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IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

La Ley 594 de 2000 determina la importancia del archivo para las entidades publicas y privadas al establecer que este constituye una herramienta indispensable para la gestin administrativa, econmica, poltica y cultural del Estado y la administracin de justicia, es testimonio de los hechos y de las obras, documenta las personas, los derechos y las instituciones. Representan centros de informacin institucional que contribuyen a la eficacia, eficiencia y secuencia de las entidades y agencias del Estado en el servicio al ciudadano y finalmente cumpliendo una funcin probatoria, garantizadora y perpetuadora en un Estado de Derecho.

En el texto anterior, se evidencia como el archivo influye directamente en cada una de las actividades que realizamos los seres humanos, esta presente en cada momento de nuestras vidas y de el dependen la mayora de nuestras actividades. No olvidemos que gracias al archivo podemos disfrutar de los conocimientos que ha adquirido la humanidad a travs de los tiempos y que estn a nuestra disposicin debido a la existencia de los documentos preservados por las civilizaciones a travs de los aos.

Basados en las afirmaciones anteriores, se puede determinar lo importante de los archivos para la gestin administrativa en una empresa en la actualidad cualquiera que sea su naturaleza, pblica o privada.

La gestin administrativa dentro de las organizaciones ha sufrido drsticos cambios en los ltimos aos, estos motivados por la incorporacin de nuevas tecnologas y en general por la globalizacin

econmica que exige que las empresas ofrezcan calidad en sus servicios para poder ser competitivas dentro de los mercados nacionales e internacionales.

El reto de las empresas se constituye principalmente en: modernizar los procesos laborales, utilizar de manera ms adecuada y en forma sostenible los recursos materiales, adaptarse a las nuevas herramientas tecnolgicas y poder aplicar modelos de gestin administrativa que favorezcan la produccin, la calidad y la reduccin del coste de operacin.

En todas las empresas se genera un sinfn de informacin que documenta la actividad propia de ella y que da cuenta de las tareas y gestiones de carcter administrativo. Imaginemos estos volmenes de informacin sin ningn criterio de organizacin, seria un caos total, mientras que al contar con un archivo organizado se asegura el hecho de tener la informacin a la mano, en cualquier momento y con mucha rapidez y facilidad.

Gracias a los archivos se pueden conocer los hechos propios del quehacer de una organizacin: su normatividad interna, su estado financiero actual o en cualquiera de las etapas de su existencia legal, cada uno de sus movimientos econmicos, tener a su disposicin informacin estadstica que refleje cada uno de sus procesos en vigencias actuales y pasadas.

Acceder a la informacin de manera oportuna permite a los lderes de las organizaciones tomar decisiones de forma adecuada y pertinente, basados en hechos anteriores cuya consulta se hace realmente fcil a travs de una organizacin adecuada de sus documentos.

Los archivos adems, sirven como un elemento de prueba cuando la entidad necesita demostrar que realizo un acto o la forma en que se hizo por lo tanto son de vital importancia en el aspecto legal de las organizaciones.

En el aspecto contable, tambin es de suma importancia mantener organizadas las operaciones contables manteniendo un archivo de los soportes que se utilizan para el registro de estas.

En el rea de recursos humanos, el archivo permite una organizacin estructurada de las historias laborales de sus empleados por lo que puede conocer exactamente, el perfil de cada uno de ellos en el momento que lo requiera y segn este asignar tareas especificas en reas especificas al personal que amerite dicho encargo.

El archivo, le permite a la organizacin mantener un patrimonio documental basado en los documentos que ha producido y que servirn para determinar acciones en el futuro.

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