Sonia Tovar Guillamón

ARCHIVÍSTICA ESPECIALIZADA

TEMA 1: LEGISLACIÓN ARCHIVÍSTICA

ESPAÑOLA PRECONSTITUCIONAL

1- Legislación estatal (más importante de los archivos)

1804: Novísima recopilación (ley 15 título X, libro XI) de Carlos IV.

Se prohíbe a los Ministros sacar los documentos de los Archivos son autorización
del consejo.

1844: Real orden del 20 de abril de 1844.

Se aprueban unas “reglas para franquear los Archivos a las personas estudiosas”.

1850: R.D de 21 de junio de 1850.

Se crea el Archivo General de Hacienda como archivo único del Ministerio.

1858: R.D de 17 de julio de 1858. (Gaceta de Madrid de 18 de julio- antecedente del

BOE)

Sobre dependencia y clasificación de los archivos.

1859: R.D de 8 de mayo de 1859.

Se redactan los fundamentos para la organización de los archivos y bibliotecas del

Reino.

1866: R.D de 28 de marzo de 1866 (Gaceta de Madrid de 31 de marzo).

Se crea el Archivo Histórico Nacional.

1869: circular de 4 de mayo (publicada en Gaceta el día 10 de mayo).

Circular sobre el sellado y la numeración de los documentos de archivos en los

ministerios.

1900: R.D 18 de mayo de 1900 sobre acceso a los documentos públicos IMP!

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1901: R.D de 22 de noviembre de 1901.

Reglamento para el régimen y gobierno de los archivos de Estado.

1933: Ley del Patrimonio Artístico Nacional de º3 de mayo de 1933 IMP!

1947: R.D de 24 de julio de 1947.

Normas para la ordenación de los archivos y bibliotecas (BOE 17 agosto). El BOE

se crea en 1938-9.

1972: Ley 26/1972, de 21 de julio de 1972 (antecedente de la ley 33).

Ley de defensa del Tesoro Documental y Bibliográficos de la Nación (BOE del 22

de junio) – reemplazada por la ley de 1986.

 LEY 16/1985: DE 25 DE JUNIO sobre Patrimonio Histórico Español. (que afecta

a archivos).

En general las leyes tienen estructura común: 1º el preámbulo, 2º división en títulos

y cada título se puede dividir en apartados, llamados 3º capítulos y dentro de ellos una
serie de artículos que pueden tener a su vez apartados. Finalmente una serie de
disposiciones: adicionales, derogatorias, finales, etc.

TÍTULO VI.- Del patrimonio documental y bibliográfico y de los archivos, bibliotecas y

museos.

 Capítulo I: Del Patrimonio Documental y Bibliográfico.

- Artículo 49.1: habla de varias cosas y da una definición de “documento”.

49.2: se menciona lo que conforma el Patrimonio Documental.

- Artículo 52.1: los poseedores de Patrimonio Documental y Bibliográfico deben

mantenerlos en buenas condiciones y protegerlos. Los documentos con + 100 años
deben dar cuenta a las autoridades competentes sin necesidad de donarlo.

- Artículo 57.1: consulta de los documentos del Patrimonio Documental de 49.2 se

atendrá a las reglas:

a) Carácter general: los documentos de archivos centrales serán de libre consulta a no

ser que sean de materias particulares o que la difusión de su contenido atente
contra la privacidad, porque atente contra el Estado, etc.
b) Cabe solicitar autorización administrativa a la autoridad para acceder a
documentos restringidos (se puede solicitar su acceso).
c) Los documentos que afecten a nuestra intimidad que puedan atentar contra las
personas no podrán consultarse tras 25 años de la muerte de la persona o 50 años a
partir de la fecha de creación del documento.

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- Artículo 58: el estudio y dictamen de la calificación y uso de los documentos del

Estado corresponde a una Comisión Superior Calificadora, cuyos componentes,
etc. se regulan por vía legal. Esas comisiones califican los documentos para ver
cuáles deben ser conservados para siempre y cuáles no, mediante tablas de
valoración.

Las comisiones son a nivel nacional, ministerial, CC.AA, y son comisiones

constituidas por expertos en derecho administrativo, historiadores, juristas,
archiveros y expertos en administración (funcionarios de la administración que
crea los documentos). No todas las CC.AA tienen una Comisión Superior
Calificadora.

 LEY 30/1992: Régimen jurídico de administraciones públicas y del procedimiento

administrativo común (RJAPAC).

Esta ley esta destinada a articular el procedimiento o forma de trabajo de las

administraciones públicas.

TÍTULO I.- relaciones entre las administraciones públicas.

TÍTULO II.- régimen de los órganos y el personal.
TÍTULO III.- aspectos relativos a normas que recaen sobre los interesados.
TÍTULO IV.- derechos de los ciudadanos en los procedimientos administrativos.

- Artículo 35: derechos de los ciudadanos (enumera los derechos de los ciudadanos
ante la administración).

a) conocer el estado de tramitación de 1 procedimiento en que un ciudadano está

inmerso.
b) Acceso a registros y archivos de administraciones públicas en los términos
previstos en la constitución u otras leyes.

- Artículo 37: derecho de acceso a los archivos y registros.

37.1: los ciudadanos tienen derecho de acceso a los registros y

documentos siempre que los expedientes hayan finalizado.
37.2: acceso a los documentos con datos con intimidad de las personas se
reserva a éstas.

 Algunas restricciones de acceso:

- grupos de expedientes: 1- aquellos que contengan información sobre actuaciones

del gobierno, no sujetas a derecho administrativo, 2- documentos con información
sobre defensa nacional o de Estado (terrorismo…), 3- investigaciones de delitos o
política monetaria.

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TÍTULO V.- disposiciones administrativas (legalidad, jerarquía, publicidad, etc.)

Producción y contenido de actos administrativos, forma, etc.

- Artículo 58: Notificación: medio por el cual la administración comunica sobre

intereses de los actos realizados. Se explica cómo se debe llevar a cabo dicha
notificación.
- Artículo60: Publicación: forma de llevar a cabo una publicación de actos
administrativos.

TÍTULO VI.- procedimientos administrativos (se estructura cómo llevar a cabo un

procedimiento administrativo.

 Capítulo I: iniciación del procedimiento:

- Artículo 68: fases de la iniciación: oficio/demanda o instancia/solicitud.

 Capítulo II: ordenación del procedimiento.

 Capítulo III: instrucciones del procedimiento (comprobación de datos, recopilación,

etc. porque tras comprobar todo ello se lleva a cabo una resolución).

- Artículo 79: alegaciones: documentos que el interesado puede aportar en cualquier

fase del procedimiento, siempre antes de que finalice. Las alegaciones NO son
documentos administrativos.

 Capítulo IV: finalización del procedimiento: mediante 1- resolución del órgano

competente, 2- desestimación o 3- renuncia de la administración.

 Capítulo V: ejecución: tras la resolución la administración tiene que llevar a efecto lo

que resolvió. La ejecución forzosa: ejecución subsidiaria, multas coercitivas, apremio
sobre el patrimonio.

TÍTULO VII.- revisión de actos administrativos.

TÍTULO VIII.- asuntos de reclamaciones.
TÍTULO IX.- potestad sancionadora de la administración.
TÍTULO X.- responsabilidades de la administración pública.

TÍTULO PRELIMINAR:

- Artículo I: regula las bases del régimen jurídico (administración central y

autonómica). El procedimiento administrativo común es regulado y el sistema de
responsabilidad.

Esta ley fue modificada parcialmente en 1999 y fue llevada a cabo por la
ley 4/1999 de modificación de la ley 30/1992.

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 Modificaciones de la ley 30/1992:

- Artículo 38: sobre los registros.

- Artículo 59: notificación práctica: se incorpora un párrafo: “si nadie se hace cargo
de la notificación se pondrá en el expediente con fecha y hora…”

 LEY 15/1999: Protección de datos de carácter personal.

- Artículo 1: objeto y finalidad: garantizar y proteger las libertades públicas y los

derechos personales.

- Artículo 3: definiciones de conceptos: fichero, tratamiento de datos, responsable

del fichero encargado del tratamiento, cesión de datos, etc.

- Artículo 6: consentimiento del afectado.

- Artículo 7: datos especialmente protegidos.

7.3: el afectado tiene que dar permiso a los datos personales referentes a
raza, etc.

- Artículo 9: seguridad de los datos: responsabilidad del fichero. Se adoptan

mediadas administrativas etc. para su conservación y responsabilidad de acceso e
impedir robos, etc.

- Artículo 10: deber del secreto: responsables e integrantes.

- Artículo 11: comunicación de los datos.

- Artículo 44: tipos de infracciones: leves, graves o muy graves.

- Artículo 45: especifican los tipos de sanciones con cuantías económicas: leves de
100.000 ptas. a 600.000 ptas.

Hasta aquí leyes de archivos más importantes de carácter Estatal.

2- Legislación autonómica.
Toas las comunidades autónomas tienen una propia. Las 17 CC.AA tienen
legislación similar.

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Cada comunidad autónoma ha ido creando leyes que propician la aparición de los
archivos autonómicos. Prácticamente todas las comunidades autonómicas tienen sus
archivos propios con sus correspondientes legislaciones (cada comunidad autónoma se
organiza de acuerdo a su criterio).

En algunos manuales están especificadas estas legislaciones cuyas características

tienen aspectos comunes tales como:

- Orgánicamente dependen de la Consejería que asume las competencias en materia de

cultura.

- Resulta común el deseo de acceder a la gestión de Archivos estatales de ámbito no

autonómico, como es el caso del Archivo de Simancas, el Archivo de la Corona de
Aragón, y el Archivo de la Chancillería de Valladolid.

- Todas las legislaciones contemplan el acceso de los ciudadanos a la documentación

pública, así como el fomento y difusión de sus respectivos patrimonios culturales.

3- Legislación europea.
En la Unión Europea han surgido reglamentos de acceso a los documentos. Las
principales instituciones son: la comisión, el parlamento, el consejo de ministros, el
tribunal de cuentas, el Banco Central Europeo, el tribunal de justicia y el Centro de
estudios Históricos en Florencia.  Estas grandes instituciones producen gran cantidad de
documentos y para organizarlos han surgido diferentes reglamentos:

 1049/2001 de mayo de 2001:

Relativo al acceso del público a los documentos del parlamento europeo (+ 100
diputados), del consejo (ministros + presidente) y de la comisión (1 miembro de cada país
= 27 comisarios).

Cuando surge algún problema, la comisión encarga a un grupo de expertos que

elabore un informe (libro verde) y si se acepta para aplicarla se forma el libro blanco.

Se trata de un reglamento compuesto por 19 artículos, contiene consideraciones

iniciales como introducción e el que tratan asuntos como: las intenciones del reglamento
respecto al derecho de acceso a la información y principalmente se mencionan varias
iniciativas previas a este documento:

1-Decisiones de 1993: a) acceso a los documentos del consejo, b) FECA 1994

sobre acceso a los documentos de la comisión, c) 1997 sobre acceso a los documentos del
parlamento y d) normas sobre la confidencialidad de documentos SCHENGEN.

2-Directivas.
3-Recomendaciones.

1049/2001

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- Artículo 1: acceso del público a los documentos de las instituciones.

- Artículo 2: beneficiarios y ámbito de ampliación.

2.1: ciudadanos y personas físicas o jurídicas de un estado miembro.

- Artículo 3: definición de documento.

- Artículo 4: excepciones:
o Temas de seguridad pública, defensa militar, empresas, monetarias.
o Temas de intimidad o integridad de las personas.

- Siguientes artículos:

o Cómo hacer una solicitud para acceder a los documentos.

o Cómo se hacen los registros en las instituciones.

- Artículo 13: qué documentos se publican en el Diario Oficial de la UE en

diferentes idiomas.

- Artículo 17: cuando una institución deniegue el acceso a un documentos debe

elaborar un informe con el motivo (en un informe se registran todos los accesos
denegados). IMP!

TEMA 2: NORMAS

1- Normas específicas
Codificar y sistematizar cómo realizar una tarea desde la antigüedad en
Biblioteconomía y Documentación y demás áreas o disciplinas  ISO hace normas de
cualquier tipo. En nuestro campo empezó por los 50’s. La UNESCO también ha elaborado
algunas normas.

TIPOS DE NORMAS QUE CREA ISO:

- Hacer referencias bibliográficas.

- Realizar Tesauros.
- Realizar índices de cualquier tipo.
- Indizar y resumir un documento.
- Estructura de un informe.

A partir de los 60’s en cada país han ido surgiendo instituciones nacionales que
preparan normas mediante un comité de expertos. En España es la AENOR y dentro

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existen diferentes comités, el que está relacionado con nuestro campo es el comité de
“información y documentación”.

Para la elaboración de una norma se reúne un grupo de expertos. Se prepara un

borrador, se incorporan ideas, hasta llegar a la propuesta definitiva y su aprobación.

Cada país posee su propia institución nacional como: Francia- AFNOR, Gran
Bretaña- BSI, América- ANSI.

En los archivos las normas se redactan más tarde que en las bibliotecas (normas
internacionales) debido a la menor relevancia de los archivos anteriormente, pero sobre
todo porque se pensaba que cada archivo era muy diferente a los demás porque poseía
tipologías documentales diferentes.

Esa falta de homogeneidad hacía que los archiveros tuvieran normas propias en sus
archivos. También porque no existía personal lo suficientemente cualificado y por el
cambio en el uso de las tecnologías.

En los 80’s - 90’s se crean las primeras normas nacionales de descripción de

archivos. Aparece en primer lugar la norma australiana, después la americana y después se
dio el paso a las normas internacionales estándar como la ISAD (G).

Afectó en todos los procesos de los archivos: transferencia de documentos,

descripción y tratamiento de la documentación (gestión documental).

A finales de los 90’s se aprueba por la ICA (Consejo Internacional de Archivos).

 ISAD (G) surge para describir el contenido de los documentos de archivo.

 ISAAR (CPF) norma internacional para describir documentos que tienen que ver con
instituciones, personas o familias.

Su diferencia con la ISAD (G) es que ISAD hace un registro de un fondo o una
seria y con la ISAAR se hace un registro de instituciones, personas o familias.

La estructura entre ambas es similar. Contienen una serie de áreas y sub-áreas

(elementos de un registro de autoridad): 1-Identificación, 2- Descripción, 3- Relaciones, 4-
Control (para identificar el registro), 5-

 ISDF: (en fotocopia). Norma para describir funciones y actividades de organismos

productores, descendientes del área 5.2.5 de funciones, ocupaciones y actividades del área
5 de descripción de ISAAR (CPF).

Las funciones son una parte muy importante en una institución y por ello se creó
esta norma.

Hasta marzo de 2007 estaba abierto el plazo del borrador para que los profesionales
a nivel internacional pudiesen plantear modificaciones.

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En Kuala Lampur se aprobará la versión definitiva. Con ISDF conocemos las

funciones que han dado lugar a un documento (forma de la que proviene un documento).
Por ello es posible relacionar un registro ISDF con un ISAAR.

 Mo Req: modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos. Es una

propuesta que nace de la comisión europea que persigue una homogeneización para
diseñar sistemas de gestión de documentos electrónicos (plataformas que van a diseñar
esos sistemas de gestión).

Para que los diferentes sistemas de gestión tengan semejanza y sea más fácil el
intercambio de datos entre las administraciones nacionales e internacionales.

La estructura de Mo Req está basada en epígrafes. Diseñada para la conexión con

otros modelos de datos como Dublín Core. Contienen etiquetas entendibles también
compatibles con Pitsburgh.

Ejemplo: Mo Req
Nombre del elemento Nº requisito Descripción del elemento
modelo Dublín Core.

Mo Req es un sistema general aunque no específico para archivos.

NEDA: a partirde 1999 con ISAD (G) los países trabajan con normas propias de
descripción de documentos. En España a partir de ISAD (G) se crea la NEDA (Norma
Española de Descripción de Archivos) con estructura similar a ISAD (G).

NODAC: norma de descripción archivística catalana (en 2006 apareció su última

edición). También es muy similar a ISAD (G).

2- Normas relacionadas

 ISO 639-2: norma estándar encargada a la Library of Congress. Todas las lenguas de las
diferentes regiones (+200) establecieron abreviaturas para cada una de dichas lenguas, para
identificarlas unívocamente. Cada una de ellas se encuentra abreviada en inglés y francés.

ISO 3166: norma para identificar o crear un acrónimo para los nombres de países. Estas
normas tienen establecidos 2 o3 caracteres para los acrónimos (códigos de 2 y 3 letras).

 ISO 8601: para la normalización de las fechas: AAAA-MM-DD. Algunas aplicaciones

como bases de datos, etc. que tengan requerimientos más concretos como día de la semana,
hora o día del año etc. en la administración electrónica.

Existen alternativas al formato de la fecha, como por ejemplo, suprimir los

guiones: AAAAMMDD. Además se tienen en cuenta otros temas como los años bisiestos, etc.

 ISO 15511: establecer el indicador de las instituciones.

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 ISO 15924: códigos de 4 caracteres para la representación de nombres de escritura

(caracteres de la escritura) específica de los caracteres de las lenguas y sus variantes.

TEMA 3: DOCUMENTACIÓN HISTÓRICA Y

ADMINISTRATIVA.

- Diplomática: disciplina que se encarga de estudiar los documentos desde el punto

de vista de la estructura física para establecer tipologías documentales.

 DOCUMENTACIÓN HISTÓRICA:

 TIPOLOGÍA DOCUMENTAL EN LA PENÍNSULA IBÉRICA

1. DOC. ROMANO-VISIGÓTICA (SS. I-VI)

- Edictos: en forma de leyes propuestas por el Emperador y aprobadas por el senado.

- Decretos: en forma de sentencias civiles o criminales.
- Rescriptos o decisiones imperiales a consultas de los magistrados en forma de
epístola.
- Mandatos: comunicaciones administrativas a los oficiales.

2. DOC. VISIGODA

Dividida en: real, forense y privadas.

- Documentos reales:
o Leyes: disposiciones soberanas en forma de epístola.
o Discursos introductorios del Rey a las asambleas conciliares.
o Preceptos y mandatos del gobierno ordinarios.

- Documentos forenses:
o Mandatos judiciales: disposiciones iniciales a la causa que ordenan
pesquisas o demandan información y comprobaciones.
o Juramentos: erigidos a los litigantes como garantía de verdad redactados
como actas.
o Sentencias: son las más numerosas. Decisiones de los tribunales en forma
de acta.

- Documentos privados:

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o Sobre el estado de las cartas de libertad, de población, etc.

o Documentos económicos: carta de unión, pago, etc.
o Transacciones hereditarias: testamentos, cesión de tierras, etc.
o Donaciones: cartas de donación.
o Descripciones: inventarios, etc.

3. DOC. MEDIEVAL (SS. VIII-XV)

- Documentos reales:
o Preceptos reales, privilegios: concederlos y confirmarlos.
o Privilegios rodados: documentos con carácter solemne
o Cartas reales: monarquía a vasallos para temas de tierra, cargos, etc.
o Mandatos reales.

- Documentos privados:
o Donaciones.
o Testamentos.
o Compraventas.
o Inventarios.

4. DOC. MODERNA (SS. XVI XVII)

- Documentos reales:
o Provisión real: sustituye al mandato en el s. XIV.
o Cédula real: concisión y esquematización gráfica (doc. más ligero en
contenido). Se usa para comisiones, instrucciones diplomáticas, mensajes,
etc. da agilidad a los documentos y pierden solemnidad.
o Carta misiva.
o Mandamiento real.
o Cartas o autos acordados.
o Otros documentos de órganos de gobierno: orden real, real decreto y real
cédula.

- Documentos municipales: (ss. XVI-XVII aparecen +doc. admvos.)

o Actas Municipales: aparece la Gaceta de Madrid: publicación con

contenido legislativo que es el antecesor del BOE.
o Ordenanzas municipales: aparecen en la Edad Media con los RR.CC. se da
más poder a los concejos:

 Actas municipales: carácter nominativo, graciosos, administrativos

o notificatorios.
 Mandamientos municipales: dirigidas a particulares en forma
notificatoria.

La creación de los concejos se guardaba en las ARCAS.

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 DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA:

1. ACTO Y PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO:

La ley 4/1999, de 13 de enero, de régimen Jurídico de las Administraciones públicas

y del procedimiento administrativo común establece que “tienen consideraciones de
documento público administrativo los documentos válidamente emitidos por los órganos
de las administraciones públicas.

Los documentos administrativos son el soporte en el que se materializan los

diferentes actos de la administración pública, esto es, la forma externa de dichos actos.
Cumplen dos funciones primordiales:

- Constancia: los documentos administrativos deben asegurar la pervivencia de las

actuaciones administrativas garantizando así la conservación de los datos y la posibilidad
de demostrar su existencia, sus efectos y sus posibles errores, así como el derecho de los
ciudadanos de acceder a los mismos.

- Comunicación: la administración es por su naturaleza en comunicación con sus

administrados (empresas, instituciones, o internamente). Sirven como medio de
comunicación de los actos de administración, tanto externa como interna.

 Las características del documento administrativo que lo distinguen del resto de

los documentos jurídicos son:

- Procedencia de una administración pública: la procedencia pública de la actividad

del sujeto productor delimita su origen.

- Contenido: los documentos administrativos incorporan derechos y obligaciones tanto

de la administración, como del administrativo, de ahí el valor primario(valor
administrativo del documento que sirve de garantía y justificación de la gestión
administrativa) y el valor secundario( el documento como testimonio histórico de
la existencia de una administración).

- Unicidad y originalidad: documentos únicos que constatan un acto jurídico único,

derivado de una actividad o trámite en un procedimiento administrativo.

- Carácter seriado: el propio funcionamiento del procedimiento administrativo

imprime esta característica.

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- Carácter público: se integran en el acervo documental del Patrimonio Público tal y

como lo establece la Ley de Patrimonio Histórico Español.

2. TIPOLOGÍAS DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS:

A) Documentos que sean comunes a todas las administraciones públicas.

Documentos de decisión Acuerdo

Resolución
Por su Notificación
contenido Publicación
Documentos de transmisión
DOCUMENTOS Comunicación
Por su forma Oficio
DE LA Nota interior
ADMINISTRACIÓN Carta
A LOS Acta
Documentos de constancia Certificado
CIUDADANOS
Certificado por silencio
administrativo
Documentos de juicio Informe

CIUDADANOS A Documentos de los Solicitud

ciudadanos Denuncia
LA Alegación
ADMINISTRACIÓN Recurso

1- Documentos de decisión: son aquellos que contienen una declaración de voluntad de un

órgano administrativo sobre materias de su competencia.

- Acuerdo: recoge las decisiones adoptadas por los órganos competentes sobre la
iniciación y las cuestiones que se suscitan en la tramitación de un procedimiento con
carácter previo a la resolución del mismo. Existen varias clases: instrumentales y
sustantivos.

- Resolución: recoge las decisiones del órgano competente que ponen fin a un
procedimiento resolviendo todas las cuestiones planteadas en éste. Existen diferentes tipos
de resoluciones:

- Ampliatorias: amplían las facultades de los ciudadanos.

- Restrictivas: restringen las facultades de los ciudadanos.
- Modificadoras: llevan a la modificación de otras resoluciones.

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2- Documentos de transmisión: son aquellos que comunican la existencia de actos o

hechos a personas, instituciones o entidades Se clasifican:

- Por su contenido:

- Notificación: trámite por el que el órgano competente comunica al interesado

una resolución o acuerdo
- Publicación: actuación material consistente en la inserción de un acto
administrativo en un diario oficial, tablón de anuncio o medio de información.
- Comunicación: Poner en conocimiento de los ciudadanos hechos o
circunstancias de un procedimiento de la administración.

- Por su diseño formal:

- Oficio: vehículo de comunicación entre dos administraciones y órganos. Se

distingue porque en la estructura suelen venir las palabras "de", para referirse a la
institución que origina el documento y “para”, haciendo alusión a la institución a
la que va dirigido. También tendrá el logo de la institución productora del
documento al que va dirigido.

- Nota interior: Se usa para la comunicación entre órganos o unidades

pertenecientes a un mismo órgano superior o entidad. El documento no sale de la
misma administración que lo genera.

- Carta: Para establecer comunicaciones de carácter personal, protocolario y de

contenido general, no directamente relacionado con la gestión habitual o la
tramitación de un procedimiento (es el equivalente a la comunicación).

3- Documentos de constancia: Son aquellos que contienen una declaración de

conocimiento de un órgano administrativo cuya finalidad es la acreditación de actos,
hechos o efectos.

- Acta: acreditan hechos, circunstancias, juicios o acuerdos. Los ejemplos por

relevantes son los siguientes:

- Acta de órgano colegiado: documento acreditativo de cada sesión celebrada

por un órgano colegiado(asistentes, orden del día, lugar y tiempo,
deliberaciones y acuerdos)

- Acta de infracción: documento emitido por funcionarios con condición de

autoridad pública para la acreditación, con presunción de veracidad de hechos
susceptibles de construir infracciones administrativas. Por ejemplo, los
emitidos por determinados cuerpos de inspección.

- Acta procesal: documento que acredita la realización de trámites y

actuaciones en procedimientos administrativos. Por ejemplo, el acta de
actuación en un procedimiento de expropiación forzosa.

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- Certificado: acredita actos o situaciones de carácter administrativo cuyo destinatario

es una persona, órgano o entidad que pretenda la producción de efectos en un
procedimiento administrativo producido por silencio administrativo que se emite por
el órgano competente para la adopción del acto expreso.

4- Documentos de juicio: Son documentos que contienen una declaración de juicio de un

órgano administrativo, persona o entidad pública o privada sobre las cuestiones de hecho
o derecho que sen objeto de un procedimiento administrativo.

La finalidad es proporcionar a los órganos competentes para la instrucción y

resolución de un procedimiento administrativo datos, valoraciones y opiniones necesarias
para la formación de su voluntad y la adopción de las correspondientes decisiones
(acuerdos y resoluciones).

Una característica inexcusable de los documentos de juicio es que su emisión debe

ser solicitada. Los documentos de juicio son generalmente denominados informes, aunque
se utiliza habitualmente una amplia variedad de términos en la normativa y en la práctica
administrativa, como por ejemplo un dictamen, análisis estudio o nota informativa. Las
clases de este tipo de documentos son las siguientes:

• Por la obligación de solicitarlos:

- Preceptivos: son los informes que deben ser necesariamente solicitados porque así lo
exige la legalidad. Se dividen en:

o Determinantes: son aquellos que resultan imprescindibles para que los órganos
competentes adopten la resolución de un procedimiento
o No determinantes: no son imprescindibles para que los órganos competentes
tomen decisiones.

- Facultativos: son los informes que el órgano administrativo competente solicita, sin estar
obligado a ello. Con objeto de obtener datos, opiniones o valoraciones que estima
conveniente.

• Por la vinculación con su contenido.

- Vinculantes: obligan al órgano administrativo a resolver en el sentido informado.

- No vinculantes: Informes cuyas conclusiones asesoran al órgano que lo solicita, pero

éste puede o no resolver en el sentido de lo informado.

• Por el tipo de resolución que aportan

- De resolución única: Informes que finalizan con una sola propuesta o conclusión.

- De resoluciones alternativas: Finalizan con propuestas o resoluciones múltiples,

proporcionando la posibilidad de optar entre diversas alternativas.

• Por el órgano que los emite

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- Internos: Emitidos por la misma administración de la que forma parte el órgano que los
solicita.
- Externos: Emitidos por una administración distinta de la del órgano solicitante o por una
entidad privada.

• Por razón de su contenido.

- Vinculados: (vinculantes) Son los informes que somete su contenido y conclusiones a

cuestiones concretas.
- Libres: (no vinculantes) Informes cuyo contenido tiene un carácter general y abarca
soluciones y propuestas que van más allá de la cuestión concreta que justifica la
elaboración del mismo.

5- Documentos de los ciudadanos: No son documentos administrativos propiamente

dichos, ya que el emisor no es un órgano administrativo ni el documento constituye el
soporte de un acto de la administración, sin embargo, tiene indudables e importantes
efectos en la Administración Pública. Son el instrumento por el que el ciudadano se
relaciona con la actividad de las Administraciones Públicas.

Procedimiento administrativo y clases de documentos que se generan:

Iniciación Instrucción Finalización Ejecución

Solicitud - Alegaciones Resolución / - Actas
- Informes Recurso - Requerimientos
Denuncia - Notificaciones
- Publicaciones

 Inicio: el procedimiento se inicia cuando el ciudadano se dirige y solicita algo a la

administración, denuncias, etc. por lo que se genera un expediente.

La Administración puede resolver en un sentido o en otro (a favor o en contra del

ciudadano) En el caso que resuelva en contra del ciudadano, éste puede presentar
alegaciones. Una vez que la Administración resuelve, el ciudadano puede también
plantear un recurso a la misma por lo que puede interactuar con la Administración para
poner una denuncia o plantear una solicitud.

- Solicitud: documento que contiene una o varias peticiones de un ciudadano dirigidas a

promover la acción del órgano administrativo al que se dirige para satisfacer una o varias
pretensiones con fundamento en un derecho subjetivo o un interés legítimo. Este
documento provoca la actividad administrativa y, normalmente la iniciación de un
procedimiento formalizada.

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- Denuncia: documento por el que cualquier ciudadano en cumplimiento o no de la

obligación legal pone en conocimiento de un órgano administrativo la existencia de un
determinado hecho que pudiera obligar a la iniciación de un procedimiento
administrativo. Al igual que la solicitud, la denuncia implica ordinariamente la actividad
administrativa y a veces la iniciación de un procedimiento.

 Instrucción:

- Alegaciones: documentos por los que el interesado en un procedimiento administrativo

aporta a los órganos responsables de éste datos o valoraciones de carácter fáctico o
jurídico para su consideración. Estos documentos constituyen el medio principal por el
que los ciudadanos participan en las diferentes etapas del procedimiento influyendo en el
proceso de formación de la voluntad del órgano administrativo.

 Finalización:

- Recurso: Documento por el que el ciudadano impugna un acto administrativo que afecta
a sus derechos o intereses, demandando su anulación por incumplir en alguna de las
causas de invalidez previstas en él. Son cuatro los tipos de recursos que el ciudadano
puede interponer:

- recurso de alzada: Recurso de carácter administrativo que tiene por finalidad

impugnar resoluciones para que no pongan fin a la vía administrativa y actos de trámite
que imposibiliten continuar el procedimiento. El órgano competente para resolver es el
superior jerárquico del órgano que dicta dichos actos.

- recurso potestativo de reposición: Recurso de carácter administrativo que tiene

por finalidad impugnar actos administrativos que pongan fin a la vía administrativa. El
órgano competente para resolver es el mismo que dictó el acto.

- recurso extraordinario de rescisión: Recurso de carácter administrativo que

tiene por finalidad la impugnación de actos que ponen fin a la vía administrativa siempre
que concurran determinadas circunstancias previstas en la legislación. Se resuelve por el
mismo órgano administrativo que dictó el acto impugnado.

- recurso contencioso administrativo: Recursos de carácter judicial que tiene por

finalidad la impugnación de actos que ponen fin a la vía administrativa ante la jurisdicción
contencioso-administrativa.

B) Documentación específica de cada Administración Pública

Administración central. (Documentación legislativa)

La Constitución Española establece que la Administración tiene la potestad para

crear normas y los tipos documentales específicos de la Administración Central son los
siguientes: Real Decreto-Ley, decreto legislativo, Real Decreto.

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Sonia Tovar Guillamón

- Leyes ordinarias.

- Real decreto-ley.

- Real decreto-legislativo.

- Orden Ministerial: Disposiciones adoptadas por los ministros.

- Leyes orgánicas: solo ella la crea. Temas recogidos el la constitución.

- Resolución: Disposiciones dictadas desde las subsecretarias de los departamentos

ministeriales. Secretarías de Estado de los mismos o por alguna de las Direcciones
Generales de estos departamentos.

- Reglamento: Norma escrita y dictada por una administración pública y con rango
inferior a la ley. Se aprueba por real decreto.

- Instrucción y orden de servicio: Informa sobre técnicas jurídico-administrativas para el

mejor funcionamiento del departamento a quien va dirigido.

 Administración Autonómica

La Constitución establece que las CC.AA están en disposición de dictar decretos

legislativos, decretos, órdenes, resoluciones, reglamentos e instrucciones.

 Administración Local.

La Constitución atribuye a la Administración Local potestad normativa, siendo los

tipos documentales de este nivel los siguientes:

- Ordenanzas: Regulan la actividad de los administrados ocupándose de materias

relacionadas con las funciones y servicios municipales.
- Bandos: Disposición general emanada por una autoridad pública menor (alcaldes) para
que sea conocida por todos los ciudadanos con aspecto de cartel. Son documentos que
incluyen recomendaciones de policía y buen gobierno, orientados a la consecución de un
buen comportamiento cívico.

- Edictos: Comunican alguna obligación por parte del ciudadano, publicándose en algunas
ocasiones en los tablones de anuncios y en otros en los boletines oficiales de la provincia
o de la comunidad autónoma correspondiente.

Reglamento municipal de régimen interno: Regula aspectos de régimen interno

orgánico de la corporación, con carácter general o particular, afectando al régimen
corporativo del ayuntamiento.

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