Real Decreto 263/1996, de 16 de Febrero, por el que se regula la utilizacin de tcnicas electrnicas, informticas y telemticas por la Administracin General

del Estado.
La Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Rgimen Jurdico de las Administraciones Pblicas y del Procedimiento Administrativo Comn, contiene una decidida apuesta por la abierta incorporacin de las tcnicas electrnicas, informticas y telemticas a la actividad administrativa y, en especial, a las relaciones entre los ciudadanos y las Administraciones Pblicas. Tanto la exposicin de motivos como el articulado de la Ley 30/1992, de Rgimen Jurdico de las Administraciones Pblicas y del Procedimiento Administrativo Comn, optan de forma clara y especfica por la tecnificacin de la actuacin administrativa frente a las tendencias burocrticas formalistas, terminando as con un evidente fenmeno de disociacin entre normativa y realidad: la Administracin haba integrado los medios y tcnicas automatizadas en su funcionamiento, pero la falta de reconocimiento formal de su validez les confera tan solo un valor instrumental e interno. Pero entre todas las previsiones que la mencionada Ley contiene sobre la utilizacin de tcnicas automatizadas destaca el artculo 45 como verdadera piedra angular del proceso de incorporacin y validacin de dichas tcnicas en la produccin jurdica de la Administracin Pblica as como en sus relaciones con los ciudadanos. El presente Real Decreto aborda precisamente el desarrollo de dicho artculo, con la pretensin de delimitar, en el mbito de la Administracin General del Estado, las garantas, requisitos y supuestos de utilizacin de las tcnicas electrnicas, informticas y telemticas. En la tramitacin de la norma se ha requerido, de acuerdo con lo dispuesto en el artculo 3.2 del Real Decreto 2291/1983, informe del Consejo Superior de Informtica, cuyas observaciones han sido tenidas en cuenta para la elaboracin del Real Decreto. Como criterio inspirador de la elaboracin de esta norma se ha prestado especial atencin a recoger las garantas y derechos de los ciudadanos frente a la Administracin cuando sta utiliza las tecnologas de la informacin, aunque siempre desde la perspectiva de no dificultar su implantacin en la actuacin administrativa exigiendo cautela o requisitos adicionales a los que, con carcter general o de forma especfica, vienen establecidos en nuestro ordenamiento jurdico. El Real Decreto toma como orientacin la sistemtica del artculo 45, que distingue claramente cuatro extremos: a. Utilizacin de tcnicas y medios en la actuacin administrativa y tramitacin y terminacin de procedimientos administrativos en soporte informtico (apartados 1 y 3 del artculo 45). b. Programas y aplicaciones utilizados para el ejercicio de potestades (apartado 4). c. Relaciones entre ciudadano y Administracin (apartado 2). d. Emisin de documentos y copias (apartado 5). Es evidente que, mientras que para el primer extremo la Ley 30/1992, de Rgimen Jurdico de las Administraciones Pblicas y del Procedimiento Administrativo Comn, propugna una casi absoluta liberalizacin, los restantes no son sino concreciones relativas a aspectos especficos de la actividad administrativa (ejercicio de potestades, comunicaciones, validez de documentos) para cuya automatizacin se exige un mayor nivel de requisitos y garantas. En consonancia con esa visin legal, el Real Decreto contiene un Captulo I (disposiciones generales) en el que, adems de delimitar el mbito de aplicacin y definir los conceptos indispensables, se ha pretendido establecer las limitaciones y garantas de la utilizacin de soportes, medios y aplicaciones con carcter general (artculos 2 y 4), sin arbitrar controles o restricciones especiales.

Tales controles y restricciones se reservan para aquellos supuestos legalmente dotados de un grado ms elevado de proteccin, que son los contemplados en el Captulo II del Real Decreto (requisitos de la utilizacin de soportes, medios y aplicaciones). El primero de los supuestos constituye el desarrollo, en el artculo 5 del Real Decreto, del apartado cuarto del artculo 45 de la Ley 30/1992, de Rgimen Jurdico de las Administraciones Pblicas y del Procedimiento Administrativo Comn (programas y aplicaciones utilizados para el ejercicio de las potestades), considerando que la necesaria aprobacin y difusin de programas y aplicaciones se limita a aquellos que vayan a ser utilizados por la Administracin General del Estado para el ejercicio de sus potestades. Sin embargo, no se incluye a la llamada informtica instrumental, de modo que la obligacin de aprobar y difundir no afecta a los programas y aplicaciones estandarizados, de uso corriente, y cuya virtualidad se limita a facilitar el trabajo administrativo sin que su aplicacin afecte directamente a la toma de decisiones por los rganos o las entidades competentes. En este sentido, el posterior artculo 9 especifica aquellos elementos de los programas y aplicaciones que han de ser pblicamente difundidos, y que son aquellos que facilitan el control de legalidad de la actuacin administrativa en el ejercicio de sus potestades cuando se utilizan tecnologas de la informacin. El segundo supuesto es el de las comunicaciones, contemplado en el artculo 7 del Real Decreto. Se permite, reconociendo expresamente su validez, la utilizacin de tcnicas, medios y soportes en todo tipo de comunicaciones, pero exigiendo mayores garantas en aquellas que vayan a tener como destinatario al ciudadano y previendo que a ste se le informe permanentemente de los sistemas que va a poder utilizar. Los artculos 6 y 8 abordan, de forma concordante con la Ley 30/1992, de Rgimen Jurdico de las Administraciones Pblicas y del Procedimiento Administrativo Comn, los problemas de la emisin, copia y almacenamiento de los documentos automatizados, desde una ptica que persigue con las necesarias cautelas y garantas- otorgar a dichos documentos idntica validez y eficacia que a los comnmente reconocidos y aceptados: los documentos en soporte papel. Finalmente, el Captulo III (accin administrativa) regula los procedimientos administrativos de control, autorizacin y difusin aplicables en aquellos casos en que as se recoge en el Real Decreto, pretendiendo la mxima transparencia y una adecuada informacin al ciudadano, as como la necesaria homogeneizacin al menos, en el mbito de la Administracin General del Estado- de los soportes, medios y aplicaciones que vayan a ser utilizados. En definitiva, la regulacin que se efecta pretende el mximo aprovechamiento de las nuevas tecnologas en la actividad administrativa, prescindiendo de falsos temores y cautelas que amenazaban con situar a la Administracin pblica en una posicin alejada de su entorno social y pobremente anclada en una realidad ya superada en otros muchos mbitos. En su virtud, a propuesta del Ministro para las Administraciones Pblicas, de acuerdo con el Consejo de Estado, y previa deliberacin del Consejo de Ministros en su reunin del da 16 de febrero de 1996, dispongo:

CAPTULO I. DISPOSICIONES GENERALES.

Artculo 1. Objeto y mbito de aplicacin. El presente Real Decreto tiene por objeto regular la utilizacin de las tcnicas electrnicas, informticas y telemticas por la Administracin General del Estado y, cuando ejerzan potestades administrativas, por las Entidades de derecho pblico vinculadas o dependientes de aqulla, en el ejercicio de sus competencias y en el desarrollo de sus actividades, as como en sus relaciones internas o externas. Artculo 2. Derechos de los ciudadanos y limitaciones.

1. La utilizacin de las tcnicas sealadas en el artculo anterior tendr las limitaciones establecidas por la Constitucin, la Ley 30/1992, de Rgimen Jurdico de las Administraciones Pblicas y del Procedimiento Administrativo Comn, y el resto del ordenamiento jurdico, respetando el pleno ejercicio por los ciudadanos de los derechos que tienen reconocidos. En especial, se garantizar el honor y la intimidad personal y familiar de los ciudadanos ajustndose, a tal efecto, a lo dispuesto en la Ley Orgnica 5/1992, de Regulacin del tratamiento automatizado de los datos de carcter personal, y en las dems Leyes especficas que regulan el tratamiento de la informacin as como en sus correspondientes normas de desarrollo. La utilizacin de tales tcnicas en ningn caso podr implicar la existencia de restricciones o discriminaciones de cualquier naturaleza en el acceso de los ciudadanos a la prestacin de servicios pblicos o a cualquier actuacin o procedimiento administrativo. 2. Cuando la Administracin General del Estado o las Entidades de derecho pblico vinculadas o dependientes de aqulla utilicen tcnicas electrnicas, informticas y telemticas en actuaciones o procedimientos que afecten de forma directa o indirecta a derechos o intereses de los ciudadanos, se garantizar la identificacin y el ejercicio de la competencia por el rgano correspondiente. En este supuesto, los ciudadanos tendrn derecho a obtener informacin que permita la identificacin de los medios y aplicaciones utilizadas, as como del rgano que ejerce la competencia. Artculo 3. Definiciones. A los efectos del presente Real Decreto, se entiende por: a. Soporte: objeto sobre el cual o en el cual es posible grabar y recuperar datos. b. Medio: mecanismo, instalacin, equipo o sistema de tratamiento de la informacin que permite, utilizando tcnicas electrnicas, informticas o telemticas, producir, almacenar o transmitir documentos, datos e informaciones. c. Aplicacin: programa o conjunto de programas cuyo objeto es la resolucin de un problema mediante el recurso a un sistema de tratamiento de la informacin. d. Documento: entidad identificada y estructurada que contiene texto, grficos, sonidos, imgenes o cualquier otra clase de informacin que puede ser almacenada, editada, extrada e intercambiada entre sistemas de tratamiento de la informacin o usuarios como una unidad diferenciada. Artculo 4. Garantas generales de la utilizacin de soportes, medios y aplicaciones electrnicas, informticas y telemticas. 1. Se podrn utilizar soportes, medios y aplicaciones electrnicas, informticas y telemticas en cualquier actuacin administrativa y, en particular, en la iniciacin, tramitacin y terminacin de los procedimientos administrativos, de acuerdo con lo dispuesto en el presente Real Decreto y en sus disposiciones especficas de desarrollo as como en las normas reguladoras de cada actuacin o procedimiento. 2. Cuando se utilicen los soportes, medios y aplicaciones referidos en el apartado anterior, se adoptarn las medidas tcnicas y de organizacin necesarias que aseguren la autenticidad, confidencialidad, integridad, disponibilidad y conservacin de la informacin. Dichas medidas de seguridad debern tener en cuenta el estado de la tecnologa y ser proporcionadas a la naturaleza de los datos y de los tratamientos y a los riesgos a los que estn expuestos. 3. Las medidas de seguridad aplicadas a los soportes, medios y aplicaciones utilizados por los rganos de la Administracin General del Estado y sus Entidades de derecho pblico vinculadas o dependientes debern garantizar:

a. La restriccin de su utilizacin y del acceso a los datos e informaciones en ellos contenidos a las personas autorizadas. b. La prevencin de alteraciones o prdidas de los datos e informaciones. c. La proteccin de los procesos informticos frente a manipulaciones no autorizadas. 4. Las especificaciones tcnicas de los soportes, medios y aplicaciones utilizados en el mbito de la Administracin General del Estado en sus relaciones externas y cuando afecten a derechos e intereses de los ciudadanos debern ser conformes, en su caso, a las normas nacionales e internacionales que sean exigibles.

CAPTULO II. REQUISITOS DE LA UTILIZACIN DE SOPORTES, MEDIOS Y APLICACIONES ELECTRNICAS, INFORMTICAS Y TELEMTICAS.

Artculo 5. Aplicaciones sometidas a aprobacin. 1. Los programas y aplicaciones que efecten tratamientos de informacin cuyo resultado sea utilizado para el ejercicio por los rganos y entidades del mbito de la Administracin General del Estado de las potestades que tienen atribuidas debern ser objeto de aprobacin y difusin pblica en los trminos regulados en el presente Real Decreto. 2. No ser precisa la aprobacin y difusin pblica de los programas y aplicaciones cuya utilizacin para el ejercicio de potestades sea de carcter meramente instrumental, entendiendo por tales aquellos que efecten tratamientos de informacin auxiliares o preparatorios de las decisiones administrativas sin determinar directamente el contenido de stas. Artculo 6. Emisin de documentos y copias. 1. Los documentos emitidos por los rganos y entidades del mbito de la Administracin General del Estado y por los particulares en sus relaciones con aqullos, que hayan sido producidos por medios electrnicos, informticos y telemticos en soportes de cualquier naturaleza sern vlidos siempre que quede acreditada su integridad, conservacin y la identidad del autor, as como la autenticidad de su voluntad, mediante la constancia de cdigos u otros sistemas de identificacin. En los producidos por los rganos de la Administracin General del Estado o por sus entidades vinculadas o dependientes, dichos cdigos o sistemas estarn protegidos de forma que nicamente puedan ser utilizados por las personas autorizadas por razn de sus competencias o funciones. 2. Las copias de documentos originales almacenados por medios o en soportes electrnicos, informticos o telemticos, expedidas por los rganos de la Administracin General del Estado o por sus entidades vinculadas o dependientes, tendrn la misma validez y eficacia del documento original siempre que quede garantizada su autenticidad, integridad y conservacin. Artculo 7. Comunicaciones en soportes o a travs de medios o aplicaciones informticos, electrnicos o telemticos. 1. La transmisin o recepcin de comunicaciones entre rganos o entidades del mbito de la Administracin General del Estado o entre stos y cualquier persona fsica o jurdica podr realizarse a travs de soportes, medios y aplicaciones informticos, electrnicos y telemticos, siempre que cumplan los siguientes requisitos:

a. La garanta de su disponibilidad y acceso en las condiciones que en cada caso se establezcan. b. La existencia de compatibilidad entre los utilizados por el emisor y el destinatario que permita tcnicamente las comunicaciones entre ambos, incluyendo la utilizacin de cdigos y formatos o diseos de registro establecidos por la Administracin General del Estado. c. La existencia de medidas de seguridad tendentes a evitar la interceptacin y alteracin de las comunicaciones, as como los accesos no autorizados. 2. Las comunicaciones y notificaciones efectuadas en los soportes o a travs de los medios y aplicaciones referidos en el apartado anterior sern vlidas siempre que: a. Exista constancia de la transmisin y recepcin, de sus fechas y del contenido ntegro de las comunicaciones. b. Se identifique fidedignamente al remitente y al destinatario de la comunicacin. c. En los supuestos de comunicaciones y notificaciones dirigidas a particulares, que stos hayan sealado el soporte, medio o aplicacin como preferente para sus comunicaciones con la Administracin General del Estado en cualquier momento de la iniciacin o tramitacin del procedimiento o del desarrollo de la actuacin administrativa. 3. En las actuaciones o procedimientos que se desarrollen ntegramente en soportes electrnicos, informticos y telemticos, en los que se produzcan comunicaciones caracterizadas por su regularidad, nmero y volumen entre rganos y entidades del mbito de la Administracin General del Estado y determinadas personas fsicas o jurdicas, stas comunicarn la forma y cdigo de accesos a sus sistemas de comunicacin. Dichos sistemas se entendern sealados con carcter general como preferentes para la recepcin y transmisin de comunicaciones y notificaciones en las actuaciones a que se refiere este apartado. 4. Las fechas de transmisin y recepcin acreditadas en las comunicaciones reseadas en los apartados anteriores sern vlidas a efectos de cmputo de plazos y trminos, a cuyos efectos se anotarn en los registros generales o auxiliares a que hace referencia el artculo 38 de la Ley 30/1992, de Rgimen Jurdico de las Administraciones Pblicas y del Procedimiento Administrativo Comn. A estos efectos, los sistemas de informacin que integren procesos de transmisin y recepcin podrn constituirse en registros auxiliares cuando recojan todos los datos a que hace referencia el prrafo segundo del apartado 3 del artculo 38 de la Ley 30/1992, de Rgimen Jurdico de las Administraciones Pblicas y del Procedimiento Administrativo Comn, y se tenga acceso a ellos desde las unidades encargadas de los registros generales correspondientes. Artculo 8. Almacenamiento de documentos. 1. Podrn almacenarse por medios o en soportes electrnicos, informticos o telemticos todos los documentos utilizados en las actuaciones administrativas. 2. Los documentos de la Administracin General del Estado y de sus Entidades de derecho pblico vinculadas o dependientes que contengan actos administrativos que afecten a derechos o intereses de los particulares y hayan sido producidos mediante tcnicas electrnicas, informticas o telemticas podrn conservarse en soportes de esta naturaleza, en el mismo formato a partir del que se origin el documento o en otro cualquiera que asegure la identidad e integridad de la informacin necesaria para reproducirlo. 3. El acceso a los documentos almacenados por medios o en soportes electrnicos, informticos o telemticos se regir por lo dispuesto en el artculo 37 de la Ley 30/1992, de Rgimen Jurdico de las Administraciones Pblicas y del Procedimiento Administrativo Comn, y,

en su caso, por la Ley Orgnica 5/1992, de Regulacin del tratamiento automatizado de los datos de carcter personal, as como en sus correspondientes normas de desarrollo. 4. Los medios o soportes en que se almacenen documentos debern contar con medidas de seguridad que garanticen la integridad, autenticidad, calidad, proteccin y conservacin de los documentos almacenados. En particular, asegurarn la identificacin de los usuarios y el control de accesos.

CAPTULO III. ACCIN ADMINISTRATIVA.

Artculo 9. Aprobacin y publicacin de aplicaciones. 1. Las aplicaciones a que se refiere el artculo 5 de este Real Decreto que vayan a ser utilizadas en el ejercicio de las competencias de un Departamento ministerial o Entidad de derecho pblico vinculada o dependiente de la Administracin General del Estado debern ser aprobadas mediante resolucin del rgano administrativo que tenga atribuida la competencia para resolver el procedimiento, debindose solicitar previamente la emisin de los informes tcnicos que se estimen convenientes. En el supuesto de que las aplicaciones vayan a ser utilizadas en el ejercicio de competencias compartidas por varias Entidades de derecho pblico de la Administracin General del Estado vinculadas o dependientes del mismo departamento ministerial, debern ser aprobadas mediante Orden del Ministerio correspondiente, debindose solicitar previamente la emisin de los informes tcnicos que se estimen convenientes. 2. Las aplicaciones a que se refiere el artculo 5 de este Real Decreto que vayan a ser utilizadas en el ejercicio de competencias compartidas por varios Departamentos o Entidades de derecho pblico de la Administracin General del Estado vinculadas o dependientes de Departamentos diferentes debern ser aprobadas mediante Orden del Ministerio de la Presidencia, a propuesta de los titulares de los Departamentos afectados, debindose solicitar previamente la emisin de los informes tcnicos que se estimen convenientes. 3. Los informes tcnicos a los que se hace referencia en los apartados anteriores se pronunciarn sobre los siguientes aspectos: a. Legalidad de la aplicacin: adecuacin del funcionamiento de la aplicacin a los requisitos y trmites del procedimiento. b. Seguridad de aplicacin: preservacin de la disponibilidad, confidencialidad e integridad de los datos tratados por la aplicacin. c. Normalizacin de los medios de acceso: especificaciones tcnicas sobre los medios, cdigos y formatos de acceso. d. Conservacin de los soportes utilizados: proporcin entre la durabilidad de los soportes y el tiempo en que deben mantenerse los datos en ellos incluidos. 4. Las rdenes ministeriales y Resoluciones de aprobacin se publicarn en el Boletn Oficial del Estado y tendrn el siguiente contenido mnimo: a. Denominacin y descripcin de los objetivos de la aplicacin. b. Determinacin de las resoluciones para cuya adopcin va a ser utilizada la aplicacin, sealando las normas que las regulan.

c. Identificacin del rgano competente para la adopcin de las resoluciones, indicando la norma que atribuye la competencia, y de los potenciales usuarios de la aplicacin. d. En su caso, rgimen y medios de acceso a la aplicacin. En la difusin de las caractersticas de las aplicaciones se atender a la proteccin de los derechos de propiedad industrial e intelectual. 5. No ser precisa la aprobacin ni publicacin de las nuevas versiones o modificaciones que se efecten de los programas y aplicaciones que ya hubieran sido aprobados, siempre que no se hayan producido alteraciones que puedan afectar sustancialmente a los resultados de los tratamientos de informacin que efecten. Artculo 10. Relacin de aplicaciones, medios y soportes de comunicacin. 1. A efectos de lo dispuesto en el artculo 7 de este Real Decreto, cada Departamento ministerial de la Administracin General del Estado har pblica la relacin de las aplicaciones, medios y soportes a travs de los cuales se podrn efectuar las comunicaciones y notificaciones entre los correspondientes rganos y entidades dependientes y los particulares, especificando en su caso los formatos y cdigos normalizados para su utilizacin. Del mismo modo procedern las Entidades de derecho pblico vinculadas a la Administracin General del Estado. 2. Los Departamentos y Entidades mantendrn permanentemente actualizada y a disposicin de los ciudadanos la relacin de aplicaciones, medios y soportes a que se refiere el apartado anterior. 3. Con una periodicidad mnima anual, el Consejo Superior de Informtica elaborar y har pblico un directorio que comprenda a la totalidad de rganos y entidades del mbito de la Administracin General del Estado, a cuyos efectos las Comisiones Ministeriales de Informtica remitirn a la Secretara del Consejo la informacin correspondiente en el primer trimestre de cada ao. Artculo 11. Homologacin de aplicaciones de utilizacin comn. 1. Las aplicaciones a que se refiere el artculo 5 de este Real Decreto que vayan a ser utilizadas por varios Departamentos o Entidades de derecho pblico de la Administracin General del Estado y se ajusten a los requisitos tcnicos y funcionales establecidos por el Consejo Superior de Informtica podrn ser homologadas, con carcter previo a su aprobacin, por acuerdo de dicho rgano a propuesta de los rganos o empresas responsables del desarrollo de aqullas. 2. Cuando las aplicaciones mencionadas sean homologadas no sern precisos los informes a que se refiere el artculo 9. DISPOSICIN ADICIONAL PRIMERA. Atribuciones del Consejo Superior de Informtica. Se aade un nuevo apartado 2 al artculo 3 del Real Decreto 2291/1983, de 28 de julio, con la siguiente redaccin: Corresponde al Consejo Superior de Informtica la aprobacin y difusin de los criterios generales de seguridad, normalizacin y conservacin de las aplicaciones a que se refiere el artculo 5 del Real Decreto 263/1996, por el que se regula la utilizacin de tcnicas electrnicas, informticas y telemticas por la Administracin General del Estado. Los actuales apartados 2 y 3 del mencionado artculo pasan a ser apartados 3 y 4. DISPOSICIN ADICIONAL SEGUNDA. Soportes, medios y aplicaciones que efectan tratamientos de informacin que afecta a la Defensa Nacional o a la seguridad del Estado.

Las disposiciones de este Real Decreto relativas a la obtencin o difusin de informaciones sobre la identificacin de los soportes, medios y aplicaciones utilizados o sobre sus caractersticas no sern de aplicacin a aquellos que efecten tratamientos de informacin que afecte a la Defensa Nacional o a la seguridad del Estado. DISPOSICIN TRANSITORIA NICA. Adecuacin de soportes, medios y aplicaciones. 1. Los soportes, medios y aplicaciones utilizados por la Administracin General del Estado y por las Entidades de derecho pblico vinculadas o dependientes de aqulla debern adecuarse a la regulacin contenida en este Real Decreto en el plazo de un ao a partir de su entrada en vigor. 2. Hasta la finalizacin del plazo mencionado en el apartado anterior, la Administracin General del Estado y las Entidades de derecho pblico vinculadas o dependientes de aqulla podrn continuar utilizando los soportes, medios y aplicaciones electrnicas, informticas o telemticas de las que dispongan. DISPOSICIN DEROGATORIA NICA. Derogacin de disposiciones. Quedan derogadas todas las disposiciones de igual o inferior rango en cuanto contradigan o se opongan a lo dispuesto en este Real Decreto. DISPOSICIN FINAL. Desarrollo y entrada en vigor. 1. Se autoriza al Ministro de Administraciones Pblicas para dictar cuantas disposiciones sean precisas para establecer criterios generales en desarrollo y ejecucin de lo dispuesto en este Real Decreto, previo informe del Consejo Superior de Informtica. 2. Los titulares de los Departamentos ministeriales podrn dictar, en el mbito de sus respectivas competencias y con sujecin a lo establecido en el presente Real Decreto, cuantas disposiciones sean necesarias para la regulacin especfica de los soportes, medios y aplicaciones. 3. El presente Real Decreto entrar en vigor un mes despus de su publicacin en el Boletn Oficial del Estado. Dado en Madrid a 16 de febrero de 1996. - Juan Carlos R. El Ministro para las Administraciones Pblicas, Juan Lerma Blasco.