mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

Access. Base de datos y tablas

Autor: Julin Casas

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

Presentacin del curso

Gracias a este curso de Base de datos en Access podrs aprender qu es Access, qu es Microsoft Office y cules son sus aplicaciones.

Tambin aprenders los conceptos fundamentales y la terminologa bsica de las bases de datos. Conoce cmo ejecutar Access, identificar los elementos del entorno de Acces entorno de Access, crear y guardar una base de datos y, algo realmente til, a utilizar el sistema de ayuda de Access. El elemento fundamental de una base de datos son las tablas. Con este curso aprenders todo lo referente a las tablas de una base de datos. Familiarizarte con el entorno de una aplicacin es muy importante; consigue sacarle todo el partido a este programa gracias a este curso

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

1. Concepto de base de datos

Objetivos del captulo 1, 2 y 3 El concepto de base de datos.

Las tablas en las bases de datos. Bases de datos relacionales. En este primer captulo podrs aprender qu es Access, qu es Microsoft Office y cules son sus aplicaciones. Tambin aprenders los conceptos fundamentales y la terminologa bsica de las bases de datos: relaciones, bases de datos relacionales, tablas, etctera.

Una base de datos es un conjunto de informacin que est relacionada entre s y que se almacena de una forma organizada. En esta definicin, que ms que exacta pretende ser clara, hay que destacar varios aspectos. Una base de datos est formada por informacin. La informacin tiene relacin entre s. Esto quiere decir que la informacin de una base de datos tiene un fin determinado. Por ejemplo, una base de datos se puede crear con la informacin referente a los libros de una biblioteca, o a los clientes de un negocio, pero no se considera una base de datos las notas dispersas que podemos tomar en una hoja de papel. La informacin tiene que estar organizada. Lo veremos mucho mejor con los ejemplos que se incluyen a continuacin, pero esto quiere decir que la informacin almacenada ha de seguir un patrn (almacenar siempre los mismos datos de los clientes, por ejemplo, o los mismos datos de un libro en el ejemplo de la biblioteca). Nota La ayuda de Access define una base de datos como una recopilacin de informacin relativa a un asunto o un propsito particular. El significado es el mismo: informacin relacionada con un asunto determinado. Por tanto, las bases de datos estn pensadas para almacenar informacin de una forma organizada para su posterior consulta o modificacin. Un ejemplo de base de datos Lo mejor para entender qu es una base de datos es ver un ejemplo. Vamos a crear a lo largo de los captulos de este libro una base de datos que nos ayude a gestionar los cursos de un centro de formacin. Si pensamos en este ejemplo, parece evidente que necesitamos guardar informacin sobre: El nombre del curso. Los alumnos que van a asistir al curso. El profesor de dicho curso. La fecha de inicio y la fecha de finalizacin.

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

La fecha de inicio y la fecha de finalizacin. El horario. Nota El objetivo de este ejemplo y de otros que usaremos en el libro es el de ilustrar conceptos y modos de llevar a cabo las actividades. El ejemplo en s puede no ser totalmente til en la vida real, ya que lo iremos modificando para mostrar el mayor -nmero de conceptos posible. Observa la figura 1.1. Es una tabla que muestra la informacin indicada anteriormente. Como ves, en las distintas filas de esta tabla se pueden ver los alumnos y el profesor de cada curso.

Figura 1.1. Ejemplo de base de datos Nota Como ejemplo de lo dicho antes, no te fijes mucho en los -posibles fallos o mejoras del ejemplo; as, aparece slo un apellido de cada alumno o el telfono del profesor, pero no su direccin. Nuestra idea es que sirva para que veas qu son las bases de datos relacionales y sus ventajas frente a las simples. Cuando creemos el ejemplo real, solucionaremos -estos problemas. Como ves, estos datos tienen relacin entre s. En cada fila aparecen los datos de un alumno de un curso (y las filas tienen relacin entre s ya que hablan de alumnos y de cursos). Del mismo modo, la informacin est organizada, ya que muestra los mismos datos en cada una de las filas. No tenemos los apellidos de un alumno y el nombre de la madre de otro; tenemos los mismos datos de cada alumno: su nombre, su apellido y su telfono. El hecho de que la figura 1.1 muestre una tabla ya nos da una idea de la importancia de las tablas en las bases de datos. De hecho, son el elemento principal del trabajo con bases de datos. Terminologa de bases de datos En la figura 1.1 hemos visto que las tablas estaban formadas por filas, columnas y celdas. Pues bien, en las bases de datos, en lugar de hablar de filas, se habla de registros registros en lugar de columnas, se habla de campos y en lugar de celda se habla ; de dato. Adems, los campos se identifican por su nombre, mientras que los registros se identifican por su nmero. Por tanto, vemos que la figura 1.1 tiene 10 registros y 9 campos. El dato Pedro de dicha tabla es el campo Nombre alumno del tercer registro.

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

2. Tablas como bases de datos simples

La verdad es que la figura 1.1 incluye la informacin que necesitamos para gestionar los cursos de nuestro centro de formacin. Contiene los datos del curso (el ttulo y el horario), del profesor (el nombre y el telfono) y de los alumnos (nombre y apellido). Sin embargo, tiene un problema evidente: hay mucha informacin repetida. Por ejemplo, se incluye tantas veces el nombre y apellido de cada profesor como alumnos tiene un curso. As, el telfono de Ofelia Casas aparece 7 veces repetido, en tantas filas como alumnos tienen sus dos cursos. Del mismo modo, aparecen los datos de cada alumno en cada curso que ha asistido a nuestro centro, por lo que aparece repetido el telfono de Jos Gmez 3 veces, una por cada uno de los cursos. El gran problema de esta tabla se presenta cuando queramos realizar algn cambio en los datos de los profesores, de los cursos o de los alumnos. Por ejemplo, Ofelia Casas da a luz un nio unas semanas antes de empezar el curso de Office y tenemos que sustituirla mientras disfruta de su baja maternal. Adems de felicitar a nuestra compaera, tenemos que modificar los datos de la tabla de forma que incluyamos al nuevo profesor o profesora. La forma de hacerlo, imaginando que se llamara Jernimo Luengo, sera: Buscar la primera fila (o el primer registro) de la tabla 1.1 en la que apareciera Ofelia y comprobar si la fecha coincide con la fecha de baja maternal. En caso afirmativo, reemplazar su nombre y su telfono por el de Jernimo. Buscar en todas y cada una de las filas (registros) de la tabla, mirar la fecha del curso y realizar los cambios uno a uno. En el ejemplo de la tabla 1.1 esto no tiene mucha importancia, ya que slo hay 10 registros y se hace rpido, pero tras varios aos de cursos de formacin, es fcil que nuestra tabla de cursos contenga cientos o miles de registros (recuerda que hay una por cada alumno de cada curso) y realizar este cambio podra ser poco menos que imposible. Adems, qu pasara si en una de las filas se nos olvida cambiar el telfono de Jernimo y dejamos el de Ofelia? Evidentemente, nuestra tabla contendr informacin incorrecta y con el tiempo dejar de ser til. Nota Piensa qu pasara si un alumno cambia de telfono o de -direccin. El proceso de cambio sera igualmente engorroso.

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

3. Bases de datos relacionales

Como ves, el problema de modificar datos cuando se trabaja con una sola tabla es importante. La solucin pasa por usar varias tablas para almacenar la misma informacin, logrando as que no haya informacin repetida en ninguna tabla. Vamos a verlo. Las figuras 1.2, 1.3 y 1.4 muestran los mismos datos que la figura 1.1 pero en tres tablas distintas. De hecho, la figura 1.2 incluye informacin sobre los profesores, la figura 1.3 presenta informacin sobre los alumnos y la figura 1.4 informacin sobre los cursos.

Figura 1.2. Datos de los profesores

Figura 1.3. Datos de los alumnos

Figura 1.4. Datos de los cursos Qu pasara ahora si quisiramos cambiar el telfono de un profesor? Simplemente buscaramos los datos de dicho profesor en la tabla de profesores, modificaramos su telfono y ya est. Slo habra que hacerlo en un sitio y una sola vez. Este modo de trabajar con varias tablas ofrece las siguientes ventajas: La rapidez. Slo hay que buscar el dato una vez y cambiarlo. La seguridad. Al incluir el telfono del profesor en una sola tabla, no es posible cambiarlo en un sitio s y en otro no. Por tanto, evitamos la posibilidad de incoherencia de datos. La facilidad a la hora de borrar datos. Si queremos eliminar los datos de un profesor o de un alumno, no tenemos que ir buscndolo por cientos de filas, ya que slo aparecen una vez en una tabla. En el caso de tener que cambiar un profesor por otro, slo habra que buscar el curso en cuestin y cambiar el cdigo del profesor para escribir el correcto. Si queremos que el curso de Ofelia Casas lo imparta Jernimo Luengo, cambiamos el cdigo P001 por el cdigo P004 y ya est.

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

cdigo P001 por el cdigo P004 y ya est. Como ves, el truco consiste en no repetir datos en las tablas. Los datos de cada profesor (direccin, telfono, apellidos, etctera) aparecen una nica vez en cada fila de la tabla de profesores. En la tabla de cursos, slo aparece el cdigo del profesor y, por tanto, no hay que repetir ningn dato, como la direccin o el telfono. Las relaciones entre tablas El nombre de base de datos relacional viene del hecho de que para trabajar con los datos de distintas tablas es necesario que haya una relacin entre ellas. Por ejemplo, cmo sabemos cul es el profesor que imparte el curso de Office? Con las tablas anteriores, los pasos que se siguen para obtener esta informacin son: En la tabla de cursos, se busca el curso en cuestin. En nuestro ejemplo, el curso de Office es el primero. En la fila relativa al curso, se busca el profesor, que se identifica con el cdigo P001. Acudimos a la tabla de profesores y buscamos el que corresponda al cdigo P001. En este caso, es el profesor de la primera fila, y encontramos todos sus datos en la primera fila de la tabla de profesores. Nota Aunque parezca un poco lioso, Access permite hacer esto de manera automtica y, por tanto, mucho ms rpidamente. Por tanto, estas tablas estn relacionadas mediante el cdigo del profesor. Si no incluimos este dato de un profesor en la fila de un curso, nos sera imposible relacionar un curso con su profesor correspondiente. Las bases de datos en Access Aunque anteriormente hemos identificado las bases de datos con una o varias tablas, en Access el trmino base de datos va ms all. En concreto, en Access una base de datos puede contener los siguientes elementos u objetos: Tablas. Las tablas almacenan las series de datos en s. Como hemos visto en este captulo, la forman registros (filas) y campos (columnas). Es el nico elemento obligatorio en una base de datos. Por tanto, una base de datos no existe si no tiene una o varias tablas. Formularios. Los formularios tienen la misin de mostrar los datos existentes en las tablas. Tambin sirven para modificar, aadir y eliminar dichos datos. Consultas. Las consultas son objetos especiales que sirven para localizar datos en las tablas. Se llaman consultas ya que el modo de localizar un dato consiste en consultar los datos que cumplen ciertas condiciones. Informes. Los informes tienen la misin de mostrar los datos por la impresora, de forma que podamos hacrselos llegar a cualquier persona. Pginas. Las pginas permiten mostrar y modificar datos de las tablas en Internet

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

o en una Intranet. Macros. Las macros sirven para automatizar operaciones con Access, como abrir una tabla desde un formulario. Mdulos. Los mdulos son pequeos programas que permiten definir cmo trabajan nuestros formularios, realizar clculos complejos en los informes, etctera. En este libro veremos las tablas, las consultas, los formularios y los informes, que constituyen los elementos esenciales de las bases de datos de Access.

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

4. Empezar a trabajar con Access

Objetivos del captulo 4, 5 y 6 Ejecutar el programa. Crear la primera base de datos. El panel de exploracin.

En este captulo aprenders a ejecutar Access, a identificar los elementos del entorno de Access, a crear y guardar una base de datos, a cerrar y abrir bases de datos ya existentes y, una cosa realmente til, a utilizar el sistema de ayuda de Access. Familiarizarte con el entorno de una aplicacin es muy importante; te recomendamos que leas detenidamente este captulo para que puedas sacar todo el partido a los captulos siguientes. Ejecutar Access Ya hemos visto qu es Access y la teora bsica que debes conocer sobre las bases de datos. Ha llegado el momento de empezar a trabajar con Access. La primera operacin que vamos a llevar a cabo es ejecutar la aplicacin. Si conoces otras aplicaciones de Windows, como Word o Excel, vers que todas se ejecutan de la misma forma: Haz clic en el botn Inicio de la barra de tareas de Windows o pulsa Ctrl+Esc. Haz clic en Todos los programas para ver el nombre de los programas instalados en tu ordenador. Finalmente, haz clic en Microsoft Access dentro del grupo de programas de Office (figura 2.1). Pasados unos segundos, aparecer la pgina Introduccin a Microsoft Office Access (figura 2.2).

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

Figura 2.1. El men Inicio para ejecutar Access

Figura 2.2. Ventana inicial de Access Crear una base de datos en Access Hay varias formas de crear una base de datos de Access, dependiendo de dnde estemos en cada momento. Pero acabamos de ejecutar Access estamos en su primera pantalla, as que vamos empezar por ah:

10

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

1. Haz clic en la opcin Basesde datos en blanco. 2. Se actualizar la columna de la derecha de la pgina Introduccina Microsoft Office Access para que completes el proceso. 3. Si no quieres crear la nueva base de datos en la carpeta Documentos, selecciona la carpeta que desees en el cuadro Guardar en. 4. Escribe el nombre de la base de datos en el cuadro Nombre de archivo si no lo hiciste ya y pulsa Aceptar. 5. Finalmente, haz clic en el botn Crear. La figura 2.3 muestra el cuadro en nuestro ejemplo, para crear una base de datos llamada CentroDeFormacin en Documentos.

Figura 2.3. Cuadro de dilogo Archivo de nueva base de datos Nota Si quieres crear una base de datos cuando ya ests dentro de Access, ejecuta el Botn Office Botn Office y luego el comando Nuevo. Volvers a la pgina Introduccina Microsoft Office Access. La figura 2.4 muestra el resultado de crear la base de datos CentroDeFormacin. Vers que Access va adelantando trabajo y muestra una tabla lista para empezar a trabajar. Pero vamos poco a poco y observa el entorno de trabajo del programa.

11

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

Figura 2.4. Entorno de trabajo de Access Esta ventana tiene una serie de elementos que vamos a utilizar continuamente en el trabajo con Access y que se citan a continuacin: Barra de ttulo. Indica que la aplicacin que estamos usando es Microsoft Access. Si estuviese abierta una base de datos, aparecera tambin el nombre de la base de datos. Botn de Office. Sustituye al antiguo men Archivo de los programas de Office. Contiene comandos bsicos para abrir, guardar, cerrar o imprimir los archivos de trabajo. Lo utilizaremos bastante a lo largo de los captulos. Cinta de opciones: Contiene los comandos de Access. Al igual que en todas las aplicaciones de Office, los comandos aparecen organizados en fichas y, dentro de ellas, en grupos. El criterio para agruparlas es una tarea o funcin comn, por ejemplo, las herramientas para escribir se agrupan en el grupo Fuente, en la ficha Inicio Inicio. Algunas fichas solo aparecen cuando las necesitamos, as no resulta tan agobiante el interfaz de Access. Barra de herramientas de acceso rpido. La barra de herramientas de acceso rpido de Access puede contener botones que sirvan como atajos a los comandos de las fichas de la cinta de opciones. En otras palabras, que en lugar de buscar y abrir la ficha y ejecutar dicho comando, se puede hacer clic simplemente en un botn de esta barra. Ahora solo tiene tres comandos (guardar, deshacer y rehacer), pero su gran ventaja es que es totalmente personalizable. Nota Aade los comandos que quieras a la barra de acceso rpido. Junto al comando Rehacer, pulsa en Personalizar la barra de herramientas de acceso rpido. En el desplegable podrs agregar los que Access te sugiere poniendo marcas de verificacin o cualquiera si pulsas en Ms comandos; aqu adems podrs ordenarlos.

12

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

Botn Minimizar. Este botn quita la ventana de Access de la pantalla y la sita como un botn en la barra de tareas de Windows. Para volver a usar Access, no hace falta volver a ejecutarlo, slo hay que hacer clic en un botn de la barra de tareas. Botn Maximizar. Sirve para agrandar el tamao de la ventana de Access al mximo, de forma que no se vea nada ms en la pantalla del ordenador. Cuando se usa este botn, se convierte en el botn Restaurar. Botn Restaurar. El botn Restaurar sirve para devolver a la pantalla el tamao que tuviera antes de usar el botn Maximizar o el botn Minimizar. Prueba ahora estos pasos para ver cmo funciona: Pulsa el botn Restaurar y observa que la ventana de Access se vuelve ms pequea, dejando ver el fondo del escritorio de Windows. Observa que el botn Restaurar se ha transformado en otro botn con un cuadrado dentro. Es el botn Maximizar. Pulsa el botn Maximizar para volver a la situacin de la figura 2.4. Botn Cerrar. Sirve para cerrar Access y quitarlo de la memoria del ordenador. Una vez cerrado, puedes volver a ejecutarlo siguien-do los pasos indicados al principio del captulo. Barra de estado. La barra de estado muestra informacin -diversa, dependiendo del trabajo que ests realizando en ese momento. Normalmente, ofrece alguna ayuda sobre la tarea que tenemos que realizar. En su parte derecha, muestra si se encuentran pulsadas las -teclas especiales del teclado ( BloqMays, BloqNum, etctera). Panel de exploracin Hemos dejado para el final el elemento ms importante. El panel de exploracin es la parte principal de todo el trabajo que se realiza en Access. Si en la figura 2.4 se muestra una ventana vaca (ya que acabamos de crear la base de datos), la figura 2.5 muestra un panel de exploracin con todos los objetos de la base de datos que iremos creando a lo largo de este libro.

13

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

Figura 2.5. Panel de exploracin con varios objetos Vamos a verlo con detalle siguiendo la figura 2.6: Men: cambia las categoras por las se agrupan los objetos. Haz clic en l para ver las categoras que estn en uso, o con el botn secundario para otras tareas como iniciar el cuadro de dilogo Opciones de exploracin. Botn para abrir o cerrar la barra:Expande o contrae el panel de exploracin. El botn no oculta el panel por completo. Cuadro Buscar: si acabas teniendo una base de datos extensa querrs buscar objetos rpidamente. Introduce el nombre de un objeto y, a medida que escribes, el panel ocultar cualquier grupo que no contenga objetos que coincidan con el texto. Grupos: por defecto el panel muestra los grupos visibles como conjuntos de barras. Para expandirlos o cerrarlos, haz clic en las flechas. Recuerda que los nombres de grupos cambian a medida que se cambia de categora. Objetos de la base de datos: son las tablas, los formularios, los informes, etc. Los objetos que aparecen en un grupo concreto dependen de la lgica que haya detrs de la categora primaria. Por ejemplo, si usas la categora Tipo de objeto, el panel crea grupos separados para las tablas, los formularios, los informes, etc. A su vez, cada grupo muestra aquellos objetos que pertenecen ah lgicamente: un grupo de tablas muestra slo las tablas, etc. Espacio en blanco: haz clic con el botn secundario en la parte inferior del panel para realizar varias tareas como cambiar las categoras, ordenar los elementos y mostrar y ocultar los detalles (como, por ejemplo, la fecha de creacin).

14

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

Figura 2.6. Elementos del panel de tareas Veremos cmo usar todos estos elementos conforme vayamos incorporando elementos a nuestra base de datos.

15

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

5. Cerrar una base de datos

La base de datos creada est vaca por ahora. En el captulo siguiente empezaremos a crear sus tablas y a trabajar en realidad con los datos. Ahora vamos a ver cmo cerrar la base de datos que estemos usando. Esta operacin se suele realizar cuando se quiere seguir trabajando con Access, pero no con la base de datos actual. Para cerrar la base de datos actual: Haz clic en el Botn Office. Selecciona la opcin Cerrarbase de datos. Abrir una base de datos existente Una vez que has cerrado una base de datos, puedes volver a abrirla en cualquier momento. Lo normal es que quieras abrirla nada ms entrar en Access. Para hacerlo, sigue estos pasos: 1. Ejecuta Access como siempre. 2. En la ventana inicial (figura 2.2), observa ahora que en la columna de la derecha aparecen las ltimas bases de datos usadas en la seccin Abrirbases de datos reciente, en nuestro caso la que acabamos de cerrar. 3. Haz clic en la base de datos que quieras abrir, si hay ms listadas. Si no encuentras la base de datos que quieres abrir en esa lista, pulsa en el botn Ms Ms, y aparecer el cuadro de dilogo Abrir (figura 2.7).

Figura 2.7. Cuadro de dilogo Abrir

16

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

Si tienes abierta una base de datos, pulsa en el Botn Office y luego en el comando Abrir y aparecer el mismo cuadro de dilogo Abrir. Este es similar al que vimos en la figura 2.3, as que no encontraremos dificultad en utilizarlo: si el archivo de la base de datos se encuentra en una carpeta distinta a Documentos, seleccinala dentro del cuadro Buscar en. Haz doble clic sobre el nombre del archivo de la base de datos que quieras abrir. Nota A diferencia de otras aplicaciones de Windows, como Word o Excel, no es posible abrir ms de una base de datos a la vez desde Access. Si quieres abrir ms de una base de datos, tienes que ejecutar Access tantas veces como bases de datos quieras abrir. Salir de Access Cuando se termina de trabajar con Access y no se va a usar durante un tiempo, es conveniente cerrarlo para liberar la memoria del ordenador. Cuando se sale de Access, se cierra la base de datos que est abierta. Esta operacin es muy sencilla y se puede llevar a cabo de varias formas: Haz clic en el botn Cerrar de la ventana de Access. Selecciona la opcin Salirde Access del Botn Office. Una vez hayas salido de Access, puedes usarlo en cualquier momento ejecutndolo de nuevo, o haciendo doble clic sobre un archivo de bases de datos de Access. En ese caso se ejecutar Access y abrir al mismo tiempo la base de datos. Trabajar con archivos de Access de distintas versiones Office 2007, y por inclusin Access, utiliza una nueva forma de codificar sus archivos y la mala noticia es que no se lleva muy bien con la manera de guardar los archivos en las versiones ms antiguas del paquete. Independientemente de las nuevas ventajas que el nuevo formato de archivo puede soportar, tendremos que adaptar nuestra manera de trabajar si vamos a compartir las bases de datos que creemos o si vamos a reutilizar las que tenamos. Puedes abrir normalmente una base de datos de una versin anterior porque Access 2007 utiliza un comprobador de compatibilidad que se asegura de que no haya especificada ninguna caracterstica incompatible. Cuando guardes el archivo, el comprobador de compatibilidad te informar de esas caractersticas y podrs quitarlas antes de guardar. De este modo te aseguras de que no empleas ninguna novedad de la versin 2007 que otro usuario con una versin ms antigua no podr disfrutar. Nota Access te informa en la barra de ttulo de si trabajas con una base de datos de una versin anterior a Access 2007: pone entre parntesis la versin con la que se cre el archivo. Despus de trabajar con una base de datos de un formato anterior debes guardarla en el mismo formato para que puedan seguir utilizndola los usuarios de esa versin. Para ello pulsa el Botn Office y elige el submen Guardar como... (figura 2.8), selecciona la versin conveniente y guarda el archivo como ya vimos al crear la

17

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

base de datos (figura 2.3).

Figura 2.8. Opciones de Guardar como Sin embargo, si vas a actualizar una base de datos que solo utilizars t, es mejor que la conviertas al nuevo formato. Es muy fcil, pulsa en el Botn Office y elige la opcin Convertir. Access te pedir que guardes la base de datos en el nuevo formato, tras ese paso tendrs todas las ventajas de Access 2007 en tus antiguas bases de datos Nota Para diferenciar un archivo de Access 2007 de uno de una versin anterior fjate en su extensin: *.accdb, mientras que las versiones anteriores tienen la extensin *.mdb. Nota Las versiones anteriores a 2007 s pueden abrir un archivo, relativamente, porque requieren descargar de la web de Miscrosoft, e instalar, unos convertidores de archivo necesarios.

18

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

6. La ayuda de Access
Si has salido de Access, vuelve a ejecutarlo ahora. Vamos a ver uno de los elementos ms tiles de Access: el sistema de ayuda. El sistema de ayuda est pensado para usarlo como referencia. Una vez se sabe usar Access, esta ayuda sirve para indicar la forma de llevar a cabo ciertas tareas o para explicar algunos conceptos. Hay varias formas de acceder a las ventanas de ayuda de Access, la ms comn es pulsar el botn Ayuda en la esquina superior derecha de la ventana de Access (figura 2.4) o pulsando la tecla F1. En ese momento, aparece la ventana de la ayuda de Access (figura 2.9) en la que puedes introducir palabras sobre las que quieras respuesta en el cuadro Buscar.

Figura 2.9. La ventana de Ayuda de Access Nuestro consejo es que maximices la ventana para trabajar mejor. Observa en la

19

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

Nuestro consejo es que maximices la ventana para trabajar mejor. Observa en la figura 2.10 el aspecto de esta ventana cuando la maximizas (haz clic en su botn Maximizar, segundo por la derecha de la barra de ttulo) y en Mostrar tabla de contenido para ver dnde est ubicada la bsqueda que has solicitado La ventana de ayuda contiene una serie de elementos que resulta conveniente conocer: El texto normal, en color negro, contiene las explicaciones que hemos pedido sobre la accin que queremos llevar a cabo. Si haces clic en un texto que aparezca en color azul, la ayuda mostrar una explicacin, en otro color, de dicho texto. Por ejemplo, en la figura 2.9 aparece la explicacin del trmino campos. Botn Atrs. Este botn nos lleva a las ventanas de ayuda que ya hayamos visto. Es una forma rpida de volver a buscar un tema por el que ya hayamos pasado. Botn Adelante. Este botn sirve para ir hacia adelante en la bsqueda de ventanas de ayuda que ya hayamos visto. Detener / Actualizar: cancela una bsqueda en lnea si se trata de una consulta a Office Online. Si ests conectado, puedes pulsar Actualizar para que descargue el ltimo contenido disponible. Inicio: vuelve al contenido de ayuda sugerido por defecto. Botn Imprimir. Este botn permite imprimir la ventana de ayuda que estemos viendo. Cambiar tamao de fuente: ajusta a ms grande o pequeo el tamao de la letra para ponerlo a nuestro gusto. Mostrar / Ocultar tabla de contenido: ya lo has utilizado. Muestra la ayuda dividida en libros, que a su vez contienen ms libros. Haciendo clic en el icono que representa un libro cerrado, el icono se sustituir por otro que representa un libro abierto y se desplegar bajo l un conjunto de libros que desglosan un poco ms su contenido. Para cerrar un libro, nicamente hay que hacer doble clic sobre el icono del libro abierto, tras lo cual estaremos en la misma situacin que antes de abrirlo. El ltimo desglose viene representado por el icono de la interrogacin que seala un contenido de ayuda. Mantener visible / no visible la ventana Ayuda: hace que la ventana de ayuda se vea por encima de otras ventanas de Word, es decir, podemos, por ejemplo, escribir en un documento y leer en la ayuda al mismo tiempo. Si lo mantenemos como no visible, la ventana de ayuda se ocultar detrs de la ventana de Access. Es interesante, si disponemos de conexin a internet, la opcin de buscar ayuda en Microsoft Office Online. Pulsa el botn Estado de conexin en la parte inferior derecha de la ventana de ayuda y elige la opcin Mostrar contenido de Office Online. Tras unos segundos de espera el botn debera mostrar Conectado a Office Online. A partir de ahora la ayuda de Access ser la ms completa. Cuando termines con la ayuda, slo tienes que hacer clic en el botn Cerrar de su ventana para volver a la ventana normal de Access. Hay una ltima manera de conseguir ayuda, y es la ayuda contextualizada. En

20

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

determinadas ventanas o cuadros de dilogo, el programa tendr un icono con el signo de interrogacin junto al aspa de cierre, o lo indicar con un texto expresamente, pulsando en cualquiera de estas vas se abrir la ventana de ayuda de Access pero contendr ya un tema relacionado con el cuadro de dilogo en el que estemos trabajando, y desde el que has abierto esa ayuda.

21

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

7. Crear tablas en Access

Objetivos del captulo 7, 8, 9 y 10 Crear la primera tabla. Los campos claves. El asistente para tablas.

El elemento fundamental de una base de datos son las tablas. En este captulo aprenders todo lo referente a las tablas de una base de datos: cmo crearlas desde la vista diseo, cmo consultar su contenido y cmo definir sus propiedades. Aprenders tambin el concepto de campo clave, que nos ayudar a comprender las relaciones entre tablas (las relaciones entre tablas se tratan en el siguiente captulo). Crear la primera tabla Ya hemos visto que en una base de datos de Access puede haber varios objetos: tablas, consultas, formularios, etctera. Nuestra insistencia en este tema es para evitar que confundas las bases de datos con las tablas, como ya vimos. Pues bien, como los objetos esenciales en las bases de datos son las tablas, vamos a empezar nuestro trabajo creando las tablas de nuestra base de datos. Para hacerlo, vamos a usar el mismo ejemplo que empleamos para explicar los conceptos de tablas relacionadas: un curso de formacin en un centro. Pensar la tabla antes de crearla A la hora de crear una tabla, el primer paso es tener claro qu contenido queremos almacenar en dicha tabla. En el ejemplo de los alumnos, tenemos que decidir qu informacin de cada alumno vamos a incluir en la tabla: su nombre, los apellidos, la direccin, etctera. Como ya vimos en el captulo 1, cada categora de informacin se llama campo de la tabla. Por tanto, hay que decidir cules van a ser los campos de la tabla. A la hora de decidir los campos, hay unas normas bsicas: Usar nombres de campos que tengan sentido, ya que esto facilitar el trabajo de llenado de la tabla y su posterior comprensin. Crear todos los campos que sean necesarios, teniendo en cuenta que es mejor que los datos estn en distintos campos si vamos a realizar bsquedas por ellos. Por ejemplo, puede haber un campo Direccin que incluya la direccin, el cdigo postal y la poblacin, pero eso impedir que en el futuro puedas ordenar la tabla por cdigos postales o por poblaciones, que es muy til. Es mejor crear un campo Direccin, otro campo Poblacin y otro Cdigo postal. No usar como campo un valor que se calcule a partir de otros campos. Por ejemplo, no incluir un campo con el precio con IVA, otro con el precio sin IVA y otro con el IVA correspondiente. En el caso concreto de los alumnos, la lista de campos podra ser la mostrada en la

22

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

figura 3.1, que es el resultado final de esta parte del captulo:

Figura 3.1. Ejemplo de los campos de la tabla El Nombre del alumno. Los Apellidos del alumno. Observa que separamos el nombre de los apellidos, para poder realizar bsquedas y clasificaciones por estos apellidos. La Direccin que incluye la calle (avenida o plaza), el nmero, el piso y la letra. Pero no incluye la poblacin, ni la provincia ni el cdigo postal. La Poblacin en la que vive. El Cdigo postal. La Provincia. El telfono particular. El telfono del trabajo. El telfono mvil. La fecha de nacimiento (para felicitarle por su cumpleaos). Un campo de Notas. El campo Notas es muy til en la mayora de las tablas para escribir lo que se quiera sobre el contenido de un registro. Crear una tabla desde cero El ttulo de este apartado se debe a que hay varias formas de crear una tabla. Para crear la tabla de alumnos, vamos a hacerlo desde cero, sin ayuda de ningn asistente de Access. Nota Los asistentes son comandos especiales de Access preparados para ayudar en la creacin o modificacin de tablas, consultas, formularios, etctera.

23

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

Los pasos que tienes que seguir son: 1. Abre la base de datos en la cual quieres crear la tabla. Ya vimos cul es el proceso en el captulo anterior: primero ejecuta Access y despus haz clic en el nombre de la base de datos. En nuestro ejemplo, selecciona CentroDeFormacin y haz clic en Aceptar. 2. En la ficha Crear de la cinta de opciones, haz clic en el comando Tabla situado dentro del grupo de comandos Tablas. El rea de trabajo mostrar la tabla vaca en el modo vista Hoja de datos, que recuerda a las hojas de clculo de Excel porque se compone de filas, columnas y celdas. 3. Para empezar a crear los campos de la tabla, es mejor cambiar al modo de vistaDiseo; para eso ve a la cinta de opciones en su ficha Herramientas de tabla, y pulsa en el grupo Vistas el comando Ver, elige Vista Diseo. Observa que el punto de insercin est en la columna Nombredel campo de la primera fila. 4. Escribe el nombre del campo. Por ejemplo, escribe Nombre para nuestro ejemplo (referido al nombre del alumno). 5. Pulsa la tecla Tabpara ir a la columna Tipode datos. 6. Selecciona el tipo de campo del que se trata. Los tipos de campos los veremos a continuacin, pero selecciona ahora Texto. 7. Pulsa Tab de nuevo para ir a la columna Descripcin. 8. Escribe una breve explicacin del campo. Por ejemplo, Contiene el nombre de pila del alumno (figura 3.2). 9. Pulsa Tab para pasar a la siguiente fila (correspondiente al siguiente campo) y repite los pasos 4 a 9 para cada uno de los campos de la tabla. 10. Cuando termines de definir los campos, haz clic en el botn Cerrar de la barra de ttulo de la tabla. 11. Teclea el nombre de la tabla (Alumnos en nuestro ejemplo) y haz clic en Aceptar. Si aparece un cuadro que hace referencia a la clave principal de la tabla, haz clic en No. Prueba ahora a crear los primeros cuatro campos de nuestra tabla con esta secuencia de pasos y gurdala con el nombre Alumnos como se indica en el paso nmero 11.

24

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

Figura 3.2. Ventana de diseo de la tabla con el primer campo Agregar nuevos campos Ya hemos creado cuatro campos de nuestra tabla. Los hemos creado desde cero y hemos visto cmo se hace desde la vista Diseo, rellenando por filas un nombre de campo, su tipo y una breve descripcin. Ahora veremos cmo crear campos en la vista Hoja de datos: 1. Cambia a la vista Hojade datos pulsando el comando Ver en la cinta de opciones o en el botn Vista Hoja de datos de la barra de estado. 2. En la ficha Hojade datos, en el grupo Campos y columnas, haz clic en Nuevo campo. Aparece un panel nuevo a la derecha, Plantillas de campos. 3. Selecciona los campos campos que quieras en el panel y arrstralos a la tabla. En nuestro caso, busca en las categoras y haz clic en Cdigo Postal. Cuando aparezca la lnea de insercin, suelta el botn y el campo quedar en esa posicin. 4. Finalmente, cierra el panel Plantillas de campos. De esta manera ahorras ms tiempo que si los escribes uno a uno como en el apartado anterior. Pero hay otra forma de economizar tiempo, si ya lo invertiste en crear campos en otras tablas. Puedes aadir campos desde otras tablas: 1. Asegrate de que la tabla est en la vista Hoja de datos. 2. En la ficha Hojade datos, en el grupo Campos y columnas, haz clic en Agregar campos existentes. Aparecer un panel similar al que hemos visto antes, pero fjate que este se llama Lista de campos, es decir, contiene los campos de las otras tablas que tengamos en nuestra base de datos, agurpadas en categoras. 3. Explora en el panel pulsando en los signos + para expandir las tablas y arrastra los campos que desees del panel Lista de campos a la tabla que estamos editando en el rea de trabajo.

25

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

Figura 3.3. Crear campos desde Plantillas de campos

Figura 3.4. Nuevo campo creado en la Vista Diseo

26

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

8. Tipos de campos en Access

Hemos visto en el apartado anterior que uno de los datos esenciales que hay que rellenar al definir los campos es el tipo de campo. El tipo de campo define el contenido que podr almacenar el campo en el futuro. Por ejemplo, si es un campo Nombre Nombre lo normal es que almacene caracteres de texto, pero un campo FechaNacimiento , FechaNacimiento, almacenar una fecha y no un conjunto de caracteres. La tabla 3.1 muestra los tipos de campo y cul es el contenido para el que estn pensados. Tabla 3.1. Tipos de campos de las tablas Tipos de campo Texto nombres, Numrico que Descripcin Se usa para incluir textos no muy extensos, como los apellidos, direcciones, etctera. Se usa para cantidades numricas, que no sean monedas, y se usen para realizar operaciones. Fecha/Hora Moneda Memo longitud. Autonumrico S/No valores Se usa para las fechas y horas. Se emplea para las cantidades de moneda. Se usa para guardar textos de los que no se conozca la Se usa para los campos clave, principalmente. Se usa para los campos que puedan tener dos posibles (S/No, lo ms normal). Objetos OLE Hipervnculo Datos adjuntos Multivalor Se usa para incluir imgenes y objetos de otras apliciones. Se emplea para incluir direcciones Web o archivos de una red. Se usa para incluir cualquir tipo de archivo admitido. Almacena ms de un valor en un campo.

Normalmente, tomar la decisin sobre el tipo de campo que se quiere usar es muy sencilla, pero hay otras ocasiones en las que hay que pensarlo un poco. Por ejemplo, un cdigo postal espaol consta de cinco dgitos, pero no se van a realizar operaciones con ellos (por ejemplo, no tiene sentido restar o sumar cdigos postales). Por este motivo, se emplea un tipo de campo Texto y no Nmero. Nota Adems, en Access los ceros delante de las cifras no se muestran. Por eso, si escribes 06005 en un campo de tipo Nmero, aparecer slo 6005, que no es un cdigo postal correcto.

27

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

Prueba ahora t como ejercicio y crea el resto de campos mostrados en la figura 3.1 (excepto el campo IdAlumno). Puedes utilizar el panel Plantillas de campos en la vista Hoja de datos para hacerlo rpido. Consejo A medida que realices cambios en la tabla, es aconsejable guardarla de vez en cuando haciendo clic en el botn Guardar de la barra de herramientas. Los campos clave El ltimo tema esencial que debes conocer para definir tablas son los campos clave. Un campo clave es aqul que permite identificar un registro de una tabla frente al resto. Si bien es posible crear tablas que no tengan campos clave, en bases de datos relacionales este tipo de campo se vuelve imprescindible, como veremos en nuestro ejemplo. Por eso, siempre que crees una tabla, piensa cul puede ser su campo clave. Normalmente, hay dos opciones: Hay un campo de la tabla que se sabe a ciencia cierta que no se va a repetir en dos registros de la misma. Por ejemplo, en una tabla de empresas proveedoras, puede haber un campo llamado CIF que contenga el Cdigo de Identificacin Fiscal de la empre-sa. Como este cdigo es nico para cada empresa, este campo nos sirve como campo clave. No hay ningn campo que estemos seguros de que no se vaya a repetir. Por ejemplo, en nuestra tabla Alumnos, no hay ningn campo que no se pueda repetir para dos alumnos distintos. En estos casos, lo mejor es crear un campo adicional del tipoAutonumrico. Los siguientes pasos muestran cmo definir un campo como campo clave: 1. Access crea por defecto en cada tabla en blanco un campo clave (la primera fila que saltamos en la Vista Diseo). 2. Si quieres definirlo t, sita el punto de insercin sobre el campo que elijas como clave y haz clic sobre l. (Puedes seleccionar el campo completo haciendo clic en el botn situado a la izquierda del nombre del campo). 3. Haz clic en el comando Clave principal de la ficha Herramientasde tabla. Obser-va que a la izquierda del nombre del campo aparece un icono en forma de llave indicando que es el campo clave. En nuestro ejemplo, crea un campo clave llamado IdAlumno. Este tipo de campo va a ser un identificador de alumno que para evitar repeticiones ser un campo Autonumrico Autonumrico. Completa este nuevo campo con los datos siguientes: Nombre del campo: IdAlumno. Tipo de campo: Autonumrico. Descripcin: Es el campo clave que identifica al alumno. Insistimos en que estos campos claves son los que usaremos para relacionar las tablas, por tanto, son esenciales en las tablas relacionales. Ahora debe aparecer en tu pantalla una ventana como la de la figura 3.1.

28

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

Nota

La clave puede estar formada por ms de un campo, pero no es lo normal. Por ejemplo, se puede usar como clave el telfono y el nombre. Si quieres crear una clave formada por varios campos, selecciona el primer campo haciendo clic en el botn situado a su izquierda, pulsa la tecla Ctrly, sin soltarla, haz clic en el botn de seleccin de todos los campos que formarn la clave. Despus, haz clic en el botn Clave princ Clave principal de la cinta de opciones.

29

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

9. Abrir y cerrar tablas en Access

Ya hemos creado nuestra primera tabla. Hemos terminado de definir los campos que contiene la tabla Alumnos y hemos creado su campo clave. En muchas de las figuras que hemos visto hasta ahora se muestra la vista de Diseo de la tabla. Esta vista, como su nombre indica, sirve para disear la tabla, pero no slo al crearla, sino siempre que deseemos realizar algn cambio en las caractersticas de dicha tabla. Vamos a aprovechar esta vista para ver una serie de operaciones que son comunes a todas las ventanas de Access (ya sean de tablas, de consultas o de cualquier otro objeto de una base de datos). Cerrar la tabla Una vez terminados de definir los campos de la tabla, slo resta cerrar la tabla. Para cerrar una ventana de la tabla (o de cualquier otro objeto) slo tienes que seguir estos dos pasos: 1. Haz clic en el botn Cerrar de dicha ventana. Si has realizado alguna modificacin en la tabla desde la ltima vez que la guardaste, Access te preguntar si quieres guardar dichos cambios. 2. Haz clic en S para almacenar los cambios y en No para dejar la tabla como estaba la ltima vez que la guardaste. Al terminar de cerrar la tabla, volvers al panel de exploracin, pero con una diferencia muy importante: aparecer la tabla creada en el panel, tanto si este muestra todos los objetos de la base de datos como si filtras los tipos de objetos por el grupo Tablas (figura 3.5).

30

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

Figura 3.5. Ventana de la base de datos con una tabla Abrir una tabla Una vez creada la tabla, puedes abrirla cuando quieras con estos pasos: 1. En panel de exploracin, haz clic en el men y elige Tablas para ver las tablas que existen en la base de datos (figura 3.5). 2. Haz clic secundario en la tabla que quieres abrir. 3. Selecciona la opcin Abrirdel desplegable que aparece, o bien elige Vista Diseo para abrirla tabla directamente en esa vista. Consejo Como atajo, tambin puedes hacer doble clic sobre el nombre de la tabla para abrirla. La figura 3.6 muestra el resultado de abrir la tabla Alumnos que hemos creado. Se abre en la vistaHoja de datos, distinta a la usada para definir las tablas. Esto se debe a que las tablas, al igual que el resto de objetos de Access, pueden verse en varias vistas.

Figura 3.6. Ventana de hoja de datos de la tabla La vista de Hoja de datos La vistaHojade datos tambin se llama ventana de presentacin ya que sirve para presentar los datos existentes en una tabla ordenados en filas y columnas. De hecho, esta ventana sirve para introducir, ver y modificar los datos de la tabla. Es importante que comprendas bien la diferencia entre la vista de diseo y la vista de presentacin, ya que se repiten estos conceptos en los formularios, consultas,

31

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

etctera. La vista de diseo de la tabla sirve para definir la estructura de la tabla, pero no se trabaja directamente con los datos. Esto es, para indicar qu campos tendr la tabla, de qu tipo y qu propiedades o caractersticas tendrn esos campos. La ventana de presentacin sirve para ver o modificar datos de la propia tabla. Por tanto, si queremos aadir nuevos campos en la tabla (por ejemplo, el campo CorreoElectrnico), sera ms apropiado rellenar las filas de la vista Diseo (aunque ya vimos que podemos crearlos con el panel Plantillas de campos en la vista Hoja de datos), porque as evitas modificar algn dato por error. Si lo que queremos es aadir un nuevo alumno a nuestra tabla o cambiar su telfono, tenemos que usar la ventana de presentacin. La forma de pasar de la ventana de presentacin a la ventana de diseo (y viceversa) es tan sencilla como hacer clic en el botn Ver del grupo de comandos Vistas en la cinta de opciones (en las fichas Inicio y Herramientas de tabla) o en la barra de estado. Prueba ahora y vers que es muy sencillo. Nota Si quieres pasar de la ventana de diseo a la de presentacin y no has guardado los ltimos cambios de la tabla, Access te preguntar si quieres guardarlos. En realidad, la ventana de presentacin de la tabla no se utiliza mucho, ya que para ver o modificar los datos de las tablas se suelen utilizar los formularios, que veremos en otro captulo del libro. Sin embargo, veremos cmo usarla brevemente en el siguiente captulo al introducir los primeros datos de nuestras tablas.

32

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

10. Plantillas de tablas. La tabla de profesores

Ya tenemos nuestra primera tabla completa, incluido su campo clave. Ahora vamos a crear otra de las tablas necesarias en nuestro ejemplo: la tabla de profesores, pero no desde cero como la tabla de alumnos, sino usando una de las plantillas de Access. Si el panel Plantillas de campos nos facilita la creacin de nuevos campos en una tabla, las plantillas de tablas nos facilitan la creacin de una tabla. Realiza los siguientes pasos para usarlo: 1. Ve a la cinta de opciones y asegrate de que muestra la ficha Crear. 2. Ahora, haz clic, en el grupo Tablas, en el comando Plantillas de tabla. 3. Se te mostrar el desplegble de la figura 3.7 con para que selecciones un tipo de plantilla. 4. Selecciona la plantilla que ms se parezca a la tabla que quieres crear. En nuestro caso, Contactos es la ms apropiada.

33

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

Figura 3.7. Ventana del Asistente para tablas Observa que vuelve a aparecer la ventana de presentacin (o de hoja de datos) de la tabla. Pero como an nos queda pulir un poco ms la tabla de la plantilla, vamos a pasar a la vista Diseo para modificarla de acuerdo a nuestras necesidades. Pulsa en la barra de estado en Vista Diseo. Dale el nombre de Profesores a la tabla. Para empezar renombra el campo Id, por IdProfesor. Ahora veremos cmo eliminar campos de la plantilla que no nos interesan y moverlos para ordenarlos:

34

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

Para eliminar un campo haz clic sobre l y ejecuta el comando Eliminar filas en la cinta de opciones. Selecciona los campos Organizacin, Cargo, Pas, Pgina web y Datos adjuntos. Para reordenar un campo de lugar haz clic sobre l y mantn presionado, arrastra el campo hasta su nueva posicin y suelta el botn. Reordena ahora a tu gusto. Nosotros hemos usado la secuencia de pasos anterior para crear la tabla Profesores con los siguientes campos: IdContacto (cuyo nombre hemos cambiado por IdProfesor), Nombre, Apellidos, Direccin, Ciudad, EdoOProv, CdPostal, TelfonoTrabajo, TelfonoCasa, TelfonoMvil, NomCorreoElectrnico y Notas.

Figura 3.8. Tabla Profesores Las propiedades de los campos Si observas de nuevo la ventana de diseo de una tabla de ejemplo (figura 3.4), vers que debajo de la zona de campos aparecen dos zonas ms. A la izquierda est la zona de propiedades de los campos y a la derecha la zona de ayuda o comentarios sobre los campos y propiedades. Las propiedades de los campos son muy importantes, ya que definen la manera en que se van a comportar los campos. Hay muchas propiedades, que adems dependen del tipo de campo del que se trate, pero las ms importantes son: Ttulo. Esta propiedad indica cmo se va a mostrar el campo en los formularios e informes. Por ejemplo, si vuelves a la ventana de presentacin de las tablas (figura 3.6), vers que los campos no muestran los nombres del campo, sino su ttulo (por eso, aparece Cdigo postal y no CdPostal, que es el nombre del campo). Formato. Asigna un formato a las fechas y a los nmeros. Lugares decimales. Permite definir el nmero de decimales de un campo numrico o moneda. Mscara de entrada. Sirve para indicar cmo hay que introducir los datos. Por ejemplo, si han de ser nmeros o letras y cuntos. Valor predeterminado. Permite asignar un valor por omisin al campo cuando se crea un nuevo registro. Por ejemplo, si la -mayora de nuestros alumnos son de Mlaga, incluir Mlaga como valor predeterminado en el campo de la provincia puede ahorrar tiempo. Regla de validacin. Esta regla determina las condiciones que ha de cumplir un

35

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

campo. Por ejemplo, se puede indicar que la fecha de inicio de un curso no pueda ser anterior a la fecha de hoy. Texto de validacin. En esta propiedad se incluye el texto que se le mostrar al usuario si el dato introducido no cumple la regla de validacin indicada anteriormente. Requerido. Obliga o no a incluir algn valor en este campo. Permitir longitud cero. Esta propiedad indica si se puede -incluir una cadena de longitud cero. Esta cadena no es ms que incluir dos comillas seguidas sin nada en su interior. Indexado. Permite indicar si el campo va a actuar como ndice. Los ndices sirven para que Access pueda hacer bsquedas -sobre el campo de manera ms rpida. Compresin Unicode. Microsoft Access 2007 usa el esquema de codificacin de caracteres Unicode para representar los -datos en un campo de tipo Texto, Memo o Hipervnculo. En Unicode, cada carcter viene representado por dos bytes en lugar de un nico byte, lo cual permite admitir un mximo de 65.536 caracteres. Por ello, los datos de un campo de tipoTexto, Memo o Hipervnculo requieren una cantidad mayor de espacio de -almacenamiento. Con el fin de compensar este efecto de la -representacin de caracteres de Unicode y asegurar un ptimo funcionamiento, puedes establecer la propiedad Compresin Unicode a S. Nota Vers tres propiedades ms que no vamos a tratar: las de IME son relativas al modo de tratar datos en lenguas asiticas; y etiquetas inteligentes sirve para reconocer determinados tipos de datos, pero requiere crearlas. Ahora t solo Ahora slo resta crear dos tablas ms, pero lo mejor es que lo intentes t solo. La figura 3.9 muestra la tabla Cursos y la figura 3.10 muestra la tabla AlumnosPorCurso. La primera tabla es la de cursos. En ella, vamos a almacenar la informacin general del curso: el ttulo, las fechas de inicio y finalizacin, el profesor, etctera. A la hora de crearla, hemos tenido en cuenta lo siguiente: La hemos creado desde cero. El campo IdCurso es el campo clave y es Autonumrico. El campo IdProfesor tiene que ser Numrico para que se pueda enlazar con el campo del mismo nombre de la tabla Profesores. No puede ser un campo de tipo texto, ya que el campo clave de la tabla Profesores esAutonumrico. Los campos de fecha y hora los hemos creado utilizando el panel -Plantillas de campos. Para ello, hemos utilizado la vista Hoja de datos. Hemos modificado la propiedad Ttulo de los tres primeros campos, introduciendo, respectivamente, Id curso, Nombre curso e Id profesor. Hemos guardado la tabla con el nombre Cursos.

36

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

Figura 3.9. Vista de Diseo de la tabla Cursos Finalmente, la figura 3.10 muestra la ventana de diseo de la ltima tabla: la tabla AlumnosPorCurso.

Figura 3.10. Vista de diseo de la tabla AlumnosPorCurso Esta tabla sirve para relacionar los alumnos con cada uno de los cursos. De hecho, slo tiene tres campos: uno Autonumrico como clave, otro para indicar el alumno y otro para indicar el curso del que se trata. En esta tabla, slo tienes que tener en cuenta dos aspectos: Los campos IdAlumno e IdCurso son Numricos, ya que los vamos a relacionar con los campos clave de estas tablas que son Autonumricos. El nico cambio que hemos realizado es incluir en las propiedades Ttulo de los

37

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

campos IdAlumno e Incurso los valores Id alumno e Id curso, respectivamente. Modificar la estructura de la tabla Hemos dejado para el final de este captulo la explicacin de la forma de cambiar una tabla una vez que la hemos creado. Ya hemos visto que en la ventana de diseo se definen los campos que forman una tabla y sus propiedades. Pues bien, para modificar una tabla despus de crearla, slo hay que volver a abrir su vista de diseo y realizar la operacin que deseemos. A continuacin, explicamos cmo llevar a cabo las operaciones ms tpicas a la hora de modificar una tabla: Seleccionar un campo. Para seleccionar un campo, solamente tienes que hacer clic en el botn gris que hay a la izquierda de la columna Nombredel campo y que recibe el nombre de botn de seleccin del campo. Observa en la figura 3.10 que el puntero del ratn se convierte en una flecha apuntando a la derecha cuando se sita en dicho botn. Borrar un campo existente. Para borrar un campo, seleccinalo como se indic en el prrafo anterior y pulsa la tecla Supr o selecciona el comando Eliminar filas de la ficha Diseo de Herramientas de tabla en la cinta de opciones. Aadir un campo nuevo. Para aadir un campo nuevo, haz clic en la primera fila que est vaca y comienza a escribir el nombre del campo como siempre. Si quieres aadir un campo entre dos ya existentes, selecciona el campo delante del que quieras crear el campo nuevo y ejecuta el comandoInsertar filas de la ficha Diseo de Herramientas de tabla. Despus, usa la nueva fila para escribir el nombre, el tipo y la descripcin del campo. Cambiar un campo de posicin. Tambin puedes mover un campo hacia arriba o hacia abajo. Para hacerlo, seleccinalo primero. Despus, vuelve a hacer clic en el botn de seleccin del campo y arrstralo hacia arriba o hacia abajo para situarlo en la posicin que desees. Modificar el nombre del campo. Para cambiar el nombre de un campo, slo tienes que hacer clic sobre dicho nombre y escribir lo que quieras. Modificar el tipo de campo. El tipo de campo se modifica seleccio-nando otro tipo en la lista que aparece. Ten en cuenta que si la tabla contiene datos (o hay relaciones establecidas), puede que Access no te deje. De ah la importancia de pensar bien la tabla antes de crearla. Cambiar la descripcin. La descripcin es un texto no esencial. Por tanto, lo puedes cambiar cuando quieras haciendo clic en ella y borrando y aadiendo lo que desees. Modificar sus propiedades. Las propiedades de un campo tambin se pueden cambiar cuando se quiera. Haz clic en el campo y, despus, haz clic en la propiedad que desees cambiar.

38