LỜI MỞ ĐẦU

Trong phần này, tôi sẽ lược sơ qua tổng quan về bài báo cáo của tôi. Chúng bao
gồm nền tảng của đề tài, thực tiễn cũng như những hạn chế mà đề tài của tôi gặp
phải. Cuối cùng trong phần mở đầu sẽ là dàn bài tổng thể của báo cáo tôi đưa ra.

Lý do chọn đề tài
Hiện nay, khi mà Việt Nam đang dần chuyển hướng sang nền kinh tế thị trường
bao gồm ba loại hình hoạt động chính là sản xuất, thương mại và dịch vụ. Trong
đó, mỗi loại hình doanh nghiệp đều có những đặc trưng riêng. Những doanh
nghiệp sản xuất thì cung cấp các sản phẩm do chính họ sản xuất ra như Cty TNHH
Tân Hiệp Phát, Cty Coca Cola Việt Nam…, các doanh nghiệp thương mại cung
cấp các sản phẩm được mua từ các doanh nghiệp khác như Cty TNHH Kỹ Thuật
Công Nghệ TTNN, Cty Cổ phần Thế Giới Di Động… còn các doanh nghiệp dịch
vụ cung cấp các sản phẩm dịch vụ đáp ứng tùy theo nhu cầu của khách hàng như
Cty Chuyển phát nhanh AT Express hay như các công ty chứng khoán nóng bỏng
vào những năm 2007...

Nền kinh tế Việt Nam cũng đang nằm trong hệ thống của toàn cầu nên cũng bị
ảnh hưởng bởi xu hướng khủng hoảng toàn cầu hiện nay. Vì vậy, các doanh
nghiệp Việt Nam cũng đang gặp phải một số khó khăn, nhất là về tài chính hiện
nay. Một xu hướng tất yếu đối với các doanh nghiệp Việt Nam là bắt đầu bán hàng
hóa và dịch vụ cho nợ trả sau (trong kinh doanh gọi là “gối đầu”. Và hiện giờ với
áp lực cạnh tranh nhiều như vậy, sự chọn lựa giữa nhà cung cấp mua hàng nợ và
phải trả ngay bằng tiền mặt cũng là một tiêu chí với các doanh nghiệp hiện nay.
Thực tế hiện nay là phần các khoản phải thu là một trong ba loại tài sản lớn trong
báo cáo cân đối kế toán của doanh nghiệp. Trong khảo sát của Fortune 500 (500
công ty lớn nhất thế giới) vào năm 2004 cho thấy các khoản phải thu là một trong
ba tài sản lớn nhất chiếm đến 75% trong số 100 công ty được phỏng vấn. Việc cân
bằng các khoản phải thu và phải chi trong doanh nghiệp là vấn đề cần phải được
quan tâm trên hết. Lưu thông tiền tệ trong một doanh nghiệp tương tự như “dòng
máu” của doanh nghiệp. Nên nếu dòng tiền đó bị trì trệ hay ngừng hẳn dễ khiến
cho các doanh nghiệp rơi vào tình trạng phá sản, nhất là ở các doanh nghiệp vừa
vả nhỏ cũng là điều dễ hiểu. Tại Việt Nam các doanh nghiệp vừa và nhỏ áp dụng
các hệ thống công nợ khác nhau. Do tính chất đa dạng về nội dung đối tượng phải
thu cũng như những rủi ro có thể xảy ra nên cần phải quản lý và kiểm soát chặt
chẽ tình hình nợ phải thu từ lúc phát sinh các giao dịch có thể phát sinh các khoản
phải thu, phải có những biện pháp thu hồi nợ nhanh chóng và phải lập dự phòng
cho những khoản có thể không thu hồi được. Và càng ngạc nhiên hơn là ban lãnh
đạo của các công ty thuộc dạng SME (small medium enterprise – doanh nghiệp
vừa và nhỏ) ít khi nào nhận được sự quan tâm đúng mức của các trưởng phòng ban
bên được về quản lý công nợ, chỉ khi nó đã xãy ra rồi.

Như mọi người đều biết, lĩnh vực thương mại là một loại hình kém phức tạp hơn
sản xuất nhưng lại phức tạp hơn dịch vụ thuần túy. Trong thời gian thực tập tại Cty
TNHH Kỹ Thuật Công Nghệ TTNN, tôi đã được tiếp xúc với công tác kế toán tại
đây, đặc biệt là kế toán về quản lý nợ phải thu khách hàng. Hệ thống công nợ bao
gồm tất cả các quá trình, nghiệp vụ có liên quan đến nợ phải thu khách hàng. Sau
khi tìm hiểu sơ bộ, tôi nhận thấy giải pháp hiện thời chỉ có thể là tổ chức lại các dữ
liệu trong hệ thống theo hệ thống nhất, chính xác và có thể chia sẻ và đưa ra giải
pháp dựa trên những lý thuyết quản lý công nợ vào thực tại. Từ những nhận xét
trên, tôi đã đi vào nghiên cứu đề tài: “Tìm hiểu và hoàn thiện hệ thống quản lý
công nợ”.

Nền tảng của đề tài trên:

Một điều mà chắc không ai có thể chối cãi là tạo doanh thu chính là điều quan
trọng nhất với bất kỳ công ty nào sau đó là quản lý chi phí ra sao mà thôi. Nhiều
doanh nghiệp cũng đã bỏ hàng tỷ đồng chi phí để nâng cao doanh thu của công ty
lên như chi phí tiếp thị, chi phi nghiên cứu. Nhưng doanh thu thì phải chuyển qua
tiền mặt vì đó mới chính là dòng máu của doanh nghiệp. Chính vì lẽ đó, mỗi đồng
doanh thu khi chuyển qua khoản phải thu cần được quản lý và thu hồi cẩn thận.

Mục tiêu của đề tài:

 Vì trực tiếp làm bộ phận công nợ của công ty TTNN, nên trong quá trình làm
việc, tôi có những ý kiến đề xuất dựa trên những lý thuyết về quản lý công nợ
được trình bày trong đề tài này. Với một hệ thống công nợ phù hợp, rủi ro phá sản
vì công nợ sẽ được giảm rất nhiều điều này khiến các doanh nghiệp yên tâm làm
việc và nâng cao môi trường kinh doanh giữa các doanh nghiệp với nhau. Mặc
khác, khi giảm được rủi ro phá sản của doanh nghiệp sẽ giúp môi trường đầu tư
(thị trường chứng khoán và thị trường vốn) tốt hơn giúp có thể thu hút các nguồn
lực về tài chính cũng như nhân lực chảy về Việt Nam.
Đối với doanh nghiệp nói riêng, một khi quản lý tốt công nợ sẽ giúp cho doanh
nghiệp tăng tính thanh khoản cho doanh nghiệp mình (tăng tính hiệu quả cho dòng
tiền mặt ra vào), đồng thời doanh nghiệp có thể tăng mua bán trên công nợ để có
thể quay vòng vốn hiệu quả hơn. Giảm được những khoản nợ xấu không những
giúp doanh nghiệp bảo đảm tính thanh khoản cho doanh nghiệp của mình mà còn
tránh đi những trường hợp phá sản mặc dù công ty vẫn có lợi nhuận trên báo cáo
kinh doanh. Một sự thật hiển nhiên là nếu giảm được công nợ thì công ty sẽ cắt
giảm được rất nhiều những khoản chi phí quản lý khác như chi phí thu hồi công
nợ, dự phòng công nợ và chi phí cơ hội thay vì để công nợ thì để tiền cho những
việc đầu tư khác.

Những hạn chế của đề tài:

Bởi thời gian: Do tính chất thực tập của sinh viên, nên thời gian tiếp xúc nhiều
với công việc một cách thành thạo là chưa cao cho nên đề tài chỉ được đưa ra sau
những nghiên cứu trong 2 tháng thực tập tại đây. Đồng thời, đây là một doanh
nghiệp tư nhân nên việc công bố rộng rãi những số liệu quá khứ là một điều trở
ngại. Chính vì điều đó, tôi chỉ có thể có được báo cáo 2 năm để phân tích và đưa ra
kiến nghị cho hiện tại và những năm tới.
Bởi chính bản thân đề tài: Do TTNN là công ty chuyên về thương mại nên tôi chỉ
tiếp xúc được nhiều với loại hình kinh doanh này cộng thêm những kinh nghiệm
về lĩnh vực sản xuất của gia đình nên không thể bao quát hết được tất cả các loại
hình doanh nghiệp hiện tại. Và đề tài chọn lại chỉ tập trung vào doanh nghiệp
thương mại mà thôi.
Phương pháp nghiên cứu:
Các số liệu được thu thập tại Phòng kế toán HC của công ty:
- Bảng cân đối kế toán, Bảng kết quả hoạt động kinh doanh.
- Tài liệu về nhiệm vụ chung kế toán.
- Các chính sách quản lý công nợ.
Phương pháp phân tích:
- Đề tài được nghiên cứu theo phương pháp thống kê, tổng hợp, đánh giá,
phân tích số liệu các năm và các tháng trong năm. Năm được chọn phân tích là
năm 2008.
- Đồng thời sử dụng các kiến thức học được tại trường và thu thập qua việc
đọc sách, báo, diễn đàn doanh nghiệp. Ngoài ra còn tham khảo một số ý kiến
của các anh chị trong nghề.

Bố cục đề tài
Đề tài bao gồm 4 chương với những khái quát như sau:
- Chương 1: Cơ sở lý luận về hệ thống quản lý công nợ. Trong chương này,
tôi sẽ trình bày những lý thuyết cũng như cách thức thực hiện nghiên cứu
đề tài. Ngoài ra, những phần giải thích những từ ngữ chính trong đề tài
cũng sẽ được trình bày cẩn thận để giúp quý thầy cô cũng như người đọc
đề tài này hiểu rõ hơn
- Chương 2: Giới thiệu về công ty TNHH TM-DV Kỹ Thuật Công Nghệ
TTNN. Trong chương này chủ yếu giới thiệu về công ty tôi hiện đang
thực tập.
- Chương 3: Tình hình tổ chức hệ thống quản lý công nợ tại Cty TNHH
TM-DV Kỹ Thuật Công Nghệ TTNN. Thực tại của công ty hiện giờ sẽ
được phân tích cũng như đề xuất tạm thời sẽ được miêu tả trong phần này
- Chương 4: Nhận xét và đưa ra biện pháp. Những đề xuất được đưa ra
cùng những ý kiến của chính những thành viên đã làm trong công ty cũng
như lãnh đạo công ty đưa ra để có thể cải tiến chính hệ thống của công ty.
Và phần kết thúc sẽ là kết luận về trường hợp của TTNN và đề xuất ý
kiến chung cho doanh nghiệp SME đang hoạt động thương mại.
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ CÔNG NỢ.
Mục tiêu của chương 1 sẽ giới thiệu về tổng quan bài báo cáo của tôi cũng như
phương pháp tôi thực hiện bài báo cáo này. Đầu tiên tôi sẽ trình bày về những
khái niệm cũng như các lý giải từng khoản mục mà tôi áp dụng do kiến thức học
từ trường đại học cũng như học các khóa ngắn hạn cộng thêm kinh nghiệm từ quá
trình thực tập. Tất nhiên trong quá trình thực hiện bài báo cáo, tôi có đọc qua các
bài báo cũng như hỏi thêm về các kế toán và kiểm toán viên để thực hiện bài báo
cáo này

1.1 Kế toán nợ phải thu khách hàng:

1.1.1. Khái niệm:
Thuật ngữ “khoản phải thu” mô tả một phần vốn lưu động kinh doanh của
doanh nghiệp bị các cá nhân và đơn vị doanh nghiệp khác chiếm dụng.Các khoản
phải thu này được kỳ vọng sẽ được thu lại bằng tiền mặt. Các khoản phải thu này
thường được phân chia ra nhiều khoản được mô tả chi tiết trong bảng cân đối kế
toán. Khoản phải thu được chia thành hai khoản là dài hạn và ngắn hạn. Trong
khoản phải thu ngắn hạn sẽ bao gồm phải thu khác hàng (TK131), trả trước cho
người bán (TK132), phải thu nội bộ ngắn hạn (TK133), Các khoản phải thu ngắn
hạn khác (TK135) và Dự phòng phải thu ngắn hạn khó đòi (TK139). Trong phần
dài hạn thì cũng chi tiết như phần ngắn hạn nhưng chủ yếu là các phần phải thu dài
hạn khách hàng (TK211), Vốn kinh doanh ở các đơn vị trực thuộc (TK212), Phải
thu nội bộ dài hạn (TK213), Phải thu dài hạn khác (TK218) và phần dự phòng phải
thu dài hạn khó đòi (TK219). Nhưng trong khuôn khổ của bài báo cáo cũng như
quy mô của công ty tôi đang thực tập, tôi sẽ gói gọn các phần trên thành phần chủ
yếu là các khoản phải thu từ kinh doanh chính là TK131 mà thôi.
Định nghĩa sơ qua về 2 phần trong các khoản phải thu từ kinh doanh.
Khoản phải thu là các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp đối với khách
hàng về giá trị hàng hóa sản phẩm đã bán hay các dịch vụ đã cung cấp chưa thu
tiền. Hầu hết các khoản này sẽ được thu hồi trong từ 10 – 30 ngày tùy thuộc theo
đàm phán của ban điều hành và khách hàng. Đây là phần quan trọng nhất trong
công ty bên cạnh chiến lược kinh doanh của công ty.
Thông phiếu phải thu (note receivable) là những chứng tứ tín dụng được đưa ra
như là một ghi nhận về công nợ của công ty. Thông phiếu này thường xuất phát từ
các khoản phải thu quá hạn chưa được trả sẽ chuyển thành thông phiếu này để gia
hạn thêm thời gian trả nợ lên