Aplicaciones Educativas de Google

Raúl Diego Obregón

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¿Qué es Gmail?
Gmail es un servicio gratuito de correo web basado en búsquedas que combina las mejores funciones del
correo electrónico tradicional con la tecnología de búsqueda de Google. Gmail facilita la búsqueda de
mensajes, de tal forma que nunca tendrás que volver a rebuscar en el correo de tu carpeta "Recibidos".
Además de ofrecer una forma completamente nueva de lectura y seguimiento de mensajes, Gmail incluye
“toneladas” de espacio de almacenamiento, y van a seguir proporcionándote más espacio. Lo mejor de todo
es que es gratis.

• Este servicio ofrece una capacidad de almacenamiento de más de 7 GB (a la fecha del manual,
enero de 2011) y Google afirma que esta cifra seguirá en aumento. Actualmente la tasa de
crecimiento es de aproximadamente 4 bytes por segundo.

• Este servicio destacó entre otras cosas por utilizar un sistema de búsqueda de mensajes simple y
avanzado, como cambiar el idioma, poner aviso de vacaciones, similar al del buscador de webs de
Google, al cual se debió su eslogan "Busca, no ordenes". Además, proporciona un mecanismo de
etiquetado de mensajes, que amplía las posibilidades de las tradicionales carpetas.

• La interfaz de Gmail está disponible ya en cuarenta idiomas, incluyendo el español y catalán.

• Tiene un sistema de encadenado de mensajes que hace que relacione los mensajes que
recibimos con los mensajes relacionados y almacenados en nuestro correo.

• Cuando recibimos o mandamos un mensaje (campos Para, CC o CCO), las direcciones del
mensaje se almacenan en la carpeta de Contactos.

• El tamaño máximo de cada mensaje (texto y archivos adjuntos) es de 25 MB.

¿Cómo acceder y sacarnos una cuenta de Gmail?

Para acceder al correo Gmail o también llamada GoogleMail, tenemos que poner en nuestra barra de
búsqueda del navegador Gmail; si estamos en la pantalla de Google, ir al acceso Gmail.

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Desde la página de bienvenida de Gmail podremos acceder a nuestra cuenta, si ya estamos registrados, o
podremos crearnos una cuenta de correo nueva.

Para acceder sólo tendremos que poner el nombre de usuario o dirección de mail y la contraseña. Es
recomendable apuntar la contraseña para que no se nos olvide (muy recomendable para niños y jóvenes
como para adultos). Si se nos olvida podremos acceder a un espacio ¿No puedes acceder a tu cuenta?
donde podremos crear una nueva contraseña. Para ello hará la pregunta que vamos a poner al sacarnos
una cuenta.

Si no tenemos aún una y queremos crearnos una, nos pedirán estos datos:

Nombre y apellidos que queremos que muestre.

Nombre de USUARIO que queremos tener.

Tiene que estar disponible.

Contraseña, con 8 caracteres mínimos.

Estas opciones se pueden dejar

activadas a gusto de cada persona.

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Elegimos una de las preguntas que vienen o

creamos una nueva. Es la pregunta que nos
preguntará si perdemos la contraseña, es
interesante que la pregunta y respuesta sólo la
sepamos nosotros.

La dirección es opcional, pero si la ponemos es

ahí donde nos mandarán el acceso la restaurar
la contraseña.

Hay que verificar la palabra que nos ponen, es

un sistema de seguridad.

Y por último aceptar las condiciones.

Por último nos saldrá un mensaje como este,

que nos indica que todo ha salido bien, si no
es así, nos dirá cual es el fallo.

Consejos a la hora de sacarnos una cuenta de correo Gmail:

• Por medidas de seguridad de Google, no nos permite sacarnos más de una cuenta de correo
por IP (por conexión de internet), por lo tanto, si les pedimos a nuestros alumnos que se saquen una
para trabajar en clase, tendremos que explicarles como en el colegio y luego mandárselo como
tarea.
• Por condiciones del servicio, los menores no pueden tener una cuenta de correo de Gmail. Para
ello no olvidéis hacer una explicación de para qué vais a utilizar el servicio y así podréis recibir la
autorización de los padres.
• Una forma práctica de tener muchas cuentas de correo de Gmail y por lo tanto muchos servicios
de Google es: Google Apps. Las cuentas se gestionan desde un panel de control del administrador
del colegio. Es gratuita para los centros docentes, sólo hay que demostrar tener un dominio (ej:
www.micolegio.es), todas las cuentas de correo tendrán ese dominio en vez del @gmail.com.

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Panel principal de Gmail

En el panel principal de Gmail podremos encontrar los siguientes elementos:

• Los accesos a las distintas Aplicaciones de Google que tenemos acceso por poseer una
cuenta.
• La dirección desde la que estamos accediendo. Gmail permite multisesión (se explica más
tarde).
• Acceso a la Configuración de Gmail, a la Ayuda y el botón para Salir (muy importante salir de
la cuenta cuando se utiliza un ordenador compartido).

• La barra de búsqueda de mensajes.

• En la parte central, acceso a los correos. En este caso a los tres mensajes Recibidos. Estos
tres mensajes son los que recibimos, por defecto, al crearnos una cuenta.

• En la columna de la izquierda vemos el acceso al Correo, a los Contactos o a las Tareas.

• En botón para Redactar un mensaje.

• Acceso a los mensajes por tipo o por etiquetas. Podemos crear etiquetas para relacionar un
mensaje con todas las etiquetas que queramos.

• Acceso al Buzz. Un sistema de mensajes público relacionados con temas o preguntas que se
hagan.

• Acceso al Talk, la función de Chat de Google. Podremos chatear con nuestros contactos si
están conectados, y nos hayamos autorizado hacerlo.

Las aplicaciones de Chat u Buzz vienen activadas, podemos desactivarlas

en cualquier momento.

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Configuración de Gmail
En el correo de Gmail se pueden configurar muchos parámetros. Sólo tenemos que leer los aspectos
que se pueden configurar y aceptar la opción que más nos guste.

Vamos a comentar por encima los más destacados:

• GENERAL
o Vista de Conversación nos muestra agrupados los mensajes relacionados entre sí.
o Mi imagen podemos relacionar una imagen para que ver cuando mandamos un correo.
o Firma que ya en el campo de texto cuando escribimos un correo.
o Respuesta automática que mandará nuestro ordenador en cuanto reciba un mensaje
de correo.
• ETIQUETAS
o Aquí podremos crear más etiquetas, decir cuáles queremos mostrar, ocultar o
eliminar.
La función etiquetas es muy interesante pues podemos hacer que un mensaje tenga todas las
etiquetas que queremos, para organizarlo mejor. Por ejemplo, recibimos un correo de un
compañero que en el mismo mensaje nos habla de un tema de coordinación, de un tema que
salió en el claustro y además nos manda el acta de una reunión de departamento. Con la
función etiquetas, a ese mismo mensaje le podré poner tres etiquetas y estará accesible en tres
sitios, sin olvidarnos de la barra de búsqueda de mensajes.
• CUENTAS E IMPORTACIONES
o Importar correo y contactos.
o Enviar correo como. Nos da la opción de mandar correo con este panel, pero lo hace
con otra de nuestras cuentas.
o Comprobar correo mediante POP3. Nos permite leer otras cuentas de correo en
nuestra cuenta Gmail.
o Concede acceso a tu cuenta. Nos permite dar permiso a otro usuario para que acceda
a nuestra cuenta, sin darle nuestra clave.
• FILTROS
o Nos permite crear filtros para que nuestro correo se organice en cuanto llegue.
• REENVIO Y CORREO POP/IMAP
o Reenvio nos permite reenviar el correo de Gmail a otra cuenta. También lo podemos
hacer con determinados correos con un filtro.
o Descarga correo POP. Nos permite configurar el correo Gmail para poder descargarlo
en algún programa lector de correo.
• CHAT
o Nos permite hacer configuraciones en el Chat.

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• CLIPS DE LA WEB
o Son las noticias que aparecen por encima de recibidos. Podemos configurar qué recibir
o desactivarlo.
• LABS
o Es el laboratorio de Google y nos permite instalar herramientas adicionales al
navegador.
• PRIORITARIOS
o Nos permite activar este servicio para priorizar los mensajes que recibimos.
• SIN CONEXIÓN
o Sistema para acceder al correo desde un determinado ordenador (tenemos que
sincronizar la cuenta con él), cuando no haya conexión a Internet.
• TEMAS
o Nos permite cambiar la apariencia de nuestro Gmail. Es interesante que sea un espacio
personal y cómodo de trabajo.
• BUZZ
o Nos permite gestionar la herramienta de Buzz y relacionarla con otras aplicaciones
externas de red social.

Activación de la multisesión de correo Gmail

En la parte superior derecha nos aparece con qué usuario estamos conectados a Gmail, pero si
tenemos más de una cuenta y no queremos estar saliendo y entrada de una cuenta a otra podemos
utilizar la multisesión. Os recomiendo tener más de un usuario en Gmail. Yo personalmente tengo una
cuenta personal y otra para la clase y cambio de cuenta usando la multisesión.

Para activar la multisesión tenéis que ir a la configuración de Google (no es la misma que la
configuración de Gmail). Para ello vais a La Web (en el acceso a otras aplicaciones, parte superior
izquierda). Luego a Configuración y Configuración de Cuenta de Google.

Este es el penal de todas las cosas que hemos usado de Google y ahí tenemos el Inicio de Sesión
Múltiple.

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Damos a Editar, ahí damos a Activado, Aceptamos las condiciones y damos a Guardar.

Cuando salgamos de esa pantalla veremos que a la derecha de nuestra dirección de correo ha salido una
flecha hacia abajo indicándonos que podemos acceder con otra cuenta.

Buscar cualquier correo en Gmail

Junto al logotipo de Gmail encontramos la barra de búsqueda, que nos permite buscar en cualquier
momento: en el CORREO o en la WEB. Es muy interesante pues encuentra cualquier correo que nos
interesa con saber sólo el destinatario o cualquier tema tratado dentro del mail (sólo tendremos que recordar
alguna palabra del texto).

Con la Opción de búsqueda, esta será más potente.

Correo en Gmail
Cuando llegamos a la aplicación, por defecto, nos aparece el correo Entrante. Dicho correo lo podemos:

• Archivar (si ya lo hemos leído y queremos guardarlo, recordad el gran espacio de tiene la
cuenta).
• Marcar como SPAM, si es un correo de algún destinatario que no queremos recibir.
• Eliminar.
• Mover a alguna lugar (cualquiera de las etiquetas que tenemos creadas, spam, papelera,…).
• Etiquetas. Con esta opción podemos etiquetar el correo con cuantas etiquetas queramos. Es
bueno crear muchas etiquetas: claustro, coordinación, dirección, familias,…o con los nombres
de nuestros alumnos. Es interesante que se pueda dar cuantas etiquetas queramos a los mails.
Imaginad recibir un mail que se tuviera que guardar en varias carpetas, al guardarse por
etiquetas, eso se puede.
• Más opciones. Marcar todos como leídos, añadir a las tareas por realizar…

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Para crear nuevo correo.

Sólo tenemos que hacer click en REDACTAR y rellenar los campos que nos interesan. Recordad que la
diferencia entre CC y CCO es que CC: es mandar una copia del mail y CCO: es mandar una copia oculta
del mail. Es interesante, que si vais a mandar muchos el correo a muchos contactos, que os acostumbréis a
hacerlo desde el campo CCO, sólo tenéis que hacer click en él para activarlo.

En los campos Para, Añadir CC y Añadir CCO, sólo tenemos que comenzar a escribir la letra de nuestro
contacto para que rápidamente lo reconozca y podamos añadir.

Los archivos se pueden adjuntar desde el botón Adjuntar un archivo y cogiendo un archivo y soltándolo en
esa zona de la pantalla.

Opciones de lectura de un correo.

• Los correos los podemos

marcar con Destacados,
con la estrella superior
izquierda.
• Podemos ver los detalles
del destinatario, mostrar
detalles.
• Responder o reenviar el
correo.
• Invitar a ese usuario para
que nos aparezca a la
columna del chat y así
poder chatear con él,
cuando esté conectado/a.
• Y luego las opciones de
correo que ya hemos
visto.

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En la columna de la izquierda, encontramos las etiquetas de tal forma que podemos

acceder a ellas muy rápidamente. Si no se ven todas, se da al despegable.

Podemos también administrar las etiquetas o crear nuevas.

Contactos de Gmail
Si accedemos a Contactos nos aparecerán todos los contactos que tenemos
almacenados. Hay que recordar que Gmail guarda la dirección de cualquier mensaje
recibido para que posteriormente la podamos usar o editar con más información.

Al acceder a Contactos la columna de la izquierda se reemplazará por otra que tiene

relación con los contactos. En ella encontraré la forma agregar un nuevo contacto con
contacto nuevo, ver mis contactos (los guardados por mí), ver otros contactos (los
almacenados por el propio programa).

También podrémos crear nuevos grupos, opción muy interesante para agrupar a los
alumnos de las clases, las compañeros…(otra vez nos da la posibilidad de que un
contacto forme parte de varios grupos).

Crear nuevo contacto.

Si creamos un contacto nuevo nos aparece una ventana, como la que tenemos en la parte superior, que
nos permite añadir todos los datos que vemos y muchos más que accederemos a ellos en la función
Añadir. Antes de guardar el contacto con el botón Añadir a Mis contactos, podremos guardarlo en un
Grupo y si no lo tenemos creado, crearlo en ese momento con Crear nuevo.

En cualquier momento podemos editar la información de un contacto o agregarlo a un grupo. Esa función de
agregar contactos a grupos se puede hacer con varios contactos a la vez.

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Guardar un contacto en la agenda desde un mensaje.

Una forma interesante de que todos los alumnos tengan las direcciones de sus compañeros para luego
poder usar esas direcciones a la hora de compartir: información, trabajos, tareas… es que nosotros les
mandemos ya todas las direcciones en un fichero exportado de direcciones. Para ello les pediremos que
nos manden un mail a nuestro correo. Una vez recibido, guardaremos su dirección en nuestra agenda de
contactos. Con los contactos los agruparemos en grupos y luego exportaremos ese grupo y mandaremos el
fichero exportado en un correo para que ellos sólo tengan que importarlo.

Guardar la dirección en la lista desde un correo.

Accedemos al correo, luego a la flecha derecha (es desplegable) y luego a Añadir a Lista de Contactos.

Guardar los contactos en un grupo.

Accedemos a los Contactos, luego a Mis Contactos. Allí seleccionamos todos los contactos que
queramos agrupar en un grupo. Seleccionamos el grupo que queremos vincular contactos, si no está
creado lo creamos antes y luego hacemos click en Aplicar. Aparecerá las etiquetas de los grupos a los que
pertenezca ese contacto.

Exportar contactos o grupos.

Podemos exportar contactos o grupos yendo a Contactos, Mis contactos, Más acciones, Exportar.

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Allí nos preguntará qué queremos exportar y en qué formato. Os recomiendo que exportéis grupos, para
no mandar a nuestros alumnos todas las direcciones de nuestro listado. Os recomiendo el formato CSV de
Google, pues lo vais a exportar a otra cuenta Google.

Importar contactos o grupos.

Una vez hayamos exportado los contactos, en un mensaje les adjuntamos el fichero resultante de la
exportación. Ya tenéis contactos y grupos por lo que sólo tenéis que poner en el campo Para, CC o CCO la
primera letra del grupo (para el ejemplo Compañeros, la letra C) y saldrá el grupo en la pantalla, lo
seleccionamos y nos pondrá las direcciones de todos sus miembros.

Cuando lo reciban, tendrán que ir a Contactos, Mis contactos, Más acciones, Importar o a Contactos,
Importar contactos.

Tareas de Gmail
Es una herramienta para generar Tareas a realizar y ver el vencimiento que tiene esas tareas. Si puede
usar de agenda.

Chat de Gmail
Es una herramienta para conversar con los contactos que os hayáis autorizado la conversación mientras
estáis conectados. Muy buena herramienta para que los alumnos se pregunten dudas, nos las pregunten a
nosotros. La herramienta permite:

• Una conversación escrita.

• Una conversación hablada.
• Una vídeoconferencia.
• O agregar a cuentas personas queremos a la conversación.

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Buzz de Gmail
Es una red social que Google agregó en el servicio de Gmail, con la excusa de ser herramientas para el
intercambio de hipervínculos, fotos, videos y actualizaciones. El sentido de Buzz es compartir enlaces que
se encuentran en la red o crear temas de conversación de los cuales se guardan públicamente todo el
historial de mensajes. Es muy interesante para compartir información que encuentren en la red y que
debatan sobre lo que encuentran.

Podemos ver un vídeo que lo explica cuando accedemos a él.

Raúl Diego Obregón

www.rauldiego.es
correo@rauldiego.es

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