Archivos Electronicos Web

Seminario Internacional
ARCHIVOS Y DOCUMENTOS ELECTRONICOS

Bogot D.C., 11 al 13 de marzo de 2009
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memorias
Seminario Internacional
ARCHIVOS Y DOCUMENTOS ELECTRONICOS

Bogot D.C., 11 al 13 de marzo de 2009
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CLARA EUGENIA LPEZ OBREGN Alcaldesa Mayor de Bogot D.C. Designada

YURI CHILLN REYES Secretario General Alcalda Mayor de Bogot D.C. FRANCISCO JAVIER OSUNA CURREA Director Archivo de Bogot GERMAN YANCES PEA Coordinador editorial JUAN SEBASTIN GUERRERO OTERO Diagramacin y armada electrnica MNICA LILIANA REYES DUARTE Diseo de cartula SUBDIRECCIN IMPRENTA DISTRITAL D.D.D.I. Impresin
Hno. CARLOS GMEZ RESTREPO Rector Universidad de La Salle

CARLOS ALBERTO ZAPATA Compilador RUTH HELENA VALLEJO SIERRA Directora Programa de Sistemas de Informacin y Documentacin ISBN. 978-958-717-079-5 Primera edicin 300 ejemplares Alcalda Mayor de Bogot D.C. Universidad de La Salle. Impreso en Colombia 2011
Documento elaborado en el marco del Convenio de Cooperacin nmero 524 de 2008, suscrito entre la Secretara General de Alcalda Mayor de Bogot D.C. y la Universidad de la Salle, siendo rector el Hermano Carlos Gabriel Gmez Restrepo y Coordinadora la Doctora Ruth Helena Vallejo Sierra, Directora del Programa de Sistemas de Informacin y Documentacin.
Tabla de Contenido
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PRESENTACIN Documentos textuales y electrnicos, retos de la coexistencia INSTALACIN Yuri Chilln Reyes, Secretario General de la Alcalda Mayor de Bogot D.C. Hno. Carlos Gmez Restrepo, Rector Universidad de La Salle ARTCULOS ALCANCE Y DESARROLLO FUTURO DE LA NORMATIVA DE GESTIN DE DOCUMENTOS ISO 15489 Manuela Moro Cabrero LA GESTIN DE DOCUMENTOS ELECTRNICOS EN LA E-ADMINISTRACIN Pilar Snchez Vicente COMPARTIENDO LA CARGA: ESTNDARES DE METADATOS Y DESCRIPCIN ARCHIVSTICA John Roberts ESTABLECIMIENTO DE POLTICAS PARA EL ACCESO AL CONTENIDO DE REGISTROS ELECTRNICOS Jim Suderman ESTADO DEL PROGRAMA DEL ARCHIVO DE REGISTROS ELECTRNICOS (ARE) Rita M. Cacas SERVICIO AL CLIENTE 311: APLICACIN DE LOS REGISTROS ELECTRNICOS Y LOS PRINCIPIOS DE GESTIN DE LA INFORMACIN EN LAS INICIATIVAS DE SERVICIO PBLICO EN TORONTO (UN ESTUDIO DE CASO) Martha Blandn
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CONTINUIDAD Y TRANSFORMACIN EN EL PAPEL DEL ARCHIVISTA: LOS HALLAZGOS DEL PROYECTO INTERPARES Luciana Duranti LOS METADATOS EN LA RECUPERACIN DE DOCUMENTOS DIGITALES Vicent Gimnez Chornet LA DESCRIPCIN ARCHIVSTICA EN SISTEMAS AUTOMATIZADOS: LA VISUALIZACIN DE LA INFORMACIN Jos Luis Bonal LOS LINEAMIENTOS PARA LA PRESERVACIN DE ARCHIVOS DIGITALES, PROPUESTA DEL PROYECTO INTERPARES Alicia Barnard-Amozorrutia GESTIN DIGITAL DE DOCUMENTOS ELECTRNICOS Hugo Carrin Gordn LA GESTIN DE DOCUMENTOS ELECTRNICOS EN EL MODELO ESTNDAR DE CONTROL INTERNO Y LA NORMA DE CALIDAD NCT-GP 1000 Carlos Alberto Zapata LOS SERVICIOS DIGITALES DE ARCHIVO COMO MEDIOS DE DIFUSIN DE LA INFORMACIN Luis Fernando Jan
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PRESENTACION
Documentos textuales y electrnicos, retos de la coexistencia

Por: Francisco Javier Osuna Currea Director Archivo de Bogot
Desde los tiempos mesopotmicos, los archivos como instrumentos de gobernabilidad, administracin, vigilancia y, naturalmente, memoria- han tenido un papel fundamental en la historia. En 1490, slo unos aos antes de que Coln descubriera el Nuevo Mundo, la palabra archivo entr al idioma castellano de la mano de Antonio de Lebrija, autor de la primera gramtica castellana. Durante el reinado de los Reyes Catlicos surgieron las primeras ordenanzas acerca de la importancia de conservar la documentacin, asegurar su consulta e impedir su manipulacin. La conquista y colonizacin de Amrica gener una enorme documentacin de corte gubernamental (actas, ordenanzas, nombramientos, mandamientos, etc.), administrativo (informes, registros, licencias), judicial (autos, procesos, sentencias) y econmico (cuentas, patrones, repartimientos, mayorazgos) que requiri de complicados procesos de registro y gestin. La poltica indiana de emitir originales mltiples gener un nmero exagerado de ejemplares que fueron guardados en audiencias y cabildos, el Consejo de Indias y, a partir de 1785, en el recin creado Archivo General de Indias. En todo caso, y contrario a lo que se piensa, los archivos nunca estuvieron al alcance de los ciudadanos del comn. El lugar tradicionalmente otorgado a los archivos como repositorios sagrados de la conservacin documental, que
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Memorias Seminario Internacional
durante un largo periodo de la historia hicieron parte de los tesoros reales, fue por primera vez cuestionado en los albores del nacimiento del Estado moderno, cuando los hombres y mujeres que condujeron la Revolucin Francesa, a finales del siglo XVIII, abrieron las compuertas de las bibliotecas y archivos reales que luego se convertiran en las primeras bibliotecas y archivos nacionales. De esta forma, se sentaron las bases de la concepcin moderna de los archivos pblicos donde los ciudadanos, ahora reconocidos como sujetos de derecho consagrados en una Constitucin escrita, podan acceder, aun con ciertas restricciones, a la informacin oficial que hubiera producido el poder y la que viniera en camino de producirse. Por supuesto, este camino no fue fcil ya que si desde lo formal se lleg a formular, en la prctica necesit de un lento proceso entre las partes (custodios de la informacin versus usuarios de la misma) que motiv, por un lado, la creacin de una cultura donde para el individuo primara la necesidad de acceder a la informacin y hacer un buen uso de ella, y por el otro que la informacin consignada en los documentos de archivo contara con los instrumentos necesarios para su ubicacin y consulta. Esta necesidad de crear los principios y definir un modelo universalmente aceptado para la organizacin de archivos, gener el escenario para el surgimiento y desarrollo de la archivstica moderna. Por lo tanto, con la apertura y creacin de los archivos pblicos hablamos de un momento definitorio en la historia de la organizacin y custodia de los archivo de tal fuerza, que traz los derroteros con los cuales la archivstica encontr los principios para constituirse en disciplina: el principio de procedencia y el principio de orden original. Con estos elementos, sumados a la creacin de los instrumentos de consulta y descripcin de los documentos se seal la senda hacia la normalizacin de la gestin documental y la administracin de los archivos. Ahora bien, con la llegada de los ordenadores o mquinas electrnicas se produjo una revolucin en el conocimiento. Es evidente su influjo en la administracin pblica a partir de los aos setenta; en la aplicacin de bases de datos sistematizados en los aos ochenta y en la irrupcin de la gran red
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Archivos y Documentos Electrnicos
interconectada de informacin mundial, que supuso la Internet desde los aos noventa. El reto ahora es cmo lograr que coexistan el documento en soportes tradicionales y el electrnico en el contexto de la denominada era de la informacin. Justamente, el tema fue objeto de reflexin y estudio durante las jornadas llevadas a cabo en el Primer Seminario Internacional de Archivos y Documentos Electrnicos, celebrado en la cuidad de Bogot D.C., durante los das del 11 al 13 de marzo de 2009, gracias al convenio interinstitucional entre la Universidad de la Salle, a travs de la Facultad de Sistemas de Informacin y Documentacin, y la Secretara General de la Alcalda Mayor de Bogot, a travs de la Direccin del Archivo de Bogot. En este escenario, y antes de presentar brevemente el contenido que integra este documento y trazar sus alcances, es importante contextualizar el panorama que convoc la realizacin de este evento, y que en ltimas refuerza la idea previamente esbozada, principalmente alrededor de la gestin del documento electrnico como el nuevo desafo de la archivstica. En primer lugar, desde la creacin en 2003 del Archivo de Bogot, la Administracin Distrital viene trabajando en el desarrollo del sistema de archivos de la ciudad, con el propsito de asegurar la adecuada proteccin de su patrimonio documental y mejorar el funcionamiento de los archivos de las entidades distritales. Desde entonces tambin avanza en el proceso de normalizacin de los procesos de la gestin archivstica, en el cumplimiento de las normas expedidas por el Archivo General de la Nacin Jorge Palacios Preciado, junto con la consolidacin de una cultura abierta y una poltica dinmica orientada a la promocin y difusin de archivos modernos, organizados bajo los estndares nacionales e internacionales, siendo eficientes para la transparencia de la administracin pblica y el libre acceso a la informacin de inters general. En este escenario es fundamental entender la visin de la gestin de la informacin en el Distrito Capital, que no slo parte de un cambio normativo que requiere, entre otras cosas, adoptar el Modelo Estndar de Control Interno (MECI), sino que busca consolidar un concepto sobre el uso de la informacin pblica, responsable de una estrategia pedaggica de apropiacin social de
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la memoria de la ciudad, lo que nos lleva necesariamente a la implementacin de una Gestin Documental por procesos, cuyo dilogo con la Gestin de Calidad mejore la gestin administrativa en toda la institucionalidad del Distrito Capital. En segundo lugar, el ya mencionado cambio paradigmtico que presupone la incorporacin y aplicacin de las nuevas tecnologas (TIC), est generando un incremento en el volumen de produccin documental de informacin digital y electrnica. El problema es que se sigue guardando el soporte tradicional en papel, como nico garante de autenticidad, certificacin, validez y fuerza probatoria; en todo caso, se busca que la legislacin tambin asigne al documento electrnico tales caractersticas. Sin embargo, adems de la legislacin, se necesita un cambio en el modo de pensar, enfocado sobre todo en el modelo de gestin documental por procesos. Lo anterior se logra entender mejor cuando se observa que con el desarrollo de las tecnologas de la informacin y la comunicacin ha cambiado el entorno de la gestin de informacin de las organizaciones y empresas, en tpicos relacionados con la gestin documental misma, desde la produccin del documento, pasando por su distribucin, control, almacenamiento, conservacin, disposicin final e incluso el acceso a la informacin sistematizada en formato electrnico. Ello ha requerido que las empresas, entidades y organizaciones en general inviertan cuantiosos recursos en el desarrollo de proyectos que permitan el acceso adecuado y eficaz a la informacin, garantizando su recuperacin en cualquier momento. Sin embargo, y a pesar de los avances de la tecnologa y de las aplicaciones que esta ofrece, no ha sido posible que el mundo electrnico, relacionado con la gestin de la informacin que producen las entidades, se desarrolle bajo parmetros estandarizados que propicien el uso y administracin adecuada de la informacin. As mismo, no son pocas las instituciones que han perdido grandes cantidades de informacin, como consecuencia del desconocimiento de las normas internacionales sobre documentos y archivos electrnicos, acompaado de la desatencin de las buenas prcticas que sugiere aplicar la normatividad sobre archivos, como la Norma ISO 15489, objeto de una aguda reflexin en el Seminario.
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En tercer lugar, la necesaria definicin de una poltica pblica de gestin de la informacin digital y electrnica, adems de continuar con el Archivo como el lugar ms idneo para salvaguardar la memoria y ponerla al servicio de las funciones administrativas, jurdicas, acadmicas, financieras, entre otras competencias propias del Estado, ahora requiere entender el archivo como una herramienta de gobierno y un dispositivo de memoria de la ciudad. En la primera acepcin, la historia institucional juega un papel fundamental ya que permite comprender que la memoria administrativa, junto con la gestin documental, posibilita la toma de decisiones con fundamento, y facilita identificar los planes, programas y proyectos ejecutados con anterioridad y medir sus resultados, potenciando lo que se hizo bien y cambiando lo que se hizo mal para no volverlo a repetir. En la segunda acepcin se busca crear las condiciones para garantizar que la estrategia adoptada y ejecutada por el Archivo de Bogot en los ltimos aos sea permanente, entendiendo que la memoria es un elemento de la cultura que contribuye a la consolidacin de la identidad de la ciudad y de la nacionalidad. De lo anterior se desprende el cuarto y ltimo referente de reflexin, el cual parte de presentar al archivo tanto en su funcin archivstica como en sus dimensiones de investigacin acadmica y cultural. Para que estas dos caras de la moneda se encuentren en una dinmica compartida, la prctica archivstica general del Archivo de Bogot, ha girado alrededor de tres tesis, a saber: 1. La implementacin de una gestin documental eficiente y enmarcada dentro de los criterios de la gerencia pblica moderna (la memoria como funcin de gobierno y como fenmeno de apropiacin social). 2. La consolidacin del Archivo (no slo como repositorio de documentos) como insumo para la toma de decisiones administrativas transparentes y democrticas, lo que supone unos desafos ticos en la gestin eficiente de la administracin de archivos, con el reto de servir a la academia en el marco de una funcin social. 3. La apropiacin social de la memoria, como una poltica ineludible de gestin pblica.
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Con estos elementos, que contextualizan la necesidad de realizar el seminario en el marco de un proyecto de cooperacin entre el Archivo de Bogot y la Universidad de la Salle, iniciado justamente con el Seminario Internacional de Archivos Electrnicos, se estableci una lnea base para abordar un paradigma distinto de gestin de lo pblico, desde los archivos y documentos electrnicos. Para el desarrollo del mismo se cont con unos talleres preparatorios (relacionados con los ejes temticos del seminario), dirigidos a los lderes de la gestin documental del Sistema Distrital de Archivos, los cuales se llevaron a cabo entre octubre de 2008 y febrero de 2009. Cada taller abord los siguientes temas, respectivamente: MECI, GP 1000 y gestin de calidad. ISO 15489. Gestin archivstica por procesos. Descripcin de documentos. EAD.
Teniendo en cuenta los antecedentes de preparacin, al seminario se lleg con una nutrida agenda temtica que se recoge en este libro a travs de las distintas ponencias elaboradas por expertos, internacionales en su gran mayora, cuyas hojas de vida y experticia profesional son prenda de garanta respecto a la calidad y profundidad de las reflexiones presentadas, y que en este libro se compilan, invitando a ampliar los horizontes de comprensin, sobre un asunto que en ltimas conlleva a la gestin del conocimiento del futuro. Los temas fundamentales sobre los cuales gir el seminario fueron: Desarrollo de proyectos de archivos y documentos electrnicos. Estndares para la gestin de archivos y documentos electrnicos. Metadatos en la recuperacin de documentos digitales. Descripcin archivstica de documentos electrnicos en sistemas automatizados. El Proyecto Internares: conservacin del patrimonio digital. Nuevas tecnologas y participacin ciudadana.
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Integracin de plataformas tecnolgicas para la gestin de informacin. Desarrollo de software para la gestin de archivos y documentos electrnicos. Medios digitales para el almacenamiento de informacin. Servicios Web en archivos. Estrategias de gestin de documentos en la toma de decisiones.
Adems, el escenario fue aprovechado para impulsar la imagen internacional del Archivo de Bogot, como lder en la aplicacin de nuevas tecnologas de informacin en la gestin de documentos y archivos electrnicos y, especialmente, como promotor de los avances de las polticas de gobierno electrnico apoyadas en las mejores prcticas de la administracin de archivos. Todo lo anterior acerca al ciudadano a la informacin y contribuye a la transparencia de la gestin pblica. Fue as como se familiariz a los asistentes con modelos tcnicos apropiados para el manejo de informacin electrnico y, entre otros presupuestos, los actualiz en las normas y estndares internacionales promovidos por la Unesco y el Consejo Internacional de Archivos. De esta forma, con la presente publicacin se espera contribuir a la definicin de los nuevos desafos a los que tienen que hacer frente los archivos, los cuales son de igual o mayor impacto que en la poca de la Ilustracin y su cambio de paradigma orientado hacia lo pblico, como lo fue a finales del siglo XVIII. Ahora en el siglo XXI: Los archivos tienen que hacer frente a nuevos desafos. Ahora estn sumidos de nuevo en un proceso de cambio. El objetivo de los archivos tiene que abandonar el tranquilo estanque de la conservacin de las pruebas trasladndose a las aguas bravas de su creacin y valoracin. En un mundo globalizado, con cambios vertiginosos, con complejas organizaciones, con instrumentos virtuales, las instituciones archivsticas ya no pueden conservar los documentos siguiendo las pautas tradicionales. Los materiales han dejado de ser el tema esencial y en un proceso inverso el contexto ha pasado de ser irrelevante a convertirse en
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fundamental. En un momento tan agitado y convulso es necesario detenerse para reflexionar sobre la situacin, para saber dnde estamos y para analizar los desafos que todas las innovaciones estn provocando y provocarn en los archivos*. Calidad y gestin, disponibilidad e integridad, veracidad y autenticacin, son, entre otros, los atributos que se deben formalizar e incorporar a los documentos electrnicos para que las instituciones archivsticas nuestras asuman de una vez el reto de gestionar los documentos electrnicos de conservacin permanente, enfrentando los desafos que las nuevas tecnologas le imponen a la salvaguarda de la memoria, la proteccin del patrimonio y la garanta al acceso libre y confiable de la informacin*. Con el desarrollo de este seminario hemos pretendido sentar la lnea de base para el establecimiento de un proceso a largo plazo de gestin y guarda de los archivos electrnicos de la Administracin. En los tiempos del presente estos desafos ya no significan mirar al futuro; ms bien, responder a las preguntas de una ciudad moderna que urge de herramientas eficientes para un gobierno en lnea y en tiempo real. En cierto modo, abrimos la discusin de la gestin documental del maana, que tiene que hacer posible para cada ciudadano y cada ciudadana, en el momento que lo requiera y en el sitio donde se encuentre, el documento que le haga posible hacer efectivos sus derechos y satisfacer sus necesidades. Ese tiene que ser el compromiso para el presente.
http://www.acal.es/Publicaciones/Tabula/tabid/155/Default.aspx?PageContentMode=1 Consultado: 2011-07-16
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INSTALACION
Secretario General, Alcalda Mayor de Bogot, D.C. Universidad de La Salle, 11 de marzo de 2009
Yuri Chilln Reyes
A finales del siglo XIX, a la reina Victoria le tom diecisis horas y media mandar un saludo en clave Morse, hasta el otro lado del Atlntico, al presidente estadounidense James Buchanan, en lo que para entonces representaba un hito tecnolgico sin precedentes: comunicar a Europa y Amrica a travs de un cable que cruzaba el Ocano y permita transmitir los impulsos elctricos. El telgrafo rompa el paradigma del barco atravesando los mares durante meses para llevar el correo. Hoy nos convoca a la reflexin acadmica la revolucin tecnolgica del presente, que nos hace sorprender y hasta cuestionar, porque los avances disponibles en las nuevas tecnologas de la informacin y las comunicaciones nos enfrentan a desafos nunca antes imaginados: el mundo ya no tarda diecisis horas y media en intercambiar informacin, con un click, en la aldea global una persona puede consultar en Google las fotos satelitales de su casa. Y este motor de bsqueda, que alberga cerca de 850 Terabytes de informacin, est habilitado para recibir 10.000 consultas por segundo. Slo en la Internet, la capacidad de almacenamiento y disposicin de informacin rebasa fcilmente los lmites de clculo de la mente humana. 600 millardos de documentos electrnicos disponibles, algo as como 100 pginas de internet por cada persona que hay en el mundo. 50 millones de nuevos sitios web abiertos slo en 2007. La previsin de que para 2011 el almacenamiento de datos a nivel mundial alcanzar 1,80 zettabytes (una unidad de medida creada para poder sealar semejante magnitud) y una tendencia de crecimiento que privilegia la comunicacin interactiva a travs de los blogs, que implica,
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entre otras cosas, que el volumen de datos almacenados es 10 veces el de hace dos aos. En la era digital los conceptos de espacio y tiempo tienen otra perspectiva, en el mundo de los no lugares, en el que todo es ahora y todo queda aqu, de modo que el intercambio econmico o cultural es instantneo. Este nuevo orden de la informacin es el que nos ha convocado hoy, en el marco de nuestra responsabilidad por la gestin de la informacin y por la memoria documental en la ciudad. Realizamos este Seminario Internacional de Archivos y Documentos Electrnicos conscientes de la trascendencia del tema para el futuro del Distrito Capital, de lo incipiente de nuestra aproximacin al mismo y de la importancia de afrontarlo. Hoy da, todava no sabemos cunta informacin acumulan los computadores y servidores de las entidades; sabemos, eso s, que hay 54.000 estaciones de trabajo, 1.300 servidores, bases de datos en al menos 4 plataformas distintas, en trminos de sistemas de informacin, 628 aplicaciones diferentes y una inversin gigantesca, cercana a los $600.000 millones, slo entre 2004 y 2007, la cual requiere ser mucho ms eficiente. Entonces, nos urge plantear y desarrollar una poltica y una estrategia de gestin de la informacin, conservacin de los archivos y consolidacin del patrimonio digital de la ciudad. Adicionalmente, el avance tecnolgico nos formula estos desafos cuando an no hemos consolidado una cultura verdaderamente responsable por nuestros archivos fsicos y nuestros documentos en papel. Para dar otro dato, slo en las entidades del Distrito Capital y segn el diagnstico global que recientemente hemos terminado, tenemos 110 kilmetros lineales por organizar. Ambos temas, el manejo del papel y la gestin del documento electrnico son prioritarios, y nos plantean entonces el reto de utilizacin de las nuevas tecnologas en la gestin documental y en los Archivos. Al tiempo con la decisin de establecer un Sistema Distrital de Archivos Fsicos y la obligacin de organizar los Fondos Acumulados en el Distrito Capital, tenemos que abordar cuestiones tcnicas de fondo relativas a la produccin, organizacin, conservacin, valor legal y autenticidad de los documentos electrnicos; o al acceso y la seguridad de estos archivos. Y surgen tambin posibilidades nuevas de eficiencia por la capacidad de informacin, interaccin y respuesta en tiempo real que nos da la tecnologa, o las oportunidades de ahorro de recursos y respeto ambiental que ella representa para una
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humanidad habituada a talar 100.000 millones de rboles al ao para producir papel. Nos preguntamos entonces cules son las razones para promover la realizacin de este Seminario y cules los motivos para hacer partcipes de l a los responsables de las instancias de gestin documental, archivo y reas de informtica de las entidades distritales, as como a los miembros de la Comisin Distrital de Sistemas. Hay tres razones a mi juicio. Primero, nuestra preocupacin por fortalecer con conocimiento y entrenamiento de punta a nuestros equipos. La calificacin de quienes trabajan en nuestros centros de documentacin y archivo es un paso indispensable hacia la constitucin de un verdadero Sistema de Archivos en el Distrito Capital. Estamos aportando herramientas valiosas que de otro modo no estaran disponibles. Segundo, procuramos superar el aislamiento de los Archivos, porque creemos que nuestra cultura institucional todava requiere avanzar enormemente para dar valor a la gestin de la informacin y a la conservacin de la memoria, tareas cuya promocin y desarrollo, son realmente prioritarias para la ciudad, a las que destinamos esfuerzos y recursos, y lo hacemos en serio. Por eso existe el Archivo de Bogot. Entonces, abrimos este dilogo para abordar el tema de informacin electrnica y archivos electrnicos en una perspectiva integral. Tercero y ms importante, puesto que es la razn de fondo, el Plan de Desarrollo Bogot Positiva para Vivir Mejor concibe a la Capital de la Repblica como una Ciudad de Derechos. Una ciudad en la cual se garantizan los derechos de los ciudadanos de manera no retrica, sino real y concreta, lo que supone un Gobierno capaz de hacer una gestin pblica efectiva - es decir con resultadosy transparente, es decir una gestin limpia, clara. En ese contexto, una gestin documental de calidad, integral, capaz de servir rpido y bien al ciudadano desde la administracin, y capaz de guardar la memoria y ponerla al servicio de la ciudad es absolutamente indispensable porque opera como un requisito sine qua non de esa Gestin Pblica efectiva y transparente.
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Dicho de otro modo, nuestro trabajo se convierte en la instancia inmediata de garanta del derecho fundamental a la informacin y del acceso ciudadano a los servicios del Estado. Entonces, desde nuestro lado, somos un instrumento clave para materializar los principios de eficiencia, eficacia y transparencia que animan el servicio pblico y constituyen el sentido de la gestin pblica. Sin ellos, no tiene sentido el Estado. As, en este marco de advenimiento de la era digital y la convergencia tecnolgica, es por los ciudadanos y por la ciudad que estamos aqu para aprender de estos temas de punta como la gestin de documentos electrnicos en las organizaciones, los metadatos en la descripcin de documentos digitales, la seguridad informtica aplicada a la gestin del documento electrnico, la preservacin de archivos electrnicos o la aplicacin de las normas internacionales relacionadas. Estamos aqu porque Bogot es una ciudad que mira al porvenir, y eso nos obliga a sentar las lneas de base para la estructuracin de Centros Documentales con capacidad humana y tcnica en cada una de las 91 instancias de la ciudad y porque tenemos la obligacin de consolidar un verdadero Sistema Distrital de Gestin Documental y Archivo. Y debemos hacerlo de cara nuestra realidad presente y mirando al futuro si no queremos que nos sorprenda el maana sin estar listos. En este punto, en nombre de la Alcalda Mayor de Bogot quiero expresar nuestro reconocimiento a la Universidad de La Salle que hoy nos acoge y es nuestro aliado acadmico en la materia, particularmente al Hermano Rector Carlos Gabriel Gmez y al equipo de trabajo del Programa de Ciencias de la Informacin, liderado por los profesores Ruth Helena Vallejo, Carlos Alberto Zapata y Julio Parra. Su esfuerzo ha permitido concretar este resultado y proveernos temas verdaderamente nuevos para ir ms all de la frontera de lo conocido en el pas. Junto a ellos, a nuestro equipo del Archivo de Bogot: a John Cuervo, Margoth Guerrero, Mara Paola Surez, Annabella Otero y su Director, Francisco Osuna, gracias por su esfuerzo, ha valido la pena. Estamos especialmente complacidos de contar con un grupo de expertos internacionales de tantas calidades. En nombre del Alcalde Mayor Samuel Moreno Rojas y en el mo propio quiero darles la ms calurosa bienvenida a
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Bogot y expresarles nuestro reconocimiento por su colaboracin generosa, que la ciudad agradece. Muchas gracias a las doctoras Manuela Moro de la Universidad de Salamanca, Rita M. Cacas, del Archivo Nacional de los Estados Unidos, Martha Blandn, del Gobierno de la ciudad de Toronto, Luciana Duranti, de la Universidad de British Columbia, Alicia Barnard, miembro del Proyecto Interpares, Pilar Snchez directora del Servicio de Archivos Administrativos y Documentacin del Principado de Asturias y a los Profesores Vicent Gimnez Chornet, Historiador y Archivero Espaol, Luis Fernando Jan, de la Universidad de Costa Rica, Jos Luis Bonal Zazo, de la Universidad de Extremadura, John Roberts, de la Asociacin Australiana de Archivistas, Jim Suderman, de la Universidad de British Columbia, Jeimy Cano, de la de la Universidad de los Andes y Hugo Carrin, consultor del Instituto Internacional para la Comunicacin y el Desarrollo. Apreciados participantes: este auditorio est compuesto principalmente por los equipos de trabajo de las entidades de todos los sectores de la Administracin del Distrito Capital. Para ustedes hemos preparado cuidadosamente este Seminario y hemos desarrollado un trabajo previo de cuatro talleres hasta llegar hoy aqu. Como muchos sabrn, soy buen aficionado del ftbol e hincha leal del mejor equipo del mundo, por supuesto, el Santafecito lindo. En el lenguaje del ftbol les digo que tienen ante ustedes una alineacin de lujo en esta materia. Les motivo a que aprovechen al mximo el instrumento valiossimo para nuestro trabajo que es este Seminario y cada una de las actividades y talleres de estos das. En esta ciudad, llena de necesidades, de urgencias y de requerimientos, ustedes son un instrumento fundamental para que la accin del Estado llegue a las personas y cumpla su misin; y son tambin una pieza clave en el engranaje que construye la memoria. Muchas veces lo he dicho: sin memoria no hay futuro por hacer. Hay que prepararnos para el presente y para el maana, teniendo presente nuestro compromiso de sentido, la razn de ser de nuestro trabajo. Por eso estamos aqu y en ello, les deseo los mejores xitos.
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Hno. CARLOS GMEZ RESTREPO

Rector Univresidad de La Salle
Muy apreciados amigos, Quiero darles a ustedes una especial y calurosa bienvenida a la Universidad de La Salle. Cada ciencia es un pequeo mundo con historia y cambios revolucionarios. Sabemos que en la poca clsica aparecieron los primeros depsitos de archivos. Fue en ese perodo, al instaurarse los primeros Estados y tras ellos las primeras burocracias, cuando la necesidad de preservar la memoria y con ella la legalidad de los gobernantes se hizo imperante. Teniendo como hogar los palacios antiguos, desde el Archeion griego y el Tabularium romano, los archivos crecieron en importancia y tomaron un lugar capital en la sociedad, a veces como instrumentos jurdico-administrativos, a veces como cuerpos representativos de autoridad. De aquellas pocas antiguas de inscripciones en piedra, papiros y pergaminos, en donde se documentaban las tradiciones, relatos y leyes, tenemos hoy a un panorama diferente, trasformado radicalmente por la sociedad de la informacin; una sociedad descentralizada y de mltiples fuentes. La evolucin histrica de la archivstica, tal como la evolucin del conocimiento mismo, ha fluctuado entre pocas oscuras y grandes avances tcnicos, pero siempre jugando un rol imprescindible en las sociedades. Los archivos hoy en da estn ligados ntimamente a los procesos democrticos de una nacin. Desde memorias constitucionales, hasta los testimonios de reconciliacin
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en los procesos de paz, la archivstica ha asumido la responsabilidad de la preservacin y el libre y democrtico acceso a la informacin en cualquier orden. Sin embargo nuevos retos se dibujan en la actualidad para esta disciplina a partir del advenimiento de las recientes tecnologas. Somos hoy testigos de la desmaterializacin*1del documento; el papel ha dado el salto a su equivalente digital. Los actuales recursos nos han puesto en el escenario de lo electrnico. Un cambio que cada vez ms se integra en los procesos empresariales y pblicos, reclamando una mejor y ms oportuna forma de gestionar y tratar la informacin. De esta manera nuevas estrategias de organizacin se estn abriendo paso, y con ellas nuevas formas de conocimiento y conservacin de la memoria histrica. Es un deber y un llamado que compromete el trabajo de los profesionales del rea, no slo en tanto modifica sus formas e instrumentos, sino cuando los vincula con nuevos roles ticos y procesos sociales que semejantes transformaciones implican. La Universidad de La Salle se coloca as, a la vanguardia las nuevas tendencias y responsabilidades, con la instalacin de este, el I Seminario Internacional de Archivos y Documentos Electrnicos. Y desde la fructfera sociedad con la ilustre institucin del Archivo Nacional, pretende forjar nuevas ideas, polticas y espacios donde fortalecer, acrecentar y aplicar los nuevos conocimientos y procedimientos del mundo de la archivstica. Agradezco su presencia, y auguro el mejor de los xitos en este espacio.
En, Gestin de archivos electrnicos: Situacin en la administracin central Archivo General de la Nacin.
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ARTICULOS
Manuela Moro Cabrero Pilar Snchez Vicente Jonh Roberts Jim Suderman Rita M. Cacas Martha Blandn Luciana Duranti
Vicent Gimnez Chornet Jos Luis Bonal Alicia Barnard Hugo Carrin Gordn Carlos Alberto Zapata Luis Fernando Jan
ALCANCE Y DESARROLLO FUTURO

de la normativa de gestin de documentos ISO 15489
Por. Manuela Moro Cabrero Universidad de Salamanca (Espaa)
Presciencia era el conocimiento de las cosas futuras o el saber previo de los acontecimientos a ciencia cierta. No s si eso existe, pero a veces, tambin se nombra lo que no existe, y entonces nace la incertidumbre. 1 Javier Maras, 2008 El archivo ha sido siempre un aval y como todo aval, un aval de porvenir2 Jacques. Derrida; 1994
Parafraseando a Javier Maras y muy lejos de su buen oficio de escritor, en una tierra como la presente, madre de grandes escritores, responsable de habernos transportado desde nuestras ciudades al paisaje de Aracataca o al ms sugerente de Cartagena de Indias, de hacernos desear oler la guayaba en la asptica, escptica, desgastada y lejana Europa, venimos a hablarles a Ustedes sobre lo que existe y, posiblemente tambin, sobre lo que no existe. A diferencia de Ustedes, no nos caracterizamos por poseer facultades de orador o cuentista, quiz, porque nuestra condicin de europeos, a nuestro entender, nos incapacita, pese a que nos apasione, para el realismo mgico; aunque hoy intentaremos emular a otro significativo escritor: F. Kafka, por tratarse de un
1 2 MARAS: Tu rostro maana. I Fiebre y lanza. Barcelona: Debolsillo, 2008; p. 357 Jacques Derrida: Mal de archivo. Una impresin freudiana, Conferencias pronunciadas en 1994. Edicin digital de Derrida en Castel ano. Editado en Londres, 1996. [.Accesible en lnea]
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cercano presdigitador europeo, ofrecindoles un pequeo juego de magia sobre una familia tan singular como es la familia ISO 15489 y con el objetivo de aportarles slidas razones para demostrarles que a esta familia no le ocurrir lo mismo que a Gregorio Samsa, quin como de todos es conocido qued paralizado una buena maana. No en vano nos enseaba M. Proust3 que un hombre que duerme est rodeado por el hilo de las horas, el orden de los aos y de los mundos mostrndonos la relatividad de su desorden y sus efectos cuando sealaba el desorden en los mundos desorbitados ser completo. Lejos de nuestra intencin est el generarles desordenes e incertidumbres al tratar el futuro de la normativa ISO 15489, aunque no podemos evitar reflexionar sobre sus posibles presciencias y para ello ser obligado desordenar el orbe de este universo normativo. El mejor modo que se me ocurre al presentarles a Ustedes el alcance y devenir de esta normativa, es el de considerarla un autntico aval de porvenir en una organizacin. Con esta presentacin, otorgamos a este modelo, siendo fieles a Derrida, idntica singularidad a la que l concedi al concepto de archivo, y es que, aunque slo sea por la cantidad de trabajo que ha representado su concrecin y representa en nuestros das, por el esfuerzo comn que ha supuesto su difusin e implantacin en la comunidad internacional y por el grado de motivacin e inters que despierta, merecera tal caracterizacin. Al fin y al cabo, estamos, de algn modo, deconstruyendo la esencia de la normativa con el nimo de predecirle un futuro. Este cdigo de buenas prcticas de gestin de documentos, de alcance internacional y uso facultativo, detalla los principios, fundamentos y metodologa bsica para asegurar una adecuada gestin del record tradicional, digital o electrnico-desde su nacimiento hasta su conservacin, eliminacin o borrado y lo hace con la seguridad de ser de utilidad a todo tipo de organizaciones, con independencia de su volumen, naturaleza jurdica, econmica o territorial. Por articularse en un estndar ISO4, dicho cdigo puede coordinarse para afrontar los requisitos informativos subyacentes en otros cdigos de gestin adoptados en las organizaciones y es, precisamente, su capacidad de armonizacin la que nos permite considerarlo, en un contexto de cambio acelerado marcado por incertidumbres, un AVAL del porvenir; en suma, se ordena su universo para hacer factible la planificacin, diseo, implantacin y evaluacin de un sistema
3 4 Marcel Proust: En busca del tiempo perdido. 1. Por la parte de Swann. Barcelona Cdigos cuya elaboracin se caracteriza por la confluencia del trabajo de representantes de diversos profesionales provenientes de mltiples sectores, contribuyendo a la concrecin de contenidos ampliamente consensuados.
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eficiente de gestin de documentos en una organizacin; se trata de un universo operativo basado en programas de gestin y desplegado mediante un conjunto normativo conformado por normas e informes tcnicos que se articulan bajo un consensuado y comn paraguas terminolgico, a fin de eliminar los retos impuestos por su mundializacin5 con objeto de demostrar estas aseveraciones hemos definido los objetivos siguientes: Reflexionar sobre aquellas realidades y cambios acaecidos en las organizaciones que justifiquen la importancia de la informacin en las mismas, de tal modo que seamos capaces de vislumbrar el valor que esta ltima adquiere; Analizar los aspectos crticos qu dotan al modelo normalizado de su capacidad armonizadora y ventajosa; e Identificar y mostrar algunas de las principales analogas y sinergias de los cdigos de buenas prcticas de gestin, imperantes en las organizaciones, aunque, esto s, debern perdonar nuestro atrevimiento, lo haremos basndonos en sus posibles presciencias.
El logro de los objetivos nos permitir verificar las premisas que a continuacin se enuncian: a) Las organizaciones estn supeditadas a mltiples requisitos informativos en su gestin; b) La gestin de documentos supone un valor estratgico aadido en las organizaciones; c) La gestin normalizada de documentos contribuye a asegurar los requisitos de gestin de otros cdigos de buenas prcticas adoptados por las organizaciones. Para el logro de los objetivos trazados y la verificacin de las hiptesis hemos adoptado la estructura expositiva que seguidamente detallamos. En primer trmino, afrontamos los requisitos y realidades de informacin que son visibles en las organizaciones para pasar, a continuacin, a estudiar el modo en que el modelo normalizado de gestin contribuye a dar respuesta a las necesidades de gestin de los documentos en las organizaciones. Finalmente, se estudiar la capacidad armonizadora de la nueva propuesta de gestin normalizada, mediante el anlisis de las analogas subyacentes en los siguientes cdigos de buenas prcticas:
5 El lector interesado puede consultar sobre la problemtica de la terminologa el artculo de A. Delgado, donde precisamente se sealan algunos de los problemas de traduccin de naturaleza terminolgica planteados ante un contexto de universalizacin de conceptos en el que los contextos difieren. Vase Alejandro Delgado La indeterminacin de la traduccin archivstica. El profesional de la informacin, vol. 16, n 1, 2007, pgs. 39-46 lectores, 200S, pg. 13.
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ISO 27000, ISO 9000 e ISO 14000. A modo de conclusin, reflexionamos sobre las sinergias establecidas entre el modelo normalizado y las realidades de gestin de la informacin existentes en las organizaciones.
u REALIDADES Y REQUISITOS DE INFORMACIN EN UN CONTEXTO DE CAMBIO ORGANIZACIONAL

La importancia que la informacin adquiere en las organizaciones es observable al considerar aspectos tales como cantidad, calidad, seguridad o, incluso, la naturaleza de realidades especficas en las que se imbrican dichas organizaciones. Al tomar como referente la cantidad de informacin, es posible destacar que el volumen de informacin generado y consultado durante la toma de decisiones es cada vez mayor, adquiriendo vital trascendencia en la gestin de negocios. En este sentido, diariamente circulan 35.000 millones de correos electrnicos a nivel mundial6. Slo en nuestra Universidad cada jornada y me imagino que en la presente de La Salle habr un comportamiento proporcionado y similarse gestionan un milln diario de correos, transformadores del espacio pblico y privado de la comunidad universitaria y en suma, desde una perspectiva global, de la humanidad; cantidades que deben ser analizadas como turbulencias radicales e interminables () de lo accesible y de lo inaccesible.7 Ciertamente! Buena parte de la informacin que se produce, registrada tanto en papel (en descenso) como en formato electrnico (en aumento), est relacionada con la gestin de negocios y se circunscribe al mbito de oficina. Exponemos un ejemplo significativo: La contratacin de un Airbus comercial A320, similar al que ameriz con xito recientemente en el ro Hubson, representa en Francia 120.000 pginas de originales, 8.000 Kg de papel, 2.000 casetes y 100.000 cartas y sobres de ventana.8
6 Jim Davis, Gloria J. Millar y Allan Russell: La Revolucin de la Informacin. Cmo utilizar el modelo de evolucin de la informacin para que su empresa crezca. Barcelona: Bresca Profit, 200S, pg. 21. Jacques Derrida: Mal de Archivo ... ; opus cit., pg. 11. cita textual en itlica. Adaptada al uso de la comunidad universitaria. Ofreciendo datos de una conferencia de P. Gravier citados en Michel Cattan: La empresa y sus datos tcnicos. Mtodos para una documentacin controlada. Madrid: AENOR; 2005, pg. 5
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De acuerdo al grado de burocratizacin en cada pas el volumen variar, si bien conviene sealar que slo de este modelo existan a fecha de julio del 2008, 3.572 ejemplares. Se comprende, desde esta perspectiva del volumen e importancia de la informacin, que los procesos de control, actualizacin y servicio de los documentos que se generan en las organizaciones lleven asociados tanto determinados costes adicionales como cuantificables beneficios; considerando costes y beneficios, afirmamos que el clima empresarial penaliza ms que nunca la ineficiencia y la lentitud en las decisiones. En esta tesitura, muchas organizaciones no han sabido adaptar sus modelos de gestin de la informacin a su exponencial crecimiento as como a las nuevas demandas de almacenamiento y recuperacin, por lo que las viejas frmulas utilizadas para gestionar la informacin no les funcionan en el presente; hecho que las obliga a orientarse a auditar la calidad de sus mtodos y a buscar soluciones de mejora de los mismos. La relevancia de la informacin excede a los compromisos de crecimiento exponencial de la mismas; hechos tan significativos como los experimentados por grandes compaas como Enron, Arthur Andersen o como otros tantos casos que acontecen a nivel nacional y son pasto del ms duro periodismo, (permisos de vuelos camino de Guantnamo), desvelan la importancia de la gestin de los documentos como avales de determinadas aptitudes ante los hechos y para verificar la ausencia o existencia de comportamientos altamente reprobables. En definitiva, como garantes de transparencia, tica social o buen gobierno o como testigos de su ausencia. Pero, adems, las administraciones no slo deben centrarse en los usuarios sino que, adems, y con la finalidad de facilitarles el acceso a los documentos, deben de disponer de una excelente organizacin interna9. Esta tendencia es observable si consideramos que en los entornos de trabajo empresarial inciden mltiples realidades sobre las que una gestin de la informacin eficiente repercutira de modo estratgico. Como ejemplo sealamos una realidad cambiante en cualquier organizacin: los ciclos de negocio se
9 En este sentido se expresaba en el 2003 C. Bustelo cuando, analizando perspectivas, sealaba que Hasta ahora en Espaa, en la concepcin de un sistema global, se ha dado ms importancia a la parte que afecta a la relacin con los usuarios o front office, que a la organizacin interna que da soporte al sistema o back-office. Vase al respecto: C. Bustelo Ruesta: Gestin documental y gestin de contenidos en las empresas: estado del arte 2002 y perspectiva para el 2003 en El profesional de la Informacin, vol. 12, n 2, 2003, pg. 119.
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acortan de tal forma que los plazos entre la idea y la comercializacin de un producto/servicio se miden en semanas; en nuestros das, los ciclos de gestin se reducen debido a que los competidores entran en escena10. En estos ciclos se exige la redefinicin del modelo y de su dinmica informativa basada en el movimiento de datos que tanto se almacenan como fluyen en la organizacin. De este modo, la informacin no se considera un subproducto sino que adquiere un valor primordial porque favorece la gestin rpida e inteligente, permitiendo la innovacin. Se tratara de lograr ms beneficios con menos recursos. Recordemos que de una naranja no se puede extraer ms zumo del que la naranja contiene, por tanto, resulta imprescindible olvidarse de la misma sin insistir en obtener unas gotas de ms a la par que se busca otra naranja que exprimir y sobre la que obtener mayores beneficios. La gestin de los documentos favorece el acceso a la informacin que afecta a las decisiones permitiendo una perspectiva comparativa lo ms amplia posible. En suma, la informacin propia sobre clientes, proveedores, estrategias y ventas es considerada por estas organizaciones como el fundamento del xito; esto es, y retomando el ejemplo utilizado para explicar su rentabilidad, es examinada como otra posible naranja que exprimir una vez superados los efectos de rentabilidad sobre otros recursos tangibles. Por otro lado es conveniente sealar que las organizaciones, insertas y caracterizadas por mltiples realidades de su sistema o sistemas informativos presentan, en nuestros das, heterogneos niveles de gestin de su informacin. Mientras que algunas de ellas, todava se cien al mero nivel operativo de manejo de datos, centrando su gestin en la tarea o conjunto de tareas asignadas a un puesto de trabajo, administrando puntualmente los problemas diarios, una gran mayora de las organizaciones, a nuestro juicio, han consolidado un modelo de gestin de datos, de medidas y de registros o estndares especficos reconocibles en la funcin o departamento, gestionando dicha informacin en el ciclo de la funcin o/y mbito departamental. Otras, en un nmero menor, sin embargo, tienden a integrar la informacin respetando un modelo corporativo y asumiendo otros requisitos informativos funcionales o necesidades afines a otros departamentos o/y procesos en su conjunto, para hacer factible ciclos anuales de gestin corporativa. Un nmero muy reducido tiende a generar modelos de optimizacin de la informacin en las corporaciones y el mercado exterior. En esta
10 En esta lnea se expresa A. D Als-Moner cuando seala que la virtualidad y dinmica de Internet harn que muchas empresas aparezcan y desaparezcan con gran rapidez, hacindose y deshacindose nos recuerda la autora utilizando el smil de una pelcula. Vase: Adela D Als-Moner: El profesional del siglo XXI al servicio de la sociedad y de las organizaciones. El profesional de la Informacin, vol. 1 O, n 12, 2001, pg. 26.
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lnea, J. Davis, G. Millar y A. Russell enuncian que un 70% de las organizaciones no sobrepasan el nivel informativo de actuacin departamental11. En las organizaciones, adems, se adoptan modelos de gestin que requieren requisitos especficos de informacin para su viabilidad. Esta tendencia es claramente perceptible en lo referente a la adopcin de otros cdigos de buenas prcticas. Buena muestra de ello es el modelo normalizado de diseo e implantacin de un sistema de calidad, donde la informacin es considerada un recurso esencial para alcanzar calidad; tal y como se especifica en el enunciado 6.1.2 de la normativa ISO 9004, o en el 6.5 cuando se articula las obligaciones de la direccin sealando lo siguiente: La direccin debera tratar los datos como un recurso fundamental para su conversin en informacin y para el desarrollo continuo del conocimiento de una organizacin, el cual es esencial para la toma de decisiones basada en hechos y adems puede estimular la innovacin12. Sin lugar a dudas, damos la razn a A. DAls Moner cuando al reflexionar sobre el profesional del siglo XXI destaca que ya no es suficiente gestionar de manera ms o menos eficaz un servicio de informacin, sino que hay que ser capaz de situarse en el corazn de la organizacin, ser un elemento central que incide en su crecimiento. Este modo de entender la actuacin del profesional ante la informacin en las organizaciones caracteriza a un modelo de servicio (y se entiende que de tratamiento tcnico) integrador y corporativo.13
u ESTRATEGIAS DE GESTIN DE DOCUMENTOS EN LA TOMA DE DECISIONES

La necesidad de redefinir y ensanchar el concepto de documento surge en las postrimeras del siglo XX ante el impacto provocado por los entornos electrnicos y otros cambios acaecidos, tanto en la oficina, tal y como seala
11 J. Davis, G. Millar y A. Russel : La Revolucin ... ; 2008, pg. 28. Estos autores establecen una escala de 5 niveles en ascenso por su alcance y consistencia (de menor a mayor: accin puntual, accin departamental, nivel integrador, nivel de optimizacin y nivel innovador) ubicando a la mayora de las organizaciones en el segundo nivel. 12 UNE-ISO 9004: 2000. Sistemas de gestin de la calidad. Directrices para la mejora del desempeo. Madrid: AENOR; 2000.
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Rondinelli14 citando a Wendy Duff, como en el modelo archivstico imperante. La gestin de los documentos, en la que stos ltimos son considerados como testimonios de informacin de actividades que son susceptibles de ser trabajados en las organizaciones desde su creacin, ha venido siendo defendida en los diferentes modelos de gestin de documentos de la comunidad internacional. A modo de ejemplo citamos lneas de estudio representadas por publicaciones del tipo The Information Management Journal de ARMA hasta manuales tan conocidos del Canad, como hemos podido observar, de la mano de M. Roberge. Este ltimo autor entiende la gestin documental como la gestin de un sistema de informacin (o microsistema donde es posible identificar subsistemas) orientado a hacer factible la toma de decisiones15. En Espaa, durante el siglo XX, la labor de defensa del documento administrativo ha venido realizndose por mltiples y respetados/as archiveros/as de reconocido prestigio, tales como D Antonia Heredia o D M Luisa Conde Villaverde entre otras. Esta ponente, en el 97, defenda, mediante un estudio especfico sobre la gestin de la informacin en la empresa, un modelo de gestin de la informacin en las organizaciones basado en la calidad16 donde se subrayaba el valor de la informacin como recurso estratgico. Las tendencias en gestin de la informacin y documentacin en las organizaciones sealadas por C. Bustelo y E. Garca-Morales, para sustentar precisamente este valor estratgico, desvelan la importancia de la gestin de contenidos, del back-office, la aceptacin del documento electrnico que permite mantener una oficina con menos papeles17, aunque obliga a gestionar
14 Adela DAls-Moner; El profesional del S. XX!. .. Opus cit. P. 28. Rosely Curi Rondinelly: Gerenciamento Arquivstico de Documentos Eletrnicos. Uma abordagem terica da diplomtica arquivstica contempornea. 3a ed. Ro de Janeiro: Editora FGV; 2005, pp. 50. 15 Michel Roberge: La gestion de linformation administrative: application globate, systemique et systmatique. Qubec: Documentor; 1992, informacin actualizada en Lessentiel de la gestion documentaire. Qubec: ed. Gestar; 2002. Este autor, actualiza su ltimo manual con objeto de compatibilizado con la normativa ISO 15489 Y de actualizar contenidos, orientndolo hacia la integracin de la gestin para hacer calidad y dar respuesta a otros factores bsicos de gestin organizacional. 16 Manuela Moro Cabero: El archivo de empresa: un recurso a considerar desde la perspectiva TQM (Total Quality Management). Revista General de Informacin y documentacin. Vol. 7, n 2. Universidad Complutense. Madrid. 1997, pgs. 257-275. 17 A este respecto sealamos para esa misma poca un estudio elaborado por el equipo de investigacin dirigido por Hal Varian de la Escuela de Gestin y Sistemas de Informacin de la Universidad de California- Berkeley en el que se distingue que es el 43% de la documentacin producida en papel, documentacin de oficina. Esto es, conocimiento explicitado. Documento accesible en red <www.sims. Berkeley.edu/research/projects/how-much-info/> (fecha de consulta: 10-02-2008)
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dos sistemas de archivo; Precisamente por ello, se ampla la necesidad de procesar la informacin no estructurada (los records), cuya importancia favorece que no sean los informticos precisamente, los encargados de su gestin, asumiendo las tecnologas como herramientas y no como panacea de todo tipo de soluciones de gestin; se presupone en esta idea una manifiesta incapacidad del informtico para asumir funciones informativas, para favorecer la accesibilidad a la informacin, as como para posibilitar su tratamiento tcnico considerando su ciclo de vida completo.18 En esta lnea de pensamiento, Theo Thomassen, define el objeto de trabajo archivstico como informacin vinculada a un proceso, siendo su unidad el documento de archivo y su objetivo conseguir informacin de alta calidad. Dicha informacin se conseguir mediante el uso de mtodos tales como el principio de procedencia como recurso informativo de alta calidad. Theo Thomassen entiende este modelo de postcustodia del documento19 como un nuevo paradigma que responde a cambios tales que no son posibles resolver dando mayor complejidad al paradigma existente en el siglo XX. Arquetipo conceptual, en el que, tal y como hemos subrayado, los conceptos de informacin y de sistemas de gestin de la informacin haban sido trabajados, pero en el que el desarrollo de las TIC20, los nuevos modelos de gestin extendidos en las organizaciones21, cierta
18 Carlota Bustelo Ruesta y Elisa Garca-Morales Huidobro: Tendencias en la gestin de la informacin, la documentacin y el conocimiento en las organizaciones El profesional de la informacin, vol. 10, n 12, 2001, pgs. 4-7. 19 The development of archival Science and its European dimensin. Citado en: A. DELGADO: El paradigma postmoderno en teora archivistica, y sus repercusiones conceptuales y prcticas, en TRIA, 2006-2007. pp. 24 Y ss. 20 Que permiten una dualidad de sistemas y en la que en esas oficinas con menos papeles se generan a la vez objetos (documentos) sobre los que no es posible aplicar los mtodos tradicionales (nos referimos a los principios, ya que dichos objetos son carentes de estructura fsica, tienen un carcter distribuido y estn dotados de cierta multifinalidad. Ejemplo de ello puede ser una base de datos alimentada desde varias unidades Quin es el productor? Otro ejemplo evidente nos lo ofrece el documento que no es generado de modo secuencial sino mediante combinacin no lineal de componentes digitales. Cul es el orden original? Otros problemas de los documentos surgen si evaluamos aspectos tales como: cuestiones ticas y legales, problemas en asegurar la autenticacin del documento o en armonizar el derecho internacional sobre digitalizacin. Vase al respecto a Terry Cook: What is Past is Prologue: A History of Archival Ideas Since 1898, and the Future Paradigm Shift en Archivaria n 43, 1997, Archival Science and Psotmodernism: New formulations for old concepts en Archival Science, vol. 1 n 1, 2001 (version en espaol en Tbula n 10, 2007) 21 Una cultura corporativa en la que predomina la desburocratizacin de las burocracias con desestructuracin de las jerarquas y la externa/izacin de servicios y requisitos de gestin ms amplios (gestin distribuida de responsabilidades funcionales).
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desconfianza hacia el poder22 que lleva asociados determinados requisitos de conservar la evidencia pero tambin de transparencia de los sistemas de informacin, as como el valor que se concede al capital humano, dotado de competencias y autntico generador-transmisor de conocimiento tcito y explcito, presuponen nuevos requisitos de gestin de la documentacin que no parecen haber sido resueltos bajo aadidos a los arquetipos conocidos. En este sentido damos la razn a J. Derrida cuando confirma que el archivo trabaja siempre y a priori contra s mismo, aunque matizando la idea: el archivo trabaja contra lo que conoce Es posible interpretarlo de otro modo? La respuesta es No, ya que el archivo responde a las necesidades de realidades cambiantes, de incertidumbres, de lo que existe, pero tambin de lo que no existe (este desorden del orden desordenado que nos enunciaba Proust). En otro foro de carcter internacional23, hace unos aos presentbamos una idea en la que venamos trabajando, centrada en la gestin del documento de archivo, caracterizando a aquella con la aplicacin de un concepto econmico social ligado a los comportamientos empresariales de bsqueda de rentabilidad: su deslocalizacin24; esto es, se propona analizar al archivo ms all de su potencial fsico, considerndolo armonizado con otros modelos de gestin; destacando su capacidad de generar valor aadido mediante una gestin distribuida de sus responsabilidades en toda la organizacin y asumiendo los nuevos requisitos de gestin. Desde esta perspectiva, damos la razn a J. Derrida cuando afirma: No hay archivo sin un lugar de consignacin, sin una tcnica de repeticin y sin una cierta exterioridad. Ningn archivo sin afuera; Y es que existe esa exterioridad, a la que de algn modo durante aos hemos puesto puertas en nuestra condicin de cancerberos, de guardianes (recordemos el ttulo de la revista Janus y el significante de esta deidad como guardin del lar familiar as como su consiguiente ubicacin); Se trata de un afuera que nos reclama y nos predispone hacia un significativo porvenir. Ya que en ese afuera existen un conjunto
22 Justificando asi la necesidad de mantener la evidencia a efectos de responsabilidad y memoria, de transparencia y gobernanza as como de rendicin de cuentas. 23 ICA.Seminario Internacional de Arquivos de Tradicao Ibrica, M. Moro Cabero: Diseo de un mapa estratgico de procesos para un archivo sostenible. Octubre. 2005. Lisboa. Ed. CD-Rom. 24 Debe entenderse como el cambio de lugar del centro de funcionamiento y de produccin motivado por la bsqueda de mayor rentabilidad sobre los recursos y, por lo tanto, sobre los resultados econmicos o de inversin.
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de necesidades debido al aumento exponencial de la informacin, tal y como ha sido consignado con anterioridad; a la importancia de la evaluacin cientfica de dicha informacin (uso, soporte y lugar de almacenamiento-conservacin); a la primaca de asegurar evidencias que permitan testimoniar mediante registros las actividades de negocio en el presente pero tambin desde amplias retrospectivas con objeto de subrayar el patrimonio institucional o la memoria social de un territorio; a la rapidez exigida en la recuperacin de la informacin estratgica y operativa con objeto de minimizar riesgos econmicos por prdida de tiempo, de precisin o ajuste de informacin corporativa, prdida de clientes o insatisfaccin ante un servicio inadecuado; a la aplicacin de mltiples leyes y reglamentos, locales, federales o autonmicos nacionales e internacionales que rigen la creacin, almacenamiento, acceso y disposicin de la informacin que testimonia las actividades de negocio resultado de operaciones, a su vez, locales, nacionales, internacionales; a la existencia, tal y como se ha indicado previamente de una organizacin que vive mltiples realidades y en la que incide la informacin desde heterogneas dimensiones (la infraestructura tecnolgica que es herramienta de procesamiento, almacenamiento y conservacin; la cultura corporativa, la gestin del conocimiento: polticas y arquitectura de procesos, el capital humano) y en una multiplicidad de niveles en funcin de los ajustes de estas dimensiones. En esta tesitura en la que existen estas necesidades a las que no se les ha sabido dar la adecuada cobertura archivstica, el modelo del continuo ofrece respuestas ms o menos armonizadas. De este modo, cuando en el 96 Frank Upward25 publica el modelo del continuo de los documentos en el que se sealan las 4 dimensiones que interactan unas con otras: crear, capturar, organizar y pluralizar, responde asumiendo las dimensiones delimitadoras de la informacin: infraestructura, conocimiento, capital humano, cultura corporativa, en los 2 ejes representativos de las 4 dimensiones de trabajo sobre la informacin: creacin de datos, captura de los mismos, organizacin corporativa y socializacin con el exterior a posibles niveles de necesidades en la organizacin. Esta propuesta la realiza desde una perspectiva creativa e innovadora, asumiendo la importancia de apartarse de cnones nicos y leyes universales, sealando que la custodia puede ser explorada como un aspecto de la identificacin, control y accesibilidad pero bajo un pensamiento ms amplio del utilizado, porque cree que la ciencia archivstica debe de ser revisable como cualquier ciencia de conocimiento. En esta lnea se
25 Franck Upward: Estructurar el Continuo de los Registros- Primera parte: principios y propiedades Postcustodiales. Traduccin de A. Delgado Grnez. (edicin original en Archives and Manuscripts, vol. 24, n 2, 1996). Archivo Municipal de Cartagena. Materiales. Textos (Consulta: 10:02:2009). < http: archivocartagena. es/ jopac/ materiales/ textos?action2 - actionlistadotextos>
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expresa el gur Eliyahu M. Goldrat cuando seala Siempre que creemos haber llegado a respuestas definitivas, se detiene el progreso la ciencia y el mejor entendimiento de lo que nos rodea. Retomando el diagrama multidimensional defendido por Upward, sealamos que la dimensin de crear datos est estrechamente relacionada con las exigencias de un puesto de trabajo en el que predomina la ejecucin de la tarea y donde el dato es vital en la accin cotidiana. La dimensin de captura de los mismos ensancha la gestin de la informacin hasta el lmite departamental, siendo datos y documentos el centro de su gestin en pos de responder a las necesidades de una funcin o de una actividad compleja. La dimensin organizadora, permite dar respuesta a las exigencias informativas de un nivel de actuacin integrador y corporativo. La informacin sujeta a un proceso o mapa de procesos debe fluir en la organizacin para evitar obstculos y ausencias informativas que limiten la toma de decisiones (casi siempre de carcter estratgico e incidiendo sobre lo operativo) y debe hacerlo subrayando la importancia de optimizacin de recursos, ventajas y competencia. Por otro lado, la dimensin de pluralizacin asegura el patrimonio social. Esta dimensin puede tener correlaciones diversas con niveles de necesidades de gestin informativa relacionados con la innovacin, ya que no es posible alcanzar estos niveles en las organizaciones, si no se considera a las mismas, como autnticos sistemas abiertos que inciden en otras organizaciones a la vez que son modificadas por la accin del entorno. Estas 4 dimensiones que responden a varios niveles de exigencia de gestin de la informacin en las organizaciones confluyen y son multidimensionales, ya que el dato que se crea es a la vez capturado, integrado en un sistema corporativo y a priori puede estar caracterizado por una dimensin de patrimonio social, al menos para la empresa (informacin externa) en un primer momento o con posterioridad para la sociedad. Mediante la observacin de los principios defendidos en el nuevo modelo normalizado, trazados a partir de los objetivos a alcanzar en el Subcomit 11 del CT46 de ISO, podemos constatar esta tendencia sobre el alcance de la normativa ISO en los siguientes: aseguramiento de que la gestin de documentos alcance un valor estratgico para los negocios de una organizacin; integracin de la gestin documental con los procesos de negocio de una organizacin;
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creacin, incorporacin de documentos de forma fiable desde el punto de vista de la evidencia; aseguramiento del almacenamiento de los documentos de forma segura; aseguramiento de alcanzar una recuperacin adecuada en funcin de las necesidades existentes a largo plazo; armonizacin de la gestin de documentos con otras reas con intereses en el carcter probatorio; cumplimiento de los requisitos externos de terceras partes e interesados; gestin de los documentos histricos. (retrospectiva y memoria social).
Creemos que la enumeracin de los mismos es suficientemente explicativa de su alcance y armonizacin respecto a los intereses que una organizacin pueda/deba tener sobre su modelo de gestin de la informacin. Por otro lado, el conjunto de principios, que caracterizan un modelo de gestin basado en el modelo del continuo, est dirigido a hacer factibles estos objetivos en la medida en que se orientan a asegurar la evidencia de los documentos mediante una perspectiva sistmica y sistemtica. A este tenor, resulta muy interesante, con objeto de desvelar este valor aadido que implica el modelo, sealar la relacin de beneficios que son expuestos en la normativa ISO 15489-1, donde se indica de modo expreso que: un sistema de gestin de documentos de archivo se convierte en fuente de informacin sobre las actividades de la organizacin que puede servir de apoyo a posteriores actividades y toma de decisiones al tiempo que garantiza la asuncin de responsabilidades frente a las partes interesadas presentes y futuras. Se sealan en el enunciado 4 de la norma de Fundamentos diversas utilidades de los documentos de archivo destacando las siguientes26: contribuyen y facilitan la ejecucin de las acciones de forma, ordenada, eficaz y responsable;
26 Enunciado 4 de la norma. Vanse Beneficios de la gestin de documentos de archivo. ISO 15489 Parte 1. Se enumeran en su totalidad. Estos beneficios se recogen igualmente en el borrador actual de trabajo de la 2a revisin de la normativa bajo el enunciado 2.1 Rationale [or a Records Management 5ystem. En Records Management 5ystems- Fundamentals and vocabulary; 2008. (proyecto de borrador de la norma ISO 1548900.
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contribuyen a la prestacin de ser vicios de manera coherente y justa; apoyan y documentan la creacin de polticas y la toma de decisiones de gestin; cumplen con los requisitos legales, reglamentarios, fiscales, auditores e incluso archivsticos; proporcionan coherencia, continuidad y productividad a la gestin y a la administracin; apoyan el desarrollo efectivo de las actividades de negocio en toda la organizacin; sirven de apoyo en los litigios y en los programas de gestin de riesgos proporcionando evidencias o sealando las ausencias (con su inexistencia) de las actividades de negocio; protegen los intereses de la organizacin, de los clientes en su sentido ms amplio (clientes y plantilla) y de terceras partes o partes interesadas presentes y futuros; proporcionan las evidencias de las acciones personales, culturales y de las organizaciones; garantizan la continuidad en caso de catstrofe; sirven de apoyo y de documentacin para las actividades de I+D+i convirtindose en evidencias bsicas para determinar hallazgos de auditora; sirven de apoyo y documentan las actividades e identidades culturales, personales o corporativas; y apoyan y documentan la investigacin archivstica y mantienen en su conjunto una memoria corporativa, personal o colectiva.
La enumeracin de estos beneficios nos permite comprender su potencial y porvenir. Nos acerca a su presciencia ya que inciden directamente sobre la organizacin y el modelo de gestin existente, contribuyendo a mantener organizaciones cuyo sistema informativo sea capaz de aportar un valor aadido a pilares estratgicos tales como el conocimiento, la innovacin, la calidad, la gestin sostenible y la propia satisfaccin del cliente, percibido ste, en el sentido ms amplio del concepto (usuarios internos, externos, reales y potenciales, terceras partes, plantilla, etc.).
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u LA CAPACIDAD DE ARMONIZACIN DE LA FAMILIA ISO 15489

Desde la propuesta normativa australiana AS 4390:1996 sobre gestin de documentos, fuente original de las primeras normas ISO 15489:200127, a las nuevas propuestas de reconocimiento de una familia de normas de gestin de documentos -al modo de la familia ISO 27000 e ISO 9000-, han transcurrido un reducido nmero de aos. Si bien, la trayectoria de transformacin de las normas, dado el grado de complejidad adquirido por el conjunto normativo y su nivel de difusin geogrfica y aceptacin por los representantes de los gobiernos nacionales en materia de archivos, nos permite afirmar que su mayora de edad si no ha sido alcanzada con el modelo vigente, se alcanzar de modo definitivo y convincente con la nueva propuesta: estamos hablando de una estructura de normas del sistema de gestin de documentos, reconocida bajo las siglas RMS. Frente a la arquitectura que presentaba la familia australiana de normas AS 4390 centrada en responder mediante una estructura de 6 normas, a los fundamentos, principios, responsabilidades, requisitos y mtodos, la normativa vigente orquestada por el Organismo Internacional de Normalizacin bajo el referente conocido como ISO 15489 Gestin de documentos, adems de responder en la parte 1 (ISO 15489-1: 20012828) y 2 (ISO TR15489-2:200129) al porqu (razones y beneficios), al quin (responsabilidades y polticas), al qu (principios y requisitos del sistema de gestin) y al cmo (fases arquitectura de procesos e instrumentos), desarrolla nueva normativa complementaria y producida para hacer viable requisitos y mtodos. Con la primera parte se pretende informar a ejecutivos y responsables de direcciones adems de profesionales de gestin de documentos. La intencin es la de mostrarla como herramienta esencial para facilitar la incorporacin de los requisitos normativos, as como de los principios bsicos de gestin documental en los procesos de trabajo, en la arquitectura de procesos y en los sistemas de informacin de la organizacin. Buena muestra de su contenido
27 La relacin de normas UNE sobre 15489 es accesible mediante la publicacin que se referencia seguidamente. Gestin de documentos y evidencias electrnicas. CDROM, Madrid: AENOR, 2008. 28 Norma UNE ISO 15489:2006 Informacin y Documentacin. Gestin de documentos de archivo. Parte 1 Generalidades. Madrid: AENOR, 2006. (ISO 154891 :2001) 29 Norma UNE-ISO 154892: 2006 Informacin y documentacin. Gestin de documentos. Parte 2. Directrices (ISO/TR 15489-2: 2001)
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son los beneficios citados en el enunciado antecedente. La segunda parte, editada en la categora de informe tcnico, est planteada para ser utilizada por los gestores de documentos de archivo como referencia bsica para disear polticas, procedimientos, procesos e instrumentos resultantes de los mismos. Explicita directrices orientadas a generar las bases para una eficiente gestin de documentos, de tal modo que permita una gestin distribuida donde se asignen y deleguen responsabilidades entre las personas que generan, manipulan y consultan documentos. La aplicacin de la norma ha precisado generar otros cdigos o informes tcnicos de apoyo para el diseo e implementacin del modelo. Dichas especificaciones deben ser consideradas complementarias aunque de vital importancia para un correcto despliegue del sistema de gestin de documentos conforme a los requisitos regulados. En este contexto de apoyo surgen nuevos estndares metodolgicos y conceptuales que permiten, tanto el anlisis comparado del sistema de informacin imperante en una organizacin considerando sus metas, objetivos, funciones y procesos, como los fundamentos y mtodos necesarios para dar factibilidad al diseo y despliegue de los esquemas de metadatos (ISO 23081-1:2006 e ISO 23081-2: 200730). A su vez, estrechamente relacionadas con el modelo, aunque sin formar parte del mismo, han germinado otros proyectos normativos que completan los requisitos para una adecuada gestin de los documentos producidos en un entorno electrnico. De este modo, la preservacin de documentos a largo plazo, la digitalizacin, los formatos PDF, son otras tantas especificaciones que es preciso considerar; algunas de ellas se vienen realizando de modo conjunto, tanto por el SC11 del CT46 como por el SC3 del Comit Tcnico 17131.
30 UNEISO:23081-1 :2008 Informacin y documentacin. Procesos de gestin de documentos. Metadatos para la gestin de documentos. Parte 1. Principios. Madrid: AENOR, 2008. UNE-ISO 23081.2 Informacin y documentacin. Procesos de gestin de documentos. Metadatos para la gestin de documentos. Parte 2 Elementos de implementacin y conceptuales. Madrid: AENOR, 2008. La tercera parte se encuentra como borrador y est destinada a la evaluacin del cumplimiento del set de metadatos. En la ltima reunin -mayo 2008- del SC11 internacional esta tercera parte de la norma se dejo suspendida a la espera de los cambios acaecidos en la familia. 31 UNEISO 19005-1 :2008 Gestin de documentos. Formato de fichero de documentos electrnico para la conservacin a largo plazo. Parte 1: Uso del PDF 1.4 (PDF / A-1). UNE-ISO/ TR 15801 :2008 Conservacin a largo plazo de la informacin basada en documentos.
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En la normativa han aflorado varios productos de autoevaluacin, pero todos ellos han alcanzado nicamente el formato de borrador, ms o menos perfilados, aunque aparcados a la espera de crear una especificacin que responda a los controles normalizados en la nueva revisin32. La revisin de este conjunto normativo ha supuesto un cambio en su concepcin y alcance. En este marco de revisin, y ante una reflexin sobre la estructura que debe adoptar el conjunto de normas, surgen y se perfilan nuevas propuestas orientadas a conformar este conjunto de especificaciones como una familia especfica de normas de gestin ISO, al modo de la familia ISO 9000 Gestin de calidad-ISO 14000 Gestin de la sostenibilidad medioambiental-o de la familia ISO 27000 Gestin de la seguridad de la informacin. Estas normas mantienen una estructura comn, adems de un inters evidente en las organizaciones. De este modo, y al igual que en los otros cdigos se diferencian: fundamentos y terminologa, definicin de requisitos esenciales del modelo de gestin, determinacin de la metodologa para su diseo, implantacin, procedimientos de evaluacin y normativa o especificaciones complementarias o de apoyo que faciliten el despliegue del cdigo de buenas prcticas o en suma el modelo de gestin de calidad, de sostenibilidad, de seguridad de la informacin o de gestin de la informacin. El reconocimiento por parte de ISO de esta familia conlleva no slo la actualizacin de contenidos en el modelo sino la renovacin en su estructura, la redistribucin, ampliacin o adaptacin de contenidos. Una de las caractersticas de las familias de normas ISO y dada su singularidad es el reconocimiento inmediato de las mismas por su estructura y codificacin. Estas familias estn basadas en un sistema de normas similar, hecho que favorece su uso y asimilacin. En la tabla n 1 se incluye la correlacin con otros cdigos de buenas prcticas como es el caso de la familia ISO 9000 e ISO 2700033. Sealamos adems, que en el borrador de Requisitos34 se incluye un anexo en el que se seala la afinidad de requisitos documentales entre estos cdigos a partir de una doble perspectiva: una visin general de la actividad de gestionar documentos y una percepcin especfica sobre el control de la documentacin
32 Los borradores de la norma se presentan bajo las diferentes propuestas de los grupos de trabajo de cada nacin. La literatura producida slo es accesible a los mismos: Revisin ot 15015489: Scoping Papero. 33 No ha sido incluida la familia ISO 14000 aunque en el a se percibe una correlacin similar. 34 150 TC46/SC11. Records Management System-Requeriments; WD, 2008. Anexo B.
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en los modelos de gestin regulados por dichos cdigos. En este anexo son sealadas las secciones de la normativa de gestin de documentos donde se desarrolla la correlacin con mayor profusin. Estas son las siguientes: entorno normativo, incorporacin de los documentos al sistema, acceso, almacenamiento y preservacin, recuperacin y uso, conservacin y metadatos. De igual modo se detallan los enunciados y articulados correspondientes a las normas ISO 9001, ISO14001 e ISO 27001, tomadas como referencia de la comparacin35.
Tabla n 1: Comparacin de familias ISO basadas en sistemas de normas
Las analogas en estos cdigos son mltiples. Todos ellos tienen un origen comn bajo un organismo normalizador de alcance internacional, conformndose como normas genricas susceptibles de ser aplicadas en cualquier organizacin. Adems, todos ellos, tal y como hemos sealado mediante tabla, guardan una estructura similar y se basan en una metodologa idntica para su desarrollo, despliegue y control. En cada uno de los modelos, el ciclo PDCA de E. Deming-J.Juran es esencial, articulndose en las 4 etapas del ciclo: planificacin y diseo, implementacin, control y mejora de un sistema de gestin de calidad, de un sistema de gestin
35 Debe considerarse que en el conjunto de normas de estas familias aparecen mltiples correlaciones respecto a la necesidad de crear, gestionar, conservar y asegurar los documentos como evidencia de lo normalizado en las mismas. La confluencia es muy amplia.
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de la seguridad de la informacin, de un sistema de gestin de la sostenibilidad o de un sistema de gestin documental36. De igual forma, el anlisis de riesgos adquiere esencial protagonismo en cada uno de los cdigos; de tal modo que en la familia ISO 27000 ser un futuro estndar con entidad propia. En los entornos archivsticos el anlisis y gestin de riesgos ha sido desarrollado desde la perspectiva de asegurar la conservacin del documento y la continuidad de negocio. As, en este contexto, se ha trabajado una metodologa en la que se asegure la existencia de programas de prevencin de desastres y de gestin de documentos esenciales. Lgicamente, la gestin del riesgo en el entorno de una organizacin adquiere mayor relevancia en la medida en que aumenta la generacin-recepcin de documentacin; aunque son muchos los factores analizados en este ensayo que inciden y cuya combinacin resulta reveladora, destacamos: el valor o peso que adquiere la informacin en la toma de decisiones, la pervivencia de sistemas hbridos electrnicos, tradicionalesde gestin de documentos, la vulnerabilidad de las tecnologas, la rpida obsolescencia del software y de los sistemas de comunicacin, el aumento de los requisitos informativos, el surgimiento y aplicacin de otros cdigos de buenas prcticas que exigen un control estricto de los documentos, la diversificacin de una cultura de la evaluacin basada en evidencias, la orientacin de las organizaciones hacia sus clientes, etc. Otro elemento de correspondencia a destacar es el enfoque a procesos que predomina en cada uno de estos cdigos de buenas prcticas, incluida la gestin de documentos, donde se adopta el enfoque sistmico y de procesos, llegndose a enumerar y definir de modo expreso aquellos de tipo tcnico, que necesariamente han de ser documentados. De hecho, la importancia dada a la necesidad de documentar los procesos es tal que en la normativa ISO 15489-2 se incluye un enunciado especfico para recordar la necesidad de documentar y obtener el mximo de evidencias de la planificacin, diseo, implantacin, control y mejora del programa de gestin de documentos. Esta llamada especfica de atencin es similar a la informacin que podemos encontrar sobre la actividad de archivar en cada cdigo de buenas prcticas. La importancia de documentar adquirida en estos cdigos se refleja, no slo mediante anexo en la nueva revisin de la norma, sino que aparece, por ejemplo, en los modelos de
36 El ciclo PDCA no se recoga de modo expreso en la normativa del 2001, si bien, de modo implcito era observable en el seguimiento de las etapas para la planificacin, diseo, implantacin, control y mejora. En el borrador de revisin de la norma aparece representado mediante Anexo detal ando la incidencia de las etapas en cada fase del ciclo. Vese borrador ISO 1548901 Records Management System Requiremets, Anexo B, 2008, pg. 23.
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calidad como estndar especfico, mientras que en otros modelos adquiere notoria representatividad, mediante un enunciado concreto y diferentes referencias o alusiones en su despliegue37.
u ALGUNAS REFLEXIONES A MODO DE CONCLUSIN: El momento significante de la escencia ISO 15489

Se ha destacado la importancia que la informacin ha adquirido en las organizaciones al analizar la realidad cambiante de las mismas as como sus heterogneos niveles de gestin de la informacin. Se han sealado las aportaciones en materia de gestin de la informacin que la normativa ISO 15489 incluye en sus fundamentos, principios y beneficios a alcanzar. Se han expuesto las analogas que dicha normativa presenta respecto a otros cdigos de buenas prcticas de gestin activos en las organizaciones. Precisamente, es esta relacin de analogas de los cdigos la que mejor demuestra la capacidad armonizadora de la familia ISO 15489, asegurando, de este modo, su utilidad, mediante un alcance que calificamos de asimtrico38 de la evidencia de las actividades de negocio de las organizaciones. Mediante este estudio hemos pretendido significar cmo, stas ltimas, se orientan hacia una gestin de contenidos que les asegure documentos autnticos, fiables, ntegros y disponibles para su uso en el tiempo, tal y como se demuestra por la importancia que en los cdigos se otorga a las dimensiones de confidencialidad, disponibilidad, integridad y autenticidad, fiabilidad y no repudio. Esta asimetra viene definida por los mltiples requisitos informativos a los que responde. Observando estas sinergias, pensamos que hemos sido capaces de llegar a ver ese momento significante que, mediante manifiesta sensibilidad, V. Harris39 considera imprescindible para captar la esencia de los fenmenos.
37 En la normativa ISO 27000 se normaliza la gestin de documentos en el enunciado 4.3 Requisitos de la documentacin pero adems, se establecen referencias clara, por ejemplo en los controles UNE-ISO/lEC 27001 Tecnologa de la informacin. Tcnicas de Seguridad. Sistemas de Gestin de la Seguridad de la Informacin (SGI). Requisitos. Madrid: AENOR; 2007. Pgs. 13 y 14 Y ss. De igual modo, en ISO 14001, el enunciado 4.4 de implementacin y operacin, y el 4.5 de verificacin en el contexto de normalizacin de requisitos de gestin, detal an los requisitos de gestin documental y de evidencia en cualquier soporte. Vase ISO 14001. 38 El concepto de asimetra est retomado de Salvador Pniker, utilizado para destacar la multiperspectiva ante visiones absolutas. Vase su ltima obra: Asimetras. 39 Verne Harris: Un haz de oscuridad: Derrida en el archive TbuLa, n 10, 2007, pgs. 123-135 Para comprender el concepto citamos literalmente: Tienes que absorber la atmsfera del lugar y de la gente, deca siempre. Sentir su ritmo, su energa, dejarte, a cambio, absorber por el a, hasta que t y tu cmaras seis invisibles, pg. 129.
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Preconizamos, por tanto, el valor de la gestin de documentos como un activo de futuro; tal y como seala J. Timothy Sprehe40; de igual modo hemos expuesto mltiples factores que presuponen un cambio en las tendencias de gestin de la informacin en las organizaciones, as como mltiples oportunidades que dichos cambios implican para la gestin de la informacin41. Las organizaciones han encontrado una nueva naranja y la tendencia es extraer todo su zumo. Los archiveros, ocupados, en definir las asimetras de la ciencia archivstica han sido capaces de identificar (o sera mas apropiado utilizar el Katelaariano42 Archivalizar?), reiteramos, han sido capaces, en el aparente desorden de sus deconstrucciones y reconstrucciones de significados con mltiples capas, facetas y significantes, de archivalizar la informacin como un recurso, como un activo, con valor estratgico y de normalizar el trabajo de su gestin. De establecer un orden, tal y como Brien Brothman nos recuerda, aunque no olvidemos que es el mismo autor el que seala Los muchos efectos que el orden archivstico produce en realidad alimentan el propio fantasma del desorden archivstico43. Lo cierto es, que al observar el resultado de esta fotografa sobre la familia ISO 15489, reconocido ese momento significante que la hace posible, que la destaca y subraya en el encuadre como protagonista, la despojamos con su visualizacin de su condicin de presciencia, de inexistencia, desvelando con su presencia un enorme futuro. A este respecto, D Grange44, al referirse a la disciplina Archivstica pero igualmente
40 J. Timothy Sprehe: Exploring the information Management Side of RIM. The Information Management Journal. Mayo-Junio, 2008, pgs. 62-67. 41 En esta misma lnea de marcado de tendencias se expresa B. Dearstyne. Vase Bruce W. Deartyne: Wel springs of Change for RIM The Information Managemet Journal. Enero-Febrero; 2008; pgs. 43-50. Se especifica concretamente que: las organizaciones necesitan disponer de polticas de informacin definidas orientadas a la pluralizacin corporativa, directrices que faciliten la disposicin de la informacin para una rpida y eficiente toma de decisiones, para asegurar la operatividad de las operaciones o actividades diversas ante problemas heterogneos, complejos y cambiantes, para asegurar la conformidad y el cumplimiento del marco legal pero tambin del normalizador -cdigos de buenas prcticas implementados-, en suma, para poder aproximarse al cambio desde una perspectiva de optimizacin de los recursos informativos y de innovacin general desde un nivel de gestin de la informacin corporativa integrador, de optimizacin e innovacin. 42 Eric Katelaar: Tacit Narratives: the Meanigns of Archives Archival Science, vol. 1, n 2,2001, pgs. 131-141. 43 Brien Brothman: rdenes de valores: cuestionando los trminos tericos de la prctica archivlstica rbula, n 10, 2007, pgs. 25-57, pg. 38. Traduccin del original Archivaria, n 32, 1991. 44 Didier Grange: Archivistique et mondialisation: deux constats, un dbat. Archives, vol. 40, n1 1 2008-2009, pgs. 71-89. pg. 81.
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vlido para la normativa en estudio, expresa que una coherencia mayor entre las prcticas profesionales a nivel global sera quiz una ventaja, un triunfo en la mano para el futuro. Considerando las aportaciones de Grange, y aquellas de V. Harris cuando afirma que todo el olvido del pasado es tambin el olvido del futuro, nos interrogamos sobre si Todas las incertidumbres del pasado son tambin incertidumbres del futuro? Respondemos de modo afirmativo, porque las incertidumbres nos obligan a no creer en absolutos, a investigar nuevas respuestas, asegurndonos de este modo que no se detenga el progreso. Muchas Gracias!
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LA GESTIN DE DOCUMENTOS ELECTRNICOS

en la E-administracin
Por. Pilar Snchez Vicente Gobierno del Principado de Asturias
Apenas a unos meses de la entrada en vigor de la Ley 11/2007 de Administracin Electrnica, todas las administraciones hacen esfuerzos para conseguir canales de comunicacin telemtica con la ciudadana a travs de sus portales corporativos, es decir, sus sedes electrnicas. El espritu de la ley pasa por la modernizacin de las administraciones de modo que el ciudadano pueda acceder a diversos trmites cmodamente, desde consultar una ley hasta solicitar una subvencin, sin moverse de su casa. Se supera la idea del ciudadano simple receptor de la informacin pasando al ciudadano interactivo ya que actualmente los ciudadanos estn acostumbrados a interactuar con distintas empresas tanto para la consulta de informacin como para la adquisicin de bienes y servicios. La gestin de documentos electrnicos en el Gobierno del Principado de Asturias est centralizada en el Servicio de Publicaciones, Archivos Administrativos y Documentacin, adscrito a la Consejera de Administraciones Pblicas y Portavoz del Gobierno, Direccin General de Modernizacin, Telecomunicaciones y Sociedad de la Informacin. En este Servicio trabajan ms de cincuenta personas, entre ellas hay siete Archiveros y siete Documentalistas que se ocupan del diseo, seguimiento, implantacin y mantenimiento de sistemas de informacin y documentacin.
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A travs de la sede electrnica del Gobierno www.asturias.es el Servicio de Publicaciones, Archivos Administrativos y Documentacin gestiona la informacin y documentacin corporativa y ofrece a la ciudadana acceso telemtico a los servicios que presta la Administracin. Todo ello, mediante los sistemas de informacin integrados que se presentarn a continuacin. En concreto se ocupa de: Boletn Oficial del Principado Asturias (BOPA) Catlogo de Servicios y Trmites Contenidos web Sistema de Informacin Documental en Red de Asturias (SIDRA) Repositorio institucional de Asturias (RIA y buscaRIA) Memoria Digital de Asturias Archivos administrativos (SIGIA) Bases de datos legislativas Base de datos organizativa
u BOLETN OFICIAL DEL PRINCIPADO DE ASTURIAS - El BOPA

El BOPA es el Diario Oficial de la Comunidad Autnoma. Se publican diariamente entre 100 y 200 disposiciones y anuncios emanados del Gobierno, de la Administracin Autonmica, la del Estado, la Local y la de Justicia. Existen otras, pero la fuente principal de informacin para los servicios que presta nuestra Administracin es el BOPA. El BOPA, paralelamente a todos los cambios habidos en el portal, afronta su propio salto de gigante abandonando el tradicional soporte papel para convertirse en un diario totalmente digital, ofreciendo adems servicios de suscripcin ad hoc, el DSI del siglo XXI, pero manteniendo, obviamente, las mismas garantas y fiabilidad de siempre, razn de existencia fundamental de un boletn oficial. No slo es su aspecto externo el que debe afrontar los cambios, toda su gestin y proceso de edicin sufren grandes modificaciones, comenzando por el registro. Se trat de unificar las formas de acceso a una solicitud de publicacin, estableciendo un nico canal telemtico accesible desde la intranet del Principado para todos aquellos usuarios con autorizacin, canalizando todo el flujo de informacin a travs de las Secretaras Generales Tcnicas (a partir de ahora SGT) responsables ltimas de los envos de anuncios al BOPA.
Paralelamente se pone a disposicin de cada Servicio un mdulo de consultas que le permite en cada momento conocer el estado de los anuncios de su inters, cundo han sido enviados por su SGT y cundo se van a publicar. Se garantiz la autora de los envos a travs de un sistema de certificado digital, emitido por la propia Administracin del Principado grabado en dispositivo USB que no permite la exportacin de datos. Dicho lpiz, se entreg a cada responsable de SGT. Este canal de solicitud es una aplicacin desarrollada en el Framework (Framework libre de desarrollo J2EE para Administracin Electrnica del Principado de Asturias) del Principado y denominada PubliBOPA, y su planificacin, desarrollo e implantacin nos proporcion la oportunidad de integracin y coordinacin tan necesarias para la gestin del catlogo. El mayor problema del mantenimiento del catlogo radica en la deteccin de los servicios con la suficiente antelacin como para ser publicados en el portal de forma simultnea a su plazo de solicitud, que por regla general comienza al da siguiente a su publicacin en BOPA. El hecho de controlar la informacin prxima a publicarse nos proporciona la materia prima para la construccin del catlogo, cada registro de publiBOPA pasar a convertirse en: Un anuncio publicado en BOPA. Un registro en la base de datos legislativa tambin gestionada en el centro de documentacin. En su caso, un registro en el Catlogo de Servicios.
u CATLOGO DE SERVICIOS Y TRMITES

Uno de los productos comunes a todas las webs institucionales es el catlogo de servicios, conjunto de registros editados en un formato normalizado en el que destacan los datos imprescindibles para que el ciudadano discrimine de forma rpida y sencilla si el servicio es de su inters. Cada uno de estos registros es conocido dentro de la administracin como ficha de servicio. El Catlogo de Servicios est destinado a: 1. La propia Administracin que lo utiliza en dos sentidos, como cuadro de mandos para evaluar futuras actuaciones sobre servicios y como servicio de referencia en la atencin al ciudadano a travs del SAC (Servicio de Atencin al Ciudadano).
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2. Los ciudadanos, usuarios finales del Portal Corporativo a travs de la web institucional asturias.es En el mbito de la Administracin del Principado el acceso a todas los servicios electrnicos se realiza desde la ficha de servicio que se convierte, por lo tanto, en el nico canal telemtico a disposicin de los ciudadanos, ya no slo para informarse acerca de todos los servicios que le ofrecemos sino para realizar cualquier tipo de solicitud por medios electrnicos. Este salto, entre la mera difusin de la informacin y la posibilidad de su gestin por parte de terceros implica una gran adaptacin, que conlleva en primer lugar la integracin con todos los agentes responsables en la generacin, tanto de los servicios, como de las aplicaciones necesarias para el acceso a los mismos de modo telemtico. Este nuevo paradigma nos obliga, como profesionales de la documentacin, a intervenir en la gestin de la informacin de una forma planificada y estructurada desde la generacin de misma. Ya no podemos limitarnos a la conversin de documentos primarios. Hay que llegar ms all, actuando an antes de la existencia de estos documentos, interviniendo en los procesos que deciden la forma y los medios con que van a ser generados. En cada ficha se adjunta toda la normativa de inters, tanto la disposicin publicada en BOPA que recoge el servicio, como la normativa autonmica, estatal y europea de aplicacin. Los organismos que tramitan y resuelven se obtienen mediante una integracin con la Base de datos organizativa. Se ofrecen tambin enlaces de inters o ficheros explicativos. Y se proporciona tanto el formulario de solicitud en formato Word para poder ser cumplimentado, como el acceso a la aplicacin que permite la tramitacin del servicio por medios telemticos. Para la generacin de los formularios de solicitud se emplea el back office de la base de datos del catlogo de servicios. En colaboracin con los responsables del Servicio de Procesos Administrativos se ha diseado un formato normalizado de formulario que evita la mencin de organismos responsables susceptibles de cambio, se incluye un cdigo de barras que identifica el formulario con la ficha de servicio y se obtiene la informacin actualizada de la unidad de gestin que lo gener y otra serie de metadatos que facilitan la labor de registro.
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Por ltimo, se incluyen tambin en el catlogo aquellos servicios de simple informacin, asesoramiento u orientacin, recogindolos en un tipo de ficha denominada informativa que no conlleva el inicio de una solicitud sino la mera informacin al ciudadano sobre un tema dado o la orientacin sobre los lugares de referencia.
u EL PORTAL CORPORATIVO WWW.ASTURIAS.ES

Fundamentalmente los objetivos pretenden: Plantear una Arquitectura de la Informacin ms sencilla y coherente, realizando una ordenacin ptima de los contenidos del portal. Fomentar un Diseo Centrado en el Usuario, estableciendo un equilibrio entre los diferentes elementos que componen el entorno del portal.
Para ello, se utiliza un lenguaje sencillo y un diseo clido. Se pretende acercar la Administracin al ciudadano y romper con su imagen fra y distante. Se le trata de t y se huye del lenguaje administrativo que le puede resultar confuso. Se ha organizado la informacin en una jerarqua clara y de fcil entendimiento para el ciudadano. Se han aplicado nuevas polticas de navegacin comunes, adems de aumentar el espacio para sus contenidos. Se ha optado para una navegacin a travs de los contenidos. Se utilizan elementos de ayuda al usuario como el rastro de migas que acta de forma orientativa de donde estas y como has llegado. Se plantea tambin una sntesis en cuanto a la informacin, limitando el peso de los contenidos en los primeros niveles para facilitar una navegacin rpida. Adems, se eliminan las ventanas pop-ups innecesarias. Con el fin de ayudar y facilitar el acceso a la informacin, las pginas Web deben cumplir una serie de pautas y recomendaciones indicadas por el grupo de trabajo WAI (Web Accessibility Initiative), que forma parte del consorcio de W3C (World Wide Web Consortium). Tales pautas conforman un estndar de hecho en materia de accesibilidad a las interfaces Web. Las pautas WAI (Web Accesibility Initiative) definen 14 normas de accesibilidad que se deben conseguir para que un sitio sea accesible, entre las que destacamos: 1. Cumplir con un derecho ciudadano a la participacin y no discriminacin por razn de discapacidad.
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2. Cumplir las disposiciones legislativas al respecto, tanto por la Administracin Pblica, obligada a ello ante la ciudadana, como por las redes privadas que aspiren a participar en contratos con la Administracin o financiacin pblica. 3. Maximizacin de los usuarios potenciales, mayor alcance de la comunicacin, servicios o mercado. Recordemos que segn los datos del INE (1999), el 9% de la poblacin en Espaa tiene alguna discapacidad. 4. Al disear conforme a estndares de accesibilidad, garantizamos la equivalencia de los contenidos entre distintos navegadores y dispositivos. 5. Mejor indexacin en los motores de bsqueda. El cumplimiento de las pautas, tanto en cdigo como en contenidos semnticos (por ejemplo, vnculos con sentido) permite a los motores de bsqueda una mejor identificacin de los contenidos, y en consecuencia, mayores posibilidades de posicionamiento en los buscadores. 6. Aunque no son equivalentes, la accesibilidad cursa una estrecha relacin con la Usabilidad de un sitio. Al cumplir requisitos de accesibilidad bsicos en los elementos tcnicos de una web (estructura de contenidos, vnculos, contraste de color, efectos y movimientos, formularios, tablas, etc.), mejoran las condiciones de uso para la mayor parte de las personas. El usuario busca la claridad, el orden y la fiabilidad en las fuentes de informacin, ya sea en los tradicionales documentos en papel o en las pginas web. Un diseo efectivo de pginas web debe proporcionar esta confianza. La organizacin espacial de los textos y los grficos en las pginas web puede captar al usuario con el impacto grfico, dirigir su atencin, priorizar la informacin que ve y hacer sus interacciones con la pgina web ms divertidas y eficientes. El diseo grfico consiste fundamentalmente en gestionar la informacin visual, mediante la distribucin de los elementos dentro de una pgina, el balance visual, la tipografa empleada, las imgenes, etc..., para as guiar al usuario a travs de la misma. El diseo grfico debe crear lgica visual y buscar el equilibrio entre la sensacin visual y la informacin grfica: Sin el impacto visual del color, las formas y los contrastes, las pginas son grficamente poco interesantes y no motivarn al lector. Documentos con textos muy densos y sin ningn contraste o alivio visual resultan tambin difciles de leer, especialmente en la pantalla de un ordenador. Pero sin la complejidad del texto, las pginas meramente grficas,
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pueden decepcionar al usuario al ofrecer una pobre combinacin de sensacin visual, informacin textual y enlaces interactivos a contenidos multimedia.
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u SISTEMA DE INFORMACIN DOCUMENTAL EN RED DE ASTURIAS (SIDRA)

Este sistema de informacin obtuvo el Premio Adolfo Posada 2005 a las Iniciativas Innovadoras en el marco de la Administracin. En el SIDRA participan actualmente ms de 25 centros de documentacin y unidades gestoras. ACADEMIA DE LA LLINGUA ASTURIANA AGENCIA DE SALUD AMBIENTAL Y CONSUMO AUTORIDAD PORTUARIA DE GIJN COORDINADORA DE ONGDs DE ASTURIAS CONSEJERA DE ECONOMA Y ADMINISTRACIN PBLICA CONSEJO ECONMICO Y SOCIAL (CES) CONSEYU DE LA MOCEDA DEL PRINCIPU DASTURIES DIRECCIN GENERAL DE INFORMTICA DIRECCIN GENERAL DE TRANSPORTES ENTE TRIBUTARIO GABINETES DE LOS CONSEJEROS INSTITUTO ASTURIANO DE ADMINISTRACIN PUBLICA ADOLFO POSADA INSTITUTO ASTURIANO DE LA JUVENTUD INSTITUTO ASTURIANO DE LA MUJER INSTITUTO ASTURIANO PREVENCIN RIESGOS LABORALES INSTITUTO DE DESARROLLO ECONMICO DEL PRINCIPADO DE ASTURIAS (IDEPA) RED DE OFICINAS DE INFORMACIN JUVENIL DIRECCIN GENERAL DE RELACIONES EXTERIORES Y ASUNTOS EUROPEOS REAL INSTITUTO DE ESTUDIOS ASTURIANOS (RIDEA) SERVICIO REGIONAL DE INVESTIGACIN Y DESARROLLO AGROALIMENTARIO (SERIDA) SOCIEDAD ASTURIANA DE ESTUDIOS ECONMICOS E INDUSTRIALES, S. A. (SADEI) UNIDAD DE COORDINACIN PLAN SOBRE DROGAS SERVICIO JURDICO DEL PRINCIPADO DE ASTURIAS
Hablar de SIDRA significa hablar de trabajo en red. Las redes deben entenderse como un proceso de transformacin en las formas de relacin, ya que salvan las
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distancias fsicas, transforman la concepcin del tiempo, maximizan los recursos, posibilitan una participacin horizontal y permiten equiparar las unidades de la red. Las redes son uno de los instrumentos relacionales ms interesantes actualmente. Para desarrollar este aspecto se ha creado una Comunidad de Prcticas, articulada en una Comisin Coordinadora de Centros de Documentacin y una lista de distribucin (sidra@princast.es) La Red de centros de documentacin fue la primera experiencia de gestin del conocimiento en el Gobierno del Principado, pues todos los miembros participaron, en mayor o menor medida, tanto en la elaboracin del modelo de datos como en la adecuacin del sistema a las necesidades especficas de cada centro, compartiendo su experiencia y sentando las bases para un modelo de gestin permanente. SIDRA naci con un objetivo claro e ineludible para cualquier organizacin en pleno siglo XXI: la gestin del conocimiento. La gestin del conocimiento se basa en cuatro pilares fundamentales: las tecnologas, la gestin de la informacin y las personas. O lo que es lo mismo, infraestructura, infoestructura y cultura de la informacin, entendida esta ltima como factor multiplicador de las tecnologas de la informacin. Estos elementos nos permiten agrupar, generar y difundir el conocimiento de la organizacin, tanto el explcito (datos, documentos, procesos) como el tcito (ideas, experiencia, formacin). Y para qu? Para evitar las islas de informacin, para evitar que reinventemos la rueda, para conocer quin sabe qu y saber dnde encontrar, para potenciar y apoyar la creatividad y la innovacin. Gestionar el conocimiento implica gestionar a los conocedores. En una primera fase, se trabaj con los responsables de los centros implicados en el proyecto. Posteriormente, se ampli a distintos departamentos de la Administracin, mediante la realizacin de Auditoras de informacin y formacin para la utilizacin y explotacin de las posibilidades que SIDRA ofrece en el puesto de trabajo. Otra novedad del SIDRA es la posibilidad de hacer usos de la herramienta de forma reservada, permitiendo el tratamiento de la informacin con mximos niveles de seguridad y la explotacin conjunta de la informacin pblica y restringida por los grupos de usuarios que se determinen. Esta posibilidad se ofrece como ideal para el trabajo de los Gabinetes (actas de reuniones, elaboracin de informes, versionado de los mismos, etc) y resuelve los problemas de organizacin documental de
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determinados servicios que generan de forma continua documentos especficos y, carentes de sistema de organizacin, pueden adaptar el modelo de datos a sus necesidades. El SIDRA se articula en tres niveles:: Gestin documental restringida/ Gabinetes, directivos Actas e informes, proyectos, noticias de prensa, notas de prensa, intervenciones parlamentarias Dossieres (temticos, cronolgicos, de prensa) Gestin documental especfica/ Gestores, colectivos Catlogos de salud (Servicio Sanitario de atencin Ciudadana) Sentencias (Servicios Jurdicos) Difusin Selectiva (Relaciones exteriores y Asuntos europeos) Convocatorias (Red Asturiana de Informacin Juvenil) Materiales de formacin (IAAP Adolfo Posada) Gestin documental bsica/ Centros de documentacin, Bibliotecas especializadas Monografas Publicaciones seriadas Informes, proyectos y dictmenes Normas y patentes Artculos de revista y noticias de prensa Recursos electrnicos Materiales grficos y audiovisuales
u EL REPOSITORIO INSTITUCIONAL DEL PRINCIPADO DE ASTURIAS (RIA y buscaRIA)

El movimiento internacional conocido como Open Access Initiative (OAI) o Iniciativa para el Acceso Abierto, ha intentado promover durante los ltimos aos el acceso libre y sin restricciones a la literatura cientfica y acadmica, favoreciendo el aumento del impacto del trabajo desarrollado por los investigadores y las instituciones cientficas, y contribuyendo a la reforma del sistema de comunicacin cientfica tradicional. Este movimiento tiene como finalidad la interoperabilidad o
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compatibilidad entre archivos, la preservacin a largo plazo y el acceso universal a la informacin. Podemos definir el Acceso Abierto como la disponibilidad de un determinado contenido de forma gratuita y pblica en la red, permitiendo la lectura, la descarga, copia, distribucin, impresin, bsqueda o enlace de los textos completos, sin barreras econmicas, legales o tcnicas. La nica condicin es mantener la integridad de los textos y el reconocimiento de la autora al ser citados. La iniciativa de Budapest para el Acceso Abierto del ao 2001, intent acelerar el progreso del esfuerzo internacional para hacer que los artculos de investigacin en todas las reas acadmicas estuvieran disponibles de forma gratuita en la Internet. La declaracin surgida de la esta reunin, recomienda dos estrategias para promover el acceso abierto al conocimiento cientfico, generalmente se consideran dos vas paralelas y no antagnicas: la publicacin en revistas de acceso abierto o ruta dorada, donde los artculos quedan disponibles sin restricciones desde su publicacin, y el autoarchivo o ruta verde por parte de los autores de sus trabajos de investigacin en repositorios institucionales de libre acceso. En esta segunda va se inscribe la iniciativa del Repositorio Institucional del Principado de Asturias (RIA), impulsado por la Consejera de Administraciones Pblicas y Portavoz del Gobierno, con el que se pretende contribuir al desarrollo del movimiento por el acceso abierto a travs del autoarchivo y situar a la Comunidad Autnoma en el mapa de los recursos de acceso abierto a la literatura cientfica y acadmica. El RIA tiene como finalidad recoger los contenidos digitales generados por la actividad investigadora de la organizacin, y facilitar la gestin y difusin de dichos contenidos incluyendo su preservacin, organizacin, acceso y distribucin. Adems de la creacin del repositorio mediante norma legislativa, es preciso adoptar algunas medidas concretas que fomenten la utilizacin del mismo, y faciliten el acceso a la informacin cientfica, su difusin y su preservacin en todos aquellos mbitos en los que se empleen recursos pblicos. Por ello se adopt en Consejo de Gobierno un acuerdo para que En las bases de ayudas y subvenciones financiadas con fondos pblicos, otorgadas o gestionadas por la Administracin del Principado de Asturias y cuyo objeto sea fomentar la investigacin, se incluir una clusula por la cual la persona beneficiaria se compromete a depositar mediante su autoarchivo los resultados de la investigacin en el Repositorio Institucional del Principado de Asturias (RIA), con el fin de permitir la difusin de
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la obra entre la comunidad cientfica con fines de estudio e investigacin. En el caso de que los trabajos sean objeto de publicacin, el Gobierno del Principado de Asturias respetar, siempre que sea necesario, un perodo de embargo no superior a los 6 meses antes de proceder a su divulgacin a travs del Repositorio Institucional del Principado de Asturias (RIA). Lo que afecta tambin a los pliegos de contratacin o en su caso en los contratos que formalice el Principado de Asturias que tengan por objeto la realizacin de obra o servicio se incluir una clusula por la cual el contratista se compromete a depositar mediante su autoarchivo los documentos resultantes de dicha actividad siempre que se ajusten a la poltica de contenidos del Repositorio Institucional del Principado de Asturias (RIA). Cabe aadir que la tan esperada y pendiente Ley de Ciencia y Tecnologa contempla en su articulado la creacin de repositorios institucionales de las administraciones, siendo Asturias pionera en este sentido, pues el resto de los existentes estn vinculados a la Universidad o instituciones cientficas.
u LA MEMORIA DIGITAL DE ASTURIAS

Memoria Digital de Asturias es un espacio web de referencia para la ciudadana asturiana y todas aquellas personas interesadas en la Comunidad Autnoma. Su principal finalidad es recoger contenidos digitales relacionados con nuestra Comunidad, favoreciendo su preservacin, organizacin y acceso. Para este proyecto se plantearon cuatro retos fundamentales: Fomentar la Sociedad de la Informacin a partir de la creacin de un portal web que permita a los ciudadanos intercambiar sus imgenes y documentos relacionados con Asturias y los asturianos. Promover su participacin activa en la Red, gracias a la simplicidad y facilidad de uso de la herramienta. Despertar el inters por el uso de las Tecnologas de la Informacin y la Comunicacin especialmente entre aquellos colectivos ms afectados por la brecha digital. Impulsar la imagen del Principado de Asturias en Internet, a travs de contenidos y aportaciones realizadas por los ciudadanos. De este modo,
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las personas interesadas en nuestra Comunidad Autnoma, adems de acceder a esta informacin a partir de los canales tradicionales como por ejemplo portales de turismo, podrn tener acceso a otros contenidos proporcionados directamente por la ciudadana asturiana. A partir de estos retos se definieron los objetivos especficos del proyecto Memoria Digital de Asturias: 1. Crear un espacio web especfico orientado a la participacin de la ciudadana asturiana que permita la gestin, publicacin y visualizacin web de sus archivos digitales. 2. Ofrecer un repositorio para los contenidos digitales existentes en el Principado de Asturias y que estn en poder de su ciudadana. 3. Favorecer las relaciones intergeneracionales que permitan compartir informacin en un doble sentido: por un lado, los mayores transmiten a las jvenes generaciones sus vivencias, conocimientos y las tradiciones orales, y por otro lado los jvenes asumen la faceta de acercar a los mayores a la Sociedad de la Informacin. 4. Promover la participacin. Este es el objetivo global del proyecto. 5. Ampliar la informacin que la ciudadana asturiana u otras personas tienen sobre la Comunidad Autnoma del Principado de Asturias, mejorando as el conocimiento sobre su historia, tradiciones, pueblos y ciudades etc. 6. Motivar a los ciudadanos en la participacin en la Sociedad de la informacin mediante el uso de las nuevas tecnologas aumentando as la confianza en el uso de las TIC. 7. Dar visibilidad a los recursos documentales privados que los ciudadanos aportan voluntariamente, ya que de otra forma no estaran accesibles. El Proyecto Memoria Digital se enmarca dentro del conocido como Universo 2.0 y como tal, parte de la misma filosofa que cualquier otra herramienta web 2.0, entre otras cosas en lo referente a la participacin ciudadana, que en este caso se basa en: Su carcter pblico, ya que cualquiera puede entrar a formar parte de la comunidad de forma muy sencilla e intuitiva. En el caso concreto de la Memoria Digital, tan slo es necesario disponer de una conexin a Internet, una direccin de correo electrnico vlida y de archivos en formato digital.
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La creacin de una obra colectiva, ya que el resultado final es una especie de obra colectiva a la que han contribuido los mismos ciudadanos, y de la que a su vez todos se benefician.
El portal se ha desarrollado utilizando la herramienta de gestin de contenidos VIGNETTE. Se opt por esta herramienta ya que es la misma que soporta el portal corporativo de la Administracin del Principado de Asturias (www.asturias.es).Se desarroll un nuevo sitio web independiente basado en la misma arquitectura y diseo grfico que el portal institucional
u SISTEMA DE GESTIN E INFORMACIN DE ARCHIVOS (SIGIA)

La seccin de Archivos Administrativos es la nica no visible a travs de Internet, excepto en el apartado Carpeta Ciudadana, actualmente en desarrollo. Dado que no puede ser consultada en la red y estimado su inters en este foro, ser el sistema presentado con ms desarrollo. En el ao 1996 se publica el Decreto que regula la organizacin y funcionamiento del Sistema de archivos administrativos del Principado de Asturias, en virtud del cual dicho sistema est integrado por los archivos de gestin u oficina, los centrales de las respectivas Consejeras, Organismos Autnomos o Entes Pblicos, en su caso, y el Archivo General que funcionar como Central e Intermedio. Se articulaba as un sistema de gestin de archivos con el fin de asegurar una administracin eficaz de los documentos producidos y recibidos por la Administracin del Principado de Asturias, hacer efectivo el derecho de acceso de la ciudadana a los archivos pblicos, y asegurar la conservacin del patrimonio documental. Para ello se establecen una serie de procesos dentro del sistema de archivos administrativos con el fin de actuar uniformemente sobre un conjunto de fondos de documentos de procedencia diversa, cuyas competencias de administracin y gestin correspondan a la Administracin de la Comunidad Autnoma del Principado de Asturias, y que estaban configurados por los documentos procedentes de los entes extinguidos con la creacin de la Comunidad Autnoma en 1982 (Diputacin Provincial de Oviedo (1833-1978) y Consejo Regional de Asturias (1978-1982); por la documentacin recibida durante el proceso de transferencias de funciones y servicios desde la Administracin General del Estado, y por los documentos producidos y recibidos por la Administracin del Principado de Asturias en el ejercicio de sus funciones.
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Paralelamente y como infraestructura tecnolgica de apoyo a la gestin archivstica se implanta en el ao 1996 un sistema informtico, con funcionalidades desarrolladas a medida, para dar respuesta a las tareas de transferencias (carga de datos, elaboracin de las Relaciones de entrega, etc.), prstamos, consultas, eliminacin, estadsticas, administracin de las estructuras orgnicas y administracin de ficheros auxiliares (tipos de documentos, funciones, etc.). En el 2003 ha entrado en produccin una nueva versin. SIGIA ha sido concebido como un sistema integral de carcter corporativo que, con soporte en un nica herramienta, aborda el tratamiento, la recuperacin, la distribucin y, en su caso, el prstamo de todo tipo de documentos administrativos que evidencien acciones, funciones, derechos y obligaciones en el ejercicio de potestades propias del Gobierno del Principado de Asturias y de las personas fsicas y jurdicas que se relacionan con su estructura administrativa. Por tanto, podemos entenderlo como una red dinmica de gestin de documentos administrativos generados desde los sistemas de produccin administrativa, que facilita la racionalizacin de recursos, la gestin de la informacin para la toma de decisiones y la cooperacin con dos objetos fundamentales: 1. Prestar servicios de carcter externo a la ciudadana, facilitando el acceso a los documentos custodiados por la Administracin directa e institucional del Principado de Asturias, desde el inters particular o general (antecedentes de documentos de personas fsicas o jurdicas y fuente de informacin para la investigacin) 2. Dar soporte a la propia organizacin del Principado de Asturias en su gestin de documentos administrativos mediante funcionalidades de transferencia de documentos, consulta, prstamos, seleccin y eliminacin de documentos. Su cometido es ser el soporte corporativo para la transferencia, gestin, administracin, custodia, y comunicacin de informacin, documentos y expedientes administrativos transferidos al sistema de archivos administrativos de la Administracin del Principado de Asturias, permitiendo adems realizar adecuadamente la seleccin de documentos, soportando la creacin de contenidos descriptivos normalizados y permitiendo incorporar el resultado al sistema general de informacin de la Administracin del Principado de Asturias y por tanto al sistema general de gestin de conocimiento de la organizacin segn lo previsto en la ley 30/92, de 26 de noviembre, de Rgimen Jurdico de las Administraciones Pblicas y el Procedimiento Administrativo Comn.
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Los servicios de carcter externo se realizan a travs del Servicio de Atencin Ciudadana o presencial, mientras que los internos lo hacen por medio de la Intranet corporativa o en modo cliente/servidor. Los ms destacados son: Obtencin de copias y certificados. Obtencin la imagen del documento fsico. Certificados de documentos que sirven antecedentes Localizacin de cualquier documento en modo autoservicio o a travs de asistencia personal. Disponibilidad inmediata para consulta y/o prstamo. Transferencia de documentos. Control restringido de acceso a documentos. Digitalizacin. Obtencin de la imagen del documento fsico. Custodia. Consultas fsicas, Web. Seleccin y eliminacin de documentos. Resumen de servicios.
Principales caractersticas a) Gestin de fondos de documentos Gestin y descripcin de fondos y clasificadores de fondos Gestin, descripcin e identificacin de series Valoraciones y eliminaciones sobre una serie Gestin y descripcin de listas descriptoras Documentos anexados a entidades de informacin y descriptores b) Transferencias Carga automtica de datos desde el sistema tramitador Reserva de espacio para relaciones de entrega c) Gestin de depsito Gestin automtica de disponibilidad y reserva de espacio Reubicacin automtica de elementos Optimizacin automtica de ocupacin de espacios Seguimiento de ocupacin por ubicacin / depsito / mdulo d) Gestin de usuarios y control de acceso Gestin de usuarios, grupos, rganos, perfiles y permisos Gestin de listas de acceso para Fondos de documentos Integracin configurable con sistemas externos existentes
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Autenticacin contra sistema externo Obtencin de datos de terceros, organizacin y geogrficos Conexin con sistema tramitador y catlogo de procedimientos e) Prstamos y consultas Solicitud Web accesible por Intranet Comprobacin automtica de disponibilidad Control de plazos, prrrogas y reclamaciones f) Administracin Trazas de auditora configurables Gestin de tablas maestras Actualmente la Administracin del Principado de Asturias dispone de distintos repositorios de documentacin electrnica gestionados de forma heterognea. Y que en algunos casos carecen de las funcionalidades de gestin necesarias para un bsico control y custodia de la documentacin electrnica. Los repositorios actualmente existentes son: R1: repositorio de documentacin aportada mediante canal telemtico. R2: repositorio de documentacin administrativa firmada en procesos internos. R3: repositorio de notificaciones telemticas. El sistema ser suficientemente abierto para incorporar otros repositorios de documentos mediante la creacin y definicin de interfaces de conexin genricos.
u LA CARPETA CIUDADANA
Los archivos en su constante adaptacin a los requerimientos que, tanto las propias organizaciones como los ciudadanos les exigen, deben aportar nuevos servicios que faciliten a estos usuarios obtener servicios de valor aadido y de calidad. Cuando una empresa privada no cumple con las expectativas que sus clientes haban puesto en ella, se produce un rechazo que puede producir incluso su quiebra. En cambio, el panorama cambia sustancialmente cuando hablamos de las Administraciones Pblicas. En este caso esa falta de adaptacin a los cambios sociales, econmicos, culturales, etc. se vern reflejados en una merma en la calidad de los servicios, y sern sus administrados quienes sufran esa ausencia
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de ambicin de las Administraciones Pblicas para incorporar a sus cartas de servicios, aquellas prestaciones que agilicen, optimicen, amplen y simplifiquen la relacin que mantienen con sus usuarios. Desde SIGIA, conscientes de ese compromiso que la Administracin del Principado de Asturias tiene con los ciudadanos, se ha puesto en marcha un ambicioso proyecto con el que quiere adelantarse a las necesidades de los usuarios, a travs de la explotacin de los recursos de informacin soportados en documentos de la Administracin, al tiempo que cumple lo establecido en el artculo 35 apartado f ) de la Ley 30/92 del Rgimen Jurdico de las Administraciones Pblicas y del Procedimiento Administrativo Comn que otorga el derecho a los ciudadanos de: no presentar documentos no exigidos por las normas aplicables al procedimiento de que se trate, o que ya se encuentren en poder de la Administracin actuante. La carpeta ciudadana se concibe como un repositorio electrnico centralizado que contiene para cada persona fsica o jurdica concreta el conjunto de documentos que reiteradamente le son solicitados por la Administracin del Principado de Asturias en los procesos de tramitacin administrativa, as como los documentos que sirven de antecedentes y que estn custodiados en el Sistema de Gestin e Informacin de Archivos. Este repositorio tiene como principales objetivos primero, mitigar los requerimientos de documentacin en las solicitudes de servicio (vinculadas a inicio de trmites administrativos) por parte de un ciudadano, que se realiza mediante entrega de la solicitud (y documentacin anexa) en una oficina de registro presencial o por el registro telemtico del Principado de Asturias y segundo, posibilitar a los ciudadanos una va de acceso nica, segura y gil a toda la historia de las personas fsicas o jurdicas que as lo deseen. Con ello se pretende conseguir un mecanismo que garantice la calidad y la transparencia de la actuacin administrativa hacia el ciudadano, enmarcada sta en un decidido proceso de capacitacin administrativa que obliga a la Administracin al desarrollo de las siguientes lneas estratgicas: Incrementar la calidad de los servicios pblicos Mejorar la produccin administrativa Consolidar una oferta atractiva y completa de servicios pblicos que se incorpore plenamente a los canales de atencin al ciudadano Mejorar la infraestructura tecnolgica de la organizacin Adecuar el marco jurdico a los cambios organizativos y procedimentales que resulten
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En este contexto, la carpeta ciudadana se disea como un mdulo comn dentro de los sistemas de informacin de la Administracin del Principado de Asturias e interacta con varios sistemas en los dos entornos fundamentales de la administracin electrnica: front-office y back-office. La carpeta ciudadana consta de 10 procesos bsicos que implementan toda su funcionalidad: 1. Identificacin de documentos. Siempre en canal presencial, la primera actividad es el identificar aquellos documentos que habiendo sido presentados por registro de entrada deben de incorporarse a una actividad de captura para su incorporacin al dossier. 2. Proceso de captura (ALTA). Siempre en canal presencial. El alta de un nuevo documento se realizar mediante un mdulo de digitalizacin que incorporar el sistema. Una vez digitalizado el documento se almacena en el Sistema de Gestin de Documentos que alberga el repositorio electrnico de la carpeta ciudadana. 3. Proceso de Validacin. Los documentos segn se digitalizan se establecen en estado pendiente de conformidad. Es el departamento responsable de la validacin y descripcin de documentos (Servicio de Archivos Administrativos) quien da la conformidad, establece la vigencia y habilita de esta forma el acceso posterior al documento por parte tanto de ciudadanos como de usuarios internos. 4. Consulta de la carpeta por parte de un ciudadano. Por canal telemtico (assturias.es). Un ciudadano, autenticado con su certificado electrnico podr visualizar en el Portal el conjunto de documentos que conforman su carpeta ciudadana, disponiendo as mismo de la posibilidad de visualizar e imprimir cualquiera de los documentos que lo componen. Opcionalmente se admite la autenticacin con clave del Servicio de Atencin Ciudadana, lo que habilitar exclusivamente a la consulta de la lista de documentos de la carpeta, no a su contenido. 5. Integracin de la carpeta ciudadana en proceso telemtico de presentacin de solicitudes. Los procesos telemticos que requieran que el ciudadano presente documentacin administrativa, debern disponer de una integracin con la carpeta ciudadana de forma que el servicio telemtico no obligue a la presentacin de aquellos documentos ya existentes en la
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carpeta; o bien la alimenten para aquellos documentos que estando tipificados como pertenecientes a la carpeta, no estn incorporados a la misma. 6. Consulta de la carpeta por parte de rganos internos de gestin. Un usuario interno de la Administracin del Principado de Asturias podr consultar la carpeta ciudadana con ciertas restricciones explicadas en apartados posteriores. Para ello el dossier presenta un conjunto de servicios Web que permitir la integracin de la consulta del mismo dentro del back-office. 7. Administracin del repositorio. Mediante una aplicacin de administracin, los usuarios responsables de la gestin del repositorio podrn hacer diversas operaciones de mantenimiento. 8. Paso a histrico y borrado de documentos del dossier. Los documentos cuya vigencia finalice se marcarn como histricos, se eliminarn aquellos que no estn referenciados a ningn expediente administrativo. 9. Proceso de eliminacin de expedientes con documentos del dossier. La eliminacin de expedientes en el Sistema de Gestin e Informacin de Archivo (SIGIA) supone la eliminacin de las referencias a los expedientes eliminados en el dossier. 10. Acceso a los antecedentes de personas fsicas y/o jurdicas. Por medio de proceso de comparacin de cdigos la carpeta mostrar en pantalla los documentos que contengan el nmero de identificacin validado contra la base de datos de terceros. El acceso a la carpeta ciudadana por parte de particulares se realizar mediante certificado digital reconocido por la Administracin del Principado de Asturias. Una vez identificado por el sistema, el usuario dispondr en pantalla de todos aquellos documentos bsicos que haya presentado con anterioridad en la Administracin y todos sus antecedentes, entendiendo como tales los expedientes tramitados por la Administracin del Principado de Asturias y que, una vez finalizada su tramitacin y sobre los que pesa resolucin firme, hayan sido transferidos al archivo.
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u NORMAS INTERNACIONALES
En la evolucin tecnolgica de SIGIA se han seguido las pautas establecidas por las normas internacionales 1. Modelo de requisitos para la gestin de documentos electrnicos de archivo: Especificacin MoReq 2. ISO 15489-1 e ISO/TR 15489-2 3. ISAD (G) e ISAAR (CPF)
u IDENTIFICACIN, VALORACIN Y SELECCIN DE DOCUMENTOS

Para preparar los instrumentos de trabajo a presentar a la Comisin, desde SIGIA se constituye el rea de Identificacin y Valoracin de documentos con la finalidad de tratar individualmente las series con un mtodo preestablecido, que es: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. Definicin de la serie y relacin con procedimientos administrativos. Seguimiento de trmites de la serie. Anlisis de la normativa reguladora desde que cronolgicamente se inicia la serie hasta la actualidad. Estudio de series con contenido de informacin relacionada. Control fsico y anlisis de la documentacin. Estudio comparativo del tratamiento de la serie en otras Administraciones y Comunidades Autnomas. Entrevista con el/la Jefe/a del Servicio productor de los documentos para completar informacin y determinar el valor administrativo de la serie. Recopilacin en un dossier de todos los datos utilizados en el estudio de cada serie. Registro de estudios. Carga de datos en la aplicacin corporativa, segn ficha normalizada. Elaboracin de las propuestas de modificacin parcial del Cuadro General de Clasificacin de Documentos Administrativos y sobre valoracin y plazos de conservacin/eliminacin de series del mismo, para ser sometidas a la Comisin de Calificacin y Valoracin. Registro de propuesta presentadas. Tramitacin y distribucin a los miembros de la Comisin de propuestas. Preparacin de los dictmenes a suscribir en la sesin de la Comisin.
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15. Redaccin de las actas de la Comisin. 16. Elaboracin y tramitacin de las resoluciones con los dictmenes de la Comisin para su publicacin en el BOPA. 17. Una vez publicada la Resolucin se procede a la notificacin para la reclasificacin de documentos y de altas y bajas de series en el Cuadro General de Clasificacin de Documentos Administrativos, as como a la redaccin de actas de eliminacin de documentos para ejecutar la destruccin fsica de la documentacin, cuando proceda. 18. Actualizacin de datos con resultados finales en SIGIA. Los procesos de Identificacin, valoracin y seleccin de documentos constituyen uno de los principios bsicos de la praxis archivstica, y como tal figura como una de las prioridades de la poltica estratgica en el Sistema archivstico de la Administracin del Principado de Asturias. Esta actuacin tcnica no puede considerarse una mera accin de eliminacin de documentos, aunque sea sta una de las fases del proceso, sino que tiene otras implicaciones que la hacen sustancialmente estratgica. Conscientes de ello, desde SIGIA se ha desarrollado un mdulo de gestin especfico para la Identificacin, valoracin y seleccin de documentos en el que se han incluido nuevas funcionalidades, con la automatizacin e integracin de los procesos ms sensibles. As, por ejemplo, a travs de la integracin con el Catlogo de procedimientos administrativos del Principado de Asturias, integrado a su vez con el Catlogo de Servicios y Trmites se consigue la incorporacin de datos nicos y veraces que aseguran la solidez del sistema y la oportunidad de las decisiones tomadas en torno a las series de documentos.
Pilar Snchez Vicente
Jefa del Servicio de Publicaciones, Archivos Administrativos y Documentacin. Direccin General de Modernizacin, Telecomunicaciones y Sociedad de la Informacin. Consejera de Administraciones Pblicas y Portavoz del Gobierno. pilar.sanchezvicente@asturias.org
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COMPARTIENDO LA CARGA:
Estndares de metadatos y descripcin archivstica
Por. John Roberts Archivos New Zeland
Breve resea del compromiso de archivo con el mundo de los metadatos en los ltimos 15 aos Los metadatos son, y siempre lo han sido, el centro de nuestro trabajo como archivistas y gestores de informacin. La informacin sobre los recursos de informacin a nuestro cuidado es una parte necesaria de cualquier rgimen de gestin. Por supuesto, esta es una lectura muy amplia de los metadatos, pero particularmente durante los ltimos 15 aos, el trmino ha sido eliminado de la carga exclusiva del mundo de la tecnologa de la informacin y se utiliza con ms frecuencia y comprensin por parte de los archivistas y otros profesionales en el registro de datos, el trmino archivo ha sido adoptado y utilizado por los tecnlogos. A principios de los 90s, como el compromiso del archivo con las cuestiones de mantenimiento de registros digitales* cobr impulso, se produjo un incremento de la discusin sobre la idea de los metadatos, luego, un nuevo trmino para el discurso del archivo. Ya en 1993 David Wallace lleg a la conclusin de que un enfoque de sistemas de metadatos para la gestin de registros electrnicos se convertir en la estrategia bsica para los archivistas que deben administrar estos sistemas. David Bearman y sus colegas en la Universidad de Pittsburgh estaban
* El trmino registro se entender a lo largo de este texto como documento de archivo
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hablando de los registros como objetos encapsulados de metadatos. Desde hace mucho tiempo, aunque en gran medida sin sentido, hablar de los registros como poseedores de contenido, contexto y estructura estaba siendo reformulado en trminos de modelado de datos. Un aspecto del trabajo emergente con los metadatos - el debate sobre el papel de los metadatos en la descripcin archivstica - ha estado activo a lo largo de este perodo. Los ttulos de tres artculos decisivos en Archivaria 39 definen esencialmente este debate: En la actualidad: los metadatos como una descripcin de archivo, Estrategias de metadatos y descripcin archivstica: Comparar manzanas con naranjas, y Los metadatos reemplazarn la descripcin archivstica? Un Comentario. Las perspectivas contenidas en estos ttulos, sugieren que los enfoques basados en los metadatos sustituirn a la descripcin tradicional de archivo o, alternativamente, que los metadatos y la descripcin archivstica son fundamentalmente distintos en sus fines, permanece vigente. Como Wendy Duff lo resalta en su apartado, los dos puntos de vista no son tan distantes como pueden parecer. Quince aos despus podemos ver que la prctica de archivo descriptivo se ha mejorado por el contacto con los enfoques de los metadatos, y seguir siendo influenciada de esta manera. Igualmente, los resultados de la descripcin y la prctica archivstica informan sobre el desarrollo de esquemas de metadatos y marcos comunes. 15 aos pueden parecer poco tiempo, especialmente para los archivistas, cuyos horizontes de planificacin se extienden en los siglos. Pero en el contexto de la tecnologa de la informacin este es un periodo de tiempo muy largo. Mucho ha cambiado en ese tiempo. En 1993 menos de la mitad del uno por ciento del trfico de Internet se utiliz para las pginas web - pero haba nicamente alrededor de 130 sitios integrando esa Web. Un ao ms tarde haba 2.700 sitios, pero la Red sigue siendo una curiosidad.45 El navegador Netscape que ayud a popularizar la Web no se public hasta 1994, y Google, la Web empresarial por excelencia, no se form hasta 1998. El primer borrador de la especificacin XML surgi a finales de 199646. Estas son algunas fechas que nos recuerdan cmo gran parte del entorno de tecnologa que ahora damos por sentado es muy reciente.
45 Randall Stross, Planet Google, 2008. p24 46 <http://www.w3.org/XML/hist2002>
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Tambin dentro de la comunidad archivstica se han producido avances importantes en este perodo. La primera norma nacional para la organizacin de registros, el AS4390 de Australia, data de 1996. La norma internacional que se fundamenta en esta experiencia, ISO 15489, no se emiti hasta el 2001. Los principales informes y proyectos para explorar temas de la preservacin digital tambin nos han llevado adelante dramticamente durante una dcada y media: InterPARES (iniciado en 1999), la Universidad de Monash Normas de registros de metadatos proyecto (1998-99) y su sucesor, el Proyecto Inteligente de registros de metadatos, el Grupo de Bibliotecas de Investigacin Conservacin de la Informacin Digital (1996) y posteriormente repositorios digitales de confianza (2002) son ejemplos de las investigaciones ms importantes y el trabajo conceptual producido. El modelo de referencia Open Archival Information System (OAIS) (Sistema abierto de informacin archivstica), que ahora ofrece un marco comn para la discusin de archivo digital y los modelos de conservacin a travs de fronteras profesionales y nacionales, se public en el 2002. Estos avances no son todos iniciativas explicitas de metadatos, pero sirven para mostrar cmo el medio ambiente ha evolucionado en un plazo relativamente corto. Es oportuno, tal vez para hacer un balance de dnde estamos ahora, y ms importante an, tener en cuenta el camino a seguir para el uso de archivos de las estrategias de metadatos. Los metadatos se presentan de formas muy diversas, para servir a muchos propsitos diferentes. Este documento no intentar no puede- cubrirlos todos. A pesar de esta diversidad, es significativo hablar de una comunidad de metadatos y un conjunto de prcticas y normas todava en desarrollo, en torno al uso y gestin de los mismos. Es muy importante que los archivistas se involucren en esta comunidad para la continuidad de la relevancia y la eficacia de nuestros programas existentes tanto para medios fsicos, y an ms para nuestras estrategias en el manejo de archivos digitales. En este artculo, me centrar en la relacin de los metadatos con la descripcin archivstica y en particular intento explorar el papel de los metadatos en la descripcin de los archivos electrnicos. Despus de un breve estudio de los tres principales estndares de metadatos, voy a ofrecer algunas sugerencias en cuanto a las posibilidades de las estrategias de metadatos para la gestin de archivos y lo que la comunidad archivstica tiene que hacer para darse cuenta de esas oportunidades.
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u LA DESCRIPCIN ARCHIVSTICA DE LOS DOCUMENTOS DIGITALES PODRA SER DIFERENTE

El desarrollo de la normalizacin de metadatos ha sido en cierta medida un intento multidisciplinar, que funciona ligado a varias tradiciones descriptivas: Museologa: pone nfasis en el objeto (las piezas de coleccin tienden a ser tanto individualmente significativas como valiosas), y sobre la procedencia documentar el paso del objeto a travs del tiempo. Bibliotecologa: hace nfasis en el acceso y el descubrimiento Tecnologa de la informacin: enfatiza en la capacidad de las mquinas para procesar y la interoperabilidad Archivos: hace nfasis en el contexto de la creacin y en la documentacin de las agregaciones de los recursos y sus interrelaciones. Cada una de estas tradiciones trae algo de valor a la mezcla, y este artculo sugiere que la descripcin archivstica tiene que aprender de otras disciplinas para funcionar eficazmente en el respeto de los registros electrnicos y para reconocer el potencial que ofrece el uso de estndares de metadatos. Por ejemplo, la descripcin de archivos est tambin relacionada de manera importante, con las cuestiones de interoperabilidad. La descripcin contextual hace explcito los aspectos de un contexto de registros que pueden estar implcitos cuando el registro se encuentra en su configuracin original. Los archivistas garantizan que los registros puedan ser interpretados en el tiempo y cuando se sacan de su contexto de creacin y se unen a un rgimen que privilegia la preservacin y el uso por parte de terceros, sobre las razones originales para el mantenimiento del registro. La descripcin archivstica vista de esta manera, permite la interoperabilidad entre los registros de decisiones y los regmenes de archivo. Antes de examinar cualquier norma o mtodo de metadatos especfico, hay que hacerse una pregunta fundamental: es la descripcin de los archivos electrnicos diferente de las formas en que se utilizan otros registros? En general, la prctica archivstica ha aspirado a la neutralidad de la tecnologa en qu medida puede esa posicin ser mantenida en la actualidad? Est claro que no debemos apresurarnos a abandonar las prcticas existentes. Las mismas
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preocupaciones en torno a la autenticidad, el contexto de negocios y las interrelaciones entre los registros que han motivado nuestras prcticas para los medios anlogos, siguen siendo importantes para los archivos digitales. Del mismo modo, para las colecciones de archivos futuros sern hbridos medios de comunicacin, que contienen materiales digitales y anlogos relacionados con los mismos problemas y documentando las mismas actividades. Nuestros usuarios esperan sistemas descriptivos integrados a travs de nuestros bienes, y debemos cumplir con ese requisito. Sin embargo, hay una serie de factores que sugieren que la descripcin de los registros digitales es, o debera ser, diferente: 1. Los archivos necesitan diferentes herramientas para su uso. Debido a que los registros electrnicos son intrnsecamente dependientes de las herramientas tecnolgicas con que se usan, es fundamental que nuestras prcticas descriptivas lo reconozcan. La preservacin y la descripcin se entrelazan para el material digital donde se pueden mantener diferentes para los registros anlogos. 2. Las oportunidades surgen del hecho de que el contenido de los registros es digital, es decir, hay una difuminacin de la lnea entre el contenido y la descripcin. Las mismas tcnicas que permiten una interaccin con las descripciones digitales se pueden aplicar a los mismos registros. 3. Las oportunidades surgen para re-utilizar la descripcin creada y ocasionalmente capturada, en forma de metadatos, durante el uso activo de la empresa del registro. 4. Debido a que los registros digitales son virtuales, las cuestiones de ordenacin y ms generalmente de la secuencia, son diferentes. Esto puede afectar la manera en que identificamos series y otras agregaciones de los registros electrnicos. No es especfico a la naturaleza de estos registros como objetos digitales, sino tambin una poderosa influencia en la prctica descriptiva, es su existencia en un entorno donde la conectividad es ubicua. Ahora no slo vivimos en un mundo digital, sino un mundo en red. Podra decirse que el impacto de la World Wide Web en la prctica descriptiva es (o ser) mayor que el cambio en la tecnologa de la elaboracin de registros.
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En conjunto, estos factores apuntan a una prctica descriptiva donde las fronteras se difuminan. La descripcin el contenido de registro se mezclan para apoyar el descubrimiento; elementos descriptivos aadidos por los creadores de los registros, por mquinas y sistemas de procesamiento de los registros, as como por archivistas se mezclan para documentar la existencia y autenticidad de los registros; los lmites institucionales se cubren con una red compartida de recursos cada vez ms procesados por mquinas. Todo esto se fundamenta en metadatos basados en estndares, acumulados por el registro a medida que se mueven a travs de los sistemas y a travs del tiempo. Veamos un ejemplo sencillo pero familiar: documentos de texto en un sistema de gestin de documentos. En el cuerpo del documento, entendible mediante un anlisis detallado (y posiblemente capturado en forma de plantillas), puede haber mucha ms informacin crtica, nombres, fechas, ttulos, direcciones, que la que se encuentra frecuentemente en el documento. Los procesos documentales siempre han capturado detalles contextuales claves de esta manera. A nivel de archivo, el perfil del documento puede incluir algunos de los mismos, pero lo ms importante es que aade informacin tcnica sobre el formato de archivo y, posiblemente, la creacin de aplicaciones. El EDRMS aade otro perfil, tpicamente colocando el documento en un sistema de clasificacin de negocio, proporcionando ms derechos de manejo y una mejor retencin / eliminacin de la informacin. Las aplicaciones del directorio de la red contienen informacin adicional acerca de los participantes en la elaboracin del registro y el proceso de mantenimiento. Se pueden requerir espacios adicionales para organizar archivos y estn vinculados a travs de los metadatos del sistema. Nuestro caso aparentemente simple pronto se convierte en complejo. Llevar la persistencia del orden, la interoperabilidad y ltimamente la persistencia al conjunto, es el trabajo del archivista. Los estndares de metadatos son, como Wallace lo predijo, la estrategia de la eleccin.
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Resumen de los estndares claves de metadatos actuales (ISO 23081, Dublin Core, PREMEI) y su importancia para la descripcin archivstica La discusin de los estndares de metadatos por s misma podra tomar todo el tiempo dedicado a este documento sin cubrir todas las reas en detalle. Los diferentes estndares han surgido de sectores especficos (las comunidades geoespaciales y educativas estn entre los ejemplos ms visibles) para servir a propsitos especficos, tales como la preservacin y recuperacin de recursos. La proliferacin de estndares en el campo es alarmante: en donde ms esfuerzo se requiere ahora es en lograr que los diferentes estndares se combinen con eficacia. Satisfacer las necesidades de una organizacin no es simplemente una cuestin de elegir el estndar adecuado - es poco probable que cualquiera de los componentes proporcione una respuesta completa - sino de construir una solucin de metadatos organizacionales. En sus inicios, un estndar de metadatos era casi universalmente entendido como un conjunto de elementos: una lista de propiedades definidas por las cosas que se describan. Los esfuerzos para integrar y cruzar caminos entre las normas, han puesto de manifiesto mucha ms complejidad. Las normas existen en muchos niveles, desde las articulaciones de los principios, a travs de modelos conceptuales para implementaciones detalladas, hasta las prcticas de codificacin especfica. Todos estos son importantes - el desafo es entender cmo estos diferentes componentes pueden trabajar juntos para producir un marco de metadatos completo, lo suficientemente flexible como para satisfacer las diversas necesidades y lo suficientemente especfico para permitir la implementacin tcnica.
u ISO 23081
Al provenir del mismo programa de trabajo que emiti la Norma ISO 15489, la norma internacional sobre gestin de documentos, la ISO 23081 es la norma internacional para los metadatos de los registros. La primera parte de esta norma, que trata de los principios, se public en 2006, con algunas partes casi culminadas. Para bien o para mal, la ISO 23081 no define los elementos de metadatos. No es un estndar que se puede aplicar de la manera en que usted puede por ejemplo, utilizar el Dublin Core. Ms bien trata en la primera parte de esbozar los principios
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y los propsitos generales de la administracin de registros de metadatos y la posicin de este tipo de metadatos en relacin con los dems. En relacin con la descripcin archivstica, observa: Hay una fuerte relacin entre el tipo de metadatos destacados y la descripcin archivstica. Las instituciones de archivo utilizan metadatos para describir los registros de archivos a fin de preservar su significado en el tiempo, para colocarlos en sus contextos administrativos y de gestin de registros y para facilitar su uso y manejo. ... Las normas de descripcin de archivos existentes ... son [tambin] relativas a la documentacin de contexto de los negocios y procesos de gestin.47 La segunda parte de la norma explora asuntos conceptuales y de implementacin. Los beneficios claves son: Captura y manejo de los registros en los sistemas de negocio. Interoperabilidad (incluida la interoperabilidad a lo largo del tiempo entre los sistemas de negocios que crean los registros y sistemas de archivo que los conservan). Gestin de riesgos. Gestin de registros como un aspecto positivo en la organizacin de la informacin. Prevenir el acceso no autorizado a los registros. La sostenibilidad de los sistemas de negocio a travs de cambios administrativos. La conservacin de registros digitales a largo plazo. La incorporacin de los metadatos en los sistemas de archivo.
Las normas resaltan que mucha de la informacin que se necesita para documentar y describir los registros y su contexto en los sistemas de archivos, puede ser obtenida de los metadatos en software de aplicacin de registros. Esta interconexin debe ser lo ms perfecta posible. La captura de metadatos para la gestin de registros de acuerdo a un esquema estandarizado har este proceso ms fcil de implementar. Para los archivistas, el significado principal de la norma ISO 23081 se ver en el aumento de la calidad y la normalizacin de metadatos asociados con los registros, permitiendo la reutilizacin en los sistemas de archivo.
47 ISO/TS 23081-1:2004(E) p5.
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u DUBLIN CORE
La Iniciativa de Metadatos Dublin Core (DCMI) comenz en 1995 con la visin de ofrecer un catlogo de fichas para la Web. Ms conocido por el Conjunto de elementos para el ncleo 15 de Metadatos Dublin Core, formalizado como ISO 15836:2003, DCMI es una de las iniciativas de metadatos ms amplias y de ms alto perfil, a nivel mundial. Inicialmente se esperaba que los metadatos Dublin Core, se utilizaran para proporcionar la descripcin de recursos web, pero a lo largo de su vida han evolucionado para proporcionar un marco simple y flexible para los metadatos. La declaracin actual de la misin es la de establecer normas simples para facilitar la bsqueda, intercambio y gestin de la informacin. DCMI pretende ser una iniciativa de varios dominios, aunque en el mundo archivstico a menudo se percibe un dominio por parte de la comunidad de bibliotecas digitales. Del mismo modo, Dublin Core a menudo ha sido criticada por ser inadecuada en el campo de la conservacin de registros. Un estudio realizado en 2004 lleg a la conclusin que el anlisis de Dublin Core revela importantes limitaciones en cuanto a su aplicabilidad para el registro de metadatos 48. Un juicio como ste puede ser difcil de evaluar: Que entiende Dublin Core con esta afirmacin? Se ha establecido realmente el problema? Es cierto que los elementos gestionados por DCMI por s solos no son suficientes para brindar una solucin completa para el registro de los metadatos. No es apropiado criticar a Dublin Core por fallar en la entrega de algo que ni intenta ni proclama proporcionar. Sin embargo, existe el riesgo de que Dublin Core simple (los 15 elementos bsicos) pueda ser mal interpretada, y se espera que entregue ms de lo que puede. Como seala una gua reciente dirigida a organismos del sector cultural en Nueva Zelanda: Debido a que el estndar Dublin Core no ha sido diseado para otros usos [ms all de la recuperacin de recursos], tiene limitaciones y no se debe aplicar en cada situacin. Por ejemplo, no es fcil de almacenar la informacin sobre manejo de coleccin, datos detallados sobre la gestin de derechos, o metadatos tcnicos con fines de conservacin dentro de los elementos de Dublin Core. Pero mientras Dublin Core es a veces rechazada por los archivistas como una iniciativa de biblioteca, esta tiene mucho que ofrecer a la prctica archivstica y no
48 Evans and Lindberg, Describing and analyzing the recordkeeping capabilities of metadata sets, 2004
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debe ser ignorada. El modelo abstracto de base de Dublin Core no es especfico a la descripcin bibliogrfica, sino para modelar un recurso generalizado. As como para la descripcin de los registros (o agregaciones de registros) puede ser utilizada para describir los agentes u otras entidades. De hecho se acomoda fcilmente a implementaciones de multi-entidad de la administracin de registros de metadatos. Tambin hay que sealar que este modelo conceptual no limita los registros de metadatos para el uso de los elementos de Dublin Core. De hecho, la mayora de las implementaciones del mundo real de los metadatos de Dublin Core, utiliza trminos de otros esquemas, o extensiones localmente definidas. Un uso potencial particular de los metadatos Dublin Core es como una capa de agregacin que coteja los registros descriptivos de mltiples fuentes para mejorar el descubrimiento (recuperacin). Que los metadatos puedan ser compartidos, no slo con otras instituciones de archivo, sino a travs de fronteras profesionales, es una expectativa cada vez ms fuerte, tanto de nuestros usuarios como por parte de los proveedores de fondos. La simplicidad del modelo Dublin Core lo convierte en un vehculo listo para el cumplimiento de estos requisitos. De manera ms general, la comunidad de Dublin Core ofrece un ambiente vibrante de varios dominios, que rene a los bibliotecarios, los modeladores de datos, especialistas en la web, los archivistas y otras disciplinas. En este escenario un montn de buenas ideas acerca de los metadatos en un mundo en red se ha llevado a cabo, y como la comunidad de archivos busca tener sus prcticas de metadatos a la vanguardia, este tipo de pensamiento puede ser de gran valor. En particular, el mundo de Dublin Core se ha involucrado profundamente con cuestiones de interoperabilidad que son de gran inters para nosotros como archivistas - las mismas cuestiones de interoperabilidad que se encuentran en la norma ISO 23081, aunque exploradas desde una perspectiva diferente.
u PREMEI (PREMIS)
En junio de 2003, OCLC y RLG conjuntamente patrocinaron la formacin del grupo de trabajo PREMEI (Preservacin de Metadatos: Estrategias de Implementacin) PREMIS cuyo cargo era desarrollar un conjunto bsico de metadatos preservables implementables, que se define como la informacin que se utiliza para apoyar el proceso de conservacin digital. El objetivo era disear metadatos ampliamente aplicables a travs de una amplia gama de contextos de preservacin digital y apoyados por las directrices y recomendaciones para la creacin, gestin y uso.
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El Diccionario de datos de PREMEI, publicado en mayo de 2005 define los metadatos de preservacin que: Apoyan la viabilidad, comprensibilidad, autenticidad y la identidad de los objetos digitales en un contexto de conservacin; Representan la informacin que la mayora de los repositorios de conservacin necesita saber para preservar los materiales digitales a largo plazo; Destacan los metadatos aplicables: rigurosamente definidos, apoyados en las directrices para la creacin, gestin y uso, y orientados hacia los flujos de trabajo automatizados, e Incorporan una neutralidad tcnica: no se realizan hiptesis sobre las tecnologas de conservacin, estrategias, almacenamiento y gestin de metadatos, etc. PREMEI es importante como un gran esfuerzo para normalizar los metadatos que se necesitan para apoyar el uso de los recursos digitales a travs del tiempo y aborda el asunto tratado anteriormente acerca de la dependencia de la tecnologa por parte de los registros electrnicos. En la medida en que la prctica descriptiva tiene por objeto apoyar la autenticidad de los documentos, la preservacin de los metadatos se vuelve un asunto fundamental. En el mundo digital, los usuarios finales dependen de una prctica de preservacin bien documentada para interpretar correctamente los registros. De manera ms inmediata, son dependientes de los metadatos tcnicos de la especie cubierta por PREMEI para determinar qu aplicaciones o herramientas son necesarias para acceder al contenido de los registros. En su mbito de aplicacin estrictamente controlada, PREMEI tambin ilustra cmo las soluciones de metadatos se estn alejando de modelos de una sola norma a aquellos por componentes. PREMEI no es una norma de metadatos descriptivos en el sentido tradicional, pero s describe los aspectos de los registros electrnicos que son vitales para su uso y gestin a largo plazo. Cada una de estas tres iniciativas es importante para la prctica descriptiva archivstica, pero cada una es muy diferente en su enfoque. Ninguna de las tres ofrece un modelo completo aplicable; las tres pueden ser reconciliadas, aunque
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no estn especficamente diseadas como complementarias. En conjunto, sin embargo, proporcionan una buena sinopsis de la situacin actual de los estndares de metadatos: madurando rpidamente y an fragmentadas, con distintas disciplinas que las agrupan hacia componentes interoperables de una arquitectura distribuida de manera flexible. Las tres normas destacadas no son las nicas iniciativas dignas de un estudio, o con las que se pueda topar el archivista. En particular, es tambin digno de mencionar el Modelo Conceptual de Referencia CIDOC (ISO 21127:2006)49, la norma ISO 19115 para metadatos geoespaciales y la especificacin de Metadatos de Objeto de Aprendizaje (MOA). Como lo ha evidenciado la discusin anterior, el mundo de los metadatos est lleno de normas y hay mucho ms para una norma de metadatos que un conjunto de elementos. En un mundo donde el cambio tecnolgico es constante y es uno de los principales impulsores de la normalizacin, hay una tensin entre la necesidad de que dichas normas estn listas para implementar, pero que no dependan de la tecnologa. La gestin de este aspecto requiere deshacer los distintos niveles de interoperabilidad. La interoperabilidad es de alguna manera el santo grial de la normalizacin de metadatos. Existe un enorme potencial para mejorar la eficiencia y la eficacia de la prctica, no slo para los archivistas, sino para todos los involucrados con la creacin, gestin y uso de registros y otros recursos de informacin, si se puede lograr. Investigaciones recientes sin embargo, han demostrado que, en general, la interoperabilidad entre marcos de referencia es difcil, a menos que intencionalmente se disee en los sistemas50. Dicho esto, hay que recordar que las tecnologas clave para esta interoperabilidad estn en una etapa muy temprana
49 El CIDOC Conceptual Reference Model (CRM) proporciona definiciones y una estructura formal para describir los conceptos y relaciones implcitas y explcitas utilizadas en la documentacin de herencia cultural. El CIDOC CRM intenta promover un entendimiento compartido sobre informacin de herencia cultural al proporcionar un marco semntico comn y extensible al que cualquier tipo de informacin de herencia cultural se pueda ajustar. Pretende ser un lenguaje comn para dominio de los expertos en la formulacin de requerimientos de sistemas de informacin y para servir como gua de buenas prcticas de modelos conceptuales. De esta forma, puede proporcionar el pegante semntico necesario para mediar entre diferentes fuentes de informacin de herencia cultural, como la publicada por museos, libreras y archivos. <http://cidoc.ics.forth.gr/> 50 Monash University Clever Recordkeeping Metadata Project
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hay que recordar que gran parte de la infraestructura tiene menos de una dcaday estar seguros de que la naturaleza del desafo esta cada vez mejor definida y las herramientas para hacerle frente a su vez estn entrando en la corriente principal de las TIC. Varios de los componentes clave se pueden discernir al tratar de implementar metadatos interoperables. En primer lugar, tenemos que entender los modelos conceptuales bsicos o los marcos abstractos en uso. La interoperabilidad ser muy difcil si no tenemos claridad sobre estas estructuras o gramticas fundamentales. Los vocabularios de metadatos son necesarios tanto para los elementos (conjunto de propiedades de metadatos y su semntica) como para los valores (series controladas de trminos de valores, tales como tesauros). Debido a que estas propiedades y trminos de valores se utilizan de manera habitual, se requiere una estandarizacin para los formatos de metadatos (tambin conocidos como enlaces o codificacin). Sin formas comunes de documentacin de metadatos de instancia - registros descriptivos - que permitan su correcta interpretacin por otras aplicaciones, an estamos escribiendo para nosotros mismos. Por ltimo, para cualquier aplicacin de metadatos querremos especificar las combinaciones particulares de propiedades, valores y aquellas que son a la vez necesarias y admisibles. Conocidas como perfiles de aplicacin, estos conjuntos de normas documentan la forma como los metadatos deben ser usados en un sistema especfico51. Para los archivistas, la gestin de estos componentes en el tiempo aade una complejidad adicional. La interoperabilidad de la mquina-procesable requiere de estos componentes para estar en lnea de manera constante y estandarizada. Tambin ser necesario algn tipo de racionalizacin colectiva de los metadatos mientras nos esforzamos por evitar especificar varios trminos similares, pero ligeramente diferentes. De manera ms general, debemos tratar de reutilizar trminos hasta donde sea posible. Este enfoque requiere tener certeza en que los trminos seguirn estando disponibles y es de esperar que los vocabularios se mantengan con un compromiso a la persistencia por parte de las instituciones52.
51 Nilsson et al., Towards an Interoperability Framework for Metadata Standards, 2006 52 La Iniciativa de Metadatos de Dublin Core por ejemplo, se compromete explicitamente con la persistencia de los trminos que mantiene: [DCMI] afirma que, hasta donde sea posible, los documentos formales continuarn estando disponibles a lo largo de la vida de DCMI. Donde una fuente persistente se modifique, un cambio en la historia ser archivado.
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El cumplimiento de esta visin no se lograr por la comunidad archivstica de forma aislada, pero un cierto sentido de su viabilidad se puede vislumbrar en la interoperabilidad de las TIC, la World Wide Web.
u DESARROLLOS DE LA WEB
La descripcin archivstica ha tenido siempre como objetivo el descubrimiento mejorado de los documentos de archivos (registros). Los productos de nuestro trabajo no se llaman ayudas de bsqueda para nada. En el entorno actual, el descubrimiento significa encontrabilidad Web, que a su vez se refiere a Google. Mientras que un comentario sobre la importancia de Google para los archivistas sera un papel totalmente diferente, vale la pena hacer algunas observaciones respecto a la descripcin de los documentos electrnicos de archivo. Primera, la metodologa de descubrimiento usada por Google nos recuerda el poder de utilizar el contenido, el contexto Y la estructura en nuestras herramientas. La exposicin de nuestros archivos digitales en la Web, vinculados con sus metadatos e incluidos en las relaciones contextuales que son fundamentales para la prctica archivstica, tiene el potencial para aumentar en gran medida su facilidad de bsqueda en comparacin con la dependencia de las estrategias tradicionales de bsqueda de archivo. En segundo lugar, el enorme trfico de bsqueda de Google resalta la filosofa contempornea de la Web de lleva su contenido a las personas en lugar de esperar que las personas vengan a su contenido. Mientras que Google es el factor dominante en la actualidad, hay que comprender mucho ms, cmo la descripcin de archivos puede participar en la Web del futuro. Una segunda iniciativa clave para entender el futuro del uso del descubrimiento y la informacin en la Web, es la actividad Semntica Web de W3C: La Semntica Web tiene que ver con dos cosas. Se trata de formatos comunes para la integracin y combinacin de datos provenientes de diversas fuentes, donde la Web original se concentr principalmente en el intercambio de documentos. Tambin se trata de un lenguaje para el registro de cmo los datos se refieren a los objetos del mundo real. Esto le permite a una persona o a una mquina, empezar en una base de datos y luego moverse a travs de una serie interminable de bases de datos que no estn conectadas por cables, sino por su relacin temtica53.
53 < http://www.w3.org/2001/sw/>
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Reforzando la visin de la Web Semntica, est el Marco de Descripcin de Recursos (MDR) RDF en ingls), una familia de especificaciones del W3C originalmente diseado como un modelo de metadatos que ha llegado a ser utilizado como un mtodo general para la descripcin o modelado conceptual de informacin que se implementa en los recursos web, usando una variedad de formatos de sintaxis54. MDR es una pieza ms en el rompecabezas, su uso es una forma en que la visin de la interoperabilidad procesable por mquina descrita anteriormente puede llevarse a cabo. La idea de los recursos de archivo tejida a travs de la Web Semntica, proporcionando profundidad histrica a la red de informacin, es atractiva y en ltima instancia, alcanzable como una aspiracin a largo plazo. La discusin sobre la Web no estara completa si no consideramos la Web 2.0, ahora ya no es una palabra de moda, sino un conjunto desarrollado de expectativas y oportunidades. La esencia de la Web 2.0 es la Web como un sistema interactivo en lugar de una experiencia pasiva. Para los archivistas esta comunicacin de dos vas significa dar oportunidades para la reutilizacin de los datos y metadatos, y para los dems, la oportunidad para crear y proporcionar informacin. Esto ofrece tanto retos como nuevas posibilidades para la descripcin archivstica. La apertura de nuestros sistemas de descripcin para que los dems agreguen contenido es difcil para muchos archivistas que lo ven como poner en peligro la naturaleza autoritaria de nuestra documentacin. Alternativamente, puede ser visto como una oportunidad para enriquecer la descripcin de formas nuevas y diversas. El etiquetado social ya no es un fenmeno nuevo, pero es an poco utilizado en el mundo de los archivos.
u UN MANIFIESTO DE ARCHIVOS DE METADATOS

Entonces, qu nos depara el futuro? Y cmo podemos configurar ese futuro para apoyar el esfuerzo de archivo? Para concluir y resumiendo la discusin anterior, me gustara ofrecer algunas sugerencias para las reas clave de compromiso que se necesitan en los prximos 15 aos, un manifiesto de archivo de metadatos. 1. Participacin en el mundo de metadatos. Los archivistas deben reconocer que las cuestiones sobre los archivos de metadatos no van a ser dirigidas exclusiva o principalmente dentro de la comunidad archivstica. Los programas de archivo se van a beneficiar de las oportunidades que ofrecen los metadatos, de
54 < http://en.wikipedia.org/wiki/Resource_Description_Framework>
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la eficiencia y mejor servicio a nuestros usuarios. Muchos esquemas actuales de metadatos son excesivamente estrictos en su mbito de aplicacin. Ellos no tienen en cuenta las necesidades de los usuarios en diferentes ambientes, ni en entornos de negocios. 2. Abrazar la estandarizacin. Los archivistas, colectivamente, han tardado en aceptar la estandarizacin. Tendemos a ver la singularidad de los materiales, en lugar de lo comn en ellos. El uso eficaz de las estrategias de metadatos requiere un profundo compromiso con la estandarizacin. Tenemos que ir mucho ms all de las normas vigentes a los marcos formales, procesables de las propiedades, sintaxis y valores. 3. Comprender y participar en la Web. Los archivistas no pueden esperar a que los usuarios vengan a nuestras instituciones ya sea en un sentido fsico, o por visitas directas a nuestros sitios Web. Si nuestros servicios estn hechos para que sean accesados, utilizados, entendidos en el mundo moderno, esto implica hacerlos visibles en la Web. Esto debera ser un paso fcil para nosotros - la descripcin de archivos siempre ha tenido que ver con la habilitacin de los registros de manera que se puedan encontrar e interpretar cuando se extraen de su contexto original. Ahora tenemos que aplicar ese mismo pensamiento para el descubrimiento y la comprensin de los registros independientemente del contexto de nuestras instituciones. El registro totalmente autosuficiente puede no ser alcanzado, pero esto no es razn para esperar que nuestros metadatos sean slo utilizados en el contexto de nuestros sistemas de descripcin.
4. Lograr la re-descripcin de los archivos en el momento de la transferencia, o despus de la transferencia a la institucin de archivos no es simplemente un enfoque viable para los documentos electrnicos de archivo, si es que alguna vez fue viable para archivos modernos. El ideal de los programas de archivo debe ser el de reducir al mnimo cualquier trabajo de metadatos requeridos como parte del proceso de transferencia en lugar de obtener y aprovechar los metadatos provenientes del sistema que los origin. 5. Apertura de nuestros recursos de metadatos. Relacionado con los puntos anteriores, tenemos que reconocer que la descripcin de archivos no necesita ser realizada exclusivamente por los archivistas. Los conocimientos adquiridos por los investigadores en el uso de nuestros fondos deben ser aprovechados para enriquecer la comprensin de los archivos.
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6. Agregar valor a travs del diseo de los medios de localizacin e interfaces para los usuarios. Las herramientas contemporneas y emergentes de metadatos hacen posible el suministro rutinario de mucha ms rica y ms completa informacin sobre los registros de archivo de lo que ha sido posible en el pasado. El papel del archivista ya no es el de examinar los documentos y describirlos, sino el de entender cmo esa riqueza de los metadatos se puede presentar a los investigadores y cmo agregar valor a esos metadatos. Facilitar el acceso a los metadatos no procesados es una oportunidad perdida. La normalizacin en la capa(s) de metadatos, paradjicamente, hace posible una enorme diversidad de acceso a productos. Si la normalizacin est generalizada adecuadamente, surgen entonces posibilidades emocionantes para obtener ayuda que abarque varias colecciones y dominios. Algo de esto puede sonar como si ya no necesitramos a los expertos en descripcin archivstica. Por el contrario, mientras que esto representa un replanteamiento de las tareas principales, la necesidad de las habilidades inherentes a la descripcin de archivos es mayor que nunca, pero este conocimiento necesitar ser aplicado de nuevas formas y con nuevos asociados. El efecto de este enfoque ser el de maximizar la capacidad de automatizar los procesos de archivo e identificar los puntos en los que nuestros conocimientos profesionales pueden ser mejor aplicados para agregarles valor.
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ESTABLECIMIENTO DE POLTICAS
para el acceso al contenido de registros electrnicos
Por. Jim Suderman
Una sentencia reciente del Tribunal de Apelacin de Ontario confirm la solicitud de un periodista de un informe annimo proveniente de dos bases de datos archivadas por la Junta de Servicios de la Polica de Toronto. El periodista quera el informe para ayudarle a evaluar la demanda del Consejo de Polica que no hizo uso de perfiles raciales al mirar los detalles relativos a individuos que fueron detenidos una sola vez y compararlos con los de personas detenidas en ms de una ocasin. La solicitud fue inicialmente rechazada por la Junta de Polica, una peticin que la informacin de Ontario y la Comisin de Privacidad rechazaron. La Junta de Polica llev el asunto a los tribunales donde se confirm la sentencia. El solicitante apel la decisin de la Corte y en enero de este ao, el Tribunal de Apelacin fall a su favor. La legislacin aplicable es el Acto Municipal de Libertad de Informacin y Proteccin de la Privacidad (AMLIPP (MFIPPA en ingls)). En l se establecen ocho categoras de informacin personal que van desde la identificacin personal, por ejemplo, nmero de telfono o direccin, el origen nacional, por ejemplo, Canadiense, la correspondencia, es decir, implcita o explcitamente de naturaleza privada o confidencial. 55
55 Ontario. Municipal Freedom of Information and Protection of Privacy Act, s.2(1), http://www.elaws.gov.on.ca/html/statutes/english/elaws_statutes_90m56_e.htm. De aqu en adelante AMLIPP.
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A travs de los procesos de resolucin del asunto, el Consejo de Polica se opuso por varias razones de las cuales dos son relevantes para este estudio: 1. Que el proceso de sustituir identificadores individuales con nmeros nicos, con lo que los datos annimos, reduciran la exactitud de la informacin hasta en un 30% -35%. 2. Que proporcionar la informacin solicitada constituira la creacin de un nuevo registro. En esencia, el fallo de la Corte de Apelaciones apoy las conclusiones originales de la Informacin y Conciliador de la Comisin de Privacidad. En cuanto a la cuestin de la exactitud de la informacin, el Conciliador declar que: la exactitud de los datos no es pertinente para determinar si debe ser producido o no. En su opinin, siempre y cuando un solicitante sea informado de las posibles inexactitudes en un registro, la prueba de si se requiere que un documento se produzca en virtud de la ley no est supeditada a su exactitud. 56 El juez no acept la afirmacin de que el suministro de la informacin constituira la creacin de un nuevo registro con base en que la sustitucin de los identificadores nicos con los nmeros generados al azar, no genera nueva informacin ni cambia la naturaleza de la informacin: ... la informacin proporcionada... es la misma informacin registrada, simplemente en un formato annimo modificado. Tambin es pertinente para este trabajo la forma nica como los identificadores personales fueron definidos por la Comisin. La determinacin de identificadores personales en una de las bases de datos fue adecuada. Una lista de campos de datos extrados de un diccionario de datos incluye elementos para el nombre de Nombre completo, nombre de pila 1 y nombre de pila 2 , etc., que indica claramente identificadores personales. La determinacin de los identificadores
56 Detalles de este asunto se encuentran en: Toronto Police Services Board v. (Ontario) Information and Privacy Commissioner, 2009 ONCA 20 (2009 January 13), dockets C48066 and C48067. (http://www.ontariocourts.on.ca/decisions/2009/january/2009ONCA0020.htm) y en: Information and Privacy Commissioner (Ontario), IPC Order MO-1989/November 7, 2005 (http://www.ipc.on.ca/images/Findings/up-mo_1989.pdf).
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personales en la otra base de datos no fue tan adecuada. Si bien un nmero de Seguro Social - que es un identificador personal nico en Canad - puede ser tomado en esta segunda base de datos, no se realiza de manera rutinaria. Sin embargo, debido a que el origen de datos para esta segunda base de datos se toma de algo que se llama tarjetas de persona investigada el Comisario concluy que un nico identificador personal debe existir aunque no se ha especificado en los documentos examinados cul de estos debe ser. Esta decisin sin precedentes es de inters para los responsables de la formulacin de polticas en la creacin y uso de los registros electrnicos (documentos electrnicos de archivo). Los registros se consideran generalmente compuestos por el contenido, la estructura o formato, y el contexto. Los archivistas y otros gestores de registros se han centrado durante mucho tiempo en la estructura y el contexto del registro, dejando que el contenido sea determinado por los requisitos de las actividades documentadas por la empresa. Mientras el contenido de registro sigue siendo principalmente impulsado por la actividad que se est documentando, la decisin descrita anteriormente pone de manifiesto que la creacin de registros ya no se rige exclusivamente por la actividad que el creador desea documentar. Es decir, el contenido del propio registro, tal vez sobre todo en el entorno digital, es cada vez ms regido por las normas ms all de cualquier definicin estrecha de la actividad empresarial que se est documentando. El mensaje contenido en un registro es cada vez ms determinado tanto por su contexto de uso como por su contexto de creacin. Es decir, los registros dejados de lado por los creadores de registro pueden ser citados para propsitos ms all de los relativos a la actividad que los produjo. Sin un medio para prever estos usos, los creadores de registros pueden encontrarse a s mismos en la misma situacin que la Polica de Toronto, al tener que divulgar informacin inexacta identificada como su registro. Este artculo explora las formas cmo las polticas para la creacin y uso del registro se pueden mejorar en relacin con la privacidad, la propiedad intelectual, la autenticacin y la seguridad. De esta manera se propone la ampliacin de los conceptos de archivo existentes de contexto y estructura para registrar los elementos de contenido. Aunque es clara la necesidad de administrar el contenido de tal forma que se respete la propiedad privada, intelectual, y la seguridad; el establecimiento de polticas acerca de estas cosas puede parecer desalentador. Este marco normativo debe abordar los componentes de informacin, distinto de los componentes digitales, dentro de los contenidos de registro. Sin embargo,
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el contexto lo es todo - o debera decir los contextos (en plural) son todo. En el curso de su investigacin del proyecto InterPARES identific cinco categoras contextuales: 1. 2. 3. 4. 5. De procedencia Jurdico-administrativa De procedimiento Documental Tecnolgica57
Esta presentacin se basa en todos estos contextos al considerar el contexto de cualquier contenido informativo, pero en particular los tres primeros. Se examinarn los casos o situaciones especficas para determinar cmo han sido o podran desarrollarse las polticas de registro de contenido respecto a la informacin personal, la propiedad intelectual y la seguridad. InterPARES define un registro como un documento presentado o recibido en el curso de una actividad prctica como un instrumento o un producto derivado de tal actividad, y destinado para accin o referencia. Esta presentacin propone una modificacin leve pero significativa de la definicin de contenido de registro InterPARES de El mensaje contenido en el cuerpo de un registro. a Los mensajes contenidos en el cuerpo de un registro. No es sorprendente que en la era de la informacin donde la tecnologa de la informacin vuelve a ensamblar los componentes de un registro cada vez que se accesa, sea posible, incluso probable, que pueda haber mltiples mensajes en un registro dado.
u INFORMACIN PERSONAL
En Canad la mayora de la legislacin sobre privacidad est dirigida a los datos personales en poder de los gobiernos. Para cualquiera que est familiarizado con los gobiernos de Canad (federal, provincial / territorial y municipal) esto proporciona una gran cantidad de informacin de origen. El gobierno, especialmente desde la Segunda Guerra Mundial, se ha centrado en la prestacin
57 Focus Task Force, Appendix 08: InterPARES 2 Reporting Framework, [electronic version] in International Research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems (InterPARES) 2: Experiential, Interactive and Dynamic Records, Luciana Duranti and Randy Preston, eds. (Padova, Italy: Associazione Nazionale Archivistica Italiana, 2008). <http://www.interpares.org/ display_file.cfm?doc=ip2_book_appendix_08.pdf>
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de servicios a los ciudadanos, protegiendo, o al menos moderando los dainos extremos de la economa, el medio ambiente fsico y el costo de la atencin mdica. Como resultado, los gobiernos en Canad tienen grandes cantidades de informacin personal de sus ciudadanos. Obviamente, estas posesiones pueden ser mal utilizadas y existe legislacin en vigor a nivel federal, provincial y municipal para el manejo de informacin personal. Y no slo la legislacin sino tambin los comisionados federales y provinciales vigilan cmo los gobiernos utilizan la informacin personal que se les encomiendan. Tambin podemos vislumbrar algo de la estructura de la informacin personal en las dos bases de datos de la Polica a que se refiere. En la primera base de datos los campos de datos especficos pueden ser identificados. Mientras que lo mismo no puede decirse de la informacin disponible sobre la segunda base de datos, podemos asumir con certeza razonable que tambin existe informacin personal en estos. Lo que tambin vemos es que hay poco contexto procesal organizando los campos de datos en cualquiera de las dos bases de datos. La afirmacin de que cualquier registro producido a partir de una de las bases de datos sera slo un 65-70% exacto, es tambin de gran inters. La declaracin jurada presentada por el Consejo de Polica a la Comisin de Privacidad de la Informacin explic que la base de datos no asigna automticamente un identificador nico para todas las personas cuya informacin est contenida en la base de datos y que esa informacin no posee un formato normalizado, cuando existe. Adems, no hay ningn requisito legal para la Polica para crear los registros de la base de datos pero es utilizado por los analistas de la Polica para hacer seguimiento de estadstica [s] de crimen e informacin de ocurrencia/ contacto. Se comprende entonces por qu el solicitante estaba interesado en los datos. Desde el punto de vista de la poltica sin embargo, es evidente que la ausencia de direccin poltica en cuanto al procedimiento, elementos de datos obligatorios y autorizacin para legislar, impide a la Junta de Polica solicitar la informacin requerida por ellos. Es fcil de entender la renuencia de la Junta de Polica para emitir a los medios de comunicacin un registro que ellos mismos no creen que sea preciso.Mediante el establecimiento de requisitos claros acerca de cul informacin personal se recoge con el fin de establecer estadsticas de crimen e informacin de ocurrencia /contacto, la informacin personal en las bases de datos sera precisa y su significado claramente establecido en los contextos jurdico-administrativos, de procedimiento y tecnolgicos. Esto implicara que se detalle la informacin que se necesita para analizar tendencias, de dnde proviene dicha informacin y el formato(s) que debera tener, as como, qu autoridad sera
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la encargada de recogerla y compilarla. Existen bases de datos bien establecidas para el seguimiento de las tendencias mediante la extraccin de datos desde los sistemas transaccionales y se utilizan para todo, desde reportes de excepcin en los sistemas de gestin de la informacin hasta la previsin a nivel ejecutivo y otras herramientas de inteligencia empresarial y de los almacenes de datos. La disciplina para el establecimiento de requisitos para este tipo de sistema, podra normalmente destacar las ausencias de polticas y de procedimiento de manera que las reglas puedan ser adecuadamente integradas a la estructura de datos del sistema previsto. La identificacin de los elementos obligatorios de datos y su formato, por ejemplo, tambin ha contribuido significativamente a la exactitud de los datos solicitados. El establecimiento de requisitos claros tambin muestran categoras de informacin personal destacadas en el AMLIPP que no estaran presentes en estos registros, tales como informacin financiera u opiniones personales, simplemente porque un entorno de creacin de registro completamente desarrollado no proporcionara los medios para ingresar ese tipo de contenido de los datos. Es decir, al aclarar el contexto de procedimiento no slo es posible establecer la forma y el contenido de la informacin personal permitida, tambin sera posible excluir categoras de informacin personal. Tenga en cuenta que este marco normativo sugerido arriba tendra que ser desarrollado por cada uso de informacin personal recabada. Por ejemplo, si la informacin personal recolectada por la polica de Toronto fuera compartida o agrupada con la informacin recogida por los servicios de polica nacional o extranjera, o procesada de alguna manera por un prestador de servicios extranjero, las normas complementarias de poltica tendran que ser puestas en su lugar. Compartir informacin personal con un servicio de polica extranjera constituira una revelacin de informacin a ese servicio. AMLIPP slo lo permite cuando existe un acuerdo o trato escrito o, la autoridad legal lo permite58. El procesamiento de la informacin personal por un prestador de servicios extranjero es permitido por la legislacin federal, el Acto para La proteccin de la Informacin Personal y Documentos Electrnicos (APIPDE) como un uso, no una revelacin, pero, como tal, el proveedor de la informacin sigue siendo totalmente responsable de cmo se utiliza dicha informacin59.
58 Ontario. MFIPPA, s.32.f(i). 59 Office of the Privacy Commissioner of Canada. Summary of Key Findings in Processing Personal Data Across Borders: Guidelines (January 2009). http://www.privcom.gc.ca/information/ guide/2009/gl_dab_090127_e.asp
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En el ejemplo anterior, la gestin de informacin personal dentro del contenido de registro puede parecer un tanto simplista. Existen categoras de informacin personal que no permiten la instauracin de una forma y contenido similares a un campo de base de datos, tales como las opiniones personales o puntos de vista de un individuo60. Sin embargo, todas las categoras de informacin personal pueden ser definidas en trminos de si existen dentro de un determinado tipo o categora de registros. Y mientras se establece una forma y contenido consistentes para las opiniones personales, sera mucho ms difcil que para otros tipos de informacin personal, y sera posible establecer polticas en una organizacin que limiten ciertos tipos de informacin para determinados tipos de registros, por ejemplo, los que requieran opiniones se expresarn mediante un formato de opinin. Un caso contrario se aplica para las decisiones de los consejos ejecutivos federal y provincial. El Estilo de gobierno de Canad Westminster prev la toma de decisiones colectivas por parte del ejecutivo o gabinete. Independientemente de la base de esta caracterstica, esto significa que las opiniones personales de los miembros individuales de un gabinete, estn excluidas de los registros de gabinete. Las opiniones personales son sin duda expresadas en las reuniones, pero esa informacin es excluida expresamente de las actas y otros documentos de manera que todas las decisiones ejecutivas puedan ser presentadas como decisiones colectivas del gobierno.
u PROPIEDAD INTELECTUAL
El establecimiento de un entorno normativo que brinde claridad sobre la forma y el contenido de la informacin en los registros de la propiedad intelectual, es ms compleja debido a la naturaleza inclusiva de lo que se considera como propiedad intelectual. Los derechos de propiedad intelectual pueden ser generalizados, es decir, que puede existir desde el momento de la creacin sin ningn requisito de registro. Por ejemplo, s. 5 de la Ley de Derecho de Autor de Canad establece que: El derecho de autor podr subsistir en Canad... en cada obra literaria, dramtica, musical y artstica original, si cualquiera de las [tres] condiciones se cumple incluyendo, en el caso de cualquier trabajo, publicado o no publicado, incluyendo una obra cinematogrfica, si
60 Ontario. MFIPPA, s.2.1(e).
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el autor fue, en la fecha de la realizacin de la obra, un ciudadano o solicitante, o una persona que reside habitualmente en un pas cubierto por el tratado61. Para tener certeza sobre qu categoras de propiedad intelectual existen, la Convencin de 1967 para establecer la Organizacin Mundial de la Propiedad Intelectual, proporciona la siguiente lista de los objetos protegidos por derechos de propiedad intelectual:
Tabla 2: Categoras de propiedad intelectual62 61 Canada. Acto de derechos de autor. http://laws.justice.gc.ca/en/ShowFullDoc/cs/C42//20090218/en?command=home&caller=SI&search_type=all&shorttitle=copyright&day= 18&month=2&year=2009&search_domain=cs&showall=L&statuteyear=all&lengthannual= 50&length=50&isprinting=false. Vase tambin the World Intellectual Property Organization (WIPO). Understanding Copyright and Related Rights,(no date) p.7, http://www.wipo.int/ freepublications/en/intproperty/909/wipo_pub_909.pdfp. 62 WIPO. Understanding Copyright and Related Rights,(no date) p.5, and Understanding Industrial Property (sin fecha), p. 18-19, http://www.wipo.int/freepublications/en/intproperty/895/wipo_ pub_895.pdf
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Dentro del medio ambiente Canadiense, puede ser difcil imaginar cmo una poltica puede ser desarrollada cubriendo cada categora de propiedad intelectual y que todava tenga sentido. Este artculo est dedicado a ese desafo, al limitar el desarrollo de polticas de dos maneras. En primer lugar, slo se explorar la propiedad intelectual, ya que debe existir dentro de una organizacin individual o persona, es decir, pocas organizaciones desarrollan todas las categoras de propiedad intelectual. En segundo lugar, slo se explorar la propiedad intelectual como parte representante de un registro individual. Las imgenes digitales pueden ser fcilmente imaginadas como propiedad intelectual que comprenden parte del contenido de un registro como un correo electrnico o una pgina web. La gestin de este tipo de contenido como propiedad intelectual puede ser tan sencilla como un reconocimiento a su creador, posiblemente con un anexo de declaracin Usado con permiso. Es interesante observar los resultados de una encuesta de los autores que indican que la opinin entre los encuestados estaba bastante dividida en cuanto a dnde reside la obra. Las dos respuestas principales fueron que la obra reside en los documentos digitales pre-existentes que definen y delimitan sus posibilidades, o que est mejor representada por un registro de audio (o video) de lo que realmente sucede. Esto ltimo significa que la labor de establecer los derechos de autor de una imagen de una composicin de multimedia, por ejemplo, residir en el fotgrafo aunque tambin representa la obra, a menos que el autor pague tambin al fotgrafo. Sin embargo, es concebible que la propiedad intelectual pueda existir en el contenido de un registro en diversas formas. En la industria farmacutica, por ejemplo, ... diversos aspectos de un nuevo medicamento pueden ser patentados (por ejemplo, el compuesto qumico, los procesos, nuevos usos para el mismo compuesto, las variaciones mejoradas, los regmenes de dosificacin, etc.)63
63 WIPO. Intellectual Property Rights for SMEs in the Pharmaceutical Industry, #9 What are the most crucial considerations when managing the IP assets of a company in the pharmaceutical industry. http://www.wipo.int/sme/en/documents/ip_pharma.html.
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Simplificado de esta forma, se pone de manifiesto cmo la propiedad intelectual como un compuesto qumico patentado, puede distinguirse de otros contenidos dentro de un registro. Al igual que con la construccin de polticas de contenido de la informacin personal en los registros, esta distincin es necesaria para apoyar el desarrollo de las polticas y darle forma a los procesos comerciales para la gestin de este tipo de propiedad intelectual dentro de los registros de una organizacin. Cuando se hace posible identificar los elementos de contenido de registro de la propiedad intelectual, es posible establecer un proceso de negocio para crear, mantener y administrar el contenido de registro dentro del proceso de creacin del expediente ms grande. El proceso profesional para la gestin de la propiedad intelectual dentro de la organizacin ahora se puede integrar con otros procesos de negocio, tales como los relativos a la comercializacin por ejemplo, que rigen la creacin de registros de comercializacin. Tres de los estudios de caso de InterPARES se examinarn aqu en relacin con la propiedad intelectual: Arbo Cyber, HorizonZero, y el Atlas Cartogrfico de la Antrtida. Los dos primeros estudios reflejan investigaciones en la creacin de registros en el mbito artstico, mientras en que en el tercero se analiza el mbito cientfico. Cada uno proporciona informacin detallada sobre las consideraciones de la propiedad intelectual y las consideraciones relacionadas en el contenido de los registros, incluidas las relativas a su creacin y uso.
u ARBO CYBER, TEATRO (?)

El estudio de caso Arbo Cyber analiza el caso de una compaa de teatro llamada as y establecida en 1985 en la ciudad de Quebec. Su existencia como una compaa de teatro ha cesado, pero los dos miembros restantes estn desarrollando un sitio web interactivo, el Ludosynthse. Este sitio web no se concibe como un almacn completo de las producciones de la compaa, sino ms bien como un panorama representativo de la actividad artstica de la misma.64 En la preparacin de este panorama, los creadores se basaron en los materiales existentes en medio digital y analgico. Como miembro de la Unin de artistas
64 El siguiente resumen del estudio de caso se extrajo del reporte final en: Martine Cardin, Case Study 01 Final Report: Arbo Cyber, thtre (?) (English translation by Carolyn Petrie), InterPARES 2, 2004 (http://interpares.org/display_file.cfm?doc=ip2_cs01_final_report_english.pdf). El reporte proporciona la direccin URL para Ludosynthse (http://www.lit.ulaval.ca/arbocyber/ index_content.htm)
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es necesario estar al tanto de cmo se cre el contenido del sitio web de manera que cumpla con sus obligaciones como miembro de esta unin. En particular, esto requiere que el uso de imgenes de los artistas en los materiales promocionales, no exceda un perodo determinado o tendran que pagar al artista (s) en cuestin. No estaba claro en el momento del estudio si esta obligacin se refera a documentos de archivo, pero parece que sta puede ser una excepcin. A falta de una conclusin definitiva en esta materia, las imgenes de los artistas que deseen recibir un pago podran ser excluidas de la pgina web. Adems, la naturaleza de las producciones de Arbo hizo que los espectadores, as como los artistas, fueran filmados. Si bien, es un principio del trabajo de Arbo que los espectadores participen de forma voluntaria, slo y despus de identificarlos por sus iniciales o nombre de pila, su participacin voluntaria no puede ser asumida como consentimiento para publicar sus imgenes en Internet. La poltica de Arbo es eliminar las imgenes de la pgina web a peticin de los participantes.
u HORIZON ZERO
HorizonZero fue una revista en lnea que se centr en el arte digital en Canad, publicando dieciocho nmeros entre agosto de 2002 y finales de 200465. La revista public texto y versiones en Flash de cada nmero. El estudio de caso se centr en los documentos creados en el proceso de produccin de una entrega y lo pertinente en este caso son los elementos que forman el contenido de la revista. La mayora del contenido se deriva de las propuestas presentadas al consejo editorial de la revista por autores externos. El uso de los contenidos se rige por los contratos celebrados por la revista con sus colaboradores, entre ellos un acuerdo de licencia estndar, que se resume de la siguiente manera: Por lo general, el contribuyente se reserva el derecho de autor sobre la obra, pero renuncia a los derechos morales de la misma. El acuerdo de licencia estndar es muy amplio, lo que le permite a HorizonZero utilizar la obra para cualquier propsito sin paga de derechos adicionales.66
65 Todo lo referente a HorizonZero est todava disponible en lnea en: http://www.horizonzero. ca/textsite/index.php?is=0&file=0&tlang=0. 66 Brent Lee. Case Study 03 Final Report: HorizonZero/ZeroHorizon Online Magazine and Media Database (InterPARES 2, 2004), p. 10 (http://interpares.org/display_file.cfm?doc=ip2_cs03_ final_report.pdf).
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u ATLAS CIBERCARTOGRAFA DE LA ANTRTIDA

El proyecto del Atlas Cibercartogrfica de la Antrtida (CAA) tiene como objetivo desarrollar un atlas en lnea utilizando principalmente tecnologas de cdigo abierto para representar, explorar y comunicar las complejidades del continente Antrtico para la educacin, la investigacin y con fines polticos67. El Atlas estar compuesto de ms de 15 mdulos, aprovechando los datos de docenas de proveedores. El Tratado Antrtico de datos relativos a la Antrtida, autoriza su uso sin costo alguno para fines de investigacin no comercial. Se utiliza sin ningn costo no es, por supuesto, lo mismo que la ausencia de derechos de propiedad intelectual. El reconocimiento de las fuentes de los datos es claramente importante, ya que se refieren a informacin detallada y vinculada a los aspectos especficos del atlas cartogrfico. La informacin detallada relativa a las fuentes de datos es tambin un factor importante, ya que les permite a los usuarios de los datos determinar si cumplen con los requisitos para su uso, por ejemplo, en cmo la agencia recoge los datos, la forma en que trata los errores en los mismos, etc. De manera que la propiedad intelectual se mantiene dentro de los datos procedentes de diferentes fuentes. En cada uno de los ejemplos anteriores, mediante el examen de los contextos de procedencia, jurdico-administrativo y de procedimiento, se hace posible identificar los elementos especficos de propiedad intelectual y de contenido que deben gestionarse. HorizonZero estableci una poltica integrada en su modelo de contrato que tena colaboradores que renuncian a sus derechos morales en trminos de cmo su contenido era utilizado y representado al interior de la revista. El Atlas Cibercartogrfica de la Antrtida registra cuidadosamente el origen de los datos utilizados y se aprovecha de las disposiciones del Tratado Antrtico en relacin con el uso de datos de la investigacin. Arbo Cyber quitar el contenido de cualquiera que objete su presencia en su sitio web. En efecto, cada uno de estos enfoques refleja una poltica establecida por la organizacin para la gestin de los aspectos de propiedad intelectual, incluidos los derechos morales, que ellos no poseen.
67 Tracey Lauriault and Yvette Hackett. Case Study 06 Final Report: Cybercartographic Atlas of Antarctica, (InterPARES 2, 2005), p. 1 (http://interpares.org/display_file.cfm?doc=ip2_cs06_ final_report.pdf).
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u SEGURIDAD
El Consejo de Informacin de Normas de Seguridad para Tarjeta de Pago, es una organizacin basada en la industria fundada por American Express, Discover Financial Services, JCB International, MasterCard Worldwide y Visa Inc68. Versin 1.2 de la Norma de Seguridad que se public en octubre de 2008 e identifica dos categoras de informacin de tarjetas de pago: datos de los tarjetahabientes y los datos confidenciales de autenticacin, ambos se detallan en la tabla de abajo69.
Elementos de datos Nmero primario de cuenta Nombre del tarjetahabiente Cdigo de Servicio Fecha de expiracin Datos completos de la banda magntica Almacenamiento permitido Si Si Si Si No No No Proteccin requerida Si Si Si Si N/A N/A N/A ITP DSS Req. 3.4 Si No No No N/A N/A N/A
Datos del tarjetahabiente
Datos confidenciales CAV2/CVC2/CVV2/CID de autenticacin PIN/ Bloqueo PIN
Tabla 3, Datos que aplica la Norma de Seguridad de la ITP (Industria de las Tarjetas de Pago) 68 Payment Card Industry Security Standards Council. About the PCI Security Standards Council (https://www.pcisecuritystandards.org/about/index.shtml). 69 La siguiente tabla hace parte de (Industria de las tarjetas de pago) Payment Card Industry (PCI) Data Security Standard Requirements and Security Assessment Procedures (version 1.2, October 2008), p. 4. Nota 1 solicita proteccin para los datos sealados si estos se almacenan junto con los de PAN [Primary Account Number](NPC Nmero Primario de Cuenta) y reconoce que otra legislacin , como la referennte a la privacidad, debera tambin establecer requisitos especficos para su mantenimiento. Nota 2 solicita que no se almacenen datos sencibles de autenticacin despus de su autorizacin (an si estn encriptados). Nota 3 se refiere a datos completos de seguimiento provenientes de la banda magntica, imagen de la banda magntica en el chip, o de cualquier otro medio. La normativa de seguridad de datos para la Industria de las Tarjetas de Pago ITP puede bajarse de: https://www.pcisecuritystandards.org/security_ standards/pci_dss.shtml.
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Tal como se sugiri para la informacin personal en un entorno gubernamental, parece que la forma y estructura de la informacin de tarjetas de pago pueden ser definidas. En el contexto de esta presentacin es interesante notar que el almacenamiento de datos de los tarjetahabientes se permite, pero el almacenamiento de datos confidenciales de autenticacin no. Esto parece ser un ejemplo de cmo los procesos de negocio relacionados con la seguridad ya estn integrados con los procesos de negocio, relacionados con la gestin de informacin personal en conexin con el uso de tarjetas de crdito u otras formas de pago para la compra de bienes y servicios. Es evidente cuando se considera la aplicacin de esta norma, que tiene implicaciones tanto para la creacin como para el mantenimiento de estos registros. La prohibicin de almacenar datos confidenciales de autenticacin es amplia, aplicable a todos los componentes de la red, incluidos: firewalls, switches, routers, puntos de acceso inalmbricos, dispositivos de red y otros dispositivos de seguridad. Los tipos de servidores incluyen, pero no se limitan a lo siguiente: web, aplicaciones, bases de datos, autenticacin, correo, proxy, Network Time Protocol (NTP), y el servidor de nombres de dominio (DNS). Las aplicaciones incluyen todas las aplicaciones adquiridas y aplicaciones a medida, incluyendo aquellas internas y externas (Internet)70. Estos requisitos proporcionan orientacin sobre la gestin del ciclo de vida de los datos, ya sea que existan como un registro en s mismo o si forman un elemento de un registro ms amplio. Cuando la informacin de tarjetas de pago conforma slo un elemento de un registro ms amplio, hay intersecciones claras con los procesos de negocio que resultan en la creacin del registro: 1) el proceso de negocio de gestin de la informacin del beneficiario, 2) la compra de los productos o servicios por los que se ha pagado, 3) la seguridad de los procesos de autenticacin. Regresando a las consideraciones de propiedad intelectual relacionadas con la industria farmacutica, la Organizacin Mundial de la Propiedad Intelectual asesora a las empresas farmacuticas para:
70 Payment Card Industry Security Standards Council. PCI DSS Requirements and Security Assessment Procedures, v1.2, p.5.
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Considerar el mejor paquete de proteccin (incluida la dependencia de proteccin del secreto comercial, si se considera apropiada) y asegurarse de que todos los derechos formales se adquieren en los mercados adecuados. La realizacin de una auditora de propiedad intelectual de la empresa puede ser un primer paso importante para la identificacin de los activos de proteccin que no han sido suficientemente explotados por una empresa en el pasado71.
Ilustracin 1: Convergencia de mltiples procesos de negocios que afectan el registro del contenido
71 WIPO. Intellectual Property Rights for SMEs in the Pharmaceutical Industry, #9 What are the most crucial considerations when managing the IP assets of a company in the pharmaceutical industry. http://www.wipo.int/sme/en/documents/ip_pharma.html.
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u CONCLUSIN
El contexto de registro es el marco en el que un registro es creado, usado y mantenido.72 El nmero de leyes y normas relativas a cmo la informacin se crea, utiliza y se mantiene est creciendo, sobre todo desde la introduccin generalizada de tecnologas de la informacin y la difusin y capacidad de reproduccin que ofrecen. Estas leyes y normas rigen no slo los registros una vez creados, sino tambin los aspectos del contenido que forman el mensaje del registro, su propsito de ser. No es algo nuevo para los archivistas, considerar la evaluacin de los documentos digitales en la fase de concepcin, es decir, antes de que los registros se hayan creado, y la evaluacin de archivo siempre ha mirado hacia los fines previstos en los registros y la forma en que se crean. Sin embargo, la determinacin de los fines previstos y los modos de la creacin est limitada por lo bien que los propios creadores de registros entiendan los procesos que regulan sus registros y qu medidas toman para administrarlos. Los casos anteriores ilustran que los contextos especficos de un creador de registro pueden incluir otros procesos diferentes a los establecidos por el creador para cumplir con su objetivo principal. Los procesos que se consideran que no tienen que ver principalmente con la creacin del registro, sino cmo se mantiene y se utiliza. As, el evaluador debe tener en cuenta el ciclo de vida del registro, no slo dentro del contexto especfico en que el registro entr en vigor, sino los otros contextos en los que pueden interactuar entre ellos incluyendo el de custodio de los mismos. Al igual que con los registros, la existencia de procesos de negocio que afectan la integracin de contenido de registro, permite la identidad y la forma que se establezca para aquellos elementos involucrados. Estos procesos de negocio pueden ser dictados, como en el caso de la Norma de Seguridad de Datos para informacin de tarjetas de pago, o desarrollados localmente para reconocer actividades creativas individuales, como lo sugiere el estudio de caso HorizonZero. Con la identidad y la forma establecida para las categoras de contenido, es posible establecer polticas para la gestin de los elementos constitutivos del contenido del registro.73 La definicin de estas polticas
72 Context en la terminologa del banco de datos de InterPARES 2 . (http://www.interpares. org/ip2/ip2_terminology_db.cfm) 73 Duranti, Suderman and Todd, pp. 31, 41.
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contribuye a definir los contextos esenciales de proveniencia, jurdicoadministrativo, de procedimiento y tecnolgicos - que le dan valor y significado al registro a travs del tiempo.
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ESTADO DEL PROGRAMA

del Archivo de Registros Electrnicos (ARE)
Por. Rita M. Cacas Oficial de comunicaciones ARE Administracin Nacional de Archivos y Registros de los Estados Unidos
Buenos das colegas. Me siento muy honrada de representar a la Administracin Nacional de Archivos y Registros (ANAR) de los Estados Unidos en su importante conferencia de esta semana. Quiero agradecer a mis anfitriones, la Universidad de La Salle por esta gentil invitacin para compartir con todos los presentes un estado del desarrollo del sistema de los Archivos de Registros Electrnicos (ARE) durante los ltimos aos. Mi nombre es Rita Cacas y he trabajado para el Archivo Nacional desde el ao 2000, he sido el oficial de comunicaciones para el Programa ARE en los ltimos cinco aos. Tengo que decirles que mi experiencia es en realidad la historia del arte y he pasado 20 aos de mi carrera en la Galera de Arte Nacional en Washington DC. Cambi de carrera despus de graduarme del programa en Bibliotecologa con nfasis en Archivos y llegu a los Archivos Nacionales y al Programa ARE, donde tuve que aprender acerca de conceptos y terminologas tcnicos. Mi esposo ha sido un profesional de la aeronutica y los computadores durante los ltimos 30 aos con el programa de la NASA, y con frecuencia me hablaba de estos complejos asuntos informticos y terminologas especializadas. Ahora que soy hbil en tecnologa y domino las complejidades de este campo, una broma comn en nuestra casa es que, despus de 25 aos de matrimonio, por fin tenemos algo de qu hablar.
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u Vista general de la presentacin

Historia y Misin de ANAR Historia del programa ARE Desafos y Estrategias de los registros electrnicos Tres componentes del Programa ARE Lnea de tiempo de desarrollo del sistema ARE Estado actual
Voy a ofrecer una breve historia sobre el Archivo Nacional de EE.UU. y su misin al pueblo estadounidense. A continuacin dar una breve historia sobre el establecimiento del programa del Archivo de Registro Electrnico (ARE), algunos de los desafos que enfrenta ANAR. Posteriormente describir algunas de las estrategias y enfoques que utilizamos para hacer frente a estos desafos. Y por ltimo describir los tres componentes principales de la Oficina de Gestin del Programa ARE. Se espera que el sistema ARE sea un sistema de archivo y negocio muy complejo, por lo tanto describir el cronograma que estamos siguiendo para el desarrollo de ARE y les mostrar nuestra situacin actual.
u Antecedentes de ANAR
Antes de que ANAR fuera fundada en 1934, no haba repositorio central para todos los registros creados por ms de 500 agencias del Gobierno Federal de EE.UU., sin contar todas las divisiones separadas y oficinas por debajo de la agencia principal. Estas agencias eran responsables de almacenar sus registros en distintos lugares del pas, lo que significaba que registros importantes podan haber sido almacenados en ticos, dispersos en lugares regionales en todos los EE.UU., y pueden haber estado expuestos a las amenazas ambientales, tales como incendios, inundaciones y tornados. Cuando los investigadores necesitaban examinar algn registro, tenan que viajar a Washington, DC o, hacia donde estuviera la agencia para llevar a cabo la investigacin. O, si las copias de los registros fueran enviadas por correo, tenan que esperar varias semanas o hasta meses para recibirlas.
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Alrededor de 1934, el Tesorero de los Estados Unidos, el seor Andrew Mellon, se dirigi al Congreso para solicitar la aprobacin para establecer y fundar los Archivos Nacionales, que seran el depsito central para los registros del Gobierno Federal de los Estados Unidos.
u 1960`s: Registros Electrnicos en Riesgo

Ahora volvamos en el tiempo rpidamente a la dcada de 1960, cuando se produce un aumento en el uso de los computadores por parte de muchas agencias gubernamentales, que tenan las mismas preocupaciones y riesgos en el sentido que los registros fueran guardados dentro de cada agencia y sus instalaciones y localizacin. Adems, durante este tiempo, los programadores de computadoras estaban desarrollando sistemas de informacin stove-piped para las funciones especficas de negocio que no siempre se comunican o comparten informacin con otros sistemas. Al igual que los registros que se ubicaban en todo el pas y estaban sujetos al mismo tipo de eventos ambientales (tales como incendios, inundaciones y tornados). La creacin y proteccin de los documentos electrnicos estaban en peligro y la conservacin era mnima. Las agencias podan almacenar los medios magnticos en los ticos o stanos calientes, o podan deshacerse del software o hardware ya utilizado en la creacin de los registros. ANAR tiene un proceso formal para requerir los registros de las diferentes agencias - llamado el proceso Gestin de Registros (que se discutir brevemente ms adelante). Sin embargo, los registros electrnicos a menudo no se han incluido en esta Gestin de registros. Estos pudieron haber sido registros importantes creados en computador en ese tiempo, que podran ser de gran inters para los acadmicos o los historiadores al describir el trabajo y los negocios de una agencia en particular. Esos registros informticos de ese perodo representativo de los inicios, nunca llegaron a los Archivos Nacionales. O, registros electrnicos histricos se perdieron cuando nuevos equipos con software y hardware se crearon y utilizaron por parte de las agencias.
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u La Misin de ANAR durante 75 aos

La misin de la Administracin Nacional de Archivos y registros es garantizar el acceso a los registros del Presidente, el Congreso y los tribunales de los EE.UU. ANAR es el responsable de la supervisin del manejo y archivo de registros creados por las Agencias Federales. Estos son los registros que 1) Protegen los derechos de los ciudadanos, 2) Llevan cuenta del trabajo de los funcionarios del Gobierno, y 3) Facilitan la comprensin histrica de nuestra experiencia nacional. Antes de continuar, quiero aprovechar este momento para hacerles saber que este ao, ANAR est celebrando su aniversario nmero 75, y si alguno de ustedes est en Washington, DC, en junio, los invito a visitar el edificio de los Archivos Nacionales para ver muchos de nuestros archivos importantes, pelculas y exposiciones y participar en nuestra celebracin.
u Acceso a los Registros Electrnicos

ANAR ha tenido ms de 40 aos de experiencia en la preservacin y el acceso a registros electrnicos. Yo haba mencionado anteriormente que las agencias comenzaron a usar computadores para sus transacciones y operaciones comerciales durante la dcada de 1950 y 60. La oficina del Censo de los EE.UU. ya haba estado utilizando la tecnologa de tarjetas perforadas a principios del siglo 20. Para 1965, ANAR ya se preocupaba por la preservacin de los datos creados por las agencias mediante este tipo de computadores debido a que los registros electrnicos no estaban siendo incluidos en los sistemas de preservacin de registros y por lo tanto no estaban siendo enviados a ANAR. En 1969, el Personal de Archivos de Datos fue establecido para asegurar que una vez que estos documentos llegaran a ANAR, seramos capaces de conservarlos. Para 1970, los primeros registros electrnicos comenzaron a llegar a ANAR
u Transferencia de Documentos Electrnicos de ANAR (en terabytes): 1970-1995

Esta grfica muestra la transferencia de documentos electrnicos (en terabytes) que fueron recogidos por ANAR durante el perodo de 25 aos entre 1970 y 1995.
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Estos fueron principalmente en forma de tarjetas perforadas (de la Oficina del Censo) y registros de procesadores de datos informticos. Como pueden ver, a finales de 1980, el volumen se duplic cuando las agencias comenzaron a enviar los documentos electrnicos creados por los primeros procesadores de texto desde los aos 1980 y 1990. presidencia Reagan/Bush
u Transferencia de documentos electrnicos a ANAR: Registros de la
Al final de las presidencias de Reagan y George Bush, terminando los aos 80s y comenzando los 90s, empezamos a sentir un tsunami de registros electrnicos - el creciente volumen de registros electrnicos que estn llegando a ANAR - ya que estamos tratando de cuidar los registros que ya estn bajo nuestro cuidado. Los nuevos registros eran inicialmente, mensajes de correo electrnico y registros de procesamiento de textos que documentaban acontecimientos importantes, como los de Irn-Contra y de defensa nacional, as como otras operaciones civiles. Estos registros electrnicos estaban recibiendo un mnimo de preservacin de sus flujos de bits. Y, a medida que la tecnologa avanzaba, otras agencias federales estaban usando nuevas tecnologas y creando archivos ms complejos que ANAR no tena capacidad de guardar y mucho menos de conservar si no estaban en forma de simples flujos de bits de informacin. presidencia Clinton
u Transferencia de documentos electrnicos a ANAR: Registros de la
Este grfico muestra el crecimiento exponencial del nmero de archivos que lleg a ANAR en el ao 2000 al final de la administracin del Presidente Clinton. El nmero de archivos a nuestro cuidado paso de los poco menos de 20.000 terabytes de datos a un abrumador nmero de 30 millones de terabytes de nuevos y completamente diferentes tipos de archivos electrnicos que empezaron a inundar a ANAR - al mismo tiempo que se mantena el gran volumen de archivos electrnicos que ya estaban en nuestros fondos. Este conjunto de registros, incluidos objetos complejos en medio digital como archivos de imgenes, secuencias de vdeo, sitios web dinmicos, sistemas de informacin geoespacial (SIG), y otros tipos de registros que ya no eran poco corrientes o simples archivos planos de base de datos.
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As, alrededor de 1995, el Dr. Kenneth Thibodeau se acerc a la Archivstica de los Estados Unidos para comenzar a explorar las estrategias y acciones que ANAR tena que tomar para preservar los registros complejos en el futuro. El Dr. Thibodeau ha liderado nuestros esfuerzos de investigacin y en asociaciones de clase mundial que formalmente establecieron el Programa de Archivos de Registros Electrnicos en el ao 2000, con fondos especficos y el apoyo de nuestro Congreso de los EE.UU. y la Casa Blanca. Bajo la direccin del Dr. Thibodeau, ANAR y el Programa ARE han adquirido una valiosa experiencia de estas colaboraciones y alianzas que nos ayudan a entender los asuntos que necesitan ser abordados acerca de la preservacin de archivos.
u Qu es ARE?
El Archivo de Registros Electrnicos (ARE) es la iniciativa estratgica de ANAR para preservar y proporcionar acceso a largo plazo a los registros electrnicos de un valor nico del Gobierno de los EE.UU., y para posicionar la gestin gubernamental del ciclo de vida de todos los registros en el marco del gobierno electrnico. Una visin de largo plazo para ARE es que ser un sistema que preservar y dar acceso de manera confiable, a cualquier tipo de documento electrnico, sin dependencia de ningn hardware o software especfico, capacitando a ANAR para llevar a cabo su misin en el futuro. Para cumplir con esta visin de largo plazo, el sistema cuenta con tres requisitos fundamentales (siguiente diapositiva).
u Requisitos fundamentales para el sistema ARE

El sistema ARE tendr que ser evolucionable, progresivo y ampliable. El sistema tendr que ser evolucionable con el fin de almacenar, administrar y accesar registros de manera confiable a travs del tiempo. Tendr que evolucionar a travs de diferentes medios, sistemas de archivos, bases de datos y sistemas operativos sin perder ningn dato. Es decir, que ARE tendr que asegurar que el registro sigue siendo autntico y as continuar en el futuro. Mucha gente asume que los tipos de los investigadores que utilizan los archivos son genealogistas o historiadores, pero de hecho, muchos de los investigadores
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de ANAR son abogados que representan a las agencias federales, y estn en busca de registros de la agencia durante la fase de descubrimiento, o con fines de litigio. As, los registros que se producen deben ser capaces de defenderse en un juicio, y asegurarse de que no se han daado o alterado con el paso del tiempo. ARE tendr que ser progresivo con el propsito de realizar una amplia variedad de funciones de archivo: a travs, hacia arriba o hacia abajo en colecciones jerrquicas. Necesita organizar la informacin ya sea que el sistema del grupo de registro de ANAR la haya organizado por series de documentos, o por las unidades de registro de archivos, etc., y ARE necesita ser capaz de escalar a travs de operaciones de archivo, tales como ingestin, Descripcin, Replicacin, Supresin, etc. Ampliable significa que ARE se construir para que asuma los registros electrnicos viejos, nuevos y los modelos emergentes - los registros que puedan llegar que tienen 10 - 20 aos de edad, registros que se estn creando hoy en da, y los registros que ni siquiera se han inventado todava. Cuando ANAR llev a cabo un esfuerzo de Re-ingeniera de procesos de negocios hace muchos aos, produjo un documento llamado El Documento de Requisitos de ARE que asigna funciones de archivo de negocio a los requerimientos tcnicos que seran necesarios para construir algo as como un sistema de ARE. Hay ms de 850 declaraciones en este documento que estn disponibles en nuestro sitio web en: http://www.archives.gov/era/about/documentation.html#requirements
Los tres componentes Investigacin
principales
del
programa
de
ARE:
Los tres componentes principales del Programa de ARE son Investigacin, Adquisicin del sistema ARE y Gestin del Cambio Organizacional. La Divisin de Investigacin de ARE dirigida por Robert Chadduck se estableci alrededor de 1998, cuando el Dr. Thibodeau y el Seor Chadduck se acercaron a la Archivista de los Estados Unidos para solicitar aprobacin con el propsito de explorar y trazar estrategias para abordar los problemas y retos de la preservacin de los registros electrnicos.
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ANAR tena la necesidad de poder mirar ms all de s misma - para comprender que los asuntos involucrados estaban relacionados con la tecnologa y teoras complejas de gestin de la informacin, no slo las prcticas de archivo y las funciones empresariales. Estas cuestiones y desafos no slo las enfrentaba ANAR, sino muchas otras comunidades profesionales, tales como Ciencias de la Computacin, Ingeniera, Biblioteconoma y acadmicas y de otros profesionales de la gestin de la informacin. Muchos de estos profesionales de las ingenieras tcnicas, y de la informtica ya haban pasado su vida trabajando en estos temas, y colaborar con ellos present situaciones especiales y complejas tanto para ellos como para ANAR.
u Algunos ejemplos de los colegas de INvestigacin de ARE

Lo que sali de esta exploracin fue el Programa de Investigacin de ARE, que desde hace ms de 10 aos, ha trabajado muy de cerca con varias comunidades. Esta diapositiva muestra algunos de nuestros socios de la investigacin. Trabajamos en estrecha colaboracin con comunidades de Ingeniera Informtica tales como el grupo Data-Intensive Cyber Environments (DICE) que examina grandes volmenes de datos compartidos por mltiples agencias (tanto del sector privado como el pblico). Tambin trabajamos con profesionales de las normas de datos tales como el IEEE, NPACI, GGF, etc. Del mismo modo estamos trabajando en colaboracin con comunidades acadmicas y de Bibliotecas tales como la Biblioteca del Congreso, la Biblioteca Digital de la Federacin, la Universidad de Maryland en College Park, Georgia Tech, el Instituto de Tecnologa de Massachusetts y, de nuestros socios ms reciente, la Universidad de West Virginia. Adems, contamos con socios de la Agencia Federal de Gobierno, tales como, el Departamento de Agricultura de EE.UU., el Laboratorio de Investigacin del Ejrcito, la National Science Foundation y el Instituto Nacional de Estndares y Tecnologas. ANAR tambin ha participado en un proyecto internacional importante que se llama La Investigacin Internacional en Registros Permanente y Autnticos en
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Sistemas Electrnicos (INTERPARES) y ustedes escucharn sobre este proyecto de nuestra colega, la Dra. Luciana Duranti en la sesin de maana. Los expertos en estas comunidades ya estaban estudiando los cambios continuos en TI y cmo las tecnologas estaban siendo utilizadas tanto por el sector privado como por el gobierno federal. ANAR ha sido capaz de estudiar las tecnologas que se podran aplicar a sus operaciones de archivo, tales como la ingestin, la preservacin y el acceso a la informacin electrnica.
u Los tres componentes principales del programa de ARE:

Adquisicin del Sistema Al mismo tiempo que se trabaja en Investigacin, haba mencionado el desarrollo del Documento de Requisitos que describe lo que se necesita para construir y adquirir un sistema como el ARE. El documento fue terminado alrededor del ao 2001 y entre el 2004 y 2005, ANAR llev a cabo una competencia entre dos empresas de desarrollo de TI - La Corporacin Harris y Lockheed Martin. El documento se entreg a ambas compaas para que desarrollaran un prototipo del sistema de ARE y en el 2005, Lockheed Martin fue seleccionada para desarrollar el sistema base de ARE.

Gestin de Cambio Para poder garantizar una inversin de millones de dlares en la construccin del sistema ARE, ANAR necesitaba asegurar que la gente pudiera usarlo. Por lo tanto, la oficina de manejo del programa ARE ha trabajado muy estrechamente con los involucrados internamente en ANAR, tales como gerentes, funcionarios y contratistas. Adems, tuvimos que colaborar con muchos grupos externos como personal de la Agencia que utilizara el sistema en el futuro para llevar a cabo negocios con ANAR, o con los archivistas locales y del Estado, as como con muchos otros que estaran utilizando ARE para realizar investigaciones o acceder a los registros.
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Esta gestin involucr cambios en el manejo debido a que muchos funcionarios de ANAR estaban acostumbrados a tratar nicamente con procesos relacionados con el manejo de los registros en papel. Para los involucrados externos, necesitamos capacitar a nuestro personal para que pudieran proporcionarles a sus clientes los registros que estaran disponibles con el uso de ARE - y as asegurarle a las personas que el sistema sera fcil de manejar.
u La lnea de tiempo del desarrollo - El sistema base de ARE CIO: Junio 2008
He mencionado que Lockheed Martin recibi el contrato para desarrollar el sistema base ARE y este sistema fue entregado a nosotros el 27 de junio del ao pasado. Se dio a conocer como la Capacidad Inicial de Operacin (o CIO) cuando algunos funcionarios de ANAR y algunas agencias federales comenzaron a utilizar el sistema. Luego ANAR pas el verano y el otoo trabajando en estrecha colaboracin con los primeros usuarios (Personal de ANAR y 4 personas de una agencia piloto) para entrenarlos en el uso del sistema. As, cuando el sistema se lanz en junio, cules eran las capacidades de ARE en esta primera versin oficial?
u Qu hace ARE en su primera versin oficial?

ARE tiene la capacidad de manejo del ciclo de vida de TODOS los registros - ya sean en papel o electrnicos. El sistema ayuda a ANAR a gestionar los formatos estandarizados que utilizamos para llevar a cabo negocios con agencias federales. Los tres formatos principales son conocidos como los Formatos de Publicacin de Registros (antes conocidos como el PR (SF en ingls)-115), la solicitud de transferencia y el Plan de Transferencia (antes PR-135) y el Instrumento Legal de Transferencia (antes PR-258). ARE tambin est capacitado para la bsqueda de objetos de negocio existentes y en algunos casos, los utiliza para generar otros nuevos.
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Una vez que el Oficial de Registros est listo para enviar los archivos electrnicos hacia ANAR, ARE proporciona una herramienta independiente que empaca los registros electrnicos para certificar su transferencia segura, ya sea en lnea o a travs de medios digitales. Cuando los registros se envan, el personal de ANAR utiliza el sistema ARE para abrir y verificar que los registros electrnicos que se recibieron son los que estaban destinados a ser transferidos y que los archivos no se han perdido o daado. Adquisicin del Sistema Diapositiva 18: Flujo de trabajo de ARE por parte de la Funcin de Negocios
Esta es una visin simplista y lineal de flujo de trabajo de ARE por los procesos primarios de trabajo de ANAR para la planificacin, transferencia, ingestin y facilitar el acceso a los registros electrnicos que se almacenan en ARE.
u El proceso de publicacin de registros federales: Uso del Formato Estandarizado

Este es un ejemplo del formulario impreso que utiliza ANAR para capturar la informacin acerca de los registros. Hay campos obligatorios, cuadros que necesitan ser marcados, informacin de contacto, cuadros de firma, etc. La mitad inferior del formulario principalmente es un espacio en blanco que le permite al oficial de la agencia de registros, ingresar texto libre que describe los documentos que estn siendo publicados.
u Uso de ARE para publicar registros en lnea: El formulario electrnico: e-115

En la versin electrnica del formulario, ahora conocido como el e-115, mucha de la informacin necesaria sigue siendo la misma. Hay cajas de aprobacin que necesitan ser marcadas, informacin de contacto y hay un cuadro para describir los registros con texto libre.
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u Las personas que usan el sistema ARE para desarrollar los negocios de
ANAR Durante la primera versin de ARE, algunos miembros del personal de ANAR en las cuatro divisiones principales aqu descritas, utilizan el sistema ARE para realizar su trabajo. Adems, ANAR seleccion oficiales para el manejo de registros de cuatro agencias federales (figuran en esta lista) para participar en el desarrollo, la prueba del sistema, y las actividades de formacin del primer ARE. Estas agencias fueron seleccionadas con base en la calidad y los tipos de registros que pueden ayudar a probar el sistema, as como su familiaridad con la publicacin de registros y procesos de transferencia. A medida que estos usuarios de la naciente red ayudan a probar y mejorar el sistema base, personal adicional de ANAR y usuarios de la agencia se aadirn en los prximos dos aos.
u Las primeras cuatro Agencias piloto de ARE

stas son las cuatro agencias que han trabajado muy estrechamente con nosotros en los ltimos 3-4 aos: La Oficina de Patentes y Marcas de los EE.UU. La Oficina de Estadsticas Laborales El Departamento de Administracin de Seguridad Nacional de Energa Nuclear El Departamento de la Oficina Naval Oceanogrfica de la Armada.
u La lnea de tiempo del desarrollo - El Sistema de Bsqueda y Acceso CIO:

Dic. 2008 Mirando nuevamente esta lnea de tiempo, usted ver que en el ltimo ao, superponindose al desarrollo del sistema base, Lockheed estaba desarrollando una instancia independiente de ARE que tendra la capacidad de tomar los registros electrnicos de la administracin de George W. Bush.
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Entregado por Lockheed a ANAR el 5 de diciembre del ao pasado, este sistema incluye la capacidad de Bsqueda y Acceso de registros, por lo que llamamos a esta segunda instancia el sistema de bsqueda y el acceso. (Continuacin)
u La lnea de tiempo del desarrollo - El Sistema ERA de Bsqueda y Acceso
El enfoque principal del sistema de bsqueda y acceso fue estrictamente para los registros electrnicos de la administracin de George Bush. Las funciones principales del sistema de bsqueda y acceso estn centradas en recibir rpidamente un gran volumen de registros electrnicos y de forma automtica indexarlos a medida que llegan. Una vez que los registros se introducen, el sistema crea una versin diferente del registro (s) que apoyara una bsqueda estructurada de los registros por prioridad, tales como documentos de texto, o archivos de imagen, por ejemplo. Los registros originales son guardados de forma segura en los depsitos de archivo, preservando los flujos de bits originales para transformaciones futuras de los objetos introducidos. El sistema de bsqueda y acceso tambin proporciona el manejo de casos bsicos de registros para su revisin y redaccin de contenidos sensibles que pueden ser solicitados a travs de un Acta de Libertad de Informacin ( ALI (FOIA en ingls)).
u La lnea de tiempo del desarrollo - Planes futuros y CPO

Actualmente ANAR est planeando el prximo paso en la evolucin del sistema ARE que incluir un marco de conservacin y la preparacin para el acceso pblico a ARE en algn momento alrededor del ao 2010. Dependiendo de los fondos que recibimos, las nuevas mejoras del sistema se agregarn para proporcionar capacidades adicionales que ayuden al personal de ANAR as como a los directivos a realizar su trabajo. Se espera tener Capacidades Plenas de Operacin (CPO) del Sistema de ARE en algn momento alrededor de 2011 o 2012.
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u Qu hay almacenado para el futuro?

El marco de preservacin que mencion anteriormente, introduce y utiliza una variedad de herramientas que satisfarn las diferentes necesidades de conservacin para determinados formatos de documentos electrnicos. Trabajar con estos primeros usuarios le permite a ANAR probar y mejorar las capacidades del sistema para asegurar que estaremos listos para ampliar el uso de ARE en agencias adicionales durante el prximo ao. Se prevn interacciones futuras de ARE para planes de manejo para ciclos de vida completos de registros, as como el manejo de casos de evaluacin y de flujo de trabajo. Adems, ARE permitir la revisin y redaccin de materiales sensibles.
u Acceso pblico en ARE

Una vez que abramos el sistema para permitir que el pblico en general utilice ARE, la gente ser capaz de obtener informacin sobre todos los registros a partir de descripciones de archivos y de otra informacin contenida en ANAR. El acceso a los documentos electrnicos y a las versiones escaneadas de los registros de copia impresa estar disponible en lnea a travs de Internet. Las personas podrn presentar solicitudes de copias de los registros en lnea y solicitudes para los registros restringidos de ALI. El sistema tambin tendr la capacidad de conseguir asesora del personal de ANAR cuando la requiera.
u Conclusin
La construccin de un sistema complejo como ARE ha demostrado ser un esfuerzo monumental y aunque el sistema ARE actual es slido y ofrece muchas capacidades, el desarrollo est muy lejos de ser completo. Con 10 aos de experiencia y muchas asociaciones profesionales, acadmicas y tcnicas importantes, ANAR seguir siendo un lder en la preservacin mundial de los archivos globales y los registros electrnicos.
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En el cumplimiento de su misin al pueblo de los Estados Unidos garantizando la seguridad y la preservacin de los registros electrnicos para las generaciones venideras, ARE ser uno de los servicios ms importantes que ANAR puede ofrecer al pblico en la prxima dcada.
u Recursos de informacin adicional

1. Treinta aos de Registros electrnicos (Thirty Years of Electronic Records) (2003, Scarecrow Press, Editado por Bruce Ambacher) 2. Construyendo los archivos para el futuro: Avances en la preservacin de registros electrnicos en la Administracin Nacional de archivos y registros Kenneth Thibodeau, D-Lib Magazine, February 2001, Volumen 7 Nmero 2. Disponible en lnea en: http://www.dlib.org.ar/dlib/february01/ thibodeau/02thibodeau.html
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SERVICIO AL CLIENTE 311:

aplicacin de los registros electrnicos y los principios de gestin de la informacin en las iniciativas de servicio pblico en Toronto (Un estudio de caso)
Por. Martha Blandn
1. Introduccin 2. Ciudad De Toronto (CDT) 2.1. Antecedentes 2.2. Servicio al Cliente 311 2.3. Oficina de Manejo de Proyectos 311 OMP 2.4. Qu es un 311? 2.5. Qu puede hacer un servicio 311? 2.6. Beneficios de implementar un 311 en Toronto 3. El MIR - Proyecto 311 3.1. Beneficios del MIR Proyecto 311 3.2. Servicios MIR actuales 3.2.1. Inventario de Registros 3.2.2. Identificacin de Series de Registros 3.2.3. Esquema de Clasificacin de Negocios (ECN) 3.2.4. Valor de los Registros 3.2.5. Determinacin de Periodos de Retencin 3.2.6. Disposicin de los Registros 4. Informacin Personal, Requisitos Legales 5. Oportunidades y Retos para MIR en 311 6. Conclusin
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1. INTRODUCCIN
La estrategia de servicio al cliente 311 es un modelo nuevo de prestacin de servicios que permite a los ciudadanos a acceder a la informacin y servicios de la ciudad de Toronto a travs de mltiples canales llegando a un nico punto de acceso. Este nuevo modelo mejorar la accesibilidad y la eficiencia para el acceso pblico a la informacin y servicios municipales. Como una compensacin a la inversin, se prev el aumento en la satisfaccin de los ciudadanos, mientras que la eficiencia de las divisiones en sus procesos de negocio va a mejorar74. La realizacin de esta estrategia incluye y no se limita a la creacin de un Centro de Contacto centralizado para ofrecer estos servicios a travs de mltiples canales. Con el tiempo, el futuro de la Divisin 311 acumular grandes volmenes de registros electrnicos como parte de su operacin diaria. Es de suma importancia establecer un proceso de gestin y registro de la informacin para estos asuntos con el fin de proporcionar un registro y una recuperacin de la informacin eficientes para cuando sean requeridos. De conformidad con Acto Municipal de 2001 y el Acto 2006 de la Ciudad de Toronto, los registros y la informacin de la ciudad deben ser manejados de una manera prescrita para apoyar la toma eficaz de decisiones, cumplir con los requisitos operativos y proteger los intereses legales y financieros de la Ciudad y del pblico. El programa de Manejo de Informacin y Registros de la Ciudad (MIR) ya ofrece este servicio a las divisiones de la ciudad. Desde su inicio ha habido un esfuerzo colaborativo entre el Proyecto 311 y Programa MIR para establecer polticas y procedimientos que cumplan con los requerimientos de registros legales y reglamentarios y establezcan una retencin de registros basada en el ambiente actual de la ciudad. Estas tareas han incorporado diferentes retos a MIR cuando se ven a la luz de una empresa de servicios de mantenimiento de registros integrados. Con un protocolo establecido de manejo y registro de la informacin anterior a la puesta en marcha de la Divisin 311, la actual gestin de la Divisin se puede concentrar en la prestacin de servicios en lugar de manejo de la informacin y asegurar que todas las solicitudes de registros sean satisfechas en un perodo de tiempo necesario regulado. Se espera que a finales de este ao sea desarrollado un modelo de gestin de registros.
74 311 PMO. Records and Information Management Model, April 4, 2008.
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2. CIUDAD DE TORONTO (CDT) 2.1 Antecedentes

Toronto se encuentra a orillas del Lago Ontario. Hogar de ms de 2,6 millones de personas, la ciudad es la entrada a una de las regiones ms dinmicas de Amrica del Norte, la Gran rea de Toronto (GAT). 4.5 millones de canadienses viven en la GAT que es la capital financiera, cultural y de entretenimiento de la nacin75. Hoy en da, Toronto es la ciudad ms grande de Canad, el sexto mayor gobierno y hogar de una poblacin diversa. Es el motor econmico de Canad y una de las ciudades ms verdes y creativas en Amrica del Norte. En los ltimos tres aos, Toronto ha ganado ms de 70 premios a la calidad, la innovacin y la eficiencia en la prestacin de servicios pblicos. El gobierno de Toronto est dedicado a la prosperidad, oportunidad y calidad de vida para todos sus residentes. En 1998, la ciudad de Toronto pas por un proceso intenso y amplio en la creacin de una nica y nueva estructura organizacional para reemplazar las siete administraciones municipales existentes, el gobierno regional del rea metropolitana de Toronto y seis municipalidades de rea local, Toronto, North York, Scarborough, Etobicoke, East York y York. Se adopt un enfoque de tres etapas consistente en: 1. El establecimiento de una estructura general del departamento para la nueva organizacin; 2. La creacin de divisiones y sub-unidades dentro de las divisiones; y 3. La integracin y racionalizacin de las operaciones municipales. La armonizacin de los niveles de servicio y precios pblicos representaron un paso significativo en el desarrollo de una nica ciudad (siete administraciones en total) con un enfoque unificado de servicios pblicos importantes. Un nmero clave de decisiones a nivel de servicios y tasa de armonizacin fueron adoptados por el Consejo en abril de 1999. El 12 de junio de 2006, la legislacin de Ontario promulg el Acto de la nueva Ciudad de Toronto, ADCT (COTA en Ingls) 2006, lo que representa un hito crucial en el esfuerzo de muchos aos de la Ciudad para lograr un marco legislativo ms propicio, en consonancia con las responsabilidades, el tamao e importancia de la Ciudad.
75 City of Torontos Website, 2009.
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ADCT proporciona reconocimiento estatutario de la funcin econmica y del gobierno de Toronto tras sumarse a una relacin madura, de respeto mutuo con la provincia de Ontario y a relaciones directas con el gobierno federal76. La actual estructura administrativa de la ciudad de Toronto est diseada para proporcionar a los miembros del Servicio Pblico de Toronto, tanto una mayor rendicin de cuentas pblicas como una mayor flexibilidad para responder a las necesidades cambiantes de la ciudad. La ciudad ofrece servicios al pblico y a la organizacin. Los servicios enfocados en el ciudadano le permiten a la ciudad servir al pblico de mejor manera, facilitando el acceso de los residentes a los servicios y su compromiso como ciudadanos de Toronto.
2.2 Servicio al cliente 311

En 1999, el Concejo Municipal aprob la primera fase del Plan Estratgico que define la visin, misin y objetivos para la Ciudad de Toronto. La excelencia en el servicio fue identificada como un objetivo fundamental de la Ciudad. La definicin de excelencia en el servicio para la Ciudad fue la siguiente: Los servicios pblicos son de alta calidad, bien coordinados y de fcil acceso. En el 2000, el Consejo ha adoptado una serie de directivas para apoyar la excelencia en el servicio en la segunda fase del Plan Estratgico77. Luego, en el 2004, el Consejo Municipal aprob los planes para una Estrategia de Servicio al Cliente 311. Cuando el Servicio al Cliente 311, est completamente implementado, mejorar la accesibilidad a los servicios de la ciudad e incrementar la eficacia de la Ciudad para responder a las preguntas del pblico. Los servicios y procesos de negocios estarn diseados y organizados desde la perspectiva del pblico. El pblico podr obtener informacin y acceso a los servicios que no sean de emergencia del Gobierno de la Ciudad, mediante la tcnica de su eleccin: por telfono, en la pgina web de la Ciudad, por e-mail, correo, fax, en persona y, eventualmente, en un quiosco de autoservicio. Los ciudadanos tambin podrn hacer solicitudes de servicio en las divisiones de Agua, Transporte y Residuos Slidos de Toronto mediante una llamada telefnica y recibir un nmero de seguimiento para su requisicin. La segunda fase del servicio 311 de Toronto prevista para principios de 2010, incluir un sistema
76 The New City of Toronto Act (COTA): Qs & As. October, 2006. 77 311s Website, 2009.
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integrado de autoservicio en el sitio web de la ciudad y ampliar la capacidad de solicitud de servicio de 311 para incluir la repoblacin forestal urbana, as como Licencias y Normas Municipales. La tercera fase est en perodo de desarrollo y se llevar a cabo en el 2011. Se incluye en esta estrategia mejoras en el acceso del pblico a otras divisiones y un quiosco de tecnologa de pantalla tctil que se implementar en los centros cvicos de Toronto. Proporcionando un fcil acceso a los servicios de la ciudad llamando a un nmero nico en el 311, es una parte importante para lograr que el Ayuntamiento sea ms accesible al pblico, dijo el alcalde David Miller. Los habitantes de Toronto podrn hablar con un operador en el 311 quien puede conectarlos con la ayuda que necesitan y hacer seguimiento hasta que su problema se haya resuelto. Este contrato nos proporcionar la tecnologa adecuada para garantizar que podemos ofrecer un servicio 311 que se encuentre entre los mejores de Amrica del Norte78. La estrategia de Servicio al cliente 311 se implementa en un enfoque de flujo funcional. Cada componente funcional representa la culminacin de una entrega o un conjunto de entregas mayores, relacionadas dentro de las cuatro grandes fases: Iniciacin, Planificacin, Ejecucin y Cierre79. Cada componente funcional se apoya en captulos y subcaptulos claramente definidos del proyecto global en el Libro de Control de Proyectos (LCP). El propsito al usar subcaptulos es el de dar autoridad limitada para gestionar el alcance, tiempo, costo y calidad para una subdivisin del plan general del proyecto. Los subcaptulos estn creados con base en resultados importantes. La OMP tiene un papel de liderazgo para todas las entregas entre divisiones.
2.3 Oficina de Manejo de Proyectos 311 - OMP

El Proyecto 311 es el cuerpo organizacional que apoya estrategias aprobadas mediante la planificacin, diseo de desarrollo e implementacin de una divisin 311 permanente. Su funcin principal es: Proporcionar liderazgo, direccin, orientacin, asesoramiento y apoyo en las entregas del proyecto
78 City of Torontos current Mayor David Miller words in 311Customer Service Initiatives Website, 2009. 79 PMO methodology divides a projects lifecycle into distinct phases, each with there own deliverables, helps to ensure that the key project requirements are met.
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Asegurar que las entregas se ajusten a las normas de gestin de proyectos Proporcionar recomendaciones, orientacin, asesoramiento y apoyo a la iniciativa del proyecto en todos los asuntos relacionados con: - Organizacin del plan del proyecto y asignaciones de trabajo - Comunicacin de los protocolos, normas y procedimientos; - La inclusin / exclusin de las entregas en la tendencia del manejo - Asignacin de entregas funcionales; y - Formacin de los equipos de trabajo asignados.
2.4 Qu es un 311?80
311 es un punto nico de contacto para acceder a todos los servicios de la ciudad Es accesible al pblico por: telfono, correo electrnico, Internet o fax Un sistema 311 puede estar disponible las 24 horas al da, 7 das a la semana, 365 das al ao. Los telfonos 311 son contestados por una persona (no mquina) - sistemas no Integrados de Respuesta de Voz (IRV) Un sistema 311 puede responder a preguntas de carcter general para todas las Divisiones de la Ciudad y Grupos de Propsitos especiales
2.5 Qu puede hacer un servicio 311?

311 puede responder a las preguntas de todos los asuntos relacionados con la ciudad. 311 tambin puede: Crear y hacer seguimiento a las solicitudes de servicio de las divisiones Proporcionar servicios de idiomas en lnea Conectar a las personas con el 211 (Servicios Comunitarios) Guardar un registro de remisiones al 911 (Servicios de Emergencia) en el caso de un incidente crtico
2.6 Beneficios de implementar un 311 en Toronto

Simplificacin de acceso a los servicios municipales Consistencia de servicio a travs de todos los canales
80 Baines, Joseph. Why a 311 Customer Service Program is Important for Toronto. PPP, October, 2008.
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Una mayor rendicin de cuentas desde el inicio hasta la finalizacin Un gran aumento en la satisfaccin del ciudadano Reduccin de transferencias incorrectas Prevencin de falsas llamadas de emergencia al 911
3. EL MIR - PROYECTO 311

El proyecto 311 se acerc a MIR en el 2006 con la solicitud de apoyo para implementar procedimientos de manejo de registros. El equipo 311- MIR se form a continuacin, asegurndose de que sus registros en papel y electrnicos fueran revisados y mantenidos de acuerdo con los estndares corporativos de manejo de registros81. El alcance del proyecto inclua los archivos administrativos y de proyectos para los que existan tanto copias en papel como electrnicas. El MIR proyecto 311 slo cubra los recursos compartidos de red y los registros administrativos almacenados en sus servidores82. El proyecto incluy los siguientes aspectos: Inventario completo de los sistemas de archivo actuales Identificacin de / y desarrollo de series de documentos recomendados Elaboracin de directrices para: convenciones para archivos de nombre y manejo de carpetas y documentos electrnicos (control de versiones) Establecimiento de un programa de manejo de registros que podra ampliarse a la futura Divisin 311, cumpliendo con las polticas de manejo, procedimientos y normas de la Ciudad. Mejora del acceso a la informacin, utilizando las clases de archivos identificados dentro del Sistema de Clasificacin de Registros (SCR) y el establecimiento de recomendaciones para la retencin de registros y la disposicin de los documentos electrnicos y en papel.
81 Martha Blandon. 311 PMO - RIM Project. October, 2006. 82 Los registros electrnicos dentro del desarrollo de contenido del sub proyecto del call centre de tecnologa para el 311 (arquitectura, base de conocimientos o taxonoma)no fueron incluidos.
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3.1 Beneficios del MIR - proyecto 311

Reduccin de costos, espacio, tiempo, equipos (Mantenimiento de la informacin nicamente el tiempo requerido, especificado en las listas de retencin de registros) Mejora del acceso a informacin valiosa (Permite acceso inmediato a la informacin electrnica y en papel) Consistencia mantenida del ciclo de vida del manejo de registros (Mantiene toda la informacin por va electrnica como el medio preferido a excepcin de los documentos que requieren firma, formularios en papel) Ofrece proteccin durante el litigio en caso de una investigacin o auditora Garantiza la sostenibilidad del proyecto a travs de procedimientos, guas, manuales y cursos de capacitacin Establece requisitos de manejo de documentos con suficiente antelacin para optimizar las configuraciones de TI requeridas.
3.2 Servicios MIR actuales

El Programa MIR desarrolla y supervisa las polticas, programas y normas para los registros Corporativos, proporcionando asistencia a las divisiones de negocios con la creacin y el mantenimiento efectivo de los registros, la transmisin de la informacin (correo, publicaciones), y manteniendo un programa de archivo pblico que documenta la historia de la Ciudad. En la estructura administrativa de la Ciudad de Toronto, MIR forma parte de la Oficina del Secretario de la Ciudad83. Manejo de la Informacin y Registros (MIR) apoya el manejo de los activos de informacin de la ciudad. Esto implica: Determinar las funciones y responsabilidades para la creacin y mantenimiento de la informacin, Polticas, Programas y Normas de la Ciudad Apoyar la creacin y el mantenimiento de la informacin dentro de las unidades de negocios de la ciudad, Servicio al Cliente, incluyendo los registros del Centro de Servicios Proporcionar preservacin a largo plazo y acceso a la informacin sobre los Servicios de archivo de la Ciudad
83 RIMs Website, 2009.
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Compartir y distribuir informacin acerca de y a travs de los servicios de impresin y distribucin de la Ciudad.
Qu estamos manejando hoy en da? Registros, la informacin generada, recibida y mantenida como evidencia y la informacin por parte de una organizacin o persona, en cumplimiento con las obligaciones legales o en la transaccin de negocios84. La ciudad entiende los registros como toda informacin documentada, independientemente del formato de comunicacin, que proporciona una prueba verificable de las funciones de la Ciudad de Toronto. Gestionamos datos no estructurados como documentos de Word, hojas de clculo, presentaciones en PowerPoint, correos electrnicos, documentos Web, imgenes, etc., y tambin los datos estructurados como los Procedimientos de Contabilidad del Sistema (PCS), el sistema de tecnologa de manejo de activos y el Sistema de pedidos de reforestacin y Recreacin de Parques. Cmo manejamos en la actualidad estos registros? Con iniciativas tales como: el Servidor de Registros LiveLink, la Herramienta de Manejo de Series de Registro, el Sistema de Clasificacin de Registros y otros sistemas. MIR opera dentro de los lmites de la ley y otras legislaciones legales tales como: AMLIPP 1990 y el Acta 2006 de la ciudad de Toronto. Adems, hay una necesidad de cumplir con los estndares industriales y / o las reglamentaciones del medio ambiente de Canad, como son los Registros Electrnicos como Prueba Documental CAN/CGSB 72.34 de 200585 e ISO 15489 1:2001 (partes 1 y 2)86, junto con otras Regulaciones Federales y Provinciales87.
84 ISO 15489 Partes 1 & 2. Informacin y documentacin; Manejo de Registros. 85 Proporciona los requerimientos que las organizaciones canadienses deben seguir cuando crean registros digitales de cualquier forma. 86 Proporciona normas de manejo de registros internacionales que usa MIR como uno de sus fundadores. 87 Acto Municipal, R.S.O. 1990, M. 45, Personal Health Information and Privacy Act (PHIPA) 2004, y cualquier otro estatuto y/o regulacin que impacte el mandato de cualquier divisin de la Ciudad. Otros estatutos y regulaciones provinciales son: The Canada Evidence Act (Realiza registros digitales y documentos legalmente aceptados en las cortes, al asegurar su autenticidad y presuncin de integralidad) e ISO 19005-1. Document Management (Proporciona normas de metadatos que tienen que ver con esquemas de clasificacin y retencin de documentos electrnicos).
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3.2.1 Inventarios de registros El manejo de los registros implica el anlisis de las prcticas de mantenimiento de registros en el proyecto 311, MIR hizo un seguimiento del ciclo de vida de los registros desde la creacin, a travs del uso, almacenamiento y disposicin final; tambin incluy la realizacin de inventarios (electrnico y papel) que condujo a la identificacin del tipo de registros con los que tratamos. El objetivo principal era cumplir con los requisitos en el tiempo, de autenticidad, admisibilidad, seguridad y acceso de los mismos. Esta revisin se realiz con un enfoque de amplio a estrecho para todos los registros electrnicos. Un subtotal de 2.017 carpetas / subcarpetas; un subtotal de 376 carpetas (papel) fueron revisadas para un total final de 2.393 carpetas / subcarpetas. 3.2.2 Identificacin de Series de Registros El Sistema de Clasificacin de Registros (SCR) de la Ciudad proporciona una estructura para organizar y etiquetar los registros de la Ciudad de forma que puedan ser encontrados, recuperados y compartidos. El sistema tambin proporciona enlace con los estamentos autorizados que definen el tiempo que un registro debe ser conservado y lo que le sucede al final de ese perodo. SCR procura cdigos genricos que funcionan ms como un balde para acoplar los registros en l, sin embargo en un nivel de unidad de divisiones y / o de negocios, los planes de archivo por lo general son diseados a la medida. Los planes de archivo son esenciales, ya que limitan el nmero de series de registros que se utilizan y tambin determinan cmo se implementan los requisitos de retencin. Los planes de archivo desarrollados para los registros administrativos y operativos del Proyecto 311, fueron preparados a partir de series de registros ya conocidas que les permitieron ajustarse a los requisitos de retencin regulatoria. El siguiente paso fue la creacin de archivos electrnicos necesarios en las carpetas compartidas (identificados en los inventarios) y la
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conversin inmediata88 de las carpetas de archivos administrativos (las clases comunes, tales como Recursos Humanos, Finanzas y los registros de la Oficina de Administracin), Gestin de Proyectos (LCP) archivos (I0540) y los archivos del Director Ejecutivo (I1000). La ciudad utiliza el software del Servidor de Registros Livelink para gestionar sus registros. Con cerca de 600 usuarios accediendo a ms de 3 millones de registros, este software les proporciona las herramientas para controlar de manera eficiente sus activos de informacin a lo largo de su ciclo de vida activa e inactiva. Los Manuales de Normalizacin para la Entrada de Datos (a nivel de documento) para los registros tanto administrativos como de proyectos, fueron elaborados utilizando LiveLink. Los metadatos necesarios para la continuidad del Proyecto 311 en su LCP se disearon tambin en LiveLink. Una decisin sobre qu registros que quedan en formato electrnico y cules en papel, se realiz sobre la base de los requisitos legales que establecen claramente que los documentos con firmas (al final del documento) estn obligados a mantenerse con fines de auditora. Se proporcion capacitacin en el manejo de LiveLink a los funcionarios de 311. Una vez que el Centro de Contacto sea lanzado pblicamente, ofrecer a los residentes de Toronto, las empresas y los visitantes, un punto de acceso para la informacin y el acceso a los servicios municipales que no sean de emergencia de la Ciudad. Estas transacciones entre el pblico y la ciudad van a generar registros electrnicos complejos, creando a su vez, una serie de riesgos operativos, tecnolgicos y legales para MIR que se discutirn ms adelante en este documento. MIR ha identificado tres posibles registros electrnicos: I501189 Solicitudes Internas de Servicio; I5012 Solicitudes de la Divisin de Servicio y I5013 Registros de Solucin con base en el conocimiento. A partir de hoy, estas series registros estn
88 Los proyectos de conversin de registros incluyen la estandarizacin para la clasificacin de registros compartidos, reubicacin de carpetas en los Cuartos Centrales de Registros y entrenamiento a los clientes en los conceptos y servicios del programa MIR (RIM en ingls). Una vez que el cliente aprueba el plan para la clasificacin de documentos, se convierten los registros a los estndares de MIR. Los archivos se describen de acuerdo con las reglas de clasificacin, luego se reorganizan en fsico en las carpetas estndar de archivos. Finalmente se ingresa la clasificacin, seguridad y retencin sobre el archivo en LiveLink. 89 Los cdigos de la Ciudad se elaboran en un caracter Alfa que representa el Bloque Funcional al que pertenecen (en este caso Informacin) y 4 dgitos que corresponden a un nmero secuencial o primario en la RCS.
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an en desarrollo, MIR ha participado en la conceptualizacin de los registros y ha comenzado a proponer normas para su gestin antes de que hayan sido creadas (no es una prctica comn dentro de MIR). No sobra aclarar que estas tres clases contendrn exclusivamente registros digitales90. Tambin se ha desarrollado de antemano, el entorno electrnico compartido (directorios comunes en los servidores de la red corporativa) de la futura Divisin 311, con base en las recomendaciones formuladas por el equipo MIR 311; un modelo flexible acerca de cmo estarn organizados los registros y la informacin para la Operacin, que permite a sus directivos realizar posteriormente cambios una vez que el modelo final de la operacin sea puesto en marcha. 3.2.3 Esquema de clasificacin de negocios (ECN) MIR ha estado desarrollando un ECN nuevo basado en la Estrategia de Manejo de Registros Electrnicos (adoptada en el 2007). La nueva ECN de la Ciudad tendr el enfoque de centrarse en la funcin o actividad actual de gestin empresarial resultante en el registro que est siendo creado o recibido. El ECN estar en capacidad de responder a la pregunta fundamental Qu estaba haciendo el negocio cuando cre el registro? -Se integra con el mandato de Archivos de la Ciudad para preservar la historia o la toma de decisiones en la Ciudad91. La inclusin de 311 en el ECN desde las primeras etapas, garantiza que los actuales registros electrnicos corporativos sean almacenados junto con otros registros que les proporcionan el contexto, mediante la definicin de la forma en que se organizarn en archivos electrnicos y las relaciones entre ellos. Los servicios 311 se muestran bajo la categora principal de Servicios de Informacin. MIR ha elaborado tambin, normas de registros de metadatos basado en la Serie de Elementos de Metadatos (SEMDC) de Dublin Core (DC)92. De estas normas, se destacan dos elementos ya que se consideran pertinentes para la Ciudad de Toronto: 1. Audiencia (Permite la identificacin de un grupo para quien se desarrolla un recurso) y 2. Cdigo SCR (Permite al usuario asignar un nmero de
90 Jim Suderman, February, 2009. 91 RIM. Corporate Policy, Programs & Standards. Business Functional Classification System, 2008. 92 The Dublin Core metadata set es una serie simple de elementos y trminos para describir un rango amplio de recursos en la red; The DCMES ha sido lanzado como un estndar Nacional Americano, NISO Z39.85.
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archivo al documento / registro), que es obviamente especfico de la ciudad93. El objetivo de estas normas es garantizar que las personas en busca de documentos de la Ciudad, tengan un acceso rpido y eficiente a las descripciones de muchos documentos diferentes94. El valor de estas normas en el 311 se refleja en la informacin que proporcionan y en relacin con: Quin cre un documento? Cundo se cre? y Cules son los documentos relacionados? Los documentos identificados en el Libro de Control de Proyectos (LCP) que siguen estas normas son: Informes de estado de proyectos y sub proyectos, hojas de clculo de Cambio de Evaluacin de Impacto y hojas de clculo de plan de manejo de riesgos, entre otros. Las caractersticas especficas de cada documento fueron diseadas en LiveLink en consecuencia con su contenido y contexto. Cabe destacar que MIR ha venido desarrollando (en colaboracin con TI) prcticas de denominacin de archivo y de control de versiones (la clasificacin de documentos en una secuencia lgica, por ejemplo, la versin #, fecha) para los documentos electrnicos creados en un entorno de escritorio y almacenados en estructuras de directorio comn o compartido, similares a las de las directrices del Gobierno de Alberta95. Estas directrices estn destinadas a ser utilizadas a nivel corporativo de modo que las divisiones y unidades de negocio puedan desarrollar enfoques coherentes para nombrar sus documentos electrnicos. Con el ambiente predominantemente electrnico de 311, existe la necesidad de establecer estas reglas desde el principio para que la nueva divisin tenga un mayor control y un mejor acceso y recuperacin de documentos electrnicos, una vez establecida. 3.2.4 Valor de los registros El proceso de revisin de los registros del 311 determin sus requisitos administrativos, legales, operativos, fiscales y/o su valor histrico. Esta tarea fue de gran ayuda en la identificacin registros vitales del 311, donde el proyecto 311 defini un registro vital como, cualquier registro crtico necesario para la continuidad del negocio y respuestas de emergencia; los registros necesarios
93 Michelle Jongman, Descriptive Metadata Usage Guide, message February, 2009. 94 City of Toronto. Information & Data Management Group. Descriptive Metadata Standard Usage Guide. February, 2007. 95 Alberta Government Guidelines 1. Managing shared electronic workspace (Business Rules); 2. Naming conventions for electronic documents.
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para: la reanudacin o continuacin de sus operaciones en caso de emergencia o desastre; el restablecimiento de la condicin jurdica y financiera del proyecto96. La identificacin de registros vitales, fue completada por el personal del proyecto 311, quienes asignaron cdigos a las carpetas electrnicas en sus directorios compartidos, mientras que al mismo tiempo, clasificaban sus derechos de acceso, de acuerdo con las reglas de negocio basadas en temas de seguridad97. La evaluacin de los registros en funcin de su valor y la asignacin de acceso de seguridad, tambin facilit la identificacin de los registros transitorios (en oposicin a los registros oficiales98) en el proyecto 311. Los registros transitorios son aquellos que tienen utilidad temporal y que por lo tanto, no es necesario que se mantengan. Los registros transitorios pueden incluir copias duplicadas de registro para referencia personal y los registros que no tengan relacin con las funciones, actividades y transacciones del 311. Como la mayora de los registros transitorios deben terminar su ciclo de vida en la misma oficina, MIR ha preparado directrices para la identificacin de Registros Transitorios en virtud del artculo 217-12 del Cdigo Municipal de la Ciudad, que proporciona definiciones o criterios para su identificacin sin importar el medio en que se encuentren99. MIR prev la necesidad de elaborar una Poltica de Declaracin de Registro para facilitar la identificacin y declaracin de los registros oficiales en la BCS en toda la organizacin. 3.2.5 Determinacin de Periodos de Retencin Un perodo de retencin es el tiempo requerido para mantener los registros. Se refiere a los registros a lo largo de su ciclo de vida, tanto si estn en uso activo o inactivo en el almacenamiento.
96 RIM Program. Vital Records. February 2008. 97 Business rules identify the following access rights: F/A = Full Access; R = Restrictive Access and R/O = Read Only Access. 98 Los registros oficiales sirven a funciones importantes de negocios tales como apoyo a programas de envoi o desarrollo de polticas, o para cumplir con polticas legales o financieras. Ellos tambin proporcionan evidencia relevante en cuanto a decisiones y acciones del gobierno. 99 Municipal Code, Chapter 217.
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Bajo el Acto de la Ciudad de Toronto (secciones 199 a 201), la Ciudad es responsable de la identificacin y retencin y / o disposicin de sus registros. La legislacin municipal establece que los registros creados por la Ciudad no pueden ser destruidos a menos que un calendario para su destruccin en la forma de una Ordenanza de Retencin de Registros haya sido aprobado por el Consejo. MIR crea y mantiene calendarios de retencin y basado en las leyes, en cada plan de archivo de unidad de negocio y supervisa la transferencia sistemtica y la destruccin de los registros que ya no son necesarios. La herramienta de Manejo de Series de Registros (HMSR) es una aplicacin de base de datos personalizada que contiene los registros de clasificacin, todo desde los cuestionarios iniciales y documentos de anlisis hasta la fecha en que el Ayuntamiento autoriz la inclusin de la clase en el Calendario de Retencin de Registros de la Ciudad100. La designacin de los perodos de retencin ha sido un ejercicio de consulta con el personal de MIR, el Proyecto 311 y Corporaciones de TI. Una vez establecidos, MIR presentar los horarios para la revisin a un comit ad hoc de Retencin de Registros. Este comit incluye a profesionales en gestin de registros y representantes de las divisiones pertinentes, tales como Finanzas Corporativas, Auditora y Servicios Jurdicos. Las siguientes retenciones recomendadas fueron establecidas para los registros del nuevo 311: I5011 Solicitudes Internas de Servicio: 2 aos I5012 Solicitudes de Divisiones de Servicio: T + 2 aos (T = finalizacin del servicio por la divisin respectiva) I5013 Registros de Solucin de Base de conocimientos: S + 1 ao (S = sustituido101).
Una vez aprobadas, estas series de registros se incorporarn en el SCR, certificando que cumplen todos los requisitos. Estas series de registros tambin
100 Jim Suderman, RIMs Client Services Manager, February, 2009. 101 Cuando un registro est fuera de fecha, se hace obsoleto. Sin embargo, las propiedades, esquema y estatus de disposicin permanecen intactos. El objetivo de cambiar un registro por otro es el de esencialmente reemplazar el contenido del mismo sin afectar ninguno de sus metadatos.
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deben cumplir con AMLIPP, el Acto Municipal de Libertad de Informacin y Proteccin de la Privacidad, que a menudo es citado como Libertad de Informacin (LDI) o el derecho a saber102. 3.2.6 Disposicin de los Registros La disposicin representa el final del ciclo de vida de los registros. Los registros pueden ser destruidos o retenidos de manera permanente. Como se mencion antes, el Personal de la Ciudad es requerido por la Ley Municipal para retener toda la informacin creada, acumulada o utilizada en el curso del trabajo para la Ciudad, a menos que su perodo de retencin haya expirado y la destruccin est autorizada por un calendario de retencin aprobado por el Consejo. Para garantizar la eficiencia del almacenamiento, los registros administrativos y de proyectos terminados que an se requieran (vida semiactiva / inactiva), se almacenan en Centros de Registros, instalaciones centralizadas y seguras que incluyen secciones tanto para registros en papel como electrnicos. Los registros pueden ser recuperados a solicitud de los clientes y un seguimiento en Livelink. Los registros son monitoreados y cuando llegan al final de su retencin, el personal del Centro de Registros supervisa su traslado para su destruccin autorizada por el Concejo Municipal o, su envo a los Archivos de la Ciudad por su valor testimonial o histrico. MIR apuesta por un enfoque planificado y sistemtico de la gestin del ciclo de vida. En 311, los registros electrnicos deben seguir siendo legibles y accesibles a travs de su perodo de retencin, a pesar de las mejoras de software y equipos, la obsolescencia y / o reemplazo. Algunas de las implicaciones de la tecnologa ya identificadas por MIR y vinculadas a las series de registros de 311 son: Ver Tabla 4 (Pagina 142)
102 La Ciudad de Toronto tiene un plazo de 30 das para responder a las solicitudes de FOI todas las unidades tienen la tarea de asegurar que el nivel de cumplimiento de la Ciudad sea aceptable.
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a103 Series de Registros Implicaciones Tecnolgicas Notas
I5011 Solicitudes internas de Registros introducidos por Formato de registros servicio un identificador de cliente almacenados determinados pero gestionados por su por canales de comunicacin nmero de referencia (no usados por el cliente por un Banco de Informacin (registro de voz, email, web, Personal BIP) interface, etc.) Capacidad de La retencin recomendada almacenamiento es consistente con Backup Indicador de estatus de Datos de RS A1550. (retencin legal) Capacidad para aplicar la disposicin sobre las solicitudes de servicio adquirido103. Debe estar en capacidad de distinguir entre solicitudes internas de servicio y de las divisiones. I5012 Solicitudes de divisiones Registros introducidos por Requisicin de servicio de servicio un identificador de cliente del estatus del cliente pero gestionados por su debe ser almacenada en la Nmero de Referencia (no infraestructura del sistema por un BIP) de 311 o descentralizada Capacidad de para apoyar los sistemas de almacenamiento las divisiones Indicador de estatus La retencin de registros de Intercambio de datos de divisiones relacionadas ser estatus de servicio con las aplicada segn las clases divisiones de servicio aprobadas de registros de Salida para archivo de asunto divisiones cuando sea necesario por La retencin recomendada litigio u otra resolucin es consistente con las extraordinaria. rdenes de Trabajo y Capacidad para aplicar Requisiciones Internas de la disposicin sobre las RS A1544 solicitudes de servicio adquirido. Debe ser capaz de distinguir entre solicitudes internas de servicio y de las divisiones Actualizaciones de vaco de datos desde el sistema de divisin a 311 103 Ability to implement disposition means destruction from the system or output of an archival record.
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I5013 Registros de solucin de Indicador de estatus para Reglas de negocio sobre base de conocimientos elementos de conocimiento lo que constituye un Habilidad para implementar elemento de conocimiento disposiciones en elementos reemplazado a establecer, de conocimiento adquiridos. por ejemplo, las fechas de reunin del Consejo cambian cada ao, pero esto no puede constituir un elemento de reemplazo.
La necesidad de migrar los registros de 311, ya sea a sistemas de archivo en lnea o a medios de almacenamiento no magnticos, no se ha determinado todava104. MIR tiene que saber que los registros que migran an tienen valor, pero ya no son necesarios en el formato actual. La migracin como se define en la norma ISO 15489, es el acto de mover los registros de un sistema a otro, manteniendo la autenticidad, integridad, fiabilidad y facilidad de uso de los registros105. La consideracin ms importante en el proceso de migracin de los registros es que su integridad se mantenga en el tiempo con el propsito de servir como prueba nica de las transacciones comerciales. Como los registros electrnicos, se actualizan, convierten o se mueven, los procedimientos de control de calidad estar en vigor para garantizar que los registros electrnicos de 311 se puedan leer, estn accesibles y sin alteraciones, una vez que se transfieran al nuevo software y / o equipos106.
4. INFORMACIN PERSONAL, REQUISITOS LEGALES

La Corporacin de Acceso y Privacidad (CAP)107es la oficina de la Ciudad que gestiona las solicitudes de libertad de informacin y proteccin de la privacidad de la Ciudad como mandato legislativo por AMLIPP y APIPS, Acto de Proteccin
104 Una investigacin llevada a cabo en los sistemas 311 a travs de los Estados Unidos, mostr la tendencia a almacenar registros electrnicos en cintas de magnticas por largos periodos de tiempo sin determinar la retencin de los mismos. 105 Autntico, una recuento adecuado de una actividad, transaccin o decision; Fiable, cuando su contenido sea confiable puede ser tomado como fidedigno; ntegro, la asercin de que los datos no han sido cambiados subsecuentemente. 106 Werle, Caroline. Introduction to Managing Electronic Records. FIS, Professional Learning Centre. May, 2007. 107 Corporate Access and Privacy - CAPs Website, 2009.
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de la Informacin Personal de Salud108. AMLIPP dictamina la creacin de un Directorio de Registros. CAP present un informe titulado: Sistema Central de 311: Evaluacin Preliminar del Impacto de Privacidad (EPIP (PIA en ingls)) a PMO 311 identificando los riesgos para la privacidad y proporcionando recomendaciones que requieren la colaboracin activa con otras divisiones. Las recomendaciones se van a implementar ms adelante con el proyecto 311 y las divisiones, para determinar mutuamente las estrategias de aplicacin apropiadas109. Despus de revisar las operaciones futuras de negocios de 311 y en consulta con CAP: Los registros electrnicos identificados por el Centro de Contacto no contendrn bancos de informacin personal ya que los nombres y nmeros de telfono del personal de la empresa, no son considerados como informacin personal. Habr informacin en un contexto profesional, empresarial y no sobre la vida privada110. Bsicamente, la retencin total identificada para las series de registros del nuevo 311, refleja el mandato de AMLIPP sobre la retencin de informacin personal de la Ciudad, mantenida por slo un ao. No se encontraron otros requisitos legales. Esta opinin coincide con la definicin de MIR sobre el Banco de Informacin Personal (BIP)111, en que la informacin personal sobre los empleados o personas que llaman al 311, no se registrar en la base de conocimientos. De hecho, hay un apoyo general de 311 para mantener su informacin personal fuera de la base de conocimientos, ya que habr una amplia gama de personas que podran utilizarla, incluyendo Miembros del Consejo, que por lo general no tienen derecho a acceder informacin personal bajo la custodia de la ciudad112.
108 PHIPA, General information practices of managing health information; how to handle health/ medical records and deal with retention requirements (s. 13 14); protection of privacy; consent to collect, use and disclosure medical information; access and enforcement. 109 CAP. 311 CORE SYSTEM: Preliminary Privacy Impact Assessment (PIA). May, 2007. 110 Eric Lawton, CAP. 11 Records Series & Retentions. Message, December, 2008. 111 PIB es una coleccin de registros personales que contienen informacin sobre un individuo identificable. Estos pueden incluir la direccin de residencia, creencias religiosas o polticas, estado marital, historia sobre la salud, etc. Estos registros estn sujetos a AMLIPP ( MFIPPA en ingles: Municipal Freedom of Information and Protecction of Privacy Act) 112 Eric Lawton, CAP.
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La base de conocimientos de 311, contiene 15.000 respuestas a unas posibles 13.800 preguntas y ms de 8.500 fuentes de datos, que se utilizan para verificar las respuestas o proporcionar informacin adicional. Hasta la fecha, aproximadamente el 95 por ciento del contenido ha pasado a travs de un control de calidad que requiri un esfuerzo significativo por parte del personal de las divisiones113. El mantenimiento de estas preguntas y respuestas se har a travs de la Empresa Thesaurus. Un tesauro especfico para los servicios de la Ciudad de Toronto es un repositorio de trminos preferidos y las relaciones entre ellos, vinculados a los trminos no preferidos (los sinnimos comnmente usados por los ciudadanos), para asegurar que los individuos sean capaces de obtener los resultados de bsqueda que esperan. El tesauro es crtico; proporciona las bases para la bsqueda de indexacin y recuperacin de documentos de forma eficaz114.
5. OPORTUNIDADES Y RETOS PARA MIR EN 311

El Centro de Contacto 311 de la ciudad de Toronto ser nico, ya que ser el ms grande en Amrica del Norte en poner en marcha la integracin de servicios de extremo a extremo. Este sistema articular muchas rdenes de trabajo desde diferentes sistemas de divisiones de manera que efectivamente acten en conjunto para ofrecer un mejor servicio a los residentes y empresas en Toronto. El desarrollo del proyecto de MIR - 311 ha generado un conjunto de oportunidades operacionales, tecnolgicas, as como retos y riesgos115 legales que MIR debe abordar, junto con otros servicios corporativos de gestin de registros: Operacionales: Crecimiento extraordinario de los registros electrnicos (aprox. 150 nuevos funcionarios creando documentos y registros electrnicos) La creacin digital es abrumadora (MIR necesita implementar la Estrategia de Manejo de Registros Electrnicos, EMRE)
113 Torontos Website. 311 Toronto News. April, 2008. 114 Jonathan Studiman. Enterprise Thesaurus Overview. RIM, December , 2008. 115 Gurushanta, Vigi. Best practices for implementing your enterprise content management (ECM) solution. INFONEX 2008.
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Facilidad de duplicacin y difusin de la informacin ( Una Poltica Corporativa de Declaracin de Registros, no obligatoria hasta el momento) Reproduccin de documentos, sin eliminar los documentos electrnicos originales (En la necesidad de un cambio cultural; posibilidad de violar la informacin; el personal imprimiendo y llenando carpetas en fsico) Control de operaciones limitado (poltica corporativa de 3 meses para la eliminacin de e-Mails) Actualizaciones y cambios automticos (Las normas de control de versiones no se aplican todava) La falta de refuerzo en la aplicacin de clasificacin de registros y controles de retencin en el nivel electrnico (Planes para comparar las versiones en papel y electrnicas, MIR necesita implementar la BCS) Capacitacin del personal de 311 para que sean conscientes de sus nuevas responsabilidades (Entendiendo la diferencia entre el proyecto y el Centro de Contacto)
Tecnolgicos: El software de manejo de los registros de la Ciudad (LiveLink) no est diseado para satisfacer los requerimientos de ECM / MRE (MRE: manejo de registros electrnicos) No hay una direccin clara para la preservacin a largo plazo de documentos electrnicos (hardware / software obsoletos) Trabajo conjunto entre el personal de MIR, 311, PAC y TI (Comprensin mutua de los principios de MIR, las reglas de 311, requisitos de informacin e implicaciones de las TI) Cumplimiento de los retos de e-Ciudad116 (una visin audaz del futuro de la ciudad que debe ser lanzado de una manera prctica) Los sistemas de copia de seguridad y de archivo no son uno slo ni iguales (Se deben desarrollar nuevas normas a medida que se adquiere o implementa nuevo hardware/software por parte del proyecto 311)
Retos Legales y Regulatorios: Desarrollo de un entorno tecnolgico que cumpla con las leyes Federales, Provinciales y Municipales que permiten la aceptacin de los registros electrnicos en los tribunales (el pleno cumplimiento de la legislacin)
116 e-City, La visin de la Ciudad para la optimizacin de los servicios de entrega tan eficiente como sea posible: Acceso eficiente al gobierno las 24 horas del da, siete das a la semana de una manera consistente, confiable, confidencial y segura.
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Capacidad para demostrar la integridad del sistema de captura y la autenticidad de los documentos electrnicos (daos a la reputacin de la Ciudad) Los registros deben proporcionar pruebas que apoyen la aplicacin de la ley (En caso de litigio)
6. CONCLUSIN
Independientemente de los retos mencionados anteriormente, MIR ha preparado un marco de gestin de registros para la Divisin 311, que est lista para su lanzamiento. Al tener estructuras desarrolladas de la gua, planes de archivo, series de registros y retenciones adelantadas, la Divisin 311 tendr las siguientes ventajas117: Reglas consistentes para el registro de nombres Clasificacin normalizada de registro y fcil recuperacin de los mismos La garanta de que slo personal autorizado tiene acceso a los registros confidenciales La adhesin a las polticas y procedimientos corporativos de manejo de registros Sin responsabilidades en cuanto a la retencin de registros y el acceso a protocolos de informacin
Los principios ya establecidos por parte de MIR sirven como punto de partida hacia un modelo final de manejo de documentos. El modelo final va a incluir otros elementos relacionados con la administracin de registros electrnicos, tales como: Clasificacin e identificacin de registros (segn las indicaciones de SCR) Los derechos de acceso en ambientes compartidos se ajustan a las clasificaciones de seguridad en LiveLink (Registros del Centro de Contacto) Manejo de los medios (sistemas de imgenes, registros electrnicos, etc. incluyendo conversin y migracin).
El proyecto 311 continuar consultando a MIR para identificar cualquier otro elemento necesario para el cumplimiento con las polticas corporativas de manejo de registros.
117- 311 PMO. Records and Information Management Model, April 4, 2008.
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CONTINUIDAD Y TRANSFORMACIN EN EL PAPEL DEL ARCHIVISTA:

los hallazgos del proyecto interpares
Por. Luciana Duranti
Desde su creacin en 1998, el proyecto InterPARES ha tenido el objetivo de desarrollar los conocimientos tericos y metodolgicos que permitan a los archivistas preservar los documentos electrnicos a largo plazo de tal manera que su credibilidad pueda mantenerse intacta. La primera fase de InterPARES tom la perspectiva del preservador, centrado en los registros inactivos y se dirigi a los registros digitales anlogos, a los de papel y aquellos contenidos en los sistemas y bases de datos de manejo de documentos. Estos registros fueron en su mayora textuales y requeridos por el autor con propsitos contables. La segunda fase de InterPARES que comenz en el 2002, tom la perspectiva del autor centrado en los registros activos y se dirigi a los registros digitales producidos en entornos dinmicos, interactivos y experienciales en el contexto de las actividades de gobierno electrnico, artsticas y especializadas. Tanto la composicin del equipo de investigacin y las metodologas que participan en las dos fases son dramticamente diferentes. La mayora de los investigadores de InterPARES 1 eran estudiosos de archivo o archivistas, acompaados por unos pocos ingenieros en computacin y abogados, mientras que los investigadores de InterPARES 2 se dividieron equitativamente en tres grupos: los creadores de los registros (es decir, artistas, ingenieros de sistemas, administradores y estudiosos de las artes y ciencias) , preservadores de registros (es decir, gestores de informacin y registro, archivistas, estudiosos del tema) y
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expertos en tecnologa (es decir, los informticos e ingenieros y especialistas de la organizacin del conocimiento, sistemas de informacin, multimedia, informtica e ingeniera). La metodologa de InterPARES 1 se centraba en el anlisis diplomtico de estudios de casos seleccionados sobre la base de la teora fundamentada, es decir, cambiando los criterios de seleccin de acuerdo a los resultados de cada ronda de casos. El Anlisis Diplomtico fue desarrollado para orientar la gestin de los registros de la poca desde el momento de su creacin. Por el contrario, InterPARES 2 se bas en los principios de la interdisciplinariedad, la transferibilidad de los resultados de un campo disciplinar a otro, la investigacin abierta y el diseo de mtodos mltiples, por lo tanto, adopt una variedad de metodologas derivadas de todas las disciplinas involucradas, segn fuera necesaria para cada actividad de investigacin118. Por ltimo, InterPARES 1 abarc sesenta investigadores de trece pases, mientras que InterPARES 2 incluy cien investigadores de veintin pases. Irnicamente, la mayor variedad de culturas, disciplinas, metodologas y perspectivas dentro de InterPARES 2 ha facilitado el desarrollo de hiptesis, su anlisis y el logro de resultados sustanciales. Aunque, conociendo lo difcil que es encontrar un acuerdo sobre la teora y mtodos dentro de la comunidad archivstica, el hecho de que es ms fcil hacerlo a travs de las comunidades profesionales y disciplinarias no debera ser para nada sorprendente. La investigacin de InterPARES 1 y 2 ha producido una gran cantidad de resultados y productos. Me centrar en dos reas: el concepto de registro y el mtodo de seleccin. El equipo de investigacin de InterPARES determin desde el principio que era necesario establecer la naturaleza del objeto de este estudio, al menos como una hiptesis que la investigacin actual podra apoyar o desechar. En otras palabras, el equipo necesitaba a un acuerdo sobre la definicin de registro y en qu difieren de los documentos, informacin y datos. Se decidi adoptar la definicin tradicional de archivo que establece que un registro es cualquier documento creado (es decir, hecho o recibido y destinado a la accin o referencia) por una persona fsica u organizacional en el curso de una actividad prctica como instrumento
118 See Overview of Intellectual Framework posted on the public area of the InterPARES 2 website, at www.interpares.org/InterPARES2/methodology/
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y por -producto de la misma. Luego se procedi a definir el documento como la informacin colocada en un medio en una forma determinada, la informacin como un mensaje destinado a la comunicacin a travs del espacio o el tiempo, y los datos como la pieza ms pequea de informacin significativa. Por ltimo, se defini un documento electrnico como un registro creado (es decir, hecho o recibido y destinado a la accin o referencia) en formato electrnico, lo que significa que un mensaje recibido en formato electrnico pero dejado de lado (archivado) en papel, es un registro en papel, mientras que un documento recibido en el papel pero escaneado en el ordenador y utilizado nicamente como un archivo digital es un documento electrnico. Sin embargo, para entender el concepto de registro electrnico implicado en la definicin de archivo, es decir, que sea capaz de identificar las caractersticas necesarias de dicho registro, el equipo decidi utilizar el anlisis diplomtico. Como resultado, se identificaron las siguientes caractersticas de un registro: 1) una forma fija, lo que significa que el contenido binario del registro debe ser almacenado de modo que su mensaje se pueda representar con la misma forma documental que tena cuando se guard, 2 ) Un contenido estable, 3) los vnculos explcitos con otros documentos dentro o fuera del sistema digital a travs de un cdigo de clasificacin o de una convencin de nomenclatura, 4) un contexto administrativo identificable, 5) un autor, un destinatario y un escritor; y 6) una accin, en la que participa el registro o que el registro apoya ya sea procedimentalmente o como parte del proceso de toma de decisiones. Al igual que los registros tradicionales, los registros electrnicos tienen elementos formales que puede ser extrnsecos o intrnsecos, pero adems de ellos tambin tienen atributos, que son las caractersticas fijas de cada registro determinado o de un elemento de registro dentro del mismo. Un atributo puede manifestarse como uno o ms elementos de forma. Por ejemplo, el nombre del autor de un registro es un atributo que puede ser expresado como un encabezado o una firma, ambos de los cuales son elementos intrnsecos de la forma documental, es decir, elementos del registro. Adems de los atributos que se manifiestan ellos mismos en la forma del registro, es decir, en la presentacin del registro, como elementos del mismo, cada registro tiene atributos que estn implcitos en otras partes de este, como el nombre del creador o el nombre del medio, pero en los registros digitales, estos tambin se expresan, aunque fuera de la forma documental. Debido a esto, en su mayora son transparentes para el usuario y se
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manifiestan en forma de metadatos incluidos ya sea como un perfil de registro119, un mapa temtico, u otra entidad digital adjuntada al mismo. Por ltimo, con los documentos electrnicos, tambin tenemos que diferenciar los elementos y atributos de los componentes digitales del registro. Un componente digital es un objeto digital que puede contener la totalidad o parte de un registro, y / o los metadatos asociados, o ms de un registro y que requiere de mtodos especficos para su conservacin120. En otras palabras, un componente digital es una unidad de almacenamiento. Si estos fueron los resultados fundamentales de InterPARES 1, InterPARES 2 encontr que los registros de entornos interactivos y dinmicos tienen caractersticas adicionales y el concepto en s mismo es mucho ms matizado. En tales ambientes, una distincin clave es la que existe entre los registros almacenados y los registros manifiestos. Un registro almacenado comprende el componente(s) digital utilizado en volver a producir uno o ms de un registro, que incluyen los datos para ser procesados con el fin de hacer manifiesto el registro (datos de contenido y datos de forma) y las normas para el procesamiento de los datos, incluidos aquellos que permiten las variaciones (los datos de composicin). Un registro manifiesto es la visualizacin o materializacin del registro en una forma adecuada para su presentacin a una persona o sistema. Algunas veces no tiene un registro almacenado correspondiente pero se vuelve a crear a partir de datos de contenido fijo cuando la accin de un usuario los asocia con una forma y composicin especfica (por ejemplo, un registro producido a partir de una base de datos relacional). InterPARES 2 tambin encontr que hay varios tipos de registros electrnicos, que pueden dividirse en dos categoras fundamentales: estticos e interactivos. Los registros estticos son aquellos que no ofrecen posibilidades para cambiar su contenido manifiesto o de forma ms all de apertura, cerramiento y navegacin. Algunos ejemplos son el correo electrnico, informes, grabaciones de audio, video en movimiento, las instantneas de pginas web. Los registros interactivos presentan un contenido o forma variable, o ambos y las normas que regulan el contenido y la forma de presentacin pueden ser fijas o variables.
119 A record profile is an annotation inextricably linked to the record that includes several fields, which are either automatically or manually filled in with the records metadata. 120 See Preservation Task Force Report inThe Long-term Preservation of Electronic Records: the InterPARES Project, cit. <.http://www.interpares.org/book/index.cfm>.
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Estos comprenden las entidades no dinmicas y dinmicas. Las entidades nodinmicas existen cuando las normas que rigen la presentacin del contenido y la forma no varan y el contenido que se presenta cada vez, se selecciona de un almacn fijo de datos. Ej. Pginas web interactivas, catlogos en lnea, registros que permiten interacciones -son de hecho los registros cuando todas las dems condiciones para su existencia estn satisfechas. Las entidades dinmicas existen cuando las normas que rigen la presentacin de su contenido y forma, pueden variar ya sean registros o potenciales registros. Se habla de registros interactivos cuando tienen forma fija, contenido estable, o una variabilidad limitada. En un entorno interactivo una entidad tiene forma fija si su contenido binario se almacena de tal manera que el mensaje que transmite pueda ser visualizado con la misma presentacin documental que tuvo en pantalla la primera vez que se guard (presentacin digital diferente: de Word a Pdf.); y si el mismo contenido se puede presentar en la pantalla de varias formas en una serie limitada de posibilidades: en tal caso tenemos una presentacin documental diferente del mismo archivo almacenado con contenido estable y forma fija (por ejemplo, datos estadsticos visto como un grfico circular , un grfico de barras, o una tabla). Una entidad tiene un contenido estable si los datos y el mensaje son no modificables o son inmodificables, lo que significa que los datos no se pueden sobrescribir, alterar, borrar o aadir. Una entidad tiene variabilidad limitada cuando los cambios en la forma son limitados y controlados por reglas fijas, de modo que la misma consulta o la interaccin siempre generan el mismo resultado y tenemos diferentes puntos de vista de diferentes subconjuntos de contenido debido a la intencin del autor o a diferentes sistemas o aplicaciones de operacin. Hablamos de registros interactivos potenciales cuando la variacin se debe a datos que cambian con frecuencia (el diseo permite la actualizacin, sustitucin o modificacin del mismo; permite la recopilacin de datos por parte de los usuarios o debidos a las interacciones o acciones del usuario; o el uso de estos datos para determinar presentaciones posteriores) y cuando la variacin se debe a los datos recibidos de fuentes externas y no se almacenan en el sistema (vase el estudio de caso InterPARES VanMap)121. Tambin tenemos registros interactivos potenciales, cuando tenemos entidades producidas en aplicaciones de computacin dinmicas que seleccionan diferentes conjuntos de reglas para producir documentos, dependiendo de la entrada del usuario, las fuentes de
121 See final report on the case study at http://www.interpares.org/display_file.cfm?doc=ip2_cs24_ final_report.pdf.
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datos de contenido y las caractersticas de los contenidos (por ejemplo, los sitios para el informe del clima), y cuando disponemos de entidades producidas por los avances en computacin donde el software que los genera puede cambiar autnomamente (por ejemplo, la programacin y el informe de los mercados financieros, los sitios de entretenimiento educativo). InterPARES 2 tambin encontr que los registros en un entorno interactivo y dinmico tienen funciones adicionales con respecto a los registros tradicionales. Sabemos que los registros tradicionales puede ser determinantes, probatorios, de apoyo y narrativos, pero estos tipos de registros nuevos pueden tener tambin funciones instructivas o capacitadores. Los registros tienen una funcin instructiva si delinean la forma en que los datos externos deben ser presentados (por ejemplo, partituras, guiones, reglamentos, manuales de procedimiento, instrucciones para el llenado de formularios); mientras que tienen una funcin capacitadora si permiten la realizacin de obras de arte (parches de software), la ejecucin de transacciones comerciales (aplicaciones interactivas de negocio),la realizacin de experimentos (un flujo de trabajo generado y utilizado para llevar a cabo un experimento del cual este es un instrumento, subproducto y residuo), el anlisis de los datos de observacin (software de interpretacin), etc. Un anlisis completo de estos constructos se puede encontrar en un artculo escrito por Luciana Duranti y Ken Thibodeau122. Sin embargo, presento aqu estos pocos conceptos con el fin de vincularlos a la metodologa para llevar a cabo la funcin de la evaluacin como ha sido elaborada por InterPARES 1 y 2. Cuando se piensa en evaluacin, la cuestin central con la que nos enfrentamos es si la evaluacin tal y como la entendemos en el mundo del papel ha cambiado cuando se confronta con el entorno digital. Es ms fcil responder a esta pregunta si hacemos una clara distincin entre seleccin y evaluacin. Seleccin de registros es el proceso que se inicia en la creacin y contina hasta que los registros son adquiridos por los archivos para su conservacin permanente, por lo que es el preludio a la conservacin, incrementando parte de la preservacin de s mismo. Evaluacin -es una atribucin de valor a los registros, un valor externo a los registros y definido por la entidad o programa que los adquiere debe justificar la eleccin de la retencin continua para una posible conservacin permanente. Pero, hablemos primero sobre la seleccin.
122 Luciana Duranti and Kenneth Thibodeau, The Concept of Record in Interactive, Experiential and Dynamic Environments: the View of InterPARES, Archival Science 6 (2006):13-68.
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Con los documentos digitales, la funcin de la seleccin ha cambiado en cuatro aspectos fundamentales: en primer lugar, el conservador debe evaluar la autenticidad de los registros considerados de valor permanente, en segundo lugar, el conservador debe determinar la viabilidad de la preservacin de la autenticidad de los registros, en tercer lugar, La decisin de eliminacin se debe hacer muy temprano en la vida de los registros y, en cuarto lugar, el conservador debe monitorear constantemente los registros del autor y, si se justifica por los cambios que han sufrido a travs del tiempo, revisar la decisin de eliminacin. Estos cambios son de carcter metodolgico o terico? En otras palabras, es el proceso de seleccin requerido para los registros digitales una manera diferente de hacer lo mismo, o refleja un cambio radical en la naturaleza de la funcin de seleccin? Yo dira que la afirmacin anterior es verdadera y que la teora de la seleccin y, dentro de ella, la teora de la evaluacin, no han cambiado: su propsito sigue siendo el de conservar un registro esencial, concentrado del pasado que mantiene intactas todos sus caractersticas archivsticas de naturalidad, imparcialidad, interrelacin, singularidad, y, sobre todo, autenticidad, sin las cuales los registros no seran confiables, ya sea como pruebas o como fuentes de informacin. Pero, si no es la teora de la seleccin, algo muy esencial para cumplir los requisitos de dicha teora ha cambiado. Para empezar, los requisitos metodolgicos planteados por el entorno digital son muy radicales y exigen que los archivistas estn involucrados con los creadores de forma continua y que caminen por la misma lnea fina que separa un gua competente para la creacin y procedimiento adecuado, de alguien que interfiere directamente en el mantenimiento y proteccin de los registros. Se trata de un difcil acto de equilibrio vital para la proteccin de la imparcialidad de los registros, pero es posible lograrlo si existen polticas organizacionales, estrategias y planes de accin que apoyen el trabajo del archivista. De hecho, los valores externos que guan la evaluacin de los registros en el curso del proceso de seleccin deben venir de aquellas polticas escritas, las estrategias y los planes de accin. Mucho ms rigor se requiere con los registros digitales que con los registros en papel, debido a la confianza que se pone en el conservador que se designa para este fin, la nica tercera parte neutral que trata con materiales que son fciles de manipular, alterar, corromper accidentalmente o destruir. Adems, la escalabilidad del proceso es un problema. Si bien todos los archivos con el tiempo adquirirn registros digitales y ninguno est completamente
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listo para esto, la mayora de los archivos no tienen los recursos para empezar a prepararse. Por lo tanto, es importante reducir la amplitud del proceso de seleccin en trminos de las necesidades bsicas e identificar en cada contexto especfico lo que es esencial y lo que no lo es, para tomar el control de los registros digitales bajo la jurisdiccin de cada archivo dado. (Esto es de hecho la meta de la tercera fase del proyecto InterPARES, la implementacin de soluciones en organizaciones o programas con bajos o medios recursos, que comentaremos ms adelante). Lo ms importante es, que el proceso de seleccin que acabo de describir slo es relevante y posible si los registros digitales que crean las organizaciones se guardan en los sistemas de mantenimiento de registro o en los sistemas de gestin de documentos, adems, estn sujetos a las leyes y reglamentos y formalmente participan en los procedimientos, etc. Incluso as, hay grandes obstculos a la aplicacin tambin en estas situaciones y que se derivan de la calidad de los registros, a partir de sus metadatos y documentacin pobres, de la capacidad de archivos para mantener sus caractersticas, incluyendo la funcionalidad y la interoperabilidad, y de los lmites de los recursos humanos y financieros disponibles. Esto podra significar que, antes de examinar y evaluar el valor de los registros, tenemos que centrarnos en los creadores de los mismos y sus funciones y aprender a valorar las funciones de los registros por la comprensin de las funciones, realizando un anlisis de arriba abajo y de abajo hacia arriba simultneo. Tambin podra significar que la evaluacin debe convertirse en un proceso iterativo que slo se detiene cuando los registros adquiridos por los archivos se designan como destinados a la preservacin permanente. Pero el cambio ms significativo que veo tiene que ver con el objeto de nuestra seleccin, con el material que evaluamos con el fin de hacer una seleccin para su conservacin. Cada vez ms, frente a entidades digitales, los archivistas sienten que tienen primero que identificar lo que es el registro y cuando no puedan hacerlo, determinar, sobre la base de las funciones y las actividades de los creadores, si un registro debera existir, y si es as, ayudar a los creadores a redisear el sistema que los capacita para que puedan crear registros que puedan ser conservados y servir a una funcin de recordatorio o evidencial. Ahora, es esta una actividad de evaluacin? No lo creo as. La evaluacin es una actividad llevada a cabo en los registros existentes en relacin con los valores definidos por una poltica de archivos. Sin embargo, esta nueva actividad se produce en el curso de la evaluacin de los registros con propsitos de seleccin y conservacin. El tema es bastante difcil cuando, por razones principalmente de responsabilidad social y profesional, as como de transparencia y rendicin de cuentas, los registros deben
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ser creados de manera que contengan un determinado tipo de datos y se deben conservar para el mismo uso para el que se crearon, probablemente por un tiempo muy largo. En tal caso, la evaluacin, es decir, la evaluacin del valor de un conjunto de datos especficos, es conducente a la definicin de la forma de los registros que deberan contenerlos y a la presentacin digital que permita su uso a largo plazo, o sea la accesibilidad y la preservacin. Aunque la evaluacin termina sirviendo a un propsito de creacin y es seguida por la creacin real de las nuevas formas documentales, esto no afecta el carcter imparcial e involuntario de los registros resultantes, como los conjuntos de datos ya existentes y los registros que vienen a contenerlos se utilizan en el curso normal y ordinario de los negocios por los creadores para sus propios fines... estos no se generan con fines de investigacin. Estos puntos son fcilmente demostrables en dos estudios de caso realizados por InterPARES 2, el ya mencionado VanMap, y el Registro de Tierra de AlsaceMoselle123. La evaluacin, a diferencia de la seleccin, est totalmente condicionada por el contexto y requiere de dos partes, el creador y el conservador, quienes deben tener una relacin muy clara y transparente. Precisamente a causa de la fragilidad y volatilidad de los registros digitales, la confianza es primordial y debe impregnar todas las actividades llevadas a cabo. En vista de lo anterior, podemos afirmar que existe una continuidad en el papel del archivista o estamos asistiendo a una transformacin fundamental? La respuesta depende del lapso que estamos viendo. Si slo consideramos el siglo pasado, yo dira que nos enfrentamos a un cambio radical. La funcin primordial de los futuros archivistas va a ser la de los custodios de confianza de los registros de la sociedad. En un entorno de archivo que se est convirtiendo predominantemente en digital, el archivista ser responsable de tomar la custodia fsica y legal de, y preservar (es decir, proteger y asegurar el acceso continuo a) los registros de los creadores en cuanto ya no son necesarios para el curso normal de la actividad. Ya sea un empleado de una institucin de archivos o un profesional responsable de una unidad de la casa, el papel del archivista debe ser la de un oficial que garantiza la autenticidad del registro bajo su cuidado. Para ser considerado un custodio de confianza, el archivista tendr que:
123 See http://www.interpares.org/display_file.cfm?doc=ip2_cs24_final_report.pdf and http:// www.interpares.org/ip2/ip2_case_studies.cfm?study=17. The two cases are also discussed in the power point presentation in the CD ROM.
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actuar como un tercero neutral, es decir, demostrar que no tiene ningn inters en el contenido de los registros y no hay razn para alterar los registros bajo su custodia, y que no permitir que nadie altere los registros ya sea accidental o intencionalmente, estar equipados con los conocimientos y habilidades necesarias para cumplir con sus responsabilidades, que deben ser adquiridas a travs de la educacin formal, y establecer un sistema confiable de conservacin que sea capaz de asegurar que se adquieren y conservan copias precisas y autnticas de los registros del creador.
Este papel de custodio de confianza es bastante nuevo en un mundo acostumbrado a ver al archivista como un investigador histrico o un facilitador de acceso, pero cuando uno se adentra en la historia, los questores de la repblica romana tenan exactamente esa funcin, debido a que los registros eran escritos en cera, un medio muy voltil. Estos registros fueron llevados a los archivos a travs de un tnel subterrneo tan pronto como haban agotado su uso activo dentro de la unidad administrativa que los gener para que nadie, ya fuera por accidente o malicia los eliminara o modificara. Si un ciudadano necesitaba consultarlos, los questores pedan a los escribas que prepararan copias que luego ellos autenticaran. Tambin se puede buscar en los archivos de los monasterios medievales, donde los monjes conservaban los documentos mediante la realizacin de copias autnticas (cartularia), regesta, ndices, etc, que pueden dar plena fe y crdito en caso de prdida o deterioro de los originales. Tambin los archivistas chinos al final de cada dinasta, solan hacer copias y resmenes de los registros ms importantes, que fueron considerados como la fuente ms confiable para la historia de la dinasta. Por lo tanto, s tenemos continuidad por un par de milenios, pero hay una ruptura definitiva con la imagen del archivista con la que estamos ms familiarizados. Al trmino de su segunda fase InterPARES ha reafirmado algunos puntos de principio que ha sido capaz de demostrar una y otra vez, es decir: la tecnologa en primer lugar, no puede determinar la solucin a la conservacin permanente de los registros electrnicos; en segundo lugar, las necesidades de archivo deben definir los problemas y la teora archivstica debe establecer la exactitud y la adecuacin de cada solucin tcnica, tercero, las soluciones al problema de la conservacin son esencialmente dinmicas, por lo tanto la investigacin en curso es fundamental para capacitar a los archivistas de modo que puedan enfrentar los desafos que presentan la nuevas tecnologas de la informacin; y en cuarto
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lugar, este tipo de soluciones son siempre especficas, por lo que los planes de accin deben ser desarrollados por cada programa de archivo o institucin, en relacin con los registros que adquiere bajo su responsabilidad en el contexto de los creadores. Para ayudar a los programas e instituciones a afrontar el ltimo reto, InterPARES ha puesto en marcha en el 2007 su tercera fase. De hecho, un estudio de la eficacia de las experiencias de los talleres y seminarios para aumentar las habilidades archivistas en la preservacin digital y su capacidad para poner en prctica estas habilidades en sus repositorios, ha demostrado que muy pocos participantes fueron capaces de poner en prctica las habilidades una vez que regresaron a sus ambientes de trabajo124. Por otra parte, la retroalimentacin sobre los resultados de las dos fases de InterPARES de los archivistas que trabajan en instituciones ms pequeas que los archivos nacionales, siempre ha mostrado su preocupacin acerca de su baja, escalabilidad y su importancia para las organizaciones pequeas y medianas. Por lo tanto, la meta de InterPARES 3 es permitir a las pequeas y medianas organizaciones de archivos pblicos y privados, as como a programas (unidades en las que se crean registros) - que son responsables de los registros digitales resultantes de actividades provenientes del gobiernos, empresas, investigacin, arte y entretenimiento, sociales y / o comunitarias, para preservar a largo plazo de documentos autnticos que satisfagan las necesidades de sus grupos de inters y necesidades de la sociedad para un registro adecuado de su pasado. Los productos esperados son: 1. Polticas, estrategias y procedimientos para pequeas organizaciones o programas de archivos, y las directrices para los creadores de los registros que recaen bajo su responsabilidad. 2. Planes de accin para los estudios de casos especficos realizados en el curso del proyecto. 3. Criterios para determinar los materiales en mayor situacin de riesgo, por ejemplo, lista de verificacin de edad (fecha de creacin, fecha del ltimo acceso), soporte fsico, sistema operativo, software utilizado, el equipo requerido y su disponibilidad, etc.
124 Wendy M. Duff, M., Amy Marshall, Carrie Limkilde and Marlene van Ballegooie (2006). Digital Preservation Education: Educating or Networking? The American Archivist 69(1): 188-212.
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4. Directrices para abordar los requerimientos de preservacin digital que se aplican a determinados tipos de registros, pero no a otros materiales. 5. Modelos de evaluacin para valorar el grado de xito, si hay alguno, de la accin de preservacin seleccionada. 6. Modelos de costo-beneficio para diversos tipos de organizaciones o programas de archivo y para los diversos tipos de registros y / o sistemas. 7. Modelos ticos que identifican y hacen explcitas las consecuencias para los individuos y la sociedad de los tipos de medidas de preservacin o su ausencia. 8. Formacin y mdulos de educacin para los preservadores, asociaciones profesionales y programas universitarios; y toma de conciencia as como mdulos de educacin para los no-archivistas, tales como los profesionales en TI, proveedores y prestadores de servicios; recursos humanos y gerentes financieros; mdicos, comunidades de prctica, miembros del pblico en general , etc., y una estrategia para lograrlos. 9. Documentos dirigidos a estamentos que elaboran polticas de reglamentaciones clave, abogando por la necesidad vital de integrar la conservacin digital prevista, en los requisitos que expiden para las actividades que estos regulan, hacen auditora o controlan125. El proyecto se inici hace un ao y ya tenemos algunos resultados importantes, otros alarmantes pero ninguno intil. Entre los resultados ms positivos de los estudios de caso iniciales, est el hecho de que las directrices de InterPARES para los creadores y preservadores de registros, as como para el marco poltico, son instrumentos muy adaptables que puede ser provechosamente utilizados por todo tipo de organizaciones pequeas y de bajos recursos. Entre los resultados menos positivos est el enorme impacto que la cultura organizacional tiene sobre la aplicabilidad de las normas y buenas prcticas. La cantidad de resistencia encontrada por alguna propuesta de cambio es igual al deseo que tienen las organizaciones de implementar los cambios y as resolver los problemas que presentan los registros digitales. Es por esto que el componente ms importante de InterPARES 3 es el docente. Por lo tanto, voy a concluir con un llamamiento a todos: corran la voz tanto y tan lejos como puedan, porque en este punto no hacer nada acerca de los registros digitales no es equivalente a quedarse quieto mientras la tecnologa avanza, sino a correr hacia atrs.
125 http://www.interpares.org/ip3/ip3_index.cfm
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LOS METADATOS
en la recuperacin de documentos digitales
Por. Vicent Gimnez Chornet Universidad Politcnica de Valencia (Espaa) vigicho@har.upv.es
1. METADATOS: A QU NOS REFERIMOS?

En los ltimos aos se ha desarrollado una abundante bibliografa sobre el concepto de metadatos, incidiendo en diferentes aspectos relacionados con las Tecnologas de la Informacin y la Comunicacin. Bsicamente podemos encontrar dos mbitos especiales que tratan del uso de los metadatos, donde se emplean terminologas y metodologas diferentes, aunque todos ellos tienen una misma finalidad primordial: insertar datos e informacin para recuperar documentos y garantizar su gestin. Un mbito trata los metadatos en el entorno de publicaciones web (un recurso ms para poder alcanzar la web semntica mediante la indizacin126), y otro mbito utiliza los metadatos en el entorno de sistemas de gestin de documentos, que no siempre acaban publicndose en Internet. En el primer caso, Eva Mndez denomina metadatos en sentido estricto, a aquellos que tratan de la descripcin de la informacin en Internet, y en el segundo caso los denomina del todo metadatos, para los resultados de la actividad catalogrfica o descripcin bibliogrfica127. Pero tambin hay otro mbito, menos desarrollado, que trata de
126 Moreiro Gonzlez, Jos Antonio. El contenido de los documentos textuales: su anlisis y representacin mediante el lenguaje natural. Gijn: Trea, 2004, p. 93-103. 127 Mndez Rodrguez, Eva. Metadatos y recuperacin de la informacin: Estndares, problemas y aplicabilidad en bibliotecas digitales. Gijn: Trea, 2002, p. 40.
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la insercin de metadatos en los mismos archivos digitales (JPEG, TIFF, DOC, MP3, etc.), para su utilizacin tanto en las publicaciones web como en los repositorios documentales de cualquier organizacin que tenga implantado un sistema de gestin documental. En consecuencia, cuando hablamos de metadatos debemos hacer un esfuerzo en delimitar cual es el entorno de su uso, y con ello clarificar conceptos y metodologas. En este sentido, una de las cuestiones ms conflictivas es concretar la propia definicin de metadatos. Se ha utilizado, y se utiliza, como definicin de metadatos la expresin datos sobre datos128. No cabe duda de que esta definicin ha tenido un gran xito y se ha registrado en muchas publicaciones, pero es exactamente as?, pueden haber datos sobre datos?. Otra definicin utilizada es completamente opuesta: informacin sobre informacin129. Y en otros casos se utilizan estas definiciones como sinnimos130. En general prevalece un principio, los metadatos se utilizan para ser procesados por los ordenadores131, aunque esta afirmacin tampoco la sostienen todos132. Seiner, en el 2000, ya puso de relieve la vinculacin de los ordenadores en el procesamiento de los metadatos, que los define como la informacin, documentada mediante las herramientas de las Tecnologas de la Informacin, que mejora el conocimiento empresarial y tcnico, de los datos y los datos relacionados con los procesos133. Esta complejidad terminolgica respecto al significado de metadatos ha promovido que los autores cuando aborden este tema partan por establecer una definicin que delimite su uso en el discurso de la obra. Pero pocos autores concretan las diferencias entre datos, metadatos e informacin.
128 Gilliland-Swetland, Anne J. La definicin de los metadatos. Introduccin a los metadatos, vas de informacin digital. New York: Getty Information Institute, 1999, p. 1-9. 129 Bray, Tim: RDF and Metadata <http://www.xml.com/pub/a/98/06/rdf.html> [Consulta: 4-092008] 130 Los metadatos son informacin sobre la informacin (o datos sobre datos) y como tal son, en realidad, una antigua frmula., en Codina, Llus; Rovira, Cristfol, La Web Semntica <http:// eprints.rclis.org/archive/00008637/> [Consulta: 4-09-2008] 131 Metadata is machine understandable information for the web, Metadata and Resource Description <http://www.w3.org/Metadata/> [Consulta: 4-09-2008] 132 Anne J. Gilliland-Swetland opina que los metadatos no tienen que ser necesariamente digitales y que los especialistas de patrimonio cultural los han estado creando desde que administran colecciones. Op. cit. 133 Seiner, Robert S. Questions Metadata Can Answer. The Data Administration Newsletter. 1 de enero de 2000. <http://www.tdan.com/view-articles/4841/> [Consulta: 5-09-2008]
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Una definicin ms reciente intenta establecer los diferentes mbitos que puede abarcar el concepto de metadatos134: Los metadatos son los datos que describen el contenido, el formato o los atributos de un registro de datos o de un recurso de informacin. Puede ser utilizado para describir los recursos altamente estructurados o documentos sin estructura en la informacin como los documentos de texto. Los metadatos pueden aplicarse a la descripcin de: recursos electrnicos; informacin digital (inclusive imgenes digitales), y a la documentacin impresa como libros, diarios e informes. Los metadatos pueden estar insertados dentro del recurso de informacin (como ocurre frecuentemente con los recursos web) o pueden estar separados en una base de datos. La Gua de Buenas Prcticas y Comentarios para la Gestin de la Informacin y la Documentacin en la Era Electrnica135, publicada por The Sedona Conference en el 2004, define los metadatos: Los metadatos (datos acerca de los datos) incluye todo el contexto, procesamiento y uso de informacin necesaria para identificar y certificar el alcance, la autenticidad y la integridad del activo o de la informacin electrnica o documentos de archivo. Los metadatos pueden provenir de diversas fuentes. Se pueden crear automticamente por un ordenador, proporcionados por un usuario, o extrados a travs de una relacin en otro documento. Los metadatos son creados, modificados y disponibles en muchos momentos durante la vida de la documentacin y la informacin electrnica. Algunos metadatos, como el registro de fechas y tamaos, pueden ser fcilmente visualizados por los usuarios; otros metadatos pueden
134 Metadata is data that describes the content, format or attributes of a data record or information resource. It can be used to describe highly structured resources or unstructured information such as text documents. Metadata can be applied to description of: electronic resources; digital data (including digital images), and to printed documents such as books, journals and reports. Metadata can be embedded within the information resource (as is often the case with web resources) or it can be held separately in a database.. Haynes, David, Metadata for information management and retrieval. London: Facet Publishing, 2004, p. 8. 135 THE SEDONA GUIDELINES: Best Practice Guidelines & Commentary for Managing Information & Records in the Electronic Age . The Sedona Conference, 2004 <http://www. thesedonaconference.org/content/miscFiles/RetGuide200409.pdf> [Consulta: 11-09-2008]
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estar ocultos o incrustados y no disponibles para usuarios de los ordenadores que no son tcnicamente expertos. Los metadatos generalmente no se reproducen en forma completa cuando un documento se imprime. Diferentes estndares han incorporado tambin definiciones sobre metadatos. La norma UNE-ISO 23081-1:2006 Metadatos para la gestin de documentos. Parte 1: Principios136: En el contexto de la gestin de documentos, los metadatos se definen como datos que describen el contexto, contenido y estructura de los documentos, as como su gestin a lo largo del tiempo (ISO 15489-1:2001, 3.12). Como tales, los metadatos son informacin estructurada o semiestructurada que posibilita la creacin, registro, clasificacin, acceso, conservacin y disposicin de los documentos a lo largo del tiempo y dentro de un mismo dominio [*competencia ] o entre dominios diferentes. Cada uno de estos dominios, representa un rea del discurso intelectual y de la actividad social o de la organizacin desarrollado por un grupo propio o limitado de individuos que comparten ciertos valores y conocimiento. Los metadatos para la gestin de documentos pueden usarse para identificar, autenticar y contextualizar tanto los documentos como los agentes, procesos y sistemas que los crean, gestionan, mantienen y utilizan, as como las polticas que los rigen. Segn esta norma los metadatos son tanto datos que describen como informacin estructurada, generando tal vez una confusin terminolgica entre lo que se entiende por dato y lo que se entiende por informacin. Segn la Gua de la informacin electrnica. Cmo tratar los datos legibles por mquina y la documentacin electrnica137:
136 UNE-ISO 23081-1:2006 Metadatos para la gestin de documentos. Parte 1: Principios. Madrid: AENOR, 2008, p. 6. 137 Gua de la informacin electrnica. Cmo tratar los datos legibles por mquina y la documentacin electrnica. DLM-FORUM. Luxemburgo: Oficina de las publicaciones oficiales de las Comunidades Europeas, 1997. Traduccin a partir de las ediciones originales en lenguas francesa e inglesa. Por Jos Mara Fernndez Hevia, 2000. Documento accesible en lnea: <http://www.cornu.eu.org/files/guidelines_ES.pdf> [Consulta: 1-09-2008]
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INFORMACIN
DATO
Una informacin es una indicacin o un evento llevado al conocimiento de una persona o de un grupo. Es posible crearla, mantenerla, conservarla y transmitirla. La informacin est en la base de la organizacin de todo proceso de trabajo. Este concepto se ha vuelto tan importante, que la sociedad de la informacin es considerada en el da de hoy como la etapa siguiente a la de la sociedad industrial.
Un dato es una unidad elemental de informacin. En un documento, por ejemplo, se agrupan numerosos datos para presentar una argumentacin o rendir cuentas de una accin. Hasta hace muy poco, la mayor parte de los datos eran conservados y transmitidos mediante documentos en soporte papel (o a veces, para los ms antiguos, en otros soportes, como la piedra tallada). A veces encontramos datos en forma de listas en soporte papel, como ocurre con las guas de telfonos. Ya no se trata de presentar una argumentacin, sino de suministrar materia prima para una accin futura (localizar el nmero de telfono del seor Garca, por ejemplo). En estos casos, es crucial la clasificacin de los datos para una fcil localizacin de la informacin requerida (por ejemplo, en una gua de telfono los apellidos se clasifican por ncleos de poblacin y despus por orden alfabtico).
Distintas normas de descripcin normalizada adoptan campos que pueden contener datos (por ejemplo fechas, nombres de personas o entidades, palabras claves, etc.) y campos que contienen resmenes descriptivos (los podemos considerar como pequeos documentos) fruto de una combinacin de datos para presentar una argumentacin descriptiva del documento, su contexto, sus requisitos de conservacin u otros aspectos, para hacerlos accesibles en cualquier momento e incluso desde cualquier lugar. En definitiva los datos son una cadena de smbolos elementales (dgitos o letras) que disponen de un valor138.
138 A datum is a string of elementary symbols, such as digits or letters. It is the value of an attribute. It need not have meaning to everyone, but it must be clear of what attribute a datum is a value. Charles T. Meadow, Bert R. Boyce, Donald H. Kraft, Carol L Barry, Text Information Retrieval Systems. London: Emerald Group Publishing, 2007, p. 38.
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Compartimos la definicin de la UNE-ISO 23081-1:2006 sobre que los metadatos se definen como datos que describen el contexto, contenido y estructura de los documentos, as como su gestin a lo largo del tiempo. Sin embargo, en relacin con esta definicin, hay que precisar que el concepto de datos, como unidad elemental de informacin, es insuficiente, dado que en algunos casos la informacin registrada en los campos controlados por los metadatos puede contener breves resmenes descriptivos. Por otra parte, tambin compartimos que los metadatos son informacin estructurada o semiestructurada que posibilita la creacin, registro, clasificacin, acceso, conservacin y disposicin de los documentos a lo largo del tiempo, pero no compartimos que esta informacin est relacionada con un dominio o competencia, en el sentido de un rea del discurso intelectual y de la actividad social o de la organizacin, ya que consideramos que los metadatos se usan bajo dos principios que pueden conjugar ms de un dominio: a) describir uno o ms mbitos de un sistema de gestin de la informacin (el contexto, el contenido, los criterios de preservacin y conservacin, etc.) b) aplicar una metodologa basada en la conjuncin de criterios de descripcin, generalmente estndares como formato MARC, ISAD (G), RDF, Dublin Core, etc., y de aplicaciones informticas (bases de datos
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como Oracle <http://www.oracle.com>, Basis <http://www.basis. com/>, etc., editores web, editores de imagen, etc.) As, por ejemplo, si queremos describir el contenido, principio a), utilizando el estndar RDF con un editor web, principio b), podemos incorporar metadatos a pginas web cuyo contenido puede ser de cualquier rea del discurso intelectual y de la actividad social o de la organizacin cuya informacin se registra en un medio, la web.
2. CLASIFICACIN Y FUNCIONES DE LOS METADATOS

Hace ya una dcada Anne J. Gilliland-Swetland clasific los diferentes tipos de metadatos en relacin a sus funciones: administrativas, relacionadas con el uso de matadatos para la gestin y administracin de los recursos de informacin (adquisicin de la informacin, derechos de reproduccin, documentacin sobre requerimientos legales de acceso, localizacin de la informacin, criterios de digitalizacin y pistas de auditora), descriptivas, en las que se identifica el recurso de informacin (catalogacin, ayudas de bsqueda, ndices especializados, hiperenlaces entre recursos, anotaciones de los usuarios), preservacin, sobre metadatos relacionados en la conservacin de recursos de informacin (documentacin sobre los requisitos fsicos para la gestin de la conservacin de los recursos, documentacin sobre la toma de acciones para la conservacin fsica y versiones digitales de los recursos, como la migracin o actualizacin de datos), tcnicos, sobre los metadatos relacionados con el funcionamiento del sistema o el comportamiento de los metadatos (documentacin sobre el hardware y el software; informacin sobre la digitalizacin como formatos, tipo de comprensin, ajustes; seguimiento del tiempo de respuesta del sistema; autentificacin y seguridad de los datos, como claves cifradas, contraseas, etc.), uso, sobre metadatos relacionados con el nivel y clase de uso de los recursos de informacin (registro de exposiciones, seguimiento de usos y usuarios, reutilizacin del contenido e informacin sobre mltiples versiones).
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Para los archivos digitales generados como consecuencia de la actividad de las organizaciones o personas fsicas proponemos otra clasificacin de las funciones de los metadatos. Partimos de una premisa: los metadatos contienen informacin y datos, desde diferentes categoras, mientras que la recuperacin de la informacin se basa en el sistema y arquitectura que se implementa para recuperar esa informacin o recuperara los datos introducidos en los campos de los metadatos, toda ello relacionada con la gestin documental. Sin metadatos, sin cumplimentar los campos de los metadatos, no puede haber recuperacin de la informacin. El sistema de recuperacin de la informacin (SRI) es bsicamente un modelo, ms o menos eficaz, que tiene como punto de partida la forma de interrogar la informacin contenida en los campos de metadatos y que mediante un proceso se podr recuperar la informacin ms pertinente, preferiblemente estructurada. En este sentido podemos clasificar los metadatos en relacin a las siguientes funciones:
Clasificacin de los metadatos para los documentos digitales de archivo integrados en un Sistema de Gestin Documental Categora Descripcin del contenido Definicin Metadatos de identificacin, contenido y indizacin del documento. Anlisis documental. Metadatos sobre el rgano productor Acceso Metadatos para la localizacin y el uso documental Ejemplos Catalogacin Indizacin, tesauros. Notas Catlogo de autoridades Descripcin de funciones institucionales Cuadros de clasificacin y relaciones jerrquicas Localizacin de la informacin Criterios de acceso: lmites legales a la informacin Derechos de autor Derechos de reproduccin
Descripcin del Contexto
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Preservacin
Metadatos para garantizar la conservacin de documentos fsicos y electrnicos e informacin del medio
Requisitos para la conservacin fsica y electrnica de los documentos Criterios de migracin Informacin sobre instalaciones Informacin sobre hardware y software Descripcin fsica de los documentos Informacin sobre las propiedades fsicas de los documentos digitales (formatos, comprensin, etc.) Informacin de los parmetros de la captura digital Informacin sobre restauracin: cambios en el documento digital o en el documento original digitalizado Firmas digitales Claves seguras Encriptacin Identificacin de documentos/registros Identificacin de software Identificacin de usuarios y permisos Registro de consultas: quien, que, donde y cuando. Seguimiento de usuarios Seguimiento de modificaciones, eliminaciones o incorporaciones. Cambios de custodia y reutilizacin.
Descripcin fsica
Metadatos para describir las propiedades y caractersticas de la documentacin
Autenticidad
Metadatos probatorios y garantes de los creadores documentales Metadatos para el intercambio de datos e informacin entre sistemas
Interoperabilidad
Trazabilidad / Pista de Auditora
Metadatos sobre la informacin del movimiento y uso de los documentos
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Valoracin documental
Metadatos sobre la valoracin documental y el expurgo
Tablas de valoracin documental Informes de comisiones de valoracin Datos de eliminacin documental
La recuperacin de la informacin en los documentos electrnicos de archivo est estrechamente relacionada (en la categora de metadatos a la que se va a interrogar) con los campos que se hayan implementado y cumplimentado.
3. METADATOS PARA LOS ARCHIVOS EN LA ERA DIGITAL

Actualmente se pueden clasificar en dos grandes grupos los archivos que disponen de documentos digitales: aquellos archivos que nacen digitalmente y los que disponen de documentos digitales como consecuencia de la digitalizacin de los documentos en papel o documentos en otros soportes. En cualquiera de estos dos casos hay que tener presente que cualquier aspectos de las categoras de metadatos les incumbe y que deben ser registrados en el sistema de gestin documental. En estos momentos es muy habitual que los archivos nacidos digitalmente convivan con los archivos generados en soportes analgicos. En estos casos, los archivos que implementan un proceso de digitalizacin tienen como objetivo poder disponer de un sistema nico para el proceso de acceso y recuperacin de la informacin de toda la documentacin generada por la organizacin. Hay que tener presente tres aspectos que van a ser condicionantes a la hora de la recuperacin de la informacin en los archivos digitales. A) El lenguaje utilizado: al margen de las categoras de los metadatos, existen dos tipologas de lenguaje para la descripcin del contenido en cualquiera de los innumerables campos, por una parte el lenguaje documental o y por otra el lenguaje natural. Cada uno de estos lenguajes presenta una serie de dificultades y unos aspectos ventajosos. Lo resumimos en el siguiente cuadro:
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Tipo de lenguaje Lenguaje Documental
Dificultades Trabajo previo de elaboracin que puede requerir diversos periodos de tiempo, como las Tablas de Valoracin Documental, o los Tesauros para la indizacin.
Ventajas Rpida introduccin de la informacin, generalmente realizando un clic con un enlace contra tablas.
Lenguaje Natural
Redaccin del contenido, No existe trabajo previo. saber discernir entre lo Eficaz en la descripcin del elemental y lo secundario, contenido. saber utilizar el vocabulario idneo.
B) Formato e interoperabilidad: en un sistema de gestin de documentos electrnicos el uso de diferentes formatos de archivo electrnico est dificultando, si no imposibilitando, la interoperabilidad o el intercambio de informacin y datos dentro del mismo sistema, haciendo inviable la recuperacin de la informacin. Actualmente en Espaa ya existen archivos de carcter tradicional (sus fondos eran 100% en papel) que han recibido expedientes generados por el organismo de forma electrnica139. C) Los metadatos pueden estar insertados en el mismo documento digital (contenedores multimedia como AVI, archivos de audio como MP3 y algunos formatos de archivo de imagen como JPEG), o pueden ser externos al documento digital, contenidos en una base de datos donde se designa un campo para indicar la ubicacin del documento digital. En cualquier diseo de una arquitectura que pretenda implantar un sistema de recuperacin de la informacin, independientemente de los elementos y procesos del sistema, el xito de la recuperacin de la informacin estar intrnsecamente vinculado al lenguaje utilizado, a la interoperabilidad de los formatos digitales y a la ubicacin de los metadatos.
139 Es el caso de la Sindicatura de Comptes de la Generalitat Valenciana. El organismo utiliza un software propietario de TeamMate, y aplica ficheros ACL. Salmon, Alejandro y Rausell, Silvino: Principales aplicaciones de ACL en la Sindicatura de Comptes de la Comunitat Valenciana, II FORO TECNOLGICO DE LOS OCEX. Pamplona 2008. En lnea: <http://www.sindicom.gva.es/ web/wdweb.nsf/documento/ftpamplona/$file/SCCV_Foro2008_ACL.pdf> [Consulta: 06-022009].
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3.1 Metadatos insertados en los archivos digitales

Existen diferentes estndares para los formatos de archivos digitales y, independientemente de su configuracin, opciones diferentes para la insercin de metadatos relacionados con la descripcin del contenido y del contexto. Se pueden diferenciar cuatro grandes grupos de archivos digitales: los archivos de imagen, los archivos sonoros, los archivos audiovisuales y los archivos hipertexto o web. Cualquiera de los cuatro tipos de archivos los puede generar cualquier organismo en el ejercicio de su actividad. 3.1.1. Archivos de imagen. El tipo de archivo digital que ms abunda en la administracin es el archivo de imagen. Es, al fin y al cabo, el traslado del tradicional soporte del papel al soporte digital en la administracin electrnica, y es la opcin ms adoptada en los archivos histricos cuando implantan un proyecto de digitalizacin. Actualmente existen tres formatos de archivo de imagen ampliamente adoptados, todos ellos garantizados como estndares: el JPEG140, el TIFF141 y el PDF142. Los archivos JPEG y TIFF permiten incorporar tags o etiquetas. Estos metadatos pueden estructurarse mediante los estndares EXIF, IPTC, Dublin Core o XMP143. EXIF (Exchangeable image file format) ha sido creado por la Japan Electronic
140 ISO/IEC 10918-4:1999 Information technology -- Digital compression and coding of continuous-tone still images: Registration of JPEG profiles, SPIFF profiles, SPIFF tags, SPIFF colour spaces, APPn markers, SPIFF compression types and Registration Authorities 141 ISO 12234-2:2001 Electronic still-picture imaging -- Removable memory -- Part 2: TIFF/EP image data format 142 ISO 19005-1:2005 Document management -- Electronic document file format for long-term preservation -- Part 1: Use of PDF 1.4 (PDF/A-1) 143 Gimnez Chornet, Vicent; Sells Carot, Alicia; Roque Izquierdo, Graciela; Puchades Asensi, Yolanda; Monlen Escribano, Daniel: Recuperacin de informacin descriptiva en imgenes digitales mediante metadatos EXIF. Su utilidad para el archivo del Reino de Valencia, E-informacin : integracin y rentabilidad en un entorno digital : 10 Jornadas Espaolas de Documentacin, Santiago de Compostela. Madrid: FESABID, 2007, p. 25-32.
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Industry Development Association (JEIDA) como estndar para facilitar el intercambio de datos de los archivos digitales de imagen, principalmente datos de carcter tcnico, con la finalidad de que sean formatos interoperables entre cmaras digitales y aplicaciones144. Las etiquetas EXIF las podemos encontrar en los formatos de imagen JPG, TIFF, PNG, MIFF y HDP, incluso en formatos TIFF basados en imgenes RAW, y adems, en los formatos de vdeos AVI y MOV. La mayor parte de las etiquetas son de carcter tcnico que deben quedar registradas en el momento de la captura145. Entre todas las etiquetas, disponemos de unas cuantas para la descripcin documental:
Etiquetas EXIF para la descripcin Etiqueta 0x9c9b 0x9c9c 0x9c9d 0x9c9e 0x9c9f 0x010e 0x8298 Nombre de la etiqueta XPTitle XPComment XPAuthor XPKeywords XPSubject ImageDescrption Copyright
A pesar de la estandarizacin de las etiquetas, el software de edicin de los archivos digitales determina la visualizacin de las mismas. Unas veces el software no recoge todas las posibilidades de las etiquetas y otras veces opta por un nombre para designar lo que puede ser la etiqueta de Ttulo o la de Descripcin de la Imagen, de forma que la visualizacin de las mismas etiquetas por otro software puede provocar que no se visualicen o se visualicen bajo otro campo. Algunos ejemplos los podemos comprobar con
144 JEIDA se fusion con EIAJ, y ahora forma el grupo JEITIA (Japan Electronics and Information Technology Industries Association), ms informacin sobre el estandar EXIF en la pgina de JEITA: <http://www.jeita.or.jp/cgi-bin/standard_e/list.cgi?cateid=1&subcateid=4> [Consulta: 6-02-2009], y en la pgina no oficial: <http://www.exif.org/> [Consulta: 6-022009], donde se pueden encontrar las especificaciones EXIF. 145 EXIF Tags,< http://www.sno.phy.queensu.ca/~phil/exiftool/TagNames/EXIF.html> [Colsulta: 6-02-2009]
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aplicaciones muy populares. En el Archivo del Reino de Valencia146 se utiliz la aplicacin ACDSee147, una de las pioneras en visualizar los metadatos EXIF, para insertar metadatos de la ISAD (G) en los campos que habamos comprobado ms interoperables de la aplicacin:
Correlacin de campos ISAD (G) en etiquetas EXIF EXIF (ACDSee) Copyright ISAD (G) Cdigo de referencia
Descripcin de Fechas; la imagen Alcance y contenido; Descriptores: geogrfico, onomstico, materia, e instituciones y entidades:
Visualizacin de metadatos EXIF con ACDSee
146 Hemos explicado la experiencia en: Recovery of descriptive information in images from digital libraries by means of EXIF metadata, Library Hi Tech, vol. 26, n 2, 2008, pp. 302315. 147 Se utiliz la versin ACDSee 8, <http://www.acdsee.com/> [Consulta: 6-02-2009]
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Visualizacin de metadatos EXIF con XnView
Visualizacin de metadatos EXIF con Photoshop CS3
A pesar de la eficacia de la permanencia de los metadatos insertados en el archivo digital, evidenciamos que la visualizacin de los mismos depende directamente de las posibilidades que ofrece el software. IPTC, iniciales que originalmente corresponden a un organismo, el International Press Telecommunications Council , nacido en 1965 como grupo de entidades de agencias de noticias, interesado especialmente en el desarrollo y publicacin de normas para el intercambio de datos en el mbito periodstico. En el 2004
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iniciaron un estndar de metadatos para los archivos digitales de imagen. En la actualidad esta disponible una especificacin en revisin del 2008 . Hoy en da hay un buen nmero de empresas de software que ha incorporado los metadatos IPTC a sus aplicaciones. Los campos IPTC destinados a la descripcin son ms numerosos que los EXIF y posibilitan la lectura de la informacin introducida en los metadatos EXIF. Visualizacin de metadatos IPTC con PhotoShop CS2
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El objetivo de los metadatos IPTC para los archivos de imagen es describir las fotografas con la finalidad de poderlas recuperar en las organizaciones dedicadas a la actividad periodstica. Entre las ventajas de este grupo de metadatos est la creacin de un campo para palabras clave, adems de los campos que describen el contexto, es decir, el productor o creador del documento: creador, cargo del creador, direccin, ciudad, provincia, cdigo postal, pas, etc. XMP (Extensible Metadata Platform) y PDF: la especificacin XMP148 nace con la finalidad de que diferentes aplicaciones puedan trabajar eficazmente con los metadatos, estandarizando la definicin, la creacin y el procesamiento de los metadatos. El formato PDF/A utiliza la especificacin XMP. El formato PDF/A es el tipo de archivo electrnico recomendado para la conservacin a largo plazo149.
Tabla cruzada entre los campos del PDF y del XMP 150 PDF Entrada Ttulo (Title) Autor (Author) Tema (subject) Palabras clave (Keywords) Creador (Cretaor) Productor (Producer) Fecha de creacin (CreationDate) Fecha de modificacin (ModDate) Caractersticas Cadena de texto Cadena de texto Cadena de texto Cadena de texto Cadena de texto Cadena de texto Fecha (date) Fecha (Date) Entrada dc:title dc:creador dc:description [x-default] df:keywords xmp:CreatorTool pdf:Producer xmp:CreateDate xmp:ModifyDate XMP
En la actualidad la aplicacin para crear pdf, el Adobe Acrobat 8, permite incorporar los metadatos XMP bajo la estructura de los metadatos IPTC.150
148 XMP Specification, Adobe, enero 2004, <http://www.aiim.org//documents/standards/PDF-A/ xmpspecification.pdf> [Consulta: 10-02-2009] 149 UNE-ISO 19005-1 Gestin de documentos. Formato de fichero de documento electrnico para la conservacin a largo plazo. Parte 1: Uso del PDF 1.4 (PDF/A-1). Madrid: AENOR, 2008 150 Fuente: UNE-ISO 19005-1, p. 19.
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Visualizacin de metadatos en documento PDF, con estructura IPTC
En el entorno de la administracin electrnica el formato pdf permite la insercin de metadatos relacionados con la firma digital, dando las mximas garantas de autenticidad e integridad en el documento electrnico. Visualizacin de un documento PDF con firma digital
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Dublin Core151 . Los metadatos Dublin Core parten de una iniciativa de 1995 con el objeto de establecer un conjunto limitado de descriptores para conseguir un estndar para la descripcin de recursos de informacin en distintos dominios informativos. Actualmente es reconocida como estndar por la ISO152, y como norma NISO153. Ha sido un estndar bastante difundido para metadatos en la web154, pero que tambin se ha adoptado como estructura de metadatos para ser insertados en archivos de imagen mediante la utilizacin de algunas aplicaciones, como PhotoShop.
151 Dublin Core Metadata Initiative, <http://dublincore.org/> [Consulta: 13-02-2009] 152 UNE-ISO 15836:2007 Informacin y Documentacin. Conjunto de elementos de metadatos Dublin Core. Madrid: AENOR, 2007 153 ANSI NISO Z39.85-2007 The Dublin Core Metadata Element Set. <http://www.niso.org/kst/ reports/standards?step=2&gid=&project_key=9b7bffcd2daeca6198b4ee5a848f9beec2f60 0e5> [Consulta: 13-02-2009] 154 Encoding Dublin Core Metadata in HTML (1999), <http://www.ietf.org/rfc/rfc2731.txt> [Consulta: 13-02-2009]
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Elementos Dublin Core incorporados por PhotoShop CS2 Dublin Core Ttulo Creador Materia y palabras clave Descripcin Editor Colaborador Fecha Tipo de recurso Formato Identificador de recurso Fuente Idioma Relacin Cobertura Derechos SI SI SI SI Adobe PhotoShop CS2
El inconveniente de los metadatos Dublin Core para los archivos de imagen es el escaso nmero de aplicaciones informticas que los ha incorporado y que, por tanto, facultan su uso. 3.1.2. Archivos de audio. Por lo que respecta a los archivos de audio se ha creado un estndar de facto para la insercin de metadatos, el ID3155. Actualmente soporta el formato mp3 y existen un buen nmero de aplicaciones que permiten la edicin de los metadatos ID3156. Existen 39 campos para poder describir el archivo de audio, especialmente etiquetado para los CD de audio de autores musicales: ttulo del lbum, BMP (beats por minuto), compositor, tipo de contenido, copyright, ttulo, subttulo, fecha de grabacin, etc.157, adems de poder incluir 9 campos destinados a un enlace URL,
155 ID3 The Audience is informed, <http://www.id3.org/> [Consulta: 16-02-2009] 156 Una lista del software que incorpora el estndar ID3 lo encontramos en ID3, Implementations, <http://www.id3.org/Implementations> [Consulta: 16-02-2009] 157 ID3, Frames, <http://www.id3.org/Frames> [Consulta: 16-02-2009]
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para dar informacin sobre la web oficial del autor, informacin comercial, web oficial del editor, aviso legal de los derechos de autor, etc. Metadatos ID3, Visualizacin con mp3Tag
3.1.3. Archivo audiovisual. Existen diversos estndares para la insercin de metadatos en contenedores de video (video, audio, y otros datos), tanto de carcter tcnico para hacerlos interoperables, como el MXF (Material eXchange Format)158, perteneciente al conjunto de estndares de SMPTE159, en el entorno de la televisin, como de carcter descriptivo, el MPEG-7.
158 Material Exchange Format : Basic User Metadata Implementation, Recommendation R 121, European Broadcasting Union, 2007, <http://www.ebu.ch/CMSimages/en/tec_text_r121-2007_ tcm6-50026.pdf> [Consulta:17-02-2009] 159 Society of Motion Picture and Television Engineers, <http://www.smpte.org/home> [Consulta: 17-02-2009]. Puede consultarse tambin Proponed SMPTE Engineering Guideline for Televisin, Material Exchange Format (MXF), MXF Descriptive Metadata, EG 42, <http://rhea.tele.ucl. ac.be:8081/Plone/Members/egoray/thesaurus-dictionnaire-metadata/eg42-mxf-smpte.pdf>, [Consulta:17-02-2009]
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Uno de los formatos con ms ambicin para la descripcin de contenidos en audiovisual es el MPEG-7, que permite la combinacin de la descripcin semntica del contenido como la descripcin tcnica. Actualmente el formato MPEG7 dispone de la norma ISO/IEC 15938 Multimedia content description interface160, pero dispone de escasas aplicaciones informticas para explotar el potencial de metadatos descriptivos. Con menos ambiciones, pero con gran eficacia, algunas aplicaciones permiten insertar metadatos descriptivos en los contenedores AVI, como los campos de ttulo, director, copyright, gnero, palabras clave, etc. Metadatos en AVI con abcAVI Tag Editor
3.2 Metadatos externos a los archivos digitales.

Los metadatos externos a los archivos digitales estn estrechamente relacionados con las bases de datos. No consideremos metadatos la informacin o datos que se registran en fichas en papel o en libros, aunque se hayan utilizado estndares en la catalogacin o descripcin de documentos. El grupo de metadatos utilizados para la recuperacin de la informacin va a depender del mbito documental en que se desarrolle la actividad profesional.
160 Puede consultarse el estndar en: http://www.chiariglione.org/mpeg/standards/mpeg-7/mpeg7.htm, [Consulta:17-02-2009]
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Cada actividad ha generado uno o ms estndares para normalizar la descripcin documental, con la finalidad de hacer interoperable el sistema de gestin documental y recuperable la informacin y los documentos registrados en ha facilitado enormemente no slo la recuperacin de la informacin sino la interoperabilidad y la recuperacin entre distintas bases de datos, sin importar su lejana fsica. Ello ha sido posible gracias a la utilizacin de dos estndares, la descripcin mediante el formato MARC161 y la utilizacin del protocolo Z39.50162. El formato MARC ha permitido estructurar los metadatos descriptivos de los documentos impresos y el protocolo Z39.50 ha permitido el intercambio de la informacin. Ahora bien, la recuperacin de la informacin va a depender de cmo las aplicaciones informticas busquen, capturen y visualicen los metadatos registrados en las bases de datos. Un ejemplo de robot que mediante el protocolo Z39.50 realiza bsquedas bibliogrficas en ms de 2000 bibliotecas es BookWhere163. Bsquedas bibliogrficas con BookWhere (Protocolo Z39.50 y formato MARC) dicho sistema. En el mbito de las bibliotecas (una de las actividades profesionales que inici ms prematuramente la normalizacin), las normas en descripcin bibliogrfica ISBD164 y el formato MARC disponen de los campos de metadatos que ms se han implementado. Ello
161 Normas MARC, <http://www.loc.gov/marc/marcspa.html> [Consulta: 17-02-2009] 162 ANSI/NISO Z39.50, <http://www.cni.org/pub/NISO/docs/Z39.50-1992/> [Consulta: 1702-2009] 163 BookWhere Academic, [Consulta: 17-02-2009] <http://www.webclarity.info/support/download/ba.html>
164 El grupo de normas ISBD, todas ellas destinadas la los diferentes materiales que se pueden localizar en las bibliotecas, se pueden consultar en Family of superseded ISBDs, <http://www.ifla.org/VI/3/nd1/isbdlist.htm> [Consulta: 17-02-2009]
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Ms recientemente en la Library of Congress se trabaja en el proyecto de un esquema de metadatos para la descripcin de autoridades relacionado con el formato MARC, el MADS (Metadata Authority Description Schema)165. Tambin son metadatos los puntos de acceso, normalizados generalmente mediante la utilizacin de lenguajes documentales como la Lista de Encabezamientos de materia para las Bibliotecas Pblicas166, o las clasificaciones bibliogrficas como la CDU167. En el mbito de los archivos, la introduccin de los estndares experimenta un notable retraso, lo que dificulta enormemente la recuperacin de la informacin. Actualmente existen dos destacados estndares para la descripcin archivstica: la EAD y la ISAD (G). La EAD168 (Encoded Archival Description) es una DTD (Document Type Definition) del lenguaje de marcas XML, impulsada por un grupo de trabajo de la Sociedad de Archiveros Americanos y la Biblioteca del Congreso
165 Metadata Authority Description Schema, <http://www.loc.gov/standards/mads/> [Consulta: 17-02-2009] 166 Lista de Encabezamientos de materia para las Bibliotecas Pblicas, <http://www.mcu.es/ bibliotecas/MC/LEMBP/index.html> [Consulta: 17-02-2009] 167 Un extracto de la Clasificacin Decimal Universal: <http://www.mcu.es/libro/docs/TablaCDU. pdf> [Consulta: 17-02-2009] 168 EAD,<http://www.loc.gov/ead/> [Consulta: 17-02-2009]
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(desarrolladores del formato MARC)169, que permite la descripcin estructurada de los documentos de archivo y la descripcin de las unidades archivsticas a diferente nivel. Para la descripcin de las autoridades se ha desarrollado otra DTD, por un grupo de trabajo creado ad hoc, la EAC (Encoded Archival Context)170. Frente a las ventajas de la informacin estructurada y de la visualizacin desde la web, incorporando plantillas XSLT, que posibilitan convertir un documento XML en HTML, las EAD y EAC tienen el inconveniente, como lenguaje de marcas o etiquetado, de requerir una base de datos como motor para el almacenamiento y la recuperacin de la informacin, ya sea Oracle, MySQL, etc. El lenguaje de etiquetado es especialmente excelente para la migracin de la informacin, de unas bases de datos a otras. La ISAD (G), Norma Internacional General de Descripcin Archivstica, ha sido elaborada por una comisin del Consejo Internacional de Archivos. La norma consta de 26 campos distribuidos en 7 reas y permite realizar una descripcin multinivel. Hay suficientes campos para descripcin de las unidades archivsticas, controlando la identificacin de la unidad, la descripcin, la valoracin documental y los aspectos relacionados con dicha unidad. Igualmente existe una norma complementaria para la descripcin de autoridades (organismos, familias y personas), la ISAAR-CPF, que sirve para analizar estructuradamente un campo de la ISAD (G), el Nombre del Productor. Tanto la norma ISAD (G) como la ISAARCPF171 definen campos de metadatos pero no el formato. Se pueden utilizar en cualquier base de datos, pero su potencialidad depender de las funcionalidades de la base de datos y de la arquitectura que se haya diseado en el sistema de gestin y el sistema de recuperacin de la informacin. Los campos de la ISAD (G) y de la EAD tienen una gran similitud, por lo que entre dos sistemas que utilicen estas normas puede haber intercambio de informacin. Equivalencias entre los campos de la ISAD (G) y la EAD
169 Encoded Archival Description. Document Type Definition. Version 2002, Chicago : Society of American Archivists, 2002, <http://xml.coverpages.org/EADv20-dtd.txt> [Consulta: 17-02-2009] 170 Encoded Archival Contex. Document Type Definition. Version Beta (Charlottesville, London, Stockolm), 2003, <http://xml.coverpages.org/EAC-Beta200408-DTD.txt> [Consulta: 17-022009], proyecto liderado por la Universidad de Virginia, <http://www.iath.virginia.edu/eac/> [Consulta: 17-02-2009] 171 Las normas ISAD (G) e ISAAR-CPF se pueden localizar en el Consejo Internacional de Archivos, <http://www.ica.org> [Web sin servicio temporal, Consulta 17-02-2009]
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Fuente: Biblioteca del Congreso: <http://www.loc.gov/ead/tglib/appendix_a.html#a1>
Otro grupo de metadatos muy utilizados en los archivos son los ndices. Lo que en el entorno en papel eran las fichas ndices, donde se extraa un vocablo relevante como punto de acceso, en las bases de datos se utiliza le lenguaje natural o el lenguaje documental para indizar, especialmente tesauros172 como lenguaje que controle las palabras clave.
4. PRINCIPIOS Y ARQUITECTURA EN LA RECUPERACIN DE LA INFORMACIN

La utilizacin de los metadatos en la recuperacin de la informacin ser eficiente si se cumplen los siguientes principios: 1. La redaccin de los campos de metadatos identifican correctamente la unidad de descripcin.
172 Se han publicado los tesauros que se utilizan en la intranet del Archivo del Reino de Valencia: Gimnez Chornet, Vicent; Viciano, Pau; Villalmanzo, Jess; Escrig, Mercedes, Tesauros del Archivo del Reino de Valencia/Tesaurus de lArxiu del Regne de Valncia. Valencia: Generalitat Valenciana, 2006, CD-ROM.
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2. La utilizacin del lenguaje natural es correcta: pertinente y cumple las reglas ortogrficas. 3. La utilizacin del lenguaje documental est integrada en la base de datos y en el sistema de gestin documental. 4. La arquitectura y diseo de la base de datos explota las funcionalidades de los metadatos y la relacin entre los campos de metadatos. 5. La arquitectura y diseo del sistema de recuperacin de la informacin explota las funcionalidades de la arquitectura de la base de datos. La diferencia esencial entre la recuperacin de la informacin en bibliotecas o centros de documentacin y en archivos es que en las bibliotecas no hay niveles de descripcin y se describen todos los documentos, unos tras otros, y en archivos hay niveles jerrquicos de descripcin y, posiblemente, no se describen todas las unidades. Una buena arquitectura en recuperacin de la informacin debe tener en cuenta la navegacin jerrquica en los niveles de descripcin, desde los Fondos o Archivos (en casos de un sistema o red de Archivos), los Subfondos, Series, etc. Navegacin Multinivel en un Sistema de Archivos
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Fuente: Archivo del Reino de Valencia, Intranet.
La recuperacin de la informacin en archivos requiere que los metadatos estn correctamente estructurados y vinculados, siendo el sistema un reflejo de una organizacin que parte de una clasificacin orgnica funcional. La aplicacin informtica debe permitir registrar los metadatos de contexto (del organismo productor), los metadatos de las unidades, los metadatos de indizacin y los metadatos insertados en los archivos digitales. El diseo de los sistemas de recuperacin de la informacin debe explotar esta arquitectura, de forma que las bsquedas avanzadas permitan interrogar qu documentos hay en determinadas unidades de descripcin (como podra ser en las series de diferentes archivos), qu hay sobre tal materia indizada, adems de interrogar en aquellos parmetros incluidos en la ISAD (G), como podra ser qu hay en tal fecha, de tal productor, o dnde consta tal palabra en un campo determinado como el de Alcance y Contenido. Los requerimientos de un sistema de recuperacin de la informacin son un reto para los informticos encargados de la elaboracin de software para archivos. Arquitectura de Metadatos para la Recuperacin de la Informacin
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En el diseo de los sistemas de gestin de documentos electrnicos, desde el inicio, es especialmente relevante el establecimiento de los requerimientos para los metadatos. La prctica habitual es la de acumular en los servidores o repositorios de documentos electrnicos los documentos generados por los organismos en la administracin electrnica, de la misma forma que se acumulan los documentos en los archivos tradicionales de papel. La ausencia de aplicacin de criterios archivsticos o documentales en estos sistemas de gestin de documentos electrnicos ocasionar en un futuro prximo una deficiente recuperacin de la informacin. Adems, es ya un hecho que cuando se trasladan
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los archivos digitales de la administracin electrnica al archivo intermedio o histrico, la ausencia de metadatos y de aplicacin de las tcnicas de organizacin archivstica limita enormemente la bsqueda documental. Los metadatos que no se describen no se recuperan, y el diseo del software determina la eficacia de la recuperacin de la informacin.
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LA DESCRIPCIN ARCHIVSTICA EN SISTEMAS AUTOMATIZADOS:

la visualizacin de la informacin
Por. Jos Luis Bonal Zazo Universidad de Extremadura (Espaa) Facultad de Biblioteconoma y Documentacin
1. INTRODUCCCIN UN NUEVO CONTEXTO DE ACCESO A LA INFORMACIN 1.1 Las normas

Las normas de descripcin del Consejo Internacional de Archivos, publicadas progresivamente entre 1993 y 2008, han dado respuesta al problema que planteaba la ausencia de unas pautas internacionales uniformes para el almacenamiento de la informacin en los archivos. Las cuatro normas creadas responden a un planteamiento sencillo: dado que los productores, en el ejercicio de sus funciones, generan, acumulan y custodian documentos que son conservados por los archivos, es preciso elaborar normas para la descripcin de todas las entidades que participan en esos procesos de creacin, acumulacin y conservacin de documentos. Esas entidades son las cuatro destacadas: los documentos (para cuya descripcin se crea ISAD(G) - EAD); los productores (que pueden ser descritos mediante ISAAR(CPF) - EAC); las funciones (descritas mediante ISDF); y los archivos (descritos mediante ISDIAH)173.
173 La representacin de las relaciones entre funciones, instituciones y documentos de archivo es recogida de forma grfica en la norma ISDF. ISDF: Norma Internacional para la descripcin de funciones [en lnea] Elaborada por el Comit de Buenas Prcticas y Normas Profesionales, Dresde, Alemania, 2-4 mayo 2007. Pars: Consejo Internacional de Archivos <http://www.mcu. es/archivos/docs/CE/ISDF_ESP_definitiva.pdf> [Consulta: 19 de enero de 2009].
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Tal como ha recordado recientemente Michael J. Fox, las normas del CIA son normas de campos y estructuras de datos y son, adems, de contenido y valores de datos, es decir son normas donde se establece qu tipo de informacin hay que capturar (campos de datos), cmo se agrupa esa informacin (estructuras de datos), qu informacin se registra (contenido de datos) y qu informacin se asigna a partir de un tesauro o lista de autoridades (valores de datos)174. De acuerdo a los cuatro fines expuestos los cuatro textos forman un conjunto normativo compacto orientado al almacenamiento de la informacin archivstica. Sin embargo la finalidad perseguida con la descripcin no es almacenar informacin. El almacenamiento es slo un medio para conseguir un fin ltimo: facilitar el acceso a la informacin, hacer posible su consulta y su uso. En la medida en que las normas promueven el registro uniforme de la informacin (de acuerdo a una estructura determinada y segn una forma precisa) contribuyen a facilitar el acceso, pero son slo la primera parte del binomio almacenamiento-recuperacin. La otra parte est constituida por el sistema de bsqueda y recuperacin de la informacin, el cual debe permitir buscar la informacin deseada, interpretar los resultados obtenidos y seleccionar aquellos acordes con las necesidades de informacin. En definitiva, una informacin bien almacenada no resultar enteramente vlida si no se dispone de un sistema que presente esa informacin de manera que facilite su consulta, su interpretacin y su uso. De este modo, en el recorrido que transcurre desde que se inicia el registro de datos descriptivos hasta que stos llegan a los usuarios finales se desarrollan dos grandes procesos (integrados por mltiples actividades especficas): 1. La elaboracin de una representacin de la unidad de descripcin (es un proceso que tiene carcter intelectual y se realiza en la fase de almacenamiento de datos). 2. La presentacin a los usuarios de la representacin elaborada, de modo que resulte inteligible para ellos (este proceso se realiza de forma automatizada, de acuerdo a parmetros establecidos de antemano, y se produce en la fase de consulta).
174 FOX, Michael J. Resolviendo el rompecabezas de las normas de descripcin: encajando las piezas. En: CONGRESO DE ARCHIVOS DE CASTILLA Y LEN (5. 2008. Len). Ahogados en un mar de siglas. Salamanca: ACAL, 2008, p. 19-49.
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El presente trabajo se centra en el segundo proceso enunciado: el dedicado a la forma de presentacin de la informacin a los usuarios.
1.2 Las tecnologas

El paso de sistemas manuales a sistemas automatizados supuso un cambio en el trabajo descriptivo. En los sistemas manuales la informacin se elaboraba directamente para ser presentada. En los sistemas automatizados hay que almacenar la informacin y despus presentarla. Esta realidad, ya superada, es una realidad cambiante, en continuo proceso de transformacin. Y lo es por dos razones. En primer lugar por el avance tecnolgico. En segundo lugar por los cambios conceptuales que ello entraa. El avance tecnolgico es evidente, adems de vertiginoso. Constantemente se disean nuevas herramientas informticas aplicables a la bsqueda y recuperacin de la documentacin de los archivos. Se trata tanto de aplicaciones especficas, desarrolladas directamente para los archivos, como de herramientas generales que pueden tener una aplicacin en la gestin documental (Google Earth, Google Maps, Google Custom Search...). Las tecnologas no slo han modificado el modelo de bsqueda de informacin, en los archivos, sino que tambin han modificado el propio concepto de archivo. As, el tradicional concepto de archivo fsico fue ligeramente modificado por el concepto de archivo fsico informatizado, en el cual se produjo la automatizacin de procesos de trabajo de forma local, de modo que el archivo, como entidad de custodia, segua asociado a un espacio fsico concreto. La aplicacin de Internet y de las tecnologas de acceso telemtico a los fondos hace aparecer el concepto de archivo informatizado a distancia, en el cual el usuario no precisa acudir al archivo, de modo que el archivo puede ser concebido como una entidad virtual de custodia y no asociado a un espacio fsico determinado175.
175 Las tecnologas de la informacin y la comunicacin deben permitir acceder de forma colectiva a las bases de datos de diferentes archivos. En el caso de Europa, la Carta de Parma propone ladoption de recommandations techniques et de standards ouverts pour la cration de services en ligne offrant une vision globale et intgre du patromoine culturel et scientifique europen. Apud Charte de Parme [en lnea]. Version finale 19 novembre 2003 <http://www.minervaeurope. org/structure/nrg/documents/ charteparma031119final-f.htm> [Consulta: 22 de febrero de 2009]. En el mbito tecnolgico la iniciativa Open Archives tambin se orienta hacia ese fin. Vase: Open Archives Initiative [en lnea]. <http://www.openarchives.org> [Consulta: 22 de febrero de 2009]
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Surgen as nuevas realidades, tales como archivo virtual, archivo electrnico o archivo digital, cuyas diferencias conceptuales han sido puestas de relieve recientemente por Julio Cerd176. Para Cerd un archivo virtual es un sistema de gestin de documentos, archivos o fondos de archivo que se hacen accesibles a travs de la web, sin que necesariamente tengan como referencia un centro o sistema de archivos177. De acuerdo a este criterio, un archivo virtual presenta dos rasgos: 1) se trata de un archivo creado artificialmente sobre un tema, una persona, un territorio o un perodo cronolgico; 2) es, adems, un archivo intangible, inexistente en la realidad, concebido slo para la difusin en red178. El mismo autor considera que un archivo digital es un sistema de gestin de documentos basado en la captura y procesamiento de imgenes digitales (...) desde su soporte original (...) y dirigido a su posterior implementacin en un sistema de bsqueda y recuperacin donde quedan asociadas las imgenes digitales con la descripcin de los documentos179. El rasgo que caracteriza a un archivo digital es, por tanto, que est formado por imgenes digitales, independientemente de su vinculacin a un archivo, a varios archivos o, incluso, a ninguno180. Por ltimo, Cerd considera que un archivo electrnico, es un sistema de gestin de documentos que lleva implcito en su tratamiento y recuperacin un medio electrnico o informtico, en cualquiera de sus variantes181. Se trata de un concepto
176 CERD DAZ, Julio. Desarrollo de sistemas de acceso on line a fondos de archivo: propuesta metodolgica [en lnea] <http://www.bibliociencias.cu/gsdl/collect/eventos/index/assoc/ HASH3820. dir/doc.pdf> [Consultado: 15 de enero de 2009]. 177 Ibdem, p. 3. 178 Ibdem. Existen numerosos proyectos de archivos virtuales que responden a las caractersticas citadas, entre los cuales pueden ser apuntados, a modo de ejemplo, los siguientes: Archivo virtual de la Edad de Plata (1868-1936) Madrid: Residencia de Estudiantes, cop. 2000. <http:// www.archivovirtual.org/> [Consulta: 22 de febrero de 2009]; Arxiu virtual Jaume I: documents dpoca medieval relatius a la Corona dArag. Castelln: Universidad Jaume I, cop. 2006 <http:// www.jaumeprimer.uji.es> [Consulta: 22 de febrero de 2009]. 179 CERD DEZ, Julio. Desarrollo... loc. cit., p. 3. 180 Un ejemplo de archivo digital es el de la Diputacin provincial de Badajoz. Archivo digital [en lnea]. Badajoz: Archivo de la Diputacin Provincial. <http://www.dipbadajoz.es/cultura/ archivo/index_digital.php> [Consulta: 22 de febrero de 2009]. 181 CERD DEZ, Julio. Desarrollo... loc. cit., p. 3.
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ms amplio que los dos anteriores, caracterizado por un rasgo: est formado por documentos creados mediante cualquier procedimiento informtico (tanto imgenes digitales como documentos electrnicos de todos los formatos html, xml, word, pdf, ppt...) que son tratados de forma informatizada. De los tres conceptos enunciados el tercero, archivo electrnico, es el ms amplio y el que engloba a los anteriores, ya que todos los archivos virtuales y digitales son archivos electrnicos. Los otros dos tipos pueden coincidir o no, y dependiendo del grado de coincidencia podemos hablar de: 1. Archivos virtuales y digitales. Es decir archivos formados por imgenes digitales concebidos para su difusin a travs de la web. 2. Archivos virtuales, pero no exclusivamente digitales. Es decir, archivos concebidos para ser difundidos a travs de la web formados por documentos electrnicos de diferente tipo (no slo imgenes digitales)182. 3. Archivos virtuales pero no digitales. Se trata de archivos formados por documentos electrnicos de diferente formato, pero no por imgenes digitales de los mismos183. 4. Archivos digitales, pero no virtuales. Es decir archivos formados por imgenes digitales concebidos para un uso interno y no para su difusin en la red. De este modo, el desarrollo de Internet ha tenido diversas repercusiones en el mbito de los archivos. Por una parte, se configura como objeto de trabajo para los
182 Un caso concreto es el Archivo digital de la Autonoma obrera, donde es posible encontrar la imagen digital de los documentos recogidos en el archivo en formato PDF, junto con el texto de los documentos en formato TXT. Todos los documentos se encuentran en ambos formatos. Archivo digital de la Autonoma obrera [en lnea]. [Barcelona]: Fundaci Espai en Blanc <http:// www.autonomiaobrera.net/pages/inicio.php ?lang=EM> [Consulta: 22 de febrero de 2009]. 183 Un ejemplo concreto de este modelo es el Arxiu Virtual Jaume I, formado por las transcripciones de los documentos del reinado de Jaime I, no por las imgenes digitales de los mismos. Cfr. Arxiu virtual Jaume I... op. cit.. Otro ejemplo destacable es el Archivo Virtual de Artes Escnicas, formado por documentos de diferentes tipos y formatos (entrevistas, fotografas, vdeos, crticas...), pero no imgenes digitales, vase: Archivo Virtual Artes Escnicas [en lnea]. <http://artesescenicas. uclm.es/indx.php> [Consulta: 22 de febrero de 2009].
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archiveros, dado que, como medio de creacin, difusin, consumo y almacenamiento de informacin, queda bajo el mbito de actividad de los archivos; dicho de otro modo, la informacin de Internet debe ser archivada184. Por otra parte Internet constituye una herramienta de utilidad extraordinaria para facilitar el acceso a los archivos; extraordinaria por dos razones, en primer lugar porque favorece el incremento del nmero de usuarios185 y, en segundo lugar, porque modifica sustancialmente las formas de consulta y uso de la informacin. Y en este entorno de acceso telemtico a los fondos de los archivos, la forma en que se visualiza la informacin cobra an ms relevancia, dado que los usuarios crearn una visin propia del archivo consultado y de los fondos documentales que custodian; una visin formada, en muchos casos exclusivamente, a partir de los datos proporcionados a travs del monitor de un ordenador.
1.2 La accesibilidad
Elizabeth Yakel considera que, con el nivel tecnolgico actual, los archivos deben entrar en la era de la accesibilidad186. La autora diferencia los conceptos de acceso
184 El tema de Internet como objeto de trabajo para los archivos ha sido tratado por Sylvain Sencal, quien considera que existen tres perspectivas de anlisis de la relacin entre Internet y los archivos: la perspectiva tcnica, la perspectiva del contenido y la perspectiva del espacio de trabajo. Desde el punto de vista tcnico Internet se concibe como una red de creacin, intercambio y consumo de informacin, informacin que debe ser conservada y archivada; esta perspectiva se centra en los problemas tcnicos que plantea el almacenamiento de la informacin. La segunda perspectiva, la perspectiva del contenido, se basa en la consideracin de la existencia de informacin en Internet que, por el valor informativo de su contenido, debe ser conservada; a diferencia de la anterior, esta perspectiva se orienta a los problemas de seleccin y conservacin de sitios web tiles por el valor de su contenido. La tercera y ltima perspectiva, la perspectiva del espacio de trabajo, considera que Internet constituye un espacio de trabajo cooperativo, en el cual se produce una compleja red de relaciones de produccin de documentos, que plantea nuevos problemas para la identificacin de productores. Cfr. SENCAL, Sylvain. The effect of the Web on Archives. Archivaria. 59, p. 146-149. 185 Es el caso, por ejemplo, del Archivo Histrico Eclesistico de Vizcaya, tal como seala Anabella Barroso, tras la puesta en marcha de la pgina web, el nmero de usuarios presenciales ha aumentado [...]. La consecuencia ms notable es la variedad y el aumento de nuestros usuarios virtuales, porque ahora el archivo est accesible 365 das al ao, 7 das a la semana durante 24 horas. , BARROSO ARAHUETES, Anabella. Las ventajas de compartir archivos en la web: el servicio digital del AHEBBEHA. En: JORNADAS DE ARCHIVOS ARAGONESES (8. 2008, Huesca). Compartir archivos. Huesca: Gobierno de Aragn, Departamento de Educacin, Cultura y Deporte; Diputacin Provincial de Huesca, 2008. Tomo II. Compartir en la red p. 201. 186 YAKEL, Elizabeth. Archives in the Era of Accessibility. Lligall, 2005, n 23, p. 117-132. Este mismo concepto aparece en KRAUSE, Magia Gethu; YAKEL, Elizabeth. Interaction in Virtual Archives: The Polar Bear Expedition Digital Collections Next Generation Finding Aid. The American Archivist. 2007, vol. 70, n 2, p. 282-314.
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(access) y accesibilidad (accessibility). Considera que la dcada de los noventa fue, para los archivos, la era del acceso, la poca en la cual se desarrollaron y extendieron las tecnologas que permiten la consulta a las imgenes digitales de los documentos. Sin embargo, en la actualidad nos dirigimos a la era de la accesibilidad, entendiendo por accesibilidad el conjunto de procesos cognitivos que el usuario lleva a cabo para poder comprender adecuadamente la informacin proporcionada por los archivos187. Dado que la era del acceso ya est consolidada (en la actualidad existen los medios y la capacidad tcnica para hacer posible el acceso digital a los fondos de los archivos) es necesario conseguir que los archivos entren en la era de la accesibilidad, en la cual hay que lograr que la informacin resulte perfectamente inteligible para los usuarios. En opinin de Yakel los cuatro factores determinantes para la entrada en la era de la accesibilidad son: 1. La creacin de instrumentos de consulta de calidad (amplios, detallados y con buenos sistemas de recuperacin). Esto supone no slo que sean instrumentos completos o, al menos, que abarquen el mayor nmero posible de fondos documentales; sino tambin que articulen adecuadamente la informacin de contenido y la informacin de contexto; y que dispongan de una arquitectura informtica potente y, sobre todo, de una interfaz apropiada188.
187 Accessibility involves the cognitive processes in which the researcher must engage to understand the archival information being provided Apud YAKEL, Elizabeth. Archives... loc. cit. p. 118. El Diccionario de terminologa archivstica del Ministerio de Cultura espaol tambin recoge este trmino, pero lo hace con una acepcin diferente, al definir accesibilidad como la consulta de los documentos de archivo, determinada por la normativa vigente, su control archivstico y su estado de conservacin. Cfr. Diccionario de terminologa archivstica. 2 ed. Madrid: Subdireccin General de los Archivos Estatales, 1995, p. 17. La traduccin del trmino accessibility debe ser realizada con ciertas precauciones por varias razones. En primer lugar la palabra accessibility presenta, al igual que el trmino espaol accesibilidad, varias acepciones. Estas acepciones pueden ser clasificadas en dos tipos: 1) acepciones de carcter neutro (algo o alguien puede ser accesible o no); y 2) acepciones de carcter positivo (algo o alguien es asequible, receptivo o de fcil acceso). La definicin del Diccionario de Terminologa Archivstica del Ministerio de Cultura espaol es una definicin basada en la acepcin neutra del trmino accesibilidad (recordemos que la definicin establece que la accesibilidad es la consulta, pero determinada por la normativa, el control archivstico y el estado de conservacin). Por el contrario, Elizabeth Yakel usa las acepciones positivas del trmino, para hacer referencia al hecho de favorecer el acceso a los fondos de los archivos, entendido, en todo caso, en entornos automatizados. Debido a las razones expuestas el trmino accesibility/accesibilidad debe ser adoptado con la prevencin oportuna. Cfr. The Oxford Spanish dictionary. 3th. Ed. Oxford: Oxford University Press, 2003; Diccionario de la lengua espaola. 22 ed. Madrid: Real Academia Espaola, 2001. 188 YAKEL, Elizabeth. Archives in the era... loc, cit., p. 119-123.
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2. La formacin de usuarios. El contenido de los programas de formacin de usuarios se debe centrar no slo en la teora y la prctica archivstica, sino tambin en los problemas de consulta y uso de la informacin; y todo ello teniendo en cuenta un cambio notable: es preciso desarrollar actividades de formacin de carcter presencial junto a otras de carcter virtual189. 3. El desarrollo de servicios de referencia y orientacin de usuarios adaptados a las nuevas necesidades. En la actualidad se est produciendo un cambio notable en los servicios de referencia de los archivos, caracterizado por la expansin de los mismos: expansin en el espacio (puesto que las consultas pueden ser realizadas desde cualquier punto); expansin en el tiempo (ya que las consultas pueden ser realizadas en cualquier momento); y expansin en las fuentes de referencia (debido a que la consulta se puede centrar en cualquier tipo de material, no slo en los documentos de archivo tradicionales)190. Tal como indica Julio Cerd los ciudadanos quieren un acceso integrado a todo tipo de material sin importar dnde se encuentra fsicamente la informacin: imgenes, vdeo, msica o documentos191. En esta era de la accesibilidad es deseable, incluso, que el archivero se adelante a las necesidades de informacin de los usuarios, y suministre de antemano la informacin de referencia que el usuario, previsiblemente, puede necesitar. En la prctica esta posibilidad est contemplada en las normas internacionales de descripcin, particularmente en la norma ISAD(G) y puede ser efectiva gracias al rea 5 (rea de documentacin asociada), un rea que acta con una finalidad de referencia y orientacin para los investigadores, al establecer la conveniencia de proporcionar informacin sobre la existencia de otros materiales (originales, copias, impresos...) relacionados con la unidad objeto de descripcin192. Tal como se puede advertir se trata de un rea que presenta un carcter informativo y no descriptivo.
189 Ibdem, p. 123-127. 190 Ibdem, p. 128-133. 191 CERD DAZ, Julio. Archivos locales en la red: el futuro en la red. En: JORNADAS DE ARCHIVOS ARAGONESES (8. 2008, Huesca). Compartir archivos. Huesca: Gobierno de Aragn, Departamento de Educacin, Cultura y Deporte; Diputacin Provincial de Huesca, 2008. Tomo II. Compartir en la red, p. 162. 192 ISAD(G): Norma Internacional General de Descripcin Archivstica. 2 ed. Madrid: Ministerio de Educacin, Cultura y Deporte, Direccin General del Libro, Archivos y Bibliotecas, Subdireccin General de los Archivos Estatales, 2000.
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4. La evaluacin de los servicios ofrecidos a los usuarios y del suministro de informacin, por constituir un medio de mejora de los mismos193. De los cuatro factores apuntados el objeto de este trabajo se encuentra en el primero, la creacin de instrumentos de consulta. Dentro de este factor, este trabajo se centra en un aspecto an ms especfico, como es el sistema de bsqueda y recuperacin de la informacin. Y, de forma an ms concreta, dentro del sistema de bsqueda y recuperacin, nos ocuparemos de la informacin descriptiva que los usuarios visualizan en el mismo.
2. METODOLOGA
El tema de la visualizacin de la informacin en los sistemas de recuperacin puede ser tratado desde diferentes perspectivas (la cognitiva, la tecnolgica, la centrada en la interaccin persona-ordenador...)194. Nuestro inters, sin embargo, se centra solamente en la presentacin de la informacin desde el punto de vista archivstico, con el objeto de contribuir a dar respuesta a la siguiente cuestin: cul es el modo ms apropiado de presentar la informacin descriptiva para hacerla inteligible a los usuarios? El objetivo de este trabajo es realizar una primera aproximacin a la forma en que se visualiza la informacin en los sistemas de recuperacin archivstica. Se trata de un primer trabajo, al que deben seguir estudios posteriores que contribuyan a determinar cules son las mejores prcticas de presentacin y visualizacin de la informacin descriptiva. Para conseguir el objetivo citado se ha empleado una metodologa de carcter cualitativo, basada en el anlisis de 8 sistemas de recuperacin, que se ha desarrollado en las siguientes etapas: 1. Definicin de los pasos del proceso de bsqueda documental, con el fin de determinar en cules de ellos se produce visualizacin de informacin descriptiva. Dado el carcter aproximativo del estudio se definieron tan slo
193 YAKEL, Elizabeth. Archives in the era... loc. cit., p. 135-136. 194 Un anlisis general de los diferentes enfoques de la visualizacin de la informacin se puede encontrar en: MARCOS MORA, Mara del Carmen. Interaccin en interfaces de recuperacin de informacin: conceptos, metforas y visualizacin. Gijn: Trea, 2004.
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los pasos principales del proceso, excluyendo los pasos intermedios que se pueden producir entre la bsqueda inicial y la obtencin del registro final (tales como bsquedas parciales en resultados obtenidos, reformulaciones de bsquedas, uso de ayudas...) 2. Seleccin de los sistemas a analizar. La seleccin se bas en los siguientes criterios: a) Fueron seleccionados sistemas de recuperacin pertenecientes a grandes archivos (la mayora archivos nacionales) por dos razones. En primer lugar cuentan con sistemas presumiblemente ms avanzados, dado que se trata de archivos que disponen de ms medios para el desarrollo de sistemas de recuperacin complejos y, por tanto, con mltiples opciones de bsqueda y mejores posibilidades de recuperacin. En segundo lugar, se trata de archivos que custodian numerosos fondos documentales con caractersticas dispares (en cuanto a volumen, estructura, procedencia...); esa diversidad de fondos da lugar a una casustica compleja que debe ser resuelta y presentada de forma grfica. b) Fueron seleccionados sistemas basados en los principios de la descripcin multinivel y que, preferentemente, emplearan alguna de las normas nacionales o internaciones existentes. c) Fueron seleccionados sistemas que estuvieran en lnea y fueran de libre acceso. En total se seleccionaron los 8 sistemas de recuperacin correspondientes a las siguientes bases de datos e instituciones, citados de acuerdo al acrnimo indicado195:
195 Los sistemas analizados pueden ser consultados en las siguientes direcciones: - ARC: Archival Research Catalog <http://arcweb.archives.gov/arc> - NA: The National Archives <http://www.nationalarchives.gov.uk> - NUCMC: National Union Catalog of Manuscript Collections <http://www.loc.gov/coll/nucmc/ oclcsearch.html> - ONU: UNOG Library: Registry, records and Archives Unit <biblio-archive.unog.ch> - OSA: Open Society Archives <http://www.osaarchivum.org/beta/guide/> - PARES: Portal de Archivos Espaoles <http://pares.mcu.es> - RDAQ: Rseau de diffusion des archives du Qubec <http://www.rdaq.qc.ca> - SAF: Staatsarchiv Freiburg: online recherchen in den Archivbestnden <http://appl.fr.aef_query/ default.aspx>
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ARC NA NUCMC ONU OSA PARES RDAQ SAF
Archival Research Catalog, de NARA; National Archives de Gran Bretaa; National Union Catalog of Manuscript Collections (LC) UNOG Library: Registry, records an Achives Unit. Open Society Archives; Portal de Archivos Espaoles; Rseau de Difussion des Archives du Qubec; Staatsarchiv Freiburg.
3. Anlisis de la visualizacin de la informacin descriptiva en los sistemas seleccionados. Particularmente fueron analizados tres aspectos: las tcnicas de navegacin, ojeo o browsing; 2) la visualizacin de resultados; y 3) la visualizacin de los registros. Tal como hemos apuntado, se trata de una aproximacin cualitativa, en ningn caso se ha pretendido hacer un estudio cualitativo o de carcter evaluador, pese a comparar datos o caractersticas de diversos sistemas.
3. RESULTADOS. LA VISUALIZACIN DE LA INFORMACIN POR LOS USUARIOS

De forma general, el proceso de bsqueda de informacin por parte de los usuarios en un entorno automatizado se lleva a cabo en los cuatro pasos siguientes: 1. Bsqueda de informacin relevante de acuerdo a las necesidades de informacin. 2. Anlisis de los resultados obtenidos en el proceso de bsqueda y primera seleccin de aquellos registros que, presumiblemente, coinciden con las necesidades. 3. Acceso a los registros completos seleccionados y segunda seleccin de aquellos que coinciden con las necesidades. 4. Acceso a los recursos asociados a los registros elegidos en la segunda seleccin. De acuerdo a esta secuencia bsica, es preciso que el sistema informtico de consulta rena las prestaciones necesarias para que el usuario pueda llevar a cabo estas cuatro actividades de forma satisfactoria, formndose, adems, una imagen
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precisa de las unidades de descripcin que est consultando. La relacin entre las necesidades del usuario y las caractersticas del sistema de consulta aparecen reflejadas en la siguiente tabla:
El usuario necesita: Buscar informacin Analizar los resultados Acceder a los registros seleccionados Acceder a los recursos de inters El sistema debe Facilitar las bsquedas Permitir una correcta visualizcin de los resultados abreviados Permitir una correcta visualizacin de los registros completos Permitir la visualizacin de los recursos
Tabla 1. Necesidades bsicas en el proceso de bsqueda de informacin
3.1 La bsqueda de informacin

Existen dos formas comunes de acceso automatizado a la informacin: la interrogacin (querying) y el ojeo o navegacin (browsing)196. Lejos de ser procedimientos de bsqueda alternativos o antagnicos, se trata de mtodos de consulta complementarios y, comnmente, aparecen de forma conjunta en los sistemas de bsqueda y recuperacin de informacin con el objeto de facilitar la accesibilidad. 3.1.1 El browsing, ojeo, navegacin o exploracin M. Carmen Marcos define browsing como el mtodo de acceso a la informacin consistente en ojear un espacio con el propsito de reconocer objetos en l197. Se trata, simplemente, de un trabajo de revisin, de reconocimiento, de exploracin de un espacio en el que se encuentran objetos con el fin de seleccionar aquellos que resultan de inters por alguna razn. Esos objetos pueden ser reales (por ejemplo los documentos de un archivo) o pueden ser representaciones de los objetos reales (por ejemplo un listado de descripciones o una representacin grfica de los documentos). En el contexto de los
196 Debido a las dificultades de traduccin del trmino browsing al espaol, se utilizan diversas expresiones, tales como ojeo, hojeo, navegacin o exploracin. Precisamente debido a la inexistencia de una palabra o expresin completamente equivalente en espaol, el trmino anglosajn browsing se encuentra muy difundido. 197 MARCOS MORA, Mara del Carmen. Interaccin en interfaces..., op. cit., p. 194.
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sistemas de bsqueda y recuperacin de informacin resulta evidente que el trmino se emplea para hacer referencia a las bsquedas en espacios donde se encuentran las representaciones de los documentos. La exploracin puede ser secuencial. Es as cuando se realiza sobre una relacin de trminos existentes en un solo plano. Pero puede ser tambin hipertextual, cuando se realiza sobre informacin existente en varios planos, conectada entre s por vnculos hipertextuales198. En cualquier caso se trata de un procedimiento de bsqueda ampliamente aplicado en los sistemas de recuperacin de informacin bibliogrfica y documental y existen numerosos defensores y detractores del mismo199. Quienes lo defienden argumentan su utilidad por su carcter natural, por tratarse del modo en que habitualmente las personas buscan las cosas en el mundo real, y tambin por su carcter intuitivo y por su comodidad. En el polo opuesto se encuentran quienes lo rechazan, argumentando que es un mtodo poco preciso, por su carcter fortuito o aleatorio. Quiz uno de los autores que presenta una visin ms equilibrada es Marchionini, quien, de un modo neutral, sistematiza y presenta las ventajas e inconveniente de este procedimiento de bsqueda (vase tabla 2). Las ventajas y los inconvenientes apuntados por Machionini se basan en la experiencia obtenida por el uso del ojeo o navegacin en sistemas de recuperacin bibliogrfica y documental, pero cabe plantearse la siguiente cuestin esas ventajas e inconvenientes pueden aplicarse tambin a las bsquedas por exploracin en los archivos?. En general la respuesta es afirmativa, pero es preciso hacer algunas matizaciones, ya que algunas ventajas se ven potenciadas y algunos inconvenientes menguados. Por esa razn es conveniente hacer un anlisis detallado.
198 Ibdem, p. 194. 199 Dos trabajos que presentan una buena sntesis de las ventajas e inconvenientes del browsing son los siguientes: MARCOS MORA, Mara del Carmen. Interaccin de interfaces... op. cit., p. 192-199; FERNNDEZ MOLINA, Juan Carlos; MOYA ANEGN, Flix de. Los catlogos de acceso pblico en lnea: el futuro de la informacin bibliogrfica. Mlaga: Asociacin Andaluza de Bibliotecarios, D.L. 1998, p. 87-101
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BROWSING / NAVEGACIN / OJEO / EXPLORACIN VENTAJAS Ofrece una visin global de los objetos existentes en el espacio analizado. Permite conocer la situacin del proceso de bsqueda. Es una actividad ms perceptiva que cognitiva. Ofrece al usuario informacin que puede desconocer. Coadyuva al desarrollo de posteriores estrategias de consulta por interrogacin. INCONVENIENTES Exige mucha atencin (provoca fatiga). Presenta informacin tangencial que puede distraer al usuario de su tema de inters. Resulta lento cuando el usuario sabe qu busca. El exceso de informacin puede abrumar al usuario. El aumento del volumen de fondos dificulta la representacin.
Tabla 2. Ventajas e inconvenientes del browsing200
Ventajas de la exploracin en los archivos 1. Ofrece una visin global de los objetos existentes en el espacio analizado. Esta ventaja se confirma en los sistemas de recuperacin de informacin archivstica y se acenta, especialmente, en aquellos sistemas que permiten navegar a travs de la descripcin multinivel. Los principios de la descripcin multinivel establecen la necesidad de presentar la informacin de lo general a lo particular, desde el nivel superior (que puede ser un fondo, una coleccin, un grupo de fondos o, incluso, una serie)201 hasta el nivel inferior descrito. De este modo la presentacin de los objetos existentes en el espacio analizado (es decir las unidades de descripcin de los archivos o los fondos correspondientes) es completa y
200 MARCHIONINI, G. Information seeking in electronic environments. Cambridge: University Press, 1995. Cit. por: MARCOS MORA, Mara del Carmen. Interaccin de interfaces... op. cit., p. 195-196. 201 Segn el borrador de modelo conceptual desarrollado por la Comisin de Normas Espaolas de Descripcin Archivstica, el nivel superior de la jerarqua puede ser un fondo, un grupo de fondos, una coleccin o una serie. Cfr. Modelo Conceptual de Descripcin Archivstica y Requisitos de Datos Bsicos de las Descripciones de Documentos de Archivo, Agentes y Funciones. Parte 1. Tipos de entidad [en lnea]. Borrador final de la CNEDA (15-12-2008). <http://www.mcu.es/archivos/docs/ NEDATiposEntidad_20081215> [Consulta: 1 de febrero de 2009]
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global, por presentar siempre, inicialmente, la descripcin del conjunto e ir descubriendo, progresivamente, las descripciones de los niveles inferiores subordinados202. 2. Permite conocer la situacin del proceso de bsqueda. Tambin en el caso de los archivos es una ventaja que se confirma y que, adems, se incrementa en aquellos sistemas de recuperacin en los que la navegacin se puede hacer a partir de la descripcin multinivel. La descripcin multinivel supone el establecimiento de un conjunto jerrquico de niveles que representan las diferentes unidades de descripcin en las que se articula un fondo (o alguna de las unidades equivalentes). En la prctica ese entramado jerrquico es el cuadro de clasificacin del fondo. La visualizacin conjunta del cuadro de clasificacin y de las propias descripciones (opcin disponible en numerosas aplicaciones informticas) permite al usuario conocer con precisin el punto en el que se encuentra en el proceso de bsqueda. 3. Es una actividad ms perceptiva que cognitiva. Machionini estima este enunciado ventajoso por considerar que una actividad perceptiva exige al usuario menos esfuerzo intelectual que una actividad cognitiva. En el caso de los archivos es una ventaja que no siempre se confirma. S la encontramos en aquellos sistemas que presentan en una secuencia nica una relacin de trminos o descripciones (en estos casos el usuario se limitar a seguir la relacin hasta encontrar los trminos de su inters). Sin embargo, no la encontramos en sistemas de exploracin basados en la descripcin multinivel, donde los objetos (las descripciones) aparecen relacionados entre s en una estructura jerrquica compleja. Esta estructura, como ya hemos indicado, est definida por el cuadro de
202 Declaracin de principios sobre la descripcin archivstica. Primera versin revisada. Ottawa: Secretara de la Comisin sobre normas de descripcin, 1992. La presentacin de las descripciones de lo general a lo particular es un principio completamente vigente, como lo demuestra su inclusin en el proyecto CUSTARD. Cfr. Statement of Principles for the CUSTARD Project [en lnea]. Chicago: The Society of American Archivists, [2003]. <http: //www.archivists.org/news/custardproject.asp> [Consulta: 20 de febrero de 2009]. Una traduccin de los mismos puede encontrarse en DELGADO GMEZ, Alejandro. Normalizacin de la descripcin archivstica: introduccin a EAD. 2 ed. corregida y actualizada. Cartagena: Archivo Municipal: 3000 Informtica, 2005, p. 35-40. De forma esquematizada estos principios se pueden encontrar en BARBADILLO ALONSO, Javier. La Descripcin Archivstica Normalizada: ISAD(G). Las Palmas de Gran Canaria: Anroart, 2006.
209
clasificacin y, a su vez, el cuadro de clasificacin depende de la estructura y de las funciones de cada productor. En estos casos, la navegacin por esa estructura jerrquica exige, adems de una actividad perceptiva (para la revisin visual), un esfuerzo cognitivo (para tener siempre presente la taxonoma del sistema). 4. Ofrece al usuario informacin que puede desconocer. De nuevo se trata de una ventaja que, en el caso de los archivos, se acenta, ya que, debido al carcter fuertemente estructurado de la informacin, el usuario dispone de un mapa general de los fondos, que le permite obtener noticias de datos desconocidos. 5. Coadyuva al desarrollo de posteriores estrategias de consulta por interrogacin. La navegacin por la estructura de los fondos del archivo ayuda al usuario a conocer la organizacin de los mismos, proporcionndole datos de inters incuestionable para la formulacin de posteriores bsquedas ms precisas. Al igual que en algunos de los casos anteriores se trata de una ventaja que en los sistemas de recuperacin archivstica se ve acrecentada. Inconvenientes de la exploracin en los archivos 1. Exige mucha atencin (provoca fatiga). Quiz es el mayor inconveniente que este procedimiento de bsqueda presenta en los archivos, y que, adems, aumenta respecto a otros sistemas porque, como ya hemos apuntado, adems de la actividad perceptiva exige una mayor actividad cognitiva (la cual es menor en las consultas realizadas en bases de datos documentales y bibliogrficas). 2. Presenta informacin tangencial, que puede distraer al usuario de su tema de inters. Se trata de un problema comn, provocado, a menudo, por el hecho de que los usuarios que emplean esta tcnica de bsqueda no tienen definida con precisin su necesidad de informacin (saben que buscan informacin sobre un tema pero no saben exactamente qu informacin) y ello favorece la dispersin. Por otra parte el problema se agrava en el caso de la investigacin histrica, fuertemente influida por la heurstica. 3. Resulta lento cuando el usuario sabe qu busca. Es innegable que una bsqueda por interrogacin directa resulta mucho ms efectiva cuando el usuario sabe con precisin qu informacin est buscando. De ah la
210
necesidad de emplear sistemas combinados, que permitan la realizacin de bsquedas de calidad mediante navegacin y mediante interrogacin. 4. El exceso de informacin puede abrumar al usuario. A diferencia de otros sistemas, donde la informacin se presenta en una secuencia nica (a menudo se trata de una lista inmensa de cientos de pginas que desanima a los usuarios a continuar la bsqueda por la cantidad ingente de datos que hay que revisar), los sistemas de exploracin basados en la descripcin multinivel presentan dos ventajas notables que reducen este efecto negativo. La primera es que la informacin se encuentra fuertemente estructurada, de manera que no aparece relacionada en una sola secuencia, sino clasificada y, en consecuencia, el proceso de revisin puede ser realizado de forma sistemtica, lo cual permite descartar bloques completos de informacin. La segunda ventaja radica en el hecho de que el la exploracin en sistemas de descripcin multinivel es progresiva, es decir la informacin se va mostrando progresivamente, de manera que el usuario no sufre una saturacin informativa, sino que va recibiendo la informacin de forma gradual. 5. El aumento del volumen de los fondos dificulta la representacin. Es incuestionable que la representacin de grandes cantidades de informacin presenta mayor complejidad que la representacin de volmenes inferiores. Sin embargo, en el caso de los fondos de archivo esta dificultad no viene dada tanto por el volumen de los mismos como por su complejidad interna, la cual se refleja en el cuadro de clasificacin (definido por la estructura y las funciones del productor) y que constituye la base de la descripcin multinivel. De este modo fondos con una estructura compleja plantean ms problemas de representacin que fondos con una estructura sencilla, aunque el volumen de informacin sea mayor. No existe una sola tcnica de browsing o navegacin. Es posible hablar de varios tipos de navegacin en funcin de diversos criterios. Son frecuentes las clasificaciones realizadas a partir de la actividad de los usuarios (de sus necesidades de informacin, de las formas en que realizan el proceso...), sin embargo para el objeto de este trabajo interesa destacar los tipos existentes en funcin de las posibles formas de visualizacin del mismo203.
203 No pretendemos presentar una taxonoma completa de los tipos de navegacin u ojeo en los sistemas de recuperacin de informacin archivstica, tan slo se trata de una primera aproximacin a esta cuestin, que pretendemos desarrollar en trabajos posteriores.
211
Dependiendo del modo en que se visualiza la informacin podemos diferenciar dos grandes tipos: ojeo o navegacin jerrquica; y ojeo o navegacin secuencial. 1. Ojeo jerrquico. El ojeo jerrquico se realiza a travs de los distintos niveles de descripcin documental, partiendo del fondo hasta llegar al nivel de descripcin ms especfico descrito. De acuerdo a la forma en que se realiza esta navegacin jerrquica es posible diferenciar varios tipos concretos, entre los que destacan los siguientes: Sistemas de bsqueda mediante visualizacin individualizada y nica del cuadro de clasificacin u organizacin de fondos. Se trata de sistemas en los cuales la navegacin se realiza a travs del cuadro de clasificacin o de organizacin de fondos y el acceso al registro de informacin slo se produce cuando se alcanza el nivel deseado204. Son sistemas que no permiten una visualizacin conjunta del esquema de organizacin del fondo y de las descripciones (es decir, es posible visualizar el cuadro de clasificacin o la descripcin, pero no ambos elementos a la vez). Sistemas de bsqueda mediante visualizacin conjunta del cuadro de clasificacin u organizacin de fondos y de las descripciones. A diferencia del caso anterior, son sistemas en los cuales las descripciones se visualizan al mismo tiempo que el cuadro de organizacin o clasificacin de fondos. Este tipo de sistemas presenta dos ventajas. En primer lugar, permiten al usuario conocer con ms facilidad el nivel de bsqueda en que se encuentra, ya que la informacin sobre el proceso de navegacin es visualizada constantemente. En segundo lugar, favorece la visualizacin de la informacin descriptiva en el contexto general del fondo al que pertenece la unidad descrita205. Sistemas de bsqueda jerrquica a travs de los propios elementos de las descripciones. Dentro del rea de contenido y estructura de la norma ISAD(G) el elemento organizacin permite reflejar la estructura de la unidad de descripcin. Algunos sistemas utilizan este elemento para
204 Un ejemplo de este sistema de recuperacin es el del archivo de la ONU. Vase UNOG Library. Registry, records and Archives Unit [en lnea]. <http://biblio-archive.unog.ch/> [Consulta: 2 de febrero de 2009]. 205 Un ejemplo ilustrativo de este modelo es el inventario de Archivos Municipales de la Rioja. Vase Archivos municipales [en lnea]. Logroo: Gobierno de la Rioja. <http://www.larioja. org/npRioja/default/ defaultpage.jsp?idtab=449039> [Consulta: 2 de febrero de 2009] .
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poder navegar por la informacin. Frente a los dos modelos anteriores en ste la bsqueda jerrquica se lleva a cabo dentro del propio cuerpo de la descripcin206. 2. Ojeo secuencial. El ojeo secuencial se lleva a cabo sobre una relacin de trminos o expresiones presentados en una secuencia nica. En este caso no existen relaciones jerrquicas entre secuencias de trminos existentes en distintos planos. Dependiendo del momento en que se realiza la actividad podemos diferenciar dos tipos: Ojeo o exploracin inicial. Cuando la bsqueda se inicia directamente mediante la revisin de la informacin que proporciona el sistema. Ojeo o exploracin de resultados. Cuando la revisin se realiza sobre los resultados obtenidos tras una interrogacin previa al sistema.
La forma de visualizacin de la informacin puede variar en uno y otro caso. Es decir un mismo sistema puede presentar la informacin de una manera determinada para facilitar la exploracin inicial (por ejemplo, en una estructura jerrquica), y de otra diferente para hacer posible la exploracin de resultados (por ejemplo en una lista nica). 3.1.2 La interrogacin La bsqueda por interrogacin directa en una base de datos es el procedimiento tradicional de recuperacin de informacin automatizada. A diferencia de la bsqueda por ojeo, la bsqueda por interrogacin exige al usuario una participacin ms activa en el proceso. Existen dos grandes tipos de sistemas de recuperacin por interrogacin: bsquedas sencillas y bsquedas avanzadas. En el proceso de bsqueda por interrogacin es fundamental el diseo de la interfaz de consulta, sin embargo es un proceso en el cual no se produce visualizacin de informacin descriptiva hasta que se obtienen los primeros
206 A modo de ejemplo puede ser citado el caso de los archivos de la Open Society. Vase Open Society Archives [en lnea] <www.osaarchivum.org/beta/guide> [Consulta: 2 de febrero de 2009].
213
resultados. No nos ocuparemos de este procedimiento de bsqueda debido a que el fin de este trabajo es, principalmente, determinar la forma en qu se visualizan los datos descriptivos.
3.2 La visualizacin de los resultados

Los resultados obtenidos tras un proceso de bsqueda (bien por ojeo, bien por interrogacin) se presentan mediante una o varias pantallas previas al registro completo, que recogen de forma abreviada la informacin bsica de cada registro. Esta informacin debe permitir al usuario decidir qu resultados se ajustan, previsiblemente, a sus intereses. Por esta razn son fundamentales dos aspectos: 1. conocer cul es la informacin bsica que necesita un usuario para llevar a cabo el proceso de seleccin de los registros; 2. determinar el formato de presentacin de los datos. En definitiva hay que decidir qu elementos descriptivos deben ser visualizados y cmo deben ser presentados. 3.2.1 Elementos de visualizacin de resultados Cada servicio de archivos debe establecer los elementos a visualizar en la relacin de resultados, los cuales dependern de mltiples factores (la complejidad de los fondos conservados, la difusin de fondos de uno o varios archivos, las caractersticas del sistema...). En general, los tres elementos usados en la mayora de los sistemas son el ttulo, las fechas y la signatura o cdigo de referencia (vase tabla 3). Sin embargo es posible detectar la presencia de numerosos otros elementos de carcter descriptivo o informativo. En conjunto, la informacin abreviada sobre cada unidad de descripcin presente en los diferentes sistemas analizados corresponde a alguna de las siguientes categoras: 1. Datos descriptivos (ttulo, fechas, nivel de descripcin, tipo de documento o material y volumen). Se trata de los datos que se consideran mnimos para que un usuario pueda decidir si la unidad de descripcin le interesa o no. 2. Datos informativos sobre la consulta y uso (signatura/cdigo de referencia, identificador del registro en la base de datos, institucin de custodia, localizacin de la institucin de custodia, datos de contacto, enlace a imagen
214
digital, disponibilidad on-line del recurso...). Todos ellos son datos orientados a facilitar la consulta a los usuarios desde dos puntos de vista: la consulta fsica (para ello se proporcionan datos sobre la institucin de custodia y la localizacin de la unidad) y la consulta en lnea (informacin sobre la disponibilidad telemtica de la unidad de descripcin). 3. Datos informativos sobre el acceso (lmites de accesibilidad, necesidad de autorizaciones de consulta, o existencia de restricciones de consulta fsicas o legales-). Tal como se puede advertir se trata de datos relacionados con otra necesidad informativa de los usuarios: la de saber si puede consultar o no la documentacin existente, ya que un usuario no slo necesita conocer qu documentacin existe, sino tambin si puede acceder a ella o no. 4. Datos de contexto (fondo de procedencia, nmero de fondo, productor, enlace a contexto jerrquico...). Se trata de informacin esencial para poder interpretar los datos sobre la unidad de descripcin y determinar as si tiene inters o no. Algunos sistemas presentan la informacin contextual mediante pantallas previas, otros, por el contrario, lo hacen incluyendo un enlace al cuadro de clasificacin o a una visualizacin jerrquica alternativa. 5. Datos de relevancia, es decir informacin sobre el nivel de coincidencia de los resultados obtenidos con la consulta realizada.207208209
Archivos ONU p p
208
OSA p p p
SAF p p p
ARC p p p
NA p p p
1. Ttulo 2. Fechas 3. Signatura/Cdigo de referencia
p p
207
p p
209
p p p
207 Aparecen diferenciadas las fechas de creacin y las fechas de formacin. 208 Se indican las fechas de formacin. 209 Las fechas aparecen incluidas en el elemento ttulo.
Frec. 8 8 7
Elementos Usados
PAR ES
NUC MC
RDA Q
215
4. Fondo de procedencia 5. Institucin de custodia 6. Productor 7. Nivel de descripcin 8. Tipo de documento/material 9. Enlace a imagen digital 10. Autorizacin de acceso 11. Accesibilidad 12. Restriccin para consulta fsica 13. Restriccin de consulta 14. Enlace a contexto jerrquico 15. Relevancia del resultado 16. Lugar de institucin de custodia 17. Nmero del fondo o coleccin 18. Volumen 19. Identificador en base de datos 20. Datos de contacto
p210 p p p
p p
p p p
p211
4 3 2 2
p p p
2 1
p p p p p p p p p p212 p p
1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
Es210211212
210 Se indica en una pantalla previa de resultados por archivos y fondos. 211 Se indica en una pantalla previa de resultados por fondos. 212 Realmente se trata de un elemento que se presenta unido a tipo de documento.
216
21. Disponibilidad on-line del recurso Nmero de elementos usados 6 3 3 3 10 10
p 10 4
Tabla 3. Elementos usados para la visualizacin de resultados
En cuanto a la forma de presentacin de los resultados, se han detectado tres formatos distintos (vase tabla 4): 1. Formato tabla. En el cual la informacin se presenta en forma de columnas etiquetadas. Este formato permite una revisin rpida de los resultados por presentar los datos en secuencias correlativas independientes. 2. Formato listado. En este tipo de formatos la informacin se muestra agrupada en bloques de datos relativos a cada unidad de descripcin, dispuestos en forma de filas. Se trata de un tipo de formato que presenta mayores dificultades para su revisin, aunque este problema suele solucionarse destacando el elemento ms representativo (comnmente el ttulo) mediante alguna diferenciacin tipogrfica (color, mayor tamao de fuente...). No obstante presenta una ventaja notable: los usuarios estn acostumbrados a este tipo de presentacin de datos por tratarse del modo en que comnmente se muestra la informacin de los grandes buscadores de Internet (Google, Yahoo...). 3. Formato jerrquico. Algunos sistemas presentan los resultados destacados en la estructura jerrquica del cuadro de clasificacin u organizacin de fondos. Esta forma de exposicin de datos destaca por exhibir los resultados en su contexto jerrquico, pero presenta un inconveniente: debido a las limitaciones de disposicin fsica de datos en la pantalla es difcil presentar mucha informacin de cada registro. No obstante, dada la importancia de la informacin contextual algunos sistemas han optado por presentar este tipo de datos en una pantalla previa en la cual se destacan los fondos de procedencia para que el usuario seleccione el fondo en el que desea buscar la informacin. El elemento comnmente usado como enlace al registro completo es el ttulo, aunque en algunos casos se emplean otros elementos o, incluso, un enlace independiente.
217
ONU
OSA
SAF p
ARC
NA p
Formato tabla (inf. en columnas) Formato jerrquico Formato listado Elemento de acceso al registro completo
p213 p p214
Cdigo de referencia Cadena completa Ttulo
p p
p215
Ttulo217 Enlace externo Ttulo
p216
Ttulo Ttulo
Tabla 4. Formatos de presentacin de resultados
213214215216217
3.3 Visualizacin de registros completos

La ltima fase del proceso de bsqueda es el acceso al registro ntegro de la unidad de descripcin. El registro debe ser una representacin completa y precisa de la unidad, suficiente para permitir al usuario decidir si la consulta de la documentacin merece la pena. En este proceso cobran importancia tres factores: 1) qu informacin registr el archivero, 2) cmo la registro; y 3) cmo se visualiza. Los dos primeros factores (qu informacin registr el archivero y cmo lo hizo) dependen de la capacidad de anlisis y sntesis de la persona responsable de la elaboracin de la representacin de la unidad de descripcin y de las reglas o normas empleadas en el proceso de almacenamiento, pero ambos aspectos escapan al alcance de este trabajo. En cuanto a la forma de visualizacin de los registros, los sistemas analizados presentan la informacin de dos modos: agrupada por reas o bloques de datos, o en un secuencia correlativa nica. Independientemente de la disposicin de la informacin, en ambos casos los datos aparecen etiquetados. Algunos sistemas
213 La informacin sobre archivos y fondos se presenta con un formato de lista en una pgina previa. 214 Presenta un formato de listado con toda la informacin en una sola cadena de caracteres. 215 La informacin se presenta etiquetada, estructurada en campos diferentes, a la que se aade un enlace independiente. 216 No est etiquetado pero todas las entradas responden a una estructura similar. 217 Tambin incluye acceso al fondo de procedencia.
218
Frec. 4 2 3
Formato de Presentacin
Archivos PAR ES NUC MC RDA Q
cuentan con una forma de visualizacin ms compleja. Por ejemplo en la base de datos ARC, de los Archivos Nacionales estadounidenses la informacin se encuentra agrupada en cuatro grandes bloques destacados con pestaas que deben ser seleccionadas por el usuario (details, scope&content, archived copies, hierarchy), dentro del primer bloque, details, el cual presenta la informacin descriptiva bsica, los datos se muestran agrupados de forma grfica. Otros sistemas, como el de los Archivos Nacionales britnicos, permiten al usuario visualizar la informacin con dos formatos: abreviado o completo. El formato abreviado muestra los elementos en una secuencia correlativa. Por el contrario, el formato completo muestra los elementos agrupados por reas.
Formato de Presentacin Agrupado por reas Secuencia correlativa de elementos Etiquetado p p Archivos PAR ES p ONU p p p p p p OSA NUC MC SAF p p p p RDA Q ARC p NA p p p
Tabla 5. Formatos de presentacin de los registro
Del mismo modo que ocurra en la visualizacin de los resultados, en la visualizacin de los registros es fundamental ofrecer informacin sobre el contexto jerrquico en que se encuentra la unidad de descripcin para facilitar su comprensin a los usuarios. La mayor parte de los sistemas analizados proporciona la cadena jerrquica completa de niveles (desde el nivel ms amplio hasta la unidad descrita, pasando por todos los intermedios), pero el modo de presentacin de la informacin puede revestir alguna de las siguientes formas: 1. 2. 3. 4. Texto con sangrado. Texto etiquetado Texto etiquetado y sangrado. Esquema de iconos y texto
219
4. CONCLUSIONES
Las caractersticas de la muestra de sistemas analizados (un nmero reducido, pero de sistemas de calidad), permite, tan slo, obtener conclusiones parciales, que, en algunos casos, bien pudieran tomarse como recomendaciones, y que enunciamos de forma sinttica. 1. Existe diversidad en los formatos de presentacin de informacin, aunque tambin es posible advertir el respeto a los principios de la descripcin multinivel. Dicho de otro modo, existe un modo uniforme de descripcin que reviste varias formas de presentacin. 2. Debido a lo anterior, es aconsejable establecer pautas comunes para unificar la presentacin de las descripciones. En este sentido las recomendaciones de la IFLA para la visualizacin de la informacin en los catlogos bibliogrficos pueden resultar un modelo a seguir218. 3. Conviene valorar la aplicacin de nuevas herramientas informticas a la bsqueda y recuperacin de informacin de los archivos. La web 2.0 ha supuesto un cambio en el modelo de comunicacin a travs de Internet, tal como seala Julio Cerd, se ha pasado de un modelo de carcter unidireccional (emisor-receptor) a un modelo de carcter multidireccional (todos somos emisores y receptores de informacin)219. En este nuevo modelo los usuarios de los archivos pueden superar la tradicional postura pasiva que adoptaban cuando actuaban como meros receptores de informacin, pasando a participar activamente, como receptores-emisores de informacin, proporcionando informacin de ayuda para otros usuarios o para el propio archivo, o participando, incluso, en la creacin de archivos virtuales220. Parece conveniente, por tanto, valorar la aplicacin a los archivos de herramientas de intercambio de informacin como redes sociales, foros, blogs, wikis...
218 Guidelines for Online Public Access Catalogue (OPAC) Displays. Final report May 2005. Mnchen: Saur, 2005. 219 CERD DAZ, Julio. Archivos locales en la red..., loc.cit., p. 163. 220 Un ejemplo de participacin activa de los usuarios en la creacin de un archivo virtual es el Archivo fotogrfico de la Comunidad de Madrid, formado a partir de las fotografas remidas de forma particular por los ciudadanos de la Comunidad de Madrid. Archivo fotogrfico de la Comunidad de Madrid [en lnea]. Madrid: Comunidad de Madrid. <http://www.archivofotograficodemadrid. com/web/index_bueno.php> [Consulta: 22 de enero de 2009].
220
4. Es aconsejable profundizar en la investigacin de nuevos modos de visualizacin de la informacin. Experiencias de visualizacin multidimensional, como la desarrollada por la Universidad de Glasgow221, o proyectos de carcter colectivo, como QVIZ222, apuntan lneas de investigacin en constante desarrollo. 5. Conviene tambin profundizar en la realizacin de estudios de usuarios para conocer cul es su opinin en relacin con los sistemas de recuperacin existentes y determinar cules son los sistemas que mejor se adaptan a sus conocimientos223.
5. BIBLIOGRAFA
BARBADILLO ALONSO, Javier. La Descripcin Archivstica Normalizada: ISAD(G). Las Palmas de Gran Canaria: Anroart, 2006. BARROSO ARAHUETE, Anabella. Las ventajas de compartir archivos en la web: el servicio digital del AHEB-BEHA. En: JORNADAS DE ARCHIVOS ARAGONESES (8. 2008, Huesca). Compartir archivos. Huesca: Gobierno de Aragn, Departamento de Educacin, Cultura y Deporte; Diputacin Provincial de Huesca, 2008. Tomo II. Compartir en la red p. 201. CERD DAZ, Julio. Archivos locales en la red: el futuro en la red. En: JORNADAS DE ARCHIVOS ARAGONESES (8. 2008, Huesca). Compartir archivos. Huesca: Gobierno de Aragn, Departamento de Educacin, Cultura y Deporte; Diputacin Provincial de Huesca, 2008. Tomo II. Compartir en la red. CERD DAZ, Julio. Desarrollo de sistemas de acceso on line a fondos de archivo: propuesta metodolgica [en lnea] <http://www.bibliociencias.cu/gsdl/collect/eventos/index/ assoc/HASH3820. dir/doc.pdf> [Consultado: 15 de enero de 2009].
221 Multidimensional Visualisation of Archival Finding Aids [en lnea]. University of Glasgow, Humanities Advanced Technology & Information Institute. <http://www.hatii.arts.gla.ac.uk/ research/visual/visual.htm> [Consulta: 12 de septiembre de 2008] 222 QVIZ: Query and context based visualization of time-spatial cultural dynamics [en lnea]. Umea: Umea University <http://www.qviz.eu> [Consulta: 12 de septiembre de 2008] 223 Algunos trabajos han llamado ya la atencin sobre esta cuestin, una revisin sobre el tema se puede encontrar en: HARRIS, Carolyn. Archives users era: a review of current research in the digital trends [en lnea]. Dalhousie Journal of Information & Management. Spring 2005, vol. 1, n. 1 <http://djim.management.dal.ca/issues/ issue1_1/harris/index.htm> [Consulta: 24 de febrero de 2009]
221
Charte de Parme [en lnea]. Version finale 19 novembre 2003 <http://www.minervaeurope.org/ structure/nrg/documents/ charteparma031119final-f.htm> [Consulta: 22 de febrero de 2009]. Declaracin de principios sobre la descripcin archivstica. Primera versin revisada. Ottawa: Secretara de la Comisin sobre normas de descripcin, 1992 DELGADO GMEZ, Alejandro. Normalizacin de la descripcin archivstica: introduccin a EAD. 2 ed. corregida y actualizada. Cartagena: Archivo Municipal: 3000 Informtica, 2005. FERNNDEZ MOLINA, Juan Carlos; MOYA ANEGN, Flix de. Los catlogos de acceso pblico en lnea: el futuro de la informacin bibliogrfica. Mlaga: Asociacin Andaluza de Bibliotecarios, D.L. 1998, p. 87-101 FOX, Michael J. Resolviendo el rompecabezas de las normas de descripcin: encajando las piezas. En: CONGRESO DE ARCHIVOS DE CASTILLA Y LEN (5. 2008. Len). Ahogados en un mar de siglas. Salamanca: ACAL, 2008, p. 19-49. Guidelines for Online Public Access Catalogue (OPAC) Displays. Final report May 2005. Mnchen: Saur, 2005. HARRIS, Carolyn. Archives users era: a review of current research in the digital trends [en lnea]. Dalhousie Journal of Information & Management. Spring 2005, vol. 1, n. 1. <http:// djim.management.dal.ca/issues/ issue1_1/harris/index.htm> [Consulta: 24 de febrero de 2009] ISAD(G): Norma Internacional General de Descripcin Archivstica. 2 ed. Madrid: Ministerio de Educacin, Cultura y Deporte, Direccin General del Libro, Archivos y Bibliotecas, Subdireccin General de los Archivos Estatales, 2000. ISDF: Norma Internacional para la descripcin de funciones [en lnea] Elaborada por el Comit de Buenas Prcticas y Normas Profesionales, Dresde, Alemania, 2-4 mayo 2007. Pars: Consejo Internacional de Archivos <http://www.mcu.es/archivos/docs/CE/ISDF_ESP_definitiva. pdf> [Consulta: 19 de enero de 2009]. KRAUSE, Magia Gethu; YAKEL, Elizabeth. Interaction in Virtual Archives: The Polar Bear Expedition Digital Collections Next Generation Finding Aid. The American Archivist. 2007, vol. 70, n 2, p. 282-314. MARCHIONINI, G. Information seeking in electronic environments. Cambridge: University Press, 1995. Cit. por: MARCOS MORA, Mara del Carmen. Interaccin en interfaces de recuperacin de informacin: conceptos, metforas y visualizacin. Gijn: Trea, 2004, p. 195-196. MARCOS MORA, Mara del Carmen. Interaccin en interfaces de recuperacin de informacin: conceptos, metforas y visualizacin. Gijn: Trea, 2004.
222
Multidimensional Visualisation of Archival Finding Aids [en lnea]. University of Glasgow, Humanities Advanced Technology & Information Institute. <http://www.hatii.arts.gla. ac.uk/research/visual/ visual.htm> [Consulta: 12 de septiembre de 2008] Open Archives Initiative [en lnea]. <http://www.openarchives.org> [Consulta: 22 de febrero de 2009] QVIZ: Query and context based visualization of time-spatial cultural dynamics [en lnea]. Umea: Umea University <http://www.qviz.eu> [Consulta: 12 de septiembre de 2008] SENCAL, Sylvain. The effect of the Web on Archives. Archivaria. 59, p. 146-149. Statement of Principles for the CUSTARD Project [en lnea]. Chicago: The Society of American Archivists, [2003]. <http: //www.archivists.org/news/custardproject.asp> [Consulta: 20 de febrero de 2009]. YAKEL, Elizabeth. Archives in the Era of Accessibility. Lligall, 2005, n 23, p. 117-132.
223
LOS LINEAMIENTOS PARA LA PRESERVACIN DE ARCHIVOS DIGITALES.

Propuesta del Proyecto InterPARES
Por. Alicia Barnard Amozorrutia Consultora en Archivos barnard.alicia@gmail.com
u RESUMEN
Se extraen los principales factores a considerar en la preservacin de archivos digitales propuestos en los Lineamientos para los Preservadores. Preservacin de documentos digitales de archivo: Lineamientos para las organizaciones224 (Los Lineamientos) por el Proyecto Internacional Investigacin sobre Documentos de Archivo Permanentes en Sistemas Electrnicos (InterPARES, por sus siglas en ingls, acrnimo que tambin significa entre pares) 1999-2012. Para ello se introducen conceptos sobre archivos digitales de importancia para la comprensin de los Lineamientos as como los temas que se abordan en los mismos tales como el manejo de la cadena de preservacin, la valoracin, adquisicin o recepcin de archivos digitales para su preservacin permanente, la preservacin de los archivos transferidos as como la emisin de copias o acceso archivos digitales con valor permanente.
224 InterPARES 2. Preserver Guidelines - Preserving Digital Records: Guidelines for Organizations. http://www.interpares.org/ip2/display_file.cfm?doc=ip2(pub)preserver_guidelines_ booklet.pdf Consulta febrero 15, 2009
225
u INTRODUCCIN
Durante el desarrollo de la 2.etapa de InterPARES, el grupo fuerza de tarea del dominio 3, orientado a la investigacin sobre mtodos valoracin y preservacin225 llev a cabo un anlisis de los casos de estudio realizados en los enfoques establecidos en esta etapa del proyecto: e.gobierno, artes y ciencia, para lo cual elaboraron un cuestionario especfico relacionado con las prcticas de valoracin y preservacin, con el propsito de obtener informacin acerca de estas prcticas. Para los propsitos de este grupo de fuerza de tarea los estudios generales realizados durante el proyecto tambin fueron relevantes. Dentro de los hallazgos ms importantes se encontr que a pesar de la existencia de ciertas prcticas de preservacin, prevalece la falta de estrategias o mtodos para ello, principalmente se detect un descuido en la preservacin de archivos digitales en el largo plazo226. Estos resultados fueron encontrados de forma repetida a lo largo de los diferentes estudios y enfoque. De lo anterior, es que el Grupo de Fuerza de Tarea del Dominio 3 elabor los Lineamientos para el Preservador el cual refleja dos perspectivas: Acciones a considerar para evitar ciertos problemas encontrados en los casos de estudio con mayores problemas. Acciones para ser tomadas en cuenta en los temas de preservacin y valoracin identificados en las investigaciones de InterPARES 2.
Para ubicar el contexto de esta presentacin, conviene revisar ciertos conceptos. La base de datos de Terminologa de InterPARES define a la preservacin como Los principios, polticas y estrategias que controlan las actividades destinadas a asegurar la estabilizacin fsica y tecnolgica y la proteccin del contenido
225 Luciana Duranti and Randy Preston, eds., International Research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems (InterPARES) 2: Experiential, Interactive and Dynamic Records. (Padova, Italy: Associazione Nazionale Archivistica Italiana, 2008), electronic version. http:// www.interpares.org/display_file.cfm?doc=ip2_book_complete.pdf Consulta, febrero 15, 2009. Para mayor informacin sobre los hallazgos y estudios realizados respecto de valoracin y preservacin revsese el reporte elaborado por Ivette Hackett: Methods of Appraisal and Preservation. Domain 3 Task Force Report. p. 160-192. Consulta, febrero 15, 2009 226 Ibidem. 2 pp. 173-175
226
intelectual de los materiales (datos, documentos o documentos de archivo)227. Es as que las investigaciones hasta ahora realizadas tienen como propsito la bsqueda de soluciones para la preservacin de archivos digitales, sea cual sea su formato, software o sistema utilizado durante su creacin, con el propsito de enfrentar a la obsolescencia tecnolgica. Por otra parte, se define a un documento de archivo como aquel creado (elaborado o recibido y salvado para una accin futura o como referencia) por una persona fsica u organizacin en el curso de una actividad prctica como un instrumento y derivado de esa actividad228. Toda vez que los Lineamientos estn orientados a preservar archivos digitales de manera precisa y autntica al paso del tiempo, la definicin de estos conceptos es necesaria. As por precisin se entender al grado que alcanzan los datos, la informacin, los documentos o los documentos de archivo en cuanto a su exactitud, su forma correcta, su veracidad y el estar exentos de error o distorsin o pertinentes a la materia. La autenticidad es entonces entendida como la cualidad que tiene un documento de archivo para ser lo que pretende ser y estar libre de alteracin o corrupcin. Para presumir que un documento de archivo digital es autntico al paso del tiempo se requiere proteger su integridad, esto es, que debe estar completo y sin alteraciones, as como mantener su identidad para lo cual es necesario preservar las caractersticas que lo identifican de forma inequvoca y lo distinguen de cualquier otro documento de archivo229. Tambin es
227 InterPARES 2 Terminology Database. http://www.interpares.org/ip2/ip2_terminology_db.cfm Consulta, enero 20, 2008 228 Nota. En el contexto de este trabajo los conceptos documento de archivo, documento electrnico de archivo o documento digital de archivo, o en su forma genrica archivos digitales sern utilizados indistintamente. En el diccionario de la base de datos de terminologa de InterPARES se define al documento digital de archivo como aquel que ha sido capturado y fijado para su almacenamiento y manipulacin en un sistema de computadora y que requiere el uso del sistema para ser inteligible por una persona. Otra definicin del mismo diccionario dice que se trata de un documento de archivo cuyo contenido y forma estn codificados mediante el uso de valores numricos discretos (tales como valores binarios 0 y 1), en lugar de un espectro continuo de valores (tales como aquellos generados por un sistema anlogo). Tambin en la misma base se localiza la definicin de documento electrnico de archivo: Documento de archivo analgico o digital que es transportado por un conductor elctrico y requiere del uso de equipo electrnico para ser inteligible por una persona. InterPARES 2 Terminology Database. http://www.interpares.org/ip2/ip2_terminology_db.cfm Consulta, enero 20, 2008 229 Ibid. 4. Para mayor informacin sobre la confianza en un documento de archivo revsese la ontologa correspondiente que se localiza en la base de datos de terminologa de InterPARES.
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importante referirnos al concepto autenticacin. Los procesos archivsticos desde su creacin y, en su caso, hasta llegar a un archivo histrico son responsabilidad de diferentes personas, el autor, los responsables de su conservacin o archivistas en sus etapas activa y semiactiva y, en su preservacin permanente, el archivista de un archivo histrico quien dentro de sus funciones est la de certificar sobre la autenticidad de los documentos que se encuentran en los fondos, segn las disposiciones aplicables en su institucin, en si mediante la autenticacin se trata de probar que el documento de archivo es lo que se propuso ser en un momento en el tiempo. Los Lineamientos establecen en su primera seccin Manejar un esquema de cadena de preservacin el cual involucra aspectos relacionados con requisitos, diseo e instrumentacin del esquema de la cadena de preservacin que comprende los elementos de la poltica, estrategia, metodologa, entre otros, para manejar los documentos digitales de archivo, mismos que se comentan enseguida230. 1. Establecer el alcance y objetivos en los programas de preservacin digital. Los responsables de preservar archivos digitales requieren determinar los objetivos del acervo digital y su alcance en trminos de las caractersticas de los materiales a preservar y de los usuarios. No es lo mismo la preservacin de de archivos digitales que contienen texto a aquellos de tipo multimedia. Asimismo, es importante tomar en cuenta a los usuarios, algunos pueden contar con los conocimientos tcnicos tiles para en acceder a materiales digitales tecnolgicamente complejos, pero la mayora del pblico requerir mecanismos amigables de acceso. En el desarrollo de programas es importante tomar en consideracin los esfuerzos realizados sobre la preservacin en diferentes proyectos. Por ejemplo, en el caso del desarrollo de polticas, el Esquema de principios desarrollado por InterPARES 2231 puede ser de utilidad, en cuanto a un programa de funciones de preservacin podra consultarse la ISO de Sistema Abierto de Informacin
230 Ibid. 2. Sobre los studios de modelaje de la cadena de preservacin, revsese el Reporte elaborado por Terry Eastwood y Randy Preston: Modelling Digital Records Creation, Maintenance and Preservation. Modelling Cross-domain Task Force Report: Chain of Preservation Model, pp. 203239 231 Productos del Proyecto InterPARES 2. Policy Framework - A framework of principles for the development of policies, strategies and standards for the long-term preservation of digital records. http://www.interpares.org/ip2/ip2_products.cfm. Consulta, enero 15, 2009
228
Archivstica (OAIS, por sus siglas en ingls)232; al igual que la Lista de Auditora para Certificar los Repositorios Digitales, desarrollados por la Fuerza de Tarea de Repositorio Digital de la Oficina de Archivos Nacionales de Estados Unidos233. 2. Adquisicin de recursos. Cualquier plan de preservacin digital requiere de recursos. En los lineamientos se establecen las siguientes opciones: Asignacin de recursos. Reasignacin de presupuesto Financiamiento externo.
3. Enfoque sobre archivos digitales. Los programas y recursos de preservacin deben orientarse a los archivos nacidos digitalmente, no a aquellos que han sido digitalizados. Es muy probable que el formato tradicional sobreviva a su par digitalizado, de ah la conveniencia de que los archivos en formato tradicional se conserven como tales y cuando los mismos sean digitalizados, este proceso tenga como propsitos la divulgacin y acceso de los mismos, ms que para su preservacin. 4. Orientacin a los creadores. Debido a que la cadena de preservacin de los documentos de archivo se inicia a partir de su creacin conviene que los preservadores ofrezcan orientacin y asesora a los responsables de los sistemas de creacin y mantenimiento de los mismos. Segn el papel que juega el preservador esto puede llevarse a cabo desde un archivo general, a travs de un grupo de inters, o instituciones de gobierno o mediante la diseminacin al pblico el general a fin de llegar a las personas u organizaciones cuyos archivos estn sujetos a la regulacin del preservador. 5. Promover el buen ejemplo. Para el preservador es importante impulsar un ambiente apropiado en la creacin y mantenimiento de documentos de archivo digitales que le apoyen al evaluar la autenticidad de los mismos, mediante los Requisitos de Referencia para la Presuncin de Autenticidad234 desarrollados por InterPARES, acerca de los cuales me referir ms adelante. Otros elementos de importancia a considerar son:
232 ISO 14721:203 disponible en http://www.iso.org/iso/home.htm Consulta en enero 15 2009, 233 Disponible en: http://www.crl.edu/PDF/trac.pdf. Consulta enero 25, 2009 234 Disponible en http://www.interpares.org/book/interpares_book_k_app02.pdf. Consulta enero 25, 2009
229
La capacitacin de archivistas en las tecnologas que ofrecen a los creadores de documentos de archivo. Tomar en cuenta la visin del usuario es relevante ya que puede ofrecer soluciones y permite conocer acerca del a operacin diaria. Los bancos de prueba para evaluar innovaciones o el desarrollo de prototipos, son tambin elementos tiles para el control de los documentos de archivo que se crean y mantienen.
6. Desarrollar procedimientos. Ser necesario elaborar los procedimientos para establecer los controles sobre la transferencia, mantenimiento y reproduccin de los documentos de archivo, incluyendo aquellos utilizados para transferir los documentos de archivo, as como para mantenerlos y reproducirlos de tal forma que cumplan con los Requisitos Base de Referencia para sustentar la produccin de copias autnticas de documentos digitales de archivo desarrollados por InterPARES que consisten en demostrar que se cuenta con: Control sobre la transferencia, mantenimiento y reproduccin de los documentos de archivo, para garantizar la identidad e integridad de stos, especficamente se tiene evidencia de que existe: - Custodia ininterrumpida de los documentos de archivo - Implementacin de procedimientos de seguridad y control - El contenido del documento de archivo, sus anotaciones y elementos de la forma documental permanecen sin cambio despus de la reproduccin Documentacin de la reproduccin y sus efectos - Los datos de la reproduccin y el nombre del responsable - La relacin entre los documentos de archivo que fueron transferidos y las copias producidas por el preservador - El impacto de los procesos de reproduccin en su forma, contenido, accesibilidad, y - Cuando se tiene conocimiento de que la copia de un documento de archivo no reproduce completa y fielmente los elementos que expresan su identidad e integridad se pondr disposicin del usuario la informacin que documente este hecho.
230
7. Descripcin Archivstica. Descripcin de fondos incluye en el ambiente electrnico, adems de la informacin jurdico-administrativa, de procedencia, procedimental y contexto documental, la correspondiente a los cambios que los documentos electrnicos de archivo han sufrido desde su creacin. 8. Instrumentar estrategias de mantenimiento. Los sistemas de administracin documental (i.e. de creacin y mantenimiento), as como los sistemas de preservacin que se localizarn en los archivos histricos requieren contar con los mecanismos de mantenimiento que permitan instrumentar las estrategias de preservacin a largo plazo o permanente. Dentro de las principales se encuentran las siguientes: Ubicar responsabilidades Suministro de infraestructura tcnica apropiada Implementacin de un plan para el sistema de mantenimiento, soporte y reemplazo Implementacin de un plan para la transferencia de los documentos de archivo a un medio nuevo de almacenamiento en forma regular Adopcin de condiciones de manejo y almacenamiento apropiadas para el medio de almacenamiento * Redundancia y respaldo regular de entidades digitales * Establecimiento de un sistema de seguridad * Plan de desastres. Los Lineamientos en su segunda seccin se refieren a la valoracin documental para la preservacin permanente y comprenden ocho aspectos importantes: 1. Realizar la valoracin al principio. Dentro de los factores que contribuyen a una mejor preservacin de los archivos digitales est el llevar a cabo la valoracin y establecer los mtodos de transferencia e inclusive identificar las estrategias de preservacin con el creador de los archivos digitales al principio del ciclo de vida. 2. Ubicar a dueos mltiples. Cuando se elaboran y comparte el acceso a recursos de datos o en los sitios web donde se localizan los materiales digitales en diferentes niveles, es necesario identificar a los responsables de la funcin durante el proceso de valoracin para evaluar y analizar las ramificaciones que se derivan en trminos de preservacin, as como evitar duplicidad de archivos.
231
3. Evaluar la autenticidad. En el caso de archivos digitales se encuentran dificultades debido a que las entidades digitales son fcilmente duplicadas, distribuidas, renombradas, reformateadas o convertidas, tambin es fcil falsificarlas sin dejar huella. Ejemplo: por lo general no existen procedimientos claros en la distribucin de documentos va correo electrnico como los existentes en la distribucin de correspondencia en formato tradicional. La evaluacin de autenticidad de archivos ha sido parte de los procesos de valoracin documental en formatos tradicionales. As, la verificacin desde la creacin de los archivos hasta su transferencia a un archivo histrico, el conocimiento de prcticas de conservacin en las etapas activas y semiactivas y los procedimientos especficos de los cuales se derivan estos documentos de archivo pueden ser de utilidad para evaluar la autenticidad. No obstante, en cuanto a archivos digitales, para identificar la integridad e identidad de los mismos que permitan presumir su autenticidad es importante someterlos a la verificacin mediante los Requisitos de Referencia para la Presuncin de Autenticidad235, de los cuales a continuacin se hace una breve descripcin. Para respaldar la presuncin de autenticidad es necesario tener evidencia de: La expresin de los atributos del documento de archivo y su vnculo a stos, tales como los nombres de quienes intervienen; accin o materia, fecha de creacin y transmisin, clasificacin, nombre de la institucin, indicacin de modificaciones tcnicas o de anotaciones (elementos relacionados con la identidad y la integridad de los documentos). Privilegios de acceso, personas autorizadas para crear, mantener, modificar, reubicar o destruir documentos de archivo Procedimientos de proteccin para evitar la prdida o corrupcin de documentos de archivo. Procedimientos de Proteccin de medios y tecnologa. Para la prevencin del deterioro de los medios y el cambio tecnolgico. Las formas documentales reglas segn las cuales el contenido del documento de archivo, su contexto administrativo y documental y su autoridad es creado y mantenido. La autenticacin de documentos de archivo, disposiciones por parte del creador acerca de aquellos documentos de archivo que requieren ser autenticados, la persona autorizada para ellos y los medios de autenticacin.
235 Ibid. 11
232
La identificacin del documento de archivo de autoridad procedimientos para determinar cul es el documento de archivo de autoridad cuando existan varias copias del mismo. La documentacin relevante sobre baja y transferencia de archivos.
4. Documentar la evaluacin de autenticidad. Un reporte de valoracin de archivos digitales que garantice su identidad e integridad deber cumplir con los requisitos de autenticidad ya mencionados anteriormente. 5. Monitorear los documentos identificados para su preservacin en el largo plazo. El monitoreo durante las etapas activa y semiactiva de los archivos digitales permite revisar, junto con el creador, la presencia de posibles cambios que pueden afectar su estabilidad tales como: La actualizacin de software o hardware, una actualizacin puede afectar en el rediseo del sistema e impedir la separacin de archivos activos de aquellos seleccionados para su preservacin en el largo plazo; Tambin los cambios dentro de las instituciones y en los sistemas de gestin de archivos digitales pueden conducir a cambio en el uso de las aplicaciones de cmputo o, en otro caso, cuando los responsables del rediseo del sistema, por cambio de funciones, no estn enterados del requisito de transferir los archivos digitales. Otro problema es el que se presenta debido a que los documentos de archivo no estn bien identificados o se encuentran almacenados en ubicaciones inseguras. Estas situaciones se presentan, por lo general, debido a la falta o escaso conocimiento de las tecnologas de la informacin (TI) por parte de los archivistas y la carencia de conocimiento acerca del contexto organizacional por parte de los responsables de las TI. 6. Actualizar la valoracin. A fin de identificar cambios dentro de la organizacin, disposiciones legales aplicables o en el acceso a los archivos el monitoreo peridico permitir llevar a cabo una actualizacin del proceso de valoracin. 7. Identificar a todos los componentes digitales. En el ambiente digital los archivos se encuentran prcticamente desmantelados en una serie de componentes digitales, por lo que para su extraccin del sistema en el que fueron creados es necesario asegurar que los componentes esenciales sean identificados y que las relaciones implcitas se encuentren descritas de
233
manera explcita en los metadatos antes de su transferencia. Esto con el fin de que los mismos puedan reensamblarse para su reproduccin. 8. Determinar la viabilidad de la preservacin. Esto implica una investigacin cuidadosa de los requisitos tcnicos para la preservacin, su costo y entender el compromiso que se adquiere al recibir archivos digitales para su preservacin permanente. Actualmente el estado de la preservacin de archivos digitales significa que los costos deben ser vistos como recurrentes. Recopiar archivos de un transportador fsico a otro ser una actividad necesaria en la medida en la que el formato seleccionado se hace obsoleto. La conversin de formatos de archivo ser requerido cuando la obsolescencia lgica amenaza la lectura del contenido. Tambin puede requerir medidas muy complejas para el ambiente tecnolgico as como de los recursos del rea que los preservar. Las estrategias de preservacin pueden variar en costo y los resultados pueden ser diferentes. Dentro de las estrategias identificadas en los lineamientos se encuentran: El uso de estndares. Formatos de autodescripcin (preservacin de objetos persistentes, marcado). Encapsulacin Restriccin del rango de formatos para ser utilizados Conversin (transferencia de los documentos de archivo de una generacin de hardware o software) Estrategias de preservacin Dependencia tecnolgica o Preservacin tecnolgica o Confianza en la compatibilidad de versiones previas o Reingeniera de software o Pantallas y conversin en el punto de acceso. o Emulacin Aproximaciones no digitales. Copia en medios analgicos relativamente estables tales como papel o microfilmacin, lo cual destruye cualquier funcionalidad proporcionada por el software.
234
Restauracin de datos (arqueologa digital) Recuperacin de documentos de archivo como bits de medios fsicos y su restauracin para la inteligibilidad de los documentos de archivo.
La seccin tres de los Lineamientos est orientada a la transferencia de los archivos digitales a un archivo histrico e implica: 1. Desarrollar un plan compartido de transferencia entre el creador o responsable de los archivos y el preservador a fin que entre ambos se contemplen recursos y requerimientos de hardware y software especial, o aquellos necesarios para reingresar a sistemas obsoletos o extraer archivos digitales inactivos de sistemas operacionales. 2. Cumplir procedimientos estandarizados, los cuales deben incluir: Procedimientos desarrollo, implementacin y monitoreo para registrar la transferencia Verificacin de la autoridad responsable de la transferencia Examen de los documentos de archivo para determinar si stos corresponden a los documentos de archivo que se seleccionaron para su transferencia Transferencia de los documentos de archivo.
En el proceso de transferencia tambin conviene verificar que los metadatos relacionados con la integridad e identidad sean transferidos junto con los documentos de archivo y que estn vinculados a stos, de igual manera se revisar que los archivos se entreguen con la documentacin tcnica y administrativa mediante los cuales fueron creados. 3. Conservar el formato lgico236 ms antiguo disponible. El formato lgico mediante el cual los documentos de archivo fueron creados o mantenidos por el creador debern mantenerse por el preservador cuando sea posible, esto adems de la copia de preservacin o referencia generada despus de la transferencia. Lo anterior a fin de estar en posibilidades de reiniciar el proceso
236 Formato lgico. El arreglo organizado de datos en medios electrnicos que asegura que las estructuras de control de datos y archivos sean reconocidas y recuperables por un sistema operativo husped de una computadora. Hay dos formatos lgicos comunes para archivos y directorios ISO 9660 para CD ROMs y Formato Universal de Disco (UDF por sus siglas en ingls) para DVDs.
235
de preservacin de la copia de autoridad del creador en caso de que las estrategias de preservacin fallaran, como en el caso de una ruta especfica de conversin. 4. Evitar duplicados. Es necesario que existan procedimientos para asegurar que los archivos digitales de series especficas sean transferidas una sola vez con el fin de evitar el esfuerzo de duplicacin. 5. Documentar todo proceso de transferencia. Los documentos de la transferencia deben incluir: Procesos particulares aplicados a los archivos Cules archivos fueron procesados Fecha de realizacin del proceso Nombres de las personas que realizaron los diferentes pasos del proceso Impacto de los procesos desarrollados en cuanto a la forma, contenido, accesibilidad y uso de los archivos Descripcin de cualquier dao, prdida u otros problemas encontrados como parte del proceso.
En su seccin cuatro los Lineamientos establecen elementos a considerar en la preservacin de los archivos transferidos. Los archivos que se transfieren a un archivo para su preservacin en el largo plazo estarn a cargo de un custodio confiable, sea en una unidad dentro de la organizacin o fuera de sta. Estos debern estar ubicados en un sistema de preservacin de confianza237. 1. Descripcin a los documentos de archivo. Adems de la descripcin de los contextos jurdico administrativo, de procedencia, procedimental y documentales de los archivos digitales, sta deber ahora incluir informacin acerca de los cambios que los archivos digitales han tenido desde su creacin, as como una descripcin de los procesos de preservacin. En la descripcin tambin se incluirn los procesos de preservacin basados en las relaciones de los componentes digitales.
237 Sistema de preservacin de confianza. Un sistema que incluye las reglas- las herramientas y mecanismos utilizados para implementar esa reglas- que regulan el mantenimiento permanente intelectual y fsico y el uso de los documentos de archivo que estn bajo la custodia del preservador y que proporcionan una probabilidad circunstancial de la autenticidad de los documentos de archivo dentro del sistema.
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2. Identificar ramificaciones legales derivadas de las acciones de preservacin. En este caso ser necesario revisar las disposiciones sobre derechos de autor en cuanto a la emisin de copias de los archivos y del software, ya que en la conversin de un formato fuera del ambiente de una licencia podra involucrar al preservado en acciones ilegales. 3. Confirmar la efectividad de la estrategia de preservacin seleccionada. Como se vio anteriormente existen diferentes estrategias de preservacin. Al respecto es importante estar al tanto del impacto que pueda tener el proceso de preservacin. Por ejemplo, defectos en la aplicacin del software y variaciones en la funcionalidad de las versiones puede tener consecuencias cuando se aplica a un nuevo grupo de archivos. Como parte de esta actividad el seguimiento a los componentes digitales debe ser constante ya que el cambio en un componente puede afectar a un segundo o la relacin entre dos componentes esenciales y su habilidad para interactuar. 4. Mantener un almacenamiento adecuado. Es ampliamente reconocido el principio preservacin que mantener un ambiente apropiado y consistente para almacenamiento de archivos digitales (temperatura, humedad relativa) es lo ms caro en la preservacin a largo plazo. De ah que el ambiente debe ser monitoreado constantemente y las lecturas revisadas peridicamente. Finalmente en su seccin 5 se establecen los elementos para dar acceso a los documentos de archivo. 1. Explicar cmo fueron elaboradas copias de referencia. Documentar la relacin entre los documentos transferidos por el creador y cualquier copia producida por preservador es una actividad necesaria, tambin medidas de control en la reproduccin de copias y su monitoreo para asegurar que el contenido de los documentos de archivo reproducidos no tiene cambios. Esta actividad debe considerarse como un proceso transparente de reproduccin libre de fraude o engao. 2. Explicar cules son los requisitos tcnicos para acceso. Esto permitir establecer los servicios de referencia de acuerdo con los diferentes tipos de usuarios y las caractersticas de archivos a consultar. Mientras el acceso archivos digitales en texto es fcilmente accesible, no lo es el caso de archivos digitales que fueron generados en sistemas complejos y que requieren aplicaciones
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especiales para su acceso; por ejemplo si no se cuenta con software adecuado no ser posible abrir un archivo multimedia. Por otra parte, en el largo plazo no solo se guardan archivos digitales con valor histrico, tambin se pueden conservar archivos digitales de carcter confidencial o reservado por las instituciones. Este resumen de los Lineamientos para los preservadores de archivos digitales en el largo plazo ha tenido como propsitos: difundir los hallazgos del proyecto InterPARES, pero sobretodo hacer conciencia de la complejidad que implica el preservar archivos digitales y la urgencia en llevar a cabo actividades conducentes a profundizar en la investigacin, el desarrollo de polticas y estrategias, as como en la instrumentacin de estrategias la capacitacin en el trabajo para archivistas y profesionales de las TI, formacin profesional y, no menos importante la divulgacin sobre temas como este a fin de que autoridades, funcionarios y auditores consideren, dentro de sus planes y proyectos, la preservacin de los archivos digitales como un factor estratgico en cuanto a la transparencia, el acceso a la informacin la rendicin de cuentas y para la memoria de las instituciones y los pueblos.
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GESTIN DIGITAL
de documentos electrnicos
Por. Hugo Carrin Gordn238 IMAGINAR, Centro de Investigaciones hcarrion@imaginar.org Quito, Enero de 2009
u RESUMEN
Si bien el conjunto de normas, prcticas y herramientas para la administracin del ciclo de vida del documento de archivo, conocido como gestin documental, es un concepto casi tan antiguo como la nocin misma de documento, su evolucin ha respondido al innegable crecimiento en la cantidad y complejidad de los documentos que se generan en las organizaciones.238 Tan innegable como este crecimiento de la produccin documental, es tambin el hecho de que las organizaciones empiezan a vivir casi exclusivamente en un ambiente informatizado, en donde la informacin digital y las redes de comunicacin parecen estar omnipresentes en la vida diaria de la sociedad. La llamada Sociedad de la informacin, ha dejado de ser un slogan y empieza a ser una realidad tangible incluso en los lugares ms apartados. La demanda de la automatizacin en la gestin de documentos es tambin consecuencia de las tecnologas disponibles y de la cultura en que se desarrollan
238 Ingeniero Electrnico en Telecomunicaciones. Tiene una maestra en gestin de Ias comunicaciones y tecnologas de la informacin. Posee estudios de postgrado en Pedagoga y Gestin de Proyectos. Ha sido consultor para proyectos gestin del conocimiento, preservacin de patrimonio digital y gestin documental de archivos electrnicos. Actualmente es asesor de instituciones internacionales en temas de tecnologas de informacin y comunicaciones.
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las empresas e instituciones. Ms an cuando la mayora de la informacin nace en formato digital, la necesidad de la gestin de los documentos electrnicos parece una respuesta natural a lo que algunos autores han llamado universo digital. El presente estudio, analiza la evolucin de la produccin de informacin electrnica y la forma en que la gestin digital debe responder a esta evolucin. Se analiza los aspectos relacionados con la utilizacin de formatos abiertos, la digitalizacin, la convergencia digital, el acceso a la informacin, la vulnerabilidad, la generacin de conocimiento y la preservacin del patrimonio digital. En un mundo en donde la economa, la seguridad, la relaciones gobierno ciudadano e incluso las relaciones personales dependen en gran medida de informacin en formatos electrnicos, el manejo eficiente de esta informacin no es una cuestin de moda, sino de supervivencia. Key words: gestin documental, archivos electrnicos, formatos abiertos, preservacin digital, interoperabilidad, acceso, seguridad. _____________________________ Hugo Carrin Gordn Ingeniero en Electrnica y Telecomunicaciones graduado en la Escuela Politcnica Nacional del Ecuador. Tiene estudios de postgrado en Gestin de las Comunicaciones y Tecnologas de la Informacin y un diplomado en Pedagogas Innovadoras. Ha asistido a cursos de especializacin, en la Universidad de Arkansas, en el Instituto de Teletcnicas de los Estados Unidos, en la Escuela de Organizacin Industrial en Espaa y en el Instituto de Administracin Pblica en Kuala-Lumpur, Malasia. Sus reas de inters profesional se han desarrollado alrededor de las nuevas tecnologas de informacin y los sistemas de informacin gerencial y administracin del conocimiento. Al respecto ha desarrollado trabajos de investigacin y ha dictado cursos de capacitacin. Trabaj en la Secretara Nacional de Telecomunicaciones en la Direccin de Planificacin Estratgica, fue Director de Desarrollo Tecnolgico en la Universidad del Pacfico Escuela de Negocios, Director General de Servicios de Telecomunicaciones de la Superintendencia de Telecomunicaciones y Director de Capacitacin y Consultora del Centro de Estudios para la Comunidad de la Escuela Politcnica Nacional.
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Su experiencia profesional incluye varios trabajos de consultora y asesoramiento, estudios de ingeniera, desarrollo de planes tecnolgicos, auditoras tcnicas y elaboracin de manuales de procedimientos. Actualmente es consultor de proyectos de gestin del conocimiento, preservacin de patrimonio digital y gestin documental de archivos electrnicos para varios organismos internacionales. Ha participado como expositor y conferencista en varios congresos y encuentros internacional sobre gestin documental y tecnologa.
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LA GESTIN DE DOCUMENTOS ELECTRNICOS

en el modelo estndar de control interno y la norma de calidad NTC-GP 1000
Por. Carlos Alberto Zapata Docente del Programa de Sistemas de Informacin y Documentacin de la Universidad de la Salle. Colombia
u INTRODUCCIN
El desarrollo de los modelos de gestin administrativa en el sector pblico en la ltima dcada, ha venido presionando un cambio en la estructura de los sistemas de gestin en general y en los sistemas de control en particular, orientndolos principalmente a apoyar el cumplimiento de los objetivos y fines de las instituciones, con el fin de contribuir de una mejor forma a la eficiencia de la administracin, reduciendo los riesgos a los cuales se ven enfrentadas las organizaciones de hoy. Con la promulgacin de la ley 87 de 1993 que fijo las normas para el ejercicio del control interno en las entidades del Estado, se definieron una serie de planes, mtodos, principios, normas procedimientos y mecanismos de verificacin y evaluacin que permitieran que todas las actividades, operaciones y actuaciones, as como la administracin de la informacin y los recursos se realicen dentro de las normas legales y las polticas trazadas por la institucin. Por su parte la ley 489 de 1998 determino los principios y finalidades de la funcin administrativa sealando que esta debe satisfacer las necesidades de todos los habitantes y siempre consultando el inters general; entre los principios que fijo la ley estn la buena fe, moralidad, celeridad, economa, imparcialidad, eficacia, eficiencia, participacin, publicidad, responsabilidad y transparencia.
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El decreto 1599 de 2005 adopt el Modelo Estndar de Control Interno para todas las entidades del Estado, de forma que puedan mejorar su desempeo institucional a partir de la permanente valuacin de sus procesos a la luz de las normas constitucionales y legales vigentes; la filosofa del MECI es el control continuo de sobre los vnculos entre los procesos individuales que hacen parte de un sistema determinado, centrando su atencin en aquellos circuitos en donde se combinan e interactan. La metodologa basada en procesos se basa en la identificacin y gestin de numerosas actividades relacionadas entre s, de forma que los recursos utilizados en su desarrollo se realicen eficazmente. Uno de los principales componentes de todo proceso son los datos, la informacin y los documentos, los cuales se constituyen tanto en insumos como en salidas que se articulan y vinculan entre s, mediante circuitos documentales o de informacin que no puedes desligarse del proceso al cual pertenecen o en el cual interactan. Lo anterior permite inferir que la informacin y los procesos estn ineludiblemente ligados y que stos no podran llevarse a cabo sin la participacin o existencia de la primera. Igualmente, con la incorporacin de las Tecnologas de la Informacin y la Comunicacin, los procesos se ven afectados de manera directa gracias a la automatizacin o al uso de sistemas de informacin para su gestin. En tese escenario donde convergen los sistemas de gestin administrativos, los sistemas de informacin y la gestin de los documentos, resulta fundamental definir un marco apropiado para el manejo de la informacin electrnica a partir de la aplicacin de estndares, prcticas y mecanismos que aseguren tanto la gestin administrativa en trminos de transparencia, eficiencia y economa como la proteccin de los documentos gestionados como resultado de las diferentes actividades del negocio.
u EL MODELO ESTNDAR DE CONTROL INTERNO Y LA GESTIN DE LA INFORMACIN

El modelo estndar de control interno esta compuesto por una serie de subsistemas, componentes y elementos de control, articulados entre si mediante un enfoque sistmico que busca armonizar el desarrollo de cada uno de sus componentes (figura 1)
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MODELO DE CONTROL INTERNO PARA ENTIDADES DEL ESTADO

SUBSISTEMAS COMPONENTES
AMBIENTE DE CONTROL
ACUERDOS, COMPROMISOS O PROTOCOLOS TICOS. DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO. ESTILO DE DIRECCIN. PLANES Y PROGRAMAS. MODELO DE OPERACIN POR PROCESOS. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL CONTEXTO ESTRATGICO. IDENTIFICACIN DE RIESGOS. ANLISIS DE RIESGOS. VALORACIN DE RIESGOS. POLTICAS DE ADMINISTRACIN DE RIESGOS. POLTICAS DE OPERACIN. PROCEDIMIENTOS. CONTROLES. INDICADORES. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INFORMACIN PRIMARIA. INFORMACIN SECUNDARIA. SISTEMAS DE INFORMACIN. COMUNICACIN ORGANIZACIONAL. COMUNICACIN INFORMATIVA. MEDIOS DE COMUNICACIN.
ELEMENTOS
SISTEMA DE CONTROL INTERNO
CONTROL ESTRATEGICO
DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO
ADMINISTRACIN DE RIESGOS
ACTIVIDADES DE CONTROL CONTROL DE GESTIN INFORMACIN
COMUNICACIN PBLICA
AUTOEVALUACIN CONTROL DE EVALUACION EVALUACIN INDEPENDIENTE
AUTOEVALUACIN DEL CONTROL AUTOEVALUACIN DE GESTIN. EVALUACIN INDEPENDIENTE AL SCI AUDITORIA INTERNA PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL. PLAN DE MEJORAMIENTO POR PROCESOS PLAN DE MEJORAMIENTO INDIVIDUAL.
PLANES DE MEJORAMIENTO
Fuente. Alcalda Mayor de Bogot. Seminario sobre MECI Y GESTION DOCUMENTAL. 2005
De acuerdo con el esquema anterior, el componente de Informacin se encuentra ubicado en el subsistema de control de gestin, en el cual se identifican a su vez tres elementos que corresponden a diferentes estructuras de informacin: informacin primaria, informacin secundaria y los sistemas de informacin. La informacin primaria corresponde esencialmente a aquella informacin procedente del medio externo, es decir de las instancias con las cuales una organizacin esta en contacto permanente; puede tratarse de informacin estructurada (documentos tales como comunicaciones, cotizaciones, facturas, etc.), o sin estructurar (publicaciones, informacin procesada, servicios de prensa, etc.). La informacin secundaria es aquella que se origina y o procesa al interior de la entidad y soporta su gestin y la cual se registra generalmente en documentos. Los sistemas de informacin corresponden a los recursos tecnolgicos utilizados para la generacin de informacin de apoyo a la gestin de operaciones en la organizacin. Del anlisis de este componente y sus elementos, se puede inferir que la gestin de documentos esta imbricada en el centro de la gestin
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administrativa de cualquier organizacin (figura 2); de esta forma, la produccin de documentos en una entidad es el resultado de la relacin causa-efecto entre los diferentes procesos realizados para cumplir con los objetivos de una entidad en un modelo PHVA.
Sistema de Gestin de la Calidad Modelo Estndar de Control Interno
SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL
Sistema de Desarrollo Administrativo
Sistema de Gestin Ambiental
Figura 2. La gestin de documentos en control interno (Adaptacin del autor a partir del MECI)
Este modelo supone necesariamente una etapa previa en el ciclo vital del documento, la cual ya haba sido propuesta en un artculo publicado por ZAPATA en la revista Biblios en el 2003. La planificacin del documento hace parte del ciclo PHVA y est vinculada al sistema administrativo de la entidad, a travs de sus procesos y procedimientos. La reiteracin continua de los procesos en la gestin de las operaciones de una entidad, da lugar a una red de circuitos documentales que se convierten en entrada-salida de un proceso a otro, conformando por acumulacin los expedientes que mas adelante formaran las series y subseries documentales, formando as los archivos de la organizacin (figura 3).
Figura 3. Documentos electrnicos y e-archivos
246
En este sistema administrativo documental, cada documento es un eslabn de una cadena, en cuyo proceso de transformacin se presentan cclicamente las diferentes operaciones de la gestin documental: produccin, recepcin, distribucin, trmite, organizacin, consulta, conservacin y disposicin. As las cosas, la relacin entre el MECI y la GESTION DOCUMENTAL es doble, por un lado el subsistema de gestin incluye el elemento de INFORMACION como parte del modelo de control interno, en el cual estn incluidos los documentos generados y recibidos como resultados de las actividades de la organizacin; por el otro, tal como se muestra en la figura 4, el MECI establece una seri de procedimientos relativos a la gestin de la informacin, los cuales buscan un adecuado control sobre cualquier tipo de riesgo asociado a la gestin de documentos.
MECI Y GESTION DOCUMENTAL

Procedimientos para prevenir, detectar y corregir RIESGOS
Procedimientos para el aseguramiento de la informacin
Procedimientos para el seguimiento de la gestin
Procedimientos para la generacin y registro de informacin oportuna y confiable
Figura 4. Procedimientos para la gestin documental segn MECI
La necesidad de implementar mecanismos de control sobre la gestin documental es un imperativo de cualquier organizacin, pero principalmente en las entidades del Estado, tal como se evidencia en el estudio sobre archivos y corrupcin adelantando por el Archivo General de la Nacin en el ao 2006 y en el se levantaron diferentes mapas de riesgos relacionados con la gestin documental (tabla 1)
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Tabla 1. Factores de riesgo en la gestin documental (Zapata: 2006)
Un elemento fundamental en la aplicacin de las normas de control interno en la gestin documental tiene que ver con la necesidad de controlar el entorno tecnolgico de la informacin, el cual gracias a las tecnologas de la informacin presenta dos dimensiones:
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1. Una dimensin personal, en la cual los empelados de una organizacin trabajan en ambientes individuales, en donde el microcomputador es el eje del desarrollo de sus actividades. En este escenarios las personas son responsables por todos los procesos de gestin de los documentos y toma decisiones permanentes sobre la informacin a su cargo. 2. Una segunda dimensin, la cual se desarrolla en ambientes colaborativos, en donde mas de una persona es responsable por el proceso de gestin de los documentos, teniendo que compartir tanto datos como informacin y en la cual las decisiones no residen solamente en una persona sino en equipos de trabajo altamente efectivos. En los dos escenarios o dimensiones descritas anteriormente, la gestin de la informacin paso de estar bajo el control de la ORGANIZACION a manos de las PERSONAS, lo cual gener la prdida del control sobre la gestin de la informacin, ocasionando problemas en el desarrollo normal de las actividades de una organizacin; la razn principal para esta situacin es que los empleados de una organizacin no han sido formados para manejar informacin sino para el desarrollo de tareas puntuales. Como resultado de esta situacin, cientos de empresas no tienen la capacidad para garantizar la gestin adecuada de la informacin bajo criterios de oportunidad, idoneidad, accesibilidad, confiabilidad, perdurabilidad, lo cual tiene sustento en la falta de un modelo operativo para la gestin de la informacin electrnica, como el que se describe en la figura 5.
TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION
Aseguramiento de la informacin Aprovechamiento de la informacin

Resolucin de las necesidades del cliente (usuario/ciudadano) Administracin de la relacin con el cliente - CRM
Integracin de la informacin
Acceso
Preservacin y proteccin
Continuidad del Negocio
Centros y Unidades de Informacin (Archivos, Bibliotecas, C. de Documentacin) Administracin de la relacin con proveedores, clientes y socios
reas del Negocio
Gestin de
informacin Poltica de Informacin
Estrategia de Informacin Gestin del Cambio Administracin del negocio
Figura 5. Modelo Operativo para la Gestin de la Informacin Electrnica (Adaptacin del autor del modelo propuesto por GUTIERREZ CUEVAS (2002))
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Este modelo se apoya en el desarrollo de una cultura corporativa para la gestin de la informacin y los documentos de una organizacin as como en la existencia en el mundo de hoy, de estrategias y herramientas de colaboracin que han transformado el mbito de la informacin hacia los equipos de trabajo; este nuevo entorno de la informacin genero una transformacin profunda no solo en las practicas y mtodos para el manejo de la informacin, sino en las mismas caractersticas de esta, toda vez que pasamos de manejar activos fsico de informacin a activos intangibles y por lo tanto invisibles de informacin (figura 6.)
Figura 6. Nuevo paradigma de la gestin de la informacin
En este nuevo entorno de la informacin convergen dos conceptos relacionados con la gestin de informacin electrnica: documento electrnico y registro electrnico. Un DOCUMENTO ELECTRONICO se puede entender como cualquier informacin gestionada desde su origen a travs de sistemas electrnicos, emanada de un rgano administrativo o un funcionario de una entidad desde el momento en que ste es proyectado (iniciado) hasta cuando cumple con todos los requisitos tcnicos, jurdicos y administrativos de la entidad, que le otorgan validez frente a la administracin y frente a terceros, y que se tramita, distribuye, publica, conserva y archiva electrnicamente durante todo su ciclo de vida. Un REGISTRO ELECTRONICO se podra definir como cualquier informacin electrnica (documento) emanada de un rgano administrativo o un funcionario de una entidad desde el momento en que es proyectada (iniciada) hasta su perfeccionamiento, gestionada durante todo su ciclo de vida de manera electrnica y que se conserva como un TODO, junto con los dems datos e informacin con los cuales esta vinculado, a travs de meta datos adecuadamente estructurados y preservados.
250
La gestin de documentos electrnicos se basa en la gestin de registros y comprende: El contenido (informacin gestionada electrnicamente) El tipo documental (con su estructura diplomtica) Las metodologas para su gestin (tecnologas y herramientas) Los metadatos (documento, proceso, contexto, etc.) El entorno tecnolgico desde donde fue gestionado (PC, ambientes colaborativos, etc.) El conjunto o corpus documental (serie, subserie, expediente)
Estos elementos deben convertirse en un todo (encapsulado) con atributos y caractersticas que le permitan ser gestionado por el archivista, cuyo reto es mantener el vinculo entre cada uno de los elementos. Una buena gestin de documentos electrnicos se debe sustentar en la ejecucin o aplicacin de tres funciones documentales: Declarar el documento, lo cual implica registrarlo para darle existencia dentro del sistema de gestin documental. Clasificarlo, de acuerdo con una estructura archivstica previamente aprobada, preferiblemente automatizada. Aplicar el concepto de record continuum* durante su gestin.239 Controlar la gestin durante todo el ciclo de vida. Mantener la estructura del expediente en segunda y tercera fase.
As mismo, la gestin electrnica de documentos debe reunir las siguientes funciones: Creacin y captura de documentos electrnicos en el SIGD Aplicacin de reglas para los documentos (clasificacin, retencin, conservacin)
* Peis Redondo, analiza el concepto de record continuum que concibe la gestin de documentos como un proceso continuo desde el momento de creacin del registro; Pederson refirindose al mismo concepto dice que mientras en el modelo del ciclo de vida se puede dar una separacin de responsabilidades en la gestin de documentos, en el modelo continuum se da la integracin de dichas responsabilidades. Esta autora describe el continuum como un modelo de gestin relativo al sistema de gestin de registros que es continuo, dinmico y constante, sin ninguna distincin de fases
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Aplicacin de reglas para los expedientes (clasificacin, retencin, conservacin) Administracin de flujos de trabajo Archivo de la informacin Gestin de comunicaciones (la Web y el correo electrnico) Sistemas de bsqueda y recuperacin documental. Gestin de los formatos de salida de documentos (apariencia)
BONAL especifica cuatro procedimientos para integrar los documentos al sistema de gestin electrnica de documentos: Creacin y captura de documentos electrnicos mediante el propio sistema. Integracin de documentos electrnicos generados desde otras aplicaciones. Conversin de documentos producidos en otros soportes. Integracin de documentos procedentes de canales externos.
Para Bonal algunos de los cambios en la forma como la gestin electrnica de documentos afectara la actividad de los archivos y el desempeo de los archivistas son: Mayores problemas en las actividades de identificacin documental. Aumento en los elementos a analizar en la identificacin documental. Dificultades para identificar el organismo productor Mayor facilidad para la realizacin de transferencias documentales Mejoras en los estndares de descripcin, superiores a los niveles actuales que ofrecen los archivos fsicos. Necesidad de implementar medidas para preservar y conservar el contenido de los documentos desde su produccin. Problemas de acceso al contenido de los documentos ocasionadas por fallas en los sistemas de gestin automatizada Descentralizacin del contenido que forma un documento (por ejemplo un hipertexto) lo que dificultara su tratamiento. Prdida de informacin vital e histrica.
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u CONCLUSIONES
El desarrollo de las tecnologas de la informacin, los avances en la teora archivstica y la aparicin de nuevos paradigmas sobre la gestin de la informacin y los documentos (figura 7), estn modificando radicalmente el papel que deben jugar los archivistas en la sociedad de la informacin; la aparicin de conceptos emergentes como e-gobierno, e-administracin, e-democracia afectan sustancialmente el valor de la informacin y los modelos, practicas, herramientas, mtodos y procedimientos que se deben aplicar para hacer frente al creciente e invisible volumen de informacin electrnica, una de cuyas consecuencias, de no ser tratada tcnicamente y a tiempo, es la prdida de uno de los activos mas valiosos de una organizacin: su informacin; y con ella la prdida de la memoria corporativa.
Creacin
Conservacin Disposicin
G e s t i n
Informacin estructurada
d e
D ocumentos
Almacenamiento y preservacin
Acceso al documento
G e s t i n
d e
Registros
Integrar los meta-datos asociados al documento (de contenido, de contexto, del productor, del proceso, etc.)
Implementacin de un entorno colaborativo
Valoracin de los documentos y criterios de preservacin
Figura 7. Gestin de Registros vs. Gestin de Documentos
Es por ello que debemos coincidir con Martn Becerra cuando afirma que las posibilidades materiales de acceso, produccin, procesamiento, almacenamiento, distribucin, recepcin, bsqueda y recodificacin de la informacin, hacen parte de los procesos crticos que involucran el desarrollo de la sociedad de la informacin.
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254
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LOS SERVICIOS DIGITALES DE ARCHIVO

como medios de difusin de la informacin
Por. Luis Fernando Jan Garca jaen66@hotmail.com
u INTRODUCCIN
En la era de la Sociedad de la Informacin los archivos estn experimentado una serie de cambios vertiginosos en su concepcin, finalidad y forma de accionar. De ah que una de sus metas actuales es la satisfaccin de las necesidades de informacin de los usuarios, ya que ellos son la razn de la existencia de esos centros archivsticos. Por lo tanto, estos deben establecer una serie de polticas, directrices y actividades para satisfacer los requerimientos informativos de los usuarios internos y externos.240 Por lo anterior, los archivos deben implementar una serie de servicios archivsticos que estn focalizados en los usuarios. Asimismo, tienen que propiciar su proyeccin a nivel interno y externo para potenciar su fondo documental y la funcin que ejercen dentro del desarrollo productivo del pas. Los avances de las Tecnologas de la Informacin y Comunicacin (TIC) estn cada vez mas presentes en el quehacer de los archivos, forman parte del esquema de la aplicacin de los procesos tcnicos archivsticos, la difusin de archivos y los servicios archivsticos, entre otros.
240 Doctor en Documentacin por la Universidad Carlos III de Madrid, Espaa. Profesor en la Seccin de Archivstica, Escuela de Historia, Universidad de Costa Rica.
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Por lo tanto, este trabajo centra su atencin en analizar la incidencia que tienen las TIC en los centros archivsticos, especficamente lo que corresponde a los servicios y la difusin de archivos, todo ello a partir del papel que juegan los medios electrnicos para su elaboracin y puesta en prctica; lo que permitir una mejor y mayor proyeccin, visibilidad, presencia y posicionamiento a nivel institucional y en el entorno externo en que se desenvuelven.
1. LOS SERVICIOS ARCHIVSTICOS Y EL ENTORNO ELECTRNICO

Los servicios archivsticos son una gana de actividades identificables e intangibles que permiten satisfacer y responder a las necesidades de los usuarios, stos deben disearse e implementarse sobre la base de una visin de mercado. De ah que su elaboracin tiene que fundamentarse, planificarse y ajustarse a los requerimientos de los usuarios y no al contrario, como ocurre muchas veces, que son los clientes quienes adaptan sus necesidades a lo que ofrece el archivo. Los archivistas deben potenciar la apertura y proyeccin de los archivos, interna y externamente, a partir de una serie de servicios que requieren elaborar y proporcionar a los usuarios, que acuden a estos centros de informacin, para satisfacer sus necesidades informativas. Actualmente los servicios que brindan los archivos estn subordinados bsicamente a la consulta, prstamo y reprografa de los documentos. No obstante, mas all de esa reducida alternativa existen otras que se deben implementar e incentivar; para potenciar los procedimientos de orientacin, servicios y apoyo a los clientes en el uso de los recursos materiales, humanos, tecnolgicos, etc., que dispone el archivo para la usabilidad de la informacin. De esta manera hacer de los archivos entes ms dinmicos, visibles e interactivos. El surgimiento y desarrollo de las TIC han propiciado el advenimiento de una serie de servicios archivsticos electrnicos, que tiene como incidencia una mayor cobertura, proyeccin y permanencia en el tiempo y el espacio.
1.1 Digitalizacin en la documentacin

Es evidente que las TIC cada vez ofrecen interesantes oportunidades y alternativas en cualquier campo de accin, por lo tanto, en el quehacer
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archivstico lo mas destacado son las posibilidades de acceso y difusin de la informacin a travs de la Red; tal es el caso de la digitalizacin de la documentacin, que consiste en la captura de la imagen de los documentos mediante un proceso de escaneo para su posterior almacenamiento en un soporte ptico o magntico. La digitalizacin es una excelente alternativa para efectos de conservacin y difusin de la documentacin, lo cual permite superar las barreras del tiempo y el espacio en cuanto a su preservacin y accesibilidad. El desarrollo tecnolgico aplicado a los archivos presenta el reto de la implementacin de proyectos de digitalizacin de sus fondos documentales, de esta manera poner al servicio de los clientes parte o la totalidad de la informacin existente en el archivo. La digitalizacin de la documentacin presenta una serie de ventajas en los mbitos temporales y espaciales, a saber: Ventajas temporal. Supera barreras de horarios. Acceso libre y gratuito. Acceso 24/365. Ventajas espaciales. No existen limitaciones geogrficas. No hay que desplazarse al archivo. Ahorro de tiempo y recursos. Acceso a mayor nmero de documentos.
Un buen ejemplo de la digitalizacin de documentos es el Portal de Archivos Espaoles (PARES), httpp://pares.mcu.es, que ha sido desarrollado por la Subdireccin General de los Archivos Estatales con dos finalidades fundamentales: Proporcionar herramientas de trabajo para la gestin de los servicios archivsticos y el control de los fondos documentales. Servir como plataforma de difusin archivstica en la Web241.
241 M. Snchez Mairena. Pares. Portal de Archivos Espaoles, 2008, pg. 1.
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Por su parte, algunos de los servicios que proporciona PARES son los siguientes: Acceso libre y gratuito desde cualquier conexin de Internet. No necesita de inscripcin previa. Cualquier usuario puede acceder a sus contenidos y motores de bsqueda. Los documentos son accesibles y publicados por cada archivo conforme se van digitalizando. El usuario externo puede comunicarse con el administrador de PARES mediante el uso de un formulario electrnico. Existe una lista de distribucin que informa mediante alertas cualquier novedad en la publicacin de documentos o avisos de inters. Agenda de investigador para guardar los resultados de las estrategias de bsquedas. Envo de imgenes por correo electrnico.
Portal de Archivos Espaoles, http://pares.mcu.es/
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Ejemplo de un documentos digitalizado del Archivo Histrico Nacional sobre Costa Rica, http://pares.mcu.es/ParesBusquedas/servlets/Control_ servlet?accion=4&txt_accion_origen=2&txt_id_desc_ud=1340140
1.2 Los canales RSS

Los archivos RSS (Really Simple Syndication o Sindicacin Sencilla), comnmente llamados feeds RSS o canales RSS, estn diseados para la distribucin de noticias o informacin contenidas en sitios web y blogs. Los RSS se utilizan para suministrar, a usuarios debidamente inscritos, informacin actualizada. Ello permite distribuir contenidos sin necesidad de un navegador, utilizando un software diseado para leer los contenidos RSS llamados agregadores, es decir, programas capaces de interpretar las fuentes RSS. A travs de los RSS el usuario tiene la opcin de suscribirse al contenido de una pgina web o alguna de sus secciones. Dichos contenidos se cargarn
261
automticamente en la computadora u otro tipo de terminal del usuario. El suscriptor recibe la informacin ms actual de forma cmoda y automtica, la cual no est limitada nicamente a los archivos de texto, sino que tambin pueden incluir archivos de audio y vdeo. Entonces, los RSS son un formato basado en XML que permite distribuir aquella informacin que mejor se adapta a lo que el usuario requiere, para ofrecerla de forma rpida y actualizada. Para identificar en la web los RSS, se utilizan los siguientes conos:
Algunas de las aplicaciones de los canales RSS en los archivos puede ser para comunicar a sus usuarios sobre nuevas actividades que ste ha incursionado, por ejemplo, es ideal para realizar anuncios sobre los nuevos servicios y productos que se han implementado, fundamentalmente aquellos que se basan en la web. Asimismo, publicitar los programas de difusin del archivo y suministrar informacin de ltimo momento e inters para los usuarios como directrices, polticas, lineamientos, etc.
262
1.3 Los BLOGS

Los blog, weblog o bitcora, son sitios web que compilan cronolgicamente textos, artculos, fotografas, vdeos, enlaces y comentarios de uno o varios autores y se actualizan peridicamente. Estos se estructuran por entradas o noticias que se ordenan cronolgicamente apareciendo primero lo ms reciente. Los blogs constituyen un importante instrumento tecnolgico para los archivos, pues permite promocionar los servicios que disponen esos centros archivsticos, as como publicitar todas aquellas actividades o programas de difusin que se vayan a realizar. Adems, segn Virginia Becerril Gonzlez, sirven de herramienta de colaboracin y gestin del conocimiento, o como herramienta de apoyo para la alfabetizacin informacional y la labor educativa242. Debido a la naturaleza y estructura de los blogs son una excelente vitrina o escaparate para el mercadeo y promocin de los servicios del archivo, ya que su carcter dinmico, la facilidad y la frecuente actualizacin los convierten en la herramienta perfecta para construir una tabln de anuncio o newsletter para informar a los usuarios de la actividades organizadas, anunciar los cambios o novedades de los servicios243. Los blogs son una herramienta tecnolgica de mucho provecho para aquellos archivos pequeos, de bajo presupuesto o que no disponen de personal informtico para desarrollar y mantener aplicaciones tecnolgicas; pues la facilidad de manejar un programa de creacin y publicacin de blogs facilita grandemente su divulgacin en la Red si necesidad de tener conocimientos de diseo web o HTML.
1.4 Las FAQ

Las FAQ (Frequently Asked Questions) o preguntas frecuentes, surgen paralelas a la creacin de sitios web de archivos. stas responden a polticas de informacin documental que consiste en anticiparse a las preguntas que de manera reiterativa se producen en los servicios de informacin o referencia244. Es decir, consiste en una lista de preguntas y respuestas que sobre un mismo asunto hacen frecuentemente
242 V. Becerril Gonzles y otros. Blogs de Biblioteconoma y Documentacin en Espaa, 2006, pg., 604. 243 Ibidem., pg., 604. 244 J. Borrs Lpez; D. Garca-Matarredona Cepeda y A. Martn Vega. Las FAQs y el servicio de referencia, 1996, pg. 658.
263
los usuarios, ya sea dentro de un determinado contexto, un tema en particular, un servicio o en general. Las FAQ se pueden organizar por temas y jerarquizarlas de las ms sencillas a las ms complejas. Se deben actualizar peridicamente a medida que se presenten nuevas interrogantes. La importancia de las FAQ se puede visualizar de la siguiente manera: Informan de manera concisa a los usuarios sobre cuestiones generales o especficas. Anticiparse a las preguntas y respuestas ms reiterativas que se producen en el servicio de referencia archivstico. Ayuda a que los usuarios puedan resolver sus inquietudes por s mismo. Evita perdida de tiempo y desaprovechamiento de recursos contestando siempre las mismas preguntas. Facilita el trabajo del archivista referencista.
Las FAQ deben ser escritas de forma concisa, al respecto Garca y Portugal sealan que el referencista puede anticipar y determinar las posibles preguntas, formularlas de manera clara y sencilla, con sus respectivas respuestas completas, en un lenguaje coloquial y directo, de fcil comprensin para el usuario245.
245 I. L. Garca y M. Portugal. Servicio de referencia. Una propuesta integradora, 2008, pg., 143.
264
Servicio de FAQ o preguntas frecuentes del Archivo Nacional de Costa Rica, http://www.archivonacional.go.cr/preguntasfrecuentes.htm
1.5 Alerta de nuevos ingresos

Este servicio, conocido tambin como alerta informativa o newsletter, consiste en informar a los usuarios sobre los nuevos ingresos o remisiones de documentos que se han integrado al archivo. Este servicio debera estar presente en todo centro archivstico y dirigido a todos los usuarios internos y externo. En cuanto a su presentacin, puede ser a partir de un boletn que se enve por medio de correo electrnico, disponerlo en el sitio web o blog del archivo.
2. LA DIFUSIN DE ARCHIVOS Y EL ENTORNO ELECTRNICO

Los archivos son centros de informacin que deben estar al servicio de los administrados y la sociedad en general. Por lo tanto, requieren de una mayor proyeccin interna y externa, es decir, tener una presencia y posicionamiento en el entorno institucional y en el mbito geogrfico de su circunscripcin. Los archivos requieren propiciar una mayor integracin e interrelacin con la institucin a la cual estn adscritos, es decir, tener una proyeccin interna para darse a conocer. Por otra parte, tienen que proyectarse externamente, presentado una imagen positiva y transparente de lo que constituye en la actualidad un centro archivstico. De esta manera, hacer llegar a los diferentes colectivos sociales la oferta de servicios y productos que puede proporcionar, la informacin que contiene y el acceso a la documentacin, para as captar nuevos usuarios. Lo anteriormente expuesto es viable de obtener mediante la implementacin de programas de difusin, que consiste, segn el Diccionario brasileiro de terminologa archivstica en el Conjunto de atividades a aproximar o pblico dos arquivos, por meio de publicaes e da promoa de eventos, como exposies e conferncias 246.
246 Arquivo Nacional de Brasil. Dicionrio brasileiro de terminologia arquivistica, 2005, pg. 72.
265
Existe una gran variedad de programas de difusin que se pueden implementar en los archivos. Todo ello depender de la creatividad de los archivistas, de los recursos disponibles, del tipo y particularidades del archivo, de la naturaleza de la documentacin y de la finalidad que se quiera percibir. Por la naturaleza de la temtica del Seminario y de la ponencia, se analizarn nicamente aquellos programas que permiten la difusin de los archivos desde los entornos electrnicos, es decir, a partir del la utilizacin de la TIC.
2.1 Exposiciones virtuales

Las exposiciones son una de las actividades ms desarrolladas en los archivos, actualmente existen dos modalidades: reales y virtuales. En el caso de las virtuales, son diseadas para instalar en Internet, en el sitio web del archivo o de la institucin a la que estn adscritos, o bien, en otros soportes electrnicos como CD o DVD. Constituyen un medio eficaz de proyectar los archivos, cuyas temticas pueden ser muy variopinta y girar en torno a una efemride, una festividad (nacional, regional o local), natalicio de una personalidad, homenajes, sobre un fondo documental relevante o un tema de actualidad. Las exposiciones virtuales presentan la ventaja de que no requieren de un local, vitrinas, paneles y seguridad. Adems, no demandan de mayor inversin econmica; son interactivas, llegan a un pblico ms amplio y perduran en el tiempo y el espacio. Asimismo, permiten exponer aquellos documentos que, por razones de seguridad y conservacin, no pueden ser mostrados en exposiciones reales; al respecto, Julio Cerd Daz seala que el verdadero potencial de la versin electrnica es la informacin, el volumen ilimitado de recursos que se pueden ofrecer y la enorme visibilidad que se logra247.
247 J. Cerd Daz. Las exposiciones documentales. Tcnicas y tendencias, 2007, s.p.
266
Exposicin virtual Sellos, letras y firmas, signos que revelan historia del Archivo Nacional de Costa Rica, http://www.archivonacional.go.cr/letras_firmas.htm
Diversas exposiciones virtuales del Archivo Nacional de Brasil, http://www.exposicoesvirtuais.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm
267
2.2 Servicios educativos o pedaggicos virtuales

Consiste en la interaccin que se debe acentuar entre los archivos y los centros educativos (escuelas, colegios o universidades), propiciando la dimensin formativa que pueden cumplir esas unidades a partir de la utilizacin de sus fondos documentales, donde los centros archivsticos se convierten en un producto mas de la oferta pedaggica. A partir de los cometidos curriculares de los centros docentes, el archivista y los educadores pueden planificar dichos servicios y hacer su elaboracin virtual en Internet, CD o DVD.
Servicio pedaggico El Archivo Nacional rescata la fechas patrias del Archivo Nacional de Costa Rica, http://www.archivonacional.go.cr/rinedu_principal.htm
268
Servicio pedaggico del Archivo General de la Nacin de Mxico, http://www.agn.gob.mx/menuprincipal/ninosagn/ninos.html
2.3 Videos
Es un medio audiovisual que permite dar a conocer el archivo en todas sus dimensiones, tales como infraestructura, reas, servicios y documentacin, entre otros. Debe ser animado, claro, conciso y didctico, as como, no exceder entre los 5 y 10 minutos. Se puede disponer en el sitio web o el blog del archivo.
2.4 Visitas guiadas virtuales

Es un medio interactivo para conocer el archivo a travs de Internet u otro soporte electrnico como CD o DVD. De forma virtual, a partir del uso de la multimedia, se disponen imgenes fijas y en movimiento del centro archivstico. De esta manera cualquier interesado, desde cualquier parte del planeta, lo puede conocer sin necesidad de desplazarse a l.
269
Visita virtual del Archivo General de Indias, http://www.mcu.es/archivos/CE/ExpoVisitVirtual/visitas/indias/indias.html
Visita virtual del Archivo Nacional de Costa Rica, http://www.archivonacional.go.cr/visita/guia.htm
270
2.5 Boletines informativos

Es una publicacin peridica que recoge noticias sobre actividades propias del archivo, remisiones de documentos, actividades de formacin continuada (cursos, congresos, seminarios y talleres), nuevos servicios, recursos bibliogrficos, etc. El boletn tiene que ofrecer una imagen atractiva y dirigida a un pblico especializado o interesado en la materia. Puede ser electrnico y su periodicidad puntual.
Boletn Arxibar del Archivo Municipal de Barcelona http://w3.bcn.es/XMLServeis/XMLHomeLinkPl/0,4022,240827346_462991076_1,00.html
2.6 Sitios WEB

Los sitios web constituyen una de las actividades ms verstiles de difusin de archivos, gracias a las bondades que presentan las TIC. El diseo de un sitio web requiere de una planificacin previa y una estructuracin clara. Dentro de los contenidos se debe tener en cuenta la informacin general y referencial del archivo, tales como resea histrica, marco filosfico, servicios, instrumentos descriptivos, bases de datos, cuadro de clasificacin, reglamentos, programas de difusin y otros asuntos relevantes. Adems, se puede disponer informacin complementaria como recursos y fuentes de informacin, revistas
271
electrnicas, enlaces con asociaciones de archivistas, archivos y organismos internacionales relacionados con la materia.
3. A MANERA DE CONCLUSIN
Sin partimos de la premisa que en la actualidad la razn de ser de los archivos son los usuarios internos y externos, stas unidades de informacin deben implementar una serie de servicios archivsticos que permitan satisfacer las necesidades, demandas y consumo de la informacin que requieran dichos usuarios. Aunado a lo anterior, la difusin de archivos permite la proyeccin de estos y su posicionamiento institucionalmente y dentro del contexto externo en que se encuentran circundados. Es decir, la difusin en la alternativa que tiene los centros archivsticos para tener una mayor visibilidad, presencia y prestigio como unidades de informacin para la gestin administrativa, la toma de decisiones, la rendicin de cuentas, la transparencia y el ocio, entre otros. En la actualidad es innegable la incidencia que tienen las TIC en el desarrollo de los archivos, sobre todo en el campo de la implementacin de los servicios archivsticos y la difusin de archivos. De ah que a partir de los entornos electrnicos se pueden implementar una gran variedad de dichos servicios, con la ventaja que tiene un mayor alcance y perdurabilidad en el tiempo y el espacio.
4. BIBLIOGRAFA
Alberch i Fugueras, R. y otros. (2001). Archivos y cultura: manual de dinamizacin. Gijn: Trea. Arquivo Nacional de Brasil. 2005. Dicionrio brasileiro de terminologia arquivistica. Ro de Janeiro: Arquivo Nacional. Becerril Gonzles, V. y otros. (2006). Blogs de Biblioteconoma y Documentacin en Espaa. Revista Espaola de Documentacin Cientfica. (29, 4), octubrediciembre, 603-627. Borrs Lpez, J., Garca-Matarredona Cepeda, D., Martn Vega, A. Las FAQs y el servicio de referencia. En: V Jornadas espaolas de documentacin automatizada. (657-668). Cceres-Espaa.
272
Cerd Daz, J. (2007). Las exposiciones documentales. Tcnicas y tendencias. En: Jornadas sobre la funcin social y cultural de los archivos. S.p., 7 al 10 de mayo, Diputacin de Cdiz, Navarro Bonilla, D. (2001). El servicio de referencia archivstico: Retos y oportunidades. Revista Espaola de Documentacin Cientfica. (24-2), 178-197. Snchez Mairena, A. (2008). PARES: Portal de Archivos Espaoles. Jornada Tcnica Portales de Archivos en Internet. Madrid, 28 de mayo.
273
Impreso en Bogot D.C., Colombia Subdireccin Imprenta Distrital D.D.D.I. 2011

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