You are on page 1of 33

NguyÔn Hoµi S¬n Líp: Hµnh chÝnh –

V¨n th K4A
Lêi nãi ®Çu

Cuéc c¸ch m¹ng khoa häc vµ c«ng nghÖ hiÖn ®¹i ho¸
cïng víi xu híng quèc tÕ ho¸ ®êi sèng kinh tÕ thÕ giíi ®· vµ
®ang ®Æt ra cho ngµnh v¨n th nh÷ng yªu cÇu vµ ®ßi hái
míi. V× thÕ nh÷ng n¨m gÇn ®©y, nghiÖp vô c«ng t¸c v¨n
th cã nh÷ng bíc ph¸t triÓn phong phó vµ ®a d¹ng ®¸p øng
yªu cÇu c¶i c¸ch nÒn Hµnh chÝnh Nhµ níc. C«ng t¸c v¨n th
®· dÇn dÇn ®i vµo nÒ nÕp nhê sù quan t©m vµ chó träng
cña c¸c cÊp, c¸c ngµnh.
Trong suèt kho¸ häc cïng víi gi¸o tr×nh vµ nh÷ng v¨n
b¶n quy ®Þnh míi nhÊt vÒ viÖc so¹n th¶o, ban hµnh v¨n b¶n
®· cho em mét sù khëi ®Çu v÷ng ch¾c trong sù nghiÖp sau
nµy. H¬n thÕ n÷a, cuèi kho¸ häc c¸c thÇy c« ®· t¹o ®iÒu
kiÖn ®Ó chóng em ®i thùc tÕ t¹i c¸c c¬ quan. Thùc tËp thùc
tÕ cã vÞ trÝ rÊt quan träng trong ch¬ng tr×nh ®µo t¹o cho
häc sinh cña Trêng Cao ®¼ng V¨n th – Lu tr÷ TWI. Thùc
hiÖn ph¬ng ch©m “Häc ®i ®«i víi hµnh”, ®Ó g¾n liÒn Nhµ
trêng víi x· héi, lý luËn víi thùc tiÔn, sau mét thêi gian ®îc
trang bÞ lý thuyÕt vµ thùc tËp tay nghÒ t¹i trêng. Vµ em ®·
xin vÒ thùc tËp t¹i Uû ban nh©n d©n huyÖn Phó Xuyªn.
Trong kho¶ng thêi gian thùc tËp em ®· nhËn ®îc sù híng dÉn
tËn t×nh cña c¸c b¸c vµ anh chÞ ®ang lµm c«ng t¸c V¨n th
t¹i V¨n phßng Uû ban nh©n d©n huyÖn. Nhê vËy mµ em cã
thÓ ®i s©u t×m hiÓu viÖc tæ chøc qu¶n lý vµ gi¶i quyÕt
v¨n b¶n cña c¬ quan, ®¬n vÞ.
Môc ®Ých cña viÖc t×m hiÓu lµ nh»m kÕt hîp gi÷a lý
luËn vµ thùc tiÔn ®Ó ®¸nh gi¸ qu¸ tr×nh thùc hiÖn c¸c v¨n
b¶n, lµ qu¸ tr×nh gi¶i quyÕt v¨n b¶n ®i, v¨n b¶n ®Õn trong
c¬ quan vµ rót ra nh÷ng u, nhîc ®iÓm trong qu¶n lý. §©y lµ
sù thÓ hiÖn mét bíc suy nghÜ vÒ vËn dông nh÷ng g× ®· ®-
îc häc vµo thùc tiÔn cô thÓ.
B»ng nh÷ng kiÕn thøc ®· ®îc häc kÕt hîp víi kinh
nghiÖm rót ra ®îc t¹i n¬i lµm viÖc. B»ng viÖc lµm thùc tÕ,
hiÓu biÕt chÝnh x¸c nh÷ng thµnh tùu ®¹t ®îc vµ nh÷ng tån
t¹i vÒ chÊt lîng, chØ ra nh÷ng nguyªn nh©n vµ rót ra nh÷ng
gi¶i ph¸p ®Ó n©ng cao tr×nh ®é qu¶n lý ®îc chÆt chÏ h¬n.

1
NguyÔn Hoµi S¬n Líp: Hµnh chÝnh –
V¨n th K4A
VÊn ®Ò quan träng lµ gióp b¶n th©n em vËn dông vµo
c«ng t¸c trong kho¶ng thêi gian tíi. H¬n n÷a sÏ gãp phÇn
qu¶n lý chÆt chÏ c¸c v¨n b¶n Nhµ níc ban hµnh, mét ph¬ng
ph¸p ®Ó n©ng cao chÊt lîng, ®¶m b¶o chøc n¨ng cña ngêi
c¸n bé V¨n th trong mét c¬ quan. VËn dông nh÷ng yÕu tè
quan träng ®Ó n©ng cao n¨ng suÊt lao ®éng cña mét ngêi
lµm c«ng t¸c V¨n th vµ tæ chøc c«ng t¸c cña c¸n bé V¨n th
hîp lý, kÕt hîp víi nh÷ng g× ®· häc vµ kh¶o s¸t kiÕn thøc
t×m hiÓu ®îc t¹i c¬ quan (Uû ban nh©n d©n HuyÖn) n¬i
em ®· häc hái rÊt nhiÒu kinh nghiÖm tõ c¸n bé V¨n th.
Tõ ®ã em cã thÓ thèng kª vµ ph©n tÝch mét sè vÊn
®Ò cÇn thiÕt ®· cã ®îc ®Ó lµm râ néi dung vµ rót ra nh÷ng
kÕt luËn kh¸ch quan. §ång thêi ®iÒu tra thùc tr¹ng, tæng
kÕt kinh nghiÖm thùc tËp kh¶o s¸t kiÕn thøc t¹i c¬ quan.
Qua ®ã rót ra nguyªn nh©n, bµi häc kinh nghiÖm vµ nh÷ng
ph¬ng ph¸p gãp phÇn n©ng cao chÊt lîng khoa häc vµ ph¶i
n¾m v÷ng nghiÖp vô cña c«ng t¸c nµy. Sau ®ã em tæng
hîp thµnh bµi viÕt: “B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp t¹i Uû ban
nh©n d©n huyÖn Phó Xuyªn”.
Bµi b¸o c¸o nµy ®îc tr×nh bµy theo nh÷ng phÇn chÝnh
sau:
* Lêi nãi ®Çu
* PhÇn néi dung b¸o c¸o:
I. Chøc n¨ng, nhiÖm vô, c¬ cÊu tæ chøc cña uû ban
nh©n d©n huyÖn phó xuyªn
ii. t×nh h×nh c«ng t¸c v¨n th vµ lu tr÷ t¹i uû ban nh©n
d©n huyÖn phó xuyªn
1. T×nh h×nh c«ng t¸c v¨n th t¹i Uû ban nh©n d©n
huyÖn Phó Xuyªn
1.1. C«ng t¸c x©y dùng vµ ban hµnh v¨n b¶n
1.2. C«ng t¸c qu¶n lý v¨n b¶n ®i
1.3. C«ng t¸c qu¶n lý vµ sö dông con dÊu
1.4. C«ng t¸c qu¶n lý vµ gi¶i quyÕt v¨n b¶n ®Õn
1.5. C«ng t¸c lËp hå s¬ hiÖn hµnh vµ giao nép hå
s¬ vµo lu tr÷ c¬ quan

2
NguyÔn Hoµi S¬n Líp: Hµnh chÝnh –
V¨n th K4A
2. T×nh h×nh c«ng t¸c lu tr÷ t¹i c¬ quan thùc tËp
III. nhËn xÐt, ®¸nh gi¸ vÒ c«ng t¸c v¨n th vµ lu tr÷ t¹i
Uû ban nh©n d©n huyÖn phó xuyªn
* kÕt luËn
* phô lôc
B¶n th©n em lµ mét sinh viªn míi ®i thùc tËp, tr×nh
®é lý luËn vµ thùc tiÔn cßn bÞ h¹n chÕ vÒ nhiÒu mÆt ®Æc
biÖt lµ vÒ thêi gian nªn b¸o c¸o nµy kh«ng tr¸nh khái nh÷ng
thiÕu xãt. Em rÊt mong nhËn ®îc sù ñng hé vµ gãp ý cña
thÇy c« cïng toµn thÓ c¸c b¹n trong trêng ®Ó b¸o c¸o nµy
hoµn thiÖn h¬n n÷a.
Em xin ch©n thµnh c¶m ¬n!

Néi dung

3
NguyÔn Hoµi S¬n Líp: Hµnh chÝnh –
V¨n th K4A

i. chøc n¨ng, nhiÖm vô, c¬ cÊu tæ chøc cña uû


ban nh©n d©n huyÖn phó xuyªn
1. Chøc n¨ng, nhiÖm vô, quyÒn h¹n:
a) Chøc n¨ng:
Uû ban nh©n d©n HuyÖn lµ c¬ quan chÊp hµnh cña
Héi ®ång nh©n d©n, c¬ quan hµnh chÝnh nhµ níc ë ®Þa
ph¬ng do Héi ®ång nh©n d©n cïng cÊp bÇu ra cã tr¸ch
nhiÖm chÊp hµnh HiÕn ph¸p, c¸c v¨n b¶n cña c¬ quan nhµ
níc cÊp trªn vµ nghÞ quyÕt cña Héi ®ång nh©n d©n cïng
cÊp.
b) NhiÖm vô, quyÒn h¹n:
- X©y dùng kÕ ho¹ch ph¸t triÓn kinh tÕ - x· héi hµng
n¨m.
- LËp tù to¸n thu, chi ng©n s¸ch nhµ níc trªn ®Þa bµn.
- Tæ chøc thùc hiÖn ng©n s¸ch ®Þa ph¬ng.
- Phª chuÈn kÕ ho¹ch kinh tÕ - x· héi.
- X©y dùng ch¬ng tr×nh khuyÕn khÝch ph¸t triÓn n«ng
nghiÖp, l©m nghiÖp, ng nghiÖp ë ®Þa ph¬ng.
- ChØ ®¹o Uû ban nh©n d©n x·, thÞ trÊn thùc hiÖn c¸c
biÖn ph¸p chuyÓn dÞch c¬ cÊu kinh tÕ.
- Thùc hiÖn giao ®Êt, cho thuª ®Êt, thu håi ®Êt.
- XÐt duyÖt quy ho¹ch, kÕ ho¹ch sö dông ®Êt ®ai cña

4
NguyÔn Hoµi S¬n Líp: Hµnh chÝnh –
V¨n th K4A
Uû ban nh©n d©n x·, thÞ trÊn.
- X©y dùng quy ho¹ch thuû lîi, tæ chøc b¶o vÖ ®ª
®iÒu, c¸c c«ng tr×nh thuû lîi võa vµ nhá.
- Tham gia x©y dùng quy ho¹ch, kÕ ho¹ch ph¸t triÓn
c«ng nghiÖp, tiÓu thñ c«ng nghiÖp trªn ®Þa bµn.
- Tæ chøc thùc hiÖn x©y dùng vµ ph¸t triÓn c¸c lµng
nghÒ truyÒn thèng.
- Tæ chøc quy ho¹ch x©y dùng thÞ trÊn, ®iÓm d©n c
n«ng th«n trªn ®Þa bµn huyÖn.
- Qu¶n lý, khai th¸c, sö dông c¸c c«ng tr×nh giao th«ng
vµ kÕt cÊu h¹ tÇng c¬ së theo sù ph©n cÊp.
- Qu¶n lý viÖc x©y dùng, cÊp giÊy phÐp x©y dùng vµ
kiÓm tra viÖc thùc hiÖn ph¸p luËt vÒ x©y dùng.
- Qu¶n lý viÖc khai th¸c, s¶n xuÊt, kinh doanh vËt liÖu
x©y dùng.
- X©y dùng, ph¸t triÓn, kiÓm tra th¬ng m¹i, dÞch vô,
du lÞch.
- Tæ chøc, x©y dùng, kiÓm tra c¸c ch¬ng tr×nh, ®Ó ¸n
ph¸t triÓn v¨n ho¸, gi¸o dôc, th«ng tin, thÓ dôc thÓ thao, y
tÕ, ph¸t thanh, c¸c c«ng tr×nh c«ng céng trªn ®Þa bµn.
- Tæ chøc, thùc hiÖn c¸c biÖn ph¸p øng dông tiÕn bé
khoa häc c«ng nghÖ phôc vô s¶n xuÊt, b¶o vÖ m«i trêng,
phßng, chèng, kh¾c phôc hËu qu¶ thiªn tai, b·o lôt vµ ®êi
sèng nh©n d©n ë ®Þa ph¬ng.
- Tæ chøc thùc hiÖn c¸c quy ®Þnh cña ph¸p luËt vÒ tiªu
chuÈn ®o lêng vµ chÊt lîng s¶n phÈm.
- Tæ chøc, chØ ®¹o, kiÓm tra, tuyªn truyÒn, gi¸o dôc,
vËn ®éng quÇn chóng tham gia x©y dùng lùc lîng vò trang,
gi÷ g×n an ninh, trËt tù, an toµn x· héi vµ quèc phßng toµn
d©n.
- Tuyªn truyÒn, gi¸o dôc, phæ biÕn chÝnh s¸ch, ph¸p
luËt vÒ d©n téc, t«n gi¸o.
- ChØ ®¹o, tæ chøc c«ng t¸c tuyªn truyÒn, gi¸o dôc
ph¸p luËt, kiÓm tra viÖc chÊp hµnh HiÕn ph¸p, luËt, c¸c v¨n

5
NguyÔn Hoµi S¬n Líp: Hµnh chÝnh –
V¨n th K4A
b¶n quy ph¹m ph¸p luËt cña c¬ quan nhµ níc cÊp trªn vµ
nghÞ quyÕt cña Héi ®ång nh©n d©n cïng cÊp.
- Tæ chøc thùc hiÖn viÖc bÇu cö ®¹i biÓu Quèc héi, ®¹i
biÓu héi ®ång nh©n d©n theo quy ®Þnh cña ph¸p luËt.
- Quy ®Þnh tæ chøc bé m¸y vµ nhiÖm vô, quyÒn h¹n cô
thÓ cña c¬ quan chuyªn m«n thuéc Uû ban nh©n d©n cÊp
m×nh.
- Qu¶n lý c«ng t¸c tæ chøc, biªn chÕ, lao ®éng, tiÒn l-
¬ng.
- Qu¶n lý hå s¬, mèc, chØ giíi, b¶n ®å ®Þa giíi hµnh
chÝnh cña huyÖn.
- X©y dùng ®Ò ¸n thµnh lËp míi, nhËp, chia, ®iÒu
chØnh ®Þa giíi hµnh chÝnh ë ®Þa ph¬ng.
2. C¬ cÊu tæ chøc bé m¸y UBND huyÖn Phó Xuyªn
a) C¬ cÊu tæ chøc bé m¸y gåm:
* Nh©n sù:
- 01 Chñ tÞch
- 03 Phã Chñ tÞch
- 05 Uû viªn

* C¸c ngµnh ban chuyªn m«n:


- V¨n phßng
- Phßng KÕ to¸n
- Phßng Tµi nguyªn vµ M«i trêng
- Phßng Y tÕ
- Phßng Dù ¸n
- Phßng C«ng nghiÖp
- Phßng N«ng nghiÖp & Ph¸t triÓn n«ng th«n
- Phßng T ph¸p
- Phßng H¹ tÇng kinh tÕ

6
NguyÔn Hoµi S¬n Líp: Hµnh chÝnh –
V¨n th K4A
- Phßng Néi vô Lao ®éng th¬ng binh & X· héi
- Tr¹m khuyÕn n«ng
- Phßng Thanh tra
- Ban qu¶n lý dù ¸n ®Çu t x©y dùng
b) Tæ chøc c«ng t¸c v¨n th:
- 02 C¸n bé v¨n th. Tèt nghiÖp Trung cÊp V¨n th – Lu
tr÷.
+ 01 C¸n bé phô tr¸ch c«ng t¸c qu¶n lý, gi¶i quyÕt v¨n
b¶n ®Õn kiªm qu¶n lý dÊu.
+ 01 C¸n bé phô tr¸ch c«ng t¸c qu¶n lý v¨n b¶n ®i.
§ång thêi Phßng V¨n th phô tr¸ch lu«n c«ng t¸c Lu tr÷ .
- H×nh thøc tæ chøc: Hçn hîp.
ii. t×nh h×nh c«ng t¸c v¨n th vµ lu tr÷ t¹i uû ban
nh©n d©n huyÖn phó xuyªn
1. T×nh h×nh c«ng t¸c v¨n th t¹i Uû ban nh©n
d©n huyÖn Phó Xuyªn
1.1. C«ng t¸c x©y dùng vµ ban hµnh v¨n b¶n
a) C¸c lo¹i v¨n b¶n do Uû ban nh©n d©n huyÖn Phó
Xuyªn ban hµnh:
- QuyÕt ®Þnh
- Tê tr×nh
- KÕ ho¹ch
- Mêi häp
- ChØ thÞ
- Th«ng b¸o
- B¸o c¸o
- C«ng ®iÖn
b) Tr×nh tù, thñ tôc ban hµnh, thÈm quyÒn ký v¨n b¶n:
TÊt c¶ hå s¬ vÒ ®Ò ¸n, v¨n b¶n do c¬ quan chuyªn
m«n, c¬ quan thuéc Uû ban nh©n d©n huyÖn, Uû ban
nh©n d©n x·, thÞ trÊn chñ tr× so¹n th¶o, tríc khi tr×nh Chñ

7
NguyÔn Hoµi S¬n Líp: Hµnh chÝnh –
V¨n th K4A
tÞch, Phã Chñ tÞch Uû ban nh©n d©n huyÖn ph¶i qua V¨n
phßng ®Ó thùc hiÖn viÖc thÈm tra vÒ thñ tôc hµnh chÝnh,
néi dung, h×nh thøc vµ thÓ thøc v¨n b¶n.
* ThÈm quyÒn ký v¨n b¶n
- Chñ tÞch Uû ban nh©n d©n huyÖn ký c¸c v¨n b¶n sau
®©y:
+ V¨n b¶n quy ph¹m ph¸p luËt cña Uû ban nh©n d©n
huyÖn, tê tr×nh, c¸c b¸o c¸o, c«ng v¨n hµnh chÝnh cña Uû
ban nh©n d©n huyÖn göi c¬ quan nhµ níc cÊp trªn vµ Héi
®ång nh©n d©n huyÖn;
+ C¸c v¨n b¶n thuéc thÈm quyÒn quyÕt ®Þnh cña Chñ
tÞch Uû ban nh©n d©n huyÖn quy ®Þnh t¹i LuËt Tæ chøc
Héi ®ång nh©n d©n vµ Uû ban nh©n d©n n¨m 2003 vµ c¸c
v¨n b¶n quy ph¹m ph¸p luËt kh¸c quy ®Þnh thuéc thÈm
quyÒn quyÕt ®Þnh cña Chñ tÞch Uû ban nh©n d©n huyÖn.
- Phã Chñ tÞch Uû ban nh©n d©n huyÖn ký thay Chñ
tÞch Uû ban nh©n d©n huyÖn nh÷ng v¨n b¶n thuéc lÜnh
vùc ®îc Chñ tÞch ph©n c«ng phô tr¸ch hoÆc Chñ tÞch uû
quyÒn. Phã Chñ tÞch thêng trùc, ngoµi viÖc ký thay Chñ tÞch
c¸c v¨n b¶n vÒ lÜnh vùc ®îc ph©n c«ng phô tr¸ch cßn ®îc
Chñ tÞch uû quyÒn ký c¸c v¨n b¶n thuéc thÈm quyÒn cña
Chñ tÞch khi Chñ tÞch ®i v¾ng.
- Ch¸nh V¨n phßng ký thõa lÖnh Chñ tÞch Uû ban nh©n
d©n huyÖn v¨n b¶n kÕt luËn cña Chñ tÞch, Phã Chñ tÞch
trong c¸c phiªn häp Uû ban nh©n d©n huyÖn, c¸c v¨n b¶n
giÊy tê kh¸c khi Chñ tÞch Uû ban nh©n d©n huyÖn giao.
* Ph¸t hµnh, c«ng bè v¨n b¶n
- V¨n phßng chÞu tr¸ch nhiÖm ph¸t hµnh v¨n b¶n cña
Héi ®ång nh©n d©n huyÖn, Uû ban nh©n d©n huyÖn, Chñ
tÞch Uû ban nh©n d©n huyÖn ban hµnh trong thêi gian
kh«ng qu¸ 02 ngµy kÓ tõ ngµy v¨n b¶n ®îc ký, b¶o ®¶m
®óng thñ tôc, ®óng ®Þa chØ.
- V¨n b¶n quy ph¹m ph¸p luËt do Héi ®ång nh©n d©n
huyÖn, Uû ban nh©n d©n huyÖn ban hµnh ph¶i ®îc göi
®Õn c¸c c¬ quan cÊp trªn, c¸c c¬ quan cã thÈm quyÒn gi¸m
s¸t, c¸c tæ chøc, c¸ nh©n h÷u quan t¹i ®Þa ph¬ng vµ c«ng

8
NguyÔn Hoµi S¬n Líp: Hµnh chÝnh –
V¨n th K4A
bè ®Ó nh©n d©n biÕt theo quy ®Þnh.
- V¨n b¶n do Héi ®ång nh©n d©n huyÖn, Uû ban nh©n
d©n huyÖn ban hµnh ph¶i ®îc ph©n lo¹i, lu tr÷ mét c¸ch
khoa häc vµ cËp nhËt kÞp thêi.
- Ch¸nh V¨n phßng cã tr¸ch nhiÖm tæ chøc viÖc qu¶n
lý, cËp nhËt, lu tr÷, khai th¸c v¨n b¶n ph¸t hµnh, v¨n b¶n göi
®Õn Uû ban nh©n d©n huyÖn theo quy ®Þnh cña ph¸p luËt
vÒ v¨n th, lu tr÷ vµ Quy chÕ lµm viÖc cña Uû ban nh©n
d©n huyÖn.
1.2. C«ng t¸c qu¶n lý v¨n b¶n ®i
a) Kh¸i niÖm: TÊt c¶ c¸c lo¹i v¨n b¶n bao gåm v¨n b¶n
quy ph¹m ph¸p luËt, v¨n b¶n hµnh chÝnh vµ v¨n b¶n chuyªn
ngµnh (kÓ c¶ b¶n sao v¨n b¶n, v¨n b¶n lu chuyÓn néi bé vµ
v¨n b¶n mËt) do c¬ quan, tæ chøc ph¸t hµnh ®îc gäi chung
lµ v¨n b¶n ®i.
b) Nguyªn t¾c chung: nguyªn t¾c tËp trung, thèng
nhÊt, chÝnh x¸c, kÞp thêi, tiÕt kiÖm vµ theo quy tr×nh mµ
Nhµ níc ®· quy ®Þnh.
c) Néi dung vµ nghiÖp vô tæ chøc qu¶n lý v¨n b¶n
®i:
* Tr×nh v¨n b¶n ®i:
C¸c v¨n b¶n ®i cña c¬ quan th«ng thêng ®îc giao cho
c¸c chuyªn viªn am hiÓu vÒ tõng lÜnh vùc chuyªn m«n
chuÈn bÞ, so¹n th¶o. Sau khi v¨n b¶n ®· ®îc so¹n vµ in Ên
xong th× ph¶i tr×nh cho Thñ trëng hoÆc ngêi ®îc Thñ trëng
uû quyÒn ký tríc khi ban hµnh.
Tr×nh ký v¨n b¶n thêng gÆp hai trêng hîp sau ®©y:
Thø nhÊt, ®èi víi c¸c v¨n b¶n th«ng thêng néi dung
kh«ng phøc t¹p th× chØ cÇn tr×nh v¨n b¶n in ®· ®îc kiÓm
tra kü vÒ néi dung, thÓ thøc cho ngêi cã thÈm quyÒn ®Ó ký
chÝnh thøc.
Thø hai, ®èi víi c¸c v¨n b¶n cã néi dung phong phó,
phøc t¹p (vÝ dô c¸c v¨n b¶n quy ph¹m díi luËt,c¸c ®Ò ¸n, kÕ
ho¹ch dµi h¹n…), khi tr×nh cho ngêi cã thÈm quyÒn ký nhÊt
thiÕt ph¶i kÌm theo c¸c v¨n b¶n cã liªn quan (gäi lµ hå s¬

9
NguyÔn Hoµi S¬n Líp: Hµnh chÝnh –
V¨n th K4A
tr×nh ký) ®Ó ngêi ký thÈm tra l¹i néi dung v¨n b¶n khi cÇn
thiÕt.
* KiÓm tra thÓ thøc, h×nh thøc, kü thuËt tr×nh
bµy vµ ghi sè, ngµy th¸ng v¨n b¶n
- KiÓm tra thÓ thøc, h×nh thøc, kü thuËt tr×nh bµy v¨n
b¶n
Tríc khi ghi sè vµ ngµy th¸ng v¨n b¶n, v¨n th c¬ quan
cã tr¸ch nhiÖm kiÓm tra xem v¨n b¶n cã ®¶m b¶o c¸c yÕu
tè vÒ thÓ thøc hay kh«ng? Kü thuËt, h×nh thøc tr×nh bµy
v¨n b¶n cã ®óng tiªu chuÈn mµ Nhµ níc quy ®Þnh. Nh÷ng
v¨n b¶n kh«ng ®¶m b¶o vÒ thÓ thøc, kü thuËt, h×nh thøc
tr×nh bµy kh«ng ®Ñp, ®óng quy ®Þnh nhÊt thiÕt ph¶i söa
l¹i tríc khi chuyÓn giao ®Õn c¸c ®èi tîng cã liªn quan.
- Ghi sè vµ ngµy th¸ng v¨n b¶n
+ Ghi sè v¨n b¶n: V¨n b¶n ph¶i ®îc tËp trung t¹i v¨n th
c¬ quan ®Ó lÊy sè theo hÖ thèng sè chung cña c¬ quan.
Sè cña v¨n b¶n lµ sè thø tù ®¨ng ký v¨n b¶n do c¬
quan ban hµnh trong mét n¨m. Sè cña v¨n b¶n ®îc ghi b»ng
ch÷ sè ¶ rËp, b¾t ®Çu tõ sè 01 vµo ngµy ®Çu n¨m vµ kÕt
thóc vµo ngµy 31 th¸ng 12 hµng n¨m.
+ Ký hiÖu cña v¨n b¶n: bao gåm ch÷ viÕt t¾t tªn c¬
quan, tæ chøc ban hµnh v¨n b¶n vµ ch÷ viÕt t¾t tªn ®¬n
vÞ so¹n th¶o hoÆc chñ tr× so¹n th¶o c«ng v¨n ®ã (nÕu cã).
Sè vµ ký hiÖu cña v¨n b¶n quy ph¹m ph¸p luËt bao
gåm:
Thø tù ®¨ng ký ®îc ®¸nh theo tõng lo¹i v¨n b¶n do c¬
quan ban hµnh trong mét n¨m + n¨m ban hµnh v¨n b¶n +
ch÷ viÕt t¾t tªn lo¹i v¨n b¶n + ch÷ viÕt t¾t tªn c¬ quan.
+ Ghi ngµy, th¸ng, n¨m ban hµnh v¨n b¶n: ®îc ghi sau
®Þa danh, díi quèc hiÖu. Ngµy, th¸ng, n¨m ban hµnh v¨n
b¶n ph¶i ®îc viÕt ®Çy ®ñ c¸c sè chØ ngµy, th¸ng, n¨m dïng
ch÷ sè ¶ rËp; ®èi víi nh÷ng sè nhá h¬n 10 vµ th¸ng 1, 2
ph¶i ghi thªm sè 0 ë tríc sè ®ã.
ë c¬ quan em viÖc ghi sè, ký hiÖu v¨n b¶n ®îc chia nh
sau:

10
NguyÔn Hoµi S¬n Líp: Hµnh chÝnh –
V¨n th K4A
Thø nhÊt lµ QuyÕt ®Þnh.
Thø hai lµ Tê tr×nh vµ KÕ ho¹ch.
Thø ba lµ Mêi häp, ChØ thÞ, Th«ng b¸o, B¸o c¸o vµ
C«ng ®iÖn.
* §ãng dÊu v¨n b¶n ®i
Sau khi ®· cã ch÷ ký hîp lÖ cña ngêi cã thÈm quyÒn,
v¨n b¶n ®îc ®ãng dÊu cña c¬ quan lªn 1/3 ch÷ ký vÒ phÝa
bªn tr¸i. Ngoµi ra, v¨n b¶n cßn ®îc ®ãng thªm dÊu chøc
danh, hä tªn hoÆc dÊu chØ møc ®é khÈn, mËt (nÕu cã).
V¨n b¶n nÕu cã phô lôc kÌm theo th× dÊu ®îc ®ãng lªn
trang ®Çu, trïm lªn mét phÇn tªn c¬ quan, tæ chøc hoÆc
tªn phô lôc.
§èi víi v¨n b¶n, tµi liÖu chuyªn ngµnh th× ®îc ®ãng
dÊu gi¸p lai vµo kho¶ng gi÷a mÐp ph¶i cña v¨n b¶n hoÆc
phô lôc v¨n b¶n, trïm lªn mét phÇn c¸c tê giÊy.
* §¨ng ký v¨n b¶n ®i
§©y lµ c«ng viÖc b¾t buéc ph¶i thùc hiÖn tríc khi
chuyÓn giao v¨n b¶n ®Õn c¸c ®èi tîng cã liªn quan. HiÖn
nay c¬ quan em vÉn ®¨ng ký v¨n b¶n theo ph¬ng ph¸p
truyÒn thèng: b»ng sæ.
Sæ ®¨ng ký v¨n b¶n ®i ë c¬ quan em ®îc lËp ba lo¹i
sæ:
- Sæ ®¨ng ký QuyÕt ®Þnh ®i.
- Sæ ®¨ng ký Tê tr×nh vµ KÕ ho¹ch ®i.
- Sæ ®¨ng ký Mêi häp, ChØ thÞ, Th«ng b¸o, B¸o c¸o,
C«ng ®iÖn vµ v¨n b¶n ®îc sao lôc tõ v¨n b¶n ®Õn (nÕu cã).
MÉu sæ ®¨ng ký v¨n b¶n ®i cña UBND huyÖn Phó
Xuyªn ®îc tr×nh bµy nh sau:
MÉu sæ ®¨ng ký v¨n b¶n ®i

Sè, ký N Tªn lo¹i vµ Ngêi N¬i N¬i Ghi


hiÖu gµy trÝch yÕu ký nhËn nhËn chó
v¨n th¸n néi dung v¨n v¨n b¶n b¶n l-
b¶n g b¶n u

11
NguyÔn Hoµi S¬n Líp: Hµnh chÝnh –
V¨n th K4A
v¨n
b¶n
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)
30/BC- 11/5 B¸o c¸o kÕt ¤ng V¨n
- UBND
UB qu¶, nhiÖm Toµn phßng
TØnh Hµ
vô th¸ng
T©y
4/2007 ph¬ng
- Phßng
híng th¸ng
Y tÕ
5/2007.

Cét 1: Ghi sè vµ ký hiÖu v¨n b¶n


Cét 2: Ghi ngµy th¸ng ban hµnh v¨n b¶n, ®èi víi v¨n
b¶n cã ngµy díi 10 vµ th¸ng 1, 2 th× ph¶i thªm sè 0 ë tríc sè
®ã.
Cét 3: Ghi tªn lo¹i vµ trÝch yÕu néi dung v¨n b¶n.
Cét 4: Ghi tªn cña ngêi ký v¨n b¶n.
Cét 5: Ghi tªn c¬ quan, tæ chøc hoÆc ®¬n vÞ, c¸
nh©n nhËn v¨n b¶n.
Cét 6: Ghi tªn ®¬n vÞ hoÆc c¸ nh©n nhËn b¶n lu.
Cét 7: Ghi nh÷ng ®iÒu cÇn thiÕt.
- Sæ ®¨ng ký v¨n b¶n mËt ®i gièng sæ ®¨ng ký v¨n
b¶n ®i thêng chØ thªm cét chØ “Møc ®é mËt” sau cét “Tªn
lo¹i vµ trÝch yÕu néi dung”.
* ChuyÓn giao v¨n b¶n ®i
- Nguyªn t¾c chung: ChÝnh x¸c, ®óng ®èi tîng vµ kÞp
thêi.
- Lùa chän, tr×nh bµy b×, ®a v¨n b¶n vµo b× vµ d¸n
b×:
Tuú vµo sè lîng v¨n b¶n nhiÒu hay Ýt, to hay nhá mµ
lµm b× cho phï hîp. Khi lµm b× ph¶i chän lo¹i giÊy dai,
kh«ng thÊm níc.
GÊp v¨n b¶n cho vµo b× ph¶i gÊp phÇn cã ch÷ vµo
phÝa trong ®Ó tr¸nh lé th«ng tin.
Khi d¸n b× kh«ng ®îc dÝnh vµo v¨n b¶n ®Ó khi bãc b×
kh«ng r¸ch tµi liÖu hoÆc bÞ mÊt ch÷ g©y trë ng¹i cho ngêi

12
NguyÔn Hoµi S¬n Líp: Hµnh chÝnh –
V¨n th K4A
nhËn xö lý gi¶i quyÕt.
- ViÕt b×: ph¶i râ rµng, ®Çy ®ñ c¸c th«ng tin:
+ Tªn c¬ quan göi v¨n b¶n: ViÕt b»ng ch÷ in hoa ®øng
®Ëm, ghi ë phÝa trªn gãc bªn tr¸i. ë díi ghi sè ký hiÖu v¨n
b¶n göi ®i.
+ N¬i nhËn: Tr×nh bµy ë gãc díi bªn ph¶i. N¬i nhËn
bao gåm tªn c¬ quan, ®¬n vÞ hoÆc c¸ nh©n, ®Þa chØ ®i
kÌm. NÕu ®Þa chØ khã th× ghi thªm c¶ sè ®iÖn tho¹i ®Ó
tr¸nh thÊt l¹c.
§èi víi v¨n b¶n TuyÖt mËt th× ph¶i lµm hai b×:
B× trong: ghi râ sè, ký hiÖu cña tµi liÖu, tªn ngêi nhËn,
®ãng dÊu “TuyÖt mËt”.
B× ngoµi: Ghi nh göi tµi liÖu thêng, ®ãng dÊu ký hiÖu
ch÷ A.
§èi víi v¨n b¶n MËt vµ Tèi mËt th× lµm mét b×. Ngoµi
b× ®ãng dÊu ký hiÖu møc ®é Tèi mËt, MËt lµ ch÷ B, C.
Vµ khi chuyÓn giao nhÊt thiÕt ph¶i ®Ýnh kÌm theo
phiÕu göi.
§èi víi nh÷ng v¨n b¶n cã dÊu hiÖu KhÈn: ngoµi b×
®ãng dÊu chØ møc ®é khÈn t¬ng øng nh trong v¨n b¶n vµ
®îc ®ãng díi yÕu tè sè vµ ký hiÖu v¨n b¶n.
V¨n b¶n cã thÓ ®îc göi trùc tiÕp nhng phæ biÕn lµ göi
theo ®êng bu ®iÖn. Dï göi trùc tiÕp hay qua bu ®iÖn ®Òu
ph¶i lËp sæ chuyÓn giao v¨n b¶n.
NÕu chuyÓn giao v¨n b¶n trong néi bé c¬ quan vµ trùc
tiÕp cho c¸c c¬ quan th× ®¨ng ký vµo sæ “ChuyÓn giao
v¨n b¶n ®i”. MÉu sæ chuyÓn giao nh sau:

Ngµy Sè, ký hiÖu N¬i nhËn v¨n Ký Ghi


chuyÓn v¨n b¶n b¶n nhËn chó
(1) (2) (3) (4) (5)
11/5 30/BC- UB Phßng Y tÕ

13
NguyÔn Hoµi S¬n Líp: Hµnh chÝnh –
V¨n th K4A
Cét 1: Ghi ngµy, th¸ng chuyÓn giao v¨n b¶n ®i.
Cét 2: Ghi sè vµ ký hiÖu cña v¨n b¶n.
Cét 3: Ghi tªn ®¬n vÞ hoÆc c¸ nh©n nhËn v¨n b¶n.
Cét 4: Ch÷ ký cña ngêi trùc tiÕp nhËn v¨n b¶n.
Cét 5: Ghi nh÷ng ®iÒu cÇn thiÕt kh¸c nh sè lîng b¶n,
sè lîng b×, khÈn…..
NÕu chuyÓn giao qua bu ®iÖn th× ®¨ng ký sæ: “Göi
v¨n b¶n ®i bu ®iÖn”. MÉu sæ nh sau:

Sè, ký N¬i
Ngµy Sè lîng nhËn,
hiÖu nhËn Ghi chó
chuyÓn b× dÊu bu
v¨n b¶n v¨n b¶n
®iÖn
(1) (2) (3) (4) (5) (6)
11/5 30/BC- UBND 01
UB TØnh Hµ
T©y
Cét 1: Ghi ngµy, th¸ng göi v¨n b¶n ®i bu ®iÖn.
Cét 2: Ghi sè vµ ký hiÖu cña v¨n b¶n.
Cét 3: Ghi tªn c¸c c¬ quan, tæ chøc hoÆc ®¬n vÞ, c¸
nh©n nhËn v¨n b¶n
Cét 4: Ghi sè lîng b× cña v¨n b¶n göi ®i.
Cét 5: Ch÷ ký cña nh©n viªn bu ®iÖn trùc tiÕp nhËn
v¨n b¶n vµ dÊu cña bu ®iÖn (nÕu cã)
Cét 6: Ghi nh÷ng ®iÒu cÇn thiÕt kh¸c.
* S¾p xÕp, b¶o qu¶n vµ phôc vô sö dông b¶n lu
- S¾p xÕp v¨n b¶n lu
Mçi mét v¨n b¶n do c¬ quan lµm ra ®Ó phôc vô cho
ho¹t ®éng ®iÒu hµnh, qu¶n lý ®Òu ®îc gi÷ hai b¶n chÝnh
®Ó lu, mét b¶n göi cho ®¬n vÞ hoÆc ngêi so¹n th¶o v¨n
b¶n, mét b¶n lu ë v¨n th.
Nh©n viªn v¨n th cã tr¸ch nhiÖm s¾p xÕp v¨n b¶n lu.
TËp v¨n b¶n lu ®îc ®Æt trong b×a hå s¬ vµ cã biªn môc
(®¸nh sè tê, viÕt môc lôc v¨n b¶n, chøng tõ kÕt thóc, b×a

14
NguyÔn Hoµi S¬n Líp: Hµnh chÝnh –
V¨n th K4A
tËp lu)
Cã hai c¸ch xÕp v¨n b¶n lu:
C¸ch 1: S¾p xÕp v¨n b¶n lu theo thêi gian ban
hµnh v¨n b¶n: V¨n b¶n cã sè nhá, ngµy ban hµnh sím th×
xÕp tríc. V¨n b¶n cã sè lín h¬n, ngµy ban hµnh muén th×
xÕp sau.
C¸ch 2: S¾p xÕp v¨n b¶n lu theo tªn lo¹i v¨n b¶n:
Mçi mét tËp v¨n b¶n t¬ng øng víi mét tªn lo¹i cô thÓ. V¨n
b¶n cã sè nhá, ban hµnh sím th× xÕp tríc. V¨n b¶n cã sè lín,
ngµy ban hµnh muén th× xÕp sau.
- B¶o qu¶n vµ phôc vô sö dông v¨n b¶n lu
Cuèi th¸ng (n¨m) tËp lu h×nh thµnh, v¨n th c¬ quan ®a
v¨n b¶n lu vµo tê b×a hå s¬, ®¸nh sè tê, viÕt môc lôc,
chøng tõ kÕt thóc vµ viÕt b×a tËp lu. TËp lu v¨n b¶n ®îc
s¾p xÕp theo mét trËt tù nhÊt ®Þnh. Sau ®ã ®îc ®a vµo
cÆp, hép vµ xÕp lªn gi¸, tñ tµi liÖu.
TÊt c¶ c¸c tËp “v¨n b¶n lu” ph¶i do bé phËn v¨n th
thuéc V¨n phßng c¬ quan qu¶n lý chÆt chÏ vµ thèng nhÊt.
Yªu cÇu tra cøu cña l·nh ®¹o hoÆc cña c¸n bé c«ng chøc cña
c¬ quan ph¶i ®îc phôc vô nhanh chãng, chÝnh x¸c, t¹i chç.
Ngêi ngoµi c¬ quan muèn tra cøu, sö dông b¶n lu ph¶i ®îc
phÐp cña Thñ trëng c¬ quan lµm ra v¨n b¶n.
1.3. C«ng t¸c qu¶n lý vµ sö dông con dÊu
a) Quy ®Þnh cña c¬ quan vÒ qu¶n lý vµ sö dông
con dÊu
- ViÖc qu¶n lý vµ sö dông con dÊu trong c«ng t¸c v¨n
th ®îc thùc hiÖn theo quy ®Þnh cña ph¸p luËt vÒ qu¶n lý vµ
sö dông con dÊu vµ c¸c quy ®Þnh cña NghÞ ®Þnh
110/2004/N§- CP ngµy 08/4/2004 cña ChÝnh phñ vÒ c«ng t¸c
v¨n th.
- Con dÊu cña c¬ quan, tæ chøc ph¶i ®îc giao cho
nh©n viªn v¨n th gi÷ vµ ®ãng dÊu t¹i c¬ quan, tæ chøc.
Nh©n viªn v¨n th cã tr¸ch nhiÖm thùc hiÖn nh÷ng quy ®Þnh
sau:
+ Kh«ng giao con dÊu cho ngêi kh¸c khi cha ®îc phÐp

15
NguyÔn Hoµi S¬n Líp: Hµnh chÝnh –
V¨n th K4A
b»ng v¨n b¶n cña ngêi cã thÈm quyÒn.
+ Ph¶i tù tay ®ãng dÊu vµo c¸c v¨n b¶n, giÊy tê cña c¬
quan, tæ chøc.
+ ChØ ®îc ®ãng dÊu vµo nh÷ng v¨n b¶n, giÊy tê sau
khi ®· cã ch÷ ký cña ngêi cã thÈm quyÒn.
+ Kh«ng ®îc ®ãng dÊu khèng chØ.
- ViÖc sö dông con dÊu cña c¬ quan, tæ chøc vµ con
dÊu cña V¨n phßng hay cña ®¬n vÞ trong c¬ quan, tæ chøc
®îc quy ®Þnh nh sau:
+ Nh÷ng v¨n b¶n do c¬ quan, tæ chøc ban hµnh ph¶i
®ãng dÊu cña c¬ quan, tæ chøc.
+ Nh÷ng v¨n b¶n do v¨n phßng hay ®¬n vÞ ban hµnh
trong ph¹m vi quyÒn h¹n ®îc giao ph¶i ®ãng dÊu cña v¨n
phßng hay dÊu cña ®¬n vÞ ®ã.
b) C¸c lo¹i con dÊu c¬ quan ®ang sö dông
- DÊu trßn: + DÊu Héi ®ång nh©n d©n
+ DÊu Uû ban nh©n d©n
+ DÊu V¨n phßng H§ND vµ UBND
- DÊu chøc danh
- DÊu hä tªn
- DÊu chØ møc ®é “KhÈn”, “MËt”
1.4. C«ng t¸c qu¶n lý vµ gi¶i quyÕt v¨n b¶n ®Õn
a) Kh¸i niÖm
TÊt c¶ c¸c v¨n b¶n, bao gåm v¨n b¶n quy ph¹m ph¸p
luËt, v¨n b¶n hµnh chÝnh vµ v¨n b¶n chuyªn ngµnh (kÓ c¶
b¶n fax, v¨n b¶n ®îc chuyÓn qua m¹ng vµ v¨n b¶n mËt) vµ
®¬n th göi ®Õn c¬ quan, tæ chøc ®îc gäi chung lµ v¨n b¶n
®Õn.
b) Nguyªn t¾c chung
- TÊt c¶ v¨n b¶n ®Õn c¬ quan ®Òu ph¶i tËp trung
thèng nhÊt t¹i bé phËn v¨n th c¬ quan ®Ó c¸n bé v¨n th c¬
quan ®¨ng ký, qu¶n lý vµ phôc vô cho viÖc tra t×m.

16
NguyÔn Hoµi S¬n Líp: Hµnh chÝnh –
V¨n th K4A
- TÊt c¶ c¸c v¨n b¶n ®Õn c¬ quan ®Òu ph¶i ®îc gi¶i
quyÕt nhanh chãng, kÞp thêi, chÝnh x¸c.
- ViÖc gi¶i quyÕt v¨n b¶n ®Õn ph¶i ®¶m b¶o gi÷ g×n
bÝ mËt.
- ViÖc qu¶n lý v¨n b¶n ®Õn ph¶i chÆt chÏ kh«ng ®Ó
xÈy ra mÊt m¸t thÊt l¹c.
c) Néi dung vµ nghiÖp vô tæ chøc qu¶n lý gi¶i
quyÕt v¨n b¶n ®Õn
* TiÕp nhËn vµ kiÓm tra b× v¨n b¶n ®Õn
Khi tiÕp nhËn ph¶i kiÓm tra s¬ bé vÒ sè lîng t×nh tr¹ng
b×, n¬i nhËn, dÊu niªm phong (nÕu cã) ®èi víi v¨n b¶n mËt
®Õn ph¶i kiÓm tra ®èi chiÕu víi n¬i göi tríc khi nhËn vµ ký
nhËn.
NÕu ph¸t hiÖn thiÕu hoÆc mÊt b×, b× kh«ng nguyªn
vÑn hoÆc v¨n b¶n ®îc chuyÓn ®Õn muén h¬n thêi gian ghi
trªn b× ®èi víi v¨n b¶n cã dÊu “ho¶ tèc”, “khÈn”, “thîng
khÈn” ph¶i b¸o ngay cho ngêi ®îc giao tr¸ch nhiÖm, trong tr-
êng hîp cÇn thiÕt ph¶i lËp biªn b¶n vµ yªu cÇu ngêi chuyÓn
giao v¨n b¶n ký nhËn.
* Ph©n lo¹i, bãc b×, ®ãng dÊu ®Õn
- Ph©n lo¹i v¨n b¶n ®Õn thµnh hai lo¹i: lo¹i thø nhÊt lµ
v¨n b¶n; lo¹i thø hai lµ th riªng, s¸ch b¸o t liÖu, lo¹i nµy göi
th¼ng cho c¸n bé, c¸ nh©n hoÆc ®¬n vÞ cã liªn quan.
§èi víi v¨n b¶n l¹i ph©n lo¹i tiÕp thµnh hai lo¹i: lo¹i göi
cho c¬ quan, lo¹i göi cho ®¬n vÞ, tæ chøc vµ ®oµn thÓ. V¨n
b¶n göi cho ®¬n vÞ, c¸ nh©n, ®oµn thÓ th× chuyÓn trùc
tiÕp kh«ng ®îc bãc b×. Lo¹i göi chung cho c¬ quan th× tiÕn
hµnh bãc b× lµm thñ tôc ®¨ng ký.
- Bãc b× v¨n b¶n ®Õn:
+ Nh÷ng v¨n b¶ncã dÊu hiÖu “khÈn, “thîng khÈn”, “ho¶
tèc” ph¶i ®îc bãc b× tríc ®Ó gi¶i quyÕt kÞp thêi.
+ Khi bãc b× v¨n b¶n kh«ng ®îc lµm r¸ch, lµm mÊt ch÷
cña v¨n b¶n, tµi liÖu, ®Þa chØ n¬i göi, dÊu cña bu ®iÖn
ph¶i gi÷ l¹i ®Ó tiÖn cho viÖc kiÓm tra khi cÇn thiÕt.

17
NguyÔn Hoµi S¬n Líp: Hµnh chÝnh –
V¨n th K4A
+ V¨n b¶n göi ®Õn cã kÌm theo phiÕu göi th× sau khi
nhËn ph¶i ký x¸c nhËn vµ ®ãng dÊu vµo phiÕu göi råi
chuyÓn tr¶ l¹i c¬ quan göi.
+ §èi víi v¨n b¶n lµ ®¬n th khiÕu n¹i, tè c¸o th× khi bãc
b× gi÷ l¹i b× ®Ýnh kÌm v¨n b¶n ®Ó lµm b»ng chøng.
- §ãng dÊu ®Õn:
DÊu ®Õn ®îc ®ãng râ rµng ngay ng¾n vµo kho¶ng
giÊy tr¾ng díi sè vµ ký hiÖu hoÆc díi trÝch yÕu néi dung
®èi víi v¨n b¶n cã tªn gäi hoÆc díi kho¶ng giÊy tr¾ng díi
®Þa danh ngµy th¸ng ban hµnh.
MÉu dÊu ®Õn ®îc tr×nh bµy nh sau:
ubnd huyÖn phó xuyªn
C«ng v¨n ®Õn
Sè…..Ngµy… /… /…

+ Néi dung cña dÊu ®Õn:


- Tªn c¬ quan nhËn v¨n b¶n.
- Sè: lµ sè thø tù v¨n b¶n ®Õn c¬ quan ®îc tÝnh
tõ ngµy ®Çu tiªn c¬ quan nhËn ®îc v¨n b¶n cho
®Õn ngµy cuèi cïng trong n¨m.
- Ngµy, th¸ng, n¨m lµ ngµy c¬ quan tæ chøc nhËn
®îc v¨n b¶n.
* §¨ng ký v¨n b¶n ®Õn
§¨ng ký v¨n b¶n ®Õn lµ c«ng viÖc b¾t buéc ph¶i thùc
hiÖn tríc khi chuyÓn giao v¨n b¶n ®Õn c¸c ®¬n vÞ vµ c¸
nh©n cã liªn quan. HiÖn nay c¬ quan em vÉn ¸p dông ph-
¬ng ph¸p ®¨ng ký v¨n b¶n ®Õn b»ng sæ. C¬ quan em lËp
hai lo¹i sæ, ®ã lµ :
Lo¹i thø nhÊt lµ: Sæ ®¨ng ký v¨n b¶n ®Õn cña Trung -
¬ng, cña Bé vµ cña TØnh.
Lo¹i thø hai lµ: Sæ ®¨ng ký v¨n b¶n ®Õn cña c¸c c¬
quan, Ban ngµnh vµ ®¬n vÞ kh¸c.
MÉu sæ ®¨ng ký v¨n b¶n ®Õn nh sau:
N Sè T¸c Sè ký Ngµy Tªn lo¹i vµ §¬n Ghi

18
NguyÔn Hoµi S¬n Líp: Hµnh chÝnh –
V¨n th K4A

gµy gi¶ hiÖu th¸ng trÝch yÕu hoÆc
®Õ
®Õ v¨n v¨n v¨n néi dung c¸ chó
n
n b¶n b¶n b¶n v¨n b¶n nh©n
nhËn
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)
15/1 387 UBND 1654/ 12/10 VÒ viÖc S¬n Th
0 TØnh UB tÈy giun ©u
Hµ cho trÎ
T©y mÉu gi¸o
vµ tiÓu häc
MÉu sæ ®¨ng ký v¨n b¶n mËt ®Õn chØ cÇn thªm cét
chØ møc ®é mËt sau cét “Tªn lo¹i vµ trÝch yÕu néi dung”.
* Tr×nh v¨n b¶n ®Õn
Sau khi ®· ®¨ng ký, c¸c v¨n b¶n ®îc tr×nh cho Ch¸nh
V¨n phßng ®Ó cho ý kiÕn chØ ®¹o chuyÓn ®Õn c¸c ®èi t-
îng cã liªn quan trong thêi gian sím nhÊt.
* Sao v¨n b¶n ®Õn
Sau khi cã ý kiÓn chØ ®¹o cña Ch¸nh V¨n phßng, v¨n
b¶n ®îc chuyÓn ®Õn phßng ®¸nh m¸y ®Ó sao (nÕu cã). Vµ
ë c¬ quan em thêng chØ cã sao lôc vµ ®îc sao b»ng ph¬ng
ph¸p ph« t« copy.
* ChuyÓn giao v¨n b¶n ®Õn
V¨n b¶n ®Õn sau khi ®· cã ý kiÕn ph©n phèi, chØ ®¹o
cña Ch¸nh V¨n phßng th× v¨n th c¬ quan chuyÓn giao cho
c¸c ®¬n vÞ hoÆc c¸ nh©n gi¶i quyÕt, ®¶m b¶o yªu cÇu
nhanh chãng, ®óng ®èi tîng, chÆt chÏ.
C¬ quan em dïng sæ ®¨ng ký lµm sæ chuyÓn giao
lu«n. Nh vÝ dô trªn (Ghi vµo cét ghi chó sau khi ®· cã ý kiÕn
chuyÓn cña Ch¸nh v¨n phßng).
* Gi¶i quyÕt vµ theo dâi, ®«n ®èc viÖc gi¶i quyÕt
v¨n b¶n ®Õn.
Khi nhËn v¨n b¶n ®Õn, c¸c ®¬n vÞ, c¸ nh©n cã tr¸ch
nhiÖm gi¶i quyÕt kÞp thêi theo thêi h¹n ph¸p luËt quy ®Þnh
vµ theo quy ®Þnh cô thÓ cña c¬ quan tæ chøc. §èi víi
nh÷ng v¨n b¶n ®Õn cã ®ãng dÊu chØ møc ®é khÈn ph¶i

19
NguyÔn Hoµi S¬n Líp: Hµnh chÝnh –
V¨n th K4A
gi¶i quyÕt khÈn tr¬ng kh«ng chËm trÔ.
ViÖc theo dâi, ®«n ®èc gi¶i quyÕt v¨n b¶n ®Õn nh»m
n©ng cao hiÖu qu¶ gi¶i quyÕt c«ng viÖc cña c¬ quan.
- Thñ trëng c¬ quan cã tr¸ch nhiÖm kiÓm tra viÖc gi¶i
quyÕt v¨n b¶n cã ®óng víi qui ®Þnh, chÕ ®é chÝnh s¸ch
cña c¬ quan §¶ng vµ Nhµ níc hay kh«ng?
- Ch¸nh v¨n phßng lµ ngêi trùc tiÕp gióp Thñ trëng c¬
quan kiÓm tra vµ tæng hîp t×nh h×nh gi¶i quyÕt v¨n b¶n
®Õn cña c¬ quan.
- Trëng c¸c ®¬n vÞ, tæ chøc cã tr¸ch nhiÖm kiÓm tra
viÖc chuyÓn, nhËn v¨n b¶n kÞp thêi, chÝnh x¸c, ®óng thñ
tôc hay cha?
- C¸n bé v¨n th còng ph¶i thÊy râ vai trß tr¸ch nhiÖm
cña m×nh trong kh©u theo dâi, ®«n ®èc viÖc gi¶i quyÕt
v¨n b¶n ®Õn.
1.5. C«ng t¸c lËp hå s¬ hiÖn hµnh vµ giao nép hå
s¬ vµo lu tr÷ c¬ quan
Hå s¬ lµ mét tËp gåm toµn bé (hoÆc mét) v¨n b¶n tµi
liÖu cã liªn quan víi nhau vÒ mét vÊn ®Òn, mét sù viÖc, mét
®èi tîng cô thÎ hoÆc cã cïng mét ®Æc ®iÓm vÒ thÓ lo¹i
hoÆc t¸c gi¶ h×nh thµnh trong qu¸ tr×nh gi¶i quyÕt c«ng
viÖc thuéc ph¹m vi chøc n¨ng, nhiÖm vô cña mét c¬ quan
hoÆc cña mét c¸ nh©n.
a) Tæ chøc lËp hå s¬ trong c¬ quan
§Ó viÖc lËp hå s¬ ®i vµo nÒ nÕp, ®Ó danh môc hå s¬
ph¸t huy ®îc t¸c dông ®èi víi viÖc lËp hå s¬ th× c«ng t¸c h-
íng dÉn lËp hå s¬ ph¶i ®îc chØ ®¹o chÆt chÏ, thêng xuyªn.
VÒ nghiÖp vô lËp hå s¬ ph¶i ®îc híng dÉn cô thÓ, tØ mØ.
ViÖc lËp hå s¬ cÇn tiÕn hµnh nh sau:
Danh môc hå s¬ sau khi ®· ®îc thñ trëng c¬ quan ký
duyÖt th× sao thµnh nhiÒu b¶n, c¸n bé v¨n th gi÷ mét b¶n,
Thñ trëng c¬ quan, Ch¸nh v¨n phßng mçi ngêi gi÷ mét b¶n
®Ó theo dâi, ®«n ®èc, kiÓm tra viÖc lËp hå s¬ trong c¬
quan, ®¬n vÞ vµ ®Ó lËp nh÷ng hå s¬ thuéc tr¸ch nhiÖm
cña Thñ trëng, cña Ch¸nh v¨n phßng.

20
NguyÔn Hoµi S¬n Líp: Hµnh chÝnh –
V¨n th K4A
Cuèi n¨m, c¸ nh©n, ®¬n vÞ c¨n cø vµo danh môc hå
s¬ ®Ó tæng hîp hå s¬ ®· lËp s¾p xÕp hoµn chØnh l¹i vµ
chuÈn bÞ nép lu vµo phßng Lu tr÷ c¬ quan. Nh÷ng hå s¬
mµ c¸n bé thõa hµnh cßn ph¶i nghiªn cøu, tham kh¶o hoÆc
cßn ph¶i tiÕp tôc gi¶i quyÕt trong n¨m sau th× cÇn ghi chó
vµo danh môc hå s¬.
Danh môc hå s¬ lµ b¶n dù kiÕn cã thÓ cha s¸t víi thùc
tÕ. V× vËy trong qu¸ tr×nh gi¶i quyÕt cÇn theo dâi, ®iÒu
chØnh, bæ sung cho phï hîp víi thùc tÕ nÕu cã nh÷ng c«ng
viÖc kh«ng thùc hiÖn ®îc th× ghi râ vµo cét ghi chó cña
danh môc hå s¬: “kh«ng h×nh thµnh hå s¬”.
ViÖc híng dÉn lËp hå s¬ theo danh môc tæ chøc thùc
hiÖn tèt th× tõng c¸n bé nh©n viªn sÏ thÊy ®îc t¸c dông
thiÕt thùc cña viÖc lËp hå s¬, dÇn dÇn mäi ngêi sÏ tù gi¸c
lËp hå s¬ vÒ nh÷ng c«ng viÖc cña m×nh.
§Þnh kú hµng quý, c¸n bé v¨n th ®Õn c¸c ®¬n vÞ kiÓm
tra viÖc lËp hå s¬ cña tõng c¸n bé, nh©n viªn trong c¬
quan, xem viÖc më hå s¬ theo danh môc hå s¬ ®· ®Çy ®ñ
cha? kiÓm tra tõng hå s¬ xem viÖc ®a tµi liÖu vµo hå s¬ ®·
chÝnh x¸c cha? nÕu cha më hå s¬ ®Çy ®ñ, cha ®a tµi liÖu
vµo hå s¬ chÝnh x¸c cÇn híng dÉn cô thÓ, tØ mØ cho c¸n bé
thõa hµnh. Cuèi n¨m c¸n bé v¨n th cÇn kiÓm tra vµ híng dÉn
viÖc s¾p xÕp, thèng kª vµ hoµn chØnh hå s¬ ®Ó chuÈn bÞ
nép lu.
b) Nép hå s¬ vµo lu tr÷ c¬ quan
* ChÕ ®é nép lu
Mçi c¬ quan cÇn x©y dùng chÕ ®é nép lu tµi liÖu vµo
lu tr÷ c¬ quan vµ tæ chøc thùc hiÖn thµnh nÒ nÕp, thêng
xuyªn hµng n¨m.
- VÒ thêi gian nép lu: sau mét n¨m kÓ tõ khi c«ng viÖc
kÕt thóc, c¸c ®¬n vÞ chuÈn bÞ tµi liÖu ®Ó nép vµo lu tr÷
c¬ quan.
§èi víi hå s¬ cha kÕt thóc, cha gi¶i quyÕt xong th× cha
nép lu, hå s¬ cÇn tiÕp tôc nghiªn cøu th× ph¶i lµm thñ tôc
mîn l¹i. §èi víi hå s¬ nguyªn t¾c ®Ó l¹i c¸c ®¬n vÞ ®Ó tra
cøu, kh«ng cÇn nép lu vµo lu tr÷ c¬ quan.

21
NguyÔn Hoµi S¬n Líp: Hµnh chÝnh –
V¨n th K4A
* Tæ chøc viÖc nép lu vµo lu tr÷ c¬ quan
- Tr¸ch nhiÖm cña thñ trëng c¬ quan: L·nh ®¹o chØ
®¹o c«ng t¸c nép lu hå s¬; ban hµnh quy®Þnh vÒ nép lu hå
s¬.
- Tr¸ch nhiÖm cña Ch¸nh V¨n phßng, Thñ trëng c¸c
®¬n vÞ: trùc tiÕp gióp Thñ trëng c¬ quan theo dâi, kiÓm
tra, ®«n ®èc viÖc nép lu hå s¬. X©y dùng kÕ ho¹ch nép lu
vµ tæ chøc thùc hiÖn tèt kÕ ho¹ch.
- Tr¸ch nhiÖm cña nh©n viªn v¨n th, lu tr÷: híng
dÉn nghiÖp vô, gióp Ch¸nh V¨n phßng, Thñ trëng ®¬n vÞ
thùc hiÖn kÕ ho¹ch nép lu.
- Tr¸ch nhiÖm cña c¸n bé, viªn chøc:
CÇn kiÓm tra, hoµn chØnh c¸c hå s¬ ®· lËp ®Ó nép lu
®óng quy ®Þnh.
Thèng kª c¸c hå s¬ vµo môc lôc hå s¬ nép lu.
MÉu Môc lôc hå s¬ nép lu:

Tªn c¬ quan chñ qu¶n Céng hoµ x· héi chñ nghÜa viÖt
nam
Tªn c¬ quan (®¬n vÞ) §éc lËp – Tù do –
H¹nh phóc

Môc lôc hå s¬ nép lu


N¨m……….

Sè vµ Ngµy Gh
Sè ký th¸ng b¾t Sè l- i
Tiªu ®Ò hå s¬
TT hiÖu ®Çu vµ îng tê ch
hå s¬ kÕt thóc ó
1 2 3 4 5 6
I- PhÇn nh÷ng hå s¬ cã
thêi h¹n b¶o qu¶n vÜnh
viÔn
II- PhÇn nh÷ng hå s¬
cã thêi h¹n b¶o qu¶n l©u
dµi
Trong môc lôc nµy cã …………§VBQ, trong ®ã cã
……… §VBQ cã thêi h¹n b¶o qu¶n vÜnh viÔn,

22
NguyÔn Hoµi S¬n Líp: Hµnh chÝnh –
V¨n th K4A
………. §VBQ cã thêi h¹n b¶o qu¶n l©u dµi,

Ngµy….. th¸ng….. n¨m….. Ngµy…..


th¸ng….. n¨m…..
Ngêi nhËn hå s¬ ng êi giao hå

* Thñ tôc nép lu


- Khi nép lu hå s¬, c¸n bé c¸c ®¬n vÞ s¾p xÕp hå s¬
theo môc lôc hå s¬ nép lu. C¸n bé lu tr÷ cña c¬ quan ®èi
chiÕu hå s¬ thùc tÕ víi b¶n môc lôc hå s¬ nép lu, kiÓm tra
xem xÐt tõng hå s¬, nh÷ng hå s¬ cha ®¹t yªu cÇu vµ ®Ò
nghÞ c¸c ®¬n vÞ, c¸ nh©n söa ch÷a, hoµn chØnh.
- Khi giao nép hå s¬ cÇn ph¶i lËp 2 b¶n môc lôc hå s¬
nép lu vµ 2 biªn b¶n giao nhËn hå s¬ tµi liÖu. §¬n vÞ nép tµi
liÖu vµo lu tr÷ hiÖn hµnh gi÷ mçi lo¹i 1 b¶n.
- Ngêi giao vµ nhËn ký vµo b¶n môc lôc hå s¬ nép lu,
ghi râ hä tªn, ngµy th¸ng n¨m giao nhËn.
- Môc lôc hå s¬ ®îc sao thµnh 2 b¶n: ®¬n vÞ nép hå
s¬ gi÷ mét b¶n, phßng V¨n th – Lu tr÷ gi÷ mét b¶n.
2. T×nh h×nh c«ng t¸c lu tr÷ t¹i c¬ quan thùc tËp
* Kh¸i niÖm:
C«ng t¸c lu tr÷ lµ mét lÜnh vùc ho¹t ®éng qu¶n lý nhµ
níc bao gåm tÊt c¶ nh÷ng vÊn ®Ò lý luËn thùc tiÔn vµ ph¸p
chÕ liªn quan tíi viÖc tæ chøc khoa häc tµi liÖu, b¶o qu¶n vµ
tæ chøc khai th¸c, sö dông tµi liÖu lu tr÷ phôc vô c«ng t¸c
qu¶n lý, nghiªn cøu khoa häc vµ c¸c nhu cÇu c¸ nh©n.
Néi dung c«ng t¸c lu tr÷ cña c¬ quan em bao
gåm: thu thËp, bæ sung tµi liÖu, x¸c ®Þnh gi¸ trÞ tµi liÖu,
b¶o qu¶n an toµn tµi liÖu vµ tæ chøc sö dông cã hiÖu qu¶
tµi liÖu lu tr÷.
a) X¸c ®Þnh gi¸ trÞ tµi liÖu:
* Kh¸i niÖm:
X¸c ®Þnh gi¸ trÞ tµi liÖu lµ dùa trªn nh÷ng nguyªn t¾c,
tiªu chuÈn vµ ph¬ng ph¸p cña lu tr÷ häc ®Ó quy ®Þnh thêi

23
NguyÔn Hoµi S¬n Líp: Hµnh chÝnh –
V¨n th K4A
h¹n b¶o qu¶n cho tõng lo¹i tµi liÖu h×nh thµnh trong qu¸
tr×nh ho¹t ®éng cña c¬ quan, tæ chøc vµ c¸ nh©n theo gi¸
trÞ cña chóng vÒ c¸c mÆt chÝnh trÞ, kinh tÕ, v¨n ho¸, khoa
häc vµ c¸c gi¸ trÞ kh¸c.
* Néi dung c«ng t¸c x¸c ®Þnh gi¸ trÞ tµi liÖu cña
Uû ban nh©n d©n huyÖn Phó Xuyªn:
- X¸c ®Þnh gi¸ trÞ tµi liÖu trong c«ng t¸c v¨n th:
ViÖc x¸c ®Þnh gi¸ trÞ tµi liÖu trong c«ng t¸c v¨n th ®îc
®Æt ra ngay tõ khi lËp danh môc hå s¬ cho c¬ quan vµ chñ
yÕu lµ trong viÖc chän tµi liÖu ®Ó lËp hå s¬.
Khi c«ng viÖc ®· kÕt thóc, tµi liÖu cña mçi sù viÖc ®·
®îc xÕp vµo tõng tê b×a hå s¬, cuèi mçi n¨m khi kÕ ho¹ch
c«ng t¸c trong n¨m cña c¬ quan ®· kÕt thóc, c¸n bé phÇn
hµnh ph©n lo¹i c¸c hå s¬ ®· ®îc lËp theo c¸c nhãm cã thêi
h¹n b¶o qu¶n kh¸c nhau, lùa chän nh÷ng v¨n b¶n cã gi¸ trÞ
®Ó lu l¹i trong hå s¬, bæ sung v¨n b¶n cßn thiÕu, lo¹i ra
nh÷ng giÊy tê kh«ng cã gi¸ trÞ nh tµi liÖu trïng thõa, t liÖu
tham kh¶o kh¸c… Nh÷ng hå s¬ ®ã ®îc ®Ó l¹i ë ®¬n vÞ
c«ng t¸c cña m×nh trong thêi h¹n mét n¨m, hÕt thêi h¹n ®ã
c¸c hå s¬ cã gi¸ trÞ ph¶i nép vµo lu tr÷ hiÖn hµnh cña c¬
quan, tæ chøc.
- X¸c ®Þnh gi¸ trÞ tµi liÖu trong lu tr÷ hiÖn hµnh:
Lu tr÷ hiÖn hµnh lùa chän ®îc nh÷ng tµi liÖu cã gi¸ trÞ
lÞch sö ®Ó ®a vµo b¶o qu¶n ë lu tr÷ lÞch sö. T¹i lu tr÷ hiÖn
hµnh, toµn bé tµi liÖu thuéc ph¹m vi qu¶n lý sÏ ®îc ®¸nh gi¸
mét c¸ch tæng hîp.
Tµi liÖu thùc sù hÕt gi¸ trÞ, tµi liÖu trïng lÆp th«ng tin
sÏ ®îc tiªu huû ë ®©y.
b) Thu thËp vµ bæ sung tµi liÖu lu tr÷
* Kh¸i niÖm:
Thu thËp bæ sung tµi liÖu lµ qu¸ tr×nh thùc hiÖn c¸c
biÖn ph¸p cã liªn quan tíi viÖc x¸c ®Þnh nguån tµi liÖu vµ
thµnh phÇn tµi liÖu thuéc lu tr÷ c¬ quan vµ ph«ng lu tr÷
quèc gia, lùa chän vµ chuyÓn giao tµi liÖu vµo c¸c kho lu tr÷
theo quyÒn h¹n vµ ph¹m vi ®· ®îc Nhµ níc quy ®Þnh.

24
NguyÔn Hoµi S¬n Líp: Hµnh chÝnh –
V¨n th K4A
* Néi dung c«ng t¸c thu thËp vµ bæ sung tµi liÖu
lu tr÷ cña Uû ban nh©n d©n huyÖn Phó Xuyªn:
Cuèi mçi n¨m c¸n bé, nh©n viªn lµm c«ng t¸c c«ng v¨n,
giÊy tê vµ c¸n bé nh©n viªn lµm c«ng t¸c chuyªn m«n kh¸c
cã liªn quan ®Õn c«ng v¨n giÊy tê ph¶i kiÓm tra l¹i hå s¬,
tµi liÖu m×nh ®ang gi÷, giao nép cho bé phËn lu tr÷ cña c¬
quan.
Thµnh phÇn tµi liÖu cña c¸c ®¬n vÞ tæ chøc, c¸ nh©n
cÇn ph¶i thu thËp, bæ sung vµo lu tr÷ hiÖn hµnh lµ nh÷ng
tµi liÖu cã gi¸ trÞ thùc tiÔn vµ gi¸ trÞ lÞch sö, phôc vô nghiªn
cøu l©u dµi.
VËy nguån thu thËp vµ bæ sung tµi liÖu lµ nh÷ng tµi
liÖu cò cßn ®Ó l¹i ë c¸c ®¬n vÞ vµ c¸ nh©n.
c) Thèng kª tµi liÖu lu tr÷
* Kh¸i niÖm:
Thèng kª tµi liÖu lu tr÷ lµ ¸p dông c¸c ph¬ng ph¸p vµ
c¸c c«ng cô chuyªn m«n ®Ó x¸c ®Þnh sè lîng, chÊt lîng,
thµnh phÇn, néi dung, t×nh h×nh tµi liÖu vµ hÖ thèng trang
thiÕt bÞ b¶o qu¶n tµi liÖu trong c¸c kho lu tr÷ ®Ó ghi vµo
ph¬ng tiÖn thèng kª.
* Néi dung c«ng t¸c thèng kª tµi liÖu lu tr÷ cña
Uû ban nh©n huyÖn Phó Xuyªn:
- Thèng kª tµi liÖu lu tr÷ hµnh chÝnh
+ §¬n vÞ thèng kª: ®èi víi lo¹i tµi liÖu nµy ®¬n vÞ
thèng kª lµ ph«ng lu tr÷ vµ hå s¬.
+ Ph¬ng ph¸p thèng kª: thèng kª b»ng c¸c lo¹i sæ sau:
Sæ nhËp tµi liÖu lu tr÷: dïng ®Ó thèng kª t×nh h×nh
tµi liÖu vµo kho lu tr÷.
Sæ thèng kª ph«ng lu tr÷: dïng ®Ó thèng kª sè lîng c¸c
ph«ng lu tr÷ trong kho, cè ®Þnh trËt tù s¾p xÕp c¸c ph«ng
lu tr÷ trong kho vµ ph¶n ¸nh t×nh h×nh tµi liÖu trong kho.
Môc lôc hå s¬ lµ mét trong nh÷ng c«ng cô tra cøu c¬
b¶n trong kho lu tr÷, dïng ®Ó thèng kª c¸c hå s¬, cè ®Þnh
trËt tù c¸c hå s¬ theo ph¬ng ¸n hÖ thèng ho¸ vµ ph¶n ¸nh

25
NguyÔn Hoµi S¬n Líp: Hµnh chÝnh –
V¨n th K4A
thµnh phÇn, néi dung c¸c hå s¬ trong ph«ng lu tr÷.
- Thèng kª c¸c lo¹i tµi liÖu chuyªn m«n.
- B¸o c¸o thèng kª tæng hîp: dïng ®Ó thèng kª toµn bé
sè liÖu tæng hîp vÒ tµi liÖu cña kho lu tr÷, t×nh tr¹ng kho
tµng, ®iÒu kiÖn b¶o qu¶n, t×nh h×nh c¸n bé.
- B¶o qu¶n vµ sö dông sæ s¸ch thèng kª: ph¶i ®îc b¶o
qu¶n cÈn thËn, kh«ng ®Ó mÊt, thÊt l¹c, kh«ng ®îc tÈy xo¸,
söa ch÷a vµ ph¶i lËp theo ®óng mÉu cña nhµ níc.
d) C«ng cô tra t×m tµi liÖu lu tr÷
* Kh¸i niÖm:
C«ng cô tra t×m tµi liÖu lu tr÷ lµ mét ph¬ng tiÖn tra
t×m tµi liÖu vµ th«ng tin tµi liÖu trong c¸c lu tr÷ lÞch sö vµ
lu tr÷ hiÖn hµnh.
T¹i c¬ quan em, c«ng t¸c v¨n th kÕt hîp lu«n c«ng t¸c lu
tr÷. DiÖn tÝch phßng cßn h¹n chÕ vµ c«ng cô tra t×m tµi
liÖu cßn thiÕu. HiÖn nay c«ng cô tra t×m tµi liÖu lu tr÷ vÉn
chØ cã “Môc lôc hå s¬”.
e) B¶o qu¶n tµi liÖu lu tr÷
* Kh¸i niÖm:
B¶o qu¶n tµi liÖu lu tr÷ lµ sö dông c¸c biÖn ph¸p khoa
häc kü thuËt ®Ó kÐo dµi tuæi thä vµ b¶o ®¶m an toµn cho
tµi liÖu, nh»m phôc vô ®îc tèt c¸c yªu cÇu khai th¸c, sö dông
tµi liÖu.
* C«ng t¸c b¶o qu¶n tµi liÖu lu tr÷ t¹i ñy ban
huyÖn Phó Xuyªn bao gåm:
- Phßng chèng Èm: + Th«ng giã
+ Dïng chÊt hót Èm: V«i sèng,
Silicagen.
- Phßng chèng nÊm mèc: Tµi liÖu khi ®a vµo kho ph¶i
kh«, s¹ch vµ ®îc khö trïng. Thêng xuyªn lµm vÖ sinh kho
tµng vµ thiÕt bÞ b¶o qu¶n
NÕu tµi liÖu ®· cã nÊm mèc th× c«ng viÖc ®Çu tiªn lµ
khèng chÕ ®é Èm vµ nhiÖt ®é. Sau ®ã cã thÓ dïng ho¸
chÊt ®Ó tiªu diÖt chóng nhng ph¶i theo híng dÉn cña chuyªn

26
NguyÔn Hoµi S¬n Líp: Hµnh chÝnh –
V¨n th K4A
m«n.
- Phßng chèng c«n trïng: lu«n kiÓm tra, ph¸t hiÖn, vÖ
sinh vµ khö trïng cho kho tµng vµ tµi liÖu.
- Phßng chèng chuét: cã c¸c biÖn ph¸p che ch¾n chu
®¸o.
- Phßng chèng ch¸y: cã quy ®Þnh nghiªm ngÆt vÒ
phßng chèng ch¸y, ch÷a ch¸y, c¸c ®êng dÉn ®iÖn ®îc ®Æt
ngÇm vµ bäc kÝn.
f) Tæ chøc sö dông tµi liÖu lu tr÷
* Kh¸i niÖm:
Tæ chøc sö dông tµi liÖu lu tr÷ lµ qu¸ tr×nh tæ chøc
khai th¸c th«ng tin tµi liÖu lu tr÷ phôc vô yªu cÇu nghiªn cøu
lÞch sö vµ yªu cÇu nghiªn cøu gi¶i quyÕt nh÷ng nhiÖm vô
hiÖn hµnh cña c¸c c¬ quan, tæ chøc vµ c¸ nh©n.
§èi víi Uû ban nh©n d©n huyÖn Phó xuyªn, viÖc tæ
chøc sö dông tµi liÖu lu tr÷ chØ ®îc mîn ®äc, tham kh¶o t¹i
Uû ban. §èi víi ngêi ngoµi Uû ban muèn mîn tµi liÖu ph¶i ®îc
sù ®ång ý cña Chñ tÞch, Phã Chñ tÞch hoÆc Ch¸nh v¨n
phßng.
§èi víi c«ng t¸c chØnh lý tµi liÖu cña Uû ban nh©n
d©n huyÖn Phó Xuyªn nh em t×m hiÓu th× bao gåm
nh÷ng c«ng ®o¹n nh sau:
- ChuÈn bÞ chØnh lý:
+ VÖ sinh s¬ bé.
+ Kh¶o s¸t tµi liÖu.
+ Thu thËp, bæ sung tµi liÖu.
- Thùc hiÖn chØnh lý:
+ Ph©n lo¹i tµi liÖu:
Bíc 1: Ph©n chia tµi liÖu theo tõng n¨m.
Bíc 2: Ph©n chia tµi liÖu theo néi dung c«ng viÖc, ®¬n
vÞ s¶n sinh ra v¨n b¶n, tµi liÖu.
+ ViÕt tê s¬ mi kÑp vµo tõng tËp tµi liÖu ®· ®îc ph©n
chia theo néi dung c«ng viÖc, ®¬n vÞ s¶n sinh ra v¨n b¶n,

27
NguyÔn Hoµi S¬n Líp: Hµnh chÝnh –
V¨n th K4A
tµi liÖu.
+ VÖ sinh tµi liÖu; th¸o bá ghim, kÑp; lµm ph¼ng tµi
liÖu.
+ Thèng kª, kiÓm tra vµ lµm thñ tôc tiªu huû tµi liÖu
hÕt gi¸ trÞ.
+ §¸nh sè hå s¬ chÝnh thøc vµo b×a, cÆp, hép; viÕt vµ
d¸n nh·n hép.
+ X©y dùng c«ng cô qu¶n lý vµ tra t×m hå s¬, tµi liÖu:
LËp môc lôc hå s¬.
- KÕt thóc chØnh lý:
+ KiÓm tra kÕt qu¶ chØnh lý.
+ S¾p xÕp tµi liÖu lªn gi¸.
iii. nhËn xÐt, ®¸nh gi¸ vÒ c«ng t¸c v¨n th vµ lu tr÷
t¹i c¬ quan ®Õn thùc tËp
1. Nh÷ng c«ng viÖc ®· ®îc thùc tËp t¹i c¬ quan
a) C«ng t¸c qu¶n lý v¨n b¶n ®i:
- §¸nh m¸y v¨n b¶n.
- Ghi sè vµ ngµy th¸ng v¨n b¶n.
- §ãng dÊu v¨n b¶n ®i.
- §¨ng ký v¨n b¶n ®i.
b) §èi víi c«ng t¸c qu¶n lý vµ gi¶i quyÕt v¨n b¶n ®Õn:
- §ãng dÊu v¨n b¶n ®Õn.
- §¨ng ký v¨n b¶n ®Õn.
2. So s¸nh gi÷a lý thuyÕt vµ thùc tÕ c«ng t¸c
hµnh chÝnh v¨n phßng, v¨n th vµ lu tr÷ t¹i c¬ quan
Nh chóng ta biÕt, häc lý thuyÕt lµ ®Ó vËn dông vµo
thùc tÕ. Song ®Õn khi ®i vµo thùc tÕ th× trªn c¨n b¶n lµ s-
ên cña lý thuyÕt ®îc ®em vµo vËn dông, bªn c¹nh ®ã cã
nh÷ng ®iÓm kh¸c víi lý thuyÕt.
V× trong khi lµm viÖc thùc sù chóng ta cßn ph¶i xÐt vÒ
®iÒu kiÖn c¬ së vËt chÊt, hiÖn tr¹ng c«ng viÖc, thêi gian,
kh«ng gian… ë c¬ quan, ®¬n vÞ ®Ó gi¶i quyÕt, xö lý c«ng

28
NguyÔn Hoµi S¬n Líp: Hµnh chÝnh –
V¨n th K4A
viÖc sao cho hîp lý. H¬n n÷a, trong thùc tÕ b¶n th©n ngêi
c¸n bé ®ang c«ng t¸c cßn ®îc tiÕp xóc trùc tiÕp víi nh÷ng
t×nh huèng kh¸c nhau. Khi ®ã b¶n th©n ngêi c¸n bé míi béc
lé hÕt kh¶ n¨ng t duy xö lý t×nh huèng sao cho ®¹t ®îc kÕt
qu¶ tèt nhÊt, hiÖu qu¶ nhÊt.
3. ¦u, nhîc ®iÓm vµ kiÕn nghÞ
- ¦u, nhîc ®iÓm:
C¸n bé v¨n th t¹i Uû ban nh©n d©n huyÖn ®· tèt
nghiÖp Trung cÊp V¨n th – Lu tr÷ nªn qu¶n lý c«ng t¸c v¨n
th – lu tr÷ kh¸ chÆt chÏ.
C«ng t¸c v¨n th t¹i Uû ban cã ®ñ kh¶ n¨ng ®¶m b¶o
cung cÊp kÞp thêi, ®Çy ®ñ, chÝnh x¸c nh÷ng th«ng tin cÇn
thiÕt gãp phÇn gi¶i quyÕt c«ng viÖc cña c¬ quan ®îc nhanh
chãng, chÝnh x¸c, n¨ng suÊt, chÊt lîng ®óng chÝnh s¸ch,
®óng chÕ ®é. Vµ cßn b¶o ®¶m gi÷ l¹i ®Çy ®ñ chøng cø vÒ
mäi ho¹t ®éng cña c¬ quan còng nh ho¹t ®éng cña c¸c c¸
nh©n gi÷ c¸c tr¸ch nhiÖm kh¸c trong c¬ quan. Nhê ®ã cã
thÓ b¶o ®¶m gi÷ g×n ®Çy ®ñ hå s¬, tµi liÖu, t¹o ®iÒu
kiÖn tèt cho c«ng t¸c lu tr÷.
Ngoµi ra, mäi c¸n bé trong Uû ban ®Òu tu©n thñ ®óng
quy ®Þnh lµm viÖc ë c¬ quan nªn t¹o ®îc ®iÒu kiÖn thuËn
lîi cho c«ng t¸c v¨n th – lu tr÷ ë ®©y.
Tuy nhiªn, bªn c¹nh nh÷ng u ®iÓm cßn tån t¹i mét sè
nhîc ®iÓm cÇn kh¾c phôc cµng sím cµng tèt: §ã lµ: do c«ng
t¸c v¨n th kÕt hîp lu«n lu tr÷ nªn ®«i khi phßng lµm viÖc cha
®îc gän gµng, phßng lµm viÖc cßn bÞ h¹n chÕ vÒ diÖn tÝch,
trang thiÕt bÞ hiÖn ®¹i nh m¸y tÝnh vµ c¸c trang thiÕt bÞ
kh¸c phôc vô c«ng t¸c v¨n th - lu tr÷ cßn thiÕu.
- KiÕn nghÞ:
+ §Ò nghÞ ®îc më réng thªm diÖn tÝch phßng v¨n th –
lu tr÷
+ §Ò nghÞ c¸c cÊp cÇn ban hµnh ngay c¸c v¨n b¶n cã
liªn quan ®Õn c«ng t¸c chØnh lý.
+ §Ò nghÞ ®îc trang bÞ m¸y vi tÝnh vµ c¸c trang thiÕt
bÞ kh¸c phôc vô c«ng t¸c v¨n th - lu tr÷.

29
NguyÔn Hoµi S¬n Líp: Hµnh chÝnh –
V¨n th K4A
+ §Ò nghÞ Uû ban nh©n d©n huyÖn cÇn chó träng
®Õn c«ng t¸c tËp huÊn nghiÖp vô cho ®éi ngò c¸n bé lµm
c«ng t¸c v¨n th – lu tr÷.

KÕt luËn

Qua thêi gian kÕt hîp gi÷a viÖc häc tËp vµ lµm viÖc t¹i
Uû ban nh©n d©n huyÖn Phó Xuyªn em ®· ®îc tiÕp xóc
thùc tÕ c«ng t¸c v¨n th – lu tr÷ t¹i Uû ban nh nh÷ng néi
dung ®· tr×nh bµy ë trªn:
Mét sè nÐt vÒ Uû ban nh©n d©n huyÖn Phó Xuyªn.
§èi víi c«ng t¸c v¨n th:
- C«ng t¸c x©y dùng vµ ban hµnh v¨n b¶n:
+ C¸c lo¹i v¨n b¶n do Uû ban ban hµnh
+ Tr×nh tù, thñ tôc ban hµnh, thÈm quyÒn ký v¨n b¶n
- C«ng t¸c qu¶n lý v¨n b¶n ®i:
+ Tr×nh v¨n b¶n ®i
+ KiÓm tra thÓ thøc, h×nh thøc, kü thuËt tr×nh bµy
vµ ghi sè, ngµy th¸ng v¨n b¶n
+ §ãng dÊu v¨n b¶n ®i
+ ChuyÓn giao v¨n b¶n ®i

30
NguyÔn Hoµi S¬n Líp: Hµnh chÝnh –
V¨n th K4A
+ S¾p xÕp, b¶o qu¶n vµ phôc vô sö dông b¶n lu
- C«ng t¸c qu¶n lý vµ sö dông con dÊu
+ Quy ®Þnh cña c¬ quan vÒ qu¶n lý vµ sö dông con
dÊu
+ C¸c lo¹i con dÊu c¬ quan ®ang sö dông
- C«ng t¸c qu¶n lý vµ gi¶i quyÕt v¨n b¶n ®Õn:
+ TiÕp nhËn vµ kiÓm tra b× v¨n b¶n ®Õn
+ Ph©n lo¹i, bãc b×, ®ãng dÊu ®Õn
+ §¨ng ký v¨n b¶n ®Õn
+ Tr×nh v¨n b¶n ®Õn
+ Sao v¨n b¶n ®Õn (nÕu cã)
+ ChuyÓn giao v¨n b¶n ®Õn
+ Gi¶i quyÕt vµ theo dâi, ®«n ®èc viÖc gi¶i quyÕt
v¨n b¶n ®Õn
- C«ng t¸c lËp hå s¬ hiÖn hµnh vµ giao nép hå s¬ vµo l-
u tr÷ c¬ quan.
§èi víi c«ng t¸c lu tr÷:
- X¸c ®Þnh gi¸ trÞ tµi liÖu
- Thu thËp vµ bæ sung tµi liÖu lu tr÷
- Thèng kª tµi liÖu lu tr÷
- C«ng cô tra t×m tµi liÖu lu tr÷
- B¶o qu¶n tµi liÖu lu tr÷
- Tæ chøc sö dông tµi liÖu lu tr÷
Cã thÓ nãi ®ît thùc tËp nµy ®· gióp em cñng cè kiÕn
thøc ®· häc, n©ng cao n¨ng lùc vËn dông lý luËn vµo thùc
tiÔn, bíc ®Çu rÌn luyÖn kü n¨ng nghÒ nghiÖp, x©y dùng
phong c¸ch lµm viÖc cña mét c¸n bé khoa häc vÒ v¨n th.
Qua ®ît thùc tËp nµy em ®· tÝch luü ®îc kiÕn thøc thùc tÕ,
cã thªm t liÖu ®Ó chuÈn bÞ cho viÖc thi tèt nghiÖp vµ sau
nµy vÒ lµm viÖc t¹i c¸c c¬ quan.
MÆc dï trong qu¸ tr×nh thùc tËp t¹i Uû ban nh©n huyªn
Phó Xuyªn em cßn gÆp mét sè khã kh¨n vµ h¹n chÕ vÒ thêi

31
NguyÔn Hoµi S¬n Líp: Hµnh chÝnh –
V¨n th K4A
gian, vÒ viÖc ®i s©u t×m hiÓu thªm vÒ c«ng t¸c cña Uû
ban ®Ó cã thÓ vËn dông linh ho¹t lý luËn vµo thùc tiÔn c«ng
viÖc h¬n n÷a. Nhng v× em ®· nhËn ®îc sù d¹y b¶o, dÉn bíc
tËn tuþ cña thÇy c« gi¸o trong Trêng nãi chung vµ cña thÇy
c« t¹i Khoa V¨n th nãi riªng còng nh sù gióp ®ì cña c¸c b¹n,
céng víi sù quan t©m gióp ®ì, chØ b¶o cëi më cña c¸c b¸c,
anh chÞ ë Uû ban nªn em ®· kÕt thóc ®ît thùc tËp t¹i Uû ban
nh©n d©n huyÖn víi nh÷ng kÕt qu¶ ®¸ng khÝch lÖ.
Em kh«ng biÕt lÊy g× ®Ó c¶m ¬n thÇy c« Trêng Cao
®¼ng V¨n th – Lu tr÷ Trung ¬ng I. Em xin høa sÏ ®em hÕt
nh÷ng kiÕn thøc ®· ®îc thÇy c« truyÒn ®¹t l¹i cho em ®Ó
¸p dông vµo c«ng viÖc thùc tÕ t¹i c¬ quan, n¬i em c«ng t¸c
sau khi ra trêng.
Mét lÇn n÷a em mong thÇy c« gi¸o vµ nhµ trêng quan
t©m gióp ®ì cho b¶n b¸o c¸o cña em hoµn thiÖn h¬n.
Em xin ch©n thµnh c¶m ¬n!

32
NguyÔn Hoµi S¬n Líp: Hµnh chÝnh –
V¨n th K4A

phô lôc

33

You might also like