PLAN PARA REALIZAR UNA AUDITORA Auditora Administrativa Cumple con una doble misin: primero, como parte

integrante del control superior; es decir, un medio para obtener y mantener el control; el segundo es; el medio principal para la medicin y evaluacin de resultados. FUNCIONES A DESARROLLAR: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. investigacin constante de planes y objetivos estudio de las polticas y sus prcticas revisin constante de la estructura orgnica estudio constante de las operaciones de la empresa analizar la eficiencia de la utilizacin de recursos humanos y materiales revisin del equilibrio de las cargas de trabajo revisin constante de los mtodos de control

METODOLOGA FAMILIARIZACIN Los auditores deben conocer cuales son los objetivos de la actividad, como van a lograrse y como van a determinar los resultados. VERIFICACIN Requiere que los auditores examinen en detalle una muestra selecta de transacciones, seleccionada preferiblemente por muestreo estadstico; el tamao de esta depender de su propio criterio basado en el grado de confianza que sea necesario para que represente razonablemente la poblacin de la cual se seleccion. Al realizar la verificacin los auditores usualmente estn interesados en tres temas: Calidad, Periodo correcto y costo. EVALUACIONES Y RECOMENDACIN El auditor debe reservarse para la conclusin del examen, los auditores proporcionan un mejor servicio a la Gerencia y mantienen mejores relaciones con la direccin departamental cuando comentan los hechos que han encontrado. Cualquier informe formal que le muestre a la Gerencia que todas las diferencias se corrigieron antes de que se emitiese, encontrar una aceptacin amistosa tanto por parte de la direccin General como de la Operativa. Las recomendaciones deben hacerse solamente cuando el auditor est totalmente seguro; como resultado de su examen.

INFORMAR DE LOS RESULTADOS A LA DIRECCIN La auditoria operativa por su propia naturaleza est orientada hacia el futuro la justificacin de su existir, se basa en las recomendaciones y planteamientos que hace para un futuro ms saludable para la empresa, a travs del logro de una mayor eficiencia, eficacia y economa empresarial. Alguno de los beneficios a derivarse de la auditoria operativa incluye la oportunidad de: Reducir los Costos Incrementar los ingresos Crear una poltica para llenar un vaco que a causa de la ausencia de poltica afecta adversamente al organismo Modificar una poltica que no satisface las necesidades del organismo Volver a definir los objetivos de unidades cuando hayan dejado de integrarse o ser compatible con las metas de largo plazo del organismo. El alcance de la Auditora: a) Revisin de la veracidad e integridad de la informacin financiera, operativa y los medios utilizados para identificar, medir, clasificar y reportar esa informacin. b) Revisar los sistemas establecidos para asegurar el cumplimiento de polticas, planes, procedimientos y ordenamientos legales que pueden tener un impacto significativo en las operaciones y en los reportes y determinar si la organizacin cumple con tales sistemas. c) Revisar las medidas para salvaguardar activos y si son adecuadas verificar la existencia de tales activos. d) Evaluar el aspecto econmico y la eficiencia con que los recursos estn siendo utilizados. e) Revisar aquellas operaciones o programas que tiendan a asegurar que los resultados sean acordes con los objetivos y metas establecidas y si esas operaciones y metas, programas estn siendo llevados a cabo segn lo planeado. DESARROLLO DEL PLAN DE AUDITORA Iniciar una auditoria Paso uno. Primer encuentro. Reunirse con el presidente y/o junta directiva para establecer que: La organizacin esta interesada en mejorar su reputacin. La organizacin comprenda/intente comprender el caso empresarial para la diversidad en el lugar de trabajo.

La organizacin tiene declaraciones de poltica que trata los temas de la igualdad de oportunidades y la diversidad Paso dos. Requerir la preparacin de los trmites antes de la primera visita. Proporcionar huna lista de materiales, que la organizacin pueda recopilar para la inspeccin de los asesores. Paso tres. Segundo encuentro Inspeccionar los documentos y empezar a otorgar una puntuacin. Establecer que documentos claves pudieran faltar segn la lista entregada durante la primera visita. Decidir cuales son grupos de objetivos y las reuniones individuales a mantener `para solicitarlas ante la organizacin con el fin de completar la valoracin global. Paso cuatro. Dirigir grupos de enfoque y realizar entrevistas Paso cinco. Terminar el proceso de puntuacin. Un programa de auditora es un conjunto documentado de procedimientos diseados para alcanzar los objetivos de auditora planificados. El esquema tpico de un programa de auditora incluye lo siguiente: Tema de auditora: Donde se identifica el rea a ser auditada. Objetivos de Auditora: Donde se indica el propsito del trabajo de auditora a realizar. Alcances de auditora: Aqu se identifica los sistemas especficos o unidades de organizacin que se han de incluir en la revisin en un perodo de tiempo determinado. Planificacin previa: Donde se identifica los recursos y destrezas que se necesitan para realizar el trabajo as como las fuentes de informacin para pruebas o revisin y lugares fsicos o instalaciones donde se va auditar. Procedimientos de auditora: para: Recopilacin de datos. Identificacin de lista de personas a entrevistar. Identificacin y seleccin del enfoque del trabajo Identificacin y obtencin de polticas, normas y directivas. Desarrollo de herramientas y metodologa para probar y verificar los controles existentes. Procedimientos para evaluar los resultados de las pruebas y revisiones. Procedimientos de comunicacin con la gerencia. Procedimientos Asignacin de Recursos de auditora. La asignacin de recursos para el trabajo de auditora debe considerar las tcnicas de administracin de proyectos las cuales tienen los siguientes pasos bsicos: Desarrollar un plan detallado: El plan debe precisar los pasos a seguir para cada tarea y estimar de manera realista, el tiempo teniendo en

cuenta el personal disponible. Contrastar la actividad actual con la actividad planificada en el proyecto: debe existir algn mecanismo que permita comparar el progreso real con lo planificado. Generalmente se utilizan las hojas de control de tiempo. Ajustar el plan y tomar las acciones correctivas: si al comparar el avance con lo proyectado se determina avances o retrasos, se debe reasignar tareas. El control se puede llevar en un diagrama de Gantt. Tcnicas de recopilacin de evidencias La recopilacin de material de evidencia es un paso clave en el proceso de la auditora, el auditor de sistemas debe tener conocimiento de cmo puede recopilar la evidencia examinada. Algunas formas son las siguientes: Revisin de las estructuras organizacionales de sistemas de informacin. Entrevistas con el personal apropiado, las cuales deben tener una naturaleza de descubrimiento no de acusatoria. Observacin de operaciones y actuacin de empleados, esta es una tcnica importante para varios tipos de revisiones, para esto se debe documentar con el suficiente grado de detalle como para presentarlo como evidencia de auditora. Auto documentacin, es decir el auditor puede preparar narrativas en base a su observacin, flujogramas, cuestionarios de entrevistas realizados. Aplicacin de tcnicas de muestreo para saber cuando aplicar un tipo adecuado de pruebas por muestras. Evaluacin de fortalezas y debilidades de auditora Luego de desarrollar el programa de auditora y recopilar evidencia de auditora, el siguiente paso es evaluar la informacin recopilada con la finalidad de desarrollar una opinin. Informe de auditora Los informes de auditora son el producto final del trabajo del auditor de sistemas, este informe es utilizado para indicar las observaciones y recomendaciones a la gerencia, aqu tambin se expone la opinin sobre lo adecuado o lo inadecuado de los controles o procedimientos revisados durante la auditora, no existe un formato especfico para exponer un informe de auditora de sistemas de informacin, pero generalmente tiene la siguiente estructura o contenido: Introduccin al informe, donde se expresara los objetivos de la auditora, el perodo o alcance cubierto por la misma, y una expresin general sobre la naturaleza o extensin de los procedimientos de auditora realizados. Observaciones detalladas y recomendaciones de auditora. Respuestas de la gerencia a las observaciones con respecto a las acciones correctivas. Conclusin global del auditor expresando una opinin sobre los controles y procedimientos revisados.

Seguimiento de las observaciones de auditora. El trabajo de auditora es un proceso continuo, se debe entender que no servira de nada el trabajo de auditora si no se comprueba que las acciones correctivas tomadas por la gerencia, se estn realizando, para esto se debe tener un programa de seguimiento, la oportunidad de seguimiento depender del carcter crtico de las observaciones de auditora.