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ESTUDIO ORGANIZACIONAL
2.1.1 Objetivo General del Estudio Organizacional

Determinar si el cambio de gramilla de la cancha de futbol de Tres Ros Centro es organizacionalmente viable.

Objetivos especficos:

Establecer una estructura organizacional por medio de un organigrama en orden jerrquico para establecer a quien le compete la administracin de dicho proyecto.

Conocer los entes que estn a cargo de la toma de decisiones en la organizacin que podra llegar a afectar la realizacin del proyecto.

Determinar las funciones de cada puesto para establecer la ptima utilizacin de los recursos humanos, para conocer y delegar responsabilidades.

2.1.2 Organigrama

El proyecto de cambio de gramilla natural a sinttica requerir el siguiente esquema organizacional Informal donde se cuenta con un Concejo Municipal, una Junta Directiva del Comit Cantonal de Deportes y una Direccin General. Adems se tiene una estructura formal donde la cabeza es la Direccin General, un Encargado de Instalaciones quien tiene a su cargo a las personas de Seguridad y Mantenimiento y el Personal de Instalaciones Deportivas.

2.1.2.1 Estructura Informal

CONCEJO MUNICIPAL JUNTA DIRECTIVA CCDRLU DIRECCION GENERAL

Segn la estructura informal para contar con el aval que permita llevar a cabo el proyecto de cambio gramilla de natural a sinttica de la cancha de Tres Ros, el encargado de la Direccin General, debe presentar el Anteproyecto ante la Junta Directiva del Comit Cantonal de Deportes de la Unin con el fin de darles a conocer los alcances de la obra, los beneficios que se obtendrn tanto en la parte econmica como en el aspecto social, posteriormente a la presentacin la Junta Directiva realiza el anlisis de la propuesta, aprueba o deniega, si se cuenta con el aval se traslada el acuerdo y el Anteproyecto al Concejo Municipal para que en sesin den su visto bueno al mismo y as poder contar con los permisos correspondientes para iniciar la obra.

2.1.2.2 Estructura Formal

DIRECCION GENERAL

ENCARGADO INSTALACIONES

SEGURIDAD Y MANTENIMIENTO

Al implementar el proyecto se debe contar con una persona encargada de la Direccin General quien velar por la correcta ejecucin de la obra, as como la debida administracin de la misma una vez que esta es entregada por el proveedor, as como generar las directrices a sus colaboradores, el encargado de instalaciones, debe administrar, administrar los tiempos de alquiler y prstamos, as como velar por el uso adecuado de la cancha, y coordina con el personal encargado de la Seguridad y Mantenimiento.

2.1.3 Definicin de funciones y tareas para logro de objetivos 2.1.3.1 Concejo Municipal: El gobierno municipal estar compuesto por un cuerpo deliberativo denominado Concejo e integrado por los regidores que determine la ley, adems, por un alcalde y su respectivo suplente, todos de eleccin popular. Son atribuciones del Concejo:

a) Fijar la poltica y las prioridades de desarrollo del municipio, conforme al Programa de gobierno inscrito por el alcalde municipal para el perodo por el cual fue elegido. b) Organizar, mediante reglamento, la prestacin de los servicios municipales. c) Celebrar convenios, comprometer los fondos o bienes y autorizar los egresos de la municipalidad, excepto los gastos fijos y la adquisicin de bienes y servicios que estn bajo la competencia del alcalde municipal, segn el reglamento que se emita, el cual deber cumplir con los principios de la Ley de Contratacin Administrativa, No. 7494, de 2 de mayo de 1995 y su reglamento. d) Nombrar directamente, por mayora simple, a los miembros de las Juntas Administrativas de los centros oficiales de enseanza y de las Juntas de Educacin, quienes solo podrn ser removidos por justa causa. Adems, por Igual mayora, nombrar a los representantes de las municipalidades ante Cualquier rgano o ente que los requiera. e) Comunicar, al Tribunal Supremo de Elecciones, las faltas que justifiquen la Remocin automtica del cargo de regidor o alcalde municipal. f) Dictar las medidas de ordenamiento urbano. g) Las dems atribuciones que la ley seale expresamente.

2.1.3.2 Comit Cantonal de Deportes de Recreacin de la Unin La organizacin del Comit est regulada por el Reglamento para la organizacin y funcionamiento del Comit Cantonal de Deportes y Recreacin. La estructura organizativa parte de un rgano colegiado superior que es la Junta Directiva, a quien corresponde emitir las directrices generales y dar seguimiento; posteriormente en la parte Administrativa-Deportiva, siguiendo con los Comits Comunales, Juntas Administradoras de Instalaciones Deportivas y Asociaciones o Grupos Deportivos-Recreativos del Cantn de la Unin.

2.1.3.3 Junta Directiva La Junta Directiva del Comit Cantonal, es la mxima autoridad de este organismo y es la encargada de su gobierno y direccin. Estar integrada por los cinco miembros que conforman el Comit Cantonal, quienes nombraran entre su seno un Presidente, un Vicepresidente, un Tesorero, un Secretario de Actas y un vocal una vez juramentados por el Concejo Municipal

2.1.3.4 Direccin General El Administrador General ser el responsable directo de la administracin del Comit Cantonal y ejecucin de los lineamientos acordados por la Junta Directiva del Comit de Deportes. Dentro de sus funciones se encuentran el control el administrativo, financiero, operativo, deportivo del Comit Cantonal. Ser el responsable jerrquico de las tres reas funcionales del Comit Cantonal y responder directamente ante la junta directiva por la operativa del mismo.

2.1.3.4.1 Funciones

El Administrador General tendr a cargo las funciones de administracin general y financieras. Las funciones que le aplican a las reas a su cargo son: a) Administracin general b) Bienes y Servicios c) Presupuesto d) Tesorera e) Contabilidad

Objetivo

Ejercer la administracin general del Comit y garantizar la correcta ejecutividad de los acuerdos y resoluciones emanados de la Junta Directiva.

Dependencia Jerrquica

Se encuentra a cargo del Administrador General, el cual se constituye en la mxima autoridad administrativa del Comit de Deportes, respondiendo de manera directa ante la Junta Directiva.

Legislacin para llevar a cabo la Administracin de la Instalacin de la Cancha a) Reglamento para la Organizacin y Funcionamiento del Comit Cantonal de Deportes y Recreacin de La Unin b) Reglamento para la Administracin de las Instalaciones Deportivas Municipales del Cantn de La Unin, que son propiedad o se encuentran bajo administracin del Comit Cantonal de Deportes y Recreacin de La Unin c) Procedimiento para la administracin de instalaciones deportivas en

administracin directa del comit d) Planes operativos. e) Manual de funcionamiento y administracin del CCDR de La Unin. f) Leyes y reglamentos de contratacin administrativa. g) Acuerdos de Junta Directiva h) Leyes y reglamentos aplicados al manejo de fondos pblicos.

Actividades Generales a) Preparar los Informes de ejecucin presupuestaria. b) Necesidades de recurso humano d) Responsable jerrquico de los empleados del Comit Cantonal de Deportes y su correcta aplicacin de las funciones. e) Realizacin de arqueos a los funcionarios y servicios contratados que administran recursos econmicos del comit.

f) Ejercer las funciones inherentes a la condicin de administrador general y jefe de las dependencias del Comit, vigilando la organizacin, el funcionamiento, la coordinacin y el fiel cumplimiento de los acuerdos del Comit, las leyes y los reglamentos en general. g))Rendir a la Junta, trimestralmente, un informe de egresos de la gestin del comit. h) Presentar anteproyectos de presupuestos ordinarios y extraordinarios m) Nombrar, administrar, y remover a los funcionarios de planta del Comit Cantonal conforme al marco jurdico aplicable. i) Fiscalizar la ejecucin de las distintas contrataciones administrativas llevadas a cabo por el Comit Cantonal y confeccionar los contratos, convenios y brindar los refrendos que se requieran.

FUNCIONES FINANCIERAS

Objetivo General

Garantizar la apropiada dotacin y administracin eficiente de los diferentes recursos econmicos, financieros, materiales y humanos y ofrecer los servicios de soporte administrativo requeridos por la institucin para su eficiente funcionamiento.

FUNCIONES DE ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS

Objetivo

Adquirir los bienes y servicios necesarios por el Comit en forma oportuna, en las cantidades solicitadas y bajo las mejores condiciones de calidad y precio, segn lo establecido en la legislacin vigente y la misma disponibilidad de fondos.

Funciones Generales

a) Formular, planear, organizar, programar, coordinar y ejecutar el sistema general de adquisicin, garantizar el correcto almacenamiento, custodia y distribucin de los bienes y servicios requeridos. b) Realizar los procesos administrativos para el trmite de compra (preparar carteles, recibir ofertas). c) Mantener registros estadsticos confiables y actualizados sobre las operaciones y trmites atinentes a la contratacin administrativa, suministro de bienes y servicios y otros aspectos conexos. d) Realizar los trmites de inscripcin y plizas respectivas, de los diferentes equipos propiedad del Comit. e) Velar por la administracin eficiente de los diferentes materiales y equipos existentes. f) Recopilar las diferentes fuentes de ordenamiento jurdico administrativo relativas a la materia de contratacin administrativa g) Analizar las ofertas recibidas en funcin, calidad, precio, plazo de entrega, y cualquier otro aspecto regulado en el cartel respectivo, considerando cada oferta y presentando el anlisis y recomendacin a los niveles decisorios

FUNCIONES DE RELACIONADAS AL PRESUPUESTO

Objetivo

Velar por la formulacin presupuestaria del Comit a partir del agrupamiento y anlisis de los diferentes anteproyectos de presupuesto, segn los lineamientos de desarrollo a mediano y largo plazo y las prioridades sealadas por la Junta Directiva.

Funciones Generales a) Conjuntar los Planes Anuales Operativos de los actores de la organizacin del

Comit Cantonal.

b) Formular los diferentes anteproyectos de presupuesto y las modificaciones presupuestarias, segn las disposiciones fijadas por la Contralora General de la Repblica, el Concejo y la Junta Directiva. c) Manejo y control del presupuesto, informes trimestrales, deducciones y

aumentos. d) Presentacin de liquidacin del presupuesto anual y ejecucin del Plan Anual Operativo. e) Realizacin de modificaciones internas, externas, presupuestos extraordinarios

con sus respectivas justificaciones. f) Recopilar y analizar las diferentes fuentes de ordenamiento jurdico

administrativo relativas a la materia financiera presupuestaria.

FUNCIONES DE CONTABILIDAD

Objetivo Registrar en orden cronolgico las operaciones contables que realiza el Comit, as como realizar el control contable de sus cuentas corrientes y fondos, formulando los estados financieros contables e informes, todos estos debidamente actualizados, oportunos y confiables.

Dependencia Jerrquica

Esta bajo la direccin del Administrador General el cual responde directamente ante la Junta Directiva del Comit Cantonal de Deportes y Recreacin. Este servicio se puede subcontratar y ser realizado por un profesional en el rea.

Herramientas de trabajo a) Facturas y recibos.

b) Informes de Tesorera sobre ingresos y gastos del Comit, notas de crdito y dbito.

c)

Conciliaciones bancarias.

d) Ordenes de compra y facturas. e) f) Planillas. Presupuestos.

g) Contratos. h) Plan de Asesora en materia Financiero Contable a los entes deportivos.

Funciones Generales

a)

Ejecutar el registro contable de las diferentes operaciones financieras del Comit

(ingresos, egresos, conciliaciones bancarias, notas de dbito y crdito, planillas, origen y aplicacin de fondos, modificaciones internas y externas, presupuestos ordinario y extraordinarios, y liquidaciones entre otros) formulando los respectivos estados financieros. b) Determinar el costo efectivo de los servicios y de las operaciones propias del Comit y de cada uno de los proyectos y servicios que brinda el Comit. c) Brindar la asesora financiero contable requerida por los entes deportivos.

Productos a) Estados financieros actualizados de las operaciones realizadas por el Comit.

b) Registros actualizados sobre el valor de los diferentes equipos. c) Plizas actualizadas.

d) Informes sobre determinacin de costos de operacin en la prestacin de los diferentes servicios. e) Entes deportivos debidamente asesorados.

2.1.3.5 Encargado de Instalaciones

Ser el encargado de las siguientes funciones a) Administracin de las instalaciones deportivas.

FUNCIONES DE ADMINISTRACION DE INSTALACIONES DEPORTIVAS

Objetivo

Velar por la administracin de las instalaciones deportivas en cuanto a alquileres de las mismas, los horarios de uso, el control de los recursos provenientes de las instalaciones deportivas.

Dependencia Jerrquica

Se encuentra a cargo del Administrador General.

Herramientas de trabajo a) Procedimiento para la administracin de instalaciones deportivas en

administracin directa del comit b) Reglamento para la Organizacin y Funcionamiento del Comit Cantonal de Deportes y Recreacin de La Unin c) Reglamento para la Administracin de las Instalaciones Deportivas Municipales del Cantn de La Unin, que son propiedad o se encuentran bajo administracin del Comit Cantonal de Deportes y Recreacin de La Unin d) Discusiones y acuerdos de la Junta Directiva. e) Quejas presentadas por los usuarios de las instalaciones deportivas f) Recomendaciones presentadas por los usuarios de servicios g) Informacin presentada por las otras dependencias del Comit Cantonal

Funciones Generales

a) Administracin de la instalacin, que comprende el alquiler de las instalaciones deportivas, contratos para actividades especiales u otros.

b) Recibir los recursos provenientes al alquiler de instalaciones deportivas. Esos recursos debern ser depositados el mismo da en las cuentas corrientes del Comit Cantonal. c) Registrar, controlar y mantener actualizado los registros del mobiliario y equipo existente en el Comit. d) Realizar los depsitos diarios de los recursos provenientes de las instalaciones deportivas. e) Recibir y realizar una liquidacin diaria de los recursos que provengan de las entradas de boletera para la piscina. Esos recursos debern ser depositados el mismo da. f) Los das no hbiles para realizar los respectivos depsitos en los Bancos, se deber contar con una caja de seguridad para guardar los recursos provenientes de alquileres de instalaciones y de entradas de boleteras. g))Controlar el pago de los servicios pblicos de las distintas instalaciones deportivas administradas directamente por el Comit Cantonal. h) Confeccin de recibos por alquileres de las instalaciones deportivas i) Conciliacin de los depsitos diarios por concepto de entradas. j) Conciliacin de las cuentas corrientes en donde se depositen los alquileres respectivos. k) Entrega del horario de uso de las instalaciones deportivas al servicio de cuido l) Publicacin en la pgina de internet de los horarios de alquiler de las instalaciones deportivas m) Arqueos peridicos al encargado de la boletera, en conjunto con el Administrador General. n) Controlar el cumplimiento de los acuerdos de la Junta Directiva. o) Ejecutar otras actividades propias del cargo.

Productos a) Control sobre los ingresos generados por las instalaciones deportivas administradas directamente por el comit. b) Inventarios de materiales.

c) Adecuada comunicacin a los usuarios de las instalaciones deportivas que administra el comit. d) Horarios controlados y bien establecidos de las distintas instalaciones deportivas administradas por el comit. e) Mayor aprovechamiento de las instalaciones deportivas administradas por el comit.

2.1.3.6 Encargado de Ingresos

Est ubicado en el rea de piscinas del cantn, es el encargado de recibir todos los ingresos por concepto de alquileres y uso de las instalaciones deportivas, as mismo controla el calendario disponible de las instalaciones bajo su cargo, efecta el depsito en el buzn nocturno del BCR al finalizar sus funciones diariamente, reporta directamente al encargado de instalaciones

2.1.3.7 Encargado de Vigilancia y Mantenimiento

Se encarga de seguridad de la cancha as como de las instalaciones, mismo es el encargado de velar por el mantenimiento de la gramilla y vestidores, reciben la informacin de los roles de alquiler de la cancha aso como control de los tiempos, reportan directamente al encargado de instalaciones.

2.1.4 Sistema de Incentivos y Remuneraciones 6.1.4.1 Es poltica del comit de deportes de la unin, acogerse a los aumentos de ley decretados por el gobierno central, as mismo no es poltica de de dicho comit el no pago de horas extras, como incentivo se cambian las mismas por das a escogencia del encargado de instalaciones.

CONCLUSIONES Dentro la estructura informal se toman las decisiones en cuanto a seguir en el desarrollo de la comunidad, por tanto perjudica directamente el proyecto, ya sea positiva o negativamente ya que de ser negativo el proyecto no se concretara, y de aceptarse se le dar luz verde a la realizacin de la gramilla sinttica. La Direccin General est involucrada en la estructura informal como en la estructura formal, por tanto puede influir positivamente a la hora de promover el proyecto en los altos mandos que analizan el proyecto, de avalarse la construccin de la cancha sinttica la Direccin General se encargara de administrar el proyecto antes, durante y despus de su realizacin. Tanto el Concejo Municipal como la Junta Directiva del Comit Cantonal de la Unin de Tres Ros son los encargados de velar por el desarrollo social, econmico, deportivo de la comunidad por lo que se considera que este proyecto es de importancia, ya que abarca los aspectos que son la razn de ser de estas organizaciones. Las funciones de puestos se han establecido para lograr la mayor eficiencia a la hora de que est en marcha el proyecto, lo cual abaratara gastos innecesarios por tanto se obtendr ms ingresos. Se asignarn deberes y responsabilidades a cada funcionario, por tanto en caso de anomalas en sus labores debern dar las razones concretas para su respectivo estudio del problema.