CORPORACIÓN DE CIENCIA Y TECNOLOGÍA

PARA EL DESARROLLO DE LA INDUSTRIA NAVAL MARÍTIMA Y FLUVIAL

ADMINISTRACIÓN DEL PROYECTO

Página 1 de 4 CÓDIGO: P-DEGPMBG-80-001 VERSIÓN Nº: 0.1.0 FECHA DE APROBACIÓN: 28-Dic-2007

1. OBJETIVO:
Establecer la metodología a utilizar para la administración de un proyecto en COTECMAR

2. ALCANCE:
Aplica en la Gerencia de Proyectos desde que se nombra un Gerente de Proyecto hasta la entrega a satisfacción del
servicio.

3. CONDICIONES GENERALES:
N/A

4. DEFINICIONES:
ORDEN DE TRABAJO (OT). Número generado por la División de Costos y Presupuesto, que actúa como código
para el control económico de los recursos asociados a un trabajo especifico.

5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA:
• G-DEGPMBG-80-001 Organización carpetas proyectos.
• P-DEGPMBG-80-002 Entrega de Trabajos a Clientes.
• Manual de Contratación de COTECMAR.
• Disposición # 01 del 02-01-01 de COTECMAR.

6. RESPONSABLE DEL PROCEDIMIENTO:

• Responsable por hacer cumplir: Jefe Departamento Gerencia de Proyectos Mantenimiento y Reparación.
• Responsable por cumplir: Gerentes de Proyecto.

7. DESCRIPCIÓN NARRATIVA:

7.1 PREPARACIÓN DEL PROYECTO:

7.1.1. Cuando se designa como Gerente de Proyecto debe realizar las siguientes actividades:
• Recibir de parte del Jefe del Departamento de Gerencia de Proyectos de Mantenimiento y Reparación
mediante comunicación interna su nombramiento como Gerente del Proyecto.
• Asistir a las reuniones entre el Cliente y la Corporación, para que este enterado de cada una de las
actividades referente al proyecto.
• Organizar la carpeta de proyecto según Guía G-DEGPMBG-80-001 “Organización Carpeta de Proyecto”.
• Recibir del Jefe Departamento Gerencia de Proyectos Mantenimiento y Reparación el contrato firmado y/o la
cotización autorizada por el cliente que forma parte integral del contrato.
• Recibir del Jefe de la División de Estimación, los estimativos de las cotizaciones (por seguridad se comparte
esta información en la red).
• Solicitar al cliente, cuando se requiera, la información técnica, documental, planos, detalles y otra información
necesaria para la realización del trabajo, entregándola a las áreas respectivas oportunamente, para efectos
de consulta. (Cuando se trate de embarcaciones, Verificar si el Buque es clasificado).
• Solicitar la apertura de las respectivas Ordenes de Trabajo a la División de Costos y Presupuestos e informar
a la Oficina de Programación y Control de la Producción.
• Informar a las Direcciones que participaran en la ejecución del proyecto sobre el inicio de las actividades,
suministrándole las respectivas ordenes de trabajos y coordinando con estas la disponibilidad de recursos
(cuando se requiera).
• Coordinar con la Oficina de Programación y Control de la Producción y los Jefes de División involucrados
(producción, electricidad y motores) la elaboración del cronograma preliminar para la ejecución del proyecto
teniendo en cuenta la estimación, la cotización autorizada, la disponibilidad de recursos y la coordinación de
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actividades con otras unidades de Negocio o de Apoyo.

• Solicitar cotizaciones y seleccionar la mejor oferta con Visto Bueno del Jefe Departamento de Gerencia de
Proyectos de Mantenimiento y Reparación para la subcontratación de los trabajos a ejecutar.
• En caso que no se cuente con la disponibilidad de recursos humanos y técnicos para el desarrollo de una
actividad se deberá contratar a un tercero, el cual debe ser seleccionado teniendo en cuenta el Listado
Maestro de Proveedores de la Corporación.
• Cuando se necesite la contratación de un tercero, se le debe solicitar al Jefe de División correspondiente la
elección del Contratista, de acuerdo al listado que maneje la división, para posteriormente darle su tramite a
través de la División de Gestión Logística.
• Elaborar el cuadro de control del presupuesto del proyecto entre el cliente y COTECMAR.
• Cuando se trate de embarcaciones, informar a la Capitanía de Puerto mediante oficio el arribo de la
Motonave y motivo de su permanencia en las instalaciones de la Corporación, cuando corresponda a
unidades particulares.
• De igual forma, informar al Departamento de Seguridad BN1 y a Guardacostas mediante señal el arribo de la
embarcación, cuando corresponda a unidades particulares.

7.2. DIRECCIÓN Y COORDINACIÓN DEL PROYECTO:

7.2.1. Cuando llega el cliente debe realizar las siguientes actividades:

• Programar una reunión en coordinación con los Jefe de División involucrados, con el Jefe de la Oficina de
Programación y Control de la Producción, Seguridad industrial, Estimación y Cotización y el Cliente; con el
propósito de verificar la magnitud y alcance de los trabajos y definir los requerimientos de nuevos trabajos o
adicionales. Este punto no aplicará para los proyectos menores.
• En el caso del arribe de embarcaciones a las instalaciones de COTECMAR, se coordinará con producción la
inspección subacuática y del estado general de la unidad y la visita predique para autorizar trabajos en dique
y hacer entrega formal de la Guía de seguridad industrial para embarcaciones, de igual forma informar
normas de régimen interno y seguridad a seguir dentro de las instalaciones de la Corporación.
• Gestionar permisos de ingreso a las instalaciones de la Base Naval “ARC BOLIVAR” al cliente (personal de
tripulación de la Motonave, el armador, representante, etc)
• Cuando se requiera, entregar cronograma de trabajos al cliente una vez se hayan definidos los trabajos
iniciales a desarrollar.
• Coordinar con los jefes de División de Producción y la OFPCP la planeación de la ejecución de las
actividades detallando y ajustando el cronograma inicial.
• Coordinar el inicio de los trabajos de acuerdo al Cronograma.

7.2.2. En el Desarrollo de los Trabajos, debe realizar las siguientes actividades:

• Verificar la situación de los recursos asignados al proyecto de manera tal que lo ejecutado este ajustado a lo
estimado y en el caso de que haya desviaciones, tomar las acciones que sean del caso para hacer las
correcciones.
• Coordinar el suministro oportuno de materiales en coordinación con la División de Adquisiciones al
Departamento de Producción.
• Verificar el rendimiento de los trabajos de acuerdo al cronograma de actividades.
• En el evento de darse una actividad adicional solicitada por el cliente para ser ejecutada dentro del proyecto,
el Gerente de Proyecto deberá diligenciar el formato Solicitud de Cotización, a través del cual se solicitará a
estimación la cotización adicional y los estimativos; recibida la cotización adicional la presentará al cliente
para su aprobación; Si es aprobada, diligencia la OT, si se requiere según sea el caso, y la tramita a la
OFPCP para su programación.
• Si durante la ejecución de los trabajos el Cliente solicita aumentar las cantidades de obra sin afectar las
condiciones y características técnicas definidas en la OT, el GEPRO en coordinación con la OFPCP y el Jefe
de la División (Participante) harán los ajustes respectivos en cuanto al cronograma, recursos y
programación. Se informará al cliente las variaciones que sufra el proyecto incluyendo la variación
económica.
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• Si los nuevos trabajos solicitados por el cliente contemplan condiciones y características técnicas diferentes
a las de los trabajos en desarrollo, el GEPRO coordina la estimación y cotización respectiva y una vez
aprobada por el Cliente tramita la OT según sea el caso siguiendo los pasos establecidos para la
programación, asignación de recursos y ejecución. El GEPRO debe presentar al cliente la cotización para la
aprobación de estos trabajos.
• Actualizar y entregar cronograma y el balance de presupuesto, cuando se vea afectada la programación de
trabajos o el presupuesto inicialmente acordados, al interventor y/o supervisor de los trabajos.
• Verificar el cumplimiento de cada una de las actividades referenciadas en el Plan de Calidad para la gestión
de producción.
• Coordinar con el Departamento de Inspección y Ensayo de la Planta Mamonal o el ente que se requiera las
Pruebas no destructivas que sean necesaria en la ejecución del proyecto.
• Consultar con la Dirección de Investigación, Desarrollo e Innovación dudas técnicas (Conceptos técnicos)
cuando se requiera.
• Realizar seguimiento fotográfico a los trabajos de relevancia técnica y que deban ser incluidos en el informe
final del proyecto.
• Coordinar la disposición final de los desechos oleosos con el o los Departamentos de involucrados.
(Producción, Motores y/o Electricidad). Solicitar certificado de la disposición final de los desechos oleosos
descargado de las unidades a la empresa contratista (Cuando se realice esta actividad).
• Coordinar permanentemente con la división de costos y presupuestos para que los costos que se generen
durante la ejecución del proyecto, se carguen en las OT respectivas.
• Coordinar con los Jefes de Divisiones Involucrados en el proyecto, teniendo en cuenta el cronograma de
trabajos del proyecto, las pruebas necesarias para asegurar la calidad y condiciones del trabajo y elaborar el
registro respectivo. El GEPRO coordina con el cliente su asistencia a las pruebas sin que esto afecte en lo
posible el cronograma establecido.

7.3. ENTREGA DEL PROYECTO:

7.3.1. Cuando finalizan los trabajos, debe realizar las siguientes actividades:
• Hacer las devoluciones de material sobrante al almacén verificando el descargue de los mismos al proyecto.
• Cerrar las ordenes de trabajo con la División de Costos y Presupuesto.
• Dependiendo de las condiciones especificas de cada trabajo en particular, cuando se requiera, se entregará
con el apoyo de los Jefes de División Involucrados en el proyecto, los respectivos protocolos de pruebas de
los trabajos al cliente (interventor y/o supervisor del contrato).
• Asistir a la reunión de entrega de trabajos con el Cliente.
• Coordinar con la Dirección de Investigación, Desarrollo e Innovación, Departamento de Inspección y Ensayo
y/o el Departamento respectivo (Producción, Electricidad y/o Motores) la entrega de registros, informes,
planos, protocolos y conceptos desarrollados a lo largo del proyecto, como anexos, para la elaboración del
informe final.
• Devolver o entregar al cliente la información técnica, documental, planos, detalles y otros utilizados en la
realización del trabajo que sean de su propiedad (considerados como Bien del Cliente).
• Entregar Informe final al Cliente.
• Diligenciar Encuesta Nivel de Satisfacción del Cliente, a través del formato F-CTMAR-002 y entregarla
diligenciada al Departamento de Comercial para que se evalué y haga seguimiento a las respuestas del
cliente.
• Elaborar el Acta de entrega de trabajos, según el procedimiento P-DEGPMBG-80-002 “Entrega de Trabajos
a Clientes” y enviarla al Departamento Financiero para su respectiva facturación.
• Gestionar el pago del saldo por parte del Contratante.
• Cuando se trate de embarcaciones, diligenciar el formato Autorización de Zarpe y coordinar con
Guardacostas y la División de Varadero la revista antinarcóticos y según sus resultados, finalmente se
autorizará el zarpe. Informar el zarpe de la unidad a las dependencias Involucradas (dentro y fuera de
COTECMAR cuando aplique) una vez se cumpla lo estipulado en los literales anteriores. Este ítem no aplica
para las Unidades de la Armada Nacional.
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• Evaluar a los Clientes Internos, a través del formato F-NORMA-003.

• Realizar y Verificar la evaluación del proyecto teniendo en cuenta los siguientes pasos:
Verificar que se recopile por la división de costos y presupuestos la siguiente información: materiales
consumidos, servicios contratados, mano de obra y maquinaria utilizada.
Verificar el direccionamiento de los recursos en cada una de las Ordenes de Trabajo.
Coordinar con la división de costos y presupuestos para que se elabore el informe de evaluación del
proyecto y sea presentado a la Dirección de la Planta.
Las conclusiones del informe de evaluación del proyecto serán la base de los correctivos necesarios, los
cuales se envían a cada interesado para su acción correspondiente.
Verificar la ejecución de los pagos pactados. Cuando se trate de embarcaciones, los pagos posteriores al
zarpe quedan bajo responsabilidad del Gerente del proyecto.

8. ASPECTOS AMBIENTALES:
Ejercer cumplimiento de la normatividad impartida por la Corporación en la protección del Medio Ambiente, que
garantice la preservación de los recursos naturales.

9. ASPECTOS DE SEGURIDAD INDUSTRIAL Y SALUD OCUPACIONAL:

El Gerente de Proyecto es responsable por informar al Departamento de Salud Ocupacional y Seguridad Industrial
sobre el desarrollo de trabajos en caliente y la visita pre-dique para establecer las condiciones de trabajo.

10. REGISTROS/ANEXOS:
CÓDIGO TÍTULO
F-CTMAR-002 Encuesta Nivel de Satisfacción del Cliente.

F-GESABA-005 Evaluación de Desempeño y Cumplimiento de Contratistas.

F-DEGPM-007 Acta de Entrega de Trabajos

F-ADMPRO-MA-006 Autorización de Zarpe.

F-DEGPM-011 Formato Autorización de Trabajos Planta Bocagrande