Sap Ok

Implantacin de un sistema ERP SAP R/3
Autor: Pau Escera Mic Consultor: Humberto Andrs Sanz Universitat Oberta de Catalunya Fecha: 21/06/2002
ndice AGRADECIMIENTOS .................................................................................................... 3 1 INTRODUCCIN..................................................................................................... 3 1.1 ANTECEDENTES ..................................................................................................... 3 1.2 PROPSITO ........................................................................................................... 3 1.3 ENFOQUE Y ESTRUCTURA ...................................................................................... 3 2 DEFINICIN DE LA EMPRESA MODELO ............................................................ 3 2.1 ACTIVIDAD DE LA EMPRESA .................................................................................... 3 2.2 VOLMENES DE LA COMPAA ................................................................................ 3 3 ANLISIS FUNCIONAL.......................................................................................... 3 3.1 INTRODUCCIN ...................................................................................................... 3 3.2 REA DE PRODUCCIN ........................................................................................... 3
3.2.1 Situacin Actual......................................................................................................... 3
Consideraciones generales ............................................................................................3 Planificacin de materiales.............................................................................................3 Control de la produccin ................................................................................................3 Gestin de stocks de materia prima y productos semielaborados y terminados ............3 Costes de producto ........................................................................................................3 Organizacin ..................................................................................................................3 3.2.1.1 3.2.1.2 3.2.1.3 3.2.1.4 3.2.1.5 3.2.1.6
3.2.2
Requerimientos Funcionales..................................................................................... 3
3.3
3.2.2.1 Datos maestros de produccin.......................................................................................3 3.2.2.2 Planificacin de materiales.............................................................................................3 3.2.2.3 Control de la produccin ................................................................................................3 3.2.2.4 Gestin de stocks de materia prima y productos semielaborados y terminados ............3 3.2.2.5 Costes de producto ........................................................................................................3 3.2.2.6 Valoracin y contabilizacin de stocks ...........................................................................3 MAESTRO DE MATERIALES ..................................................................................... 3
3.3.1 3.3.2
Situacin Actual......................................................................................................... 3
Consideraciones generales ............................................................................................3 Mantenimiento de Materiales .........................................................................................3
3.3.1.1 3.3.1.2
3.4
3.3.2.1 Maestro de materiales ....................................................................................................3 REA DE COMPRAS ................................................................................................ 3
3.4.1
Situacin actual ......................................................................................................... 3

Consideraciones generales ............................................................................................3 Mantenimiento de proveedores ......................................................................................3 Generacin de pedidos de compra ................................................................................3
3.4.1.1 3.4.1.2 3.4.1.3
3.4.2
3.5
3.4.2.1 Datos maestros ..............................................................................................................3 3.4.2.2 Consultas, listados y formularios....................................................................................3 3.4.2.3 Gestin de pedidos de compra.......................................................................................3 3.4.2.4 Conformacin de facturas ..............................................................................................3 REA DE VENTAS Y DISTRIBUCIN .......................................................................... 3
3.5.1
Situacin Actual......................................................................................................... 3
Consideraciones generales ............................................................................................3 Aprovisionamiento a delegaciones.................................................................................3 Gestin de pedidos de cliente ........................................................................................3 Facturacin.....................................................................................................................3 Gestin de almacenes....................................................................................................3 Datos maestros de ventas..............................................................................................3 Planificacin del aprovisionamiento ...............................................................................3
3.5.1.1 3.5.1.2 3.5.1.3 3.5.1.4 3.5.1.5
3.5.2
3.5.2.1 3.5.2.2
3.6 3.7 4
3.5.2.3 Gestin de pedidos de cliente ........................................................................................3 3.5.2.4 Facturacin.....................................................................................................................3 3.5.2.5 Estadsticas de ventas ...................................................................................................3 3.5.2.6 Gestin de almacenes....................................................................................................3 REA CONTABLE Y FINANCIERA .............................................................................. 3
3.6.1
Situacin Actual......................................................................................................... 3
3.6.1.1 Consideraciones generales ............................................................................................3 REQUERIMIENTOS FUNCIONALES GENERALES .................................................... 3
INFORME PARA LA DIRECCIN. VIABILIDAD DE LA IMPLANTACIN DE
SAP R/3.......................................................................................................................... 3 4.1 ANLISIS DEL RETORNO DE LA INVERSIN ............................................................... 3 4.2 ANLISIS DEL FACTOR HUMANO ............................................................................. 3 4.3 PLAN DE IMPLANTACIN ......................................................................................... 3
4.3.1 4.3.2 4.3.3 4.3.4 Enfoque del proyecto................................................................................................. 3 Metodologa bsica ................................................................................................... 3 Equipo de trabajo ...................................................................................................... 3 Calendario ................................................................................................................. 3
IMPLANTACIN DE SAP R/3 ................................................................................ 3 5.1 FASE DE DISEO ................................................................................................... 3

5.1.1 5.1.2 Calendario ................................................................................................................. 3 Definicin del Modelo Funcional ............................................................................... 3
Produccin .....................................................................................................................3 Maestro de Materiales ....................................................................................................3 Compras.........................................................................................................................3 Ventas y Distribucin......................................................................................................3 Anlisis de cobertura......................................................................................................3 Anlisis de GAPS ...........................................................................................................3 Diseo funcional de GAPS .............................................................................................3 Resumen esfuerzo de desarrollo (Recursos Externos) ..................................................3 Estrategia de servidores de desarrollo ...........................................................................3 Estrategia de mandantes de desarrollo..........................................................................3 5.1.2.1 5.1.2.2 5.1.2.3 5.1.2.4
5.1.3 5.1.4 5.1.5 5.1.6
Anlisis de cobertura ................................................................................................. 3 Definicin de GAPS................................................................................................... 3 Configuracin de los Sistemas de Desarrollo ........................................................... 3 Estrategia de conversin........................................................................................... 3
5.1.3.1 5.1.3.2 5.1.4.1 5.1.4.2 5.1.5.1 5.1.5.2
5.2
5.1.6.1 Estrategia .......................................................................................................................3 5.1.6.2 Procedimientos de conversin .......................................................................................3 5.1.6.3 Estimacin esfuerzo programacin conversin ..............................................................3 5.1.6.4 Revisin y Aprobacin del diseo ..................................................................................3 FASE DE PARAMETRIZACIN .................................................................................. 3
5.2.1 5.2.2 5.2.3 5.2.4 5.2.5 5.2.6 5.2.7 5.3.1 5.3.2
Calendario ................................................................................................................. 3 Planificacin de la conversin ................................................................................... 3 Configuracin del Sistema ........................................................................................ 3

Estructura Organizativa ..................................................................................................3
5.2.3.1
Diseo Tcnico.......................................................................................................... 3 Programacin y Test ................................................................................................. 3 Preparacin de la conversin.................................................................................... 3 Test del Sistema y de la Conversin......................................................................... 3 Integridad Lgica ....................................................................................................... 3
Autorizaciones de acceso...............................................................................................3 Autorizaciones de tratamiento ........................................................................................3 Alta disponibilidad ..........................................................................................................3 Copias de seguridad y estrategias de recuperacin.......................................................3
5.3 CONTROLES DE INTEGRIDAD .................................................................................. 3

5.3.1.1 5.3.1.2 5.3.2.1 5.3.2.2
Integridad Fsica ........................................................................................................ 3
5.4 FORMACIN........................................................................................................... 3
5.4.1 5.4.2 5.5.1 Formacin Usuarios Maestros .................................................................................. 3 Formacin Usuarios Finales...................................................................................... 3 Aspectos Claves Previos a la Puesta en Produccin ............................................... 3
Despus de la puesta en productivo ..............................................................................3
5.5 PUESTA EN PRODUCCIN....................................................................................... 3

5.5.1.1
6 7
ASPECTOS CLAVE PARA EL XITO DE LA IMPLANTACIN........................... 3 BIBLIOGRAFIA....................................................................................................... 3
AGRADECIMIENTOS
Desde estas lneas quiero mostrar mi agradecimiento a todas aquellas personas que han colaborado conmigo en la realizacin de este trabajo. Al Sr. Humberto Andrs Sanz, que como consultor de este trabajo de fin de carrera me ha tutelado y aconsejado en todo momento sobre cmo llevar a buen trmino el proyecto. Quiero recalcarle mi ms sincero agradecimiento por haberse involucrado en la medida en la que lo ha hecho. A la Sra. Carme Martn Escofet, que como tutora durante toda mi trayectoria por la UOC ha sabido responder siempre a las dudas planteadas y sabido aconsejarme siempre que as se lo he solicitado. Y finalmente quiero dar mi agradecimiento a todas aquellas personas que en algn momento se han interesado por la marcha del proyecto y especialmente a mi compaera Martina Fontanet i Sol por su comprensin, paciencia y apoyo mostrados incondicionalmente a lo largo de estos meses.
Universitat Oberta de Catalunya Enginyeria Tcnica en Informtica de Gesti
Treball Fi de Carrera Implantacin de un sistema ERP SAP R/3
1 INTRODUCCIN
1.1 ANTECEDENTES
En la actualidad, el entorno altamente competitivo en que se tienen que manejar las empresas en todos los sectores hace que cada vez ms, sea necesario prestar una atencin especial al cliente as como proporcionarle un producto con un alto valor aadido y en el menor plazo posible. Esto lleva a las empresas a la necesidad de una mayor integracin de sus procesos de negocio. Un ERP (Enterprise Resource Planning) es una herramienta que ayuda a la compaa a ganar competitividad en la medida en que consigue la integracin de sus procesos de negocio al mismo tiempo que optimiza los recursos disponibles. Uno de los ERP ms extendidos actualmente en todo el mundo es SAP R/3 de la compaa alemana SAP AG. Por su amplia y exitosa implantacin en un gran nmero de compaas y por sus aos de implantacin en el mercado se escoge la implantacin este sistema como objeto de estudio para este trabajo de fin de carrera.
1.2 PROPSITO
El propsito de este trabajo de fin de carrera es el estudio y desarrollo de un proyecto de implantacin del ERP SAP R/3 en una compaa ficticia del sector farmacutico.
1.3 ENFOQUE Y ESTRUCTURA

Este trabajo de fin de carrera va a consistir en la planificacin y desarrollo de un proyecto de Implementacin del ERP SAP R/3 como propuesta para su realizacin en una empresa del mundo real. Para ello se tomar como empresa a implantar una compaa ficticia del sector farmacutico. El trabajo est estructurado en cinco grandes apartados que se enumeran a continuacin:
Introduccin
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Definicin de la empresa modelo. Se establece la empresa objeto de la implantacin de SAP R/3.
Anlisis Funcional. Se analizan las diferentes reas de la compaa que van a ser objeto de revisin para la implantacin de los mdulos correspondientes de SAP R/3.
Informe de viabilidad de la implantacin. Se elabora un informe para presentar a la direccin de la compaa donde se analiza el retorno de la inversin del proyecto y se define un plan de implantacin.
Implantacin de SAP R/3. Se desarrollan las etapas especficas del proyecto de implantacin: diseo, parametrizacin, controles de integridad, gestin del cambio, formacin y puesta en productivo.
Aspectos clave para el xito de la implantacin. Se describen los puntos crticos del proyecto a lo largo de todas las etapas y los potenciales riesgos a gestionar.
Introduccin
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2 DEFINICIN DE LA EMPRESA MODELO
2.1 ACTIVIDAD DE LA EMPRESA

El proyecto de implantacin de SAP R/3 se va a realizar en una empresa espaola del sector farmacutico. La actividad principal de la compaa es la fabricacin de soluciones parenterales (sueros) para su comercializacin tanto en el mercado nacional como en el extranjero. Toda la produccin ser realiza de manera integral en una nica planta de fabricacin ubicada en Espaa. Para la distribucin de sus productos, la compaa dispone de dos delegaciones comerciales con almacn propio situadas en Espaa.
2.2 VOLMENES DE LA COMPAA

En la tabla siguiente se muestran los datos de la compaa en cifras. La informacin referente a facturacin, nmero de lneas de pedido de compra y produccin son cifras anuales.
Cifra de facturacin Nmero de empleados Nmero de proveedores
30 millones de euros 400 2.000 1 almacn central de materias primas 4 almacenes de producto acabado materias primas: 1.200 productos semielaborados: 300 productos terminados: 275
500 rdenes de fabricacin de producto acabado equivalentes a
Nmero de lneas de pedido de compra 4.500 Nmero de almacenes Nmero de materiales
Produccin
2.800.000 unidades
Tabla 2.2. Volmenes de la compaa
Definicin de la empresa modelo
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3 ANLISIS FUNCIONAL
3.1 INTRODUCCIN
El presente anlisis funcional pretende, por una parte, reflejar la situacin actual de las diferentes reas de la compaa y los procedimientos utilizados en la gestin de las mismas, y por la otra, realizar un estudio detallado de aquellos aspectos susceptibles de ser mejorados o modificados con la implantacin de un sistema de gestin integrado ERP como es SAP R/3. Como resultado de este anlisis funcional se van a obtener unos Requerimientos Funcionales que son los que marcarn el mbito detallado del proyecto y que debern implementarse con SAP R/3. Para la realizacin de este anlisis se va a considerar como mbito de estudio las reas de Produccin, Compras y Ventas y Distribucin.
Anlisis Funcional
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3.2 REA DE PRODUCCIN

Para la realizacin del Anlisis Funcional en el rea de Produccin se van a considerar las siguientes subreas:

Planificacin de materiales Control de la produccin Gestin de stocks de materias primas y productos semielaborados y terminados
Costes de producto
3.2.1 SITUACIN ACTUAL
3.2.1.1 Consideraciones generales Actualmente, la gestin de la produccin se realiza con un Sistema de Informacin desarrollado a medida por la propia organizacin. Este Sistema contempla bsicamente las siguientes funcionalidades en cuanto al rea de Produccin se refiere: Planificacin del aprovisionamiento: generacin de pedidos de compra basndose en concepto determinista segn programacin de produccin, y por punto de pedido Gestin de stocks: recepcin de materiales, consumos contra orden de fabricacin, movimientos varios (consumos contra seccin, muestras, rechazos, etc.) Lanzamiento de rdenes de fabricacin, notificacin de consumos y fabricaciones contra rdenes de fabricacin Estadsticas de fabricacin Gestin de almacn con ubicaciones de producto terminado Clculo del coste del producto Valoracin de inventarios
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Existe tambin un Sistema de Gestin de Laboratorio (LIMS) desarrollado tambin a medida por la propia organizacin, que dispone de interfaces con el actual Sistema de Produccin. 3.2.1.2 Planificacin de materiales 3.2.1.2.1 Profit Plan Al inicio del ao el Director de Produccin predispone el Profit Plan. Para efectuar esta planificacin se basa en diversos informes:

previsiones anuales de venta por lnea de producto (Marketing) inventario stocks valorados de producto acabado evaluacin de capacidades calendario laboral
El Profit Plan informa para cada producto las cantidades a producir diariamente. El Profit Plan representa una planificacin anual de la produccin, apartada de la planificacin mensual realizada por el responsable de la planificacin del mismo departamento. El Profit Plan constituye una referencia para realizar una comparacin mensual de la produccin, evaluando mes a mes las eventuales desviaciones existentes entre la previsin y la produccin real. 3.2.1.2.2 Planificacin de la produccin El responsable de la planificacin del Departamento de Control de Produccin y Planificacin de Stocks planifica, despus de haberse efectuado el cierre mensual, la produccin a realizar el mes siguiente. A principio del mes N planifica el mes N+1. Para efectuar esta planificacin se basa en:

inventario valorado de stocks de producto acabado inventario de stocks de productos acabados pendientes de dictaminar
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produccin pendiente de realizar en el mes en curso (segn programa de fabricacin)
previsin de ventas para el mes a planificar de todos los productos acabados
Esta previsin se realiza teniendo en cuenta la venta media de los ltimos seis meses y la evolucin de la misma. Mediante estos datos se procede a la actualizacin manual de una hoja de clculo. Se planifica como fabricacin contra stock manteniendo una cobertura de 2 2,5 meses de stock dependiendo del producto. El resultado de este proceso de planificacin da una cifra de productos aptos (disponibles para la venta) del mes, que representa la produccin a realizar durante el mes siguiente. 3.2.1.2.3 Programacin de la produccin Mediante la cifra obtenida para cada producto en el apartado anterior, se procede a detallar el programa de produccin para el conjunto del mes planificado. En este programa de produccin se identificar el da y el producto a fabricar, as como la cantidad. Esta programacin tiene en cuenta la cobertura de los productos y manualmente se asigna mayor prioridad a los productos con menor cobertura. Esta programacin se realiza por lnea y se intenta generar series de produccin para minimizar los tiempos de cambio. Mediante el informe semanal "Inventario stock producto apto" se podrn aportar pequeas correcciones a esta programacin. Tambin pueden ocurrir cambios en esta programacin en relacin con las entradas de pedidos especiales (fabricacin contra pedido), en este caso la modificacin del programa de fabricacin tiene que ser aprobada por el Director de Produccin. 3.2.1.2.4 Planificacin del aprovisionamiento Una vez obtenido el programa de produccin se procede a realizar la planificacin del aprovisionamiento. Para efectuar esta planificacin el responsable de la misma se basa en:
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nivel de stocks pedidos pendientes de entrega consumos pendientes del mes en curso consumos previstos para el mes planificado
Mediante estos datos se procede a la actualizacin manual de una hoja de clculo y se obtiene la necesidad de compra. Se pueden aportar pequeas correcciones a estas necesidades en relacin con las previsiones de produccin en los meses futuros (Profit Plan). Mediante la hoja de clculo se ha obtenido la cantidad a pedir, esta cantidad se traspasa al formulario de propuesta de compra, de forma manual y para todos los materiales que sean necesarios. La propuesta de compra se enva al Departamento de Compras que selecciona los proveedores e introduce el pedido en el sistema. Una vez editado el pedido, este mismo tiene que ser aprobado por el Director de Produccin. Para las materias primas la planificacin es de tipo determinista (segn necesidades). Los materiales auxiliares (material vario) se aprovisionan por consumos medios mensuales. 3.2.1.3 Control de la produccin El Departamento de Control de Produccin realiza una programacin mensual de la produccin. Mediante el programa de produccin mensual se procede al seguimiento de las rdenes de fabricacin a realizar. Se distingue entre rdenes de dosificacin y rdenes de acondicionamiento. Dos o tres das antes (dependiendo del producto) de la fecha prevista de inicio de la orden se procede a la impresin de la gua de fabricacin correspondiente y a la introduccin de la misma en el sistema actual.
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No se efecta una rigurosa verificacin preventiva de disponibilidades para los componentes de las rdenes. Solo se consulta a este fin un listado de materias primas pendientes de entrega y pendientes de control de calidad (en cuarentena). Actualmente se dispone de unas guas patrn en formato Word. El sistema mediante estas guas patrn y la lista de materiales imprime las guas de fabricacin, donde se recogen datos de los procesos y datos de los materiales involucrados. Al mismo tiempo que se imprime la gua de fabricacin el sistema emite dos copias de la hoja de pedido de materiales, este documento se entrega a fbrica, fbrica corrige las cantidades a solicitar al almacn en funcin del stock que tenga en sus almacenes intermedios, y una vez corregidas las cantidades se entrega al almacn para que prepare la mercanca para las rdenes de fabricacin En planta se procede a informar manualmente en la gua de fabricacin, los materiales consumidos en cada orden, informando lote y cantidad. Una vez finalizada la produccin estas guas son entregadas al Departamento de Control de Produccin para su revisin. Por revisin se entiende el proceso de verificacin de los datos informados en la gua y su posterior introduccin en el sistema. La introduccin al sistema de los consumos rebaja el stock de las materias primas o de los productos semielaborados, as como da de alta el stock que se ha producido. Al mismo tiempo el sistema imprime la hoja de paso a almacn con copia, donde se notifica el traspaso al almacn de cuarentena de fabricacin (pendiente de apto). Las guas una vez revisadas se entregan a Jefatura de Control de Calidad para su archivado. Existe un informe con estadsticas sobre la produccin mensual. Este informe evidencia para cada producto: unidades tericas a producir en el mes en cuestin (segn el programa de fabricacin unidades realmente fabricadas unidades consideradas aptas por Control de Calidad
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3.2.1.4 Gestin de stocks de materia prima y productos semielaborados y terminados 3.2.1.4.1 Almacenes Los distintos tipos de almacn existentes en la planta de fabricacin son: Almacn 03 Cuarentena m.p. 04 Aptos m.p. 05 No aptos m.p. 06 Confirmacin aptitud 07 Obsoletos 53 Cuarentena fabricacin 54 Producto acabado Descripcin Materias primas pendientes de apto Materias primas aptas o exentas de control de calidad Materias primas no aptas Material caducado Material obsoleto por desuso (discontinuado) Productos semielaborados pendientes de apto Productos terminados
Tabla 3.2.1.4.1. Almacenes
Todos estos tipos de almacn implican ubicaciones fsicamente separadas y perfectamente identificadas.
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3.2.1.4.2 Gestin de stocks de materias primas 3.2.1.4.2.1 Diagrama de flujo
Almacn
RecepcinMP contra pedido
Asignacin lote, analtico y fec. caducidad
Impresin etiquetas y hoja recepcin
Alta stock en almacn MP
Etiquetas
Hojas de recepcin
MP sujeta a No QC?
Entrada almacn 04
Entrada almacn 03
Apto QC?
No
Traspaso almacn 05
Devolucin Devolucin Destruccin cargo proveedor
Reclamacin proveedor
Error proveedor?
No Destruccin cargo empresa
Figura 3.2.1.4.2.1. Gestin de stocks de materia prima
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3.2.1.4.2.2 Descripcin del proceso La recepcin de materia prima se realiza normalmente siempre contra un pedido. En la recepcin se pueden tener dos tipos de materiales: materiales exentos de control de calidad y materiales sujetos a control de calidad. En funcin de esta caracterstica al recepcionar un material se procede a su almacenamiento en el almacn de aptos (04) en el almacn de material pendiente de apto (03). En la recepcin se emite una hoja de recepcin y las etiquetas de identificacin de bulto (una por bulto). De la hoja de recepcin se imprimen tres copias: una para el Almacn y las otras dos para Control de Calidad. Cuando Control de Calidad d el apto del material entregar una de las dos copias de la hoja de recepcin al Departamento de Administracin (que tiene una factura pendiente de recepcin). El apto se realiza en el sistema LIMS e implica un traspaso de stock entre los almacenes de cuarentena (03) y aptos (04). Esto implica tambin un traspaso fsico de los materiales entre estos dos materiales. El no apto por parte de Control de Calidad implica un traspaso de stock entre los almacenes de cuarentena (03) y no aptos (05). Esto implica tambin un traspaso fsico de los materiales entre dichos almacenes. El no apto implica una devolucin al proveedor o una destruccin a cargo del mismo o de la propia empresa. Para todas las materias primas el sistema asigna un nmero de lote y un lote analtico y al mismo tiempo calcula y almacena la fecha en que ese lote caduca (fecha de caducidad).
El maestro de materiales tiene informacin sobre el plazo que es necesario aplicar para el clculo de la fecha de caducidad en el momento de la recepcin.
Existe un proceso mensual que realiza un traspaso automtico entre los almacenes de aptos de materia prima (04) y el de confirmacin de aptitud (06) para aquellos productos que han caducado.
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Cada mes el sistema emite un informe donde se evidencian los productos que van a caducar el mes siguiente. La codificacin de los nmeros de lote es 9nnnnn donde nnnnn es un contador por ao y 9 es el ltimo dgito del ao. El tiempo medio de control de calidad para las materias primas es de 2 das. El sistema permite almacenar el lote del proveedor. La caducidad del PVC es de 2 aos, el resto de materias primas 3 5 aos. Una vez al ao se realiza un inventario valorado de todas las materias primas almacenadas. En el sistema hay un listado que indica la rotacin de stocks de materia prima (existe un listado igual para los stocks de producto acabado). Diariamente se emite un listado donde se reflejan las entradas de materia prima en almacn. Existe tambin un listado diario que indica los traspasos de almacn a fabrica. El pedido de planta a almacn de material auxiliar se hace rellenando de forma manual una hoja de pedido estndar, para este tipo de material existe tambin una hoja de devolucin a almacn. 3.2.1.4.3 Gestin de stocks en almacenes intermedios de planta Cuando se imprime la gua de fabricacin el sistema emite dos copias de la hoja de pedido de materiales. Este documento se entrega a fbrica, fbrica corrige las cantidades a solicitar al almacn en funcin de los stocks que tenga en sus almacenes intermedios. Una vez corregidas estas cantidades, fbrica entrega la hoja de pedido al almacn para que prepare las materias primas para las rdenes. En respuesta a esta hoja de pedido, almacn selecciona el lote del material a entregar a fbrica de forma totalmente manual segn FIFO. En planta existen dos almacenes intermedios por lnea de fabricacin, uno para las materias primas del proceso de dosificacin y el otro para las materias primas del proceso de acondicionamiento.
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Mensualmente se realiza de forma manual el informe diferencias recuento fsico por almacenes. Previamente se verifica en el almacn intermedio de planta la efectiva cantidad de stock disponible para cada materia prima (rellenando a mano una hoja en blanco). Sucesivamente se introducen las cantidades detectadas en una hoja de clculo para compararlas con las cantidades tericamente almacenadas y en caso de desviaciones se ajusta el nivel del stock a lo que hay realmente. 3.2.1.4.4 Gestin de stocks de productos semielaborados y acabados Como producto semielaborado se considera el producto al final del proceso de dosificacin. Como el proceso de fabricacin es continuo, el producto dosificado (semielaborado) no se almacena (salvo productos muy concretos) sino que se acondiciona dando lugar a stock de producto acabado. Por requerimientos de calidad, el producto en s requiere por un lado un apto del dosificado y un apto del acabado. El producto terminado se almacena fsicamente en el almacn de producto acabado en estado de cuarentena pendiente del apto de control de calidad, tanto del dosificado como del acondicionado. Un Control de Calidad distinto para los procesos de dosificacin y acondicionamiento permite por ejemplo hacer solo un reacondicionamiento del producto semielaborado en el caso de apto-dosificado y no apto-acondicionado. Cuando Control de Calidad da el apto, el producto cambia de cdigo y se da de alta el stock en el Sistema comercial. En este momento, el producto ya est disponible para la venta. 3.2.1.5 Costes de producto 3.2.1.5.1 Escandallos Los escandallos se confeccionan por lnea/envase y mediante la utilizacin de la frmula patrn estndar (lista de materiales). Para cada escandallo se permite el control de si esta vigente o no. En este escandallo se tienen en cuenta los costes de las materias primas o materiales componentes en general, estos costes se calculan mediante la multiplicacin del coste estndar del componente por la cantidad utilizada en la frmula estndar, teniendo la
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posibilidad de aadir una cantidad estndar de merma en porcentaje sobre la cantidad (prdida en los procesos de produccin), que tambin afecta al coste. Los costes de valor aadido se cargan en el escandallo de dos formas diferentes en funcin del proceso productivo. O bien se aade en el escandallo un material ms como concepto de horas de mquina o montaje, o bien se aade al escandallo el concepto Gastos de proceso. En cualquiera de las dos formas el clculo del valor de estos gastos de valor aadido se calcula fuera del sistema mediante una hoja de clculo. En los dos casos este valor incluye gastos de amortizacin, directos, indirectos, etc. 3.2.1.5.2 Control de gestin Para cada uno de los materiales se obtiene tambin un informe T: Existencias iniciales+Entradas-Salidas=Existencias finales+Desviaciones que permitir el clculo de los rendimientos y de los costes estndar reales. Se dispone tambin de un informe donde se compara la cantidad fabricada vs la cantidad planificada
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3.2.1.6 Organizacin La organizacin del rea de Produccin de la compaa se resume en el siguiente esquema:
Director de Produccin
Jefe de Departamento Control de Produccin, Planificacin y Gestin de Stocks
Jefe de Fbrica
Control Documentacin
Control Planta
Almacn 3 personas
Figura 3.2.1.6. Organizacin Produccin
Las tres personas del Departamento de Control de la Produccin, Planificacin y Gestin de Stocks ms las tres del Almacn son los usuarios actuales del sistema. El Departamento de Costes est compuesto por el Director del mismo y dos personas. Actualmente, trabajan ellas tres con el sistema.
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3.2.2 REQUERIMIENTOS FUNCIONALES
3.2.2.1 Datos maestros de produccin
Lista nica de materiales tanto para produccin como para costes. Control de acceso a las listas de materiales segn usuario y grupo de autorizacin. Listas de materiales por fase de fabricacin. Inclusin de las mermas de los componentes en la lista de materiales. Listado estructuras pendientes. Listado de estructuras definitivas. Copia de estructuras. Mantenimiento estructuras pendientes de aprobacin. Paso estructuras pendientes a definitivas. Paso estructura definitiva a pendiente. Consulta de estructuras. Substituciones masivas de cdigos en listas de materiales Utilizacin de listas de materiales alternativas. Autorizacin al uso de estructuras con materiales recursivos. Inclusin de los gastos en la hoja de ruta segn modelo actual: Directos Indirectos Control Calidad
Asociacin de puestos de trabajo a lneas de produccin

3.2.2.2 Planificacin de materiales 3.2.2.2.1 Planificacin de la produccin
Generacin de la planificacin de necesidades para los productos de forma global o individualizada. Tamao del lote fijo pudiendo hacer particiones. Listado de explosin de necesidades por producto.
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Listado del anlisis de disponibilidad materiales. Planificacin por lnea de producto. Planificacin en base a salidas medias mensuales, mediante la generacin de pronsticos. Mantenimiento de perfiles de cobertura por producto. Planificacin contra stock para producto nacional o de demanda regular. Produccin (fase de acondicionamiento) bajo pedido para productos de exportacin o demanda irregular. Comparacin del plan mensual con la capacidad disponible (mquina, persona). Almacenamiento del Profit Plan por lnea/producto. Informe seguimiento del Profit Plan. Informe plan de fabricacin. Introduccin del programa de fabricacin Informe de producciones programadas (programa del mes). Verificacin diferenciada de disponibilidad de materiales en la creacin y lanzamiento de las rdenes. Inclusin de las rdenes de reproceso en la planificacin. Planificacin a capacidad finita.
3.2.2.2.2 Planificacin de materias primas
Situacin de las propuestas de pedidos de aprovisionamiento de todos los centros. Consulta/listado de pedidos pendientes. La planificacin debe tener en cuenta cantidades mnimas de compra o mltiplos. Aprovisionamiento de materias primas en funcin del consumo medio. El stock de seguridad se definir en das de cobertura, manteniendo un stock mnimo si fuera necesario. Anlisis de cobertura de artculos: global o por centro.
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Se debe poder definir a nivel de artculo y centro una poltica de stocks diferenciada por artculo: stock mnimo, cobertura en das, punto de pedido etc. Punto de pedido: mantener mrgenes de aprovisionamiento, en porcentaje, de la cobertura. El plazo de aprovisionamiento medio, independiente del proveedor se definir a nivel de artculo en das naturales. El plazo de aprovisionamiento especfico por proveedor, se indicar en el registro-info de compras (relacin artculo/proveedor). El sistema debe actualizar los plazos de aprovisionamiento, en funcin del histrico de compras. El sistema propondr una solicitud de pedido por la cantidad necesaria para cubrir las necesidades del periodo de tiempo establecido. Debe ser posible definir tamaos de lote de compra a nivel semanal, mensual y exacto, todos con una cantidad mnima de pedido, redondeos o un tamao de lote de compra fijo. Modificacin de la planificacin propuesta en solicitudes/rdenes de compras. La poltica de stocks debe contemplar cantidades mnimas y mltiplos de aprovisionamiento, en funcin del consumo del centro. Utilizacin de calendario de planificacin segn material.
3.2.2.3 Control de la produccin
Consulta/Listado de productos de fabricacin (seguimiento del plan de produccin, situacin de stocks, ...). Alta rdenes de Fabricacin (OF's). Distinguir los tipos de ordenes segn la fase de produccin: Dosificado Acondicionamiento Reproceso
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Asignacin automtica del lote de produccin al liberar una orden Lote de dosificado segn da juliano del ao Lote de venta para productos acondicionados
Listado de OF's existentes. Lanzamiento de OF's dos das ante de la produccin (generalmente). Reimpresin de documentacin de OF's. Lista de materiales de la OF. Impresin del documento de orden de fabricacin. Determinacin del lote del material a consumir en el lanzamiento de la OF, teniendo en cuenta el stock de los almacenes intermedios. Impresin de la hoja de balance de materiales Informacin sobre consumos por OF. Listado de la hoja de paso a almacn. Reedicin del listado de hojas de paso a almacn. Modificacin consumos por OF acondicionamiento. Modificacin de datos OF. Anulacin de rdenes de fabricacin. Envo al sistema LIMS de anulacin de rdenes de fabricacin. Traspaso de guas de fabricacin a Word. Impresin de guas Word desde SAP Listado OF segn status. Reapertura OF cerrada. Consulta estadsticas fabricacin (unidades, materiales, etc.). Consultas datos fabricacin (lote, composicin, etc.). Generacin de rdenes de reproceso. Declaracin de consumos mediante la declaracin de producto fabricado (Backflushing). Gestin de rechazos en la rdenes de fabricacin. Listado control mermas/rechazos produccin. Consulta de la situacin de las rdenes de fabricacin Impresin de documentacin OF a peticin.
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Cierre de rdenes de fabricacin tras verificar la declaracin de producto, los consumos de componentes y los tiempos imputados.
Liquidacin de las rdenes de fabricacin.

3.2.2.4 Gestin de stocks de materia prima y productos semielaborados y terminados
Recepcin de materiales slo en Almacn de materias primas de planta de fabricacin. Todas las recepciones de material de proveedor se efectuaran contra pedido. Etiquetas de identificacin por cada bulto. Asignacin automtica del nmero de lote interno en la recepcin de materiales. El formato del nmero de analtico ser el mismo que el actual. Envo de datos del lote de recepcin al sistema LIMS. Recepcin de datos del lote del sistema LIMS. Introduccin, en la recepcin, del lote proveedor. Impresin/reimpresin de la hoja de recepcin de material. Informe materiales prximos a caducar. Traspaso automtico al almacn de caducados para los materiales que caduquen el mes siguiente. Etiquetas materias primas a caducar. Salida material de almacn de materias primas. Los estados posibles del stock sern: Disponible Pendiente de apto Bloqueado Traslado
Los estados posibles de los lotes sern: Disponible Restringido
El formato de los nmeros de lote debe ser alfanumrico.
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La caducidad se calcular por lote. La caducidad debe poder informarse a nivel: da/mes/ao. El sistema debe validar para cualquier recepcin, si el artculo lleva control de lote. El sistema debe validar para cualquier recepcin, si el artculo lleva control de caducidad. Asignacin de la fecha de caducidad automticamente en funcin de la informacin del maestro de materiales. El control de los stocks y movimientos se realizarn a nivel lote, para todos los materiales con tratamiento de lotes. Mantenimiento de la trazabilidad del lote, hasta su venta. Informe de datos de fabricacin y acondicionamiento. Movimientos de un lote de venta. Informe de los destinos de un lote de materia prima. Informe de fabricaciones con componentes comunes. Se debe contemplar el stock en consigna del proveedor. Control de los gastos de subcontratacin de parte de los procesos productivos. El criterio de extraccin debe ser: 1 Fefo, 2 Fifo. En el almacn de materias primas, el control del stock se realizar, como mnimo, a nivel almacn/ubicacin. Asignacin de la ubicacin en la recepcin. No se permitirn stocks negativos en ningn caso. Consulta de existencias en unidades y valor por material/almacn/lote. Consulta/informe de movimientos. Movimientos de inventario de compras o fabricaciones. Estadsticas de ocupacin del almacn de materias primas. Existencia de diferentes materiales en un mismo palet. Posibilidad de mover un palet de material no apto. Consulta / listado hojas recepcin material. Consulta de existencias en diferentes unidades de medida.
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Consulta / listado de existencias de stocks ubicados, por artculo, ubicacin (y, de forma opcional, por lote indicando la fecha de caducidad). Consulta / listado de stocks en situacin de cuarentena, por
material/ubicacin
y lote (indicando la fecha de caducidad).
Consulta / listado stocks inferiores a stock mnimo. Consulta de movimientos efectuados entre fechas: por artculo, tipo de movimiento (opcional) y almacn. Consulta de todas las ubicaciones donde se encuentra un artculo. Consulta de todos los artculos que se encuentren en una ubicacin. Consulta / listado rotacin stocks. Consulta / listado consumo materias primas por seccin. Consulta / listado movimientos mensuales por tipo. Control de acceso por usuario a los diferentes movimientos. Recuento de stocks por almacenes o zonas del almacn. Listado de existencias, para realizar el inventario fsico del almacn por ubicacin. Listado de existencias por material o por almacn.
3.2.2.5 Costes de producto
Escandallo por cdigo. Versiones de escandallos a diferente precios - precio standard - precio real - precio standard/periodos Listado escandallo. Clculo escandallos masivos. Clculo coste total escandallo por cdigo. Listado costes por cdigo. Informe comparativo de precios entre periodos. Informe de precios de coste por producto. Informe resumen movimientos por periodo.
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Informe de absorcin de los gastos de fabricacin (informe de produccin por periodos). Mantenimiento de gastos por lnea de envase. Listado resumen escandallo por concepto. Informes de mermas de componentes entre fechas. Informe rendimientos. Clculo de costes reales.
3.2.2.6 Valoracin y contabilizacin de stocks
Valoracin a precio standard para todos los tipos de materiales. Realizacin de apuntes contables y valoracin del inventario a coste standard. Slo permitir contabilizaciones en el periodo actual. Proceso para el clculo de nuevo precio standard para material de compra en funcin de las ltimas entradas. Actualizacin del coste de la materia prima. No se debe valorar el stock propiedad del proveedor, ubicado fsicamente en los almacenes del grupo. Se debe valorar el stock depositado en los clientes, propiedad de la compaa. Posibilidad de almacenamiento de parte del stock de un material sin valor. Contabilizacin diferenciada en funcin del tipo de material y del tipo de movimiento
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3.3 MAESTRO DE MATERIALES

3.3.1.1 Consideraciones generales En la actualidad, la gestin de los materiales utilizados por la compaa no se realiza de una manera centralizada. Debido a la existencia de dos sistemas separados para llevar la gestin de la produccin y las compras por un lado, y las ventas y la distribucin por otro, en funcin del tipo de material que estemos tratando, su
mantenimiento se realiza desde un sistema o desde el otro. As pues, toda la gestin de materias primas, productos semielaborados y los datos de fabricacin de los productos terminados se mantiene desde el Sistema de Produccin y Compras. La gestin de los datos comerciales de los productos terminados se lleva desde el Sistema Comercial. Cada uno de estos dos sistemas contempla su propio mantenimiento de artculos.
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3.3.1.2 Mantenimiento de Materiales 3.3.1.2.1 Diagrama de flujo

Marketing / Fbrica Control de Produccin Logstica Delegacin
Necesidad nuevo material
Produccin
Alta Sistema Produccin
Impreso de alta
Alta Sistema Comercial Central
Administracin Marketing
Alta Sistema Comercial Delegacin
Figura 3.3.1.2.1. Mantenimiento de materiales
3.3.1.2.2 Descripcin del proceso Ante la necesidad de un nuevo artculo de materia prima, de un nuevo producto semielaborado o de un nuevo producto terminado, Control de Produccin, a peticin de Marketing en el caso de un producto terminado, da de alta el material en el Sistema de Produccin con los datos de fabricacin y almacenamiento. A continuacin rellena el Impreso de alta de cdigo y lo hace circular a los departamentos afectados (Administracin, Marketing) quien se lo devuelve con los datos completados para terminar el proceso de creacin del material. En el caso de un producto terminado, el Impreso de alta se hace llegar al Departamento de Logstica para que realice el alta en el Sistema Comercial. Por ltimo, el impreso es enviado por fax a las delegaciones para que entren sus datos en el sistema.
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3.3.2.1 Maestro de materiales
Consulta/Listado de todos los artculos, incluyendo sus descripciones. Agrupaciones. Listado total de las agrupaciones (divisin, grupo,
agrupacin), con su descripcin. Simplificacin del actual sistema de codificacin. Cdigo numrico nico para todos los productos de la compaa. Definicin de diferentes tipos de artculos (producto acabado, materias primas, semielaborado. Mantenimiento de la numeracin actual en casi todos los materiales. Mantenimiento del nmero antiguo del artculo en los casos de recodificacin. La asignacin del nmero de artculo ser automtica. Acceso limitado por usuario al mantenimiento del maestro de artculos (altas, bajas y modificaciones). Acceso al mantenimiento de las diferentes caractersticas de los artculos por reas de responsabilidad: compras, ventas, distribucin, planificacin... Agrupacin de parmetros por reas funcionales: compras, ventas, almacenes,... Alta rpida de artculos, tomando valores por defecto en funcin de sus caractersticas. Descripcin alfanumrica de los artculos en diferentes idiomas. Mantenimiento de una descripcin tcnica del artculo, superior a 40 caracteres. Mantenimiento de las diferentes caractersticas de los artculos por reas de responsabilidad: compras, ventas, distribucin, planificacin... Identificacin universal de artculos: cdigo EAN completo. Consulta en pantalla de todos los datos del artculo. El sistema deber mantener un control de las modificaciones realizadas.
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Bsqueda rpida de los artculos por diferentes conceptos: cdigo (EAN, nacional, referencia proveedor, descripcin, nmero antiguo etc. Listado de las distintas agrupaciones: Jerarqua de artculos, grupo de artculos etc. Definicin de diferentes niveles de estructura por artculo: unidad, pack, caja, palet (incluido unidades por niveles). Posibilidad de entrar precios futuros, para los materiales de compra Identificacin de si el artculo se gestiona por lote. Identificacin de si el artculo se gestiona con fecha de caducidad. Control de las nuevas altas de materiales y aviso a los responsables de las diferentes vistas. Envo de datos de materiales al sistema LIMS. Mantenimiento de unidades alternativas en el maestro de materiales.
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3.4 REA DE COMPRAS

El rea de Compras contempla la gestin del maestro de proveedores y la generacin, mantenimiento y seguimiento de los pedidos de compras.
3.4.1.1 Consideraciones generales La gestin de compras se realiza con un Sistema de Informacin desarrollado a medida por la propia organizacin. Este sistema es el mismo con el que se gestiona la produccin donde la parte correspondiente a la gestin de compras es tratada como otras funcionalidades dentro del mismo sistema. Las funcionalidades de compras contempladas en el sistema actual comprenden: Mantenimiento del maestro de proveedores Creacin y edicin de pedidos de compra Listados de pedidos pendientes 3.4.1.2 Mantenimiento de proveedores Actualmente, el departamento responsable del mantenimiento de los datos maestros de proveedores es Administracin. Cuando hay la necesidad de dar de alta un proveedor en el sistema, el departamento solicitante comunica los datos a Administracin y ste lo da de alta. Existen cuatro tipos de proveedores: Nacionales, Hospitales, Extranjeros y Entidades Financieras. La numeracin interna actual es de cinco dgitos, el primero indica el tipo de proveedor; pero los departamentos identifican los proveedores como un cdigo de cuatro dgitos.
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3.4.1.3 Generacin de pedidos de compra 3.4.1.3.1 Diagrama de flujo

Solicitante Compras
Orden de compra
Existe material?
Proveedor asignado?
Listado de precios
Generacin pedido
No
No No Pedido importacin? S S
Alta del material
Existe proveedor? No
Pedido de compra
Administracin
Comercio Exterior
Alta del proveedor
Asignar proveedor
Figura 3.4.1.3.1. Generacin de pedidos de compra
3.4.1.3.2 Descripcin del proceso El proceso de compras se inicia con la recepcin de una propuesta orden de compra del departamento solicitante. A partir de la orden de compra, conocemos el cdigo del material, la cantidad solicitada y la fecha de entrega. En este momento compras mira si la orden lleva asignado el proveedor. En caso que no est asignado, debe comprobar que est dado de alta en el sistema y asignarlo. Si se trata de un proveedor nuevo, Administracin debe entrarlo en el sistema (cuando el proveedor est aceptado). Compras nicamente actualiza los datos referentes al IVA a aplicar a cada proveedor. En el caso que el departamento iniciador sea Planificacin, el cdigo del material ya tiene asignado el proveedor.
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En la mayora de materiales existen acuerdos previos con el proveedor, mayoritariamente se trata de pedidos abiertos en valor o en cantidad. Algunos materiales se regulan por cuotas, la distribucin entre proveedores est determinada. El precio se determina manualmente. Compras dispone de un listado donde figuran los precios de todos los materiales y las condiciones (el precio que figura en el material es el de la ltima compra). A partir de este listado de precios, del historial del material, de los pedidos pendientes y del stock en almacn tambin propone modificaciones que permitan optimizar la compra. Si se trata de un material con precio desconocido (material nuevo, cambio de condiciones,...), se entra el pedido con precio cero. Este pedido puede editarse sin problema; pero limitar la recepcin de la mercanca: el sistema no permite una entrada de un pedido con precio cero. Cuando se dispone de toda la informacin necesaria, entonces puede editarse el pedido de compra. Los pedidos no se editan uno a uno, sino por grupos. El sistema, internamente, controla la edicin de los pedidos. Antes de enviar el pedido en firme al proveedor es imprescindible su autorizacin. Si hay alguna incorreccin se modifica el mismo pedido y vuelve a editarse. Seguidamente, si se trata de un pedido de importacin, el original (siempre valorado en euros) se enva a Comercio Exterior, quien gestionar el pedido con el proveedor extranjero. Si el proveedor es nacional es Compras quien lo enva directamente va Fax al proveedor. Compras tambin enva una copia del pedido a Almacn para que tenga conocimiento de una futura entrada. El seguimiento de pedidos pendientes lo lleva tambin el Departamento de Compras. Diariamente recibe un listado de Sistemas de Informacin donde figuran todos los pedidos pendientes (totales o parciales) ordenados por fecha de entrega. 3.4.1.3.3 Verificacin de facturas Compras lleva el control de pedidos pendientes. Cuando Almacn realiza una entrada de mercanca enva una copia del albarn al Departamento de Compras. La mayora de productos entrados deben pasar el control de calidad. Cuando ya han pasado este control, Compras recibe de Control de Calidad, la Hoja de recepcin que enviar a Administracin junto con el pedido inicial y el albarn de entrega.
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Administracin no puede pagar ninguna factura cuya mercanca est pendiente de apto. Si llega el da de pago y todava no se conoce la situacin de la mercanca (apto o no apto), Administracin reclama a Control de Calidad. Si en la verificacin de la factura aparecen diferencias de precio el primer paso es comunicarlo a Compras. En caso que sea necesaria una renegociacin con el proveedor, esta debe llevarla a cabo Compras. Si se trata de un error del proveedor, Administracin se pone en contacto con l directamente. 3.4.1.3.4 Devolucin a proveedor Cuando un producto es no apto por un fallo del proveedor, Compras negocia la devolucin. Si ste acepta su fallo, Compras realiza una Hoja de devolucin de forma manual. Cuando la mercanca sale del Almacn se realiza la devolucin informtica. En muchos casos se trata de una devolucin no fsica: el proveedor admite su fallo pero no es necesario devolver el producto en mal estado, entonces Control de Calidad destruye el producto y Administracin es informado de la devolucin y esperar la recepcin del abono del proveedor. En caso que no se trate de un fallo del proveedor, Control de Calidad informa a Administracin de que debe pagar la factura aunque sea material no apto.
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3.4.2.1 Datos maestros
El sistema deber mantener un control de las modificaciones realizadas. Acceso limitado por usuario al mantenimiento de los maestros (altas, bajas y modificaciones). Se mantendrn cuatro tipos de proveedores diferentes, cada uno con su numeracin: - Nacionales - Hospitales - Extranjeros NAC HOS EXT
- Entidades financieras FIN El sistema slo permitir una numeracin interna segn tipo de proveedor. Se mantendr la numeracin definida en FI: nnnnnn (6 dgitos)
Mantenimiento de datos a diferentes niveles: generales (direccin, alias, telfonos, NIF...), de sociedad (gestin de cuenta, pagos,...) y organizacin de compras (grupo de compras, plazo entrega previsto,...). Bsqueda de proveedores por distintos conceptos: nombre, poblacin, clave de bsqueda, NIF, VAT... Definicin de Incoterms por relacin artculo-proveedor. Definicin de agente de aduanas por proveedor. Definicin de agente de transporte por proveedor. Mantenimiento de cuotas para determinados materiales. Control de la homologacin de proveedores: fecha, periodo de validez, material/es, etc. de modo centralizado para cada sociedad. Control de la homologacin a nivel del binomio material-proveedor: periodo de validez, etc. Posibilidad de bloquear un proveedor. Posibilidad de bloquear un proveedor para la compra de un material concreto
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Mantenimiento de plazos de entrega por material-proveedor Identificar los materiales que estarn sujetos a homologacin.
3.4.2.2 Consultas, listados y formularios
Listado de proveedores, indicando los valores principales. Este se debe seleccionar por cdigo, rango de cdigos o para un pas/provincia concreto. La ordenacin debe ser alfabtica por cdigo o descripcin. Listado de las relaciones artculo-proveedor. Seleccin por artculo o por proveedor. Informe resumen de proveedores : Cdigo/Nombre Listado de artculos por proveedor. Indica los artculos que se compran a un proveedor Listado de proveedores por material. Indica los proveedores definidos para un material. Listado de proveedores sujetos a homologacin. Indica, para los proveedores sujetos a homologacin, su periodo de validez y la fecha de revisin. Listado del binomio material-proveedor homologado. Indica, para cada binomio, su estado (vigente o no), el periodo de validez, y si se encuentra en fase de homologacin. Para cada proveedor, y por un periodo de tiempo concreto, listar: las entregas recibidas, las incidencias comunicadas, para cada incidencia una breve explicacin y una valoracin. Al final del documento se debe asignar una puntuacin al proveedor (ponderacin de las valoraciones anteriores). Para una familia de materiales, posibilidad de autorizar en el sistema la homologacin en lugar de hacerlo material por material. Informe de seguimiento de proveedores donde debe aparecer, por proveedor y para un periodo concreto, las desviaciones en cantidad de sus entregas, las desviaciones en tiempo y las incidencias comunicadas.
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3.4.2.3 Gestin de pedidos de compra
Gestin centralizada por organizacin de compras/centro de Solicitudes de pedidos/pedidos. N de pedido nico. Conocimiento del centro de compras que realiz el pedido a partir del n de pedido Consulta/Listado de pedidos, seleccionados en funcin de distintos criterios: proveedor, artculo, por tipo de pedido, con entrada de mercancas, pendientes de recibir, para una empresa/destinatario o todas, slo nacionales o todos. Ordenado por artculo o proveedor. Edicin de pedidos pendientes de recibir. Se puede solicitar un nmero de pedido (o todos) y una fecha de pedido (o todas). Presenta cantidades y fechas. Pedidos pendientes por proveedor. Se puede solicitar para un proveedor (o todos), una empresa (o todas), slo nacionales (o todos) e indicar el criterio de ordenacin (proveedor o artculo). Pedidos pendientes por artculo. Se puede solicitar para un proveedor (o todos), una empresa (o todas) y un destinatario (o todos). Presenta, para cada artculo , los pedidos pendientes de llegar, con los proveedores. Historial de lneas de un pedido. Para el pedido solicitado, se presentan, ordenados por referencia, todas sus lneas, aunque ya se encuentren finalizadas. Pedidos pendientes de edicin (solicitudes de pedido). Presenta, por proveedor y artculo, todas aquellas lneas de pedido no editadas. Relacin de pedidos por proveedor/artculo o por artculo/proveedor (detalle). Se indica el proveedor (o todos), el artculo (o todos), el rango de fechas de pedido, el estado (pendiente, recibido o todos) y el orden (artculo o proveedor). Presenta, en el orden indicado, las lneas de pedido correspondientes al artculo (o al proveedor, segn el orden) que cumplan las condiciones indicadas, desglosando la informacin detallada de cada referencia.
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Autorizacin de las propuestas de pedido para gasto por parte del responsable de rea. Imposibilidad de realizar pedidos que no cumplan las condiciones de homologacin requeridas (material - proveedor) Posibilidad de bloquear un material nicamente para las acciones de compras. Creacin de solicitudes de pedidos, por conversin de rdenes previsionales propuestas por el sistema o manualmente (artculos sin planificacin). Asignacin automtica del proveedor a las propuestas de pedido. Alta de nuevas lneas de pedidos ya editados. Anulacin de pedidos completos Anulacin de lneas de pedido. Impresin/reimpresin de pedidos.
3.4.2.4 Conformacin de facturas
Conformacin de facturas basada en el n de pedido o en el documento generado en la recepcin (entrada de mercanca). Bsqueda de pedidos por diferentes conceptos. Bloqueo de facturas con material no apto o pendiente de apto. El sistema debe informar de la situacin del pedido: recibido, recepcin parcial,... Conformacin de ms de una factura para un pedido. Entrada de una factura con asignacin mltiple de pedidos o de documentos de entrada de mercancas.
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3.5 REA DE VENTAS Y DISTRIBUCIN

Para la realizacin del Anlisis Funcional en el rea de Ventas y Distribucin se van a considerar las siguientes subreas:

Aprovisionamiento a delegaciones Gestin de pedidos de cliente Facturacin Gestin de almacenes
3.5.1.1 Consideraciones generales La gestin de las ventas y la distribucin se realiza con un Sistema de Informacin desarrollado a medida por la propia organizacin. Las funcionalidades de esta rea contempladas por el sistema actual comprenden: Aprovisionamiento de almacenes en delegaciones Gestin de pedidos de clientes Gestin de almacenes: recepcin de producto terminado procedente de fbrica, inventarios, etc.
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3.5.1.2 Aprovisionamiento a delegaciones 3.5.1.2.1 Diagrama de flujo
Logstica
Almacn Central
Delegacin
Stocks Delegaciones Plan de Produccin
Crear pedidos aprovisionam.
Distribucin desde Central?
No
Preparacin de pedidos en delegacin S
Preparacin de la entrega
Figura 3.5.1.2.1. Aprovisionamiento a Delegaciones
3.5.1.2.2 Descripcin del proceso Con una periodicidad semanal, a partir del listado de stocks por delegacin (muestra el stock en cada delegacin y el consumo medio de los tres ltimos meses por almacn) y del plan de produccin, se deciden las cantidades a servir a cada delegacin. Crean los pedidos de aprovisionamiento, teniendo en cuenta el envo de camiones con carga completa, y se realiza la entrega desde el almacn central.
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3.5.1.3 Gestin de pedidos de cliente 3.5.1.3.1 Mantenimiento de clientes 3.5.1.3.1.1 Diagrama de flujo
Gestin de Pedidos
Necesidad de venta
Administracin
Logstica
Necesidad de Alta/Modificaci n Cliente
Solicitud de Alta/Modificacin
Actualizacin Cliente
Nuevo Cliente? S No
Asignar cdigo
Formulario Alta/Modificacin
Figura 3.5.1.3.1.1. Mantenimiento de clientes
3.5.1.3.1.2 Descripcin del proceso Cuando aparece la necesidad de una venta a un cliente, el departamento de Gestin de Pedidos que ha recibido el pedido enva al departamento de Administracin la solicitud de alta o modificacin de cliente. Si el cliente es nuevo, entonces Administracin proporciona el cdigo del mismo. En cualquier caso, se enva el formulario de alta o modificacin a Logstica, que es quien actualiza los datos del cliente en el sistema.
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3.5.1.3.2 Entrada de pedidos Los pedidos de cliente son servidos desde las delegaciones o desde central si el cliente corresponde a la zona geogrfica de influencia de la misma. En cualquier caso, central trabaja como una delegacin ms en lo que a la gestin de pedidos se refiere. Los pedidos se entran en la administracin de las delegaciones o bien en la administracin del departamento de Logstica Central. stos se reciben por las siguientes vas:
telefnica: administracin recibe la llamada y se apunta en un papel los datos necesarios para entrar el pedido (nombre del cliente, artculos...).
fax: las condiciones del pedido ya vienen especificadas. carta: las condiciones del pedido ya vienen especificadas. Cuando se recibe se verifica que no ha sido introducido en el sistema, porque se recibi anteriormente por fax o va telfono. Junto a la futura factura, se acompaa una fotocopia del pedido recibido.
EDI: actualmente no est en pleno rendimiento porque los clientes no disponen de sistemas suficientemente fluidos para su correcto funcionamiento.
Antes de entrar el pedido en el sistema, se busca el cdigo de referencia del cliente y artculo en los listados de clientes y artculos. Si el cliente no existe, se sigue el procedimiento normal de alta de clientes. Si el artculo no existe se sigue el procedimiento normal de alta de artculos. La entrada de pedidos se realiza por cliente/centro de compra. Paralelamente se realiza un documento donde se relaciona el nmero de pedido de cliente con el nmero de pedido interno. Los datos a introducir son: nmero de pedido interno y del cliente, artculo, cantidad, agente (si no se asigna automticamente en funcin del cliente y divisin) y agencia de transporte. El sistema asigna el precio al pedido y permite modificaciones manuales de ste. En caso de clientes dudosos, el gerente gestiona la autorizacin de la venta. En el caso de contratos abiertos o planes de entrega, se generan pedidos individuales y se gestiona el control de forma manual.
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El sistema verifica la disponibilidad de stock y lo reserva en el orden de entrada de los pedidos (tiene en cuenta el orden numrico de los lotes), en otro caso el reparto se realiza manualmente. En caso contrario queda como pendiente. Si el cliente admite entregas parciales, se le enviar la cantidad confirmada. Si el pedido es urgente y se trata de una delegacin, entonces se tramita con Logstica Central la creacin del pedido desde central, para que ste sirva directamente al cliente, pero enviando la factura a la delegacin correspondiente. Cuando se recibe stock de Central, el sistema permite realizar un reparto manual para los pedidos pendientes. 3.5.1.3.3 Preparacin de pedidos La descarga de albaranes se realiza segn diferentes criterios: horas de descarga fija, descarga de albaranes concretos o grupos de albaranes y paralelamente cada vez que se entra un pedido. Este proceso es coordinado entre el encargado de almacn y la administracin de pedidos, en funcin de la carga de trabajo. Cada descarga genera una hoja de preparacin por albarn, indicando: artculo y cantidad. Automticamente el sistema realiza el descuento del stock. Paralelamente se imprimen los siguientes documentos:

Albarn. Se obtienen 5 copias valoradas. Taln de agencia. Indica los siguientes datos: cliente, centro de compra, centro de consumo (no es obligatorio) y nmero de pedido. Manualmente se indica el nmero de bultos y el peso.
Etiquetas. Dos por albarn. Indicando la direccin de entrega y el nmero de bultos. Cuando hay una cada del sistema, se generan albaranes manuales para poder servir al cliente. Posteriormente estos se entrarn en el sistema. Antes de preparar los pedidos, se agrupan manualmente por para minimizar el coste de transporte en la expedicin. Los pedidos se prepararn consecuentemente con las entregas. En el almacn no se va a preparar el pedido y se buscan los artculos en el almacn, intentando asignar primeramente los lotes ms antiguos (control visual). Si no se
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pueden servir palets completos, se montan cajas con los diferentes artculos y se flejan en un palet. Se expiden los artculos. Si el transporte se realiza con un vehculo propio de la compaa, se devolver el albarn confirmando la entrega al cliente. Si la mercanca se traslada a travs de una agencia, el transportista firmar el taln de agencia conforme a la entrega. Finalmente se archivan el albarn y el taln de la agencia. 3.5.1.3.4 Reclamaciones de cliente Las reclamaciones se reciben va telfono o por carta. Estas se dirigen al servicio de atencin al cliente de las delegaciones o de central, quienes resuelven las incidencias en funcin de su caracterstica (cantidad recibida por el cliente errnea, mercanca no recibida, roturas o problemas de calidad). Si la incidencia es debida a una cantidad recibida por el cliente errnea, se comprueba el inventario. En caso de tener discrepancias entre el stock fsico y el contenido en el sistema, por la cantidad faltante, se enva la mercanca al cliente junto con una carta de disculpas. Si el stock fsico cuadra con el del sistema, se verifica si el error es de la agencia de transporte. En caso negativo, se negocia con el cliente. Si se decide reponer la mercanca por la cantidad faltante, se regulariza el stock. Cuando el error de entrega es debido a la agencia, sta enva la mercanca al cliente. Si la agencia no puede realizar la entrega (rotura en el transporte, prdidas...), se repone el stock al cliente y se facturar a la agencia. Cuando el motivo de la reclamacin es la falta de entrega de la mercanca, se comprueba si el pedido ha sido servido. En este caso, se comprueba si hay un error de la agencia de transporte y se sigue el procedimiento explicado anteriormente. Si el pedido no existe, se introduce en el sistema (ej. pedidos recibidos cuando no hay sistema, etc..). Si hay stock suficiente se sirve inmediatamente el pedido, en otro caso se consulta con Logstica Central la disponibilidad de los artculos y se informa al cliente del plazo de entrega aproximado. Si este plazo no es aceptado, se intenta renegociar la entrega con un artculo sustitutivo.
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Cuando la reclamacin se debe a roturas de transporte, se reclama a la agencia. Si la agencia acepta el gasto, se repone el stock al cliente y se factura a la agencia. Si sta no paga, se negocia con la compaa de seguros. Con el producto defectuoso se genera un permiso de destruccin y se enva al almacn central para que gestione la destruccin. Al recibir una reclamacin por motivos de calidad, caducados... se procede a la retirada inmediata de la mercanca. Esta se enva al responsable de Control de Calidad, junto con una nota explicativa de la incidencia (identificando: cantidad y lote). Se repone el stock al cliente. 3.5.1.3.5 Devoluciones de cliente Generalmente las devoluciones se producen por problemas de calidad en los productos, caducidad y sobrecarga de stocks del cliente. En la recepcin se comprueba que la mercanca est correctamente identificada: artculos, cantidades, lotes y motivo de la devolucin. Generalmente llega a portes debidos. Si la mercanca es correcta, se acepta y se abona al cliente. Si el origen del problema es por calidad, se gestiona su entrega a Control de Calidad. Si el motivo de la devolucin es por caducidad, se da de baja en el sistema y se gestiona la destruccin del mismo.
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3.5.1.4 Facturacin Diariamente se realiza una descarga de albaranes. Estos, se agrupan en funcin de las condiciones pactadas con el cliente: una factura por albarn, una factura a final de mes, una factura por pedido completo. Se revisan las facturas y se adjunta la documentacin necesaria (ej. vale firmado "hoja verde" en farmacia, vale especfico por hospital...). Se enva la factura por correo o se entrega en mano. En el caso de clientes extranjeros se genera la factura comercial, en la divisa del pas, y la correspondiente factura aduanera. Una vez revisada la factura, se enva por correo. 3.5.1.4.1 Condiciones comerciales 3.5.1.4.1.1 Tipos de cliente Los clientes se agrupan segn el canal al que pertenecen:
Clientes de canal pblico: grupo de clientes (generalmente hospitales) del Institut Catal de la Salud, Grupo de clientes del SAS, Grupo de clientes que dependen del INSALUD central. Se controlan al nivel de delegacin. Estos clientes son del tipo: "Centros Oficiales", es decir, Hospitales que dependen de una institucin pblica.
Particulares: Centros privados Mayoristas Industrias Extranjeros (clientes de exportacin) Clientes de canal Farmacia. Veterinaria OTC: farmacias
Un cliente no puede pertenecer a dos canales diferentes a la vez, aunque pueden cambiar, de grupo de clientes.
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3.5.1.4.1.2 Condiciones de precio El precio de los artculos se define en la Tarifa Oficial de la Compaa. A parte del precio definido para el Artculo, se pueden definir precios al nivel de:

Grupo de Artculos Especfico Artculo-Cliente.
Los clientes de exportacin tienen precios especiales. Los productos del canal Farmacia se incluyen dentro de la Tarifa Oficial. Existen Precios especiales por campaa de promocin. 3.5.1.4.1.3 Descuentos Existe un descuento fijo del 2% para todas las Instituciones pblicas autonmicas y centrales, a excepcin del SAS que es del 1%. Descuentos Financieros, 1. Pronto Pago. Aparece en factura. 2. Descuento Financiero, se trata en Finanzas, se anota manualmente tras el pago de la factura. Al emitir una factura se le puede deducir a un cliente un descuento por pronto pago, pero no se sabe si el cliente pagar cuando debe pagar. 3. Existen descuentos especiales por campaa de promocin. 3.5.1.4.1.4 Rappels
Por volumen, por familia o por artculo. Las cantidades se definen por unidades, independientemente de las presentaciones. Se determinan a nivel Hospital.
De productos. Aparecen en la factura. Acuerdo de Bonificaciones a clientes.
Despus, o antes de que el cliente compre una determinada cantidad de producto, se le regala un producto. El aparato entregado como Rappel de producto a un cliente no debe ser amortizado. 3.5.1.4.2 Precios especiales
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Son los determinados especialmente para un cliente. Pueden ser una cantidad fija o un descuento sobre la Tarifa Oficial. Interesa poder definirlos por perodos. 3.5.1.4.2.1 Factura En la factura slo aparece el Precio de Tarifa Oficial (ms el IVA), posibles rappels por producto, el descuento general a instituciones pblicas (2% o 1%), y el descuento por pronto pago. Los otros descuentos se presentan al cliente en un documento aparte. 3.5.1.4.2.2 Recargos No existen recargos, slo portes, y casi nunca se imputan en la factura. Normalmente, los nicos clientes a los que se les carga el porte son los extranjeros. 3.5.1.4.2.3 Devoluciones La ley obliga a devolver el producto, segn requerimiento del cliente, durante un perodo de cinco aos. El actual sistema abona los precios de devolucin segn la tarifa oficial de venta y no segn el precio que se carg en su da (un mes o cuatro aos atrs). Se debe hacer que la devolucin se abone segn el precio cargado en su da. El producto puede ser devuelto por entidades, clientes conocidos o desconocidos, a las que no les fue vendido. Por ejemplo, una farmacia de Sevilla puede devolver a la compaa el producto que le ha servido un mayorista de Barcelona. 3.5.1.4.2.4 Mayoristas Se le pueden calcular descuentos por cantidad, campaa, etc. basados en PVC o en PVL (precio de venta al laboratorio). Se le pueden aplicar descuentos "en gnero".
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3.5.1.5 Gestin de almacenes 3.5.1.5.1 Entradas de produccin en almacn central El almacn central es un almacn automatizado catico gestionado por ubicaciones. El producto terminado procedente de fbrica viene stockado en palets y la ubicacin de destino de cada palet es calculada por un algoritmo existente en el actual sistema de produccin. 3.5.1.5.1.1 Diagrama de flujo
Fbrica
Almacn Central
Producto terminado
No Asignar ubicacin Recepcin Producto Ubicacin Automtica Muestra? S Apto
Extraer palet para muestra
Extraccin palet
Envo muestra a Fbrica
Figura 3.5.1.5.1.1. Entradas de produccin en almacn central
3.5.1.5.1.2 Descripcin del proceso Para los productos terminados que provienen de fbrica se asigna una ubicacin (en funcin de un algoritmo especfico para optimizar la distribucin) del almacn. Automticamente se genera una orden de ubicacin del palet en el almacn central. Cada palet se identifica mediante una etiqueta de cdigo de barras. El sistema relaciona internamente el nmero de palet a la orden de ubicacin.
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Dado que el producto est todava pendiente de apto, se introduce en el sistema dentro del almacn lgico de cuarentena de fabricacin (almacn 53). Una vez recibido el producto en el almacn central, un escner identifica el palet y ste se ubica automticamente en el silo. Mientras el producto sea pendiente de apto, existe la posibilidad de que Control de Calidad pueda solicitar una ampliacin de muestreo. En este caso, Calidad genera una orden de extraccin del palet y automticamente se genera una orden de introduccin del mismo (una vez extrada la muestra), en la misma ubicacin del almacn. En este caso el palet se extrae por la puerta 6 (salida de pendientes de apto). Una vez retirada la muestra, se coloca el palet en la entrada del almacn automtico, para su ubicacin. En el momento que se realiza el apto, el sistema informtico realiza los siguientes procesos: cambio de situacin analtica (de pendiente a apto) y el movimiento del Almacn de Produccin al Almacn Comercial. 3.5.1.5.2 Preparacin de la entrega Se asigna (manual o automticamente) el stock a los pedidos de cliente. A peticin se obtienen los albaranes y una hoja de preparacin. Al asignar el stock se activa el proceso de creacin de rdenes de extraccin. Actualmente se mantiene la orden bloqueada (proceso parametrizable), hasta su liberacin externa: bien por albarn (slo para delegaciones) o bien por lnea (orden de extraccin). Para los pedidos de exportacin, una vez generada la hoja de extraccin y confirmada la preparacin del pedido, se origina un aviso al Departamento de Comercio Exterior para que adjunte la documentacin adicional. Si el material ya puede expedirse, el Departamento de Comercio Exterior gestiona el transporte del mismo. Mediante el Aviso de recogida informa al almacn central de la liberacin del stock. Finalmente, en la expedicin del producto se actualiza la salida en el sistema y se genera la factura (facturacin diferida). Se contempla en el sistema la posibilidad de crear la factura previamente (facturacin inmediata).
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3.5.2.1 Datos maestros de ventas 3.5.2.1.1 Clientes
Se mantendr una numeracin diferente para los clientes nacionales y extranjeros. El sistema permitir una numeracin interna o externa. Se diferenciarn los clientes en dos clases: facturacin (pagadores de las facturas) y consumo (solicitantes y receptores de los pedidos. Ej. centros de compra). Mantenimiento de los siguientes datos a nivel de cliente: generales: nombre, direccin, telfono, FAX, NIF, canal de venta varios tipos de texto de observaciones. datos de contacto con los departamentos del cliente. facturacin: forma de pago, textos que aparecern en la factura (en diferentes idiomas, banco, tipo de facturacin, agrupar facturas, tipo de IVA,... (slo se definir para los clientes de facturacin). exportacin: pas, moneda, incoterms,... direccin de envo de facturas.
Obligacin de asociar a cada cliente de consumo un nico cliente de facturacin (pagador de las facturas). Se debe permitir asociar un cliente de facturacin a varios clientes de consumo. Definicin de IVA especfico por cliente. Asignacin masiva de un agente a todos los clientes de una provincia. Bsqueda rpida de los clientes por diferentes conceptos: nombre, alias, sociedad, pas... El sistema deber mantener un control de las modificaciones realizadas.
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Acceso limitado por usuario al mantenimiento de los maestros (altas, bajas y modificaciones).
3.5.2.1.2 Condiciones comerciales
Definicin de condiciones especiales por cliente - artculo. Condiciones a nivel cliente/centro de compra/artculo o globales para el cliente, cliente/centro, en todos los casos con un periodo de vigencia. Condiciones de IVA incluido o no incluido. Deben poder gestionarse pedidos cuyo precio sea "con IVA incluido". por cliente. Descuentos por volumen. Posibilidad de definir tarifas segn tramos de cantidad adquirida. (Rappels). Descuentos globales a nivel cliente, independientemente de otro tipo de condiciones aplicables a nivel de artculos o grupos. Descuentos en porcentaje a nivel artculo/cliente. Descuentos segn la rotacin de pagos del cliente. Permitir efectuar descuentos financieros, dependiendo de la rotacin actual de pagos de un cliente. (Ej. descuentos por pronto pago,...). Cambios de tarifas independientemente de los pedidos abiertos. Bonificaciones en el mismo documento o en otro. Permitir pedidos o albaranes, con bonificaciones: lneas bonificadas en el mismo documento que las cobradas o en un documento a parte. Cancelacin de documentos mediante abonos, sin relacin al documento. (pe. cancelar una venta de un material con abonos contables de otro producto efectuados ms adelante). Definicin de precios en funcin de las distintas unidades de medida del artculo, sin tener en cuenta el factor de conversin.
3.5.2.1.3 Consultas, listados y formularios
Ficha de cliente, con todos sus datos Consulta de un cliente con sus centros de compra y consumo. Listado general de clientes: global, por rea, pertenencia a la CEE, extranjeros
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Listado de la tarifa oficial por divisin, agrupacin, artculo... Opcionalmente se puede obtener con el precio de coste y consolidada.
3.5.2.2 Planificacin del aprovisionamiento
Marketing ser el responsable de las previsiones de venta. Se realizarn la previsiones en unidades de producto y a nivel mensual. El sistema calcular las previsiones para los artculos bajo pronstico, proyectando los consumos histricos. El aprovisionamiento a delegaciones desde el centro de distribucin, no se contabilizar como consumos. Se seleccionar de forma automtica, el modelo de previsiones que ms se adapte a cada artculo, teniendo en cuenta la tendencia y/o estacionalidad. Este modelo deber actualizarse automticamente en funcin de los nuevos datos, en cada generacin de previsiones. Mensualmente se realizar el proceso de clculo de previsiones, que mantendr actualizado de forma continua el horizonte definido. Las previsiones calculadas por el sistema podrn ser modificadas manualmente en caso de necesidad (ej. acciones comerciales...). Los datos histricos en base a los cuales se realiza la proyeccin, debern poder modificarse para evitar que se arrastren acciones comerciales especficas. Se deber poder realizar un anlisis de previsiones respecto a las salidas reales. Para los nuevos lanzamientos, se bloquear la generacin de previsiones hasta que se disponga de un histrico de ventas suficiente. En estos casos las previsiones se introducirn manualmente en el sistema. La previsin desaparecer a mes vencido. No se realizarn consumos de previsiones contra los pedidos de cliente. Consulta, por parte de las delegaciones, del plazo de entrega previsto para recibir existencias de Central para cubrir los pedidos pendientes. Situacin de los prepedidos de aprovisionamiento de delegaciones. Anlisis de cobertura de artculos: global o por delegacin.
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Consulta existencias de Central: slo la cantidad no reservada

3.5.2.3 Gestin de pedidos de cliente 3.5.2.3.1 Entrada de pedidos
Facilidad y rapidez en el proceso global de captura de pedidos. Distincin entre los pedidos de clientes y aprovisionamiento a delegaciones. Deben haber ayudas para localizar el cdigo del cliente que realiza el pedido (nombre, poblacin, provincia, alias, cdigo de artculo-cliente, nmero EAN...). Al entrar el cdigo de cliente, el sistema debe permitir ver si ese cliente tiene asociado un cliente de facturacin. Debe existir la posibilidad de capturar pedidos para clientes espordicos. Y posteriormente localizar y consultar los datos especficos de estos pedidos. La duplicidad del pedido se verificar a travs del cdigo de pedido de referencia del cliente. En caso de repeticin ha de aparecer un mensaje informativo de aviso. En la cabecera del pedido debe constar el nmero de pedido, la referencia del cliente, el cdigo del pedido de compra del cliente, la fecha a servir, prioridad de preparacin del pedido ( normal o urgente), descuento por pronto pago, condicin de pago del cliente, nombre y direccin completa del cliente. Posibilidad de entrar pedidos programados. A nivel de lnea de pedido se informa del cdigo, cantidad y lote (si es necesario). Segn el tipo de artculo el sistema decidir si debe realizar la verificacin de stock. Desde la entrada de pedidos se debe poder consultar la situacin de stocks. Entrada de facturables: albarn sin pedido, anulacin de factura, abono o anulacin de abono. Estos actualizan las existencias. Anulacin de pedidos y/o albaranes.
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El sistema debe avisar paro todos aquellos clientes marcados como "morosos". Incorporacin de pedidos va EDI. Posibilidad de modificar el precio propuesto.
3.5.2.3.2 Preparacin de pedidos
Reparto manual de existencias a los diferentes pedidos, en caso de no tener stock suficiente. Reparto de stock de pedidos pendientes. Debe poder lanzarse una asignacin de stocks en cualquier momento. Realizacin de entregas parciales o completas. Bloqueo de un pedido completo, hasta tener toda la mercanca a servir. Debe realizar la reserva del stock para los componentes disponibles. Agrupacin de pedidos en central para delegaciones, de forma diferenciada. Modificacin de los lotes propuestos por el sistema, en caso de que la distribucin de palets no permita coger los lotes indicados. Anulacin de albaranes. Lista de artculos con repartos pendientes. Asignacin de la preparacin de un pedido a otro centro, si este dispone de la totalidad del stock a servir.
3.5.2.4 Facturacin
El sistema debe realizar la facturacin en base a los albaranes servidos. Nivel de agrupacin de facturas en funcin del cliente: por albarn, pedido completo o mensualmente El sistema deber ser capaz de generar la factura para un albarn concreto, a peticin del usuario aunque el albarn tenga facturacin peridica El sistema deber permitir forzar la fecha de factura. Facturacin en divisas. (Contabilizacin al cambio en el momento de expedir). El sistema debe permitir la generacin de abonos y cargos contra cualquier factura.
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3.5.2.5 Estadsticas de ventas
Estadsticas de venta por diferentes conceptos: por rea, provincia, cliente, delegacin, producto, agrupacin comercial, etc. Y por cualquier
combinacin de ellas.
3.5.2.6 Gestin de almacenes
Confirmacin automtica de rdenes de entrada en el almacn central de producto acabado desde produccin. Generacin automtica de rdenes de extraccin del almacn central (el pedido de cliente debe generar el movimiento al asignar el stock) . Generacin manual de rdenes de introduccin/extraccin del almacn central y traslado (cambio de ubicacin) en las diferentes zonas del almacn. Seleccin manual de la ubicacin del lote a extraer (actualmente slo puede sugerirse un lote, pero no elegir la ubicacin). Listado de envos pendientes de recibir en delegaciones. Listado con los productos a recepcionar en la delegacin, enviados por el almacn central.
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3.6 REA CONTABLE Y FINANCIERA

El rea Contable y Financiera contempla las funcionalidades relativas a la contabilidad general, cuentas a pagar y a cobrar, gestin de inmovilizados, contabilidad presupuestaria y tesorera.
3.6.1.1 Consideraciones generales Actualmente, la compaa tiene implantados y en funcionamiento los mdulos de FI (Finanzas) y CO (Controlling). Ser necesario en el momento de abordar cada funcionalidad de las reas de Produccin, Ventas y Compras, la adaptacin de dichos mdulos para su total integracin con los nuevos a implantar.
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3.7 REQUERIMIENTOS FUNCIONALES GENERALES

Utilizacin al mximo del standard SAP Sistema totalmente integrado. nica base de datos con un mantenimiento nico de la informacin y disponible para toda la empresa. Simplificacin y homogeneizacin de procedimientos estndar. Introduccin del dato una sola vez. Asegurar la calidad en origen Imputacin de la informacin por el responsable en origen y a tiempo real siempre que sea posible. Definir procedimientos para la definicin, el mantenimiento y la gestin de las unidades de informacin (maestro de materiales, proveedores, listas de materiales, puestos de trabajo, etc..) Reduccin de la informacin manual necesaria para el seguimiento y la gestin diaria. Reduccin de la informacin en soporte papel, y su sustitucin por consultas en el sistema. Anlisis de la informacin por excepcin. Gestin de autorizaciones a nivel de usuarios y procesos.
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4 INFORME PARA LA DIRECCIN. VIABILIDAD DE LA IMPLANTACIN DE SAP R/3
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4.1 ANLISIS DEL RETORNO DE LA INVERSIN

Dada la antigedad y rigidez de los actuales Sistemas de Informacin que gestionan las reas de Produccin, Compras y Ventas y Distribucin, surge la necesidad de plantearse la sustitucin de dichos sistemas por otro Sistema de Informacin Integrado que cubra de manera global las necesidades cubiertas actualmente pero que adems sea fcilmente adaptable a las previsiones de crecimiento y expansin internacional de la compaa. Ya en su momento se plante la necesidad de sustituir el Sistema de Contabilidad de la compaa por un paquete estndar del mercado que se adaptara a las necesidades de la compaa. Tras el estudio de diferentes Sistemas de Informacin Integrados (ERP) se decidi la adquisicin e implantacin de SAP R/3 para cubrir la gestin Contable y Financiera, entre otros motivos por los siguientes: Gran aceptacin a nivel mundial de SAP R/3. El xito de SAP es visible si nos fijamos en las cifras sobre facturacin, cuota de mercado y plantilla que actualmente conforman SAP AG, la compaa que desarrolla y comercializa el famoso software. Gran facilidad de configuracin en todas las reas del negocio. A pesar de ser un paquete estndar se puede configurar en mltiples reas y se puede adaptar a las necesidades especficas de cualquier empresa. En concreto, SAP R/3 est ya implantado y funcionando con xito en muchas compaas del sector farmacutico. Homogeneizacin y simplificacin de procedimientos de trabajo. Reduccin de costes. SAP, como sistema nico representa una reduccin muy importante en costes de mantenimiento, desarrollo y explotacin de los sistemas. El modelo de implantacin adoptado es mixto: centralizado en lo comn y descentralizado en lo particular. Su coste es sensiblemente menor frente a un modelo de implantaciones independientes por reas. Ventajas tecnolgicas. SAP puede instalarse en diversas plataformas hardware y trabajando con diferentes gestores de base de datos, por lo que ofrece gran flexibilidad e independencia de los fabricantes de hardware y software. SAP corre en modo cliente/servidor.
Informe de viabilidad de la implantacin de SAP R/3
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4.2 ANLISIS DEL FACTOR HUMANO

GESTIN DE LAS REACCIONES NEGATIVAS AL CAMBIO TIPO DE RESISTENCIA TIPO DE GESTIN Racional Explicar el plan con mayor claridad Malentendidos respecto de y detalle. los detalles del plan, Proyectar lo que ocurrira si el conviccin de que el programa de cambio no se cambio es innecesario, introduce incredulidad respecto de la Comprometer a todos los equipos eficacia del cambio para mejorar la productividad y planeado, prever para demostrar la eficacia del consecuencias negativas. cambio gestionado. Personal Temor a perder el puesto, ansiedad frente al futuro, resentimiento frente a la crtica insinuada, temor a interferencias superiores. Destacar mejores perspectivas para todos.. Presentar planes de mejora que resulten positivos y estimulantes. Aceptar la responsabilidad administrativa por fracasos pasados.. Presentar un marco hipottico mostrando los beneficios previstos respecto de los cambios principales. Demostrar por qu el sistema antiguo ya no funciona. Convocar una serie de reuniones para comunicar los detalles de la agenda de cambio. Explicar los motivos del cambio y prometer un compromiso. Ser sincero y responder a todas las preguntas.
Emocional Resistencia activa y/o pasiva frente al cambio en general, falta de compromiso, apata frente a las iniciativas, choque, desconfianza respecto de los motivos subyacentes de cambio.
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4.3 PLAN DE IMPLANTACIN

4.3.1 ENFOQUE DEL PROYECTO
Alcance funcional
Ventas y Distribucin
Aprovisionamiento a delegaciones Gestin de pedidos de cliente
Produccin
Planificacin de materiales Control de la produccin
Facturacin
Gestin de almacenes
Gestin de stocks
Costes de producto
Maestro de materiales
Compras
Proveedores Gestin de pedidos de compra
Informe de viabilidad de la implantacin de SAP R/3 66/173
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Mdulos a implantar
De acuerdo con el alcance funcional anterior, los mdulos SAP R/3 a implantar son los siguientes:
M d u l o s
M d FI u Finanzas l CO Controlling o s a a r CliPeeeScte / Servidor n P roy tos i vi WF ABAP/4 PM kl m ManteniWoerntfoow mi s p a l r/ a a n d t a a p r t a r
SD Ventas y Distribucin MM Gestin de Materiales PP AM PlanificacinGestin / Ac Produccin tivos Fijos
R/3
QM Gestin de Calidad
HR IS Recurslos iones So uc Humndustriales I ano s
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Enfoque integrado
Para garantizar el xito de la implantacin del nuevo sistema, el proyecto se abordar considerando de forma integrada los siguientes elementos:
Visin y misin de la compaa Objetivos estratgicos Tendencias del sector
Adaptacin de los sistemas a los requerimientos Integracin con el resto de las aplicaciones
Modelo de Integracin
Definicin de los procedimientos y flujos de informacin ptimos
Anlisis del organizacin
Impacto
en
la
Gestin del cambio
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Diseo de procesos
Los nuevos circuitos se disearn mediante el anlisis de actividades desde la ptica de los procesos.
ORIENTACIN POR FUNCIONES

C O M P R O F I N
ORIENTACIN POR PROCESOS C Tratamiento de pedidos P F O R I Planificacin de productosymateriales

M O N
Ca
Proceso de Tratamiento de pedidos Preparacin Expedicin Facturacin Estadsticas

de pedidos
ptu ra de pe did os
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4.3.2 METODOLOGA BSICA

Para cada uno de los procesos se realizar el siguiente anlisis:
Proceso actual
Definicin requerimientos funcionales
Anlisis de cobertura SAP
Anlisis interno oportunidades
Diseo general del nuevo proceso Valoracin de
Best practices
beneficios del nuevo modelo
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Diseo de procesos Proceso de tratamiento de pedidos

Requerimientos y cobertura
Captura de pedidos de cliente Cobertura standard Requerimientos Fija Configurable Desarrollo con Userexit Gap Desarrollo adicional
Mantenimiento de clientes con multiplicidad de domicilios

de entrega, facturacin y cobro efectivamente relacionados
Asignacin automtica y en tiempo real de existencias en el

alta de pedidos
Control on-line de la liberacin de pedidos programados,

pendientes o retenidos
Gestin de pedidos de exportacin y de fabricacin para

terceros
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Tratamiento de GAPS
Para asegurar la evolucin del sistema mediante la implantacin futura de nuevas versiones de SAP R/3, es conveniente minimizar el nmero de modificaciones al software y ajustarse en lo posible a la cobertura estndar. Por ello, se desarrollarn nicamente aqullos GAPS que sean imprescindibles para garantizar el xito del proyecto, aplicando un esquema de decisin similar al que se presenta a continuacin:
Cobertura actual
Prioridad funcional 1. Alta 1. Alta
Dificultad desarrollo Muy fcil Fcil Normal Difcil Muy Difcil Muy fcil Fcil Normal Difcil Muy Difcil
Decisin propuesta Desarrollar Desarrollar Desarrollar Desarrollar Analizar coste/beneficio Desarrollar Desarrollar Desarrollar Analizar coste/beneficio No desarrollar
Decisin final
2. Media 3. Baja
Desarrollar No Desarrollar
No
2. Media 3. Baja
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4.3.3 EQUIPO DE TRABAJO

El equipo de trabajo del proyecto estar formado por personal de la propia compaa y personal de la empresa consultora externa segn se muestra a continuacin:
Equipo de trabajo
Compaa farmacutica Director del proyecto: Director de S.I. Director de Logstica Director de Ventas Representante delegaciones Director de Produccin Responsable de Planificacin y Control de la Produccin Responsable de Administracin Interlocutor rea Tcnica Analistas funcionales:

Dedicacin aproximada 30% 30% 20% 30% 10% 30% 30% 20% 80% 80% 80% Puntual
Comercial Logstica Produccin Administracin y explotacin de sistemas Empresa consultora Director del proyecto: Gerente empresa consultora Consultor jefe de equipo
Parcial 100% 100% 100% 100% Segn desarrollos
Consultores: Comercial Logstica Produccin Analistas tcnicos y programadores
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Responsabilidades del equipo de trabajo (I)
Perfiles
Principales responsabilidades Definicin de criterios y diseo de procedimientos Identificacin y anlisis de modificaciones Diseo de consultas no standard, documentos e informes Definicin de los datos a cargar en el sistema Formacin a usuarios finales Soporte en la parametrizacin del sistema Diseo de interfaces Diseo de programas de conversin Soporte en el test de integracin, cargas y de rendimiento Uso del aplicativo Tunning final de los procedimientos y sistema
Usuarios maestros
Analistas funcionales
Usuarios finales
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Responsabilidades del equipo de trabajo (II)
Perfiles Administracin y explotacin de sistemas
Principales responsabilidades Administracin de sistemas y soporte tcnico en hardware, software base y comunicaciones Diseo detallado, programacin y pruebas de las modificaciones, programas de conversin Planificacin y control del proyecto Definicin de la metodologa y estndares Parametrizacin del sistema Identificacin de modificaciones e interfaces Test de integracin Planificacin de la conversin y puesta en marcha Formacin a usuarios maestros, analistas funcionales y usuarios finales
Analistas tcnicos y programadores
Consultores
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4.3.4 CALENDARIO
Calendario del proyecto

Fases 1 2 3 4 5 Meses 6 7 8 9 10 11 12
I. Diseo II. Desarrollo III. Puesta en produccin
Arranque
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5 IMPLANTACIN DE SAP R/3
5.1 FASE DE DISEO

Esta fase del proyecto tiene como objetivo obtener el Diseo Conceptual de la solucin que se va a implementar con SAP R/3. Al final de esta fase se generar un documento de Diseo que deber ser aprobado por todos los miembros del equipo de trabajo. En esta fase vamos a definir cmo se van a llevar a cabo los procesos de negocio. Para ello, estableceremos las siguientes actividades: Planificacin de la Fase de Diseo. Definiremos el calendario de trabajo de esta fase. Definicin del modelo funcional. Se van a definir cmo se van a llevar a cabo cada uno de los procesos de negocio de la compaa. Anlisis de cobertura. Estudiaremos que cobertura nos da el estndar SAP a los requerimientos funcionales. Definicin de GAPS. Definiremos cules son aquellas funcionalidades que no cubre el estndar SAP y que debern ser desarrolladas a medida. Estrategia de conversin. Estableceremos cmo vamos a llevar a cabo la conversin de los datos de los sistemas actuales al nuevo sistema. Revisin de los sistemas de desarrollo. Dado que ya existen mdulos de SAP implantados en nuestra arquitectura de sistemas, revisaremos y adaptaremos los sistemas de desarrollo SAP ya existentes para la correcta parametrizacin del sistema.
Implantacin de SAP R/3
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5.1.1 CALENDARIO
Tareas 1 Definicin del modelo funcional Anlisis de cobertura Configuracin sistemas de desarrollo Definicin de GAPS Estrategia de conversin Revisin y aprobacin del Diseo 2
Meses 3 4 5
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5.1.2 DEFINICIN DEL MODELO FUNCIONAL

Uno de los outputs de la fase de diseo que vamos a obtener es el Modelo Funcional a partir del cual se va a configurar SAP en la siguiente fase del proyecto: la fase de parametrizacin. Para cada mdulo de cada rea van a detallarse los diferentes procesos que van a llevarse a cabo en la operativa de trabajo dentro de la compaa. Como consecuencia de la definicin de este modelo funcional, que va a incluir mayoritariamente procesos, nos vamos a encontrar requerimientos que SAP no cubre o cubre parcialmente con su implementacin estndar. Deberemos, por lo tanto, realizar un trabajo de anlisis de la cobertura que SAP da a las funcionalidades especificadas en los requerimientos. Este anlisis de cobertura nos va a proporcionar una relacin de funcionalidades no implementables directamente por el estndar SAP (GAPS) y deber estudiarse Gap a Gap qu decisin se toma en funcin de su criticidad: implementarlo con un desarrollo a medida, buscar soluciones alternativas, cambiar el procedimiento, esperar a futuras versiones de SAP, no implementarlo, etc. En las pginas sucesivas se muestra el modelo funcional para algunos de los procesos del negocio.
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5.1.2.1 Produccin 5.1.2.1.1 Datos maestros de Produccin Mantenimiento de Listas de Materiales Una Lista de Materiales es una relacin de los componentes que se utilizan para fabricar un producto terminado o semielaborado. Esta lista contiene el nombre y cdigo para cada componente, la cantidad utilizada y las unidades de medida. Antes de crear la Lista de Materiales en el sistema, ser necesario obtener una lista de los componentes y cantidades necesarios para la fabricacin del producto. Por lo tanto hay que verificar que los materiales existen en el maestro de materiales (al menos una vista del maestro de materiales debe haber sido completada): Durante el proceso de fabricacin, una Lista de Materiales es utilizada para sugerir materiales, pero estos materiales pueden ser sustituidos cambiando o sin cambiar la Lista de Materiales. Las modificaciones de la Listas de Materiales pueden ser planificadas y no planificadas. Una Lista de Materiales debe ser cambiada cuando un componente es sustituido por otro. Esta modificacin puede ser planificada o no planificada. La informacin almacenada en la Lista de Materiales es utilizada como la base por el diseo de producto y para planificacin de operaciones en la programacin de produccin. Tambin es utilizada en la planificacin del aprovisionamiento de materiales (MRP). El sistema necesita una Lista de Materiales para cada producto que requiera una orden de fabricacin. La precisin de las Listas de Materiales es fundamental para: - un aprovisionamiento eficiente de componentes - un adecuado costeo de productos - un adecuado clculo de mermas
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Una Lista de Materiales de un nivel es una lista de materiales que sus componentes no tiene componentes por debajo. Al mismo tiempo, el producto de una Lista de Materiales de un nivel tampoco sirve de componente en otras listas de materiales. Una Lista de Materiales multi nivel consiste en materiales que son componentes de otros materiales y al mismo tiempo tienen componentes por debajo. En una Lista de Materiales mltiple (diferente a una Lista de Materiales multi nivel) un material puede ser representado por Listas de Materiales alternativas con diferentes procesos productivos utilizados de acuerdo al tamao del lote de produccin. Una Lista de Materiales alternativa solamente puede ser creada si una lista de materiales existe para un material con la misma utilizacin. 5.1.2.1.2 Planificacin de materiales Introduccin Los procesos de planificacin tratan de la planificacin de los productos acabados, de la planificacin de los productos semielaborados, de la planificacin del
aprovisionamiento de materiales y de la programacin de la produccin.
Planificacin productos acabados MPS
Planificacin productos semielaborados MPS
Planificacin materias primas MRP
Programacin Produccin
Figura 5.1.2.1.2 . I - Planificacin de materiales
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Planificacin de productos acabados En el Plan Maestro de Produccin (MPS), las partes o productos que influyen de manera significativa en los beneficios de la compaa o que forman parte de los recursos crticos son marcados como elementos de la produccin maestra y son planificados con una atencin especial. Se definirn como materiales de planificacin maestra todos los productos acabados . El resultado de la planificacin maestra es la creacin automtica de las rdenes previsionales (propuestas de fabricacin) que satisfacen los pronsticos y la cobertura de stocks deseados. El MPS es una forma de planificacin de necesidades de materiales, en el sentido de que esta ejecucin de la planificacin se basa tambin en el clculo de las cantidades necesarias para hacer frente a las ventas futuras. Los elementos son planificados sin explosin de la lista de materiales. Esto quiere decir que el responsable de la planificacin puede realizar el plan maestro de los elementos de programacin maestra antes de que las partes dependientes de los niveles inferiores de la lista de materiales se vean afectadas. La planificacin de los productos semielaborados y el MRP solo empiezan una vez que el responsable de la planificacin est satisfecho con el plan maestro. La ejecucin del plan maestro de produccin se podr realizar mensualmente, generndose las correspondientes rdenes previsionales. Para los productos acabados se definirn tamaos de lotes fijos pudiendo hacer particiones. De esta manera, para cada material, el sistema calcular las necesidades de produccin en el periodo de planificacin y crear las rdenes previsionales necesarias para cubrir los requerimientos. Cada orden previsional creada no superar el tamao del lote mximo definido en el maestro de materiales. La planificacin maestra de los productos acabados se realiza a nivel de centro para todos los productos acabados, o bien por lnea (planificador).
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PLAN IFIC AC I N MAEST R A D E PR O D U C C I N (MPS) PAR A PR O D U C T O S AC AB AD O S
D epartam ento de P lanificacin de P roduccin
R ev isin stocks M antenim iento m ateriales R ev isin histricos v entas
G eneracin pronstico
P edidos exportacin de clientes
Lanzam iento MPS
A nlisis capacidades
P lan realizable?
Si
C om paracin P rofit P Lan
5
No
R ev isin m anual plan fabricacin
No
P lan rentable? Si S eguim iento P rofit P lan
P lan previsional Fabricacin
A daptacin m anual plan fabric.
P lan de F abricacin
Figura 5.1.2.1.2. II - Planificacin de productos acabados
A principio del mes el responsable del Departamento de Planificacin planifica la produccin de los productos acabados a fabricar en el mes siguiente. El proceso de planificacin descrito es realizado por lnea de produccin y afectar a todos los productos acabados fabricados en el centro. Los pasos principales de esta planificacin son los siguientes: 1. Cada vez que se ejecute un proceso de planificacin pueden revisarse opcionalmente la situacin actual de cada producto (stock actual y necesidades) y la
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poltica de planificacin (tamao de lote de produccin, mantenimiento de perfiles de cobertura...) definida en el maestro de materiales. Tambin pueden revisarse opcionalmente las ventas de los ltimos meses y la evolucin de las mismas. 2. El responsable de la planificacin, mediante un proceso de sistema, genera los pronsticos de todos los productos acabados. Esta generacin de necesidades es realizada a nivel de centro/material segn el modelo de pronstico definido a nivel material, en base a los valores histricos de consumo (ventas). 3. El rea Comercial, al estar integrada en el sistema, genera directamente necesidades de produccin a partir de pedidos de clientes para los productos acabados destinados a exportacin (produccin bajo pedido). Hay que verificar la periodicidad de lanzamiento del plan maestro de produccin para la planificacin de este tipo de productos. 4. Una vez obtenidos los pronsticos se procede al lanzamiento del proceso de Planificacin Maestra de Produccin (MPS) para todo el centro. Esta transaccin a partir de la situacin de stocks, de la necesidades previstas en funcin de los pronsticos y de la poltica de planificacin definida para cada producto en el maestro de materiales, genera el plan mensual de produccin (listado de rdenes previsionales). Hay que remarcar que la Planificacin Maestra de Produccin es un tipo de planificacin a capacidad infinita, o sea no tiene en cuenta las capacidades reales disponibles en el centro. Cuando se desee es posible imprimir el listado de las rdenes previsionales generadas. 5. Se verifica la realizabilidad del plan de fabricacin comparando las capacidades requeridas por este plan con las capacidades reales disponibles en el centro (horas, mquinas, personas). Para realizar este paso se utiliza la funcionalidad de Anlisis de Capacidades (CRP).
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Para realizar dicho anlisis de capacidad el responsable de la planificacin dispondr de: - pantalla de evaluacin del programa maestro - pantalla de anlisis carga/capacidad por centro de trabajo - listado de excepciones de carga por centro de trabajo 6. Con tal de eliminar los GAPS entre las capacidades requeridas y las capacidades disponibles, el responsable de la planificacin realiza una revisin manual del plan de fabricacin (planificacin a capacidad finita). El responsable de la planificacin efecta esta revisin asignando a la fabricacin de cada producto un grado de prioridad diferente en relacin por ejemplo a la situacin de stocks y a posibles pedidos existentes, pudiendo variar fechas y cantidades producidas. 7. Una vez acabado este anlisis de capacidades se verifica la rentabilidad del plan de fabricacin comparndolo con los datos indicados en el Profit Plan. Si esta comparacin evidencia una baja rentabilidad del plan de fabricacin se vuelve a realizar una revisin manual del mismo segn criterios parecidos a los que se han utilizados en el punto 5. En el caso que esta comparacin evidencie un plan rentable se procede a la impresin del plan previsional de fabricacin y de un informe de seguimiento del Profit Plan. 8. A partir de este plan previsional el responsable de la planificacin realiza una adaptacin del mismo, o sea procede a detallar de forma manual la produccin para el conjunto del mes planificado. En esta adaptacin se identificar el da y el producto a fabricar, as como la cantidad. Esta adaptacin tiene en cuenta la cobertura de los productos y manualmente se asigna mayor prioridad a los productos con menor cobertura. Esta adaptacin se realiza por lnea y se intenta generar series de produccin para minimizar los tiempos de cambio de un producto a otro. Por fin se procede a imprimir el plan de fabricacin para el mes siguiente (listado de rdenes previsionales de fabricacin).
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5.1.2.1.3 Control de la Produccin Introduccin Los procesos de control de produccin propuestos tratan del lanzamiento, preparacin, notificacin, cierre y liquidacin de rdenes de produccin. Se describen tambin los procesos de subcontratacin, de creacin de rdenes de reproceso y de tratamiento de excedentes.
Lanzamiento rdenes 3.2
Subcontratacin
Preparacin rdenes 3.3
3.7
rdenes de reproceso
Notificacin rdenes 3.8 3.4
Control de planta
Tratamiento de excedencias 3.9
Cierre rdenes 3.5
Liquidacin rdenes 3.6
Figura 5.1.2.1.3. Control de la produccin
Este proceso de Control de Planta permite mantener actualizada a tiempo toda la informacin generada desde la planta de produccin: stocks, cantidades producidas y rechazos, as como los diferentes tiempos directos invertidos, para reaccionar adecuadamente ante posibles imprevistos (exceso de tiempos, etc.,..) y adoptar las medidas correctivas.
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Se trata de tener en todo momento la informacin de las cantidades producidas y la capacidad productiva real de fabrica en mano de obra y tiempos mquina. Conforme se realiza el avance de las rdenes de fabricacin, es necesario notificar las cantidades producidas y los tiempos invertidos, para poder analizar la situacin real de las rdenes (retrasos, mermas, etc.,...), la carga por recurso y realizar anlisis de productividad y desviaciones. Cada una de las operaciones que se pueden seguir en una orden comporta una actualizacin del status de la misma. Los status principales de una orden son resumidos en la tabla siguiente.
Status
ABIE LIBE NOTI NOTP ENTR ENTP FMAT CTEC DLFL IMPR NLIQ PREC
Descripcin
Abierta (creada) Liberada (lanzada) Notificada final Notificada parcial Entregado total Entregado parcial Falta disponibilidad Cerrada tcnicamente Peticin borrado Impreso Norma liquidacin entrada Preclculo de costes
Tabla 5.1.2.1.3. Status orden de fabricacin
El sistema de informacin de planta es una herramienta flexible para consolidar, sumarizar y analizar los datos recogidos del control de la actividad de planta. Para realizar distintos anlisis, se pueden realizar diferentes vistas de toda la informacin de produccin. Estos anlisis se realizan a distintos niveles, analizando las desviaciones por material, centro de trabajo o planta, dependiendo del grado de detalle.
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5.1.2.1.4 Recepcin de materiales
RECEPCIN DE MATERIALES Proveedor Almacn

Control de Calidad
Administracin
Recepciones pendientes
1
Listado de recepciones pendientes
Ubicar Artculo
No
Almacn de P3?
Si
Ubicar Artculo
6
No Identificar Producto y/o palet
Confirmar manualmente Ord.transporte
Albarn
Verificacin Correcta?
Si
Alta en Sistema?
Hoja control Hoja de recepcin Albarn proveedor Cierre automtico de pedido Hoja de recepcin Albarn proveedor
2
No
3
Si
4
Si
Aceptar recepcin?
Si
Recepcionar en Sistema
Fecha Caducidad Vlida?
Dentro margen de tolerancia?
Si
5
No
Devolucin a proveedor
No
No
Compras Comercio Exterior
L
Conformacin de Facturas
Figura 5.1.2.1.4. Recepcin de materiales
1. Diariamente Almacn horizonte de dos semanas.
imprimir el listado de recepciones pendientes, con un
2. Con la recepcin del producto se recibir el albarn de entrega. Almacn verificar si existe el pedido: primero lo buscar en el listado de recepciones pendientes, y si no lo encuentra realizar una consulta en el sistema por proveedor y/o artculo. Si no es as, gestionar con el Departamento de Compras la aceptacin del pedido. Si no se acepta, se devolver al proveedor. Si se decide aceptar el material y no existe pedido, el Departamento de Compras crear un pedido para que Almacn pueda realizar la recepcin. Almacn, verificar las cantidades recibidas (nmero de bultos, etc..) contra el albarn, y realizar una inspeccin visual del estado y condiciones del embalaje y/o productos. Si la verificacin no es correcta, se gestionar la aceptacin o devolucin con el Departamento de Compras. En caso de rechazo, se realizar la devolucin del material y Compras proceder a gestionar la devolucin del gnero. 3. Si el artculo no se controla por el sistema, se ubicar en la zona correspondiente. En caso contrario, se realizar la recepcin lgica en el sistema, contra el pedido de compra.
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Se informar del nmero de pedido, las cantidades por lote, el nmero de lote del proveedor (slo cuando el artculo requiera control de lote) y si es preciso la fecha de caducidad. Automticamente se asignar la ubicacin y se generarn las etiquetas identificativas por palet. En la recepcin, el sistema verificar la aceptacin del producto a travs de la fecha de caducidad informada. Si no es aceptado, se cancelar la recepcin del pedido y se devolver al proveedor, indicando la causa de devolucin. Si el pedido es recepcionado en el sistema, se enviar el albarn y el parte de recepcin a la administracin correspondiente. 4. Almacn identificar con etiquetas los productos recibidos y los palets. 5. Si el pedido (o lnea de pedido) de compra recibido se encuentra dentro de los mrgenes de tolerancia, se cerrar automticamente el mismo sin esperar nuevas recepciones contra el pedido. En caso de producirse faltas de entregas (fuera de los mrgenes de tolerancia) y no esperar ninguna otra recepcin contra el pedido, Compras cerrar manualmente el pedido (o lnea de pedido). 6. Al efectuar la aceptacin definitiva del pedido el sistema genera la Hoja de recepcin y, en el caso de producto con control de calidad, emitir tambin una Hoja de control.
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5.1.2.2 Maestro de Materiales 5.1.2.2.1 Mantenimiento de materiales
MANTENIMIENTO MAESTRO DE MATERIALES
Administracin Necesidad alta/modif. material
Marketing
Responsable cdigo
Alta Datos Bsicos
Proceso sistema
Logstica
Fbrica
Aviso a responsables
Administracin Calidad Compras Logstica Planificacin
Figura 5.1.2.2.1. Mantenimiento de materiales
1. La necesidad de dar de alta o modificar un material en el sistema puede surgir de los siguientes departamentos: Administracin, Marketing, Logstica Central o Fbrica. 2. El procedimiento propuesto para dar de alta en el maestro de materiales es el siguiente: en primer lugar es necesario asignarle al material un cdigo que ser. Esta asignacin se hace en la vista de Datos Bsicos que es la primera a cumplimentar. Esta vista no depende del centro al que pertenezca el material, es nica para todos los centros. Las dems vistas se definen a nivel de centro, excepto las de Almacenamiento y Gestin de almacenes. La vista de Almacenamiento depende del centro y del almacn. La vista de Gestin de almacenes depende del centro y del nmero de almacn. 3. A continuacin, cada departamento dar de alta las vistas de las que sea responsable. Por ej.: Calidad dar de alta la vista de Gestin de calidad para los tipos de material que la precisen. El sistema avisar al responsable de cada vista en funcin de una matriz de responsabilidades que indica quin es el responsable segn el tipo de material y el centro. Esto significa que el sistema debe saber a qu centro/s avisar segn quien sea el propietario del material. Para poder empezar a trabajar con un material no ser necesario tener dadas de alta todas las vistas: nicamente las
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necesarias para poder realizar las operaciones solicitadas. Por ejemplo, para hacer planificacin de necesidades de un producto acabado no es imprescindible tener creadas las vistas de ventas. Pero posteriormente s que se precisarn estas vistas. En la matriz de responsabilidades de tipo material/vista habr tres tipos de vistas: las obligatorias para el tipo de material, las opcionales y las que no son necesarias. Las obligatorias son imprescindibles para una completa gestin del tipo de material. Las opcionales se refieren a aquellas que no son imprescindibles para la gestin del material pero que pueden ser necesarias, es el caso de las vistas de Ventas para una Materia Prima: en principio es un material que se compra para la fabricacin, pero hay el caso que sea producto de tambin de venta, en este caso precisar las vistas de ventas. Las vistas no necesarias son las que nunca se precisarn para la gestin del material, por ejemplo los servicios nunca se almacenan, no necesitan la vista de Almacenamiento. Los tipos de material que se utilizarn son: Tipo material FERT HALB ROH LEER HIBE Descripcin Producto terminado Producto semielaborado Materia prima Material de Envase Materias auxiliares
Tabla 5.1.2.2.1. I - Tipos de material
Los departamentos involucrados en el proceso sern los siguientes: Depto. ADM CAL COM LOG MKT PLF Nombre Administracin Calidad Compras Logstica Marketing Planificacin
Tabla 5.1.2.2.1. II - Departamentos
Un producto acabado (FERT) es el fabricado y vendido por la compaa. Los datos organizativos de ventas sern responsabilidad de Logstica porque es el responsable de la distribucin, los referentes al centro lo sern de cada centro que precise el
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material. Las vistas de Planificacin de necesidades las rellenar Logstica o Planificacin dependiendo de quin precise el material. Los materiales semielaborados (HALB) se refieren a los productos fabricados internamente o comprados para finalizar su produccin, Planificacin es el responsable de darlos de alta. En caso que precise datos de ventas, el responsable ser Administracin, pero estas vistas son opcionales porque no todos los semielaborados se vendern. Si se trata de una materia prima (ROH), el responsable de dar de alta el material ser Planificacin, pues es material necesario para fabricacin. Material de envase (LEER) para dosificacin y acondicionamiento: este tipo de material lo necesita Planificacin, quien dar de alta el material. Se considerar como una materia prima pero su funcionalidad es distinta. La materia prima (ROH) y el material de envase (LEER) son tipos de material que pueden entrar en frmulas. Materias auxiliares (HIBE): este tipo de material no entra en frmulas. Es material auxiliar al proceso productivo (p.ej.: filtros). Este tipo de material tiene gestin de stocks. Planificacin es el departamento responsable de darlo de alta.
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Matiz de responsabilidades
TipoMaterial Vistas Datos bsicos Clasificacin Ventas Datos organiz ventas Ventas Datos centro Texto de ventas Compras Texto pedido compras Planif. necesidades 1 Planif. necesidades 2 Pronstico Preparacin trabajo Almacenamiento Gestin almacenes Gestin de calidad Contabilidad Clculo costes LOG LOG LOG LOG LOG PLF PLF PLF PLF PLF PLF CAL ADM ADM PLF PLF PLF CAL ADM ADM PLF PLF CAL COM ADM PLF PLF CAL COM ADM PLF PLF CAL ADM ADM COM COM PLF PLF COM COM PLF PLF PLF COM COM PLF PLF PLF COM COM PLF PLF PLF ADM ADM ADM ADM ADM ADM PLF FERT P.Acab. HALB ROH Semielabo Mat.prima rado PLF PLF LEER Envase HIBE Auxiliar
PLF
PLF
Vista obligatoria Vista opcional Vista no neces.

Tabla 5.1.2.2.1. III Matriz de responsabilidades
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5.1.2.3 Compras 5.1.2.3.1 Seguimiento de pedidos Para una correcta gestin en el rea de compras es imprescindible llevar un seguimiento detallado de los pedidos en curso. El sistema imprime cartas de reclamacin en funcin de las condiciones establecidas en los maestros de compras. 1. Compras realizar el seguimiento de los pedidos de compra:
Crear y enviar al proveedor las cartas de reclamacin de aceptacin de pedido, para aquellos pedidos que as lo requieran y no se hayan recibido. Crear y enviar al proveedor las cartas de reclamacin de entregas. stas se generarn en base al plazo de reclamacin definido por Compras (en el maestro de materiales, registro info o pedido).
2. Diariamente, Compras analizar los pedidos atrasados. Previa confirmacin con el almacn o aduana (importacin) de la no recepcin del pedido, gestionar una nueva fecha de entrega, a travs del envo por fax de una carta de reclamacin de entrega o va telefnica. 3. Si no se llega a un acuerdo con los proveedores, se notificar al Departamento responsable del material (Fbrica mayoritariamente), para que ste resuelva el conflicto. Cualquier modificacin al pedido en curso: fechas, cantidades o anulacin del mismo, ser comunicado a Compras para su actualizacin en el sistema. 4. Compras actualizar la fecha de entrega en el sistema, y las modificaciones que el departamento responsable del material le indique. (El sistema guardar la fecha inicial para posteriores anlisis). 5. Cuando se reciba la comunicacin de recepcin en aduana de los materiales de importacin, Comercio Exterior adjuntar la documentacin pertinente a la importacin.
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5.1.2.4 Ventas y Distribucin 5.1.2.4.1 Datos maestros ventas Mantenimiento de clientes 1. Para los clientes de venta de productos comerciales de las delegaciones, se generar una necesidad de venta que requerir del alta de un nuevo cliente. 2. La Administracin de la Delegacin rellenar el formulario de alta de clientes con los siguientes datos: generales (nombre, direccin, alias, NIF,..), a nivel de sociedad (condiciones de pago,..) y rea de ventas (grupo de vendedores o clientes, centro de suministro,..). Este formulario servir de soporte para realizar el alta del cliente en el sistema. Posteriormente, se actualizar la jerarqua de clientes correspondiente. En el caso de tratarse de una modificacin, Administracin actuar directamente contra el sistema. Antes de realizar la entrada en el sistema, se verificar si el cliente existe en la base de datos. Si no se encuentra se generar un nuevo cdigo, en otro caso se definirn las caractersticas para la sociedad y organizacin de ventas.
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5.1.2.4.2 Gestin de almacenes Recepcin de producto en almacn central procedente de fbrica

RECEPCIONES DE FBRICA Fbrica Almacn Central
Solicitud Muestra
Extraccin Automtica del Palet
Recoger e identificar Muestra
Enviar Muestra Fbrica Documentacin
Recepcionar y Verificar
Verificacin Ok?
Si
2
No Devolucin a fbrica
Ubicacin Automtica del Palet
Confirmacin Automtica O. de Transporte
Figura 5.1.2.4.2. Recepciones de fbrica en almacn central
1. Los productos se recibirn en la zona de recepcin del almacn central. Almacn realizar una serie de verificaciones fsicas y de glibo (longitud, altura, anchura, palet europeo,...) comprobando que los palets se encuentran en perfectas condiciones, y estn debidamente identificados con las etiquetas de cdigo de barras (tres etiquetas por palet). 2. Si la verificacin es correcta, automticamente los palets sern conducidos a la entrada del silo. En caso contrario, y si no puede resolverse la incidencia, se devolver a fbrica. Si el palet no viene identificado, se buscar en el sistema la ubicacin correspondiente a travs de la orden de transporte y se generarn las etiquetas. 3. Previo a la ubicacin, un escner identificar el palet y lo asociar a una orden de ubicacin. Una vez ubicado el palet, se confirmar automticamente la orden de transporte. 4. El rea Tcnica podr solicitar un muestreo en cualquier momento, de un producto paletizado de apto. Para ello, realizar un movimiento de extraccin, por la cantidad de muestra solicitada de una ubicacin especfica. Automticamente se generar la orden de extraccin del palet en el silo y una orden de devolucin, por la cantidad
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restante, en la misma ubicacin. El palet que contenga producto pendiente de apto, se extraer por la mesa 6 (salida de pendientes de apto). 5. Se extraer la muestra y se identificar convenientemente, para ser enviada a fbrica junto con la documentacin asociada. Se colocar el palet en la entrada del silo, para su ubicacin. Notas, La asignacin de ubicacin de los palets se realizar en fbrica. Se generar una orden de transporte, que ser confirmada una vez el palet haya sido ubicado fsicamente en el interior del silo.
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5.1.3 ANLISIS DE COBERTURA

Para realizar el anlisis de cobertura que el estndar SAP R/3 proporciona a los requerimientos funcionales de nuestro sistema, se toman dichos requerimientos y se analiza si su implementacin es posible o no con la parametrizacin estndar de SAP o si es posible cubrir el requerimiento desarrollando una user-exit o si por el contrario es necesario realizar un desarrollo a medida a parte del estndar. Para cada caso se decidir finalmente qu solucin se aplica en funcin de la siguiente tabla:
Cobertura actual
Prioridad funcional
Dificultad desarrollo Muy fcil Fcil Normal Difcil Muy Difcil Muy fcil Fcil Normal Difcil Muy Difcil
Decisin propuesta Desarrollar Desarrollar Desarrollar Desarrollar Analizar coste/beneficio Desarrollar Desarrollar Desarrollar Analizar coste/beneficio No desarrollar
Decisin final
4. Alta S 5. Media 6. Baja
4. Alta No 5. Media 6. Baja
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5.1.3.1 Anlisis de cobertura 5.1.3.1.1 Produccin 5.1.3.1.1.1 Datos maestros produccin
Requerimientos Lista nica de materiales tanto para produccin como para costes. Control de acceso a las listas de materiales segn usuario y grupo de autorizacin. Listas de materiales por fase de fabricacin. Inclusin de las mermas de los componentes en la lista de materiales. Listado estructuras pendientes. Listado de estructuras definitivas. Copia de estructuras. Mantenimiento estructuras pendientes de aprobacin. Paso estructuras pendientes a definitivas. Paso estructura definitiva a pendiente. Consulta de estructuras. Substituciones masivas de cdigos en listas de materiales Utilizacin de listas de materiales alternativas.
Standard 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3
Gap
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Autorizacin al uso de estructuras con materiales recursivos. Inclusin de los gastos en la hoja de ruta segn modelo actual: Directos Indirectos Control Calidad Asociacin de puestos de trabajo a lneas de produccin
3 3 3
5.1.3.1.1.2 Planificacin de la produccin
Requerimientos Generacin de la planificacin de necesidades para los productos de forma global o individualizada. Tamao del lote fijo pudiendo hacer particiones. Listado de explosin de necesidades por producto. Listado del anlisis de disponibilidad materiales. Planificacin por lnea de producto. Planificacin en base a salidas medias mensuales, mediante la generacin de pronsticos. Mantenimiento de perfiles de cobertura por producto. Planificacin contra stock para producto nacional o de demanda regular. Produccin (fase de acondicionamiento) bajo pedido para productos de exportacin o demanda irregular.
Standard 3 3 3 3
Gap
3 3 3 3 3
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Comparacin del plan mensual con la capacidad disponible (mquina, persona). Almacenamiento del Profit Plan por lnea/producto. Informe seguimiento del Profit Plan. Informe plan de fabricacin. Introduccin del programa de fabricacin Informe de producciones programadas (programa del mes).
3 3 3 3 3 3 3 3 3
Verificacin diferenciada de disponibilidad de materiales en la creacin y lanzamiento de las rdenes. Inclusin de las rdenes de reproceso en la planificacin. Planificacin a capacidad finita.
5.1.3.1.1.3 Planificacin de materias primas
Requerimientos Situacin de las propuestas de pedidos de aprovisionamiento de todos los centros. Consulta/listado de pedidos pendientes. La planificacin debe tener en cuenta cantidades mnimas de compra o mltiplos Aprovisionamiento de materias primas en funcin del consumo medio. El stock de seguridad se definir en das de cobertura, manteniendo un stock mnimo si fuera necesario.
Standard 3 3 3 3 3
Gap
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Anlisis de cobertura de artculos: global o por centro.
3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3
Se debe poder definir a nivel de artculo y centro una poltica de stocks diferenciada por artculo: stock mnimo, cobertura en das, punto de pedido etc. Punto de pedido: mantener mrgenes de aprovisionamiento, en porcentaje, de la cobertura. El plazo de aprovisionamiento medio, independiente del proveedor se definir a nivel de artculo en das naturales. El plazo de aprovisionamiento especfico por proveedor, se indicar en el registro-info de compras (relacin artculo/proveedor). El sistema debe actualizar los plazos de aprovisionamiento, en funcin del histrico de compras. El sistema propondr una solicitud de pedido por la cantidad necesaria para cubrir las necesidades del periodo de tiempo establecido. Debe ser posible definir tamaos de lote de compra a nivel semanal, mensual y exacto, todos con una cantidad mnima de pedido, redondeos o un tamao de lote de compra fijo. Modificacin de la planificacin propuesta en solicitudes/rdenes de compras. mnimas y mltiplos de
La poltica de stocks debe contemplar cantidades aprovisionamiento, en funcin del consumo del centro. Utilizacin de calendario de planificacin segn material.
5.1.3.1.1.4 Control de la produccin
Requerimientos Consulta/Listado de productos de fabricacin (seguimiento del plan de produccin, situacin de stocks, ...).
Standard 3
Gap
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Alta rdenes de Fabricacin (OF's).
3 3
Distinguir los tipos de ordenes segn la fase de produccin: Dosificado Acondicionamiento Reproceso Asignacin automtica del lote de produccin al liberar una orden Lote de dosificado segn da juliano del ao Lote de venta para productos acondicionados Listado de OF's existentes. Lanzamiento de OF's dos das ante de la produccin (generalmente). Reimpresin de documentacin de OF's. Lista de materiales de la OF. Impresin del documento de orden de fabricacin.
3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3
Determinacin del lote del material a consumir en el lanzamiento de la OF, teniendo en cuenta el stock de los almacenes intermedios. Impresin de la hoja de balance de materiales Informacin sobre consumos por OF. Listado de la hoja de paso a almacn. Reedicin del listado de hojas de paso a almacn. Modificacin consumos por OF acondicionamiento. Modificacin de datos OF. Anulacin de rdenes de fabricacin.
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Envo al sistema LIMS de anulacin de rdenes de fabricacin. Traspaso de guas de fabricacin a Word. Impresin de guas Word desde SAP Listado OF segn status. Reapertura OF cerrada. Consulta estadsticas fabricacin (unidades, materiales, etc.). Consultas datos fabricacin (lote, composicin, etc.). Generacin de rdenes de reproceso. Declaracin de consumos mediante la declaracin de producto fabricado (Backflushing). Gestin de rechazos en la rdenes de fabricacin. Listado control mermas/rechazos produccin. Consulta de la situacin de las rdenes de fabricacin Impresin de documentacin OF a peticin. 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3
3 Interfaces 3 Manual 3
3 3
Cierre de rdenes de fabricacin tras verificar la declaracin de producto, los consumos de componentes y los tiempos imputados. Liquidacin de las rdenes de fabricacin.
5.1.3.1.1.5 Gestin de stocks
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Requerimientos Recepcin de materiales slo en Almacn de materias primas de planta de fabricacin. Todas las recepciones de material de proveedor se efectuaran contra pedido. Etiquetas de identificacin por cada bulto. Asignacin automtica del nmero de lote interno en la recepcin de materiales El formato del nmero de analtico ser el mismo que el actual. Envo de datos del lote de recepcin al sistema LIMS. Recepcin de datos del lote del sistema LIMS. Introduccin, en la recepcin, del lote proveedor. Impresin/reimpresin de la hoja de recepcin de material. Informe materiales prximos a caducar.
Standard 3 3
Gap
3 3 3 3 Interfaces 3 Interfaces 3 3 3 3 3 3
Traspaso automtico al almacn de caducados para los materiales que caduquen el mes siguiente. Etiquetas materias primas a caducar. Salida material de almacn de materias primas. Los estados posibles del stock sern: Disponible Pendiente de apto Bloqueado Traslado
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Los estados posibles de los lotes sern: Disponible Restringido El formato de los nmeros de lote debe ser alfanumrico.
3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3
La caducidad se calcular por lote. La caducidad debe poder informarse a nivel: da/mes/ao. El sistema debe validar para cualquier recepcin, si el artculo lleva control de lote. El sistema debe validar para cualquier recepcin, si el artculo lleva control de caducidad.
Asignacin de la fecha de caducidad automticamente en funcin de la informacin del maestro de materiales. El control de los stocks y movimientos se realizarn a nivel lote, para todos los materiales con tratamiento de lotes. Mantenimiento de la trazabilidad del lote, hasta su venta. Informe de datos de fabricacin y acondicionamiento. Movimientos de un lote de venta. Informe de los destinos de un lote de materia prima. Informe de fabricaciones con componentes comunes. Se debe contemplar el stock en consigna del proveedor. Control de los gastos de subcontratacin de parte de los procesos productivos. El criterio de extraccin debe ser: 1 Fefo, 2 Fifo. En el almacn de materias primas, el control del stock se realizar, como mnimo, a nivel almacn/ubicacin.
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Asignacin de la ubicacin en la recepcin. No se permitirn stocks negativos en ningn caso. Consulta de existencias en unidades y valor por material/almacn/lote. Consulta/informe de movimientos. Movimientos de inventario de compras o fabricaciones. Estadsticas de ocupacin del almacn de materias primas. Existencia de diferentes materiales en un mismo palet. Posibilidad de mover un palet de material no apto. Consulta / listado hojas recepcin material. Consulta de existencias en diferentes unidades de medida.
3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3
Consulta / listado de existencias de stocks ubicados, por artculo, ubicacin (y, de forma opcional, por lote indicando la fecha de caducidad). Consulta / listado de stocks en situacin de cuarentena, por material/ubicacin y lote (indicando la fecha de caducidad). Consulta / listado stocks inferiores a stock mnimo. Consulta de movimientos efectuados entre fechas: por artculo, tipo de movimiento (opcional) y almacn. Consulta de todas las ubicaciones donde se encuentra un artculo. Consulta de todos los artculos que se encuentren en una ubicacin. Consulta / listado rotacin stocks.
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Consulta / listado consumo materias primas por seccin. Consulta / listado movimientos mensuales por tipo. Control de acceso por usuario a los diferentes movimientos. Recuento de stocks por almacenes o zonas del almacn. Listado de existencias, para realizar el inventario fsico del almacn por ubicacin. Listado de existencias por material o por almacn.
3 3 3 3 3 3
5.1.3.1.1.6 Costes de producto
Requerimientos Escandallo por cdigo.
Standard 3 3 3 3 3 3
Gap
Versiones de escandallos a diferente precios precio standard precio real precio standard/periodos Listado escandallo. Clculo escandallos masivos. Clculo coste total escandallo por cdigo. Listado costes por cdigo. Informe comparativo de precios entre periodos.
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Informe de precios de coste por producto. Informe resumen movimientos por periodo. Informe de absorcin de los gastos de fabricacin (informe de produccin por periodos). Mantenimiento de gastos por lnea de envase. Listado resumen escandallo por concepto. Informes de mermas de componentes entre fechas. Informe rendimientos. Clculo de costes reales.
3 3 3 3 3 3 3 3
5.1.3.1.1.7 Valoracin y contabilizacin de stocks
Requerimientos Valoracin a precio standard para todos los tipos de materiales. Realizacin de apuntes contables y valoracin del inventario a coste standard Slo permitir contabilizaciones en el periodo actual.
Standard 3 3 3
Gap
Proceso para el clculo de nuevo precio standard para material de compra en funcin de las ltimas entradas. Actualizacin del coste de la materia prima. No se debe valorar el stock propiedad del proveedor, ubicado fsicamente en los almacenes del grupo. Se debe valorar el stock depositado en los clientes, propiedad de la compaa.
3 3 3
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Posibilidad de almacenamiento de parte del stock de un material sin valor Contabilizacin diferenciada en funcin del tipo de material y del tipo de movimiento
3 3
5.1.3.1.2 Maestro de materiales
Requerimientos Consulta/Listado de todos los artculos, incluyendo sus descripciones.
Standard 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3
Gap
Agrupaciones. Listado total de las agrupaciones (divisin, grupo, agrupacin), con su descripcin. Simplificacin del actual sistema de codificacin. Cdigo numrico nico para todos los productos de la compaa.
Definicin de diferentes tipos de artculos (producto acabado, materias primas, semielaborado. Mantenimiento de la numeracin actual en casi todos los materiales. Mantenimiento del nmero antiguo del artculo en los casos de recodificacin. La asignacin del nmero de artculo ser automtica.
Acceso limitado por usuario al mantenimiento del maestro de artculos (altas, bajas y modificaciones). Acceso al mantenimiento de las diferentes caractersticas de los artculos por reas de responsabilidad: compras, ventas, distribucin, planificacin... Agrupacin de parmetros por reas funcionales: compras, ventas, almacenes,...
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Alta rpida de artculos, tomando valores por defecto en funcin de sus caractersticas. Descripcin alfanumrica de los artculos en diferentes idiomas. Mantenimiento de una descripcin tcnica del artculo, superior a 40 caracteres.
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Mantenimiento de las diferentes caractersticas de los artculos por reas de responsabilidad: compras, ventas, distribucin, planificacin... Identificacin universal de artculos: cdigo EAN completo. Consulta en pantalla de todos los datos del artculo. El sistema deber mantener un control de las modificaciones realizadas.
Bsqueda rpida de los artculos por diferentes conceptos: cdigo (EAN, nacional, referencia proveedor, descripcin, nmero antiguo etc. Listado de las distintas agrupaciones: Jerarqua de artculos, grupo de artculos etc. Definicin de diferentes niveles de estructura por artculo: unidad, pack, caja, palet (incluido unidades por niveles). Posibilidad de entrar precios futuros, para los materiales de compra Identificacin de si el artculo se gestiona por lote. Identificacin de si el artculo se gestiona con fecha de caducidad.
Control de las nuevas altas de materiales y aviso a los responsables de las diferentes vistas. Envo de datos de materiales al sistema LIMS. Mantenimiento de unidades alternativas en el maestro de materiales.
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5.1.3.1.3 Compras 5.1.3.1.3.1 Datos maestros de compras
Requerimientos El sistema deber mantener un control de las modificaciones realizadas Acceso limitado por usuario al mantenimiento de los maestros (altas, bajas y modificaciones). Se mantendrn cuatro tipos de proveedores diferentes, cada uno con su numeracin: Nacionales NAC Hospitales HOS Extranjeros EXT Entidades financieras FIN El sistema slo permitir una numeracin interna segn tipo de proveedor. Se mantendr la numeracin definida en FI: nnnnnn (6 dgitos) Mantenimiento de datos a diferentes niveles: generales (direccin, alias, telfonos, NIF...), de sociedad (gestin de cuenta, pagos,...) y organizacin de compras (grupo de compras, plazo entrega previsto,...). Bsqueda de proveedores por distintos conceptos: nombre, poblacin, clave de bsqueda, NIF, VAT... Definicin de Incoterms por relacin artculo-proveedor. Definicin de agente de aduanas por proveedor. Definicin de agente de transporte por proveedor. Mantenimiento de cuotas para determinados materiales.
Standard 3 3
Gap
3 3 3 3 3 3 3
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Control de la homologacin de proveedores: fecha, periodo de validez, material/es, etc. de modo centralizado para cada sociedad. Control de la homologacin a nivel del binomio material-proveedor: periodo de validez, etc. Posibilidad de bloquear un proveedor. Posibilidad de bloquear un proveedor para la compra de un material concreto Mantenimiento de plazos de entrega por material-proveedor Identificar los materiales que estarn sujetos a homologacin.
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5.1.3.1.3.2 Consultas, listados y formularios de compras
Requerimientos Listado de proveedores, indicando los valores principales. Este se debe seleccionar por cdigo, rango de cdigos o para un pas/provincia concreto. La ordenacin debe ser alfabtica por cdigo o descripcin. Listado de las relaciones artculo-proveedor. Seleccin por artculo o por proveedor. Informe resumen de proveedores : Cdigo/Nombre Listado de artculos por proveedor. Indica los artculos que se compran a un proveedor Listado de proveedores por material. Indica los proveedores definidos para un material.
Standard 3 3 3 3 3
Gap
Listado de proveedores sujetos a homologacin. Indica, para los proveedores sujetos a homologacin, su periodo de validez y la fecha de revisin. Listado del binomio material-proveedor homologado. Indica, para cada binomio, su estado (vigente o no), el periodo de validez, y si se encuentra en fase de homologacin.
3 3
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Para cada proveedor, y por un periodo de tiempo concreto, listar: las entregas recibidas, las incidencias comunicadas, para cada incidencia una breve explicacin y una valoracin. Al final del documento se debe asignar una puntuacin al proveedor (ponderacin de las valoraciones anteriores). Para una familia de materiales, posibilidad de autorizar en el sistema la homologacin en lugar de hacerlo material por material. Informe de seguimiento de proveedores donde debe aparecer, por proveedor y para un periodo concreto, las desviaciones en cantidad de sus entregas, las desviaciones en tiempo y las incidencias comunicadas.
3 3 3
5.1.3.1.3.3 Gestin de pedidos de compra
Requerimientos Gestin centralizada pedidos/pedidos. N de pedido nico. por organizacin de compras/centro de Solicitudes de
Gap
Conocimiento del centro de compras que realiz el pedido a partir del n de pedido
Consulta/Listado de pedidos, seleccionados en funcin de distintos criterios: proveedor, artculo, por tipo de pedido, con entrada de mercancas, pendientes de recibir, para una empresa/destinatario o todas, slo nacionales o todos. Ordenado por artculo o proveedor. Edicin de pedidos pendientes de recibir. Se puede solicitar un nmero de pedido (o todos) y una fecha de pedido (o todas). Presenta cantidades y fechas. Pedidos pendientes por proveedor. Se puede solicitar para un proveedor (o todos), una empresa (o todas), slo nacionales (o todos) e indicar el criterio de ordenacin (proveedor o artculo).
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Pedidos pendientes por artculo. Se puede solicitar para un proveedor (o todos), una empresa (o todas) y un destinatario (o todos). Presenta, para cada artculo , los pedidos pendientes de llegar, con los proveedores. Historial de lneas de un pedido. Para el pedido solicitado, se presentan, ordenados por referencia, todas sus lneas, aunque ya se encuentren finalizadas. Pedidos pendientes de edicin (solicitudes de pedido). Presenta, por proveedor y artculo, todas aquellas lneas de pedido no editadas. Relacin de pedidos por proveedor/artculo o por artculo/proveedor (detalle). Se indica el proveedor (o todos), el artculo (o todos), el rango de fechas de pedido, el estado (pendiente, recibido o todos) y el orden (artculo o proveedor). Presenta, en el orden indicado, las lneas de pedido correspondientes al artculo (o al proveedor, segn el orden) que cumplan las condiciones indicadas, desglosando la informacin detallada de cada referencia. Autorizacin de las propuestas de pedido para gasto por parte del responsable de rea.
3 3 3
3 3 3 3 3 3 3 3 3
Imposibilidad de realizar pedidos que no cumplan las condiciones de homologacin requeridas (material - proveedor) Posibilidad de bloquear un material nicamente para las acciones de compras. Creacin de solicitudes de pedidos, por conversin de rdenes previsionales propuestas por el sistema o manualmente (artculos sin planificacin). Asignacin automtica del proveedor a las propuestas de pedido. Alta de nuevas lneas de pedidos ya editados. Anulacin de pedidos completos Anulacin de lneas de pedido. Impresin/reimpresin de pedidos.
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5.1.3.1.3.4 Conformacin de facturas
Requerimientos Conformacin de facturas basada en el n de pedido o en el documento generado en la recepcin (entrada de mercanca). Bsqueda de pedidos por diferentes conceptos. Bloqueo de facturas con material no apto o pendiente de apto. El sistema debe informar de la situacin del pedido: recibido, recepcin parcial,... Conformacin de ms de una factura para un pedido Entrada de una factura con asignacin mltiple de pedidos o de documentos de entrada de mercancas.
Gap
5.1.3.1.4 Ventas y Distribucin 5.1.3.1.4.1 Datos maestros cliente
Requerimientos Se mantendr una numeracin diferente para los clientes nacionales y extranjeros El sistema permitir una numeracin interna o externa. Se diferenciarn los clientes en dos clases: facturacin (pagadores de las facturas) y consumo (solicitantes y receptores de los pedidos. Ej. centros de compra).
Standard 3 3 3
Gap
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Mantenimiento de los siguientes datos a nivel de cliente: generales: nombre, direccin, telfono, FAX, NIF, canal de venta varios tipos de texto de observaciones. datos de contacto con los departamentos del cliente. facturacin: forma de pago, textos que aparecern en la factura (en diferentes idiomas, banco, tipo de facturacin, agrupar facturas, tipo de IVA,... (slo se definir para los clientes de facturacin). exportacin: pas, moneda, incoterms,... direccin de envo de facturas. Obligacin de asociar a cada cliente de consumo un nico cliente de facturacin (pagador de las facturas). Se debe permitir asociar un cliente de facturacin a varios clientes de consumo.
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Definicin de IVA especfico por cliente. Asignacin masiva de un agente a todos los clientes de una provincia. Bsqueda rpida de los clientes por diferentes conceptos: nombre, alias, sociedad, pas... El sistema deber mantener un control de las modificaciones realizadas. Acceso limitado por usuario al mantenimiento de los maestros (altas, bajas y modificaciones).
5.1.3.1.4.2 Datos maestros condiciones comerciales
Requerimientos Definicin de condiciones especiales por cliente - artculo.
Standard 3
Gap
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Condiciones a nivel cliente/centro de compra/artculo o globales para el cliente, cliente/centro, en todos los casos con un periodo de vigencia. Condiciones de IVA incluido o no incluido. Deben poder gestionarse pedidos cuyo precio sea "con IVA incluido". por cliente. Descuentos por volumen. Posibilidad de definir tarifas segn tramos de cantidad adquirida. (Rappels). Descuentos globales a nivel cliente, independientemente de otro tipo de condiciones aplicables a nivel de artculos o grupos. Descuentos en porcentaje a nivel artculo/cliente.
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Descuentos segn la rotacin de pagos del cliente. Permitir efectuar descuentos financieros, dependiendo de la rotacin actual de pagos de un cliente. (Ej. descuentos por pronto pago,...). Cambios de tarifas independientemente de los pedidos abiertos. Bonificaciones en el mismo documento o en otro. Permitir pedidos o albaranes, con bonificaciones: lneas bonificadas en el mismo documento que las cobradas o en un documento a parte. Cancelacin de documentos mediante abonos, sin relacin al documento. (pe. cancelar una venta de un material con abonos contables de otro producto efectuados ms adelante). Definicin de precios en funcin de las distintas unidades de medida del artculo, sin tener en cuenta el factor de conversin.
5.1.3.1.4.3 Consultas, listados y formularios maestros ventas
Requerimientos Ficha de cliente, con todos sus datos
Standard 3
Gap
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Consulta de un cliente con sus centros de compra y consumo. Listado general de clientes: global, por rea, pertenencia a la CEE, extranjeros Listado de la tarifa oficial por divisin, agrupacin, artculo... Opcionalmente se puede obtener con el precio de coste y consolidada.
3 3 3
5.1.3.1.4.4 Planificacin del aprovisionamiento
Requerimientos Marketing ser el responsable de las previsiones de venta. Se realizarn en unidades de producto y a nivel mensual. El sistema calcular las previsiones para los artculos bajo pronstico, proyectando los consumos histricos. El aprovisionamiento a delegaciones desde el centro de distribucin, no se contabilizar como consumos. Se seleccionar de forma automtica, el modelo de previsiones que ms se adapte a cada artculo, teniendo en cuenta la tendencia y/o estacionalidad. Este modelo deber actualizarse automticamente en funcin de los nuevos datos, en cada generacin de previsiones. Mensualmente se realizar el proceso de clculo de previsiones, que mantendr actualizado de forma continua el horizonte definido. Las previsiones calculadas por el sistema podrn ser modificadas manualmente en caso de necesidad (ej. acciones comerciales...). Los datos histricos en base a los cuales se realiza la proyeccin, debern poder modificarse para evitar que se arrastren acciones comerciales especficas.
Standard 3 3 3 3 3 3 3 3
Gap
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Se deber poder realizar un anlisis de previsiones respecto a las salidas reales.
3 3 3 3 3 3 3 3
Para los nuevos lanzamientos, se bloquear la generacin de previsiones hasta que se disponga de un histrico de ventas suficiente. En estos casos las previsiones se introducirn manualmente en el sistema. La previsin desaparecer a mes vencido. No se realizarn consumos de previsiones contra los pedidos de cliente.
Consulta, por parte de las delegaciones, del plazo de entrega previsto para recibir existencias de Central para cubrir los pedidos pendientes. Situacin de los prepedidos de aprovisionamiento de delegaciones. Anlisis de cobertura de artculos: global o por delegacin. Consulta existencias de Central: slo la cantidad no reservada
5.1.3.1.4.5 Entrada de pedidos de cliente
Requerimientos Facilidad y rapidez en el proceso global de captura de pedidos. Distincin entre los pedidos de clientes y aprovisionamiento a delegaciones.
Standard 3 3 3 3 3
Gap
Deben haber ayudas para localizar el cdigo del cliente que realiza el pedido (nombre, poblacin, provincia, alias, cdigo de artculo-cliente, nmero EAN...). Al entrar el cdigo de cliente, el sistema debe permitir ver si ese cliente tiene asociado un cliente de facturacin. Debe existir la posibilidad de capturar pedidos para clientes espordicos. Y posteriormente localizar y consultar los datos especficos de estos pedidos.
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La duplicidad del pedido se verificar a travs del cdigo de pedido de referencia del cliente. En caso de repeticin ha de aparecer un mensaje informativo de aviso. En la cabecera del pedido debe constar el nmero de pedido, la referencia del cliente, el cdigo del pedido de compra del cliente, la fecha a servir, prioridad de preparacin del pedido ( normal o urgente), descuento por pronto pago, condicin de pago del cliente, nombre y direccin completa del cliente. Posibilidad de entrar pedidos programados. A nivel de lnea de pedido se informa del cdigo, cantidad y lote (si es necesario). Segn el tipo de artculo el sistema decidir si debe realizar la verificacin de stock. Desde la entrada de pedidos se debe poder consultar la situacin de stocks.
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Entrada de facturables: albarn sin pedido, anulacin de factura, abono o anulacin de abono. Estos actualizan las existencias. Anulacin de pedidos y/o albaranes. El sistema debe avisar paro todos aquellos clientes marcados como "morosos". Incorporacin de pedidos va EDI. Posibilidad de modificar el precio propuesto.
5.1.3.1.4.6 Preparacin de pedidos
Requerimientos Reparto manual de existencias a los diferentes pedidos, en caso de no tener stock suficiente.
Standard 3
Gap
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Reparto de stock de pedidos pendientes. Debe poder lanzarse una asignacin de stocks en cualquier momento. Realizacin de entregas parciales o completas. Bloqueo de un pedido completo, hasta tener toda la mercanca a servir. Debe realizar la reserva del stock para los componentes disponibles. Agrupacin de pedidos en central para delegaciones, de forma diferenciada. Modificacin de los lotes propuestos por el sistema, en caso de que la distribucin de palets no permita coger los lotes indicados. Anulacin de albaranes. anula todas las lneas del albarn, volviendo a dejar la mercanca en el almacn correspondiente. anula todas las lneas del albarn, volviendo a generar los movimientos del pedido original que gener el albarn. Lista de artculos con repartos pendientes. Asignacin de la preparacin de un pedido a otro centro, si este dispone de la totalidad del stock a servir.
3 3 3
3 3
5.1.3.1.4.7 Facturacin
Requerimientos El sistema debe realizar la facturacin en base a los albaranes servidos.
Standard 3
Gap
Nivel de agrupacin de facturas en funcin del cliente: por albarn, pedido completo o mensualmente El sistema deber ser capaz de generar la factura para un albarn concreto, a peticin del usuario aunque el albarn tenga facturacin peridica
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El sistema deber permitir forzar la fecha de factura. Facturacin en divisas. (Contabilizacin al cambio en el momento de expedir). El sistema debe permitir la generacin de abonos y cargos contra cualquier factura.
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5.1.3.1.4.8 Estadsticas de venta
Requerimientos Estadsticas de venta por diferentes conceptos: por rea, provincia, cliente, delegacin, producto, agrupacin comercial, etc. Y por cualquier combinacin de ellas.
Standard 3
Gap
5.1.3.1.4.9 Gestin de almacenes
Requerimientos Confirmacin automtica de rdenes de entrada en el almacn central de producto acabado desde produccin. Generacin automtica de rdenes de extraccin del almacn central (el pedido de cliente debe generar el movimiento al asignar el stock) . Generacin manual de rdenes de introduccin/extraccin del almacn central y traslado (cambio de ubicacin) en las diferentes zonas del almacn. Seleccin manual de la ubicacin del lote a extraer (actualmente slo puede sugerirse un lote, pero no elegir la ubicacin). Listado de envos pendientes de recibir en delegaciones. Listado con los productos a recepcionar en la delegacin, enviados por el almacn central.
Standard
Gap 3
3 3 3 3
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5.1.3.2 Anlisis de GAPS En las tablas siguientes se indica para cada GAP identificado en los Requerimientos Funcionales los siguientes valores: Cobertura actual. Indica si el requerimiento est cubierto por las aplicaciones actuales. Prioridad funcional. Importancia funcional del requerimiento asignada por los usuarios. Dificultad de desarrollo. Grado de complejidad que supone el desarrollo necesario para cubrir el Gap. Decisin propuesta. Recomendacin del equipo de trabajo para la solucin del Gap. Se tomar la decisin a travs del balance de la cobertura actual y prioridad funcional frente a la dificultad de desarrollo. Decisin final. Decisin sobre la cobertura del Gap a travs de un desarrollo.
5.1.3.2.1 Produccin 5.1.3.2.1.1 Planificacin de la produccin
Descripcin GAP Planificador por lnea de producto Informe seguimiento del Profit Plan. Planificacin a capacidad finita
Cobertura actual NO NO NO
Prioridad funcional Alta Baja Baja
Dificultad desarrollo Normal Normal Muy difcil
Decisin propuesta Desarrollar No desarrollar No desarrollar
Decisin final SI NO NO
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5.1.3.2.1.2 Planificacin de materias primas
Descripcin GAP El sistema debe actualizar los plazos de aprovisionamiento, en funcin del histrico de compras.
Cobertura actual NO
Prioridad funcional Media
Dificultad desarrollo Normal
Decisin propuesta Desarrollar
Decisin final SI
5.1.3.2.1.3 Control de la produccin
Descripcin GAP Asignacin automtica del lote de produccin al liberar una orden Lote de dosificado segn da juliano del ao Lote de venta para productos acondicionados Lista de materiales de la OF. Impresin de la hoja de balance de materiales Envo al sistema LIMS datos del de fabricacin. Traspaso de guas de fabricacin a Word. Impresin de guas Word desde SAP Gestin de rechazos en las rdenes de fabricacin.
Cobertura actual
Prioridad funcional
Dificultad desarrollo
Decisin propuesta
Decisin final
SI
Alta
Difcil
Desarrollar
SI
SI NO SI NO SI SI
Baja Baja Alta -Alta Media
Normal Normal Normal -Difcil Difcil
No desarrollar Desarrollar Desarrollar -Desarrollar Desarrollar
NO SI SI Manual SI SI
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Listado control mermas/rechazos produccin.
SI
Media
Normal
Desarrollar
SI
5.1.3.2.1.4 Gestin de stocks
Descripcin GAP Etiquetas de identificacin por cada bulto.
Cobertura actual SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI
Prioridad funcional Alta Alta Alta Alta Baja Baja Media Media Baja Baja
Dificultad desarrollo Difcil Normal Normal Normal Normal Normal Normal Normal Normal Normal
Decisin propuesta Desarrollar Desarrollar Desarrollar Desarrollar No desarrollar No desarrollar Desarrollar No desarrollar No desarrollar No desarrollar
Decisin final SI SI SI SI NO NO SI NO NO NO
Asignacin automtica del nmero de lote interno en la recepcin de materiales Envo de datos del lote de recepcin al sistema LIMS. Recepcin de datos del lote del sistema LIMS. Impresin/reimpresin de la hoja de recepcin de material. Informe materiales prximos a caducar. Traspaso automtico al almacn de caducados para los materiales que caduquen el mes siguiente. Etiquetas materias primas a caducar.
Informe de datos de fabricacin y acondicionamiento. Informe de los destinos de un lote de materia prima.
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Informe de fabricaciones con componentes comunes. Consulta / listado de existencias de stocks ubicados, por artculo, ubicacin (y, de forma opcional, por lote indicando la fecha de caducidad). Consulta / listado de stocks en situacin de cuarentena, por material/ubicacin y lote (indicando la fecha de caducidad). Consulta / listado stocks inferiores a stock mnimo.
SI SI
Media Alta
Difcil Difcil
No desarrollar No desarrollar
NO NO
SI NO
Alta Baja
Difcil Fcil
No desarrollar No desarrollar
NO NO
5.1.3.2.1.5 Costes de producto
Descripcin GAP Informe comparativo de precios entre periodos. Informe de precios de coste por producto. Informe resumen movimientos por periodo. Informe de absorcin de los gastos de fabricacin (informe de produccin por periodos). Mantenimiento de gastos por lnea de envase. Listado resumen escandallo por concepto.
Cobertura actual SI SI SI SI SI SI
Prioridad funcional Alta Media Media Media Media Baja
Dificultad desarrollo Difcil Difcil Difcil Difcil Difcil Normal
Decisin propuesta Desarrollar No desarrollar No desarrollar No desarrollar No Desarrollar Desarrollar
Decisin final SI NO NO NO NO SI
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Informes de mermas de componentes entre fechas. Informe rendimientos. Clculo de costes reales.
SI SI NO
Alta Media Baja
Difcil Difcil Muy difcil
No desarrollar No desarrollar No desarrollar
NO NO NO
5.1.3.2.1.6 Valoracin y contabilizacin de stocks
Descripcin GAP Proceso para el clculo de nuevo precio standard para material de compra en funcin de las ltimas entradas. Actualizacin del coste de la materia prima.
Cobertura actual
Prioridad funcional
Decisin propuesta
Decisin final
SI
Media
Normal
Desarrollar
SI
5.1.3.2.1.7 Maestro de materiales
Descripcin GAP Envo de datos de materiales al sistema LIMS. Control de las nuevas altas de materiales y aviso a los responsables de las diferentes vistas.
Cobertura actual NO NO
Prioridad funcional Alta Media
Dificultad desarrollo Difcil Difcil
Decisin propuesta Desarrollar No desarrollar
Decisin final SI NO
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5.1.3.2.2 Compras 5.1.3.2.2.1 Consultas, listados y formularios de compras
Descripcin GAP Listado de proveedores sujetos a homologacin. Indica, para los proveedores sujetos a homologacin, su periodo de validez y la fecha de revisin. Listado del binomio material-proveedor homologado. Indica, para cada binomio, su estado (vigente o no), el periodo de validez, y si se encuentra en fase de homologacin. Para cada proveedor, y por un periodo de tiempo concreto, listar: las entregas recibidas, las incidencias comunicadas, para cada incidencia una breve explicacin y una valoracin. Al final del documento se debe asignar una puntuacin al proveedor (ponderacin de las valoraciones anteriores). Para una familia de materiales, posibilidad de autorizar en el sistema la homologacin en lugar de hacerlo material por material. Informe de seguimiento de proveedores donde debe aparecer, por proveedor y para un periodo concreto, las desviaciones en cantidad de sus entregas, las desviaciones en tiempo y las incidencias comunicadas.
Cobertura actual
Prioridad funcional
Decisin propuesta
Decisin final
NO
Baja
Normal
No desarrollar
NO
NO
Baja
Normal
No desarrollar
NO
NO
Baja
Normal
No desarrollar
NO
NO
Baja
Normal
No desarrollar
NO
NO
Baja
Normal
No desarrollar
NO
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5.1.3.2.3 Ventas y Distribucin 5.1.3.2.3.1 Datos maestros clientes
Descripcin GAP Asignacin masiva de un agente a todos los clientes de una provincia
Cobertura actual SI
Dificultad desarrollo Medio
Decisin final SI
5.1.3.2.3.2 Datos maestros condiciones comerciales
Descripcin GAP Descuentos segn la rotacin de pagos del cliente. Permitir efectuar descuentos financieros, dependiendo de la rotacin actual de pagos de un cliente. (Ej. descuentos por pronto pago,...).
Cobertura actual
Prioridad funcional
Decisin propuesta
Decisin final
NO
Media
Difcil
No desarrollar
NO
5.1.3.2.3.3 Consulta, listados y formularios maestros ventas
Descripcin GAP Listado de la tarifa oficial por divisin, agrupacin, artculo... Opcionalmente se puede obtener con el precio de coste y consolidada.
Cobertura actual SI
Prioridad funcional Alta
Dificultad desarrollo Media
Decisin final SI
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5.1.3.2.3.4 Planificacin del aprovisionamiento
Descripcin GAP Anlisis de cobertura de artculos: global o por delegacin. Consulta existencias de Central: slo la cantidad no reservada
Cobertura actual NO SI
Prioridad funcional Alta Media
Dificultad desarrollo Difcil Difcil
Decisin propuesta Desarrollar No Desarrollar
Decisin final SI NO
5.1.3.2.3.5 Entrada de pedidos de cliente
Descripcin GAP El sistema debe avisar paro todos aquellos clientes marcados como "morosos". Incorporacin de pedidos va EDI.
Cobertura actual SI SI
Prioridad funcional Baja Alta
Dificultad desarrollo Media Media
Decisin propuesta No desarrollar Desarrollar
Decisin final NO SI
5.1.3.2.3.6 Preparacin de pedidos
Descripcin GAP
Cobertura actual
Prioridad funcional
Decisin propuesta
Decisin final
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Anulacin de albaranes. anula todas las lneas del albarn, volviendo a dejar la mercanca en el almacn correspondiente. anula todas las lneas del albarn, volviendo a generar los movimientos del pedido original que gener el albarn.
SI
Alta
Media
No desarrollar
NO
Lista de artculos con repartos pendientes.
SI
Alta
Media
Desarrollar
SI
5.1.3.2.3.7 Facturacin
Descripcin GAP Nivel de agrupacin de facturas en funcin del cliente: por albarn, pedido completo o mensualmente
Cobertura actual SI
Dificultad desarrollo Difcil
Decisin final SI
5.1.3.2.3.8 Estadsticas de venta
Descripcin GAP Estadsticas de venta por diferentes conceptos: por rea, provincia, cliente, delegacin, producto, agrupacin comercial, etc. Y por cualquier combinacin de ellas.
Cobertura actual
Prioridad funcional
Decisin propuesta
Decisin final
SI
Alta
Media
Desarrollar
SI
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5.1.3.2.3.9 Gestin de almacenes
Descripcin GAP Confirmacin automtica de rdenes de entrada en el almacn central de producto acabado desde produccin.
Cobertura actual SI
Prioridad funcional Alta
Dificultad desarrollo Media
Decisin final SI
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5.1.4 DEFINICIN DE GAPS

Tras realizar el anlisis de cobertura que SAP da a los requerimientos funcionales y tener identificados los GAPS que vamos a desarrollar, es decir, aquellos puntos cuya funcionalidad no puede ser implementada con el estndar SAP y que requieren una programacin a medida con las herramientas de desarrollo que el paquete proporciona (ABAP/4), procederemos a la etapa de realizacin de la definicin de estos GAPS. Esta tarea va a consistir en analizar cada uno de estos requerimientos. De este proceso de definicin de GAPS obtendremos tambin una estimacin de esfuerzo de trabajo en horas de diseo, programacin y pruebas que nos permitir establecer una planificacin de los recursos de programacin externos necesarios para llevar a cabo dichos desarrollos. 5.1.4.1 Diseo funcional de GAPS A continuacin se muestra el diseo funcional para algunos de los GAPS a desarrollar. Para cada Gap, se describe la funcionalidad que deber implementarse
posteriormente y se da una estimacin del esfuerzo de diseo tcnico y programacin que supondr su realizacin. 5.1.4.1.1 Produccin 5.1.4.1.1.1 Planificador por lnea de producto Se deber poder realizar la planificacin de producto acabado (MPS) para una lnea de producto determinada. Para ello se definir como agrupacin de materiales de una misma lnea el planificador de la vista de planificacin. La user-exit seleccionar para la planificacin aquellos materiales que cumplan la condicin de pertenecer al planificador solicitado.
Diseo 8
Programacin 32
Total 40
5.1.4.1.1.2 Actualizacin plazos aprovisionamiento El sistema debe actualizar los plazos de aprovisionamiento, en funcin de las ltimas recepciones de compra, por artculo y proveedor.
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El sistema debe recoger semanalmente las recepciones y actualizar en cada registro info el plazo de entrega, en funcin de la media ponderada de las tres ltimas recepciones.
Diseo 8
Programacin 16
Total 24
5.1.4.1.1.3 Asignacin automtica del lote de produccin en liberacin OF Cuando se realice la liberacin de una orden de fabricacin el sistema deber calcular de manera automtica el lote que se le debe asignar a la orden de fabricacin. El formato del nmero de lote variar en funcin del tipo de material y de la lnea de producto (planificador).
Diseo 16
Programacin 40
Total 56
5.1.4.1.2 Maestro de Materiales 5.1.4.1.2.1 Envo de datos de materiales al sistema LIMS Cada vez que se d de alta un material que est sujeto a control de calidad o cada vez que se modifique algn dato relevante a calidad en alguno de los materiales sujetos a control de calidad, deber enviarse al sistema LIMS esta informacin.
Diseo 8
Programacin 32
Total 40
5.1.4.1.3 Ventas y Distribucin 5.1.4.1.3.1 Asignacin masiva de agente a clientes de una provincia Asignacin de agentes comerciales a los clientes para un determinado canal, provincia y/o agrupacin.
Diseo 16
Programacin 32
Total 48
5.1.4.1.3.2 Incorporacin pedidos EDI
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Interface que recoja un fichero con los datos necesarios para crear un pedido en SAP.
Diseo 32
Programacin 80
Total 112
5.1.4.1.3.3 Agrupacin facturas segn cliente Agrupacin de facturas por pedido completo si as se ha definido para el cliente.
Diseo 32
Programacin 80
Total 112
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5.1.4.2 Resumen esfuerzo de desarrollo (Recursos Externos)
Esfuerzo (horas) Descripcin GAP Produccin Planificador por lnea de producto Actualizacin plazos aprovisionamiento Asignacin automtica del lote de produccin en liberacin OF Impresin de la hoja de balance de materiales Envo al sistema LIMS datos del lote de fabricacin. Impresin de guas Word desde SAP Gestin de rechazos en las rdenes de fabricacin. Listado control mermas/rechazos produccin. Etiquetas de identificacin por cada bulto. Asignacin automtica lote interno en recepcin de materiales Envo de datos del lote de recepcin al sistema LIMS. Recepcin de datos del lote del sistema LIMS. Traspaso automtico a almacn caducados Modificacin Modificacin Modificacin Listados Interface Modificacin Modificacin Listado Listado Modificacin Modificacin Interface Modificacin 8 8 16 8 16 16 8 8 16 16 16 16 8 32 16 40 16 40 48 32 16 32 40 40 40 32 40 24 56 24 56 64 40 24 48 56 56 56 40 Tipo Diseo Programacin Total
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Informe comparativo de precios entre periodos. Listado resumen escandallo por concepto. Clculo nuevo precio estndar materias primas Maestro de Materiales
Listado Listado Modificacin
16 16 24
32 40 48
48 56 72
Envo de datos de materiales al sistema LIMS. Ventas y Distribucin
Interface
32
40
Asignacin masiva de agente a clientes de una provincia Listado tarifa oficial Anlisis de cobertura de artculos Incorporacin pedidos EDI Listado de artculos con repartos pendientes Agrupacin facturas segn cliente Estadstica de ventas Confirmacin automtica rdenes entrada almacn
Modificacin Listado Listado Interface Listado Modificacin Listado Interface Totales
16 16 16 32 16 32 16 16 384
32 32 32 80 32 80 40 32 936
48 48 48 112 48 112 56 48 1320
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5.1.5 CONFIGURACIN DE LOS SISTEMAS DE DESARROLLO
5.1.5.1 Estrategia de servidores de desarrollo La parametrizacin y el desarrollo de los gaps y de los programas de conversin se va llevar a cabo en un servidor que va a realizar las funciones de servidor de base de datos y servidor de aplicaciones al mismo tiempo. La base de datos que contendr toda la informacin de la compaa en SAP es una base de datos relacional Oracle. El servidor de base de datos donde sta est instalada es un HP-UX (Hewlett Packard con sistema operativo Unix).
Servidor HP-UX
Servidor de BD Servidor de aplicaciones
Base de Datos ORACLE
Figura 5.1.5.1. Estrategia de servidores de desarrollo
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5.1.5.2 Estrategia de mandantes de desarrollo Esta actividad de la Fase de Diseo consiste en instalar y configurar los sistemas de desarrollo sobre los cuales se va a ir trabajando en esta y en las siguientes fases del proyecto. En la figura siguiente se muestra la estructura de mandantes de nuestros sistemas:
Instancia SAP Desarrollo
Mandante 002 Pruebas e Investigacin Instancia SAP Productivo
Mandante 010 Parametrizacin y Desarrollo Transporte
Transporte definitivo
Mandante 020 Productivo
Mandante 015 Pruebas, Test y Formacin
Figura 5.1.5.2. Estructura de mandantes
Durante la fase de desarrollo se ir parametrizando el sistema en el mandante 010 y se irn transportando las rdenes de transporte al mandante 015.
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Igualmente, los programas se irn desarrollando en el mandante 010 aunque stos no requerirn transporte puesto que ya sern visibles desde el mandante 015. En el mandante 010 no existirn datos, nicamente parametrizacin. El mandante 015 contendr datos y la parametrizacin transportada desde el mandante 010. No es un mandante de transporte. Se utilizar para realizar el test del sistema y la formacin de usuarios. El mandante 002 es un mandante vaco que servir para realizar pruebas o investigacin de funcionalidades concretas. Este mandante estar abierto a Customizing pero no es un mandante de transporte. El mandante 020 es el mandante productivo. Esta cerrado a Customizing y cualquier modificacin realizada en este sistema provendr del mandante de parametrizacin 010.
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5.1.6 ESTRATEGIA DE CONVERSIN
5.1.6.1 Estrategia En esta etapa vamos a definir la estrategia a seguir para realizar la conversin de los datos de los sistemas actuales al sistema SAP. Para ello distinguiremos dos tipos de datos: los datos maestros y los datos transaccionales. Los datos maestros son aquellos que definen en una gran medida el comportamiento del sistema en sus distintas funcionalidades. La conversin de los datos maestros deber comenzar a realizarse con algunas semanas de antelacin por dos motivos. El primero es la necesidad de disponer del tiempo necesario para proceder a la verificacin y validacin de los datos cargados en SAP a partir de los datos existentes en los sistemas actuales. El segundo consiste en la existencia de requisitos del propio SAP para determinados datos maestros. As, por ejemplo, para crear una lista de materiales en SAP es necesario que existan previamente los materiales que conforman dicha lista. Desde el momento en que se realice la conversin (o carga) de los datos maestros en SAP y hasta el momento de la puesta en produccin del nuevo sistema deber realizarse el mantenimiento de estos datos maestros en paralelo en los dos sistemas: el actual y SAP. Los datos transaccionales no podrn convertirse al nuevo sistema hasta el mismo momento de la puesta en produccin Para la conversin de aquellos datos que se decida cargar en SAP de manera automtica se utilizarn las herramientas de que SAP dispone para tal efecto: Batch input. Un batch input es un programa estndar desarrollado por SAP que cuya funcionalidad es reproducir mediante un proceso masivo la entrada manual que se realizara en el sistema para dar de alta informacin. Esto permite cargar un gran nmero de registros (materiales, por ejemplo) en el sistema de una manera automtica. Cada batch input, lee la informacin de un fichero. Este fichero deber prepararse mediante un programa desarrollado a medida que obtenga la informacin de los sistemas actuales. El desarrollo de estos programas deber realizarse, dado su alto conocimiento de los sistemas actuales, por parte del personal de la propia compaa.
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En aquellos casos que SAP no disponga de una herramienta de batch input estndar para la carga de la informacin, deber realizarse un desarrollo a medida que supla esta carencia. Para los datos transaccionales se estudiar en funcin del volumen de informacin y de la complejidad de la misma si la conversin se realiza de forma manual o bien mediante un programa de generacin de datos para su proceso en un batch input. 5.1.6.2 Procedimientos de conversin
Datos maestros Maestro de materiales Jerarqua de materiales Listas de materiales Puestos de trabajo Hojas de ruta Ciclo de control de suministro Maestro de proveedores Registro-info de compras Libro de pedidos Maestro de clientes Agentes comerciales Jerarqua de clientes Precios de tarifa Condiciones comerciales
Procedimiento conversin Automtico Automtico Automtico Manual Manual Automtico Automtico Automtico Automtico Automtico Automtico Automtico Automtico Automtico Batch input Batch input Batch input Desarrollo Batch input Batch input Batch input Batch input Batch input Batch input Batch input Batch input
Datos transaccionales rdenes de fabricacin previsionales rdenes de fabricacin Solicitudes de compra Pedidos de compra Consumos histricos Pedidos de cliente Entregas Facturas
Procedimiento conversin Manual Manual Manual Manual Automtico Automtico Automtico Automtico Batch input Batch input Batch input Batch input -
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Stocks
Automtico
Desarrollo
5.1.6.3 Estimacin esfuerzo programacin conversin
Esfuerzo (horas) Dato a convertir Maestro de materiales Jerarqua de materiales Listas de materiales Ciclo de control de suministro Maestro de proveedores Registro-info de compras Libro de pedidos Maestro de clientes Agentes comerciales Jerarqua de clientes Precios de tarifa Condiciones comerciales Consumos histricos Pedidos de cliente Entregas Facturas Stocks Totales Diseo 16 8 8 8 8 8 8 16 8 8 8 8 8 8 8 8 8 152 Programacin 40 32 32 16 32 16 16 40 32 16 16 16 32 32 32 32 32 464 Total 56 40 40 24 40 24 24 56 40 24 24 24 40 40 40 40 40 616
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5.1.6.4 Revisin y Aprobacin del diseo Como resultado de la fase de diseo vamos a obtener un documento de Diseo del Sistema que engloba todos los aspectos tratados durante esta etapa del proyecto: Modelo Funcional Definicin y Anlisis de GAPS Estrategia de Conversin
Antes de proseguir con la siguiente fase del proyecto, la de implementacin propiamente dicha del sistema SAP: parametrizacin y desarrollo, deber ser aprobado por los miembros componentes del equipo de trabajo del proyecto el Diseo obtenido.
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5.2 FASE DE PARAMETRIZACIN

Una vez terminada la Fase de Diseo y revisado y aprobado el mismo, empieza la Fase de Parametrizacin del proyecto. En esta fase vamos a configurar nuestro sistema SAP adaptndolo a nuestro modelo funcional definido en la fase anterior. Para ello vamos a realizar una serie de tareas que sern esenciales para la puesta en marcha con xito de nuestro nuevo sistema. Como resultado de cada una de estas actividades vamos a ir obteniendo un sistema preparado para la correcta aplicacin de nuestros requisitos. Las principales actividades a realizar durante esta fase se muestran en el calendario en el siguiente apartado. Como resultado final de la fase de parametrizacin se emitir un informe que deber aprobar todo el equipo de trabajo para poder pasar a la siguiente fase del proyecto.
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5.2.1 CALENDARIO
Tareas 5 Planificacin de la conversin Planificacin de la formacin Configuracin del sistema Formacin usuarios maestros Diseo tcnico programas Programacin y test Preparacin de la conversin Formacin de usuarios finales Conversin de datos Test del sistema y de la conversin 6 7
Meses 8 9 10 11
Arranque
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5.2.2 PLANIFICACIN DE LA CONVERSIN
Arranque
Semana 1 Semana 2 Semana 3 Semana 4 Semana 5 Semana 6 Semana 7 Datos maestros Maestro de materiales Jerarqua de materiales Listas de materiales Puestos de trabajo Hojas de ruta Maestro de proveedores Registro-info de compras Libro de pedidos Ciclo control de suministro Maestro de clientes Agentes comerciales Jerarqua de clientes Precios de tarifa Condiciones comerciales
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Semana 1 Semana 2 Semana 3 Semana 4 Semana 5 Semana 6 Semana 7 Datos transaccionales rdenes de fabricacin previsionales rdenes de fabricacin Solicitudes de compra Pedidos de compra Consumos histricos Pedidos de cliente Entregas Facturas Stocks
Arranque
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5.2.3 CONFIGURACIN DEL SISTEMA

La configuracin del sistema va a consistir en parametrizar SAP R/3 a travs del Customizing. En el Customizing se define para cada mdulo que deseamos implementar , la manera en que vamos a querer que el sistema se comporte. Ya vimos en la Fase de Diseo que la parametrizacin va a cubrir aquellos requerimientos que SAP permite implementar con sus funcionalidades estndar. Aquellos requerimientos no cubiertos por el estndar SAP ya se estudiaron en la etapa de Definicin de GAPS y debern ser programados a medida con las herramientas de desarrollo que SAP proporciona (Workbench y su lenguaje de programacin ABAP/4). Las actividades a llevar a cabo en esta fase del proyecto son: Establecer los parmetros globales del sistema. Habr que establecer el pas de la sociedad, las monedas, los calendarios de trabajo, etc. Establecer la estructura organizativa de la compaa. Se crea en SAP el modelo de la estructura de la compaa utilizando las unidades de negocio definidas. Establecer los datos maestros. Establecer funciones y procesos. Con los parmetros del sistema vamos a adaptar SAP a los requisitos funcionales establecidos en la Fase de Diseo. Establecer la gestin de autorizaciones. Se establecer mediante la gestin de perfiles y autorizaciones que ofrece SAP la estructura necesaria segn nuestro modelo organizativo para controlar el acceso a las funciones del sistema. 5.2.3.1 Estructura Organizativa En esta etapa del proyecto se va a definir la estructura organizativa de la compaa. Esta estructura define las diferentes unidades de negocio entendidas desde las diferentes reas funcionales que estamos contemplando. Esta estructura organizativa va a ser lo primero que se defina en nuestro sistema SAP R/3, para a partir de ella, ir configurando (parametrizando) en el Customizing del paquete todas las
funcionalidades que utilizaremos. En la pgina siguiente se muestra la estructura organizativa MM, esto es desde el punto de vista de la Gestin de los Materiales.
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5.2.3.1.1 Estructura organizativa MM
Sociedad FI
Compaa Farmacutica 0001
Planta Central 0101

Centros
Delegacin Norte 0201
Delegacin Sur 0301
Almacn Mat. Primas 001 Almacenes
Almacn Prod. Intermedio 002
Almacn Prod. Acabado 999
Almacn Central 999
Almacn Central 999
Nmeros almacn
Almacn Gral. Mat. Primas 001
Almacn Gral. Prod. Acabado 001
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5.2.4 DISEO TCNICO

Una de las actividades de la fase de diseo era la definicin de GAPS, en ella se deca qu programas bamos a tener que desarrollar en la fase de parametrizacin y desarrollo y qu tenan que hacer estos programas. Ahora hemos de definir detalladamente cmo vamos a programar estas funcionalidades no cubiertas por el estndar SAP. Para cada Gap a desarrollar se obtendr un documento de Diseo Tcnico que utilizar el programador para implementar el programa con las herramientas de Workbench que SAP proporciona.
5.2.5 PROGRAMACIN Y TEST

Cada programa se desarrollar en el mandante de desarrollo 010. El programador realizar las pruebas unitarias en el mandante 015 que es donde tendremos datos. Ser el analista el responsable de la aprobacin de cada uno de los programas que estn bajo su responsabilidad.
5.2.6 PREPARACIN DE LA CONVERSIN

Durante toda la Fase de Parametrizacin se est llevando a cabo la actividad de preparacin de la conversin. Recordemos que la conversin de los datos maestros deber empezar a realizarse en el entorno de productivo con algunas semanas de antelacin a la puesta en marcha del nuevo sistema para garantizar la correccin de estos datos. Es obvio, pues, que antes de empezar a cargar datos en el nuevo sistema es necesario tener transportada a productivo toda la parametrizacin referente a los datos maestros.
5.2.7 TEST DEL SISTEMA Y DE LA CONVERSIN

Una vez realizada la conversin de los datos maestros en el sistema productivo, ser imprescindible realizar una revisin de la calidad de estos datos.
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Para cada conjunto de datos convertido de los sistemas actuales al nuevo sistema SAP se proceder a su verificacin comparando su validez entre ambos sistemas. Para ello se podrn elaborar con la herramienta Query que el Workbench proporciona, listados de estos datos maestros. Sern los usuarios maestros los que, una vez recibida la formacin, validarn la calidad de estos datos. Sern los miembros del equipo de parametrizacin y desarrollo los responsables de realizar el Test del Sistema en el mandante 015 que ya deber tener implementada toda la parametrizacin realizada en el mandante 010 de desarrollo.
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5.3 CONTROLES DE INTEGRIDAD

La integridad de la informacin se refiere a los aspectos concernientes tanto a la calidad como la consistencia de los datos gestionados por el sistema (integridad lgica) como a la disponibilidad fsica del mismo (integridad fsica). La integridad lgica de la informacin residente en el sistema abarca desde el uso correcto que se hace de los datos a la calidad veracidad de estos datos. Los controles que se van a establecer para garantizar esta integridad lgica van a consistir en la gestin de autorizaciones que SAP ofrece mediante el uso de perfiles y autorizaciones de usuario. La integridad fsica se va a garantizar con un sistema de alta disponibilidad ms los procedimientos de backup y recuperacin establecidos.
5.3.1 INTEGRIDAD LGICA

Los controles de integridad lgica para garantizar el acceso a los datos a los usuarios definidos en nuestro modelo organizativo van a gestionarse mediante un sistema de autorizaciones y perfiles en el que se van a agrupar las diferentes autorizaciones en perfiles segn el conjunto de funciones a ejecutar y el modo de acceso a los datos (consulta o modificacin). La estructura del sistema de autorizaciones de SAP se muestra en la figura siguiente:
Maestro de usuarios
Perfiles
Perfiles compuestos
Autorizaciones
Objeto de Autorizacin
Perfiles/Perfiles Compuestos
Campos de Autorizacin
Figura 5.3.1. Estructura de autorizaciones
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5.3.1.1 Autorizaciones de acceso Nomenclatura de las autorizaciones de acceso
Las autorizaciones de acceso seguirn la siguiente nomenclatura:
ZXX_XXXXXXXX
Texto identificativo del grupo de transacciones
Iniciales identificativas del mdulo: MM Maestro de materiales PP Planificacin de la produccin SD rea comercial / logstica
Z: inicial identificativa de las autorizaciones
Nomenclatura de los perfiles
Los perfiles seguirn la misma nomenclatura que las autorizaciones pero se identificarn mediante el primer dgito: Y
YXX_XXXXXXXX
Texto identificativo del grupo de transacciones
Iniciales identificativas del mdulo: MM Maestro de materiales PP Planificacin de la produccin SD rea comercial / logstica Y: inicial identificativa de los perfiles
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Ejemplo de Autorizaciones de acceso maestro de materiales
Las autorizaciones de acceso que se definen a continuacin pertenecen al objeto S_TCODE Verificar cdigo transaccin al inicio de la transaccin. ZMM_MAT Aut. Mantenimiento maestro de materiales MMF1 Crear FERT MMB1 Crear HALB MMR1 Crear ROH MMI1 Crear HIBE MML1 Crear LEER MM01 Crear material general MM11 Crear material planif. MM02 Modificar material MM12 Modificar material planif. MM03 - Visualizar material MM19 Visualizar material para da fijo MM04 Visualizar modificaciones MM14 Visualizar modificaciones planif. MMBE Resumen de stocks MM50 Material extendible MMSC Entrada colectiva de almacenes MM60 Indice de materiales ZMM_MATV Aut.Visualizacin maestro de materiales MM03 - Visualizar material MM19 Visualizar material para da fijo MM60 Indice de materiales
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5.3.1.2 Autorizaciones de tratamiento Ejemplo de Autorizaciones de tratamiento en maestro de materiales
MM_G Gestin de materiales Datos maestros OBJETO AUTORIZACIONES DESCRIPCIN M_MATE_MAN ZMM003_TMAT Aut.actualizacin Datos centrales ZMM003_VMAT Aut.visualizacin Datos centrales M_MATE_STA ZMM006_TA Aut.Actualizacin Prep.trabajo ZMM006_VA ZMM006_TB ZMM006_VB ZMM006_TC ZMM006_VC ZMM006_TD ZMM006_VD ZMM006_TE ZMM006_VE ZMM006_TG ZMM006_VG Aut.Visualizacin Prep.trabajo Aut.Actualizacin Contabilidad Aut.Visualizacin Contabilidad Aut.Actualizacin Clasificacin Aut.Visualizacin Clasificacin Aut.Actualizacin Planif necesidades Aut.Visualizacin Planificacin necesidades Aut.Actualizacin Compras Aut.Visualizacin Compras Aut.Actualizacin Clculo Aut.Visualizacin Clculo
CAMPOS Actividad: * Actividad: 03 Actividad : * Status: A Actividad : 03 Status: A Actividad : * Status: B Actividad : 03 Status: B Actividad : * Status: C Actividad : 03 Status: C Actividad : * Status: D Actividad : 03 Status: D Actividad : * Status: E Actividad : 03 Status: E Actividad : * Status: G Actividad : 03 Status: G
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ZMM006_TK ZMM006_VK ZMM006_TL ZMM006_VL ZMM006_TP ZMM006_VP ZMM006_TQ ZMM006_VQ ZMM006_TS ZMM006_VS ZMM006_TV ZMM006_VV M_MATE_WRK ZMM008_V0132 ZMM008_V0137 ZMM008_V1237 ZMM008_T0132
Aut.Actualizacin Datos bsicos Aut.Visualizacin Datos bsicos Aut.Actualizacin Almacn Aut.Visualizacin Almacn Aut.Actualizacin Pronsticos Aut.Visualizacin Pronsticos Aut.Actualizacin Gestin calidad Aut.Visualizacin Gestin calidad Aut.Actualizacin Gestin de almacenes Aut.Visualizacin Gestin almacenes Aut.Actualizacin Ventas Aut.visualizacin Ventas Aut.visualizacin material 0132 Aut.visualizacin material 0137 Aut.visualizacin material 1237 Aut.actualizacin material 0132
Actividad : * Status: K Actividad : 03 Status: K Actividad : * Status: L Actividad : 03 Status: L Actividad : * Status: P Actividad : 03 Status: P Actividad : * Status: Q Actividad : 03 Status: Q Actividad : * Status: S Actividad : 03 Status: S Actividad : * Status: V Actividad: 03 Status: V Actividad: 03 Centro: 0132 Actividad:03 Centro: 0137 Actividad:03 Centro: 1237 Actividad:* Centro: 0132
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ZMM008_T0137 ZMM008_T1237 ZMM008_V0037 ZMM008_T9932 ZMM008_T9934 ZMM008_T9937 M_MATE_NEU M_MATE_CHG M_MATE_ZST M_MATE_VKO ZMM009_CREAR ZMM010_TLOTE ZMM011_MLOTE ZMM012_TSD
Aut.actualizacin material 0137 Aut.actualizacin material 1237 Aut.visualizacin material LG Aut.actualizacin material 9932 Aut.actualizacin material 9934 Aut.actualizacin material 9937 Aut.actualizacin material CREAR Aut.actualizacin lotes Aut.modificar status para lote Aut.materiales Org.ventas / canal distribucin
Actividad:* Centro: 0137 Actividad:* Centro: 1237 Actividad: 03 Centro: *37 Actividad:* Centro:9932 Actividad:* Centro:9934 Actividad:* Centro:9937 Funcin ficticia: * Actividad: * Grupo autorizacin: * Funcin ficticia: * Actividad: * Canal distribucin: * Org.Ventas: *
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5.3.2 INTEGRIDAD FSICA

Mantener la integridad fsica significa mantener la disponibilidad del sistema, es decir, asegurar que el sistema puede ser usado para desempear las funciones para las cuales se ha diseado. La no disponibilidad del sistema consiste en aquellos periodos de tiempo en los cuales el sistema no puede ser usado. Podemos distinguir entre indisponibilidad no planificada, como por ejemplo mientras se est realizando una copia de seguridad offline o mientras se realizan tareas de mantenimiento como la aplicacin de un parche (hot-package), e indisponibilidad no planificada, como puede ser ante una cada del sistema, fallos en el suministro elctrico, etc.
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5.3.2.1 Alta disponibilidad En nuestro sistema vamos a considerar esencial tener disponibilidad del sistema todos los das de lunes a viernes incluidos desde las seis de la maana a las diez de la noche. Para mantener la alta disponibilidad durante los periodos definidos trabajaremos con un sistema en cluster. Este sistema constar de: Un servidor de base de datos y un servidor de aplicacin compartiendo un grupo comn de discos. La base de datos que contiene los datos de la compaa en SAP es una base de datos relacional Oracle. El servidor donde sta est instalada es un HP-UX (Hewlett Packard con sistema operativo Unix). El servidor de aplicaciones est basado en tecnologa Intel con sistema operativo WindowsNT. Un sistema establecido mediante el cual cuando se produce un fallo en la red, los servicios de SAP pasan automticamente al servidor de reserva, y viceversa. 5.3.2.1.1 Estrategia de servidores en productivo
Servidor HP-UX
Servidor de BD
Base de Datos ORACLE
Servidor Wintel
Servidor de aplicaciones
Figura 5.3.2.1.1. Estrategia de servidores en productivo
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5.3.2.2 Copias de seguridad y estrategias de recuperacin Para evitar la prdida de datos del sistema en caso de fallo de hardware o software se van a realizar copias de seguridad de nuestro sistema. La copia de seguridad se realizar off-line (sin usuarios trabajando en el sistema) y a partir de las doce de la noche. La copia de seguridad ser completa, tanto de la base de datos como del aplicativo SAP.
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5.4 FORMACIN
Cuando hablamos de formacin en un proyecto de implantacin de un sistema ERP en general y de SAP en particular hay que tener en cuenta que la formacin no debe entenderse nicamente como un proceso de enseanza y aprendizaje entre los consultores o implantadores del sistema y los usuarios del mismo, sino que hay que abarcar los procesos formativos desde un punto de vista ms amplio. En primer lugar, hay que tener en cuenta que la formacin comienza en el mismo momento en que comienza el proyecto. Los componentes del equipo pertenecientes a la propia compaa donde se va a implementar el sistema no tienen porque tener conocimientos del propio SAP por lo que, de alguna manera, van a tener que formarse a lo largo del proyecto. Bastar con una comunicacin constante con los miembros del equipo que provienen de la empresa consultora. Por lo que a la formacin de los usuarios ser refiere, vamos a plantear la formacin en los contenidos de las partes de SAP que se van a implementar en dos etapas o actividades bien diferenciadas: la formacin de los usuarios maestros y la formacin de los usuarios finales. Al inicio del proyecto se estableci la composicin del equipo de trabajo con las responsabilidades de cada uno de los miembros de dicho equipo. Los usuarios maestros entre otras responsabilidades tienen la de dar formacin a los usuarios finales de sus respectivas reas.
Meses 5 Formacin usuarios maestros Formacin usuarios finales

Arranque
10
11
Tabla 5.4. Planificacin Formacin
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5.4.1 FORMACIN USUARIOS MAESTROS

La formacin de los usuarios maestros tiene especial relevancia en tanto en cuanto estos usuarios sern despus los responsables de colaborar en la formacin de los usuarios finales. Los usuarios maestros sern los interlocutores de los usuarios finales. La formacin de los usuarios maestros se realizar en sesiones de no ms de 2 horas cada una de ellas. Cada sesin ser monogrfica sobre una funcionalidad especfica de SAP. En cada sesin se repartir la documentacin especfica (manual de usuario) referente al tema a tratar. A continuacin se detalla las sesiones a realizar para el rea de Produccin y Compras.
Sesin 1 Fecha Hora Tema - Mantenimiento maestro de materiales: - Vista planif. 1 - Vista planif. 2 - Pronstico - Vista prep. Trabajos - Mantenimiento maestro de materiales: - Vista contabilidad - Vista costes - Mantenimiento de estructuras: - Listas de materiales - Hojas de ruta - Visualizacin de estructuras: - Listas de materiales - Hojas de ruta Puestos de trabajo - Planificacin MPS: - Previsiones - MPS - Planificacin MRP: - Planif. bajo consumo - Planif bajo mnimos - MRP - Control produccin: - Creacin rdenes - Lanzamiento - Notificacin - Cierre - Control planta - Procesos complementarios: - Reproceso - Subcontratacin - Mantenimiento maestro materiales: - Vista almacenamiento - Vista gestin almacn - Ubicaciones Asistentes
Responsable Planificacin y Control Produccin
Responsable Administracin Responsable Planificacin y Control Produccin Responsable Administracin
Responsable Planificacin y Control Produccin Responsable Planificacin y Control Produccin Responsable Planificacin y Control Produccin
Responsable Planificacin y Control Produccin Responsable Planificacin y Control Produccin
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10
- Recepcin de materiales - Movimientos de stock - Gestin de almacenes
11
12 13
- Product costing - Mantenimiento maestro de materiales: - Vista de compras - Maestro de proveedores - Registro info de compras - Libro de Pedidos - Generacin de contratos marco y regulacin por cuota - Generacin de pedidos de compra - Seguimiento de pedidos - Devolucin a proveedor - Evaluacin de proveedores - Conformacin de facturas - Mantenimiento maestro materiales: - Vista de calidad
Responsable Planificacin y Control Produccin Responsable Planificacin y Control Produccin Responsable Administracin Responsable Compras
14
Responsable Compras Responsable Compras Responsable Administracin Interlocutor rea Tcnica
15
16 17
5.4.2 FORMACIN USUARIOS FINALES

La formacin de los usuarios finales ser impartida por el equipo de consultores y responsables de la compaa que participan en el proyecto. A estas sesiones tambin debern asistir los usuarios maestros que debern contribuir con su conocimiento de los procesos de negocio a la formacin de los usuarios finales de sus reas de aplicacin. Las sesiones de formacin de los usuarios finales seguirn la misma estructura que las de formacin de los usuarios maestros.
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5.5 PUESTA EN PRODUCCIN

5.5.1 ASPECTOS CLAVES PREVIOS A LA PUESTA EN PRODUCCIN
Para garantizar el xito de la puesta en produccin de nuestro nuevo sistema SAP es muy importante tener en cuenta los problemas que surgirn una vez arrancado el sistema. Deberemos tener en cuenta los siguientes aspectos que pueden surgir con el funcionamiento diario del sistema: Los usuarios se encuentran ante un nuevo sistema trabajando con datos reales. Surgen problemas y tienen dudas. Deben saber a quien acudir para solucionarlos. Los procesos en el sistema productivo no funcionan como se esperaba. El sistema responde a las acciones del usuario de una manera no contemplada en las sesiones de formacin. El rendimiento del sistema no es el esperado El arranque del nuevo sistema no contempla una gestin en paralelo con los sistemas actuales por lo que no hay marcha atrs. Para minimizar el impacto de todos estos problemas es muy importante realizar una serie de tareas durante las semanas previas al arranque. Es imprescindible que llegado el da de la puesta en productivo del sistema se hayan realizado con xito las siguientes actividades: Test del usuario. Unas semanas antes de la puesta en marcha, y una vez se haya completado la formacin de los usuarios, tanto maestros como finales, deber procederse a realizar en el mandante de Test (mandante 015) el test del usuario. Consistir en un test integral por parte de cada usuario de todas las funciones que vaya a utilizar en el nuevo sistema. Por otro lado, deber tambin haberse verificado la correcta conversin de los datos maestros en el mandante productivo. Parametrizacin y conversin de datos maestros en el mandante productivo. Debern haberse transportado todas las rdenes de transporte al mandante
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productivo. Tendremos as una imagen en el entorno de productivo idntica en al mandante de test en cuanto a parametrizacin se refiere. Conversin de datos transaccionales. Deber procederse a la carga en el sistema productivo de aquellos datos que todava estn abiertos en los sistemas actuales (rdenes de fabricacin , pedidos de cliente, pedidos de compra, etc.). Definicin de la estrategia de soporte para el momento de la puesta en productivo y los das siguientes. Se establecern qu miembros del equipo van a dar soporte a los usuarios durante los primeros das de la puesta en produccin. Una vez realizadas todas estas actividades, se proceder a la puesta en produccin oficial del nuevo sistema. Ser crtico en este momento: Un control minucioso por parte de los administradores del sistema para detectar los procesos costosos (cuellos de botella). Disponer de una estrategia de soporte para garantizar un rpido tiempo de respuesta a los problemas que puedan surgir.
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5.5.1.1 Despus de la puesta en productivo
Usuario final
Usuario maestro
Usuario final
Usuario final Usuario final
Consultor
Analista
Usuario final
Usuario maestro

Usuario final
Usuario final
Usuario final
Usuario maestro
Figura 5.5.1.1. Potenciacin de los usuarios maestros
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Despus de la puesta en productivo y tras el periodo de soporte post-arranque, el equipo externo de consultores que ha estado trabajando conjuntamente con los analistas funcionales de la propia compaa durante todo el proyecto se marchan dejando el nuevo sistema en funcionamiento en manos de los usuarios. Es importante, en este punto, la potenciacin de la figura de los usuarios maestros como elementos de soporte para los usuarios finales.
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6 ASPECTOS CLAVE PARA EL XITO DE LA IMPLANTACIN

Aspectos claves para el xito de la implantacin de SAP R/3
NO
Simple compra de software Proyecto orientado al sistema Equipo de trabajo = Consultores Cliente = Departamento S.I. SAP = Imagen de sistemas antiguos
S
Proceso de cambio con beneficios a medio plazo Proyecto orientado al usuario Equipo de trabajo = Consultores + Cliente Cliente = Usuarios + Departamento S.I. SAP = nuevo sistema + reingeniera Apoyo y compromiso de la alta Direccin Transferencia de conocimiento a empleados Implicacin usuarios maestros desde el inicio
Aspectos clave xito implantacin
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7 BIBLIOGRAFIA
Libros
Jos Antonio Hernndez Muoz. As es SAP R/3. McGraw-Hill Jos Antonio Hernndez Muoz. Implementacin de SAP R/3. McGraw-Hill
Jos Antonio Hernndez Muoz. Manual de SAP R/3. McGraw-Hill ASAP World Consultancy y Jonathan Blain. Edicin especial SAP R/3. Pretince Hall
Jos L. Herreros. Programacin en ABAP/4. McGraw-Hill
Sitios en Internet
http://www.geocities.com/CollegePark/Library/6045/erp.html http://www.intelligenterp.com/ http://www.technologyevaluation.com/Research/ResearchHighlights/ERP/ erp.asp
http://www.cio.com/research/erp/ http://www.sap.com/spain
Bibliografa
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3.3.2.1 Maestro de materiales ....................................................................................................3 REA DE COMPRAS ................................................................................................ 3

Situacin actual ......................................................................................................... 3

3.4.1.1 3.4.1.2 3.4.1.3

3.5.1.1 3.5.1.2 3.5.1.3 3.5.1.4 3.5.1.5

3.6.1.1 Consideraciones generales ............................................................................................3 REQUERIMIENTOS FUNCIONALES GENERALES .................................................... 3

INFORME PARA LA DIRECCIN. VIABILIDAD DE LA IMPLANTACIN DE

IMPLANTACIN DE SAP R/3 ................................................................................ 3 5.1 FASE DE DISEO ................................................................................................... 3

5.1.3 5.1.4 5.1.5 5.1.6

5.1.3.1 5.1.3.2 5.1.4.1 5.1.4.2 5.1.5.1 5.1.5.2

5.2.1 5.2.2 5.2.3 5.2.4 5.2.5 5.2.6 5.2.7 5.3.1 5.3.2

5.3 CONTROLES DE INTEGRIDAD .................................................................................. 3

Integridad Fsica ........................................................................................................ 3

5.5 PUESTA EN PRODUCCIN....................................................................................... 3

ASPECTOS CLAVE PARA EL XITO DE LA IMPLANTACIN........................... 3 BIBLIOGRAFIA....................................................................................................... 3

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1.3 ENFOQUE Y ESTRUCTURA

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Definicin de la empresa modelo. Se establece la empresa objeto de la implantacin de SAP R/3.

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2 DEFINICIN DE LA EMPRESA MODELO

2.1 ACTIVIDAD DE LA EMPRESA

2.2 VOLMENES DE LA COMPAA

Cifra de facturacin Nmero de empleados Nmero de proveedores

Nmero de lneas de pedido de compra 4.500 Nmero de almacenes Nmero de materiales

Definicin de la empresa modelo

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3.2 REA DE PRODUCCIN

3.2.1 SITUACIN ACTUAL

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produccin pendiente de realizar en el mes en curso (segn programa de fabricacin)

previsin de ventas para el mes a planificar de todos los productos acabados

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3.2.1.4.2 Gestin de stocks de materias primas 3.2.1.4.2.1 Diagrama de flujo

RecepcinMP contra pedido

Asignacin lote, analtico y fec. caducidad

Impresin etiquetas y hoja recepcin

Alta stock en almacn MP

Devolucin Devolucin Destruccin cargo proveedor

No Destruccin cargo empresa

Figura 3.2.1.4.2.1. Gestin de stocks de materia prima

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