Contabilidad de la nmina

1. Pago de Nmina: el primer registro de contabilidad que opera en estos casos, es llevar todos los gastos de nmina de los empleados identificados con la direccin, control y organizacin de la empresa al Grupo de cuentas 51 Operacionales de administracin en las cuentas 5105 Gastos de personal con sus respectivas subcuentas, Salario integral, Sueldos, Jornales, etctera. Cuando la nmina es de empleados que tienen que ver con la actividad operativa de ventas o distribucin de las mercancas, se registra en el Grupo 52 Operacionales de ventas, con sus respectivas cuentas 5205 Gastos de personal y subcuentas de Salario integral, Sueldos, etc.

1. El primer registro es sobre la causacin de la nmina y de los aportes del trabajador y las deducciones autorizadas.
Cdigos Cuentas 520506 Sueldos 520527 Auxilio de transporte 236505 Salarios y pagos laborales 237005 Aportes a entidades promotoras de salud 238030 Fondos de cesantas y/o pensiones 250505 Sueldos Registro de causacin de la nmina de empleados Dbitos Crditos 4.884.500 165.000 1.000 195.380 215.380 4.637.740

2. Aportes patronales de proteccin integral al trabajador, sobre el valor de la nmina.

Cdigos Cuentas Dbitos Crditos 520568 Aportes a administradoras de riesgos 48.845 520569 Aportes a entidades promotoras de salud 390.760 520570 Aportes fondos de pensiones y cesantas 586.140 237005 Aportes a entidades promotoras de salud 390.760 237006 Aportes administradoras de riesgos 48.845 238030 Fondos de cesantas y/o pensiones 586.140 Registra la causacin de los aportes patronales de nmina de empleados

3. Aportes parafiscales, sobre la nmina.

Cdigos Cuentas 520572 Aportes cajas de compensacin familiar 520575 Aportes ICBF 520578 Aportes SENA 237010 Aportes ICBF, SENA y COMFAMILIAR Registra los aportes parafiscales. Dbitos Crditos 195.380 146.535 97.690 439.605

El valor correspondiente a los aportes parafiscales tanto del empleador como los empleados se lleva a la cuenta 2370 Retenciones y aportes de nmina con sus respectivas subcuentas y el valor neto a pagar a la cuenta de Efectivo: Bancos.

4. Cada vez que paga la nmina, la empresa adquiere para con los empleados otros compromisos, los cuales debe liquidar y causar a entidades especializadas.
Cdigos Cuentas Dbitos Crditos 520530 Cesantas 420.792 520533 Intereses sobre cesantas 50.495 520536 Prima de servicios 420.792 520539 Vacaciones 203.521 261005 Cesantas 420.792 261010 Intereses sobre cesantas 50.495 261015 Vacaciones 203.521 261020 Prima de servicios 420.792 Registra las apropiaciones para prestaciones sociales sobre nmina.

Los registros crditos se llevan a los Grupos respectivos 26 Pasivos estimados y provisiones, en las cuentas 2610 Obligaciones laborales, y las subcuentas Cesantas, por ser valores estimados de las apropiaciones. Hay que tener en cuenta los conceptos que se han aplicado para la liquidacin de los distintos valores que se calculan sobre la nmina, pero se recomienda revisar estos conceptos en cada una de las empresas, porque pueden cambiar de una a otra por las reivindicaciones salariales en pactos laborales. 4. Comprobante de pago de la nmina.
Cdigos Cuentas 250505 Sueldos 111005 Banco moneda nacional Registra el pago de la nmina Dbitos Crditos 4.637.740 4.637.740

Verifique los conceptos aplicados y los cdigos y calcule los valores para que elabore los siguientes registros de contabilidad, en la respectiva nota de contabilidad. Comprobante de contabilidad: para disponer de la informacin y elaborar los estados financieros, se debe primero, tener la fuente de informacin que se inicia con la confeccin del comprobante de contabilidad que sirve de base para hacer los registros correspondientes en los libros auxiliares y en el libro principal de diario. El comprobante de contabilidad resume, todas las operaciones que se han hecho en torno a la nmina de los empleados, los cuales unos estn en los soportes de pagos o egresos y otros en notas de contabilidad. Cada soporte esta codificado de acuerdo a un plan de cuentas establecido, que permite resumir en el comprobante de contabilidad todos los registros comunes u homogneos, que a la postre sirve para registrar los libros de contabilidad, auxiliares y principales, para luego obtener los estados financieros correspondientes.
ELECTRODOMSTICOS LTDA. Neiva Huila Fecha: Del 01 al 31 de Marzo de 2008 Cdigo Cuentas COMPROBANTE DE CONTABILIDAD NOMINA No. 04 Parciales Dbitos Crditos

5205 Personal 520506 Sueldos 520527 Auxilio de transporte 520530 Cesantas 520533 Intereses sobre cesantas 520536 Prima de servicios 520539 Vacaciones 520568 Aportes a ARP 520569 Aportes a EPS 520570 Aportes a fondos de pensin 520572 Aportes CONFAMILIAR 520575 Aportes ICBF 520578 Aportes SENA 2505 Obligaciones laborales 250505 Sueldos 1110 Bancos 111005 Moneda nacional 2365 Retencin en la fuente 236505 Salarios y aportes de nmina 2370 Retencin aportes de nmina 237005 Aportes a EPS 237005 Aportes a EPS 237006 Aportes ARP 237010 ICBF, SENA, CONFAMILIAR 2380 Acreedores varios 238030 Fondos cesantas y pensiones 238030 Fondos cesantas y pensiones 2505 Obligaciones laborales 250505 Sueldos 2610 Para obligaciones laborales 261005 Cesantas 261010 Intereses sobre cesantas 261015 Vacaciones 261020 Prima de servicios Sumas iguales Preparado Revisado

7.610.449 4.884.500 165.000 420.792 50.495 420.792 203.521 48.845 390.760 586.140 195.380 146.535 97.690 4.637.740 4.637.740 4.637.740 4.637.740 1.000 1.000 1.074.590 195.380 390.760 48.845 439.605 801.520 215.380 586.140 4.637.740 4.637.740 1.95.599 420.792 50.495 203.521 420.792 12.248.189 12.248.189 Aprobado Contabilizado

Pago de las Deducciones: el pago de deducciones de nmina ms los aportes patronales y parafiscales, se debitan en las cuentas de 2370 Retenciones y aportes de nmina por cada una de las cuentas, contra la cuenta del efectivo: 111005 Moneda nacional. As mismo se procede con el pago de la retencin en la fuente y otras deducciones que se hayan hecho sobre la nmina a empleados o trabajadores, emitiendo cheques a cada una de las instituciones receptores.
Cdigos Cuentas Dbitos Crditos 237005 Aportes EPS 586.140 237006 Aportes ARP 48.845 237010 ICBF, SENA y COMFAMILIAR 439.605 238030 Fondo de Cesantas y pensiones 801.520 111005 Moneda nacional 606.801 Registra el pago de los aportes del trabajador y del patrono

Causacin de la nmina: La nmina una vez liquidada y no pagada, se debe causar en el perodo al cual corresponde para que el sistema de contabilidad este de acuerdo a las normas de contabilidad y a los requerimientos de presentacin de estados financieros y de resultados. La diferencia entre pagar y causar, radica en el manejo de la cuenta de Bancos, por la cuenta de Salarios por pagar, con cada una de las subcuentas lo cual depende del nmero de empleados. Cierre de nmina: el cierre de los gastos de nmina se ejecuta al momento de cruzar las cuentas nominales de saldo crdito con las cuentas nominales de saldo dbito contra la cuenta de 590505 Ganancias y prdidas.