SISTEMA DE GESTIN DOCUMENTAL

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Versin 2.0

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Control de Versiones
Fecha 2009-05-13 2009-05-22 Versin 1.0 2.0 Descripcin Elaboracin Autor Jorge Luis Martelo

Ajustes sugeridos por la supervisin Jorge Luis Martelo del proyecto.

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Tabla de Contenido

1. 2. 3. 4.

ANTECEDENTES.................................................................................................... 4 EL PROYE CTO ...................................................................................................... 6 VENTAJAS DEL SISTEMA ................................................................................... 10 DEFINICIONES...................................................................................................... 11

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1.

ANTECEDENTES

Las Oficinas de Registro de Instrumentos Pblicos en el nivel Nacional muestran una problemtica generalizada en la forma como Administran los documentos1.

Por tales motivos, la SNR se propone el objetivo de procesar manera electrnica los recientes, para lo cual formula 3 estrategias corporativas.

1. Realizar un diagnstico que permita detectar los documentos que se producen a nivel misional, de archivo y correspondencia y obtener las acciones a seguir.

2. Gestionar un presupuesto de $ 5.650.000.000 para contratar una solucin integral de manejo electrnico de documentos..

3. Implementar un Sistema de Gestin Documental de tipo electrnico que permita dar respuesta a las necesidades y problemticas documentales de la SNR.

Dado el primer paso, se logra determinar que la Correspondencia, los archivos misionales y los archivos administrativos, no se Administran de acuerdo a los procedimientos y normatividad vigente en materia Archivstica Nacional, acarreando como consecuencia entre otros problemas:

Fue tomado

del informe presentado por la Superintendencia de Notariado y Registro en el ao 2008, donde se report que la documentacin

que soporta la informacin registral de la propiedad inmueble de Colombia no se actualiza desde el ao 1997 y se estima en 750,000,000 de documentos.

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Prcticas inadecuadas de conservacin documental. Acumulacin innecesaria en depsitos de documentos. Prdida de tiempo y retrasos en la recuperacin de documentacin. Sanciones administrativas y legales por posible prdida de documentos. Impacto negativo en los servicios al ciudadano, colocando en riesgo la misin de las ORIPS.

La Direccin de la Superintendencia, siendo consecuente con la problemtica emprende el camino de gestionar los recursos necesarios para iniciar el proyecto; que permita ir acortando la brecha entre el estado actual de la Gestin documental en las ORIPS y el estado deseado, es decir el funcionamiento de un Sistema Integrado de Gestin Documental, acercndose al concepto de oficina sin papel.

La Superintendencia genera los pliegos de condiciones para que oferentes expertos en Gestin Documental, realicen sus propuestas y es de esta manera como la firma COLGRABAR empresa colombiana con ms de 25 aos de conocimiento, experiencia y liderazgo en el manejo integral de la informacin, sistemas de gestin documental y el desarrollo de software. Se hace acreedora a la Licitacin bajo el Contrato Numero 553 de 2008.

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2.

EL PROYE CTO

El objeto del proyecto a realizar es el diseo, adquisicin, implementacin e integracin de una infraestructura tecnolgica de gestin documental ajustada a los procesos misionales, archivsticos y estndares de tecnologa de informacin y comunicaciones (TICS) de la administracin publica y de la Superintendencia de Notariado y Registro.

Duracin: Tiene una duracin de 10 meses.

Fases del proyecto:

FASE I Adecuacin de la solucin Diseo Funcional Infraestructura tecnolgica Solucin de SW (Iris Documental) FASEII Prueba Piloto Oficina BogotCentro Oficina Tipo A con SIR Oficina Tipo B FASEIII Implementacin a Nivel Nacional Implementacin de las restantes oficinas a nivel nacional

Etapas
Planificacin y Alcance Adecuacin de Software Infraestructura

Etapas
Plan de Capacitacin Transferencia y tecnolgica Implementacin y ajustes (Por tipo de oficina) Capacitacin y

Etapas
Implementacin

Pruebas y ajustes Capacitacin y

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Alcance: El Sistema de Gestin Documental cubre los procesos de correspondencia, archivos de Gestin, el misional (Registro inmobiliario) para los sistemas SIR y FOLIO Magntico, en las 37 Oficinas de Registro y Sede Principal de forma descentralizada.

Cobertura del Sistema

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. 26. 27. 28. 29. 30. 31. 32. 33. 34. 35. 36. 37. 38. OFICINA PRINCIPAL SEDE ADMINISTRATIVA BOGOTA CENTRO BOGOTA NORTE BOGOTA SUR CALI MEDELLIN SUR BUCARAMANGA MEDELLIN NORTE BARRANQUILLA CUCUTA CARTAGENA PALMIRA TULUA BUGA DOS QUEBRADAS ZIPAQUIRA CARTAGO FACATATIVA SOGAMOSO FUSAGASUGA YOPAL RIONEGRO DUITAMA MARINILLA GIRARDOT IPIALES PITALITO BARRANCABERMEJA CHIQUINQUIRA GIRARDOTA TURBO OCANA ROLDANILLO SAN MARTIN VELEZ GARZON SABANALARGA UBATE
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Modelo Funcional Esperado:

Interface con S istemas Misionales

REC IN EPC TRMITE

PRODUCC IN

DISTRIBUCIN DISPOSIC IN FINAL

C ONSERVACIN C ONSULTA ORGANIZAC IN

Funcionalidades del Sistema: 1. Sistematizacin del proceso de Gestin Documental2 en las etapas de produccin, recepcin, trmite, distribucin, organizacin, conservacin, custodia, y disposicin final del ciclo vital del documento. 2. Seguimiento de los procesos archivsticos y los Registros de instrumentos pblicos.

Etapas del ciclo vital del documento, definidas en el PGD Archivo General de la Nacin. 2004

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3. Integracin del sistema de tramitacin electrnico con el fsico. 4. Garantizar la trazabilidad, custodia y almacenamiento de la informacin misional de la SRN. 5. Configuracin de expedientes electrnicos. 6. Posibilita el uso de la firma digital. 7. Oportunidad en la bsqueda y recuperacin de documentos.

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3.

VENTAJAS DEL SISTEMA

- Control de estructura documental a nivel de series, sub series y tipos documentales a partir de la herramienta de tablas de retencin. - Control de la estructura Organizacional a nivel de dependencias, cargos y servidores pblicos. - Facilidad en la administracin, consulta, bsqueda, manejo y seguridad de los documentos digitalizados. - Control de los tiempos de conservacin de los documentos. - Manejo de flujos de trabajo con la posibilidad de personalizarlos de acuerdo a las necesidades de los diferentes tipos de proceso. - Integracin con aplicaciones de correo electrnico y aplicaciones reconocidas de oficina en Microsoft. - Prevencin, deteccin y reaccin a acciones no autorizadas de usuarios. - Permite el almacenamiento y custodia de imgenes en distintas versiones y formatos.

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4.

DEFINICIONES

Gestin Documental Gestin Documental3 es un conjunto de actividades administrativas y tcnicas, realizado para un efectivo manejo y organizacin de la documentacin producida y recibida por una entidad desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su consulta, conservacin y utilizacin.

ARCHIVO GESTIN

ARCHIVO CENTRAL

ARCHIVO HISTRICO

A continuacin se describe de manera general los procesos misionales y de apoyo que Diseo de Colgrabar en desarrollo del PGD Programa de Gestin Documental. Archivo General de la Nacin. 2004. Ciclo Vital del Documento Son las etapas sucesivas4 por las que atraviesan los documentos desde la Produccin, Recepcin, Trmite, Distribucin, Organizacin, Consulta, Conservacin, hasta la disposicin final.

3 4

Reglamento General de Archivos. Archivo General de la Nacin. Bogot. 2004 I bid. Superintendencia de Notariado y Registro, 2009 SISTEMA DE GESTIN DOCUMENTAL /ABC / Versin 20 Pgina 11 de 13

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RECEPCIN TRMITE

PRODUCCIN

DISTRIBUCIN DISPOSICIN FINAL

CONSERVACIN CONSULTA

ORGANIZACIN

Diseo de Colgrabar en desarrollo del PGD Programa de Gestin Documental. Archivo General de la Nacin. 2004.

Folio magntico

Aplicativo que funciona en una base de datos local, que incluye la implementacin de todas las actividades registrales, con sus propios controles y seguridades, soportado en Oracle versin 7.x y desarrollado con herramientas modo carcter (Forms 3.0 y Pro*C).

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Sistema de Informacin Registral (SIR)

El sistema funciona en un ambiente WEB con un motor de base de datos Oracle 10g centralizado y opera sobre una granja de servidores de aplicaciones certificado J2EE 1.3 o superior, que provee facilidades de comunicacin.

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