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LOS ARCHIVOS EN LAS DIFERENTES
CIVILIZACIONES. HISTORIA DE LOS ARCHIVOS
×V × Documentos como medio de poder
×V × Documentos como medio de prueba
×V × Archivos como memoria
×V × Archivos como institución
×V × Tabletas de arcilla
×V × Papiro
×V × Cuero
×V × Papel
×V × Soportes electrónicos
6 6 LOCALIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS
×V × Oriente Próximo
×V × Grecia y Roma
×V × Edad Media
{ { LA DISCIPLINA ARCHIVÍSTICA
×V × Desarrollo de la disciplina
×V × Principios archivísticos
×V × Desarrollo del cuerpo científico
ARCHIVÍSTICA Y GESTIÓN DE LA
INFORMACIÓN
- - TENDENCIAS DE LA ARCHIVÍSTICA
1.V1. LOS ARCHIVOS EN LAS DIFERENTES
CIVILIZACIONES. HISTORIA DE LOS ARCHIVOS
×V × Documentos como medio de poder
×V × Documentos como medio de prueba
×V × Archivos como memoria
×V × Archivos como institución
7.V7. ARCHIVÍSTICA Y GESTIÓN DE LA
INFORMACIÓN
Cualquier institución necesita unos recursos que le permitan funcionar
adecuadamente y desarrollarse. Uno de estos recursos son los informativos, sin información
los organismos no podrían funcionar adecuadamente. Esta se debe gestionar de una forma
eficaz. Ello implica que se reconozca oficialmente y que tenga un lugar en su estructura.
Cualquier entidad o institución desarrolla una serie de funciones que están directa o
indirectamente ligadas con su objetivo. Entre las que están directamente relacionadas están
aquellas que afectan a la producción o distribución de bienes y servicios. Mientras que las
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OBJETIVO
FUNCIONES
ACTIVIDADES
INFORMACIÓN
CONSIGNADA
ARCHIVO
FONDO FONDO NO
INSTITUCIONAL INSTITUCIONAL
&" #"+1: Es la generada por una persona física o jurídica para su necesidad
(Apuntes, fotos, postales, cartas, fotocopias«)
&" #"+1$ Libros, revistas, libros de texto, B.O.E.«
Toda la información orgánica es la que conforma el archivo de la entidad. Bajo este
término (archivo) entendemos todo el conjunto de documentos, sin tener en cuenta edad y
soporte, que han sido producidos o recibidos por la entidad en el ejercicio de sus funciones.
Estos documentos se pueden encontrar agrupados en un depósito o repartidos por las
diferentes unidades administrativas que conforman el organismo. Por otra parte la
información inorgánica se encuentra también en los puestos de trabajo aunque la mayor
parte se localiza en la biblioteca en forma de publicaciones, bases de datos, dossieres
temáticos« Toda la orgánica la utilizan las diversas unidades del organismo por su valor
primario para decidir, actuar, controlar las decisiones y por su valor secundario (búsquedas
retrospectivas que muestren decisiones y actuaciones del pasado, expedientes
universitarios, presupuestos, apuntes«)
Todos los organismos que han comprendido la importancia de la información
orgánica cuentan con la ventaja de poder tomar decisiones adecuadas. Todas las entidades
que deseen resolver sus problemas generados por la información deben hacerlo de una
forma reflexiva, mediante un programa de tres partes que está orientado sobre la función de
la entidad e integrado en esa política de gestión. Este programa se compone de:
CREACIÓN, DIFUSIÓN Y ACCESO
La primera parte de este programa esta dirigida a la creación, difusión y acceso a la
información orgánica.
La información debe concebirse de una forma estructurada e inteligible, debe
consignarse en un soporte adecuado e insertarla en un canal de difusión concreto para
que sea accesible, teniendo en cuenta el entorno legal, cultural y tecnológico de esa
institución.
Ú Ú CLASIFCACIÓN Y RECUPERACIÓN
Se organizan los documentos, se esquematizan y se plasman en un sistema de
clasificación que sea válido para toda la institución. Lo cual supone que se deban
imponer unas normas previas de clasificación y recuperación.
ñ ñ PROTECCIÓN Y CONSERVACIÓN
Según unas normas técnicas y materiales se protegerán los documentos esenciales con
unos intereses diferentes a los establecidos para la documentación que tiene una baja
frecuencia de utilización. Para la documentación semiactiva prima la conservación más
económica posible. La histórica requiere unas condiciones especiales para que la
documentación esencial no se pierda. La documentación esencial es aquella que en caso
de pérdida va a provocar una situación grave en la instalación. En el caso de una
persona un registro de propiedad.
Todos estos elementos son deudores del calendario de conservación que permite dar
estabilidad y controlar el crecimiento de la información. El calendario de conservación
seleccionará los documentos y distribuirá la información en función del ciclo vital que le ha
sido atribuido. El calendario de conservación nos va a indicar el período de actividad,
semiactividad y el tratamiento que se va a aplicar al alcanzar la inactividad el documento.
8.V8. TENDENCIAS DE LA ARCHIVÍSTICA
La Archivística tiene un nuevo objetivo que es la resolución de los problemas
relacionados con la gestión de la información. Para cumplir con este objetivo la
Archivística debe definirse mediante una fusión integral y tomar decisiones estratégicas
en relación con su organización interna. Entre las diferentes tendencias tenemos una
sectorial, administrativa (gestión de documentos administrativos, ³records
managment´). Esta aproximación se ocupa del valor primario, administrativo, de los
documentos, es decir, desarrolla propuestas teóricas para gestionar la documentación en
las dos primeras edades del ciclo vital de los documentos (archivos de oficina, gestión e
intermedios).
Frente a esta concepción de la Archivística existe otra también sectorial que pone el
acento de los documentos con valor secundario o histórico. Es decir es una
aproximación que realiza propuestas de tratamiento para los documentos que se
encuentran en la última fase del ciclo vital, se ocupa de los archivos históricos.
Existe una tercera aproximación global que tiene como objetivo atender a la vez a
los documentos que tienen valor primario y a los que tiene valor secundario. Trataría la
documentación a lo largo de su ciclo vital con propuestas para gestionar la información
tanto en oficina como en históricos.
ACTIVIDAD SEMIACTIVIDAD INACTIVIDAD
Archivos de Gestión Archivo Intermedio Archivo Histórico
Las dos primeras bases son el objeto del Records Managment, la tercera es de la
Archivística.
Frente a esto se está imponiendo una concepción integral de las tres fases. Esta se
empieza a hacer desde Québec, influencia francesa y norteamericana.
Este último enfoque es el único que permite asegurar la unidad y continuidad de
todas las intervenciones en el marco de una política de intervención de archivos. Esta nueva
Archivística tiene planteados tres objetivos esenciales. En primer lugar garantizan la unidad
de las funciones del archivero sobre todos los documentos de una entidad permitiendo tener
una perspectiva de la teoría de las tres edades y de las nociones de valor primario y
secundario. Un segundo objetivo es el de permitir la articulación de las actividades
archivísticas en una política de tratamiento de archivos. En tercer lugar integrar el valor
primario y secundario en una sola definición de archivo. Esta aproximación integral de la
Archivística es la que va a permitir que esta disciplina se dote de una imagen fuerte y
adquiera un reconocimiento social. En este momento debe también determinar su estructura
interna con el fin de posicionarse en relación con otras disciplinas que la rodean y
establecer relaciones de dependencia en algunos sectores. Así la Archivística debe liberarse
de la tutela de la historia, de las ciencias de la administración y de las de la Documentación.
En este último se presentan diferencias ya que los profesionales de las bibliotecas no son
clientes de los archivos mientras que los historiadores, administrativos« si.
La Archivística debe llevar a cabo una integración y debe constituirse como una
actividad profesional con la misión de gestionar, tratar y facilitar el acceso a la información
y que participe con otras disciplinas en el hecho que plantea la explosión documental. Esta
archivística debe apoyarse en programas de formación superior y en investigaciones sobre
los conceptos y herramientas que utilizan en cooperación con otros campos de actividad.
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PRINCIPIO DE PROCEDENCIA
Es la base teórica que regula todas las interacciones archivísticas, cuando se respeta
en la organización y tratamiento de un archivo. Se garantiza la existencia de la unidad
básica, la unidad Archivística y fundamental denominada fondo o archivo. El principio de
procedencia y su resultado, el fondo, se imponen cuando la Archivística se fija como
objetivo gestionar el conjunto de informaciones que un organismo genera en el marco de
las actividades que están ligadas con su misión y objetivo. Este principio se conoce también
como método histórico.
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Su origen se encuentra en 1841, cuando lo formula Natalis de Wailly. Este elabora
unas instrucciones para la clasificación de los archivos donde propone que los documentos
se agrupen por fondos, es decir, que se ordene cuando provengan de una organización,
familia, persona« Con esta propuesta se estaba proporcionando una manera original de
ordenar los archivos para evitar los errores que se cometían al organizar los archivos por
temas, materias« que provocaba que la organización fuese arbitraria.
Este principio fue originariamente adoptado en Prusia en 1851 preparando además
el segundo grado del principio en el que se requería además de respetar el origen de los
documentos, respetar el lugar original.
Todo esto sería desarrollado posteriormente por los archiveros holandeses Muller,
Feith y Fruin, que en 1898 publicaron su manual en el que establecían que los documentos
deberían respetar las divisiones administrativas de la entidad de la que procedían. Este
principio trata de respetar y dar valor al propio origen de los documentos. Su aplicación
abarca todo lo largo del ciclo vital del los documentos. En la primera parte del ciclo vital
esto no presenta problemas debido a que no se producen mezclas con otros documentos. El
problema surge cuando hay que trasladar los documentos a un archivo intermedio ya que
puede haber riesgo de que los documentos se confundan de procedencia.
Se define como el principio fundamental según el cual los documentos de una
misma procedencia no deben mezclarse con los de otra y si tiene deben conservar el orden
original. Cada documento debe conservarse en el fondo archivístico del que procede y en su
lugar original.
Dentro de este principio se abracan dos realidades, el respeto al origen y al orden
original.
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Es una agrupación intelectual de información que se encuentra consignada en todos
los tipos de soporte que en la mayor parte del tiempo se encuentran dispersos. La ley de
Patrimonio Documental de Castilla y León dice que los fondos son conjuntos orgánicos de
documentos reunidos por las personas jurídicas, públicas o privadas en el ejercicio de sus
funciones al ser de su utilización para la investigación, la cultura, la información y la
gestión administrativa. Según la ley existen dos definiciones de archivos:
UVU Conjunto de documento
UVU Institución cultural
El fondo es la pieza fundamenta resultado de la aplicación del principio de procedencia y la
actividad en torno a la cual se van a organizar el resto de unidades archivísticas. Hay que
distinguir entre fondos cerrados o abiertos.
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El principio de procedencia es fácil de enunciar, más complicada de definir y más
de aplicar. Un fondo se puede delimitar fácilmente cuando se trata de instituciones cuyos
límites están delimitados claramente. Para solventar este problema hay diferentes
corrientes:
UVU Maximalistas: El archivo abarca la realidad más amplia
UVU Minimalistas: Considera que el archivo cubre la unidad más pequeña.
Entre estas dos corrientes existe una propuesta de Michel Duchein que ha establecido una
serie de criterios para delimitar un archivo:
V Un organismo tiene que tener una denominación y existencia jurídica que
se encuentra en una ley decreto u otra disposición.
V Debe tener unas funciones propias, precisas y estables dentro de un
reglamento o texto legislativo.
V Debe tener una situación en la jerarquía administrativa, establecida de
forma precisa y recogida en la norma por la cual se crea ese organismo. Si
tiene algún tipo de subordinación debe expresarse claramente esta situación.
V Debe tener un responsable con todo el poder de decisión que corresponda a
ese nivel jerárquico
V Debe conocerse su organización interna establecida en un organigrama.
Si no cumple estos requisitos estaremos ante la parte de un fondo. La aplicación de estos
principios tiene como consecuencia que todos los organismos con existencia jurídica y un
propio nivel de competencia pueden generar un fondo aunque se encuentren subordinadas a
un organismo de superior nivel. Los órganos locales que dependen de un organismo central
si pueden constituir un fondo de archivo (Delegación provincial de un Ministerio). Por
último hay que considerar una noción nueva que es la de jerarquía de fondos que debe
corresponder con la de los órganos productores lo cual implica que exista una
subordinación de unos fondos en relación con otros.
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Todo documento de archivo pasa por unos periodos que se caracterizan por la
frecuencia y tipo de utilización. Constituye una de las bases teóricas sobre las que se asiente
la Archivística contemporánea.
Se reparte la vida del documento en tres periodos: actividad, semiactividad e
inactividad. Esta concepción parte del doble valor que pueden tener los documentos,
primario y secundario. Para evitar la acumulación de excesiva documentación en los
archivos administrativos y la posible eliminación de documentos trascendentales se creó el
archivo intermedio, con el fin de servir de antesala al archivo histórico y ganar en economía
y espacio.
Durante la mayor parte de la historia los archivos han tenido un valor meramente
administrativo. Es a partir del XIX cuando aparece la perspectiva histórica. La fase
intermedia aparece en el siglo pasado para dar solución a los problemas de espacio y
economía.
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En este periodo los documentos activos son imprescindibles para el desarrollo de las
funciones. Son documentos que deben permanecer lo más cerca posible del usuario. Son
esenciales para el funcionamiento, aunque no diariamente. Esos documentos se encuentran
en la primera fase de su existencia y se conservan para dar respuesta al objetivo por el que
fueron creados. Se conservan de forma centralizada o descentralizada en cada una de las
unidades archivísticas, cuando finalizan esta fase, pasan al periodo de semiactividad o bien
directamente a la inactividad.
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Los documentos se deben conservar por razones de tipo administrativo, legal o
financiero pero no para sostener las actividades de una administración. Estos documentos
deben responder a los archivos de su utilización pero como tienen un índice menor de
consulta no se justifica la utilización cerca. Algunos autores identifican dos periodos dentro
de este. La causa principal de la existencia de este periodo es el ahorro de espacio y
equipamientos. Aquí se necesita una conservación compacta o densa. Estos documentos
semiactivos, cuando terminan su periodo pasan a la inactividad aunque especialmente hay
algunos documentos que pueden recuperar la fase de actividad.
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Comienza cuando los documentos no tienen ningún valor para la organización que
los ha creado y como no responden al objetivo por el que fueron creados se eliminan o se
conservan como archivos definitivos si han adquirido valores secundarios
Las líneas que dividen los periodos son muy elásticas. Resulta difícil establecer los
diferentes periodos. Entre uno y otro debemos considerar que hay lugar para el matiz.
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UNIDADES DE TRABAJO EN ARCHIVOS
PATRIMONIO ARCHIVÍSTICO O DOCUMENTAL
Está formado por el conjunto de archivos que forman parte del Patrimonio Histórico
Nacional, de uno o varios estados cuando puede dividirse sin riesgo de perder sus valores.
En el caso español el patrimonio histórico es según la le ley 16/85 de 25 del 6 del
Patrimonio Histórico Español el testigo de la contribución histórica de los españoles a la
civilización universal y de su capacidad creativa contemporánea.
Los documentos que forman parte del patrimonio histórico son:
V Documentos de origen público: Según el art. 49 de la ley 16/85, los
documentos de cualquier época generados, conservados o reunidos en el
ejercicio de sus funciones por cualquier organismo o entidad de carácter
público.
V Documentos no conservados o generados por entidades no públicas:
Asociaciones públicas, sindicales o religiosas. Al cabo de 40 años pasan a
formar parte del patrimonio Histórico Nacional.
V Documentos Privados: Forman el Patrimonio Histórico con 100 años de
antigüedad. En el caso autonómico ocurre lo mismo.
Aquellos documentos que no cumplen los requisitos pueden ser declarados como
Patrimonio. Se deja abierta la posibilidad de que la Administración pueda declarar
documentos aunque no cumplan los requisitos.
ARCHIVOS DEL ESTADO
El conjunto de documentación reunida por un estado y todos sus organismos en el
ejercicio de sus funciones. Es una unidad considerada como agrupación Archivística
cuando se ha aplicado de forma racionalista el principio de procedencia.
ARCHIVOS COMO INSTITUCIÓN
El diccionario de terminología archivística define archivo como la institución
cultural donde se reúnen, conservan, ordenan y difunden los conjuntos de documentos
orgánicos para la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura. Aquí
se desarrollan una serie de funciones que podemos considerar como prototípicas:
V Organizar y poner en servicio la documentación administrativa durante el
periodo en que esta sea útil para la gestión de las oficinas y la toma de
decisiones.
V Asegura la transferencia periódica de los documentos que no son de uso
corriente por las oficinas y que pueden alcanzar valor histórico
V Establecer una clasificación de los fondos y mantener ordenada la
clasificación respetando el principio de procedencia.
V Descubrir la documentación y permitir su acceso y consulta.
V Determinar los periodos de vigencia y plazos de utilización de manera que
transcurrido el tiempo solo se conserven aquellos que hayan adquirido
valores secundarios
V Acondicionar la documentación mediante unas instalaciones y
equipamientos adecuado que garantice su conservación.
V Procurar que las funciones se recojan y desarrollen en una norma técnica o
reglamento que venga a sancionar estas actividades.
Todas estas funciones tienen como fin último el conseguir convertir éste en un centro de
información al servicio de los 4 usuarios de archivos
1.V 1. Personas o instituciones productoras
2.V 2. Ciudadanos en archivos de administraciones públicas
3.V 3. Ciudadanos mediante publicaciones, exposiciones«
4.V 4. Investigadores
GRUPOS DE FONDOS
Se definen como cada una de las agrupaciones en que pueden organizarse
intelectualmente los fondos de un archivo (como institución cultural) con criterios en los
que predomina la finalidad de unificar procedencias de ámbito superior. La relación entre
estos fondos que se agrupan puede ser de tipo jurídico, público, privado o establecerse por
la administración a la que pertenecen.
FONDO
Conjunto de documentos de cualquier fecha, forma y soporte material producidos o
recibidos por una persona física o jurídica y por todo servicio u organismo público o
privado en el ejercicio de sus funciones, las cuales son conservadas por sus creadores o
sucesores para sus propias necesidades y transmitidas a la institución Archivística. Su
aplicación práctica plantea problemas derivados de la sucesión o cambios en dichos
organismo productores. El Departamento de Normas Archivísticas de Canadá añadía la
existencia de un sistema independiente de seguimiento y estableció unos parámetros para
diferenciar los privados de los públicos.
V Personas y familias: Identidad conocida. Tiene que ser posible identificar
correctamente a la persona o familia. Disponer de un sistema independiente
de control y seguimiento de la información.
V Organismo e instituciones: Disponer de una identidad, un nombre y
objetivos. Autonomía. Poder de elección y control sobre su propio
presupuesto. Tener un sistema independiente de control y seguimiento de la
documentación.
SUBFONDO
Un grupo de unidades que tienen en común que estas dependen de las anteriores.
Conjunto de documentos dentro de un fondo producido por una unidad administrativa
subordinada con un determinado grado de autonomía, solo puede existir dentro del fondo.
A su vez se pone el acento sobre el carácter orgánico del centro (Alcaldía, subfondo del
Ayuntamiento). La tradición Archivística española no ha empleado el término subfondo,
sino que ha empleado la denominación de secciones de fondo.
SERIE
Según la tradición española es el reflejo de una actividad ejercida por un organismo
a lo largo de un determinado periodo de tiempo. Según la norma ISAD (G) es un conjunto
de documentos organizados de acuerdo al procedimiento administrativo o conservados en
una unidad porque son el resultado de la misma gestión, procedimiento o actividad.
(Matrículas es serie del proceso matriculación, proyectos es serie de creación de una
carretera, nóminas es serie documental de cobros. El problema se plantea cuando
trabajamos dentro de fondos donde hay cambios en las estructuras y por ello es necesario
establecer unos criterios:
V Un cambio de la normativa que establece el procedimiento por el cual se
desarrolla una actividad no significa que aparezca una nueva serie
(Matrículas es la misma serie para ahora que antes)
V La producción de tipos documentales distintos en el desarrollo de una
misma actividad no rompe la unidad de la serie (Discos-CD)
V Cuando existe un traspaso de competencias se producen series diferentes.
Para terminar una serie hay que tener en cuenta dos criterios: la tipología y el
productor. La tipología se puede repetir pero el productor no.
SUBSERIE
Conjunto de documentos agrupados dentro de la serie por cualquier razón derivada
de su creación, recepción o utilización. Los criterios para identificar las subseries son:
V Cambios derivados y significativos en la tipología documental.
V Existencia de acciones diversas en el desarrollo de una actividad.
V Cambios permanentes en el soporte de los documentos que integran la serie
V Respeto a cualquier división introducida por la entidad productora
(Matriculas de antes, subserie de las de ahora. Expediente de obras, subserie
documentación autovías y puertos)
UNIDADES DE LOCALIZACIÓN
Formada por una o varias unidades documentales reunidas para su conservación y
colocación en el depósito en cajas, carpetas y legajos. Debe contar con una signatura de
topográfica unívoca visible para su localización. Cada carpeta o caja constituye una unidad
de localización.
UNIDAD DOCUMENTAL
Elemento indivisible de una serie que puede estar constituido por un solo elemento
y por varios que formen un solo expediente. Se considera indivisible. Esta unidad
documental compuesta se define como formada por un conjunto de documentos generados
orgánica y funcionalmente por un sujeto productor en la resolución de un mismo asunto.
DOCUMENTO
El concepto de documento de archivo se define como el testimonio material de un
hecho o un acto realizado en el ejercicio de sus funciones por personas físicas o jurídicas,
públicas o privadas de acuerdo con unas características de tipo material y formal. Teniendo
en cuenta esto podemos destacar características del documento archivístico que lo
diferencian de otras disciplinas
V Origen: El documento de archivo se produce como resultado de una
gestión. Los documentos ingresan por la propia lógica administrativa.
V Valor probatorio: En otros centros el documento tiene valor informativo,
en el archivo además tiene valor probatorio.
V Documento único: Los documentos de archivo tienen para justificar el
valor probatorio unos signos que nos permiten diferenciar unos documentos
de otros, aunque la información sea la misma. No es lo mismo una fotocopia
simple que una compulsada. Por lo tanto es único en el sentido que por su
origen no está destinado a publicarse. También en un principio era único en
el sentido de que no se realizaban copias.
V Carácter seriado: Raramente aparece suelto. Se integra en agrupaciones
documentales mayores fruto del procedimiento administrativo. Son, por una
parte el expediente y por otra la serie.
COLECCIÓN
Reunión de documentos de cualquier procedencia agrupados en función de una
característica común (tema, lengua, soporte«)
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ÁMBITO ESTATAL
Dentro de la Constitución española encontramos 3 tipos de articulos referentes a la
Archivística.
V Normas relativas en general al derecho de la cultura, la ciencia y la
información.
V Normas referidas a temas documentales. La competencia de los archivos
corresponde a las CC.AA.
V Normas que inciden en el derecho a la documentación. Ley del Patrimonio
Hsitórico Nacional. De esta ley hay que destacar las diversas categorías de
bienes en función de la protección que merecen.
®V ® Bienes de Interés Cultural: Muebles e Inmuebles. Requieren
mejor y mayor protección
®V ® Bienes Inventariales: Bienes Muebles
®V ® Bienes no relevantes: No declarados ni inventariados pero
forman parte del PHN y se les aplica la ley.
Dentro del PH se establecen 4 grupos de documentos:
®V ® Documentos de cualquier época. Creados o producidos por
cualquier organismo (central, autonoómico y local) y por los
autónomos y empresas en cuyo organismo participe
mayoritariamente el estado así como las personas, físicas o jurídicas,
gestoras de servicios públicos en lo relativo a esta gestión.
Docuementos de más de 40 años. Generados, conservados y reunidos
por entidades, asociaciones de carácter político, sindical o religioso y
por las entidades asocitivas o fundacionales de carácter privado con
fines culturales o educativos.
®V ® Documentos de más de 100 años creados, conservados y
producidos por particulares
®V ® Declaración anicipada como ptrimonio documental de aquellos
documentos que no hayan alcanzado los 40 o 100 años pero
merezcan dicha conservación.
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ARCHIVOS GENERALES
ARCHIVO DE LA CORONA DE ARAGÓN (1318)
Fue creado por Jaime II de Aragón, en 1318. En 1346, el rey nombraba su primer
archivero.
ARCHIVO GENERAL DE SIMANCAS (1540)
ARCHIVO GENERAL DE INDIAS (1785)
ARCHIVO HISTÓRICO NACIONAL (1866)
Sección Nobleza
Guerra Civil (1999-1979)
ARCHIVO GENERAL DE LA ADMINSITRACIÓN (1969)
ARCHIVO DE LA REAL CHANCILLERÍA DE VALLADOLID (1384)
ARCHIVÍSTICA
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Existen una serie de documentos que nos ofrecen esta información. Los documentos
de constitución, estatutos y textos legislativos y reglamentarios, los informes
anuales, actividades desarrolladas durante el año, un organigrama de la institución y
los documentos donde se recopilan las políticas y procedimientos administrativos.V
Localización de archivos: Para esto hay que disponer de planos de todas las
dependencias administrativas y todas los equipos dedicados a la conservación. Todos
estos documentos se van a identificar con un código numérico cuyo primer número
corresponde al local, el segundo será el mueble comenzando por la entrada del local y
desde la izquierda. La tercera y última cifra corresponden a la balda y al espacio. Estos
números se anotan en el plano para facilitar la planificación y realización del
inventario. También es importante reseñar las unidades donde se encuentra material
informático y conocer las herramientas utilizadas en la gestión del archivo. Con una
visita a aquellos lugares vamos a tener un conocimiento general del conjunto de
documentos a tratar, de cuales son las principales preocupaciones documentales, el
equipamiento, los desplazamientos« que nos van a permitir planificar mejor la
información.
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del método, actividades y secuencia de desarrollo, estructura del informe analítico e
indicación de la próxima fecha en que se va a remitir el informe.V
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TEMA 3. CREACIÓN DE
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TEMA 4. CLASIFICACIÓN Y
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TEMA 5. VALORACIÓN DE
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TEMA 7. DESCRIPCIÓN E
INDIZACIÓN DE FONDOS
ARCHIVÍSTICOS:
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TEMA 8. LA DIFUSIÓN DE
ARCHIVOS: LEGISLACIÓN
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LEY 16/85. DERECHO AL HONOR E INTIMIDAD DE LAS PERSONAS
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LEY 16/85. INTERESES ESENCIALES DEL ESTADOV
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TIPOLOGÍAS DOCUMENTALES
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: Documento redactado con unas características internas y externas determinadas
que lo validan, para consignar la realización de un acto o la constancia de un hecho
) : Se inicia por el nombre y cargo de quien certifica Su función es dar fe, por
lo que serán siempre los secretarios los que certifican con visto bueno del responsable
superior En la parte central está aquello que se certifica encabezado por ͞ Certifico͙͟ Se
cierra con ͞y para que conste en ͙ a ͙͟ En ocasiones se establecen los límites de lo que
se certifica
V2: Carta Real como la plomada, salvo que ésta última lleva sello de plomo y
la abierta uno de cera Se distinguen dos tipos:
V Intitulativas: Comienzan por la Intitulación del Rey
V Notificativas: Comienzan por la notificación
A su vez, las abiertas, pueden estar escritas en pergamino o papel Las de papel se suelen
emplear para autorizaciones, dar órdenes a consejos, mientras que las de pergamino se
emplean para la concesión de merindades, alcaldías, alguacilazos, exenciones de tributos͙
Este tipo de documentos no tienen una duración muy prolongada en el tiempo, se
emplearon durante los reinados de Alfonso X y sus sucesores, Sancho IV y Fernando IV En
el siglo XIV es cuando dejan de utilizarse, aunque podemos encontrarnos todavía con
alguna en los siglos XV y XVI en las cartas plomadas
Las cartas notificativas tienen siempre una dirección genérica ͞Sepan cuantos esta carta
vieren͙͟ ͞Conocida cosa sea a todos͙͟ Hay que destacar la fórmula ͞Como nos Don͙͟
Tras esto la exposición de motivos y la parte dispositiva En el caso de las intitulaciones, se
dirigen a algo concreto, por lo que comienzan por la Intitulación, seguidas de la dirección
A continuación la exposición de motivos y la parte dispositiva
En la exposición de motivos de las cartas reales, al conceder una merced, se utiliza la
formula ͞per facer bien͙͟ Si se trata de confirmaciones ͞viemos carta abierta͙͟ seguida
de la copia literal, aunque a veces se pasa al mandato
En la parte final aparecen las cláusulas penales para que se haga lo dispuesto ͞Que
ninguno sea osado de ir contra͙͟
Por último se anuncia la validación, mediante sello pendiente Terminan con la data
͞Dada͙͟ ͞Fecha͙͟ con datas tópicas y cronológicas completas
V : Es un documento utilizado por la corona para relacionarse con otros
monarcas, aunque también se utiliza para dar órdenes Incorporan muchas ordenes de
cortesía, de deferencia en el trato En la salutación pone ͞envío muchos saludos͙͟, en la
parte expositiva se dedica a alabar a la gente, ͞si lo hacéis me pondréis muy contento͙͟
͞Yo el Rey͙͟ es el comienzo, sin destacarse y seguido de la salutación Después la
dirección, nombre y cargo Después una fórmula de cortesía ͞como aquellos de quién
mucho confiamos͙͟ Después la notificación ͞fago vos saber͙͟ La parte dispositiva en
términos de ruego La data se inicia con la palabra ͞fecha͟ o ͞dada͟ con el lugar, día y
mes, aunque no suele figurar el año La validación con la rúbrica del Rey y refrendo del
secretario
En el siglo XV hay modificaciones y la Intitulación aparece destacada en la parte alta Se
suprime la salutación, pero sigue utilizándose el tono rogativo con la data completa y
expresando el año con decenas
#V
: Se dividen cronológicamente En los más antiguos, antes del XVII, eran
utilizados para comunicarse el Rey y los Consejos Suelen estar autografiados, con un signo
personal yendo al dorso de las consultas A partir del XVIII y XIX son documentos más
extensos, con mayores fórmulas y se destinan a comunicar resoluciones regias Suele
aparecer una invocación con una cruz y una exposición de motivos La parte dispositiva
utiliza la formula ͞vengo en decretar͙͟ La validación va con la rúbrica del Rey, la fecha en
línea aparte y una dirección personal
#V : Nace como consecuencia de las reformas de Felipe V Se crean las
Secretarías de Despacho, que dictan disposiciones de los asuntos de su competencia por
delegación del Rey Por ello, en la redacción de las Reales Ordenes siempre se expresa está
circunstancia; ͞Por orden del Rey͙͟, ͞Lo comunico͙͟, ͞Aquí lo participo de Real Orden͙͟
Se caracteriza por la brevedad, libre redacción Suele aparecer un encabezamiento con el
tratamiento de la persona a la que se dirige y una exposición de los hechos Suele
comenzar la parte normativa con la expresión ͞Su M El Rey que Dios guarde se ha servido
disponer͙͟ Termina con la exposición de Real Orden lo comunico a V E para los efectos
correspondientes͙͟, ͞Dios guarde a V I muchos años͟ La fecha completa y la rúbrica del
secretario o ministro En la última línea figurará la dirección con el cargo y/o nombre
#V5&#: Aparece en el siglo XV con Juan II y se prolonga hasta el XVIII Tiene una
estructura sencilla lo que la convirtió en uno de los documentos más usados Se
caracteriza por:
V Una invocación encabezando el documento ͞+͟
V Intitulación ͞El Rey͟ aislada y centrada en la parte superior
V A continuación una dirección implícita o explícita
V Parte expositiva
V Cláusulas finales anuncia la validación
V La fecha suele iniciarse con el término ͞dada͙͟ ͞fecha en͙͟
V Suscripción regia y refrendo del secretario