PLAN INTEGRAL DE DESARROLLO INSTITUCIONAL (PIDI)

2005-2014

ANEXO 4

GUIA PARA LA PREPARACION DE

ANTEPROYECTOS Y PROYECTOS
 ANEXO 4

GUIA PARA LA PREPARACION DE ANTEPROYECTOS Y

PROYECTOS

1. IDENTIFICACION DE PROYECTOS

El tema de la identificación de proyectos es esencial en el crecimiento y

desarrollo de las organizaciones. En ese sentido la Universidad no es la
excepción. Por el contrario, compete a la misma considerar todas las
opciones posibles para mantener y extender su labor educativa a donde
quiera que lo demande la nación para los propósitos reiteradamente
mencionados de contribuir al mejoramiento de la calidad de vida de la
comunidad colombiana. Dada su misión, lo anterior constituye su principal
responsabilidad, la cual se concreta en la formación de los profesionales
que en el futuro dirigirán los destinos del país.

La primera fuente de proyectos es el propósito de prestar su servicio en

condiciones de eficiencia y eficacia óptimas. Quiere esto decir que como
toda organización, la Universidad frecuentemente revisa su gestión y lo que
puede ser frecuente, descubre debilidades y aspectos de su funcionamiento
que es posible mejorar o fortalecer, para cumplir consigo misma y a su vez
con ciertos requerimientos estatales o aquellos que le impone el mercado y
el país. Dicho de paso, la Universidad tiene que competir y de allí también
surgen ideas que una vez refinadas y evaluadas se convierten en proyectos.
A este proceso se atribuye, por ejemplo, la razón de ser del contenido del
Plan Integral de Desarrollo Institucional (PIDI), particularmente en el
componente de proyectos que son la base para su formulación. De eso se
trata en una organización seria que está decidida a permanecer actualizada
y competitiva.

Otra fuente para identificar proyectos, o, mejor, oportunidades de

inversión, corresponde a los planes de desarrollo de la nación. Esto último
siendo válido que en los países como el nuestro los planes de desarrollo
de la educación se coordinan cada vez mas con los planes de desarrollo
económico y social. Es razonable, por tanto, mirar hacia esos planes en

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búsqueda de las mencionadas oportunidades. Como se sabe, tales planes
constituyen la carta de navegación de la economía y en su contenido
sobresalen, además de los objetivos de carácter económico y social, los
planes sectoriales, incluidos los relativos al tema de la educación en sus
diferentes clases y niveles. Sobresalen también los incentivos que ofrece el
estado para procurarse ciertas metas, dentro de lo cual la educación
superior debe ser protagonista, o por decirlo en otros términos, la
Universidad puede beneficiarse del rumbo económico y social que se
proyecte para el país.

Otras expectativas y proyectos que interesan al país también son motivo de

reflexión considerando su espíritu de servicio. Hoy se habla
constantemente de tratados comerciales como el Tratado de Libre
Comercio (TLC) y del MERCOSUR, de los cuales Colombia puede
beneficiarse si la teoría económica es válida acerca de las bondades del
comercio internacional y por tanto de las ventajas comparativas. Todas esas
expectativas conforman nuevos retos para el país y nuevos campos para la
enseñanza que se justifica explorar y ojalá materializar en el escenario
natural que es la universidad.

El Plan 2019 ( 2005 – 2019 ) recientemente presentado al país constituye

otra fuente de proyectos que es preciso examinar. Sus alcances sociales y
económicos, obvios en un plan de sus características, se sustentan en
objetivos y acciones concretas. Entre estas últimas sobresale lo que tiene
que ver con las metas a lograr de carácter económico y social. En lo
primero, se proyecta alcanzar niveles de crecimiento del 5% anual en 2010
y hacia 2014 y en adelante del 6% hasta 2019. Resultando en que la
economía crezca 2.1 veces durante el lapso del plan. Lo anterior resulta a
su vez, en otros efectos como la reducción paulatina del desempleo a
niveles del a 13.6% al 5% en 2019. En lo pertinente a los niveles de
pobreza, la expectativa es reducirla al 15% frente al 45% de hoy y en
general, de mejorar los indicadores que hacen relación a la esperanza de
vida y a la mortalidad infantil.

En esos propósitos el optimizar los niveles de escolaridad y de educación

en sus diferentes conceptos, son ampliamente enfatizados como condición
previa para reducir las diferencias económicas y sociales evidentes en
nuestro país. Así, las expectativas en materia de cobertura en educación

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primaria, suponen efectos derivados en educación secundaria y por
supuesto en educación superior. En cifras se proyecta aumentar los años de
estudio de 7.6 a 11.5 años; esto es, casi el doble de lo actual. De esa
manera, la Universidad encontrará amplias oportunidades de expansión y
crecimiento si adopta las medidas del caso para atender la nueva demanda
que debe resultar de los alcances del Plan 2005-2019. En términos
prácticos eso demuestra la conveniencia del examen constante del
acontecer nacional e internacional para realizar la labor de identificar
caminos hacia el fortalecimiento y ampliación de su aporte a la sociedad
colombiana.

Una consecuencia inmediata y que está en relación directa con lo

expresado en el tema de la identificación, se refiere a las acciones que es
preciso concretar en materia de educación continuada, o si se quiere de
educación no formal, que satisface necesidades de quienes no
necesariamente buscan titularse en alguna área del conocimiento, sino estar
al día en los aspectos que son cruciales para la empresa o para su
crecimiento personal. De acuerdo con las experiencias conocidas, no solo
se cumple con el rol de la universidad, también se obtienen recursos
financieros en proporciones comparativamente importantes para continuar
atendiendo las necesidades que significan acceder a los mas altos niveles de
calidad en medio de una abierta competencia.

2. GUÍA PARA LA FORMULACIÓN DE ANTEPROYECTOS

El presente documento se elabora con el fin de orientar las labores

pertinentes a la formulación de anteproyectos, con lo cual se facilitará su
preparación. Es claro que se trata de un instrumento guía, susceptible de ser
enriquecida

Concepto: Las ideas tendientes al desarrollo de cualquiera de las áreas

académicas o administrativas de la Universidad, se deben presentar en una
sencilla metodología, denominada anteproyecto.

Por tanto, el anteproyecto se elabora para desarrollar la idea del proyecto y

presentarla para estudio a la(s) persona(s) u organismo(s) que deben
aprobarla.

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Propósito: Unificar la presentación de los proyectos a realizar en la Sede
Principal y en las Seccionales, con fines de aprobación del ente o autoridad
interna competente y si es el caso, de aprobación de recursos financieros.

Requisito: La formulación debe estar antecedida del proceso de

identificación y evaluación preliminar, por tanto, en cuanto hace a los
responsables no se trata de consultar, sino de presentar un documento
definitivo.

Las partes que comprende el anteproyecto se describen a continuación.

1. NATURALEZA Y ANTECEDENTES

En consonancia con el nombre o denominación del Proyecto, debe

describirse su naturaleza, en términos de las características de los servicios
educativos que componen la línea de producción del Proyecto, con el
propósito de definir la estructura de mercado a que corresponden y la
movilidad de sustitución entre los servicios que compiten en el mercado (
pregrados, posgrados, diplomados, maestrías y doctorados); por tanto
deben tipificarse el producto principal y subproductos, productos
sustitutivos o similares y productos complementarios.

Además, en este punto es necesario describir, junto con las evidencias del
caso, las razones que llevaron a identificar el proyecto y por tanto la
necesidad de adelantarlo, así como su pertinencia para responder a los
problemas de hoy y del futuro previsible. Necesario también destacar, si es
el caso, lo referente a normas estatales y similares que hagan ineludible
asumir el proyecto.

Dependiendo de la naturaleza del proyecto, este numeral no debiera

sobrepasar una página escrita en letra tamaño 14.

2. DIAGNOSTICO

Es una consecuencia del punto anterior; por tanto, deben indicarse los
efectos de no optar por las medidas (el Proyecto) para solucionar una
situación desfavorable o inesperada, frente a la cual se tendrían
consecuencias negativas en el funcionamiento futuro de la Seccional.

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Como en el punto anterior, el escrito no será mayor a una página, letra 14.

3. OBJETIVOS

3.1 Objetivo General

Se refiere a indicar la contribución del proyecto al desarrollo institucional

de la unidad académica y de la Seccional ( la referencia es lo descrito en 1
y lo precisado en 2). Cabe agregar que los resultados de ejecutar y operar
un proyecto deben igualar el objetivo general que se plantee.

3.2 Objetivos Específicos

Se refiere a concretar logros parciales y/o derivados, necesarios para

obtener el objetivo general esperado de implementar el proyecto o los
valores agregados de la ejecución del mismo. Puede decirse también, que
se trata de señalar los resultados o metas parciales previas para cumplir el
objetivo general o final.

4. DELIMITACION Y ALCANCE

En este punto es preciso señalar los límites del proyecto en términos

conceptuales, cobertura de cobertura, tiempo, área económica y
profundidad de los análisis. También y para no crear falsas expectativas o
dar lugar a equívocos de lo que se pretende con el Proyecto, deben
indicarse solamente los asuntos que examinará el proyecto. Tal manejo
facilitará, entre otros, identificar costos y beneficios.

5. METODOLOGIA

Se refiere al método de trabajo que se adoptará para la ejecución del

Proyecto, fuentes de información, mecanismos, instrumentos, unidades de
análisis, visitas, comprobaciones in situ, entre otros. De otra parte, hace
relación a la enunciación de las etapas constitutivas del Proyecto, o que
será necesario cumplir para su ejecución y con ello, la obtención del
objetivo general y los específicos en concordancia con el alcance arriba
determinado.

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6. RECURSOS

Se refiere al compromiso de recursos con motivo de la ejecución del

proyecto. Tales recursos son de toda índole y debe indicarse si se trata de
un recurso que pertenece o no a la Institución. A vía de ejemplo, la
discriminación de algunos recursos se presenta a continuación.

6.1 Gestión Humana

a) Responsable del Proyecto: Se establece en términos del cargo de la

planta de personal que va a dirigir, coordinar y ejecutar el proyecto.
Previamente, se señalarán las calidades del profesional que ejercerá esta
función.
b) Profesional(es) principal(es): Aquel(los) que asume(n) partes
especializadas del Proyecto; justificar necesidad, trabajos a
asignar, número y las calidades requeridas.
c) Profesional(es) auxiliar(es): Aquel(los) que trabaja(n) en recolección de
información, elaboración de cálculos, visitas, etc.; justificar necesidad,
trabajos a asignar, número y las calidades requeridas.
d) Personal de apoyo: Aquel dedicado a labores operativas en
digitación, fotocopiado, mensajería, etc.; justificar necesidad, las tareas
a realizar, número y perfil requerido.

Para cada persona requerida en la elaboración del Proyecto se debe indicar

lo siguiente:
- Dedicación: Se establece en términos de números completos o decimales
de años, meses, semanas o días, que hagan relación a la unidad o a
cuartos de ella como, 3.0, 2.0, 1.0, 0.75, 0.50 ó 0.25, que fácilmente
hacen relación al tiempo que la persona estará al servicio del Proyecto en
horas-hombre, del tiempo total de su compromiso laboral o contractual.
Así, 1.0 meses indicará un mes completo, 160 horas de dedicación; 0.25
semanas indicará un tiempo de 10 horas al servicio del Proyecto; por
supuesto, 2.0 semanas serán 80 horas de dedicación al Proyecto y 0.50
días serán 4 horas.
- Disponibilidad: Establecer si la persona es de la planta de personal de
la Seccional o será por contratación.

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 En el caso del personal de planta de la Seccional, indicar el cargo y el
tiempo que dedicará al Proyecto de acuerdo con su vinculación en
labores como: Responsable de Proyecto, Coordinador de Programa,
Auditoria, Presupuesto.
- Costo: Para el caso de contratación es indispensable establecer el costo
de cada una de las personas que estarán al servicio del proyecto. En el
caso de personas de la planta de personal, es deseable que se establezca
ese costo, obteniendo el costo hora-hombre y multiplicando por el total
de horas que dedicará al proyecto.

6.2 Recursos Físicos y materiales: Enunciar las necesidades de este tipo de

recursos y explicar y/o justificarlos, especificando las cantidades y los
costos respectivos.

6.3 Recursos Financieros: Involucra el costo de todos los recursos que

serán comprometidos en la ejecución del proyecto, lo que equivale a
un plan de inversión y su correspondiente financiación. Esto último
corresponde a las fuentes de recursos que será necesario concretar.
Importante discriminar por ejemplo, lo relativo al valor de equipos,
materiales, servicios técnicos y otros que harán parte del costo del
proyecto.

6.4 Otros: Hace referencia al grado de discriminación que se quiera dar al

concepto recursos, tal como, recursos organizacionales, recursos
técnicos.

7. CRONOGRAMA DE EJECUCION

En este punto, la información debe concretarse en un diagrama tipo

Gantt, en el cual se incorporarán las actividades que será necesario
desarrollar para los fines del proyecto versus el tiempo de ejecución, a
la vez que permite señalar los avances en la ejecución. Es indispensable
tener en cuenta que tales actividades estarán presentadas en orden
secuencial según esquema de ejecución, aunque no es raro que un
proyecto pueda presentar trabajos de la elaboración que ocurren
simultáneamente. Igualmente, es posible que unas actividades sean
requisito de otra u otras. Tales aspectos serán tenidos en cuenta al
diligenciar el diagrama.

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 Con el fin de facilitar la presentación del Cronograma de Ejecución es
posible desarrollarlo considerando los siguientes componentes que
hacen alusión directa a la evaluación del Proyecto:

• Enunciar actividades: incluyen todas las que son necesarias para el

desarrollo del proyecto, o que sin las mismas o alguna de ellas no es
posible cumplir los objetivos del proyecto.
• Reconocer actividades: se refiere a cerciorarse que las actividades
referidas son propias y adecuadas para el desarrollo del proyecto y
para su posterior operación.
• Tipificar actividades: las mismas serán objeto de definición, para
saber en que consisten y como se materializarán.
• Requisitos de actividades: se refieren a señalar los requerimientos
para realizar cada etapa. Esto es, si es necesario cumplir una labor
previa, o que tenga lugar alguna situación o evento determinado.
• Alternativas tecnológicas de ejecución: en este aspecto señalar que
para ejecutar una parte, o partes del Proyecto, existen varias
alternativas tecnológicas de las cuales se elige alguna, indicando las
razones técnicas, de costo, experiencia, afinidad con los equipos
existentes y otras que explican el porqué de la elección.
• Tiempo de las actividades: indicar el tiempo máximo, mínimo y mas
probable que tomará cada actividad considerada indispensable para
el Proyecto.

No sobra señalar que esta información es de gran utilidad para efectos,

por ejemplo, de conocer el calendario de los desembolsos y también
para facilitar el seguimiento de la ejecución del proyecto.

El anteproyecto puede ser aprobado o improbado; si esto último, se archiva

en el banco de anteproyectos para futuras consultas; si lo primero, puede
tener o no observaciones, si las hay, se deben introducir las modificaciones
a que haya lugar. Hecho esto, se obtienen las reservas presupuestales, se
procede al alistamiento de los recursos y a elaborar el proyecto.

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3. MODELO PARA LA ELABORACION DE PROYECTOS

Para los proyectos de orden académico y administrativo que emprenda la

Universidad Libre en esta nueva etapa institucional, previamente deberá
haber sido aprobado por autoridad interna competente el anteproyecto
respectivo. Los mismos se desarrollarán obedeciendo a un estudio riguroso,
que se sugiere debe abarcar las partes clásicas de un proyecto, como a
continuación se establece:

a. Estudio de Mercado

La finalidad del estudio de mercados es, entre otros, probar que existe un
número suficiente de individuos, empresas u otras entidades económicas que,
dadas ciertas condiciones, presentan una demanda que justifica la puesta en
marcha de un determinado programa de producción – de bienes o servicios – en
un cierto periodo. El estudio debe incluir así mismo las formas específicas que
se utilizarán para llegar hasta esos demandantes. También se puede definir el
objetivo del estudio de mercados como la estimación de “la cuantía de los bienes
o servicios provenientes de una nueva unidad de producción que la comunidad
estaría dispuesta a adquirir a determinados precios. Esta cuantía representa la
demanda desde el punto de vista del proyecto y se especifica para un periodo
convencional (un mes, un año u otro) “.

Dada la finalidad, el estudio de mercado debe presentar cuatro bloques de

análisis, precedidos de una caracterización adecuada de los bienes o servicios
que se espera producir u ofertar y de los usuarios de esos productos:
- El primer bloque, análisis de la demanda, se refiere a los aspectos
relacionados con la existencia de demanda o necesidad de los bienes o
servicios que se busca producir;
- El segundo, análisis de la oferta, se relaciona con las formas actuales y
previsibles en que esas demandas o necesidades están o serán atendidas por
la oferta actual y futura;
- El tercer bloque, análisis de los precios, tiene que ver con las distintas
modalidades que toma el pago de esos bienes o servicios, sea a través de
precios, tarifas o subsidios;
- Finalmente el cuarto bloque, análisis de la comercialización, debe señalar
las formas específicas de elementos intermedios que se han previsto para
que el producto del proyecto llegue hasta los demandantes, consumidores o
usuarios.

b. Estudio Técnico

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El estudio técnico no solamente ha de demostrar la viabilidad técnica del
proyecto, sino también debe mostrar y justificar cuál es la alternativa
técnica que mejor se ajusta a los criterios de optimización que corresponde
aplicar al proyecto. El estudio técnico se realiza en tres grandes bloques:

- El estudio técnico básico para analizar lo referente al tamaño, proceso y

localización;
- El estudio técnico complementario para analizar lo correspondiente a obras
físicas, organización y calendario;
- La distribución de costos del proyecto.

c. Estudio Financiero

En este estudio se utilizan informaciones obtenidas en el estudio de

mercados y en el estudio técnico y debe presentar el análisis financiero del
proyecto. Comprende:

- La determinación de los recursos financieros para la inversión;

- El análisis y proyecciones financieras;
- El programa de financiamiento;
- La evaluación financiera, con sus componentes, tasa interna de retorno, valor
neto actualizado de los ingresos, relaciones financieras básicas y conclusiones
del estudio financiero.

d. Plan de Ejecución

La organización de este plan debe tener en cuenta el condicionamiento que

resulta de la existencia de secuencias obligadas de tareas de ejecución. El
plan de ejecución es un elemento de juicio y de control sobre la realización
de la inversión y sobre su financiamiento, en cuanto dependen del factor
“tiempo de ejecución”. Comprende:

- El inventario y especificación de las actividades;

- El estudio de tiempo;
- El esquema indicativo de los requisitos necesarios de cada actividad;
- El planteamiento de alternativas tecnológicas de ejecución vs variación
en la duración del proyecto.

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