c th cnh tranh trong th trng hm nay, i hi bn phi c nhng hiu bit c bn v nhng khi nim then cht v ti chnh

v k ton.

Ch cn mt cht c gng, bn cng c th tr thnh mt ngi am hiu v ti chnh.

CM NANG DNH CHO NH QUN L

KATHERINE WAGNER
Ngi dch: Nguyn Vnh Trung Hiu nh: TS. Nguyn Xun Xanh

TI CHNH
dnh cho nhng

NH QUN L KHNG CHUYN

___________________________ FINANCE FOR NOFINANCIAL MANAGERS 24 bi hc hiu v nh gi kh nng ti chnh ca cng ty

NXB Tng hp - TP. H Ch Minh

MC LC

LI GII THIU TR THNH NGI AM HIU V TI CHNH XEM L I C C THUT NG C BN NG VI SUY ON H Y HIU C TNH QUAN TRNG CA VIC CHN THI IM H Y HIU C CNG VIC CA KIM TON VIN H Y HC C CH I TM CU TR LI H Y NGHIN CU KT QU KINH DOA NH H Y C K HN BNG C N I K TON H Y C TON B BNG BO CO THU NHP H Y KIM TRA DNG TIN MT XEM K HN CC PHN CC CH H Y X C NH LNG HNG LU KHO C QU CAO HA Y KHNG H Y NHN C C PHN IU CHNH H Y KIM TRA VIC GHI NHN DOA NH THU PHN TCH, PHN TCH V PHN TCH H Y S DNG C C T SUT THEN CHT TI SAO PPE QUAN TRNG? TM HIU NHIU HN V LI TH THNG MI CHUN B, CHUN B V CHUN B T C C MC TIU DOANH THU THC T CT GIM CHI PH HP L THEO DI DNG TIN MT NH N RA NHNG V N TIM N HIU C DOANH THU NH HNG N CHI PH NH TH NO CHN DNG THCH HP CHO D TON CM NANG DNH CHO NH QUN L

LI GII THIU
Tp sch nh Ti chnh dnh cho nhng nh qun l khng chuyn ny ca NXB McGrauHill l mt kim ch nam qu bu gip nhng nh qun l khng chuyn nghip v ti chnh, c bit cho nhng ngi ch doanh nghip, nm bt c nhng im ct li trong nhng vn qun tr ti chnh, thc v hiu bit hn nhng vn then cht, bit nh gi chnh xc hn nhng tn hiu tch cc, cng nh nhng tn hiu ng ng, bit t cu hi, tm ti v quan trng hn: bit cch t i tm cu tr li cho mnh cho nhng cu hi quan trng c t ra. Bn cn hiu c nhng thut ng v cng c chuyn mn, bit k ton vin v kim ton vin lm g, bit theo di dng tin mt nh th no - mt vn sng cn trong kinh doanh; c cc bo co ti chnh, cc bn cn i ti chnh, hiu bit v chnh sch qun l hng lu kho, cch lp d ton, ct gim chi ph, bit cc mo cn thit x l nhng vn phc tp, hiu c nhng cch lm d di ca ngi qun l bn di, nhn ra nhng vn tim n, vn vn v vn vn Cun sch lm cho bn nm bt nhng vn d dng, lm cho bn t tin, quyt tm v chuyn nghip hn, nng cao nng lc v hiu qu qun l. Kinh doanh khng phi l m mng hay theo cm tnh, m phi chuyn nghip. c th cnh tranh, tn ti v pht trin trong mt th gii khng ngng cnh tranh, trn sn nh cng nh trn th trng th gii, nhng nh kinh doanh, cc ch doanh nghip, phi c nhng kin thc c bn v nhng quy lut then cht ti chnh chi phi s hot ng ca cc cng ty. Bn khng th trao ht cho ai trch nhim v nhim v lm thay cho bn, m chnh bn phi bit cch t hc hi lm ch ly n. Cun sch qu bu ny gip bn thc hin nhng iu . Bn c th c n trn ng i lm, trong gi gii lao, ngh tra, hay trn nhng chuyn i cng tc. Bn s thy mnh gn b v su st hn vi nhng vn then cht cho s sng cn ca cng ty. V bn s cm thy vng tin hn khi c n. TS. Nguyn Xun Xanh

 TR THNH NGI AM HIU V TI CHNH

Nu nh nhng con s l bng ch ci ca th gii kinh doanh, th cc bo co ti chnh v cc khon ngn sch chnh l nhng cun sch. c th cnh tranh trong th trng hm nay, i hi bn phi c nhng kin thc c bn v nhng khi nim then cht v ti chnh v k ton. Cun sch ny s gip cung cp cho bn nhng kin thc v ti chnh m bn cn c thnh cng trong cng vic ca bn. i vi nhiu nh qun l, bo co ti chnh v bng d ton ngn sch ging nh mt iu huyn b. Nu cng vic hng ngy ca bn l lp k hoch cho chin dch tip th hoc tuyn dng nhn vin mi, th c th bn khng mong mun lm d ton ngn sch hng nm - hay c ht cc bo co ti chnh ca cng ty. Nhng tht ra cng khng hon ton l nh th. Ch cn mt cht c gng, bn cng c th tr thnh ngi am hiu v ti chnh. C th bn khng ni c th ngn ng ti chnh mt cch tri chy, nhng bn cng c th hc n mt cch va t qun l cng vic ca mnh. B quyt thnh cng l bn khng cn phi hc ht mi th cn phi bit v ti chnh v k ton. Bn ch cn hc bit cch t cu hi sao cho hp l m thi. Quyn sch ny khng nhm hng dn bn tr thnh mt nh qun l ti chnh hay mt k ton vin, m n mang li cho bn nhng thng tin c bn gip bn xy dng k nng cho mnh. Rt c th bn s mun mang n theo bn mnh. N s tin dng khi no bn thy cn phi phn tch xem ti sao phng ban ca bn li bi chi ngn sch, hay bit tnh hnh hot ng ti chnh ca cng ty bn hiu qu ra sao. Quyn sch ny c chia lm hai phn. Phn th nht trnh by cc khi nim c bn v k ton v bo co ti chnh. Phn th hai v qu trnh lp d ton ngn sch. Bn khng nht thit phi c quyn sch theo th t t trc n sau, nhng vic c nh th li rt hu ch cho bn, c bit khi bn cha quen vi ngnh ti chnh v k ton. Mc d mi chng c trnh by c lp, song mt s thut ng v cm t chng trc li c m rng thm trong cc chng sau. Sau khi c xong quyn sch, c th bn s thy c nhng ti m bn quan tm v mun bit thm. Trong trng hp , bn c th tm kim nhiu ngun ang sn c. Bn c th mua mt quyn sch chuyn i su hn v ti , hoc cng c th ng k hc mt lp m mt trng no . D sao th bn cng nn nh rng, quyn sch ny ch l im khi u cho cuc hnh trnh ca bn nhm nh gi v hiu bit v tnh hnh ti chnh, ch khng hn bit by nhiu y l u.

XEM LI CC THUT NG C BN
i vi mi ngi, ci t C (credit hay tn dng) khin u c lin tng n mt dng tn dng m bn s khai thc vo mt ngy no trong tng lai hay l mt khon tin c th hin trong ti khon ngn hng ca bn khi bn gi tin. Nhng i vi cc k ton vin, t C c mt ngha ring. N l tn gi ca ci ct nm bn tay phi ca h thng k ton kp. Ct bn tri l ct ghi N (debit). Trong h thng k ton kp, cc khon N phi bng cc khon C. Bn khng nht thit hoc ngay c khng cn phi hc hay am hiu v h thng k ton kp. Nhng s hu ch nu bn bit rng khi cc k ton vin s dng mt thut ng nh N hay C th c th h khng ni n ci iu m bn ang ngh. Sau y l mt s nhng thut ng thng dng trong ti chnh v k ton gip bn ni cng ngn ng vi nhng ngi trong lnh vc ti chnh. - Ti sn N (Asset/liability): Mt ti sn l mt ngun vn m cng ty s hu. Mt khon N l mt ngun tin m cng ty ang n. t ai v my mc m cng ty ang s hu chnh l ti sn, cn cc khon n nn chnh l N. - Gi tr ghi s/gi th trng (Book value/market value): Gi tr ghi s l khon ti sn hay n th hin trn cc bo co ti chnh chnh thc ca cng ty da trn gi tr trc y hay gi tr ban u. Gi th trng l gi tr hin ti ca ti sn hay n. Trong hu ht cc trng hp, gi tr ghi s khng bng vi gi th trng. - T liu sn xut (Capital goods): T liu sn xut l nhng my mc, dng c c s dng sn xut ra nhng hng ha khc. i vi nhiu cng ty, vic mua t liu sn xut l mt s u t quan trng. - S khu hao/tr dn (Depreciation/amortization): S khu hao l mt c ch phn b gi tr ca ti sn hu hnh, chng hn my mc, trong sut nin hn s dng ca ti sn. S tr dn l mt c ch phn b gi tr ca ti sn v hnh, chng hn bng sng ch, trong sut nin hn s dng ca ti sn. - Nm ti chnh (Fiscal year): L nm bo co ti chnh ca mt cng ty - v d, t ngy 1 thng by cho n 30 thng su (nm sau). Trong hu ht cc trng hp, nm ti chnh khng trng vi nm dng lch - tc l t 1 thng Ging n 31 thng mi hai. - Bin li nhun (Profit margin): Cng c th gi l t sut li nhun. y l li nhun - l nhng g m cc ch cng ty cn gi li sau khi tr ht tt c cc ha n n - nh l mt t l phn trm ca doanh thu (sales) hay thu nhp (revenue). - Khon phi thu/khon phi tr (Receivables/payables): Nhng khon phi thu l s tin m ngi khc cn n cng ty, thng v hng ha hay dch v cng ty cung cp. Nhng khon phi tr l s tin m cng ty cn n ngi khc, bao gm cc nh cung cp.

- Thu nhp/chi ph (Revenue/expenses): Thu nhp l khon thu chy vo mt cng ty. N bao gm doanh thu, li tc, v tin cho thu. Thut ng thu nhp, doanh thu, thu nhp (ni chung) (revenue, sales, income) thng c s dng c th thay i cho nhau. Chi ph l nhng khon chi gn lin vi mt giai on c th, chng hn nh tnh theo thng. Chi ph l gi phi tr mua c mt ti sn no . Danh sch trn ch l im khi u. Nu mun c thm, bn nn theo cc gi sau: Lun t cu hi: Nu bn nghe ngi khc s dng mt thut ng m bn khng hiu, hy yu cu h gii thch. Hy t trang b kin thc: Bn cng bit nhiu th cng d nm c vn . Hy c cc sch bo v kinh doanh. Hy lp mt danh mc ring: Khi bt gp cc thut ng mi, hy ghi chng bn l ca chng ny c th s dng khi cn n. Hy ci thin k nng kinh doanh bng cch m rng vn t ng v ti chnh ca bn.

NG VI SUY ON
i vi nhng ngi c kin thc khim tn v ti chnh, h s d nh gi vi nhng thng tin th hin trong cc bo co ti chnh. Trong mt s trng hp, ngi ta lm nhng nh gi ny sau khi mi c qua cc con s v tnh ton ngay vi con s li nhun m thi. Tuy nhin, nu bn tht s mun hiu bit v cc bo co ti chnh, bn cn phi o su hn v nhng s liu th hin trn trang bo co . Hc mt vi khi nim c bn v k ton cng hu ch, nhng ch c nhng kin thc ny thi th bn khng th no tr thnh ngi c bo co ti chnh mt cch thng tho c. tr thnh ngi am hiu, bn cn phi t m hn v phi theo di k nhng con s m bn ang nhn thy. Khi c cc bo co ti chnh, bn c th s bt gp mt con s hay xu th khng thng thng. Thay v ch thy v n nm yn, bn cn phi nghin cu xa hn v dt ra cu hi, chng hn nh: Liu y c thc s l mt xu hng, hay ch l kt qu ca mt s thay i no trong quy trnh k ton? Tnh trng ny bt u t lc no? iu g gy ra n? Tnh trng ny ch xy ra vi cng ty ny, hay cng xy ra vi cc i th cnh tranh? c mt bc tranh y v nhng g ang din ra, bn cn phi iu tra v cng ty v ngnh ngh hot ng ca n. C nhiu ngun gip bn hiu c, trong ngun d thy nht l bo co thng nin ca cng ty, bao gm c nhng bo co ti chnh cng nh nhng thng tin khc v cc mc tiu lu di ca cng ty. Bn cng cn c thm cc sch bo v kinh doanh v chuyn ngnh v vic nm c tiu chun ngnh ngh v cc quy trnh k ton ca mt ngnh ngh l v cng quan trng. Ly mt v d, tng tng bn va tha k mt khon tin nh v mun u t vo mt nh xut bn tp ch. Bn yu cu c xem bo co thng nin ca cng ty v bt u c cc bo co ti chnh. Khi nhn vo bng cn i k ton - l mt trong nhng bo co ti chnh chnh thc ca cng ty - bn bt u thy ngn ngi v vic u t vo nh xut bn, bi v bn thy trong bng cn i k ton c mt s d n qu ln. Bn thy rng, phn ln khon n ny l do khon thu nhp tr sau, mt thut ng m bn cha bao gi nghe thy. Bn khng bit r n l g nhng li cho rng nh th l khng tt bi v l n th lc no cng xu c. Tuy nhin, ha ra nhng suy on ca bn v thu nhp tr sau khng ng. Thc ra, n th hin nhng khon t mua tp ch c tr trc v chnh l mt ngun thu nhp. Thu nhp tr sau l mt nghip v thng thng trn cc bo co ti chnh trong ngnh xut bn. S d n th hin ra thnh mt khon n l v nh xut bn cha nhn c khon thu nhp bng vic pht hnh tp ch theo nh k trong tng lai. Sau y l mt s ngun m bn c th tip cn trong khi tm hiu cc thng tin v bo co ti chnh.

Cc hip hi thng mi: Hy xem th vin ti a phng ca bn c b sch Gales Encyclopedia of Associations (Bch khoa Gale v cc Hip hi) hay khng. Hn na, rt nhiu hip hi thng mi u c trang web. Cc t chc k ton: H cung cp nhng thng tin v nhng thay i quy tc k ton c d tnh c nh hng n nhiu ngnh ngh khc nhau. Cc nh xut bn v kinh doanh: C rt nhiu sch gii thiu v cc tiu chun v thng k trong kinh doanh.

HY HIU C TNH QUAN TRNG CA VIC CHN THI IM

Nh hu ht mi th trong cuc sng, ngnh k ton cng vy, vic chn thi im l tt c. Vic chn thi im c ngha c bit quan trng i vi cc giao dch thng mi v vi vic chng c ghi li trong cc bo co ti chnh nh th no. Cc doanh nghip thng p dng hai phng php ghi li cc giao dch k ton theo tin mt v k ton pht sinh. Phng php k ton theo tin mt ghi nhn cc giao dch ch khi no tin mt c thanh ton qua tay. Cn phng php k ton pht sinh th ghi nhn cc giao dch khi no cc giao dch ny hon tt v th tc, cho d c c thanh ton hay cha. Cc doanh nghip nh thng p dng k ton theo tin mt v tnh n gin ca n. i vi nhng doanh nghip ny, cc khon thu s c ghi nhn khi khch chi tr v cc khon chi c ghi nhn khi cng ty chi tr cho khch hng. Tuy nhin, phn ln cc cng ty ln s dng k ton pht sinh, phng php phc tp hn so vi phng php theo tin mt. Mc ch ca k ton pht sinh l lm cho cc khon thu nhp n khp vi cc khon chi ph, l cc khon c s dng mang li ngun thu nhp . thc hin phng php ny, cc giao dch c ghi li khi c mt hot ng v kinh t xy ra, chng hn nh mt sn phm c gi i hoc gi mt ci my c sa cha, hn l khi cc dch v ny c thanh ton. Xin ly mt v d, trong k k ton hin ti, Tp on Nicko va ghi nhn nhng n t hng tr gi 20.000 la nhng ch mi thc s thu c 10.000 la trong khon thu m thi. Cng ty b ra khon chi ph 4.000 la cho lng nhn vin, v s dng s hng lu kho tr gi 5.000 la trong k, mc d b buc cht 1.000 la cho s hng lu kho m thi. Nu cng ty Nicko p dng phng php k ton theo tin mt, th bo co ti chnh s th hin nh sau: Cc ha n thu tin mt Cc khon chi tin mt Hng lu kho Lng nhn vin Tng chi ph S di ra gia ha n so vi chi tiu $1.000 $4.000 ($5.000) ($5.000) $10.000

By gi hy xem cng nhng con s ny th hin nh th no nu cng ty s dng phng php k ton pht sinh:

Thu nhp Chi ph Hng lu kho Lng nhn vin Tng chi ph Thu nhp rng

$20.000

$5.000 $4.000 ($9.000) ($11.000)

Bo co ny cho chng ta nhiu thng tin hn. Chng hn n lm r bao nhiu hng trong kho c s dng to ra doanh thu 20.000 la. Sau y l nhng im then cht v k ton pht sinh: Nguyn tc ph hp: Phng php pht sinh lm cho cc phn thu nhp ph hp vi cc phn chi ph c lin quan. Chn thi im: Phng php k ton pht sinh ghi nhn thu nhp va c to ra nhng cha c thanh ton, v cc chi ph ang n nhng cng cha c thanh ton. Dng tin mt: Phng php k ton pht sinh khng theo di dng lu chuyn tin mt vo v ra. K ton pht sinh ghi nhn cc giao dch khi chng din ra; k ton tin mt ghi nhn cc giao dch khi tin c thanh ton qua tay.

HY HIU C CNG VIC CA KIM TON VIN

Khi bn c bo co thng nin ca mt cng ty, bn s thy n c phn nhn xt ca kim ton vin v bo co ti chnh ca cng ty. Trong nhiu trng hp, ngi ta b ri v vai tr ca mt kim ton vin c lp. Ngi ta thng ngh rng nhim v ca kim ton vin l kim tra tnh chnh xc ca cc bo co ti chnh. Nhng khng phi nh th. l mt iu cc k kh khn cho mt kim ton vin bit chc c rng cc bo co ti chnh c chnh xc hay khng, tr khi cng ty kim ton chu trch nhim ghi nhn cc giao dch v thc hin bo co lun. V nu th th kim ton vin u cn tnh c lp na? Trong kh nng nh ngi ngoi cuc khch quan ca h, cc kim ton vin nh gi xem cc bo co ti chnh c phn nh trung thc tnh hnh ti chnh ca cng ty khng, cng nh nh gi kt qu hot ng kinh doanh v dng lu chuyn tin mt ca n. H s thc hin iu ny bng nhiu cch, bao gm vic gi th cho cc khch hng, nh cung cp, v cc n v khc yu cu h xc nhn cc thng tin v ti chnh c ghi nhn trong s sch ca cng ty. Cc kim ton vin cng kim tra cc quy trnh qun l ni b cng ty. Cc cng ty thng c cc ch kim tra nhm hn ch n mc ti thiu kh nng sai st v gian ln. Theo quan im ca kim ton vin, mt s nhng quy trnh kim tra quan trng nht l theo di cc ti khon c lin quan n tin mt, chng hn nh khon phi tr. Chng hn ban qun tr c th yu cu nhn vin qun l cc ti khon phi tr chng minh s ph hp gia ha n nh cung cp vi khon bo co tip nhn hng v n t hng t cng ty ch tr nhng ha n hp l ca nh cung cp thi. Kim ton vin s kim tra th xem cc nhn vin qun l ti khon phi tr c thc hin ng quy trnh qun l hay khng. Kim ton vin s kim tra xem cc ha n c n khp ng n vi cc chng t hay khng. Vic kim tra th ny c thc hin trn mt mu ha n ly ngu nhin. Da trn kt qu ca mu, kim ton vin s quyt nh c tip tc kim tra th thm bo m khng mt s sai st no v vic cc ha n khng khp c th gy nn mt kt lun sai trong phn cc khon phi tr hay khng. Tnh trng i l mt vn rt quan trng cho cc kim ton vin. Trong sut qu trnh kim ton, cc kim ton vin phi thng xuyn nh gi xem liu c bt c nhng li no c th lm cho ngi s dng hiu sai lch cc bo co ti chnh hay khng. V d, trong khi kim ton, kim ton vin pht hin mt chng trnh my vi tnh lm trn nhng sai s m hu qu l tnh tin khch hng nhiu hn hay t hn vi xu, kim ton vin c l s coi l khng quan trng - ni cch khc, khng gy hu qu g i vi nhng ngi s dng bo co ti chnh. Tuy nhin, nu kt qu ca s sai s ca chng trnh my

tnh c mt nh hng tch ly ln, th kim ton vin c th quyt nh s tnh ton sai ny l quan trng v s yu cu cng ty xem li cc bo co. Sau y l mt vi thng tin thm v kim ton vin: kin ca kim ton: Cc kim ton vin c th a ra nhng kin sch (tc chp nhn khng hn ch bo co ti chnh ca cng ty) hay kin c cht lng v cc bo co ti chnh (tc chp nhn c iu kin, c ph phn). Ni i vi ngoi: Kim ton vin ni b l nhng nhn vin ca cng ty, trong khi kim ton vin bn ngoi l cc bn th ba c lp. Thay i kim ton vin: Vic mt cng ty thay i kim ton vin c th c du hiu bo ng, v tnh hung ny i hi phi c tip tc xem xt. Kim ton vin ch a ra mt nhn xt v cc bo co ti chnh, khng phi a ra mt s bo m.

10

HY HC CCH I TM CU TR LI
C th bn khng cn phi bit ht tt c nhng quy tc m cc k ton vin p dng khi lp cc bo co ti chnh, nhng iu quan trng l bn phi bit ti sao li c nhng quy tc v mun tm hiu thm chng th tm u. Cng nh c nhng quy nh v tc m bn c php chy xe trn ng ph, th cng c nhng quy nh v vic cc cng ty phi th hin nhng thng tin nh th no trong cc bo co ti chnh. Mt trong nhng l do chnh ca cc quy nh l phi bo m cc bo co ti chnh c nht qun. S nht qun ny mang li cho ngi s dng bo co ti chnh mt bc tranh tt hn v thnh qu ca cng ty trong mt k. Ngay c khi cc cng ty u tun th nhng quy tc ny, th vn c mt s bin i trong cc bo co ti chnh, v bn cn phi n. Trong mt s trng hp, nhng bin i ny l do nhng giao dch bt thng nm ngoi phm vi hot ng thng thng ca cng ty v c th s khng ti din na. Mt v d cho s bin i ny l vic bn i thit b m cng ty khng cn s dng na. Kh thng thng nhng vic thanh l ny s mang li mt khon li hay l ln s c th hin trn cc bo co ti chnh di dng khon mc bt thng. Bo co thu nhp do s bao gm thu nhp rng hin ra vi vic c hay khng c khon mc bt thng ny. Nu bn so snh mt bo co thu nhp - mt trong nhng bo co ti chnh then cht ca cng ty - ca mt nm khng c mt khon mc bt thng vi mt nm c mt khon mc bt thng, rt c th bn s mun s dng thu nhp rng trc khon mc thu nhp bt thng, v mc ch so snh. Bn cng s mun kim tra cc cc ch bit nhiu hn v tnh cht ca khon mc bt thng v tc dng ca n ln cc bo co ti chnh ca cng ty. Nhng trng hp ch xy ra mt ln khng hn l nhng s kin duy nht gy ra nhng bin i trong bo co ti chnh. Cc cng ty cng c th thay i phng php h s dng tnh ton cc khon mc nh hng lu kho v khu hao. Chn mt phng php i khi l mt quyt nh ch quan v c khi vic thay i phng php tnh l mt s cn thit. Nu nh c mt s thay i trong phng php k ton, th iu ny cn phi c nu ln trong phn cc ch. Thm na, nh hng tch lu gy ra bi vic thay i s th hin trn bng cn i k ton, mt bo co khc ca bo co ti chnh chnh xc then cht ca cng ty. Nhng quy tc v quy nh chnh xc m cc cng ty phi tun th thay i t quc gia ny n quc gia khc. Hoa K, kim ton vin tun th ng nhng quy tc c son tho bi Hi ng Tiu chun K ton Ti chnh (Financial Accounting Standards Board - FASB). Nhng quy tc ny c bit vi ci tn GAAP (vit tt ca Generally Accepted Accounting Principles - Nhng nguyn l k ton c chp nhn chung).

11

Sau y l nhng ngun m bn c th s dng tm hiu nhiu hn v cc quy nh chi phi cc cng ty nim yt trn th trng chng khon. Bo co thng nin: Hy tip xc vi mt cng ty c th v xin xem bo co thng nin mi nht ca h. y ban Chng khon v Giao dch Hoa K (SEC - U.S. Securities and Exchange Commission). Bn c th xin bn sao cc bo co m cc cng ty c yu cu phi np cho y ban ny. Cc n phm v kinh doanh: Hy c nhiu v nhng tiu chun ca ngnh v nhng thay i c d tnh. Bn khng cn phi bit cc quy nh m ch cn bit tm chng u.

12

HY NGHIN CU KT QU KINH DOANH

Bo co ti chnh chnh l cch cc doanh nghip lu gi thnh tch ca mnh. Trong th gii th thao, cc i thi u lun theo di cc thng tin, bao gm bao nhiu trn h thng v thua, bao nhiu trn h thng sn nh, v phong thi u ca cc u th ca i ra sao. Cc bo co ti chnh cng c cng mc ch nh nhng th im trong th thao vy. Chng cung cp nhng s liu th cn thit to ra cc thng k v t sut c ngha tr li cho nhng cu hi nh sau: u l dng sn phm ca cng ty sinh li nhiu nht? Cng ty s dng ti sn ca n tt nh th no? Vic thu hi tin t khch hng ca cng ty hiu qu ra sao? Khi mt i th thao tnh ton c nhng s liu thng k cho i v cho tng u th ri, h s s dng nhng thng tin theo nhiu cch khc nhau. Trc ht, h so snh nhng s liu ca ma thi u nm nay vi s liu ca cc ma thi u trc xem thnh tch ca i l tt hn hay xu i. H cng so snh nhng s liu thng k ca i mnh vi s liu ca nhng i khc cho nhng con s c bi cnh. V d nh, vic ch bit mt vn ng vin bng chy chuyn nghip c thnh tch nh banh trung bnh l .333 khng c ngha nhiu cho n khi bn em con s ny so vi s liu thng k ca cc vn ng vin chuyn nghip khc. Cc bo co ti chnh v thng k kinh doanh cng c ngha tng t nh th. Thng tin trong cc bo co ti chnh thc s hu dng nht l khi n c em so snh vi thnh tch qua ca cng ty v ca mt cng ty khc cng ngnh. C nhiu ngi s dng cc bo co ti chnh a ra nhng nh hng cho nhng quyt nh kinh doanh. Cc nh u t tim nng lm cc tnh ton o lng kh nng sinh li trc khi h quyt nh mua c phiu. Cc ch n th nh gi kh nng chi tr cc ha n ca cng ty trc khi h quyt nh cho cng ty vay n. a ra nhng quyt nh ny, ngi s dng cc bo co ti chnh cn phi lm nhiu hn l ch n gin nhn qua nhng con s trn mt giy. Vic nh gi hi ht nh th s rt c th a ti nhng tnh ton sai lc hoc nhng quyt nh nhm ln. Cc bo co ti chnh c th cho thy nhng lnh vc no cng ty hot ng hiu qu v nhng lnh vc no cn phi c ci thin. Cc bo co ti chnh c th cung cp cho bn mt s hiu bit su sc v nhng vn m cng ty ang gp phi, nhng hiu bit mt cch trn vn, bn cn phi nghin cu thm. Mt cch hiu cc bo co ti chnh tt hn l lun nh my ch ci ILE, vit tt ca nhng t sau y: Xc nh (Identify) nhng con s then cht

13

Nhn k hn (Look deeper) v hi ti sao nh th Xem xt (Examine) ton b bn bo co Sau y l ba dng bo co ti chnh ph bin nht: Bng cn i k ton: K khai cc khon ti sn, n v vn ch s hu, chnh l gi tr ca doanh nghip i vi cc c ng. Bo co thu nhp: Khu tr cc chi ph khi khon thu nhp c c thu nhp rng, ni mt cch khc, l li nhun. Bo co dng tin mt: Th hin cc ngun tin, cc khon s dng, v lng tin cn c cho doanh nghip. Khi c cc bo co ti chnh, bn hy nh nhng ch ci ILE (Identify, Look deeper v Examine)

14

HY C K HN BNG CN I K TON
Bng cn i k ton cung cp mt ci nhn chp nhong v sc mnh ti chnh ca cng ty vo cui k k ton. Tn gi ca bng cn i k ton xut pht t mt phng trnh n gin: Ti sn = N + Vn ch s hu hay Vn c ng Mi khi mt v ca phng trnh tng hay gim, th v kia cng tng hay gim theo. V d, nu mt cng ty mua chu trang thit b mi, th phn ti sn s tng ln phn nh trang thit b m cng ty mi c, ng thi ti khon n ca cng ty cng s tng ln phn nh s n m cng ty phi chu khi mua hng. Ti sn th hin trn bng cn i k ton c chia ra thnh ti sn vng lai v ti sn di hn. Ti sn vng lai l tin mt hay nhng gi tr khc c th c chuyn thnh tin mt trong vng mt nm. Nhng loi ti sn vng lai in hnh l tin mt, cc khon phi thu, v hng lu kho. Ti sn di hn bao gm bt ng sn, nh my v trang thit b. Ging nh ti sn, cc khon n cng c phn thnh n ngn hn v n di hn. N ngn hn s c thanh ton trong vng mt nm, bao gm c cc khon phi tr v lng tch ly - nhng khon tin m nhn vin c hng nhng cha c chi tr. Cc khon n di hn in hnh l cc hp ng thu v n phi tr li trong nhiu nm. Vn ch s hu hay vn c ng l gi tr ca ch s hu trong doanh nghip. Tp on Nicko Bng Cn i k ton cho nm ti chnh kt thc vo ngy 30 thng Su Ti sn Tng ti sn vng lai Tng ti sn di hn Tng ti sn N Tng n ngn hn Tng n di hn Tng n Vn c ng Tng n v vn c ng $25.000 8.000 $33.000 $22.000 $55.000 $50.000 5.000 $55.000

15

Khi bn c ht bng cn i k ton, hy lun ghi nh nhng im sau: Khon phi thu: Cng ty iu chnh nh th no i vi nhng khch hng khng c kh nng thanh ton? Hng lu kho: Tt c hng lu kho ny u c th bn c hay khng? N di hn: Khon ti hn hin ti ca n di hn c xut hin trong tng n ngn hn khng? Bng cn i k ton th hin mt bc tranh v tnh hnh ti chnh ca cng ty cho mt ngy no

16

HY C TON B BNG BO CO THU NHP

Bng bo co thu nhp cho ta bit kt qu cui cng. Hon ton theo ngha en. Dng cui cng ca bng bo co ti chnh l thu nhp rng, tc l s hoa li cn li sau khi tr i tt c cc khon chi ph (costs v expenses). Bo co thu nhp cho thy nhng khon thu nhp v chi ph pht sinh trong mt k k ton, thng l mt thng, mt qu hay mt nm. Bo co ny i khi cng c gi l bo co li v l bi v n cho chng ta hai cch tnh ton kh nng sinh li, li gp v li rng, cng cn gi l thu nhp gp v thu nhp rng. Li gp l tng doanh thu tr i gi vn hng bn thng c bit di ci tn COGS (Cost of goods sold). Gi vn hng bn bao gm hng lu kho, chi ph nhn cng sn xut ra s sn phm , v cc chi ph khc c lin quan trong qu trnh sn xut. Li rng l tng doanh thu tr i cho tt c cc khon chi ph. Thu nhp rng thng c th hin c trc v sau nh hng ca thu thu nhp. Thu nhp rng trn mi c phiu ca chng khon cng c th hin. Bo co thu nhp th hin tng li nhun, sau l cc khon chi ph, c nhm theo tng loi chng hn nh chi ph bn hng v qung b, chi ph thit k, nghin cu v pht trin, chi ph chung v chi ph iu hnh. cho cc bo co thu nhp d c hn, tt c cc cng ty, d ln hay nh, u phi tun theo bn mu chung sau: Tp on Nicko Bo co thu nhp cho nm ti chnh kt thc vo 30 thng Su Doanh s Gi vn hng bn Li nhun gp Chi ph Nghin cu v pht trin Chi ph chung v chi ph iu hnh Tng chi ph Li nhun rng 10.000 40.000 (50.000) $20.000 $100.000 (30.000) 70.000

17

Khi c bo co thu nhp, bn hy n nhng iu sau y: S liu ca nm trc: Cc s liu ca nm trc thng c th hin bn cnh nhng s liu gn y nht. Nhng khon mc bt thng: y l nhng s kin ch xy ra mt ln, chng hn nh li hay l t vic thanh l mt doanh nghip L gp hay l rng thay v li nhun: Nhng th ny i hi bn phi nghin cu thm hiu ti sao. Bng bo co thu nhp th hin li nhun trong mt k k ton.

18

HY KIM TRA DNG TIN MT

Hu ht mi ngi u quen thuc vi bng cn i k ton v bo co thu nhp nhng li t quen thuc vi bo co dng tin mt. vi kha cnh, bo co dng tin mt c th c ngha quan trng nht trong s ba loi bo co ny. Cc cng ty vn c th tip tc hot ng kinh doanh khng c li nhun, nhng s khng th no tn ti lu c vi mt dng tin mt m. Khi nhiu ngi nghe thut ng bo co dng tin mt th h s cho rng bo co ny th hin lng tin chy vo v lng tin i ra khi cng ty, rt ging nh khi bn ghi nhn cc khon tin gi ngn hng v cc sc trong quyn s sc ca bn vy. Trong khi phng php ny th hin s lng tin mt thu vo v chi ra khi doanh nghip, nhng n khng th hin c vic thu nhp rng c lin quan nh th no vi dng tin mt rng. Bo co dng tin mt bt u vi thu nhp rng v ri sau thc hin mt lot cc iu chnh lm cho thu nhp rng khp vi dng tin mt rng. Phng php chnh xc thc hin cc iu chnh ny l rt phc tp v i hi mt s am tng v vic cc s d ti khon khc nhau nh hng nh th no ln tin mt. Cc iu chnh ny li c phn thnh ba nhm: cc hot ng kinh doanh, u t, v ti chnh. Sau y l mt phin bn bo co dng tin mt c n gin ha, th hin mt s phn ch yu ca bo co. Bo co dng tin mt cho nm ti chnh kt thc vo ngy 31 thng Mi hai Cc hot ng kinh doanh Thu nhp rng Khu hao tr li, v khng s dng tin mt Dng tin mt mang li t cc hot ng Cc hot ng u t Mua sm thit b vn phng Dng tin mt c s dng bi cc hot ng u t Cc hot ng ti chnh Vay t ngn hng Dng tin mt mang li t cc hot ng ti chnh Dng tin mt rng Cng vi s d u k S d cui k

$100.000 5.000 $105.000

(10.000) (10.000)

15.000 15.000 110.000 15.000 $125.000

19

Hiu c bo co dng tin mt th tht l ngot ngho. Sau y l mt s gi tr gip. Theo di cc s liu: Cc khon mc trong bo co dng tin mt u c ly t cc bo co ti chnh. Mc ch ca bo co: Bo co dng tin mt c chc nng nh mt cng c phn tch. ng lo lng v n: Bn khng cn phi hiu cc iu chnh ny. Bn ch cn kim tra ct bn tay phi ca bng bo co bit c hiu qu thc t. Bo co dng tin mt l mt cng c m cc cng ty s dng qun l cc ngun vn ang c.

20

XEM K HN CC PHN CC CH
Bn ng mc li ging nh nhiu khc l b qua phn ghi ch trong cc bo co ti chnh. Mt trong nhng quy tc chnh yu hiu cc bo co ti chnh l phi c phn cc ch i km. y l mt ngun thng tin rt qu gi khng th b qua c. Mt trong nhng l do ti sao cc cc ch li quan trng nh th l cc thng tin trong cc bo co ti chnh thng c th hin dng tm tt. Trong khi iu ny lm cho cc bo co d c hn, th cc bo co li thng thiu phn gii thch chi tit v nhng im quan trng. Thm vo , trong cc bo co ti chnh khng c ch no dnh tit l nhng v kin tng cha x c th nh hng n hot ng kinh doanh trong tng lai. Phn cc ch cng cn dng lm ni gii thch cho nhng giao dch k ton kh khn hoc phc tp. Trong qu trnh son tho bo co ti chnh, ban qun tr thng c yu cu a ra mt quyt nh ch quan v cch x l mt s giao dch no , v kt qu ca nhng quyt nh ny c ghi trong phn cc ch. Trong mt s trng hp, cc cc ch th hin s k khai tch bch cc s liu xut hin trong cc bo co ti chnh, chng hn nh cc khon chi ph v n. Ly v d, cc phiu n di hn phi tr c ghi li thnh mt khon gp trn bng cn i k ton. Tuy nhin, v s tr n c th nh hng n cc dng tin mt, cho nn, iu quan trng cho nhng ngi s dng cc bo co ti chnh l phi hiu c thi im chi tr trong tng lai. Cu tr li cho cu hi thi im c th c tm thy trong cc phn cc ch, , c mt lch chi tr n s ghi r khi no cc khon n ny n hn phi tr. Trong cc trng hp khc, chng hn nh mt v kin tng chng li cng ty, th cc ch s ng vai tr l s gii thch c tnh cch tng thut v m t tnh hung. Mi ghi ch thng km theo hnh ng gy ra s tranh tng v kin ca nh t vn lut lin quan n nhng bt trc tim tng cho cng ty. Mt trong nhng phn quan trng nht ca cc ch l s th hin cc chnh sch k ton v nhng thng l thc hnh quan trng ca cng ty. Nhng thng tin in hnh s bao gm phng php hng lu kho m cng ty p dng v cc phng php m cng ty p dng phn b gi thnh ca ti sn trong sut nin hn s dng ca chng. cng l ni tho lun v vic cng ty x l th no vn ngoi t v cc cng c ti chnh. Nhng phn khc ca cc ch cung cp thng tin chi tit v n di hn, cc cam kt thu mn v thu thu nhp. Cc ch cng bao gm cc k hoch v cc khon tr cp v cc chng trnh hu tr khc, cung cp thng tin v cc chi ph ca chng trnh v mc kinh ph. Thm vo , cc cc ch cng bao gm nhng thng tin v cc kh nng bn c phiu cho cc nhn vin v vin chc cao cp ca cng ty v tho lun v vic gi tr n b da trn c phiu c tnh nh th no.

21

Khi bn c ht cc bo co ti chnh, hy lun cc cc ch bn cnh bn tin vic tham kho. Sau y l nhng im ni bt ca nhng g phn cc ch cung cp cho bn: Nhng chnh sch k ton v nhng thng l thc hnh quan trng: Cung cp nhng thng tin v cc chnh sch v hng lu kho, khu hao v tr dn. Chi tit v chi tiu: Lit k tch bch cc chi ph cho qung co, khuyn mi, nghin cu v pht trin. Cc hot ng nh hng n cc dng tin mt tng lai: Cung cp cc k hoch chi tr cho cc khon n di hn, hp ng thu bao v thu thu nhp. Hy ghi cc cc ch thnh nhng thng tin c ngha ngi ta thy cn phi c n.

22

HY XC NH LNG HNG LU KHO C QU CAO HAY KHNG

i vi hu ht cc cng ty, hng lu kho chnh l ngun sinh lc ca sc khe ti chnh. Do , nu khng c hng ha bn, mt doanh nghip khng th no tn ti lu c trong kinh doanh. Bi v hng lu kho c ngha sng cn i vi s tn ti ca mt doanh nghip, nn cng c nhiu hng tn tr th cng tt. Nhng ri thay, khng phi lc no cng nh th. Mt s lng lu kho ln c th hm cng ty sn xut d tha hng ha v khng s dng cc ngun lc mt cch khn ngoan, v cng c th hm rng s d hng lu kho bao gm c hng ha c th s chng bao gi bn c. xem c ng nh th hay khng, bn cn phi xem xt k hn. Bn cn phi bt u bng cch xem xt cc phn cc ch tm hiu chnh sch hng lu kho ca cng ty. Mt s thay i trong phng php nh gi hng tn tr l mt du hiu khng lnh, v n cho thy c th c vn trong s d cui k. Hng lu kho l hng ha c gi trong kho bn trong qu trnh kinh doanh bnh thng. i vi mt doanh nghip bn l, hng lu kho bao gm c sn phm trong kho. Cn i vi nh sn xut, hng lu kho bao gm c nguyn vt liu, hng ang ch bin v hng thnh phm. Do vic lu tr hng ha gy tn km, cc cng ty c gng tr hng mc ti u, ngha l bng s lng hng ha thp nht va p ng nhu cu ca khch hng m thi. V vo cui nm ti chnh, cc cng ty tnh ton s hng trong kho ang c. C nhiu cch tnh gi tr hng lu kho ny, bao gm phng php nhp sau - xut trc (Last in, First out LIFO) v nhp trc - xut trc (First in, First out - FIFO). Dng sn phm v cc tiu chun trong ngnh nh hng n phng php nh gi m cng ty chn la. Nh mt quy tc chung, khi cng ty chn mt phng php, th phi c nhng l do c bit mi thay i n. Nu mt cng ty thay i phng php nh gi, cc l do cn phi c gii thch trong phn cc ch. Tt hn ht, hng ha no khng cn gi tr bn na, phi c loi b vo cui nm v khng c a vo s d cui k. Cc hng ha ny c th bao gm hng li thi, hng b lm bn, hay h hng. Mt s d cao bt thng ca hng lu kho c th hm l s hng ny cha c a ra khi s sch v vn cn c ghi chp khng hp l. Mt cch khc nhn ra cc vn l tnh ton mc lun chuyn hng kho, ngha l, bao nhiu ln hng kho c bn i v c thay th bng hng mi. T sut ny c xc nh bng cch chia gi vn hng bn c lit k trong bo co thu nhp cho s d hng lu kho. Mt t sut cao hn c ngha l hng ha ang c quay vng rt nhanh v c t hng lu kho hn. Theo kinh nghim thc t, t sut cng cao th cng tt. Sau y l mt s gi gip bn kim tra tnh chnh xc ca s d hng tn kho:

23

Theo di mc lu kho so vi doanh s: So snh cc s d hng lu kho vi doanh s ca nm nay v cc nm trc . Hy xem c tnh trng doanh s vn gi nguyn m mc hng lu kho li tng ln hay khng/ Xc nh mc lun chuyn hng lu kho: Hy kim tra t sut ny theo tiu chun ca ngnh. Hy xem li cc n phm chuyn ngnh:Hy bo m hng ha do cng ty bn ra khng phi l hng li thi. Nhiu hng lu kho qu c th bo hiu s l trong tng lai.

24

HY NHN CC PHN IU CHNH

Khi nh gi cc bo co ti chnh, bn cn phi dnh mt t thi gian xem li cc khon phi thu. Bn nn kim tra xem n c phn nh chnh xc s tin m cng ty c th nhn mt cch hp l t khch hng hay khng, hn l ch xem tng s tin cn b n. l iu quan trng. Khi hng ha c bn cho mt khch hng, ngi bn s ghi nhn s giao dch bng cch ghi tng c phn doanh thu ln khon phi thu. S tin trong ha n vn gi nguyn trong khon phi thu cho n khi ha n c thanh ton hoc ban qun tr bit c rng s tin ny khng c kh nng thu hi v phi xa b, ni cch khc, phi tr ra khi cc bo co ti chnh khon phi thu ca cng ty. Vo thi im bn hng, cng ty khng th bit chc chn c ha n bn hng c th c thanh ton hay khng. Thm vo , phi mt nhiu thng, thm ch nhiu nm trc khi nhng ha n khng c kh nng thanh ton b loi b. Thi gian chm tr ny c th dn n mt bo co sai v khon phi thu cho n khi s tin trong ha n b xa khi s sch. Tnh hung ny cng c th dn n tnh trng khon thu nhp c ghi qu cao ti thi im bn hng ban u v b ghi qu thp vo thi im ha n b hy b. trnh tnh trng bo co sai v thu nhp v cc khon phi thu, nhng k ton vin s dng mt ti khon d phng dnh cho nhng mn n kh i hay cho nhng ti khon ng nghi ng. Ti khon ny b p cho cc khon phi thu v lm gim i thu nhp rng. Phn b p cho nhng ti khon ng nghi ng thng l mt s t l phn trm no ca cc khon phi thu v c iu chnh vo cui mi k k ton. Bi v vic hy b nhng khon phi thu c th c nh hng n thu nhp rng, cc cng ty i khi h thp cc khon kh thu ca h. Mt cch kim tra vn ny l so snh s d gia doanh s vi cc khon phi thu ca nm nay v nm trc. S d khon phi thu phi i theo xu th ca doanh s. V d, nu doanh s tng nh, khon phi thu cng s tng khim tn theo. Nu khon phi thu cao qu th c th b ghi qu d. Mt cch khc nhn ra cc khon phi thu b ghi qu d l tnh s vng quay ca cc khon phi thu. lm iu ny, bn ch n gin chia doanh s cho cc khon phi thu (Doanh s/Khon phi thu). T sut ny cho bit bao nhiu ln trong mt nm cng ty thu c tt c cc khon phi thu t khch hng. Ni chung, con s ny cng cao th cng tt. Khi bn c c t sut vng quay, bn c th tnh c s ngy trung bnh cn thu cc khon chi tr ca khch hng bng cch chia 365 cho t sut vng quay ny (365/T sut cc khon phi thu). Cc cng ty thng c gng thu cc khon chi tr ca khch hng trong vng 30 ngy, v vy 30 ngy l mt ct mc. Nu thi gian thu tin cao hn nhiu, th cng ty c th ang gp phi kh khn trong vic thu tin, hoc cng ty qun iu chnh cc khon phi thu ca cc ha n khng c kh nng chi tr. Sau y l mt s gi cho bn khi kim tra khon phi thu:

25

Tnh ton vng quay: So snh cc t sut ca nm nay vi t sut ca cc nm trc. To mt ct mc: Hy tm hiu cc i th cnh tranh xc nh cc chun ca ngnh v s vng quay khon phi thu. Nghin cu su thm: Hy chng minh bng t liu v khon ghi c v cc chnh sch thu tin ca cng ty. Hy bo m cng ty loi b ngay nhng khon khng th thu.

26

HY KIM TRA VIC GHI NHN DOANH THU

Doanh thu l mt trong nhng phn then cht trong cc bo co ti chnh. Cc nh qun l thng phi chu p lc cng thng l phi p ng c cc ch tiu doanh s trong qu hoc nm. Vic t c nhng ch tiu ny c tc ng tch cc n cng ty bi v n s lm cho cc c ng hi lng, tng phn thng cho nhn vin, v m rng cc ngun vay tn dng. Bi v doanh thu c ngha quyt nh nh th - nn cc nh qun l c ting l lm sai lch cc con s lm cho chng th hin tt hn gi tr thc ca chng. Thc t, vic ghi khng ng doanh thu l l do ph bin nht ti sao cc cng ty phi trnh by li phn thu nhp trong cc bo co ti chnh c cng b v np cho c quan qun l ca chnh ph. Trong khi hu ht cc cng ty u tun th cc hng dn cn thit v vic ghi nhn doanh thu th doanh s chnh l mt lnh vc ca bo co ti chnh m bn cn phi nghin cu cn thn. Khi am hiu v vic cc cng ty c th lm cc khon doanh thu phnh ra nh th no, bn c th t mnh tm n nhng du hiu cnh bo. Doanh thu c ghi nhn khi c mt thng v din ra. N din ra khi ch s hu ti sn c chuyn i, hoc mt dch v c cung cp. mt s trng hp, vic chuyn giao ny din ra khi hng ha c ngi bn gi i, trong nhng trng hp khc th s chuyn giao ny din ra khi hng ha c giao n tay cho khch hng. Ha n hay hp ng s xc nh phng thc ca s chuyn giao. Khi cng ty son bo co thu nhp, con s doanh thu cn phi th hin ht tt c cc giao dch thng mi din ra sut trong k ch nh. Khi ngy kt s ca qu hay nm n gn, cc cng ty thng c gng y mnh doanh s ln. Hot ng trong b phn giao hng c th tr nn si ng khi cc cng nhn phi lm nhiu gi hn kp hon thnh cc n t hng trn lch trc ngy cui thng. Tuy nhin, nu nhng n lc vo nhng gi cui ny khng t c mc tiu, cc nh qun l i khi li thi phng cc s liu ln. H c th lm iu ny bng cch ghi nhn c nhng giao dch cha hon tt. Tt nhin, hnh dng ny ch c tc dng lm gim doanh s ca k k ton tip theo m thi, v cng c th li gy thm thao tng doanh thu trong tng lai t c cc ch tiu ra. Cc khon phi thu c th l cc u mi chng ta nhn bit c vic ghi nhn sai doanh thu. Bi v cc thng v u lm tng doanh s ln khon phi thu, cho nn vic doanh s b thi phng qu nhiu s ko theo khon phi thu cng s tng qu nhiu tng ng. Bn c th nhn bit tnh trng ny bng vic tnh s vng quay khon phi thu v chu k khon phi thu c trnh by phn trc. Nu cc giao dch c ghi nhn qu sm, th thi gian ch i cho n khi khch hng thanh ton cc ha n s di hn. iu ny c phn nh qua vic vng quay b chm i v thi gian thu tin s di ra.

27

 bo m doanh s c ghi nhn ng n, bn hy xem cc phn sau y: Cch x l cc hp ng di hn: Khon thu nhp t cc hp ng di hn c ghi nhn trong nm hin ti l bao nhiu? Ghi nhn thu nhp cc thng v hin ti vo cc k sau: Cc nh qun l c th ghi thu nhp cc thng v hin ti vo cc k k ton tng lai lm cn bng cc s liu doanh s qu khc bit. nhn ra hnh ng ny, bn nn tm kim vng quay nhanh ca cc khon phi thu v mt chu k thu tin nhanh. Chnh sch ghi nhn doanh thu: Cc quy trnh ca cng ty trong vic ny l g? Hy nh kim tra vic ghi nhn cc thng v khi chng din ra.

28

PHN TCH, PHN TCH V PHN TCH

Cc bo co ti chnh c ngha nhiu hn l mt bi tp nghin ngm vi nhng con s. Chng l nhng cng c qun l quan trng. Tuy nhin, nm bt c ngha y ca cc bo co ny, bn cn phi ln ln mt cht vi nhng con s. Ch n gin c nhng con s trong cc bo co thi th cha . bit c cc con s ni ln iu g, bn phi t chng vo bi cnh c th, mt cch thc hin iu ny l so snh nhng s liu ca nm gn y nht vi con s ca nhng nm trc . Cch bt u d nht cho kiu phn tch ny l mt bo co thu nhp c tnh cch so snh bng cch t cc con s cnh bn nhau: Bo co gn y nht Doanh s rng Gi vn hng bn ra Li nhun gp Chi ph bn hng Chi ph hnh chnh Tng chi ph Thu nhp rng $120.000 (27.000) $93.000 6.000 45.000 $51.000 $42.000 Bo co nm trc $100.000 (30.000) $70.000 5.000 25.000 $30.000 $40.000

Khi xem bn bo co trn, bn cn n nhng s liu no tng hoc gim mt cch t ngt. Sau , bn cn phn tch cc bo co tm ra cc mi lin h gii thch ti sao cc con s li thay i. Nhn vo bn bo co trn, bn thy doanh s rng tng $20.000, hay 20%, cng lc chi ph tng $1.000, hay cng l 20%. Mc d doanh s tng 20%, gi vn hng bn li gim $3.000, tc 10%. iu g c th l gii cho s thay i ny? Nu nhn vo khon chi ph iu hnh, bn s thy khon ny tng ln $20.000, hay 80%. C mt mi lin h no gia hai con s ny khng? Khng may, bn mu thu gn ny khng th hin s phn tch cc chi tit trong cc khon chi ph, nhng nu c, n s cho thy mt khon tng v lng l $20.000. Ha ra l, cng ty thu mt ngi i mua hng, c th mua c vi gi tt hn t cc nh cung cp. Cch phn tch tng t cng c th p dng cho bng cn i k ton v bo co li nhun li. thc hin iu ny, bn phi s dng mt dng bo co c tnh cht so snh th

29

hin nhng con s ca nm gn y nht v ca nm trc . Bn nn nhng khon tng hay gim ng k v hy tm nguyn nhn ng sau . Sau y l mt s gi gip vic phn tch cc bo co ti chnh. So snh vi cc i th cnh tranh: Thc hin mt phn tch i chiu trong bn so snh cc s liu gn y nht vi cc s liu trung bnh ca ngnh. Xem xt cc la chn khc: ng vi hi lng vi cu tr li u tin cho mt cu hi. Tip tc o su: Nu bn cha th tm ra ngay cu tr li ng n, hy tip tc tm n. Xem xt mt cch ph phn cc bo co ti chnh l c li cho bn.

30

HY S DNG CC T SUT THEN CHT

Sau khi c xong cc bo co ti chnh, bn c th ngh: Nhng con s ny c ngha g? Cng ty c thanh ton c cc ha n ca n hay khng? N li l nh th no? tm ra nhng cu tr li cho nhng cu hi ny, bn c th s dng nhng con s t cc bo co ti chnh to nn cc t sut o lng iu kin ti chnh v kh nng sinh li ca cng ty. Cc nh u t tim nng, cc ch ngn hng, ban qun tr cng ty u dng cc s o nh gi thnh qu hot ng ca cng ty cng nh im mnh, im yu ti chnh ca n. C nhng t sut o lng mi th. Nhng t sut ng n nht l nhng t l mang li cho bn nhng thng tin m bn mun bit. V d, bn c th tp trung vo nhng s o th hin s ln ln ca cng ty, hoc cng ty qun l ti sn v n hiu qu nh th no. C l phng php c s dng ph bin nht l t sut gia gi c v li nhun, cng c bit vi ci tn l t sut P/E. T sut ny c tnh bng cch chia gi tr thng ca mt chng khon (stock) cho li nhun trn mi c phiu (share). Kt qu th hin mi lin h gia gi ca mt chng khon v li nhun m c phiu ca chng khon mang li cho nh u t. Con s ny cng th hin li nhun m cc c ng nhn c trn mc u t ca h. Tuy nhin, con s ny khi ng mt mnh khng c ngha lm m phi c so snh vi t l P/E ca nhng cng ty khc. Ngoi t sut ny ra, cn c bn s o ph bin khc. - T sut kh nng thanh ton (Current ratio): Ti sn vng lai/N ngn hn. S o ny c th hin di dng 3:1. N ni cho bn bit kh nng cng ty to ra tin mt bng vic bn ti sn thanh ton n nh th no. Khi mi nhn vo, c v nh t l 1:1 l thch hp, nhng cc cng ty c gng t ln hn t l mt:mt ny bi v c th c nhng s chm tr ng k trong vic thu tin trong tng lai. Ni chung, cc cng ty u c gng t c t l 2:1. - T sut v kh nng thanh ton nhanh (Quick ratio): (Tin mt + Khon phi thu)/N ngn hn. S o ny c th hin theo t l 1.4:1. T sut ny cng tng t nh t sut kh nng thanh ton, ch khc ch n khng tnh hng lu kho bi v nhng rc ri c th xy ra khi bn hng lu kho, chng hn nh hng h hng hay li thi. Khng c mt con s vng y, v n thay i t ngnh ny qua ngnh khc. - T sut li gp (Gross profit margin): Tng li nhun/Tng doanh s. Con s ny th hin di dng mt t l phn trm, chng hn 1%. S phn trm ny cho bit li nhun m cng ty thu c trn nhng g m n bn ra, sau khi chi ph sn xut c tr i, nhng trc khi tr cc chi ph khc, chng hn nh chi ph chung v chi ph qun l. - T sut li rng (Net profit margin): Li nhun rng/Tng doanh s. Ging nh t sut li gp, t sut li rng cng c th hin bng mt t l phn trm, chng hn 2%. T sut li

31

rng cho bit li nhun cng ty lm c trn sn phm m cng ty bn ra sau khi tr i tt c cc khon chi ph. Khng cn bit bn ang s dng s o no, sau y l nhng hng dn m bn c th theo hiu r hn v nhng con s: Hy theo di lu di: Khng nn ch tnh ton mt ln ri qun mt n. So snh vi cc tiu chun ca ngnh: Hy to ra mt du mc. Thc hin cc s o trn mi dng sn phm: iu ny c th xc nh chnh xc nhng trung tm gim nh chi ph c th to nn nhiu li nhun hn. Cc php o c v ti chnh l cc th bo co trong th gii kinh doanh.

32

TI SAO PPE QUAN TRNG?

t ai, nh xng, v thit b (property, plant and equipment - PPE) cng c bit vi tn gi l ti sn c nh, l nhng ti sn hu hnh m cc cng ty s hu v s dng trong qu trnh kinh doanh, bao gm c xe c, my mc, nh xng, v t ai cha c s dng. Bi v cc ti sn ny i hi phi c vn u t ln, cho nn cch chi tiu gi tr ca chng c nh hng quan trng n thu nhp rng. PPE c coi nh l ti sn di hn, v chng c xem s tn ti lu hn mt nm. Tuy nhin, khi my mc v thit b c s dng, gi tr ca chng i vi cng ty b gim xung. S gim gi tr ny c th hin bng s khu hao, l phng php phn b gi tr ca ti sn cho sut nin hn s dng ca chng. PPE c khu hao qua nhiu nm, bi v nu chng c khu hao ht ngay trong nm c mua th chng s to ra mt khon thu nhp rng khng thc t trong nm , cng nh trong nhng nm tip theo khi thit b cn ang hot ng. hiu c iu ny din ra nh th no, bn hy xem xt v d sau: Tp on Nicko va quyt nh thay mi mt chic my sn xut dng c g . Chic my mi tr gi $50.000 v c d tnh sn xut dng c trong vng nm nm. Thu nhp ca Nicko trong nm mua chic my ny l $200.000 v trong nm tip theo l $250.000. By gi, hy xem nh hng ca vic mua chic my ny ln phn chi ph trong nm 1 v nm 2. Nu nh gi tr chic my ny c khu hao ht trong nm 1, n s nh hng n thu nhp rng ca cng ty nh sau. Nm 1 Doanh s My sn xut cng c Thu nhp rng $200.000 $50.000 $150.000 $250.000 Nm 2 $250.000

Vic s dng ht gi tr ca chic my trong nm u tin s th hin sai thu nhp rng cho c hai nm v lm cho ta c cm gic chic my c s dng ht trong nm 1 cn trong nm 2 th khng c s dng g c. By gi, hy xem iu g xy ra nu Nicko p dng phng php khu hao u hng nm (khu hao trc tuyn hoc tuyn tnh), mt phng php phn b u gi tr ca chic my trong vng nm nm. Nm 1 Doanh s My sn xut dng c Khu hao Thu nhp rng 33 $200.000 ______ (10.000) $190.000 Nm 2 $250.000 ______ (10.000) $240.000

Trong tnh hung th hai ny, chi ph khu hao trong nm 1 v nm 2 lm gim thu nhp rng trong c hai nm, nh th l lm cho thu nhp ph hp vi khon chi ph cn thit to ra n. Chi ph khu hao $10.000 vn tip tc c tnh t nm 3 cho n nm 5. Sau y l mt vi yu t khc v ti sn: Bng cn i k ton: PPE th hin trn bng cn i k ton nh mt ti sn c nh di hn c tr i gi tr khu hao ly k qua nhiu nm. Cc ch: Cc cc ch cung cp mt s k khai chi tit v cc phn ti sn thuc PPE. c khu hao ht ngay lp tc: Theo quy tc, nhng ti sn nh, khng t tin c tnh ht trong nm mua bi v s khng thc t nu khu hao mt ti sn nh th trong nhiu nm. Khu hao l phn b gi tr ca thit b trong sut nin hn s dng ca n.

34

TM HIU NHIU HN V LI TH THNG MI

Li th thng mi khng xut hin trn cc bo co ti chnh, nhng khi n xut hin, bn cn nn bit ti sao. Khi mi ngi nghe n t li th thng mi (goodwill) c nhc ti trong mi lin h vi vic kinh doanh, h thng ngh n mt ti sn v hnh bt ngun t tn tui ca mt doanh nghip trong mi quan h vi khch hng ca n. Tuy nhin, cc k ton vin th li c mt nh ngha hi khc mt cht v li th thng mi. Khi n xut hin trn bo co ti chnh, n cp n ti sn v hnh ch khng lin quan n danh ting hay s hot ng ca cng ty lp ra cc bo co ti chnh . Thay vo , n m t phn gi vt tri m cng ty phi tr trn gi tr th trng thc cho mt cng ty khc. S khc bit v gi tr ca li th thng mi th hin trn bng cn i k ton l nh th. Ly mt v d v vic li th thng mi xut hin nh th no, hy tng tng mt tnh hung khi Tp on Nicko mun mua li Caffe dOro, mt cng ty t nhn ch bin ht c ph rang. Vo thi im giao dch, Caffe dOro c s ti sn l $400.000, n l $300.000. Nicko v Caffe dOro tri qua nhiu cuc thng lng trc khi i n gi tha thun chuyn nhng cui cng l $500.000. Trong , nh mt phn ca thng v chuyn nhng, Nicko ng chp nhn chi tr ht mi khon n ca Caffe dOro. Ta c mt dy s sau khi giao dch xong nh sau: Ti sn N Li th thng mi $400.000 $300.000 $400.000

Li th thng mi phn nh s chnh lch gia gi mua $500.000 v gi tr s sch ca cng ty c ph $100.000 (ti sn tr i n). C th c mt s l do ti sao Nicko li sn sng tr mt khon tin vt tri $400.000 cho Caffe dOro. C l cng ty c ph c mt ti sn khng th th hin c trn giy t, chng hn nh c mt lng khch hng trung thnh hoc mt phng php bn c ph tin tin. D l do no i na, Nicko cng suy ngh k v hot ng kinh doanh v ting tm ca Caffe dOro mi dm tr mt s tin cao hn so vi gi tr ghi trn s sch ca cng ty c ph ny. S k ton ca Nicko s bao gm cc khon mc v ti sn v n, cng nh li th thng mi $400.000 ca Caffe dOro. Sau y l mt s thng tin thm v li th thng mi:

35

Cc bo co ti chnh hn hp: Mt khi thng v hon thnh, bn mua s kt hp cc bo co ti chnh ca c hai cng ty li. Cc quy nh thay i: Mi cho n nm 2002, cc cng ty Hoa K mi c php khu hao li th thng mi - c ngha l, phn b chi ph - trong vng 40 nm. Gi y cc cng ty phi kim tra gi tr thc ca li th thng mi v tu chnh chi ph khi gi tr thc gim xung. Hy kim tra ch dnh gi li ca cng ty: Xa b li th thng mi l lm gim li nhun trong nm , v vy, cc cng ty c th do d khi loi b li th thng mi ngay c khi gi tr ca n gim. Li th thng mi c to ra khi mt cng ty mua li mt cng ty khc v vn cn nm trong s sch cho n khi gi tr thc trn th trng gim xung.

36

CHUN B, CHUN B V CHUN B

Tuy khng c mt cng thc k diu no m bn c th s dng lm cc con s ngn sch xut hin t ch khng c g, vn c rt nhiu bc bn c th thc hin lm cho qu trnh ny din ra mt cch sun s. B quyt l nh vo nhng ngi khc c kin thc lin quan gip . Trong mt s trng hp, mt s bt u tt l khi bn ni chuyn vi mt k ton vin quen thuc vi ngnh kinh doanh v cng ty ca bn. Bn cn phi chun b trc mt danh sch nhng cu hi khi phi b st mt vn mu cht no. Nu cu tr li cho mt cu hi no ca bn c tnh chuyn mn qu, bn nn hi c gii thch thm. Trong giai on ny ca qu trnh lp d ton, bn cng cn chia s thng tin vi nhng ngi qun l cc phng ban khc. y chnh l l lc tm xem c nhng d n no ang hnh thnh c th cn n nhng ngun lc t phng ban ca bn khng. Bn cng cn phi nghin cu xem c cn nhng ngun lc no trong cng ty cha c s dng tt m c th gip gim bt nhng chi tiu thuc quyn qun l ca bn hay khng. Hy nh ng b st nhng ngi bo co cho bn. H c th bit c nhng thit b hay my mc no hot ng trc trc cn phi tu sa hoc thay mi trong tng lai gn. Tuy nhin, h c th do d khi chia s nhng loi thng tin xu ny vi bn, cho nn bn cn t ra nhng cu hi hng h cung cp cho bn nhng thng tin ny. Ly v d, bn khng nn hi: Tt c cc my mc ang hot ng u tt ch?. M thay vo bn c th a ra mt cu hi m chng hn nh Anh ang gp nhng loi rc ri no vi cc my mc vy?. Cu tr li c th h cho thy bn cn phi tm hiu thm v lp qu cho vic sa cha hoc thay mi thit b. Trong qu trnh lp d ton, bn cng cn phi tham kho ngn sch ca nm trc. ng chn ly nhng s liu ri nng gi tr ca chng ln. Ngn sch nm trc ch c tc dng nh l mt ngi hng dn m thi. Mc d chng rt hu ch nhng chng thng cha nhng thng tin li thi m bn khng th tin cy c. Cc bng d ton ngn sch trc c th gip chng ta hc nhng u v khuyt im ca chng ta nm u khi lp d ton. Hy nhn nhng s lng c d ton v s lng thc t xem nhng lnh vc no c bin ng nh nht, cng gi l nhng phng sai v nhng lnh vc no bin ng ln nht. Hy c gng hnh dung xem bn c th ci thin qu trnh nh th no v hy lm nhng d bo chnh xc hn. Thm vo nhng gi trn, sau y l mt s gi hu ch cho qu trnh d tho ngn sch: Dnh thi gian: C th s cn hai n ba thng mi tp hp ht nhng thng tin bn cn. Bt u vi thu nhp: Hy lp ra ch tiu doanh thu v ri xc nh nhng ngun lc cn t c nhng ch tiu . Trnh c on: Hy h tr cc con s ca bn (bng gii trnh, chng minh) cng nhiu cng tt S dng nhng bng d ton trc nh l mt im xut pht, ch khng phi l mt gii php. 37

T CC MC TIU DOANH THU THC T

Vic d bo doanh thu cho ngn sch hng nm chnh l vic to ra s qun bnh. Trong khi bn mun t ra mc tiu doanh thu thc y nhn vin ca bn lm vic tt nht, bn cng phi bo m rng mc tiu ny c th t c. Vic t ra mt mc tiu c th t c l mt iu c bit quan trng, bi v nhiu quyt nh lin quan n dng tin mt u da trn doanh thu c d tnh. Nu doanh thu c d tnh s tng, ban qun tr c th s quyt nh u t thit b mi hay thu nhn vin mi. Nhng nu mc tiu doanh thu khng th t c, th cng ty c th s i mt vi nhng kh khn nghim trng v tin mt. lm cho d bo doanh thu mang tnh chnh xc cao, bn cn phi dnh thi gian cho bn tp hp y thng tin quan trng v nh gi xem chng c ngha g vi bn. Mt cch bt u qu trnh ny l bn phi bo m d bo doanh thu ca bn ph hp vi nhng mc tiu ca cng ty. Nu ban qun tr mun khai trng mt vn phng i din nc ngoi, bn cng phi a mc tiu vo trong d bo. Bn c th khng mun ln phng n tng mnh doanh thu trong nc nu nh cc nhn vin bn hng s c tp trung vo th trng nc ngoi. Ni chung, s l mt tng tt nu tch nhng d bo doanh thu da trn nhng yu t nh dng sn phm hoc v tr a l. Khi nhng nh gi ca bn ph hp vi cc mc tiu ca cng ty, bn c th xem xt li doanh thu trong qu kh. Nhng thng tin ny c vai tr nh l mt ngi hng o cho vic phn tch xem nhng yu t khc nhau, chng hn nh cc hot ng cnh tranh hoc cc chin dch qung co nh hng n doanh thu nh th no. Ly v d, nhng s liu qu kh c th gi ln rng vic h gi thnh sn phm s lm tng doanh thu. V vy, vic gim gi thnh sn phm c th s c sc li cun ln, cho n khi no nhng nghin cu tip theo cho thy vic gim gi thnh sn phm cng lm gim li nhun rng. Chin lc gi c tt nht khng phi ch n gin l tng doanh thu, m n cn l ti a ha li nhun rng. Phn phn tch lch s doanh thu nn tp trung vo hiu qu ca vic kinh doanh lp li. Da vo qu kh, bn c th d on trong tng lai s c bao nhiu thng v t nhng khch hng hin ti? C bao nhiu hp ng di hn v nhng n xc nhn t hng m bn c c cho nm tip theo? C mt s cn nhc mang ngha quan trng trong nhiu ngnh kinh doanh l doanh thu theo ma v nhng t qung b c bit. Hu ht cc doanh nghip u khng c doanh thu bnh n trong nm, v trong nhiu trng hp, nhng s dao ng ny tun th mt c ch c th d on c. Ngn sch phi phn nh s bin ng ca cc khi lng doanh thu. D bo doanh thu cho tng thng c th i hi nhiu th gi hn, nhng cch lm c a thch hn l n gin

38

ly ngn sch d ton cho c nm chia li cho 12 thng. iu ny to ra mt d ton doanh thu khng thc t v gy kh khn cho vic so snh cc s lng d ton vi kt qu thc t. Hy nh gi cc doanh thu d ton tng lai bng cch a ra cc hnh ng sau y: Nghin cu k s cnh tranh: Hy tm hiu nhng thay i trong chin lc doanh thu ca i th cnh tranh ca bn. c nhng n phm v ngnh kinh doanh: Hy theo di nhng thng tin mi nht. Hy kim tra nhng s kin c bit sp ti: Liu s c nhng s kin quan trng no din ra ch mt ln nhng c th nh hng n doanh thu ca bn hay khng? Hy phn u cho mt mc tiu doanh thu tin cng v c th t c.

39

CT GIM CHI PH HP L
Bn nghin ngm v suy t vi nhng con s qu nhiu. Bn b nhiu tun l lin lm vic vt v vi nhng con s trong bng d ton v cui cng cng t c kt qu nh mun. Sau tt c nhng cng vic , khng c g ng ngc nhin khi bn c c cm gic nh nhm khi trnh bng d ton ngn sch. Nhng ngay khi bn ngh qu trnh ny hon thnh, bn li nhn c mt tin xu. Ban qun tr mun bn xem xt li nhng s liu v ct gim nhng chi ph trong ngn qu ca bn xung 10%. Bn c gng vt p n nhng ng xu cui cng trong bng d ton ri, lm th no m c th ct gim hn c na? Vo lc ny, bn c th b cm d bi ngh l n gin ct gim 10% cho tt c cc chi ph, bt k n c kh thi t c nhng mc tiu kia hay khng. Bn suy lun rng cch ny mi l cng bng, bi v n i hi mi ngi ct gim chi tiu mt cch u nhau. V, bi v n chng tn cng bao nhiu ct gim mi th xung bt 10%, bn c th thc hin s thay i ny mt cch d dng v tr li cng vic thng ngy ca bn. Trong tnh hnh ny, vic ct gim u khp 10% ch c th gii quyt c vn mt cch ngn hn thi, nhng v lu di, no s lm bn thm au u. Vai tr ca bn vi t cch l mt nh qun l khng phi l tm ra mt gii php d di v nhanh chng lp mt bng d ton. Trch nhim ca bn l to ra mt bng d ton st vi thc t c th xem nh l mt cm nang cho sut c nm. iu ny c ngha l bn cn phi kim tra li cc s liu v tm xem c th ct gim u. Khi xem xt li bng d ton, bn phi chc chn rng mi mt hng mc u phc v cho nhng mc tiu ca cng ty. Nhng khon chi tiu no khng hp l th s c ct bt i. V d, nu ban qun tr mun quyt tm thu thm ngi cho nm ti, bn c th gim thiu hay b lun nhng khon chi ph c d tr cho nhng hot ng qung b nhm tuyn dng nhn vin mi. Nu bng d ton ca bn bao gm vic mua sm my mc hay thit b mi, bn c th xem xt vic thu mn thay v mua sm. Nhng cch thu xp li ny c th cho php bn tip cn c nhng thit b tin tin nht trong khi c th gii phng c tin mt. Bn cng c th nghin cu nhng la chn khc trong vic mua sm. V d, nu cng ty ca bn sn xut hng ha theo nhng tin ch ca khch hng, th khch hng c th s sn sng mua thit b v cho bn thu li. i vi nhng mt hng no bn bt buc phi mua, hy th xem c th thng lng vi nh cung cp v mt gi tt hn hay c hng nhng iu kin thanh ton thun li hn hay khng. Trong mt s trng hp, nu bn k mt hp ng di hn, th bn c th t c nhng tit kim ng k.

40

i khi nhng khon ct gim nh li c th cng thnh nhng khon tit kim ln, v vy, bn ng b qua nhng iu sau y: Hy chu kh i tm nhng nh cung cp c gi thp: Hy cn nhc cn thn vic tit kim gi c th s lm cho bn khng c hng nhng dch v gi tr gia tng chng hn nh c hng dch v chm sc khch hng tt. Hy xem xt vic mua nhng my mc qua s dng: Tu b hay tn trang thit b c th tn t chi ph hn l mua my mi m cng c th hot ng tt nh thng. Gim chi ph nhn cng: Hy lm cho phng ban ca bn hiu qu hn bng cch thay nhng cng vic giy t hao tn thi gian bng nhng h thng my tnh in t. Ct gim chi ph khng phi l mt khoa hc chnh xc; n c th cn nhiu lt mi c kt qu nh c.

41

THEO DI DNG TIN MT

D ton tin mt l mt cng c khng th thiu qun l dng tin mt, c ngha l, liu c tin mt thanh ton cho cc khon chi tiu n k phi tr hay khng. D ton ny c th nh hng cho vic a ra cc quyt nh chng hn nh nn thu bao hay tt hn mua sm thit b hoc a ra nhng cch khuyn mi vn ng khch hng tr tin sm hn. D ton tin mt nhm vo dng tin mt thu vo v chi ra khi cng ty. Nhng giao dch lin quan l nhng giao dch lm tng hay gim s d tin mt. iu ny khc vi mt d ton thng thng c bao gm c nhng khon mc khng nh hng n tin mt, chng hn nh bn chu v khu hao ti sn. Mt bng d ton tin mt cn phi phn nh nhng thi im khc nhau gia cc giao dch mua bn v chi tr ha n. i vi cc cng ty bn chu, dng tin mt thu vo s khng c th hin cho n khi khch hng tht s thanh ton tin. Nhng nh bn l thanh ton bng tin mt c li th hn trong vic c tnh lung tin mt chy vo so vi nhng cng ty m phi ch cho n ngy thanh ton. Dng tin mt chi ra ca bng d ton cng hot ng ging nh dng tin mt thu vo. Bng d ton ch nn bao gm nhng khon chi tiu ng vo thi im chng c thanh ton. Nhng khon chi ph lp i lp li nh tin thu bao hay lng nhn vin, th d lp d ton v chng xut hin sau nhng khong thi gian u n. Cn nhng khon chi tr tin mt bt ng th kh d ton hn, do , bn c th ra mt khon d tr cho nhng trng hp nh th. V d sau y minh ha mt d ton tin mt n gin ca mt qu Thng Tin mt, s d u k Tin mt thu vo Tng tin mt hin c Tin mt chi tiu trong thng Lng nhn vin Tin thu Tr cho cc nh cung cp Tng chi tiu Tin mt cn d vo cui thng 10.000 2.000 53.000 (65.000) $85.000 10.000 2.000 20.000 (32.000) $88.000 10.000 2.000 10.000 (22.000) $80.000 Mi $100.000 50.000 $150.000 Mi mt $85.000 35.000 $120.000 Mi hai $88.000 14.000 $102.000

42

D ton tin mt c th thng pht hin mt vn tim n v dng tin mt. Nu iu xy ra, cng ty c th thi mua sm ln m ch mua nhng th no tht cn thit thi. Thm vo , h c th yu cu nhng phng thc thanh ton ko di t cc nh cung cp. Tuy nhin, mt s khon chi tiu c th chng hn lng nhn vin, thng l khon chi tin mt ln nht v kh tr hon nht. Khi lp bng d ton tin mt, bn nn theo nhng bc i sau: Hy a vo nhng khon li vay ngn hng ngn hn v tin tr li c lin quan: Nhng khon mc ny khng xut hin trn bng cn i k ton hay bo co thu nhp m li thuc vo d ton tin mt. Hy cp nht trn c s hng thng: Hy bo m bn c tin mt chi tiu cho nhng khon chi ph sp n. Lng trc nhng vic sa cha: Nu bn c my mc hay thit b c, hy lun d tr mt khon ngn sch cho dch v sa cha. Qun l dng tin mt c th l s khc nhau gia vic tn ti trong kinh doanh hay i n ph sn.

43

NHN RA NHNG VN TIM N

Mc ch ca bng d ton khng phi l lm cho cc nh qun tr nhc u. Thc ra, bng d ton c th l mt ngi bn tt ca nh qun tr. Cc bng d ton chnh l nhng cng c qun l hu ch c th gip cc nh qun tr phn tch s khc nhau gia hot ng c ch i v nhng kt qu thc t. Mt s phn tch chnh lch ca d ton - xc nh nhng kt qu thc t khc th no vi nhng c tnh c d ton - s gip nh qun l xc nh c nhng lnh vc m cng ty ang gp kh khn trong vic t c mc tiu. thc hin vic phn tch, bn cn phi xem xt v i chiu bng d ton vi nhng s liu thc t, ghi ch v s khc nhau gia hai bn. Thay v bn c c gng theo di xem mt s chnh lch l m hay dng, bn c th thy d dng hn bng cch nhn xt xem nhng kt qu thc t l c li hay bt li hn so vi d ton. Sau y l mt bng bo co d ton c n gin ha th hin kt qu thc t v s lng d ton trong thng By ca Tp on Nicko: C li: C Thc t Thng S lng hng c bn ra Tng doanh thu Gi vn hng bn Li nhun gp Cc khon chi tiu Qung co Lng nhn vin in thoi Khu hao Tng chi ph Thu nhp rng $5.000 $5.000 2.000 3.000 65.000 $85.000 $15.000 $5.000 5.000 3.000 70.000 $142.000 $10.000 0 3.000 0 5.000 $57.000 C B C C By $30.000 $300.000 (150.000) $150.000 D ton By $25.000 $375.000 (155.000) $220.000 $5.000 $75.000 (5.000) $70.000 B B C B Chnh lch Bt li: B C/Bt li

Vic phn tch nhng con s then cht s cho thy ti sao li quan trng khi tm hiu nhng con s ni ln iu g vi bn.

44

Thot nhn, trng c v nh Nicko khng t c mc tiu doanh thu v ang c gng ct gim chi ph qung co v in thoi d ton. Tuy nhin, s vic khng phi nh th. Cc nh qun l ca Nicko d ton doanh thu l $375.000 da trn mt t qung co d kin bt u vo tun u tin ca thng By. Nhng c mt s chm tr, v s kin c bit khng c tc dng g mi cho n thng Tm. Thm vo , Nicko cng d ton chi ph in thoi tng thm vo thi im tung ra chin dch qung co. Bi v y l ln th hai mt t qung co b hy b, nn cc nh qun tr ca Nicko mun tm hiu tnh hnh mt cch su hn. Hy a cc bc sau y vo vic phn tch bng d ton ca bn: ng chm ch qu lu vo nhng con s: Hy tm ra nhng nguyn nhn chnh. Hy thm vo nhng t l phn trm: Hy k thm mt ct khc th hin t l phn trm ca cc phn chnh lch, c tnh bng cch chia s chnh lch cho s d ton (Chnh lch/D ton). iu ny lm cho bng bo co d c hn. Hy s dng thi gian ca bn mt cch khn ngoan: Ch theo ui nhng s chnh lch no c ngha thi. Vic phn tch bng d ton lm cho bn bit cn phi hnh ng u.

45

HIU C DOANH THU NH HNG N CHI PH NH TH NO

Khi son d ton, bn hy lun nh l tt c cc chi ph khng bao gi c to ra bng nhau. Trong khi chi ph c nh vn gi nguyn bt k n lng doanh thu, chi ph kh bin li tng hoc gim theo doanh thu. Bng cch hiu c mi quan h gia chi ph v doanh thu, bn s c mt cng c c th gip bn a ra nhng d on hp l v vic chi tiu trong b phn ca bn. Chi ph c nh l nhng khon chi tiu vn gi nguyn qua nhiu k k ton. V d nh tin thu, chi ph bo tr v sa cha nh k, lng nhn vin, l ph k ton, v khu hao ti sn c nh. Cho d bn c bn mt hay mt ngn sn phm, chi ph c nh vn l nh th. Tri li, cc chi ph kh bin s tng hay gim cng vi doanh thu. Cng bn c nhiu sn phm, chi ph kh bin cng cao. Chi ph kh bin c trng thng bao gm nguyn vt liu, lng lm ngoi gi, v lng gn lin vi sn lng. Ly v d, Tp on Nicko bn $10 mt sn phm. Chi ph c nh hng tun ca Tp on l $500 v chi ph kh bin l $2/sn phm. Nu trong tun kinh doanh u tin, cng ty bn c 100 sn phm, th doanh thu s l $1.000, chi ph c nh l $500, cn chi ph kh bin s l $200. By gi gi s trong tun th hai, Tp on bn c 200 sn phm. Trong trng hp ny, doanh thu s l $2.000, chi ph c nh vn l $500, v chi ph kh bin l $400. Tun no cng vy, Tp on cng c chi ph c nh l $500, nhng chi ph kh bin li tng thm $200 trong tun th hai, vi s lng sn phm bn tng thm 100 n v. Trong trng hp ny, tng chi ph ca Nicko trong tun u ch l $700, v tun th hai l $900. Tun 1 2 S lng sn phm bn ra 100 200 Doanh thu $1.000 $2.000 Chi ph c nh $500 $500 Chi ph kh bin $200 $400 Tng chi ph $700 $900

Cng ging nh Tp on Nicko, bn cn phi bit chi ph no c lin quan n nhim v bn hng ca bn. Sau bn tm n cc khon chi tiu kh bin da vo d ton doanh thu. Sau y l chin lc gip bn tch chi ph c nh ra khi chi ph kh bin. Bc th nht: Lit k tt c nhng khon chi ph ca bn. Bc th hai: Phn tch chi ph c lin quan n doanh thu nh th no. Bc th ba: Nhm cc chi ph thnh nhng khon tin c nh hay nhng khon lin quan n doanh thu. Chi ph kh bin tng hoc gim cng vi s lng doanh thu. 46

CHN DNG THCH HP CHO D TON

Vic lp d ton linh hot khng c ngha l bn chn la khi no bn lm d ton. M n hng n mt bng d ton cha ng nhng mc hot ng khc nhau. i vi nhng cng ty c mt lot khi lng doanh s v chi ph kh bin, cc bng d ton linh hot s thch hp hn l cc bng d ton c nh, l nhng bng d ton khng lm thay i nhng chi ph c d ton phn nh nhng khi lng doanh s khc nhau. Cc bng d ton linh hot lm cho cc nh qun tr cm thy d dng hn trong vic chu trch nhim v nhng bin i trong chi ph m h qun l. Bng d ton c nh bt u bng mt s phn tch nhng khon chi ph c nh nh tin thu v lng nhn vin. Nhng khon mc ny s khng thay i, bt k khi lng doanh s c d ton. Bc tip theo l tm ra mi lin h gia cc chi ph kh bin vi doanh s. Hy xem v d v mt cng ty lp mt bng d ton nh th no. Tp on Nicko, nh sn xut dng c c kh nh, va lp d ton doanh s ca thng By theo ba mc khc nhau 100.000, 250.000 v 300.000. Nicko bn cc dng c vi gi $2/ci. Nicko sau thu mt bng nh xng vi tin thu $15.000/thng v hng thng phi tr lng nhn vin l $100.000. Cng nhn lm vic ton thi gian hng thng c kh nng sn xut c 100.000 sn phm. Cn vi c 50.000 sn phm ph tri, Nicko cn lm thm trong mt thng th cng ty phi tr mt khon lng ngoi gi l $5.000. Thm vo , sn xut ra c 100.000 sn phm, Nicko tn mt khon nguyn vt liu l $30.000. Di y, chng ta s xem cc s liu trn c th hin nh th no di hnh thc bng d ton linh hot: Khi lng doanh s (ci) Doanh thu Chi ph c nh Tin thu Lng nhn vin Tng cng Chi ph kh bin Lm thm gi Nguyn vt liu Tng cng $30.000 $30.000 $15.000 $75.000 $90.000 $20.000 $90.000 $110.000 $15.000 $100.000 $115.000 $15.000 $100.000 $115.000 $15.000 $100.000 $115.000 100.000 $200.000 250.000 $500.000 300.000 $600.000

47

Vo cui thng By, cc nh qun l ca Nicko so snh s liu d ton vi s liu thc t: C li (C) Thc t S lng dng c c sn xut Chi ph c nh Chi ph kh bin 250.000 $117.000 $105.000 D ton 250.000 $115.000 $90.000 $2.000 $15.000 B B Chnh lch Bt li (B)

C th c nhiu nguyn nhn ti sao chi ph kh bin li cao hn s liu d ton. Ti thi im ny, cc nh qun tr Nicko s phi tm hiu nguyn nhn cn bn gy ra s chnh lch ny. Cc gi sau y s gip bn son bng d ton linh hot: Tm ra cc mi lin h: Bn cn phi hnh dung cc bin ph c lin quan th no n doanh s. S dng mt cng thc: Nu c th, to ra mt cng thc tnh ton cc chi ph kh bin da trn khi lng doanh s. u n xem li cc bng d ton linh hot: Lm cho ca lc no cng bn. Bng d ton linh hot l mt chn la thch hp cho cc cng ty c nhng mc hot ng doanh s khc nhau.

48

CM NANG DNH CHO NH QUN L

(22 cun sch gip bn tr thnh nh qun l gii)

1. Cc xut v gii thiu n khch PERSUASIVE PROPOSALS AND PRESENTATIONS - Heather Pierce 24 bi hc dnh cho nhng ngi thnh t 2. Ti chnh dnh cho nhng nh qun l khng chuyn FINANCE FOR NON-FINANCIAL MANAGERS - Katherine Wagner 24 bi hc hiu v nh gi kh nng ti chnh ca cng ty. 3. Qun l vo nhng thi im din ra thay i MANAGING IN TIMES OF CHANGE - Michael D. Maginn 24 cng c dnh cho cc nh qun l, cc c nhn v cc nhm 4. Xy dng quan h thnh cng trong s nghip NETWORKING FOR CAREER SUCCESS - Diane Darling 24 bi hc lm quen vi nhng ngi bn cn 5. Thut lnh o trc mi tnh hung LEADERSHIP WHEN THE HEATS ON - Danny Cox 24 bi hc qun l cng vic t hiu qu cao 6. Phong cch Jack Welch THE WELCH WAY - Jeffrey A. Krames 24 bi hc t CEO ca tp on ln nht th gii General Electric 7. Khch l tng nhn vin nh th no HOW TO MOTIVATE EVERY EMPLOYEE - Anne Bruce 24 chin thut c chng minh nhm nng cao nng sut lao ng ni lm vic 8. Nhng nguyn tc ca Lombardi THE LOMBARDI RULES - Vince Lombardi, Jr. 26 bi hc t v hun luyn vin v i nht th gii Vince Lombardi 9. Cm nang dnh cho nh qun l mi THE NEW MANAGERS HANDBOOK - Morey Stettner 24 bi hc lm ch vai tr mi ca bn 10. Nguyn tc Powell THE POWELL PRINCIPLES - Oren Harari 24 bi hc rt ra t cuc i nh lnh o kit xut Colin Powell 11. Cm nang dnh cho nhn vin kinh doanh THE SALES SUCCESS HANDBOOK - Linda Richardson 20 bi hc v cch gi m v kt thc cc thng v trong thi i ngy nay

49

12. ng x vi nhng ngi kh chu DEALING WITH DIFFICULT PEOPLE - Rick Brinkman, Rick Kirschner 24 bi hc khi gi im mnh ca tng ngi 13. Ti sao khch hng khng lm iu bn mun WHY CUSTOMERS DONT DO WHAT YOU WANT THEM TO DO - Ferdinand Fournies 24 gii php khc phc nhng vn bn hng thng gp 14. Lm th no tr thnh nh qun l gii HOW TO BE A GREAT COACH - Marshall J. Cook 24 bi hc khi dy kh nng sng to ca mi nhn vin 15. Thc y nhm lm vic hiu qu MAKING TEAMS WORK - Michael Maginn 24 bi hc lm vic cng nhau mt cch thnh cng 16. Phng php qun l hiu sut cng vic HOW TO MANAGE PERFORMANCE - Robert Bacal 24 bi hc ci thin hiu sut lm vic ca nhn vin. Kim ch nam nng cao hiu sut cng ty. 17. Cm nang cho cc nh lnh o THE HANDBOOK FOR LEADERS - John H. Zenger v Joseph Folkman 24 bi hc dnh cho nh lnh o kit xut 18. Qun l d n PROJECT MANAGEMENT - Gary R. Heerkens 24 bi hc gip bn thnh cng mi d n 19. Su sigma dnh cho nh qun l SIX SIGMA FOR MANAGERS - Grag Brue 24 bi hc v vic nm bt v vn dng cc nguyn tc su Sigma trong mi t chc 20. T chc cng vic hiu qu GETTING ORGANIZED AT WORK - Ken Zeigler 24 bi hc v t mc tiu, lp u tin v qun l thi gian bn thn 21. Nhn t Ghosn THE GHOSN FACTOR - Miguel Rivas - Micoud 24 bi hc sng to t Carlos Ghosn - CEO cng ty a quc gia thnh t nht 22. Cch hoch nh v thc thi chin lc HOW TO PLAN AND EXECUTE STRATEGY - Wallace Sterttinius 24 bc thnh cng bt c chin lc no ca cng ty

50