APOYO CONCEPTUAL PARA ESTUDIANTES DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIN SUBSECTOR COMUNICACIN ORGANIZACIONAL PROFESOR: ALEJANDRO GUAJARDO INOSTROZA

www.deptolenguaje.wordpress.com deptolenguaje@yahoo.es

GUA DE CONTENIDOS UNIDAD 2: PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIN Qu es Informacin? El general podramos decir que 'informacin" es todo aquello que se da y recibe sobre un hecho, tema o situacin. Por ejemplo, tu madre te solicita que consultes en Ripley y Falabella los precios de uniforme y zapatos. T traes una respuesta que se convierte en "informacin". A travs de la Unidad I, conociste la empresa, sus funciones y organizacin. La oficina es el centro de informacin de la empresa y una de sus funciones principales es asegurar que la informacin se elabore convenientemente para que alcance sus propsitos. La oficina no funciona por si misma y el trabajo de oficina no es un fin en si mismo. La verdadera razn de la oficina est en funcin de los objetivos de la empresa. A continuacin encontrars cinco puntos importantes, que tienen relacin con el tratamiento que debemos darle a la "INFORMACIN" desde el punto de vista de la empresa. 2.- TRATAMIENTO DE INFORMACIN 2.1 RECOGIDA DE INFORMACIN 2.2 REGISTRO DE LA INFORMACIN 2.3 ELABORACIN DE LA INFORMACIN 2.4 COMUNICACIN DE LA INFORMACIN 2.5 ALMACENAMIENTO DE LA INFORMACIN 2.1 Recogida de Informacin T sabes que existen muchas maneras de dar y recibir informacin. Mencionaremos las ms comunes: a.- Informacin Telefnica: Constantemente nos estamos comunicando a travs del telfono con nuestros clientes, proveedores, otras sucursales, otras empresas, con bancos, etc. b.- Informaciones Orales: Nos comunicamos y recibimos informaciones en forma personal de nuestros clientes, representantes, supervisores, auditores, inspectores, etc. Respecto a la informacin oral es de suma importancia tener presente que: LA INFORMACION QUE SE ENTREGA DEBE SER CONFIABLE, ES DECIR, UNA PERSONA QUE MANEJA UN CONJUNTO DE INFORMACIONES, DEBE DIFERENCIAR LA QUE ES CONFIDENCIAL RESPECTO DE LA PBLICA Y DEBE RECONOCER QUIENES SON LOS DESTINATARIOS DE CADA INFORMACIN. LOS INTEGRANTES DE UNA INSTITUCIN SON LOS PRINCIPALES ENCARGADOS DE QUE LA COMUNICACIN ENTRE LAS PERSONAS DE SU EMPRESA FLUYA. ESTO SIGNIFICA QUE NO INTERPRETA NI CAMBIA LA INFORMACIN. C.-Informaciones Escritas: Existe una cantidad enorme de informacin escrita que se maneja en la oficina y que tu iras conociendo en su oportunidad. Tambin recolectamos informacin de: peridicos, revistas especializadas, folletos publicitarios, material de promocin, publicaciones oficiales, etc. 2.2 Registro de Informacin Para tener un control eficiente de la informacin esta debe registrarse en el momento de ser recibida. Existen registros computacionales y manuales. Por ejemplo: un recado telefnico deber ser registrado en un impreso adecuado para ello. Si un documento ser utilizado por ms de una persona debers fotocopiarlo para evitar su prdida. La correspondencia recibida y los documentos sern registrados en un libro especial o en el registro computacional antes de ser repartidos a los diferentes departamentos o secciones de la empresa. Las citas y visitas deben ser anotadas en la agenda de trabajo.

2.3 Elaboracin de la Informacin Antes de utilizar la informacin, sta ha de ser elaborada. Su elaboracin necesitara realizar los siguientes pasos: Paso1: Calcular si la informacin se refiere a facturas, pagos, movimientos de stock, etc. Paso2: Cotejar recolectando informacin de varias fuentes, analizar, interpretar, redactar, resumir, editar, si la informacin se refiere a informes o antecedentes. Paso3: Mecanografiar o almacenar la informacin en un computador. La elaboracin de la informacin, posiblemente cambie su forma, dependiendo del tipo de empresa o institucin en que se generen. 2.4 Comunicacin de la Informacin La informacin ha de ser entregada o transmitida a toda persona que necesite conocerla o utilizarla. Para ello podemos usar las siguientes vas: De forma verbal y personal Mediante la utilizacin del telfono Envindola por correo tradicional o electrnico Mediante Fax A travs de imgenes: por ejemplo en la pantalla de un computador. Por medio de folletos, catlogos y revistas. 2.5 Almacenamiento de la Informacin Es imprescindible, para cualquier empresa, controlar correctamente todas sus actividades, tener la capacidad de revisarlas y estudiarlas en cualquier momento, a fin de tener absolutamente claro que es lo que tiene y lo que no tiene, y cmo se est llevando a cabo el trabajo. Toda empresa debe tener un sistema para controlar la informacin relacionada con: Proteccin de nuevas creaciones, productos o servicios. Controlar el efectivo de caja y otros valores. Tener al da los seguros correspondientes contra robo, accidentes, incendios, etc. Controlar las salidas de bodegas, existencias, etc. Preservar la informacin concerniente a contratos, pagos a clientes, informes de personal, carpetas del personal, correspondencia en general. La llamada "era de la informacin" ha despertado una importancia inusitada respecto al almacenamiento y conservacin de la informacin, entendida como el registro de datos con algn significado de importancia, cualquiera que sea el medio que se utilice para ello, y parte de la cual se encuentra en los llamados archivos administrativos. Varias razones han llevado a la empresa a mejorar sus sistemas de archivos: La proliferacin de documentos que hace ms difcil su organizacin y conservacin. La necesidad de obtener informacin til, precisa, oportuna y veraz, que garanticen el xito de la toma de decisiones, puesto que una buena decisin requiere igualmente de una buena informacin. El desarrollo de medios electrnicos para el manejo, conservacin y recuperacin de la informacin. El proceso de comunicacin que engloba nuevas actividades y requerimientos de la empresa moderna en cuanto al traspaso datos por los flujos de informacin, ha sufrido una gran transformacin al estallar el cambio de la era industrial a la era de la informacin. Como seala el Relacionador Pblico chileno, Pablo Eyzaguirre Chadwick, los nuevos desafos de las organizaciones se relacionan con ciertas ideas bsicas: 1. Hoy existe la necesidad de procesar informacin a un ritmo cada vez ms rpido. 2. Produccin de mensajes generadores de respuestas efectivas de los pblicos. 3. Traduccin de los mensajes en actitudes y conductas. Asimismo, el profesor Fernando Flores seala que "nuestra comprensin de la comunicacin va al corazn de nuestra comprensin de las organizaciones, la comunicacin es la generacin de compromisos sociales"

ATENCIN: CUADRO EXPLICATIVO ERA INDUSTRIAL El conocimiento humano se duplica cada 10 aos. La informacin se comparte en todo el mundo por transmisin retardada. ERA DE LA INFORMACIN El conocimiento humano se duplica cada ao. La informacin se comparte instantneamente en todo el mundo a travs del satlite.

El control empresarial est basado en El control empresarial se basa en la entrega de la supervisin de la gente. la retroalimentacin de la gente. La informacin se adquiere cuando sta es necesaria. La informacin es crucial para poder operar.

El gerente acta como la persona que El gerente funciona como procesador de la toma decisiones. informacin. (Eyzaguirre Chadwick, Pablo, "Relaciones Pblicas", Edit. Calicanto, 1997, Pg. 137) RECUERDA QUE: Recogida de Informacin. Los pasos que se deben Registro de la Informacin. realizar en una oficina en Elaboracin de la Informacin. relacin a la informacin son: Comunicacin de la Informacin. Almacenamiento de la Informacin. Para que tengas mayor claridad. A continuacin encontrars un cuadro esquemtico que contiene todos los recursos que podemos utilizar para dar a conocer la informacin. Este esquema, incluye tanto los recursos comunicacionales de la empresa propiamente tal, as como tambin los medios y canales que me ofrecen los medios de comunicacin masiva, tambin conocidos como ms media. BSQUEDA Y SELECCIN DE FUENTES DE INFORMACIN 3.1 FUENTES DE INFORMACIN MS USUALES: Nadie espera que un oficinista, empleado administrativo o secretaria recuerde todos los detalles y datos, ni que maneje de memoria toda la informacin necesaria para efectuar todos los contactos, llamadas, entrevistas, cotizaciones, consultas, etc., que se producen en una empresa, producto del trabajo mismo. Seria absurdo pensar que una persona podra ser capaz de memorizarlo todo. Con ese sistema slo lograras confundirte y cometer equivocaciones. Recuerda que la memoria es frgil y lo que se recuerda en el momento pronto podra olvidarse. Para evitar lo que mencionbamos en el punto anterior, lo ms prudente es asegurarse y anotarlo todo. A continuacin encontraras algunos consejos que te llevarn a realizar un mejor trabajo. Puedes aprender de memoria los datos que utilizas en forma habitual y que no cambian casi nunca. Ejemplos: Cdigos telefnicos, direcciones que se repiten, claves computacionales, direcciones electrnicas, etc. y aquellos que son esenciales en la marcha de tu trabajo. Organiza tu propio sistema de referencias, podra ser mediante claves para acceder con rapidez a la informacin que utilizas constantemente, direcciones esenciales, nmeros de telfonos, nmeros de catlogos, nombre de productos en venta, nombres de los funcionarios de la empresa con sus respectivos cargos, etc. Asegrate de que el sistema que utilices pueda ser fcilmente puesto al da cuando sea necesario. Ten a mano, en todo momento, los libros y materiales de consulta que necesites. Ejemplo: guas telefnicas, diccionarios, guas de transportes, horarios de lneas areas, etc. Asegrate de que la gua que tienes es la ltima edicin, ya que un cambio en cualquiera de ellas podra tener un efecto negativo en tu trabajo. Ten en cuenta, cuando necesites informacin ms especializada, donde tienes que ir y a quien pedrsela. Ejemplo: Cmo hacer una publicacin en la prensa local, como legalizar un documento, donde pagar los impuestos, las imposiciones del personal, etc. Es importante que tengas en cuenta que dentro del campo de accin de tu trabajo, requieres de mucha informaci6n y debes saber dnde buscarla.

4.- SELECCION, SEALIZACIN Y RESUMEN: Tambin podrs disponer de la informacin que se ha ido acumulando en la empresa a travs de los aos, incluyendo todas las publicaciones que se han realizado respecto a ella, produccin de informes propios, investigaciones, estudios, etc. Es de suma importancia que esta informacin se encuentre ordenada y organizada, de manera que se puedan ubicar con rapidez cuando se requiera. Actualmente nos encontramos con un constante diluvio de informacin que nos llega de todas partes. Un ejemplo claro son los catlogos de todas las grandes tiendas que llegan a nuestros hogares, sin costo para nosotros y donde nos presentan los productos en ofertas y de liquidacin. Otros mtodos para comunicar informacin son aquellos que emplean el `Mrketing telefnico" para informar como respuesta a una campaa, utilizando folletos por correo, publicidad puerta a puerta, o mediante agencias especializadas, bibliotecas o lugares pblicos en los que la informacin puede ser recogida por el pblico. Todas las instancias anteriores pueden ser aprovechadas como fuentes tiles de informacin. En algunos casos, la informacin ser, el servicio proporcionado por organismos estatales, organizaciones privadas, o agencias de investigacin. Tambin podrs disponer de la informacin que se ha ido acumulando en la empresa a travs de los aos, incluyendo todas las publicaciones que se han realizado respecto a ella, produccin de informes propios, investigaciones, estudios, etc. Es de suma importancia que esta informacin se encuentre ordenada y organizada, de manera que se puedan ubicar con rapidez cuando se requiera. 5.- INDICES Y MTODOS Los catlogos los puedes encontrar de diferentes formas: fichas ndice, libros, microficha, o por computador. Con la introduccin de los Compact disks es posible almacenar gran cantidad de informacin, en nmero de disquetes relativamente pequeos, de los cuales se puede obtener informacin en cualquier momento. 6.- LIBROS BSICOS DE CONSULTA Es conveniente que mantengas en la oficina una coleccin de fuentes de informacin para solucionar las dudas que pudieran ocasionarse. Algunos de los libros bsicos de consultas pueden ser: Diccionario Castellano, Diccionario de Sinnimos, Diccionario de Ingls, Gramtica castellana, Manual de redaccin comercial, Gua telfonos con pginas amarillas de la ciudad. , Gua telfonos con pginas amarillas de la capital. , Guas de hoteles y restaurantes, Mapas de carreteras, Plano de la ciudad. Debes estar familiarizado con los ndices que aparecen en la mayora de los textos de consulta, y que te ayudan a acceder a los contenidos. Si vas a utilizar una Biblioteca, tendrs que mirar el catalogo, para saber con que publicaciones cuenta de una determinada materia; si conoces el titulo y el nombre del autor de un libro que debes consultar, el catlogo te dir si la biblioteca dispone de una copia o como encontrarlo. Con las modernas tcnicas de comunicacin, en vez de visitar una biblioteca para tener acceso a informacin, puedes conectar tu computador desde tu casa a oficina mediante un enlace telefnico (modem) con una biblioteca especializada, la que te proporcionar la informacin que deseas con facilidad. ATENCIN "DEBES SER SISTEMTICO EN LA ASIGNACIN DE TU TIEMPO DESTINADO AL ESTUDIO. NO DEJES TODO PARA LTIMA HORA". 7.- PUBLICACIONES Y FUENTES DE INFORMACIN OFICIALES. Seguramente en muchas ocasiones tendrs la necesidad de conocer formacin de instituciones del Estado o empresas privadas. Para ello, los organismos editan revistas o boletines con el fin de difundir su actividad, hacia la comunidad. Existe una serie de organizaciones que pueden ofrecerte informacin, consejos, asistencia o servicios en reas especficas. En la lista que encontrars a continuacin te damos una idea sobre lo que puede ofrecerte cada institucin: CORREO: En la oficina de correos de tu ciudad, podrn facilitarte informacin relativa a los servicios que llevan a cabo: franqueo, encomiendas nacionales e internacionales, cartas certificadas etc. EMPRESAS TELEFNICAS: En los servicios de informacin de telefnica, te entregarn todo lo relacionado con las telecomunicaciones va telfono, MODEM, telfono para el auto, fax, etc. SERNAC: En el Servicio Nacional del Consumidor, te darn informaciones sobre precios, publicidad engaosa, caducidad de los productos, mal trato al usuario, etc.

BANCOS: Los bancos locales y nacionales solucionarn todo lo concerniente a las finanzas, cuantas corrientes, de ahorro, pagars, pagos, letras, protestos, moneda extranjera, etc. CMARA DE COMERCIO: Esta institucin se suministrar informacin acerca de las empresas, la actividad a la que se dedican, el nmero de trabajadores, etc. AGENCIAS DE VIAJES: stas te entregarn antecedentes sobre lneas areas, itinerarios, tours, alojamiento, etc. AGENCIA DE EMPLEOS: Las agencias de empleos tendrn a tu disposicin lista de personal disponible en las distintas especialidades o reas. SERNAM: El servicio nacional de la mujer, te entregar informacin relacionada con la proteccin de la mujer, tanto en el hogar como en su trabajo. COLEGIOS PROFESIONALES: Asociaciones o colegios profesionales, asociaciones de comerciantes, proporcionarn a sus miembros informacin de su inters respectivo. Otra fuente de informacin gubernamental es el Diario Oficial. Lo conoces? Puede ser que no, pero para que aclares tu duda, te contaremos en qu consiste: Es un diario que emite el Estado de Chile, con el propsito de dar a conocer toda la informacin respecto a leyes, decretos, resoluciones, etc., y otras que la ley exige, como cambio de nombre, prdida de documentos como pagars, formacin de sociedades, etc. Del instante que una ley es publicada aqu, no se puede desconocer su vigencia. ATENCIN "EN LA MEDIDA QUE APRENDAS ALGO NUEVO, APLCALO, YA QUE DE ESA MANERA ESTARS REFORZANDO TUS APRENDIZAJES". 8.-BIBLIOTECA Estas son fuentes de informacin ms conocidas y un buen sitio para buscar antecedentes, que en cualquier momento de tu vida podras necesitar. Recuerda que por pequeas que sean las localidades siempre encontrars una biblioteca. En las ciudades ms grandes encontrars bibliotecas pblicas y privadas pertenecientes a Universidades, Establecimientos Educacionales, etc. En algunos casos puedes acceder a la informacin que ofrecen las Hemerotecas. En ellas puedes encontrar: Ejemplares de peridicos y revistas. Secciones especializadas para libros diversos. RECUERDA QUE EN NUESTRO INSTITUTO EXISTE UNA HEMEROTECA A TU DISPOSICIN. NO OLVIDES CUIDAR LOS RECURSOS QUE ELLA TE OFRECE. 9.- INTERNET Hemos dejado para ltima instancia esta fuente de informacin por ser la ms actual, completa y a travs de la cual, puedes acceder a informacin en todo el mundo. Internet es un recurso que te permite integrarte a la sociedad del conocimiento, de la informacin y la globalizacin. Puede ser definida como una red mundial de comunicaciones basada en computadores que comparten sus recursos e informacin a travs de sistemas de transferencia de datos, interconectado a millones de personas e instituciones en todo el mundo. El crecimiento tan espectacular que se ha producido en Internet, se debe en gran medida a la creacin de la WORLD WIDE WEB (WEB), un sistema capaz de incorporar imgenes, grficos, animaciones, videos y sonidos en las transmisiones y no slo textos como hasta hace algn tiempo, haciendo ms directo y fcil el acceso a la informacin. En los pocos aos de existencia que tienen las pginas WEB, dentro de los servicios de Internet, stas han marcado una de las principales lneas de desarrollo de este poderoso recurso. Es as como la tradicional manera de transmitir la informacin ha ido evolucionando y nos encontramos con que cada da ms instituciones comparten recursos en la red, fortaleciendo la comunicacin entre personas e instituciones. OBSERVA, DE QU MANERA HAN AUMENTADO LOS USUARIOS A INTERNET: EVALUACIN APROXIMADA DE ABONADOS A INTERNET EN EL MUNDO SERVICIOS QUE PROPORCIONA INTERNET: Lista de Inters: Es un sistema que distribuye mensajes electrnicos a un grupo de personas que comparten intereses comunes, que no necesitan conocerse entre s y que se han suscrito en una misma lista para comentar, intercambiar y discutir puntos de vista sobre algn tema comn.

Correo Electrnico: Este es un sistema de mensajera electrnica personal, en que el envo y despacho se realiza desde un computador a otro en cuestin de minutos, sin importar las distancias. A travs del correo electrnico se pueden enviar y recibir texto, imgenes, sonido, videos y programas a mltiples destinatarios en forma personal y rpida. Word Wide Web (www): Es un sistema de informacin en lnea, basado en el "hipertexto" (los documentos o pginas WEB, estn entrelazados mediante vnculo que son palabras o imgenes que permiten acceder a otros documentos), capaz de soportar aplicaciones multimediales. (Pueden integrar diversos medios como textos, sonido imgenes, video, etc.). Actualmente, este servicio es el que cuenta con mayor popularidad en Internet. Grupos de Noticias (News): A travs de este servicio es posible acceder a una gran cantidad de grupos en los que participan millones de personas en todo el mundo. Cada grupo se centra en torno a un tema determinado: matemtica, biologa, filosofa, artes, ciencia-ficcin, etc. Casi no hay tema de inters humano que no haya generado su propio grupo de noticias. Se distinguen de las listas de inters en que los mensajes son pblicos, no es necesario estar suscrito para acceder a ellos. Internet Relay Chat: Este servicio permite comunicarse en tiempo real, como por telfono, pero en este caso a travs del computador mediante textos, con un grupo de personas a nivel nacional e internacional. Telnet: Este servicio permite el acceso a un computador a la distancia, de manera que un usuario toma el control absoluto de otro computador estando, incluso, a miles de kilmetros de distancia. Para esto es necesaria la habilitacin de este servicio en el computador que recibe a los usuarios, el cual es protegido con claves de acceso y sistemas de seguridad para evitar problemas. Es un mtodo utilizado para transferir archivos de un computador a otro. Este mecanismo permite, con mayor rapidez que otros, traspasar informacin en grandes cantidades. Entre sus caractersticas relevantes cabe mencionar su capacidad de transferencia entre computadores que funcionan en base a sistemas completamente diferentes. Es un sistema de comunicacin que permite mantener reuniones colectivas entre varias personas que se encuentran en lugares distantes. Esta comunicacin se realiza en tiempo real, y se transmite tanto la imagen como el sonido, en ambos sentidos. Los interlocutores se ven y se hablan como si estuviera en la misma sala de reuniones, y adems pueden intercambiar datos, fax, informacin grfica y documental, video, diapositivas, etc. RECUERDA QUE: Internet te proporciona los siguientes servicios: Lista de inters, Correo electrnico, Word Wide Web, Grupos de noticias, Internet Relay Chat, Telnet FTP, Videoconferencia ATENCIN!! "LA TECNOLOGA NOS AYUDA A REALIZAR EL TRABAJO CON MAYOR EFICACIA Y RAPIDEZ, POR LO TANTO DEBEMOS ESMERARNOS EN CUIDAR NUESTRAS HERRAMIENTAS DE TRABAJO". ELABORACIN Y PRESENTACIN DE INFORMACIN Para elaborar y presentar la informacin dentro de una empresa u organizacin existen diferentes medios, dependiendo del tipo de institucin. As por ejemplo, en las empresas de estado la documentacin que se utilizan es ms formal, que en las empresas privadas. Existen algunos documentos que son utilizados en ambas partes y con los mismos propsitos. A continuacin encontrars un listado de documentos que se producen en las empresas pblicas: Oficio, Circular, Oficio Circular, Resolucin, Solicitud, Certificado, Constancia, Memorndum, Informe, Transcripcin, Fax, CurrculumVitae, Notas Verbales. En relacin a las empresas privadas el listado es ms reducido. En ellas el Oficio es reemplazado por la Carta. Documentos Empresas Privadas: Carta, Circular, Memorndum, Notas Internas, Certificados, Currculum Vitae, Notas Verbales, Informe Fax, Constancia Como podrs apreciar algunos documentos se presentan en ambos sectores. El oficio es el documento principal de la Administracin Pblica, en cambio en la privada, lo es la Carta. En la Asignatura de Comunicacin Escrita que estudiamos el ao pasado, tu aprendiste lo que es una Carta Comercial, sus estilos de presentacin y puntuacin. Lo recuerdas? Tambin estudiaste otros documentos que se encuentran en ambos listados, como el Currculum Vitae, los Certificados y la Solicitud.

En esta Unidad vamos a considerar 3 de estos documentos y la forma de presentarlos. a.- MEMORNDUM Consiste en un escrito o mensaje de poca extensin, con un objetivo especfico, destinado a hacer circular informacin entre personas de una misma empresa o institucin. Por tratarse de una comunicacin interna, se prefiere un modelo simple y prctico, que contenga los datos necesarios. En general cada empresa posee su propio formato, el que incluye el membrete de la institucin. El Memorndum comprende los siguientes datos: Memorando, Nmero (referencia), Ciudad de origen y fecha TEXTO Firmante Lneas especiales (si las hay) EL MEMORNDUM COMPRENDE LOS SIGUIENTES DATOS Encabezamiento: Membrete: Informacin de la Institucin La palabra MEMORNDUM y N. DE: Nombre del emisor o remitente A: Nombre del receptor o destinatario REF.: Oracin que resume el contenido del mensaje. FECHA: Lugar, da, mes y ao de emisin Texto o Cuerpo: Mensaje que se desea comunicar. FIRMA: Persona responsable del contenido del documento. A continuacin te presentamos dos modelos de Memorndum. MEMORANDO 008 ANTOFAGASTA, 15 de Abril de 2001. DE: SR. Hugo lvarez, Jefe Seccin Presupuesto A: Jefe Divisin Financiera ASUNTO: Asignacin presupuesto Le agradezco certificar la asignacin del presupuesto, en el rubro inversin, otorgada a la Divisin de Construcciones para el primer semestre del ao. Esta certificacin legaliza la documentacin exigida por la Junta Directiva el pasado 14 de Abril de 2001. 2 cm Cordialmente, Armando Lpez Castro ALC/blo. MEMORNDUM 008 ANTOFAGASTA, 16 de Abril de 2001 DE: Sr. Armando Lpez, Jefe Divisin Financiera 2 cm A: Hugo lvarez, Jefe Seccin Presupuesto 2 cm ASUNTO: Certificacin 3 4 cm Con mucho gusto le envo la certificacin de asignacin presupuestal otorgada a la Divisin de Construcciones. 2 cm Le agradezco confirmar la aprobacin -o no- de la misma, en la Junta Directiva. 2 cm Cordialmente, 4 5cm Hugo lvarez R. 2 cm Copia: Sr. Camilo Zapata, Jefe Divisin Construccin 2 cm Anexo: una hoja 2 cm MAL/amr.

RECUERDA QUE: EL MEMORNDUM ES UN DOCUMENTO DE CARCTER INTERNO, SLO SE USA AL INTERIOR DE UNA EMPRESA O INSTITUCIN, Y SU DISEO LO ACOMODAN LAS ENTIDADES DE ACUERDO A SUS NECESIDADES. b.- CONSTANCIA: Otros de los documentos que se utilizan en algunas ocasiones en la empresa y por lo mismo es importante que lo conozcas, es la "Constancia". Como su nombre lo indica es una comunicacin que sirve para probar la certeza y exactitud de un hecho actual. Se elabora en papel tamao carta, con membrete. Te acuerdas del Certificado, documento que aprendimos en segundo ao?, La estructura de la Constancia es similar a l. A continuacin encontrars un modelo de su estructura: MEMBRETE CONSTANCIA ( NOMBRE Y FIRMA DE QUIEN LA EXTIENDE ) TEXTO O CUERPO (FECHA) Para mayor claridad en la pgina siguiente encontrars una Constancia redactada. UNIVERSIDAD CATOLICA DEL NORTE CONSTANCIA JOSE BERNARDO CORTES ARAYA, Jefe Seccin Registro y Control del Departamento de Personal de la Universidad Catlica del Norte, deja expresa Constancia que la seorita PATRICIA ISABEL PAEZ VARAS, realiz su Prctica Profesional en esta Unidad, desde el 03 de Septiembre de 1999 hasta el 25 de Marzo del 2000. Se extiende la presente Constancia a solicitud de la interesada, para los fines que estime convenientes. ANTOFAGASTA, Marzo del 2000. c.- CIRCULAR: La Circular es un documento de carcter general o normativo, que se utiliza para dar a conocer un mismo contenido a varios destinatarios. En la pgina siguiente encontrars un modelo redactado de Circular. REPUBLICA DE CHILE UNIVERSIDAD DE ANTOFAGASTA BIENESTAR DEL PERSONAL C I R C U L A R N 015 Seores Afiliados al Bienestar: Se comunica a los seores afiliados interesados en obtener prstamos del Banco de Crdito e Inversiones, que para 1994 las solicitudes se recibirn slo hasta el 20 de Diciembre, de tal forma que los prstamos se suspendern hasta Marzo de 2001. Se ha estimado conveniente modificar lo relacionado con los co-deudores o Avales, en el sentido de que los funcionarios podrn firmar hasta 3 veces como tales, con el fin de dar mayor facilidad en la obtencin del prstamo. Cabe hacer notar que los Co-deudores o Avales, son las personas que deben responder ante

cualquier situacin que le impida al Servicio de Bienestar hacer el descuento correspondiente. Informamos, adems que por instrucciones recibidas de Santiago, se ha autorizado al Servicio para efectuar descuentos por un porcentaje superior al 30% del sueldo base, para lo cual el solicitante deber firmar una autorizacin, acreditando dicho compromiso. Cabe hacer notar que existen normas y lmites para este efecto; relacionados con los ingresos totales del grupo familiar e integrantes del mismo, que determinaran este porcentaje. Saluda atentamente a Ud., ANA ALVAREZ ROJAS Asistente Social Jefe Bienestar Social ANTOFAGASTA, Noviembre 30 de 2000. AAR/jrm. c.c.: Archivo Deseas conocer otras formas de presentar informacin? De inmediato aprenderemos como se puede proceder con la Presentacin Visual. 11.- OTRAS FORMAS DE PRESENTAR INFORMACIN 11.1 Presentacin visual: Tienes que tener en cuenta que las representaciones visuales pueden utilizarse como una forma alternativa de presentar informacin, no slo a tus superiores, sino para ti mismo. A continuacin, veremos las formas ms usuales de informacin visual. a) Grficos: Muchos de los directivos de nuestros das tienen que manejar estadsticas de alguna forma, como por ejemplo: resultado de beneficios, produccin, ventas, capacidad de trabajo del personal, utilizacin de equipos, etc. Las estadsticas en su forma ms pura, aparecern generalmente como tablas o figuras, pero es posible, que en algn momento de tu trabajo tengas que: Presentar informacin estadstica de una forma que las personas no especializadas de la organizacin puedan entender. Presentar informacin estadstica de forma que los clientes, proveedores, vendedores o el pblico puedan comprender. Elaborar un informe tcnico o comercial que incluya figuras de tal manera que el lector pueda entender la informacin con facilidad. Mantener un control estadstico progresivo. Conocer el tipo de grficos y diagramas que puedes emplear es siempre una valiosa ayuda. Ser muy til tambin, si utilizas un computador para hacer este trabajo y que conozcas alguno de los programas de software que te permiten elaborar grficos. a.1 Grficos de Lneas: Son los ms utilizados para mostrar las tendencias durante un perodo de tiempo, por ejemplo los crecimientos o disminuciones de ventas mensuales. Una simple lnea de grfico te mostrar de un golpe la informacin que ser trazada utilizando dos ejes, un eje horizontal, que determina la escala de tiempo, y un eje vertical que se refiere a la cantidad o el valor. A continuacin encontrars dos grficos de lneas que se refieren a los mismos datos, pero utilizando diferentes escalas. Un grfico ms complicado ser aquel en el que cada rango de valores est representado por una lnea, dentro del mismo grfico. Sirve para mostrar los contrastes en las tendencias: por ejemplo diferentes productos o para compartir una parte de la informacin con otra. A CONTINUACIN ENCONTRARS ALGUNAS SUGERENCIAS PARA DIBUJAR GRFICOS DE LNEAS: Ponle al grfico un ttulo. Marca los dos ejes con claridad. Utiliza la escala adecuada para cada eje. Cuando dibujes un grfico en el que manejes ms de una lnea de datos utiliza: diferentes colores o tipos diferentes de lnea (continua, discontinua, de puntos, etc.) para definir con claridad los contrates. a.2 Grficos de Barras: Esta es otra forma de representar estadsticas, sobre todo cuando quieres comparar el total de cantidades de diferentes perodos. Por ejemplo comparar las ventas de un mismo producto en aos diferentes. Las barras pueden dibujarse en forma horizontal o vertical.

a.3 Grficos de Torta: Una forma de mostrar proporciones o la relacin de diferentes partes con un todo es utilizar un grfico de tarta. Se dibuja un crculo para representar la totalidad y segmentos o parte del crculo, para mostrar en que proporcin las divisiones forman parte del todo. Ser mucho ms fcil de entender si anotas el porcentaje que le corresponde a cada parte. Comprendes? Un grfico de tarta puede dar una idea rpida de, por ejemplo, que proporcin del horario de trabajo emplea una secretaria para cada una de sus funciones. a.4 Grficos de Elementos Estos utilizan una figura o smbolo para representar un nmero determinado (un ciento) de elementos. Para mostrar los objetivos logrados se utilizar el nmero apropiado de smbolos o partes de l. a.5 Grficos de Gantt o Carta Gantt Este grfico podrs utilizarlo cuando desees comparan el progreso de un trabajo concreto con la planificacin preparada para ello. Una forma de dibujar el desarrollo actual y el plan preparado anteriormente es elaborar el Grfico de Gantt. En la Lnea superior se dibuja el desarrolla determinado para la planificacin inicial, en funcin de una escala de tiempo, colocando en la parte inferior la situacin actual, de manera que se pueda apreciar con claridad el punto en que se encuentra el trabajo. RECOMENDACIONES IMPORTANTES EN LA INFORMACIN VISUAL: Es importante que tengas en cuenta que la informacin visual debe: Ayudar a las personas a asimilar la informacin ms rpidamente. Impactar de inmediato Ayudar a las personas a asimilar la informacin ms rpidamente. Dar un punto de referencia inmediato, de manera que se puedan tomar decisiones con rapidez. Simplificar el desarrollo de algunas tareas. Dar una impresin de organizacin y eficacia en los procedimientos.