ONG AMBIENTALISTA: ONG CIUDAD SALUDABLE

Reducción en los gastos de papel.

CIUDAD SALUDABLE, es una ONG que se dedica: Contribuir a generar

ciudades saludables en los países en desarrollo, a través de la
promoción de sistemas de gestión ambiental sostenible, dirigidos a
mejorar la calidad de vida de la población.
PROBLEMA

En los últimos 2 años, se detectó un aumento significativo e importante de los

gastos de papel, que cada vez representaba una parte importante en el
presupuesto de útiles de oficina.
Frente a esta situación se planteó la necesidad de cambiar esta tendencia y
por ellos, se creó un grupo de mejora con el objetivo de reducción de papel,
entre todos los miembros involucrados en la organización.
Se decidió también que siendo parte del sistema de gestión ambiental:
• No se podía estar contaminando el medio ambiento, sino que había que
crear un sistema para evitar estos gastos innecesarios.
• No se podía decir a las personas que no contaminen el medio ambiente
si nosotros no hacía con el ejemplo.

Estratificar el proyecto a resolver:

Al cierre del Año 2010, la ONG Ciudad Saludable notó un incremento en la

demanda de papel de oficina, por lo cual se integró un Círculo de Calidad para
solucionar este problema que se reflejaba en los gastos elevados de la
Organización.

1) Se revisó datos históricos para corroborar que ciertamente había un

disparo en la utilización de papel para el año 2010. De la siguiente tabla
de datos se ilustró en el histograma respectivo

AÑO
2006 2007 2008 2009 2010
Cantidad
(Expresada en
millares) 50 58 49 51 203
Costos
(En Nuevos
Soles) 700 812 686 714 2842
2) Identificación de las causas: Diagrama de Ishikawa
Excesivo
No
Óricos
Carga uso
Logística
habíapara de
Descentralización
Excesivo
de papel
unTrabajo
cronograma
Falta
usodede
de
los
papel
Capacitación
proyectos
establecido de
que incrementó
Desperdicio de los
a Personal
papel al
compra
costos momento
Presupuesto errado
de
Nuevos
Poco impresión
control de pedido
Proyectos
Se esperaba comprar a última hora
Mayor
personal

.
 3) Identificación de las causas más relevantes realizando un estudio con el
diagrama de Pareto.

4) Si la principal causa de uso de papel era por la Falta de Capacitación al

Personal, se tomó las siguientes medidas correctivas:

– Implantaron un sistema de un software en red donde todos los comunicados,

memorándum, etc lo hacían mediante un correo interno, y solo los informes
finales se presentaban en físico para los clientes que solicitaban y se quedaba
una copia en digital para la empresa.
– La tecnología fue una herramienta útil e hizo que los costos en este rubro
disminuyan, ayudando a reutilizar esa excesiva diferencia de plata en proyectos
ambientales.

Conclusión:

➢ Fue de mucha ayuda solucionar en gran parte el problema planteado.

➢ Actualmente se está llevando un seguimiento y control de la secuencia de

trabajos que se realiza en la empresa con el respectivo uso de papel que
presenta.

➢ Hasta la fecha se ha utilizado 22 millares de papel, usándose un promedio de

4.4 millares de papel por mes, osea, un 75% mes a lo utilizado el año pasado:
2010.