ARCHIVO GENERAL

DE LA NACIÓN

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INTRODUCCIÓN A LA
ORGANIZACIÓN DE
ARCHIVOS
 MÓDULO 1
FUNDAMENTOS DE LOS ARCHIVOS Y
LA ADMINISTRACIÓN DE
DOCUMENTOS

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La obligación de los Órganos
del Estado de proporcionar
información a cualquier
persona (art.1°.) sin que se
motive o justifique su

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utilización (art.40.IV) excepto
la información considerada
reservada y confidencial
 Transparentar la
Objetivo: Gestión Pública (art.4)

Beneficiados: Las personas y sus

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organizaciones (art.2)
Los tres grandes ejes:

DISEÑO INSTITUCIONAL

OBLIGACIONES ESTÁTICAS

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OBLIGACIONES DINÁMICAS
 DISEÑO INSTITUCIONAL

Se crea el Instituto Federal

de Acceso a la
Información Pública

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(art. 33)
 OBLIGACIONES ESTÁTICAS

Establece la obligación
del Estado, de publicar
infomación reelevante
para transparentar la
Gestión Pública (arts.7-12), GOBIERNO

excepto la reservada y

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confidencial (arts.13-19) a
más tardar el 12 de
junio de 2003 (art.2
transitorio)
OBLIGACIONES DINÁMICAS

Establece la obligación
del Estado de atender
las solicitudes de
información de los
ciudadanos, debiendo
entregarla en un plazo

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no mayor de 20 días
hábiles (arts. 40, 41, 44 y
8 transitorio)
Coordina y supervisa
acciones tendientes a
proporcionar información
e instituye procedimientos
para acceso a la
información
Confirma,
modifica o revoca
COMITÉ DE la clasificación de
la información
INFORMACIÓN

Realiza gestiones a Establece criterios

través de la Unidad específicos para la

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de Enlace para conservación,
localizar organización de
información Elabora
informes archivos
Recibe y
trámita
solicitudes de
información

Lleva registros
de solicitudes

Propone
procedimientos Coordina las
al comité de obligaciones de
información transparencia

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 Obligaciones: Artículo 32

Asegurar el adecuado
funcionamiento de los
archivos,

Elaborar y poner a
disposición del público
una guía simple de sus
sistemas de clasificación y

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catalogación y,

Completar la organización
del archivo
PLAN NACIONAL DE DESARROLLO
2002-2006

POLÍTICA INTERIOR
Para ello propondrá la actualización
del marco jurídico correspondiente
y contribuirá a la modernización de
los sistemas con los que operan los
archivos que resguardan y
catalogan la infomación elaborada
por instancias gubernamentales
oficiales.

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LINEAMIENTOS PARA LA ORGANIZACIÓN Y
CONSERVACIÓN DE ARCHIVOS DE LAS DEPENDENCIAS
Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACIÓN PUBLICA
FEDERAL DOF 20/02/04
LINEAMIENTOS PARA LA
ORGANIZACIÓN Y CONSERVACIÓN
DE LOS ARCHIVOS DE LAS
DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA
ADMINISTRACIÓN PÚBLICA FEDERAL
DOF 20/02/2004 DISPOSICIONES GENERALES
DE LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS
CONTROL DE GESTIÓN
ARCHIVOS DE TRÁMITE,
CONCENTRACIÓN E HISTÓRICO
INSTRUMENTOS DE CONSULTA Y
CONTROL
EXPEDIENTES DE ARCHIVO

DE LA CONSERVACIÓN DE ARCHIVOS

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DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

TRANSITORIOS
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 PROBLEMÁTICA A NIVEL INSTITUCIONAL
• CONFUSIÓN OPERATIVA
ORGANIZACIÓN • ORGANIZACIÓN HETEROGENEA
• DISPERSIÓN ORGANIZATIVA
• COTECIAD (IRREGULAR)

• FUNCIONAMIENTO TÉCNICO LIMITADO

• INDEFINICIÓN DE POLÍT. Y PROCEDIMIENTOS
FUNCIONAMIENTO • FUNCIONAMIENTO “DE 4 PAREDES”
• UCAD, DIFICULTAD EN EL CONTROL,
• PROGRAMACIÓN Y SERVICIO
ARCHIVOS
DOCUMENTACIÓN
INFORMACIÓN • MATERIALES: LOCALES INHOSPITOS;
• MOBILIARIO Y EQUIPO DE DESECHO.
RECURSOS • HUMANOS: PERSONAL NO ESPECIALIZADO
• SIN ESTIMULOS SALARIALES Y PROFESIONALES.
• FINANCIEROS: AUSENCIA GENERALIZADA

• INEXISTENCIA DE DISPOSICIONES

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JURÍDICAS GLOBALES TENDIENTES A:
REGULAR LA PRODUCCIÓN, USO Y CONTROL
DE LOS DOCUMENTOS OFICIALES
SITUACIÓN • DEFINICIÓN PARA LA ORGANIZACIÓN Y
JURÍDICA FUNCIONAMIENTO INTEGRAL DE LOS ARCH.
• REGULAR LA DISPOSICION Y USO DE
RECURSOS INTEGRANDO POLÍTICAS DE
DESARROLLO.
 PROBLEMÁTICA A NIVEL DOCUMENTAL
ANÁRQUICA. ABUSO DE TÉCNICAS DE REPRODUCCIÓN,
PRODUCCIÓN FALTA DE TÉCNICAS DE IDENTIFICACIÓN Y
ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

INEXISTENCIA O LIMITADAS TRANSFERENCIAS DE

ARCHIVOS, INDEFINICIÓN DE PLAZOS DE
CIRCULACIÓN
CONSERVACIÓN, SATURACIÓN DE ARCHIVOS,
DISPENDIO DE RECURSOS Y PROBLEMAS DE
DEPURACIÓN

USO INADECUADO DE TESTIMONIOS OFICIALES,

CRECIMIENTO Y EXPLOSIÓN PROPIEDAD PRIVADA DE DOCUMENTOS PÚBLICOS,
DOCUMENTAL USO
COMPLEJIDAD EN CONSERVACIÓN INEFICIENTE, USO LIMITADO DE LA
LA INFORMACIÓN DOCUMENTAL EN LAS GESTIONES
ADMINISTRACIÓN PÚBLICAS
PÚBLICA

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DOCUMENTAL EN LAS INSTITUCIONES, AUSENCIA DE
POLÍTICAS DE CONTROL, AUSENCIA DE MECANISMOS
INTEGRADOS DE MANEJO DE DOCUMENTOS A NIVEL
CONTROL DE ORGANIZACIÓN DE LAS UNIDADES ENCARGADAS
DE DICHA RESPONSABILIDAD COMO A NIVEL DE SU
FUNCIONAMIENTO

RESULTADO = BLOQUEO DE LA CAPACIDAD INFORMATIVA

 PROBLEMÁTICA
PROBLEMAS GLOBALES

A NIVEL A NIVEL
INSTITUCIONAL DOCUMENTAL

ARCHIVOS DE LA OBJETIVO DE •ORGANIZACIÓN •PRODUCCIÓN

ADMINISTRACION TRABAJO •FUNCIONAMIENTO •CIRCULACIÓN
PÚBLICA DEL DOCUMENTACIÓN •RECURSOS • USO
GOBIERNO DEL D.F. INFORMACIÓN •JURÍDICOS •CONTROL

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 CIRCULO VICIOSO

• DISPERSIÓN Y DEBILIDAD ORGANIZATIVA.

• HETEROGENEIDAD Y OBSOLESCENCIA TÉCNICA.

• MASIFICACIÓN DOCUMENTAL.

• PASIVIDAD E INEFICIENCIA EN LOS SERVICIOS.

• FALTA DE PREPARACIÓN Y MOTIVACIÓN DEL PERSONAL.

• INCONVENIENCIA DE LOCALES, MOBILIARIOS Y EQUIPO.

• ALTOS COSTOS Y RIESGOS DE OPERACIÓN.

• MARGINACIÓN ADMINISTRATIVA.

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• DEPREDACIÓN Y APROPIACIÓN DE ARCHIVOS.

• INCREMENTO DE TRÁMITES O DESCONOCIMIENTO.

SISTEMA DE INFORMACIÓN:

Información
Documentación
Archivos

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 INFORMACIÓN

CONOCIMIENTO
QUE ES
COMUNICADO

DOCUMENTO

UNA UNIDAD DE
INFORMACIÓN
REGISTRADA EN UN

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SOPORTE, SIRVE DE
CONSULTA
 DOCUMENTO DE ARCHIVO

ES INFORMACIÓN CONTENIDA EN CUALQUIER

SOPORTE Y TIPO DOCUMENTAL, PRODUCIDA,

RECIBIDA Y CONSERVADA POR CUALQUIER

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ORGANIZACIÓN (PÚBLICA O PRIVADA) O PERSONA

EN CUMPLIMIENTO DE SUS OBLIGACIONES LEGALES O

EN EL EJERCICIO DE SU ACTIVIDAD O FUNCIÓN

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=
+

+
 CARÁCTER DE LOS DOCUMENTOS

UNICIDAD: SON ÚNICOS A DIFERENCIA DE OTROS

COMO LOS LIBROS O REVISTAS QUE SON
MÚLTIPLES.

ORGÁNICOS: SON PARTE DE UN TODO ESTRUCTURADO,

DEBEN SU EXISTENCIA A UNA PERSONA O
INSTITUCIÓN QUE LOS PRODUJO Y SOLO
ALCANZAN SENTIDO RELACIONÁNDOSE

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ENTRE SI.

SERIADOS: SE PRODUCEN UNO A UNO Y SE VAN

ACUMULANDO DE MODO NATURAL EN LOS
ARCHIVOS, FORMANDO SERIES.
SERIE DOCUMENTAL

+ +
+ +

Qué es? Un conjunto de expedientes de

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Estructura y contenido homogéneo
De Quién? De un mismo órgano o sujeto
productor
Cuándo? En el ejercicio de sus atribuciones o
Funciones específicas
 ARCHIVO
ES EL CONJUNTO DE DOCUMENTOS
ACUMULADOS EN UN PROCESO NATURAL POR
UNA PERSONA O INSTITUCIÓN (PÚBLICA O
PRIVADA), EN EL TRANSCURSO DE LA GESTIÓN
DE ASUNTOS DE CUALQUIER INDOLE, LOS
PRODUCIDOS Y LOS RECIBIDOS, DE CUALQUIER
FECHA, LOS CUALES SE CONSERVAN Y
CUSTODIAN PARA SERVIR DE REFERENCIA, COMO

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TESTIMONIO Y FUENTE DE INFORMACIÓN A LAS
PERSONAS O INSTITUCIONES QUE LOS
PRODUJERON, A LOS CIUDADANOS Y O COMO
FUENTE PRIMARIA PARA LA HISTORIA.
 ADMINISTRACIÓN
DE
DOCUMENTOS

Conjunto de métodos y prácticas destinadas a

planear, dirigir y controlar la producción,
circulación, conservación, uso, selección y
disposición final de los documentos de archivo.

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Propósito: lograr eficiencia y eficacia en el manejo
de los mismos a lo largo de su ciclo de vida
ELEMENTOS QUE COMPONEN LA
ADMINISTRACIÓN DE
DOCUMENTOS

• LEGISLACIÓN

• ESTRUCTURA

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• PROGRAMA
 LEGISLACIÓN

Ley marco referente a

archivos (públicos, privados,
administrativos e históricos)
Normas que reglamenten el
uso, la conservación, el
manejo y el flujo de los
documentos.
Sanciones a quienes

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contravengan lo dispuesto.
 ESTRUCTURA
Elementos :
COMITÉ DE
INFORMACIÓN

Oficialía de Partes Recursos humanos

COORDINADOR Un órgano normativo y de

DE ARCHIVOS
ARCHIVO DE TRÁMITE decisión

Los órganos operativos

ARCHIVO DE
CONCENTRACIÓN

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Los canales de
comunicación necesarios
ARCHIVO HISTÓRICO
entre los distintos órganos
del sistema.
 PROGRAMA
Los elementos que lo componen:

H H H H H H H H

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 PROGRAMA

Los elementos que lo componen

Producción
Circulación
Uso
Conservación
Selección
Eliminación

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Cuadro de Clasificación

Catálogo de Disposición Documental

 CICLO VITAL DE LOS
DOCUMENTOS

Etapas (fases, edades) en las

que se divide al documento de
archivo conforme a su uso, valor
y ubicación

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ACTIVA INACTIVA
SEMIACTIVA
 CICLO VITAL DE LA DOCUMENTACIÓN
CARACTERÍSTICAS FASE ACTIVA FASE SEMIACTIVA FASE INACTIVA
TIPO DE ARCHIVO TRÁMITE CONCENTRACIÓN HISTÓRICO
POTENCIAL DIVERSO
USO CONSTANTE CONSERVACIÓN SOCIAL,
PRECAUCIONAL RELIGIOSO,
ACADÉMICO,
POLÍTICO, ETC.
USUARIOS ADMINISTRACIÓN E ADMINISTRACIÓN TODOS
INTERESADOS
PRIMARIOS PRIMARIOS SECUNDARIOS
ADMINISTRATIVO ADMINISTRATIVO TESTIMONIAL
VALORES LEGAL LEGAL EVIDENCIAL
FISCAL FISCAL INFORMATIVO
TRANSFERENCIA PRIMARIA SECUNDARIA CONSERVACIÓN
PERMANENTE

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DISPOSICIÓN
DOCUMENTAL
VALORACIÓN
DESTINO

PROYECTOS DE
ELIMINAR DIFUSIÓN
CICLO VITAL DE LA DOCUMENTACIÓN EN
SOPORTES TRADICIONALES
TIEMPO DE INST.
ETAPA UBICACIÓN USUARIO VALORES CONSERVACIÓN TÉCNICOS

ACTIVA Archivo de Los generadores o Primarios: Se conservan en oficinas •Registro

Trámite durante el tiempo que •Cuadro de
responsables del trámite del dura el trámite y hasta su
A partir de la creación o •Administrativos clasificación
recepción del documento o público conclusión, son de uso •Inventario
•Archivos de •Contables o frecuente
documento durante su conforme a la Ley Federal de Fiscales •Control de préstamos
gestión y hasta la oficina
Transparencia y Acceso a la •Legales o •Tabla de vigencias
conclusión del asunto. •Archivos Transferencia primaria
Información Pública Jurídicos cuando el uso es Expedientes en
centrales formación
exporádico
SEMIACTIVA Las unidades administrativas Primarios: Permanecen en el •Registro y control
que hacen la transferencia a archivo hasta cumplir sus
•Tabla de vigencias
No prescriben los través de las cuales la •Administrativos vigencias, se realiza el
Unidad de Enlace solicitará proceso de valoración •Inventarios
valores primarios pero •Archivo de •Contables o
su uso es exporádico los documentos que les para determinar su baja •Formatos de
Concentraci demande la ciudadanía en Fiscales o transferencia al archivo
ón préstamo
atención a lo que señala la •Legales o histórico

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LFTAI. Jurídicos

INACTIVA Baja Secundarios: •Se tramita la •Control y registro

documental autorización de baja. •Guías, inventarios,
Han prescrito sus o Público en general •Informativos •Contienen valores catálogos
valores primarios transferencia secundarios, •Difusión
secundaria •Testimoniales
transferencia al Archivo
al Archivo •Evidenciales Histórico
Histórico
 CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
ELECTRÓNICO

ETAPA TIEMPO DE
UBICACIÓN VALORES INST.
USUARIO CONSERVACIÓN
TÉCNICOS
El servidor central de Los autorizados para acceder a
la Dependencia o todos los servicios del sistema o Primarios: El que corresponda a las Sistema de
ADMINISTRATIVA servidores de parte de los mismos. vigencias establecidas manejo y
unidades Abiertos a la consulta ciudadana •Administrativos preservación de
para las series y/o
administrativas que archivos
cuando no se encuentren dentro de documentos
cuenten con sistemas •Contables o electrónicos
Desde la generación, registro, las reservas que marca la Ley de
de manejo y Fiscales *Cuadro de
trámite y conclusión hasta cumplir Acceso y Transparencia a la
conservación de •Legales o Procede baja, clasificación
su vigencia documental Información Pública Gubernamental
archivos validados Jurídicos *Tabla de
autoriza AGN.
vigencias

Servidor asignado En su control y manejo se Primarios: El Sistema deberá Sistema de

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para la conservación establecerán Unidades Informáticas garantizar que los manejo y
HISTÓRICA permanente de •Administrativos archivos sean preservación de
documentos y conservados y utilizados archivos
archivos •Contables o electrónicos
institucionales En acceso y consulta al público en Fiscales
general •Legales o
Jurídicos
Teoría de las tres edades .
Rousseau

Procedencia Procedencia
interna externa
100% de
Creación de documentos
documentos creados

Documentos Conservación
Valor primario máximo en los espacios Eliminación de
cierto número
activos administrativos de documentos

TRANSFERENCIA

a) Primario reducido Centro de

Documentos procesamiento Eliminación de
cierto número
b) Primario débil de semiactivos
Semiactivos c) Primario nulo o centro de de documentos

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archivo

5 a10% del
Documentos Valor secundario Depósito conjunto de
documentos
de archivo
inactivos máximo creados
SISTEMA DE:
INFORMACIÓN-DOCUMENTACIÓN Y ARCHIVOS

Sistema de información que recibe, registra,

describe, clasifica, integra, preserva y
proporciona acceso a los documentos de
archivo de acuerdo con sus vigencias

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documentales y dispone de los mismos
cuando éstas han prescrito.