Definicin de Proyecto

Existen mltiples definiciones del concepto de proyecto, dependiendo del enfoque que se enfatiza, por ejemplo, sus productos finales o sus procesos, a continuacin se muestran algunas:

"Conjunto de actividades con un inicio y fin determinados y que obtiene un producto final calificable y cuantificable" "Un esfuerzo consciente e intencional para crear un producto o servicio nico" Es un esfuerzo nico, complejo y no rutinario limitado en tiempo, costo, recursos y especificaciones de desempeo diseado para cumplir con los requerimientos del cliente. Project Management Institute

Los proyectos tienen ciertas caractersticas que los hacen diferentes del trabajo que constituye la operacin normal de los negocios:

Principio y fin Objetivo claro Lder y equipo de Trabajo Involucra varias reas, departamentos y profesionistas de la organizacin Requerimientos especficos de tiempo, costo u desempeo

Todos los proyectos tienen caractersticas bsicas que se comparten en cualquiera de las disciplinas en las que se desarrollan, por ejemplo:

Principio y Fin. Todos los proyectos deben tener una fecha de inicio y una de terminacin , que al no cumplirse crean la sensacin de estar realizando proyectos interminables o fuera de control. Esto no quiere decir que la fecha de terminacin deba estipularse al inicio del proyecto sino que debe estimarse de acuerdo al avance del proyecto y a medida de que se soluciona la incertidumbre inherente que existe en los proyectos La caracterstica que determina la satisfaccin del cliente es el cumplimiento de sus requerimientos que se reflejan en los objetivos claros del proyecto, y que son necesarios para planear las actividades y coordinar su desarrollo. Los proyectos son desarrollados por un grupo de personas que son coordinadas y dirigidas por un lder de proyecto y un administrador del mismo. El lder es el responsable del desempeo tcnico del proyecto mientras que el administrador del proyecto asegura la calidad y el cumplimiento de todos los factores de xito, incluyendo los entregables. El administrador del proyecto realiza actividades de coordinacin de un equipo multidisciplinario, que proviene de varias reas de la organizacin y que en ocasiones se encuentra fsicamente disperso y trabajando en varios proyectos a la vez. La diferencia entre un proyecto y un trabajo radica en que el proyecto realiza actividades que generan un producto no realizado anteriormente, ya que aun siendo un producto similar, las condiciones de tiempo, equipo de proyecto, herramientas y condiciones generales lo hacen distintivo. Por ejemplo, cuando se construye una serie de casas con las mismas caractersticas y planos de construccin, cada una de ellas es un proyecto diferente por las condiciones del terreno, el grupo de personas que lo construyen, las condiciones climticas, el flujo de efectivo asignado y el cliente

El desarrollar un proyecto mediante una metodologa estructurada de proyectos implica analizar no solo el producto final sino todos los factores de xito, como el tiempo, el costo y la satisfaccin de los miembros del equipo participante que al terminar, seguir participando en nuevos proyectos en los que aplicar el aprendizaje adquirido en la disciplina y en los procesos administrativos

Los proyectos difieren de la operacin normal de un negocio por lo que es importante que se evale bien si lo encomendado se trata de un proyecto. Cuando no se hace esta distincin el proyecto no tendr xito ya que ambos tienen caractersticas administrativas particulares que hacen que existan diferencias en la evaluacin de sus logros. Por ejemplo, si se habla del mantenimiento de software: Si este es preventivo, como instalar un antivirus en todas las computadoras del departamento de compras, puede tratarse como un proyecto ya que tiene principio y fin, un objetivo claro y un equipo de trabajo. Si se tratara de un mantenimiento correctivo en el que un grupo de personas atiende una oficina para resolver los problemas requeridos en la organizacin, se est realizando un trabajo, una operacin normal

Dado que el xito de un proyecto puede medirse de una manera cualificable y cuantificable, se considera un resultado exitoso si cumple con lo siguiente:

Para que se logren los factores de xito se requieren ciertos conocimientos y habilidades, por ejemplo, para generar un producto final que exceda las expectativas del cliente debe conocerse ampliamente la disciplina. Una casa la construye un Ingeniero civil que conoce las metodologas de construccin, al igual que un sistema computacional, requiere conocimientos en desarrollo de software, bases de datos y mltiples tpicos de la disciplina. Sin embargo, dado que el xito del proyecto involucra otros factores, en este curso se enfatizan las habilidades administrativas y las herramientas e instrumentos que permiten controlar las variables durante la planeacin y la coordinacin del proyecto. Todos los proyectos deben pasar por una serie de etapas que constituyen su ciclo de vida y que derivan las actividades administrativas que se realizan en su desarrollo:

Aunque las etapas del ciclo de vida son relativas a la industria o al tipo de proyecto, se utilizan como base para la Administracin de proyectos en todas las disciplinas colocndoles caractersticas relativas a las metodologas, por ejemplo, las fases en el desarrollo de Software seran: Definicin Diseo Cdigo Integracin/Pruebas Mantenimiento

De acuerdo con las especificaciones del Project Management Institute, en el ciclo de vida del proyecto se desarrollan las siguientes actividades:

Project Management Institute En cada una de las etapas del ciclo de vida se desarrolla lo siguiente: Definicin. Se establecen las metas del proyecto y las especificaciones para lograrlas, con ello, se descomponen las tareas que deben realizarse para lograr el producto final y se asignan a los responsables de llevarlas a cabo conformando los equipos del proyecto. Planeacin. Es una de las fases de mayor relevancia en el proyecto ya que se establece el calendario del proyecto y se asignan los recursos y costos a las tareas. Se evala el riesgo de las tareas a fin de lograr un calendario estable asignado precisamente a los participantes seleccionados Ejecucin. Consiste en llevar a cabo las actividades planeadas y medir el avance conforme a lo planeado. Requiere un alto control de la calidad del producto y del control de los cambios y el impacto que tienen en los factores de xito Entrega. Consiste en las bases para marcar el fin del proyecto, realizando actividades como la capacitacin y el entrenamiento del cliente, la documentacin del proyecto y la reasignacin de los recursos empleados.

Estos procesos administrativos ofrecen soluciones a las causas ms comunes de fracaso en los proyectos, entre las que se pueden mencionar: Falta de involucramiento del usuario Requerimientos incompletos o confusos Falta de recursos durante el desarrollo Expectativas fuera de la realidad Cambio en los requerimientos Falta de planeacin Obsolescencia del proyecto Falta de administracin de la tecnologa Desconocimiento de los beneficios del uso de la tecnologa

Hasta el momento, se han mencionado todas las ventajas de la administracin de proyectos para el xito de los mismos, sin embargo, tambin debe considerarse la pertinencia de su aplicacin ya que al hacerlo se presentan algunas circunstancias:

1. La administracin de proyectos constituye un costo adicional que se aplica al proyecto 2. En ocasiones se presentan alteraciones organizacionales dado que los participantes posiblemente pertenecen a un rea funcional de la organizacin pero deben ser coordinados por el Administrador del proyecto, esto ocasiona una dualidad de autoridad. 3. Por lo tanto, existe un cuestionamiento sobre si aplicar los procesos formales de administracin de proyectos a todos los proyectos. La respuesta a este cuestionamiento es que todos los proyectos son diferentes y debe evaluarse el costo beneficio de asignar una estructura administrativa formal. Por ejemplo, si el proyecto requiere de pocos participantes, no es complejo y tiene una duracin breve, tal vez ser til seguir los principios administrativos con una estructura sencilla, con herramientas comunes, por ejemplo hojas de Excel y con un control mas casual. Finalmente, la Administracin de proyectos propone estrategias para el logro de los objetivos que sern explicadas en los temas de este curso: Dividir en paquetes de trabajo Crear productos intermedios que pueden ser evaluados Puntos especficos de revisin Establecer pruebas de aceptacin Asignar responsabilidades Control de cambios y efectos

En los ltimos tiempos ha habido un gran inters y un rpido crecimiento en la Administracin de Proyectos que ha permitido la expansin de los miembros del Project Management Institute. En sus inicios, estos miembros eran mayormente provenientes de las industrias relacionadas con la construccin, sin embargo, en la actualidad este sector representa slo un tercio de los miembros y se ha incrementado el ingreso de participantes de otras reas como Telecomunicaciones, Ingeniera de Software y Desarrollo de Productos. Si desea conocer la importancia de la disciplina en su rea, solamente revise las ofertas de trabajo y notar que ahora los contratantes solicitan personal con habilidades en la administracin de Proyectos.