Avanzada
1. Para acceder al módulo de búsqueda avanzado debe de ir a la tab de”Búsqueda” luego

presionar “Avanzada” como se muestra a continuación:
Click aquí
2. La siguiente pantalla aparecerá el cual le permitirá buscar un texto entre Archivos,

gabinetes o carpetas específicas y también en tipos de documentos e incluso valores de las
llaves:
Texto a buscar
Fecha de creación de los

documentos
Especificar los archivos,

gabinetes o carpetas
donde se buscarán
documentos
Especificar los tipos de

documentos a cuyas
imágenes fueron
aplicados

3. Los resultados de la búsqueda se mostrarán a continuación:
Resultados de la búsqueda

Módulo de Gestión de Documentos
Este módulo es el encargado de cargar, escanear, e indexar documentos en las carpetas

creadas por el usuario en el módulo de almacenamiento (Refiérase a la sección “Módulo de
Almacenamiento”). El proceso de creación de documentos es el siguiente:
1. Seleccionar la carpeta o expediente donde se cargarán imágenes
2. Seleccionar el tipo de plantilla a aplicar (opcional)
3. Cargar imágenes desde archivo o desde escáner
Configurar Creación de Documentos
Para indexar lotes de documentos previamente almacenados o por medio de escaneo,

primero debe configurar las opciones de creación de documentos. Estas opciones permiten al
usuario establecer las plantillas a aplicar a los documentos que se cargarán o el modo que serán
cargadas.
La ventana de creación de documentos se encuentra en la parte derecha al inicio de BitFile como

Ventana de creación
de documentos
Canella S.A. | Módulo de Gestión de Documentos 101

Esta ventana contiene dos formas de crear documentos al momento de ser cargados las cuales son
por plantillas y estándar.
Creación de Documentos con Plantilla
Si decide procesar lotes de documentos usando plantillas creadas previamente, deberá

agregar las plantillas que serán aplicadas a los documentos a escanear. Para ello, siga los pasos
siguientes:
1. Asegúrese de seleccionar la tab ”Plantilla” en la ventana de creación de documentos

2. Provea el nombre base que es el nombre con el cual empezarán los documentos del
lote a cargar.

3. Click en el botón “+” para agregar las plantillas que serán aplicadas al lote a escanear.
Si agrega múltiples plantillas, BitFile tratará de aplicar la plantilla que mejor se adapte
a cada uno de los documentos escaneados o cargados desde el archivo. Si BitFile es
incapaz de identificar la plantilla adecuada, entonces usará la que indicada “Por
Defecto”. En la siguiente pantalla escoja las plantillas a aplicar y luego click en
“Aceptar”:
Plantillas disponibles.
Seleccionar la deseada
Imagen de plantilla
seleccionada
Llaves de plantilla
seleccionada
4. La plantilla aparecerá listada en la ventana de creación de documentos como se

muestra a continuación. Recuerde seleccionar la plantilla que será utilizada por
defecto si agrega más de una plantilla:

5. Seleccione la carpeta o expediente en el cual desea cargar las imágenes. En este

ejemplo se seleccionó el expediente llamado “Expediente Juan Perez” dentro de la
carpeta “Reportes Enero”
6. Luego debe seleccionar la forma en la cual desea cargar los documentos: “Desde
Archivo” o “Desde Escáner”. Estas opciones se encuentra en la tab “Inicio” sección
“Crear Documentos” como se muestra a continuación:

7. En el ejemplo siguiente se uso cargar desde archivo puesto que las imágenes han sido
previamente escaneadas. Sin embargo, es el mismo proceso seleccionando desde
escáner. Seleccione las imágenes a cargar como se muestra a continuación:

8. Una vez se hayan cargado los imágenes, las mismas serán listadas como se muestra a
continuación:
Imágenes
procesadas con el
nombre base, tipo
de plantilla, y
fecha de creación

9. Puede dar doble click en cualquiera de los documentos y podrá ver la imagen y el texto
reconocido por el OCR como se muestra a continuación:
Versión de la plantilla utilizada

para guardar la imagen. Refiérase
a la sección “Propiedades y
versiones de Plantillas”
Texto reconocido por OCR en las
zonas indicadas por la plantilla y
asociadas a las llaves indicadas
Imagen de la instancia del
documento seleccionado que ha
sido procesado

Creación de Documentos Estándar
Si decide procesar lotes de documentos sin indicar qué plantilla usar entonces debe de
utilizar la opción de crear documentos estándar. Esta opción permite digitalizar lotes de
documentos y crear documentos cada específica cantidad de páginas sin asociarlos con una
plantilla. Además, también puede digitalizar documentos y determinar cuál es la plantilla que
mejor se acopla al documento, aunque es recomendable crear documentos con plantilla. Para
crear documentos estándar debe seguir los siguientes pasos:
1. Asegúrese de seleccionar la tab ”Estandar” en la ventana de creación de documentos

2. Provea el nombre base que es el nombre con el cual empezarán los documentos del
lote a cargar.
3. Luego provea las configuraciones necesarias para la creación de documentos estándar

la cuales son:
La creación de documentos
a. Documento único: Crea un documento único por todo el lote de imágenes

escaneadas
b. Nuevo Documento: Crea un nuevo documento cada “No Pag” indicado. Por
ejemplo, si “No. Pag.” es 3, entonces BitFile creará un nuevo documento cada

tres páginas escaneadas lo que quiere decir que el lote contendrá documentos
de tres imágenes cada uno.
c. Identifica Tipo de Documento: Aplicará la platilla que mejor se adapte al

documento siendo escaneado. El documento contendrá el número de
imágenes definido en “No Pag”.
Las opciones de Escáner son:
d. Lado. Se refiere al lado que se debe de escáner en una hoja.
i. Simplex: Solo escanea una cara de la hoja
ii. Duplex: Escanea ambos lados de la hoja
iii. SkipBlank: Escanea ambos lados de la hoja, pero se saltará las páginas
que estén en blanco.
iv. Folio: Escanea todas las páginas como si fueran parte de un

documento. Es decir, todas las páginas serán parte de un solo
documento.
e. Color: El color a realizar el escaneo, que puede ser Blanco y Negro, escala de
grises, y color de 24 bits.
f. Resolución: Esta propiedad se refiere al nivel de detalle con el cual se quiera

escanear, esto se mide en puntos por pulgada (dpi o dots per inch). Entre
mayor es el dpi, mayor será el detalle de la imagen y mayor su tamaño. Se
puede configurar el escáner a 100, 150, 200, 300, 400, 500, 600dpi
dependiendo de la capacidad del mismo
g. Orientación: Esta propiedad se refiere a la rotación que se le aplicará a la

imagen al momento de ser escaneada. Se puede rotas 90, 180, 270 grados o
espejo (al revés).

4. Seleccione la carpeta o expediente en el cual desea cargar las imágenes. En este

ejemplo se seleccionó el expediente llamado “Expediente Juan Perez” dentro de la
carpeta “Reportes Enero”
5. Luego debe seleccionar cargar “Desde Escáner”. Estas opción se encuentra en la tab
“Inicio” sección “Crear Documentos” como se muestra a continuación:

6. Escanee las imágenes utilizando las opciones que BitFile le mostrará las cuales pueden
variar dependiendo del tipo de escáner que utilice
7. Una vez se hayan cargado los imágenes, las mismas serán listadas como se muestra a
continuación:
Imágenes
procesadas con el
nombre base, tipo
de plantilla, y
fecha de creación

8. Puede dar doble click en cualquiera de los documentos y podrá ver la imagen y el texto
reconocido por el OCR como se muestra a continuación:
Versión de la plantilla utilizada

para guardar la imagen. Refiérase
a la sección “Propiedades y
versiones de Plantillas”
Texto reconocido por OCR en las
zonas indicadas por la plantilla y
asociadas a las llaves indicadas
Imagen de la instancia del
documento seleccionado que ha
sido procesado

Edición de Documentos Procesados

1. Para editar los documentos procesados por BitFile, debe ir a la carpeta o expediente
donde se encuentra. Luego debe seleccionar el documento a editar dándole doble click de
la lista disponible como se muestra a continuación:
Imágenes
procesadas con el
nombre base, tipo
de plantilla, y
fecha de creación

2. Luego podrá cambiar el tipo de documento, agregar comentarios, cambiar la versión de

plantilla utilizada, reconocer el texto completo, agregar más imágenes, exportar, entre
otra cosas como se muestran en las figuras a continuación:
Cambiar tipo de documento

Cambiar
versión de
plantilla
Editar valores reconocidos

por el OCR
Agregar comentarios
Reconocer texto toda la

página
Click aquí para ver el texto

reconocido de toda la página
Canella S.A. | 114

Cargar imágenes desde archivo
Cargar imágenes desde escáner
Exportar imagen
Imprimir imagen
Zoom
Rotación de imagen
Editar imagen
Canella S.A. | Configuraciones 115

Configuraciones
Configuración de Correo Electrónico
La configuración del correo es usada por BitFile para acceder al servidor de correo que se utilizará
al momento de enviar imágenes vía correo electrónico. Los siguientes pasos explican como
configurar el correo electrónico:
1. Debe de ir a la tab de “Herramientas” y dar click en “Administrar Cuentas” como se muestra

a continuación:
2. En la siguiente pantalla presionar “Agregar”

3. En la siguiente pantalla provea el correo electrónico al cual se le podrá enviar imágenes y

los parámetros del servidor de correo electrónico de su empresa. Luego presionar
“Aceptar”
4. La cuenta aparecerá listada a continuación:

Configuración de Base de Datos
La configuración de la base de datos se puede acceder en la pantalla de login de BitFile y

presionando “Configuración de Base de Datos” como se muestra a continuación:
Alternativamente se puede ir a Inicio-> Todos los Programas->Canella->BitFile-> Configuración de

Base de Datos. Luego la siguiente pantalla aparecerá a la cual debe de proveer el nombre del
servidor SQL, base de datos y credenciales del mismo como se muestra a continuación:
Canella S.A. | 118

Configuración de Escáner
Para configurar un escáner en BitFile, debe de ir a la tab “Herramientas” y luego presionar

“Seleccionar Escáner” como se muestra a continuación:
Luego debe seleccionar el escáner que desee utilizar en la pantalla siguiente y presionar “Aceptar”
También puede configurar las opciones del escáner que seleccionó si presiona “Opciones” como se
muestra a continuación las cuales varían dependiendo el escáner que utilice
Canella S.A. | 119

Licencias
Licencia de BitFile
BitFile utiliza licencias para activar ciertas funcionalidades. Las funcionalidades disponibles
dependen en el tipo de licencia que haya comprado. Sin embargo, si necesita activar una nueva
licencia que haya adquirido, deberá ir a Inicio->Todos los Programas->Canella->BitFile-
>Licenciamiento de BitFile, luego escribir el código de activación y presionar “Activar” como se
muestra a continuación y las opciones habilitadas se mostrarán en la derecha.
Canella S.A. | Licencias 120

Licencia de OCR Profesional
La licencia de OCR es necesaria para activar el OCR profesional y no solamente el básico

que viene con BitFile. Este OCR es capaz de reconocer eficientemente texto escrito a mano y
reconocer texto impreso con un nivel de precisión mucho mayor al OCR básico que traer BitFile.
Para activar la licencia de OCR profesional debe ir a Inicio->Todos los Programas->Canella->BitFile-
>Gesto de Licencias de OCR. La siguiente pantalla aparecerá y debe de proveer los datos que se le
dieron y luego click en “Get Key”
Canella S.A. | Licencias 121

Manual de Usuario

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Manual de Usuario de BitFile

Manual de Usuario de BitFile

Acceder a BitFile .............................................................................................................................. 7

Módulo de Seguridad ........................................................................................................................ 10

Acceder al módulo de seguridad ................................................................................................... 11

Agregar Usuarios ........................................................................................................................... 12

Crear Grupos ................................................................................................................................. 14

Asignar grupos a usuarios ............................................................................................................. 15

Asignar Menús a Grupos ............................................................................................................... 16

Crear Usuario de Windows ....................................................................................................... 19

Asignar Permisos a Usuario de Windows .................................................................................. 23

Asignar Usuario de Windows a BitFile ...................................................................................... 26

Crear Archivos ............................................................................................................................... 31

Asignar Permisos a Archivos ..................................................................................................... 33

Cambiar nombre a Archivos ...................................................................................................... 35

Eliminar Archivos ...................................................................................................................... 36

Asignar Permisos a Gabinetes ................................................................................................... 39

Cambiar Nombre a Gabinetes ................................................................................................... 41

Eliminar Gabinetes .................................................................................................................... 42

Crear Carpetas ............................................................................................................................... 43

Asignar Permisos a Carpetas ..................................................................................................... 45

Canella S.A. | Introducción 2

Cambiar Nombre a Carpetas ..................................................................................................... 47

Eliminar Carpetas ...................................................................................................................... 47

Crear Tipos de Expedientes ........................................................................................................... 49

Agregar Expedientes a Carpetas ................................................................................................... 54

Crear Categorías ............................................................................................................................ 57

Borrar Categoría ........................................................................................................................ 61

Cambiar Nombre a Categoría .................................................................................................... 62

Crear Plantillas .............................................................................................................................. 63

Crear Llaves ............................................................................................................................... 69

Propiedades y versiones de Plantilla ......................................................................................... 81

Plantillas con múltiples Imágenes base..................................................................................... 83

Propiedades del Visor de Imágenes .......................................................................................... 87

Propiedades del Visor de Imágenes .......................................................................................... 87

Módulo de Monitoreo de Carpetas .................................................................................................. 90

Agregar Carpetas para Monitorear ............................................................................................... 91

Arribo de Imágenes a Carpeta de Monitoreo ............................................................................... 93

Eliminar Carpeta de Monitoreo .................................................................................................... 96

Módulo de Búsqueda ........................................................................................................................ 97

Búsqueda Avanzada ...................................................................................................................... 99

Módulo de Gestión de Documentos ............................................................................................... 101

Configurar Creación de Documentos .......................................................................................... 101

Canella S.A. | Introducción 3

Creación de Documentos con Plantilla ................................................................................... 102

Creación de Documentos Estándar ......................................................................................... 108

Edición de Documentos Procesados ....................................................................................... 113

Configuración de Correo Electrónico .......................................................................................... 116

Configuración de Base de Datos ................................................................................................. 118

Configuración de Escáner ............................................................................................................ 119

Licencias .......................................................................................................................................... 120

Licencia de BitFile ........................................................................................................................ 120

Licencia de OCR Profesional ........................................................................................................ 121

Canella S.A. | Introducción 4

BitFile es un sistema para digitalización, indexación, procesamiento, y gestión de

Módulo de Escaneo: Este módulo administra todas las funcionalidades relacionadas a la

Canella S.A. | Introducción 5

Módulo de Monitoreo: Este módulo es el encargado de monitorear carpetas en la red,

Módulo de Gestión de Documentos: Este módulo es el encargado de cargar, escanear, e indexar

Canella S.A. | Introducción 6

Canella S.A. | Introducción 7

2. BitFile le preguntará por las credenciales para entrar al sistema. Si usted no es un

3. A continuación se muestra la pantalla de inicio de BitFile

Canella S.A. | Introducción 8