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El Proceso de Pedidos

En el Proceso de Pedidos, los agentes de la cadena de suministro (fabricantes,


distribuidores y operadores de transporte/transportistas) intercambian un flujo
intenso de información y de mercancías, cuya eficiencia se manifiesta en la
coordinación de ambos flujos que permita la agilidad y la ausencia de errores en los
mismos.

Los estudios realizados desde ECR España demuestran que las empresas incurren
en costes innecesarios asociados a la gestión administrativa, a los rechazos de
entregas, las devoluciones de facturas, a las incidencias en las cargas/descargas de
mercancías, etc.

¿Cómo Optimizar el Proceso de Pedidos entre los agentes de la Cadena de


Suministro?

Con la puesta en marcha de mejores prácticas que permitan cubrir las necesidades
del consumidor, a partir de las oportunidades operativas que surgen de la
sincronización e integración, ágil y fiable, a lo largo de toda la Cadena de
Suministro, de los Flujos de Información y de Mercancías desde la Demanda, real
del consumidor, hasta la Oferta.
EL PROCESO DE PEDIDOS
(OPORTUNIDADES OPERATIVAS)

Durante estos últimos años, las compañías del sector de gran consumo han estado
involucradas en el desarrollo y puesta en marcha de mejores prácticas relacionadas
con las operativas del proceso de pedidos, como:

• Gestión del Reaprovisionamiento.

• Optimización de las Entregas y Recepción de Mercancías.

• Facturación Eficiente.

Dos factores son imprescindibles para alcanzar la Eficacia y la Eficiencia en los


Procesos - e implantar mejores prácticas - para ofrecer la mejor respuesta posible a
las necesidades del Consumidor:
• Disponibilidad, Fiabilidad de la Información intercambiada.

• Establecimiento de Acuerdos Logísticos entre las partes.

Dos factores son imprescindibles para alcanzar la Eficacia y la Eficiencia en los


Procesos - e implantar mejores prácticas - para ofrecer la mejor respuesta posible a
las necesidades del Consumidor:

La Gestión del Reaprovisionamiento: El CRP

Del análisis de la cadena de suministro basados en los datos proporcionados por las
empresas participantes en la Fase I del RE, se derivan oportunidades de reducción
de costes y de mejora de servicio con la implantación de soluciones de
Reaprovisionamiento Continuo - CRP -, con el objetivo de reducir ineficiencias como:

• Errores en las especificaciones de los pedidos.


• Elevado nivel de inventario.
• Elevado número de roturas de stocks (faltantes).
• Retrasos e inexactitudes en los envíos.
• Gestión ineficiente de la previsión / estacionalidad.
• Ineficaz control de las Promociones.
• Descoordinación entre los Centros de Distribución y los Puntos de
Venta.
• Sobrecostes en los recursos de distribución, asociados a: urgencias,
ocupación de los camiones, almacenaje y manipulación.
• Incidencias en las entregas.
• ...

Actualmente en España, muchas son las empresas que han optado por este modelo
de reaprovisionamiento obteniendo, en algunos casos, significativos resultados
como por ejemplo:

• Nivel de Servicio estabilizado en un 99%.


• Reducción media de stocks de más del 18%.
• Optimización Unidades de Carga:
• Paletizado en un nivel cercano al 87%.
• Camión Completo en un nivel del 99%.

Asimismo, mayoritariamente el modelo implantado es el gestionado por el


proveedor, y el alcance se ha limitado a una gestión de reaprovisionamiento de las
plataformas del distribuidor.
ALCANCE DEL CRP
(REAPROVISIONAMIENTO A PLATAFORMA)

Otros entornos de Gestión del Reaprovisionamiento: Up-Stream

El pasado mes de Noviembre de 1999 se inició el Piloto de Reaprovisionamiento


Eficiente desde el Origen, con el objetivo de disponer de las mejores experiencias
que permitan una mayor eficiencia del aprovisionamiento de materias primas en el
entorno de los fabricantes y sus proveedores. Las empresas participantes han
propuesto implantar los escenarios y las herramientas facilitadoras apropiadas que
permitan obtener resultados que sirvan de referencia.

Los escenarios propuestos han sido:

• Pedido (Gestión Automática de Pedidos - GAP).

• Programación de Entregas.

• Reaprovisionamiento Continuo - CRP.

Algunos de los beneficios esperados de la implantación de esta mejor práctica son:

• Adopción de una solución estándar válida para todos los


proveedores/clientes. Estandarización de la comunicación.
• Ahorro en los costes administrativos de gestión del
aprovisionamiento.
• Fiabilidad de los datos.
• Mejora en la planificación de la producción.
• Reducción de stocks.
• Automatización de los procesos.
• Mejora del nivel de servicio en entregas.
La Optimización de la Entrega-Recepción de Mercancías (OER)

En el Proceso de Pedidos, las operativas actuales en las entregas y recepciones


de mercancías son factores críticos dentro de las compañías. Existen oportunidades
de ahorro en la disminución del tiempo de carga y descarga, por ejemplo, con la
puesta en práctica de mecanismos que permitan eliminar todos aquellos errores de
entrada de información que se realizan manualmente.

El objetivo es alcanzar una circulación eficaz y eficiente del flujo de mercancías


coordinado con el flujo de información, que permita la optimización del proceso de
entrega y recepción asegurando las entregas exactas y agilizando tanto las
actividades de carga como de descargas.

El proceso de Optimización de la Expedición – Recepción de Mercancías es


una mejor práctica que tiene por objeto mejorar y agilizar el proceso asociado a la
entrega y recepción de mercancías mediante el seguimiento de las mismas, a
través de la cadena de suministro, con el SSCC (Código Seriado de la Unidad de
Envío: Identificador de aplicación EAN·UCC 128 de Trazabilidad IA(00)) y la
utilización de mensajes EDI de comunicación (Aviso de Expedición – DESADV y
Confirmación de la Recepción – RECADV) que permiten la conexión del flujo de
información con el físico, facilitando además los procesos administrativos de
facturación.
LA OPERATIVA DEL OER
(ENTREGAS EFICIENTES)

Descripción y Objetivos de la Experiencia Piloto Implantada

En los diferentes proyectos ECR se han estado abordando los procesos de


aprovisionamiento, dejando de lado los procesos de expedición y descarga, una de
las actividades que supone la inversión de una cantidad de recursos significativa
tanto por parte del fabricante como del distribuidor.

EMPRESAS PARTICIPANTES EN EL PILOTO OER

FABRICANTES DISTRIBUIDOR
C.C. PRYCA (CARREFOUR)
ARBORA & AUSONIA
HENKEL IBÉRICA, S.A. OPERADOR LOGÍSTICO
KIMBERLY – CLARK
PROCTER & GAMBLE GRUPO LOGÍSTICO SANTOS
UNILEVER FOODS – AGRA
COORDINADOR
AECOC

OBJETIVO DE LA EXPERIENCIA PILOTO

Optimizar la Expedición – Recepción de mercancías a través del envío de las


mismas con la Etiqueta EAN·UCC 128 y la utilización del mensaje EDI EANCOM
DESADV (Aviso de Expedición), para informar anticipadamente del contenido.

Esta iniciativa nace para completar el ciclo logístico y como se ha visto, los
beneficios y mejores prácticas están en el aseguramiento de la entrega exacta,
mejorando y agilizando el proceso asociado a la expedición y recepción de
mercancías, que eviten las ineficiencias descritas y reduzcan los costes finales.

Así, y como resultado del trabajo desarrollado, C.C. PRYCA (CARREFOUR), a través
de la plataforma que opera el GRUPO LOGÍSTICO SANTOS en Sevilla, está, desde el
5 de Octubre de 1999 en disposición de leer las Etiquetas EAN·UCC 128 de las
unidades de envío expedidas por los proveedores participantes, agilizando y
acelerando significativamente los procesos de recepción de las mercancías.
Concretamente, el operador lee el Número de Matrícula de las unidades de envío
integrado en las Etiquetas EAN·UCC 128 y asocia esta información con los mensajes
EDI DESADV (Aviso de Expedición), que previamente han enviado los proveedores,
dando la entrada automática a los productos.

Con la puesta en marcha real de estas prácticas, las empresas participantes


esperan conseguir:

• El uso de herramientas facilitadoras tienden a maximizar la


eficiencia de los recursos empleados, como por ejemplo:
• Personal: disminución de las manipulaciones.
• Muelles de descarga: optimización.
• Transporte: incremento de la ocupación.
• Equipo de las plataformas: mejor adecuación a los procesos.
• Procesos de recepción: agilización con la captura automática
de la información, eliminación de procesos, capturación de
datos automáticos (eliminación de errores en los datos),
reducción en el número de rechazos y devoluciones.
• Reducir los errores con el EAN·UCC 128 e incrementar los niveles de
información y trazabilidad de los productos.

• En un escenario avanzado, obtención de beneficios por ahorros de


tiempos en las operativas de recepción, por la eliminación de
procesos de control, por acuerdos logísticos de Calidad Concertada.

Administración Eficiente

Un grupo de empresas asociadas a AECOC han decidido participar en la “Iniciativa


Administración Eficiente” , para llevar a cabo un proyecto en el que buscar
soluciones que permitan aumentar la eficiencia del proceso administrativo de
facturación.

El objetivo de esta iniciativa es Mejorar la eficiencia de la administración


comercial entre el fabricante y el distribuidor.

En una primera fase del estudio, se han identificado las principales ineficiencias del
proceso administrativo y los costes asociados a la resolución de las mismas.

En este estudio realizado se han identificado las potenciales áreas de mejora del
proceso administrativo:

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