THUÛ THUAÄT EXCEL

1. Kích hoaït Baûng tính con trong Excel :

Ngöôøi duøng Excel ai cuõng bieát raèng chuùng ta coù theå kích hoaït moät
baûng tính trong moät Workbook . Vaø haàu heát chuùng ta ñeàu duøng caùch
laø click vaøo tab mang teân baûng tính chuùng ta muoán. Hay coù theå nhaán
Ctrl-PageUp hay Ctrl – PageDown. Nhöng tröôøng hôïp coù quùa nhieâu baûng
tính vaø khoâng ñuû choã ñeû hieân thò thì sao? Xin giôùi thieäu vôùi baïn
moät thuû thuaät sau : chæ caàn nhaán chuoät phaûi leân moä trong caùc muõi
teân phía beân tay traùi caùc tab cuûa baûng tính naèm ôû phía cuoái workbook.
Choïn moät baûng tính töø danh saùch .

2. So saùnh caùc vuøng baèng caùch duøng coâng thöùc maûng :

Trong Excel baïn coù theå so saùnh caùc giaù trò giöõa vuøng :
Vd : chuùng ta coù theå sao sanh caùc giaù trò trong vuøng A1 : A100 coù
gioáng vôùi caùc giaù trò trong oâ B1:B100 hay khoâng thì ta goõ :
Sum(if(A1:A100 = B1 : B100, 0, 1)) trong baát kyø oâ naøo. Sau ñoù
nhaán Ctrl-Shift-Enter ñeå thöïc thi coâng thöùc maûng naøy.

Tröôøng hôïp caùc vuøng naøy ôû nhöõng baûng tính khaùc nhau , chæ caàn
ñaët tröôùc ñòa chæ vuøng teân baûng tính , sau ñoù laø moät daáu chaám than
(!).Ví duï : Sheet !A1:A100.

3.Khi oâ troáng khoâng coù Zero :

Giaû söû khi ta duøng haøm =VlookUp (B1, D1:E13, 2) ñeå tìm kieám giaù trò
ôû coät 2 trong baûng D1:E13 khi giaù trò trong coät D baèng vôùi oâ B1.
Khoâng phaûi moïi oâ trong baõng ñeàu coù giaù trò, coù vaøi oâ seõ baèng 0.
Vaán ñeà laø laøm cho caùc oâ khoâng coù giaù trò seõ bieåu hieän laø 0 khi oâ
töông öùng trong baûng caàn tìm khoâng coù giaù trò . Baïn haõy boå sung
moät soá haøm sau ñaây, noù seõ giuùp baïn phaân bieät oâ troáng vaø oâ co 1
giaù trò 0. Coâng thöùc sau duøng haøm Len ñeå tính soá kyù töï cuûa keát
quaû tìm , keát quaû baèng khoâng thì ñoù la oâ troáng vaø baèng soá kyù töï
neáu ñoù laø oâ khaù troáng
= len (vlookup(B1, D1:E13,2))
Tieáp theo theâm haøm If ñeå coâng thöùc hieån thò giaù trò troáng khi tìm
kieám baèng 0 vaø hieån thò giaù trò thöïc khi soá kyù töï khaùc 0 . Nhaäp
coâng thöùc naøy vaøo oâ caàn hieån thò giaù trò
= if(len(vlookup(B1,D1:E13,2)) = 0,““, vlookup(B1,D1:E13,2))
4 . Xoaù boû doøng troáng giöõa caùc haøng trong baûng tính nhöng
khoâng laøm thay ñoåi soá thöù töï cuûa doøng :
- baïn haõy cheøn moät coät troáng tröôùc baøng tính cuûa baïn ñeå
ñaùnh soá thöù töï. Sau ñoù , saép thöù töï cho moät coät naøo ñoù
trong baûng tính ñeå ñöa caùc soøng troáng xuoáng döôùi . Cöù theá
tieáp tuïc cho ñeánkhi taát caû caùc doøng troáng ñöôïc ñöa heát
xuoáng döôùi cuøng baûng tính . Xoaù heát caùc soá trong coät soá
thöù töï taïi nhöõng doøng troáng. Sau ñoù saép thöù töï laïi cho coät
naøy vaø xoaù boû caû coät naøy khoûi baûng tính .
Caùch khaùc :
- Data/ Filter/ Auto Filter.
- Taïi ñaàu moãi coät , choïn Blanks töø sanhnsaùch thaû xuoáng .
- Choïn toaøn boä döõ lieäu
- Vaøo menu Edit/ Delete/ Row ñeå chöøa laïi döõ lieäu ban ñaàu tröø
nhöõng doøng troáng. Cheøn theâm moät doøng troáng ñeå doøng
troáng ñaàu tieân khoâng bò xoaù.

5. Hieån thò moät baûng tính Excel treân moät trang Web
- Baïn choïn baûng tính caàn hieån thò
- Vaøo File/ Save as Web Page
- Goõ teân ñuôøng daãn baïn muoán save laïi .
- Sau ñoù , baïn vaøi Internet Explorer, môû file baïn muoán hieån thò
(file baïn ñaõ Save ôû böôùc treân)

6. Duøng KeyWord cuûa moät baûng tính :

- Khi Save baûng tính, ngoaøi Save As theo taäp tin, baïn neân thieát laäp
Keyword cho baûng tính ñoù , ñeå quaù trình môû taäp tin ñöôïc deå
daøng hôn khi baïn khoângnhôù chính xaùc teân file.
- Baïn vaøo menu File treân thanh menu/ choïn Properties.
- Choïn Tab Sumary/ choïn tröôøng teân Keywords vaø goõ vaøo töø
khoaù theo yù baïn (neân ñaët teân mang tính chaát gôïi nhôù ).
- Click OK neáu ñoàng yù vaø Save taäp tin ñoù nhö bình thöôøng
- ÔÛ nhöõng laàn môû taäp tin sau neán baïn khoâng nhôù chính xaùc
teân file , baïn coù theå khôûi ñoäng chöông trình Excel leân roài choïn
chöùc naêng Search treân Treân thanh coâng cuï (thöôøng bieåu töôïng
naøy naèm keá bieåu töôïng Save vaø Print)
- Baïn goõ keyword maø baïn ñaõ ñaët vaøo tröôøng Search Text roài
click Search.
7. Taïo daõy soá hieån thò giôø taêng theo 1 khoaûng thôøi gian :
Ví duï : Ta taïo coät A, vôùi khoaûng thôøi gian caùch nhau giöõa caùc doøng
laø 30 phuùt (cell A1 coù giaù trò 9:00 , cell A2 coù giaù trò laø 9:30 vaø cöù
theá taêng daàn leân). Baïn theo caùc böôùc sau :
- Click cell A2 goõ vaøo 9:00, Enter
- Click cell A3 goõ vaøo 9:30, Enter
- Drag chuoät choïn cell A2 vaø A3.
- Ñöa chuoät veà goùc phaûi cuûa khoái ñöôïc choïn, xuaát hieän handle
+
- Drag chuoät theo chieàu thaúng ñöùng xuoáng. Giaù trò caùc oâ coøn
laïi seõ taêng daàn theo 30 phuùt.

8. Taïo chuù thích cho moät oâ baát kyø trong baûng tính :

Baïn muoán taïo moät caâu chuù thích cho moät oâ baát kyø trong baûng
tính. Haõy theo caùc böôùc sau :
- Choïn oâ ñoù
- Vaøo menu Insert/ Comment : goõ vaøo noâi dung chuù thích. Sau ñoù
click vaøo vuøng ngoaøi oâ ñoù. Khi baïn reâ chuoät vaøo oâ naøy ,
lôøi chuù thich seõ hieän ra.
- Baïn coù theå nhaán phím taét sau : Ctrl + I +M.

9. Baùo loãi khi ngöôøi duøng nhaäp sai ñònh daïng döõ lieäu :
Baïn coù moät oâ trong baûng tính vaø muoán ngöôøi duøng khi nhaäp vaøo neáu
khoâng phaûi laø kí töï soá thí seõ baùo loãi theo noäi dung rieâng cuûa baïn :
- Choïn oâ ñoù / hoaëc choïn vuøng naøo ñoù.
- Vaøo menu Data/ Validation
- Choïn tab Setting/ choïn moät ñieàu kieän trong list coù saün vaø qui
ñònh giaù trò tuøy theo muïc baïïn choïïïn trong list ñoù. (ví duï : baïn
choïn “equa” thì ôû oâ cuoái keá tieáp baïn phaûi nhaäp vaøo giaù trò
soá laø bao nhieâu )
- Choïn tab Input Message vaø goõ vaøo noäi dung baïn muoán hieån thò
khi ngöôøi duøng choïn nhöõng oâ ñoù.
- Choïn tab Error Alert vaø choïn bieåu töôïng hieån thò cho caâu baùo
loãi cuûa baïn vaø noäi dung hieån thò khi ngöôøi duøng nhaäp sai döõ
lieäu
 Nhö vaäy, töø luùc naøy trôû ñi khi ngöôøi duøng choïn oâ naøy ñeå nhaäp
lieäu thì seõ coù moät baûng thoâng baùo nhaéc nhôû tröôùc , vaø neáu hoï
nhaäp sai thì chöông trình seõ baùo loãi theo noäi dung baïn ghi.

10. Taïo ñöôøng lieân keát tôùi moät baûng tính Excel trong moät vaên
baûn word
Baïn muoán cheøn moät baûng tính Excel hay moät moät vuøng naøo ñoù
vaøo vaên baûn word vaø baïn muoán khi baûng tính beân file Excel bò
thay ñoåi noäi dung thì beân file word cuõng thay ñoåi theo :
- Baïn choïn vuøng hay baûng tính baïn muoán cheùp ñöa sang file word,
thöïc hieän thao taùc Copy baèng caùch nhaán nuùt phaûi chuoät hay
Ctrl + C .
- Sau ñoù, sang vaên baûn word, baïn choïn menu Edit/ Paste Special.
Trong hoäp thoaïi Paste Special, baïn choïn Microsoft Excel Object/ OK
- Baûng tính baïn choïn seõ ñöôïc daùn vaøo vaên baûn hieän taïi .
- Khi döõ lieäu thay ñoåi beân Excel, baïn nhôù Save laïi döï thay ñoåi
naøy. Sau ñoù baïn vaøo vaên baûn Word choïn baûng tính ñoù, click
chuoät phaûi , choïn Update

10. Taïo baûng löông thaâm nieân theo moät heä soá naøo ñoù
- Baïn muoán laøm moät baûng tính löông goàm caùc coät : Hoï teân, naêm
vaøo laøm, löông chính, heä soá ….vaø baïn muoán tính löông phuï caáp
cho töøng ngöôøi vaø baïn cuõng muoán ñeán ñuùng thaùng vaøo laøm thì
môùi tínhnlöông theâm 1%. Ví duï : anh A nhaäp nguõ thaùng 11/2000 thí
ñeán ñuùng thaùng 11/2003 thì löông thaâm nieân cuûa anh A môùi =
löông chính * 3%. Vaäy baïn phaûi nhaäp coâng thöùc nhö theá naøo :
Giaû söû : coät A laø tröôøng Hoï teân
coät B laø tröôøng Naêm vaøo laøm
coät C laø tröôøng Löông chính
Baïn seõ tính löông phuï caáp theo coâng thöùc sau:
= ( ( YEAR(TODAY()) – YEAR(Bx)) – IF( YEAR(TODAY()) =
YEAR(Bx), 0, IF (MONTH(TODAY()) < MONTH(Bx),1,0 )))) *
Cx/100
Vôùi x : laø chæ soá doøng

11. Tìm kieám vaø thay theá ñònh daïng trong Excel 2002
- Trong Excel 2002 baïn coù theå tìm kiweám vaø thay theá ñònh daïng nhö
trong Word, Noù raát trong nhöõng vaên baûn coù thuoäc tínhnin ñaäm
vaø in nghieäng . Baïn coùp theå duøngtìm kieám vaø thay theá toaøn boät
 kích côõ ñeán soá 0 thaäp phaân vaø ñònh daïng ngaøy thaùng. Caùch
laøm :
- Môû WorkSheet / choïn Edit / Find and Replace.
- Nhaän Option ñeå môû toäng hoäp thoaïi : ñieàn thoâng tin vaøo “Find
what” vaø “Replace what”
- Chuù yù nuùt “Format”. Trong hoäp thoaïi Format Option nhaán nuùt
“Format”/ “ Find what” ñeå baùo cho Excel bieát loaïi Formatting caàn
tìm roài nhaán OK.

Caùch khaùc ñeå laøm nhanh hôn :

- Nhaán nuùt muõi teân keá nuùt drop-down keá caïnh nuùt Format vaø
choïn “Choose format cell” ñeà chaéc raèng baïn ñang tím kieám chính xaùc trong
Worksheet cuûa baïn

12.Taïo daõy soá hieån thò giôø taêng theo 1 khoaûng thôøi gian :
Ví duï : Ta taïo coät A, vôùi khoaûng thôøi gian caùch nhau giöõa caùc doøng
laø 30 phuùt (cell A1 coù giaù trò 9:00 , cell A2 coù giaù trò laø 9:30
vaø cöù theá taêng daàn leân ) . Baïn theo caùc böôùc sau :
- Click cell A2 goõ vaøo 9:00, Enter
- Click cell A3 goõ vaøo 9:30, Enter
- Drag chuoät choïn cell A2 vaø A3.
- Ñöa chuoät veà goùc phaûi cuûa khoái ñöôïc choïn, xuaát hieän handle
+
- Drag chuoät theo chieàu thaúng ñöùng xuoáng. Giaù trò caùc oâ coøn
laïi seõ taêng daàn theo 30 phuùt.

13. Choïn moät oâ (cell) baát kyø trong baûng tính :

- Ñeå choïn moät oâ baát kyø trong baûng tính baïn coù theå choïn oâ ñòa chæ
ngay phía döôùi thanh coâng cuï chuaån (thanh coâng cuï coù caùc chöùc
naêng Save, New, Open …) vaø goõ vaøo ñòa chæ oâ muoán ñeán.
Caùch khaùc baïn coù theå ïnhaán F5, goõ ñòa chæ vaøo oâ Reference, choïn OK.

MOÄT SOÁ PHÍM TAÉT TRONG EXCEL

1. Di chuyeån con troû oâ :

!" : di chuyeån qua traùi , qua phaûi moät oâ .

#$ : di chuyeån leân xuoáng moät oâ
Home : di chuyeån veà oâ ñaàu tieân cuûa baûnt tính
PgUp : Leân moät maøn hình
PgDown : Xuoáng moät maøn hình
Ctrl + Home : Veà laïi oâ A1
Ctrl + phím muõi teân : di chuyeån tôùi bieân cuûa vuøng döõ lieäu
hieän thôùi
End + phím muõi teân : di chuyeån qua moät khoái döõ lieäu beân trong
coät hay doøng

Ctrl + phím $ : di chuyeån veà oâ A16384 (oâ cuoái cuøng

cuûa coät A).
Home : di chuyeån veà oâ A1.
Ctrl + PageUp : di chuyeån eà sheet tröôùc ño.ù
Ctrl + Page Down : di chuyeån ñeán sheet keá tieáp .
Ctrl + Spacebar : choïn toaøn boä coät maø oâ hieän haønh ñang ôû
ñoù .
Shift + Spacebar : choïn toaøn boä haøng maø oâ hieän haønh ñang ôû
ñoù.
Ctrl + Shift + Spacebar : choïn toaøn boä baûng tính.
Shift + F11 : cheøn moät baûng tính môùi tröôùc baûng tính
hieän taïi.

2.Nhaäp lieäu :

Atl + Enter : xuoáng doøng trong cuøng oâ .

Ctrl + ; : ñöa vaøo giôø hieän haønh cuûa maùy tính
Ctrl + A : Sau khi vieát teân haøm ñuùng vaøo coângthöùc ,
thöc hieän böôùc 2 cuûa coâng thöùc , hieän daáu
môû ngoaëc vaø danh saùch ñoái soá cuûa haøm
Ctrl + S : Löu taäp tin
Ctrl + O : Môû moät taäp tin
Ctrl + N : Taïo moät taäp tin môùi
Ctrl + P : In moät taøi lieäu

Ctrl + Shift + A : Sau khi vieát coâng thöùc trong oâ baûng tính ,
hieän daáu môû ngoaëc vaø danh saùch ñoá soá
cuûa haøm .
Atl + F3 : Ñònh nghóa teân moät vuøng
Atl + = : Tính toång töï ñoäng Auto Sum
F4 : Chuyeån ñoåi caùc kieåu ñòa chæ tuyeät ñoái , vaø töông
ñoái .
Ctrl - : Xoaù caùc oâ ñaõ choïn
Ctrl + Shift + : Cheøn caùc oâ troáng.
Ctrl + SpaceBar : Choïn toaøn boä doøng
Shift + SpaceBar : Choïn toaøn boä coät

3. Caùc phím ñònh daïng döõ lieäu :

Ctrl + Shift + ~ : Ñònh daïng soá General
Ctrl + Shift + $ : Ñònh daïng soá tieàn teä vôùi 2 soá leû
Ctrl + Shift + % : Ñònh daïng soá phaàn traêm khoâng laáy soá leû.
Ctrl + Shift + ^ : Ñònh daïng soá khoa hoïc vôùi 2 soá leû
Ctrl + Shift + # : Ñònh daïng ngaøy
Ctrl + Shift + @ : Ñònh daïng giôø
Ctrl + Shift + ! : Ñònh daïng soá coù daáu phaåu ngaên caùch ngaøn trieäu ,
laáy 2 soá leû
Ctrl + Shift + & : Veõ döôøng vieàn xung quanh khoái
Ctrl + Shift + _ : Xoaù taát caû cc ñöôøng bieân
Ctrl + B : Baät taét chöõ in ñaäm
Ctrl + I : Baät taét chöõ in nghieâng

Ctrl + U : Baät taét chöõ gaïch döôùi

Ctrl + 9 : Che daáu doøng
Ctrl + Shift + ( : Thoâi che daáu doøng
Ctrl + 0 (zero) : Thoâi che daáu coät