MANUAL DE USUARIO RESUMEN DE NMINA

MANUAL DE USUARIOS RESUMEN DE NMINA

Contenido

Introduccin

Objetivos ...

Normas generales

Descripcin General del Desarrollo Informtico

Operacin del Desarrollo Informtico

Reportes del Sistema

29

MANUAL DE USUARIOS RESUMEN DE NMINA

Introduccin

El presente documento se desarroll con la finalidad de ser una herramienta de apoyo y texto de obligatoria consulta, la cual orienta eficientemente a los usuarios finales en el manejo y operacin de la aplicacin: Resumen de Nmina, del Desarrollo Informtico SIGECOF.

Esta aplicacin, permite a todos los responsables de las Unidades Administrativas que forman parte de la administracin financiera del sector pblico registra la base de clculo y generar el pasivo para cancelar las remuneraciones al personal por tipo de nmina, con la finalidad de llevar un efectivo control de los mismos.

MANUAL DE USUARIOS RESUMEN DE NMINA

Objetivos

Orientar a los usuarios en el manejo de cada uno de los procesos para el registro del Resumen de Nmina.

Servir como herramienta facilitadora de las funciones a las unidades administradoras y ejecutoras locales en la actualizacin del presupuesto del gasto.

Disponer de un documento que facilite el proceso de induccin al personal.

MANUAL DE USUARIOS RESUMEN DE NMINA

Normas Generales

La Oficina Nacional de Contabilidad Pblica administra el SIGECOF, lo cual comprende el mantenimiento, la integridad y la seguridad, as como la capacitacin y adiestramiento de los funcionarios de los organismos y entes integrados a la referida herramienta informtica (Art. 31 Reglamento N 4 LOAFSP).

La mxima autoridad de los rganos de la Repblica y de sus entes descentralizados funcionalmente, designa a los funcionarios responsables del registro, autorizacin, creacin de usuario y clave de de acceso al SIGECOF (Art. 41 Reglamento N 4 LOAFSP).

Cada usuario del SIGECOF tendr clave nica, personal e intransferible para el acceso a los diferentes mdulos de la citada herramienta, segn su perfil. El uso indebido de estos atributos acarrear responsabilidad, conforme a las disposiciones legales vigentes (Art. 38 Reglamento N 4 LOAFSP).

La informacin que se ingrese al sistema es de absoluta responsabilidad del usuario.

El presente manual de usuario es intransferible y de uso exclusivo del personal de las dependencias adscritas al Organismo. Queda expresamente prohibida su

reproduccin total o parcial, por cualquier medio o soporte, sin la debida autorizacin de sus autores.

Cualquier inconveniente que se presente en el manejo del sistema, debe ser canalizado, a travs del Centro de Atencin al Usuario del SIGECOF, o por la pgina Web http://sigecof2006.mf.gov.ve

MANUAL DE USUARIOS RESUMEN DE NMINA

Descripcin General del Desarrollo Informtico

La administracin pblica venezolana careci durante aos de un sistema que permitiera un manejo eficiente de los recursos financieros del Estado, a raz de esta situacin se crea el Sistema Integrado de Gestin y Control de las Finanzas Pblicas (SIGECOF) una herramienta informtica que abarca todos los niveles de la Administracin Pblica Nacional y es capaz de producir informacin suficiente y fiable para la utilizacin correcta de lo recursos materiales y financieros del Estado.

El SIGECOF cuenta con aplicativos en produccin los cuales tienen por objeto cubrir toda la demanda administrativa de los OOCP para un manejo eficaz y confiable de los recursos que le son asignados.

El mdulo de Resumen de Nmina permite a los usuarios de Recursos Humanos el registro de la base de clculo para generar las rdenes de pago de las remuneraciones al personal.

El proceso de dicho aplicativo se inicia por el usuario que tiene el rol asignado de Analista de Recursos Humanos el cual debe realizar el registro de Resumen de Nmina seleccionando entre las opciones: Personal Empleado, Personal Contratado, Personal Obrero, Personal Pensionado y Jubilado y Personal Becado, el expediente generado por el sistema es enviado al Supervisor de Recursos Humanos quien se encargar de la revisin y posterior aprobacin o anulacin.

La existencia y buen funcionamiento del aplicativo Resumen de Nmina permite a cada uno de los Organismos el buen manejo de los recursos financieros, de este depende que las nminas sean generadas y canceladas a tiempo y con la mayor fiabilidad posible.

MANUAL DE USUARIOS RESUMEN DE NMINA

Operacin del Desarrollo Informtico

Mdulo Resumen de Nmina

Para ingresar al sistema Integrado de Gestin y Control de las Finanzas Pblicas SIGECOF, escriba la siguiente direccin electrnica: http://sigecof2006.mf.gov.ve

http://sigecof2006.mf.gov.ve

Ingrese direccin

A continuacin, se despliega la pantalla principal de acceso al SIGECOF, el usuario responsable de ejecutar la operacin debe realizar las siguientes acciones: Presione el botn () de despliegue del campo Organismo, automticamente se muestra una pantalla emergente con la lista de todos los Organismos Ordenadores de Compromisos y Pagos conectados al sistema. Seleccione de la lista desplegable el organismo al cual pertenece y contine. (Si conoce el cdigo del organismo si lo conoce). Posicione el cursor en el campo Usuario e ingrese el cdigo de usuario que le ha sido asignado por el administrador de flujo de trabajo, ejemplo: AAZUAJE. Posicione el cursor en el campo Clave e ingrese la clave de acceso asignada por el Administrador de Flujo de Trabajo. Presione la opcin Entrar para continuar.

MANUAL DE USUARIOS RESUMEN DE NMINA

1) Seleccione el Organismo 2) Ingrese clave de identificacin 3) Ingrese clave de validacin 4) Presione

Una vez que haya realizado el procedimiento de acceso al sistema, el Desarrollo Informtico le muestra la pantalla principal de la Interfaz Negociadora de Tareas, cuyo objetivo es permitir seleccionar la operacin que usted desee realizar y mantener el control de las tareas ejecutadas. Es importante sealar que esta pantalla es de carcter general para navegar en todas las opciones del SIGECOF.

Posicione el cursor sobre la opcin de Procesos y seleccione de la lista desplegable el proceso que desea ejecutar.

MANUAL DE USUARIOS RESUMEN DE NMINA

Presione

Automticamente el sistema muestra la pantalla de seleccin de Procesos. Coloque el cursor sobre el botn de despliegue del campo Proceso, presione el botn izquierdo del ratn. El aplicativo muestra el listado de todos los procesos que tiene asociados el usuario.

Ingrese en el campo de Referencia de la Operacin una frase corta que identifique la operacin a realizar, su registro es muy importante ya que permite localizar el expediente en las bandejas de tareas de la Interfaz Negociadora del Flujo de Trabajo.

Describa en el campo de Observaciones una informacin ampliada en caso de requerir detalles respecto al registro realizado. Coloque el cursor en el campo Confirmar Clave e ingrsela.
MANUAL DE USUARIOS RESUMEN DE NMINA 9

Presione la opcin Crear Proceso para continuar y validar la operacin a realizar.

Presione Ingrese

Ingrese Ingrese la Clave Presione

Automticamente el sistema genera y asigna un expediente y lo coloca en la bandeja de Tareas Pendientes, el usuario debe verificar los datos ingresados y seguidamente realizar las siguientes acciones:

Ingrese

en

el

recuadro

que

aparece

en

la

pantalla

la

Clave

de

Conformacin y proceda a realizar la operacin que desea: Iniciar una Tarea Anular un Expediente
MANUAL DE USUARIOS RESUMEN DE NMINA 10

Posicione el cursor sobre la opcin Iniciar Tarea y presione el botn izquierdo del ratn. A continuacin el Desarrollo Informtico le despliega la siguiente pantalla, para indicarle que usted est iniciando la tarea seleccionada en el flujo de trabajo.

Si desea eliminar el expediente, coloque el cursor sobre la opcin Anular Expediente y presione el botn izquierdo del ratn. De esta manera se elimina el expediente seleccionado de su bandeja de tareas.

Ingrese Clave

Presione

A continuacin el sistema le muestra la lista de expedientes que tiene pendientes en su bandeja que han sido creados hasta la fecha.

Seleccione el expediente que corresponde al proceso que desea ejecutar en ese momento.
MANUAL DE USUARIOS RESUMEN DE NMINA 11

Presione

El desarrollo informtico muestra la pantalla de bienvenida a la aplicacin:

Presione el botn Siguiente para continuar.

MANUAL DE USUARIOS RESUMEN DE NMINA

12

Presione

De forma automtica, el sistema le presenta la pantalla de Seleccin del Ejercicio Presupuestario. Ejecute las siguientes acciones: Seleccione de la lista desplegable el ao al cual corresponde el Resumen de Nmina. Seleccione el tipo de nmina a registrar. Despliegue la lista de valores donde encuentra las siguientes opciones: Contratados, Jubilados, Obreros, Pensionados, Becados, Empleados, Parlamentarios. Presione el botn Siguiente, una vez ejecutadas estas acciones para continuar.
MANUAL DE USUARIOS RESUMEN DE NMINA 13

Presione el botn Cancelar para dejar sin efecto el registr de la operacin. Presione el botn Inicio para regresar a la pantalla de inicio.

Seleccione el ao de Ejercicio Presupuestario

Seleccione tipo de nmina

Presione

De no ingresar uno de los datos solicitados en la aplicacin genera los siguientes mensajes de error:

MANUAL DE USUARIOS RESUMEN DE NMINA

14

MANUAL DE USUARIOS RESUMEN DE NMINA

15

Una vez que se ha ingresado toda la informacin requerida de manera correcta, y presiona el botn Siguiente el aplicativo despliega la pantalla de Solicitud de Resumen de Nmina, donde el usuario debe ejecutar las siguientes acciones:

Seleccione el Mes correspondiente al resumen de nmina que se desea generar, siendo por defecto el mes actual y opcional el mes siguiente. Ingrese los datos del campo de Observacin: Debe indicar en este espacio la observacin que desea muestre la orden de pago. Presione el botn Agregar a fin de incluir cada una de las imputaciones presupuestarias de los conceptos que se cancelaran en la nmina y que se estn procesando.

Seleccione Ingrese

Presione

MANUAL DE USUARIOS RESUMEN DE NMINA

16

La herramienta informtica

muestra una pantalla

emergente donde puede agregar las

imputaciones presupuestarias que se haya contemplado en el proyecto de gasto el cual contiene los siguientes datos, ejecute las siguientes acciones.

Seleccione la Unidad Ejecutora Local: En este campo el usuario debe presionar el botn de despliegue de la lista de valores de unidades ejecutoras locales, que tienen relacin de dependencia con al unidad administradora donde se encuentra ubicado el Analista de RRHH que est registrando el resumen de nmina seleccione la que corresponda, si conoce el cdigo posicione el cursor en el recuadro que aparece en blanco e ingrselo.

Registre

Presione

Seleccione

MANUAL DE USUARIOS RESUMEN DE NMINA

17

Ejecute el procedimiento anterior para:

La Categora Presupuestaria a la cual va asociar el registro de nmina. La Fuente de Financiamiento. El Objeto de Gasto. Seleccione el Periodo correspondiente: el mismo depende del tipo de nmina procesada; dentro de las cuales se encuentran: a. Mensual: Este tipo de nmina se clasifica en Mensual, se registra el monto total por imputacin una sola vez para la primera quincena del mes y Mensual II para la segunda quincena del mes. b. Semanal para Obreros: En este caso el sistema multiplica el monto total que ha sido registrado por el nmero de semanas que tenga el mes, correspondiente al resumen de nmina que se emite y ste a su vez lo divide en dos para emitir dos rdenes de pago por mes. c. Mensual para bonificaciones especiales.

Ingrese el Monto Solicitado, y el Total lo calcula automticamente el sistema sobre la base de la periodicidad seleccionada. Presione el botn Agregar, una vez completados estos datos, el aplicativo abre una lnea en la pantalla de Resumen de Nmina e incorpora cada imputacin agregada.

MANUAL DE USUARIOS RESUMEN DE NMINA

18

Seleccione Seleccione Seleccione Seleccione Ingrese Seleccione

Presione

De faltar alguno de los datos indicados, el sistema emite un mensaje de advertencia solicitando que sean completados.

MANUAL DE USUARIOS RESUMEN DE NMINA

19

Presione

Una vez que se ha creado la imputacin, la aplicacin muestra el Resumen de Nmina con la informacin ingresada. Presione el botn Guardar, una vez completado el proceso.

Si desea modificar la informacin registrada ejecute la siguiente accin: Marque la caja de chequeo de la lnea de imputacin que desea eliminar Presione el botn Eliminar para borrar el registro de la imputacin

IMPORTANTE: Al momento de registrar el Resumen de Nmina el sistema multiplica el monto bruto de cada imputacin por el periodo indicado.

MANUAL DE USUARIOS RESUMEN DE NMINA

20

Seleccione Presione

Presione

Al presionar el botn Guardar, el sistema hace las respectivas verificaciones de disponibilidad de compromiso, de no tener disponibilidad en alguna imputacin el sistema arroja el siguiente mensaje:

MANUAL DE USUARIOS RESUMEN DE NMINA

21

Presione el botn Aceptar de la ventana emergente del mensaje. Ajuste el total de la imputacin a la disponibilidad o regularice el compromiso existente. Presione Finalizar para concluir con el registro, y el sistema enva el expediente al Supervisor de Recursos Humanos par su aprobacin.

2,500,000,000 00

Presione

Al presionar el botn Guardar el sistema no permite modificaciones ni en el ejercicio presupuestario ni en el tipo de nmina, por lo cual puede observar que el botn Anterior se encuentra desactivado, el proceso pasa de forma automtica al Punto de Decisin en el usuario Supervisor de Recursos Humanos, quien debe ingresar al Sistema Integrado de Gestin y Control de las Finanzas Pblicas SIGECOF, a fin de aprobar, modificar o anular el Resumen de Nmina.
MANUAL DE USUARIOS RESUMEN DE NMINA 22

Operacin del Desarrollo Informtico

Mdulo Aprobacin del Resumen de Nmina

Para ingresar al sistema Integrado de Gestin y Control de las Finanzas Pblicas SIGECOF, escriba la siguiente direccin electrnica: http://sigecof2006.mf.gov.ve

http://sigecof2006.mf.gov.ve

Ingrese direccin

A continuacin, se despliega la pantalla principal de acceso al SIGECOF, el usuario responsable de ejecutar la operacin debe realizar las siguientes acciones: Presione el botn () de despliegue del campo Organismo, automticamente se muestra una pantalla emergente con la lista de todos los Organismos Ordenadores de Compromisos y Pagos conectados al sistema. Seleccione de la lista desplegable el organismo al cual pertenece y contine. (Si conoce el cdigo del organismo si lo conoce). Posicione el cursor en el campo Usuario e ingrese el cdigo de usuario que le ha sido asignado por el administrador de flujo de trabajo, ejemplo: AAZUAJE. Posicione el cursor en el campo Clave e ingrese la clave de acceso asignada por el Administrador de Flujo de Trabajo. Presione la opcin Entrar para continuar.

MANUAL DE USUARIOS RESUMEN DE NMINA

23

1) Seleccione el Organismo 2) Ingrese clave de identificacin 3) Ingrese clave de validacin 4) Presione

Una vez que haya realizado el procedimiento de acceso al sistema, el Desarrollo Informtico le muestra la pantalla principal de la Interfaz Negociadora de Tareas, cuyo objetivo es permitir seleccionar la operacin que usted desee realizar y mantener el control de las tareas ejecutadas. Es importante sealar que esta pantalla es de carcter general para navegar en todas las opciones del SIGECOF.

Posicione el cursor sobre la opcin de Tareas y presione la opcin con el botn izquierdo del ratn.

MANUAL DE USUARIOS RESUMEN DE NMINA

24

Presione

Automticamente el sistema le muestra la lista de Tareas Pendientes, Abiertas o Cerradas, el usuario debe seleccionar el nmero de expediente que desea verificar.

MANUAL DE USUARIOS RESUMEN DE NMINA

25

Presione

Automticamente el sistema le muestra un recuadro con informacin de inters del expediente seleccionado, por ejemplo: Proceso Referencia Tarea Recibe Origen de la Tarea.

Ingrese

en

el

recuadro

que

aparece

en

la

pantalla

la

Clave

de

Conformacin y proceda a realizar la operacin que desea: Iniciar una Tarea

MANUAL DE USUARIOS RESUMEN DE NMINA

26

Posicione el cursor sobre la opcin Iniciar Tarea y presione el botn izquierdo del ratn. A continuacin el Desarrollo Informtico le despliega la siguiente pantalla.

Ingrese Clave Presione

La aplicacin muestra la pantalla Punto de Decisin donde el supervisor de Recursos Humanos, aprueba, modifica o anula el Resumen de Nmina, la pantalla muestra por defecto el usuario que envi, el proceso, la referencia del registro y el reporte de Resumen de Nmina en formato PDF:

De la pestaa desplegable del campo Decisin el usuario puede elegir entre las siguientes opciones:

Aprobar: Aprueba el Resumen de Nmina y genera ola solicitud de pago para la emisin de la orden.
MANUAL DE USUARIOS RESUMEN DE NMINA 27

Modificar: Genera automticamente el cierre del expediente del Resumen de Nmina y lo devuelve a la bandeja del Analista de Recursos Humanos. Anular: Devuelve el expediente a la unidad administradora para que modifique los datos requeridos.

Ingrese en el campo Referencia una frase corta alusiva al proceso que realiza. Ingrese su clave de Conformacin. Presione el botn Aceptar.

Ingrese los siguientes datos Presione

De no ingresar la clave de conformacin, el sistema emite la siguiente advertencia:

Presione el botn Aceptar y seleccione la decisin.

MANUAL DE USUARIOS RESUMEN DE NMINA

28

Presione

La aplicacin muestra la pantalla con el documento correspondiente al Resumen de Nmina procesado y emite un mensaje de advertencia recordndole que el mismo debe ser impreso para su control.

Presione la opcin "Cancelar", si usted no imprimi el reporte y proceda a imprimir el documento. Presione el botn "Aceptar", una vez impreso el documento y el Resumen de Nmina queda debidamente aprobado

MANUAL DE USUARIOS RESUMEN DE NMINA

29

Presione

MANUAL DE USUARIOS RESUMEN DE NMINA

30

Reporte del Sistema

MANUAL DE USUARIOS RESUMEN DE NMINA

31