CURSO DE EXCEL INTERMEDIRIO

Companhia de Saneamento de Minas Gerais - COPASA Diviso de Atendimento em Informtica DVAI Diviso de Desenvolvimento Profissional e Educao Corporativa - DVED

Belo Horizonte Novembro de 2007

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Esta apostila foi preparada para o curso de Excel nvel intermedirio (mdulo Excel 2003), ministrado na COPASA. Devido ao carter heterogneo dos participantes este trabalho mescla conceitos bsicos e intermedirios do Excel sendo que, aps adquirir os ensinamentos aqui expostos e na medida do interesse, cabe a cada aluno o crescimento nesta ferramenta que no mnimo fascinante. A todos bons estudos e, por que no, boa diverso.
Robson Queiroga Barroso

MICROSOFT EXCEL 2003 ...........................................................................................................................5 INICIANDO O EXCEL ..................................................................................................................................6

A TELA DO EXCEL 2003 ...................................................................................................................................... 6

OS COMPONETES DO EXCEL 2003 ..........................................................................................................8

PASTA ..................................................................................................................................................................... 8 PLANILHA.............................................................................................................................................................. 8 COLUNA ................................................................................................................................................................. 8 LINHA ..................................................................................................................................................................... 8 CLULAS................................................................................................................................................................ 9 LARGURA E ALTURA .......................................................................................................................................... 9

SELEES ....................................................................................................................................................11
USANDO O MOUSE ............................................................................................................................................ 11 USANDO A CAIXA DE NOMES ........................................................................................................................ 11

SEQUNCIAS................................................................................................................................................13
ALA DE PREENCHIMENTO ............................................................................................................................ 13 ALA DE PREENCHIMENTO PARA FORMULAS.......................................................................................... 14 SEQNCIAS PARA DATAS ............................................................................................................................. 14 LISTAS PERSONALIZADAS .............................................................................................................................. 15

FORMATAO DE PLANILHAS .............................................................................................................16 FORMATAO DE CLULAS .................................................................................................................18

FONTE ................................................................................................................................................................... 18 TAMANHO DA FONTE....................................................................................................................................... 18 NEGRITO .............................................................................................................................................................. 19 ITLICO................................................................................................................................................................ 19 SUBLINHADO...................................................................................................................................................... 19 ALINHAR ESQUERDA.................................................................................................................................... 19 CENTRALIZAR .................................................................................................................................................... 19 ALINHAR DIREITA ......................................................................................................................................... 19 MESCLAR ............................................................................................................................................................. 19 ESTILO MOEDA .................................................................................................................................................. 19 ESTILO PORCENTAGEM ................................................................................................................................... 19 PREENCHIMENTO .............................................................................................................................................. 19 COR DA FONTE ................................................................................................................................................... 20 JANELA FORMATAR CLULAS....................................................................................................................... 20 NMERO............................................................................................................................................................... 20 ALINHAMENTO .................................................................................................................................................. 20 FONTE ................................................................................................................................................................... 20 BORDA.................................................................................................................................................................. 20 PADRO ............................................................................................................................................................... 21 PROTEO........................................................................................................................................................... 21 LABORATRIO 1 ................................................................................................................................................ 22

FRMULAS E FUNES...........................................................................................................................24
FRMULAS ARITMTICAS .............................................................................................................................. 24 FRMULA DA SOMA ......................................................................................................................................... 24 FRMULA DA PORCENTAGEM....................................................................................................................... 26 FUNO MXIMO ............................................................................................................................................. 26 FRMULA MNIMO............................................................................................................................................ 26 FUNO MDIA ................................................................................................................................................. 27 LABORATRIO 2 ................................................................................................................................................ 27 FUNES DE TEMPO......................................................................................................................................... 28 FUNO SE.......................................................................................................................................................... 28

FRMULA E......................................................................................................................................................... 30 FRMULA OU...................................................................................................................................................... 30 LABORATRIO 3 ................................................................................................................................................ 30 FUNO PROCV ................................................................................................................................................. 31 FUNO DOS DIAS TEIS................................................................................................................................ 32 OUTRAS FUNES NUMRICAS .................................................................................................................... 32 FUNOES DE TRATAMENTO DE TEXTO: ..................................................................................................... 33 LABORATRIO 4 ................................................................................................................................................ 33

FORMATAO CONDICIONAL..............................................................................................................35
LABORATRIO 5 ................................................................................................................................................ 36

CLASSIFICAO ........................................................................................................................................37 FILTROS ........................................................................................................................................................38 COLAR ESPECIAL ......................................................................................................................................40 REFERNCIA ...............................................................................................................................................42

REFERNCIA NUMA MESMA PASTA............................................................................................................. 42 REFERNCIA DE UMA OUTRA PASTA DE TRABALHO ............................................................................. 42

SUBTOTAL....................................................................................................................................................44
LABORATRIO 6 ................................................................................................................................................ 45

GRFICOS ....................................................................................................................................................47 ERROS............................................................................................................................................................53 AUTOR ...........................................................................................................................................................54

MICROSOFT EXCEL 2003

O Excel um software de planilha eletrnica ou de clculos. Com o Excel voc poder fazer desde simples clculos at clculos mais avanados como financeiros, matemticos, lgicos, estatsticos, etc. Pode-se fazer desde controle de gastos residenciais at controle de estoque ou fluxo de caixa de uma empresa. um programa direcionado a planilhas, grficos e texto. O Excel foi criado para trabalhos escolares, arquivos de empresas, lista de itens; executar e apresentar banco de dados, entre outros. Provavelmente o Excel a mais poderosa ferramenta do Office e oferece um mundo de possibilidades. Voc aprender as operaes bsicas e intermedirias que so utilizadas no Excel, entretanto, depende de voc o crescimento atravs do estudo desta apostila e das prticas que sero vistas ao longo deste curso.

INICIANDO O EXCEL
Para abrir o programa Excel, siga os seguintes passos: 1. 2. 3. 4. Clique no boto INICIAR; Todos os Programas; Microsoft Office; Microsoft Office Excel 2003.

Aps estes passos a tela do Excel se abre e voc j estar apto a usar todo o seu potencial.

A TELA DO EXCEL 2003

Para quem conhece o Word, a tela acima bem familiar (principalmente a barra de ferramentas), o que diferencia mesmo so as clulas, divididas em linhas e colunas. A barra de ttulo fornece o nome do software e tambm o nome do arquivo que est sendo editado (ou que se encontra aberto). A barra de menus fornece os menus de comandos do Excel. A barra de ferramentas fornece ao usurio, botes representando alguns dos comandos disponveis nos menus. A barra de formatao Permite ao usurio formatar os caracteres do texto na clula, modificando estilo, cor de textos e clulas, alinhamento do texto, centralizar colunas, formatar em moeda, etc. A barra de frmula mostra a formula existente naquela clula e ainda textos quando os utilizamos. Para finalizar essa primeira apresentao da janela do Excel resta-nos falar sobre as barras de rolagens que so usadas para que o usurio se desloque pelo texto com o auxlio do mouse, elas podem ser verticais ou horizontais. Voc desloca pela planilha clicando nas setas ou arrastando o boto.

OS COMPONETES DO EXCEL 2003

O Excel composto de cinco partes fundamentais, que so: 1. 2. 3. 4. 5. Pasta; Planilha; Coluna; Linha; Clula.

PASTA
denominada PASTA todo arquivo que for criado neste software Excel. Tudo que for criado ser um arquivo com extenso .xls, chamdo de PASTA. Todos os arquivos criados no Excel denominamos PASTA, ou seja, se criarmos um arquivo e o salvarmos no nosso micro com o nome de Oramento.xls podemos dizer para um colega de trabalho: Por favor, abra a pasta Oramento para mim.

PLANILHA
Uma PLANILHA onde ser executado todo o trabalho e por isso ela fundamental. A PLANILHA uma grade de linhas e colunas e nas planilhas que criamos os clculos. A interseco de uma linha com uma coluna chamada de clula sendo que cada clula em uma planilha possui um endereo nico. Cada planilha possui no total de 16.777.216 clulas, ou seja: dentro de uma planilha esto contidas as colunas, linhas e clulas. O Excel 2003 possui varias planilhas, inicialmente temos trs planilhas para trabalharmos, entretanto, se voc quiser pode aument-las ou diminu-las. Alm disso, podermos alterar a sua cor, nome e outras caractersticas. Podemos localizar uma planilha atravs dos nomes que elas recebem inicialmente Plan1, Plan2, etc. Veja a figura abaixo:

COLUNA
o espaamento entre dois traos na vertical. As colunas do Excel so representadas em letras de acordo com a ordem alfabtica crescente sendo que a ordem vai de A at IV, e tem no total de 256 colunas em cada planilha.

LINHA
o espaamento entre dois traos na horizontal. As linhas de uma planilha so representadas em nmeros, formam um total de 65.536 linhas e esto localizadas na parte vertical esquerda da planilha.

CLULAS
As clulas so formadas atravs da interseco cruzamento de uma coluna com uma linha e, cada clula tem um endereo (nome), que mostrado na caixa de nomes que se encontra esquerda da barra de frmulas. Multiplicando as colunas pelas linhas vamos obter o total de clulas que 16.777.216. Para localizarmos uma clula dizemos primeiramente sua coluna e depois sua linha, por exemplo, clula A10 (coluna A e linha 10); Para selecionar uma clula em uma planilha usa-se o cursor do mouse ou a tecla F5, sendo que a clula selecionada chamada de clula ativa. Um agrupamento especfico de clulas chamado de INTERVALO e pode ser qualquer combinao de clulas, linhas ou colunas. As coordenadas do intervalo dado pelas clulas superior esquerda inicial e inferior direita do intervalo, estes dois elementos so separados por : (dois pontos), por exemplo, o intervalo A1: C3 inclui as clulas A1, A2, A3, B1, B2, B3, C1, C2, C3. Para apagar o contedo de uma ou mais clulas basta selecion-las e clicar em Del (DELETE), ou voc pode ir no menu Editar e selecionar a opo Limpar, na janela que aparecer escolha a opo Tudo. Sempre que voc entra com dados em uma clula, eles so alinhados automaticamente de acordo com o tipo de dado. Dados numricos so alinhados direita da clula enquanto textos so alinhados esquerda.

LARGURA E ALTURA
Uma seqncia de smbolos # em uma clula indica que a coluna no larga o suficiente para exibir os resultados das formulas. A formatao e a fonte selecionada, freqentemente torna os dados mais extensos do que a largura padro das colunas. Por exemplo, o numero R$ 3.000 tem apenas seis caracteres, mas se voc formatar o numero como moeda com duas casas decimais, o numero aparece como R$ 3.000.00. Esse nmero agora requer mais espaos, por tanto, o Excel preenche a clula com uma seqncia de smbolos ########## . Para modificar a largura da coluna, posicione a seta do mouse no topo da Planilha entre duas colunas (por exemplo, entre A e B) aparecer uma dupla seta na linha que separa as duas colunas, clique e arraste at o tamanho desejado da coluna ou d dois cliques para que a largura da coluna assuma o tamanho ideal. Voc tambm pode usar o menu Formatar, Colunas, Largura para colocar uma determinada largura; para obter o ajuste perfeito basta selecionar a opo Auto Ajuste.

Para modificar a altura da linha, selecione-a e v no menu Formatar, Linha, escolha a opo Altura e coloque uma determinada altura. Para obter a altura ideal, escolha a opo Auto Ajuste. Outra forma de se modificar posicionar o mouse entre duas linhas, por exemplo, entre as linhas 1 e 2 at aparecer uma dupla seta entre elas, clique e arraste o mouse at o tamanho desejado da linha ou d dois cliques nesse lugar para que ela assuma o tamanho ideal.

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SELEES
USANDO O MOUSE
Para trabalharmos com o Excel, principalmente com a parte de formatao, devemos antes de tudo selecionar uma ou mais clulas. Para isso basta clicar com o mouse sobre uma determinada clula e, com o boto ainda pressionado arrastar o ponteiro at a ltima clula em que se deseja aplicar a seleo. Note que a primeira clula onde voc comea a seleo recebe uma colorao diferente das demais, geralmente uma cor branca, mas como as outras tambm est selecionada. Essa colorao diferente somente para que voc saiba qual a primeira clula que foi selecionada.

USANDO A CAIXA DE NOMES

Um recurso que nos ajuda muito a Caixa de Nomes do Excel, ela possui algumas funes que muitas vezes passam despercebidas pela maioria dos usurios, vejamos: 1. Ela nos mostra em qual clula estamos: Em qualquer lugar da planilha basta clicar em uma clula para que sua posio aparea na caixa de nomes. Se quisermos ir para uma determinada clula basta digitarmos qual essa clula diretamente na caixa de nomes e teclar <ENTER> para irmos diretamente para tal clula tambm. 2. Ajuda-nos a efetuar as selees: Para selecionarmos um conjunto de clulas basta digitarmos diretamente na caixa de nomes qual essa seleo e depois teclar <ENTER> para validar. Note que isso deve ser feito sempre da seguinte forma: a. Se eu quiser selecionar na mesma coluna da clula A5 at a clula A15, ou seja, A5 + A6 + A7+ A8.... A15, devo colocar na caixa de nomes: A5:A15 (os dois pontos : funcionam como a palavra at para o Excel), ou seja, primeira clula desejada+ : + ltima clula desejada. b. Se eu quiser selecionar na mesma linha da clula B5 at a clula F5, ou seja, B5 + C5 + D5+ E5 + F5, devo colocar na caixa de nomes: B5:F5, ou seja, , primeira clula desejada+ : + ltima clula desejada. c. Se eu quiser selecionar da primeira at a ltima clula da coluna H at a coluna J, basta digitar H:J na caixa de nomes; d. Se eu quiser selecionar da primeira at a ltima clula da linha 5, basta digitar 5:5 na caixa de nomes; 11

e. Se eu quiser fazer a mesma seleo da figura acima (ultima figura vista nesta apostila), B2:G14, ou seja, , primeira clula desejada+ : + ltima clula desejada. 3. Podemos dar nomes para uma ou um conjunto de clulas, por exemplo, eu posso dar o nome de Pontuao ou Valores para um conjunto de clulas. Para fazer isso, primeiramente selecione as clulas que voc quer renomear, feito isso clique na caixa de nomes e coloque o nome que achar melhor para essas clulas, d um <ENTER> para validar. Agora, em toda a sua Pasta, ou seja, em qualquer planilha que voc estiver, basta clicar novamente na caixa de nomes e digitar o nome que voc deu para aquelas clulas dando um <ENTER> para se deslocar diretamente para elas; outra opo clicar na setinha que fica ao lado da caixa de nomes e escolher o nome desejado conforme mostrado na figura abaixo:

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SEQUNCIAS
ALA DE PREENCHIMENTO
O Excel oferece um recurso que nos ajuda em muito na questo de ganho de tempo, com esse recurso eu posso criar seqncias de forma rpida e interativa. O nosso grande auxiliador na criao de seqncias a Ala de Preenchimento, que representada por um pequeno quadradinho na parte inferior direita da clula.

Quando voc colocar o ponteiro do mouse sobre a Ala de Preenchimento ele assumir a forma de uma cruz preta fina, nesse momento basta pressionar o mouse e arrast-lo de acordo com a sua necessidade. Como exemplo de seqncia temos os dias da semana; basta que voc digite a palavra quarta-feira ou simplesmente qua e depois clicar na ala de preenchimento para que o Excel preencha de forma automtica a seqncia correta para quinta-feira, sexta-feira, etc.

O mesmo acontece com seqncia do tipo: ALUNO1, ALUNO2...; entretanto, no caso de somente nmeros eles devem ser escritos os dois primeiros, selecionar os dois e somente depois puxar a ala de preenchimento. Para criar seqncias mais extensas, use a caixa Srie, que permite configurar o incremento e o limite, assim o prprio Excel se encarrega de preencher as linhas necessrias. Por exemplo, para criar uma seqncia de 1 at 10.000 com incremento de 5, faa o seguinte: 1. Digite o nmero 1 na clula A1, valide com um <ENTER> - selecione apenas esta clula. 2. Escolha Editar / Preencher / Srie; 3. Ser aberta a caixa Srie. Em Srie em, escolha Colunas para que o preenchimento seja para baixo. Se escolher Linhas, ser para a direita. Em Incremento, digite 5 e em Limite, 10000. Clique em OK.

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ALA DE PREENCHIMENTO PARA FORMULAS

A ala de preenchimento tambm pode ser usada para frmulas, entretanto, quando se faz uso dela deve-se lembrar que se puxarmos a ala horizontalmente (direita / esquerda) todas as referncias de coluna iro mudar e se eu puxar verticalmente (para cima e para baixo) todas as referncias de linha iro mudar. Esse problema tambm ocorre com o recurso de copiar e colar, somente no ocorre quando eu recorto e colo os valores numa outra clula. Para resolver esse problema usamos as referncias absolutas que so representadas pelo smbolo de sifro $ . Sempre que usamos esse smbolo antes de uma linha ou coluna o Excel interpreta que tal linha ou colunha no deve ser alterado no caso de seqncias ou no caso de copiar e colar. Assim, se a minha clula estiver com essa frmula: = A1+B2 , se eu arrastar para a direita ficar =B1+C2 e depois =C1+D2 e assim por diante, entretanto, se eu colocar o cifro antes da coluna o Excel ir trav-la: =$A1+B2 ficar =$A1+C2 e depois, =$A1+D2 ... Posso fazer as seguintes combinaes de acordo com minha necessidade: =$A1+B2; =$A$1+B2; =$A$1+$B2 e =$A$1+$B$2 Usando a tecla F4 voc pode de forma automtica incluir as referncias absolutas nas clulas.

SEQNCIAS PARA DATAS

Agora vamos criar seqncias de datas, dias corridos ou apenas os dias da semana em um intervalo de datas, uma seqncia mensal ou anual alm de outras. Primeiramente, vamos criar uma seqncia de datas a partir de 01/12/2003. Na clula A1 de uma nova planilha, digite essa data depois arraste a ala de preenchimento at a linha 15. Veja que foram geradas at 15/12/2003, que so todos os dias a partir da data inicial. Para criar um intervalo somente com os dias comerciais (de segunda sexta-feira), faa o seguinte: digite 01/12/2003 em B1; Arraste a ala de preenchimento com o boto direito do mouse at a linha 15 e solte. No menu atalho, escolha Preencher dias da semana. Para gerar uma seqncia mensal, aps digitar a data inicial e arrastar a ala de preenchimento, escolha Preencher meses ou, para criar uma seqncia de anos, escolha Preencher anos, como nas colunas C e D da figura abaixo. Da mesma forma que no caso de valores, utilize a caixa Srie para seqncias muito extensas. Por exemplo, para gerar a lista de dias da semana a partir de 01/12/2003 at 20/12/2003, digite a data inicial em uma clula e escolha Editar / Preencher / Srie; em Srie em, escolha Colunas; em Incremento, digite 1; o tipo Data; em Unidade de data, escolha Dia da Semana; em Limite digite 20/12/2030 e clique no boto OK.

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LISTAS PERSONALIZADAS
Para criar uma seqncia personalizada de preenchimento siga os seguintes passos: Ferramentas / Opes / v para a guia Listas Personalizadas. Em Listas Personalizadas, clique em Nova Lista. Em Entradas da Lista, aps digitar um tem, pressione <ENTER> para validar a entrada. Por exemplo, para criar uma lista de clubes de futebol digite Cruzeiro e pressione <ENTER>, Ipatinga e pressione <ENTER> e assim por diante. Quando terminar, clique no boto Adicionar e depois em OK. Caso voc j tenha em uma planilha os itens a serem convertidos em lista, selecione essas clulas e depois abra a guia Listas. Note que em Importar Lista das clulas h uma referncia ao intercalo selecionado; clique no boto Importar. Com isso a lista acrescida s listas personalizadas. Para excluir uma lista, na guia Listas selecione a lista, clique em Excluir e clique no boto OK para confirmar a excluso.

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FORMATAO DE PLANILHAS
Antes de passarmos para a formatao das clulas propriamente dita vale ressaltar alguns aspectos sobre as planilhas do Excel. Para inserir uma nova planilha basta clicarmos no menu Inserir e na janela que aparecer escolhermos a opo Planilha. Automaticamente aparecer uma nova planilha em sua Pasta:

Para alterar o nome de uma planilha voc deve clicar sobre ela com o boto direito do mouse e, na janela que aparecer escolher a opo Renomear, aps isso basta digitar o novo nome da planilha e depois dar um <ENTER> para validar. Num processo anlogo, para alterar a cor da planilha basta clicar com o boto direito do mouse sobre ela e escolher a opo Cor da Guia, na janela que aparecer voc escolhe a nova cor e d um OK logo em seguida para validar. O fato de aparecer somente um trao com a cor que voc escolheu significa que a guia da planilha assumiu aquela cor, mas como est sendo usada naquele momento ela est aberta. Se voc clicar em outra planilha ver que aquela assume a cor escolhida.

Outro fator interessante das planilhas que para uma melhor visualizao ou por algum outro motivo eu posso excluir as grades que delimitam as clulas. Note que as clulas permanecem, o que modifica que eu somente vou deixar de v-las. Para fazer isso clique no menu Ferramentas e escolha Opes, na janela que aparecer, na guia Exibir desmarque a opo Linhas da Grade como mostrado na figura abaixo:

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Automaticamente todas as linhas dessa planilha desaparecero. Vale ressaltar que, mesmo com as linhas da grade se houver necessidade de impresso estas no sero impressas, elas existem somente para facilitar o trabalho e a localizao de um ou mais clulas nas planilhas.

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FORMATAO DE CLULAS
A formatao das clulas no Excel obedece ao mesmo padro do Word, ou seja, sempre selecione primeiro a rea em que queremos aplicar uma determinada formatao para depois escolher e aplicar tal formatao. A figura abaixo mostra a barra de Ferramentas Formatao que ser amplamente usada durante a formatao das nossas planilhas. Essa barra bem semelhante barra de Formatao do Word o que facilita o aprendizado e sua aplicabilidade. Vejamos os seus itens:

FONTE
Voc pode alterar o estilo de fonte da rea selecionada podendo aplicar vrios estilos numa mesma planilha. Para isso basta selecionar o conjunto de clulas e clicar na setinha ao lado da rea fonte para escolher o tipo a ser usado.

TAMANHO DA FONTE
Altere o tamanho em que o texto apresentado em cada clula. Para isso basta selecionar o conjunto de clulas e clicar na setinha ao lado da rea tamanho da fonte para escolher o tamanho a ser usado.

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NEGRITO
Selecione o texto e clique no N de Negrito para dar um tom forte fonte de um conjunto de clulas.

ITLICO
Selecione o texto e clique no I de Itlico para dar um estilo inclinado fonte de um conjunto de clulas.

SUBLINHADO
Selecione o texto e clique no S de Sublinhado para dar um trao abaixo do texto de um conjunto de clulas.

ALINHAR ESQUERDA
Selecione o texto e clique no cone devido para que o contedo seja alinhado esquerda.

CENTRALIZAR
Selecione o texto e clique no cone devido para que o contedo seja centralizado.

ALINHAR DIREITA
Selecione o texto e clique no cone devido para que o contedo seja alinhado direita.

MESCLAR
Aqui merece uma pequena pausa, a tecla Mesclar serve para fazer exatamente o que seu nome diz: ela mescla clulas, ou seja, selecionando duas ou mais clulas e depois clicando em mesclar essas clulas sero transformadas em somente uma. Por exemplo, se voc selecionar 15 clulas e depois clicar em mesclar, todas elas sero convertidas em uma nica clula.

ESTILO MOEDA
Selecionando um conjunto de clulas e clicando no boto Estilo Moeda qualquer valor que for digitado dentro deste conjunto de clulas receber o padro moeda, ou seja, no nosso caso o erre + cifro + valor digitado + centavos de forma automtica. Por exemplo, se quisermos que aparea o valor R$ 15.000,00 basta digitarmos em uma clula 15000 + <ENTER> para validar, depois selecionar novamente essa clula e clicarmos no boto Estilo Moeda.

ESTILO PORCENTAGEM
De forma anloga ao estilo moeda, clicando no boto Estilo Porcentagem qualquer valor que for digitado dentro deste conjunto de clulas receber o padro porcentagem, ou seja, recebe o % de forma automtica. Por exemplo, se quisermos que aparea o valor 15% basta digitarmos em uma clula 0,15 + <ENTER> para validar e depois selecionar novamente essa clula e clicarmos no boto Estilo Porcentagem. Note que, como se trata de porcentagem o valor sempre multiplicado por 100, cuidado ento ao usar esse recurso.

PREENCHIMENTO
Selecione um grupo de clulas e, aps isso, clique na setinha do boto Preenchimento. Aparecer uma pequena janela onde voc poder escolher a cor de fundo dessas clulas. 19

COR DA FONTE
Selecione um grupo de clulas e, aps isso, clique na setinha do boto Cor da Fonte. Aparecer uma pequena janela onde voc poder escolher a cor da fonte dessas clulas.

JANELA FORMATAR CLULAS

Vale ressaltar mais um recurso que o Excel nos oferece para a formatao das clulas. Sempre que selecionarmos uma ou mais clulas e clicarmos com o boto direito do mouse sobre elas aparecer uma janela que, se escolhermos a opo Formatar Clulas veremos o surgimento de mais uma possibilidade de formatao. Veja a figura abaixo:

Essa janela nos oferece todas as possibilidades que verificamos anteriormente e mais algumas outras, vejamos rapidamente algumas de suas guias.

NMERO
Essa guia possui em seu interior ferramentas como o estilo moeda e estilo porcentagem j vistos anteriormente, entretanto, aqui podemos alterar algumas de suas caractersticas como escolher um smbolo usado em uma moeda estrangeira diferente de R$ e quantidade de casas decimais. Alm dessas possibilidades possumos vrias outras mas as mais usadas so as categorias de Nmero (converte para valores numricos), Data (formata as clulas no estilo data), Hora (formata as clulas no estilo hora), Texto (converte valores para texto) e Especial (converte valores para caracteres especiais como CEP e Telefone).

ALINHAMENTO
Na guia Alinhamento voc pode organizar o texto na horizontal (esquerda, centralizado, direita, justificado, etc), vertical (superior, centro, inferior, justificado, etc) e inclinado. Esses recursos so muito utilizados quando estamos trabalhando com clulas mesclas.

FONTE
Essa guia trs todas as formataes de fonte que vimos anteriormente numa mesma janela.

BORDA
Pode-se colocar borda numa ou mais clulas. Veja a figura abaixo: 20

Para aplicar a borda siga os seguintes passos: 1. 2. 3. 4. Escolha a Cor que a borda ter, o padro preto; Escolha o Estilo (largura) da borda; Escolha o desenho que a borda ter. Clique em OK e pronto.

PADRO
A guia padro nada mais do que o Preenchimento das clulas. Como pode ser visto na figura abaixo, voc pode clicar na setinha ao lado da caixa Padro e, alm da cor, escolher um modelo de preenchimento:

PROTEO

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A guia proteo nos traz uma novidade no Excel, a possibilidade de protegermos toda ou parte de uma planilha de, por exemplo, alteraes em seus dados. Vejamos ento como proceder: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Selecione um conjunto de clulas; Clique com o boto direito e escolha a opo: Formatar clulas; Na janela que aparecer v na guia Proteo; Desmarque a opo Bloqueadas, assim estas clulas estaro livres do bloqueio que aplicaremos a seguir; Clique em OK; Na barra de menus clique em Ferramentas; Escolha a opo Proteger e, em seguida, escolha Proteger Planilha; Na janela que aparecer coloque uma Senha (no v esquec-la hein) e, logo abaixo, marque ou no as opes que voc deseja liberar para outros usurios. Geralmente deixamos marcadas somente as duas primeiras opes. Veja a figura abaixo:

9. Pronto, clique em OK, redigite sua senha e OK de novo. Beleza! Sua planilha j est protegida. Para desproteg-la clique em Ferramentas, Proteger, Desbloquear planilha e, na janela que aparecer, digite a senha, clique em OK.

LABORATRIO 1
Para esse primeiro exerccio formate a planilha abaixo conforme mostrado na figura. Uma boa atitude digitar toda a planilha para somente depois aplicar as formataes. S uma observao, os retngulos, crculos e nmeros em azul no fazem parte da planilha, so somente para delimitar os vrios tipos de formatos que existem nesta planilha. 1. O ttulo est Mesclado da clula A1 at F1; com uma Fonte do Tipo Times New Roman; Tamanho 18, em Caixa Alta e em Negrito; est com um Preenchimento em verde claro e com uma Borda verde escuro delimitando toda a clula; 2. Clulas Mescladas da A1 at F1; com uma Fonte do Tipo Times New Roman; Tamanho 14 sendo que somente PLANEJAMENTO DE UMA VIAGEM est em Caixa Alta; ambas as linhas esto em Negrito; 3. Fonte do Tipo Arial; no tamanho 12 e na cor verde oliva; Todos os textos esto Centralizados nas clulas e em Negrito; 4. Seqncia de Jan Jun; na cor verde, Itlico e em Negrito; 5. Fonte do Tipo Arial; no tamanho 10; Todos os textos esto no Estilo moeda com duas casas decimais; 22

6. Fonte do Tipo Arial; na cor laranja em Negrito e Itlico no tamanho 10; Todos os textos esto no Estilo moeda com duas casas decimais; Da linha 5 at a linha 10 foi aplicado uma borda na cor preta do estilo mais fino somente nas partes superior e inferior das clulas; 7. Linha na altura de 7 pontos; com uma borda verde escura e um preenchimento verde claro pontilhado; 8. Semelhante ao item 3; 9. Semelhante ao item 4; 10. Semelhante ao item 5; Da linha 14 at a linha 17 foi aplicado uma borda na cor preta do estilo mais fino somente nas partes superior e inferior das clulas; 11. Semelhante ao item 3 e 8; 12. Semelhante ao item 6, entretanto, sem o itlico e com a borda no padro mais fino e na cor preta delimitando as clulas; 13. Fonte do tipo Arial na cor marrom; Negrito e Centralizado nas clulas; 14. Borda da mais grossa na cor verde escura delimitando toda a tabela; 15. Planilhas renomeadas como: Viagem (na cor preta), Temporada1 (na cor verde oliva) e Temporada2 (na cor verde claro); 16. Retirar as linhas da grade;

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FRMULAS E FUNES
Ns podemos fazer clculos com o Excel usando as funes j existentes ou ainda criar novas funes como veremos a seguir. Um detalhe muito importante que uma funo no Excel deve ser precedida pelo sinal de = (igual) independentemente dela, pois o Software reconhece uma frmula ou funo a partir do momento que for iniciado com o sinal de igual. A funo um mtodo para tornar mais rpido a montagem de frmulas que envolvem clculos mais complexos e vrios valores. Existem funes para clculos matemticos, financeiros e estatsticos, etc. Por exemplo, na expresso: =SOMA(A1:A10) , significa que uma funo chamada SOMA, somar os valores do intervalo A1 at A10 sem voc precisar informar clula por clula. A seguir encontraremos uma pequena relao das funes mais utilizadas j que o Excel oferece centenas de funes tornando invivel para este trabalho a apresentao de cada uma delas.

FRMULAS ARITMTICAS
Frmulas nada mais so do que as operaes matemticas conhecidas e utilizadas em nosso dia a dia. Ex. a soma de suas compras ou suas despesas de supermercado. O programa aceita trs tipos de frmulas, sendo: frmulas numricas, funes lgicas e funes de texto. As frmulas numricas so utilizada para efetuar clculos com valores numricos usando os operadores aritmticos.
OPERAO
Adio Subtrao Multiplicao Diviso Exponenciao Raiz Quadrada Raiz Cbica

MATEMTICA + X 52 3

EXCEL + (sinal de mais) - (sinal de menos) ( sinal de asterisco ) / (barra normal) ^ (acento circunflexo) ^ (1/2) ^(1/3)

EXEMPLO1 10+10 155 5*2 100/2 5^3 32^(1/2) 64^(1/3)

EXEMPLO2 A1+B1 B1F3 D5*B2 A1/A2 D2^B1 H3^(1/2) M44^(1/3)

Lembre-se que, como na matemtica as frmulas =3*8+10 e =3+8*10 so diferentes; na primeira o resultado 34 e na segunda o resultado 83. O Excel sempre realiza as frmulas nesta seqncia: 1. Potncia; 2. Multiplicao e Diviso; 3. Soma e Subtrao; Pode-se usar parnteses ( ) para a organizao das frmulas, entretanto, diferentemente da matemtica no se deve usar colchetes [ ] ou chaves { }, pois no Excel eles no funcionam para essa finalidade.

FRMULA DA SOMA
Conforme foi visto acima a soma de dois ou mais valores no Excel pode ser conseguida, por exemplo, atravs da expresso = A1+A2+A3+...An. Entretanto, o Excel tambm nos oferece a opo AutoSoma representado pelo smbolo , uma das formas de utilizar esse recurso selecionar as clulas que voc 24

deseja somar mais uma e clicar na opo de AutoSoma. A soma dos valores aparecer nesta ltima clula. Veja a prxima figura:

A frmula =SOMA(A1:A8) ir somar todos os valores que se encontram no endereo A1 at o endereo A8. Os dois pontos indicam at, ou seja, some de A1 at A8. A frmula ser sempre a mesma, s mudar os devidos endereos dos valores que voc deseja somar. Note que, caso queira eu posso usar intervalos intercalados por ponto e virgula ; para separar intervalos: =SOMA(A1:A8;A11:A15) Veja o exemplo: 1 A 10 B 25 C 15 D 10 E =SOMA(A1:D1)

Neste exemplo estamos somando todos os valores do endereo A1 at o endereo D1. A frmula seria digitada como no exemplo e, ao teclar <ENTER> o valor apareceria. No caso a resposta seria 60. Agora voc deseja somar todos os valores dispostos nesta planilha usando uma nica frmula, desta vez voc digitar a frmula (sempre a primeira e a ltima clula a ser somada). 1 2 3 4 A 10 15 14 B C 25 15 20 25 25 25 TOTAL D 10 15 25 E

=SOMA(A1:D3)

Desta vez voc deseja somar nmeros dispostos de maneira alternada, ou seja, em endereos diferentes. Veja o exemplo: 1 2 3 4 5 A GUA 150 B LUZ 35 C GUA 75 D LUZ 55 E

TOTAL DA GUA TOTAL DA LUZ

=A2+C2 =B2+D3

Voc deseja somar somente os valores de gua, ento, basta digitar o endereo de cada valor, ou seja, o endereo do primeiro valor + o endereo do 2 valor e assim sucessivamente. Lembre-se que sempre devo iniciar o clculo usando o sinal de igualdade.

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Para quaisquer frmulas do Excel eu posso efetuar intercalaes de frmulas, por exemplo: =3*SOMA(B5:B7)-2*MINIMO(C4:C8)

FRMULA DA PORCENTAGEM
O clculo se realiza da mesma maneira como numa mquina de calcular, a diferena que voc adicionar endereos na frmula. Veja o exemplo: Um cliente de sua loja fez uma compra no valor de R$ 1.500,00 e voc deseja dar a ele um desconto de 5% em cima do valor da compra. Veja como ficaria a frmula no campo Desconto. 1 2 A CLIENTE Mrcio B COMPRA 1500 C DESCONTO =B2*5/100 ou se preferir... =B2*5% E V. PAGAR =B2-C2

Onde: B2 se refere ao endereo do valor da compra; * - sinal de multiplicao; 5/100 o valor do desconto dividido por 100, ou seja, 5% (voc est multiplicando o endereo do valor da compra por 5 e dividindo por 100, gerando assim o valor do desconto de 5%); ou: B2 endereo do valor da compra * - sinal de multiplicao 5% - o valor da porcentagem. Depois para saber o Valor a Pagar, basta subtrair: Valor da Compra o Valor do Desconto.

FUNO MXIMO
Mostra o valor mximo de uma faixa de clulas, exemplo: Suponhamos que voc desejasse saber qual a maior idade de uma pessoas na tabela de dados abaixo. Veja a frmula no exemplo abaixo: 1 2 3 4 5 6 A IDADE 15 16 25 30 MAIOR IDADE: B

=MXIMO(A2:A5)

Onde: (A2:A5) refere-se ao endereo dos valores onde voc deseja ver qual o maior valor, no caso a resposta seria 30. Faa como mostra o exemplo trocando apenas o endereo das clulas.

FRMULA MNIMO
Mostra o valor mnimo de uma faixa de clulas, exemplo: Suponhamos que voc desejasse saber qual o menor peso de uma criana em uma determinada tabela de dados. Veja a frmula no exemplo abaixo:

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1 2 3 4 5 6

A PESO 15 16 25 30 MENOR IDADE:

=MNIMO(A2:A5)

FUNO MDIA
Calcula-se a mdia de uma faixa de valores; aps somados os valores e divididos pela quantidade dos mesmos. Entretanto, o Excel nos fornece uma funo pronta para isso: Suponhamos que voc desejasse saber qual a mdia de idade numa tabela de dados abaixo, basta digitar a funo media( ) para isso: 1 2 3 4 5 6 A IDADE 15 16 25 30 MDIA IDADE B

=MDIA(A2:A5)

LABORATRIO 2
Elabora e formate uma planilha nos moldes da figura abaixo:

Note que: A clula B11 o resultado da frmula: =SOMA(B6:B10) A clula F6 o resultado da frmula: =E6/E11 A clula F6 o resultado da frmula: =MXIMO(B11:D11) Identifique as demais formataes e frmulas. 27

FUNES DE TEMPO
O Excel possui algumas funes que tratam do tempo. interessante lembrar que, podemos at usar uma funo de tempo correta em nossa planilha, entretanto, se a clula estiver formatada com um outro estilo (por exemplo, estilo moeda), o valor que ser apresentado certamente no indicar a realidade. Nesse caso, sempre verifique se o formato da clula onde voc estar aplicando as funes de tempo realmente correspondem a um estilo de tempo. Vejamos algumas funes de tempo do Excel: A funo =HOJE( ) me retorna o valor da data atual; A funo =AGORA( ) me retorna o valor da data neste momento, inclusive os minutos. Funes =ANO(HOJE( )) , =MS(HOJE( )) e =DIA(HOJE( )) , retornam somente os valores do ano, ms e dia segundo as suas frmulas, note que para essas funes eu devo passar a prpria funo HOJE( ) como parmetro, entretanto, tambm posso passar uma clula que contenha a funo HOJE( ), ou a data digitada. Temos uma funo que retorna o dia da semana =DIA.DA.SEMANA(HOJE( )) , note que para essa funo eu devo passar a prpria funo HOJE( ) como parmetro, entretanto, tambm posso passar uma clula que contenha a funo Hoje( ), ou a data digitada. Como padro ela me retornar os seguintes valores: 1 Domingo, 2 Segunda, 3 Tera... 7 Sbado. Temos uma funo que retorna a quantidade de dias comerciais, ou seja, para um ano de 360 dias. Para isso eu devo passar como parmetro uma data inicial e uma data final: DIAS360(Data1;Data2), entretanto, tambm posso passar uma clula que contenha as datas iniciais e finais.

FUNO SE
As funes lgicas ou condicionais tornam nossas planilhas realmente inteligentes, para usarmos essas funes devemos dominar os operadores lgicos: Igual = ; Maior que > Menor que < Maior ou igual >= Menor ou igual <= Diferente < > No !

Suponhamos que desejasse criar um controle de notas de alunos, onde ao se calcular a mdia, ele automaticamente especificasse se o aluno fora aprovado ou no. Ento, primeiramente voc precisa entender o que desejar fazer. Por exemplo: quero que no campo SITUAO ele escreva Aprovado somente se o aluno tirar uma nota Maior ou igual a 7, caso contrrio ele dever escrever Reprovado, j que o aluno no atingiu a condio para passar. Veja como voc deve escrever a frmula utilizando a funo do SE : 1 2 3 A ALUNO Mrcio B MDIA 7 C SITUAO =SE(B2>=7;Aprovado;Reprovado) =se (condio; verdade; falso)

Onde: SE a funo. B2 refere-se ao endereo da mdia do aluno. Sendo ela que determinar se o aluno passar ou no; 28

>=7 o teste lgico que refere-se condio para o aluno passar, ou seja, para est aprovado ele deve atingir uma mdia maior ou igual a 7; Aprovado refere-se resposta verdadeira, ou seja, se a condio for verdadeira (a nota for maior ou igual a7) ento ele escrever aprovado. Por isso voc deve colocar entre aspas, j que se refere a texto; ; (ponto e vrgula) o separador de lista, separa o teste lgico da opo para o teste verdadeiro e, a opo verdadeira da opo falsa; Reprovado refere-se a resposta falso, ou seja, caso ele no tenha mdia maior ou igual a 7, ento escreva Reprovado; (aspas) quando a opo verdadeira ou falsa for um texto dever ser colocado entre aspas; caso seja um valor ou uma outra frmula no se coloca entre aspas. Agora, voc deseja escrever o aproveitamento do aluno quanto a mdia, colocando timo para uma mdia maior ou igual a 9, Bom para uma mdia maior ou igual a 8, Regular para uma mdia maior ou igual a 7 e Insuficiente para uma mdia menor que 7. Veja a frmula: 1 2 A ALUNO Mrcio B MDIA 7 C SITUAO =SE(b2>=9;timo;se(b2>=8;Bom;se(b2>=7;Regular;Insuficiente)))

Onde: B2 refere-se ao endereo da mdia; >=9 refere-se condio para timo; timo - refere-se a resposta se caso for maior ou igual a 9 as demais tm o mesmo sentindo s mudam as condies e as respostas. Voc s precisa ir escrevendo um SE, dentro de outro SE aps o ponto e vrgula. Voc ir perceber que para cada parntese que voc abrir, ser cada um de uma cor diferente e ao final voc dever fechar todos eles. Neste exemplo de agora, faremos um clculo utilizando a condio SE, ou seja, em vez de escrevermos algo para uma resposta verdadeira ou falsa, faremos um clculo. Veja o exemplo, imagine que voc tem uma certa planilha de pagamento e agora voc quer calcular o Imposto de Renda para os seus funcionrios. Mas, o clculo s ser efetuado para aqueles funcionrios que ganham mais de R$ 650,00, ou seja, se o salrio do funcionrio for maior que R$ 650,00. Ento esse valor dever ser multiplicado por uma taxa de 5% em cima do Salrio Bruto, mas somente se ele ganhar mais de R$ 650,00, caso contrrio dever ficar 0 (zero). Veja a frmula. 10 11 F FUNCION. Ivan Rocha G SLBRT 1.500,00 H TOT. DO IMP. COBRADO PELA EMPRESA =SE(G11>650;G11*5%;0)

Onde: G11 refere-se ao endereo do Salrio Bruto; >650 refere-se condio para que seja feito o clculo; G11*5% - refere-se a resposta se for verdadeira, ou seja, se no endereo G11 conter um valor maior que 650, ento ele multiplicar o Valor do Salrio Bruto(G11) por 5% (taxa do Imposto de Renda). 0(zero) refere-se a resposta se for falso, ou seja, caso no endereo G11 no tenha um valor maior que 650, ento no haver clculo, ele colocar 0(zero). Veja a sintaxe da funo SE na prxima figura: =SE(A1=>7; APROVADO; REPROVADO)

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FRMULA E
Em situaes onde necessrio inserir vrias condies para que o teste lgico seja verdadeiro, voc deve usar a funo E , que permite inserir at 30 condies, retornando VERDADEIRO se todas as condies forem verdadeiras, ou FALSO, se uma ou mais condies forem falsas. A sintaxe : =E(Valor1; Valor2;...Valor30) Ou seja: =E(5<8;13>2) verdadeiro e verdadeiro retornar VERDADEIRO; =E(4>5;7>6) falso e verdadeiro retornar FALSO Como j foi dito, posso concatenar vrias frmulas como SE e E: =SE(E(A1>B1;A10>5;A15>(5+3)); Verdade; Mentira)

FRMULA OU
Quando a situao exigir que sejam avaliadas duas ou mais condies sendo que pelo menos uma seja verdadeira para que o resultado seja verdadeiro, deve-se usar a funo OU. Assim como E, essa funo geralmente usada como o teste lgico de SE e, assim como E, permite inserir at 30 condies a serem analisadas. A sintaxe : =OU(Valor1; Valor2;...Valor30) Ou seja: =OU(5<8;13>2) verdadeiro e verdadeiro retornar VERDADEIRO; =OU(4>5;7>6) falso e verdadeiro retornar VERDADEIRO; =OU(15>20;10>11) falso e falso retornar FALSO. Como j foi dito, posso concatenar vrias frmulas como SE e OU: =SE(OU(A1>B1;A10>5;A15>(5+3)); Verdade; Mentira)

LABORATRIO 3
Elabora e formate uma planilha nos moldes da figura abaixo:

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Note que: A clula B18 o resultado da frmula: =SOMA(B9:B17) A clula B20 o resultado da frmula: =MDIA(B9:B16) A clula B22 o resultado da frmula: =SE(B20>=7;"Aprovado";"Reprovado") Identifique as demais formataes e frmulas.

FUNO PROCV
Para procurar um valor na vertical (coluna) deve-se usar a funo PROCV, vejamos a sua sintexe: =PROCV(Valor Procurado; Matriz Tabela; N da coluna que retornar o valor; Procurar Intervalo) Onde: Valor Procurado: o valor a ser procurado. Quando procurado um item em uma lista com vrios itens, aquele que fornecido como base da procura o valor procurado. Por exemplo, se algum escreve o nome de uma pessoa em um papel e lhe pede para procurar esse nome na lista telefnica, o nome que est no papel o valor procurado. Matriz Tabela: a lista, todos os dados, que se inicia no primeiro valor a ser pesquisado e termina no ltimo valor que pode ser retornado. N da coluna que retornar o valor: Esse argumento deve ser um nmeor ou um clculo que retorne um nmero. Procurar Intervalo: no precisa ser declarado um valor lgico, VERDADEIRO ou FALSO, indicando como a procura deve ser feita. De preferncia use FALSO quando for procurar um valor especfico e VERDADEIRO quando for procurar uma faixa de valores. Quando usamos verdadeiro os valores tem que estar em ordem crescente, outro fato a se observar que, se omitirmos esse item a funo assume VERDADEIRO automaticamente. Veja o exemplo a seguir para a funo: =PROCV(A13;A2:D10;3;FALSO) O valor a ser procurado A13, SAPATO. A matriz tabela A2:D10, isto , desde o nome do primeiro produto at o preo do ltimo. Como o nosso objetivo retornar o preo do produto e este se localiza na terceira coluna da matriz, ento o valor desse argumento deve ser 3; 31

 No caso de nossa pesquisa o valor do ltimo argumento de nossa funo tem que ser FALSO, pois necessrio encontrar a palavra sapato (A13) na primeira coluna. Caso o produto no exista, o resultado ser o valor de erro #N/D (no disponvel);

FUNO DOS DIAS TEIS

Quantos dias teis h entre duas datas? Usando o Excel podemos subtrair os dias trabalhados entre duas datas, entretanto, esse clculo nos d o nmero de dias corridos entre estas datas. Para calcular a quantidade de dias teis, preciso usar uma funo que exclui dessa diferena os sbados, domingos e feriados. Para usar essa funo temos primeiro que criar uma lista com as datas dos feriados contidos no perodo dessa data. No necessrio digitar os finais de semana. A sintaxe da funo e: =DIATRABALHOTOTAL(data_inicial;data_final;feriados) Onde: Data_inicial: a data a partir da qual ser contado o nmero de dias teis. Data_final: a data at a qual ser contado o nmero de dias teis; Feriados: o intervalo de feriados, que deve conter as datas a serem excludas da contagem. Veja o exemplo abaixo: Calcular o nmero de dias entre 20/07/2003 e 31/12/2003. O intervalo de feriados est em D2:D6, a data inicial em B1 e a final em B2. OBS: Caso essa funo no esteja ativa v em: Ferramentas / Suplementos e marque a caixa Ferramentas de Anlise, que um suplemento do Excel. Vejamos como ficou: =DIATRABALHOTOTAL(B1;B2;D2:D6)

OUTRAS FUNES NUMRICAS

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 ABS (clula) retorna o valor absoluto de uma clula Por exemplo, se a clula A1 tiver o valor 15 (quinze negativo) e eu usar a funo =ABS(A1) , terei como retorno o valor 15 pois esse o valor absoluto contido nesta clula; CONT.VALORES (intervalo) retorna o nmero de clulas no vazias contidas num determinado intervalo. Por exemplo, se da clula A1 at a clula A10 eu tiver somente uma clula sem valor algum, a funo =CONT.VALORES(A1:A10) , retornar o valor 9 que o nmero de clulas que contem algum dado. CONT.SE (intervalo; valor) retorna quantas vezes aparece um determinado valor em um certo intervalo. Note que, se o valor for um texto ele dever estar especificado dentro de aspas; SOMASE (intervado_de_pesquisa; valor; intervalo_de_soma) pesquisa um valor no intervalo de pesquisa e, sempre que encontra soma esse valor com os valores de um outro intervalo:

FUNOES DE TRATAMENTO DE TEXTO:

Da mesma forma que fizemos nas funes matemticas, no abordaremos todas as funes de tratamento de texto. O que ser demonstrado somente uma introduo nesse assunto que pode nos ajudar muito no nosso dia a dia. possvel concatenar textos no Excel, para isso usamos o operador E comercial & interessante observar que, sempre que usamos o & para concatenar clulas, seu contedo se transforma em texto. Ou seja, se na clula A1 tiver o valor 8 e na B1 o valor 3 se fizermos na clula C1 =A1&B1 teremos o texto 83 no o nmero 83. Para solucionar esse problema podemos usar o recurso de multiplicar o contedo por 1 da seguinte forma: =(A1&B1)*1 Exemplos: Se na clula A3 h o primeiro nome de uma pessoa e em B3 existe o sobrenome, na clula C3 poderamos colocar o nome + sobrenome fazendo: =A3&B3 Para colocar espao entre os nomes do exemplo acima: =A3& &B3 Para converter um texto para maisculo: MAISCULA(clula) Para converter um texto pra minsculo: MINSCULA(clula) Para que somente a primeira letra fique em maiscula: PRI.MAISCULA(clula) Retorna o nmero de caracteres: NUM.CARACT(clula)

LABORATRIO 4
Elabora e formate uma planilha nos moldes da figura abaixo:

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Note que: A clula E4 o resultado da frmula: =D4/C4^2 A clula F4 o resultado da frmula: =PROCV(E4;$H$16:$I$20;2) A clula G4 o resultado da frmula: =SE(E4<=$H$19;"NO";"SIM") Identifique as demais formataes e frmulas.

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FORMATAO CONDICIONAL
A formatao condicional um tipo de recurso que o Excel fornece para que seja possvel aplicar formatos s clulas de acordo com o valor contido nessas clulas. Por exemplo, caso o valor contido na clula assuma um valor negativo a clula recebe a cor vermelha. Como exemplo veja a figura abaixo:

Na planilha acima as clulas da coluna D cujo valor seja Alto ficaro em azul, as com Mdio ficaro em verde e Baixo em vermelho. Para isso, selecione o intervalo a formatar, D2:D9, e siga os passos: 1. Escolha no menu Formatar a opo Formatao Condicional; 2. Ser exibida uma caixa que permite inserir at trs condies para formatar uma clula. Em condio 1, h duas opes: O valor da clula , que permite fazer uma comparao com o valor da clula que estiver sendo formatada e A formula , possibilitando inserir uma frmula que retorne um valor lgico verdadeiro ou falso. Nesse caso, como a condio a impor refere-se ao prprio valor das clulas selecionadas, escolha O valor da clula . 3. Em seguida, voc deve escolher o operador de comparao: neste exemplo escolha igual a. direita, digite o valor a comparar, Alto Clique no boto Formatar e escolha o formato desejado nas guias Fonte, Bordas e Padres. Neste exemplo, na guia Fonte, escolha a cor azul. Clique em OK; 4. Agora, para inserir a segunda condio, clique no boto Adicionar; Surgir a condio 2. Escolha O valor da clula , o operador igual a, e digite Mdio na caixa de texto. Clique no segundo boto Formatar e escolha a cor verde para a fonte. Clique em OK. 5. Para inserir a terceira condio, clique no boto Adicionar. Escolha O valor da clula , o operador igual a, e digite Baixo na caixa de texto. Clique no terceiro boto Formatar e escolha a cor verde para a fonte. Clique em OK. Veja a figura abaixo:

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LABORATRIO 5
Crie e formate a figura abaixo conforme a figura abaixo:

Note que: Se o aluno foi aprovado na matria o resultado formatado em azul; Se o aluno foi reprovado na matria o resultado formatado em vermelho;

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CLASSIFICAO
A classificao um recurso que o Excel me fornece para ordenar uma ou mais colunas na ordem crescente e decrescente. Para ordenar uma coluna basta selecion-la e, aps isso clicar no menu Dados / Classificar, aparecer uma pequena janela com duas opes: Expandir Seleo (quando todas as demais colunas sero ordenadas de acordo com a coluna que estamos ordenando) e Manter a seleo atual (quando somente a coluna que estamos ordenando alterada). Por padro a opo Expandir Seleo estar marcada, clique em Classificar e sua planilha estar ordenada.

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FILTROS
O Excel possui algumas ferramentas para gerenciar listas, agora voc ver alguns desses recursos. AUTOFILTRO Ao se deparar com uma lista que contiver muitos registros, voc pode criar uma forma de visualizao em que grupos de registros possam ser vistos. Vejamos um exemplo prtico: Crie uma planilha conforme a figura abaixo:

Nessa planilha existe repetio em todas as colunas (por exemplo, aparece o vendedor Murilo 4 vezes e na coluna Cidade aparece So Paulo 2 vezes), nesses casos possvel filtrarmos ou agruparmos as colunas de acordo com as linhas: Clique na letra D da quarta coluna para selecionar toda a coluna Regio, agora v no menu Dados / Filtrar / clique em AutoFiltro aparecer uma setinha do lado esquerdo na clula D1, se voc clicar nessa setinha aparecer vrias formas de agrupamento.

Para nosso exemplo vou selecionar somente a regio Sudeste, veja que somente as linhas da regio sudeste iro continuar aparecendo. Voc pode criar filtros para quantas colunas quiser. 38

39

COLAR ESPECIAL
O pacote Office feito para integrar uma aplicao a outra. Por isso, copiar uma planilha para um documento do Word moleza. Os recursos dos dois programas permitem, inclusive, que os dados das clulas sejam atualizadas automaticamente no Word. Para quem quer enviar o texto para outra pessoas, possvel faz-lo, quebrando a ligao original com a planilha. Vejamos ento como proceder: 1. Copiar a Planilha: O primeiro passo para passar uma planilha para o Word copiar o contedo desejado. Para isso, selecione o conjunto de clulas que sero enviadas ao documento com o mouse. Pode ser a planilha inteira ou somente algumas clulas. Depois, v ao menu Editar e escolha a opo Copiar;

2. Colar no Documento do Word: V ao Word e abra o documento que receber a planilha do Excel. Clique no ponto desejado, v ao menu Editar e selecione Colar especial. Marque a opo Colar vnculo e selecione, em Como, a opo Planilha do Microsoft Excel: Objeto. Clique em OK e pronto.

3. Alteraes do Original: A conseqncia mais importante de copiar uma planilha mantendo o vnculo com o arquivo original que, ao mudar os valores nas clulas, o documento pode ser atualizado automaticamente. Para isso, clique na planilha copiada no documento do Word com o boto direito do mouse e selecione a opo Atualizar vnculo. Em geral, ao mover o arquivo da planilha, o Word consegue localiz-lo e manter o vnculo das informaes. Se isso no ocorrer, existe a opo de refazer o vnculo manualmente. Para isso, clique com o boto direito do mouse na planilha (dentro do documento), escolha a opo Objeto planilha vinculado e, depois, Vnculos. 40

Na janela que aparece, clique no boto Alterar origem e selecione o arquivo da planilha original, na pasta onde ele esteja localizado agora.

Manter a vinculao com a planilha original muito bom, mas no serve nos casos em que preciso mandar o documento para outras pessoas. Nessas situaes, interessante copiar a planilha sem vnculo. Para isso, selecione as clulas desejadas e copie-as, acessando o menu Editar e a opo Copiar. Depois, v ao documento do Word, clique na posio desejada para a planilha e selecione Colar especial. Marque a opo Colar e selecione, em Como, o item Planilha do Microsoft Excel: Objeto.

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REFERNCIA
REFERNCIA NUMA MESMA PASTA
Uma das prticas mais usadas no Excel a conexo entre planilhas por meio de frmulas, permitindo usar o valor de uma clula que est em outra planilha ou arquivo. Criar uma frmula com referncia de outra planilha, tambm chamada de Referncia Tridimensional ou de Referncia 3D, e quase to simples quanto criar uma frmula referenciando uma frmula da mesma planilha. Na sintaxe, o nome da planilha deve ser seguido do ponto de exlamao ! e do endereo da clula. Assim: =PLANILHA!CLULA Nesse exemplo, para criar a frmula, selecione a clula C2 de Pla1 e siga estes passos: Digite o sinal de igualdade, clique em B2 e digite um asterisco; coloque o nome da planilha onde est o dado que voc quer (no caso nosso aqui Plan2) mais o sinal ! mais o endereo da clula onde a informao est (no nosso caso B2), ou seja, a frmula ficar assim: =B2*Plan2!$B$2 Note que para o sucesso da nossa frmula a clula da segunda coluna tem que ser fixa, por isso use $B$2.

Voc tambm poder renomear as planilhas que no haver problemas. Renomeie a Pla1 como SP e Pla2 como Taxa. A frmula se ajusta para =B2*Taxa!$B$2

REFERNCIA DE UMA OUTRA PASTA DE TRABALHO

Para usar uma referncia de outra pasta de trabalho (arquivo), abra as pastas cujas referncias sero usadas e elabore a frmula como se estivesse usando um endereo na mesma pasta. O que difere que, quando houver necessidade de fazer referncia outra pasta basta ativ-la. Como exemplo crie uma pasta de trabalho como o nome de VendasPR.xls, armazene-a em Meus documentos. Nesse mesmo lugar, Meus Documentos, deve estar a pasta Prosutos.xls, que contm a tabela de preos do exemplo anterior. O nosso objetivo gerar os preos de venda do Estado do Paran em VendasPR.xls. O custo e o desconto esto na pasta Produtos.xls. Para isso abra as duas pastas, ative VendasPR.xls e selecione a planilha Valores, conforme a figura abaixo:

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Para criar a frmula, selecione a clula B2 e faa o seguinte: 1. Digite igual = ; 2. Agora, abra a pasta Produtos.xls, clique na planilha PR e clique na clula B2. Veja que surge na barra de frmulas o nome da pasta entre colchetes, seguido do nome da planilha e de um ponto de exclamao ! , depois vem a referncia da clula fixa. Por default (padro), a referncia de outra pasta fixa, mas nesse caso ela no pode estar assim, portanto tire os dois cifres ($B$2) pode pressionar F4 trs vezes para que fique dessa forma: =[Produtos.xls]PR!B2 3. Agora, pressione <ENTER> para confirmar e use a Ala de Preenchimento para preencher as demais clulas. O nome do arquivo deve ser precedido do caminho completo de sua localizao, podendo ser, inclusive, um arquivo que esteja localizado em outra unidade de disco, mesmo da rede. Nessa frmula, como a pasta Produtos.xls est aberta, surge somente o nome do arquivo e no o caminho completo, porm se ele estiver fechado, ser exibido todo o caminho. Ento, feche Produtos.xls e veja como fica a frmula. Interessante notar que, alterar algum dado da pasta Produtos.xls salvar e fechar e depois se abrir a pasta VendasPR.xls faz surgir uma mensagem perguntando se voc deseja atualizar os vnculos desta pasta pois, essa pasta possui vnculos de outras pastas. Se clicar em Atualizar, o valor das clulas com vnculos ser atualizado. Caso escolha No Atualizar, ser mantido o valor anterior das clulas.

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SUBTOTAL
Como o nome j diz, os subtotais fazem clculos com partes de uma planilha. Ao subtotalizar uma lista, o Excel l um campo e, quando houver mudana de valor nesse campo, ser inserida uma lista com o subtotal desse item. importante ressaltar que a lista (coluna), que ser a base para subtotalizar uma outra coluna dever estar classificada (crescente ou decrescente). Como exemplo vamos subtotalizar o campo Qtde e Total da figura abaixo com o valor de cada regio. Ento, primeiramente preciso classificar a lista pelo campo Regio. Clique em apenas uma clula da coluna D, como D4, e clique no boto Classificao Crescente.

Agora que a planilha est pronta para receber os subtotais selecione qualquer clula da planilha e faa o seguinte: 1. Escolha no menu Dados / Subtotais; 2. Na janela que abrir na opo A cada Alterao em, escolha Regio, que o campo no qual, quando houver um dado diferente, ser inserida uma lista de subtotal (por isso necessrio estar classificado). Este o campo utilizado para classificar a lista. 3. Em Usar funo, escolha uma das 11 funes de clculo. Como o nosso objetivo somar quantidades e totais, escolha Soma. 4. Em Adicionar subtotal a, marque os campo Qtde e Total, pois eles sero somados. 5. Se na lista j houver subtotais e voc quiser substitu-los por outros, marque Substituir subtotais atuais. Caso deseje manter os existentes e acrescentar um novo, no marque essa caixa. Nesse momento, como no h subtotais, no far diferena se voc marcar ou no essa caixa. 6. Nesse exemplo, marque Quebra de pgina entre grupos, pois assim ser inserida uma quebra de pgina aps cada linha de subtotal, facilitando a configurao de impresso, deixando cada grupo de regio em uma pgina. 7. Deixe marcada a caixa Resumir abaixo dos dados para que as linhas de subtotais fiquem abaixo dos registros, e no acima. Com isso, primeiramente sero mostrados todos os registros de cada regio, e abaixo haver a linha de subtotais, depois os dados referentes a eles.

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O resultado o seguinte: aps todos os registros da regio Centro-oeste, surge uma linha com a soma das quantidades e dos totais dessa regio. Depois vm todos os registros da prxima regio, Nordeste, seguidos da linha de subtotal, e assim acontece at o final da planilha. Para remover os subtotais, selecione uma clula da lista, escolha Dados / Subtotais e clique no boto Remover todos.

LABORATRIO 6
1. Elabore uma planilha conforme a figura abaixo:

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2. Classifique a coluna D em ordem decrescente: selecione a coluna D e depois v em Dados / Classificar, deixe a opo Expandir seleo marcada e clique em classificar. 3. Clique em qualquer clula da tabela, v em Dados / Subtotais, escolha Subtotais e na janela que aparecer escolha Regio em A cada alterao em; Soma em Usar funo; Total em Adicionar subtotal a e marque as trs ultimas opes; clique em OK; Voc dever ver uma figura como a mostrada abaixo:

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GRFICOS
Grficos so a apresentao de uma planilha em forma de desenho. Uma planilha representada graficamente chama e prende a ateno das pessoas. Antes da criao de nosso primeiro grfico, veja na figura a seguir como uma planilha representada graficamente:

Vamos montar um grfico: 1. Crie uma planilha conforme a figura abaixo:

2. Selecione as clulas de dados que aparecero no grfico, no nosso caso ser o intervalo A4:D10 3. V no menu Inserir / Grfico, ou clique no smbolo ferramentas: (assistente de grfico), na barra de

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4. Na janela que aparecer, escolha na opo Tipo de Grfico o padro de grfico que desejar e na opo Subtipo de grfico escolha um modelo dentro do padro. Abaixo existe um boto que, pressionando-o, voc visualiza o grfico que est sendo construdo. Clique em avanar:

5. Na janela que aparecer voc visualiza como o grfico est ficando, voc pode alterar o campo de dados e na guia srie voc tambm poder alterar alguns dados do grfico dependendo do modelo. Clique em avanar.

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6. Na janela que aparecer, voc pode configurar vrios dados como: Ttulo do Grfico, Ttulo do eixo X (horizontal) e Y (vertical), etc. Clique em avanar.

7. Na prxima janela clique em concluir para encerrar a criao do seu grfico. O grfico ser criado na nossa planilha praticamente sem formatao, cabe a ns format-lo para que ele fique agradvel visualmente e para que ele consiga transmitir as informaes de maneira mais visvel:

Para formatar um grfico temos que observar as suas diferentes reas:

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Primeiramente clicando com o mouse e mantendo-o pressionado na rea branca da figura acima (chamada de rea do Grfico em vermelho), pode-se arrastar o grfico e posicion-lo onde achar melhor. Outro detalhe que diz respeito a tamanho que eu posso redimensionar o grfico clicando nos quadradinhos na lateral (em azul) e arrast-los para dentro e para fora, ou seja, diminuindo ou aumentando o tamanho do grfico. Para alterar a cor de fundo da rea do Grfico basta clicar com o boto direito do mouse em qualquer lugar da rea branca e escolher a opo Formatar rea do grfico, na guia Padres escolha uma cor fundo (azul claro, por exemplo), no boto Efeitos de Preenchimento escolha um efeito se desejar (em Variaes escolha o de cima direita, por exemplo). Clique em OK e em OK novamente e veja a modificao:

Para alterar a cor da rea de Plotagem faa a mesma coisa, boto direito em qualquer lugar da rea de plotagem (tem que clicar no cinza e no nas linhas se no voc ir formatar as linhas da grade), escolha Formatar rea de plotagem, na janela que aparecer escolha uma cor (em rea escolha branco, por exemplo), clique no boto Efeitos de preenchimento e, escolha na guia padro o plano de fundo que desejar (azul escuro, por exemplo), escolha tambm um padro de preenchimento como feito na figura abaixo. D OK e OK.

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Para as sries (esses pauzinhos amarelos) clique duas vezes sobre elas (o primeiro clique selecionar todas as sries ao mesmo tempo, o segundo clique selecionar somente a srie que voc est clicando). Agora clique com o boto direito sobre cada srie e escolha cores diferentes para cada uma. Vrias outras possibilidades de formatao so possveis para as sries, inclusive a inclinao das mesmas:

A formatao dos eixos (categorias e valores), segue o mesmo padro: Clique com o boto direito do mouse sobre o eixo das categorias (sobre o nome Maria, por exemplo) e selecione a opo Formatar Eixo, as opes so muito parecidas com as opes de formatao da fonte. Efetue as alteraes que achar melhor.

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ERROS
Na tabela seguir h a descrio dos sete tipos de erro que podem ser produzidos por um frmula: VALOR #N/D DESCRIO Indica que um valor procurado por uma funo de procura, como PROCV, por exemplo, no existe na matriz. Ocorre quando inserido um argumento ou um operando no compatvel com o tipo de dado esperado. Um exemplo a soma de textos utilizando o sinal de soma ( + ), como : =300+Produto. Significa que a clula referenciada na frmula no existe mais. Isso ocorre quando excluda uma clula precedente da frmula. Ocorre quando h uma diviso por 0 (zero), como: =25/0 Aparece quando h um problema com o nmero na frmula, como uma frmula que retorne um valor maior que o suportado pelo Excel. Um exemplo : =100^5000 Indica que o nome utilizado na frmula no foi definido. Se criar a frmula: =100*taxa, preciso que o nome taxa tenha sido definido para que no ocorra esse erro. Este valor de erro ocorre quando especificada uma interseco em uma frmula de regies que no se interceptam. Um exemplo : =C2:C10 G6:G6. Nessa frmula, o operador de interseco (espao) no encontra o cruzamento de C2:C10 com G6:G10

#VALOR!

#REF! #DIV/0! #NM!

#NOME?

#NULO!

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AUTOR
Robson Queiroga Barroso formado em Tecnologia da Informtica - Anlise de Sistemas, pelo Unicentro Newton Paiva e trabalha na DVAI desde maro de 2002; alm deste, possui diversos cursos de atualizao em diversas reas da informtica. Atualmente ministra o curso de Introduo Informtica juntamente com seus colegas: Nadma Affonso, Rita Juliatti e Sergio Luiz desde o primeiro semestre de 2006; trabalha tambm no atendimento direto s demandas de informtica da COPASA e presta servios de auditoria em informtica e Web Design, dentre outros. Alm deste trabalho Robson tambm o autor de: Introduo ao Windows XP
Distribuda por ocasio do PIC- 1 e 2;

Manual para Incluso Digital

Distribuda aos empregados envolvidos na Incluso Digital nos distritos da COPASA em Minas Gerais;

Programa de Iniciao ao Estagirio da DVAI

Apostila que ensina os conceitos mais importantes da rede COPANET e prepara todos os estagirios da DVAI para prestar um atendimento padronizado e eficaz ao cliente da COPASA;

Microsoft Windows XP
Apostila adotada no curso de Introduo informtica desde o primeiro semestre de 2006;

Microsoft Word 2003

Apostila adotada no curso de Introduo informtica desde o primeiro semestre de 2006;

Microsoft Excel 2003

Apostila adotada no curso de Introduo informtica desde o primeiro semestre de 2006. As trs ultimas apostilas e o curso de Informtica Bsica ministrado pela DVAI / DVED na regional, serviram de base para os cursos de Introduo Informtica ministrados em Januria, So Francisco, Montes Claros, Diamantina, Varginha, Betim e muitas outras cidades em que a COPASA atua.

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