Free online MSDS management tool

http://www.msds-europe.com/msds_download_search

Este proyecto se realiza con subvención de la Unión Europea y con el

cofinanciamiento del Fondo Europeo de Desarrollo Regional.

Toxinfo, Consultoría y Servicios Sociedad Comanditaria http://www.msds-europe.com Teléfono: +36 70 3358480

H - 1143 Budapest, c/Eleonóra, no. 8 Hungría office@msds-europe.com Fax: +36 1 290 4136
 Gestor y propietario del sistema MSDocS:

Toxinfo, Consultoría y Servicios Sociedad Comanditaria

NIF: HU21152982
Número de Registro Mercantil: 01-06-747117
Sede social: H - 1143 Budapest, c/Eleonóra, no 8. Hungría

Más información sobre nuestra compañía: http://www.msds-europe.com

Uso reglamentario y funciones del sistema MSDocS:

MSDocS es un sistema especial para compartir y almacenar ficheros, que ofrece la

oportunidad para cargar, almacenar, ordenar, compartir y buscar fichas de datos de
seguridad y de otros documentos relacionados. Esto le permite a nuestros clientes a
almacenar sus fichas de datos en un sistema y compartirlas con sus socios.
MSDocS – a cambio de pago – asegura un acceso directo a los demás servicios (preparación
de fichas de datos de seguridad, traducción, actualización, corrección, etc.), con
posibilidades de solicitar ofertas de precio y hacer los pedidos en línea.

Definiciones:
Cliente:
Persona jurídica en relación directa con el Prestatario de los Servicios, que dispone de una
caja de MSDocS, con el correspondiente nombre de usuario y contraseña.
Un cliente puede tener una sola caja de usuario.
Personas naturales no pueden ser clientes.

Socio:
Personas naturales o jurídicas que estén en contacto con el Cliente, con las que el Cliente
comparte documentos.

Contenidos que se puede cargar y limitaciones

Las fichas de datos de seguridad son las unidades de información, cargadas al sistema
MSDocS. Además de las fichas de datos de seguridad, es posible también cargar otros
contenidos profesionales relacionados, tales como por ejemplo: diseños de etiquetas,
permisos, descripciones de productos, documentos relacionados con componentes,
protocolos de medición.
El sistema sirve exclusivamente para almacenar y compartir documentos de Word y PDF.
No es posible cargar documentos con formato de video o imágenes, materiales ilegales y
pornográficos, así como contenidos para los cuales el Cliente no dispone de autorizaciones
adecuadas.

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 Sumario de las instrucciones de uso para el sistema MSDocS

Solicitud de acceso / Registro

Almacenamiento de las fichas de datos de seguridad

ƒ Operaciones de gestión de archivos y ficheros

ƒ Carga de documentos

ƒ Selección de documentos, funciones especiales

Compartir fichas de datos de seguridad con los socios

ƒ Documentación del hecho de la entrega de la ficha de datos de seguridad

Solicitud de compartir una ficha de datos de seguridad de los usuarios de MSDocS

Servicios relacionados con la preparación y traducción de las fichas de datos de seguridad

ƒ Proceso de solicitud de ofertas de precio y de hacer los pedidos en línea

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Toxinfo, Consultoría y Servicios Sociedad Comanditaria
Solicitud de acceso / Registro

Url: http://www.msds-europe.com/msds_download_search

Después de completar el formulario de registro, nuestros colegas dentro de 72 horas le

enviarán la contraseña necesaria para el acceso (a la dirección de correo electrónico
introducido durante el registro).

Precios y costos:

El uso del sistema MSDocS hasta el 15 de diciembre de 2011 es gratuito (en caso que los
costos de funcionamiento del sistema MSDocS se mantendrá en un nivel aceptable para
nuestra compañía, también en el próximo período será gratuito el servicio).
La condición para usar gratuitamente el servicio es colocar el logotipo del MSDocS y el
hiperenlace a la página http://www.msds-europe.com en la página inicial de la web de
nuestro cliente. Pueden encontrar el logotipo en nuestra página web de:

http://www.msds-europe.com/id-651-solicitud_de_la_ficha_de_datos_de.html

Para colocar el hiperenlace y el logotipo nuestros Clientes tendrán 20 días laborales a partir
del envío del nombre del usuario y de la contraseña, necesarios para el uso de MSDocS.
En caso que nuestros clientes no cumplieran esta condición, limitaremos el uso de MSDocS
o bien impondremos un precio especial para el acceso a nuestros servicios.

Protección de datos:

Los datos de nuestros clientes (nombre de usuario, contraseña, otros datos) no se

entregarán bajo ninguna condición a terceros.
Nuestra compañía ni verá, ni tampoco utilizará los datos o documentos de sus Clientes,
almacenados en el sistema MSDocS (excepto con la autorización específica del Cliente).
En la medida de nuestras posibilidades, haremos todo lo posible para que personas no
autorizadas no tengan acceso a los materiales y documentos de nuestros Clientes, pero no
asumimos ninguna responsabilidad al respecto.

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Toxinfo, Consultoría y Servicios Sociedad Comanditaria
Almacenamiento de las fichas de datos de seguridad

La pantalla funcionalmente está dividida en dos grandes partes. A la izquierda se

encuentran los archivos y los íconos necesarios para crear/ manipular archivos. A la derecha
se puede visualizar las fichas de datos de seguridad (y también otros documentos) cargadas
y agrupadas en archivos por el usuario.

Se puede ordenar los documentos cargados en la habitual estructura bibliotecaria creada y

denominada individualmente. Naturalmente se puede crear subarchivos también dentro de
los propios archivos. El sistema permite cargar una ficha de datos de seguridad en varios
archivos.

En el sistema de MSDocS – teniendo a la vista la manipulación más simple – las distintas

funciones tienen acceso con íconos. Todos los que hayan usado ya una vez un ordenador,
pueden aprender con facilidad su uso.

Abrir de todos los archivos

Cerrar todos los archivos

Crear archivo nuevo

Mostrar ficheros según la estructura bibliotecaria

Situación básica/actualización

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Toxinfo, Consultoría y Servicios Sociedad Comanditaria
Carga de documentos

Al cargar los documentos, tendremos la posibilidad para

ƒ Seleccionar el idioma de la ficha de datos de seguridad

ƒ Indicar el nombre del fabricante
ƒ Y en el campo de texto libre se puede anotar todas las propiedades que
creemos importantes en relación con la correspondiente ficha de datos de
seguridad (pe.: en caso de mezclas los componentes, números CAS, Frases
R, estado físico, estado líquido, etc.)

¡Atención!
A base de las etiquetas se podrá buscar más tarde nuestras fichas de datos de seguridad.
La selección del idioma es importante, entre otros aspectos, porque en caso de utilizar
nuestro servicio de traducción, el sistema considerará de “idioma de origen” la lengua
seleccionada.

Observación:
¡Es posible modificar las etiquetas también después de ser cargadas!

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Carga de los documentos en grupo

Al desarrollar el sistema MSDocS tuvo prioridad el aseguramiento sencillo y rápido del

almacenamiento y manipulación de un gran número (centenares) de fichas de datos de
seguridad.
Al cargas las fichas de datos de seguridad, seleccionado el punto del menú „Dato nuevo” se
puede cargar simultáneamente cualquier numero de fichas de datos de seguridad.
Las fichas de datos de seguridad cargadas pueden ser etiquetadas luego individualmente
también.

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Toxinfo, Consultoría y Servicios Sociedad Comanditaria
Selección de documentos, funciones especiales

Los servicios especiales del sistema, referentes a un documento concreto se hacen

accesibles después de la selección del (los) documento(s) (véase: arriba a la derecha).
Los íconos indicados con flecha a la izquierda indican las funciones básicas de crear y borrar
documentos.

Visualizar y editar etiquetas de un documento

Las „etiquetas” son claves individuales referentes al contenido de la ficha de
datos de seguridad, en base a los cuales más tarde se puede buscar, filtrar y
agrupar.
Es conveniente introducir las etiquetas al cargar la ficha, pero con el uso de ese
punto del menú se puede modificar más tarde también.

Descarga de fichas de datos de seguridad y documentos

Compartir fichas de datos de seguridad con los socios elegidos.

Sobre esta función recibirá más información en adelante.

Control de la descarga de los documentos compartidos.

El sistema fija la fecha cuando se ha compartido el documento y la fecha cuando
nuestro socio realmente ha descargado la ficha de datos de seguridad.

¡Al hacer el control de la autoridad administrativa, debemos comprobar

fehacientemente el hecho de la entrega de las fichas de datos de seguridad!

Una ficha de datos de seguridad pueden encontrarse en varios archivos (pe.: un

material puede ser simultáneamente materia básica y producto terminado).
Mediante esta función, haciendo un solo clic se puede enterar el archivo donde
se ha salvado el documento correspondiente.
Servicios relacionados con la preparación y traducción de las fichas de datos de
seguridad.
Es uno de los servicios más importantes del sistema MSDocS, más adelante
describiremos con más detalles esta función.

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Compartir fichas de datos de seguridad con los socios

1. Seleccionar la ficha de datos de seguridad que se quiere compartir

Hacer clic al ícono de compartir (se visualiza la lista de socios que se ve en la imagen no.
2.
2.)
En la oreja de „mis socios” se puede editar (agregar, borrar) los datos de nuestros
3.
socios.
Seleccionar uno o más socios con los que se quiere compartir la ficha de datos de
4.
seguridad.
5. Aprobar el proceso de compartir

Como resultado del proceso de compartir, nuestro socio recibirá un mensaje en correo
electrónico con el (los) documento(s) compartido(s).
¡Nuestro socio no puede acceder a nuestra caja personal de MSDocS y obtiene
exclusivamente la ficha de dato de seguridad compartida!

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Documentación de la entrega de la ficha de datos de seguridad

De conformidad con las respectivas normas legales el proveedor está obligado (cuando la
comercialización no se dirige a la población) a adjuntar a la mercancía entregada la ficha de
datos de seguridad, al hacer el primer suministro.
Naturalmente hay que documentar la entrega que se va a verificar al hacer el control de
ÁNTSZ (Servicio Estatal de Sanidad Pública).
La solución más generalizada es publicar en la web de la compañía las fichas de datos de
seguridad, pero con ello no se cumplen los criterios de arriba.
Sin embargo, mediante el sistema MSDocS se puede certificar que a quién, cuándo y qué
cosa hemos entregado. El sistema fija el no. de identificación de nuestro socio los nombres
de los documentos compartidos/entregados, la fecha del aseguramiento del acceso y si
nuestro socio realmente haya descargado/recibido las fichas de datos de seguridad.

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Solicitud de la ficha de datos de seguridad de usuarios de MSDocS

En la web de todos nuestros usuarios de MSDocS se encuentra el logotipo de MSDocS.

Haciendo clic a este logotipo se llega a nuestra página de „Solicitar ficha de datos”:
Url: http://www.msds-europe.com/msds_download_search/request_download.html
Tenemos la posibilidad de solicitar ficha de datos exclusivamente de aquellas empresas
cuyo nombre figura en el menú de „Fabricante/distribuidor.
Luego de rellenar el formulario, nuestro Cliente tiene la competencia para decidir si la
solicitud de ficha de datos está justificada o no. Una vez que nuestro socio considere
justificada nuestra solicitud y desea compartir con nosotros las fichas de datos de seguridad
solicitadas, fija nuestros datos entre los de sus socios y pone a nuestra disposición las
fichas de datos de seguridad solicitadas.

Observación:
La solicitud de acceso a la ficha de datos de seguridad llega únicamente a nuestro Cliente.
El gestor del sistema MSDocS no tiene ninguna influencia sobre la aprobación de la
solicitud, única y exclusivamente el propietario de la ficha de datos de seguridad tiene
derecho para compartirla.

¡ De conformidad con las Condiciones Generales de Contratación, la colocación del logotipo

de MSDocS y de las correspondientes hiperenlaces es obligación de todos los usuarios de
MSDocS, porque solo así se puede garantizar el correcto funcionamiento del sistema.

Más informaciones sobre los elementos complementarios a colocar en la página web:

http://www.msds-europe.com/id-650-the_msdocs_logo_as_communication_tool.html

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Servicios relacionados con la preparación y traducción de las fichas de
datos de seguridad

Los siguientes servicios son directamente accesibles dentro del sistema de MSDocS,
mediante una administración rápida y sencilla:
ƒ Traducción de las fichas de datos de seguridad con corrección de profesional

ƒ Traducción de la ficha de datos de seguridad sin corrección profesional

ƒ Supervisión y actualización de fichas de datos de seguridad

ƒ Opinión profesional sobre fichas de datos de seguridad

ƒ Preparación de una nueva ficha de datos de seguridad

ƒ Preparación de una ficha de datos de seguridad simplificada (para operarios)

Ventajas de la solicitud de ofertas y pedidos, iniciados dentro del sistema de MSDocS:

ƒ Recibe inmediatamente la oferta de precios solicitada

ƒ No es necesario enviar por correo electrónico las fichas de datos de seguridad que

desea traducir

ƒ Entregamos también por el sistema MSDocS las fichas de datos de seguridad

encargadas

¡ El uso de nuestros servicios de almacenar y compartir las fichas de datos de seguridad en

MSDocS es gratuito.
¡En cambio se pagará por nuestros servicios de preparación y traducción de las fichas de
datos de seguridad!
Las solicitudes de precios, iniciadas desde dentro del sistema de MSDocS no nos
comprometen para hacer los pedidos.
Consideramos pedidos exclusivamente aquellos, cuando las ofertas de precio hayan sido
aprobadas.

Para el uso del resto de nuestros servicios rogamos utilizar nuestros puntos de contacto que
se encuentran en nuestra página web y también nuestros formularios de solicitud de oferta
de precio:

http://www.msds-europe.com

Otros servicios:
Asesoramiento, registro REACH:

http://www.msds-europe.com/kateg-77-1-reach.html

Servicios GHS/CLP:

http://www.msds-europe.com/kateg-76-1-ghs_clp.html

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Proceso de solicitud de ofertas y hacer los pedidos en línea

1. Selección de las fichas de datos de seguridad que se van a traducir

Haciendo clic al ícono de „services” se llega a la superficie de „Solicitud de oferta”
2.
(imagen no 2).
Selección del servicio requerido de la lista. Nuestra página web informa también de los
3.
servicios que no se encuentran en la lista.
El idioma elegido al cargar la ficha de datos de seguridad será el idioma de origen del
4. sistema. En caso del servicio de traducción se debe seleccionar en el menú el „idioma de
destino”.
En caso de utilizar nuestro servicio de „Traducción de la ficha de datos de seguridad con
5. correctora profesional” debe seleccionar también el país de destino, porque así sabremos
las normas legales del país que tenemos que atender al hacer la correctora profesional.
6. Posibilidad de configurar otros parámetros.

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 Durante el proceso de solicitud de ofertas, presentado en nuestro ejemplo anterior, el
Cliente recibirá nuestra oferta también en correo electrónico y la oferta se incluye
también en el archivo de „Mis fichas de trabajo”.
Hay posibilidades tanto para aprobar, como para rechazar ofertas, haciendo clic al
enlace que figura en el correo electrónico o bien en MSDocS, con la ayuda del ícono
señalado con la flecha.
Tras haberse aprobado la oferta el pedido, con el mismo número de registro, pasará al
archivo de „Pedidos”.
El administrador de MSDocS enviará por correo electrónico la confirmación del pedido y
la factura formal, que al mismo tiempo pasará al archivo „Confirmaciones”.
Igualmente, el cumplimiento del pedido se hace en forma semejante, por correo
electrónico y también se visualiza en el sistema de MSDocS.

Archivo de Ordered files:

Las fichas de datos de seguridad encargadas pasan también a un archivo que se crea
automáticamente, con lo que es más fácil registrar las nuevas fichas de datos de
seguridad en la estructura de archivos existente.

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