Paie & GRH 500

Version 11.00

Paie 100
Version 10.00
Option Pack Plus

Programme d’intégration des données en

provenance de badgeuses

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SOMMAIRE

1 Introduction ____________________________________________________________3
2 Cadre d’utilisation _______________________________________________________3
2.1 Présentation générale ______________________________________________________ 3
2.2 Cadre d’utilisation ________________________________________________________ 3
2.3 Format d’import des mouvements : __________________________________________ 4
3 Principe de fonctionnement________________________________________________4
4 Prise en main ___________________________________________________________5
4.1 Installation du programme _________________________________________________ 5
4.2 Lancement du programme__________________________________________________ 5
4.3 Paramétrage _____________________________________________________________ 5
4.4 Traitement des fichiers de mouvements de badgeuses ___________________________ 6
4.4.1 Ouverture du fichier généré par le terminal __________________________________________ 6
4.4.2 Récupération des mouvements____________________________________________________ 7
4.4.3 Conversion en événements_______________________________________________________ 7
4.4.4 Visualisation des événements ____________________________________________________ 7
4.4.5 Edition des mouvements ________________________________________________________ 8
4.4.6 Transfert des événements dans la Paie______________________________________________ 8
4.4.7 Importation des événements dans la paie____________________________________________ 8
4.5 Purge des anomalies _______________________________________________________ 9
4.6 Sauvegarde / Restauration __________________________________________________ 9

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1 Introduction
Ce programme permet de récupérer les données issues de badgeuses afin de générer des événements qui peuvent
être importés dans les Evénements individuels du module Gestion des Temps de la Paie 500 ou dans les Feuilles
de temps de la Paie 100 et Paie 500.

2 Cadre d’utilisation

2.1 Présentation générale

Ce programme permet d’associer un mouvement d’Entrée avec un mouvement de Sortie afin de générer un
événement. On appelle mouvement, la donnée provenant de la badgeuse. Si on le compare à l’événement, le
mouvement correspond à un instant (une date et une heure) alors que l’événement correspond à une durée.

Ce programme exploite 2 types de mouvements : les mouvements d’Entrée et les mouvements de Sortie. Les
mouvements d’entrée sont différenciés des mouvements de sortie par un code « repère » différent (par exemple,
‘E’ pour Entrée et ‘S’ pour Sortie).

2.2 Cadre d’utilisation

Les mouvements d’entrée et de sortie doivent être identifiés par des codes distincts.

Les codes des mouvements Entrée et Sortie doivent être distincts, mais peuvent être identiques ou non entre
les badgeuses.

Le programme permet de gérer 16 badgeuses au plus.

Les mouvements du fichier d’import doivent être chronologiques.

Un salarié est identifié par les 10 premiers caractères de son n° de badge (cf format suivant).

Les événements générés par le programme incluent une signature qui comporte la date et l’heure de création
de l’événement (précision au centième de seconde). Il est donc possible à l’utilisateur d’importer en Gestion
des Temps le même fichier d’événements deux fois de suite sans crainte de doubler les événements.

Les mouvements importés peuvent générer des événements de nature différente selon la badgeuse de laquelle
ils ont été importés.

Le salarié peut badger sur différentes badgeuses en Entrée et Sortie. Ainsi le programme peut associer une
Entrée à une Sortie provenant de terminaux différents. Pour constituer un événement à partir de deux
mouvements badgés sur des terminaux différents :
- Il faut que le code Entrée soit le même pour chaque badgeuse
- Il faut que le code Sortie soit le même pour chaque badgeuse
- Il faut également que les codes Entrée et Sortie soient distincts
- Il faut que les paramètres nécessaires à la constitution de l’événement (code Nature et Valeur par
défaut) soient les mêmes pour les badgeuses (Si ces paramètres sont différents, ce sont ceux de la
badgeuse relative au mouvement d’Entrée qui sont repris).

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2.3 Format d’import des mouvements :

Les mouvements en provenance des badgeuses doivent respecter la structure suivante :

Position Longueur Type Cf. note Désignation

1 2 A Identification de la badgeuse
3 1 N Repère d’état
4 2 A Code entrée ou sortie
6 1 N Repère d’heure
7 2 N Année
9 2 N Mois
11 2 N Jour
13 2 N Heure
15 2 N Minute
17 1 A Repère d’heure (de 0 à 9)
18 16 A N° de badge :
Identification salarié (de 1 à 10)
Identifications diverses (de 11 à 16)
34 10 A Code affectation

3 Principe de fonctionnement
Le principe général de ce programme consiste à lire et à traiter successivement les mouvements en attente (issus
de la précédente extraction) et les mouvements du nouveau fichier d’extraction de la badgeuse.
En effet, au moment où le fichier est extrait des badgeuses, il peut arriver que des mouvements type ‘Entrée’
aient été badgés, mais que les mouvements type ‘Sortie’ correspondants ne le soient pas.
On rencontre systématiquement ce cas dans une société qui fait les 3*8 (22h – 6h, 6h – 14h et 14h – 22h). Lors
du roulement des équipes, au moment où le fichier est extrait, il y a des salariés qui ont badgé ‘Entrée’ et qui
n’ont pas badgé ‘Sortie’ car ils sont toujours dans la société.

Traitement des mouvements :

Chaque mouvement Entrée est associé à un mouvement Sortie afin de générer un événement.

Les mouvements d’Entrée récents qui n’ont pas de Sortie correspondante sont stockés dans un fichier de
mouvements en attente et seront traités la prochaine fois (avec le prochain fichier extrait de la badgeuse). Il
s’agit en effet de mouvements correspondants à des salariés toujours présents dans la société.

Tous les mouvements Sortie sans Entrée sont édités dans un rapport d’anomalies (il s’agit de salariés qui ont
badgé en Sortie et oublié de badger en Entrée).

Enfin, les mouvements Entrée sans mouvement Sortie correspondant ou ayant une certaine ancienneté sont
également édités dans le rapport d’anomalie. Ils correspondent à des mouvements badgés par des salariés qui
ont oublié de badger en Sortie ou qui ont oublié de badger une Sortie et une Entrée consécutivement.
Ces mouvements sont mis en évidence de la façon suivante :
 Si deux mouvements Entrée sont consécutifs, alors le 1er est une anomalie
 Si un mouvement Entrée (date, heure) + durée maximale < au mouvement Sortie (date, heure) suivant,
alors le mouvement d’Entrée est une anomalie. (La durée maximale est définie dans le paramétrage
général du programme ; cette durée correspond à une durée maximale entre deux mouvements Entrée et
Sortie.).
Ce contrôle supplémentaire permet de gérer le cas où un salarié badge le 1er matin, oublie de badger le 1er
soir, oublie de badger le lendemain matin, mais badge le lendemain soir. Ainsi, on n’associe pas le
mouvement d’Entrée du jour N avec le mouvement de Sortie du jour N+1.

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4 Prise en main
4.1 Installation du programme

A partir de l’explorateur Windows, aller dans le sous répertoire Installation utilitaire badgeuses de la Paie et
cliquer sur Setup.exe.
Sur l’écran Choix du répertoire d’installation, laisser le défaut C:\Program files\Mvtsybel ou cliquer sur le
bouton [Parcourir] et sélectionner le répertoire d’installation.
Il est possible de créer directement ce répertoire s’il n’existe pas.
Valider chacun des écrans suivants pour confirmer l’installation.

4.2 Lancement du programme

Dans le répertoire d’installation du programme, cliquer sur Cvmouve.EXE.

4.3 Paramétrage

Aller dans le menu Fichier – Paramètres conversion

Saisie des paramètres propres à chaque badgeuse :

le code de la badgeuses
le code entrée correspondant au code identifiant les mouvements d’entrée de cette badgeuse
le code sortie correspondant au code identifiant mouvements de sortie de cette badgeuse
Le code de la nature d’événement ou nature d’heure associée aux événements qui seront générés à partir
des mouvements de cette badgeuse
Et enfin le champ défaut permettant d’indiquer la constante de calcul qui sera utilisée lors de la valorisation
des événements générés. Cette zone Défaut doit contenir une constante qui calcule la durée de chaque
événement généré.
• Pour les utilisateurs du module Gestion des temps de la Paie 500, les événements générés peuvent être
importés directement dans la feuille de temps ou uniquement dans les événements individuels :

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 - Import dans la feuille de temps : dans ce cas il faut renseigner la constante FT_CALCULH. Cette
constante paramétrée dans le plan de paie Sage permet de valoriser les heures travaillées dans la
feuille de temps.
- Import dans la fonction Evénements individuels : dans ce cas il faut paramétrée une constante qui
réalise le calcul suivant :
1440 * (DATEFINEV – DATEDEBEV) - HEUREDEBEV + HEUREFINEV.
• Pour les utilisateurs de la Paie 500 (sans module Gestion des temps) et Paie 100 Pack +, il faut
renseigner la constante FT_CALCUL. Cette constante paramétrée dans le plan de paie Sage permet de
valoriser les heures travaillées dans la feuille de temps.

Saisie des paramètres communs à chaque badgeuse :

Le dossier de paie (fichier *.prh)
Le champ Base Paie / Grh 500 permet de sélectionner un dossier de paie. Ce dossier sera proposé par défaut
lors du transfert des événements dans la paie.

Code analytique badgeuse

Ce champ concerne uniquement les utilisateurs du module Gestion des temps de la Paie 500, et permet de
récupérer un code analytique indiqué au niveau des mouvements de la badgeuse (quand un salarié badge,
certaine badgeuse permette la saisie d’un code). Le champ Code analytique badgeuse permet d’indiquer
dans quel critère affectation, les codes analytiques badgés seront déversés. Quatre choix sont possibles :
- Affectation 1
- Affectation 2
- Affectation 3
- Affectation 4

Le type d’importation
Le champ Importation dans permet d’indiquer la fonction de paie dans laquelle les événements doivent être
importés :
- Evénements :
Ce choix concerne uniquement les utilisateurs du module Gestion des temps de la Paie 500. Si ce choix
est sélectionné, les événements générés seront importés dans la fonction Evénements individuels.
- Feuille de temps
Si ce choix est sélectionnés, les événements seront importés directement dans la feuille de temps. Les
utilisateurs de la Paie 100 Pack Plus et Paie 500 module de base doivent choisir cette option Feuille de
temps.

La durée maximale
Le paramètre Durée maximale permet de définir quelle est la durée maximale entre un mouvement d’entrée
et le mouvement de sorite associé. Cette durée permet de considérer un mouvement Entrée en anomalie s’il
n’y a pas de mouvement de Sortie correspondant dans le délai imparti. Elle doit être exprimée en minutes.

4.4 Traitement des fichiers de mouvements de badgeuses

4.4.1 Ouverture du fichier généré par le terminal

Aller dans le menu Fichier – Ouvrir ou utiliser le spinzoom et sélectionner le fichier de données (.DAT,
.TXT,…) récupéré du terminal. La partie supérieure de l’écran (‘Ligne mouvement’) affiche alors l’ensemble des
mouvements contenus dans le fichier.

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4.4.2 Récupération des mouvements
Aller dans le menu Gestion – Récupération des mouvements.
Les mouvements sont alors récupérés dans un fichier tampon et sont affichés dans la partie inférieure de l’écran,
d’abord par ordre de n° de badge puis chronologiquement. C’est à partir de ce fichier que les mouvements
peuvent être ensuite traités.

4.4.3 Conversion en événements

Aller dans le menu Gestion – Conversion, saisir le nom du fichier txt des événements (par défaut, eve) et cliquer
sur ‘Enregistrer’.
Cette fonction lance le traitement des mouvements :
1- Association de 2 mouvements et génération d’un événement ; les mouvements correspondants sont alors
supprimés du fichier tampon (écran ‘Mouvements’).
2- Mise en anomalie de mouvements : une lettre A apparaît alors dans la colonne ‘Etat’.
3- Mise en attente de mouvements : ce sont les mouvements qui restent et qui ne sont pas considérés en
anomalie. Ils peuvent être exclusivement visualisés si ‘Mouvements en attente’ est sélectionné.
4- Transfert des événements dans la Paie : Cette fonction concerne uniquement les utilisateurs de la Paie 500
disposant du module Automate d’intégration des données. Dans ce cas, à la fin de la conversion en
événements, il est possible de transférer les événements directement dans le dossier de paie. Si vous
souhaitez lancer ce transfert ultérieurement, cliquer sur Annuler.

4.4.4 Visualisation des événements

Sélectionner le fichier txt précédent et faire ouvrir.

Un écran ‘Evénements’ apparaît : il reprend l’ensemble des événements créés sous la forme de lignes du format
d’import.

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 Position Longueur Type Désignation
1 2 A BG ou FB (1)
3 10 A N° badge
13 4 E Code nature d’événement
17 8 D Date de début
25 5 H Heure de début
30 8 D Date de fin
38 5 H Heure de fin
43 12 A Nombre
55 10 P Code affectation 1 (1)
65 10 E Numéro de l’affectation 1 : rempli de 0 (1)
75 10 P Code affectation 2 (1)
85 10 E Numéro de l’affectation 2 : rempli de 0 (1)
95 10 P Code affectation 3 (1)
105 10 E Numéro de l’affectation 3 : rempli de 0 (1)
115 10 P Code affectation 4 (1)
125 10 E Numéro de l’affectation 4 : rempli de 0 (1)
135 69 A Zone réservée
204 8 D Date de création
212 11 E Heure de création (*)
223 3 A Zone réservée
(1) : Uniquement en Gestion des temps de la Paie 500
(*) : Format d’importation : HH :MM :SS :CC (Heures, minutes, secondes, centièmes de seconde)

4.4.5 Edition des mouvements

Aller en Gestion – Edition des mouvements.
Cette fonction permet d’éditer les mouvements affichés dans la 2e partie de l’écran en tenant compte du filtre
choisi : ‘Tous les mouvements’ ou ‘Mouvements en anomalie’ ou ‘Mouvements en attente’.

4.4.6 Transfert des événements dans la Paie

Aller dans le menu Gestion – Transfert des événements.
Cette fonction concerne uniquement les utilisateurs de la Paie 500 disposant du module Automate d’intégration
des données.
Dans le cas, où le transfert des événements n’a pas été demandé lors de la conversion, vous avez la possibilité de
lancer le transfert à partir de cette fonction.

Sélectionner le fichier de paie puis cliquer sur OK pour lancer le transfert.

4.4.7 Importation des événements dans la paie

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En Gestion des temps de la Paie 500
En Gestion des Temps, saisir le n° de badge des salariés en Fiche de personnel, onglet ‘Affectation’.
Si des codes affectation ont été définis au niveau de la badgeuse, vérifier qu’ils existent aussi en Listes \
Affectations.
Ensuite, aller en Gestion – Evénements individuels. Cliquer sur importer et sur l’onglet ‘Evénements’,
sélectionner le fichier txt des événements. Procéder à l’importation.
Chaque événement possède un identifiant (date et heure de création). Si l’importation est lancée 2 fois de suite et
que [création systématique des événements] n’est pas cochée, alors chaque événement n’est importé qu’une seule
fois.

En paie 500 ou paie 100 Pack +

Saisir le n° de badge des salariés en Fiche de personnel, onglet ‘Salarié’.
Puis, aller en Gestion – Gestion des heures. Cliquer sur importer, sélectionner le fichier txt des événements.
Procéder à l’importation.

Remarque : Le transfert des événements dans la Paie peut être réalisé directement à partir du programme
d’intégration des données de badgeuses, via la fonction Transfert des événements (Voir le paragraphe précédent
4.4.6 Transfert des événements dans la Paie).

4.5 Purge des anomalies

Cette fonction permet de supprimer les mouvements en anomalie (lettre A dans la colonne ‘Etat’) après avoir
effectué la conversion en événements. Après chaque traitement Conversion en événements, on conseille d’abord
d’éditer les anomalies pour les traiter manuellement puis de lancer une purge de ces anomalies.

4.6 Sauvegarde / Restauration

1- Du fichier des données de la badgeuse

Sitôt la récupération des mouvements, le fichier de données initial est renommé en .BAK.
L’intérêt est double :
Le fichier initial n’existe plus : la nouvelle extraction des données re-crée donc le fichier DATA avec les
nouveaux mouvements.
Si l’utilisateur veut re-traiter ces mêmes données, il lui suffit de renommer le .BAK avec l’extension initiale.
Attention :
- à chaque nouveau traitement, le fichier .BAK est écrasé et re-créé avec les nouvelles données
- pour un second traitement des mêmes données, le fichier .BAK ne doit pas être directement ouvert car alors
il serait définitivement supprimé.

2- Des mouvements en attente

Après récupération des données du nouveau fichier .DAT, les fichiers Badgmvt.db et Badgmvt.px sont
sauvegardés en Savemvt.db et Savemvt.px.
Ainsi, l’utilisateur conserve une trace de son traitement T-1.
S’il veut relancer ce traitement T-1, il doit d’une part copier les 2 fichiers Save*.* en Badgmvt.db et Badgmvt.px
et d’autre part repartir du fichier de données correspondant.

Attention :
- Les fichiers Savemvt.* ne doivent pas être renommés mais copiés car ils doivent toujours être présents dans
le répertoire de travail.
- Les fichiers de données doivent être archivés. En effet, seul le dernier fichier de données traité est
sauvegardé en .BAK; il est donc écrasé à chaque nouvelle récupération.

Exemple :
Le 20 Janvier 1999 au soir, l’utilisateur récupère les mouvements afférents à la journée ; le fichier booking.dat
est renommé en booking.bak. L’utilisateur décide de l’archiver en le renommant book2001.bak.
De même, le 21 janvier 1999 au soir, il récupère les mouvements afférents à la journée ; le fichier booking.dat
est de nouveau renommé en booking.bak et archivé manuellement par l’utilisateur en book2101.bak.

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Le fichier des événements générés (eve.txt) a été supprimé par mégarde avant d’être importé en Gestion des
Temps. Le traitement du 21 Janvier doit être relancé.
La procédure à suivre est la suivante :
1- renommer le book2101.bak en book2101.dat
2- copier les savemvt.db et savemvt.px en badgmvt.db et badgmvt.px
3- relancer l’utilitaire en récupérant les mouvements de book2101.

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