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ALGUNOS CONCEPTOS BÁSICOS SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS

En todo el proceso de planificación y control siempre se tendrá que hacer referencia a

los estados financieros; dichos estados financieros son: El Balance General y el
Estado de Resultados ó Estado de Pérdidas y Ganancias. A continuación se presentan
algunos conceptos básicos sobre los mismos.

EL BALANCE GENERAL
El balance general es la representación numérica de la situación financiera de una
persona natural o jurídica que ejerce actividades industriales, comerciales o de
servicios, en una fecha determinada y como resultado de la ejecución sucesiva de
operaciones y transacciones económicas llevadas a cabo en el desarrollo del objeto
social o actividad particular. En consecuencia, el balance general incluye partidas que
reflejan los saldos acumulados de las cuentas de activo, pasivo y patrimonio.

El activo se define como el conjunto de cuentas que representan bienes y derechos

tangibles e intangibles de propiedad del ente económico y que, en la medida que sean
utilizados, pueden ser fuente potencial de beneficios presentes ó futuros. El Activo
puede ser clasificado como Corriente ó Circulante y Activo Fijo, de acuerdo a la
expectativa de realización en el tiempo que se tenga de cada una de las cuentas que
lo conforman. Las cuentas del Activo Fijo comprenden el registro de los biene de
cualquier naturaleza que se posean, con la intención de emplearlos en forma
permanente para el desarrollo del giro normal de los negocios o que se posean por el
apoyo que prestan a la producción de bienes y servicios, por definición no destinados
para la venta en el curso normal de los negocios y cuya vida útil excede un año.

El Pasivo es el conjunto de cuentas que representa las obligaciones contraídas por el

ente económico en el desarrollo de giro ordinario de su actividad, pagaderas en dinero,
bienes ó en servicios. Se clasifica en Pasivo corriente ó de corto plazo y en Pasivo de
largo plazo, según si su vencimiento es de un año ó menos y más de un año.

El Patrimonio, también conocido como Capital contable, agrupa el conjunto de cuentas

que representan el valor residual de compara el activo total con el pasivo externo,
producto de los recursos netos que han sido suministrados por el propietario de los
mismos, ya sea directamente ó como consecuencia del giro ordinario de sus negocios.
De acuerdo a su origen se clasifica en Capital contribuido ó capital accionario y Capital
ganado. El primero lo forman los aportes de los dueños, el superávit de capital y las
donaciones recibidas por la entidad. El capital ganado corresponde al resultado de las
actividades de operación realizadas en el giro ordinario de los negocios y de otros
eventos ó circunstancias que le afecten.

La ecuación contable básica Activo = Pasivo + Patrimonio, conduce al repaso de los

conceptos de registro contable denominados DEBITO (DEBE) y CREDITO (HABER)
de cuyo correcto manejo depende, no sólo una adecuada contabilización de las
operaciones del ente económico, sino un mejor entendimiento y lectura de los estados
financieros que se desprenden de dichos registros. Tales conceptos de registro se
pueden resumir así:

1.En las cuentas del activo, el DEBITO se utiliza para registrar el valor inicial de los
aportes de capital y el de los aumentos posteriores. El CREDITO se emplea, por el
contrario, para registrar sus disminuciones.

2.En las cuentas del pasivo, se utilizan los CREDITOS para registrar el valor inicial de
la financiación, tanto propia (capital) como ajena (créditos y préstamos) y de sus
aumentos. El DEBITO, en este caso, sirve para las disminuciones.

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3. Las cuentas de resultado, como su nombre lo indica, por ser consecuencia de

operaciones de diferente naturaleza pueden afectar contablemente el activo o el
pasivo, según se registren gastos o ingresos. En consecuencia, el saldo final será
deudor cuando los costos y gastos excedan a los ingresos, caso en el cuál se hablará
de pérdidas; o acreedor, cuando ocurre lo contrario, es decir que los ingresos sean
mayores que los costos y gastos, configurándose así el concepto de utilidad.

EL ESTADO DE RESULTADOS

Las expectativas de los inversionistas que destinan parte de sus recursos y esfuerzos en
actividades productivas, a través de la creación de empresas, giran en torno a la
consecución de utilidades o ganancias, lo cuál, normalmente, se puede obtener de dos
maneras : a) como una retribución periódica a título de dividendo o participación que
proviene de las operaciones corrientes de la compañía u organización; y b) como un
aumento en el valor aportado para la formación de dicha empresa, es decir, como un
enriquecimiento logrado por la valorización de los activos patrimoniales del ente
económico. El estado financiero que reúne y sintetiza los resultados operacionales,
producto de las transacciones económicas y de las actividades desarrolladas por la
empresa, determinando el valor más importante del ciclo contable, es decir la utilidad o
pérdida obtenida en un ejercicio, se llama estado de resultados.

El estado de resultados, también conocido como estado de pérdidas y ganancias o

estado de ingresos y egresos, detalla los ingresos por ventas y otras actividades propias
del negocio y los costos y gastos de administración, ventas, financieros y otros
conceptos, en que se incurre durante un ejercicio comercial, por lo general de un año.
La diferencia entre el total de ingresos y el total de costos y gastos durante este período
conforma la utilidad o pérdida del ente económico.

Sin embargo, el hecho de que exista un período contable definido por las normas que
regulan las actividades comerciales, no impide que las compañías puedan —y en
algunos casos deban hacerlo en forma obligatoria— presentar estados financieros
intermedios con el objetivo de publicar reportes parciales para socios o accionistas, para
la casa matriz o para, como ya se ha mencionado, algunos organismos
gubernamentales. Dichos estados financieros intermedios pueden ser semestrales,
trimestrales o mensuales.

Tal y como ocurre con el balance general, la preparación del estado de resultados se
rige por algunos de los principios de contabilidad, especialmente por los de asociación y
realización.

Según el principio de asociación debe procurarse que exista una relación directa entre
los ingresos registrados en cada período y los costos y gastos incurridos para
producirlos. De esta manera, al contabilizar ingresos por ventas, se debe hacer una
adecuada asignación de los costos y gastos atribuibles a los activos y a los resultados
del período contable, entendiéndose como costos los incurridos directa o indirectamente
en la adquisición o producción de un bien y, como gastos, los relacionados con la
administración, venta, investigación y financiación.

Por su parte, el principio de realización establece que el ingreso sólo debe ser
reconocido cuando se realiza; es decir, cuando hay plena certeza de que él se va a

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obtener, mediante el pago en efectivo o por cualquier otro medio equivalente a un pago.
Esto implica que, así no se haya perfeccionado la transferencia de la propiedad, el
ingreso debe registrarse contablemente cuando los bienes se transfieran y se elabore
una factura o documento de cobro equivalente. Puede ocurrir que cuando se per-
fecciona la transacción aún no se sepa con certeza si se va a recibir el pago o no, bien
porque los productos o servicios puedan ser devueltos o rechazados o porque el cliente,
por incapacidad económica o cualquier otra razón, no atienda la obligación adquirida.
Sin embargo, al momento de acordar la venta se debe partir de la premisa de que la
operación es lo suficientemente segura como para que sea considerada como un
ingreso realizado. El problema de la cobranza corresponde a otra fase del proceso
administrativo de las empresas.

Este mismo principio conlleva a que el cálculo de las ganancias o pérdidas de una
empresa se determine como el resultado neto de los cambios en la participación de los
socios o accionistas y no necesariamente por las variaciones que ocurran en la cuenta
de efectivo aunque, eventualmente, dichas variaciones puedan coincidir. Por ejemplo, si
se venden a crédito productos o mercancías por valor de $1.000 y su costo se establece
en $600, la compañía registrará una ganancia de $ 400, que es un aumento en la
participación de los propietarios, a pesar de que, a la cuenta de caja o bancos, no haya
ingresado ningún valor. De la misma manera, el patrimonio de los propietarios podría no
verse afectado, a pesar de que haya un movimiento en las cuentas de caja o bancos; tal
y como podría ocurrir con la adquisición de créditos en los cuales ingresaría el efectivo
correspondiente y, simultáneamente, se registraría un pasivo y aunque el balance se
mantiene, no habría utilidad alguna para los socios o accionistas.

Un problema similar a la diferencia entre ingresos y entradas de efectivo se presenta

con los gastos y desembolsos de dinero. Los desembolsos son salidas de caja, en tanto
que los gastos son disminuciones en la participación de los socios o accionistas, que
pueden ir acompañados o no de un desembolso en efectivo. Normalmente, un gasto se
clasificará como tal cuando se establezca una relación directa con la renta producida en
el período, haya sido efectivamente pagado o no, y se registrará como activo aquella
parte que se espere genere beneficios en períodos futuros.

Otra regla básica es el concepto de uniformidad, la cual señala que, en la elaboración

de los estados financieros deben seguirse, en el tiempo, los mismos procedimientos de
cuantificación y darse aplicación a idénticos principios y reglas, de un período a otro, con
el propósito de poder conocer la evolución del ente económico mediante el análisis de
sus estados financieros e identificar su posición relativa, a través de la comparación con
estados de otras empresas del sector o que desarrollen actividades similares. Por ello,
cuando haya cambios que afecten la comparabilidad de la información, es necesario
mencionarlo explícitamente en notas a los estados financieros, indicando el efecto que
dicho cambio produce en los resultados de la empresa. Por ejemplo, las empresas
tienen la opción de emplear diferentes métodos de depreciación de activos fijos, como el
de línea recta, reducción de saldos o unidades de producción, pudiendo adoptar
cualquiera de ellos; pero deberá decirlo explícitamente si cambia de un método a otro,
en razón al impacto sobre las utilidades que se pueden generar. Lo mismo ocurre con
los métodos de valuación de inventarios, que pueden efectuarse bajo PEPS (primeras
en entrar, primeras en salir), UEPS (últimas en entrar, primeras en salir), promedio
ponderado o retail.

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ASPECTOS BÁSICOS SOBRE PRESUPUESTACION

Un presupuesto se diferencia de un pronóstico en que es un plan administrativo, con la

implicación que se darán pasos positivos para lograr que los sucesos reales
correspondan al plan; mientras que un pronóstico no es más que la predicción de lo
que sucederá, y no tiene implicaciones para el pronosticador. Un presupuesto tiene las
características siguientes: a) es expresado en términos monetarios, que pueden estar
respaldadas por cantidades no monetarias; b) Cubre un período de un año; c)
Contiene un elemento de compromiso gerencial; d) es revisado y aprobado por un
nivel más alto que la persona que lo hace; e) Una vez aprobado puede ser modificado
únicamente bajo condiciones específicas; f) periódicamente se compara el rendimiento
financiero real con el presupuesto.

Tipos de Presupuesto

a) Presupuestos de gastos:
Pueden dividirse en 2 tipos: Los presupuestos de costos dirigidos y los presupuestos
de costos discrecionales.
Los de costos dirigidos son propios de los centros de responsabilidad donde puede
medirse la producción. Su base es el sistema de costo estándar. Son diseñados para
medir la eficiencia.
Los discrecionales no miden eficiencia y el responsable del presupuesto es también
responsable de no gastar más de lo presupuestado.

b) Presupuestos de Ingresos
Consiste en las proyecciones de ventas multiplicados por los precios de venta.. Es
diseñado para medir la eficacia en la esfera del mercado.

c) Presupuesto de utilidades
Es un plan de utilidades anual y consiste en una serie de estados financieros
proyectados con programaciones complementarias apropiadas. Es usado para
planificar y coordinar las actividades globales de la empresa.

Los procedimientos para la elaboración de presupuestos varían entre empresas, así

como el período en que se realizan; sin embargo, su punto de partida son los
resultados reales obtenidos en el ejercicio corriente ó en ejercicios anteriores. Todo
parte de una proyección de los volúmenes de ventas y los niveles de utilidades
planificadas.

Costos Estándar
Los costos estándar son costos predeterminados expresados unitariamente. Sirve
como punto de referencia para comparar el costo real incurrido en la producción de un
producto determinado.

Costos presupuesto. Son costos Totales con una cantidad fija autorizada para
determinado rubro..

Variaciones
Una variación ó desviación es básicamente la diferencia entre el costo estándar y el
costo real, ó las diferencias entre el presupuesto asignado y lo realmente incurrido.
Las variaciones pueden ser de Materiales, en las que se pueden dar variaciones de
Precio, de uso y de mezcla; pueden ser de Mano de obra, en la que se dan
variaciones de tiempo y de tasa ó tarifa. Se dan también variaciones de volumen y

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variaciones de gasto, que mide ejecutoria en costos globales asignados

presupuestariamente.

RELACIONES COSTO – PRECIO – VOLUMEN

Costo, precio y Volumen son tres de los principales factores ó variables que
determinan la rentabilidad de las operaciones. Existe un cuarto factor que es la
calidad. Es posible presumir que el factor calidad es fijo ó dado cuando se habla de los
otros tres factores cuantificables; sin embargo, la calidad es un factor que afecta los
costos y es en sí mismo determinado por el costo; influencia y es influenciado por el
precio y el volumen. Al final tiene un efecto en las utilidades, por lo que la calidad no
debe ser tomada como un hecho.

Los costos deben de tomarse a partir de un record histórico de unos 5 años por
ejemplo, para desarrollar un estándar de costo total. Luego estos costos se identifican
y se dividen en fijos y variables. Los costos fijos son aquellos que permanecen
inalterados independientemente del volumen de producción. Los costos variables son
aquellos asociados con el costo de cada unidad multiplicados por su volumen de
producción.

De igual manera se toma el volumen de ventas en términos de unidades y en términos

monetarios.

A partir de estos datos históricos es posible determinar el Punto de Equilibrio de una

empresa.

Gráficamente el Punto de equilibrio se representa así:

Producción

Utilidad
$ Costos variables
Pérdida

Punto de equilibrio
Costos fijos

Unidades

Fórmula: Contribución unitaria = Precio de Venta – Costos variables

Punto de Equilibrio = Costos fijos

Contribución unitaria

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