Do An Mo Hinh Ton Kho

Thiết lập mô hình quản trị hàng tồn kho
MỤC LỤC
DANH SÁCH CÁC BẢNG

DANH SÁCH BIỂU ĐỒ
DANH MỤC VIẾT TẮT
Tài liệu tham khảo................................................................................................1
Sơ đồ 5.1: Quy trình quản trị hàng tồn kho........................................................39
Sơ đồ 5.2: Sơ đồ thiết lập mô hình quản trị hàng tồn kho......................................53
Tài liệu tham khảo
Trang 1
Chương 1: MỞ ĐẦU
Khi nghiên cứu xong chương này, chúng ta sẽ biết được những nội dung sẽ
được giới thiệu trong đề tài, nó có tầm quan trọng như thế nào? Bên cạnh đó giúp
người đọc có một cái nhìn khái quát đầu tiên về mục tiêu mà người nghiên cứu
hướng đến, cũng như giới hạn phạm vi cùng những phương pháp nghiên cứu sẽ
được thực hiện. Đây là việc đầu tiên quan trọng mà người đọc cần nắm để làm cơ sở
tìm hiểu đề tài.
1.1. Lý do chọn đề tài
Bất kỳ một doanh nghiệp sản xuất kinh doanh nào, để đảm bảo cho quá trình
sản xuất kinh doanh diễn ra bình thường và liên tục thì điều đòi hỏi một lượng hàng
tồn kho nhất định. Bởi tồn kho được xem như là “miếng đệm an toàn” giữa cung ứng
và sản xuất.
Thường thì giá trị hàng tồn kho chiếm khoảng 40% tổng giá trị tài sản của
doanh nghiệp. Do đó nhà quản trị phải kiểm soát lượng tồn kho thật cẩn thận thông
qua việc xem xét lượng tồn kho có hợp lý với doanh thu, liệu doanh số bán hàng có
sụt giảm nếu không có đủ lượng tồn kho hợp lý, cũng như các biện pháp cần thiết để
nâng hoặc giảm lượng hàng tồn kho. Vì nếu tồn kho với số lượng quá nhỏ hay quá
lớn đều không đạt hiệu quả tối ưu. Tồn kho cao sẽ làm tăng chi phí đầu tư, nhưng nó
lại biểu hiện sự sẵn sàng cho sản xuất hoặc đáp ứng nhu cầu khách hàng. Tồn kho
thấp sẽ làm giảm chi phí đầu tư nhưng sẽ tốn kém trong việc đặt hàng, thiết đặt sản
xuất, bỏ lỡ cơ hội thu lợi nhuận.
Vậy tồn kho bao nhiêu là hợp lý? Đây luôn là một vấn đề đối với doanh
nghiệp. Làm thế nào để xác định mức tồn kho tối ưu với chi phí tồn kho thấp nhất?
Nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề này nên tôi chọn đề tài “THIẾT
LẬP MÔ HÌNH QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO TẠI XÍ NGHIỆP CHẾ BIẾN
LƯƠNG THỰC 1 TRỰC THUỘC CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU AN GIANG
(ANGIMEX)”. Qua đề tài này, tôi sẽ có cơ hội áp dụng các lý thuyết đã học vào điều
kiện kinh doanh thực tế, để rút ra những kiến thức cần thiết trong quản trị tồn kho
đem vận dụng vào thực tiễn một cách tốt nhất.
1.2. Mục tiêu nghiên cứu
Thông qua việc nghiên cứu đề tài này, tôi muốn tìm hiểu rõ hơn về công tác
quản lý hàng tồn kho tại Xí nghiệp. Vận dụng những kiến thức học được trên lý
thuyết vào thực tế, để xem giữa lý thuyết và thực tiễn có sự khác nhau như thế nào.
Từ đó tìm ra mô hình quản trị hàng tồn kho tối ưu góp phần làm giảm chi phí tồn kho
cho doanh nghiệp, cũng như nâng cao hiệu quả trong việc quản lý hàng tồn kho.
1.3. Phương pháp nghiên cứu
1.3.1. Phương pháp thu thập số liệu
- Số liệu sơ cấp: thu thập bằng cách phỏng vấn trực tiếp các nhân viên trong Xí
nghiệp. Trực tiếp đến một vài kho của Xí nghiệp quan sát, tìm hiểu tình hình thực tế.
- Số liệu thứ cấp:
+ Tham khảo sách báo, tài liệu có liên quan đến đề tài nghiên cứu.
Trang 2
+ Thu thập số liệu thực tế tại tổ kế toán của Xí nghiệp, phòng kế toán của
Công ty.
1.3.2. Phương pháp xử lý số liệu
Tổng hợp, so sánh và phân tích các số liệu thu thập được.
1.4. Phạm vi nghiên cứu
Xí nghiệp chuyên về chế biến gạo xuất khẩu, trong đó có hai loại tồn kho chính
là: tồn kho gạo hàng hóa (gạo mua vào) và gạo thành phẩm. Hai loại này không có sự
khác biệt lớn về chất và đều có phần quan trọng như nhau. Vì vậy để nắm bao quát
tình hình tồn kho của Xí nghiệp đề tài sẽ nghiên cứu về quản trị tồn kho cho cả hai
loại trên.
1.5. Nội dung nghiên cứu
- Sơ lược về kết quả hoạt động kinh doanh của Xí nghiệp qua 2 năm.
- Phân tích biến động giá mua gạo nguyên liệu qua 3 năm.
- Phân tích một vài chỉ tiêu tồn kho có liên quan.
- Tìm hiểu về công tác quản lý hàng tồn kho tại Xí nghiệp.
- Xây dựng mô hình quản trị hàng tồn kho.
Tóm lại: Qua chương này người đọc có thể hiểu vấn đề mà tôi sẽ nghiên cứu
trong đề tài là tìm hiểu về quy trình quản lý hàng tồn kho từ đó thiết lập mô hình
quản trị hàng tồn kho tại Xí nghiệp. Có thể nói mục tiêu của tôi là tiếp cận công tác
quản lý thực tế, vận dụng lý thuyết đã học vào điều kện thực tiễn. Điều này sẽ giúp
tôi nâng cao được các kỹ năng cần thiết, tiếp cận được với phương pháp nghiên cứu
khoa học làm tiền đề cho công việc sau này. Mặc dù phạm vi nghiên cứu ở đây chỉ
gói gọn trong mặt hàng gạo tại Xí nghiệp, nhưng sẽ có rất nhiều vấn đề mà ta cần có
phương pháp để thu thập và xử lý số liệu thích hợp.
 
Trang 3
Chương 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN
Để hiểu được thế nào là quản trị hàng tồn kho, cũng như các khái niệm, các
luận điểm có liên quan đến hàng tồn kho. Chúng ta cần tìm hiểu các cơ sở lý thuyết
về tồn kho, quản trị tồn kho. Để từ đó có một sự hiểu biết chung bao quát về những
gì sẽ được đề cập đến trong đề tài, làm cơ sở đánh giá thực trạng và rút ra các kết
luận sau này.
2.1. Các khái niệm
2.1.1. Hàng tồn kho
Hàng tồn kho là nguồn vật lực nhằm đáp ứng nhu cầu sản xuất và tiêu thụ sản
phẩm ở hiện tại và trong tương lai.
2.1.2. Tồn kho trung bình
Trong quá trình sử dụng hàng tồn kho, hàng trong kho có lúc cao, lúc thấp, để
đơn giản trong việc tính chi phí tồn kho, người ta sử dụng tồn kho trung bình
(TKTB).
TKTB = ( Tồn kho cao nhất + Tồn kho thấp nhất )

2
2.1.3. Điểm đặt hàng lại (R)

Điểm đặt hàng lại được xem như là mức độ tồn kho mà tại đó thực hiện một
đơn đặt hàng kế tiếp.
R = d.L
d: Nhu cầu sử dụng hàng tồn kho trong một ngày
L: Thời gian chuẩn bị giao nhận hàng
2.2. Các loại hàng tồn kho
Các doanh nghiệp sản xuất thường có ba loại hàng tồn kho ứng với ba giai
đoạn khác nhau của một quá trình sản xuất:
- Tồn kho nguyên vật liệu
- Tồn kho sản phẩm dở dang
- Tồn kho thành phẩm
2.2.1. Tồn kho nguyên vật liệu
Tồn kho nguyên vật liệu bao gồm các chủng loại hàng mà một doanh nghiệp
mua để sử dụng trong quá trình sản xuất của mình. Nó có thể bao gồm các nguyên
vật liệu cơ bản (ví dụ như sắt quặng được dùng làm nguyên vật liệu thô để sản xuất
thép), bán thành phẩm (ví dụ như chíp bộ nhớ dùng để lắp ráp máy vi tính), hoặc cả
hai. Việc duy trì một lượng hàng tồn kho thích hợp sẽ mang lại cho doanh nghiệp sự
thuận lợi trong hoạt động mua vật tư và hoạt động sản xuất. Đặc biệt bộ phận cung
ứng vật tư sẽ có lợi khi có thể mua một số lượng lớn và được hưởng giá chiết khấu từ
Trang 4
các nhà cung cấp. Ngoài ra, khi doanh nghiệp dự đoán rằng trong tương lai giá cả
nguyên vật liệu sẽ tăng hay một loại nguyên vật liệu nào đó khan hiếm, hoặc cả hai,
thì việc lưu giữ một số lượng hàng tồn kho lớn sẽ đảm bảo cho doanh nghiệp luôn
được cung ứng đầy đủ kịp thời với chi phí ổn định.
Bộ phận sản xuất trong việc thực hiện các kế hoạch sản xuất cũng như sử dụng
hiệu quả các phương tiện sản xuất và nhân lực của mình cũng cần một số lượng hàng
tồn kho luôn có sẵn thích hợp. Do vậy chúng ta có thể hiểu được là tại sao các bộ
phận sản xuất và cung ứng vật tư trong các doanh nghiệp luôn muốn duy trì một số
lượng lớn hàng tồn kho nguyên vật liệu.
2.2.2. Tồn kho sản phẩm dở dang
Tồn kho các sản phẩm dở dang bao gồm tất cả các mặt hàng mà hiện đang còn
nằm tại một công đoạn (như lắp ráp hoặc sơn); sản phẩm dở dang có thể đang nằm
trung chuyển giữa các công đoạn, hoặc có thể đang được cất giữ tại một nơi nào đó,
chờ bước tiếp theo trong quá trình sản xuất.
Tồn trữ sản phẩm dở dang là một phần tất yếu của hệ thống sản xuất công nghệ
hiện đại. Bởi vì nó sẽ mang lại cho mỗi công đoạn trong quá trình sản xuất một mức
độ độc lập nào đó. Thêm vào đó sản phẩm dở dang sẽ giúp lập kế hoạch sản xuất
hiệu quả cho từng công đoạn và tối thiểu hóa chi phí phát sinh do ngưng trệ sản xuất
hay có thời gian nhàn rỗi.
2.2.3. Tồn kho thành phẩm
Tồn kho thành phẩm bao gồm những sản phẩm đã hoàn thành chu kỳ sản xuất
của mình và đang nằm chờ tiêu thụ. Ngoại trừ các thiết bị có qui mô lớn, còn lại các
sản phẩm tiêu dùng và các sản phẩm công nghiệp đều được sản xuất hàng loạt và tồn
trữ trong kho nhằm đáp ứng mức tiêu thụ dự kiến trong tương lai.
Việc tồn trữ đủ một lượng thành phẩm tồn kho mang lại lợi ích cho cả hai bộ
phận sản xuất và bộ phận marketing của một doanh nghiệp. Dưới góc độ của bộ phận
marketing, với mức tiêu thụ trong tương lai được dự kiến không chắc chắn, tồn kho
thành phẩm với số lượng lớn sẽ đáp ứng nhanh chóng bất kỳ một nhu cầu tiêu thụ
nào trong tương lai, đồng thời tối thiểu hóa thiệt hại vì mất doanh số bán do không có
hàng giao hay thiệt hại vì mất uy tín do chậm trễ trong giao hàng khi hàng trong kho
hết. Dưới góc độ của nhà sản xuất thì việc duy trì một lượng lớn thành phẩm tồn kho
cho phép các loại sản phẩm được sản xuất với số lượng lớn, và điều này giúp giảm
chi phí sản xuất trên một đơn vị sản phẩm do chi phí cố định được phân bổ trên số
lượng lớn đơn vị sản phẩm được sản xuất ra.
2.3. Mục tiêu quản trị tồn kho
Mục tiêu quản trị tồn kho là giữ mức tồn kho đủ đáp ứng yêu cầu khách hàng
với chi phí hiệu quả nhất.
2.4. Mục đích quản trị tồn kho
Mục đích quản trị tồn kho là xác định lượng tồn kho cần lưu giữ, bao giờ đặt
hàng và bao giờ bổ sung.
2.5. Chức năng quản trị tồn kho
2.5.1. Chức năng liên kết
Trang 5
Chức năng liên kết chủ yếu của quản trị tồn kho là liên kết giữa quá trình sản
xuất và cung ứng.
Khi cung và cầu của một loại hàng tồn kho nào đó không đều đặn giữa các thời
kỳ thì việc duy trì thường xuyên một lượng tồn kho nhằm tích lũy đủ cho thời kỳ cao
điểm là một vấn đề hết sức cần thiết.
Thực hiện tốt chức năng liên kết nhằm đảm bảo sản xuất liên tục, tránh sự thiếu
hụt gây lãng phí trong sản xuất.
2.5.2. Chức năng ngăn ngừa tác động của lạm phát
Một doanh nghiệp nếu biết trước tình hình tăng giá nguyên vật liệu hay hàng
hóa, họ có thể dự trữ tồn kho để tiết kiệm chi phí. Như vậy tồn kho sẽ là một hoạt
động đầu tư tốt, lẽ dĩ nhiên khi thực hiện hoạt động tồn kho chúng ta phải xem xét
đến chi phí và rủi ro của nó có thể xảy ra trong quá trình tiến hành tồn kho.
2.5.3. Chức năng khấu trừ theo số lượng
Một chức năng khá quan trọng của quản trị tồn kho là khấu trừ theo số lượng.
Rất nhiều nhà cung ứng sẵn sàng chấp nhận khấu trừ cho những đơn hàng có số
lượng lớn. Việc mua hàng với số lượng lớn có thể đưa đến việc giảm phí tổn sản
xuất, tuy nhiên mua hàng với số lượng lớn sẽ chịu chi phí tồn trữ cao do đó trong
quản trị tồn kho người ta cần phải xác định một lượng hàng tối ưu để hưởng được giá
khấu trừ, mà dự bị tồn trữ tăng không đáng kể.
2.6. Các chi phí liên quan đến tồn kho
Bốn loại chi phí cơ bản liên quan đến tồn kho là chi phí tồn trữ, chi phí đặt
hàng, chi phí thiếu hụt và chi phí mua hàng.
2.6.1. Chi phí tồn trữ (Ctt)
Bao gồm các chi phí liên quan đến tồn trữ hàng tồn kho, phụ thuộc vào mức
lưu giữ và thời gian lưu giữ. Chi phí này có thể thống kê theo bảng dưới đây:
Trang 6
Tỷ lệ với giá trị tồn

Nhóm chi phí
kho
1. Chi phí về nhà cửa hoặc kho hàng: Chiếm 3 - 10%

- Tiền thuê hoặc khấu hao nhà cửa
- Chi phí hoạt động vận hàng không
- Thuế nhà đất
- Bảo hiểm nhà cửa, kho hàng
2. Chi phí sử dụng, thiết bị, phương tiện: Chiếm từ 1 - 3,5%
- Tiền thuê hoặc khấu hao thiết bị dụng cụ
- Năng lượng
- Chi phí vận hành thiết bị
3. Chi phí về nhân lực cho hoạt động giám sát quản lý Chiếm từ 3 - 5%
4. Phí tổn cho việc đầu tư vào hàng tồn kho : Chiếm từ 6 - 24%
- Phí tổn hàng việc vay mượn
- Thuế đánh vào hàng tồn kho
- Bảo hiểm cho hàng tồn kho
5. Thiệt hại của hàng tồn kho do mất mát hư hỏng không sử Chiếm từ 2 - 5%
dụng được.
Tỷ lệ từng loại chi phí tiền chỉ có ý nghĩa tương đối, chúng lệ thuộc vào từng
loại doanh nghiệp, địa điểm phân bố, tỷ lệ lãi hiện tại. Thông thường một tỷ lệ phí
tồn trữ hàng năm xắp xỉ 40% giá trị hàng tồn kho. Chi phí tồn trữ được biểu diễn
bằng chi phí bằng tiền để lưu giữ một đơn vị sản phẩm trong một thời kỳ (tháng,
năm) hoặc bằng một tỷ lệ phần trăm so với giá trị tồn kho.
Ctt = Tồn kho trung bình × Chi phí cho một đơn vị hàng tồn kho
QTB H
H=I*P (P: đơn giá hàng tồn kho)
Tỷ lệ chi phí hàng tồn kho trong một năm so với giá trị hàng tồn kho.
I = ∑ Chi phí tồn kho trong một năm

∑ Giá trị hàng tồn kho trong một năm
2.6.2. Chi phí đặt hàng (Cđh)

Liên quan đến các tác vụ bổ sung lượng hàng tồn kho, thường không phụ thuộc
cỡ đơn hàng và biểu thị bằng số tiền cho mỗi đơn hàng. Một số thành phần chi phí có
thể kể đến như sau:
- Chi phí cho việc tìm kiếm nguồn hàng (chi phí giao dịch).
- Chi phí hoạt động cho trạm thu mua hay văn phòng đại diện.
Trang 7
- Chi phí cho người môi giới.

- Chi phí cho việc giao tiếp ký kết các hợp đồng kinh tế.
- Chi phí vận chuyển và giao nhận.
- Kiểm tra.
- Bốc xếp, lưu kho.
- Kế toán, kiểm toán....
Chi phí đặt hàng biến đổi theo số lượng đơn hàng, chi phí này trái chiều với chi
phí tồn trữ: ít đơn hàng, tức chi phí đặt hàng thấp thì số lượng hàng cho mỗi đơn
hàng cao tức chi phí lưu trữ trong một đơn vị thời đoạn sẽ cao.
Cđh = Số lần đặt hàng trong một năm x Chi phí một lần đặt hàng
2.6.3. Chi phí thiếu hụt
Xuất hiện khi nhu cầu không được đáp ứng vì không đủ tồn kho. Ví dụ khi
nguyên vật liệu trong kho hết thì chi phí thiệt hại do kho không có nguyên vật liệu sẽ
bao gồm chi phí đặt hàng khẩn cấp và chi phí ngừng trệ sản xuất. Khi hàng tồn kho
sản phẩm dở dang hết thì doanh nghiệp sẽ bị thiệt hại do kế hoạch sản xuất bị thay
đổi và đó cũng có thể là nguyên nhân gây ra những thiệt hại do sản xuất bị ngừng trệ
và phát sinh chi phí. Cuối cùng khi hàng tồn kho hết đối với thành phẩm có thể gây
nên hậu quả là lợi nhuận bị mất trong ngắn hạn khi khách hàng quyết định mua sản
phẩm từ những doanh nghiệp đối thủ và gây nên những mất mát tiềm năng trong dài
hạn khi khách hàng đặt hàng từ những doanh nghiệp khác trong tương lai.
Như vậy chi phí đặt hàng, chi phí thiếu hụt quan hệ trái chiều với chi phí lưu
giữ. Tồn kho lớn sẽ làm giảm nguy cơ thiếu hụt nhưng làm tăng chi phí cho hàng tồn
kho.
2.6.4. Chi phí mua hàng (Cmh)
Là chi phí được tính từ khối lượng hàng của đơn hàng và giá mua một đơn vị.
Thông thường chi phí mua hàng không ảnh hưởng đến việc lựa chọn đến mô hình tồn
kho, trừ mô hình khấu trừ theo sản lượng.
Cmh = Tổng nhu cầu hàng tồn kho trong một năm x đơn giá hàng tồn kho
Có hai loại đơn giá:
- Đối với hàng tồn kho mua ngoài: Đơn giá là giá mua
- Đối với hàng tồn kho tự sản xuất : Đơn giá là chi phí sản xuất
Gọi Chtk - Tổng chi phí về hàng tồn kho trong một năm
Chtk = Ctt + Cđh + Cmh
Chúng ta cần phân biệt hai thuật ngữ: chi phí tồn kho và chi phí về hàng tồn
kho.
- Tổng chi phí tồn kho bao gồm: chi phí tồn trữ + chi phí đặt hàng + chi phí
thiếu hụt.
- Tổng chi phí của hàng tồn kho bao gồm: chi phí tồn trữ + chi phí đặt hàng
+ chi phí mua hàng.
2.7. Các hệ thống kiểm soát hàng tồn kho
Trang 8
2.7.1. Hệ thống tồn kho liên tục

Trong hệ thống này, mức tồn kho của mỗi loại hàng được theo dõi liên tục. Bất
kỳ một hoạt động xuất nhập nào cũng được ghi chép và cập nhật. Khi lượng tồn kho
giảm xuống đến một mức ấn định trước, đơn đặt hàng bổ sung với một số lượng nhất
định sẽ được phát hành để bảo đảm chi phí tồn kho là thấp nhất.
Ưu điểm của hệ thống này là nhà quản lý luôn nắm được trạng thái tồn kho ở
bất kỳ thời điểm nào, nên áp dụng rất tốt cho các loại hàng quan trọng như nguyên
liệu thô, chi tiết phụ tùng thay thế. Tuy nhiên cũng cần lưu ý chi phí cho việc giám
sát là không nhỏ.
2.7.2. Hệ thống tồn kho định kỳ
Lượng tồn kho hiện có được xác định bằng cách kiểm kê tại một thời điểm xác
định trước. Sau một khoảng thời gian nhất định, có thể là tuần, tháng hoặc quý. Kết
quả kiểm kê là căn cứ để đưa ra các đơn nhập hàng cho hoạt động của kỳ tới.
Ưu điểm của hệ thống là ít tốn công sức cho việc ghi chép, kiểm soát. Nhưng
nhược điểm của nó cũng chính ở đây: việc không kiểm soát liên tục làm cho lượng
hàng đặt cho hệ thống này thường phải lớn hơn vì phải chống thiếu hụt khi xuất hiện
các nhu cầu bất thường.
2.7.3. Hệ thống tồn kho phân loại ABC
Hệ thống này phân loại hàng tồn kho theo giá trị của nó đối với công ty, có thể
có đến hàng ngàn vật phẩm có nhu cầu độc lập cần được lưu giữ cho hoạt động sản
xuất kinh doanh của công ty. Việc theo dõi tồn kho tất cả với mức độ quan tâm như
nhau sẽ không hợp lý khi có các loại hàng chiếm tỉ lệ rất nhỏ về số lượng nhưng rất
lớn về giá trị. Phân loại xếp hạng hàng tồn kho theo các loại ABC để có mức kiểm
soát tương ứng là hợp lý và thường được tiến hành theo các bước sau:
- Xác định giá trị nhu cầu hàng năm của một loại hàng bằng cách nhân
lượng nhu cầu với đơn giá. Sau đó xếp thứ tự các loại hàng giảm dần theo giá trị này:
10% đầu danh sách sẽ là các loại hàng tồn kho loại A, 30% tiếp theo là loại B và
60% còn lại là loại C.
- Bước kế, xác định mức kiểm soát tồn kho cho mỗi loại A, B, C. Loại A
được theo dõi đặc biệt vì chiếm giá trị lớn, vậy lượng tồn kho phải thấp nhất có thể.
Cần phải tính toán chính xác dự báo và ghi chép chi tiết trạng thái tồn kho. Các chính
sách tồn kho phải được xác định tương ứng. Các hàng loại B và C không nhất thiết
phải được giám sát chặt chẽ, lượng tồn kho có thể cho phép “rộng rãi” hơn, thậm chí
có thể áp dụng giám sát theo chu kỳ, nhất là đối với loại C.
Ví dụ:
Bộ phận bảo trì trong một nhà máy chịu trách nhiệm duy trì một lượng phụ
tùng thay thế cho các thiết bị. Lượng, giá trị và chủng loại phụ tùng sử dụng hàng
năm như bảng dưới. Bạn hãy giúp bộ phận này phân loại tồn kho theo ABC.
Trang 9
Phụ tùng Giá Số lượng dùng hàng năm
1 60 90
2 350 40
3 30 130
4 80 60
5 30 100
6 20 180
7 10 170
8 320 50
9 510 60
10 20 120
Giải:
Xác định giá trị các loại phụ tùng sử dụng hàng năm và tính các tỉ lệ, ta có
bảng sau:
SL dùng
Tỉ lệ giá Tích lũy
Phụ tùng Giá hàng Giá trị Tỉ lệ SL
trị SL
năm
9 510 60 30.600 35,8% 6,0% 6,0%

8 320 50 16.000 18,7% 5,0% 11,0%
2 350 40 14.000 16,% 4,0% 15,0%
1 60 90 5.400 6,3% 9,0% 24,0%

4 80 60 4.800 5,6% 6,0% 30,0%
3 30 130 3.900 4,6% 13,0% 43,0%
6 20 180 3.600 4,2% 18,0% 61,0%

5 30 100 3.000 3,5% 10,0% 71,0%
10 20 120 2.400 2,8% 12,0% 83,0%
7 10 170 1.700 2,0% 17,0% 100,0%
Như vậy có thể phân nhóm ABC như sau:
Trang 10
Nhóm Phụ tùng Tỉ lệ giá trị Tỉ lệ SL
A 9,8,2 71,0% 15%

B 1,4,3 16,5% 25%
C 6,5,7,10 12,5% 60%
2.8. Các chỉ tiêu liên quan đến hàng tồn kho
2.8.1. Chỉ tiêu đáp ứng nhu cầu sản xuất và nhu cầu đặt hàng
* Tỷ lệ (%) các đơn hàng khả thi
Số lượng các đơn hàng không hoàn thành

= 100 - x 100
Số lượng các đơn hàng có nhu cầu
* Tỷ lệ (%) các đơn vị hàng khả thi
Lượng hàng tiêu thụ trong một thời kỳ

= 100 - x 100
Nhu cầu trong một thời kỳ
2.8.2. Chỉ tiêu đánh giá trình độ quản trị tồn kho
Chi phí
Tổng nhu cầu
* hàng năm = x Chi phí cho
Số lượng đơn vị hàng của mỗi đơn hàng mỗi đơn hàng
cho đặt hàng
* Chi phí thực hiện tồn kho = ∑ Tất cả những chi phí liên quan tới việc
trữ hàng tồn kho
Trị giá vốn của hàng xuất bán

* Số vòng quay của hàng tồn kho =
Trị giá hàng tồn kho bình quân
Trong đó:
* Trị giá hàng tồn kho bình quân
Trị giá hàng tồn kho đầu kỳ + trị giá hàng tồn kho cuối kỳ
=
2
Hệ số này cho ta biết trong kỳ hàng tồn kho quay được mấy vòng.
Số ngày trong kỳ
* Thời hạn hàng tồn kho bình quân =
Số vòng quay
Trang 11
Chỉ tiêu này cho biết số ngày hàng tồn kho chuyển thành doanh thu (số ngày
hàng tồn kho nằm trong kho là bao nhiêu ngày).
Nếu thời hạn hàng tồn kho bình quân tăng thì rủi ro về tài chính cũng tăng, đó
là do: hàng tồn kho chậm luân chuyển nên khả năng sinh lời giảm. Mặt khác, thời
gian hàng tồn kho bình quân tăng sẽ phải tăng chi phí bảo quản, tăng chi phí tài chính
nếu như hàng tồn kho được tài trợ bằng vốn vay, có nghĩa thời hạn hàng tồn kho bình
quân tăng sẽ làm giảm khả năng sinh lời, tăng tổn thất tài chính cho doanh nghiệp,
tức là rủi ro tài chính tăng và ngược lại. Tuy nhiên, trong trường hợp hệ số quay
vòng hàng tồn kho giảm, thời gian hàng tồn kho bình quân tăng cũng cần xem xét
nguyên nhân của nó. Chẳng hạn doanh nghiệp biết trước giá nguyên vật liệu trong
tương lai sẽ tăng hoặc có gián đoạn trong việc cung cấp nguyên vật liệu, từ đó doanh
nghiệp quyết định tăng dự trữ nguyên vật liệu, hay doanh nghiệp biết trước giá bán
sản phẩm sẽ tăng mà quyết định giảm bán ra, làm dự trữ thành phẩm tăng. Trong
những trường hợp đó doanh nghiệp mong đợi chênh lệch giá cao hơn để bù đắp
những rủi ro do tăng thời hạn dự trữ.
Trị giá hàng tồn kho

* Tỷ lệ hàng tồn kho so với doanh thu =
Doanh thu
2.9. Mô hình tồn kho POQ (Mô hình sản lượng đặt hàng theo sản xuất)
Khi nghiên cứu về các mô hình tồn kho chúng ta cần giải đáp hai câu hỏi trọng
tâm là:
- Lượng hàng cho mỗi đơn hàng là bao nhiêu?
- Khi nào thì tiến hành đặt hàng?
Trong mô hình EOQ chúng ta đã giả định toàn bộ lượng hàng của một đơn
hàng được nhận ngay trong một chuyến hàng. Tuy nhiên có những trường hợp doanh
nghiệp sẽ nhận hàng dần dần trong một thời gian nhất định. Trong trường hợp như
thế chúng ta phải tìm kiếm một mô hình đặt hàng khác với EOQ.
Mô hình POQ sẽ được áp dụng trong trường hợp lượng hàng được đưa đến một
cách liên tục, hàng được tích lũy dần trong một thời kỳ sau khi đơn đặt hàng được ký
kết.
Mô hình mới này cũng được áp dụng khi những sản phẩm vừa được sản xuất
vừa bán ra một cách đồng thời. Trong những trường hợp như thế chúng ta phải quan
tâm đến mức sản xuất hàng ngày của nhà sản xuất và cung ứng.
Vì mô hình này đặc biệt phục vụ thích hợp cho hoạt động sản xuất kinh doanh
của người đặt hàng nên nó được gọi là: Mô hình sản lượng đặt hàng theo sản xuất.
Mô hình tồn kho này được xây dựng dựa trên các giả định sau:
- Nhu cầu phải biết trước và không thay đổi.
- Phải biết trước thời gian kể từ khi đặt hàng cho đến khi nhận hàng và thời
gian đó không thay đổi.
- Sản lượng của một đơn hàng thực hiện trong nhiều chuyến hàng và hoàn
tất sau khoảng thời gian t.
- Không tiến hành khấu trừ theo sản lượng.
Trang 12
- Chỉ có duy nhất hai loại chi phí biến đổi là chi phí đặt hàng và chi phí tồn
trữ (holding costs).
- Sự thiếu hụt trong kho hoàn toàn không xảy ra nếu như đơn hàng được
thực hiện đúng thời gian.
Mô hình này các giả thiết khác giống như mô hình EOQ, điểm khác biệt duy
nhất là hàng được đưa đến làm nhiều chuyến.
Nếu ta gọi:
Q – Là sản lượng của đơn hàng
H – Chi phí tồn trữ cho một đơn vị tồn kho mỗi năm
S – Chi phí đặt hàng
D – Nhu cầu hàng năm của hàng tồn kho
P – Mức độ sản xuất (cũng là mức độ cung ứng hàng ngày)
d – Nhu cầu sử dụng hàng ngày
t – Độ dài của thời kỳ sản xuất để tạo đủ số lượng cho đơn hàng (thời gian
cung cấp đủ số lượng đơn hàng)
Mô hình POQ có dạng như sau:
Q*
t t
T T
Chúng ta biết rằng:
Chi phí Chi phí tồn trữ

= Mức tồn kho ×
tồn trữ hàng mỗi đơn vị tồn
trung bình
năm kho trong năm
Mức tồn kho trung bình = Mức tồn kho tối đa

2
Có nghĩa:
Trang 13
Chi phí tồn trữ

Chi phí Mức tồn kho tối đa mỗi đơn vị tồn
tồn trữ hàng = ×
kho trong năm
năm 2
Trong mô hình này:
Tổng số đơn vị Tổng số đơn vị hàng

Mức tồn = hàng được cung ứng − được sử dụng trong
kho tối đa trong thời gian t thời gian t
Vậy:
Mức tồn kho tối đa = P.t − d.t
Mặt khác chúng ta lại có: Q = P.t (sản lượng một đơn hàng bằng tích số của số
ngày cung ứng với lượng cung ứng trong mỗi ngày).
Q
Từ đó chúng ta suy ra: t =
P
Chúng ta thế vào biểu thức tính mức tồn kho tối đa và sẽ có:
Q Q
Mức tồn kho tối đa = P. – d.
P P
 d
Mức tồn kho tối đa = Q. 1 − 
 P
Như đã trình bày ở trên chúng ta có thể tính chi phí tồn trữ hàng năm (bằng tích
số của mức tồn kho tối đa chia 2 và nhân với chi phí tồn trữ cho một đơn vị hàng
trong năm) như sau:
 d
Chi phí tồn trữ hàng năm = Q 1 − 
2 
P H
Để tìm được sản lượng tối ưu chúng ta cho:
Chi phí tồn trữ hàng năm = Chi phí đặt hàng hàng năm
* d D
Có nghĩa: Q 1 − H. = Q .S
 P
2
2DS
*
Q =  d
H1 − 
 P
Tóm lại: Qua chương này tôi đã phát thảo được những đường nét cơ bản đầu
tiên của bức tranh chung về hàng tồn kho: các khái niệm có liên quan, các loại hàng
tồn kho, mục đích chức năng của quản trị tồn kho, các hệ thống kiểm soát hàng tồn
kho cũng như các chỉ tiêu tồn kho có liên quan. Đặc biệt là các chi phí về tồn kho và
mô hình tồn kho POQ làm cơ sở nền tảng cho việc thiết lập mô hình quản trị hàng
tồn kho sau này.
 
Trang 14
Chương 3: GIỚI THIỆU VỀ XÍ NGHIỆP CHẾ

BIẾN LƯƠNG THỰC 1 TRỰC THUỘC CÔNG TY
XUẤT NHẬP KHẨU AN GIANG (ANGIMEX)
Sẽ thật khó thuyết phục nếu chúng ta nói rằng thiết lập mô hình quản trị hàng
tồn kho tại một đơn vị, cơ sở nào đó mà lại không có chút thông tin gì về đơn vị đó.
Chẳng hạn như: lịch sử hình thành, ngành nghề, môi trường kinh doanh, cơ cấu tổ
chức… của đơn vị đó. Bởi vì đây là cầu nối đầu tiên giúp người đọc, người nghiên
cứu hiểu được đặc điểm tình hình của doanh nghiệp. Điều này là rất cần thiết và rất
có ích đến vấn đề nghiên cứu sau này.
3.1. Khái quát về Công ty
3.1.1. Lịch sử hình thành và quá trình phát triển
Công ty Xuất Nhập Khẩu An Giang viết tắt là Angimex (An Giang Import
Export Company). Được thành lập vào ngày 23/07/1976 do chủ tịch tỉnh Trần Tấn
Thời ký theo quyết định số 73/QĐ - 76 và chính thức đi vào hoạt động vào tháng
09/1976 với số vốn ban đầu 5.000 triệu đồng.
Tên ban đầu của Công ty là “Công ty Ngoại Thương An Giang”, trải qua nhiều
năm với sự biến động của nền kinh tế đất nước cũng như tính chất hoạt động của
Công ty, Công ty đã có những tên gọi khác nhau:
 Ngày 31/12/1979 Công ty Ngoại Thương An Giang đổi thành “Liên Hiệp
Công ty Xuất Nhập Khẩu Tỉnh An Giang” theo quyết định số 422/QĐ/UB của
UBND Tỉnh.
 Và đến năm 1989 do yêu cầu tổ chức lại ngành ngoại thương nên đổi
thành “Công ty Xuất Nhập Khẩu An Giang”.
Từ những ngày mới thành lập, với qui mô và phạm vi hoạt động còn rất nhỏ,
đến nay Angimex đã thể hiện được là một trong những doanh nghiệp hàng đầu của
tỉnh An Giang, chuyên lĩnh vực chế biến lương thực, nông sản xuất khẩu và các hoạt
động dịch vụ, kinh doanh thương mại. Đặc biệt năm 1998 được Bộ Thương Mại cấp
giấy phép xuất nhập khẩu trực tiếp đã tạo cho Angimex có được những thuận lợi
trong việc duy trì và mở rộng thị trường trong và ngoài nước, song song với việc
tăng cường phát triển đối tác đầu tư, mở rộng hoạt động liên doanh - liên kết với các
Công ty nước ngoài như: ANGIMEX - KITOKU (Nhật Bản), ANGIMEX -
VIETSING (Hồng Kông)... nhiều năm nay đều có hiệu quả tốt.
Đến nay trải qua 30 năm trong quá trình hoạt động, Angimex đã thể hiện được
là một trong những doanh nghiệp hàng đầu của tỉnh An Giang và là một trong top 5
doanh nghiệp đứng đầu về lĩnh vực kinh doanh gạo trong cả nước. Trong quí II năm
2007, Công ty sẽ chuyển đổi sang Công ty cổ phần.
Hiện nay Công ty đã xây dựng thêm nhiều Xí nghiệp chế biến, cửa hàng, kho,
trạm, các phòng ban nghiệp vụ với đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm và tài năng.
Trụ sở chính của Công ty đặt tại: 01 - Ngô Gia Tự - Mỹ Long – Tp Long
Xuyên - An Giang.
3.1.2. Lĩnh vực kinh doanh chủ yếu
Trang 15
Công ty Angimex chuyên về lĩnh vực chế biến lương thực, nông sản xuất khẩu
và các hoạt động dịch vụ, kinh doanh thương mại dịch vụ.
 Xuất khẩu: Angimex có năng lực sản xuất 350.000 tấn gạo/năm với hệ
thống các nhà máy chế biến lương thực được phân bố tại các vùng nguyên liệu trọng
điểm, giao thông thuận lợi, sức chứa kho trên 70.000 tấn và hệ thống máy xay xát,
lau bóng gạo hiện đại, chất lượng sản phẩm được quản lý theo tiêu chuẩn ISO
9001:2000. Mỗi năm Công ty xuất khẩu từ 300.000 – 350.000 tấn gạo các loại sang
các thị trường như: Singapore, Malaysia, Philippines, Indonesia, Africa, Iran, Iraq,
Cuba, Hongkong, Cambodia…
 Nhập khẩu: các thiết bị, vật tư nông nghiệp, phân bón và hàng tiêu dùng
thiết yếu khác.
 Thương mại: Công ty có hệ thống các cửa hàng thương mại - dịch vụ,
siêu thị, đại lý… kinh doanh đa dạng sản phẩm của các nhà sản xuất trong và ngoài
nước như: hàng gia dụng, kim khí điện máy, nước giải khát, phân bón, xe gắn máy
HONDA, điện thoại di động S-FONE,…
 Dịch vụ công nghệ thông tin: hợp tác với Học Viện Quốc Gia Công
Nghệ Thông Tin Ấn Độ - NIIT - thành lập Trung tâm đào tạo chuyên viên CNTT
tiêu chuẩn quốc tế tại An Giang. Angimex còn thành lập Trung tâm phát triển công
nghệ thông tin để nghiên cứu phát triển các dịch vụ phần mềm, giải pháp, website…
và cung cấp thiết bị CNTT.
3.1.3. Cơ cấu tổ chức
 Các đơn vị trực thuộc
- Chi nhánh Công ty Xuất Nhập Khẩu An Giang tại Thành phố Hồ Chí
Minh: đặt tại số 102 - Trần Bình Trọng - Phường 2 - Quận 9 - Thành phố Hồ Chí
Minh.
- Xí nghiệp sản xuất, kinh doanh bao bì và vận tải: Đặt tại khóm Tây Thạnh
- Phường Mỹ Thới - Thành phố Long Xuyên - An Giang.
- Xí nghiệp chế biến lương thực 1: Đặt tại khóm Tây Thạnh - Phường Mỹ
Thới - Thành phố Long Xuyên - An Giang.
- Xí nghiệp chế biến lương thực 2: Đặt tại Ấp Bình An 2 - Xã An Hòa -
Châu Thành - An Giang.
- Xí nghiệp chế biến lương thực 3: Đặt tại Ấp Hòa Bình - Xã Hòa Lạc - Phú
Tân - An Giang.
- Xí nghiệp chế biến lương thực 4: Ấp Sơn Tây - Thị trấn Núi Sập - Thoại
Sơn - An Giang.
- Xí nghiệp chế biến lương thực Châu Đốc: Hương lộ 4 - Phường B - Thị xã
Châu Đốc - An Giang.
- Cửa hàng bán xe Honda và dịch vụ: Số 02 - Ngô Gia Tự - Mỹ Long -
Thành phố Long Xuyên - An Giang.
- Cửa hàng bán xe Honda và dịch vụ thị xã Châu Đốc: Đường Quang Trung
- Phường Châu Phú A - Thị xã Châu Đốc - An Giang.
Trang 16
- Cửa hàng Thương mại - Dịch vụ sửa chữa xe Angimex: Thành phố Long
Xuyên - An Giang.
- Trung tâm phát triển công nghệ thông tin: 06 - Ngô Gia Tự - Mỹ Long -
Thành phố Long Xuyên - An Giang.
 Sơ đồ tổ chức Công ty Angimex
Trang 17
Sơ đồ 3.1: SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CÔNG TY ANGIMEX.

Giám Đốc
Phó GĐ phụ trách kinh doanh Phó GĐ phụ trách sản xuất kinh
thương mại doanh lương thực
Trợ lý Cán bộ chuyên trách các hoạt động

Giám Đốc đoàn thể
P. Nhân sự -
P. Kinh Tổ Trung tâm phát
Hành chánh P. Tài chính - Chi nhánh tại Tổ công nghệ
doanh Marketing triển CNTT
Kế toán Tp HCM thông tin
Đại lý
Honda
Cửa XN
DV Cửa
hàng Cửa XNCB SXKD
hàng XN chế XN chế XN chế Chi nhánh
TM - hàng lương bao bì và
bán xe biến lương biến lương biến lương tại Thoại
DV sửa bán xe thực Châu vận tải.
Honda - thực 1 thực 2 thực 3 Sơn
chữa xe Honda - Đốc
DVCĐ
Đại lý AGM DVLX
ĐTDĐ
-
SFone Kho LX Kho Chợ PX Thoại
Kho Đồng
Vàm Hà Kho Châu
Kho Chợ Lợi
207 Trần Hưng Đạo Kho Bình PX Bình Đốc
Mỹ Quí - TPLX Mới Kho Châu
Khánh Thành Kho Hòa
Thị xã Châu Đốc Phú
Kho Hòa PX Sơn Lạc
An Hòa
Trang 17
3.1.4. Phương hướng kinh doanh năm 2007

 Các chỉ tiêu kinh doanh năm 2007:
- Gạo - ngành hàng kinh doanh chủ lực: kinh doanh xuất khẩu và cung ứng
xuất khẩu với sản lượng 250.000 tấn.
- Ngành hàng khác (xe Honda, phân bón 20.000 tấn, dịch vụ sửa chữa xe,
dịch vụ điện thoai di động ): Doanh thu tăng 15% so với năm 2006.
- Kinh doanh ngành hàng mới: Xuất khẩu cá tra fillet 1.320 tấn, nhập khẩu
bả đậu nành 20.000 tấn để cung cấp lại cho các nhà máy chế biến thức ăn thủy sản và
tiêu thụ thức ăn gia súc 20.000 tấn.
 Để đạt được các chỉ tiêu trên Công ty cần:
- Đa dạng hóa sản phẩm chế biến gạo: Công ty sẽ thu mua chế biến nhiều
loại gạo, nếp chất lượng cao và đóng gói nhỏ bao gồm: Gạo Jasmine 2% tấm, gạo
trắng hạt dài 2% tấm, nếp có độ lẫn 5% tấm, gạo đặc sản của An Giang để cung cấp
đa dạng các loại gạo nếp chất lượng cao cho thị trường, vừa giảm sức cạnh tranh vừa
mang lại hiệu quả cao, vừa xây dựng thương hiệu gạo cho Angimex.
- Nâng cao chất lượng sản phẩm.
- Gia tăng giá trị dịch vụ cho khách hàng.
- Cập nhật và thống kê các nguồn thông tin thị trường.
- Chuẩn hóa dịch vụ bán hàng và giao nhận.
- Gia tăng bán sỉ: Tập trung vào khách hàng sỉ ở các huyện với tỷ lệ 70%,
đặc biệt chú trọng việc gia tăng giá trị dịch vụ cho khách hàng.
 Chiến lược định hướng kinh doanh:
- Trên nền tảng sẵn có hiện nay, mở rộng dịch vụ Honda và sửa chữa xe
Honda trên phạm vi toàn ĐBSCL.
- Trung tâm NIIT: xem xét hướng mở rộng đào tạo các ngành phổ thông
như dạy lắp ráp phần cứng, dạy tin học văn phòng theo hướng sử dụng giáo trình
bám sát thực tế không theo giáo trình dạy để lấy bằng A, B, C.
- Ngành gạo trong tương lai xu hướng vẫn còn sự điều chỉnh của Chính phủ,
nên Công ty phải giảm thiểu và dần tách rời khỏi sự lệ thuộc này, chuyển dịch cơ
cấu: giảm tỷ lệ xuất khẩu, sử dụng nguồn nguyên liệu tại chỗ tạo ra các sản phẩm
tiêu dùng nhằm gia tăng tỷ suất lợi nhuận, hạn chế rủi ro và chiếm lĩnh thị trường nội
địa, đồng thời kinh doanh nguồn phụ phẩm rẻ tiền (trấu sản xuất từ chế biến lúa gạo
đem lại) để tăng lợi nhuận cho Công ty.
3.2. Giới thiệu về Xí nghiệp
3.2.1. Lịch sử hình thành và phát triển
 Xí nghiệp chế biến lương thực 1 được đặt tại quốc lộ 91, khóm Thạnh An,
phường Mỹ Thới, Thành phố Long Xuyên, tỉnh An Giang theo quyết định số
88/QĐ.TC ngày 5/10/1998 của Giám đốc Công ty.
 Lúc mới thành lập Xí nghiệp có tên là “Nhà máy chế biến lương thực”, chủ
yếu xay xát lúa gạo. Nhưng do lượng lúa hàng hóa hàng năm tăng vọt và nhu cầu
Trang 18
xuất khẩu ngày càng tăng, cùng với vị trí địa lý của Xí nghiệp hết sức thuận lợi: Xí
nghiệp được đặt tại thành phố Long Xuyên, phía trước giáp với quốc lộ 91, phía sau
giáp với sông Hậu rất thuận lợi cho việc vận chuyển đường bộ lẫn đường thủy nên có
tiềm năng rất lớn để phát triển ngành nông nghiệp.
 Vì vậy, Công ty đã quyết định chuyển nhà máy sang chế biến lau bóng xuất
khẩu gạo và được lấy tên là Xí nghiệp Chế biến lương thực 1 trực thuộc Công ty
Xuất Nhập Khẩu An Giang (Angimex).
 Xí nghiệp bao gồm ba phân xưởng:
- Phân xưởng Long Xuyên
- Phân xưởng Chợ Mới
- Phân xưởng Hòa An
 Tổng sức chứa của ba phân xưởng này vào khoảng 26.500 tấn. Năng suất
800 tấn gạo nguyên liệu/ngày đêm.
3.2.2. Cơ cấu tổ chức
 Về cơ cấu tổ chức hành chính của Xí nghiệp gồm có:
- Ban giám đốc
- Tổ hành chính
- Tổ kế toán
- Tổ kế hoạch cung ứng
- Tổ kiểm tra chất lượng
- Tổ sản xuất và kho tàng
 Phân xưởng Long Xuyên gồm có 6 kho chính với diện tích 15.516m2, tổng
sức chứa 16.500 tấn. Năng suất 480 tấn gạo nguyên liệu/ngày đêm.
- Kho 1: Sức chứa 5.500 tấn, có lắp đặt một dây chuyền lau bóng gạo với
hai cặp máy. Năng suất 160 tấn gạo nguyên liệu/ngày đêm.
- Kho 2: Sức chứa 3.000 tấn, có lắp đặt dây chuyền lau bóng gạo với ba cặp
máy. Năng suất 240 tấn gạo nguyên liệu/ngày đêm và bốn thùng chứa thành phẩm
công suất 210 tấn.
- Kho 3: Sức chứa 1.400 tấn.
- Kho 4: Sức chứa 1.600 tấn có lắp đặt dây chuyền lau bóng gạo với một cặp
máy. Năng suất 80 tấn gạo nguyên liệu/ngày đêm.
 Phân xưởng Chợ Mới: sức chứa 4.000 tấn và một dây chuyền lau bóng gạo
với hai cặp máy. Năng suất 160 tấn gạo nguyên liệu/ngày đêm.
 Phân xưởng Hòa An: sức chứa 6.000 tấn và một dây chuyền lau bóng gạo
với hai cặp máy. Năng suất 160 tấn gạo nguyên liệu/ngày đêm.
 Nhân sự của Xí nghiệp hiện nay gồm: 66 người.
Trang 19
Trong đó: - Lao động gián tiếp là 15 người.

- Lao động trực tiếp là 51 người.
Ngoài ra, trong khu vực các kho trên còn có phòng quản lý, phòng thu mua,
phòng trực, kho chứa bao bì và luôn có khoảng 50 – 100 công nhân khuân vác làm
việc mỗi ngày.
3.2.3. Chức năng nhiệm vụ của Xí nghiệp
Cho đến nay tuy Xí nghiệp Chế biến lương thực 1 là đơn vị hạch toán đầy đủ
nhưng vẫn thực hiện việc báo sổ cho Công ty vào cuối tháng.
Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, Xí nghiệp có nhiệm vụ sản
xuất kinh doanh theo kế hoạch của Công ty. Tất cả các hợp đồng kinh tế đều do
phòng kinh doanh của Công ty ký kết, sau đó chỉ đạo cho Xí nghiệp thực hiện. Nên
nguồn vốn của Xí nghiệp cũng do Công ty cấp. Do đó, Xí nghiệp không có tài khoản
riêng ở ngân hàng, không có con dấu riêng. Khi đó số tiền thu được từ bán hàng sẽ
chuyển về Công ty, Công ty sẽ hoàn lại vốn cấp bằng tiền của khách hàng thanh toán.
Xí nghiệp chỉ sản xuất một loại sản phẩm là gạo lau bóng từ gạo xô (gạo bóc
vỏ). Nhiệm vụ của Xí nghiệp hiện nay là thu mua các loại gạo nguyên liệu như; gạo
xô, gạo trắng thẳng, gạo thơm… (không mua lúa) để chế biến ra các loại gạo thành
phẩm đạt yêu cầu xuất khẩu và bán nội địa. Trong đó Xí nghiệp xuất sang một số thị
trường lớn và quen thuộc như Nhật, Singapore, Indonesia, Philippine, Iran, Irac… và
một số nước khác trên thế giới.
Do thị trường rộng lớn như vậy, nên trong những năm qua tổng sản lượng xuất
khẩu của Xí nghiệp đạt trên 90.000 tấn mang về cho đất nước và tỉnh An Giang một
nguồn ngoại tệ khá lớn.
3.2.4. Tình hình hoạt động kinh doanh của Xí nghiệp qua các năm
Đánh giá khái quát tình hình tài chính của Xí nghiệp sẽ cung cấp cho chúng ta
một cái nhìn tổng quát về tình hình tài chính cũng như những hoạt động trong kỳ là
khả quan hay không. Để biết được tình hình hoạt động của Xí nghiệp, chúng ta sẽ
điểm sơ qua về báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh trong kỳ của Xí nghiệp.
Trang 20
Bảng 3.1: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.
ĐVT: triệu đồng
Chênh lệch 2006/2005

Chỉ tiêu Năm 2005 Năm 2006
Tỷ lệ
Tuyệt đối
(%)
1. Doanh thu 467.600.451 398.938.71 (68.661.733) (14,7)

8
Trong đó:
- Xuất khẩu trực tiếp 38.436.434 (140.041.429 (36,6)
242.395.00 )
- Xuất ủy thác 37.010.095 156,9
5 58.052.037
- Cung ứng và bán lẻ 48.153.922 27,7
95.062.132 13.327.658
61.481.580
365.276.70
2. Giá vốn hàng bán 430.050.629 9 (64.773.920) (15,1)
3. Lợi nhuận gộp (1) - (2) 37.549.822 33.662.009 (3.887.813) (10,4)
4. Chi phí bán hàng 16.932.373 14.078.582 (2.853.791) (16,9)
5. Chi phí quản lý 1.830.000 2.490.000 660.000 36,1
6. Lợi nhuận từ HĐKD

(3) - (4) - (5) 18.787.449 17.093.427 (1.694.022) (9,0)
7. Thu nhập từ HĐTC
8. Chi phí HĐTC 1.785.058 3.849.067 2.064.009 115,6

Trong đó: Lãi vay 1.785.058 3.849.067 2.064.009 115,6
9. Lợi nhuận từ HĐTC

(7) - (8) (1.785.058) (3.849.067) (2.064.009) 115,6
10. Thu nhập khác 86.565 86.565 100,0
11. Chi phí khác 107.785 107.785 100,0
12. Lợi nhuận khác

(10) - (11) (21.220) (21.220) (100,0)
13. Lợi nhuận trước thuế 17.002.391 13.223.140 (3.779.251) (22,2)
Trang 21
(6) + (9) + (12)
Nguồn: Tổ kế toán XNCBLT 1

Qua bảng kết quả kinh doanh trên, ta thấy doanh thu của Xí nghiệp trong năm
2006 đã giảm khoảng 69 tỷ đồng với tỷ lệ 14,7%. Trong đó chủ yếu là do sự sụt giảm
doanh thu về xuất khẩu trực tiếp với tỷ lệ 36%. Mặt khác, doanh thu về xuất khẩu
trực tiếp lại chiếm tỷ trọng cao nhất trong tổng doanh thu. Cụ thể, năm 2005 chiếm
82%, năm 2006 chỉ chiếm khoảng 61%. Chính vì vậy đã ảnh hưởng lớn đến sự giảm
sút trong tổng doanh thu của Xí nghiệp.
Nếu chỉ nhìn vào sự sụt giảm này, chúng ta sẽ cho rằng doanh nghiệp gặp khó
khăn về thị trường xuất khẩu trực tiếp, kết quả kinh doanh trong năm 2006 là không
lạc quan. Tuy nhiên, thực tế không phải như vậy. Chúng ta cần phải biết sự xuống
dốc của doanh thu là do đâu? Do sản lượng bán hay do giá bán giảm. Chỉ có thể biết
được nguyên nhân của nó mới đánh giá đúng tình hình hoạt động kinh doanh trong
kỳ của Xí nghiệp.
Trong năm 2006 giá xuất khẩu của cả nước nói chung của Xí nghiệp nói riêng
đều tăng (tăng 9 USD so với năm 2005). Điều này có thể khẳng định nguyên nhân
làm doanh thu năm 2006 giảm là do sản lượng bán bị sụt giảm. Sự giảm sút này
không phải do chủ quan mà là do nhân tố khách quan. Do ngành lương thực chịu sự
điều tiết của Chính phủ về sản lượng xuất khẩu hàng năm. Cụ thể trong năm 2006,
giá cao liên tục trong quý IV (do nhu cầu xuất khẩu tăng, nguồn cung trong nước
khan hiếm do sự phá hoại của dịch bệnh) và để đảm bảo an ninh lương thực nên ngày
12/11/2006, Thủ tướng đã có công điện dừng xuất khẩu. Điều này làm ảnh hưởng
ngay đến kế hoạch kinh doanh của Xí nghiệp trong thời điểm rất thuận lợi: giá bán
cao, nhu cầu thị trường tiêu thụ mạnh, Xí nghiệp lại có lượng tồn kho đáp ứng được
cho xuất khẩu. Chính vì vậy nên doanh thu năm 2006 mới có sự thay đối như thế.
Tuy nhiên, doanh thu về xuất ủy thác, cung ứng và bán lẻ lại tăng. Cụ thể, cung
ứng và bán lẻ tăng 27,7%, điều này là rất khả quan cho thấy Xí nghiệp đã kịp thời
thích ứng để đối phó với những biến động của thị trường. Xí nghiệp không chỉ chú
trọng xuất khẩu mà đang dần mở rộng thị phần của mình bằng cách chiếm lĩnh thị
trường nội địa.
Giá vốn hàng bán giảm khoảng 65 tỷ đồng với tỷ lệ 15,1%. Khi lượng hàng
tiêu thụ giảm thì trị giá vốn của hàng bán ra cũng giảm là lẽ đương nhiên. Doanh thu
năm 2006 so với năm 2005 giảm 14,7%, trong khi đó giá vốn hàng bán giảm 15,1%,
giảm nhiều hơn mức độ giảm của doanh thu là 0,4%. Đây cũng là hiện tượng tốt, vì
giá vốn giảm nhiều hơn so với doanh thu sẽ góp phần cải thiện phần nào vào ảnh
hưởng đến lợi nhuận. Điều này cũng cho thấy Xí nghiệp đã tiết kiệm được chi phí
trong thu mua và chế biến nên giảm bớt được phần nào chi phí trong giá thành sản
phẩm.
Tương tự chi phí bán hàng cũng giảm, do doanh số bán của Xí nghiệp sụt giảm
nên chi phí bán hàng cũng giảm theo. Nhưng chi phí quản lý lại tăng 36% là do sự
điều chỉnh tăng mức lương cơ bản của nhà nước trong thời gian qua làm chi phí quản
lý tăng cao ảnh hưởng đến lợi nhuận.
Lợi nhuận của Xí nghiệp chủ yếu là từ hoạt động sản xuất kinh doanh. Lợi
nhuận từ hoạt động sản xuất kinh doanh năm 2006 giảm 9% so với năm 2005. Lợi
nhuận giảm ít hơn tốc độ giảm của doanh thu. Doanh thu giảm gần 69 tỷ đồng
Trang 22
(14,7%) nhưng lợi nhuận chỉ giảm khoảng 1,7 tỷ (9%). Nguyên nhân như đã nói ở
trên do lượng xuất khẩu giảm nhưng giá xuất khẩu lại tăng (giá xuất khẩu trong nước
bình quân mỗi tấn 254,8 USD/tấn, tăng 9 USD so với năm 2005). Điều này cho thấy
mặc dù lợi nhuận sụt giảm nhưng hiệu quả kinh doanh thì không giảm. Tuy lượng
tiêu thụ thấp nhưng vẫn đạt thắng lợi do lợi nhuận mang lại cao.
Tóm lại: Công ty Xuất Nhập Khẩu An Giang là một Công ty kinh doanh đa
ngành, trong đó chủ yếu là về lĩnh vực chế biến lương thực. Trong thời gian qua đã
không ngừng phấn đấu vươn lên, đến nay đã thể hiện được là một trong những doanh
nghiệp hàng đầu của tỉnh An Giang. Công ty bao gồm nhiều đơn vị trực thuộc cả
trong lĩnh vực kinh doanh thương mại và sản xuất kinh doanh lương thực. Trong đó,
Xí nghiệp chế biến lương thực 1 được biết đến là một đơn vị trực thuộc có quy mô và
hiệu quả hoạt động lớn nhất trong khối lương thực của Công ty (Xí nghiệp gồm 3
phân xưởng với sức chứa của các kho lên đến 26.500 tấn). Là đơn vị trực thuộc, Xí
nghiệp có nhiệm vụ sản xuất kinh doanh theo kế hoạch của Công ty. Tuy vậy, trong
thời gian qua nhờ vào sự chỉ đạo đúng đắn từ phía Ban lãnh đạo của Công ty cùng
với sự nổ lực hết mình của các thành viên trong Xí nghiệp, đơn vị trực thuộc này đã
đóng góp không nhỏ vào sự phát triển chung của Công ty. Điều này được thể hiện rõ
trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của Xí nghiệp như đã trình bày ở trên.

Trang 23
Chương 4: CÔNG TÁC QUẢN LÝ HÀNG TỒN

KHO TẠI XÍ NGHIỆP
Trước khi đi vào phần chính của đề tài là thiết lập mô hình quản trị hàng tồn
kho. Chúng ta cần tìm hiểu, nắm khái quát về công tác quản lý hàng tồn kho tại Xí
nghiệp cùng các vấn đề có liên quan làm cơ sở để thiết lập mô hình.
4.1. Sơ lược về tiến trình nhập xuất gạo tại Xí nghiệp
Sơ đồ 4.1: Quy trình nhập xuất gạo tại Xí nghiệp
Công ty
(2)
(1) Kế
Tiền
hoạch
thu mua
V/C hàng
Xí nghiệp
(4)
(3) Không BP
đạt thu Đạt
mua
(4a) (4b) Lên
hàng
Dân, KCS (5a) Gạo thành phẩm

DN
(5d)
Gạo Kho
nguyên (5b) Máy lau Gạo
liệu bóng TP
Nơi
khác (5c)
Đấu trộn Xuất

(KCS)
(6)
Bán
Trang 24
Xí nghiệp chỉ sản xuất một loại sản phẩm là gạo lau bóng từ gạo xô. Do sản
phẩm có tính chất mùa vụ cho nên hàng năm sản xuất tập trung trong 6 tháng: 2, 3, 4
và tháng 8, 9, 10. Các tháng còn lại chỉ hoạt động khoảng một phần ba công suất.
(1) Mỗi năm, phòng kế hoạch của Công ty sẽ đưa ra kế hoạch thu mua và xuất
bán cho Xí nghiệp. Xí nghiệp dựa vào đó để tiến hành thu mua.
(2) Hàng ngày, Xí nghiệp sẽ dự đoán xem lượng mua vào trong ngày hôm sau
là bao nhiêu, làm cơ sở tạm ứng tiền từ Công ty. Giấy tạm ứng này sẽ do kế toán của
Xí nghiệp làm, trình ban lãnh đạo Xí nghiệp ký. Lúc này nhân viên của Xí nghiệp sẽ
mang giấy tạm ứng đến phòng kế toán của Công ty để ứng tiền. Như vậy tiền thu
mua hàng ngày cũng từ Công ty rót xuống theo giấy tạm ứng của Xí nghiệp, từ đó
phòng kế toán lập phiếu chi và các nhân viên trong phòng kế toán của Công ty sẽ
luân phiên mang tiền đến cho Xí nghiệp.
(3) Do đặc tính của sản phẩm mang tính chất mùa vụ, cho nên khi vào vụ thì Xí
nghiệp sẽ mua vào liên tục do bạn hàng mang đến là chủ yếu. Cũng có những hợp
đồng để mua hàng nhưng loại này không đáng kể.
Hiện nay, tại Xí nghiệp nguồn hàng chủ yếu do bạn hàng đem đến với nhiều
chủng loại khác nhau từ các vùng trong tỉnh như: Mỹ Hòa Hưng, Chợ Mới, Thoại
Sơn, Châu Thành, Châu Phú. Ngoài ra còn mua từ các tỉnh lân cận như: Cần Thơ,
Kiên Giang, Đồng Tháp, Vĩnh Long...
(4) Trước khi thương lái đem hàng đến bán, thường sẽ điện xem Xí nghiệp có
nhu cầu mua không và hỏi trước về giá cả. Khi hàng được đem đến bến, bộ phận thu
mua (KCS) của Xí nghiệp sẽ trực tiếp xem hàng và quyết định giá.
Tại đây, có các cán bộ KCS thu mua đã có sẵn kinh nghiệm trong nhiều năm
nên việc thu mua không cần lấy mẫu dưới ghe lên phòng kiểm phẩm phân tích, tính
toán tỷ lệ thu hồi thành phẩm rồi cho giá, làm như vậy sẽ ảnh hưởng đến tiến độ thu
mua của Xí nghiệp. Mà ở đây, cán bộ thu mua sẽ dùng xiên lấy mẫu nhiều chỗ trên
ghe, quan sát trực tiếp bằng cảm quan, dùng máy đo độ ẩm xác định thủy phần của
nguyên liệu, cuối cùng là cho giá.
(4a) Nếu sản phẩm không đạt yêu cầu, không thống nhất với nhau về giá cả
hoặc sức chứa của kho đã quá tải (cũng có xảy ra nhưng ít) thì sẽ không mua, thương
lái sẽ vận chuyển đến nơi khác để bán.
(4b) Nếu sản phẩm đạt yêu cầu, thống nhất với nhau về giá cả. Lúc này,
KCS sẽ chọn một bao mẫu (tại vị trí dễ nhìn) dùng viết ghi đầy đủ các chỉ tiêu như:
độ ẩm, giá, gạo gì, nơi lên gạo, số lượng bao, ngày tháng năm, tên chủ ghe… để cho
bộ phận tiếp theo làm việc dễ dàng hơn trong việc phân loại và đổ hộc hợp lý. Sau
đó, thủ kho sẽ tiến hành cân và lên hàng.
Trước khi kiểm tra nhập kho, sẽ có một KCS kiểm tra lại mẫu (mỗi kho sẽ có
một KCS) do cán bộ thu mua trước đó ghi. Trong quá trình cân và lên hàng sẽ kiểm
tra mẫu từng bao. Nếu có sự sai lệch lớn với mẫu thì trả lại hoặc thu mua với giá thấp
hơn.
(5a) Nếu hàng mua vào là các loại gạo thành phẩm thì sẽ được bốc xếp đưa
trực tiếp lên kho. Thường thì loại này thời gian tồn kho trung bình là 2 tháng, chậm
nhất là 8 tháng.
Trang 25
(5b) Nếu như hàng mua vào là gạo nguyên liệu, thì khi cân xong sẽ được bốc
xếp đưa thẳng vào hộc để lau bóng thành từng loại gạo thành phẩm thích hợp như
gạo 5%, 10%... thường thì tại Xí nghiệp tiến hành lau bóng cho ra gạo 25%.
(5c) Nếu hộc không chứa đủ thì sẽ đem chất vào kho, sau đó đổ hộc sản xuất
tiếp. Cho nên, gạo nguyên liệu ở Xí nghiệp thời gian tồn kho rất ngắn trung bình
khoảng 5 – 7 ngày, chậm nhất là một tháng.
(5d) Tùy theo nhu cầu của khách hàng và chất lượng của các loại gạo thành
phẩm. Lúc này gạo thành phấm sẽ lại được xuất sản xuất tiếp (lau bóng lại), sau đó
nhập kho trở lại.
Sau khi hàng mua vào được chất xếp vào kho, thủ kho sẽ ghi vào sổ theo dõi
lượng mua hàng ngày. Và để nắm bắt nhanh chóng ngày nhập kho, số lượng và phẩm
chất của từng lô hàng, trên mỗi lô đều được ghi rõ số lượng, phẩm chất, ngày nhập
một cách ngắn gọn dễ hiểu.
(6) Xuất kho bán hàng theo kế hoạch của Công ty: Các hợp đồng bán hàng sẽ
do phòng kinh doanh của Công ty ký kết, sau đó phân bổ số lượng xuống cho Xí
nghiệp. Lúc này tùy theo phẩm chất của loại gạo được quy định trong hợp đồng mà
Công ty đã ký kết, Xí nghiệp sẽ xuất bán theo loại đó, hoặc xuất đấu trộn theo loại
gạo quy định trong hợp đồng từ đó xuất bán.
Mỗi công đoạn của quá trình thu mua, nhập sản xuất và xuất bán đều được
nhân viên kiểm phẩm kiểm tra lại cẩn thận. Cuối tháng, thủ kho sẽ kết hợp với kế
toán kho để tiến hành kiểm kê hàng tồn kho.
Tại Xí nghiệp có 8 kho, các loại thành phẩm khác nhau đều được xếp chung
một kho, không phân biệt kho nào để loại nào. Khi nhập kho các loại hàng sẽ được
chất xếp theo cây, mỗi cây là một loại gạo. Gạo hàng hóa và gạo thành phẩm được
chất xếp riêng (có phân biệt ranh giới giữa các cây hàng khác nhau).
Khi xuất kho để sản xuất, thủ kho sẽ chỉ đạo xuất loại nào, bao nhiêu (theo yêu
cầu của Xí nghiệp). Sau đó căn cứ vào số lượng thành phẩm, phụ phẩm thu hồi, thủ
kho báo số lượng cho kế toán biết để lập các chứng từ có liên quan.
Ở Xí nghiệp, hàng được xuất kho theo phương pháp FIFO (nhập trước xuất
trước). Các cây hàng được chất xếp theo hướng phục vụ cho phương pháp xuất kho
này, tức khi nhập sẽ được chất xếp theo cách thức cuốn chiếu (sao cho hàng nhập
trước sẽ được xuất trước).
 Quy trình trên có những ưu khuyết điểm sau:
- Ưu điểm:
+ Có sự phân công rõ ràng, phân chia rõ trách nhiệm của từng người. Khi
lên hàng đều có cán bộ kiểm phẩm kiểm tra lại từng bao rất cẩn thận. Khi nhập sản
xuất, xuất bán cũng vậy đều được nhân viên kiểm phẩm kiểm tra lại tiêu chuẩn chất
lượng gạo một cách thường xuyên xem hàng đạt hay chưa, có đúng với quy định
không… Điều này là rất tốt giúp kiểm soát tốt hơn chất lượng gạo qua từng khâu.
+ Hàng hóa đem và kho được chất xếp cẩn thận dưới sự chỉ dẫn của thủ
kho. Mọi chi tiết đều được thủ kho ghi chép vào sổ theo dõi. Điều này giúp nắm bắt
nhanh được phẩm chất, thời gian nhập, thời gian tồn kho của từng cây hàng. Từ đó
giúp cho việc điều động sản xuất, xuất bán sản phẩm theo nhu cầu của khách hàng
được dễ dàng hơn.
Trang 26
+ Cách chất xếp hàng hóa trong kho rất có trình tự, hợp lý, phân biệt rõ
giữa các loại gạo khác nhau. Loại nào nhập trước sẽ được xuất trước. Như vậy giúp
tránh kéo dài thời gian lưu kho, chất lượng gạo cũng được đảm bảo.
Qua các ưu điểm trên ta có thể nhận thấy một điều: quy trình quản lý hàng tồn
kho tại Xí nghiệp được tổ chức khá chặt chẽ, có hệ thống, có sự phân công phân
nhiệm rõ ràng giữa các khâu. Chính các yếu tố này đã góp phần nâng cao hiệu quả
trong công tác quản lý hàng tồn kho, chất lượng sản phẩm được đảm bảo, đáp ứng
giao hàng cho khách hàng đúng lúc. Tuy nhiên vẫn còn tồn tại một số khuyết điểm
nhỏ cần được khắc phục.
- Khuyết điểm:
+ Mặc dù hàng nhập kho được chất xếp một cách có hệ thống nhưng vẫn
còn một số trường hợp khi thu mua nhiều (vào lúc cao điểm của mùa vụ) các lô hàng
mua trước được chất xếp vào phía trong không dành lối đi nên thỉnh thoảng có một
số lô hàng bị ứ đọng lại không thể xuất trước theo cách nhập trước xuất trước được,
làm ảnh hưởng xấu đến chất lượng gạo.
+ Tại Xí nghiệp có nhiều loại gạo khác nhau, các loại gạo này không
được theo dõi riêng ở từng kho mà được chất xếp chung một kho dễ dẫn đến tình
trạng nhầm lẫn.
+ Việc dùng cảm quan để xem hàng đôi khi không chính xác ảnh hưởng
đến chất lượng gạo thu mua.
+ Gạo được mua vào từ nhiều bạn hàng với số lượng và chất lượng khác
nhau. Vì vậy chất lượng không đồng bộ nên nhiều khi phải xuất kho để chạy máy lại.
Điều này là không tránh khỏi bởi do đặc thù riêng của sản phẩm hay do nhu cầu của
khách hàng nên phải chạy lại như thế. Đây cũng chưa hẳn là một nhược điểm nhưng
nó lý giải được tại sao cũng là gạo thành phẩm mà lại phải nhập kho rồi xuất kho để
chạy máy gây tốn kém cả về nhân lực và vật lực.
4.2. Quy trình luân chuyển chứng từ
4.2.1. Mua hàng
 Mua của dân:
Sơ đồ 4.2: Quy trình luân chuyển chứng từ trong khâu mua hàng
HĐ mua Phiếu chi
Người bán Thủ
Kế toán
Thủ kho hàng lẻ quỹ
Phiếu chi
Thẻ
kho Sổ
Sổ Phiếu quỹ
Bảng
theo Đối chiếu nhập tiền
kê
dõi kho mặt
Hoàn tất
Trang 27
- Hàng ngày kiểm phẩm thống nhất với Ban giám đốc Xí nghiệp về giá thu
mua trong ngày. Căn cứ vào chất lượng gạo, kiểm phẩm ghi giá mua vào phiếu mua
hàng lẻ (lập 01 liên) theo số lượng nhập kho do thủ kho ghi. Số lượng gạo mua vào
ghi bằng số và chữ và được thủ kho nhân với đơn giá để tính thành tiền. Kiểm phẩm
ký tên dưới đơn giá và thủ kho ký tên dưới số lượng. Sau đó thủ kho ghi vào sổ theo
dõi số lượng mua vào.
- Phiếu mua hàng lẻ được thủ kho giao cho người bán hàng để đến kế toán lập
phiếu chi. Kế toán kiểm tra phiếu mua hàng lẻ (không thanh toán phiếu có tẩy xóa)
số và chữ có phù hợp nhau không? Kế toán lập phiếu chi (02 liên) căn cứ vào số
lượng và đơn giá trên phiếu mua hàng lẻ tính thành tiền và trình Ban giám đốc (Quản
đốc) Xí nghiệp ký vào phiếu chi. Sau đó phiếu chi được kế toán chuyển thủ quỹ để
chi tiền cho khách hàng. Thủ quỹ từ chối chi những phiếu chi có tẩy xóa và chuyển
về kế toán lập lại phiếu chi khác.
- Cuối mỗi ngày thủ quỹ tổng hợp mọi phiếu chi ghi vào sổ quỹ số tiền đã chi
thu mua trong ngày và gởi kế toán mọi phiếu chi. Kế toán tổng hợp các phiếu chi, lập
bảng kê thu mua và phiếu nhập kho. Bảng kê thu mua, phiếu chi và phiếu nhập kho
đều phải có chữ ký của Gám đốc (hoặc Phó giám đốc). Riêng phiếu nhập kho: thủ
kho căn cứ vào sổ theo dõi để đối chiếu số lượng nhập kho ký tên vào phiếu nhập
kho và ghi vào thẻ kho.
 Mua hàng theo hợp đồng (DN quốc dân hoặc DN tư nhân)
- Các hợp đồng phải gởi về phòng TCKT.
- Căn cứ vào hợp đồng và số lượng gạo nhập kho, kế toán lập phiếu nhập
kho và phiếu chi tiền (phải có chữ ký của Giám đốc), thủ quỹ căn cứ phiếu chi tiền
để thanh toán cho khách hàng.
Hạn chế ứng tiền trước cho khách hàng. Nếu có ứng tiền trước phải có sự chấp
thuận của Ban giám đốc Công ty và báo về phòng kế toán. Giám đốc Xí nghiệp phải
phân công người theo dõi các hợp đồng này.
4.2.2. Bán hàng
- Theo kế hoạch Công ty: kế toán lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ,
các thủ tục đi đường khác giao cho ghe vận chuyển. Sau khi giao hàng xuống tàu xác
định số lượng cụ thể, kế toán chi nhánh lập hóa đơn GTGT xuất bán cho Công ty
theo giá thị trường.
- Ngoài kế hoạch Công ty:
+ Giá bán gạo và phụ phẩm do Ban giám đốc Xí nghiệp quyết định (có tham
khảo Ban giám đốc Công ty).
+ Căn cứ vào sự thỏa thuận hoặc hợp đồng ký kết kế toán lập phiếu thu
chuyển thủ quỹ thu tiền. Thủ quỹ căn cứ vào phiếu thu tiền ghi vào sổ quỹ và chuyển
trả kế toán. Kế toán lập hóa đơn GTGT giao cho khách hàng 1 liên để đến thủ kho
nhận hàng. Khi giao hàng xong thủ kho phải ký tên vào hóa đơn GTGT và ghi giảm
thẻ kho.
4.2.3. Chế biến sản xuất
- Căn cứ vào số lượng gạo xuất ra để chế biến thành phẩm, phụ phẩm thu hồi
do thủ kho báo, kế toán lập phiếu xuất kho, biên bản SX và phiếu nhập kho thành
Trang 28
phẩm, phụ phẩm, ghi vào nhật ký sản xuất. Thủ kho căn cứ vào các chứng từ trên để
giảm hoặc nhập kho lượng hàng hóa tương ứng.
4.2.4. Chế độ báo cáo
- Mỗi ngày 9 giờ - 10 giờ sáng báo cáo số lượng thu mua trong ngày và tồn quỹ
của ngày hôm trước về Công ty.
- Mỗi ngày 4 giờ chiều đăng ký với phòng kế toán tiền ứng thu mua cho ngày
hôm sau.
- Mỗi tuần kế toán Xí nghiệp, phân xưởng đối chiếu hàng hóa, bao bì với thủ
kho.
- Mỗi tuần kế toán lập bảng kê thanh toán tiền mua hàng, bảng kê bán phụ
phẩm, bảng kê chi phí và gởi tất cả chứng từ về phòng kế toán. Gởi về phòng kế toán
vào ngày thứ 3 của tuần sau. Đối với những tháng thu mua ít có thể mỗi tháng lập
bảng kê 02 lần, từ ngày 01 - 15 và ngày 15 - 30. Ngày gửi chậm nhất là ngày 20 của
tháng và ngày 05 của tháng sau.
- Lập biên bản sản xuất trong tháng.
- Ngày gởi bảng cân đối từ ngày 10 - 15 của tháng sau (gởi kèm nhật ký thu chi
tiền mặt, nhật ký bán hàng, thẻ kho, bảng tính lãi vay ngân hàng)
- Cuối mỗi tháng từ ngày 01 - 05 của tháng sau, kế toán phân xưởng đối chiếu
số liệu hàng hóa tiền mặt với kế toán Xí nghiệp. Từ ngày 05 - 10 kế toán Xí nghiệp
đối chiếu số liệu hàng hóa tiền mặt với phòng kế toán.
- Theo sự chỉ đạo của BGĐ phòng kế toán sẽ kiểm quỹ đột xuất các Xí nghiệp
không qui định thời gian.
- Kế toán Xí nghiệp không phải kê khai thuế GTGT, thuế thu nhập tất cả đều
do phòng kế toán kê khai báo cáo cục thuế tỉnh An Giang.
4.3. Tình hình nhập xuất hàng tồn kho của Xí nghiệp
4.3.1. Hệ thống kiểm soát tồn kho tại Xí nghiệp
Hiện tại, Xí nghiệp đang sử dụng phần mềm Xman vào công tác tổ chức kế
toán. Mọi hoạt động nhập xuất trong ngày đều được ghi chép và cập nhật liên tục.
Hàng ngày, khi mua hàng vào Kế toán đều tập hợp các phiếu chi thu mua trong
ngày để lên bảng kê và phiếu nhập kho. Khi xuất bán hoặc xuất sản xuất, Kế toán
cũng đều lập phiếu xuất kho hoặc nhập kho thành phẩm. Sau đó các chứng từ này
đều được Kế toán nhập liệu vào chương trình, tự động chương trình sẽ cập nhật các
báo cáo về tình hình xuất nhập tồn.
Như vậy, mức tồn kho của mỗi loại hàng được theo dõi liên tục, giúp nắm bắt
nhanh được tình hình tồn kho của Xí nghiệp. Kế toán cũng đỡ vất vả trong việc tính
toán lượng tồn kho. Cuối tháng kế toán kết hợp với thủ kho để tiến hành kiểm kê
hàng tồn kho đối chiếu với sổ sách để kịp thời phát hiện những trường hợp sai sót.
Điều này là rất cần thiết giúp nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý hàng tồn kho.
Qua hệ thống kiểm soát tồn kho như thế thì mức độ kiểm soát tồn kho đối với
các mặt hàng là như nhau. Tuy nhiên, theo hệ thống tồn kho phân loại ABC thì việc
theo dõi tồn kho tất cả với mức độ quan tâm như nhau sẽ không hợp lý khi có các
Trang 29
loại hàng chiếm tỷ lệ rất nhỏ về số lượng nhưng rất lớn về giá trị. Vì vậy cần kết hợp
thêm hệ thống kiểm soát tồn kho phân loại ABC.
Tại Xí nghiệp cũng tồn kho nhiều loại hàng khác nhau, nhưng không thể áp
dụng phân loại theo kiểu ABC. Vì mặt hàng có giá cao hơn các mặt hàng khác một
chút thì chiếm tỷ lệ không nhiều nên giá trị của nó thấp. Mặt hàng có giá thấp hơn thì
chiếm tỷ lệ rất cao nên giá trị của nó cũng lớn. Cụ thể đối với gạo nguyên liệu, giá
mua của nó là rẻ nhất so với các loại còn lại, lại chiếm 85% tỷ lệ giá trị và khoảng
88% tỷ lệ số lượng. Giá trị và số lượng của chúng ngang nhau, không có loại chiếm
giá trị lớn nhưng số lượng ít (bởi giá mua vào của chúng không có sự chênh lệch lớn
lắm). Cho nên, việc kiểm soát theo cách phân loại ABC là không cần thiết. Chỉ cần
kiểm soát theo hệ thống tồn kho liên tục như trên của Xí nghiệp thì nhà quản lý đã có
thể nắm bắt được trạng thái tồn kho ở bất kỳ thời điểm nào, điều đó giúp cho việc
thiết đặt sản xuất, kinh doanh được thuận lợi hơn.
4.3.2. Tình hình nhập xuất hàng tồn kho tại Xí nghiệp năm 2006
Tại Xí nghiệp hoạt động thu mua và xuất bán diễn ra liên tục. Đặc biệt vào
những lúc chính vụ lượng hàng mua vào rất nhiều. Vì vậy vào những khoảng thời
gian này (từ tháng 3 đến tháng 9) lượng hàng tồn kho thường ở mức cao. Đây là
điểm đặc trưng riêng của ngành sản xuất lương thực.
Là đơn vị trực thuộc, Xí nghiệp sẽ tiến hành thu mua theo kế hoạch của Công
ty.
Bảng 4.1: Bảng kế hoạch và tình hình thực hiện năm 2006
ĐVT: tấn
Chỉ tiêu Kế hoạch Thực hiện Tỷ lệ % đạt được
Mua 160.790 111.954 70%
Bán 117.840 89.663 76%
Trong năm 2006 kế hoạch thu mua của Xí nghiệp là 160.790 tấn nhưng thực tế
chỉ thu mua vào được 111.954 tấn gạo các loại gồm gạo nguyên liệu và gạo thành
phẩm. So với kế hoạch đề ra chỉ đạt được khoảng 70%. Sở dĩ thực tế thấp hơn kế
hoạch nhiều như vậy là do năm vừa rồi thời tiết diễn biến phức tạp, hạn hán, bão lụt,
đã gây thiệt hại nhiều vùng trong cả nước, dịch bệnh diễn ra trên diện rộng ở các tỉnh
ĐBSCL – là nguồn cung chính cho xuất khẩu – lại mất mùa ảnh hưởng đến nguyên
liệu đầu vào nên thực tế thu mua không đạt được so với kế hoạch. Do tình trạng mất
mùa như thế, Chính phủ đã có công điện tạm dừng xuất khẩu nên trong 6 tháng cuối
năm, Xí nghiệp chỉ có thể giải quyết những hợp đồng được cho phép của Chính phủ,
còn lại tồn kho phải chờ giải quyết sang năm 2007, nên việc xuất bán cũng không đạt
được so với kế hoạch đề ra. Trong năm 2006 chỉ xuất được 89.663 tấn, trong khi đó
kế hoạch thực hiện là 117.840. Thực tế xuất bán chỉ đạt được 76% so với kế hoạch.
4.4. Tình hình biến động giá mua gạo nguyên liệu qua 3 năm
Tại Xí nghiệp, mặt hàng được mua vào nhiều nhất là gạo nguyên liệu, chiếm
khoảng 88% trong tổng số gạo mua vào (năm 2006). Do đó sự biến động giá mua
của loại gạo này ít nhiều sẽ ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh của Xí nghiêp. Vì vậy
Trang 30
việc tìm hiểu xu hướng biến động giá mua của mặt hàng này qua các năm là cần thiết
để từ đó có thể biết được mua hàng vào khoảng thời gian nào sẽ đem lại hiệu quả cao
hơn nhờ chênh lệch giá cũng như đưa ra được quyết định có nên dự trữ hàng trong
khoảng thời gian nào không?
Sau đây là tình hình biến động giá mua gạo nguyên liệu của Xí nghiệp qua 3
năm:
Bảng 4.1: Bảng tổng hợp giá mua gạo nguyên liệu qua 3 năm
ĐVT: đồng
Tháng Năm 2004 Năm 2005 Năm 2006
1 2.471 3.212 3.301
2 2.471 3.178 3.222
3 2.621 3.016 3.072
4 2.935 3.029 2.986
5 2.935 3.152 3.160
6 2.716 2.966 3.186
7 2.199 2.878 3.188
8 2.866 3.102 3.277
9 2.718 3.050 3.366
10 2.833 3.099 3.539
11 2.925 3.218 3.895
12 2.775 3.258 3.895

Nguồn: Phòng kế toán Công ty Angimex
Trang 31
Đồ thị 4.1: Biến động giá mua gạo nguyên liệu qua các năm
Đồ thị biến động giá mua gạo NL qua các năm
Giá
4.5
3.5
2.5 Năm 2004

Năm 2005
2 Năm 2006
1.5
0.5
0 Tháng
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Qua biểu đồ trên dễ dàng nhận thấy một điều rằng giá mua gạo nguyên liệu đã
không ngừng tăng qua 3 năm. Bởi thời gian qua các loại nguyên liệu đầu vào như:
phân bón, thuốc trừ sâu, nhiên liệu… liên tục tăng đã đẩy giá thành sản xuất của các
sản phẩm tăng theo. Đây cũng là tình trạng tăng giá chung của thị trường không có gì
đáng nói. Điều chúng ta cần xem xét ở đây là giá mua gạo nguyên liệu biến động như
thế nào qua các tháng trong năm.
Nhìn vào biểu đồ trên ta có thể thấy rằng, năm 2004 giá thu mua đã tăng liên
tục từ tháng 1 đến tháng 5. Đến tháng 6 – 7 giá mua đã sụt giảm rõ rệt (đặc biệt giá
mua tháng 7 là thấp nhất). Sau đó nhìn chung giá đã tăng trở lại.
Trái ngược với năm 2004. Năm 2005 và 2006 giá mua đã có xu hướng giảm
dần trong bốn tháng đầu năm. Và nhìn chung giá cả của nó thấp hơn các tháng còn
lại.
- Đối với năm 2005, từ tháng 5 giá đã tăng lên rồi lại giảm vào tháng 6, 7.
Sau đó lại tiếp tục tăng trở lại. Cũng như năm 2004, năm 2005 giá mua thấp nhất lại
rơi vào tháng 7.
- Năm 2006 khác hẳn với hai năm còn lại, giá mua thấp nhất lại rơi vào
tháng 4 và sau mốc thời gian này giá đã tăng lên liên tục.
Tuy sự biến động giá mua gạo nguyên liệu qua 3 năm là không giống nhau,
không theo một xu hướng nào cả. Nhưng có thể thấy những điểm chung sau:
- Năm 2004 và 2005: giá mua thấp nhất rơi vào tháng 7 (năm 2006 giá mua
thấp nhất lại rơi vào tháng 4).
- Năm 2005 và 2006 từ tháng 1 – 4 giá mua có xu hướng giảm dần, và sau
khoảng thời gian này nhìn chung giá đã tăng lên.
Trang 32
Điều này cho ta thấy phần nào chiều hướng của sự biến động giá: giá mua gạo
nguyên liệu có khuynh hướng giảm dần vào 4 tháng đầu năm, thấp nhất vào tháng 4
và tháng 7. Sau khoảng thời gian này giả cả bắt đầu tăng. Giá thường thấp vào tháng
4 và tháng 7 do đây là hai tháng cao điểm của vụ đông xuân và hè thu. Khoảng thời
gian này nguồn cung trong dân rất nhiều nên giá cả thấp hơn các tháng còn lại. Tuy
nhiên cũng không loại trừ khả năng là do chất lượng của gạo thu mua. Nhưng đây
chưa hẳn là yếu tố chính bởi vì Xí nghiệp sẽ không thu mua loại gạo mà phẩm chất
quá kém.
Vì vậy theo xu hướng trên Xí nghiệp nên có kế hoạch thu mua nhiều hơn để trữ
lại vào thời gian này. Hay nói khác hơn vào lúc cao điểm của vụ mùa nên mua nhiều
vào. Bên cạnh đó cũng nên tập trung thu mua vào bốn tháng đầu năm. Khoảng thời
gian này giá thường thấp hơn các tháng cuối năm. Đến các tháng sau giá tăng trở lại,
Xí nghiệp có thể tăng được lợi nhuận do chênh lệch về giá.
4.5. Phân tích các chỉ tiêu tồn kho
Thường để cho các nhà quản lý, các nhà đầu tư hay một đối tượng thứ ba có
liên quan nào đó dễ tiếp cận, nắm bắt được tình hình kinh doanh cũng như những
hoạt động trong kỳ của doanh nghiệp, họ thường chú ý đến các chỉ số tài chính mà
doanh nghiệp đạt được hơn là nhìn vào những con số cụ thể, dài dòng không nói lên
được điều gì cả.
Các chỉ số tài chính sẽ giúp ta nhìn nhận, đánh giá tốt hơn thực chất của vấn
đề.
Về khoản mục hàng tồn kho thì tại Xí nghiệp việc mua bán sản phẩm có thể
nói diễn ra hàng ngày. Và do đặc thù sản phẩm gạo là mặt hàng mang tính thời vụ.
Khi vào chính vụ thì số lượng hàng mua vào sẽ rất lớn, vì vậy cần giới hạn mức dự
trữ của hàng tồn kho ở mức tối ưu, mặt khác phải tăng được vòng quay của chúng.
Nói đến hàng tồn kho là nói đến khả năng đáp ứng sản xuất và nhu cầu của
khách hàng. Để sản xuất không gián đoạn, nhu cầu của khách hàng được đáp ứng kịp
thời thì phải có tồn kho. Trong năm vừa rồi Xí nghiệp nhận được 171 đơn đặt hàng
các loại và đều đáp ứng được 100% đơn đặt hàng đó. Điều này cho thấy Xí nghiệp
luôn có lượng tồn kho thích hợp để đáp ứng kịp thời các nhu cầu. Tuy nhiên điều đó
chỉ cho thấy khả năng đáp ứng nhu cầu của Xí nghiệp là rất tốt (bởi nếu không đáp
ứng được các hợp đồng đã ký kết thì phải bồi thường rất lớn) nên chỉ tiêu về mức độ
hoàn thành các đơn hàng chỉ cho thấy khả năng đáp ứng nhu cầu của Xí nghiệp
không đánh giá được trình độ quản trị tồn kho của Xí nghiệp.
Để biết được điều này ta cần tìm hiểu trong kỳ hàng tồn kho tại Xí nghiệp quay
được bao nhiêu vòng và tăng giảm ra sao cũng như số ngày bình quân hàng tồn kho
nằm chờ trong kho là bao nhiêu ngày, chúng ta sẽ đi tìm hiểu các chỉ số sau.
Trang 33
Bảng 4.2: Bảng tính các chỉ số tồn kho

ĐVT: triệu đồng
Khoản mục Năm 2005 Năm 2006
1. Doanh thu 467.600 398.939
2. Giá vốn hàng bán 430.051 365.277
3. Trị giá hàng tồn kho đầu kỳ 17.350 23.476
4. Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ 23.476 12.863
5. Trị giá hàng tồn kho bình quân [(3) + (4)]/2 20.413 18.169
6. Số ngày trong năm 365 365
7. Số vòng quay hàng tồn kho (2)/( 5) 21 20
8. Thời hạn tồn kho bình quân (ngày) (6)/(7) 17 18
9. Tỷ lệ hàng tồn kho so với doanh thu (5)/(1) 4,4% 4,6%
Qua bảng tính trên ta thấy, trong năm 2005 hàng tồn kho quay được 21
vòng/năm, và đến năm 2006 giảm chỉ còn 20 vòng. Chỉ tiêu này phản ánh nếu doanh
nghiệp rút ngắn được chu kỳ sản xuất kinh doanh, sản xuất hoặc thu mua sản phẩm
hàng hóa đến đâu bán hết đến đó, hàng tồn kho giảm. Do đó, sẽ làm cho hệ số vòng
quay hàng tồn kho tăng và như vậy sẽ làm rủi ro về tài chính của Công ty giảm và
ngược lại. Đồng thời, khi hệ số vòng quay hàng tồn kho tăng lên, thời gian sản phẩm
hàng hóa nằm trong kho ngắn lại sẽ làm giảm chi phí bảo quản, giảm được hao hụt.
Do đó làm tăng hiệu quả sử dụng vốn lưu động của doanh nghiệp.
Nhưng ở đây vòng quay hàng tồn kho đã bị giảm 1 vòng, điều này là không tốt
từ đó kéo theo thời gian hàng tồn kho nằm chờ trong kho sẽ tăng lên. Cụ thể, thời
hạn tồn kho bình quân đã tăng từ 17 ngày (năm 2005) lên 18 ngày (năm 2006). Có
nghĩa là số ngày hàng tồn kho chuyển thành doanh thu đã tăng lên sẽ làm cho thời
gian thu hồi vốn chậm, khả năng sinh lời giảm, chi phí cho việc bảo quản lưu kho
cũng tăng lên. Nguyên nhân của sự giảm số vòng quay này là do doanh số bán ra của
năm 2006 giảm so với năm 2005 do tình trạng tạm dừng xuất khẩu như đã nêu trên.
Tỷ lệ hàng tồn kho so với doanh thu năm 2005 chiếm 4,4% trên tổng doanh
thu, năm 2006 tăng lên một chút 4,6% so với doanh thu. Tỷ lệ này cho ta biết tồn kho
trong kỳ so với doanh thu là bao nhiêu. Và như vậy tồn kho trên doanh thu càng thấp
càng tốt. Chứng tỏ trong kỳ sản phẩm bán ra nhiều, tồn kho thấp. Năm 2006 tỷ lệ
thành phẩm tồn kho so với doanh thu tăng 0,2%. Điều này là không tốt. Do doanh số
bán năm 2006 giảm so với năm 2005 (15%), mặc dù trị giá hàng tồn kho cũng giảm
nhưng chỉ giảm 11% (tốc độ giảm của doanh thu nhiều hơn mức độ giảm của hàng
tồn kho) đã làm cho tỷ lệ này tăng lên.
Trang 34
Tóm lại: Qua chương này đã cho ta biết được quy trình nhập xuất gạo tại Xí
nghiệp diễn ra như thế nào, cùng sự luân chuyển chứng từ giữa các khâu. Các hoạt
động này đều được tổ chức thực hiện chặt chẽ, khá tốt. Bên cạnh đó cung cấp thêm
cho người đọc những thông tin về tình hình nhập xuất hàng tồn kho tại Xí nghiệp. Hệ
thống kiểm soát tồn kho đang đựoc áp dụng là hệ thống tồn kho liên tục, hệ thống
này giúp các nhà quản lý luôn nắm bắt đựơc trạng thái tồn kho ở bất kỳ thời điểm
nào. Mặt khác, chương này còn giúp người đọc hiểu về tình hình luân chuyển hàng
tồn kho của Xí nghiệp qua các chỉ tiêu tồn kho như: số vòng quay hàng tồn kho, thời
hạn tồn kho bình quân… đây là các chỉ số rất cần thiết mà khi nói đến hàng tồn kho
chúng ta cần phải biết đến.
 
Trang 35
Chương 5: THIẾT LẬP MÔ HÌNH QUẢN TRỊ

HÀNG TỒN KHO
Chương 4 chúng ta đã tìm hiểu về quy trình quản lý hàng tồn kho tại Xí nghiệp
cũng như các quy trình luân chuyển chứng từ giữa các khâu. Tất cả đều được tổ
chức khá tốt. Tuy nhiên, tại Xí nghiệp chưa có mô hình quản trị hàng tồn kho nào cả.
Vì vậy, ở chương này chúng ta sẽ đi tìm hiểu các đặc điểm của Xí nghiệp để từ đó
xem có thể thiết lập nên mô hình quản trị hàng tồn kho nào phù hợp với ngành nghề
của Xí nghiệp, để góp phần nâng cao thêm hiệu quả quản lý hàng tồn kho cũng như
tiết kiệm chi phí tồn kho.
5.1. Cơ sở vận dụng mô hình
5.1.1. Đặc điểm sản phẩm
Xí nghiệp chuyên kinh doanh các mặt hàng gạo, nếp, tấm … trong đó gạo là
chủ yếu. Như chúng ta biết, gạo là mặt hàng mang tính thời vụ, thường vào các vụ
mùa nguồn cung rất lớn so với mức cầu. Vì vậy không thể đợi đến lúc có đơn đặt
hàng của khách hàng mới tiến hành mua vào. Như thế sẽ không đảm bảo đủ lượng
hàng cung cấp kịp thời và giá mua có thể cao hơn, đôi khi mất cơ hội ký kết hợp
đồng do không có hàng cung cấp ngay, mất đi cơ hội thu lợi nhuận.
Cho nên vào vụ mùa Xí nghiệp sẽ mua vào liên tục. Vì vậy tồn kho đối với mặt
hàng này là không thể tránh khỏi, và nhất là vào lúc cao điểm của mùa vụ, Xí nghiệp
sẽ phải tồn kho một lượng hàng lớn chỉ có vậy vào những lúc trái mùa mới có hàng
cung cấp cho thị trường.
5.1.2. Đặc điểm sản xuất của Xí nghiệp.
Tại Xí nghiệp, sản phẩm mua vào là gạo nguyên liệu và các loại gạo thành
phẩm 5%, 10%, 15%, 20%... Loại sản phẩm mua vào này (gọi là gạo hàng hóa) sẽ
được theo dõi tồn kho trên tài khoản 1561. Do đặc điểm gạo nguyên liệu không thể
tồn kho lâu, sẽ dễ dẫn đến ẩm móc và hư hỏng. Nên khi mua vào gạo nguyên liệu sẽ
được đổ hộc trực tiếp để lau bóng cho ra các loại gạo thành phẩm. Còn nếu mua vào
là gạo thành phẩm sẽ được chất xếp vào kho và tùy theo nhu cầu sẽ xuất lau bóng
thành từng loại gạo thích hợp. Các loại gạo hàng hóa đã qua lau bóng này sẽ được
theo dõi tồn kho trên tài khoản 155. Lúc này tồn kho gạo hàng hóa 1561 sẽ chuyển
sang trạng thái tồn kho gạo thành phẩm 155.
Như vậy sản phẩm mua vào và sản xuất ra không thay đổi hẳn về chất mà chỉ
có sự thay đổi về lượng. Nhưng do nhu cầu quản lý, nên cùng một loại gạo vẫn được
theo dõi tồn kho trên hai tài khoản, nên không thể tách biệt là tồn kho nguyên liệu
mua vào hay tồn kho thành phẩm. Bởi vì nguyên liệu mua vào cũng vốn là thành
phẩm. Chính vì vậy đề tài nghiên cứu mô hình tồn kho ở đây không thể phân biệt là
quản trị tồn kho nguyên liệu hay thành phẩm mà là nghiên cứu tồn kho cho cả hai
loại mua vào và sản xuất ra được theo dõi trên tài khoản 155 và 1561.
Trang 36
Ngoài ra, tại Xí nghiệp cũng có tồn kho phụ phẩm như: cám, tấm 2, tấm 3
nhưng loại này là không đáng kể nên tồn kho loại này có thể bỏ qua để đơn giản hóa
trong việc tính toán và thu thập số liệu.
Mặt khác, sản phẩm mua vào tại Xí nghiệp có nhiều loại với giá cả cũng không
có sự chênh lệch lớn lắm. Nên nếu tính sản lượng đơn hàng tồn kho tối ưu cho từng
loại thì rất khó khăn và cũng không cần thiết. Bởi kế hoạch thu mua trong năm của
Xí nghiệp là bao nhiêu tấn gạo thành phẩm, chứ không có kế hoạc thu mua cụ thể
từng loại gạo cho nên, việc tính toán sản lượng đơn hàng tối ưu chung cho các loại
cũng phù hợp với tình hình của Xí nghiệp.
5.1.3. Đặc điểm thị trường cung ứng
Xí nghiệp được đặt tại thành phố Long Xuyên, tỉnh An Giang, nằm trong khu
vực ĐBSCL. Hàng năm khu vực này sản xuất ra một lượng lúa rất lớn chiếm khoảng
một phần hai lượng lúa cả nước. Trong đó An Giang được biết đến là tỉnh có sản
lượng lúa dẫn đầu khu vực.
An Giang nằm trong vùng khí hậu nhiệt đới gió mùa cận xích đạo, với hai mùa
rõ rệt: mùa mưa từ tháng năm đến tháng mười một với gió mùa tây nam và mùa khô
từ tháng mười hai đến tháng tư với gió mùa đông bắc. Là một tỉnh ở vị trí đầu nguồn
sông Cửu Long có sông Tiền và sông Hậu chảy qua. Hai nhánh sông này hàng năm
đưa lượng phù sa bồi đắp cho đồng ruộng An Giang ngày thêm màu mỡ. Điều này,
không những giúp cho An Giang trong những năm qua sau khi giữ phần đủ dùng
trong nước, đã xuất khẩu một khối lượng gạo tương đối lớn ra nước ngoài mà còn là
nơi hoạt động lý tưởng cho các Xí nghiệp trong việc thu mua sản xuất lúa gạo.
Thị trường cung ứng đầu vào của Xí nghiệp là các vùng trong tỉnh như: Mỹ
Hòa Hưng, Chợ Mới, Thoại Sơn, Châu Thành, Châu Phú… Ngoài ra, còn mua từ các
tỉnh lân cận của khu vực như: Cần Thơ, Kiên Giang, Đồng Tháp, Sóc Trăng... Các
nơi này có thị trường lúa gạo dồi dào, hàng năm đã cung cấp cho Xí nghiệp một
lượng hàng hóa rất lớn, lượng hàng này do chính các bạn hàng thương lái đem đến
tận Xí nghiệp để bán và cứ như thế Xí nghiệp thu mua vào liên tục. Do đặc thù của
sản phẩm mang tính thời vụ và mua vào liên tục như thế tại Xí nghiệp không có một
mô hình tồn kho nào.
5.1.4. Đặc điểm thị trường tiêu thụ
Sản phẩm của Xí nghiệp được tiêu thụ thông qua ba kênh: xuất khẩu trực tiếp,
cung ứng, ủy thác xuất khẩu. Trong đó chủ yếu là xuất khẩu trực tiếp. Châu Á là thị
trường xuất khẩu truyền thống và tiêu thụ số lượng lớn trong tổng số lượng gạo hàng
năm của Xí nghiệp. Thị trường Châu Phi đứng vị trí thứ hai trong tiêu thụ, các thị
trường còn lại là Châu Đại Dương và Châu Âu. Trong năm 2006 Xí nghiệp đã mở
rộng được thị trường Dubai, Poland, … Các thị trường này hàng năm tiêu thụ khoảng
72% sản lượng gạo của Xí nghiệp. Đây vốn là các thị trường khó tính, và để tạo được
uy tín, thắt chặt quan hệ trong mua bán với các đối tác này đòi hỏi Xí nghiệp phải
luôn có sẵn một lượng tồn kho để đáp ứng kịp thời.
Trang 37
Bảng 5.1: Bảng cơ cấu thị trường xuất khẩu

ĐVT: tấn
Thị trường SL Tỷ lệ / SL
Châu Á 36.188 47,74%
Châu Phi 33.650 44,39%
Châu Đại Dương 2.430 3,20%
Châu Mỹ 2.150 2,84%
Châu Âu 1.391 1,83%
Tổng cộng 75.808 100%
Biểu đồ 5.1: Thị trường xuất khẩu
Biểu đồ hình thức tiêu thụ

1,83%
2,84%
3,20%
Châu Á
Châu Phi
47,74% Châu Đại Dương
44,39% Châu Mỹ
Châu Âu
Bảng 5.2: Bảng cơ cấu hình thức tiêu thụ
Hình thức tiêu thụ Số lượng (tấn) Tỷ lệ
Xuất khẩu trực tiếp 60.850 68%
Uỷ thác 22.876 26%
Cung ứng 5.937 7%
Trang 38
Tổng cộng 89.663 100%
Biểu đồ 5.2: Hình thức tiêu thụ
Biểu đồ hình thức tiêu thụ
7%
26% Xuất khẩu trực tiếp

Uỷ thác
Cung ứng
68%
5.2. Xây dựng mô hình quản trị hàng tồn kho

Sơ đồ 5.1: Quy trình quản trị hàng tồn kho
Bộ phận thu
mua
(1) Lên
hàng
KCS (2) Gạo thành phẩm
(5)
Gạo
nguyên (3) Kho
Máy lau Gạo TP
liệu bóng
(4)
Đấu trộn Xuất

(KCS)
(6)
Bán
Trang 39
Bộ phận thu mua kiểm tra mua hàng vào. Sau đó, khi lên hàng KCS sẽ kiểm tra
lại xem có đúng với mẫu không. Các loại gạo khác nhau sẽ được sắp xếp lưu kho
hoặc phải qua công đoạn lau bóng (đối với gạo nguyên liệu) rồi mới nhập kho. Cuối
cùng là xuất đấu trộn rồi bán hoặc xuất bán theo yêu cầu của khách hàng. Qua từng
khâu đều được KCS kiểm tra lại cẩn thận.
Khi nghiên cứu về mô hình tồn kho chúng ta cần giải đáp hai câu hỏi trọng tâm
là:
- Lượng hàng cho mỗi đơn hàng là bao nhiêu?
- Khi nào thì tiến hành đặt hàng?
Như vậy, xây dựng mô hình quản trị hàng tồn kho có nghĩa là chúng ta sẽ tính
toán để tìm ra sản lượng đơn hàng tối ưu Q*.
Để tìm ra sản lượng đơn hàng tối ưu này, có nhiều mô hình tồn kho để áp dụng.
Và tùy theo tình hình thực tế của doanh nghiệp, đặc điểm ngành nghề sản phẩm…
mà áp dụng mô hình tồn kho thích hợp. Các mô hình tồn kho đó là:
- Mô hình tồn kho có sản lượng để lại nơi cung ứng. Mô hình này thường
được áp dụng đối với những hàng tồn kho có chi phí tồn trữ cao. Chẳng hạn như
trường hợp của những nhà bán lẻ xe hơi và phụ tùng.
- Mô hình tồn kho có khấu trừ theo sản lượng. Áp dụng trong trường hợp
khi mua một lượng hàng đủ lớn nhà cung cấp sẽ áp dụng chính sách giảm đơn giá đối
với lượng hàng đó để tăng doanh số bán hàng. Chính sách bán hàng như vậy được
gọi là bán hàng khấu trừ theo lượng mua. Nếu mua với số lượng lớn thì sẽ được
hưởng giá thấp. Nhưng lượng dự trữ sẽ tăng lên và do đó chi phí tồn kho sẽ tăng. Khi
đó cần tính toán phải đặt lượng hàng là bao nhiêu để hưởng được giá chiết khấu với
chi phí tồn kho là thấp nhất.
- Mô hình tồn kho có dự trữ an toàn. Mô hình này được áp dụng trong
trường hợp xảy ra khả năng thiếu hụt về hàng tồn kho. Để giảm bớt khả năng thiếu
hụt này là duy trì một lượng tồn kho tăng thêm gọi là lượng tồn kho an toàn.
- Mô hình EOQ (Mô hình sản lượng đơn hàng kinh tế).
- Mô hình POQ.
Đối với Xí nghiệp chế biến lương thực 1 chuyên kinh doanh về mặt hàng gạo
là sản phẩm mang tính thời vụ, nó không thích hợp để sử dụng ba mô hình đầu. Bởi
hàng hóa mua vào tất cả sẽ được đưa vào kho chứ không có dạng dự trữ để lại nơi
cung ứng. Nhà cung ứng hay nói khác hơn là các bạn hàng thương lái cũng không
khấu trừ theo sản lượng dù mua nhiều hay ít, cũng không xảy ra thiếu hụt về hàng
tồn kho. Vì lúc nào Xí nghiệp cũng có sẵn một lượng tồn kho và dưạ vào lượng tồn
kho đó Công ty phân bố số lượng bán choXí nghiệp trong khả năng của Xí nghiệp .
Đối với mô hình EOQ là mô hình đơn giản và được sử dụng phổ biến nhất.
Tuy nhiên, trong từng trường hợp của Xí nghiệp vừa nhập hàng vào sản xuất vừa tiêu
thụ hàng nên mô hình POQ là thích hợp nhất. Sản lượng tối ưu Q * của mô hình này
được tính như sau:
2DS
Q* =
 d
H1 − 
 p
Trang 40
Để xác định được Q* trên, chúng ta cần tìm giá trị của từng tham số. Ở đây,
chúng ta sẽ đi tìm Q* của năm 2006 theo số liệu quá khứ của năm 2006.
5.2.1. Nhu cầu hàng năm của hàng tồn kho (D)
- Nhu cầu hàng năm của hàng tồn kho D là số lượng xuất bán trong năm.
- Lượng xuất bán trong năm 2006 là: 89.663 tấn thành phẩm.
5.2.2. Nhu cầu sử dụng tồn kho hàng ngày (d)
D
d=
n
D: Lượng sản phẩm bán ra trong năm
n: Số ngày làm việc trong năm (trong một năm Xí nghiệp làm việc 300
ngày)
89 .663
d= = 299 tấn thành phẩm/ngày
300
5.2.3. Mức độ sản xuất (P)
P chính là công suất sản xuất của nhà máy: P = 800 tấn nguyên liệu/ngày. Theo
định mức thông thường tại Xí nghiệp thì 1 tấn gạo hàng hóa mua vào (gọi chung là
gạo nguyên liệu) qua sản xuất sẽ cho ra 0,84 tấn gạo thành phẩm. Như vậy tỷ lệ hao
hụt từ gạo nguyên liệu cho ra gạo thành phẩm là 16%.
Như vậy: P = 800 x (1-16%) = 672 tấn thành phẩm/ngày
5.2.4. Chi phí tồn trữ hàng tồn kho:
Ctt = QTB x H
Tồn kho trung bình trong một năm của Xí nghiệp là số liệu trong bảng sau:
Trang 41
Bảng 5.3: Bảng tình hình tồn kho của Xí nghiệp năm 2006
ĐVT: tấn
Tháng TKĐK TKCK TKTB (ni)
1 6.625 4.640 5.632
2 4.640 9.464 7.052
3 9.464 17.623 13.544
4 17.623 22.523 20.073
5 22.523 21.245 21.884
6 21.245 17.231 19.238
7 17.230 20.151 18.691
8 20.151 26.073 23.112
9 26.073 17.584 21.828
10 17.584 8.725 13.154
11 8.725 4.918 6.822
12 4.918 3.227 4.073
Cộng 175.103
Nguồn: từ bảng cân đối xuất nhập tồn HH – TP của Xí nghiệp

Theo như lý thuyết thì tồn kho trung bình sẽ bằng tồn kho tối đa chia hai, hay
là mức tồn kho bình quân giữa đầu kỳ và cuối kỳ. Tuy nhiên theo tình hình tồn kho
của Xí nghiệp để số liệu sát với thực tế và giảm bớt sai sót, tồn kho trung bình của
năm 2006 sẽ được tính bằng trung bình cộng của tồn kho trung bình của các tháng.
Theo bảng trên thì tồn kho trung bình của năm 2006 là:
12
QTB = ∑n
i =1
i
=
175 .103
= 14.592 tấn
12
12
Chi phí tồn trữ hàng tồn kho trong một năm của Xí nghiệp gồm có các chi phí
sau:
- Chi phí về nhà kho.
Trang 42
- Chi phí sử dụng thiết bị phương tiện.

- Chi phí về nhân lực cho hoạt động quản lý dự trữ.
- Phí tổn cho việc đầu tư vào hàng tồn kho.
- Thiệt hại do hàng tồn kho bị hư hỏng mất mát.
 Chi phí về nhà kho tại Xí nghiệp gồm có:
- Thuê đất
- Khấu hao quyền sử dụng đất
- Khấu hao kho
- Thuế đất
- Thuế môn bài
Thuế đất và thuế môn bài được tính chung cho toàn Công ty nên không biết
được số phải nộp của Xí nghiệp. Do đó để biết được số thuế phải nộp của Xí nghiệp
là bao nhiêu, chúng ta phải tiến hành phân bổ. Có nhiều tiêu thức để phân bổ. Ở đây
đề tài sẽ phân bổ dựa vào mức đóng góp doanh thu của Xí nghiệp vào Công ty. Hay
nói cách khác tiêu thức phân bổ ở đây là theo doanh thu.
Bảng 5.4: Bảng doanh thu, thuế đất và thuế môn bài của Công ty
ĐVT: 1000 đồng
Chỉ tiêu Công ty
Doanh thu 1.303.404.294
Thuế đất 2.869
Thuế môn bài 30.500
Doanh thu năm 2006 của Xí nghiệp là 398.938.717.000 đồng. Dựa vào doanh
thu này ta có thể phân bổ thuế đất và thuế môn bài như sau:
2.869
Thuế đất = x 398.938.717 = 878 (1000đ)
1.303 .404 .294
30 .500
Thuế môn bài = x 398.938.717 = 9.335 (1000đ)
1.303 .404 .294
Bảng 5.5: Bảng phân bổ tiền thuế đất và thuế môn bài
ĐVT: 1000 đồng
Chỉ tiêu Công ty Xí nghiệp
Doanh thu 1.303.404.294 398.938.717
Thuế đất 2.869 878
Thuế môn bài 30.500 9.335
Trang 43
Bảng 5.6: Bảng tính chi phí thuê đất phân xưởng Long Xuyên
ĐVT: 1000 đồng
Các kho 2,
Chỉ tiêu Kho 1 Kho 4 Tổng
3, 5, 6
1. Diện tích (m2) 3.671 1.044 3.558 8.273
2. Đơn giá thuê 2.450 7.350 7.350

đất (đồng/m2)
3. Tiền phải nộp 8.994 7.673 26.151 42.818

(ngàn đồng)
Bảng 5.7: Bảng tính chi phí về nhà kho
Kho Hòa Kho Chợ Kho Long

Chỉ tiêu Cộng
An Mới Xuyên
1.Thuê đất
- Diện tích (m2) 4.000 3.000 8.273
- Đơn giá thuê (đ/m2) 245 245
- Tiền thuê (ngàn đồng) 980 735 42.818 44.533
2. Khấu hao quyền sử 80.114

dụng đất
3. Khấu hao kho 174.030 158.938 360.126 693.094
4. Thuế đất 878
5. Thuế môn bài 9.335
Cộng 827.954
 Chi phí về nhân lực cho hoạt động quản lý hàng tồn kho:
Nhân lực quản lý hàng tồn kho tại Xí nghiệp là các thủ kho. Mỗi kho là một
thủ kho. Gồm có 6 kho phân xưởng Long Xuyên, kho Hòa An, kho Chợ Mới.
Bảng 5.8: Bảng tính chi phí về nhân lực cho hoạt động quản lý
ĐVT: 1000 đồng
Trang 44
Số người Lương bình quân tháng Số tháng Tiền lương trong năm
8 2.450 12 235.200
 Phí tổn cho việc đầu tư vào hàng tồn kho tại Xí nghiệp có chi phí vay vốn
ngân hàng dùng cho hoạt động thu mua. Lãi vay ngân hàng năm 2006 của Xí nghiệp
là: 3.849.067.000 đồng. Để đơn giản, đề tài giả định chi phí này như là khoản chi phí
cơ hội cho việc sử dụng vốn vào hoạt động thu mua (là phần lợi ích bị mất đi khi đầu
tư vào hoạt động thu mua thay vì đem số tiền đó đầu tư vào hoạt động khác). Nếu
tính đúng ra việc xem chi phí này như là khoản chi phí cơ hội là không chính xác,
nhưng do hạn chế về mặt thu thập số liệu nên tạm xem đây là khoản chi phí cơ hội để
đơn giản trong tính toán. Ở đây chúng ta không đi tìm điểm hoàn hảo trong sự chính
xác của số liệu, mà quan trọng là cần xử lý như thế nào trước một tình huống đặt ra.
Vì vậy phần chi phí sử dụng vốn này có thể xem là khoản định phí.
 Thiệt hại hàng dự trữ do mất mát hư hỏng: thiệt hại dễ thấy nhất đối với mặt
hàng gạo của Xí nghiệp trong việc tồn kho là hao hụt lưu kho. Cứ cuối mỗi tháng,
thủ kho và kế toán kho sẽ tiến hành kiểm kê hàng tồn kho một lần. Bằng cách đếm số
đầu bao rồi tính toán lại đối chiếu với sổ sách. Và cứ cuối 6 tháng thì tiến hành kiểm
kê hàng tồn kho trên quy mô toàn Công ty để báo số lượng về Công ty nắm. Đợt
kiểm kê này được kiểm tra cẩn thận hơn, cũng do thủ kho kết hợp với Kế toán kho
cùng các công nhân bốc xếp tiến hành. Bằng cách cân lại số lượng từng bao, đối
chiếu sổ sách từ đó tính ra được lượng hao hụt trong lưu kho.
Hao hụt lưu kho trong năm 2006 tập hợp được trong bảng sau:
Bảng 5.9: Bảng tính hao hụt lưu kho
Tên hàng Lượng (kg) Đơn giá (đồng) Tiền (ngàn đồng)
Gạo 5% 13.482 4.732 63.797
Gạo 25% 1.860 3.704 6.889
Tấm 1 4.805 3.183 15.294
Cộng 85.980
Sở dĩ trên đây chỉ có số liệu hao hụt của ba loại trên (không có các loại gạo còn
lại) là do ba loại trên thời gian lưu kho có phần lâu hơn. Các loại còn lại cũng có hao
hụt tuy nhiên không đáng kể nên có thể bỏ qua.
 Chi phí sử dụng thiết bị, phương tiện: gồm các chi phí
- Chi phí công cụ dụng cụ: Pallette, cân điện tử, bình CO 2, máy bơm nước,
bình bột khô…
- Năng lượng: điện thắp sáng.
Trang 45
Bảng 5.10: Bảng tính chi phí thiết bị phương tiện

ĐVT: 1000 đồng
Thiết bị phương tiện Số tiền
1. Pallette 97.200
2. Năng lượng 21.500
3. Công cụ dụng cụ khác 12.250
Cộng 130.950
Như vậy: chi phí tồn trữ trong năm 2006 của xí nghiệp là 5.129.151.000 đồng.
Bảng 5.11: Bảng tổng hợp chi phí tồn trữ trong một năm
ĐVT: 1000 đồng
Chỉ tiêu Giá trị
1. Chi phí về nhà kho 827.954
2. Chi phí sử dụng thiết bị 130.950
3. Chi phí nhân lực cho hoạt động quản lý 235.200
4. Phí tổn đầu tư vào hàng tồn kho 3.849.067
5. Chi phí hao hụt lưu kho 85.980
Cộng 5.129.151.
Trong đó chỉ có chi phí hao hụt lưu kho có thể coi là biến phí. Tùy theo hàng
tồn kho nhiều hay ít, thời hạn tồn kho lâu hay nhanh mà hao hụt lưu kho sẽ thay đổi.
Còn các chi phí còn lại đều là định phí.
Trong khi đó thường chi phí tồn kho trên một đơn vị (H) thường được coi là
chi phí khả biến trên mỗi đơn vị hàng tồn kho. Nhưng dù tồn kho nhiều hay ít Xí
nghiệp vẫn phải gánh chịu khoản chi phí cố định này. Nên để phản ánh sát với tình
hình thực tế, ở đây đề tài sẽ chia chi phí tồn kho thành biến phí và định phí.
- Biến phí tồn trữ (Btt): hao hụt lưu kho là 85.980 (1000đ).
- Định phí tồn trữ (Đtt): chi phí về nhà kho, chi phí sử dụng thiết bị, chi phí
nhân lực cho hoạt động quản lý và phí tổn đầu tư vào hàng tồn kho là:
5.129.151 – 85.980 = 5.043.171 (1000đ).
Trang 46
Vậy chi phí tồn trữ trên một đơn vị hàng tồn kho chỉ tính cho biến phí. Còn
định phí sẽ cộng vào chi phí tồn kho sau này.
85 .980
Như vậy: H = = 6 (1000đ)
14 .592
5.2.5. Chi phí đặt hàng
Cđh = Số lần đặt hàng trong một năm x chi phí một lần đặt hàng (S)
Chi phí đặt hàng tại Xí nghiệp gồm có các chi phí sau:
- Chi phí bốc xếp khi mua hàng: chi phí này biến động theo số lượng hàng
được đặt mua. Bình quân là 6.000 đồng/tấn. Năm 2006 Xí nghiệp thu mua vào là
111.954 tấn. Vậy chi phí bốc xếp năm 2006 là: 671.724.000 đồng.
- Chi phí tìm kiếm nguồn hàng: tại Xí nghiệp bạn hàng sẽ trực tiếp mang
hàng đến bán nên chi phí giao dịch ở đây thường chỉ có chi phí điện thoại.
- Chi phí cho nhân viên kiểm phẩm: có 12 nhân viên kiểm phẩm, lương bình
quân 2.058.000 đồng/người.
- Chi phí cho nhân viên kế toán kho: có 3 nhân viên, lương bình quân
2.100.000 đồng/người.
Bảng 5.12: Bảng tính chi phí đặt hàng trong năm 2006
ĐVT:1000 đồng
Chỉ tiêu Giá trị
1. Bốc xếp 671.724
2. Điện thoại 41.560
3. Nhân viên kiểm phẩm 296.352
4. Kế toán kho 75.600
Cộng 1.085.236
Vậy: tổng chi phí đặt hàng trong năm 2006 của Xí nghiệp là 1.085.236.000
đồng.
Tương tự chi phí tồn trữ, chi phí đặt hàng cũng thế, sẽ được bốc tách thành
định phí và biến phí.
Trong đó chỉ có chi phí bốc xếp là biến phí còn lại như: chi phí cho việc tìm
kiếm nguồn hàng (điện thoại), kiểm phẩm, kế toán kho được xem như là định phí.
* Biến phí đặt hàng (Bđh): 671.724 (1000đ).
* Định phí đặt hàng (Đđh): 413.512 (1000đ).
Chi phí cho một lần đặt hàng (S) cũng chỉ tính cho biến phí.
Chi phí đặt hàng

S=
Số lần đặt hàng trong năm
Trang 47
Theo như lý thuyết, muốn tính được chi phí một lần đặt hàng cần phải biết
được trong năm Xí nghiệp đặt mua hàng bao nhiêu lần. Tuy nhiên con số này không
phải lúc nào cũng xác định được. Đối với những Xí nghiệp mua hàng theo đơn đặt
hàng, hoặc mua sản phẩm từ những nhà cung ứng cụ thể nào đó, những sản phẩm
không mang tính chất mùa vụ có thể mua bất cứ lúc nào… thì số lần đặt hàng trong
năm sẽ xác định được.
Tuy nhiên, đối với trường hợp của Xí nghiệp sản phẩm mua vào là mặt hàng
gạo – một mặt hàng mang tính chất thời vụ, không phải lúc nào cũng có nguồn cung
cần thiết. Vì vậy, Xí nghiệp không đợi đến lúc có đơn đặt hàng mới tiến hành mua
vào, mà khi vào vụ sẽ bắt đầu thu mua liên tục. Đối tượng cung cấp đầu vào của Xí
nghiệp rất đa dạng đó là các bạn hàng, thương lái, hộ dân, doanh nghiệp… Hàng
ngày, họ vận chuyển hàng đến tận Xí nghiệp để bán với số lượng khác nhau ít có
nhiều có. Do đặc điểm của sản phẩm và thu mua lẻ như thế Xí nghiệp không đặt
hàng trước nên không thể biết được cũng như không thể tính được trong năm Xí
nghiệp đặt hàng bao nhiêu lần.
Không có số lần đặt hàng trong năm, sẽ không tính được chi phí cho một lần
đặt hàng. Từ đó sản lượng đơn hàng tối ưu sẽ không tính ra được. Như vậy có phải
chăng lý thuyết về các mô hình tồn kho không thể áp dụng vào thực tế? Không hẳn là
như thế, lý thuyết chỉ là nền tảng để từ đó ta biết cách vận dụng vào thực tế sao cho
phù hợp với từng trường hợp cụ thể.
Như đã nói ở trên, do đặc điểm thu mua của Xí nghiệp, ta không thể xác định
được số lần đặt hàng trong năm. Nhưng ta có thể biết trong năm Xí nghiệp nhận
được bao nhiêu đơn đặt hàng từ khách hàng, và để giao đủ hàng cho một hợp đồng
như thế Xí nghiệp phải có thời gian chuẩn bị điều động đủ số lượng hàng để giao. Từ
đó ta có thể giả định: tương ứng với một đơn đặt hàng của khách hàng là một đợt
điều động nguồn hàng của Xí nghiệp là một lần Xí nghiệp đặt mua hàng.
Vậy:
Số lần đặt hàng trong năm = số đơn đặt hàng Xí nghiệp nhận được trong năm.
Qua số liệu thống kê năm 2006 Xí nghiệp có các hợp đồng sau:
Bảng 5.13: Bảng số liệu hợp đồng trong năm
Loại hợp đồng Số lượng
Xuất khẩu trực tiếp 144
Ủy thác xuất khẩu 11
Cung ứng nội địa 16
Cộng 171
Nguồn: thu thập từ phòng kinh doanh của công ty

Từ đó ta có thể tính được
Trang 48
674 .724
S= = 3.928 (1000đ)
171
5.2.6. Chi phí tồn kho
Tổng chi phí tồn kho tại Xí nghiệp gồm có: Chi phí tồn trữ và chi phí đặt hàng.
Chi phí này năm 2006 là: 5.129.151 + 1.085.236 = 6.214.387.000 đồng.
Nếu tách biệt riêng chi phí tồn kho như thế sẽ không có cơ sở để nhận định chi
phí này là cao hay thấp. Chỉ có thể biết đươc chi phí này là hợp lý chưa khi nó đi
kèm với các chỉ tiêu khác.
6.214 .387
 Chi phí tồn trữ trên doanh thu = = 1,5%
398 .938 .718
6.214 .387
 Chi phí tồn trữ trên tổng chi phí sản xuất = = 39%
15 .947 .699
6.214 .387
 Chi phí tồn trữ trên tổng chi phí = = 17%1
36 .471 .617
Khi nói đến khoản mục chi phí thì càng thấp sẽ càng tốt. Ở đây chi phí tồn trữ
cũng không ngoại lệ. Các khoản chi phí được nói đến ở trên chỉ có ý nghĩa tham
khảo để người đọc có thể có tự so sánh, nhận định riêng của mình. Tuy nhiên theo
chủ quan bản thân tôi nhận thấy, chi phí tồn trữ trên chi phí sản xuất là khá cao, chưa
tốt. Vì vậy nên có biện pháp cần thiết để hạ thấp chi phí này.
5.2.7. Xác định sản lượng đơn hàng sản xuất tối ưu
Kết hợp các thông số trên ta có thể tính được các chỉ tiêu sau:
1
Số liệu được lấy trên báo cáo kết quả kinh doanh của Xí nghiệp
Trang 49
Bảng 5.14: Bảng tính các chỉ tiêu của mô hình POQ năm 2006
Khoản mục ĐVT Ký hiệu và công thức Giá trị
1. Nhu cầu hàng năm của Tấn D 89.663

HTK
2. Nhu cầu sử dụng tồn Tấn d 299

kho hàng ngày
3. Mức độ sản xuất Tấn P 672
4. Chi phí cho 1 đơn vị Ngđ H 6

HTK
5. Chi phí 1 lần đặt hàng Ngđ S 3.928
6. Biến phí đặt hàng/tấn Ngđ Bđv 6
7. Định phí tồn kho Ngđ Đtt 5.043.171
8. Định phí đặt hàng Ngđ Đđh 413.512
9. Sản lượng sản xuất kinh Tấn Q* (*) 14.543

tế TP
10. Sản lượng đặt hàng tối Tấn Q* 17.313

Q= (**)
ưu NL 0.84
11. Số đơn hàng trong năm Đơn D 6,16

N=
hàng Q*
12. Chi phí tồn kho min Ngđ CTK (***) 6.125.958
13. Khoảng cách giữa 2 Ngày 300 49

T=
đơn hàng N
14. Lượng tồn kho tối đa Tấn  d 8.072

Q max = Q * 1 − 
 P
15. Thời gian SX 1 đơn Ngày Q* 22

t sx =
hàng P
Trang 50
16. Thời gian sử dụng Ngày Q max 27

t sd =
d
17. Tỷ lệ % thời gian % t sd 55

t% =
HTTK hoạt động t sd + t sx
2DS
Q* =
(*)  d
H1 − 
 P
Q d
(***) C TK = Q.N.B đv + Đ đh + 1 − H + Đ tt
2 P
D Q d
Chi phí tồn kho theo như lý thuyết là: CTK = *
S + (1 − )H
Q 2 P
Tuy nhiên như đã nói ở trên, Xí nghiệp không mua hàng theo đơn đặt hàng nên
chi phí tồn kho nếu tính theo công thức trên sẽ không phản ánh đúng chi phí thực tế
phát sinh tại Xí nghiệp. Chi phí đặt hàng, chi phí tồn trữ cũng vậy phần lớn là định
phí nếu không tách riêng để tính chi phí như trên sẽ không chính xác. Nên công thức
tính chi phí tồn kho đã được thay đổi như trên.
Ở đây ta tính được sản lượng hàng sản xuất kinh tế là 14.543 tấn tương ứng với
nhu cầu bán ra trong năm là 89.663 tấn.
(**) Nhưng nhu cầu bán ra trong một năm là 89.663 tấn không có nghĩa là ta
phải thu mua vào lượng hàng đúng với con số đó. Bởi đây là doanh nghiệp sản xuất
chớ không phải doanh nghiệp thương mại mua đi bán lại. Ở đây Xí nghiệp phải mua
hàng vào rồi qua công đoạn lau bóng mới cho ra thành phẩm để bán. Nên để có
14.543 tấn gạo thành phẩm thì phải mua vào bao nhiêu tấn gạo nguyên liệu. Vì vậy ta
phải tiến hành quy đổi thành phẩm thành nguyên liệu mua vào. Bởi ta cần tính sản
lượng đơn hàng mua vào tối ưu.
Như đã trình bày ở trên tỷ lệ quy đổi từ gạo nguyên liệu ra thành phẩm là 84%.
Vậy để có 14.543 tấn thành phẩm cần mua vào một lượng là:
14 .543
= 17.313 (tấn gạo NL).
0.84
Tương tự để đáp ứng đủ sản lượng bán trong năm là 89.663 tấn cần mua vào
106.742 tấn gạo các loại.
Kết luận
 Sản lượng đơn hàng mua vào tối ưu cho mỗi lần đặt hàng là 17.313 tấn.
 Nếu đặt hàng theo sản lượng của mô hình này chi phí tồn kho năm 2006 của
Xí nghiệp sẽ ở mức thấp nhất là 6.125.958.000 đồng.
 Chi phí tồn trữ năm 2006 theo truyền thống là 6.214.387.1000 đồng.
 Như vậy nếu đặt hàng theo mô hình POQ Xí nghiệp sẽ tiết kiệm được chi
phí tồn kho là 88.429.000 đồng (khoảng 1,4%).
Trang 51
Theo mô hình này để đáp ứng đủ nhu cầu hàng tồn kho trong một năm Xí
nghiệp phải đặt mua số lượng hàng như vậy 6 lần. Cứ cách khoảng 49 ngày thì tiến
hành đặt hàng một lần. Trong khoảng thời gian 49 ngày thì mất 22 ngày mới sản xuất
xong một đơn hàng, và thời gian sử dụng lượng tồn kho là 27 ngày (có nghĩa là với
lượng tồn kho tối đa là 8072 tấn, mỗi ngày cung cấp 299 tấn do đó cung cấp trong 27
ngày là hết).
Xong khoảng thời gian đó thì lượng hàng trong kho đã hết, lúc này sẽ bắt đầu
đơn đặt hàng mới. Điều này chỉ có thể áp dụng được nếu việc cung cấp bổ sung hàng
tồn kho sẽ được diễn ra ngay tức thời (hay nói cách khác thời gian chuẩn bị giao
nhận hàng là bằng 0) thì chúng ta sẽ đợi đến lúc hàng trong kho hết sẽ tiến hành đặt
hàng lại. Tuy nhiên trên thực tế thường có khoảng thời gian trôi qua giữa thời điểm
đặt hàng và thời điểm hàng được nhận tại kho. Cho nên thực tế một doanh nghiệp
không bao giờ chờ đến cuối chu kỳ hàng tồn kho mới đặt hàng lại. Thay vào đó, các
doanh nghiệp sẽ tiến hành đặt hàng trước n ngày cho cuối mỗi chu kỳ dự trữ. Số
ngày n này được xác định bằng với thời gian chuẩn bị giao nhận hàng bổ sung.
Đối với trường hợp của Xí nghiệp cũng vậy không thể đợi đến lúc hàng trong
kho hết mới bắt đầu mua vào. Vậy điểm đặt hàng lại của Xí nghiệp là bao nhiêu?
Muốn biết được điểm đặt hàng lại này ta cần biết thời gian vận chuyển một đơn
hàng. Hay nói cách khác là thời gian để các đối tác cung ứng thu mua đủ một đơn
hàng. Mà thời gian này thì không giống nhau giữa các lần đặt hàng, do nguồn cung
vào các thời điểm khác nhau không giống nhau nên điểm đặt hàng lại cũng sẽ khác
nhau, không phải là một sản lượng cố định. Cho nên để tính được điểm đặt hàng lại
ta phải đi vào một trường hợp cụ thể. Trường hợp này sẽ được đề cập ở phần sau.
Nhận xét về tính khả thi của mô hình
 Tính khả thi của mô hình về ích lợi kinh tế: như đã nói ở trên, theo mô hình
này sẽ tiết kiệm được chi phí tồn kho khoảng 88 triệu (tương đương 1,4%) so với
tổng chi phí tồn kho thực tế. Vậy xét về phương diện ích lợi kinh tế thì đây là mô
hình khả thi, có thể áp dụng được bởi nó giúp giảm được phần nào trong chi phí tồn
kho.
 Tính khả thi đối với các yêu cầu khác:
- Về khả năng cung ứng: Xí nghiệp có một điểm thuận lợi là nằm ngay vùng
nguyên liệu của tỉnh, đối tác từ các nơi lân cận đều vận chuyển hàng đến đây để bán.
Bên cạnh đó, Xí nghiệp đã làm ăn lâu năm có nhiều bạn hàng và đối tác quen thuộc.
Cho nên, việc triển khai mỗi lần mua vào với sản lượng như trên là nằm trong khả
năng của Xí nghiệp, nguồn cung sản phẩm đầu vào có thể đáp ứng được sản lượng
này.
- Về khả năng đáp ứng nhu cầu: sản lượng đơn hàng tối ưu tính được ở trên
là kết quả của sự kết hợp nhiều thông số, sản lượng mua vào là dựa trên kế hoạch
xuất bán của Xí nghiệp nên sản lượng mua như trên sẽ đáp ứng được nhu cầu của
khách hàng.
- Về chất lượng: Nếu tiến hành mua vào theo sản lượng của mô hình trên.
Trong một năm Xí nghiệp sẽ tập trung triển khai thành 6 lần mua hàng. Mỗi lần mua
có thể chia ra thành nhiều đợt hay thực hiện trong nhiều chuyến hàng (vì theo mô
hình này sản lượng của một đơn hàng có thể được thực hiện trong nhiều chuyến
hàng). Tập trung thu mua như vậy có thể kiểm tra được nguồn hàng tốt hơn, không
Trang 52
phải thu mua nhỏ lẻ như truyền thống. Từ đó làm cho thời gian lưu kho cũng được
rút ngắn lại, giảm bớt được hao hụt, chất lượng sản phẩm được nâng cao.
- Về khả năng quản trị: có thể nói cái đựơc lớn nhất của mô hình không phải
là ích lợi kinh tế. Mà sẽ giúp cải thiện được khả năng quản trị hàng tồn kho tại Xí
nghiệp. Ở đây, mô hình này không đòi hỏi phải áp dụng phương pháp hay cải tiến tổ
chức quản lý gì đó sâu xa trong nội bộ của Xí nghiệp. Mà chỉ là xác định được sản
lượng tối ưu cho mỗi lần đặt hàng là bao nhiêu để từ đó Xí nghiệp triển khai mua
theo sản lượng này, tổ chức lại việc thu mua cho phù hợp. Như thế không những tiết
kiệm được chi phí tồn kho, đáp ứng nhu cầu mà còn giúp Xí nghiệp chủ động trong
việc thu mua. Thay vì trước đây Xí nghiệp thu mua vào một cách nhỏ lẻ, có bao
nhiêu mua bấy nhiêu hoặc mua khi nào đầy kho thì ngưng. Như thế thì dường như
hơi bị động và lãng phí chưa thực sự tốt lắm. Theo mô hình này Xí nghiệp sẽ biết
được nên mua vào mỗi lần là bao nhiêu để tiết kiệm chi phí tồn kho mà vẫn đáp ứng
được nhu cầu. Từ đó tập trung các nguồn lực để tiến hành thu mua theo sản lượng
trên.
- Về sức chứa của kho: sức chứa các kho của Xí nghiệp lên đến 26.500 tấn,
ở đây mỗi lần mua vào là 17.313 tấn nằm trong khả năng chứa của kho. Nên sức
chứa của kho sẽ đáp ứng được sản lượng mua này.
Như vậy mô hình POQ này là khả thi có thể áp dụng vào tình hình thực tế tại
Xí nghiệp.
5.3. Vận dụng vào xây dựng mô hình tồn kho cho năm 2007
Mô hình tồn kho năm 2007 có thể tiến hành theo các bước của sơ đồ sau:
Sơ đồ 5.2: Sơ đồ thiết lập mô hình quản trị hàng tồn kho
Xác định Xác định sản

Hoạch định Hoạch định
các chi phí lượng đơn
nhu cầu nguồn lực
liên quan hàng tối ưu
Tổ chức sản
xuất lưu kho Triển khai
và quản lý thu mua
Dựa vào số liệu quá khứ năm 2006 ta có thể tính được các số liệu để xây dựng
mô hình cho năm 2007.
5.3.1. Hoạch định nhu cầu
Nhu cầu hàng tồn kho trong năm là kế hoạch của Công ty, Xí nghiệp sẽ thực
hiện theo kế hoạch này. Cụ thể, theo kế hoạch kinh doanh trong năm 2007 của Xí
nghiệp thì doanh số bán hàng khoảng 107.000 tấn (so với thực tế năm rồi tăng
khoảng 20%). Như vậy D của năm 2007 là 107.000 tấn thành phẩm.
107 .000
Từ đó ta có thể tính d = = 357 tấn.
300
Trang 53
Công suất nhà máy năm 2007 vẫn không thay đổi P = 672 tấn thành phẩm/
ngày.
5.3.2. Xác định các chi phí liên quan
Đối với S và H ta dựa vào năm 2006 để tính ra chi phí cho một lần đặt hàng và
chi phí tồn trữ trên một đơn vị hàng tồn kho, nó bao gồm cả biến phí và định phí.
Định phí xem như không có sự thay đổi, còn biến phí sẽ thay đổi theo số lượng hàng
mua vào. Cụ thể, năm 2006 thu mua vào là 111.954 tấn thì hao hụt lưu kho thực tế
(quy đổi ra giá trị) là 85.980.000 đồng. Theo kế hoạch bán hàng năm 2007 để có
107.000 tấn thành phẩm thì cần mua vào là:
107 .000
=127 .380 (tấn)
0,84
Theo quy tắc tam suất ta có thể ước lượng hao hụt lưu kho cho năm 2007 như
sau: hao hụt
111.954 tấn 85.980 (1000đ)
127.380 tấn Hao hụt?
127 .380 * 85 .980
Hao hụt lưu kho năm 2007 = = 97.827 (1000đ)
111 .954
Tương tự biến phí đặt hàng (chi phí bốc xếp) sẽ thay đổi theo sản lượng mua
vào. Năm 2007 sản lượng cần mua vào là 127.380 tấn. Chi phí bốc xếp/tấn là 6.000
đồng. Vậy biến phí đặt hàng năm 2007 là: 127.380 * 6 = 764.280 (1000đ).
Số lần đặt hàng trong năm cũng vậy. Năm 2006 bán ra 89.663 tấn tương ứng
với 171 đơn hàng. Năm 2007 kế hoạch bán ra là 107.000 tấn. Vậy số lần đặt hàng
107 .000
năm 2007 có thể tính: *171 = 204 đơn hàng/năm.
89663
Từ đó ta có:
97 .827
H= = 6,7 (1000đ)
14 .592
764 .280
S= = 3.746 (1000đ)
204
5.3.3. Xác định sản lượng đơn hàng tối ưu
Từ các số liệu trên ta có thể tính các chỉ tiêu của mô hình POQ năm 2007 như
sau:
Trang 54
Bảng 5.15: Bảng tính các chỉ tiêu của mô hình POQ năm 2007
Khoản mục ĐVT Ký hiệu và công thức Giá trị
1. Nhu cầu hàng năm của Tấn D 107.000

HTK
2. Nhu cầu sử dụng tồn Tấn d 357

kho hàng ngày
3. Mức độ sản xuất Tấn P 672
4. Chi phí cho 1 đơn vị Ngđ H 6,7

HTK
5. Chi phí 1 lần đặt hàng Ngđ S 3.746
6. Biến phí đặt hàng/tấn Ngđ Bđv 6
7. Định phí tồn kho Ngđ Đtt 5.043.171
8. Định phí đặt hàng Ngđ Đđh 413.512
9. Sản lượng sản xuất kinh Tấn Q* (*) 15.977

tế TP
10. Sản lượng đặt hàng tối Tấn Q* 19.020

Q= (**)
ưu NL 0.84
11. Số lượng đơn hàng Đơn D 6,7

N=
trong năm hàng Q*
12. Chi phí tồn kho min Ngđ CT (***) 6.225.421
13. Khoảng cách giữa 2 Ngày 300 45

T=
đơn hàng N
14. Lượng tồn kho tối đa Tấn  d 7.489

Q max = Q* 1 − 
 P
15. Thời gian SX 1 đơn Ngày Q* 24

t sx =
hàng P
Trang 55
16. Thời gian sử dụng Ngày Q max 21

t sd =
d
17. Tỷ lệ % thời gian % t sd 47

t% =
HTTK hoạt động t sd + t sx
Vậy: sản lượng đơn hàng tối ưu cần mua vào cho mỗi lần đặt hàng năm 2007 là
19.020 tấn. Nếu đặt hàng theo sản lượng này, chi phí tồn kho năm 2007 của Xí
nghiệp sẽ ở mức thấp nhất là 6.225.421.000 đồng.
5.3.4. Hoạch định nguồn lực
 Về tổ chức: Để có thể tiến hành mua theo sản lượng trên, Xí nghiệp phải
thiết lập và duy trì kênh thông tin ngầm với các đối tác cung ứng để nắm bắt, thông
báo những thông tin cần thiết cho nhau. Chẳng hạn như, cho các đối tác biết trong
khoảng thời gian nào đó Xí nghiệp cần loại gạo gì, số lượng bao nhiêu để họ thu mua
theo yêu cầu của Xí nghiệp. Hoặc từ các đối tác Xí nghiệp có thể biết sản lượng mà
các thương lái có thể mua được là bao nhiêu để lên kế hoạch thu mua theo sản lượng
nào, thời gian nào là thích hợp. Như vậy thì việc triển khai mua theo sản lượng như
trên sẽ dễ dàng thực hiện được.
Việc hình thành kênh thông tin ngầm với các đối tác cung ứng thì chắc hẳn Xí
nghiệp thu mua gạo nào cũng có. Vấn đề ở đây là phải biết sử dụng một cách hiệu
quả mối liên hệ này để dễ dàng thực hiện thu mua theo mô hình trên. Xí nghiệp nên
phát huy tốt và duy trì tiền đề đã có sẵn để hỗ trợ đắc lực cho công tác thu mua.
 Về nhân lực: Việc thu mua theo sản lượng như trên, mỗi lần thu mua là
19.020 tấn. Tuy nhiên Xí nghiệp có thể chia ra mua làm nhiều đợt tùy theo nguồn
cung đầu vào và thời điểm thu mua. Theo mô hình này, chỉ tổ chức thu mua lại cho
có hệ thống và tập trung hơn (không mua nhỏ lẻ như trước). Nên không có ảnh
hưởng lớn đến nguồn nhân lực, vì vậy cũng không cần có sự thay đổi. Với lực lượng
hiện tại của Xí nghiệp vẫn có thể thực hiện được.
Tuy nhiên, khi đã biết sản lượng mua vào ở mức độ nào đó Xí nghiệp cũng nên
xem xét đến nguồn nhân lực hiện tại có thể đáp ứng được không để có sự tăng cường
bố trí lại hợp lý. Chẳng hạn như công nhân bốc xếp, nếu sản lượng mua vào nhiều có
thể tăng cường điều động thêm công nhân.
5.3.5. Triển khai thu mua
Vấn đề lớn nhất ở đây là làm sao để triển khai thu mua theo sản lượng trên?
Theo mô hình năm 2007 sản lượng đơn hàng mua vào tối ưu cho mỗi lần đặt hàng là
19.020 tấn/lần. Và trong năm phải mua vào sản lượng như vậy là 7 lần. Khoảng cách
giữa hai lần đặt hàng là 45 ngày. Để làm được điều này cần phải có mối liên lạc tốt
với các đối tác cung ứng, để họ có thể cung ứng kịp thời theo nhu cầu mà Xí nghiệp
cần. Việc triển khai thành các đợt mua vào, sản lượng là bao nhiêu cho mỗi đợt là
dựa theo sự hiểu biết, kinh nghiệm của Ban lãnh đạo Xí nghiệp về tình hình cung
ứng, vùng nguyên liệu, thời gian thu hoạch ở các thời điểm khác nhau mà đưa ra
quyết định hợp lý.
Tuy nhiên không nhất thiết khoảng cách giữa hai lần đặt hàng phải là 45 ngày
(tức xong 45 ngày mới tiến hành một lần đặt hàng mới) mà tùy theo nguồn cung đầu
Trang 56
vào có sự thay đổi, khoảng cách này có thể kéo dài ra hoặc rút ngắn lại. Và điểm đặt
hàng lại phải được tiến hành trước thời điểm của khoảng cách này.
Điểm đặt hàng lại (R) được xác định: R = d.L
d: nhu cầu sử dụng hàng tồn kho bình quân một ngày (357 tấn).
L: thời gian chuẩn bị giao nhận hàng. Thời gian này sẽ khác nhau giiữa những
thời điểm thu mua khác nhau. Và Xí nghiệp sẽ biết được khoảng thời gian này là bao
lâu. Từ đó xác định được điểm đặt hàng lại. Chẳng hạn như vào những lúc nguồn
cung nhiều, thông qua các đối tác cung ứng, kinh nghiệm thu mua của mình. Xí
nghiệp biết được để có đủ sản lượng cần mua các đối tác, bạn hàng phải thu mua
trong vòng 20 ngày. R lúc này là:
R = 357 * 20 = 7.140 (tấn)
Có nghĩa là khi hàng trong kho còn 7.140 tấn, Xí nghiệp sẽ bắt đầu đặt hàng lại
để các đối tác triển khai thu mua.
5.3.6. Tổ chức sản xuất lưu kho và quản lý kho
Với sản lượng thu mua như trên 19.020 tấn/lần hoàn toàn nằm trong khả năng
sức chứa của kho, công suất lau bóng của máy (công suất máy là 800 tấn nguyên
liệu/ngày đêm). Vì vậy phải mất 24 ngày là sản xuất xong một đơn hàng. Thời gian
sử dụng hàng tồn kho là 21 ngày. Trong khoảng thời gian này cũng có thể xuất thành
phẩm để chạy máy lại theo yêu cầu của khách hàng. Cho nên, khoảng thời gian cách
nhau giữa hai lần đặt hàng việc tổ chức sản xuất và lưu kho vẫn sẽ diễn ra bình
thường theo quy trình tồn kho tại Xí nghiệp, không có thay đổi trong sản xuất và lưu
kho.
Tuy nhiên ở đây cần lưu ý đến việc sắp xếp hàng vào kho sao cho hợp lý có
trật tự vì sản lượng mua vào mỗi lần tương đối lớn và tập trung. Cuối mỗi tháng tiến
hành kiểm kê hàng tồn kho một lần như thường kỳ vẫn làm. Ngoài ra, có thể kiểm kê
thêm vào cuối mỗi lần mua hàng. Vệ sinh kho làm cho kho thông thoáng…
Tóm lại: trong trường hợp của Xí nghiệp việc áp dụng mô hình tồn kho POQ là
thích hợp nhất. Nó không chỉ giúp Xí nghiệp tiết kiệm về chi phí tồn kho. Mà còn
giúp Xí nghiệp chủ động hơn trong công tác thu mua. Biết được với nhu cầu là thế
(theo kế hoạch) thì cần mua vào mỗi lần với số lượng là bao nhiêu để chi phí tồn kho
là thấp nhất, giảm bớt được thời gian lưu kho, chất lượng sản phẩm được đảm bảo
hơn. Điều mà hiện tại Xí nghiệp chưa thực hiện được. Để tính được sản lượng này,
trước tiên cần phải hoạch định nhu cầu hàng tồn kho trong năm. Đây là nhiệm vụ
thuộc về phòng kinh doanh của Công ty, Xí nghiệp không phải thực hiện khâu này.
Kế đến là xác đinh các chi phí liên quan để từ đó tính được sản lương đơn hàng tối
ưu. Có thể nói đây là mục đích cuối cùng mà mô hình hướng đến. Vấn đề còn lại là
làm sao tổ chức nguồn lực, triển khai thu mua, tổ chức sản xuất và lưu kho hợp lý
theo tình hình thực tế tại Xí nghiệp.
Trang 57
Chương 6: KẾT LUẬN
6.1. Nhận xét

 Về công tác quản lý hàng tồn kho
Qua một thời gian tìm hiểu về công tác quản lý hàng tồn kho cũng như quy
trình luân chuyển chứng từ tại Xí nghiệp. Tôi nhận thấy tất cả đều được tổ chức quản
lý khá chặt chẽ, có hệ thống, có sự phân công phân nhiệm rõ ràng giữa các khâu và
có sự phối hợp rất tốt.
 Thứ nhất, tính quản lý chặt chẽ được thể hiện ở chỗ: khi hàng được nhập
kho đều được thủ kho ghi chép, theo dõi cẩn thận về tình trạng nhập kho của chúng.
Chẳng hạn như: ngày nhập, số lượng, phẩm chất… Nhờ sự theo dõi chặt chẽ như vậy
thủ kho có thể xác định được chính xác phẩm chất của từng lô hàng để điều động
xuất sản xuất, xuất bán phù hợp.
 Thứ hai, tính hệ thống thể hiện ở chỗ: hàng hóa trong kho được chất xếp
theo trình tự nhất định, phân biệt rõ ràng giữa các loại hàng khác nhau. Hàng nhập
trước sẽ được xuất trước làm cho vòng quay hàng tồn kho diễn ra đều đặn, tránh
được sự kéo dài thời gian lưu kho của một loại hàng nào đó gây ảnh hưởng không tốt
đến chất lượng gạo.
 Thứ ba, phân công phân nhiệm và phối hợp nhịp nhàng giữa các khâu
được thể hiện: qua từng khâu của quy trình đều có cán bộ phụ trách xem xét lại cẩn
thận, mỗi người một việc được phân định rõ ràng, không chồng chéo lên nhau.
Chẳng hạn:
• Tổ kiểm tra chất lượng là các KCS sẽ chịu trách nhiệm xem hàng và
quyết định giá, kiểm tra lại khi lên hàng. Trong quá trình sản xuất, xuất bán cũng do
KCS kiểm tra chất lượng gạo.
• Việc xem cân, sắp xếp nhập kho, điều động xuất kho là nhiệm vụ của
thủ kho.
• Kế toán chịu trách nhiệm ghi chép lại các nghiệp vụ phát sinh, số
lượng nhập xuất trong ngày do thủ kho báo để lập các chứng từ có liên quan. Kết hợp
với thủ kho để tiến hành kiểm kê hàng tồn kho vào cuối tháng, đối chiếu lại hàng
ngày số liệu ghi chép giữa phiếu nhập kho của mình với sổ theo dõi của thủ kho để
ghi vào thẻ kho.
• Việc thu chi tiền là trách nhiệm của thủ quỹ.
Trang 58
Ở đây có sự phân chia trách nhiệm rõ ràng, không có sự kiêm nhiệm (dễ thấy
nhất là tách biệt giữa chức năng bảo quản tài sản của thủ quỹ với chức năng kế toán).
Điều này là rất tốt giúp các nhân viên có thể kiểm soát lẫn nhau, nếu có sai sót xảy ra
sẽ được phát hiện nhanh chóng kịp thời. Đồng thời giảm cơ hội cho bất kỳ thành viên
nào trong quá trình thực hiện nhiệm vụ có thể gây ra và giấu diếm những sai phạm
của mình.
Chính các yếu tố này đã góp phần vào nâng cao hiệu quả trong công tác quản
lý hàng tồn kho tại Xí nghiệp, chất lượng sản phẩm được đảm bảo, đáp ứng giao
hàng cho khách hàng đúng lúc. Tuy nhiên vẫn còn một số khiếm khuyết nhỏ đã nêu ở
trên cần được khắc phục như:
• Chỉ dựa vào cảm quan để xem hàng.
• Vẫn còn một số trường hợp hàng được chất xếp không đúng quy định.
• Các loại gạo khác nhau không được chất xếp riêng mà để chung một kho.
Các yếu tố này sẽ góp phần nhỏ không tốt đến chất lượng hàng tồn kho.
 Về thiết lập mô hình quản trị hàng tồn kho
Thực tế công tác quản lý hàng tồn kho tại Xí nghiệp đã khá tốt. Tuy nhiên bao
nhiêu đó chưa thể thấy hết mặt hiệu quả của nó. Đó chỉ mới là tốt về mặt định tính,
còn định lượng thì chưa biết được. Bởi hiện tại Xí nghiệp chưa áp dụng một mô hình
tồn kho nào vào công tác thu mua để xác định xem nên triển khai mỗi lần mua vào là
bao nhiêu. Vì vậy, về mặt quản trị hàng tồn kho tại Xí nghiệp có đôi nét cần phải
được cải thiện nhất là trong khâu tổ chức thu mua. Nên triển khai mua theo sản lượng
như đã tính toán ở trên không những sẽ tiết kiệm được chi phí tồn kho mà còn đáp
ứng được nhu cầu, giảm bớt được thời gian lưu kho, chất lượng sản phẩm được đảm
bảo hơn. Và điều quan trọng là tạo cho Xí nghiệp một thế chủ động. Có nghĩa là với
nhu cầu dự kiến là như thế thì sẽ thu mua như thế nào, bao nhiêu là đủ chứ không
phải có bao nhiêu thì mua bấy nhiêu như trước đây. Từ đó cho thấy việc áp dụng mô
hình quản trị hàng tồn kho vào điều kiện kinh doanh thực tế tại Xí nghiệp là rất cần
thiết.
6.2. Giải pháp nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý hàng tồn kho
Mặc dù còn tồn tại các khiếm khuyết nhỏ, nhưng điều đó không thể phủ nhận
một điều rằng công tác quản lý hàng tồn kho tại Xí nghiệp hiện tại là khá tốt. Vì vậy
để góp phần hoàn thiện, nâng cao thêm hiệu quả quản lý này, cần phải:
 Đối với những lô hàng mua vào với số lượng nhiều, hay những lúc nguồn
cung đầu vào tăng vọt. Các cán bộ thu mua nên xem xét, kiểm tra hàng kỹ hơn (như
đem mẫu lên phòng kiểm phẩm phân tích tính toán tỷ lệ thu hồi… ). Để KCS làm tốt
nhiệm vụ này, Ban lãnh đạo Xí nghiệp có thể đưa ra quy định khi mua hàng với số
lượng lớn bao nhiêu thì phải tiến hành kiểm tra cẩn thận hơn, đồng thời giám sát việc
thực hiện. Có như vậy chất lượng gạo thu mua sẽ được đảm bảo hơn.
 Những lúc hàng mua vào nhiều thủ kho nên tăng cường giám sát, chỉ dẫn
các công nhân chất xếp theo đúng quy định để giúp cho việc luân chuyển hàng trong
xuất kho được tốt hơn. Tránh được tình trạng một số lô hàng bị ứ đọng lại quá lâu.
 Nên sắp xếp một vài kho để riêng một loại gạo nào đó. Chẳng hạn như
đối với kho 3, 5, 6 tại phân xưởng Long xuyên. Ở các kho này không có lắp đặt dây
chuyền lau bóng gạo có thể dùng để chất riêng một loại gạo nào đó (các kho còn lại
Trang 59
chất chung là không tránh khỏi) điều này sẽ giúp cho việc quản lý, kiểm soát được dễ
dàng hơn, có thể tránh được những sai sót nhỏ khi xuất hàng.
Mặt khác, để góp phần nâng cao hiệu quả về quản lý hàng tồn kho cả về mặt
định tính và định lượng. Điều đầu tiên là cần tập trung làm tốt trong khâu quản lý
hàng tồn kho, giữ vững và phát huy những mặt tốt đã thực hiện được. Bên cạnh đó,
Ban lãnh đạo Xí nghiệp cần thực hiện tốt vai trò của mình: tạo mối liên hệ tốt với các
đối tác cung ứng, nắm bắt kịp thời về tình hình nguồn cung của thị trường để đưa ra
những định hướng, đề xuất, điều chỉnh sản lượng thu mua hợp lý theo từng thời điểm
khác nhau. Để làm tốt điều này, bộ phận xây dựng kế hoạch cần phải cố gắng hơn để
đưa ra các kế hoạch hợp lý (theo sát tình hình thị trường, có các dự báo thống kê
chính xác… ). Bởi vì Xí nghiệp thực hiện thu mua theo kế hoạch, nên kế hoạch có tốt
có phù hợp sẽ là yếu tố đầu tiên góp phần nâng cao hiệu quả trong việc thực hiện.
Mặt khác, bộ phận thu mua cũng phải có sự nổ lực hết mình để góp phần thực hiện
tốt kế hoạch đã đề ra.
6.3. Kết luận
Công ty Xuất Nhập Khẩu An Giang là một trong những doanh nghiệp hàng đầu
của tỉnh và là một trong top 5 doanh nghiệp đứng đầu về lĩnh vực kinh doanh gạo
trong cả nước. Đặc biệt là về xuất khẩu, thời gian qua đã đóng góp không nhỏ vào
kim ngạch xuất khẩu cả nước nói chung, tỉnh An Giang nói riêng.
Tổng sản lượng của Công ty hàng năm xấp xỉ 250.000 tấn, trong đó chỉ riêng
Xí nghiệp chế biến lương thực 1 chiếm khoảng 90.000 tấn (doanh thu của Xí nghiệp
chiếm khoảng 35% trong tổng doanh thu của Công ty). Điều đó cho thấy đóng góp
rất lớn của Xí nghiệp vào sự phát triển của Công ty nói riêng, tỉnh An Giang nói
chung. Điều này được thể hiện trên báo cáo kết quả kinh doanh của Xí nghiệp qua
các năm đều đạt lợi nhuận cao. Có được những thành tựu như vậy là nhờ vào sự chỉ
đạo đúng đắn từ phía Ban lãnh đạo Công ty cùng với sự nổ lực hết mình của các
thành viên trong Xí nghiệp. Tin rằng với sự quan tâm lãnh đạo từ các phía cùng
những kết quả mà Xí nghiệp đã đạt được cộng với sự nổ lực không ngừng, sự quyết
tâm của các thành viên của Xí nghiệp sẽ góp phần chấp thêm đôi cánh cho hạt gạo
Angimex ngày càng bay cao bay xa hơn trên thị trường quốc tế.
Trong quá trình tìm hiểu về Xí nghiệp cũng như Công ty, tôi đã có một cái nhìn
khái quát, hiểu rõ hơn về đặc điểm tình hình hoạt động của Xí nghiệp. Đây là khoảng
thời gian thực tập rất có ý nghĩa, đã giúp tôi đi sâu tìm hiểu về một lĩnh vực cụ thể
trên thực tế, tập trung chủ yếu là về công tác quản lý hàng tồn kho, từ đó thiết lập mô
hình quản trị hàng tồn kho thích hợp. Điều mà những kiến thức trên lớp chúng tôi
không thể nào có được.
Qua thời gian thực tập này đã giúp tôi nhận thấy rằng, những kiến thức tích lũy
được trên lớp nếu chỉ đem vận dụng vào thực tế một cách cứng nhắc, thuần túy,
không linh hoạt thay đổi cho phù hợp với tình hình thực tế thì khó lòng đem lại kết
quả khả quan. Từ đó cho thấy lý thuyết thuần túy cần có sự hỗ trợ của thực tiễn.
Với tôi đề tài này rất có ý nghĩa bởi tính mới mẽ của nó:
 Thứ nhất, Xí nghiệp chưa đưa các mô hình quản trị hàng tồn kho vào
thực tế. Mặc dù hiện tại công tác quản lý hàng tồn kho tại Xí nghiệp đã khá tốt.
Nhưng không vì thế mà chúng ta quên đi vấn đề rất quan trọng là về quản trị hàng
tồn kho đó chính là đề ra những phương hướng, chỉ tiêu, cách thức thực hiện để góp
phần nâng cao thêm, hoàn thiện hơn trong quản lý hàng tồn kho. Quản trị đúng đắn,
Trang 60
quản lý tốt là một trong những tiền đề quyết định đến sự thành công, mang lại hiệu
quả trong vấn đề thực hiện. Vì vậy cần kết hợp tốt giữa hai mặt quản lý và quản trị.
Muốn vậy thì việc áp dụng mô hình quản trị hàng tồn kho vào điều kiện quản lý hàng
tồn kho thực tế tại Xí nghiệp là điều cần phải thực hiện và rất cần thiết.
 Thứ hai, đề tài này chưa được thực hiện bởi các sinh viên khóa trước của
trường. Cho nên viêc tìm hiểu đề tài này có thể nói đã tạo tiền đề, đóng góp được
phần nào, làm phong phú thêm các lĩnh vực mà các bạn sinh viên khóa sau có thể lựa
chọn nghiên cứu, phát triển lên để làm đề tài nghiên cứu cho chính mình sau này.
Tuy nhiên, chưa hẳn cái gì mới là đã hay đã tốt. Mà cái hay cái tốt ở đây phải
đươc thể hiện ở chỗ nó cần thiết như thế nào, người nghiên cứu đã phân tích rõ vấn
đề đó chưa. Đây là điều rất quan trọng mà có thể nói đó cũng là một điểm hạn chế
mà đề tài này chưa đi sâu làm sáng tỏ. Ở đây, tôi chỉ mới phát thảo được những vấn
đề cơ bản, đề ra những phương hướng chung để thực hiện mà chưa đi sâu làm rõ, đưa
ra những phương hướng cụ thể để giải quyết. Đó là do những hạn chế nhất định về
mặt chuyên môn, cộng với thời gian thực tập còn ngắn và sự mới mẽ của đề tài nên
không thể tránh khỏi những sai sót và khiếm khuyết. Mong được sự đóng góp của
quý thầy cô.
 
Trang 61

Do An Mo Hinh Ton Kho

Uploaded by

Document Information

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Do An Mo Hinh Ton Kho

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

Thiết lập mô hình quản trị hàng tồn kho

DANH SÁCH CÁC BẢNG

TKTB = ( Tồn kho cao nhất + Tồn kho thấp nhất )

2.1.3. Điểm đặt hàng lại (R)

Tỷ lệ với giá trị tồn

1. Chi phí về nhà cửa hoặc kho hàng: Chiếm 3 - 10%

I = ∑ Chi phí tồn kho trong một năm

2.6.2. Chi phí đặt hàng (Cđh)

- Chi phí cho người môi giới.

2.7.1. Hệ thống tồn kho liên tục

Phụ tùng Giá Số lượng dùng hàng năm

9 510 60 30.600 35,8% 6,0% 6,0%

1 60 90 5.400 6,3% 9,0% 24,0%

6 20 180 3.600 4,2% 18,0% 61,0%

Như vậy có thể phân nhóm ABC như sau:

Nhóm Phụ tùng Tỉ lệ giá trị Tỉ lệ SL

A 9,8,2 71,0% 15%

Số lượng các đơn hàng không hoàn thành

* Tỷ lệ (%) các đơn vị hàng khả thi

Lượng hàng tiêu thụ trong một thời kỳ

Trị giá vốn của hàng xuất bán

Trị giá hàng tồn kho

Chúng ta biết rằng:

Chi phí Chi phí tồn trữ

Mức tồn kho trung bình = Mức tồn kho tối đa

Chi phí tồn trữ

Tổng số đơn vị Tổng số đơn vị hàng

Chương 3: GIỚI THIỆU VỀ XÍ NGHIỆP CHẾ

Sơ đồ 3.1: SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CÔNG TY ANGIMEX.

Trợ lý Cán bộ chuyên trách các hoạt động

3.1.4. Phương hướng kinh doanh năm 2007

Trong đó: - Lao động gián tiếp là 15 người.

Chênh lệch 2006/2005

1. Doanh thu 467.600.451 398.938.71 (68.661.733) (14,7)

3. Lợi nhuận gộp (1) - (2) 37.549.822 33.662.009 (3.887.813) (10,4)

4. Chi phí bán hàng 16.932.373 14.078.582 (2.853.791) (16,9)

5. Chi phí quản lý 1.830.000 2.490.000 660.000 36,1

6. Lợi nhuận từ HĐKD

7. Thu nhập từ HĐTC

8. Chi phí HĐTC 1.785.058 3.849.067 2.064.009 115,6

9. Lợi nhuận từ HĐTC

10. Thu nhập khác 86.565 86.565 100,0

11. Chi phí khác 107.785 107.785 100,0

12. Lợi nhuận khác

13. Lợi nhuận trước thuế 17.002.391 13.223.140 (3.779.251) (22,2)

(6) + (9) + (12)

Nguồn: Tổ kế toán XNCBLT 1

Chương 4: CÔNG TÁC QUẢN LÝ HÀNG TỒN

Dân, KCS (5a) Gạo thành phẩm

Đấu trộn Xuất

Chỉ tiêu Kế hoạch Thực hiện Tỷ lệ % đạt được

Mua 160.790 111.954 70%

Bán 117.840 89.663 76%

Tháng Năm 2004 Năm 2005 Năm 2006

1 2.471 3.212 3.301

2 2.471 3.178 3.222

3 2.621 3.016 3.072

4 2.935 3.029 2.986

5 2.935 3.152 3.160

6 2.716 2.966 3.186

7 2.199 2.878 3.188

8 2.866 3.102 3.277

9 2.718 3.050 3.366