COLOMBIA

Archivo General de la Nacin Al contestar cite este #: 3684 Fecha: 05110/2011 04:29:20 p.m. Asunto: Circulares Externas Actividad: envio Anexos: o Folios: O Remite:
200 Direccin General

ARCHiVO GENERAL
DE LA T",\CION

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CIRCULAR EXTERNA No.

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(200) (Octubre 4 de 2011)

PARA:

TODAS LAS ENTIDADES DE LA ADMINISTRACiN PBLICA EN SUS DIFERENTES NIVELES Y LAS ENTIDADES PRIVADAS QUE CUMPLEN FUNCIONES PBLICAS REGULADOS POR LA LEY 594 DE 2000.

Asunto:

PROHIBICiN PARA ENVIAR LOS ORIGINALES DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO A OTRO TIPO DE UNIDADES DE INFORMACiN.

El Gobierno Nacional mediante la Ley 594 de 2000 y el Decreto 4124 de 2004 reglament la obligacin de los organismos del orden nacional, departamental, distrital y municipal, as como de las entidades privadas que cumplen funciones pblicas, de crear archivos para la adecuada conservacin de los documentos producidos o recibidos en funcin de sus actividades o funciones. De igual forma, el artculo 24 de la Ley General de Archivos, establece como obligatoria la elaboracin y aplicacin de las tablas de retencin documental. En complemento a lo anterior, el Reglamento General de Archivos establece que la transferencia de los documentos en las diferentes fases del archivo, deber incluirse en un plan de transferencias al archivo que corresponda. As mismo, de acuerdo con el Artculo 11 de la citada Ley, todas las entidades del Estado deben tener en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo de vida de los documentos y la normatividad archivistica. Teniendo en cuenta lo anterior, el Archivo General de la Nacin ha advertido que algunas series documentales de carcter misional o parte de las series documentales constituidas por diferentes documentos estn siendo remitidas a otro tipo de unidades de informacin tales como bibliotecas y centros de documentacin, lo cual no slo viola las normas legales en materia archivstica, sino que afecta la integridad de los fondos de archivos. Tal es el caso de las series documentales: informes, proyectos tcnicos, estudios tcnicos, conceptos, y otros materiales de archivo que se encuentran en soportes sonoros o audiovisuales, por cuyo contenido informativo se envan a otras unidades de informacin, desmembrando la integridad de los archivos pblicos.

ESTABLECIMIENTO PBLICO ADSCRITO AL MINISTERIO DE CULTURA

Cra.6 NQ 6-91 Tel: 328288,8 NIT 800128835-6 Fax: 3372019, E-Mail: contacto@archivogeneral.gov.co. lnea gratuita V: 3 Fecha: 2011-02-23 Pgina Web: www.archivogeneral.gov.co. fuera de Bogot 01800091173, 3372035 Atencin de Quejas Reclamos y Sugerencias, Bogot, Colombia.

GD-302-FR-171

COLOMBIA

ARCHIVO

GENERAL
DE LA N'ACION

Con el fin de subsanar esta situacin, el Archivo General de la Nacin solicita a los respectivos Secretarios Generales o quin cumpla funciones para dicho cargo en las __ -- _-- __- -- -entidades- 'pblicas- y- -a -Ios--funcionarios--que- tienen - bajo - su - respGnsabilidad- -la. --administracin de los archivos pblicos y el cumplimiento de la Ley General de Archivos, ajustar sus procedimientos para asegurar que estas series y otras de valor secundario o histrico se remitan a los respectivos archivos centrales o histricos de acuerdo con el tiempo de retencin establecido en las TRD o en las TVD cada entidad; estas actividades debern realizarse antes del 31 de diciembre de 2011, con el propsito de iniciar la vigencia 2012 con procedimientos ajustados que garanticen el cumplimiento de la citada Ley. En caso de ser necesario, podrn generar una copia adicional de estos documentos para ser remitidos a las bibliotecas y centros de documentacin de las entidades que cuenten con este servicio, pero en ningn caso se debern remitir a stas los documentos originales.

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Cordialmente,

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CARLOS

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Director General

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Proyecto: Marcela Rodrguez- DGE Natacha Eslava Vlez -DGE Revis: Marcela Carnacho- DGE Claudia Ivonne Fctor Lugo- Secretaria General Archivado en: Circulares Externas

ESTABLECIMIENTO
Cra.6 N 6-91 Tel: 328288,8 NIT 800128835-6 Fax: 3372019, Atencin

PBLICO

ADSCRITO

AL MINISTERIO
Linea gratuita V: 3

DE CULTURA
Pgina Web: www.archivogeneral.gov.co, 3372035

E-Mail: contacto@archivogeneral.gov.co, Fecha: 2011-02-23

de Quejas Reclamos y Sugerencias, Bogot, Colombia.

fuera de Bogot 01800091173,

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