Lêi nãi ®Çu

--------------

Ngµy nay víi sù ph¸t triÓn m¹nh mÏ cña C«ng nghÖ th«ng tin
trong mét vµi thËp kû gÇn ®©y, viÖc tin häc hãa trong c¸c lÜnh
vùc ®· gãp phÇn thóc ®Èy sù tiÕn bé cña x· héi. ThËt vËy trong c¸c
lÜnh vùc qu¶n lý ®· nÈy sinh ra nhiÒu mèi quan hÖ víi nhiÒu yÕu tè
phøc t¹p. NÕu chØ dïng nh÷ng biÖn ph¸p vµ c«ng cô thñ c«ng th×
sÏ rÊt khã kh¨n vµ tèn thêi gian trong c«ng t¸c qu¶n lý.
§øng tríc t×nh h×nh trªn, nÕu chØ sö dông c¸c ph¬ng tiÖn
truyÒn thèng thñ c«ng th«i th× sÏ kh«ng mang l¹i hiÖu qu¶ cao
trong c«ng viÖc. Do ®ã viÖc øng dông c«ng nghÖ tin häc ®Ó gi¶i
quyÕt c¸c c«ng viÖc, ®Æc biÖt lµ c«ng t¸c qu¶n lý hÕt søc cÇn
thiÕt. Mang tÝnh hiÖu qu¶ cao ®Æc biÖt lµ kh«ng gian vµ thêi gian
xö lý, lu tr÷, tiÕt kiÖm vµ linh ho¹t. Tuy nhiªn mçi lÜnh vùc mçi c«ng
viÖc l¹i cã nh÷ng ®Æc ®iÓm riªng. §èi víi ngµnh gi¸o dôc vµ ®µo
t¹o, cïng víi sù gia t¨ng vÒ nhu cÇu ®µo t¹o ®· ®Æt ra nhiÒu bµi
to¸n qu¶n lý phøc t¹p nh: Qu¶n lý sinh viªn, qu¶n lý tuyÓn sinh,
qu¶n lý ®iÓm vv ... C«ng t¸c qu¶n lý ®iÓm trong c¸c nhµ trêng lµm
b»ng thñ c«ng ®· mÊt rÊt nhiÒu thêi gian, cã lóc cßn x¶y ra sai sãt,
cha ®¸p øng ®îc yªu cÇu .
XuÊt ph¸t tõ nhu cÇu thùc tÕ ®ã ®Ò tµi "Qu¶n lý ®iÓm thi"
nh»m ®Ó gi¶m bít c«ng søc cho c¸n bé qu¶n lý còng nh ®Ó thuËn
tiÖn trong viÖc ®a ra kÕt qu¶ thi, b¶ng ®iÓm cho tõng líp. C¬ së
d÷ liÖu ®îc x©y dùng trong hÖ qu¶n trÞ c¬ së d÷ liÖu Microsft
Access.
Trong thêi gian lµm ®Ò tµi em ®· nhËn ®îc sù híng dÉn vµ
chØ b¶o tËn t×nh cña thÇy V¨n ThÕ Minh gióp em hoµn thµnh ®Ò
tµi thùc tËp tèt nghiÖp theo ®óng thêi gian qui ®Þnh.
Tuy nhiªn, do kh¶ n¨ng cßn h¹n chÕ vµ thêi gian cã h¹n nªn
®Ò tµi nµy cha thËt sù ®¸p øng ®óng tÇm cì cña c«ng viÖc. Em rÊt
mong nhËn ®îc sù gãp ý, chØ b¶o cña thÇy TrÇn §×nh Khang, gi¸o
viªn ph¶n biÖn vµ c¸c b¹n ®Ó ch¬ng tr×nh nµy cã thÓ ®¹t hiÖu
qu¶ cao h¬n. Em xin ch©n thµnh c¶m ¬n.
Hµ Néi, th¸ng 6/2005
Sinh viªn thùc hiÖn.

1
Chu m¹nh Trung

2
 Ch¬ng I
Giíi thiÖu ch¬ng tr×nh Microsoft Access 2000.
I. Yªu cÇu vÒ thiÕt bÞ:
CÇn mét m¸y tÝnh 486 cã bé nhí 16 MRAM trë lªn cã cµi ®Æt
Microsoft Access 97 hoÆc Microsoft Access 2000.

II. M« h×nh d÷ liÖu cña Microsoft Access.

1. Giíi thiÖu Microsoft Access:

Microsoft Access lµ hÖ qu¶n trÞ c¬ së d÷ liÖu trªn m«i trêng

Windown cã s¼n c¸c c«ng cô h÷u hiÖn vµ tiÖn lîi ®Ó tù ®éng sinh
ra c¸c ch¬ng tr×nh cho hÇu hÕt c¸c bµi to¸n qu¶n lý, thèng kª v.v...
víi Microsoft Access ngêi dïng kh«ng ph¶i viÕt c©u lÖnh cô thÓ mµ
chØ cÇn tæ chøc d÷ liÖu thiÕt kÕ c¸c yªu cÇu gi¶i quyÕt cña c«ng
viÖc. C«ng cô m¹nh mÏ cña Microsoft Access cung cÊp t¬ng t¸c c¬
së d÷ liÖu nh b¶ng truy vÊn, khi thùc hiÖn truy vÊn sÏ tËp hîp ®îc
kÕt qu¶ truy vÊn hiÖn lªn mµn h×nh.
PhÇn mÒm cña Microsoft Access kÕt hîp víi c«ng cô cã s¼n
lµm cho ch¬ng tr×nh mÒm dÏo h¬n vµ hoµn toµn cã thÓ thiÕt kÕt,
cµi ®Æt c¸c c¬ së d÷ liÖu cho bµi to¸n, nã gióp c¸c øng dông th«ng
qua hÖ qu¶n trÞ c¬ së d÷ liÖu Microsoft Access lµ thµnh phÇn ®îc
sö dông trong viÖc xö lý c¬ së d÷ liÖu quan hÖ. Microsoft Access
kh¸ râ rµng vµ dÔ sö dông trong viÖc xö lý d÷ liÖu kiÓu nµy mét
c¸ch hiÖu qu¶. Lîi Ých cña c¬ së d÷ liÖu quan hÖ chÝnh lµ ë chç
chóng ta cÇn lu tr÷ c¸c d÷ liÖu cã liªn quan ®Õn nhau. Nh÷ng
th«ng tin bæ sung cÇn thiÕt sÏ ®îc kiÕn t¹o nhê c¸c tÝnh chÊt liªn
kÕt gi÷a c¸c b¶ng d÷ liÖu.
Trong ch¬ng tr×nh qu¶n lý th viÖn chóng ta quan t©m ®Õn
th«ng tin tæng hîp tõ nhiÒu b¶ng kh¸c nhau muèn ®îc th«ng tin
tæng hîp nh vËy chóng ta cÇn x¸c ®Þnh mèi quan hÖ gi÷a c¸c
b¶ng d÷ liÖu, c¸ch thiÕt lËp mèi quan hÖ trong.
Microsoft Access cung cÊp cho ngêi sö dông mét c¸ch thuËn lîi,
nã cho phÐp kÕt nèi c¸c trêng cña hai b¶ng d÷ liÖu mµ cßn cho
phÐp quy ®Þnh kh¶ n¨ng toµn vÑn d÷ liÖu cña Microsoft Access. §ã
lµ kh¶ n¨ng tù ®éng cËp nhËt hay xo¸ nh÷ng th«ng tin cã liªn quan
trong c¬ së d÷ liÖu. NÕu ngêi dïng cËp nhËp th«ng tin mµ vi ph¹m

3
®Õn nguyªn t¾c toµn vÑn d÷ liÖu th× Microsoft Access sÎ tù ®éng
®iÒu chØnh ®Ó rµng buéc tÝnh toµn vÑn d÷ liÖu kh«ng bÞ ph¸ vì.
2. Giao diÖn cña Microsoft Access :

Còng nh tÊt c¶ c¸c phÇn mÒm ch¹y trªn m«i trêng Windown,
Microsoft Access cung cÊp cho ngêi sö dông mét m«i trêng ®å häa
trùc quan, giao diÖn ®å ho¹ gióp ngêi lµm viÖc mét c¸ch râ rµng vµ
t¹o mét t©m lý th©n thiÖn víi ngêi sö dông do c¸ch tr×nh bµy bè
trÝ ®Ñp m¾t dÔ hiÓu, c«ng cô thiÕt kÕ trong th viÖn cñ Microsoft
Access cho phÐp lµm viÖc thuËn tiÖn.
3. C¸c thµnh phÇn cña mét c¬ së d÷ liÖu Microsoft Access:

Microsoft Access cung cÊp c«ng cô m¹nh cã thÓ gi¶i quyÕt hÇu hÕt
c¸c vÊn ®Ò vÒ c¬ së d÷ liÖu nhê c«ng cô cã s¼n. Mçi c¬ së d÷
liÖu Microsoft Access gåm 6 thµnh phÇn chÝnh bao gåm: B¶ng d÷
liÖu (Table), B¶ng truy vÊn (Queries), biÓu mÉu (Forms), B¸o biÓu
(Report), Marco vµ c¸c ®¬n thÓ (Module).

a. B¶ng d÷ liÖu (Table):

C¸c d÷ liÖu nguån ®îc lu tr÷ trong b¶ng d÷ liÖu cã quan hÖ
víi nhau gäi lµ B¶ng (Table), c¸c b¶ng nµy ph¶i ®îc thiÕt lËp quan
hÖ tríc khi sö dông nh÷ng quan hÖ gi÷a c¸c b¶ng bao gåm ba lo¹i
quan hÖ c¬ b¶n. D÷ liÖu cña c¸c b¶ng lµ d÷ liÖu thùc tÕ tõ c¸c kho
hå s¬. C¸c b¶ng ®îc thiÕt lËp ®Ó lu tr÷ ®Çy ®ñ th«ng tin cÇn
thiÕt, ®ång thêi ®¶m b¶o kh«ng d thõa d÷ liÖu. viÖc hoµn thµnh
c¸c b¶ng d÷ liÖu lµ hoµn thµnh c¬ b¶n viÖc thiÕt kÕ mét c¬ së d÷
liÖu khi nhËp liÖu, vÊn ®Ò cÇn quan t©m chÝnh lµ sù chÝnh x¸c
cña chóng. Microsoft Access cã kh¶ n¨ng gióp chóng ta qui ®Þnh
c¸c h×nh thøc biÓu diÔn d÷ liÖu vµ th«ng b¸o lçi khi d÷ liÖu nhËp
kh«ng ®óng qui ®Þnh. §iÒu nµy ®îc thùc hiÖn khi thiÕt kÕ mét
b¶ng d÷ liÖu.
CÊu tróc mçi trêng cña mét b¶ng gåm ba phÇn khi thiÕt kÕ vµ
mçi trêng cã thuéc tÝnh riªng. §ã lµ c¸c tªn trêng, kiÓu d÷ liÖu cña
trêng vµ phÇn m« t¶ d÷ liÖu.
C¸c thµnh phÇn cña mét c¬ së d÷ liÖu Microsoft Access gåm;
+ Text : KiÓu ch÷ tèi ®a lµ 255 ký tù
+ Memo: kiÓu v¨n b¶n

4
 + Number: kiÓu sè, cã thÓ lµ mét byte,integr,long integer,
Single,double
+ Date/Time: kiÓu ngµy giê
+ Curency: kiÓu tiÒn tÖ
+ Counter: biÕn ®Õm
+ Yes/no: ®óng/sai
+ Ole: Nhóng vµ kÕt nèi ®èi tîng. Mét ®èi tîng d÷ lÖu cña
phÇn mÒm kh¸c cho phÐp lång g¾n hay liªn kÕt vµo Microsoft
Access .
* TÝnh chÊt cña trêng:
+ File size: kÝch thíc cña trêng ®îc tÝnh b»ng byte
+ Format: hiÓn thÞ kiÓu sè häc vµ kiÓu ngµy theo d¹ng thøc.
+ Input mask: qui ®Þnh khung nhËp liÖu hiÓn thÞ c¸c ký tù
mµ ngêi sö dông ®Þnh s½n trong khu«n mÉu gióp ngêi sö dông
kh«ng ph¶i ®¸nh vµo c¸c ký tù khi nhËp d÷ liÖu.
+ Decimal places: qui ®Þnh nhËp ký tù thËp ph©n phÇn lÎ
®èi víi vïng sè häc.
+ Caption: chó gi¶i, qui ®Þnh mét chuçi ký tù dïng lµm nh·n
cña vïng d÷ liÖu, nh·n nµy sÏ hiÖn ra cïng víi « d÷ liÖu trong b¸o
biÓu vµ biÓu mÉu.
+ Default value: gi¸ trÞ mÆc nhiªn, qui ®Þnh mÆc nhiªn ®Ó
Microsoft Access tù ®éng g¸n cho vïng khi ngêi sö dông thªm mét
mÈu tin míi vµo b¶ng.
+ Validation rule: qui t¾c kiÓm hîp qui ®Þnh giíi h¹n cña d÷
liÖu.
+Validation text: V¨n b¶n kiÓm hîp lÖ, néi dung cña h«ng
b¸o khi ngêi sö dông nhËp liÖu kh«ng ®óng giíi h¹n cho phÐp.
+ Required: nÕu chän Yes ( th× b¾t buéc ph¶i nhËp vµo d÷
liÖu).
+Allow zerolength: Cho phÐp chiÒu dµi rçng, chän yes nÕu
trêng hîp cho phÐp gi¸ trÞ Null ®èi víi vïng kiÓu text hoÆc Memo
+ Indexed: Vïng chØ môc.
* C¸ch ®Æt kho¸ chÝnh cho b¶ng
Chän trêng ®îc dïng lµm kho¸ chÝnh råi chän Edit – Set
Primary Key. Ngoµi c¸ch t¹o lËp b¶ng mét c¸ch thñ c«ng nh trªn th×
Microsoft Access cßn cung cÊp c«ng cô Table Wizarrd gióp ngêi sö
dông t¹o mét b¶ng d÷ liÖu heo sù híng dÉn tõng bíc cña c«ng cô
nµy. Tuy nhiªn mçi ch¬ng tr×nh cã nh÷ng yªu cÇu riªng, nhÊt lµ tªn
5
trêng cña b¶ng, do vËy c«ng cô Ýt ®îc sö dông khi t¹o lËp c¸c b¶ng.
Tuy nhiªn ®èi víi b¸o biÓu hay BiÓu mÉu th× c«ng cô Wizarrd l¹i rÊt
®îc dïng tíi, nhng thêng th× thiÕt kÕ víi Disgn View.

b. B¶ng truy vÊn (Queries).

* Giíi thiÖu chung vÒ b¶ng truy vÊn:
Søc m¹nh cña mét hÖ qu¶n trÞ c¬ së d÷ liÖu lµ kh¶ n¨ng truy
vÊn d÷ liÖu víi ®iÒu kiÖn cña ngêi dïng mét c¸ch nhanh chãng. VÒ
®iÒu kiÖn Microsoft Access lµm cho ngêi sö dông hµi lßng víi kh¶
n¨ng kÕt xuÊt d÷ liÖu tõ mét thµnh phÇn kh¸c gäi lµ b¶ng truy
vÊn.
ViÖc t¹o mét b¶ng truy vÊn rÊt ®¬n gi¶n vµ dÓ hiÓu. Ta chØ
cho Access lÊy d÷ liÖu tõ ®©u vµ lÊy nh÷ng g×, Microsoft Access
sÏ dùa trªn c¸c mèi quan hÖ ®· ®îc thiÕt lËp s¼n ®Ó rót ra c¸c
th«ng tin mµ ngêi sö dông yªu cÇu. Khi mét b¶ng truy vÊn ®îc thùc
hiÖn xong, nh÷ng d÷ liÖu tho¶ m·n yªu cÇu cña ngêi sö dông sÏ ®îc
tËp hîp trong mét b¶ng d÷ liÖu gäi lµ: Dynaset. Gäi chóng lµ nh÷ng
b¶ng d÷ liÖu ®éng v× trªn thùc tÕ Dynaset chØ ®îc thùc hiÖn khi
ta thùc hiÖn mét b¶ng truy vÊn (Run Queries). Nh÷ng th«ng tin
trong Dynaset thay ®æi theo sù thay ®æi cña th«ng tin chøa trong
b¶ng d÷ liÖu. Nhê sö dông c¸c b¶ng truy vÊn ta cã thÓ läc ®îc
nh÷ng th«ng tin cÇn thiÕt tõ c¸c b¶ng d÷ liÖu nguån. Microsoft
Access cung cÊp cho ngêi sö dông mét sè Queries cã c«ng dông vµ
hiÖu qu¶ nh sau:
+ B¶ng truy vÊn lùa chän: (select query) lµ b¶ng truy vÊn ®îc
nhiÒu ngêi dïng nhÊt. H×nh thøc cña nã gièng nh mét b¶ng d÷
liÖu. D÷ liÖu cña b¶ng truy vÊn ®îc lùa chän tõ nhiÒu b¶ng kh¸c
nhau cña c¬ së d÷ liÖu, ngêi sö dông cã thÓ tham kh¶o, ph©n tÝch
d÷ liÖu còng nh ®iÒu chØnh d÷ liÖu ngay trªn b¶ng truy vÊn hay
sö dông b¶ng truy vÊn nh lµ d÷ liÖu c¬ së cho mét t¸c vô kh¸c.
+ B¶ng truy vÊn tham kh¶o chÐo (Crosstab Query): BiÓu diÔn
kÕt qu¶ truy vÊn theo d¹ng hµng, cét cã tiªu ®Ò gièng nh mét b¶ng
tÝnh. Víi b¶ng truy vÊn nµy ngêi sö dông cã thÓ tæng hîp mét sè l-
îng lín d÷ liÖu trong b¶ng díi d¹ng liÖt kª dÔ tham kh¶o h¬n.
+ B¶ng truy vÊn hµnh ®éng ( Action Query): B¶ng truy vÊn
nµy gióp ngêi sö dông thùc hiÖn nh÷ng thay ®æi víi nhiÒu mÉu tin
cïng mét lóc hä còng cã thÓ sö dông b¶ng truy vÊn nµy ®Ó t¹o mét
6
b¶ng míi, xo¸ nh÷ng mÉu tin trong mét b¶ng d÷ liÖu, söa ®æi hay
thªm míi nh÷ng mÉu tin trong mét b¶ng d÷ liÖu.
+ B¶ng truy vÊn hîp nhÊt (Union Query): B¶ng truy vÊn nµy
kÕt hîp nh÷ng vïng t¬ng øng cña hai hay nhiÒu b¶ng.
+ B¶ng truy vÊn chuyÓn nhîng (Pacsthrough Query) : Göi
nh÷ng lÖnh tíi mét c¬ së d÷ liÖu SQL.
+ Truy vÊn khai b¸o sè liÖu (Data-Definition Queries): Dïng ®Ó
t¹o, thay ®æi hoÆc xo¸ nh÷ng b¶ng d÷ liÖu trong mét s¬ së d÷
liÖu cña Microsoft Access b»ng c¸ch dïng c¸c lªnh SQL.
Tuy nhiªn v× yªu cÇu cña ch¬ng tr×nh kh«ng ®ßi hái nh÷ng
th«ng tin qu¸ phøc t¹p hay truy cËp d÷ liÖu tõ c¸c c¬ së d÷ liÖu
kh¸c nªn trong c¸c c¬ së d÷ liÖu cña ch¬ng tr×nh qu¶n lý th viÖn
chóng em sö dông lo¹i truy vÊn chän lùa.
* C¸c c«ng dông cña Query:
Microsoft Access cung cÊp cho ngêi sö dông rÊt nhiÒu sù uyÓn
chuyÓn trong viÖc t¹o lËp c¸c b¶ng truy vÊn b»ng c¸ch sö dông
b¶ng truy vÊn ngêi ta cã thÓ:
+ Lùa chän c¸c vïng d÷ liÖu cÇn thiÕt: Ngêi sö dông kh«ng
cÇn ph¶i bao hµm tÊt c¶ c¸c vïng cña mét hay nhiÒu b¶ng d÷ liÖu
trong cïng mét b¶ng truy vÊn.
+ Lùa chän nh÷ng mÉu tin: Ngêi sö dông cã thÓ quy ®Þnh
nh÷ng tiªu chuÈn theo ®ã chØ cã c¸c mÉu tin tho¶ m·n c¸c tiªu
chuÈn ®ã míi ®îc hiÓn thÞ trong b¶ng kÕt qu¶ truy vÊn (Dynaset),
ngêi sö dông cã thÓ tham kh¶o nh÷ng mÉu tin theo mét thø tù quy
®Þnh.
+ Tham kh¶o d÷ liÖu thuéc nhiÒu b¶ng d÷ liÖu kh¸c nhau:
Ngêi sö dông cã thÓ thùc hiÖn viÖc tr¶ lêi mét c©u hái nµo ®ã liªn
quan ®Õn d÷ liÖu thuéc nhiÒu b¶ng d÷ liÖu kh¸c nhau vµ hiÓn thÞ
kÕt qu¶ trong Data Sheet. Ngêi sö dông còng cã thÓ sö dông hái c¸c
c©u hái liªn quan ®Õn d÷ liÖu thuéc mét c¬ së d÷ liÖu kh¸c cña
c¸c phÇn mÒm qu¶n trÞ d÷ liÖu kh¸c.
+ Thùc hiÖn c¸c phÐp tÝnh: Ngêi sö dông cã thÓ t¹o nh÷ng
vïng d÷ liÖu míi trong ®ã chøa kÕt qu¶ cña nh÷ng phÐp tÝnh.
+ Sö dông c¸c b¶ng truy vÊn ®Ó lµm d÷ liÖu cho c¸c biÓu
mÉu, b¸o biÓu vµ c¸c b¶ng truy vÊn kh¸c. §Ó lùa chän nh÷ng d÷
7
liÖu cÇn thiÕt cho biÓu mÉu hoÆc b¸o c¸o ngêi sö dông cã thÓ t¹o
mét b¶ng truy vÊn råi dïng b¶ng truy vÊn nµy nh mét b¶ng d÷ liÖu
c¬ së cho mét biÓu mÉu hay mét b¸o c¸o mµ ngêi sö dông sÏ t¹o ra.
+ Thùc hiÖn nh÷ng thay ®æi trong c¸c b¶ng d÷ liÖu ngêi sö
dông cã thÓ ®ång thêi thùc hiÖn viÖc cËp nhËp, xo¸, nhËp thªm
c¸c mÉu tin míi b»ng c¸ch dïng mét b¶ng truy vÊn hµnh ®éng. Ngêi
sö dông còng cã thÓ sö dông mét b¶ng truy vÊn kiÓu nµy ®Ó t¹o
mét b¶ng d÷ liÖu míi trong ®ã bao hµm nh÷ng mÉu tin lÊy tõ mét
hay nhiÒu b¶ng d÷ liÖu ®· cã kh¸c.
* C¸ch t¹o lËp mét b¶ng truy vÊn trong Microsoft Access .
+ X¸c ®Þnh c¸c b¶ng vµ c¸c trêng tham gia: Muèn t¹o mét
b¶ng truy vÊn, ®Çu tiªn ngêi sö dông ph¶i x¸c ®Þnh c¸c d÷ liÖu ra
cña b¶ng truy vÊn nµy ®îc lÊy tõ ®©u ? ngêi sö dông sÏ chän
nh÷ng b¶ng d÷ liÖu hoÆc nh÷ng b¶ng truy vÊn kh¸c ®Ó thªm vµo
cöa sæ thiÕt kÕ b¶ng truy vÊn.
+ LËp tiªu chuÈn lùa chän. B¶ng kÕt qu¶ truy vÊn cã thÓ rÊt
dµi vµ d thõa d÷ liÖu nÕu kh«ng cã nh÷ng tiªu chuÈn lùa chän.
ViÖc ®Æt mét tiªu chuÈn chän lùa ta ph¶i dïng mét biÓu thøc. BiÓu
thøc cã thÓ tõ ®¬n gi¶n ®Õn phøc t¹p, nã sÏ ®Þnh ra ®iÒu kiÖn
mµ d÷ liÖu ph¶i tho¶ m·n míi ®îc chän vµo b¶ng kÕt qu¶ truy vÊn.
* §Æt c¸c thuéc tÝnh cho b¶ng truy vÊn:
Microsoft Access cho phÐp chóng ta thiÕt lËp c¸c thuéc tÝnh
cho tõng trêng cña b¶ng truy vÊn còng nh cho toµn b¶ng truy vÊn.
C¸c thuéc tÝnh cña tõng trêng quy ®Þnh c¸ch thøc tr×nh bµy d÷
liÖu, c¸c thuéc tÝnh Query quy ®Þnh c¸ch thøc ho¹t ®éng cña nã.
* Thùc hiÖn c¸c phÐp tÝnh trong b¶ng truy vÊn:
Trong thùc tÕ chóng ta thêng gÆp nh÷ng c©u hái ®Æt ra ®èi
víi tõng nhãm d÷ liÖu. Microsoft Access cung cÊp cho chóng ta mét
sè phÐp tÝnh ®Ó thùc hiÖn ®èi víi nh÷ng nhãm mÉu tin bao gåm
c¸c hµm sau:
Sum: TÝnh tæng c¸c gi¸ trÞ trªn mét trêng kiÓu sè
Avg: tÝnh gi¸ trÞ trung b×nh cña mét trêng
Min: TÝnh gi¸ trÞ nhá nhÊt cña mét trêng
Max: TÝnh gi¸ trÞ lín nhÊt cña mét trêng
Count: ®Õm sè mÈu tin trong trêng

8
 First: Gi¸ trÞ cña trêng ë mÉu tin ®Çu tiªn
Last: Gi¸ trÞ cña trêng ë mÉu tin cuèi cïng.
* S¾p xÕp c¸c m©u tin theo thø tù.
Qui ®Þnh c¸c tham sè: chøc n¨ng nµy cho phÐp thay ®æi
nhiÒu tiªu chuÈn chän lùa ®èi víi mét vïng Query. ®iÒu nµy lµm
cho viÖc thiÕt kÕ còng nh sö dông Query linh ho¹t h¬n vµ thuËn
tiÖn h¬n, c¸c tham sè dùa vµo Query lµ kh«ng h¹n chÕ

c. BiÓu mÉu (Form):

* Kh¸i niÖm vÒ biÓu mÉu trong Microsoft Access.
Mét yªu cÇu kh«ng thÓ thiÕu ®îc lµ ch¬ng tr×nh ph¶i cã mét
giao diÖn ®Ñp, dÔ sö dông vµ dÔ hiÓu. Cã thÓ nèi thiÕt kÕ giao
diÖn lµ c«ng viÖc rÊt quan träng liªn quan ®Õn thµnh c«ng hay
thÊt b¹i cña mét hÖ ch¬ng tr×nh phÇn mÒm. HiÖn nay xu thÕ thiÕt
kÕ c¸c ch¬ng tr×nh phÇn mÒm trªn Windows ph¸t triÓn m¹nh. C¸c
ch¬ng tr×nh nµy nhê sù hç trî cña m«i trêng ®å ho¹ ngµy cµng
®Ñp vµ th©n thiÖn víi ngêi sö dông h¬n.
BiÓu mÉu lµ mét c«ng viÖc vÒ d¹ng thøc cã thÓ sö dông ®Ó
hiÓn thÞ d÷ liÖu theo c¸ch tæ chøc cña chóng ngêi sö dông vµ
thuËn tiÖn cho hä trong viÖc nhËn biÕt d÷ liÖu. Khi lµm viÖc víi c¸c
biÓu mÉu ngêi sö dông cã thÓ ®iÒu chØnh d÷ liÖu, xem d÷ liÖu vµ
in d÷ liÖu.
* C«ng dông cña c¸c biÓu mÉu:
Ch¬ng tr×nh qu¶n lý th viÖn cã môc ®Ých lµ ®a ra nh÷ng
thuËn lîi cho viÖc tra cøu ®èi víi ngêi sö dông. §Ó ®¹t ®îc môc
®Ých nµy ch¬ng tr×nh cßn cÇn nh÷ng biÓu mÉu tr×nh bµy th«ng
tin mét c¸ch khoa häc. Mçi biÓu mÉu thu nhËn nh÷ng th«ng tin tõ
c¸c b¶ng nguån, b¶ng truy vÊn hay c¸c biÓu mÉu con vµ hiÓn thÞ
lªn mµn h×nh hay m¸y in tuú theo së thÝch cña ngêi sö dông. C¸c
biÓu mÉu trong Microsoft Access rÊt linh ho¹t dÔ cËp nhËp, xem,
chØnh , söa vµ in Ên.
Trong m«i trêng Microsoft Access chóng ta cã thÓ thiÕt kÕ
biÓu mÉu díi nhiÒu h×nh thøc: V¨n b¶n , h×nh ¶nh, ®å thÞ…, víi
nh÷ng ®êng nÐt vµ mµu s¾c tuú chän . Th«ng tin ®a ra còng cã
thÓ ®îc chän läc hay ®a ra theo mét thø tù tuú ý. BiÓu mÉu trong
Microsoft Access cã rÊt nhiÒu c«ng dông.
9
 + BiÓu mÉu cung cÊp kh¶ n¨ng tiÖn lîi cho ngêi sö dông ®Ó
quan s¸t d÷ liÖu. Chóng ta cã thÓ xem xÐt h«ng tin cña biÓu mÉu
díi nhiÒu h×nh thøc kh¸c nhau. §ã cã thÓ lµ d¹ng Form View ®Ó
xem tõng b¶n ghi mét c¸ch riªng rÏ hoÆc d¹ng DataSheet ®Ó xem
xÐt tÊt c¶ nh÷ng b¶n ghi cña biÓu mÉu ®ã .
+ Sö dông c¸c biÓu mÉu ®Ó gi¶m bít thêi gian còng nh sù
phøc t¹p khi nhËp d÷ liÖu. Chóng ta còng cã thÓ sö dông danh s¸ch
th¶ xu«ng (ComboBox) ®Ó t¨ng cêng kh¶ n¨ng nhËp liÖu. Nh÷ng
hép Combo cho phÐp chóng ta tËp hîp nh÷ng th«ng tin cã s½n,
gióp gi¶m bít thêi gian còng nh t¨ng tèc ®é chÝnh x¸c khi cïng mét
gi¸ trÞ cña th«ng tin ®îc lÆp ®i lÆp l¹i nhiÒu lÇn.
+ BiÓu mÉu cßn cung cÊp c¸c « ®iÒu khiÓn tÝnh to¸n gióp
chóng ta trong viÖc tæng hîp th«ng tin.
* C¸c ®èi tîng ®îc sö dông trong biÓu mÉu:
C¸c ®èi tîng dïng trong biÓu mÉu rÊt ®a d¹ng chóng cã thÓ lµ
c¸c « ®iÒu khiÓn nh Text Box, Label, Combo Box, Option Button,
c¸c h×nh ¶nh, ®å ho¹ v.v..
C¸c « ®iÒu khiÓn trong Microsoft Access cã thÓ thuéc lo¹i
Unbound Control hoÆc Bound Control.
Unbound Control lµ nh÷ng ®èi tîng kh«ng g¾n víi m«i trêng
nµo trong c¸c b¶ng d÷ liÖu hoÆc truy vÊn.
Chóng ta xem sÐt nhng ®èi tîng ®îc sö dông nhiÒu nhÊt trong
biÓu mÉu.
+ C¸c hép v¨n b¶n (Text Box): Cã thÓ dïng ®Ó tr×nh bµy tªn,
®Þa chØ hay c¸c thuéc tÝnh c¸ nh©n kh¸c cña danh môc s¸ch, nh
vËy hép v¨n b¶n nµy lµ nh÷ng Bound Control v× chóng ®îc g¾n víi
nh÷ng trêng ®· tån t¹i trong c¸c b¶ng d÷ liÖu hay truy vÊn.
+ C¸c nh·n (Label) dïng ®Ó trang trÝ biÓu mÉu hiÓn thÞ c¸c
dßng ch÷ miªu t¶ nh tiªu ®Ò , chó gi¶i hay nh÷ng th«ng tin kh¸c
trong biÓu mÉu . ¤ nh·n lu«n lu«n lµ Unbound Control vµ gi¸ trÞ cña
nã lu«n lu«n kh«ng thay ®æi.
+C¸c h×nh ¶nh ®å ho¹: (bound control) hay nh÷ng h×nh ¶nh
®Ó trang trÝ biÓu mÉu.

10
 + C¸c hép Combo vµ hép danh s¸ch: thêng dïng ®Ó chøa mét
gi¸ trÞ cña mét trêng nµo ®ã cã Ýt gi¸ trÞ gióp cho viÖc nhËp d÷
liÖu nhanh chãng chÝnh x¸c.
+ C¸c nót chän: cã thÓ lµ chän mét vµi gi¸ trÞ hoÆc chØ lµ
mét trong sè c¸c gi¸ trÞ ®a ra.
+ C¸c nót lÖnh: C¸c nót lÖnh lµ khi cã mét biÕn cè x¶y ra trªn
nã th× nã sÏ thùc hiÖn mét sù kiÖn ®Ó ®¸p øng biÕn cè ®ã. C¸c
biÕn cè cã thÓ bÊm nót chuét mét lÇn, bÊm ®óp chuét, di chuét,
bÊm vµo c¸c phÝm Short cut… c¸c d÷ kiÖn cã thÓ x¶y ra rÊt nhiÒu
lo¹i nh më mét sè biÓu mÉu thùc hiÖn Macro, Query.
+ Subform (biÓu mÉu phô): Thùc chÊt ®©y lµ mét ph¬ng
ph¸p ®a d÷ liÖu tõ nhiÒu b¶ng cã quan hÖ víi b¶ng d÷ liÖu nguån
cña biÓu mÉu chÝnh. Ph¬ng ph¸p nµy ®Æc biÖt cã hiÖu qu¶ khi
dïng kÕt nèi d÷ liÖu cña c¸c b¶ng cã quan hÖ Mét – NhiÒu. Th«ng
tin ë phÝa bªn mét sÏ ®îc ®a vµo biÓu mÉu chÝnh vµ th«ng tin ë
phÝa bªn nhiÒu sÏ ®îc vµo biÓu mÉu phô . Nh vËy khi hiÓn thÞ biÓu
mÉu ë d¹ng Formview th× nh÷ng th«ng tin ë phÝa nhiÒu sÏ cã quan
hÖ víi mÉu tin t¬ng øng cña phÝa bªn mét sÏ ®îc tr×nh bµy. §iÒu
nµy rÊt thuËn tiÖn ®Ó kÕt nèi d÷ liÖu. Ch¼ng h¹n khi xem toµn bé
qu¸ tr×nh qu¶n lý danh môc s¸ch nµo ®ã th× chØ cÇn ®a ra c¸c
th«ng tin liªn quan tíi danh môc s¸ch ®ã vµo biÓu mÉu chÝnh, cßn
c¸c th«ng tin vÒ nguån cung cÊp , nhµ xuÊt b¶n ®îc ®a vµo biÓu
mÉu phô. ViÖc thiÕt kÕ biÓu mÉu phô còng t¬ng ®¬ng víi viÖc
thiÕt kÕ mét biÓu mÉu chÝnh. Nguån d÷ liÖu thuéc c¸c biÓu mÉu
phô nµy lµ b¶ng d÷ liÖu hoÆc b¶ng truy vÊn. Vµ ®Ó cã thÓ xem
tÊt c¶ c¸c th«ng tin liªn quan ®Õn th«ng tin ë biÓu mÉu chÝnh
chóng ta cã thÓ thiÕt kÕ biÓu mÉu phô ë d¹ng DataSheet. Chóng ta
còng ph¶i chØ ra trêng kÕt nèi ë c¸c môc tÝnh chÊt LinK ChildField
(cña biÓu mÉu phô) vµ Link MaterField (cña biÓu mÉu chÝnh).
Trªn ®©y lµ nh÷ng ®èi tîng biÓu mÉu chñ yÕu ®îc dïng trong
ch¬ng tr×nh. Ngoµi ra cßn mét vµi ®èi tîng kh¸c nh h×nh vÏ hép
kiÓm tra (Chek Box)… Tuy nhiªn chóng Ýt ®îc sö dông vµ còng
kh«ng phøc t¹p nªn kh«ng tr×nh bµy ra ®©y.
* §Æt thuéc tÝnh cho c¸c ®èi tîng cña c¸c biÓu mÉu:
Khi thiÕt kÕ mét biÓu mÉu th× viÖc cµi ®Æt tÝnh chÊt cho
c¸c ®èi tîng biÓu mÉu lµ quan träng. Cã rÊt nhiÒu tÝnh chÊt ®Æc
11
trng cho tõng ®èi tîng, nhng chóng ta cÇn xem xÐt mét vµi tÝnh
chÊt thêng dïng nhÊt:
§Æt Font: §èi víi c¸c hép v¨n b¶n c¸c nh·n…
§Æt mµu ch÷, mµu nÒn cña ®èi tîng, cña biÓu mÉu, rÊt quan
träng trong viÖc dïng biÓu mÉu lµm giao diÖn víi ngêi dïng.
§Æt tªn ®èi tîng: tªn nµy dïng ®Ó lµm tham chiÕu ®Õn c¸c
®èi tîng trong c¸c Modul ch¬ng tr×nh.
ChØ ra nguån d÷ liÖu cho ACCESS biÕt ®èi tîng nµy lÊy ra tõ
®©u?
Quy ®Þnh cho biÕt cã thÓ chØnh söa hay kh«ng?

d. B¸o biÓu (Report):

- C¸c kh¸i niÖm vÒ b¸o biÓu vµ c«ng dông cña nã:
Ngoµi viÖc sö dông biÓu mÉu dïng ®Ó tr×nh bµy d÷ liÖu,
ACCESS cßn cung cÊp mét ®èi tîng kh¸c rÊt thÝch hîp cho viÖc t¹o
c¸c b¶n b¸o c¸o cã d÷ liÖu lµ c¸c b¸o biÓu ( Report) c«ng cô nµy t¹o
nhiÒu kh¶ n¨ng linh ho¹t vµ ®Æc biÖt thuËn tiÖn trong c«ng t¸c t¹o
vµ in Ên c¸c b¶n b¸o c¸o, b¶ng tæng kÕt.
Trong mét b¸o biÓu ngêi sö dông cã thÓ tæ chøc th«ng tin, quy
®Þnh d¹ng thøc in sao cho phï hîp víi yªu cÇu vÒ th«ng tin còng nh
mü quan cña ngêi sö dông. Ngêi sö dông còng cã thÓ dïng nhiÒu
thµnh phÇn th«ng tin kh¸c nhau ®Ó thiÕt kÕ b¶ng b¸o biÓu cña
m×nh, ch¼ng h¹n nh: ch÷ sè, h×nh ¶nh, ®å thÞ vµ nh÷ng trang
trÝ kh¸c.
Khi sö dông Microsoft ACCESS ngêi sö dông cã thÓ dïng b¸o
biÓu ®Ó:
+ Tæ chøc vµ tr×nh bµy d÷ liÖu theo tõng nhãm
+ TÝnh to¸n céng trõ nhãm hoÆc tæng c¸c tÝnh to¸n kh¸c
+ Bao hµm biÓu mÉu, b¸o biÓu con, ®å thÞ trong b¸o biÓu
+ Tr×nh bµy d÷ liÖu díi d¹ng hÊp dÉn h¬n
Trong b¸o biÓu d÷ liÖu cã thÓ ®îc lÊy tõ nh÷ng b¶ng d÷ liÖu
hoÆc b¶ng truy vÊn. D÷ liÖu còng cã thÓ ®îc t¹o ra bëi nh÷ng quy
®Þnh tÝnh to¸n. §Æc biÖt c«ng cô Report Winzard gióp cho ngêi sö
dông mét vµi d¹ng chuÈn ®Ó hiÓn thÞ d÷ liÖu. TÊt nhiªn ngêi sö
dông hoµn toµn cã thÓ tù t¹o mét b¸o biÓu theo c¸ch riªng cña ngêi
sö dông, nhng th«ng thêng nªn dïng c«ng cô nµy tríc råi sau ®ã söa
12
l¹i theo ý m×nh, nh vËy sÏ tiÕt kiÖm rÊt nhiÒu thêi gian vµ c«ng
søc.
- C¸c ®èi tîng trong b¸o biÓu
C¸c ®èi tîng ®iÒu khiÓn trong b¸o biÒu còng t¬ng tù nh trong
biÓu mÉu.

e. Macro:
* Kh¸i niªm vµ c«ng cô Macro:
Macro lµ mét lÖnh hay mét nhãm quy ®Þnh s½n ®Ó mçi khi
gäi ra thi hµnh (b»ng c¸ch bÊm mét phÝm quy ®Þnh hay mét nót
chuét) nã sÏ gióp ngêi sö dông thùc hiÖn liªn tiÕp mét hay nhiÒu t¸c
vô cïng mét lóc mét c¸ch tù ®éng. Mçi t¸c vô mµ ngêi sö dông quy
®Þnh trong Macro ®Ó Microsoft Access thi hµnh ®îc gäi lµ “mét
hµnh ®éng” (Action) Microsoft Access cung cÊp 47 Action ®Ó ngêi
sö dông cã thÓ lùa chän mçi khi ngêi sö dông muèn t¹o ra mét
Macro trong c¬ s¬ d÷ liÖu cña m×nh. Khi ngêi sö dông cho ch¹y
mét Macro, Microsoft Access sÏ thùc hiÖn mét hµnh ®éng theo thø
tù mµ ngêi sö dông ®· quy ®Þnh trong Macro, nh÷ng hµnh ®éng
®ã t¸c ®éng lªn nh÷ng ®èi tîng d÷ liÖu cho chÝnh ngêi sö dông
quy ®Þnh trong Macro.
Trong mét Macro ngêi sö dông còng cã thÓ thi hµnh mét Macro
kh¸c. Macro cung cÊp cho ngêi sö dông rÊt nhiÒu thuËn lîi. VÒ
nguyªn t¾c bÊt kú mét t¸c vô nµo mµ ngêi sö dông ph¶i thùc hiÖn,
tèt nhÊt lµ nªn dïng mét Macro. ViÖc tù ®éng ho¸ thi hµnh mét t¸c
vô mµ ngêi sö dông ph¶i thùc hiÖn sÏ n©ng cao tÝnh hiÖu qu¶ vµ sù
chÝnh x¸c cña d÷ liÖu.
Víi Macro ngêi sö dông cã thÓ:
+ §iÒu khiÓn c¸c biÓu mÉu vµ b¸o biÓu ho¹t ®éng ®ång thêi
+ T×m vµ läc th«ng tin mét c¸ch tù ®éng
+ X¸c ®Þnh gi¸ trÞ cña nh÷ng « ®iÒu khiÓn trong biÓu mÉu.
Ngêi sö dông cã thÓ g¸n kÕt qu¶ tÝnh to¸n hoÆc mét d÷ liÖu tõ
mét b¶ng d÷ liÖu kh¸c cho « ®iÒu khiÓn trong biÓu mÉu.
+ §¶m b¶o tÝnh chÝnh x¸c cña d÷ liÖu
+Tù ®éng ho¸ viÖc chuyÓn liÖu
+T¹o mét m«i trêng sö dông riªng cho ngêi sö dông khi dïng
Microsoft Access ngêi sö dông cã thÓ dïng mét Macro ®Ó mçi khi

13
më c¬ së d÷ liÖu ¸p dông cña m×nh th× sÏ tù ®éng më mét lo¹t
truy vÊn, biÓu mÉu, b¸o biÓu.
Cã thÓ thÊy Macro gièng nh mét ®o¹n ch¬ng tr×nh chøa c¸c
tÖp lÖnh tuÇn tù. Nhng Macro trong Microsoft Access kh«ng ®¬n
thuÇn lµ viÖc ghi l¹i c¸c chuçi, c¸c phÝm tù ®éng thùc hiÖn c¸c
c«ng viÖc lËp l¹i, trong thùc tÕ nã cã thÓ thùc hiÖn nhiÒu chøc
n¨ng thay cho viÖc ph¶i viÕt m· mét ®o¹n ch¬ng tr×nh. Sö dông
mét Macro ®«i khi cã hiÖu qu¶ h¬n viÖc viÕt m· nguån ®Ó thùc
hiÖn cïng mét lóc c«ng viÖc v× Macro cã tÝnh chÝnh x¸c cao h¬n
vµ tiÕt kiÖm thêi gian h¬n so víi viÖc viÕt ch¬ng tr×nh.
* T¹o mét Macro:
Ngêi sö dông cã thÓ t¹o mét Macro b»ng c¸ch t¹o mét cöa sæ
Macro trong c¬ së d÷ liÖu hoÆc tõ c«ng cô Menu Builder… t¹i cöa
sæ Macro chän mét hµnh ®éng trong sè c¸c hµnh ®éng ®îc cung
cÊp t¹i môc Action cña cöa sè thiÕt kÕ Macro. §èi víi mçi hµnh ®éng
kh¸c nhau th× tham sè t¬ng øng kh¸c nhau. Hµnh ®éng ë ®©y lµ
më biÓu mÉu (Open Form) víi c¸c tham sè : tªn biÓu mÉu, d¹ng
hiÓn thÞ, biÓu thøc läc d÷ liÖu, ®iÒu kiÖn, chÕ ®é d÷ liÖu vµ chÕ
®é cöa sæ.
Trong mét sè trêng hîp ngêi sö dông chØ cÇn thùc hiÖn mét
hµnh ®éng hoÆc mét chuçi hµnh ®éng thuéc Macro, nÕu mét
®iÒu kiÖn ®Æc biÖt nµo ®ã ®îc tho¶ m·n. Víi mét Macro nh thÕ
nµy ngêi sö dông cã thÓ më mét biÓu mÉu mµ chØ giíi h¹n ë nh÷ng
b¶ng ghi cÇn thiÕt. §iÒu nµy rÊt cã Ýt cho ngêi sö dông chØ muèn
xem th«ng tin vÒ mét lo¹i s¸ch nµo ®ã mµ th«i. Macro trªn thùc
hiÖn më mét biÓu mÉu víi danh môc s¸ch t¬ng øng víi m· s¸ch mµ
ngêi sö dông trong hép combox. C¸c biÓu thøc ®iÒu kiÖn trong
Macro lµ mét biÓu thøc to¸n häc Logic.
§Ó thuËn tiÖn theo yªu cÇu cña bµi to¸n ta cã thÓ t¹o ra mét
nhãm c¸c Macro cã liªn quan ®Õn nhau ®Ó thùc hiÖn mét c«ng
viÖc nhÊt ®Þnh. Mçi Macro cã thÓ cã mét tham sè vµ nh÷ng ®iÒu
kiÖn kh¸c nhau. Khi ®Þnh nghÜa mét nhãm Macro th× cöa sæ thiÕt
kÕ cã thªm môc Macro Name ®Þnh nghÜa tªn Macro. Khi thiÕt kÕ
c¸c ®èi tîng ®iÒu khiÓn hoÆc c¸c thuéc tÝnh ta sÏ gäi c¸c Macro
con.
* Mét sè øng dông cña Macro:
14
 - §èi víi biÓu mÉu: C¸c Macro cã nhiÒu øng dông trong c¸c biÓu
mÉu nh:
+ §ång bé ho¸ c¸c biÓu mÉu: Khi quan s¸t mèi liªn hÖ gi÷a hai
biÓu mÉu hay gi÷a c¸c b¶ng ghi trªn hai biÓu mÉu, chóng ta cã thÓ
dïng Macro ®Ó ®ång bé ho¸ hai biÓu mÉu nµy. Khi t¹o Macro chóng
ta ph¶i quyÕt ®Þnh biÓu mÉu nµo quyÕt ®Þnh tÝnh ®ång bé cña
chóng vµ biÓu mÉu nµo lµ biÓu mÉu liªn hÖ. §iÒu kiÖn nµy ®îc ¸p
dông th«ng qua c¸c th«ng sè Filter Name vµ Where Codition. Ngoµi
ra Macro cßn ®îc sö dông ®Ó hiÓn thÞ ®ång thêi hai biÓu mÉu cã
liªn quan t¹o ®iÒu kiÖn thuËn lîi cho viÖc cËp nhËt hay chØnh söa
d÷ liÖu.
+ Macro dïng ®Ó cËp nhËt d÷ liÖu: Cã thÓ sö dông Macro ®Ó
cËp nhËt d÷ liÖu mét « ®iÒu khiÓn cña mét biÓu mÉu nµy b»ng gi¸
trÞ « ®iÒu khiÓn cña mét biÓu mÉu kh¸c, hoÆc cã thÓ cËp nhËt «
®iÒu khiÓn lÖ thuéc vµo mét gi¸ trÞ « ®iÒu khiÓn cña mét gi¸ trÞ
kh¸c.
+ Macro ph¶n øng theo ®iÒu kiÖn cña biÓu mÉu: Khi lµm viÖc
víi mét biÓu mÉu Microsoft Access cã thÓ nhËn biÕt sù kiÖn nµo
®ã ®ang x¶y ra. Nh÷ng sù kiÖn cã thÓ cã mét ®¸p øng thÝch hîp
víi nã nh c¸c ®iÒu kiÖn onclick, onchange… sö dông Macro lµ mét
ph¬ng ph¸p hiÖu qu¶ ®Ó ®¸p øng víi mçi sù kiÖn ®ã.
+ Tù ®éng chuyÓn ®Õn mét ®iÒu khiÓn: §Ó lµm cho viÖc sö
dông biÓu mÊu trë nªn dÔ dµng vµ t¨ng tèc ®é nhËp liÖu, ta cã thÓ
dïng Macro ®Ó tù ®éng chuyÓn ®Õn mét ®iÒu khiÓn cña biÓu
mÉu hiÖn thêi.
+ Sö dông Macro trong viÖc in d÷ liÖu: Chøc n¨ng in cña
Macro cã thÓ sö dông ®Ó in c¸c biÓu mÉu, c¸c b¸o biÓu vµ c¸c
b¶ng d÷ liÖu. Nã hç trë c¶ viÖc x¸c ®Þnh b¶ng in, mËt ®é in, ph¹m
vi b¶ng in.
- §èi víi c¬ së d÷ liÖu: Macro cã thÓ dïng ®Ó:
Lùa chän c¸c b¶ng ghi trong mét sè øng dông cña c¬ së d÷
liÖu kh«ng ph¶i lóc nµo còng cÇn xem xÐt tÊt c¶ c¸c b¶ng ghi, ®«i
khi ta chØ cÇn xem mét sè b¶ng ghi cÇn thiÕt.Khi ®ã viÖc lùa chän
mét sè b¶ng ghi lµ cÇn thiÕt. Cã nhiÒu c¸ch ®Ó lùa chän b¶ng ghi,
dïng Macro lµ mét c¸ch cã hiÖu qu¶.

15
 + T×m kiÕm b¶ng ghi.
+ Hîp thøc ho¸ d÷ liÖu.
§Ó ®¶m b¶o th«ng tin cña hÖ thèng ph¶i cã sù kiÓm tra nh:
+ KiÓm tra c¸c th«ng tin nhËp d÷ liÖu khi trïng trong hÖ
thèng.
+ KiÓm tra quyÒn truy nhËp vµo hÖ thèng.

16
 Ch¬ng II
Kh¶o s¸t thùc tÕ.
I. HÖ thèng qu¶n lý hiÖn t¹i cña th viÖn trêng T36.
Trêng T36 ®îc thµnh lËp trong bèi c¶nh ®Êt níc cßn ®ang
trong cuéc kh¸ng chiÕn chèng mü cøu níc víi nhiÖm vô chÝnh cña
trêng lµ ®µo t¹o c¸n bé chiÕn sü cã nghiÖp vô vÒ c¬ yÕu, th«ng tin
v« tuyÕn ®iÖn phôc vô c«ng t¸c b¶o vÖ an ninh chÝnh trÞ ë MiÒn
B¾c vµ t¨ng cêng cho chiÕn trêng MiÒn Nam. Víi hoµn c¶nh ®Êt n-
íc trong chiÕn tranh cßn gÆp nhiÒu khã kh¨n nhng nhiÖm vô häc
tËp vµ rÌn luyÖn vÉn ®îc thÇy vµ trß c¸c kho¸ häc viªn ®Æt lªn
hµng ®Çu. Ban Gi¸m HiÖu nhµ trêng qua c¸c thêi kú lu«n quan
t©m ®Õn hÖ thèng th viÖn cña nhµ trêng v× ®©y lµ n¬i ®Ó sinh
viªn nghiªn cøu häc hái trao ®æi kiÕn thøc qua s¸ch vë ®Ó n©ng
cao tr×nh ®é nghiÖp vô.
Thêi kú ®ã ®Ó cã mét th viÖn hoµn chØnh vµ hiÖn ®¹i th×
qu¶ thËt kh«ng ®¸p øng ®îc, v× vËy nh÷ng ngêi qu¶n lý trùc tiÕp
th viÖn vµ nh÷ng ngêi cã tr¸ch nhiÖm lu«n t×m tßi vµ cã nh÷ng
s¸ng kiÕn ®Ó nh»m phôc vô tèt h¬n nhu cÇu häc tËp cña sinh viªn,
nhng chñ yÕu lµ nh÷ng s¸ng kiÕn mang tÝnh thñ c«ng nÆng nhäc,
nh÷ng ngêi trùc tiÕp qu¶n lý ph¶i thêng xuyªn lµm mét khèi lîng
c«ng viÖc kh¸ lín, hÖ thèng sæ s¸ch qu¶n lý cång kÒnh ®Ó theo dâi
víi nhiÒu lo¹i biÓu mÉu rêm rµ, nÕu kh«ng cÈn thËn sÎ rÊt dÓ dÉn
®Õn nh»m lÉn g©y khã kh¨n cho c«ng t¸c qu¶n lý th viÖn.
Trong nh÷ng n¨m gÇn ®©y th viÖn trêng T36 còng ®· ®îc
nhµ trêng quan t©m ®æi míi phÇn nµo ®Ó ®¸p øng ®îc nhu cÇu
tèi thiÓu cña b¹n ®äc lµ sinh viªn nhng nh×n chung cßn rÊt h¹n
chÕ, thiÕu sãt trong qu¶n lý.

II. Nhu cÇu cÇn x©y dùng hÖ thèng qu¶n lý th viÖn míi ë trêng T36.
Cïng víi sù ph¸t triÓn cña ngµnh, hÖ thèng c¸c trêng c«ng an
nh©n d©n còng ®ang ®îc §¶ng, Nhµ níc vµ ngµnh c«ng an quan
t©m ®Çu t x©y dùng, ®Ó ®µo t¹o nh÷ng c¸n bé c«ng an cã ®ñ
n¨ng lùc, phÈm chÊt phôc vô c«ng t¸c b¶o vÖ an ninh trËt tù cho tæ
quèc trêng T36 còng kh«ng n»m ngoµi chñ tr¬ng trªn.
Trong nh÷ng n¨m qua lu lîng häc sinh, sinh viªn hµng n¨m cã
®ñ tiªu chuÈn nhËp häc ngµy cµng ®«ng víi nhiÒu ngµnh häc kh¸c

17
nhau nh m« h×nh liªn kÕt ®µo t¹o gi÷a trêng T36 vµ trêng §HBK
Hµ Néi lµ mét ®iÓn h×nh.
Nh ®· nãi ë trªn ®Ó t¹o m«i trêng häc tËp thuËn lîi, hÖ thèng
th viÖn nhµ trêng còng cÇn ®æi míi ®Ó ®¸p øng nhu cÇu nghiªn
cøu cña sinh viªn còng nh gi¶ng viªn trong nhµ trêng. Trong nh÷ng
n¨m gÇn ®©y hÖ thèng th viÖn trêng ®· ®îc quan t©m cña cÊp
trªn trang bÞ cho nhiÒu ®Çu s¸ch vÒ mäi lÜnh vùc, v× vËy viÖc
qu¶n lý b»ng ph¬ng ph¸p thñ c«ng lµ rÊt khã kh¨n, nhÊt lµ giê cao
®iÓm cã nhiÒu ngêi cïng tham gia mîn tr¶.
Tõ thùc tÕ nªu trªn th viÖn trêng T36 Bé c«ng an cã nhu cÇu
thùc sù cÇn x©y dùng mét hÖ thèng qu¶n lý th viÖn cho trêng T36,
ngêi x©y dùng hÖ thèng qu¶n lý ph¶i ®¶m b¶o c¸c yªu cÇu sau:
- Rót ng¾n thêi gian tra cøu ®¸p øng yªu cÇu cña b¹n ®äc.
- Gi¶m thiÓu sè lîng thao t¸c thñ c«ng.
- B¸o c¸o thèng kª vÒ th viÖn mét c¸ch nhanh nhÊt.
- KiÓm so¸t qu¶n lý th viÖn chÝnh x¸c.
- Cung cÊp th«ng tin ®a ra d÷ liÖu chÝnh x¸c theo yªu
cÇu.

III. Nh÷ng thuËn lîi vµ khã kh¨n cña viÖc ®a tin häc vµo qu¶n lý th
viÖn trêng T36.
Trong bèi c¶nh hiÖn nay ai còng biÕt nÕu ¸p dông thµnh c«ng
tin häc vµo qu¶n lý lÜnh vùc nµo ®ã th× hiÖu xuÊt c«ng viÖc rÊt
cao, gi¶m bít søc lao ®éng cña con ngêi, mäi th«ng tin ®Çu vµo,
®Çu ra ®îc qu¶n lý chÆt chÏ, thèng kª, xö lý chÝnh x¸c, nhanh gän,
râ rµng ®em l¹i lîi Ých cho ngêi sö dông.
1. Nh÷ng thuËn lîi:

Dïng m¸y tÝnh ®Ó t×m kiÕm th«ng tin vÒ s¸ch, vÒ t¸c gi¶, vÒ
®éc gi¶ sÏ rÊt nhanh chãng vµ chÝnh x¸c, viÖc lu tr÷ b»ng m¸y
tÝnh sÏ trë nªn rÊt thuËn lîi gän nhÑ gióp cho c«ng viÖc b¶o qu¶n
®îc tèt h¬n.
Lùa chän phÇn mÒm qu¶n lý th viÖn ®¸p øng ®îc yªu cÇu vÒ
mÆt th«ng tin ®Çy ®ñ gióp ngêi qu¶n lý ®¸p øng ®îc yªu cÇu cña
®éc gi¶ mét c¸ch nhanh chãng chÝnh x¸c.
HÖ thèng qu¶n lý míi sÏ gi¶m bít ®îc sè thao t¸c thñ c«ng, v×
vËy gi¶m bít ®îc sè nh©n viªn, chØ cÇn mét sè nh©n viªn nhÊt
®Þnh ®îc trang bÞ kiÕn thøc khai th¸c, sö dông hÖ thèng lµ ®ñ.

18
 2. Nh÷ng khã kh¨n.

§Ó x©y dùng hÖ thèng qu¶n lý th viÖn míi, bªn c¹nh nh÷ng

mÆt thuËn lîi kÓ trªn, nh÷ng ngêi x©y dùng hÖ thèng còng cßn
gÆp mét sè khã kh¨n sau:
Ph¶i tiÕn hµnh lËp dù to¸n, dù trï kinh phÝ mua s¾m thiÕt bÞ
cho phï hîp vµ ph¶i cã híng më réng hÖ thèng khi cã nhu cÇu cho t-
¬ng lai, ph¶i tiÕn hµnh ®µo t¹o, båi dìng vÒ kiÕn thøc tin häc cho
sè c¸n bé lµ nh©n viªn lµm trong th viÖn.
Ph©n lo¹i, cËp nhËt sè s¸ch vµ tµi liÖu phôc vô häc tËp hiÖn cã
trong th viÖn theo B¶ng ph©n lo¹i dïng cho c¸c th viÖn khoa häc
tæng hîp do Bé v¨n ho¸ th«ng tin - Th viÖn quèc gia ViÖt nam ph¸t
hµnh, tiÕn hµnh s¾p xÕp l¹i hÖ thèng gi¸ ®Ó s¸ch, tñ ®ùng s¸ch
theo tr×nh tù cña hÖ thèng.
Lµm míi vµ söa ch÷a l¹i hÖ thèng tñ ®ùng môc lôc ph©n lo¹i
s¸ch, s¾p xÕp theo tr×nh tù c¸c hép phÝch ®Ó tiÖn cho viÖc ngêi
dïng tra cøu.
TiÕn hµnh phæ biÕn vµ híng dÉn ®¨ng ký viÖc lµm thÎ th viÖn
cho ®éc gi¶ theo yªu cÇu vµ biÓu m©ò quy ®Þnh cña hÖ thèng.

19
 Ch¬ng III
Ph©n tÝch hÖ thèng

§©y lµ bíc quan träng mµ ngêi ph©n tÝch thiÕt kÕ hÖ thèng

ph¶i ®a ra c¸c chøc n¨ng cña hÖ thèng vµ chØ ra c¸c mèi quan hÖ
gi÷a c¸c chøc n¨ng. Theo nghÜa hÑp ph©n tÝch hÖ thèng lµ giai
®o¹n 2, ®i sau giai ®o¹n kh¶o s¸t s¬ bé, lµ giai ®o¹n b¶n lÒ gi÷a
kh¶o s¸t s¬ bé vµ giai ®o¹n ®i s©u vµo c¸c thµnh phÇn hÖ thèng.
Qua giai ®o¹n nµy ngêi ph©n tÝch thiÕt kÕ hÖ thèng x©y
dùng ®îc c¸c biÓu ®å m« t¶ logic chøc n¨ng xö lý cña hÖ thèng.
Giai ®o¹n nµy gäi lµ giai ®o¹n thiÕt kÕ logic chuÈn bÞ cho giai
®o¹n thiÕt kÕ vËt lý.

I. Môc tiªu cña hÖ thèng.

- X©y dùng hÖ thèng qu¶n lý th viÖn: Gióp cho ngêi qu¶n lý
th viÖn truy xuÊt th«ng tin vÒ s¸ch ,vÒ ®éc gi¶ vµ c¸c
th«ng tin liªn qua ®Õn viÖc qu¶n lý th viÖn mét c¸ch nhanh
chãng vµ chÝnh x¸c.
- HÖ thèng ph¶i ®¸p øng ®îc: Qu¶n lý chi tiÕt vÒ s¸ch vÒ t¸c
gi¶, vÒ nhµ xuÊt b¶n, vÒ ®éc gi¶, vÒ mîn tr¶, vÒ sè lîng
s¸ch cã trong th viÖn vµ sö lý vÒ mîn tr¶ qu¸ h¹n, ®óng h¹n.
- §èi víi ngêi khai th¸c hÖ thèng: Kh¶ n¨ng truy nhËp d÷ liÖu
nhanh chãng, thao t¸c vµo ra d÷ liÖu ph¶i ®¬n gi¶n, chÝnh
x¸c, dÔ thùc hiÖn, cã kh¶ n¨ng ph¸t hiÖn lçi tèt, giao diÖn
tr×nh bµy ®Ñp, dÔ hiÓu, thèng nhÊt vÒ ph¬ng ph¸p lµm
viÖc t¹o cho ngêi sö dông thao t¸c dÓ dµng.

II. Ph©n tÝch chøc n¨ng cña hÖ thèng.

1. Chøc n¨ng cña hÖ thèng:

* CËp nhËp th«ng tin:

- CËp nhËp ®éc gi¶:
+ NhËp th«ng tin ®éc gi¶ míi: §©y lµ chøc n¨ng dïng ®Ó cËp
nhËt th«ng tin ®éc gi¶ míi ®Ó ®îc cÊp thÎ th viÖn vµ tham gia
t×m hiÓu s¸ch trong th viÖn.
+ Söa xo¸ th«ng tin ®éc gi¶: §©y lµ chøc n¨ng dïng ®Ó söa l¹i
c¸c th«ng tin cßn thiÕu sãt trong qu¸ tr×nh cËp nhËt hay xo¸ bá

20
th«ng tin ®éc gi¶ khái th viÖn khi kh«ng cßn nhu cÇu ®äc s¸ch
hoÆc sinh viªn ra trêng.
- CËp nhËp s¸ch:
+ NhËp th«ng tin s¸ch míi: Còng nh nhËp th«ng tin vÒ ®éc
gi¶ môc nhËp th«ng tin vÒ s¸ch míi còng cËp nhËt nh÷ng ®Çu s¸ch
mµ th viÖn míi ®îc bæ sung ®Ó kÞp thêi t¨ng thªm th«ng tin cho
th viÖn.
+ Söa, xo¸ th«ng tin s¸ch: Khi s¸ch kh«ng cßn ®îc sö dông
hoÆc s¸ch bÞ mÊt, háng th× chøc n¨ng nµy sÏ ®¶m nhËn vai trß
huû th«ng tin vÒ quyÓn s¸ch ®ã..
* Xö lý mîn tr¶:
- Xö lý mîn: §©y lµ chøc n¨ng xö lý th«ng tin vÒ mîn s¸ch cña
®éc gi¶. Khi ®éc gi¶ ®Õn th viÖn viÖc ®Çu tiªn lµ ®Õn hép tñ
®ùng phÝch s¸ch sau ®ã t×m lo¹i s¸ch m×nh cÇn mîn vµ ®a thÎ
®éc gi¶ cïng víi thÎ phÝch cho nh©n viªn th viÖn ®Ó nh©n viªn th
viÖn kiÓm tra vµ cËp nhËt nh÷ng th«ng tin cÇn thiÕt vµo hÖ thèng
(Th«ng tin ®éc gi¶, th«ng tin s¸ch, ngµy mîn, ngµy hÑn tr¶, sè lîng
mîn) vµ tr¶ lêi cho ®éc gi¶ vÒ viÖc mîn s¸ch.
- Xö lý tr¶: Khi ®éc gi¶ ®Õn tr¶ s¸ch th× chøc n¨ng nµy sÏ
t×m ®éc gi¶ ®· mîn vµ sau ®ã cËp nhËt vµo ngµy tr¶ vµ sè lîng tr¶
®Ó xö lý th«ng tin tr¶ s¸ch cña ®éc gi¶.
- Xãa th«ng tin mîn tr¶: Khi ®éc gi¶ ®· tr¶ s¸ch vµ nh÷ng
th«ng tin mîn tr¶ s¸ch cña ®éc gi¶ kh«ng cßn phï hîp víi c¸c yªu cÇu
vÒ thèng kª, b¸o c¸o cña th viÖn th× sÏ ®îc xo¸ khái hÖ thèng qu¶n
lý th viÖn.
* T×m kiÕm
- T×m th«ng tin ®éc gi¶: T×m kiÕm c¸c th«ng tin liªn quan
®Õn ®éc gi¶ nh: M· ®éc gi¶, tªn ®éc gi¶.
- T×m th«ng tin s¸ch: T×m c¸c th«ng tin vÒ s¸ch nh: T×m
tªn s¸ch, lo¹i s¸ch, m· s¸ch, tªn t¸c gi¶ vµ tªn nhµ xuÊt b¶n.
* Thèng kª
- Thèng kª ®éc gi¶: §©y lµ ch¬ng tr×nh dïng ®Ó thèng kª
c¸c th«ng tin vÒ ®éc gi¶ gióp cho ngêi qu¶n lý th viÖn thèng kª vÒ
sè lîng ®éc gi¶ ®îc nhanh h¬n vµ chÝnh x¸c h¬n.

21
 - Thèng kª s¸ch: Víi hÖ thèng th viÖn nµy môc thèng kª
s¸ch cã vai trß quan träng trong viÖc kiÓm tra l¹i sè lîng s¸ch hiÖn
t¹i vµ sè lîng s¸ch ®ang ®îc mîn.
- Thèng kª tæng hîp.
* Tho¸t
- VÒ ACCESS: Trë vÒ c¬ së d÷ liÖu.
- VÒ Window : Tho¸t khái ch¬ng tr×nh.
2. Ph©n tÝch nhiÖm vô cña tõng chøc n¨ng.

a.Chøc n¨ng cËp nhËp th«ng tin: Cã hai nhiÖm vô lµ CËp nhËp
®éc gi¶ vµ CËp nhËp s¸ch.
Chøc n¨ng cËp nhËp ®éc gi¶ cã nhiÖm vô cËp nhËp ®éc gi¶,
cËp nhËp th«ng tin vÒ ®éc gi¶ nh : M· ®éc gi¶, hä vµ tªn, n¨m sinh,
®Þa chØ, giíi tÝnh, thÎ sinh viªn (nÕu cã), ngµy nhËp; ngoµi chøc
n¨ng cËp nhËp th«ng tin môc nµy cßn cã nhiÖm vô söa ,xo¸ th«ng
tin vÒ ®éc gi¶.
Chøc n¨ng CËp nhËp s¸ch cã nhiÖm vô nhËp th«ng tin s¸ch vµ
söa xo¸ th«ng tin vÒ s¸ch. Chøc n¨ng nµy khi nhËp m· ®éc gi¶ vµ
m· s¸ch vµo hÖ thèng th× m· nµy sÏ ®îc kiÓm tra, nÕu trïng m· do
sù bæ sung th× hÖ thèng sÏ b¸o vµ ngêi khai th¸c hÖ thèng sÏ
chØnh söa th«ng tin ®Çu vµo cña tõng m· cho chÝnh x¸c. Khi cËp
nhËp cã thÓ sai hoÆc thiÕu th«ng tin nµo ®ã cña danh môc cËp
nhËp th× hÖ thèng cho phÐp söa l¹i tÊt c¶ c¸c th«ng tin cña b¶n tin
®ã.

b. Chøc n¨ng xö lý mîn tr¶ s¸ch:

Chøc n¨ng nµy cã hai nhiÖm vô xö lý vÒ mîn vµ tr¶ s¸ch. Trong
chøc n¨ng cã nhiÖm vô ®a ra nh÷ng th«ng b¸o vÒ mîn tr¶ s¸ch
®óng h¹n, qu¸ h¹n cña ®éc gi¶ ®Ó ngêi qu¶n lý th viÖn biÕt ®îc
qu¸ tr×nh mîn tr¶ s¸ch cña mét ®éc gi¶ nµo ®ã vµ t×nh h×nh ho¹t
®éng cña th viÖn ®Ó cã h×nh thøc xö lý theo quy ®Þnh cña th
viÖn.

c. Chøc n¨ng t×m kiÕm

Chøc n¨ng nµy cã nhiÖm vô lµ t×m kiÕm th«ng tin ®éc gi¶ vµ
t×m th«ng tin s¸ch, ®Ó kÞp thêi phôc vô cho viÖc kiÓm tra vµ
®¨ng ký l¹i ®éc gi¶ míi vµ s¸ch míi ®Ó tr¸nh trêng hîp trïng lÆp
trong khi nhËp.
22
 d. Chøc n¨ng thèng kª
Chøc n¨ng nµy cã hai nhiÖm vô lµ thèng kª ®éc gi¶ vµ thèng
kª s¸ch, cã nhiÖm vô ®a ra nh÷ng sè liÖu cô thÓ vÒ ho¹t ®éng cña
th viÖn theo yªu cÇu cña cÊp trªn vÝ dô nh yªu cÇu thèng kª t×nh
h×nh ho¹t ®éng cña th viÖn cho Ban gi¸m hiÖu nhµ trêng.

e. Chøc n¨ng tho¸t

Chøc n¨ng nµy cho phÐp khi ®ang ë ch¬ng tr×nh chÝnh cã thÓ
tho¸t vÒ m«i trêng ACCESS ®Ó lµm ®Ó tiÕp tôc lµm viÖc víi c¬ së
d÷ liÖu hay cho phÐp tho¸t vÒ m«i trêng Windows ®Ó lµm c«ng
viÖc kh¸c hoÆc nghØ viÖc.

23
IV. X©y dùng biÓu ®å ph©n cÊp chøc n¨ng (BPC):
BiÓu ®å ph©n cÊp chøc n¨ng cho ta c¸i nh×n tæng qu¸t cña
hÖ thèng qu¶n lý th viÖn. Nã chØ ra nh÷ng rµng buéc mµ ngêi viÕt
ch¬ng tr×nh ph¶i thùc hiÖn, x¸c ®Þnh nh÷ng g× mµ hÖ thèng
ph¶i lµm.

* Ph©n r· chøc n¨ng cËp nhËt:

+ CËp nhËt ®éc gi¶ : cã 2 chøc n¨ng, 1 kho th«ng tin vµ 1 t¸c
nh©n ngoµi.

10
V. X©y dùng biÓu ®å luång d÷ liÖu :
C¸c ký hiÖu sö dông trong m« h×nh luång d÷ liªu:

* Chøc n¨ng xö lý: BiÕn ®æi th«ng tin

- BiÓu diÓn: Lµ h×nh trßn ë trong ghi tªn chøc n¨ng.

*Luång d÷ liÖu: Lµ luång th«ng tin vµo hoÆc ra khái chøc

n¨ng:
- BiÓu diÔn: Dïng c¸c mòi tªn cã híng, viÕt tªn däc theo mòi
tªn.

*Kho d÷ liÖu: Lµ th«ng tin cÇn cÊt gi÷ ®Ó sau ®ã cã mét

hoÆc nhiÒu chøc n¨ng sö dông chóng.
BiÔu diÔn: Dïng hai ®êng th¼ng song song ë gi÷a ghi tªn
th«ng tin

* Thùc thÓ: (C¸c t¸c nh©n ngoµi): lµ c¸c tæ chøc hoÆc c¸

nh©n n»m ngoµi hÖ thèng nhng cã trao ®æi th«ng tin víi hÖ thèng.
- BiÓu diÔn: Dïng h×nh ch÷ nhËt bªn trong ghi tªn:

11
 1. BiÓu ®å luång d÷ liÖu møc khung c¶nh:

BiÓu ®å luång d÷ liÖu møc khung c¶nh ®îc x©y dùng ë giai
®o¹n ®Çu cña qu¸ tr×nh ph©n tÝch thiÕt kÕ hÖ thèng, ®îc dïng
®Ó v¹ch ranh giíi hÖ thèng vµ buéc qu¸ tr×nh thiÕt kÕ hÖ thèng
c¸c bíc sau ph¶i tu©n thñ. S¬ ®å diÔn t¶ tËp hîp c¸c chøc n¨ng cña
hÖ thèng trong c¸c mèi quan hÖ tríc sau trong tiÕn tr×nh xö lý.

HÖ thèng Nhµ xuÊt

§éc gi¶ qu¶n lý th b¶n
viÖn

B Gi¸m
HiÖu

HÖ thèng qu¶n lý th viÖn cã c¸c t¸c nh©n ngoµi lµ:

+ Nhµ xuÊt b¶n s¸ch
+ §éc gi¶
+ Ban gi¸m hiÖu
* HÖ thèng qu¶n lý th viÖn cÇn giao dÞch víi c¸c t¸c nh©n
ngoµi lµ ®éc gi¶ ®Ó qu¶n lý vµ tho¶ thuËn nh÷ng thñ tôc cña th
viÖn ®Ò ra, nh yªu cÇu vÒ mîn tr¶ s¸ch cña ®éc gi¶ vµ xö lý c¸c
th«ng tin kh¸c liªn quan ®Õn quyÒn lîi vµ nghÜa vô cña ®éc gi¶.
* Khi hÖ thèng qu¶n lý th viÖn nhËn ®îc yªu cÇu cña ®éc gi¶
(T¸c nh©n ngoµi) hai bªn cã sù giao dÞch trao ®æi, nÕu thµnh
c«ng th× hÖ thèng qu¶n lý th viÖn sÏ ®¸p øng yªu cÇu cña ®éc gi¶.
* Chøc n¨ng qu¶n lý th viÖn cã nhiÖm vô b¸o c¸o theo yªu cÇu
cña Ban Gi¸m HiÖu vÒ t×nh h×nh ho¹t ®éng cña th viÖn ®Ó Ban
Gi¸m HiÖu cã kÕ ho¹ch vµ ®Þnh híng ho¹t ®éng cho th viÖn.

12
2. BiÓu ®å luång d÷ liÖu møc ®Ønh.

B Gi¸m
Nhµ xuÊt CËp nhËt HiÖu
b¶n

S¸ch §éc gi¶

B¸o c¸o,
T×m kiÕm §éc gi¶ thèng kª

§éc gi¶ S¸ch

Xö l ý m­în
M­în tr¶
tr¶

13
 + CËp nhËt göi phiÕu ®Æt s¸ch cho t¸c nh©n ngoµi lµ nhµ
xuÊt b¶n, nhµ xuÊt b¶n sÏ giao s¸ch vµ phiÕu nhËp s¸ch cho ngêi
qu¶n lý th viÖn, vµ ngêi qu¶n lý th viÖn cã tr¸ch nhiÖm cËp nhËt
s¸ch vµo hÖ thèng cô thÓ nh nhËp m· s¸ch, tªn s¸ch, tªn t¸c gi¶
v.v... vµo hÖ thèng.
+ T¸c nh©n ngoµi lµ ®éc gi¶ yªu cÇu ®Õn mîn tr¶ s¸ch, ngêi
khai th¸c hÖ thèng nhËn th«ng tin vÒ ®éc gi¶ vµ sö lý th«ng tin nh
thÎ ®éc gi¶, thÎ sinh viªn vµ qu¸ tr×nh mîn tr¶ s¸ch cña ®éc gi¶ ®ã,
nÕu ®¶m b¶o yªu cÇu quy ®Þnh cña th viÖn th× tiÕn hµnh cho m-
în tr¶ s¸ch theo yªu cÇu cña ®éc gi¶ ®ã.
+ Chøc n¨ng thèng kª b¸o c¸o: chøc n¨ng nµy lÊy th«ng tin tõ
kho s¸ch, kho ®éc gi¶, kho mîn tr¶ göi sang chøc n¨ng thèng kª b¸o
c¸o.
+ Chøc n¨ng t×m kiÕm: chøc n¨ng nµy cã nhiÖm vô t×m kiÕm
theo yªu cÇu cña trªn cô thÓ nh : Ban Gi¸m HiÖu, cña ®éc gi¶ chøc
n¨ng nµy lÊy th«ng tin tõ kho ®éc gi¶ vµ kho s¸ch.
+ Chøc n¨ng xö lý mîn tr¶: Chøc n¨ng nµy cã nhiÖm vô xö lý
mîn tr¶ theo quy ®Þnh cña th viÖn nÕu ®éc gi¶ qu¸ h¹n th× hÖ
thèng sÏ ®a ra nh÷ng th«ng b¸o ®Ó ngêi qu¶n lý th viÖn kÞp thêi
xö lý c¸c ®éc gi¶ nµy theo néi quy ho¹t ®éng cña th viÖn.
3. BiÓu ®å luång d÷ liÖu møc díi ®Ønh:

Thªm th«ng
tin ®éc gi¶
míi

§éc gi¶ §éc gi¶

Söa, xo¸
th«ng tin
®éc gi¶
14
15
 * Ph©n r· chøc n¨ng cËp nhËt:
+ CËp nhËt ®éc gi¶ : cã 2 chøc n¨ng, 1 kho th«ng tin vµ 1 t¸c
nh©n ngoµi.
+ Chøc n¨ng thªm th«ng tin ®éc gi¶ míi cÇn giao dÞch víi t¸c
nh©n ngoµi lµ ®éc gi¶ nÕu thµnh c«ng th× chøc n¨ng thªm ®éc
gi¶ míi sÏ göi th«ng tin ®Õn ®éc gi¶
+ Chøc n¨ng söa, xo¸ th«ng tin vÒ ®éc gi¶:
. Söa: cã nhiÖm vô söa nh÷ng th«ng tin vÒ ®éc gi¶ khi
ngêi qu¶n lý vµ ®éc gi¶ cã sù nhÇm lÉn trong khi cËp nhËt.
. Xo¸: chøc n¨ng nµy cã nhiÖm vô xo¸ ®éc gi¶ khi ®éc
gi¶ kh«ng cã nhu cÇu vÒ mîn tr¶ nh: Sinh viªn ra trêng hoÆc sinh
viªn vi ph¹m nh÷ng quy ®Þnh cña th viÖn.
+ CËp nhËt s¸ch:

Thªm th«ng
tin S¸ch míi

Nhµ xuÊt
S¸ch
b¶n

Söa, xo¸
th«ng tin
S¸ch

- Trong s¬ ®å nµy cã 2 chøc n¨ng chÝnh:

+ Chøc n¨ng thªm s¸ch míi.
+ Söa, xo¸ th«ng tin s¸ch.
- T¸c nh©n ngoµi lµ: S¸ch.
- Kho th«ng tin lµ: s¸ch.
- Chøc n¨ng thªm s¸ch míi: chøc n¨ng nµy cã quan hÖ víi t¸c
nh©n ngoµi lµ s¸ch, khi ®îc cÊp cã thÈm quyÒn ®ång ý vÒ cho

16
nhËp s¸ch míi, th× ngêi qu¶n lý yªu cÇu nhµ xuÊt b¶n cung cÊp
s¸ch míi sau ®ã tiÕn hµnh c¸c quy tr×nh nhËp tªn s¸ch, lo¹i s¸ch vµ
nhËp s¸ch vµo kho s¸ch.
- Chøc n¨ng söa, xo¸ th«ng tin vÒ s¸ch:
. Söa: Chøc n¨ng nµy cã nhiÖm vô söa th«ng tin vÒ s¸ch khi ng-
êi qu¶n lý th viÖn ph¸t hiÖn trong qu¸ tr×nh nhËp s¸ch cã sù nhÇm
lÉn cÇn söa ch÷a l¹i.
. Xãa: Chøc n¨ng nµy cã nhiÖm vô xo¸ nh÷ng th«ng tin vÒ
cuèn s¸ch nµo ®ã kh«ng cßn tån t¹i trong th viÖn hoÆc kh«ng cßn
sö dông ®îc n÷a.

- Ph©n r· chøc n¨ng t×m kiÕm:

+ T×m kiÕm ®éc gi¶:

T×m theo
m· ®éc gi¶

Ban gi¸m
§éc gi¶ hiÖu ®éc gi¶

T×m theo
tªn ®éc
gi¶

- Trong s¬ ®å nµy: cã 1 kho th«ng tin vµ hai t¸c nh©n ngoµi

lµ ®éc gi¶ vµ Ban gi¸m hiÖu
- Cã 2 chøc n¨ng chÝnh:
+ Chøc n¨ng: . T×m theo m· ®éc gi¶.
. T×m theo tªn ®éc gi¶.
- ë hai chøc n¨ng trªn sÏ thùc hiÖn viÖc t×m kiÕm c¸c th«ng tin
vÒ ®éc gi¶ nh t×m theo tªn vµ t×m theo m· ®éc gi¶ khi cã yªu cÇu
17
d÷ liÖu ®îc lÊy ra tõ kho th«ng tin ®éc gi¶, kho th«ng tin nµy sÏ
cung cÊp c¸c th«ng tin vÒ ®éc gi¶ ®· ®îc lu trong hÖ thèng qu¶n lý
th viÖn.

18
 + T×m kiÕm s¸ch:

T×m theo
B gi¸m
m· s¸ch S¸ch
hiÖu

§éc gi¶

T×m tªn T×m theo T×m tªn

nhµ XB tªn s¸ch t¸c gi¶
s¸ch

§éc gi¶

B gi¸m
S¸ch T×m theo
hiÖu
lo¹i s¸ch

- Trong s¬ ®å t×m kiÕm nµy thùc hiÖn 5 chøc n¨ng chÝnh:

+ T×m theo m· s¸ch.
+ T×m theo tªn s¸ch.
+ T×m tªn nhµ xuÊt b¶n.
+ T×m theo lo¹i s¸ch.
+ T×m tªn t¸c gi¶.
- Cã 2 t¸c nh©n ngoµi: §éc gi¶, Ban gi¸m hiÖu.
D÷ liÖu ®îc c¸c chøc n¨ng lÊy tõ kho th«ng tin s¸ch ®Ó phôc
vô t×m kiÕm theo c¸c tiªu chÝ mµ c¸c chøc n¨ng ®· ®Þnh ra.

19
 - Ph©n r· chøc n¨ng Xö lý mîn tr¶:

Xö lý m­
în, tr¶

§éc gi¶
§éc gi¶ M­în tr¶

Xö lý
qu¸ h¹n

- §©y lµ s¬ ®å dïng ®Ó biÓu diÔn c¸c th«ng tin xö lý mîn tr¶

cña ®éc gi¶ s¬ ®å nµy gåm cã hai chøc chøc n¨ng chÝnh:
+ Chøc n¨ng: xö lý mîn, tr¶.
+ Chøc n¨ng: xö lý qu¸ h¹n.
Cã 1 t¸c nh©n ngoµi lµ §éc gi¶.
Khi ®éc gi¶ ®Õn th viÖn yªu cÇu mîn hoÆc tr¶ s¸ch th× c¸n
bé th viÖn kiÓm tra ®éc gi¶ nµy ®· ®¨ng ký víi th viÖn hay cha d÷
liÖu nµy ®îc lÊy ra tõ kho th«ng tin ®éc gi¶, nÕu cã th× sÏ xö lý
th«ng tin vÒ mîn tr¶. TÊt c¸c th«ng tin liªn quan ®Õn mîn hay tr¶
®Òu ®îc cËp nhËt hoÆc lÊy ra tõ kho Mîn tr¶.
Trong chøc n¨ng xö lý qu¸ h¹n th× th«ng tin vÒ c¸c ®éc gi¶ m-
în s¸ch qu¸ h¹n cha tr¶ sÏ hiÖn ra vµ c¸n bé th viÖn sÏ in phiÕu ®Ò
nghÞ c¸c ®éc gi¶ nµy tr¶ s¸ch.

20
 - Ph©n r· chøc n¨ng Thèng kª:
- Thèng kª ®éc gi¶ :

Tk §G qu¸
h¹n

B gi¸m
M­în tr¶ §éc gi¶
hiÖu

Tk §G
®ang m­
în

- Trong s¬ ®å nµy cã hai chøc n¨ng chÝnh:

+ Chøc n¨ng: Thèng kª ®éc gi¶ qu¸ h¹n.
+ Chøc n¨ng: Thèng kª ®éc gi¶ ®ang mîn.
- Cã 1 T¸c nh©n ngoµi.
- Cã 2 kho d÷ liÖu ®îc lÊy ra.
* Khi cÇn thèng kÕ vÒ sè ®éc gi¶ hay do yªu cÇu cña Ban
gi¸m HiÖu th× c¸n bé thèng kª sÏ thèng kª ®îc vÒ sè lîng ®éc gi¶
®ang mîn vµ sè ®éc gi¶ mîn qu¸ h¹n cha tr¶ ®Ó cã biÖn ph¸p xö lý
kÞp thêi. TÊt c¶ d÷ liÖu ®îc lÊy ra tõ kho th«ng tin §éc gi¶ vµ mîn
tr¶.

21
- Thèng kª s¸ch:

Tkª S¸ch
bæ sung

Tkª Lo¹i
s¸ch

Gi¸m Tkª s¸ch

®ang m­ S¸ch
hiÖu
în

Tkª tªn
t¸c gi¶

Tkª nhµ
xuÊt b¶n
s¸ch

- Trong s¬ ®å nµy gåm cã 5 chøc n¨ng chÝnh:

+ Chøc n¨ng thèng kª s¸ch bæ sung.
+ Chøc n¨ng thèng kª lo¹i s¸ch.
+ Chøc n¨ng thèng kª tªn t¸c gi¶.
+ Chøc n¨ng thèng kª s¸ch ®ang mîn.
+ Chøc n¨ng thèng kª nhµ xuÊt b¶n.
- Cã mét t¸c nh©n ngoµi. Ban Gi¸m HiÖu.
* TÊt c¶ c¸c th«ng tin liªn quan ®Õn thèng kª ®îc lÊy ra tõ kho
th«ng tin vÒ s¸ch.

22
 * S¬ ®å thùc thÓ liªn kÕt E-R cña hÖ thèng qu¶n lý th
viÖn:

§éc gi¶ M­în tr¶ S¸ch

M· ®éc M· ®éc M· s¸ch

gi¶ gi¶
Hä ®Öm M· s¸ch Lo¹i s¸ch
Tªn Ngµy m­în Tªn s¸ch
Giíi tÝnh Ngµy hÑn Tªn nhµ XB
tr¶
N¨m sinh Ngµy tr¶ N¨m XB
§Þa chØ Sè l­îng m­în Sè trang
Sè thÎ sviªn Sè l­îng tr¶ Sè tËp
Sè L­îng
§¬n gi¸
TL Néi dung

23
 Ch¬ng IV
ThiÕt kÕ hÖ thèng

I. Lùa chän c«ng cô ph¸t triÓn ch¬ng tr×nh.

HiÖn nay cã rÊt nhiÒu c«ng cô ph¸t triÓn c¸c øng dông. §èi víi
c¸c c«ng cô ph¸t triÓn c¸c øng dông vÒ c¬ së d÷ liÖu th× ng«n
ng÷ Visua Basic tá ra hiÖu qu¶ vµ ®îc nhiÒu nhµ ph¸t triÓn øng
dông lùa chän ®Ó viÕt c¸c øng dông vÒ c¬ së d÷ liÖu. Visua Basic
lµ mét ng«n ng÷ lËp tr×nh bËc cao n»m trong trong bé Visual
Studio cña Microsoft, nã cho phÐp c¸c lËp tr×nh viªn t¹o ra c¸c øng
dông mét c¸ch nhanh chãng. C¬ së d÷ liÖu ë ®©y lµ Microsoft
Access phï hîp cho nh÷ng c¬ së d÷ liÖu võa ph¶i, bªn c¹nh ®ã nã
cßn hæ trî cho viÖc thao t¸c víi c¬ së d÷ liÖu mét c¸ch dÔ dµng,
nhanh chãng.

II. ThiÕt kÕ c¸c b¶ng d÷ liÖu (TABLE):

- B¶ng d÷ liÖu ®äc gi¶:

ST Tªn tr- KiÓu DiÓn gi¶i

T êng
01 Madocgia Text (10) M· ®éc gi¶ (thÎ ®éc
gi¶)
02 Hodem Text (15) Hä vµ ®Öm
03 Ten Text (10) Tªn ®éc gi¶
04 Namsinh Date/Time N¨m sinh
05 Gioi Text (3) Giíi tÝnh
06 Diachi Text (50) §Þa chØ cña ®éc gi¶
07 Stsinhvie Text (10) Sè thÎ sinh viªn
n
08 Ngaynhap Date/Time Ngµy nhËp th«ng tin
®éc gi¶

- B¶ng d÷ liÖu s¸ch:

ST Tªn tr- KiÓu DiÓn gi¶i
T êng
01 Masach Text (20) M· s¸ch
02 Tensach Text (50) Tªn s¸ch
03 Loai Text (15) Lo¹i s¸ch
04 NhaXB Text (50) Tªn nhµ xuÊt b¶n
05 NamXB Date/Time N¨m xuÊt b¶n
24
06 Sotrang Number (integer) Sè trang
07 Sotap Number (Byte) Sè tËp
08 Soluong Number (Byte) Sè lîng
09 Dongia Currency §¬n gi¸
10 Noidung Memo Tãm lît néi dung
11 Ngaynhap Date/Time Ngµy nhËp th«ng tin
s¸ch

25
 - B¶ng d÷ liÖu mîn tr¶:

ST Tªn trêng KiÓu DiÓn gi¶i

T
01 Madocgia Text (10) M· ®éc gi¶ (thÎ ®éc
gi¶)
02 Masach Text (20) M· s¸ch
03 Ngaymuon Date/Time Ngµy mîn
04 Ngayhentr Date/Time Ngµy hÑn tr¶
a
05 Ngaytra Date/Time Ngay tr¶
06 Soluongm Number(Byte) Sè lîng mîn
uon
07 Soluongtra Number(byte) Sè lîng tr¶
III. ThiÕt kÕ giao diÖn - Form, Report:
*ThiÕt kÕ FORM :
- FORM giao diÖn ch¬ng tr×nh qu¶n lý th viÖn.

26
 - FORM NhËp th«ng tin ®éc gi¶.

- FORM NhËp th«ng tin s¸ch.

- FORM Xö lý mîn.

27
 * FORM T×m kiÕm.

* ThiÕt kÕ REPORT:

- ThiÕt kÕ giÊy ®ßi s¸ch:

28
 ch¬ng V
Cµi ®Æt, sö dông
vµ ®¸nh gi¸ ch¬ng tr×nh.

I. Cµi ®Æt, sö dung:

* Cµi ®Æt: Ch¬ng tr×nh ®îc cµi ®Æc bëi Microsoft Access víi
giao diÖn dÔ nh×n víi c¸c nót lÖnh lµm viÖc thuËn lîi cho viÖc cËp
nhËt hay xö lý th«ng tin.
* Sö dung: T¹o th môc QLTV vµ copy (hoÆc gi¶ nÐn b»ng
winzip) file cã tªn Qltv.mdb cã trong ®Üa mÒm vµo æ cøng. Sau
®ã ch¹y ch¬ng tr×nh b»ng biÓu tîng QLTV hoÆc t¹o biÓu tîng ra
mµn h×nh Desktop ®Ó ch¹y trùc tiÕp. Ch¬ng trinh sÏ tù ®éng ch¹y
víi form chÝnh ®îc thiÕt lËp b»ng Macro Khëi ®éng.
Sau khi sö dông xong ngíi sö dông muèn ra khái ch¬ng tr×nh
th× ®a chuét ®Õn Menu tho¸t ®Ó tho¸t ch¬ng tr×nh víi 2 chøc
n¨ng : Tho¸t vÒ c¬ së d÷ liÖu cña Access hoÆc vÒ Windows ®Ó
kÕt thóc lµm viÖc víi ch¬ng tr×nh qu¶n lý th viÖn.
II. §¸nh gi¸ kÕt luËn ch¬ng tr×nh:
1. TÝnh n¨ng cña ®Ò tµi:

§Ò tµi Qu¶n lý th viÖn Trêng T36 - BCA lµ ®Ò tµi cã tÝnh thùc tÕ

cao. Trong khi x©y dùng ch¬ng tr×nh chóng em ®· dùa trªn kÕt
qu¶ kh¶o s¸t cô thÓ hÖ thèng th viÖn cña trêng, vµ ®a ra nh÷ng
biÖn ph¸p tèi u mang l¹i hiÖu qu¶ cao cho ngêi qu¶n lý th viÖn vµ
®éc gi¶, ®Ò tµi nµy cã thÓ øng dông vµo trêng T36 hiÖn nay.
2. KÕt qu¶ ®¹t ®îc:

Sau khi cho ch¬ng tr×nh ch¹y thö, ch¬ng tr×nh ®· ®¹t ®îc
mét sè kÕt qu¶ do bµi to¸n ®Æt ra nh:
- DÓ t×m kiÕm th«ng tin.
- T×m kiÕm thèng tin nhanh, chÝnh x¸c.
- KiÓm so¸t ®îc sè lîng s¸ch, sè lîng ®éc gi¶ .
- Thèng kª b¸o c¸o chÝnh x¸c ®¹t hiÖu qu¶ cao.
3. Nh÷ng h¹n chÕ cÇn kh¾c phôc:

Tuy hÖ thèng ®· ®¹t ®îc mét sè yªu cÇu ban ®Çu do bµi to¸n
®îc gi¸o viªn híng dÉn ®Æt ra, tuy nhiªn vÒ giao diÖn còng nh quy
tr×nh khai th¸c hÖ thèng còng cha thËt sù th©n thiÖn vµ dÓ sö
dông cho ngêi khai th¸c hÖ thèng. Ngoµi ra hÖ thèng cÇn ph¶i söa
®æi mét sè chøc n¨ng, cÊu tróc d÷ liÖu cho phï hîp víi thùc tÕ.

29
 4. Híng ph¸t triÓn cña ®Ò tµi:

Môc ®Ých cña ®Ò tµi míi tËp trung vµo m« h×nh qu¶n lý th
viÖn ë trêng T36, cha cã tÝnh më réng cho c¸c trêng kh¸c cïng hÖ
cïng m« h×nh. Víi m« h×nh bµi toµn qu¶n lý th viÖn nµy cã thÓ ¸p
dông cho c¸c trêng kh¸c nh:
- Trung häc CSND.
- Trung häc ANND.
- Trêng CSPCCC
5. KÕt luËn:

Sau mét thêi gian lµm ®Ò tµi víi thêi gian cã h¹n ch¬ng tr×nh
®· ®¹t ®îc c¬ b¶n yªu cÇu ban ®Çu ®Æt ra. Tuy vËy ®Ó ch¬ng
tr×nh ®îc øng dông tèt h¬n th©n thiÖn h¬n víi ngêi sö dông vµ
øng dông ®îc vµo cho trêng T36 th× t¸c gi¶ cÇn ph¶i ®Çu t thªm
nhiÒu thêi gian vµ c«ng søc th× mêi cã thÓ ®a vµo øng dông trong
thùc tÕ.
Mét lÇn n÷a chóng em xin ch©n thµnh c¶m ¬n c« NguyÔn
Kim Anh vµ c¸c thÇy c« trong bé m«n C¸c HÖ Thèng Th«ng Tin vµ
c¸c thÇy c« trong khoa c«ng nghÖ th«ng tin trêng ®¹i häc B¸ch
Khoa Hµ Néi ®· dµy c«ng híng dÉn vµ gi¶ng d¹y chóng em ®Ó
chóng em hoµn thµnh ®Ò tµi thùc tËp tèt nghiÖp nµy.

Hµ Néi: 6/2005
Sinh viªn thùc tËp.
Chu M¹nh Trung

Môc lôc
Lêi nãi ®Çu........................................................ ..............................1
Ch¬ng I...................................................................... ......................3
30
 I. Yªu cÇu vÒ thiÕt bÞ:............................................................. ......3
II. M« h×nh d÷ liÖu cña Microsoft Access...................................... 3
1. Giíi thiÖu Microsoft Access: ....................... ............................3
2. Giao diÖn cña Microsoft Access :................................... ........4
3. C¸c thµnh phÇn cña mét c¬ së d÷ liÖu Microsoft Access:......4
a. B¶ng d÷ liÖu (Table):............................... ...........................4
b. B¶ng truy vÊn (Queries).......................................... ............6
c. BiÓu mÉu (Form):............................................. ..................9
d. B¸o biÓu (Report):.................................................. ..........12
e. Macro:............................................................ ...................13
Ch¬ng II.............................................................. ...........................17
Kh¶o s¸t thùc tÕ....................................................... .....................17
I. HÖ thèng qu¶n lý hiÖn t¹i cña th viÖn trêng T36.....................17
II. Nhu cÇu cÇn x©y dùng hÖ thèng qu¶n lý th viÖn míi ë trêng
T36....................................................................................... .......17
III. Nh÷ng thuËn lîi vµ khã kh¨n cña viÖc ®a tin häc vµo qu¶n lý
th viÖn trêng T36................................................. .......................18
1. Nh÷ng thuËn lîi:................................................... ................18
2. Nh÷ng khã kh¨n............................................................. ......19
Ch¬ng III......................................................... ...............................20
Ph©n tÝch hÖ thèng.......................... ...........................................20
I. Môc tiªu cña hÖ thèng.................................................. ............20
II. Ph©n tÝch chøc n¨ng cña hÖ thèng........................................20
1. Chøc n¨ng cña hÖ thèng:........................ .............................20
2. Ph©n tÝch nhiÖm vô cña tõng chøc n¨ng............................22
a.Chøc n¨ng cËp nhËp th«ng tin: Cã hai nhiÖm vô lµ CËp nhËp
®éc gi¶ vµ CËp nhËp s¸ch........................ ............................22
b. Chøc n¨ng xö lý mîn tr¶ s¸ch: ........................ ................22
c. Chøc n¨ng t×m kiÕm.......................................................22
d. Chøc n¨ng thèng kª............................................ ..............23
e. Chøc n¨ng tho¸t.......................... .....................................23
IV. X©y dùng biÓu ®å ph©n cÊp chøc n¨ng (BPC):.....................10
* Ph©n r· chøc n¨ng cËp nhËt:........................ ......................10
V. X©y dùng biÓu ®å luång d÷ liÖu :.........................................11
1. BiÓu ®å luång d÷ liÖu møc khung c¶nh:....................... ......12
2. BiÓu ®å luång d÷ liÖu møc ®Ønh....................................... 13
3. BiÓu ®å luång d÷ liÖu møc díi ®Ønh:................................14
* Ph©n r· chøc n¨ng cËp nhËt:........................ ......................16
- Ph©n r· chøc n¨ng t×m kiÕm:............................................17
- Ph©n r· chøc n¨ng Xö lý mîn tr¶:.......................................20
.................................................. ..........................................22
* S¬ ®å thùc thÓ liªn kÕt E-R cña hÖ thèng qu¶n lý th viÖn:. 23
Ch¬ng IV....................................................................... .................24
ThiÕt kÕ hÖ thèng........................................................................ .24
I. Lùa chän c«ng cô ph¸t triÓn ch¬ng tr×nh........................... .....24

31
 II. ThiÕt kÕ c¸c b¶ng d÷ liÖu (TABLE): ......................................24
III. ThiÕt kÕ giao diÖn - Form, Report:........................................26
ch¬ng V....................................................... ..................................29
I. Cµi ®Æt, sö dung:...................................... ..............................29
II. §¸nh gi¸ kÕt luËn ch¬ng tr×nh:..................................... ..........29
1. TÝnh n¨ng cña ®Ò tµi:................................... ......................29
2. KÕt qu¶ ®¹t ®îc:........................................................ .........29
3. Nh÷ng h¹n chÕ cÇn kh¾c phôc: .........................................29
4. Híng ph¸t triÓn cña ®Ò tµi:............................................... ...30
5. KÕt luËn: .................................................. ...........................30
Sau mét thêi gian lµm ®Ò tµi víi thêi gian cã h¹n ch¬ng tr×nh
®· ®¹t ®îc c¬ b¶n yªu cÇu ban ®Çu ®Æt ra. Tuy vËy ®Ó ch-
¬ng tr×nh ®îc øng dông tèt h¬n th©n thiÖn h¬n víi ngêi sö
dông vµ øng dông ®îc vµo cho trêng T36 th× t¸c gi¶ cÇn ph¶i
®Çu t thªm nhiÒu thêi gian vµ c«ng søc th× mêi cã thÓ ®a
vµo øng dông trong thùc tÕ..................................................30

32