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UNIDAD 1 SISTEMAS DE INFORMACIN Propsitos de la unidad: Brindar a los estudiantes de la asignatura contenidos tcnicos y tecnolgicos tendientes a una formacin actualizada en sistemas de informacin. Lograr en los estudiantes un nivel de sistematizacin, integracin y abstraccin en lo metodolgico, poniendo especial nfasis en la comprensin de los sistemas de informacin. Fomentar en los estudiantes la iniciativa para analizar, comparar, seleccionar y extractar contenidos relacionados con los temas desarrollados en la Asignatura, mediante la elaboracin y presentacin de una serie de actividades relacionadas al tema de la unidad.

QU ES INFORMACIN?

Diseo de Sistemas de Informacin (Burch-Grudnitski:) La informacin la componen datos que se han colocado en un contexto significativo y til y se ha comunicado a un receptor, quien la utiliza para tomar decisiones. Sistemas de Informacin Gerencial (Gordon B. Davis.) La informacin es un dato que ha sido procesado en una forma significativa para el receptor y su valor es real o percibido actualmente o en acciones prospectivas o en decisiones. Anlisis y Diseo de Sistemas de Informacin: (James A. Senn) Conjunto de datos que dentro de contexto significativo y til, sta se comunica a un receptor, quien la utiliza para tomar decisiones. Enciclopedia Britnica. En lo general el trmino informacin se refiere a los factores y opiniones enviadas y recibidas durante la vida diaria. Se obtiene informacin directamente de otras personas, medios masivos, bancos de datos y de todos los fenmenos que observamos en el ambiente. Teora General de Sistemas (John P- Van Gigh) Grados de libertad que existen en una situacin especfica para elegir entre seales, smbolos, mensajes o patrones a trasmitirse, que permiten la elaboracin de un concepto. Sistemas de Informacin administrativa. (Robert G. Murdick) Es un signo o conjunto de signos que impulsan a la accin. Se distingue de los datos, porque estos no son estmulos de la accin, si no simplemente cadenas de caracteres o patrones sin interpretar. Anlisis y Diseo de Sistemas. (Kendall y Kendall) Elemento decisivo que en un momento dado determina el xito o fracaso del negocio ya que no es un producto exclusivamente

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colateral de la operacin de la empresa, sino que es si, es uno de los promotores de la misma. Administracin (David R. Hampon) La base de toda informacin son los datos, los hechos que describen una entidad. Los datos se convierten en informacin al procesarlos y darles una forma significativa. La informacin es en realidad, datos transformados para comunicar un significado o conocimiento. Administracin de Organizaciones. (Fremont E. Kast y James E. Rosenzweig) Es la sustancia de los sistemas de comunicaciones, en sus diversas formas (impulsos electrnicos, palabras escritas o habladas, informes formales), la informacin es un ingrediente bsico par la toma de decisiones.

1.1

DEFINICIONES

1.1.1

Datos.

Es un conjunto de seales o signos con un significado particular. Los datos se clasifican en cualitativos y cuantitativos. Cualitativos: Cuando la observacin de la variable se hace sobre una cualidad no numrica, como por ejemplo el sexo, el estado civil, las enfermedades, lugar de nacimiento. Cuantitativos: Cuando la observacin que se hace de la variable puede ser expresada en trminos numricos, como la edad, el peso, la talla, el nmero de hijos. Las variables cuantitativas a su vez se pueden clasificar en continuas o discontinuas. Continuas: Cuando el dato se puede expresar tanto en valor entero como en decimales, como por ejemplo la talla, el peso, la edad. Discontinuas o discretas: Cuando los datos solo admiten ser expresados en valores enteros, ejemplo el nmero de pacientes atendidos en un servicio.1 1.1.2 Comunicacin.

Sistema de informacin. Universidad Nacional http://www.virtual.unal.edu.co/cursos/enfermeria/2002847/lecciones/tematica4/subtema4-2.htm

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Es el proceso mediante el cual un conjunto de signos y/o seales salen y llegan desde un emisor a un receptor. 1.1.3 Informacin.

La informacin la componen datos que se han colocado en un contexto significativo y til y se ha comunicado a un receptor, quien la utiliza para tomar decisiones.

1.2

CATEGORAS DE LA INFORMACIN

Se puede clasificar de muchas formas diferentes pero para una empresa la importancia que tiene es respecto a quien va dirigida y para quien es til. 1.2.1 Estratgica

Informacin estratgica es un instrumento de cambio. Enfocada a la planeacin a largo plazo Orientada a la alta administracin. 1.2.2 Tctica

Informacin de control administrativo Es un tipo de informacin compartida. Tiene una utilidad a corto plazo. 1.2.3 Operacional

Informacin rutinaria. Muestra la operacin diaria. Tiene una utilidad a muy corto plazo.

1.3 1.3.1

CONCEPTOS BSICOS DE SISTEMAS Sistema

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El sistema de informacin es considerado como un conjunto de componentes interrelacionados que recuperan, procesan, almacenan y distribuyen informacin para soportar la toma de decisiones, la coordinacin y el control de una organizacin2. Es un conjunto de componentes que interaccionan entre s para lograr un objetivo comn. Los sistemas son todo lo que rodea al ser humano; por ejemplo, se sienten sensaciones fsicas originadas por un complejo sistema nervioso, un conjunto de partes que incluye al cerebro, espina dorsal, nervios y clulas sensitivas especiales debajo de la piel, que trabajan conjuntamente para hacer sentir calor, fro, comezn, etc. El hombre se comunica por medio del lenguaje, que es un sistema altamente desarrollado de palabras y smbolos que tienen significado; vive de acuerdo con un sistema econmico en el cual los bienes y servicios se intercambian por otros de valor comparable. Con frecuencia no se advierte; pero un negocio tambin es un sistema. Sus partes tienen nombres como mercadotecnia, produccin, ventas, investigacin, embarque, contabilidad y personal. Estos componentes trabajan todos juntos para crear una utilidad que beneficie a los empleados y a los accionistas de la firma. Cada una de estas partes es un sistema en s mismo. Cuando se comienza a ver lo abundante que son los sistemas, no sorprende darse cuenta que cada sistema del negocio depende de una o ms entidades abstractas llamadas sistemas de informacin. Por medio de estos sistemas los datos pasan de una persona o departamento a otro y puede realizarse cualquier cosa, desde comunicaciones entre oficinas y comunicaciones telefnicas, hasta un sistema de computadora que genere informes peridicos para diferentes usuarios. Los sistemas de informacin, sirven a todos los sistemas de un negocio. Ellos son el lazo que mantiene unidos a diferentes componentes en forma total, que pueden trabajar de manera efectiva hacia el mismo objetivo.

1.4

TIPOS DE SISTEMAS Y SUS CARACTERISTICAS

1.4.1

Tipos de sistemas

Los sistemas reales pueden ser abiertos, cerrados o aislados, segn que realicen o no intercambios con su entorno. Un sistema abierto es un sistema que recibe flujos (energa y materia) de su ambiente, cambiando o ajustando su comportamiento o su estado segn las entradas que recibe. Los sistemas abiertos, por el hecho de recibir energa, pueden realizar el trabajo de mantener sus

Sistema de informacin. Universidad Nacional http://www.virtual.unal.edu.co/cursos/enfermeria/2002847/lecciones/tematica4/subtema4-2.htm

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propias estructuras e incluso incrementar su contenido de informacin (mejorar su organizacin interna). Un sistema abierto puede compartir materia y/o energa con su medio ambiente. Un sistema cerrado no puede compartir materia, pero si puede compartir energa con su medio ambiente. Un sistema aislado no puede compartir ni energa ni materia con su medio ambiente. Una pared sirve para aislar un sistema con su medio ambiente, un pared puede ser rgida o mvil, impermeable o no impermeable y adiabtica o no adiabtica, dependiendo si conduce o no calor, conductora o no conductora de energa elctrica e incluso puede ser aislante de frecuencias de audio. Un sistema cerrado no necesariamente tiene que ser aislado, un sistema aislado tiene que ser cerrado. Un sistema rodeado por una pared rgida, impermeable, adiabtica, no conductora y aislante de frecuencias de audio es un sistema aislado3.

ABIERTOS Conceptuales (Ec. Matemticas). Naturales y hechos por el Hombre Sistemas Sociales Hombre - Mquina, Maquina Estacionarios y no Estacionarios Permanentes y Temporales 1.4.2 Caractersticas

CERRADOS Experimentos de laboratorio

Totalidad: Su funcionamiento requiere de la unin de todos los subsistemas que en l estn integrados. Bsqueda de Objetivos: Para la permanencia del sistema ste busca definir un sentido de unidad y propsito. Equifinalidad: El sistema tiene ms de una forma de lograr los objetivos. Interrelacion e Interdependencia: Todos los elementos del sistema interactan entre s, y el resultado de cada uno de ellos depende por lo menos de la actividad de sus elementos. Regulacin: Son los esfuerzos del sistema para mantener su equilibrio dinmico. Jerarqua: Todo sistema contiene elementos los cuales a su vez cuentan con subelementos y todo el sistema a su vez es parte de un sistema mayor.

Definicin de Wikipedia. http://es.wikipedia.org/wiki/Sistema#Tipos_de_sistemas_reales

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Adaptabilidad: Es la capacidad del sistema para adaptarse a su entorno. Eficiencia: Son los esfuerzos para utilizar los recursos en la mejor forma posible. Sinergia: La interaccin de las partes individuales, se vuelve ms eficiente que si cada parte actuara de manera aislada. Homeostasis: Tratan de mantener su naturaleza, intentando controlar las amenazas de los factores externos. Estando en constante cambio.

1.5

SISTEMAS DE INFORMACIN.

"Todo sistema Organizacional depende, en mayor o menor medida de una entidad abstracta denominada sistema de informacin."4 Sistema de Informacin (SI): Definicin 1: Es un grupo de gente, una serie de procedimientos o equipo de procesamiento de datos que escoge, almacenan, procesan y recuperan datos para disminuir la incertidumbre en la toma de decisiones mediante el suministro de informacin a los niveles gerenciales para que sea utilizada eficientemente. Definicin 2: Es el medio por el cual los datos fluyen de una persona o departamento hacia otros y puede ser cualquier cosa, desde la comunicacin interna entre los diferentes componentes de la organizacin y lneas telefnicas hasta sistemas de cmputo que generan reportes peridicos para varios usuarios. Definicin 3: Los sistemas de informacin es el medio por el cual se enlazan todos los componentes de un sistema para alcanzar el objetivo. Definicin 4:

http://www.geocities.com/siliconvalley/pines/7894/introduccion/primero.html

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Un sistema de informacin es el sistema de personas, registros de datos y actividades que procesa los datos y la informacin en cierta organizacin, incluyendo manuales de procesos o procesos automatizados5.

1.6

CARACTERSTICAS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIN MODERNOS Sistemas sencillos sirviendo a funciones y niveles mltiples dentro de la empresa. Acceso inmediato en lnea a grandes cantidades de informacin. Fuerte confiabilidad en la tecnologa de telecomunicaciones. Mayor cantidad de inteligencia y conocimientos implcita en los sistemas. La capacidad para combinar datos y grficas.

1.6.1

Elementos de un Sistema de Informacin

Figura 1 Elementos de un sistema de Informacin6 Un sistema de informacin es un conjunto de elementos que interactan entre s con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio. Estos elementos son de naturaleza diversa y normalmente incluyen:
5

Concepto de sistema de informacin http://www.mitecnologico.com/Main/ConceptoSistemaInformacion 6 http://www.geocities.com/siliconvalley/pines/7894/introduccion/primero.html

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El equipo computacional, es decir, el hardware necesario para que el sistema de informacin pueda operar. Lo constituyen las computadoras y el equipo perifrico que puede conectarse a ellas. El recurso humano que interacta con el Sistema de Informacin, el cual est formado por las personas que utilizan el sistema, alimentndolo con datos o utilizando los resultados que genere. Los datos o informacin fuente que son introducidos en el sistema; son todas las entradas que necesita el sistema para generar como resultado la informacin que se desea. Los programas que son procesados y producen diferentes tipos de resultados. Los programas son parte del software del sistema de informacin que har que los datos de entrada introducidos sean procesados correctamente y generen los resultados que se esperan.

Un sistema de informacin realiza cuatro actividades bsicas: entrada, almacenamiento, procesamiento y salida de informacin.

1.7 1.7.1

TIPOS Y USOS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIN Transaccionales (Sistemas transaccionales)

Las principales caractersticas son: 1.7.2 A travs de stos suelen lograrse ahorros significativos de mano de obra. Normalmente son el primer tipo de SI que se implanta en las organizaciones. Son intensivos en entrada y salida de informacin; sus clculos y procesos suelen ser simples y poco sofisticados. Tienen la propiedad de ser recolectores de informacin. Son fciles de justificar ante la direccin ya que sus beneficios son visibles y palpables. Sistemas de Apoyo a las decisiones

(Sistemas de Soporte a las Decisiones, Sistemas Gerenciales o Sistemas Ejecutivos, Sistema de Soporte para la Toma de Decisiones en Grupo.) Suelen introducirse despus de haber implantado los sistemas transaccionales. Suelen ser intensivos en clculos y escasos en entradas y salidas de informacin. La informacin que generan sirve de apoyo a los mandos intermedios y de alta administracin en el proceso de la toma de decisiones.

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No suelen ahorrar mano de obra. La justificacin econmica para el desarrollo de estos sistemas es difcil. Suelen ser SI interactivos y amigables, con altos estndares de diseo grfico y visual, ya que estn dirigidos al usuario final. Apoyan la toma de decisiones que por su naturaleza son repetitivas. Pueden ser desarrollados directamente por el usuario final sin la participacin operativa de los analistas. Sistemas Estratgicos

1.7.3

(Sistemas Expertos (ES), Sistemas Estratgicos) Su funcin principal no es apoyar a la automatizacin de procesos operativos ni proporcionar informacin para la toma de decisiones. Sin embargo, este tipo de sistemas puede llevar a cabo dichas funciones. Suelen desarrollarse "in house". Tpicamente su forma de desarrollo es a base de incrementos y a travs de su evolucin permanente dentro de la organizacin. Su funcin es lograr ventajas que los competidores no posean, tales como ventajas en costos y servicios diferenciados con clientes y proveedores. Apoyan el proceso de innovacin dentro de la empresa.

1.8

OBJETIVOS

En la dcada del noventa, los sistemas de informacin cumplirn dentro de las organizaciones tres objetivos bsicos. Automatizacin de procesos operativos. (Sistemas Transaccionales) Proporcionar informacin que sirva de apoyo al proceso de la toma de decisiones. (Sistemas de soporte a las decisiones) Lograr ventajas competitivas a travs de su Implementacin y uso.(Sistemas estratgicos) 1.8.1 Objetivos generales de los SI Proporcionar a los encargados de la toma de decisiones, datos oportunos y exactos que les permitan tomar y aplicar las decisiones necesarias que mejoren al mximo la relacin que existe entre los recursos de la empresa. Ayudar a los gerentes en la planeacin, control y toma de decisiones.

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Asegurar que la informacin exacta y confiable est disponible cuando se necesite y que se le presente en forma fcilmente aprovechable. Incrementar la productividad operacional. Hacer que el proceso de informacin deje de ser informacin fragmentada, conjeturas inspiradas en la intuicin y solucin de problemas aislados.

En otras palabras, el objetivo primordial de un Sistema de Informacin Administrativo (SIA) es proporcionar a la empresa un mecanismo para el ejercicio de la administracin. 1.8.2 Tendencias Futuras

El uso de la tecnologa de informacin en las empresas se ha incrementado considerablemente y en un futuro ser an mayor. Las principales tendencias respecto a los Sistemas de Informacin son las siguientes: La tecnologa de informacin se usar como parte de la estrategia corporativa, es decir, el uso de los Sistemas de Informacin que dan ventaja competitiva (sistemas estratgicos) se incrementar. Las empresas de ms xito sern manejadas por personas que sean capaces de desarrollar aplicaciones estratgicas de la tecnologa de la Informacin de manera creativa. La tecnologa ser parte del trabajo en equipo en las empresas. Esta tecnologa ser usada para reducir el trabajo, mejorar la calidad, dar mejores servicios a los clientes o para cambiar la forma en que ser trabaja. Los trabajadores usarn las computadoras personales conectadas en red, y las fbricas usarn la tecnologa para el diseo y control de produccin. El uso de la tecnologa transformar a la organizacin y cambiar su estructura. Como ejemplo de ello puede verse el uso del correo electrnico, el intercambio electrnico de datos y el acceso a informacin externa por medio de redes como internet. La tecnologa facilitar la creacin de las oficinas virtuales para las personas que requieren estar en diferentes localidades, permitiendo el uso del correo electrnico y de conferencias por computadoras y de esta manera facilitar la comunicacin global. La tecnologa de informacin apoyar de manera importante el rediseo de los procesos de negocios. Las tcnicas de reingeniera de procesos continuarn apoyndose en los sistemas de informacin.

1.9

EL ENFOQUE DE SISTEMAS

La interaccin entre sistemas y subsistemas, actividades y funciones en una empresa son algo muy real. Aunque puede resultar conveniente estudiar mercadotecnia independientemente de las

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dems actividades de la empresa, tales como fabricacin, compras y contabilidad en las operaciones cotidianas de la organizacin estas funciones no son independientes entre s. Las polticas de contabilidad influyen en los procedimientos de compra; los lineamientos para efectuar compras afectan el proceso de fabricacin; y este ltimo determina la naturaleza de los programas de venta que establece la organizacin. Su objetivo fundamental es organizar y administrar las relaciones reciprocas de las partes o subsistemas en las organizaciones. El enfoque de sistemas comienza con una serie de objetivos y se dedica al diseo del todo a diferencia del diseo de los componentes o subsistemas. El enfoque de sistemas tiene una caracterstica muy importante pues permite disear sistemas para lograr la accin de las partes de una manera simultnea aun cuando estas se encuentren separadas lo que produce un efecto total mayor al que producira la suma de los efectos considerados de una manera independiente. El enfoque de sistemas tiene 2 finalidades bsicas. Fomentar el desarrollo y la buena administracin de los sistemas de operacin (flujos de dinero, finanzas, humanos y tcnicos). Disear sistemas de informacin para la toma de decisiones.

El enfoque de sistemas adems tiene ciertas caractersticas particulares: a) Es Organizado. Se apoya en el mtodo cientfico b) Es Creador. Permite el desarrollo del analista como tal. c) Es terico. Se basa en mtodos establecidos. d) Es Pragmtico. Proporciona soluciones reales y factibles. Una habilidad importante de los analistas de sistemas es su capacidad para adquirir un panorama global de todas las actividades y operaciones de una organizacin. Distinguir y comprender las relaciones entre las diversas funciones de los diferentes departamentos y considerar, a lo largo del proceso de desarrollo, el impacto que sta tiene en toda la organizacin, conducir a los analistas a crear los sistemas de informacin ms tiles; tiles porque se adaptan a los que existen en ese momento en la organizacin. Poner atencin a la interdependencia de unidades dentro de una organizacin, ya sea por medio del enfoque de sistemas o por un panorama global, es importante si se desea que el sistema que desarrolla el analista tenga la mayor utilidad para la empresa que lo solicita.

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1.10 EL RETO DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIN 1.10.1 El reto estratgico de los negocios Los cambios tecnolgicos se mueven ms rpido que los cambios de los seres humanos o las instituciones. Necesitarn del uso de la tecnologa para simplificar la comunicacin y la coordinacin. Si las instituciones solo automatizan lo que hacen actualmente, dejan pasar en gran medida el potencial de la tecnologa de la informacin. 1.10.2 El reto de la globalizacin. Que los sistemas puedan dar soporte a las ventas y compras de productos en muchos pases. Dadas las diferencias en el lenguaje, culturales y polticas daban lugar a un caos y a la falla de controles de la administracin central. 1.10.3 El reto de la arquitectura de la informacin. Nuevas formas de hacer negocios Dan ms importancia la hardware, software y redes. 1.10.4 El reto de la inversin en los sistemas de informacin. Una cosa es usa la tecnologa de informacin para disear, producir, entregar y mantener nuevos productos, y otra cosa es ganar dinero haciendo esto. Cambio organizacin debido al desarrollo de sistemas ms eficientes. 1.10.5 El reto de la responsabilidad y control. Los SIBC juegan un papel crtico en los negocios, en el gobierno y en la vida diaria, entonces debemos asegurarnos que sean precisos, confiables y seguros. Los sistemas automticos o semiautomticos que funciones mal pueden traer daos desastrosos. Una empresa hace una inversin al desastre si emplean sistemas que no operen como debieran, que no den informacin que las personas puedan interpretar y usar correctamente. 1.11 RAZONES PARA INICIAR PROYECTOS DE SISTEMAS DE INFORMACIN Las aplicaciones de sistemas de informacin tienen su origen en casi todas las reas de una empresa y estn relacionadas con todos los problemas de la organizacin.

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Para alcanzar los objetivos, las empresas emprenden proyectos de desarrollo de sistemas de Informacin por una o ms de las siguientes razones: Capacidad Mayor velocidad de Procesamiento. Incremento en el Volumen. Recuperacin ms rpida de la informacin. Control Mayor exactitud y mejora en consistencia. Comunicacin: Mejora en la comunicacin. Integracin de reas de la Empresa. Costos Monitoreo de costos. Reduccin de costos. Ventaja Competitiva Atraer clientes. Dejar fuera a la competencia. Mejores acuerdos con los proveedores. Desarrollo de nuevos productos

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