TONG CONG TY KHi VIET NAM CONG TY KHI CA MAU ALOR. M CONG TY KH! CA MAU — Teent/vi TATLIBUDANG SU DUNG Gs Phang TV WiS= ss QUY TRINH MUA SAM VAT TU THIET BI HOVATEN CHUC DANH Nguyén Minh Canh Chuyén vién Thudng mai | | La Thanh Thiy Chuyén vién TC-KT | Nguyén Van Bé Ba Truéng phdng KT Tran Thé Bao ‘Trung phong TC-KT | PHE DUYET | Tran Nhat Huy Ngay ban hanh: hy JI. “voll Han cap nhat:_ js) I‘QUY TRINH MUA SAM VAT TU THIET BI | 56: KCM.TCG.CAM.007.01 | __-Rev 5 Trang 1/34] pe | BANGTHEODOI QUA TRINH BAN HANH VA CAP NHAT TAI LIEU Rev. | Ngay Ngudi Ngu®i (BP) kiém tra Nguti phé ban | soan thio +-——_——;—~———|_ duyét hanh (BP) Ho va tén | Chic danh o1 | Nguyén | Tran Nhat Truéng van Bé Ba | Huy Phang KTSX | trigu Quéc nC nq}, Tuan Nguyén Céng | Trung a ee Luan Phong TC-«T | Tong Giam Doc 02 Tran Thé Bao | _Q. Trudng « Phong TC-KT Nauyén Van Bé Ba | Trinh Binh Q.Trudng | Triéu Quéc Thao phong TC-HC Tuan Téng Giam Doc Tran Nhat Pho Téng Huy | Giam déc 03 Tran Thé Bao | _Q. Trudng Phong TC-KT x 7 Trigu Quéc Nguyén | Trinh Binh Q Trung Tusn Van Bé Ba | Thao phongTC-HC|_. ew * | Téng Gidm Béc Tran Nhat Phé Téng Huy Gidm doc Nguyén Van Truting Bé Ba Phong KT * | Nauven | an Thé edo | Wueng | Tran Nhat Huy Phuong. | Phong TC-KT | Téng Gidm doc Trinh Dinh Truéng Thao | phdng TC-HC Nguy&n | Nguyén van Truéng Minh Canh| Be Ba Phong KT | 3m Nhat Huy 05 en en ag tathanh bon ean | Trtding _ | Tong Giém dc | ‘Thuy. | Tan ThE Bao [pring TCKTf ‘QUY TRINH MUA SAM VAT TU THIET BE S6: KCM.TCG.CAM.007.01 Rev 5 Trang 2/34 | THONG BAO Néi dung sifa déi tai Tén tai liu: Quy trinh mua sAm vat tur thiét bi so tai liéu : KCM.TCG.CAM.007.01 Da dude cAp nhat lai va cé higu lc ké tir ngay ___ thang ___ nam 2011 NGi dung sita déi: REV.4 | REV.5 sTT NOI DUNG SUA DOI | (trang) | (trang) ; 1 22 = Nang dinh mifc mua sém VTTB phyc vu nhu can hang ngay tif 10 triéu dong In 20 trigu | dBng cho phi hgp vdi phan cép vé mua sam (BPSD ty thyc hién). 2 |26 | + B6 n6i dung: “Béi véi VITB nha thau gif tam, | vie nhap kho phai thi/c hién trong 20 ngay”. 3 | = Bé sung biéu méu KCM.TCG.CAM.007.01/F4 bién ban déng thau/chao hang \4 | | = Thay déi biéu mau KCM.TCG.CAM.007.01/F5 | thanh biéu mau KCM.TCG.007.01/F7 iS | | = Thay déi biéu mau KCM.TCG.CAM.007.01/F7 thanh biéu mau KCM.TCG.CAM,007.01/F10 TRUONG DON VI SOAN THAOQUY TRINH MUA SAM VAT ‘TU THIET BI ] [SERCMTOG.CAM.007.01 | Revs | Trang 3/34 | DANH SACH PHAN PHOI TAI LIEU sit Déi tugng phan phéi S6 lu'gng 1 | Téng giém d6c o1 | 2. | Phong Tai chinh - K& toan o1 3. | Phong Ky thuat o1 4 | Phong San xuat o1 5__| Phong Té chifc Hanh chinh o1 6_| Phong An toan ~ Bao vé o1[ ~QUY TRINH MUA SAM VAT TU THIET BI | = KOM. 1007.01 | Revs | “Trang 4/34} MUC LUC CHUONG 1. QUY DINH CHUNG pidu 1: Cac dinh nghia «. .06 Bidu 2: Phan nhém.. CHUONG II: CAC HINH THUC LU'A CHON NHA THAU ... CHUONG III. TRINH TY THYC HIEN .... 1. Quy trinh chung. II. Cac busc thyc hién. A. Mua sém trong ké hoach: piu 3: Lap YCMS VTTB pidu 4: Giai trinh muc dich su’ dung Bigu 5: Lap dy toan Didu 6: Lap va phé duyét ké hoach du thau piéu 7: Lap va phé duyét HSYC/ HSMT . Diu 8: Théng bao mdi chao hang, méi thau... piu 9: Tiép nhan va dénh gid HSCH/ HSDX/ HSDT Digu 10: Trinh duyét KQCH/KQDT .. Diéu 11: Thudng thao, hoan thién va ky HD B. Mua sdm ngoai ké hoach: iu 12: Mua sém phat sinh ngoai KE hoach ... pigu 13: Mua sém khan cap .. igu 14: Mua s4m VTTB phuc vu nhu cau hang ngay, Diéu 15: Cac hinh thie giao ket CHUONG IV: XU LY TINH HUONG Didu 16: Xi ly tinh hudng Diu 17: Huy ddu thu va loai bé HSCH/ HSDX/HSDT CHUONG V: THUC HIEN HOP DONG bidu 18: Theo doi thyc hién HD .... .26 Diéu 19: Giao nhan hang héa .. Biéu 20: Thanh toan .. CHUONG VI: DANH GIA NHA CUNG UN BiBu 21: Muc dich danh gid nha cung Ung ... Diu 22: Ndi dung danh gia CHUONG VII: CAC QUY DINH CO LIEN QUANQUY TRINH MUA SAM VAT TU THIET BI 7 56: KCM.TCG.CAM.007.01__ | _-Rev 5 Trang 5/34 iéu 23: Céng van tai ligu giao dich : TS chit thyc Cac biéu mauQUY TRINH MUA SAM VAT TU THIET BI S6: KCM.TCG.CAM.007.01 Rev 5 I Trang 6/34 I. MucBiCH: m. Hung dan cdc bute can thiét dé thyc hién cng tac mua sam VTTB mot cach hgp ly, hdp phap theo ding quy dinh cla nha nuéc dé dam bao chat lung, s6 lutong va théi gian thyc hién céng tac mua sam. Tang cung cong tac kiém tra, gidm sat hoat déng mua sam VTTB, dam bao tinh canh tranh, céng bing, minh bach va higu qua kinh té cla céng tac mua sam VTTB. Phan dinh r6 chic nang va nhiém vy cia tifng bd phan trong céng ty khi tham gia vao qua trinh mua sm. PHAM VI AP DUNG: Quy trinh nay dudc dp dung cho toan bd céng tac mua sam VTTB cia céng ty Khi Ca Mau nh’m phuc vy céng tac quan ly, c6ng tac van hanh, bSo dung sia chifa, céng tac an toan ~ sifc khde — mdi truéng va bao Vé tai cdc tram khi do Céng ty Khi Ca Mau quan ly. TAL LIEU LIEN QUAN: Ludt dau thu s6 61/2005/QH11 ngay 29 thang 11 nm 2005 cla Quéc hdi nudc Cong hoa xa héi chu nghia Viét Nam khéa XI, ky hop thir 8 théng qua, cé hiéu lyc thi hanh tiv ngay 01/4/2006; Nghj Dinh s6 85/2009/ND-CP ban hanh ngay 15/10/2009 cd hiéu lyc ngay 01/12/2009 huéng d&n thi hanh Luat dau thau va Lya chon nha thau xay dung theo Luat Xay dung; C&n ctr Luat s6 38/2009/QH12 sifa déi, bs sung mét sé diéu cla Luat lin quan dén dau tur xay dung co ban; Quyét dinh s6 1617/QD-TCTK ngay 31/08/2007 cla H6i déng Thanh vién Téng cng ty khi v/v ban hanh Biéu Ié t6 chifc va hoat déng cla Céng ty Khi Ca Mau; Quyét dinh s6 1700/QD-KVN ngay 14/09/2007 cla Téng Giam Béc Tong Céng ty Khi v/v ban hanh Quy ché tai chinh Céng ty Khi Ca Mau; Cac van ban méi ban hanh sau nay, thay thé ho&c bé sung cac van ban trén.~QUY TRINH MUA SAM VAT TU THIET BI ['S6:KCM.TCG.CAM.007.01 | ___Rev5. Trang 754 CHUONG I - QUY BINH CHUNG Biéu 1: Cac dinh nghia: 10. 1. Téng Cong ty Céng ty La Téng céng ty Khi Viet Nam La C6ng ty Khi Ca Mau 6 phan sir La cdc phdng/bd phan tryc thudc Céng ty c6 nhu cau dung ho%c BPSD BO phan mua La t6 chuy€n gia du thu ho&c bd sam hoac BPMS. si dung VTTB, chu tri va truc tiép lap Ké hoach, Yéu CBu Mua Sim, Yéu Cau Mua Khan Cép, tryc tiép hoac gidn tiép sl dyng va bao quan VTTB. an nao cla Céng mua sam theo ty duc giao nhiém vu chi tri thyc phn céng cla Téng Giém Bde Céng ty. HO sd dé xuSt LA todn bé tai igu do nha thau dé xuat theo hd so yéu ho&c HSBX Gu va dude nép cho Céng ty theo quy dinh cla H6 so yéu cu. Hé so du thdu La toan bé tai ligu do nha thau lap theo yéu cau cla ho hoac HSDT sd méi thau va duc nép cho Céng ty theo quy dinh cia hd so méi thu. HO so mdi thdu La toan bé tai liu sf dyng cho d8u thu rdng rai hodc hotic HSMT han ché bao gém cac yéu cdu cho mét géi thau lam cén cir phdp ly dé nha thau chuan bi hd so dy thau va dé Céng ty anh gid hd so dy thau nhdm Iya chon nha thau tring thu; la cn cif cho viéc thudng thao, hoan thién va ky két hdp dng. He so yéu c&u LA toan bé tai liu sir dung cho hinh thifc chao hang hoa HSYC Ké Hoach Nguti co thdm quyén/ Chu dau wy canh tranh, chi dinh thau, mua sam tryc tiép hoc Iva chon nha thu trong truding hp dac biét bao gdm cac yéu cu cho mét g6i thau lam cn cif phap ly dé nha thu chun bi HSBX va dé Céng ty danh gid HSBX ham la chon nha thu dp Ung cdc yéu cau cla ho so yéu Cau; 18 cn cif cho viéc thutong thao, hoan thién va ky két hop dng. La ké hoach mua sim VTTB 48 dudc Ban Téng Giam Déc Céng ty phé duyét. La Téng Gidm Béc Céng ty ho&c Ngudi dug Téng giém dc Céng ty uy quyén. vat tur thiét bi La cdc loai vat tu’ dy’ phong, dung cy, bao hé lao d6ng,is ‘QUY TRINH MUA SAM VAT TU THIET BL 6: KCM.TCG.CAM.007.01___| Rev 5 I _ i ho&ic VITB: phuong tién van chuyén, thiét bi dng bé hodic thiét bi Ig, ban quyén sé hifu, vat tu tiéu hao, nguyén liu, nhién liéu, vat ligu, hang tiéu ding (thanh pham, ban thanh phim), may méc thiét bi, phy ting thay thé phuc vu cing tac quan ly, céng téc van hanh, bao dung sua chifa, céng tac an toan — sic khde ~ méi truéng va bao v8 cc cng trinh khi thuéc Céng ty quan IV. 12. Té chuyén gia La cdc thanh vién trong t6 Chuyén gia déu thau dugc du thu hay thanh lap theo Quyét dinh cla Téng Gidm déc Céng ty. TCG Tuy tig gdi thu cu thé, Téng Giam Bsc Céng ty 6 thé thanh lap té xét thau rigng, hoc d& nghj b6 sung thém cdc thanh vign knac c6 lién quan. Diéu 2: Phan Nhom a Nhém 1: Mua s&m trong Ké hoach: Ap dung cho céc hang myc VTTB cé trong Ké hoach cua nam hién tai da duoc phé duyét. Nhém 2: Mua sm ngoai ké hoach: ‘Ap dung cho céc hang muc VTTB phat sinh ngoai K& hoach cua ném hién tai do céc nguy€n nhn khéc nhau nhu:: khéng ludng truéc, do mat mat, tigu hao trudc dy’ kin, do cdc déi héi nang cép, mé rong pham vi hoat Géng, thay di thiét ké céng nghé, anh huBng bdi thoi tiét, cdc tac déng héa, Iy,... bat thu@ng. Nhém mua sm ngoai ké hoach dude chia lam ba (3) phan: = Mua s&m phat sinh ngoai K& hoach: Cac hang myc VTTB phat sin nigoai KE oach do khéng luting truéc tinh hinh thyc té. Thay di céng nghé, bé sung, nang cp thiét bi, ... . Mua sém khan cp (MKC): Céc hang muc VTTB phat sinh ngoai KE hoach d& kh&c phuc su’ c6 dét_xuat cé kha néing hodc da anh hurting dén san xuat gay nguy hiém va thiét hai dén nguéi va cla. + Mua s&m VTTB phuc vu cho nhu cau bao duéng sifa chifa hang ngay._QUY TRINH MUA SAM VAT TU THIET BI | ‘SO: KCM.TCG.CAM.007.01 Rev 5 Trang 9/34 CHUONG II: CAC HiNH THUC LUA CHON NHA THAU Tuy theo ti gid g6i thu, yéu cau vé tién 46, tinh phic tap vé céng rnghé, cdc céng trinh mang tinh ‘thir nghiém, bi mat quéc gia,... cdc hinh thitc sau day s® dugc 4p dung dé vita dam bao tién d6, sé lugng va chat lung cfing nhu tuan thu cdc qui dinh vé qua trinh mua sam VITB:Bueuy 9 enb 04 9p 29.9 Ay Ay BupM Bunp 1Qu 99 Bugp ddH “oe ue Jp 29NUY IBY UE AP T_Buno 29nuy #4 Buen netp 196 ugiy 2fuY ZG [Burip 100 565 G15 Upp TNA DbNp BUGLA em UG q my Bupmy Gunp iu 99 neUY 196 ualy 2Au) ap New Nep enb Bugyy uoyD ef| 26Np ‘TL ep Buewy 9 enb Buguy op 29M] NeW eUU LOW 2fuy wes enw “QyBu Bugs “iq wie end uot Bupny yun oeq wep teud op 2eu} deo Gund eyu 229 7 enw ayy Buu eA deo Bund new eyu WW enw ep oP 2 ew xs gyBU 6ug9 uadnyp Aep ‘iq yin ens Bug Gud! pu ‘neip 96 §— | Meta UIP MO ‘ny Anp ‘igy afhyd gp ny 8A 10] 2e9 Wes eNW eno neo ngA 29 Bun dep waiy6u yup 3A} BugU *hebu onyd ayy 1eyd ued RP 99 e| Yuip 2ex OMP new ey T UoYD eM] “7 99 sAs 329 ‘ie ug op Buy eux 3eq 99.AS “7 —_Yulp Anb oa 3ANp gud 26np teyd UPO}AG_“T | : in Deu WOU eA] onuy yulY Burp “| netp 196 end neo ned de soy ayo uey neta nep IY 91 2fy dan deyd Bun dep Buu eyy 92 Neu} eu gs T 92 J4D ew oyp :yuip ygAnb yex wex UgANb Wey} 92 1oNBU a waIy6u yy njO uaiyBU YD YUA o> NEL 195 *¢ YUL LeUd My Nep NyD ‘neta eyU S> 9993 AAUL “J uey fa neq up gD yun 99 NUD new eee Ay 2804 029 nya Ay Ned NEA 99 NeIA 19D ‘ZAP eI wey weiy6u Yup eA 2A) Bugu np 99 reofu 2pnu 6.7 12) eyU end Ned NgA OBYL —* quip 22x 26np neu euU g N~ItA 19) |W IeUd —“T| f“3pnu eye dSiyBu yueod end my Nep ep Bugnx ~ - —| au ‘yuuy Bug ‘xs ugkny> Aep ‘iq ylLa 229 Up} enyd ens ‘0b 1e9 381A Na hyd weEYU UBS 2) wes enw ap INU eyU UA BUNP NS Ue sd “el neuy nep e16 weuy ngo nyu 99 neLA 121 Bugs -uaknx BugnuA Budp oY Ly ANP WEYL Ues —_ BULL DPD OUD LINSH deo Bund leyd new ow ugg “Z Neu nea re} wes enw ap 2pnu eyU UQA BuAP NS Ue sQ -Z “LSH yUueY yeUd LP} “ugin ieyd. mnep nen | 99AA neLA 1oW oeg BugIN Jeud neLA IAW UEE AW oYd %OE = IONU eyU UA BuAp AS Ue AG ‘AP wey neyy eyu Bugnj gs ay uey Bugyy —_“T| a y IND1 ONfd dy IA WWHd ___¥LNgANON _ open (efor BuedL _ [shew T0°Z00'WVO'DD.L WOM :95 | : ig 13TH. ALLA WYS WW HNTUL AND- a 21g 28D -“yuip yAnb 4px wax nud quIUD Buen ny. YUL ay doy Gugnn “ua ain yuty 2e9 Burp de aia Buguy | yur! en nay eA Yuen Yue nen onW wep oe ‘neta Buddy NEL ew ¥iq Buau nu) 2p 99 neWn 196 doy Bug | ey UoYD ey uP Buonyd del eud mM NEP NUD yu Udy ef “quitp Ie BA NYO 93 BAM MEP NYD IpA dBi 90p wey neu | Bunp ns en Aj uenb | 196 ualy AU 991A Jes WEI Vay IALA [A UG Z udiy Au AL qulW op ue AP 2nuy New 196 UBL ILA ap welybu quip Anb Yun) eA ony BueU Np 92 IA Upp eM Nep NUD | cau IANP aud o6np 1eud neu 196 oy2 ueo} Ag “tT “BuANy yup eA Neyu Bupnp Buon} Wwnyy - nequ Jo) Wun 22 IMA BuRNA iu UB 99 URS ‘SUnP | EU MeL eYU_E mM eG OG E UU a! 9D Jed “@_YueN YUBD Buouy eo Buey Bunyu e| wes enw Bunp yON °Z Huey ogU> IAW UE OUD B16 FG NB NEN RUN “G Buey ogy “Bugp AZ 1pnp P16 92 NeW 199 *T Neyy eyu 229 OY? DASH ‘Nyy NH eUd —_“T| c _ “op 2pFIA Bugp doy 4 ep My Bupny | be/tt buew Lea] ~ TO'Z00'WVD'DOL'Wy 20S C Ya 13THL AL LWA WYS WAW HNTUL AND[ QUY TRINH MUA SAM VAT TU THIET BI [S6:KCM.TCG.CAM.007.01 | Rev 5 CHUONG III - TRINH TU THUC HIEN I. QUY TRINH CHUNG of of PHE DUYET KE HOACH MUA SAM saonasees aes LAP YCMS VA DU TOAN THEO MAU ‘TRINH PHE DUYET KHDT, HSYC/HSMT I Trang 12/34} |,—____ a Khing duyé e pba | 9 duvet LAP KE HOACH DAU THAU, HSYC/ HSM _—— Khong duyét pone |-——————tmiraante| Knbng duyét => pwyet_f PHAT HSYCIHSMT. ee on NHAN HSDX/ HSDT ¥ > ANH GIA HSBX/HSOT >) TRINH THAM DINH KQ DANH GIA HSBX/ HSDT => Thémainn J TRINH PHE DUYET KQ DANH GIA DAM PHAN, HOAN THIEN HD oo KY KET HOP BONG THEO DOr VIEC THUC HIEN HD GIAO NHAN HANG t THANH QUYET TOAN Khéng duyétQUY TRINH MUA SAM VAT TU THIET BI | $6: KCM.TCG.CAM.007.01 | Rev 5 Trang 13/34 TI. CAC BUGC THUC HIEN A. MUASAM TRONG KE HOACH Diéu 3: Lap Yéu cdu mua sam VTTB (YCMS): 1. BPSD la b6 phan chil tri trong viée lap YCMS. YCMS sé duge lap theo mau quy dinh tai Bigu mau 1 KCM.TCG.CAM.007.01/F1 — Mau Yéu cau mua sim VTTB. C3n cif vao KE hoach dude duyét hang nam, BPSD lap céc Yéu Cau Mua S&m (YCMS) VITB bao gém day du quy cach - théng sé ky thuat, yéu Gu vé [8p d&t chay thir (nu can), yéu cau vé cac loai ching chi, cac yéu Cu vé giém dinh hang trutc khi nhap kho (néu cn), théi gian nhap kho, s6 ludng cin mua, sd Iugng tn kho, nhém hang, muc dich sir dung, dia diém lap d&t, thai gian lap dat, ... YCMS sé dude chuyén cho Phong Tai chinh Ké todn (P.TC-KT) cla Cong ty dé kiém tra va ky. Sau khi d& dudc BPSD va P.TC-KT ky, YCMS sé duc trinh cho Ngudi cé thém quy&n xem xét, phé duyét. Déi vdi cdc hang hda cé yéu cau nghiém ngat vé an toan lao déng, YCMS phai chuyén cho phong AT-BV kiém tra trudc khi phé duyét. 61 véi nhiing mat hang cb nguy c¢ rui ro va an toan sifc khde, BPSD phai néu ré trong YCMS dé BPMS yéu cu nha cung cap/nha san xust cung cp cac chimg chi cn thiét dé sir dung va bao quan. Khi nhan hang phai giao cho thi kho mdt b6 céc tai ligu nay dé tham khao va thyc hin. BPSD chiu trach nhiém va tinh chinh xdc va day di cila quy cach, théng 56 va dic tinh ky thuat cla VITB ké ca cac chi tiét phy tr¢ khac (Vd: phan mém, du néi, ...) va phai phil hgp cdc tiéu chuan, quy pham hién hanh cia Viet Nam va Quoc té. YCMS lap khéng dung mau quy dinh dugc coi l khéng hdp Ié. Vigc gi trinh va lap dif todn cla cdc YCMS trong K& hoach dugc quy dinh dui day. iu 4: Giai trinh muc dich sir dung: 1 BPSD phai giai trinh muc dich si dung theo Bid KCM.TCG.CAM.007.01/F2 — Mau giai trinh muc dich sit dung.~QUY TRINH MUA SAM VAT TU'THIET BI (EM. TCG.CAM.007.01 Rev 5 Trang 14/34 2. N@i dung giai trinh phai thé hién: + S6lugng tn kho: la s6 lu’gng vat tu’ thi8t bi duidc lap trong yéu cau mua sam nay ton kho ho&c da dugc duyét nhung dang trong gial doan mua sam . Tinh trang hoat d6ng thiét bi dang cé: can ni r6 tinh trang thiét bi dang hoat déng ra sao, néu cdc thiét bi nay trong théi gian Ip YCMS ma dang hong thi sé lugng mua du’ phdng co thé t&ng lén dé sir dung thay thé cho thiét a i dang héng. Ngoai ra cdn muc dich xem xét néu nhu tinh trang thiét bi nay trong nhiing nam gan day hay hu héng thi sé co ti Ie dur phang [én han dé thay thé hoc cb giai phap khac phuc. . S6 lung dang dutc lap dat/ sir dung: la s6 lugng vat tu’ thiét bi nay dang duc Ip dt tal BPSD la bao nhiéu. Vie yéu cau liét ké sO Iugng vat tu’ dang duoc lap dat tai bd phan nh&m muc dich: can ctr sé lugng vat tu/thiét bi dutc lp dat, cén ci’ s6 lugng mua du’ phong Gé phé duyét s6 long mua dy’ phdng mot céch hop ly trénh tinh trang mua qu nhigu Iwu tri’ [du trong kho gay tn kém cho viéc bao quan. = Muc dich sir dung, dude lp dat cho thiét bj nao hay lap dat tai dau (Thay thé sta chifa hay dy’ phdng): nham dé quan ly s6 lugng vat tu’ / thiét bi cing loai dutgc lap dat tal nhiing vi tri nao? 6 dau? tir dd o6 thé quan ly sit dung chuyén d6i cho cac don vi. . Ngoai ra chung loai vat tu/ thiét bi dugc mua néu cé sai khac vé dac tinh Kj thuat so véi ching loai dutgc phé duyét thi cing phai giai trinh ly do thay d6i. iéu 5: Lap du toan: 1. BPMS 1a b6 phan chii tri trong viéc lap dy toan cho cc YCMS vdi sy hb trg cla BPSD (kiém tra Ky thuat). Du todn cho cac YCMS sé duge lap theo mu quy dinh tai Biéu mau 3 KCM.TCG.CAM.007.01/F3 - Mau Du’ toan chi phi. 2. Dy todn sé dude lap va trinh duyét déng thdi hoac sau khi YCMS da dugc phé duyét."“QUY TRINH MUA SAM VAT TU THIET BI S6: KCM.TCG,CAM.007.01 Rev5 | Trang 15/34 3. Diéu 6: Dy todn dugc lap c&n phai dya trén trén it nhat 03 nguon th6ng tin khac nhau. Nguén tham khao théng tin cé thé la: bao chi, tap chi chuyén nganh, internet, gid thi truéng, théng bdo gid cua nha san xuat, dai ly, gid niém yét, gid mua [an truéc hoc chao gid con hiéu lye cba cae Ai tac 06 kha nang cung cép, ... Trung hop Cong ty dé ky hgp déng mua loai VTTB tuong ty truéc dé khéng qua séu (06) thang, dy toan c6 thé dude lap dya trén don gia cua hgp dong da ky va c6 tinh dén yéu t6 truot gid, Trong mét sé truding hgp dac biét nhu’ gia trén toan quéc, gid du’ toan 6 thé dya trén mét chao gid cia hang san xut déc quyén ho&c dai Iv doc quyén cua hang tai Viét Nam. Du toan s8 dugc chuyén cho phong TC-KT Céng ty dé kiém tra va ky. Sau khi d3 duc cdc bd phan lién quan ky, du’ toan sé dude trinh cho Nauti od tham quyén xem xét, phé duyét. Phdi hop va phan cp thyc hién: Cc bd phan kiém tra phai cd y kién chém nhat 02 (hai) ngay tir khi nhan dudgc YCMS hodc di toan. Sau khi ngudi cé thdm quyén phé duyét YCMS va/hoac dy toan, van thu’ Céng ty cé tréch nhiém déng dau, chuyén giao ngay cho BPMS. Di véi cdc YCMS cé gid tri du’éi 20 trigu déng, BPMS sé chuyén cho BPSD dé ty thufc hién. Phan cp phé duyét di voi YCMS cdc VTTH phyc vy san xuat cé gid tri dui 5 trigu déng cho Trung phdng Kj thuat d6i vdi cdc cdng viée do Phong Kj thuat thyc hién. p va phé duyét ké hoach dau thu: BPMS [a bd phn chi tri trong viéc lap k& hoach du thau. NGi dung ké hoach dau thau bao gdm cdc ni dung sau: tén géi thu, gid gdi thdu, nguén vén, hinh thife lua chon nha thau, thdt gian lia chon nha thau, hinh thie hdp déng va théi gian thyc hién hgp dong. Nh&m dam bao tién d6 cung céip VTTB, tiét kiém thdi gian va chi phi cho céng tac mua sim, cé thé gdp nhiéu YCMS va du’ toan khdc nhau vao chung mét gi thau dé tién hanh Iya chon nha thau mét [an. Trong trugng hdp dé, viéc danh gid sé dugc tién hanh déc lap theo ting YCMS va dy toan 63 dudc duyét. Tuy thudc vao két qua danh gid, cé thé sé ky{ QUY TRINH MUA SAM VAT TU THIET BI Z | ['S6: KCM.TCG.CAM.007.01 I Rev 5 Trang 16/34 | chung mét hgp dang cho t&t c& cdc YCMS hoe nhiéu hop dng cho nhiéu YCMS khac nhau. Phé duyét ké hoach dau thu: Ké hoach du thdu sé dugc BPMS trinh Nut c6 thdm quyén xem xét va phé duyét. Viée phé duyét ké hoach dau thu phai duigc thé hién bang quyét dinh phé duyét. Oi véi YCMS c6 gid tri dui 50 trigu dong, BPMS cO thé can ctf trén céc bao gid cdn hiéu Iyc dé d& nghi duyét gid. Trén dé nghi duyét gid phai thé hién sur dam bao vé mat ky thuat, gia canh tranh nhat. Diéu 7 : Lap va phé duyét HSYC/ HSMT 1. NOi dung HSYC/ HSMT téi thigu bao gém cac noi dung sau: = Yéu Gu vé Kf thuat: $6 long, tiéu chun, dc tinh ky thuat, thé han cung céip hang héa, chting chi, bao hanh, bao tri, dao tao, lap dat, chuyén giao (néu 6). = Yéu cu v8 thuong mai: Bong tién dy thau, loai gid chao, mau chao gid. = Yéu cBu vé thi han hiéu life HSCH/ HSDX/ HSDT. = Yéu cu thai diém nop HSCH/ HSBX/ HSDT. = Tigu chuan danh gid HSCH/ HSDX/ HSDT. = Céc quy dinh vé b3o dam dy thu, bao dam thyc hién hgp déng (nu c6). = Cac yéu cu khdc. HSYC/ HSMT duéc chuyén cho té thm dinh tién hanh tham dinh, bdo co vol Ngudi co thm quyén xem xét va phé duyét. Nguti cé thém quyén sé tién hanh phé duyét HSYC/ HSMT trén co sé bao cdo thdm dinh cla cd quan, t6 chifc thdm dinh. Viéc phé duyét HSYC/ HSMT phai dugc thé hién bang quyét dinh phé duyét. Diu 8: Théng bao mdi chao hang, mdi thau Cén cif vo ké hoach ddu théu 43 dug phé duyét, BPMS sé t6 chic thang bao mai chao hang ho&c mdi thu ty theo hinh thifc Iva chon nha théu a phé duyét.~QUY TRINH MUA SAM VAT TU THIET BI ‘56: KCM.TCG.CAM. 007.01 Rev5 | Trang 17/34) Gi vdi CAC Qéi thu C6 gid tri dudi han mUc phai dng tai trén céc phutng tién dai chung, béo dau thu thi khéng bat budc song khuyén Khich dang tai trén bao du thau, website. . Quy dinh vé dang tai trén bao dau thau nhu sau: Hinhthic | Néidung |Hanmic| Théigiangifi | Dang tai lyachon | théng tin théng tin trén cc | nha thau dang tai phuong tién théng | tin dai ching khac Thong bao 15 ngay tube ngay Ore mai thu A dang tai ay at qué ta |KM6". | sau ngay phe chon nha |"? duyét ket qua \ thau |__LCNT | c6 thé Gid__goi| Gui HSMT cho caéc|dang tai ‘Bu thau han thau trén| nha thau theo danh | déng — théi che 5 (n&m)| séch da phéduyét tren cdc ty dong. phuong Thong bdo tién dai moi ch80|Gid gdi a ia .., | chting khac Chao hang hang thu trén foes perce |canh tranh = Két qua Iya] 500. tigu FEO ngey Cv cl chon nha | ddng. r 9 l thau iéu 9: Tiép nhan va danh gia HSCH/ HSBX/ HSDT: 9.1 Tiép nhan va md hd so: = BPMS 6 tréch nhiém tiép nhan HSCH/ HSBX/ HSDT theo ding quy dinh. . Té chuyén gia déu thau cé trach nhiém md HSCH/ HSDX/ HSDT ngay sau thdi diém déng thu, Mau bién ban mé HSCH/ HSBX/ HSDT nhu quy dinh tai Bigu mau 4 KCM.TCG.CAM.007.01/F5 - BB mé chao hang/ mé thau. 9.2 Banh gid HSCH/ HSDX/ HSDT:QUY TRINH MUA SAM VAT TU THIET BT 1 ['S6:KCM.TCG.CAM.007.01 | Rev5 Trang 18/34 | 9.2.1. 9.2.2 Vic danh gia céc HSCH/ HSDX/ HSDT phai can cir vao: Céc yéu cau trong HSYC/ HSMT a duc phé duyét. HSCH/ HSBX/ HSDT da nép va cac tai liu lam r6 HSCH/ HSDX/ HSDT cua nha thau. anh gid diéu kién tién quyét, tinh hgp I@ cla HSCH/ HSDX/ HSDT: TCG danh gid diéu kién tién quyét, tinh hgp Ié theo cac tiéu chi yéu cau trong HSYC/ HSMT bao gém nhung khdng gidi han cdc yéu cau nhu tén nha thu co tén trong danh sdch nhan HSYC/ HSMT; bao dam tu cach hgp 18; s6 lugng ban géc, ban chyp; hiéu luc clia hO so dy thau; gid du’ thau cé dinh... Cac nha thau dap tig cac diéu kién tién quyét dude tiép tuc tham gia danh gid ky thuat 6 budc tiép theo. Nguyén tac danh gia ky thuat: HSCH/ HSDX/ HSDT phan ky thuat sé dugc cac thanh vién trong TCG tién hanh danh gid theo tiu chi danh gid vé mat ky thuat da dugc phé duyét trong HSYC/ HSMT. Trong qué trinh danh gid, néu cé nhiing van dé ky thuat trong HSCH/ HSDX/ HSDT cn lam rd, TCG sé soan thao Thu yéu cau lam 16 trinh Nauti c6 thdm quyn xem xét va ky gut cho nha thau 6 hd so can lam 16. Trong truting hgp cn thiét, cé thé mdi nha thau vao truc ti€p trao d6i dé lam r6. N@i dung lam r6 phai duc thé hién bang van ban va khong duc lam thay d6i ndi dung cd ban cla HSCH/ HSBX/ HSDT 8 nép. Ndi dung lam 10 sé dude bao quan nhu mét phan cla HSCH/ HSDX/ HSDT. Két qua danh gid phan ky thuat sé dugc TCG téng hgp nhu sau: . Néu danh gid theo phu’ong phap “Dat”, “Khéng Dat”: TCG sé danh gid chi ti&t cho ting muc [a “Bat”, “Khéng Bat”. Trudng hgp *Khéng dat” phai néu r6 ly do. * — Két qua danh gid ky thuat phai cé phn dénh gid chung cho hd so Kj thuat alia ting nha théu duge danh gid la “Bat”, “Khong Bat”. . Néu danh gid theo phutong phap chadm diém: TCG sé tién hanh téng hdp téng dim vé mat ky thuat cua ting HSCH/ HSDX/ HSDT dugc danh gia.- QUY TRINH MUA SAM VAT TU THIET BI S6: KCM.TCG.CAM.007.01__ | _-Rev 5 Trang 19/34 — —Todn b6 céc vn ban giao dich trong qué trinh danh gid v8 mat ky thuat, yéu cu lam 16, cdc bang danh gié cla cdc thanh vién TCG va céc vin ban kj thuat c6 lién quan khdc sé duc dinh kém vao két qua dinh gid v8 mat kj thuat. 9.2.1 wo . Nguyén tac danh gia thuong mai: = Vide ddnh gid vé m&t thuong mai cac HSCH/ HSDX/ HSDT bao gdm nhung khdng gidi han: + D&nh gid cdc digu kién thuong mai. + Sta I6i, higu chinh sai lech va quy d6i vé mét loai ding tién chung tai thdi diém mé thau dé xac dinh gid danh gia. + Sosénh gid. + X€p hang nha thau. + Céc quy dinh khdc cia Nha nude. 9.2.4. Truting hgp thay di yéu cu ky thuat cla dau bal: — BPSD giff cong vin béo céo néu r3 hang muc va ly do thay déi dé Nguoi 6 thém quyén phé duyét va chi dao BPMS trién khai. — _ BPMS dé nghi cdc hang chao lai nhiing muc thay d6i bang phong bi kin (do c6 thé anh hung gid ca, tin 43). — Sau khi nhan chao hang viéc danh gid sé lap lai tir bude é4nh gid ky thuat néu trén. 9.3 Xét duyét tring thai Nha thu s& duge xem xét d@ nghi tring thau khi dép ting day du cc digu kién sau: 9.3.1 Trudng hgp Iya chon nha thau theo hinh tht’ chao hang canh tranh: . Cé két qua danh gid vé mat ky thuat la “Bat”. * C6 gid chao sau sifa I6i va hiéu chinh sai Iéch thap nhat va khéng wut dy todn 43 duge duyé 93.2 Trung hgp Iya chon nha thau theo hinh thie du thau rong rai hod han ché: + COHSDT hgp 16.QUY TRINH MUA SAM VAT TU THIET BI $6: KCM.TCG.CAM.007.01 Rev 5 I Trang 20/34 © Buide danh gid [a dap ding yeu cu va néng lye, kinh nghiém. © COkét qua danh gid v8. mat kf thuat [2 dép Ung yu cau theo hé th6ng diém hod theo tiéu chi “Dat”, “Khéng Bat”. * — Cé.gia danh gid (Gia sau st’a 16i, hi8u chinh céc sai I8ch, dua chi phi vé mdt mat bang) thap nhat. 9.3.3 Trung hgp Iva chon nha thau theo hinh thifc chi dinh thau: . C6 dit n&ng luc, kinh nghiém theo HSYC. © CO két qua danh gid vé mat ky thuat [8 dp ting yéu cau theo hé théng diém hodc theo tiéu chi “Bat”, "Khéng Bat”. © C6 gié a8 nghi chi dinh thau khdng vust gid géi thau da dugc duyét. 9.3.4 Truding hdp Iva chon nha thau theo hinh thie mua sam truc tiép: . C6 HSBX hgp Ié. . Dude danh gid la dap ting yéu cau vé nang luc. . C6 két qua danh gid vé mat ky thuat la “Dat”. * C6 dan gid ch3o khéng vugt qué don gid clia cdc di dung tuong Ging thudc g6i thu tuong ty da ky hgp dong truéc 46 trong vong 6 thang va cé tinh dén yéu t6 truot gi Diéu 10: Trinh duyét két qua chao hang/ két qua dau thau: 1. Trén od sé két qua danh gid cdc HSDX/ HSDT, BPMS sé téng hdp va trinh Ngudi cd thdm quyén xem xét, phé duyét bdo cdo két qua chdo hang/ két qua dau thau. Bao céo két qua chao hang/déu thau phai thé hién qué trinh xét chao hang/dau thu va céc od sé ap dung. Truting hop khéng ob nha thu tring thau, trong bao cdo trinh duyét két qua chao hang/ két qua dau thu phai néu rd khéng cé nha thau nao tring thau va huy dau thu, déng thei néu phu‘ong an xtr I tiép theo. Bao cdo két qua Iya chon nha thu dudc gi cho Té tham dinh, T6 thdm dinh 6 trach nhiém lap bao cdo thém dinh két qua ddu thau dé trinh cho chi dau tu’ xem xét, quyét dinh. Két qua Iva chon nh thu dugc thé hién bang quyét dinh phé duyét.